Первичные документы учета кассовых операций. Документы кассовые: оформление, проверка, хранение

Кассовые операции являются самыми многочисленными и самыми распространенными на предприятии. Их учет сопровождается оформлением целого ряда документов, главными из которых являются:

договор о полной индивидуальной ответственности кассира;

приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3);

расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);

платежная ведомость (форма № Т-53);

кассовая заявка (форма № 408027);

карточка депонента;

авансовый отчет (форма № АО-1);

объявление на взнос наличными (форма № 0402001);

кассовая книга (форма № КО-4);

журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);

отчет кассира;

справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6);

книга учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форм № КО-5);

препроводительная ведомость к сумке с денежной выручкой (форма № 0402006);

акт о проверке денежных средств кассы (форма № КМ-9);

акт инвентаризации денежных средств в кассе (форма № ИНВ-15);

1.3 Учет операций по расчетному счету

Расчетные операции между организациями - юридическими лицами возникают из договорных отношений по поставке материальных ценностей, оказанию услуг, выполнению работ. В соответствии с заключаемыми договорами одна сторона берет на себя обязательства поставить свою продукцию или товары, выполнить определенные работы, оказать услуги, а другая сторона обязуется оплатить стоимость полученных материальных ценностей, выполненных работ, оказанных услуг.

В процессе хозяйственной деятельности у организаций возникают также обязательства по расчетам с бюджетом и внебюджетными органами, связанные с налоговыми платежами и уплатой единого социального налога.

Поэтому организация системы расчетов, ее бесперебойное функционирование является важнейшим условием, обеспечивающим хозяйственные связи между организациями.

Вопросами организации расчетов, их нормативным регулированием занимается Центральный банк Российской Федерации. В соответствии с установленным им порядком расчеты между организациями, как правило, осуществляются путем безналичных платежей через банковскую сеть. Для этого организация открывает в банке расчетный счет. На него зачисляются все денежные средства, поступающие в пользу организации. Денег как таковых (денежных купюр) организация не получает, их заменяет расчетный документ, поступивший от должника через банк. Точно также при расчетах по своим обязательствам перед контрагентами организация сдает в банк только расчетные документы, на основании которых банк списывает с ее расчетного счета сумму платежа. Таким образом, наличные деньги (денежные купюры) в расчетах не участвуют, их заменяют платежные документы. Поэтому расчеты и называются безналичными.

Для открытия расчетного счета необходимо представить следующие документы:

заявление на открытие счета;

решение учредителей о создании организации (протокол собрания);

нотариально заверенные копии учредительных документов (устава и учредительного договора);

справку о регистрации организации;

справку налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика;

копию документа о регистрации в качестве плательщиков взносов в Пенсионный фонд и в Фонд обязательного медицинского страхования в РФ;

копию приказа руководителя организации о назначении главного бухгалтера и кассира (если по статусу организации обязанности кассира могут быть возложены на главного бухгалтера, то это указывается в заявлении);

карточки с нотариально заверенными образцами подписей (руководителя, его заместителя и главного бухгалтера и его заместителя) в двух экземплярах с оттиском печати.

Расчетный счет может открыть организация, являющаяся юридическим лицом, а значит, наделенная собственным имуществом, оборотными средствами и имеющая самостоятельный баланс. Этот счет используется для взаимных расчетов с другими организациями в безналичном порядке, но с него можно получить и наличные деньги (например, для выдачи заработной платы, для расчетов с работниками по командировкам, на хозяйственные нужды), а также зачислить на него наличные денежные средства (полученную от организаций наличную выручку, невыданную заработную плату, возвращенные работниками остатки неиспользованных авансов, выданных им под отчет на командировочные расходы или на хозяйственные нужды).

При открытии расчетного счета с банком заключается договор банковского счета, который регламентирует взаимоотношения между банком и клиентом по расчетно-кассовому обслуживанию. В приложении к договору определяются ставки на услуги банка. После подписания договора на расчетно-кассовое обслуживание счету присваивается номер.

Банк гарантирует клиенту право беспрепятственно распоряжаться своими денежными средствами, ограничения могут устанавливаться только законом. При этом банк, не нарушая право клиента на распоряжение имеющимися на счете денежными средствами, может использовать временно свободные денежные средства клиента в своих целях, за что клиенту начисляются проценты.

