Построение тендерного отдела аналитики с нуля. Тендерный отдел и современный подход к работе с Findtenders

Простое и функциональное решение на платформе 1С:Предприятия для автоматизации тендерного отдела. Конфигурация бесплатная, платным является доступ к данным (поиск тендеров, аналитика). Код форм и внутренних механизмов открыт для изменения или доработки. Код обмена с нашей базой данных закрыт. Минимальная стоимость доступа к данным на 1 месяц 490 рублей. Период демонстрации программы 30 дней (3 месяца для VIP-клиентов при условии тестирования программы для поиска багов и ошибок, контакта с разработчиком и добавления положительного отзыва о программе).

ТАБЛИЦА СРАВНЕНИЯ ВЕРСИЙ

КУПИТЬ

Возможности

Продукт предназначен для компаний, участвующих в государственных и коммерческих тендерах. Решение предназначено для таких компаний как:

производственные предприятия;

крупно и мелкооптовые предприятия;

небольшие консалтинговые компании, которые занимаются удаленным сопровождением госзакупок и тендеров для нескольких организаций.

Программа будет полезна всем тем, кто ищет новые ниши сбыта своих товаров/услуг;

Решение "Управление тендерным отделом" - это программа для поиска тендеров и аукционов, обеспечивающая автоматизацию следующих бизнес-процессов:

Поиск тендеров по множеству критериев отбора;

Аналитика по тендерам;

Анализ заказчиков;

Анализ конкурентов по тендерам, в том числе возможность увидеть цены на товары/услуги, которые они поставляют в рамках тендерных контрактов;

Система учета тендеров внутри отдела;

Согласование с отделом закупок и возможностью расчета предельных цен, основываясь на Вашей номенклатуре;

Согласование с финансовым отделом, мониторинг финансового состояния площадок, обеспечений заявок и контрактов;

Управление тендерным отделом;

Полная отчетность по всем торгам;

Архив контрактов и тендеров с документацией и лотами;

Возможность создавать и отправлять коммерческие предложения и спецификации по тендерам;

• Возможность узнавать победителя тендеров на госзакупках.

Возможность работы в режиме управляемого приложения обеспечивает удаленное подключение к информационной базе через Интернет, что существенно повышает скорость регистрации информации и оперативность формирования отчетных данных.

В целях управления тендерными продажами, в конфигурации разработан набор подсистем, обеспечивающих следующие функциональные возможности:

Подсистема: Тендеры

Справочник “Банки”

Справочник “ Округа и регионы”

Справочник “ОКПД2”

Справочник “Площадки”

Справочник “ Фильтр/Проект”

Документ “Тендер”

В этой подсистеме хранится вся справочная информация для отбора как получаемых тендеров, так и тендеров уже загруженных в систему. В этой подсистеме создаются и настраиваются фильтры, по которым будут загружаться тендеры в конфигурацию "Управление тендерным отделом". Фильтр - это то, с чего начинается работа в конфигурации. Это правило, по которому будут поступать тендеры в систему поиска тендеров по всем площадкам.

Подсистема: CRM

Взаимодействие

Задания

Заметки

Напоминания

Клиенты

Настройка отправки писем

Данная подсистема предназначена для взаимодействия между сотрудниками внутри отдела, а также между разными отделами. Осуществлена возможность ставить задачи для себя и других пользователей, оставлять заметки и напоминания, совместно вести одну базу данных клиентов, настраивать отправку писем. Для анализа вы можете отследить, кто стал победителем тендера.

Подсистема: ERP

Справочник “Организации”

Справочник “Банковские счета”

Справочник “Единицы измерения”

Справочник “ Клиенты”

Справочник “Номенклатура”

Документ “Коммерческое предложение”

В этой подсистеме собраны справочники для ведения учета товаров, клиентов, договоров. Также есть возможность создавать коммерческие предложения с товарами из справочника, печатать их и отправлять заказчикам на электронную почту.

Подсистема: Аналитика

Аналитика по заказчику

Аналитика по конкуренту

• Поиск организаций

Поиск электронных аукционов

Подсистема аналитики включает в себя ряд детальных отчетов, которые визуализированы в отдельных окнах. Аналитика по тендерам и аналитика по заказчику позволяет получить все контактные данные этой организации, включая адрес и телефон. Можно построить в виде диаграммы или таблицы (как удобнее) свод услуг или товаров по классификатору ОКПД2, которые закупал данный заказчик. По каждому классификатору можно посмотреть топ поставщиков, которые с ним работали, а также выйти на конкретные контракты и их суммы. Аналитика по поставщику/конкуренту включает в себя не только весь перечень данных представленный в аналитике по заказчику, но и витрину товаров (номенклатуру и цену поставляемой продукции в рамках тендерных контрактов).

Благодаря данной подсистеме можно осуществлять поиск по наименованию интересующих Вас организаций и выходить уже через эту форму в карточку поставщика/конкурента или же заказчика.

Блок аналитики включает в себя раздел поиска архивных тендеров по отобранным критериям, что позволяет получить все необходимые сведения при анализе тендера и принятии решения об участии в данной закупке.

