Организация обязана компенсировать затраты на обслуживание машины, если она используется в служебных целях (ГСМ, амортизация автомобиля, парковка). Для этого необходимо прописать данный пункт в должностной инструкции или взять письменное заявление работника, где будут указаны пункты о необходимости использования своего транспорта для выполнения служебных обязанностей. В свою очередь, в организации должен быть издан приказ о компенсации за эксплуатацию личного транспорта работника, образец которого можно найти .
Способы дополнительной обработки личных транспортных расходов
Однако работники исключаются из оплаты за топливо или топливо за электрическое транспортное средство. Которые пользуются постоянным предоставлением своим работодателем транспортного средства, на которое распространяется последний, с расходами на топливо или электроэнергию, которые не несут каких-либо транспортных издержек или из-за уменьшения расстояния, которое их место жительства с места работы или потому, что их работодатель предоставляет бесплатные поездки. Осуществляется поддержка затрат на топливо и электроэнергию.
Оплатить затраты работника на машину, которая была использована на благо организации, должна, соответственно, сама организация. Варианты оплаты расходов на автомобиль прописаны в ст. 188 ТК РФ.
Варианты компенсации:
- Выплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях на основании ТК РФ.
- Оформление с работником договора аренды на личный автомобиль.
- Оформление ссуды, которая в результате является безвозмездным пользованием автомобиля.
Как компенсировать
Рассмотрим наилучший для обеих сторон вариант компенсации расходов предприятия и минимизации налогового бремени.
Для предприятий, на которые распространяется годовое обязательство вести переговоры, то есть в основном предприятия с не менее чем 50 сотрудниками, в которых назначен профсоюзный делегат: по соглашению между работодателем и представителями профсоюзных организаций представителей на предприятии, по другим обязательствам: односторонним решением работодателя, после консультации с советом по трудоустройству или, при необходимости, с представителями персонала, если они существуют. Такой уход не является обязательным для работодателя, но до тех пор, пока он предоставляется, он должен пользоваться таким же образом от всех работников, которых он обязан использовать, в условиях, изложенных выше, их личный автомобиль в зависимости от расстояния между их домом и местом работы.
Иногда используется договор ссуды, но это самый невыгодный вариант, так как, безвозмездно взяв в эксплуатацию автомобиль, вам придется в итоге признать его в качестве дохода, на который положен налог. Подробнее – в ст. 250 НК РФ. При этом размер данного дохода высчитывается на основании рыночной стоимости и должен быть подтвержден независимой оценкой.
Путевые листы на компенсацию
Порядок оплаты личных транспортных расходов устанавливается сторонами сторон соглашения компании или работодателем. Сотрудники, занятые неполный рабочий день, которые работают по крайней мере на неполный рабочий день, получают пособия, эквивалентные сотрудникам, занятым полный рабочий день. Для сотрудников, чье рабочее время меньше половины времени, участие должно быть рассчитано как подлежащее доля от количества отработанных часов по сравнению с половиной времени. Для того, чтобы работодатель мог оправдать оплату расходов на топливо или электроэнергию для тех сотрудников, которые извлекают выгоду из этого, последний должен предоставить ему причины, оправдывающие тот факт, что они не могут использовать транспорт вместе с фотокопией карточки регистрации транспортного средства транспортного средства, которое они используют.
Что касается варианта использования личного имущества со взятием его в аренду, то он гораздо лучше предыдущего. Соглашение аренды личного транспорта сотрудника более выгодно для обеих сторон. Кроме того, оформить необходимые документы намного легче и быстрее, как и выплачивать собственно компенсацию работнику.
Но наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе. Можно привести наглядный пример. Предприятие выделяет работнику денежные средства как компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях. Сумма за полный месяц составляет 5000 рублей. Если сотрудник работает неполный месяц, сумма выплачивается пропорционально отработанному времени. Например, с 10 января 2017 года он ушел в отпуск на 2 недели и вернулся на работу 25 числа. В январе – 21 рабочий день, из которых работник был на рабочем месте 7 дней.