Банк устанавливает лимит остатка денежных средств, хранящихся на счете клиента. Если сумма денежных средств на счете окажется ниже этого лимита и несмотря на предупреждения банка не будет восстановлена в течение месяца, банк имеет право расторгнуть договор с клиентом по своей инициативе. Другим основанием для расторжения договора по инициативе банка является отсутствие операций по счету в течение года. Организация может расторгнуть договор банковского счета по своей инициативе в любое время на основании заявления об этом.

Расчетные субсчета и текущие счета.

Если организация имеет подразделения (склады, магазины, филиалы), которые открываются в производственных целях не по месту ее нахождения, а в другом регионе, то этим подразделениям по просьбе головной организации в регионе их деятельности могут быть открыты расчетные субсчета. Круг операций, осуществляемых по такому счету, определяется головной организацией, и только разрешенные ею операции могут проводиться подразделением.

Обычно расчетные субсчета открываются для зачисления выручки от реализации продукции в любой форме: покупатели в оплату за полученную продукцию могут в безналичном порядке перечислить денежные средства на расчетный субсчет подразделения, а могут произвести расчет наличными деньгами, которые вносятся на расчетный субсчет самим подразделением. Денежные средства с расчетного субсчета перечисляются затем на расчетный счет головной организации.

Кроме зачисления наличной выручки, все остальные операции по расчетному субсчету совершаются в безналичном порядке. Сниматься наличные деньги с него не могут. Для операций, связанных с выдачей наличных денег, предназначен текущий счет, который открывается также по просьбе головной организации ее подразделениям, расположенным в другом регионе. На текущий счет зачисляются денежные средства, перечисленные головной организацией для выдачи заработной платы и оплаты командировочных расходов. Они снимаются с текущего счета и выдаются целевым назначением. Снятие наличных денег на производственные цели возможно только в том случае, если оно по разрешению банка предусмотрено в числе операций, проводимых по этому счету.

В безналичном порядке можно производить только перечисление удержаний из заработной платы и заработной платы во вклады граждан. Если подразделение имеет и расчетный субсчет, и текущий счет, то по разрешению банка оно может переводить с расчетного субсчета на текущий счет денежные средства на выплату заработной платы и командировочных расходов. Головная организация устанавливает лимит таких перечислений.

Для открытия расчетного субсчета и текущего счета предъявляются приказ головной организации о создании подразделения, устав подразделения, заверенный головной организацией, карточки с образцами подписей, заверенные также головной организацией и ее печатью (нотариальное заверение не требуется).денежный

Основные операции, осуществляемые организациями по расчетному счету, - это безналичные расчеты с покупателями за отгруженную продукцию, выполненные для них работы, оказанные им услуги и с поставщиками за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные ими работы или оказанные услуги.

Расчеты производятся через банк на основании расчетных документов. Формы расчетных документов должны соответствовать установленным стандартам и иметь следующие обязательные реквизиты:

наименование расчетного документа;

номер документа; число (цифрами), месяц (прописью) и год (цифрами) его выписки;

наименование банка плательщика;

наименование плательщика и номер его счета в банке;

наименование получателя денежных средств и номер его счета в банке;

наименование банка получателя;

назначение платежа (за что производится оплата, например: за услуги по договору № 5 от 10 апреля 2000 г.);

сумма платежа (цифрами и прописью);

подписи и оттиск печати на первом экземпляре.

При оформлении документов не допускаются помарки, подчистки и исправления, даже оговоренные.

Безналичные расчеты между организациями осуществляются в разных формах. От выбранной формы расчетов зависит использование конкретного расчетного документа.

Расчеты платежными поручениями.

Платежное поручение представляет собой распоряжение владельца счета банку на перечисление денежных средств с его расчетного счета на счет получателя.

Последовательность операций при осуществлении расчетов и платежными поручениями состоит из следующих действий:

Поставщик в соответствии с договором поставляет покупателю материальные ценности или выполняет работы, оказывает услуги.

Покупатель сдает в свой банк платежное поручение на оплату за полученные материальные ценности, выполненные для него работы или оказанные ему услуги.

Банк покупателя списывает с расчетного счета покупателя сумму денежных средств, указанную в платежном поручении, и направляет платежное поручение банку поставщика для зачисления этой суммы на счет получателя.

