Как правильно оформить кассовые операции обособленного подразделения. Ведение кассовых операций и работа с денежной наличностью включает в себя

Множество компаний осуществляет прием наличных денег от покупателей через струк­турные подразделения, расположенные вне места их государственной регистрации. Это может быть торговая сеть или пункты оказа­ния услуг населению. Нередко каждую подобную «точку» обслуживает один-един­ственный работник. Следует ли в таком под­разделении вести отдельную кассовую книгу?

К сожалению, простого и понятного от-вта на этот сугубо практический вопрос мы не найдем ни в базовом нормативном доку­менте - Положении о порядке ведения кас­совых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации утвержденном Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П (далее – Поло­жение), ни в официальных разъяснениях Банка России, Минфина России или Феде­ральной налоговой службы.

Попытаемся разобраться самостоятельно.

Читаем нормативный документ

Положение (абз. 2 п. 1.2) буквально устанав­ливает следующее: обособленное подразде­ление (филиал, представительство) юриди­ческого лица, для совершения операций которого юридическим лицом открыт бан­ковский счет, устанавливает лимит остатка н а л и ч ны х де нег. Но кол ь с коро дол жен быт ь лимит, наличествует и касса (абз. 1 п. 1.2 Положения). Кассовые операции подлежат отражению в кассовой книге (абз. 9 п. 2.6 Положения). А если обособленное подраз­деление ее не ведет?

Невнесение записей в кассовую книгу рассматривается как неоприходование в кассу наличных денег (абз. 2 п. 6.1 Положения). Оно расценивается как админи­стративное правонарушение и влечет за собой весьма внушительные штрафы (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Контроль за полнотой учета выручки денежных средств осущест­вляют территориальные налоговые инспек­ции (п. 5 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой служ­бой государственной функции по осущест­влению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в органи­зациях и у индивидуальных предпринима­телей, утв. приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н). Поэтому каждой компании, работающей с наличными день­гами вне места своего нахождения, важно определиться с «кассовыми» обязанностя­ми работников своих подразделений.

Так в каком же значении в Положении применено понятие «обособленное подраз­деление»?

Лингвистический анализ

Для начала разберемся в конструкции «обо­собленное подразделение (филиал, предста­вительство) юридического лица (далее – обособленное подразделение)», использо­ванной в Положении. При перечислениях скобки в нем применяются не в целях уточ­нения (конкретизации, сужения) первого из перечисляемых терминов, а для обозна­чения альтернативных или дополнитель­ных к нему вариантов. Об этом свидетель­ствуют многочисленные примеры из текста:

• банковский платежный агент (субагент);
• печать (штамп);
• кассовая книга (книга учета принятых и вы данных кассиром денежных средств);
• расчетно-платежная ведомость (платеж­ная ведомость);
• расходный кассовый ордер (расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость);
• наименование (фирменное наименование);
• приходный кассовый ордер (расходный кассовый ордер);
• полученные (выданные) наличные деньги.

Значит, «филиал» и «представительство» – это не расшифровки или пояснения к «обо­собленному подразделению», тем более что любой объект из интересующего нас переч­ня – «обособленное подразделение», «фили­ал» и «представительство» – в целях приме­нения Положения обобщенно именуется обособленным подразделением (с помощью оговорки «далее»). Казалось бы, обособлен­ное подразделение в «кассовом» понимании не сводится к общеустановленному значению термина «обособленное подразделение».

Справочно

Обособленное подразделение юридического лица непременно характеризуется расположенностью вне места его нахождения.

Формальный лингвистический анализ вынуждает нас признать, что обособленное подразделение, филиал и представитель­ство – равноценные с точки зрения Поло­жения понятия. А потому невозможно со­гласиться с мнением, что обособленными подразделениями в Положении считаются лишь филиалы и представительства.

Перечень объектов

Следующий шаг – разберемся со смыслом каждого из самостоятельных объектов – «обособленное подразделение», «филиал», «представительство».

На первый взгляд, речь идет о территори­альной обособленности, которая характеризуется адресом, отличным от адреса госу­дарственной регистрации компании.