Налоговый режим для факультативной оплаты личных транспортных расходов
Освобождение от подоходного налога является преимуществом, обусловленным факультативным управлением расходами на топливо или расходами на поставку электромобилей, производимых сотрудниками, до 200 евро в год. оценивается в каждом календарном году. Дополнительный налогооблагаемый доход по подоходному налогу в соответствии с обычными правилами окладов и заработной платы является преимуществом, вытекающим из предположения работодателя или работодателя о расходах на личный транспорт.
Наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе фиксированной суммой.
Расчет компенсации: 5000 / 21 дн. х 7 дн. = 1 667 рублей должно быть выплачено по итогам месяца.
Оформление компенсации
Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:
Влияние варианта режима реальных издержек
Сотрудники, которые предпочитают вычитать свои профессиональные расходы в рамках системы фактических и обоснованных расходов, должны добавить к своему налогооблагаемому валовому доходу часть доли их работодателя от налога на потребление, освобожденного от налога на прибыль. могут отказаться от восстановления освобожденной стороны в своем налогооблагаемом вознаграждении, и в этом случае они не могут вычесть свои профессиональные расходы, связанные с поездкой между обычным местом проживания и местом работы.
- Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
- Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
- Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
- Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.
Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.
Налоги и участие на основе заработной платы
Преимущество, обусловленное добровольным принятием личных транспортных издержек, исключается из оценки взносов и взносов правового происхождения или происхождения договора, которые обязательны законом до предела в 200 евро в год на одного работника, Преимущество, вытекающее из предположения работодателя о личных транспортных расходах, превышающих 200 евро в год, также исключается из базы оценки для определенных условий и ограничений, установленных в вышеупомянутом межминистерском циркуляре. Эти льготы не подпадают под те же условия и пределы в отношении налогов и участия на основе заработной платы, налоговая база которой соответствует налоговой базе взносов социального обеспечения.
Компенсация за транспорт и налоги
В том случае, если на предприятии работник использует свой личный транспорт для реализации служебных заданий, которые согласованы с руководством, необходимо этот момент указывать в бухгалтерских документах. Налогообложение при этом касается не всей суммы компенсации, а только суммы в пределах законного норматива, независимо от того, какая это организация, с упрощенной или общей системой налогообложения. Подробнее – в ст. 264 и 346.16 НК РФ. Чтобы было проще считать и осуществлять страховые взносы, многие организации устанавливают размер компенсации в границах с учетом норм налогообложения.
Частичное предположение о цене абонентских билетов выплачивается агенту при предъявлении доказательства (доказательств) транспорта. Агенты сообщают о любых изменениях в их индивидуальных обстоятельствах, которые могут изменить условия ухода. Чтобы быть допущенным к частичному допущению, акции должны быть зарегистрированы и соблюдать правила действительности этих ценных бумаг.
Периоды приостановления ухода
Частичная обработка билетов приостановлена на период. Отпуск по болезни, длительный отпуск по болезни, тяжелый отпуск по болезни, длительный отпуск, отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком, отпуск по уходу за ребенком, отпуск по уходу за ребенком, отпуск по профессиональной подготовке, отпуск по уходу за профсоюзом, сопровождающий отпуск лица в конце его или ее жизни, оставляют в отношении сберегающего время счета или бонусного отпуска. Тем не менее, уход должен поддерживаться до конца месяца, в который начинается отпуск.
Нормативы компенсаций, в основном, зависят от объема двигателя транспорта. Подробнее это описано в Постановлении Правительства РФ № 92 :
- Легковые автомобили (объем двигателя до 2 тыс. куб.) – 1 200 руб.
- Автомобили с объемом двигателя больше 2 тыс. куб. – 1 500 руб.
- Мотоциклы – 600 руб.
- Грузовые автомобили зачастую оплачиваются в полной мере, и учитывается полная сумма компенсации.
В 2017 году компенсация с расходов осуществляется только после оплаты, в соответствии со ст. 272 НК РФ.
Если возобновление службы после такого отпуска происходит в течение более позднего месяца, следует соблюдать осторожность за весь этот месяц. Поэтому он должен быть включен в предварительно напечатанную сумму налогооблагаемого вознаграждения совокупного отчета о прибылях и убытках.