В целях управления тендерными продажами, в конфигурации разработан набор рабочих мест, обеспечивающих следующие функциональные возможности:

Рабочее место: Специалиста по тендерам

Программа для поиска тендеров и аукционов с данным рабочим местом предполагает получение первичных данных нажатием на кнопку. Можно заранее создать регламентное задание о тендерных закупках в виде структурированной таблицы в верхней части окна и манипуляции над ними в нижней части. В таблице все тендеры сгруппированы по Фильтрам/Проектам, но можно самостоятельно менять группировку на желаемую. В нижней части окна можно получить сопутствующую информацию к тендеру (перечень номенклатурных позиций, количество дней до окончания подачи заявок), а также заполнить поля, которые будут полезны для принятия решения об участии в тендере другими специалистами (отсрочка платежа, период поставок, комментарий, статус, организация, от которой будет заключаться контракт).

Для детального анализа тендера, можно развернуть его карточку двойным щелчком по нему и увидеть всю информацию (площадку, организатора, заказчиков, конкурентов и т.д.). Есть возможность скачать документацию в отдельную папку с реестровым номеров тендера. В конфигурации "Тендеры" список победителей помогает отслеживать конкурентов в данной сфере деятельности.

Для детального анализа тендера можно развернуть его карточку двойным щелчком по нему и увидеть всю информацию (площадку, организатора, заказчиков, конкурентов и т.п.). Есть возможность скачать документацию в отдельную папку с реестровым номером тендера.

В окне рабочего места в верхних вкладках можно отслеживать те тендеры, которые были допущены к участию другими отделами, а также те, на основании которых были заключены контракты. Таким образом, это рабочее место позволяет максимально быстро получить доступ ко всей необходимой информации о тендере.

Рабочее место: Руководителя

В шапке формы мы отображаем общее количество полученных тендеров по всем Фильтрам/Проектам и количество выигранных. Система мониторинга тендеров позволяет участвовать в тендерах на электронных площадках. Ниже в виде диаграммы мы видим помесячную эффективность тендерного отдела в целом. Сколько было получено тендеров как максимум, сколько было отобрано специалистом и сколько выиграно. Можно проследить динамику закупок и максимальную прибыль при покрытии всех торгов по Фильтрам/Проектам. Ниже список с тендерами, которые отдел выиграл с сортировкой по сумме. Возможность отслеживать участие в государственных тендерах, участие в коммерческих тендерах и т.д.

Рабочее место: Специалиста по закупке

В базе можно вести товары из рабочей ERP и, как следствие, подставлять их в лоты тендера. Это позволяет упростить формирование шаблонов коммерческого предложения и спецификаций. В базе можно указать закупочную цену товаров и, указав желаемый процент МАРЖИ, программа подсчитает минимально приемлемую цену тендера. Это упрощает работу тендерного специалиста. Проводить торги может любой новый ответственный, который будет назначен на эту роль с предоставлением ему всей информации по этому тендеру. Программа подскажет до какой цены и на какой процент можно падать. В случае возможности соотнести лоты тендера с номенклатурой в базе тендер может быть согласован специалистом по закупке и отправлен в работу специалисту по тендерам путем нажатия на кнопку “Согласовать”.

Рабочее место: Финансового специалиста

Рабочее место состоит из двух таблиц и общей информации. Это место поможет зарезервировать необходимое для тендеров количество денежных средств и не забыть оплатить или вернуть обеспечение контракта. Все тендеры, которые были отобраны специалистом по тендерам, и по которым еще не состоялись торги, нуждаются в резервировании денежных средств. Именно эта сумма и выводится на форме. Чтобы не пропустить оплату или возврат обеспечения тендеров, все эти торги собраны в одном месте и сгруппированы по этому признаку.

Рабочее место: Рабочий стол

В планировщике отображаются время проведения торгов по предварительно отобранным тендерам, а также сроки задач и взаимодействий (звонков или визитов). Список тендеров “В Работе” - это динамический список с отобранными специалистом тендерами, то есть теми, в которых мы можем участвовать.

Кнопка вызова поддержки

Добавлена возможность из программы оперативно отправлять запрос в поддержку.

Возможность обсуждения документа в живом чате

На платформе 1С:Предприятие 8.3.10 формат общения в живой ленте упрощает обсуждение и согласования рабочих вопросов по выбранным документам между пользователями программы.

Причины купить

“Управление тендерным отделом” - это удобное и доступное решение для автоматизации тендерного отдела. Цена за вышеуказанный функционал ниже, чем у подобных продуктов на рынке. В перспективе увеличение количества тендерных площадок без увеличения стоимости продукта.

Достоинства

В результате внедрения данной конфигурации вы получите следующие возможности:

Работать с большим списком тендеров;

Сократить время на анализ по участию;

Дать возможность работать в команде удаленным сотрудникам;

Увеличить количество рабочей номенклатуры и увеличить число сегментов по ОКПД для участия;

Быстро анализировать доходность и уменьшить количество низкорентабельных контрактов;

Увеличить прибыль по тендерным продажам;

Автоматизировать добавление карточек клиентов без потери реквизитов;

Вести различные реестры заказчиков, поставщиков, победителей и подрядчиков и т.д.

Скоро в конфигурацию будут добавлены новые возможности

Доступ к конкурсной документации без выхода на сайт площадки;

Поиск внутри тендерной документации в архивах и вложенных файлах в форматах.PDF и.DOC;

Подробная информация по всем участникам закупок из других сервисов (дополнительно к информации по заказчикам и победителям тендеров).

Стоимость и оплата

Сама конфигурация бесплатна. Цена указана за доступ к данным (поиск тендеров и аналитика).

Стоимость лицензии зависит от срока лицензии.