Бухгалтеры склонны рассматривать обо­собленное подразделение в специальном значении, придаваемом этому термину на­логовым законодательством. Главным при­знаком такого обособленного подразделе­ния является срок, на который в нем обо­рудованы рабочие места. И если рабочее место существует менее месяца, то обособленного подразделения оно не порождает. Однако не следует забывать об ограничен­ном применении этого критерия. Такой признак обособленного подразделения, как срок, «работает» лишь в актах законода­тельства о налогах и сборах. Об этом прямо сказано в абзаце 1 пункта 2 статьи 11 На­логового кодекса. Положение, принятое Банком России, к подобным актам не отно­сится (п. 1 ст. 4 НК РФ). Оно предназначено для организации наличного денежного об­ращения (ст. 34 Закона от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке Россий­ской Федерации (Банке России)»).

Поясним сказанное на конкретном при­мере. Предположим, компания открыла торговую точку без определения срока и она функционирует менее месяца. С точ­ки зрения налогового законодательства обособленного подразделения у нее нет. Но это не означает, что такового не имеется в целях соблюдения кассовой дисциплины. Эту позицию поддерживает письмо Мин­фина России от 8 октября 2012 г. № 03-02-07/1-242. В нем подчеркивается, что органи­зация, в составе которой имеется «налого­вое» обособленное подразделение, подлежит постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения такого подразделения. Но факт такого учета не может влиять на порядок ведения кассовых операций.

Определения терминов

Характеристики интересующих нас терми­нов мы найдем в статье 55 Гражданского кодекса. А в ней нас поджидает удивитель­ный сюрприз. Из формулировки статьи не следует, что обособленное подразделение юридического лица непременно характе­ризуется расположенностью вне места его нахождения, которое определяется мес­том его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК РФ). Это в налоговых правоотно­шениях территориальная обособленность специально оговорена, то есть имеет прин­ципиальное значение.

Нетрудно представить себе обособлен­ные подразделения, находящиеся по «юри­дическому» адресу компании. Скажем, в одном задании, ей принадлежащем, могут размещаться несколько магазинов разного профиля (например, реализующих продук­ты питания и спортивные товары), ресторан и т. д. Под каждый вид деятельности выде­лено отдельное помещение, но в ЕГРЮЛ этот факт не отражается.

Филиал и представительство – особые разновидности обособленных подразделе­ний. Они должны быть, во-первых, располо­жены вне места нахождения юрлица, а во-вторых, непременно указаны в его учреди­тельных документах.

В итоге мы выявили источник трудно­стей в понимании требований Положения. И пришли к выводу: территориально-адресный признак – не обязательный кри­терий обособленности.

По мнению автора, в Положении филиа­лы и представительства выделены с тем, чтобы подчеркнуть гражданско-правовой статус обособленных подразделений. Но де­лать это было даже не обязательно. Ведь фи­лиалы и представительства – тоже обосо­бленные подразделения. А вот мнение от­дельных специалистов, что Положение определяет обособленные подразделения как филиалы и представительства, является заблуждением.

Внимание

Если подразделение ведет кассовые операции, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем использовать банковский счет вовсе не обязательно.

Роль банковского счета

В Положении сказано, что лимит устанав­ливают обособленные подразделения, для совершения операций которых юридиче­ским лицом открыт банковский счет. Эта формулировка послужила еще одним источником разногласий. Казалось бы, если счет для обслуживания подразделения спе­циально не открывался, то нет оснований и устанавливать лимит. Ну и соответствен­но – вести кассовую книгу.

Но Банк России возражает против такого толкования. В письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255 он разъясняет, что требование о ведении кассовой книги должно соблюдаться каждым обособленным подразделе­нием, ведущим кассовые операции, незави­симо от наличия банковского счета юри­дического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением. Эту позицию взяли на вооружение нало­говые органы (п. 1 письма ФНС России от 12 сентября 2012 г. № АС-4-2/15195).

Спорить с этой точкой зрения трудно, по­скольку владельцем счета выступает не обо­собленное подразделение, а юридическое лицо. Возможность использования счета ра­ботниками подразделения устанавливается компанией и извне, со стороны банка, не ограничивается.

Если подразделение ведет кассовые опе­рации, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем подразделению для соблюдения ли­мита использовать банковский счет вовсе не обязательно. Сверхлимитную налич­ность можно сдавать и в головную кассу (абз. 2 п. 1.5 Положения).

