Многие индивидуальные предприниматели сталкиваются с необходимостью предоставления счетов на оплату услуг или же товаров. Чаще всего такие счета выставляются контрагенту.
Поскольку не существует единой законодательной нормы, касающейся правил оформления данного документа, ИП имеет право самостоятельно его составлять. При этом в счете должны указываться обязательные реквизиты , что подтверждается актуальными стандартами оформления соответствующей документации.
Какие реквизиты следует указывать в счете?
Если индивидуальному предпринимателю нужно выставить счет, то в этом случае в готовом документе в обязательном порядке должна присутствовать следующая информация:
Фамилия, имя и отчество ИП.
Актуальные банковские реквизиты.
ИНН.
Список услуг или продукции, которые покупатель намерен приобрести.
Номер счета вместе с датой, когда он был выписан.
Итоговая сумма покупки. Если в стоимости товара есть НДС, то следует выделить его размер.
Каким образом выставляется счет от ИП?
Существует несколько способов составления счета. С этой целью индивидуальный предприниматель может воспользоваться офисными программами, в частности Microsoft Excel (), или же 1С. Стоит отметить многочисленные онлайн-сервисы. Их главным преимуществом является отсутствие необходимости устанавливать дополнительное программное обеспечение. Таким образом, собственное время, осуществляя подготовку документации для оплаты через интернет.
Оформление счета требует соблюдения общих правил, касающихся создания деловой документации. Каждый ИП должен учесть следующие нюансы:
1. Шапка документа должна содержать следующие информационные сведения:
Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.
Наименование предприятия или фирмы.
Адрес и контактные данные организации.
ИНН.
2. Обозначение банковских реквизитов продавца. Если необходимо, то следует указать реквизиты покупателя.
3. Указание порядкового номера счета. Данный документ может учитываться в корпоративном документообороте и быть включенным в перечень всей существующей документации предприятия. По желанию ИП счет на оплату может входить в отдельный учет.
4. Обозначение всей реализуемой продукции или же список оказанных услуг. В документе должна присутствовать следующая информация:
Количество товаров, выполненных работ или услуг.
Их стоимость.
Если присутствует, то размер НДС.
Итоговая стоимость, которую покупатель должен оплатить.
5. Сведения дополнительного характера также могут присутствовать в счете, если они важны для заказчика. Это может быть, как установленный для оплаты срок, так и промежуток времени, на протяжении которого покупатель должен получить свой заказ.
6. Печать и подпись ИП. Если документ оформляется и предоставляется в электронном виде, то нет необходимости ставить подпись вместе с печатью.
Поскольку законодательные нормы не устанавливают определенную форму счета для оплаты , то такой документ может выставляться в бумажном или же электронном виде. Индивидуальный предприниматель имеет право составить счет при помощи специального программного обеспечения, который в автоматическом режиме сгенерирует документацию после введения необходимых данных. Также документ можно оформить самостоятельно.
Несмотря на отсутствие строгих и четких стандартов к оформлению, каждый счет на оплату должен включать в себя не только данные о ИП или же лице, который оказывает услуги, но и списке покупок, банковских реквизитах и сумме, которую в итоге следует оплатить. Отсутствие сложностей при оформлении позволяет даже начинающему бухгалтеру справиться с задачей создания грамотного счета на оплату .
Для того, чтобы покупатель оплатил товар безналичным способом, ему необходимы, в частности, сведения о банковских реквизитах продавца, данные, идентифицирующие продавца (наименование организации, ИНН, КПП), информация о стоимости товара, его наименовании. Счет на оплату – это документ, который содержит все необходимые реквизиты для оплаты безналичным способом. Таким образом, выставление счета на оплату – это сообщение покупателю реквизитов для оплаты, а также факта ожидания от него оплаты.
Обычно счет на оплату выставляется на основании первичных учетных документов. Например, речь идет о договоре поставки с оплатой по безналу. Кроме договора поставки, составляются расчетные документы, первичные документы, транспортные и товаросопроводительные документы. Также, если продавец является плательщиком налога на добавочную стоимость, нужно выдать покупателю счет-фактуру. Для того, чтобы покупатель смог корректно оплатить продавцу приобретенные товары безналичным способом, необходимо выставить счет на оплату. Предоставлять покупателю документы, подтверждающие факт поступления оплаты на расчетный счет организации-продавца, законодательством не предусмотрено.