Плательщику направляется выписка банка о списании с его расчетного счета денежных средств.

Банк поставщика зачисляет на расчетный счет поставщика перечисленную сумму.

Расчеты платежными требованиями.

Платежное требование представляет собой расчетный документ, в котором содержится требование поставщика к покупателю об уплате ему определенной суммы через банк за поставленные материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги.

Последовательность операций при осуществлении расчетов платежными требованиями:

Поставщик отгружает покупателю материальные ценности или выполняет для него работы либо оказывает ему услуги.

Поставщик оформляет в трех экземплярах требование и вместе с отгрузочными документами сдает его в свой банк.

Банк поставщика направляет требование банку покупателя.

Банк покупателя передает требование плательщику (покупателю).

На оплату требования покупателю дается 3 рабочих дня. В течение этого срока плательщик должен или акцептовать требование (т.е. согласиться на оплату), либо отказаться от оплаты полностью или частично.

Существуют банковские правила, устанавливающие причины для отказа. Плательщик может отказаться от оплаты в полной сумме в том случае, когда отсутствуют документы, подтверждающие отгрузку, отгружена не заказанная, некачественная или некомплектная продукция; произведена досрочная отгрузка без согласования с покупателем, указаны не согласованные с покупателем цены.

В определенных случаях не требуется согласие (акцепт) плательщика. Например, требования на оплату за газ, воду, электроэнергию, телефон и другие аналогичные услуги оплачиваются без акцепта.

Расчеты аккредитивами

Аккредитив представляет собой поручение банка покупателя банку поставщика оплатить расчетные документы, предъявленные поставщиком, на определенных условиях, указанных в аккредитиве.

Последовательность совершения расчетов с помощью аккредитива.

В соответствии со сроками, установленными в договоре, покупатель должен открыть аккредитив в пользу поставщика. Для этого покупатель подает в свой банк заявление об открытии аккредитива на определенную сумму. Банк на основании этого заявления снимает деньги с расчетного счета клиента и бронирует их на специальном счете.

Банк покупателя направляет банку поставщика поручение на открытие аккредитива.

Банк поставщика извещает своего клиента о том, что в его пользу открыт аккредитив.

Поставщик отгружает материальные ценности, выполняет работы или оказывает услуги, предусмотренные договором.

Одновременно поставщик сдает соответствующий условиям аккредитива комплект документов в свой банк.

Банк поставщика зачисляет денежные средства с аккредитива на расчетный счет клиента.

Банк покупателя открывающий аккредитив называется банком-эмитентом. А банк поставщика исполняет аккредитив - называется исполняющим банком.

Аккредитив действует в течение определенного срока, указанного в его условиях. Порядок расчетов, набор документов, которые должен представить поставщик, сроки представления и порядок их оформления, другие условия, необходимые для получения денег, - все это устанавливается в договоре на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), заключаемом между поставщиком и покупателем.

Аккредитивы могут быть покрытыми и непокрытыми.

Покрытым называется аккредитив, при открытии которого банк-эмитент перечисляет исполняющему банку денежные средства плательщика, снятые с его расчетного счета, или предоставленный банком плательщику кредит.

При открытии непокрытого аккредитива банк-эмитент не перечисляет исполняющему банку денежные средства, а предоставляет ему право списать сумму аккредитива со счета банка-эмитента, открытого им в исполняющем банке. Такие счета банки открывают друг для друга при установлении корреспондентских отношений.

По другому признаку аккредитивы делятся на отзывные и безотзывные.

Отзывной аккредитив банк-эмитент может аннулировать или изменить его условия без согласования с поставщиком, если в этом возникнет необходимость.

Безотзывный аккредитив не может быть аннулирован и его условия не могут быть изменены без согласия поставщика, в пользу которого открыт аккредитив.

Расчеты чеками.

Чек представляет собой письменное поручение владельца чека (чекодателя) банку, который его обслуживает, на перечисление определенной суммы денег, указанной в чеке, с его счета на счет получателя денежных средств (чекодержателя). Таким образом, в расчетах будут участвовать две организации - плательщик и получатель денежных средств и два банка - банк плательщика и банк получателя.