Системные требования

Для работы необходима платформа 1С:Предприятие 8.3.5 и выше и доступ в интернет.

Код конфигурации открыт за исключением общего модуля, где происходит обмен с базой данных (получение списка тендеров и аналитики).

Техподдержка

Техническая поддержка и консультации в первые 2 месяца бесплатна.

Техническая поддержка и обучение бесплатно только для пользователей с активной лицензией.

Доработка конфигурации под нужды клиента платная: 1 час - 500 рублей.

Получить 30 дней бесплатного пользования нашей конфигурацией вы можете заполнив форму по ссылке

1.1. Роль государственных закупок в поддержке бизнес-процессов

Если экономика страны развивается достаточно стабильно по всем показателям, это говорит о том, что управление ею осуществляется максимально эффективно, а используемую экономическую систему вполне можно назвать полноценной. Качественная структура управления государством должна быть предельно прозрачной и честной и ни в коем случае не напоминать то время, когда государство деградировало в прямом смысле этого слова, а экономика катастрофически падала.
Стоит отметить, что государственные структуры всеми силами стараются сделать экономическую систему более совершенной, используя для этой цели только самые современные решения и те законы, которые могут выступить в качестве решающих в сложном деле повышения качественного уровня жизни и поспособствовать созданию особого имиджа страны на мировом уровне. Не стоит также забывать о бизнес-климате, который складывается непосредственно внутри государства, так как в последнее время его улучшение явно прослеживается в большинстве аспектов предпринимательской деятельности.
В качестве одного из основных средств экономических инноваций сегодня выступают государственные закупки, способные предоставить определенные преимущества организациям поставщиков. По сути, их можно назвать своего рода локомотивом для экономики и бизнеса в РФ в целом. Госзаказ предоставляет основным экономическим секторам возможность выйти на принципиально новый уровень и несколько стабилизироваться, совершенствуя управленческие методы. При этом не следует забывать и о субъектах малого бизнеса, которые могут рассматривать работу с госзакупками как отличный старт для будущего развития своего бизнеса.
Государственная экономия, как известно, носит долговременный характер, а потому способна обеспечить определенный успех для будущего целой страны, так как все средства могут быть вложены и в другие экономические секторы и полноценно работать, а не пропадать в карманах чиновников, как это нередко случалось ранее.
Инновации в сфере государственных закупок можно назвать одним из самых оптимальных путей, способных обеспечить экономическую стабильность страны и смело выставлять ее в качестве полноценного конкурента не только на внутреннем, но и на мировом рынке. Внесение коррективов в процесс госзаказов позволяет правительству совершенствовать не только модель бизнеса, но и процессы, протекающие на действующем рынке. Государство, в свою очередь, оказывает значительную финансовую поддержку, которая может оказаться очень важной для общего поддержания экономики на нужном уровне, даже если на практике это очень часто происходит параллельно с ощутимым недостатком и ограниченностью финансовых средств государства.
Ярким примером служит нововведение законов в сфере закупок, осуществляющихся для государственных нужд. Это Федеральный закон от 05.04.2013 №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок, товаров, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон 44-ФЗ), который исключил недоработки предыдущего Федерального закона от 21.07.2005 №94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», учитывая не только финансовую часть контракта, но и качество услуг исполнителя, а также установил правила игры для отдельных видов юридических лиц с государственным участием – Федеральный закон от 18.07.2011 №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее – Закон 223-ФЗ).
Стабильность в основных производственных отраслях неразрывно связана с непоколебимостью действующей экономической политики государства. Постоянное инвестирование государства в развитие инфраструктуры позволяет стабильно развивать строительный бизнес, результатом чего обычно становится предоставление большего количества рабочих мест и возможность реальной реализации планов при возведении объектов государственной важности.
Стоит отметить и еще одно преимущество госзаказов: обязательство государства главным образом учитывать интересы тех экономических отраслей, которые являются стратегически важными. В основном заключение контракта с государством является своего рода гарантом дальнейшего развития для многих отраслей экономики.
Чтобы заполучить госзакупку, необходимо заключить контракт или договор с заказчиком. Для того чтобы реализовать это право согласно Закону 44-ФЗ, сделка должна заключаться на основании специально проводимых процедур, только после этого с участником закупки будет заключен договор или контракт. Любая закупка, которую проводит государство, предоставляет возможность любому участнику принимать активное участие в честной конкурентной борьбе за право заключить контракт, что является преимуществом в настоящей системе закупок.
Действующий порядок государственных закупок предоставляет всем заказчикам возможность реализовать выделенное финансирование максимально прозрачно, насколько это возможно.
Для развития бизнес-процесса необходимо учитывать и исполнять все условия контракта в соответствии с действующим законодательством. Существует немало реальных примеров, когда небольшие предприятия практически держатся на плаву именно благодаря госзаказам. Также можно привести ситуации, в которых госзакупки выступают в качестве одной из самых стабильных сфер получения прибыли, в некоторых случаях даже организации, которые не имеют каких-либо связей в государственном секторе, могут получить очень крупный заказ на несколько миллионов рублей.
Закон 44-ФЗ выступает в роли своеобразной страховки для участников, которые ограждаются таким образом от каких-либо недоразумений в процессе заключения государственных контрактов, определяя при этом все возможные условия расторжения контракта. Более гибким же является Закон 223-ФЗ в сравнении с Законом 44-ФЗ, но в обоих случаях дополнительной защитой выступает реестр недобросовестных поставщиков.
Производимые на сегодняшний момент государственные закупки очень сильно отличаются от тех, что проводились раньше. Главным их отличием можно назвать полноценную оптимизацию, которая стала возможной благодаря проведению закупок в сети Интернет. На данный момент предприятия, принимающие активное участие в государственных закупках, уже имеют своих специалистов по тендерам, которые без проблем найдут необходимую информацию по проводимым тендерам.
Все прекрасно понимают, насколько сложно создать по-настоящему идеальную систему, особенно на государственном уровне. На данный момент государственные закупки, невзирая на наличие некоторых недостатков, сумели зарекомендовать себя в качестве одного из оптимальных способов обеспечить нужды страны.