Выставление счета может вызвать затруднения, так как унифицированной формы данного документа законодательством не утверждено и фактически он разрабатывается компанией самостоятельно. Между тем, стоит учитывать, если выставление счетов используется сторонами, то организация, которая оформляет счет, несет ответственность за его оформление и содержание.
В каком случае может понадобиться перевыставить счет на оплату? В случае если счет будет оформлен ненадлежащим образом, отдел бухгалтерии просто не примет его на оплату, и покупатель попросит переоформить документ – выписать счет на оплату с учетом замечаний. Причиной для перевыставления счета может послужить некорректное указание реквизитов, указание неполной информации (например, забыли указать номер расчетного счета) и т.д. В какой еще ситуации поставщик может получить сообщение: «просим вас выставить счет на оплату»? Случаются ситуации, когда необходимо переадресовать счет на оплату на другое лицо (необходимо помнить, в случае, если обязанность по оплате за одно юрлицо берет другое юрлицо, это должно быть оформлено документально – например, дополнительным соглашением).
Выставить счет на оплату (образец счета на оплату мы приведем в конце статьи) несмотря на то, что по факту они не являются обязательными документами, на практике является частой ситуацией. Целесообразно утвердить некий шаблон для выставления счета, то есть утвердить образец самого документа, правила (последовательность) внесения данных в документ, чтобы содержание счета не менялось от договора к договору и от исполнителя к исполнителю.
Как правильно выставить счет на оплату?
Счет на оплату может быть оформлен на фирменном бланке компании, однако это не является обязательным. То, каким будет бланк для выставления счета на оплату услуг, компания вправе определить самостоятельно, придерживаясь общих правил оформления исходящих документов.
Как правильно выставить счет? Как внешний документ, счет на оплату должен содержать определенные реквизиты, чтобы покупатель мог корректно оплатить счет.
В шапке документа обычно проставляется наименование документа, номер документа и дата, когда он был выставлен. Далее указываются подробные реквизиты продавца (поставщика):
- Полное наименование;
- Адрес компании;
- ИНН и КПП;
- Номер расчетного счета;
- Номер кор.счета;
Затем, чтобы выставить счет (бланк ниже) необходимо заполнить данные покупателя (заказчика):
- Полное наименование компании;
- Адрес;
- ИНН/КПП;
- Контактные данные: номер телефона, факс, адрес электронной почты.
Кроме реквизитов сторон основной информацией в счете является перечень товаров, услуг, за которые поставщик подразумевает получить оплату. Как выставить счет и корректно указать товары, за которые поставщик ожидает оплату? Информация о товаре или предоставляемых услугах обычно оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих колонок:
- Порядковый номер;
- Наименование товара, описание оказанных услуг – то, за что осуществляется оплата по счету;
- Единица измерения (если счет выставляется на оплату за предоставленные услуги, в данной графе можно поставить прочерк);
- Количество;
- Цена за одну единицу измерения;
- Общая стоимость товара (то есть цена за единицу измерения умноженная на количество товара);
Под таблицей подводится итоговая стоимость, которую должен оплатить покупатель, может быть выделен НДС и сумма с учетом НДС. Если продавец является плательщиком НДС, то на сумму продаваемых товаров он должен начислить НДС. Соответственно, и в счете НДС тоже должен быть указан отдельной строкой. Если счет выставляется без НДС, то в счете так и указывается – «Без НДС».
Заверяется счет на оплату подписями руководителя и бухгалтера с обязательной расшифровкой. Проставление печати не является обязательным.
Как заполнить бланк счета онлайн ? Попробуйте прямо сейчас создать и заполнить счет на оплату онлайн . А еще вы сможете выставлять счета на оплату, печатать и отправлять их по электронной почте, у вас будет своя база счетов . Вы сможете создавать Акты, Накладные ТОРГ-12, Счета-фактуры, УПД и печатать Квитанции Сбербанка.
Что такое Счет?
Счет на оплату — это документ от Продавца к Покупателю, который содержит реквизиты для оплаты и перечень товаров и (или) услуг. Счета на оплату обычно отправляют Клиенту по электронной почте.
- Обязательными в Счете являются реквизиты:
- наименование организации или Индивидуального предпринимателя;
- ИНН (и КПП для ЮЛ);
- банковские реквизиты, расчетный или лицевой счет, кор. счет, наименование банка и его БИК;
- перечисленные товары (и услуги);
- итоговая сумма платежа и ставка НДС.