Выводы

В итоге остается единственный критерий наличия кассы – совершение подразделени­ем кассовых операций. Ну а кассовые опера­ции – это операции по приему наличных денег, включающие их пересчет, и выдаче наличных денег (абз. 2 п. 1.1 Положения). И если такие действия осуществляются непосредственно в обособленном помеще­нии, причем для этого назначены ответ­ственные лица, то подразделение обязано вести кассовую книгу.

Приходится признать, что главный при­знак обособленности – организационный. Ведь касса – это место для проведения кас­совых операций, определенное руководите­лем юридического лица (абз. 1 п. 1.2 Поло­жения). По мнению автора, налоговые спо­ры по неведению кассовой книги обособленным подразделением перспектив не имеют. Радует лишь то, что обязанности по специальному оборудованию и укрепленности касс ушли в прошлое.

Поступление или выдачу наличных денег отражают в отдельной . Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Данное правило должны соблюдать все обособленные подразделения, которые ведут расчеты наличными. При этом не важно, есть у такого подразделения свой банковский счет или нет.

1.3. Доставленные представителем обособленного подразделения денежные средства принимаются в обособленном подразделении заведующим кассой. Пересчет денежных средств производится заведующим кассой в присутствии представителя обособленного подразделения.

1.4. Для зачисления принятых денежных средств в кассу обособленного подразделения операционно-кассовым работником выписываются приходные кассовые ордера по форме № КО-1.

1.5. Вывоз денежных средств из обособленного подразделения и сдача их в головную
организацию осуществляется через уполномоченного представителя обособленного подразделения.

1.6. При выдаче денежных средств уполномоченному представителю обособленного
подразделения из кассы обособленного подразделения для сдачи в кассу головной организации операционно-кассовым работником обособленного подразделения оформляются расходные кассовые ордера по форме № КО-2.

1.7. Кассовый работник перед выдачей денежных средств уполномоченному представителю обособленного подразделения проверяет у него паспорт и доверенность на получение денежных средств.

1.8. За полученные денежные средства уполномоченный представитель обособленного подразделения расписывается в кассовых ордерах.

1.9. Операционно-кассовый работник головной организации принимает от уполномоченного представителя обособленного подразделения денежные средства. Для зачисления принятых денежных средств в кассу головной организации операционно-кассовым работником выписываются приходные кассовые ордера по форме № КО-1.

1.10. Уполномоченный представитель обособленного подразделения несет полную
материальную ответственность за сохранность денежных средств с момента получения из кассы головной организации до момента сдачи в кассу обособленного подразделения (головной организации).

2. Через кассу обособленного подразделения

2.1. Выдача кассой обособленного подразделения наличных денег уполномоченному
представителю другого обособленного подразделения производится на основании заявок при предъявлении им доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Заявка обособленного подразделения должна быть подписана руководителем обособленного подразделения и заведующим кассой, а также содержать разрешительную надпись руководителя головной организации.

2.2. На денежные средства, выдаваемые представителю обособленного подразделения, операционно-кассовым работником обособленного подразделения оформляются расходные кассовые ордера по форме № КО-2.

2.3. Доставленные представителем обособленного подразделения денежные средства принимаются в обособленном подразделении заведующим кассой.

Пересчет денежных средств производится заведующим кассой в присутствии представителя обособленного подразделения.

2.4. Для зачисления принятых денежных средств в кассу обособленного подразделения операционно-кассовым работником выписываются приходные кассовые ордера по форме № КО-1.

2.5. Кассовый работник обособленного подразделения перед выдачей денежных средств уполномоченному представителю другого обособленного подразделения проверяет у него паспорт и доверенность на получение денежных средств.

2.6. За полученные денежные средства уполномоченный представитель обособленного подразделения расписывается в кассовых ордерах.

2.7. Уполномоченный представитель обособленного подразделения несет полную материальную ответственность за сохранность денежных средств с момента получения из кассы обособленного подразделения до момента сдачи в кассу обособленного подразделения.

1. 
   Даются разъяснения про кассовые операции и кассовую дисциплину в 2014, указание ЦБ РФ 3210-У. Описан учет денежных средств в кассе, ведение и заполнение кассовой книги.Дан расчет остатка, образец и возможность скачать бланк лимита кассы и приказ.
2. 
   Наличные, лимит кассы, кассовая дисциплина - все эти вопросы и приведенные в этой теме ответы, где приведены все возможные ситуации при кассовых операциях.
3. 
   Показан порядок ведения кассовой книги, а также дан образец заполнения и возможность скачать бесплатно бланк кассовой книги с 2014 года

Ведение кассы в обособленном подразделении без открытия расчетного счета таит в себе много споров, поскольку в Положении ЦБР «О кассовых операциях» от 12.10.2011 N 373-П не совсем ясно прописаны некоторые важные организационные моменты оформления кассовых документов. Рассмотрим наиболее важные из них.