1.2. Преимущества и недостатки тендерных продаж

Что хорошего можно сказать о продажах, осуществляемых посредством тендеров?
В первую очередь, участие в тендерах можно назвать единственным вариантом для реализации продукции государственным и муниципальным учреждениям, компаниям с госучастием и некоторым крупным частным компаниям, которые работают только через тендеры.
Можно вовсе не заниматься продажами данного типа, однако в этом случае предприятие может лишиться огромного количества потенциальных заказчиков, так как у многих организаций, которые однажды начинают заниматься данным видом деятельности, именно эти заказчики становятся постоянными и приносят большую долю стабильной прибыли. В соответствии с законодательством России получить такие заказы можно только посредством участия в тендерах, никаких других способов попросту не существует.
Также следует отметить, что затраты на содержание тендерных специалистов на практике оказываются в несколько раз ниже, чем оплата деятельности традиционного отдела продаж. В начале пути участия в тендерах будет достаточно «завести» только одного специалиста в данной сфере, а если учесть, насколько развиты в данный момент программные средства, то этому можно даже обучить уже имеющихся сотрудников, которые будут тратить на данную деятельность примерно два часа ежедневно.
В некоторых случаях тендеры являются практически единственным способом заполучить по-настоящему «жирные» заказы и такие же прибыли. И многие крупные компании стали таковыми только потому, что однажды приняли решение сделать свое участие в государственных закупках регулярным.

НЕГАТИВНЫЕ СТОРОНЫ ТЕНДЕРНЫХ ПРОДАЖ

1.3. Тендерные продажи. С чего начать?

1.4. Продажи и сбыт

Проанализировав многочисленную литературу по продажам, тренинги и семинары, приходишь к выводу, что построение отделов продаж сводится или к многоступенчатому набору персонала (с разными тестами над ним), или к обучению речевкам по продажам (скриптам), или внедрению CRM-системы с последующей достройкой данной системы. Это системы, которые организуют активные продажи, но специфика тендерных продаж зачастую отличается ввиду различия технологии продаж.
Возьмем, к примеру, компанию средней руки с оборотом 5-7 млн рублей в месяц, в которой уже создан отдел продаж (по любой из имеющихся методик), где ежедневно происходят встречи с клиентами, производятся сотни звонков, выдаются десятки килограммов бумаги в форме коммерческих предложений и буклетов, кипит бурная деятельность. Оборотных средств хватает, чтобы оплачивать текущую деятельность и заработную плату персоналу. Но у руководителя есть стойкое ощущение, что продажи в отделе могли бы происходить более интенсивно, да и выручку пора увеличивать. В один прекрасный момент в отделе появляется менеджер по тендерам.
Привлечение клиентов – один из важнейших вопросов для любого коммерческого предприятия. Многие компании прикладывают неимоверные усилия для развития продаж и вовлечения в свои продажи новых клиентов. Давайте посмотрим, кто является клиентом вашей компании? В настоящий момент в мире около 65-70% продаж приходится на продажи организациям и только около 30% – конечному потребителю. Именно поэтому организации обычно приносят основной доход. Из корпоративных продаж стоит выделить достаточно крупный сегмент продаж бизнеса для государства, объем заключенных контрактов которых, по данным 2015 года, оценивается в 5412052,56 млн рублей, из которых контракты федерального уровня составляют 38,55% (2086229,93 млн рублей), уровня субъекта – 43,35% (2346170,73 млн рублей), муниципального уровня – 18,10% (979651,90 млн рублей). Думаем, интересные цифры. И если ваша компания еще не работает с закупками для государства или работает недостаточно эффективно, то это огромное упущение, которое необходимо в ближайшее время исправить путем создания в компании тендерного отдела продаж или выделения для начала тендерного специалиста. Для многих компаний появление тендерного специалиста – дело хлопотное, кто-то его просто считает бездельником, который сидит весь день в Интернете, в то время как они бегают по клиентам. Первым делом, что должен изучить тендерный специалист, это специфику ТРУ компании, а также чем она занимается, ее структуру, как происходит реализация и кто за что отвечает. (Это очень важно! Одного нашего знакомого взяли на работу тендерным специалистам в группу компаний, которые занимаются всем – от продажи машин до строительства, причем на работу его принимал именно собственник бизнеса. Он прошел многочисленные собеседования, даже тестирование на знание законодательства о закупках. Но проработал в компании всего два месяца. Когда он уходил из компании, там царил полный хаос, за два месяца он участвовал в 5 закупках, которые, конечно же, он проиграл. Собственник бизнеса очень разочаровался в тендерных продажах. Причем за два месяца тендерного специалиста так и не познакомили с работником, который отвечал за строительство. В организации все занимались всем.)
Также важно понимать, что в конечном итоге требуется от тендерного специалиста – самостоятельное участие в тендерных продажах или оформление участия в тендерах, которые поручают менеджеры по продажам.
Здесь мы подходим к основному вопросу, послужившему названием для данного раздела: так все же продажи или сбыт?
Прежде всего давайте определимся с терминами, которые мы будем в дальнейшем использовать и которые уже были упомянуты ранее.
Сбыт – реализация товаров и услуг в пассивной форме. Главный принцип сбыта: имеется очередь – выписываются документы – забираются деньги, и все довольны. В данном контексте сбыт будет означать форму реализации ТРУ, информация о которых размещается в единой информационной системе zakupki.gov.ru либо на торговых площадках, и вся деятельность тендерного специалиста в этом случае состоит исключительно из действий, установленных закупочными документами.
Продажи – это активная система действий, направленная на создание потребности у клиента и последующего удовлетворения данной потребности. В нашем случае тендерный специалист осуществляет активное взаимодействие с заказчиками, помогая в создании и реализации закупочных (тендерных) процедур, путем разработки технического задания или предоставления типового технического задания, разработки проекта контракта, подготовки обоснования начальной (максимальной) цены контракта и т. д., в данном случае тендерный специалист берет на себя ряд функций менеджера по продажам (или менеджера по проектам – если рассматривать каждую закупку как проект).
Заказчик – организация или учреждение, являющееся покупателем товаров, работ, услуг в соответствии с Законом 44-ФЗ и Законом 223-ФЗ.
Наиболее точную информацию о заказчиках можно получить на официальном сайте для размещения информации о государственных (муниципальных) учреждениях, а также в единой информационной системе в сфере закупок. Можно также использовать и другой источник информации, главное, чтобы он был достоверным.
Тендер представляет собой форму отбора на конкурентной основе, в результате которого выбирается поставщик товара или услуги в соответствии с объявленными в рамках тендера условиями. Результатом такого тендера является выбор победителя, в качестве которого выступает один из участников – тот поставщик, который сделал предложения с наиболее выгодными для заказчика условиями. Многие начинают путаться, считая, что электронные аукционы, конкурсы и запросы котировок – это разные вещи. На самом же деле все это – одно и то же, те самые тендеры, так как данное понятие включает в себя любые конкурентные процедуры, которые проводятся заказчиком с целью выбора лучшего для него поставщика. Для этого организуются определенные «состязания», на которые приглашаются все желающие, соревнуются друг с другом по различным параметрам, будь то цена, качество, сроки выполнения работы и др. Результатом тендера является объявление заказчиком победителя, которому и будут выплачены деньги за поставленные им товары, выполненные работы или оказанные услуги.
Уже в самих понятиях продажи и сбыта можно увидеть различия в том, какой именно подход выбирается для реализации товаров/работ/услуг. Это связано, скорее всего, с организационными моментами непосредственно внутри самой организации, структурой управления и характером продаж.