Налогоплательщик проверяет точность заявленной суммы и в случае ошибки изменяет ее. Каждый сотрудник отвечает за управление расходами на поездки, развлечения и командировки. Поскольку путешествие является неотъемлемой частью бизнеса, предполагается, что сотрудники готовы путешествовать в соответствии с этими рекомендациями и предоставлять соответствующую документацию для поддержки.
Компенсация расходов за ГСМ
Подробная информация на данную тему представлена в письмах от Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/39239 и № 03-03-01-02/140 . Например, компенсация за использование личного транспорта работника составляет 1 300 рублей в месяц. Кроме этого, идет возмещение ГСМ – 3 000 рублей + затраты на амортизацию или ремонт автомобиля. Таким образом, в налоговых расходах учитывается только 1 300 рублей основных затрат на компенсацию. При этом НДФЛ с такого рода компенсации не надо удерживать. Налогообложение при этом можно не учитывать.
Запрос на поездку должен быть заполнен и утвержден до любого международного рейса; он не требуется для национальных или внутрирегиональных поездок. Исключение не допускается. . Изменения в пути, сделанные в середине, должны быть сделаны туристическим агентством, утвержденным страной происхождения.
Он не предусматривает более чем одну промежуточную остановку для внутренних полетов и не более двух промежуточных остановок для международных поездок. Это не увеличивает общее время поездки, затрачиваемое на один путь более двух часов для национальных и четырехчасовых поездок для международных поездок. Записывает вылет не более чем за два часа до или после расписания, необходимого для национальных поездок и не более чем за шесть часов до или после расписания, необходимого для международных поездок. Прибытие не более двух часов до или после расписания, необходимого для национальных поездок и не более чем за шесть часов до или после расписания, необходимого для международных поездок. Он обеспечивает экономию не менее 20% от стоимости обратного билета. . За исключением старших должностных лиц и старших должностных лиц, зарегистрированные программы идентификации пассажиров не подлежат выкупу.
НДФЛ с компенсации удерживать не нужно. От налога ее освобождает ст. 217 НК РФ. Однако не стоит забывать о том, что необходимо указать требуемую величину, которая зафиксирована в соглашении трудового договора.
Страховые взносы также не начисляются, так как отчисления идут только из оговоренной в соглашении суммы. Подробнее – в письме № 30-21/10260 .
Налог на прибыль организаций
Следующие дополнительные сборы за обслуживание не подлежат возврату. Старшие вице-президенты и старшие менеджеры могут путешествовать по бизнес-классу на внутренних рейсах не менее 6 часов полета до места назначения. Полеты менее чем через 6 часов после одной ночи вылета должны быть в экономике. Старшие исполнительные руководители и старшие руководители могут летать в первом классе на всех рейсах.
Исключение доступно только по просьбе вице-президента. Путешественник может сопровождать клиента или потенциального клиента, путешествующего в бизнес-класс или первый класс. Это исключение должно быть сначала одобрено вице-президентом. Поставщики должны быть выбраны без учета таких рекламных программ. Любые расходы на использование миль для часто летающих пассажиров для обновления не подлежат возврату, и запросы на обновление должны быть сделаны непосредственно с авиакомпаниями.
Компенсировать пользование личным авто сотрудника компания может в любом размере, однако зачастую в статье расходов ставится стандартная сумма. Дополнительные расходы на амортизацию автомобиля и ГСМ, как правило, в компенсации не учитываются. Учитывать их следует отдельно, в базе по налогу и прибыли. На законодательном уровне не установлены требования по расходам ГСМ и четко не прописано, что они должны быть включены в компенсацию за использование личного автомобиля. В соответствии с Трудовым кодексом идет разделение компенсации и непосредственно возмещаются расходы.
Дополнительное страхование полетов не является возмещением расходов. Агентство не будет отвечать требованиям отелей или проката автомобилей для личной части поездки. Ответственность работника заключается в запросе цитаты в агентство и документировании разницы во время бронирования. Путешественник несет ответственность за уплату любых дополнительных расходов, которые могут быть понесены путем добавления личной поездки. Кроме того, сканированная копия чека должна быть приложена к расходам. Пилот должен иметь действительный и действительный сертификат об авторизации, который разрешает ему пилотировать воздушное судно.