Для начала определимся с организацией деятельности в обособленных подразделениях. Организация или ИП имеет 2-3 обособленных подразделения, без открытия расчетных счетов. При этом кассиров нет, но есть продавец или несколько продавцов. Выручку обычно собирает материально-ответственное лицо со всех точек и сдает ее на расчетный счет головной организации. Как в этом случае правильно вести кассу? Выписывать ли ПКО и РКО на каждую операцию? Вести ли кассовую книгу в каждом подразделении отдельно? Какие документы оформить, если на точках нет ККМ?

Конечно, как и в обособленных подразделениях с открытым расчетным счетом, вы можете вести кассовую книгу, и, соответственно, выписывать приходники и расходники с последующей передачей листа кассовой книги в головную организацию не позднее следующего дня, как этого требует Центробанк в своем письме N 29-1-1-6/3255 от 4 мая 2012 г., хотя у вас и нет расчетного счета. Но письмо не имеет юридической силы и носит лишь рекомендательный характер, хотя налоговики в своих претензиях будут ссылаться именно на это письмо (письмо Минфина № 03-02-07/1-242 от 08.10.2012 и №АС-4-2/15195 от 12.09.2012). К тому же, если в обособленном подразделении установлен кассовый аппарат, вы ведете журнал кассира-операциониста (КМ-4), форму КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста» и форму КМ7 – «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации». Помимо всего, вы должны составить приказ о выполнении функций кассира продавцом (чтоб было, кому оформлять и подписывать кассовые документы). Это идеальный вариант для налоговой, но очень неудобный для компаний.

Удобный способ для предпринимателей при организации кассовых операций в обособленных подразделениях без расчетного счета – вести одну кассовую книгу в головном предприятии. При этом ежедневно выписывать ПКО в головной организации на сумму выручки, сданной из торговой точки. Можно в учетной политике прописать, что выручка сдается в течение, например, трех дней, хотя по Положению кассовые документы должны оформляться в момент совершения операции. В головной организации собирается выручка со всех торговых точек, заполняется отдельный ПКО по выручке каждой торговой точки, и сдается в банк на расчетный счет, выписав один РКО.

Раньше одна организация могла вести только одну кассовую книгу. Сейчас количество книг не ограничено, но это должно быть отражено в учетной политике.

Кто собирает и сдает выручку? Эти обязанности возлагаются на материально ответственное лицо, которое ежедневно объезжает точки, расписывается в журнале ККМ (если применяется) и сдает деньги в банк общей суммой. Затем МОЛ возвращается в головную организацию, отчитывается перед кассиром за сданные деньги, а кассир выписывает ПКО на суммы с торговых точек, указывая в основании: «Выручка от продажи того-то (в зависимости от специфики вашей деятельности). Также кассир выписывает РКО на основании квитанции банка (объявления на взнос наличными).

Какие документы остаются в обособленном подразделении? Если вы применяете ККМ и не ведете кассовую книгу, то вы ведете журнал кассира-оперециониста, где есть графы о подписи кассира, что деньги сдал, и МОЛ, что деньги принял (графы 16 и17). К тому же, можно приложить к товарному отчету квитанции от ПКО.

Если вы ведете кассовую книгу, тогда в обособленном подразделении остаются все ПКО и РКО и первые листы кассовой книги (вторые сдаются в головную организацию).

Вести ли кассовую книгу в обособленном подразделении отдельно или нет, решать вам. Все равно без споров здесь не обойдется. Только все особенности организации кассовых операций в вашей компании опишите в учетной политике.

Теперь несколько слов о лимите кассы. Поскольку у обособленного подразделения нет кассовой книги, то выделять отдельный лимит на конкретную торговую точку нет смысла. Поэтому лимит по обособленным подразделениям без кассовой книги определяется в целом по всей организации.

Таким образом, ведение кассы в обособленном подразделении, не имеющего расчетного счета, таит в себе много подводных камней. Но в любом случае, при спорных в законодательстве моментах суд принимает сторону налогоплательщиков.