1.5. Роль тендерного отдела продаж в жизни компании

Среди руководителей компаний распространено мнение о том, что тендерный специалист на самом деле не оказывает практически никакого влияния на государственные закупки, не может обеспечить победу и чаще всего выступает исключительно в роли статиста и делопроизводителя. Решающим критерием является только цена. В качестве основного приоритета в государственных закупках выступают репутация компании и ее стабильность в финансовом плане, а также наличие недорогих каналов поставок продукции и др. В результате получается, что все кто угодно «куют» победу в тендерах, но только не те специалисты, которые несут ответственность за тендерное направление.
Мы в свой книге не хотели делать ссылку на закон, с учетом того, что книга потеряет свою актуальность при изменении законодательства, но, думаем, будет уместно привести несколько примеров, чтобы показать значимость специалиста тендерного отдела продаж и на примере доказать, что знание продукции компании от «А» до «Я» – это еще не все, что должен знать специалист.

1.6. Эффективность тендерных продаж

Постоянные подсчеты всего и вся – вот один из основных секретов успешных продаж. Это делает практически любой предприниматель, сумевший добиться в своем деле достойного уровня. Тот же принцип может быть использован и в вопросах, связанных с тендерами – без регулярных и точных подсчетов в этом деле также не обойтись.
Существуют определенные критерии, учитывая которые, можно определить, насколько эффективной будет тендерная деятельность, которая основывается на двух основных показателях, первый из которых – это то количество торгов, в которых компания приняла непосредственное участие, а второй – это так называемая конверсия тендерных продаж.
Что представляет собой показатель объема участия в тендере? Это именно тот тендерный показатель, который обычно стараются всеми силами повысить, так как чем больше объем участия, тем больше процент выигрышей тендеров, которые, естественно, увеличивают чистую прибыль любой организации.
Даже в тех случаях, когда компания начинает свое участие в торгах точечно, скрупулезно подбирая наиболее подходящие ей единичные тендеры, рано или поздно ответственные за это специалисты все же придут к выводу о том, что участие в тендерах следует принимать количественно.
Каким образом можно увеличить число тендеров для последующего в них участия? В первую очередь, стоит научиться находить такие тендеры. Подобный поиск рекомендуется вести везде, где только можно, но, в первую очередь, конечно, обращаться на сайт единой информационной системы www.zakupki.gov.ru, основное достоинство которого заключается в том, что все данные абсолютно достоверные и предоставляются совершенно бесплатно. Также информацию такого рода можно без проблем отыскать на сайтах самих заказчиков, которые часто оповещают об этом заинтересованных лиц, и на торговых площадках.
Получается, что для того чтобы повысить прибыль, важно, в первую очередь, увеличить объем участия фирмы в тендерах, что позволит в разы увеличить число заключенных в будущем контрактов.
Также не следует забывать и о втором показателе, то есть о конверсии, которая представляет собой то число тендеров, которые компании удалось выиграть, с учетом объема тех торгов, в которых она принимала участие. По сути, конверсия – это процентное соотношение выигранных торгов к тем, в которых фирма участвовала.
Каким образом можно увеличить конверсию тендерных продаж? Одним из самых распространенных вариантов считается предварительное проведение анализа тендеров, в которых, предположительно, будет принимать участие компания. Анализ проводится до того, как будет подана заявка, а она, в свою очередь, направляется только в том случае, когда ответственные представители организации уже приняли решение о том, что данный контракт может оказаться для них выгодным.
Провести необходимый анализ также можно совершенно бесплатно, используя для этой цели все тот же ресурс www.zakupki.gov.ru. Учитывая представленную на данном сайте информацию, можно самостоятельно ее оценить и подумать о том, стоит ли подавать заявку к конкретному заказчику или нет.