Организация-плательщик для оплаты за полученные материальные ценности, выполненные работы, оказанные ему услуги выдает чек предприятию, от которого эти ценности, работы или услуги получены. Но чек - это денежный документ, по которому деньги еще надо получить. Для этого организация, получившая чек (чекодержатель), предъявляет его в свое учреждение банка, а тот, в свою очередь, предъявляет требование об оплате чека банку, обслуживающему чекодателя (организация, выдавшая чек).

Для расчетов чеками организация должна получить в своем банке чековую книжку (определенное количество чеков). Для этого она подает в банк заявление и одновременно платежное поручение на депонирование денежных средств, т.е. снятие определенной суммы денег с расчетного счета организации и зачисление их на специальный счет в этом же банке, с которого будут только оплачиваться чеки, выдаваемые владельцем чековой книжки. Открыв клиенту специальный счет, банк выдает ему чековую книжку.

На бланках чеков должны быть проставлены следующие реквизиты:

наименование банка, выдавшего чековую книжку;

наименование чекодателя и номер его счета; лимит (предельный размер) суммы, на которую могут быть выданы чеки,

заверенный подписями должностных лиц банка и его печатью.

Одновременно владельцу чековой книжки выдается чековая карточка, в которой проставляются лимит суммы, номер счета чекодателя и его подпись.

Преимущество этого способа расчетов состоит в том, что он гарантирует каждой стороне исполнение обязательств его партнером: покупателю получение материальных ценностей (работ, услуг) против чека, а поставщику оплату за переданные материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги).

Чек оплачивается в полной сумме, на которую он выписан. Если все чеки в чековой книжке использованы, а лимит суммы не исчерпан, банк по желанию предприятия может выдать новые чеки на сумму не использованных денежных средств или перечислить остаток неиспользованных средств со специального счета на расчетный счет организации.

Чековая книжка, по которой установлен лимит расчетов, называется лимитированной чековой книжкой.

По такой книжке помимо лимита устанавливается также срок ее действия. Лимит устанавливается в размере суммы денежных средств, находящихся на специальном счете.

Если банк гарантирует оплату чеков при временном отсутствии у клиента средств на специальном счете в пределах определенной суммы по договоренности сторон, т.е. фактически будет кредитовать клиента, то такая чековая книжка называется не лимитированной.

Движение денежных средств на расчетном счете организации, т.е. их зачисление и списание, оформляется банковской выпиской.

Обязательными реквизитами этого документа являются:

номер расчетного счета клиента;

входящий остаток (т.е. остаток денежных средств на счете на начало рабочего дня в банке);

дата предыдущей выписки и остаток на конец этого дня (он называется исходящим и проставляется как входящий остаток в следующую банковскую выписку); дата предыдущей выписки необходима бухгалтеру предприятия для того, чтобы убедиться, все или не все банковские выписки получены организацией.

В выписке две колонки предназначены для сумм, зачисляемых на расчетный счет организации и списываемых с него в течение рабочего дня. При этом следует иметь в виду, что для организации и банка понятия «дебет» и «кредит» применительно к расчетному счету означают разное. Для организации расчетный счет является активным счетом и поступление денежных средств на счет означает «дебет» (приход), а списание денежных средств со счета означает «кредит» (расход). Расчетный счет организации для банка является источником денежных средств, т.е. пассивным счетом. Следовательно, любое поступление денег на счет организации означает для банка увеличение этого источника и поэтому проходит по кредиту счета, а списание денег со счета организации для банка является уменьшением источника и проходит по дебету счета.

В конце выписки проставляется остаток на конец дня. Бухгалтер должен при обработке выписок контролировать, чтобы такая же сумма стояла в следующей банковской выписке как входящий остаток (остаток на начало рабочего дня).

В специальной колонке проставляются номера платежных документов. Все платежные и другие оправдательные документы прилагаются к выпискам банка, выдаваемым клиентам. Бухгалтер организации сверяет все проставленные в выписке суммы с суммами, указанными в оправдательных документах. При обработке банковских выписок против каждой суммы проставляется номер корреспондирующего счета, означающий, с какого счета эта сумма зачислена или на какой счет она списана.

Для учета наличия и движения денежных средств организации, хранящихся в банках, используются активные счета 51 «Расчетные счета» и 55 «Специальные счета в банках».