Правила заполнения ПКО, РКО и кассовой книги читайте .

Все об учете кассовых операций смотрите .

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

Наличие в организации разветвленной структуры не является редким явлением - в настоящее время многие компании имеют в своем составе представительства, филиалы или иные структурные подразделения. При этом они могут осуществлять непосредственную продажу товаров (работ, услуг), в связи с чем возникает необходимость в наличных денежных расчетах, которые в соответствии с требованиями российского законодательства должны осуществляться с применением контрольно-кассовой техники. Рассмотрим, каким образом эти требования реализуются в обособленных подразделениях.
Обязанность применения контрольно-кассовой техники (далее - ККТ) на территории Российской Федерации установлена Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ).
По общему правилу использовать ККТ обязаны все организации и индивидуальные предприниматели при наличных расчетах (в том числе с использованием платежных карт) в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг (п. 1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).
Вместе с тем не применять ККТ вправе:
- организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги населению при условии выдачи бланка строгой отчетности, который подтверждает факт принятия наличных денежных средств от покупателя;
- организации и индивидуальные предприниматели, деятельность которых подлежит обложению ЕНВД, а также индивидуальные предприниматели - налогоплательщики, применяющие патентную систему налогообложения, при условии выдачи им по требованию покупателя (клиента) документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу);
- организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения при осуществлении видов деятельности, указанных в п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ;
- аптечные организации, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, которые расположены в сельских населенных пунктах, и обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность (амбулатории, фельдшерские и фельдшерско-акушерские пункты, центры (отделения) общей врачебной (семейной) практики), расположенные в сельских населенных пунктах, в которых отсутствуют аптечные организации, при продаже лекарственных препаратов.
Таким образом, не применять ККТ могут только обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность, расположенные в сельских населенных пунктах, в которых отсутствуют аптечные организации, при продаже лекарственных препаратов. Все остальные обязаны применять на территории Российской Федерации контрольно-кассовую технику при осуществлении наличных расчетов за товары, выполнение работ или оказание услуг.
В соответствии с п. 15 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.07.2007 N 470, заявление о регистрации ККТ, которая подлежит применению обособленным подразделением пользователя, представляется им в налоговый орган по месту нахождения данного подразделения.
Согласно п. 21 Административного регламента предоставления ФНС России государственной услуги по регистрации контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.06.2012 N 94н, ККТ, подлежащая применению обособленным подразделением заявителя-организации, регистрируется в территориальном налоговом органе по месту нахождения данного обособленного подразделения.
Территориальные налоговые органы регистрируют ККТ заявителя-организации, осуществляющего деятельность через обособленные подразделения, которые находятся на территории одного муниципального образования, городов федерального значения Москвы и Санкт-Петербурга и которые подведомственны разным территориальным налоговым органам, в территориальном налоговом органе по месту нахождения одного из обособленных подразделений, где заявитель-организация поставлен на налоговый учет.
Аналогичное мнение высказано в Письме ФНС России от 25.11.2013 N ЕД-4-2/21059.
Одним из наиболее сложных вопросов, касающихся кассовой дисциплины в организациях с обособленными подразделениями, является ведение кассовой книги. В соответствии с абз. 9 п. 2.5 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 373-П) листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению.
Согласно п. 5.1 Положения N 373-П платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо кассовой книги, предусмотренной в абз. 1 данного пункта, ведет кассовую книгу для учета наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом). Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (п. 5.2 Положения N 373-П).
После выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня обособленное подразделение передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу (п. 5.6 Положения N 373-П).
Таким образом, Положением N 373-П установлена обязанность по ведению кассовой книги, в которой должны учитываться поступающие наличные деньги, не только организацией, но и каждым ее обособленным подразделением. Такая позиция изложена в Письме ФНС России от 17.05.2013 N АС-4-2/8827@.