Иными словами, именно правильно выполненный анализ зачастую позволяет принять действительно верное решение об участие или неучастии в торгах, в противном случае, отправляя заявки на все тендеры подряд, можно только зря потратить свое драгоценное время и нервы.
Кроме того, тщательно выполненный анализ позволяет количественно повысить уровень конверсии, так как компания изначально не принимает участие в сомнительных тендерах либо тех, в которых ей заведомо ничего не «светит».
Если работа по предварительной подготовке организации к участию в тендерах проведена правильно, то и конверсии можно ожидать достаточно высокой: 25-30% – результат впечатляющий и многим удается его достичь, эффективно настроив систему анализа. По сути, при таком соотношении компания попросту выигрывает один из трех тендеров, что можно назвать весьма неплохим результатом.
Точечное участие оправдано только на начальных этапах тендерных продаж или когда ограничены ресурсы компании, поскольку данный подход противоречит одному из основных принципов тендерных продаж – тотальности участия в тендерах.
Хотя далеко не все так радужно, как можно представить на первый взгляд, а потому всегда следует быть готовым к тому, что большинство тендеров, в которых компания будет принимать участие, все же будет ею проиграно. Это тоже считается абсолютной нормой, так как конверсия существует в любых продажах, просто в тендерных она довольно своеобразна, так как принцип их заключается в том, что компания изначально должна «купить» договор с клиентом, и только после этого она будет нести определенные расходы. Поэтому можно говорить о том, что конверсия в 30% – это тоже нормально.
Настроиться на объемы и соответственную конверсию рекомендуется изначально. Было бы наивно полагать, что компания может принять участие всего в паре тендеров за месяц и выиграть их оба.
В данном деле действительно большую роль играют объемы, из которых нужно еще постараться «выжать» хороший процент конверсии.
Какие еще методы можно использовать для того, чтобы повысить данный показатель? В первую очередь, специалисты рекомендуют сократить издержки. Вполне понятно, если налоговая нагрузка и расходы на контракты будут сведены к минимуму, к примеру, в результате реализации эквивалентных товаров, то и конверсия от этого несколько повысится, так как в этом случае компания может выставить на торгах более выгодное предложение, нежели ее конкуренты, расходы которых не настолько оптимизированы.
Помимо этого, в себестоимость не будут включены расходы! на ведение фронт-офиса, который используется для приема клиентов – продавать свой товар предприятие может где угодно, даже дома у его директора. А так как таких расходов не будет, то и в контракте их тоже не учитывают.
Обучение и мотивация менеджеров, тим-билдинги, выезды – все это отменяется, равно как и расходы на данные статьи.
При наличии возможности продажи товара, эквивалентного тому, который желает получить заказчик, но с другим товарным знаком, который при этом стоит дешевле, компания может реализовать именно его и тоже сэкономить таким образом.
Конец ознакомительного фрагмента.

А-Фарм - Москва

...Обязанности: Руководство деятельностью отдела. Осуществление продаж каналу бюджетного финансирования. Работа с ЛПР ... ...муниципальных заказов. Знание специфики московского и региональных тендерных рынков. Наличие переговорных навыков. Знания ...

11 часов назад

МедБизнесКонсалтинг - Москва

...Обязанности: Организация работы тендерного отдела: подготовка задач, контроль их выполнения и текущая отчетность; Осуществление мониторинга специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих конкурсов, электронных аукционов ...

5 дней назад

ГАРАНТСТРОЙ - метро Киевская, Москва 60000 - 70000 руб.

...Обязанности: Мониторинг торговых площадок тендеров, конкурсов регистрация и подбор тендеров ведение переговоров, деловая переписка с организаторами тендеров, подготовка и подача комплекта документов на участие в тендерах подготовка технической части ...

15 дней назад

Москва

...Обязанности: Оптимизация тендерного процесса. Разработка стратегии развития отдела. Сопровождение и контроль от 30 торгов ежемесячно, по разным ... ...работы в области закупок – от 3 лет, в должности Руководителя тендерного подразделения. Опыт работы со ...