По дебету этих счетов отражаются поступления денежных средств, по кредиту - их списание. Операции по движению денежных средств на счетах организации отражаются в бухгалтерском учете на основании банковских выписок и приложенных к ним денежно-расчетных документов. При зачислении денежных средств на счета организации корреспондирующим счетом по кредиту будет счет, являющийся источником их поступления. При списании денежных средств корреспондирующим счетом по дебету является счет, показывающий, на какие цели выбыли денежные средства предприятия.

Грамотное и четкое ведение расчетно-кассовых операций необходимо для эффективной работы любого предприятия. Одно из направлений в этой области - оформление первичных кассовых документов . Они представляют собой форму отчета о хозяйственной деятельности компании и подлежат контролю со стороны государственных органов. Поэтому процесс оформления таких документов требует особенно ответственного и профессионального подхода.

Компания «БФ Консалтинг» осуществляет комплексное любой организационно-правовой формы. Наши сотрудники имеют высокую квалификацию и богатый опыт работы по оформлению кассовой документации, официальных бумаг фирмы. В спектр наших услуг также входит ведение налогового и кадрового учета, консультирование, этих и других услуг определяется индивидуально для каждого клиента.

Порядок оформления первичных кассовых документов

Форма оформления первичных кассовых документов регламентирована соответствующими законодательными актами. Документы, не соответствующие установленным стандартам, не могут считаться действительными. В перечень основных первичных кассовых документов входят:

• приходный кассовый ордер,
• расходный кассовый ордер,
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов,
• кассовая книга,
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В первичные документы могут быть внесены изменения также в соответствии с установленными нормами. Это правило не распространяется на приходный и расходный кассовый ордера. Внесение каких либо изменений в эти документы делает их недействительными.

Приходный кассовый ордер (ПКО) используется для регистрации факта поступления наличных денег в кассу предприятия. В документе указываются:

• содержание хозяйственной операции,
• сумма налога,
• прилагаемые первичные и другие документы с датой их составления и номером,
• код структурного подразделения, на которое приходуются средства.

Расходный кассовый ордер (РКО) регистрирует факт выдачи наличных денег из кассы компании. Этот документ выписывается в одном экземпляре и несет информацию о:

• содержании хозяйственной операции,
• прилагаемых первичных и других документах,
• лицах, получающих наличные деньги и др.

В журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов регистрируются ПКО, РКО, заменяющие их документы платежных ведомостей, счетов до передачи в кассу предприятия.

Любая хозяйственная операция предприятия должна быть подтверждена документально. Поскольку (прием и выдача денег) тоже подпадают под эту категорию, законодательство предписывает документальное оформление кассовых операций.

Порядок оформления кассовых операций

Детально об этом написано в Указании ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» В частности, там указано, что кассовые операции должны оформляться типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Государственным комитетом статистки России и согласованы с Центральным банком России и Министерством финансов.

Необходимая документация и её заполнение

Государственный комитет статистики России утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной документации (то есть документы, при помощи которых ведется документация кассовых операций на предприятии):

• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
• расчетно-платежная ведомость;

При этом индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов или доходов и расходов либо физических показателей (согласно требованиям НК РФ), кассовые документы (приходные и расходные ордера) могут не оформлять.

Освобождены ИП и от ведения кассовой книги. Однако, если предприниматель с целью улучшения контроля над движением наличных денежных средств примет решение документировать кассовые операции, ему необходимо следовать нормам, установленным ЦБ РФ.

Рассмотрим подробнее, какими документами оформляются кассовые операции (все они входят в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93).

Кассовая книга

Кассовая книга (номер согласно ОК 0310004) ведется для учета наличных денег, которые поступают в кассу. Такую книгу можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.

В случае ведения книги на бумаге все ее листы должны быть пронумерованы до начала внесения записей, скрепляющую листы бумагу должны подписать главный бухгалтер и руководитель. Также книга должна быть заверена печатью индивидуального предпринимателя (при наличии у него таковой).

В случае ведения книги в электронной форме должны быть приняты меры для того, чтобы сведения невозможно было изменить или подделать.

Записи в такой книге заверяются электронными цифровыми подписями уполномоченных лиц, а решение о сроках распечатывания информации (ежедневно, раз в неделю или квартал и тому подобное) принимает руководитель. Организации и ИП имеют право вовсе не распечатывать цифровые кассовые документы, если учетная политика предприятия подразумевает ведение документооборота в электронном виде. В этом случае нужно позаботиться о том, чтобы ЭЦП были у всех материально ответственных сотрудников.

Нумерация страниц должна вестись и в электронном варианте кассовой книги, при этом она осуществляется автоматически и в хронологическом порядке. Распечатанные экземпляры листов кассовой книги необходимо собрать в отдельную папку – делать это можно по мере возможности или желания, но в течение одного календарного года книга должна быть собрана.

Записи в кассовой книге делает кассир на основании приходных и расходных ордеров – только на те средства, что поступили непосредственно в кассу. Наличные деньги, принятые платежным агентом или банковским субагентом, фиксируются в отдельных кассовых книгах, которые ведут непосредственно сами агенты.

В конце каждого рабочего дня кассир должен сверять данные кассовой книги с данными кассовых документов и фиксировать своей подписью сумму остатка наличных средств. После этого сверку данных производит главный бухгалтер или руководитель (в случае отсутствия бухгалтера) и тоже подписывает.
Если в какой-либо день или даже дни не было произведено ни одной кассовой операции, остаток каждый раз выводить не нужно: суммой остатка будет считаться последний выведенный в тот день, когда операции производились.

Контроль ведения кассовой книги осуществляет главный бухгалтер предприятия. В его отсутствие контроль осуществляет руководитель предприятия.

Отметим еще раз, что с 1 июня 2014 года предприниматель не обязан вести кассовую книгу, но может это делать для организации контроля и кассовой дисциплины.

Приходный ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) имеет, согласно Общему классификатору, номер 0310001 и документирует оформление кассовых операций (поступление в кассу наличных денег). Ордер может быть заполнен как вручную, так и на компьютере или печатной машинке, помарки и исправления при этом не допускаются.

Помимо регистрационного номера, ордер должен иметь следующие реквизиты:

• наименование предприятия, структурного подразделения (при необходимости) с указанием кодов по ОКПО;
• дату заполнения;
• номер корреспондирующего счета или субсчета (при ведении бухгалтерского учета).

Кассир обязан проверить сведения в приходном ордере (на правильность и полноту), а также прилагаемые документы.

Расходный ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) имеет, согласно Общему классификатору, номер 0310002 и служит для оформления выдачи средств из кассы.
Реквизиты расходного ордера такие же, как и у приходного, кроме того, он должен быть заверен главным бухгалтером и подписан руководителем (или уполномоченным им лицом).

Выдавая средства, кассир должен проверить у получателя расписку (заполняется только собственноручно получателем, сумма рублей указывается прописью, копеек – цифрами) и документ, подтверждающий личность (внутри предприятия это может быть удостоверение). Реквизиты документа кассир должен записать.

Если выдача средств происходит по доверенности, в ордере после имени получателя указывают имя доверенного лица. Если при этом средства выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир должен написать «По доверенности». Доверенность прилагается к ордеру или ведомости.

Книга учета денежных средств

Книга учета денежных средств ведется старшим кассиром для документирования кассовых операций между ним и остальными кассирами в течение рабочего дня (при небольших масштабах бизнеса в такой книге необходимости нет).

Код книги по ОК – 0310005.

В начале рабочего дня лицо, ответственное за ведение кассовых операций (кассир, старший кассир или другой сотрудник, уполномоченный приказом руководителя) выдает наличные необходимому кругу лиц под роспись в книге, в конце рабочего дня остаток средств сдается тоже под роспись.

В случае, если средства выданы для выплаты заработной платы, отчитаться за них нужно до окончания проставленного в платежной ведомости срока.

Остаток невыданных денег ежедневно опечатывается в конверт с указанием точной суммы и сдается ответственному лицу под расписку. Если по истечении срока, проставленного в платежной ведомости, остается какая-то сумма, она возвращается в центральную кассу, а в книге делается соответствующая запись.

Несмотря на то, что вся ответственность за ведение учета и контроль за ним возложена на главного бухгалтера, на практике материально ответственным глава бухгалтерии может и не являться. Сохранность наличных руководитель или ИП может поручить как себе лично, так и любому другому сотруднику, облеченному особым доверием.

Расчетно-платежная ведомость

Этот документ ведется для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам предприятия. Код по Общему классификатору – 0301009.

Ведомость составляется бухгалтерией в одном экземпляре на основании первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и тому подобного. Если работники получают заработную плату на банковские карты, составляется только расчетная ведомость.