Бланк счета 2019
Унифицированной формы Счета нет, компания самостоятельно может разработать свою форму Счета. Ниже вы можете посмотреть образец и скачать бланк Счета на оплату 2019 бесплатно.
Образец счета на оплату
Как заполнить счет на оплату
Рекомендации по заполнению счета на оплату . Нижеприведённая форма Счета является наиболее предпочтительной для применения, т. к. может содержать полные реквизиты Продавца и Покупателя. В шапке счета располагается логотип и в перечне товаров и услуг присутствует дополнительная колонка с НДС. В данной форме счета заполняются следующие поля.
- В шапке располагается логотип, заполняется наименование организации, ОГРН, ИНН, КПП, а также адрес организации с индексом. Дополнительно указывается телефон и факс.
- Под шапкой указывается полное наименование организации.
- Затем указываются реквизиты Продавца и Покупателя. Реквизиты продавца должны содержать наименование организации, адрес, ИНН, КПП, ОГРН, расчетный или лицевой счет, наименование банка, БИК и кор.счет. Дополнительно можно указать телефон, факс, e-mail и web-сайт компании.
- Реквизиты Покупателя можно заполнить полностью по аналогии с реквизитами Продавца.
- Номер счета указывается в соответствии с учетной политикой организации. Это может быть простой порядковый номер (с начала года) или специальный составной учетный номер
- Под номером и датой счета справа указывается краткое обобщенное наименование товаров или услуг в счете. Например, "компьютерные комплектующие", "ноутбук", "ремонт оргтехники", "изготовление полиграфической продукции".
- В таблице перечисляются товары и услуги, стоимость, количество, единица измерения, НДС.
- После товара можно указать важные особенности счета, например, "срок поставки товара", "срок оплаты счета" и др.
- В конце счета необходимо указать руководителя организации и главного бухгалтера. Наличие подписи и печати необязательно, но многие компании требуют, чтобы счет был с подписью и печатью .
- В начале счета заполняется таблица, напоминающая платежное поручение. В ней указываются платежные реквизиты Продавца (получателя платежа). Это наименование организации, ИНН, КПП, расчетный или лицевой счет, наименование банка, БИК и кор.счет.
- Далее указывается номер счета, который соответствует учетной политике организации. Это может быть порядковый номер счета (с начала года) или специальный составной номер . Указывается дата составления счета.
- Реквизиты Продавца необходимо указать полностью. Наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, адрес, расчетный или лицевой счет, наименование банка, БИК и кор.счет. Также можно указать телефон, факс, e-mail и web-сайт компании.
- Реквизиты Покупателя указываются полные или сокращенные. Достаточно указать только наименование организации.
- В таблице перечисляются товары и услуги, стоимость, количество, единица измерения.
- После перечня товаров и услуг можно указать детали счета, например, "срок оплаты товара", "условия доставки или самовывоза" и др.
- В конце счета указывается ФИО руководителя организации и главного бухгалтера. Наличие подписи и печати необязательно, но некоторые компании не рассматривают счета без подписи и печати .
Создать счет онлайн
- Если вам требуется постоянно создавать счета на оплату, то воспользуйтесь нашим сервисом Выставить счет . В нем вы сможете создать, распечатать и отправить счет по e-mail.
- Дополнительно с помощью нашего сервиса вы сможете легко создать Акт, Счет-фактуру, ТОРГ-12, УПД.
- Попробуйте прямо сейчас —
Как выставить счет на оплату: оформление документации по сделке, разница между ИП и ООО + перечень критериев правильного счета.
Любой бизнес строится вокруг товарно-денежных отношений: мы товар производим/оказываем услуги, и получаем за это деньги от покупателя/клиента.
Но каким же образом нам оформить сам процесс обмена деньгами и товарами? Правильно – выставить счет.
Это дело вроде бы не самое сложное, но у начинающих предпринимателей все-равно возникает довольно много вопросов на тему того, как выставить счет на оплату , есть ли разница между обязательствами ООО и ИП, и т. д.
1. Как выставить счет на оплату: образец и общие сведения о вопросе
Основная часть товарно-денежных операций в наше время оформляется посредством договора или накладной. Но сами по себе эти документы не являются платежными обязательствами.
Получается, если вы не знаете, как правильно оформить счет, провести сделку в наше время крайне проблематично.