Этот вывод подтверждается и арбитражной практикой, в частности Постановлением Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 по делу N А56-59643/2012. Как следует из материалов дела, налоговой инспекцией проведена проверка полноты учета выручки и порядка работы с наличностью в обособленном подразделении общества, по результатам которой общество было привлечено к административной ответственности, предусмотренной ч. 1 с. 15.1 КоАП РФ, за неоприходование в кассу денежной наличности.
Не согласившись с решением инспекции, общество обратилось в суд с исковым заявлением. По мнению общества, Положение N 373-П указывает на необходимость ведения кассовой книги только филиалами и представительствами, а не обособленными торговыми точками и удаленными рабочими местами. Кроме того, общество считает, что денежные средства были инкассированы непосредственно с торговой точки (АЗС) и не поступали в главную кассу головного офиса общества, в связи с чем общество не имело возможности оприходовать выручку в кассовой книге.
Суд, принимая сторону налоговой инспекции, сослался на то, что ежедневная инкассация непосредственно в банк не освобождает общество от обязанности оприходования поступивших наличных денежных средств в кассовую книгу. Ведение журнала кассира-операциониста в обособленном подразделении также не освобождает его от предусмотренной Положением N 373-П обязанности ведения кассовой книги для учета поступающих в кассу наличных денег.
Доводы общества о том, что Положением N 373-П установлена обязанность ведения кассовой книги только филиалами и представительствами, а не обособленными торговыми точками и удаленными рабочими местами, в то время как АЗС не является филиалом или представительством общества (не наделена функциями юридического лица, не имеет положений о филиале или представительстве, не отражена в уставе общества), отклонены судом как основанные на неправильном толковании Положения N 373-П.
Требование Положения N 373-П о ведении кассовой книги, в которую вносятся записи на основании приходных и расходных кассовых ордеров, должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением (Письмо Банка России от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255), и независимо от того, обладает ли такое обособленное подразделение статусом филиала или представительства юридического лица, а также вне зависимости от основания постановки на учет в налоговом органе согласно п. 3 или п. 4 ст. 83 НК РФ.
Рассмотрим вопрос об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе организации, имеющей в своей структуре обособленные подразделения.
В соответствии с п. 1.2 Положения N 373-П лимит остатка наличных денег - это максимально допустимая сумма денежных средств, которую можно хранить в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем организации (далее - касса), после выведения в кассовой книге суммы остатка денег на конец рабочего дня.
Обособленное подразделение (филиал, представительство) юридического лица, которому для совершения операций в кредитной организации или Банке России открыт банковский счет, устанавливает лимит остатка наличных денег в порядке, предусмотренном Положением N 373-П, для юридического лица (абз. 2 п. 1.2 Положения N 373-П).
На основании п. 1.3 Положения N 373-П юридическое лицо устанавливает лимит остатка наличных денег в соответствии с Приложением к Положению N 373-П.
Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет лимит остатка наличных денег с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях, за исключением случая, предусмотренного абз. 2 п. 1.2 Положения N 373-П.
Таким образом, если обособленные подразделения не имеют отдельного расчетного счета, то максимально допустимая сумма денежных средств, которую можно хранить в кассе, устанавливается в целом по организации, т.е. с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях.
Если у организации есть обособленные подразделения, которым открыты расчетные счета, то лимит остатка наличных денег определяется отдельно для каждого такого подразделения в порядке, предусмотренном Положением N 373-П.
Согласно п. 1.4 Положения N 373-П организация обязана хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег. Накопление организацией наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы; выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае осуществления организацией в эти дни кассовых операций.
В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита юридическим лицом не допускается.
В п. 1.5 Положения N 373-П определено, что уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим лицом, вносить наличные деньги юридическому лицу, или в банк, или в организацию, входящую в систему Банка России, уставом которой ей предоставлено право осуществления перевозки наличных денег, инкассации наличных денег, а также кассовых операций в части приема и обработки наличных денег, или в организацию федеральной почтовой связи для зачисления, перечисления или перевода их на банковский счет юридического лица.
Согласно п. 1.11 Положения N 373-П мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.
В заключение отметим, что в соответствии с положениями ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет за собой наложение административного штрафа:
на должностных лиц - в размере от 4000 до 5000 руб.;
на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

В обособленном подразделении документы, оформляющие операции с денежной наличностью, могут подписываться уполномоченным на то лицом. В качестве уполномоченного представителя может выступать любой сотрудник организации (в том числе управляющий обособленного подразделения), назначенный соответствующим ­распорядительным документом (например, приказом) головной организации.

С 1 июня 2014 г. при ведении кассовых операций применяется указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее - Указание № 3210-У).

Понятие «обособленное подразделение» (ОП), используемое для целей применения Указания № 3210-У, приведено в абз. 4 п. 2 Указания № ­3210-У, согласно которому под обособленным подразделением понимается подразделение юридического лица, по месту нахождения ­которого ­оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места).

Пунктом 3 Указания № 3210-У установлено, что уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим лицом, сдавать наличные деньги в кассу юридического лица, или в банк, или в организацию, входящую в систему Банка России, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

Понятие «уполномоченный представитель» Указанием № 3210-У не разъясняется. Однако п. 4 Указания № 3210-У определено, что кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель) из числа своих работников (далее - кассир) с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под личную подпись. Кроме того, п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н) установлено, что руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Федерального ­закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Таким образом, документы, оформляющие операции с денежной наличностью, могут подписываться уполномоченным на то лицом, в целях применения Указания № 3210-У такое лицо будет признаваться кассиром. В качестве уполномоченного представителя может выступать любое лицо (в том числе управляющий ОП), являющееся сотрудником организации и назначенное соответствующим распорядительным документом (например, приказом) головной организации. Таким образом, руководитель юридического лица вправе возложить все обязанности по ­оформлению кассовых документов в ОП на управляющего ОП.

К сведению

Свернуть Показать

1. Как было сказано, для обособленного подразделения, принимающего в кассу наличные денежные средства, головной организацией может быть установлен (приказом или иным распорядительным документом) один из двух порядков ­действий:

• сдавать наличность в банк или в организацию, входящую в систему Банка ­России, для зачисления на счет юридического лица;
• сдавать наличность в кассу головной организации.

От выбранного способа действий будет зависеть порядок установления лимита остатка кассы для ОП. В первом случае (при сдаче денег в банк) обособленному подразделению устанавливается отдельный (собственный) лимит остатка денежных средств в кассе. Причем установление данного лимита осуществляется не самим подразделением, а руководителем головной организации, который издает соответствующий распорядительный документ (приказ). Отдельный экземпляр такого документа направляется в подразделение (абз. 6 п. 2 Указания № 3210-У). Лимит рассчитывается по общим правилам, приведенным в приложении к Указанию № 3210-У (далее - Приложение). Во втором случае (деньги сдаются в кассу головной организации), как следует из формулировки абз. 5 п. 2 Указания № ­3210-У, обособленному подразделению также должен быть установлен собственный лимит остатка средств в кассе. Но порядок его расчета иной: сначала головная организация рассчитывает общий лимит для себя и с учетом имеющихся у нее подразделений (без учета тех, которые сдают наличность в банк). А затем из этого общего лимита выделяются лимиты для конкретных подразделений. Причем порядок такого «выделения» не прописан, поэтому, по нашему мнению, организация может установить его самостоятельно. Например, можно использовать формулу, по которой рассчитывался общий лимит, или установить лимит для каждого подразделения произвольно. Важно, что, как и в первом случае (при сдаче подразделением наличных в банк), экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег должен быть направлен в подразделение (абз. 6 п. 2 Указания № 3210-У).

2. Каждое обособленное подразделение, в котором ведутся кассовые операции, независимо от того, сдает оно денежную наличность в банк или в головную организацию, должно вести собственную кассовую книгу. Отметим, что в Указании № 3210-У данное требование напрямую не закреплено, однако оно вытекает из общего порядка учета денежной наличности, предполагающего внесение в кассовую книгу записей о каждом факте приема и выдачи наличности (абз. 3 подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Содержится это требование и в письме Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255, разъясняющем аналогичные нормы Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (действовало до введения в действие Указания № 3210-У, в настоящее время утратило силу).

Абзацем 7 подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У закреплено, что обособленные подразделения передают в головную организацию копию листа кассовой книги. Порядок передачи, включая сроки, устанавливается самим юридическим лицом с учетом срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности. Обратите внимание: совершенно необязательно передавать копию листа ежедневно, нужно зафиксировать порядок передачи также в специальном документе - приказе или включить его в учетную политику организации. Каких-либо требований к этому порядку Указание № 3210-У не содержит.

3. Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, и выдача обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, производится по приходным и расходным кассовым ордерам. Порядок приема и выдачи денег устанавливается самим юридическим лицом (подп. 5.3 п. 5, подп. 6.4 п. 6 Указания № 3210-У). Иначе говоря, приходные и расходные ордера следует оформлять в момент фактического получения и выдачи денег.

Иных особенностей ведения кассовых операций ОП Указание № 3210-У не ­содержит.