В ведомости указываются все необходимые к выдаче работнику суммы: заработная плата, социальные выплаты, надбавки и премии (а также вычеты и удержания). Общая сумма выплат указывается на титульном листе.

Напротив фамилий тех работников, которым зарплата по каким-либо причинам не выплачена в отведенный по ведомости срок, указывается «депонировано». В последней графе ведомости проставляют общую сумму выплат, на нее же составляют РКО, а номер и дату ордера фиксируют в ведомости. Отдельно фиксируют сумму депонированных средств.

Необходимо отметить, что при выдаче заработной платы и прочих выплат сотрудникам наличными денежными средствами, предприниматель обязан формировать расчетно-платежные (или платежные) ведомости.

Платежная ведомость

Ведется для учета выдачи заработной платы и других выплат работникам. Код согласно Общему классификатору – 0301011. Оформляется так же, как и расчетно-платежная (расчетная) ведомость.
Заработную плату работникам можно выплачивать и по расходному ордеру, но разумнее вести учет в ведомости.

Общее документирование кассовых операций ведется главным бухгалтером (или лицом, его заменяющим) или руководителем. Исправления в документах не допускаются.

Что нового принесет 2018

С 2017 года субъектам малого предпринимательства предоставлена возможность не устанавливать лимиты наличных денег в своих кассах: они могут, не нарушая закон, накапливать необходимые суммы.

В новом 2018 году все кассовые документы остаются прежними, как и форма их подачи: в бумажном виде; через электронные системы.

Основные изменения 2018 года связаны с тем, что повседневную жизнь предпринимателей все обширнее охватывает электронная документация:

• теперь законодательно определено, что операции с наличными, проводимые через ККТ в течение дня, можно фиксировать по окончании проведения кассовых операций (одним ПКО в конце дня);
• предусмотрена возможность электронного обмена документами и информацией с сотрудниками (квитанцию о получении денег по ПКО можно отправить на электронную почту, а об отмене приходной операции сообщить в системе учета);<
• закреплена норма о том, что кассовые операции могут проводиться любым уполномоченным лицом, если в штате отсутствует должность кассира.

С 1 июля 2018 года станет реальностью обязанность применения электронных ККТ для большинства предпринимателей. Выглядеть это будет примерно так:

• во время покупки формирование чека будет осуществляться в электронном виде;
• составленный таким образом кассовый документ будет автоматически в онлайн режиме отсылаться в налоговую;
• при отдельном требовании покупателя предприниматель должен будет отослать дубликат чека на электронную почту, указанную клиентом.

Установка дополнительного и недешевого оборудования потребует от ИП существенных затрат. Для некоторых категорий налогоплательщиков НК РФ предусмотрел право на получение налогового вычета размере до 18000 руб.

Перспектива применения ККТ грозит не всем предпринимателям. Для некоторых оставили возможность пользоваться БСО при проведении расчетов. Но теперь их формирование также будет производиться с помощью единого программного обеспечения.

Контроль кассовых операций: Видео

Кассовые операции осуществляются в следующем порядке:

1 – оформляются первичные документы по приходу и расходу;

2 – первичные документы регистрируются в журнале регистрации;

3 – производятся записи в кассовую книгу;

4 – ежедневно в конце дня подводятся итоги по кассовой книге;

5 – отчет кассира с приходными и расходными документами сдается в бухгалтерию.

Кассовые операции оформляются учетными документами типовой формы.

В их числе:

– приходный кассовый ордер – форма № КО-1;

– расходный кассовый ордер – форма № КО-2;

– журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов – форма № КО-3;

– книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств – форма № КО-5.

По приходному кассовому ордеру производится прием наличных денег в кассу. Ордер подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. При этом лицу, сдающему деньги, выдается квитанция, заверенная подписью кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция является частью приходного кассового ордера, заполняется одновременно с ним и выдается только после получения денег.

По расходному кассовому ордеру деньги выдаются из кассы. Также выплата денег может производиться по расчетно-платежной ведомости, по платежной ведомости, заявлению на выдачу денег и др. документам. Расходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером. При получении наличных денег получатель должен предъявить документ, удостоверяющий личность, или доверенность, оформленную в установленном порядке.

В КАССОВЫХ ДОКУМЕНТАХ НЕ ДОПУСКАЕТСЯ НИКАКИХ

ПОМАРОК, ПОДЧИСТОК И ИСПРАВЛЕНИЙ

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Все первичные документы по приходу и расходу до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в специальном журнале регистрации, где каждому документу присваивается порядковый номер.

Кассовая книга ведется в кассе в течение определенного периода (месяца, квартала, года). В ней регистрируются все поступления и выдачи наличных денег. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и подписана руководителем и главным бухгалтером. Кассовая книга может вестись как на бумажном носителей, так и в электронном виде. В последнем случае по окончании отчетного периода она распечатывается и оформляется соответствующим образом.

Записи в кассовую книгу ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу ручкой. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу.

Первичные документы по учету кассовых операций

Она является отрывной частью листа и служит отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после совершения операции. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток по кассе и передает в бухгалтерию отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (в 1-м экземпляре). Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Бланки форм кассовых документов

Приходный кассовый ордер. Бланк формы № КО-1

Приходный кассовый ордер используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Бланк формы КО-1. Инструкция по заполнению

Расходный кассовый ордер. Бланк формы № КО-2

Расходный кассовый ордер используется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

Какими первичными учетными документами оформляются кассовые операции

Сформированный расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3)

Бланк формы КО-2. Инструкция по заполнению

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Бланк формы № КО-3

Унифицированная форма № КО-3 применяется в бухгалтерии организации для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов до передачи в кассу. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.

Регистрация кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

Бланк формы КО-3. Инструкция по заполнению

Унифицированная форма № КО-4

Кассовая книга применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Бланк формы КО-4. Инструкция по заполнению

Расчет лимита остатка кассы

Для установления лимита остатка наличных денежных средств в кассе организация или индивидуальный предприниматель должны представить в банк, осуществляющий расчетно-кассовое обслуживание, расчет на бланке формы № 0408020 в двух экземплярах. Один экземпляр остается учреждении банка, второй возвращается в организацию со сведениями об установленном лимите денежных средств в кассе организации и разрешением на расходование наличных денежных средств, поступающих в кассу.

Бланк формы 0408020. Инструкция по заполнению

2.1.3 Первичные документы по учёту кассовых операций.

Грамотное и четкое ведение расчетно-кассовых операций необходимо для эффективной работы любого предприятия. Одно из направлений в этой области — оформление первичных кассовых документов . Они представляют собой форму отчета о хозяйственной деятельности компании и подлежат контролю со стороны государственных органов. Поэтому процесс оформления таких документов требует особенно ответственного и профессионального подхода.

Компания «БФ Консалтинг» осуществляет комплексное бухгалтерское обслуживание фирм любой организационно-правовой формы. Наши сотрудники имеют высокую квалификацию и богатый опыт работы по оформлению кассовой документации, официальных бумаг фирмы. В спектр наших услуг также входит ведение налогового и кадрового учета, консультирование, восстановление бухгалтерского учета. Стоимость этих и других услуг определяется индивидуально для каждого клиента.

Порядок оформления первичных кассовых документов

Форма оформления первичных кассовых документов регламентирована соответствующими законодательными актами. Документы, не соответствующие установленным стандартам, не могут считаться действительными. В перечень основных первичных кассовых документов входят:

• приходный кассовый ордер,
• расходный кассовый ордер,
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов,
• кассовая книга,
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В первичные документы могут быть внесены изменения также в соответствии с установленными нормами. Это правило не распространяется на приходный и расходный кассовый ордера. Внесение каких либо изменений в эти документы делает их недействительными.

Приходный кассовый ордер (ПКО) используется для регистрации факта поступления наличных денег в кассу предприятия.

Нюансы документального оформления кассовых операций

В документе указываются:

• содержание хозяйственной операции,
• сумма налога,
• прилагаемые первичные и другие документы с датой их составления и номером,
• код структурного подразделения, на которое приходуются средства.

Расходный кассовый ордер (РКО) регистрирует факт выдачи наличных денег из кассы компании. Этот документ выписывается в одном экземпляре и несет информацию о:

• содержании хозяйственной операции,
• прилагаемых первичных и других документах,
• лицах, получающих наличные деньги и др.

В журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов регистрируются ПКО, РКО, заменяющие их документы платежных ведомостей, счетов до передачи в кассу предприятия.