При этом отметим, что в наше время такие бумаги не столько являются документом, сколько свидетельством электронного соглашения, т. к. все валютные операции (в том числе купля-продажа) так или иначе фиксируются фискальными органами.
Да, есть всякие серые схемы и даже черный рынок, но мы останемся в рамках правового поля.
По сути, счет лишь уведомляет одну из сторон о необходимости оплаты.
После проведения платежа, счет превращается в чек – завизированный документ является подтверждением платежных обязательств. С этим, в случае чего, потом можно и в суд обратиться.
Важный момент: выставить счет – это не обязательный шаг с точки зрения законодательства, потому государство не регулирует его формат, порядок составления и содержание.
Все это регулирует сам бизнес. По этой причине классический вариант такой бумаги выглядит довольно просто.
Перед тем, как выставить счет на оплату, нужно удостоверится, есть ли там следующая информация:
- Банковские реквизиты поставщика услуг/товаров (причем полные реквизиты – это важно для корректной оплаты).
- Порядковый номер (благодаря этому можно узнать о какой именно сделке идет речь, если подобных покупок было сделано несколько).
- Дата (второй критерий, по которому можно определить конкретную сделку).
- Описание предмета соглашения (детальное).
- Описание суммы (пожалуй, в нашем случае это важнейший пункт).
- Место для подписи и печати (по итогам оплаты там должны быть подписи ответственных лиц).
*Как выставить счет на оплату – образец
Почему счет на оплату выглядит именно так?
Чтобы до конца понять все нюансы того, как как правильно выставить счет на оплату, надо понять почему каждый его элемент выглядит так, а не иначе.
Это ведь не «спущено» нам сверху – это результат деятельности самого бизнеса, а бизнес, по логике, не должен обременять себя лишней бюрократической волокитой.
В таком виде, как в примере, счет представляет собой оферту – является признанием того, что стороны договор заключили и сделку осуществили.
Это важный нюанс, т. к. такая бумага фактически заменяет собой договор после заключения сделки. Точнее, дополняет его.
Например, в том же суде – даже если вы не сохранили текст договора, оплаченный счет является доказательством совершения сделки, сохраняет все обязательства сторон.
Кстати об обязательствах – в документе должны быть указаны все важные моменты сделки.
Так, особое внимание уделяют предмету – цена (за 1 шт.), стоимость (за всю поставку) и общее количество товаров должно быть указано.
Выписывая его, поставщик подтверждает факт отправки товара, а покупатель – факт отправки денег. Не менее важно, что счет фиксирует срок, в течение которого предложение действительно.
Еще один момент, который нельзя обойти стороной: счет обязан содержать указание на налоговую нагрузку.
Например, почти обязательным для подобных сделок является НДС – налог на добавленную стоимость.
Иначе говоря, оплатить сделку можно и другим способом, но именно так фиксируются реквизиты поставщика – знать, куда уходят деньги, важно с точки зрения финансовой безопасности.
Еще один важный пункт – в тексте договора должен указываться способ оплаты – будет это обычный счет или нечто другое. Это также важно с точки зрения взаимного доверия подписантов договора.
PS. Вывод по разделу – счет не обязателен, но крайне желательно его выставить т. к. это самый простой способ застраховать себя от рисков попасть на недобросовестного делового партнера.
3. Оформление и бухгалтерские тонкости для правильного выставления счета на оплату
Первое что нужно понять в этом контексте, что такой документ не является бухгалтерским.
Непосредственно по этой бумаге нельзя принять товар или услугу – она лишь подтверждает факт оплаты и объем товара.
По этой причине счет не попадает под закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855 )
О чем нам это говорит?
Во-первых – если формат документа не регламентируется законодательством, то и выполнять его по всей строгости нет необходимости.
Во-вторых – за нарушения не будет санкций со стороны контролирующих органов.
Однако тут есть одно замечание: счет – это результат практических наработок бизнеса.
Если он не будет соответствовать общепринятому образцу, то его не будут оплачивать – вам оно надо?
Этап№1. Какие пункты должен содержать счет?
Самое главное, что должен содержать такой документ, – это реквизиты поставщика.
Первое, что указывается в этом контексте – наименование компании с указанием формы собственности либо ФИО .
Примеры: ООО «Писака» для юр.лица, либо «Индивидуальный предприниматель Куролапов Иван Иванович» для физлица-предпринимателя. Сокращения в этой графе не допускаются.
Следующий пункт – указание адреса компании либо ИП.