- Самолет должен иметь действующий сертификат летной годности.
- Страхование гражданской ответственности самолета должно быть не менее $ 000.
Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездку (Статья 188 ТК РФ).
Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммы:
- компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;
- возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.
Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.
Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.
Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:
- степень его износа и срок полезного использования (Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19; п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260);
- интенсивность его использования (Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@).
Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:
(или
) приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяц (Пункты 17 - 20 ПБУ 6/01 "Учет основных средств", утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н);
(или
) установить расценки за 1 км "служебного" пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.
Группы и совещания должны учитывать этот критерий при выборе места проведения собрания или мероприятия. Организации несут ответственность за оценку риска для сотрудников, путешествующих на одном рейсе, и при необходимости корректируя планы поездок. Если поездка отменяется после забронирования, то единственный пассажир несет ответственность за уведомление агентства аннулирования до даты отъезда, чтобы гарантировать, что электронные билеты будут возвращены в случае стоимости или задокументированы и использованы для будущих путешествий, если билет он не возвращается.
Смотрим "зарплатные налоги"
Не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе "на травматизм") в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателя (Статья 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217 НК РФ; пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах..."; пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").
Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:
1) соглашение
между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре;
2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства
, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающие (Письмо Минфина России от 27.12.2010 N 03-03-06/1/812; Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 N 21-18/44-1, от 18.09.2007 N 18-11/3/088756@), так и запрещающие это делать (Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150);
3) документы учета служебных поездок:
(если) вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листы
(Утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78). Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатора (Письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354));
(если
) вы платите компенсацию, не учитывая "служебный" пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы
. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т.п.
Обратитесь в отдел бизнес-отделов за подробной информацией о возвращенных авиабилетах. Если бизнес-деятельность требует проката автомобиля, все сотрудники должны использовать предпочтительного поставщика компании. Принять страховую защиту для найма с компанией, отличной от предпочтительного поставщика компании. Всем сотрудникам рекомендуется отменить всю страховую защиту для аренды автомобиля у предпочтительного поставщика компании. Заказы на бронирование, сделанные через другой канал бронирования или агентство, не будут возвращены. Все сотрудники должны арендовать средние или малые автомобили. Отправьте список путешественников с примечанием о расходах. Старшие вице-президенты и топ-менеджеры могут арендовать автомобили из нормальный размер. Автомобили не могут быть арендованы для использования в Азии, Индии, Центре или Южной Америке, Африке или на Ближнем Востоке, если ранее не было санкционировано вице-президентом на посту. Сотрудник должен обеспечить, чтобы соответствующий тариф был применен во время аренды, Пожалуйста, ознакомьтесь с инструкцией по путешествию. Страховые сборы не включены в личную или развлекательную аренду. Важно, чтобы сотрудники проверяли с вашей страховой компанией покрытие вашей аренды автомобиля. В случае, если у сотрудника произошел несчастный случай, Соблюдайте следующие процедуры: Немедленно обратитесь в местное управление полиции и сообщите отчет о сбоях. Если вы участвуете в работе третьих лиц, получите соответствующую информацию, такую как номер водительского удостоверения, регистрационный номер транспортного средства и информация на страхование. Сообщите местному бюро проката автомобилей, где автомобиль был поврежден, и заполните форму несчастного случая на прокат. Вернитесь, отправьте копию полицейского отчета, автокатастрофу и автокатастрофе. договор аренды автомобиля с административным отделом, ответственным за корпоративные поездки в головном офисе компании В случае травм обратитесь к своему старшему сотруднику по вопросам риска на номер 658 как можно скорее. Если предпочтительный поставщик недоступен, закажите самый дешевый вариант. . Сотрудников можно попросить использовать их автомобили по деловым причинам.
Примечание
Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организации (Пункт 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете");
4) чеки (квитанции, накладные)
на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта). Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя:
(или
) из фактического расхода ГСМ на 100 км "служебного" пробега;
(или
) норм расхода ГСМ, указанных в технической документации автомобиля;
(или
) Норм Минтранса (Пункты 7.1, 7.2 Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р);
5) расчет
компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации - в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.
Совет
Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации. Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов.
Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами как сумма компенсации за износ, так и сумма возмещения расходов (Пункт 3 ст. 217 НК РФ; пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ; Письма Минфина России от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98).
Однако это не означает, что от обложения "зарплатными налогами" освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.
Из авторитетных источников
Стельмах Николай Николаевич, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России
"Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:
- принадлежность используемого автомобиля работнику;
- расчет компенсации;
- фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);
- сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).
Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форме (Пункт 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы".
Учитываем компенсацию для целей налогообложения
Для целей налогообложения прибыли
суммы компенсации за использование личного транспорта работника учитываются в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных норм (Подпункт 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270, пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92; Письмо Минфина России от 09.08.2011 N 03-03-06/1/465):
- по легковым автомобилям:
- при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 руб.;
- при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см - 1500 руб.;
- по мотоциклам - 600 руб.
При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:
- для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документы (Пункт 1 ст. 252 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@). Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательно (Постановления ФАС ЦО от 25.05.2009 по делу N А62-5333/2008; Семнадцатого ААС от 31.01.2008 N 17АП-218/2008-АК). Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок;
- суммы возмещения транспортных расходов работнику для целей налога на прибыль не учитываются. Поскольку, как считают контролирующие органы и суды, компенсация включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, в том числе и затрат на ГСМ (Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@; Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275; п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 НК РФ (одобрен Президиумом ФАС УО 29.05.2009));
- по мнению Минфина, дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности и когда работник отсутствовал на работе (например, болел или был в отпуске), оплачивать не нужно (Пункт 2 Письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87).
По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностью (Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Согласен с этим и Минфин (Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150).
Упрощенцы
, выбравшие объект налогообложения "доходы минус расходы", признают в расходах суммы компенсаций так же, как и общережимники (Подпункт 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отражаем компенсацию в бухучете
Сумма компенсации в полном объеме на дату начисления (Пункты 5, 6, 6.1, 18 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 "Расходы на продажу", 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы" и др.).
Но если даты начисления и выплаты компенсации не совпадут, то в учете возникнут временные разницы (Пункт 8 ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций", утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).
Совет
Чтобы минимизировать применение ПБУ 18/02, старайтесь выплачивать компенсацию работнику в месяце ее начисления.
Кроме того, может получиться так, что в налоговом и бухгалтерском учете вы будете признавать разные суммы компенсации. Тогда вам придется отражать постоянное налоговое обязательство (Пункты 4, 7 ПБУ 18/02).
Пример. Учет выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля
Условие
ООО "Альянс" перечислило 31.08.2011 на зарплатную карту работника - менеджера продаж компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 5000 руб. за август 2011 г. Для целей налога на прибыль сумма компенсации признана по норме 1200 руб., поскольку объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см.
Решение
ООО "Альянс" отразит в учете следующие проводки.
|
На дату перечисления компенсации работнику (31.08.2011) |
|||
|
Перечислена сумма |
73 "Расчеты |
51 "Расчетные |
|
|
Сумма компенсации |
44 "Расходы |
73, субсчет |
|
|
Отражено постоянное |
99 "Прибыли |
68, субсчет "Налог |
|
Оцениваем недостатки фиксированной компенсации
Если работа сотрудника не связана с ежедневными разъездами, то не стоит устанавливать ему компенсацию за износ транспорта в фиксированной сумме в месяц. Иначе возможны разногласия с контролирующими органами относительно ее налогообложения. Ведь непонятно, как учитывать компенсацию для этих целей - в полной сумме или из расчета дней фактического использования транспортного средства для служебных поездок. Вот что нам разъяснили относительно НДФЛ.
Из авторитетных источников
Стельмах Н.Н., Минфин России
"Суммы компенсаций за использование работником при выполнении своих трудовых обязанностей личного автомобиля, включая компенсацию расходов, возмещаются при наличии указанных выше документов, в том числе путевых листов. Поэтому за время, когда личный транспорт работника фактически не использовался в указанных целях - поездки не подтверждены путевыми листами, компенсация должна рассчитываться пропорционально количеству дней фактического использования автомобиля. Например, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации, не облагаемая НДФЛ, составит 1800 руб. (2000 руб. / 20 дн. x 18 дн.)".
А вот какой позиции придерживаются представители Минфина России относительно учета фиксированной компенсации для целей налогообложения прибыли.
Из авторитетных источников
Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
"Если работнику за использование им в служебных целях личного автомобиля компенсация установлена в фиксированном размере, она выплачивается вне зависимости от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался для выполнения служебных поручений. То есть, к примеру, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, а путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации будет все равно 2000 руб. А при расчете налога на прибыль можно учесть максимальную сумму компенсации за этот месяц (1500 руб. в месяц для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см или 1200 - для автомобилей с объемом двигателя 2000 куб. см и менее). И ее не надо никак корректировать".
Оформляем соглашение о выплате компенсации
Мы уже сказали, что о выплате компенсации работник и работодатель должны договориться (Статья 188 ТК РФ).
Примечание
Некоторые организации вместо соглашения оформляют приказ о выплате компенсации работнику. И суды признают такой приказ с подписью работника, подтверждающей, что он с ним ознакомлен, письменным соглашением (Постановление ФАС ЗСО от 24.12.2008 N Ф04-5698/2008(11737-А81-41); Определение Нижегородского областного суда от 05.04.2011 N 33-3213). Но лучше не провоцировать споры и составить двустороннее письменное соглашение к трудовому договору.
В соглашении желательно предусмотреть:
- данные о транспорте работника (марка, год выпуска, госномер);
- размер компенсации, ее расчет и порядок выплаты (в том числе в части возмещения расходов на ГСМ).
Тогда соглашение будет понятно и работнику, и проверяющим. Составить его можно, например, так.
Приложение N 2 к трудовому договору N 57 от 01.03.2011
Соглашение об использовании личного автомобиля работника
10 августа 2011 г. г. Москва
Общество с ограниченной ответственностью "Альянс" в лице генерального директора Романова Евгения Алексеевича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем "Работодатель", с одной стороны, и Старостин Александр Валерьевич, именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, договорились о нижеследующем.
1. Работник с 1 сентября 2011 г. при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль "Форд Фокус" с объемом двигателя 1800 куб. см, 2008 г. выпуска, государственный номер А777ОЕ177 (далее - автомобиль).
2. За использование автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию в размере 3,50 руб. за 1 км пробега в служебных целях и возмещает расходы на ГСМ (бензин марки АИ-92).
3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива - 10 л/100 км и километража, пройденного в служебных целях.
4. Работник обязуется:
- вести учет служебных поездок в путевых листах;
- представлять в бухгалтерию работодателя путевые листы и документы, подтверждающие транспортные расходы за месяц, в последний рабочий день этого месяца.
5. Компенсация выплачивается по окончании месяца, не позднее дня выдачи заработной платы, установленного правилами внутреннего трудового распорядка.
Приложения:
1. Копия свидетельства о регистрации транспортного средства.
2. Копия руководства по эксплуатации автомобиля "Форд Фокус".
Генеральный директор ООО "Альянс" ----------- Е.А. Романов Печать
Работник ----------- А.В. Старостин
С точки зрения налогов выплачивать работникам компенсацию за использование ими своего автотранспорта в служебных целях выгодно, только когда она укладывается в "прибыльные" нормы. А это бывает очень редко (практически никогда). Поэтому понятна распространенная практика компаний заключать договоры аренды автомобилей сотрудников вместо выплаты им компенсаций. В этом случае компании могут включать в расходы и сумму арендной платы, и расходы на содержание и ремонт арендованного транспортного средства (Подпункт 2 п. 1 ст. 254, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; ст. 646 ГК РФ; Письмо Минфина России от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649). Но не стоит забывать, что со стоимости аренды нужно удерживать НДФЛ (Подпункт 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).