12 дней назад

Главснаб - метро Планерная, Москва 55000 - 180000 руб.

...В оптовую компанию на новое направление приглашается руководитель/ ведущий менеджер по тендерам. В сферу деятельности компании входит: поставка инструмента, электроустановочной продукции и сантехники строительным компаниям и предприятиям. Официальные дилеры большого ...

19 дней назад

Монолит КапиталСтрой - Москва

Должностные обязанности: В структуру генерального подрядчика требуется руководитель тендерного отдела: Полная организация работы тендерного отдела компании Работа с Заказчиком (запрос недостающих данных, уточнение заданий и условий, др.) Координация других отделов, задействованных ...

5 дней назад

ЭнергоСтар - метро ВДНХ, Москва 60000 - 70000 руб.

...Обязанности: Участия в тендерах (аукционы, конкурсы, котировки), на электронных площадках (государственных и коммерческих). Подготовка конкурсных заявок Ведения деловой переписки Требования: Знание законодательства в области проведения конкурсных ...

12 дней назад

Минмар Капитал - метро Преображенская площадь, Москва 70000 руб.

...- это финансовая динамично развивающаяся компания, специализирующаяся на предоставлении услуг участникам электронных торгов. (гос. тендеры) В связи с активным развитием бизнеса ищет специалиста по тендерному сопровождению под ключ. Обязанности: Получение ...

14 дней назад

БЛМЗ - Москва

...Обязанности: Организация тендерных процедур, организация закупок Выполнение поручений руководителя Мониторинг рынка Анализ документации по критериям Подготовка документации и участие в конкурентных закупках Самостоятельная подготовка документации ...

1 день назад

Ардо Студио - метро Кутузовская, Москва 50000 руб.

...Обязанности: Анализ тендерной документации на предмет соответствия квалификационным требованиям. Подготовка материалов для принятия ... ..., информационных, справочных и иных материалов для руководителя, либо по запросам смежных подразделений организации. Составление ...

5 дней назад

Джодас Экспоим - метро Марьино, Москва 63000 руб.

...Обработка аукционной документации, подготовка, оформление и расчет тендерной заявки, Составление технических заданий - основной ... ...заявкам) Обеспечение информационно-аналитической поддержкой руководителей, сотрудников в рамках своих полномочий Требования: ...

5 дней назад

Нова Групп - метро Бутырская, Москва

...Менеджер тендерного отдела / Руководитель тендерных проектов Работа с тендерами. Анализ и отбор информации по новым тендерам; Расчет экономической эффективности участия в новом тендере; Самостоятельный поиск партнеров, поставщиков, оптимальных логистических ...

Месяц назад

Бизнес Партнер - метро Баррикадная, Москва 25000 - 50000 руб.

...Руководитель тендерного департамента первой федеральной компании по аренде автобусов Avtobus1.ru (автобусный UBER) ищет ассистента. Компания работает в 72 городах России с офисами в Москве, Спб, Екатеринбурге и Сочи. Наш продукт: пассажирская логистика, аренда пассажирского ...

9 дней назад

Дочки & Сыночки, сеть супермаркетов - Москва 50000 - 60000 руб.

...закупочной процедуры.(по заявкам) Взаимодействие с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции ... ...ведение нескольких торгов. Организация и проведение тендерных комитетов. Анализ рынка, поиск поставщиков товаров и ...

12 дней назад

Алгоритм - Румянцево, Москва 50000 - 80000 руб.

...Обязанности: Анализ и подготовка тендерной документации (аукционной, котировочной, конкурсной...); подготовка формы 2 (описание технических характеристик товара); заполнение формы 2 (заявка) (заполнение технических характеристик товара) ведение таблиц для ...

За последние несколько лет государственные и коммерческие закупки прошли большой путь от откровенных распилов бюджетов организаций до открытых и прозрачных процедур, таких как электронные торги. Как следствие, появились и сотрудники, которые специализируются на работе с тендерами. Чтобы максимально упростить их работу, автоматизировать рутинные процессы подбора подходящих закупок, несколько лет назад появились программы-агрегаторы для поиска и работы с торгами. В том числе и поисково-аналитическая система FindTenders . Но из-за перехода все большего числа компаний к ведению своей закупочной деятельности через размещение открытых конкурентных процедур одному сотруднику стало крайне проблематично закрывать весь фронт работ, связанных с тендерами. Компании-поставщики все чаще стали формировать у себя целое структурное подразделение – отдел прокьюремента.

Тендерный отдел: структура и распределение обязанностей.

Для начала стоит рассмотреть типовую структуру отдела прокьюремента (тендерного отдела). Среднестатистический отдел имеет в своем составе следующих специалистов:

• Руководитель тендерного отдела (начальник тендерного отдела). Согласовывает с руководством тендеры для участия, осуществляет планирование работы, распределение обязанностей в тендерном отделе, а также контроль деятельности сотрудников и контроль качества подготавливаемых заявок на тендеры. Руководитель тендерного отдела также несет ответственность за эффективность работы всего структурного подразделения.
• Менеджер по тендерам (Специалист по работе на электронных торговых площадках). Занимается непосредственным участиям в электронных торгах, подготовкой заявок на тендеры в бумажном виде.
• Ассистент, помощник менеджера по тендерам (секретарь). Технический специалист в обязанности которого входит сканирование, ксерокопирование документов, сбор правоустанавливающих документов на тендер, ведение внутреннего документооборота тендерного отдела, организация доставки заявок на тендер в бумажном виде, отслеживание итогов по тендерам.

Кроме того, тендерный отдел в своем составе может иметь следующих специалистов (чаще всего обязанности таких сотрудников распределяются внутри тендерного отдела или привлекаются специалисты из смежных):

• Специалист по поиску тендеров. Вручную или с помощью специализированного программного обеспечения отслеживает на нескольких сотнях торговых площадок и корпоративных сайтов подходящие закупки. Зачастую функции по поиску тендеров распределяются между сотрудниками тендерного отдела, но бывает что этими обязанностями занимается отдельный сотрудник.
• Юрист. Готовит заявки на разъяснение положений закупочной документации, проверяет договора перед подписанием, а также, в случае необходимости, готовит жалобы в Федеральную антимонопольную службу. Чаще всего юрист не входит в состав тендерного подразделения, а привлекается по мере необходимости из юридического отдела компании.
• Специалист по банковским гарантиям (экономист). Связывается с банками и брокерами для получения обеспечения заявки или контракта на лучших условиях. Также зачастую данные функции лежат на экономисте или ином сотруднике в компании. Не всегда компании активно используют в качестве обеспечения заявок банковские гарантии. Все зависит от специфики деятельности компании.

В небольших компаниях один сотрудник может отвечать сразу за несколько направлений работы, а в крупных наоборот - одной и той же деятельностью занимается сразу несколько человек. В любом случае, организация чаще всего участвует сразу в нескольких тендерах, поэтому все специалисты загружены работой.

Схема работы тендерного отдела.

Теперь нужно разобраться, как устроен бизнес-процесс в отделе прокьюремента. Это проще сделать через блок-схему, описывающую типовой цикл работы с конкретным тендером.

Из рисунка видно, что в работе отдела над конкретным тендером достаточно много различных этапов и внутренних коммуникаций. Если же учесть параллельную работу над несколькими закупками, то вероятность возникновения проблем весьма велика.

Проблемы в работе тендерного отдела.

Тендерный отдел в своей деятельности может иметь ряд стандартных проблем:

Нехватка времени на работу над одним тендером под предлогом занятости другим.

“Испорченный телефон” при передаче информации от одного сотрудника к другому. Потеря части важной информации при переходе от одного этапа работы к следующему, особенно в случае нахождения сотрудников в разных местах.

Сложность контроля деятельности подчиненных руководителем. Тем более в режиме реального времени.

Проблемы с документами. Если тендеров много, а подготавливаемые документы похожи, то легко запутаться с принадлежностью того или иного файла к конкретной закупке.

Программы-агрегаторы тендеров помогают только на 1 этапе работы. Для решения задач на всех остальных этапах приходится использовать различное программное обеспечение общего назначения, например электронные таблицы.

Автоматизация работы отдела тендеров с помощью специальной тендерной CRM системы от FindTenders.

Для решения проблем и автоматизации работы тендерного отдела компания FindTenders в 2016 году создала новое программное решение – тендерную CRM систему. Данное ПО позволяет переложить весь бизнес-процесс работы с закупками конкретной компании на “язык компьютера”. Принцип работы сервиса очень похож на классическую CRM систему для отдела продаж. Только вместо работы с клиентами, программа оперирует с закупками. Таким образом, тендерный отдел получает эффективный и гибкий инструмент, адаптированный под деятельность в области тендеров.

Для формального описания бизнес-процесса тендерная CRM система использует функционал меток, которые представляют собой статусы, в которых находит закупка в текущий момент.

Метки пользователь задает самостоятельно, исходя из алгоритма работы своего отдела. При работе можно посмотреть, например, список тендеров, находящихся в интересующем состоянии.

Для решения проблемы структурированности документации используется встроенное облачное хранилище.

Документы хранятся с привязкой к тендеру, поэтому ошибки, связанные с параллельной работой нескольких человек над одной закупкой, практически исключены. При этом пользователю доступна возможность хранить личные файлы, связанные с тендером, без доступа к ним остальных членов команды.

Для обсуждения работы над закупкой и сохранения указаний и идей в программу встроен специальный мессенджер.

Диалоги также имеют привязку к конкретному тендеру, что упрощает поиск нужного обсуждения на этапе анализа проведенной работы.

Для повышения эффективности работы отдела в программе присутствует аналитический модуль.

Руководитель или специалист по поиску тендеров всегда может получить исчерпывающий отчет по отраслям или компаниям, связанных с госзаказом. Отчеты могут содержать, как числовые данные,

так и графические.

Это дает возможность пользователю максимально четко представить себе картину исследуемой области. Использование аналитики в рамках тендерного отдела эффективно также по причине более четкой фильтрации тендеров, исходя из шанса на победу. В тех случаях, когда статистика однозначно говорит о маловероятности выигрыша интересного тендера, не загружаются бесполезной работой другие сотрудники отдела.

В современных реалиях информационного общества, когда объем передаваемых данных весьма значителен, и даже очень квалифицированный специалист не может в одиночку решить всю задачу целиком, использование программных средств , позволяющих максимально автоматизировать работу, как отдельного сотрудника, так и целого структурного подразделения, является ключом к успешному бизнесу в целом и тендерный отдел не исключение. Надо всегда помнить о том, что даже незначительная потеря информации или времени на каждом из этапов работы в конечном итоге может выливаться в провал всего проекта или снижению эффективности.