Указать можно как юридический, так и фактический адрес. Юр.лицо указывает ИНН и КПП, а ИП только ИНН.
На основе этого будет определяться срок, в течении которого счет будет действительным.
Эти пункты также очень важны в случае судебных разбирательств.
Следом идет предмет соглашения – что именно вы продаете/покупаете.
Наименование услуги либо товара должно быть полным и точным (так, как в других сопроводительных документах).
Сокращения допускаются только самые общие – «шт.», «кол-во».
В предыдущей графе или таблице надо указать количество , если случай того требует (не все можно измерить количественно).
Тут же указывается цена за одну единицу товара, а также общая стоимость поставки либо услуги.
Чуть ниже указывается сумма НДС либо других налогов в случае необходимости, а лишь затем идет общая сумма по сделке.
Этап№2. Указываем информацию о покупателе и другие нюансы
Важный момент – все российские счета должны быть номинированы в рублях, даже если сам расчет осуществлялся в евро или долларах.
Это уже требование бухгалтерии – если счету все-равно, то вот другим документам и налоговой отчетности нет, это может породить проблемы с ФНС и банками (счет ведь надо еще оплатить).
Кстати, при переводе валюты применяется исключительно официальный курс от Банка России на момент составления счета (еще одна причина, почему так важно указывать дату).
Ранее мы писали о поставщике услуг и товаров, но счет должен содержать также информацию о покупателе: название предприятия/имя физлица в том же формате, что и аналогичные данные по поставщику.
Важный нюанс – в строке «плательщик» может быть указано не то же самое лицо или компания, что уже записано как «Заказчик». Это означает, что оплатить счет может практически кто угодно, но вот поставка будет осуществляться именно указанному заказчику.
Заканчивается оформление счета подписью.
В случае с индивидуальным предпринимателем, подпись должна быть одна – его самого, а если речь о юридическом лице, то завизировать документ нужно дважды – руководителю/директору компании и главному бухгалтеру.
Можно, кстати, уполномочить подписывать такие документы других людей – для этого нужно составить доверенность, и обязательно указывать её при составлении счета согласно следующему примеру: «Менеджер Петров И.И., по доверенности №2 от 16.02.17».
Также необязательна подпись третьего лица – того, кто осуществляет контроль за сделкой.
В завершении всего процесса подписания юр.лицо закрепляет счет своей печатью.
От ИП такого не требуют. Не требуется также, чтобы подписи обязательно были от руки – допускаются факсимильные отпечатки (но только если это указано в договоре).
Этап№3. Передаем счет контрагенту
Поскольку законодательство не регулирует счета, то нет жестких требований того, как сам счет будет отправлен – можно лично передать, отправить по факсу или электронной почте.
Последний вариант становится все более популярным.
В этом случае вы фактически будете подписывать копию, но согласно законодательству, копия равна по юридической силе оригинальному документу.
Однако тут подпись несколько смещает акцент. Если ранее подтверждением был сам факт подписи человеком, то теперь важен факт не подписи, а получения по электронке.
Иначе говоря, ваша подпись становится «электронной»: если вы его подписали, значит получили. Следовательно, ввели логин и пароль от своей почты.
PS. Именно пара логин-пароль теперь подтверждают факт аутентичности подписи.
Из-за этих нюансов многие по-прежнему требуют оригинал счета, ведь в случае чего можно заявить, что вашу почту взломали, и вы ничего не подписывали.
Есть сомнения в деловом партнере? Тогда лучше перестраховаться.
Оригинальный или электронный счет действителен в течение того срока, который указан в вашем договоре. Также сроки могут быть указаны на самом счете.
*Пример счета с указанием сроков.
Продлить срок действия счета можно только по обоюдному согласию, если в нем были найдены ошибки – например, в реквизитах.
В остальных случаях сроки не могут меняться, т. к. счет как раз и является средством фиксации взаимных обязательств.
Ещё раз кратко о том, каким должен быть счет на оплату.
Подробные инструкции в этом видеоролике:
Подводим итог того, как же выставить счет на оплату
Итак, мы узнали: что это за документ, как выставлять счет на оплату , как его работу регламентирует законодательство, как в этом случае применяются современные технологии и т. д.
Теперь вам решать, использовать счета в своей практике или ориентироваться на другие способы фиксации сделок и обязательств по ним.
Отметим, однако, что этот формат стал не зря самым популярным – попробуйте и вы, может понравиться?
Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту
