Согласно Трудовому кодексу РФ, применение личной собственности сотрудника в интересах работодателя подлежит возмещению. Причём объём средств, направленный на покрытие расходов, связанных с обслуживанием и эксплуатацией такого имущества, законодательно не ограничен. К тому же с таких выплат не взимается НДФЛ.
Обоснование необходимости
Нормативными актами установлено, что если служащий привлекает свой автомобиль в рабочий процесс с согласия руководства, то возникающие в этом случае затраты на топливо должны быть восполнены. Объём компенсации оговаривается внутренними документами компании.
Возмещение расходов на использование транспортного средства не зависит от его вида:
- легковой;
- грузовой;
- мотоцикл.
Нередко возникают споры о том, можно ли возвращать суммы, потраченные на эксплуатацию машины, применяемой для выполнения трудовых обязанностей сотрудника, которой он управляет по доверенности. Разъяснения ФНС и сложившаяся судебная практика однозначно указывают, что выплаты в такой ситуации являются правомерными.
Компенсация ГСМ
Организация должна возместить издержки, возникшие при использовании личного транспорта работника для её нужд, если ситуация удовлетворяет ряду условий:
- руководство поставлено в известность;
- сотрудник - собственник автомобиля или имеет доверенность на управление;
- размер компенсации установлен соглашением сторон;
- отношения оформлены в письменном виде;
- затраты подтверждены соответствующими документами;
- имеется обоснование (расчёты и бумаги) того, что машина эксплуатируется в интересах компании.
Кому положено
Покрытие расходов на приобретение бензина, дизельного топлива, масел и других материалов предоставляется владельцу или лицу, имеющему полномочия на вождение либо распоряжение автомобилем. Привлечение сторонней техники для нужд организации с оплатой издержек на её применение может быть узаконено разными способами.
Чаще всего - это компенсация, оформленная в рамках трудового договора, соглашение о безвозмездной эксплуатации, или о найме транспортного средства с экипажем, а также без него.
У каждого варианта есть свои нюансы, важные для обеих сторон. Они связаны с налогообложением, размером выплат, возможностями по использованию имущества.
Оформление
Один из самых очевидных способов возместить расходы на ГСМ - компенсация, установленная руководителем. Её объём и виды затрат, подлежащие возмещению, согласовывают с сотрудником. Кроме топлива, в список могут входить ремонт и амортизация. При необходимости сумма может быть увеличена.
Приведённый вариант имеет как достоинства, так и недостатки:
В этом случае нужно действовать следующим образом:
- согласовываются все детали возмещения;
- составляется ;
- издаётся соответствующий ;
- служащий передаёт в бухгалтерию компании на ежемесячную компенсацию средств, потраченных на обслуживание автомобиля.
Оптимальный порядок покрытия финансовых затрат на эксплуатацию машины сотрудника в интересах организации - это . Гражданский кодекс РФ предлагает альтернативу: нанять транспорт с экипажем или без него. Первый вариант не может быть использован, поскольку в рассматриваемом случае водитель является собственником. Как следствие, у него не получится заключить трудовой контракт с самим собой.
Используя такой способ, можно учесть любые нюансы, например:
- размер арендной платы;
- какая из сторон оплачивает ремонт и заправку;
- возмещение собственнику суммы, потраченной на транспортный налог, или стоимости страхового полиса.
Оформление отношений таким способом, несомненно, выгодно организации и владельцу автомобиля вместе с тем есть отрицательные моменты:
Сделка по аренде предполагает следующий алгоритм:
- согласование с руководством фирмы привлечения собственного транспорта служащего;
- выбор способа возврата средств, использованных на обслуживание машины;
- подписание соглашения;
- переоформление ОСАГО с учётом изменившегося количества лиц, допущенных к управлению;
- составление бумаг, подтверждающих передачу автомобиля организации на оговорённый заранее срок.
Вариант, при котором вознаграждение за предоставление транспортного средства для исполнения служебных обязанностей не предполагается, выгоден, если оно принадлежит, например, учредителю. Впрочем, если необходимо, перечисление денег можно оформить, как материальную помощь сотруднику.
Использование имущества по безвозмездному соглашению увеличивает основу для расчёта налога на прибыль, согласно рыночной стоимости услуги, оказанной бесплатно.
В этом и состоит самый большой минус такого способа. И всё же он дешевле, чем простой возврат денег за ГСМ.
Выплата
Покрытие расходов сотрудника на использование личной собственности в рабочем процессе происходит с периодичностью, указанной в соглашении, подписанном обеими сторонами. Чаще всего - один раз в месяц. Во время отпуска, больничного, командировки возмещение не предусмотрено.
Для получения денег нужно представить ряд документов:
- паспорт транспортного средства;
- свидетельство о регистрации;
- доверенность (если служащий не является владельцем);
- обоснование расходов, например, чеки;
- путевые листы подтверждающие, что автомобиль эксплуатировался для нужд фирмы ().
По последнему пункту нередко возникают споры . Дело в том, что такая бумага предназначена для учёта перемещений транспорта, принадлежащего компании.
Законодательство не регламентирует применение личной собственности в служебных целях и не требует заполнения соответствующей документации.
Суды не настаивают на составлении путёвки лицом, которое не является водителем. Однако письма Минфина на эту тему неоднозначны. Тем, кто не желает использовать такую форму отчётности вполне реально доказать свою правоту в спорах с ФНС. А если отвечать на лишние вопросы инспекторов не хочется, то придётся документально подтверждать служебный характер разъездов.
Налогообложение
Все организации, неважно применяют они общую систему или УСН, возмещение затрат на привлечение личного транспорта сотрудника для исполнения служебных обязанностей относят к расходам.
В случае легкового автомобиля - эта величина ограничивается на законодательном уровне:
Для грузовиков сумма не регламентируется. А при эксплуатации мотоцикла базу налога на прибыль можно уменьшить на 600 рублей. Тип легко определяется с помощью ПТС или свидетельства о регистрации.
На выплаты работнику, в свою очередь, не начисляются:
- НДФЛ (не отражается в соответствующей декларации);
- обязательные взносы в ФСС и ПФР.
Чтобы избежать возникновения налога необходимо передать в организацию бумаги для подтверждения:
- права собственности на транспорт;
- применение машины для нужд компании;
- суммы фактических затрат на эксплуатацию.
Нередко возникает вопрос, обложения доходов физического лица, полученных сверх норматива, установленного для прибыли Правительством РФ. Такой подход не совсем верен. И несколько лет назад ВАС принял решение, что указанные лимиты нельзя применять для определения базы НДФЛ. Следовательно размер возмещения ничем не ограничен.
В случае когда сотрудник управляет автомобилем, который ему не принадлежит, мнения о взимании налога с суммы компенсации разделились. ФНС и Минфин считают, что НДФЛ нужно начислять. В то же время есть несколько судебных решений в пользу освобождения от обязательной выплаты. Однозначного ответа пока не существует.
А вот организация, сможет учесть в составе расходов выплаты, связанные с возмещением затрат на использование транспортного средства, управляемого по доверенности.
Такие действия удовлетворяют нормам НК РФ, при условии, что сотрудник представит следующие бумаги:
- копию технического паспорта;
- путевой лист с учётом служебных поездок.
Расчёт суммы
Размер выплаты определяется по соглашению сторон. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана провести соответствующие вычисления.
Ниже представлен примерный образец:
Периодичность
Работодатель исполняет обязательства, связанные с расходами подчинённого на применение собственного автотранспорта для служебной необходимости, ежемесячно.
Затраты на ГСМ в текущем периоде покрываются до его окончания.
Все сроки должны быть согласованы обеими сторонами и оформлены в письменном виде.
Таким образом, для восполнения расходов, связанных с эксплуатацией машины, которая находится в собственности или управляется по письменному уполномочию, нужно придерживаться простого алгоритма:
- поставить в известность руководителя компании о желании привлечь своё имущество для выполнения служебных функций;
- выбрать способ оформления отношений (договор аренды самый выгодный);
- представить все бумаги для подтверждения правомерности распоряжения автомобилем;
- написать заявление в бухгалтерию;
- своевременно и аккуратно передавать чеки и другие бумаги для отчёта о потраченных средствах;
- составлять путевые листы, в которых показываются все передвижения по заданию компании;
- помнить, что издержки не возмещаются в период отпуска, больничного, командировки и в нерабочее время;
- получать компенсацию ежемесячно на зарплатную карту или наличными деньгами в кассе;
- выплата не включается в базу налога на доходы физических лиц и не вносится в соответствующую декларацию, за исключением арендной платы по договору;
- страховые взносы не перечисляются;
- компания имеет возможность минимизировать налогооблагаемую прибыль за счёт затрат, связанных с наймом транспорта, приобретением топлива, осуществлением текущего ремонта и техобслуживания.
Негласно компенсация ГСМ помимо экономической справедливости, носит ещё и характер мотивационной выплаты. Компании, которые в полном размере и без задержек выплачивают вышеуказанное возмещение, находятся на более высоких позициях в рейтинге работодателей.
В соответствии со ст. 702 ГК РФ по договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.
В Письме Минфина РФ от 18.05.2015 №03-07-РЗ/28436 сообщается: чтобы установить момент определения налоговой базы по НДС днем выполнения работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком.
Возмещение затрат
Посетители юридической консультации задали 318 вопросов по теме «Возмещение затрат». В среднем ответ на вопрос появляется через 15 минут, а на -вопрос мы даём гарантию минимум двух ответов, которые начнут поступать уже в течение 5 минут!
Здравствуйте.Помогите мне пожалуйста вот с чем.Я подавал иск в суд О самовольном строительстве.Ответчик в свою очередь подал встречный иск На разрешение строительства.
Возмещение расходов подрядчика заказчиком
Договор подряда может предусматривать различные условия. Например, обязательство заказчика не только уплатить подрядчику причитающееся вознаграждение за выполненные работы, но и возместить расходы, понесенные им в связи с исполнением условий договора (на проезд, проживание работников и др.). Каков порядок оформления сумм компенсаций, возмещаемых заказчиком?
Порядок заключения договора подряда предусмотрен в главе 37 Гражданского кодекса РФ.
Договор компенсацию затрат
Арендодатель установил размер затрат на содержание электрических сетей в пределах 20 % от использованной арендатором электроэнергии. А в правилах этого нет. Есть только такое:
6.32. Фактичні обґрунтовані витрати на утримання технологічних електричних мереж відшкодовуються основному споживачу (споживачу) відповідно до його кошторису витрат на здійснення цієї діяльності.
Кошторис витрат на утримання технологічних електричних мереж основного споживача складається на підставі бухгалтерських документів про фактичні витрати на здійснення цієї діяльності.
Договор на компенсацию затрат
_______________», в дальнейшем «Инвестор «. действующего на основании Устава (далее Владелец и Инвестор именуются «Стороны». а по отдельности «Сторона»), заключили настоящий договор («Договор») о нижеследующем.
А) Поскольку, Инвестор является собственником интернет ресурса ДворСовет («Ресурс»), находящемся по адресу: www. *****, и Ресурс может быть использован для создания веб-сайта («Сайта») для поселка/дома («Кондоминимума») Владельца,
— предоставляет Владельцу для использования в качестве Сайта раздел Ресурса по адресу www.
Компенсация понесенных затрат по полученным платежам
Есть два собственника здания, на одного из которых заключены договора на коммунальные услуги, так как изначально здание принадлежало полностью одному собственнику. Некоторое время спустя, у здания появляется еще один собственник — часть здания продается другому лицу, но коммунальные платежи все также оплачивает первый собственник.
По истечении некоторого времени первый собственник решает потребовать компенсацию за прошлый период и текущие платежи со второго собственника из расчета занимаемой им площади.
Компенсация расходов по договору подряда без ЕСН!
Письмо Минфина России от 20.01.03 № 04-04-04/4(будет опубликовано в приложении «Официальные документы» № 12, 2003).В комментируемом письме Минфин рассматривает довольно распространенную в жизни ситуацию. Физическое лицо заключает с организацией договор подряда и для его выполнения выезжает в другой город. По приезде предприятие вместе с вознаграждением по договору выплачивает физическому лицу компенсацию расходов на проезд и проживание в гостинице.
Компенсация расходов, первоначально не предусмотренных договором и вызванных удорожанием стоимости строительных материалов
Арбитражный суд Московской области в составе: председательствующего судьи И. протокол судебного заседания вел секретарь П. рассмотрев в судебном заседании дело по иску (заявлению) ООО « РСУ Монолит» к ООО « Стройинвест» о взыскании денежных средств, при участии в заседании по протоколу
истец - ООО « РСУ Монолит» - обратился в Арбитражный суд Московской области с иском к ответчику - ООО « Стройинвест» - о взыскании задолженности по договору в сумме 2748215 руб.
Компенсация части затрат по уплате лизинговых платежей
С 27 мая 2015 года приостановлен прием заявок на получение поддержки в форме компенсации затрат по уплате лизинговых платежей, затрат по первоначальному взносу по договорам финансовой аренды, за исключением заявок субъектов малого и среднего предпринимательства, имеющих приоритетное право на получение поддержки,
468 Примерная форма ДОГОВОР N ___ О ВОЗМЕЩЕНИИ ЗАТРАТ ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ЗЕМЕЛЬНОГО УЧАСТКА "__" ____________ ____ г. г. Администрация свободной экономической зоны "", именуемая в дальнейшем "Администрация", в лице главы администрации _____________ действующего на основании Положения, с одной стороны, и ____________ именуемый в дальнейшем "Предприятие", в лице _______________________ действующего на основании устава, с другой стороны, вместе именуемые "Стороны" и каждый в отдельности "Сторона", заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. Предмет договора. 1.1. Настоящий договор определяет порядок возмещения Предприятием вложенных ранее затрат по созданию инженерно-транспортной, социальной и природоохранной инфраструктуры СЭЗ "" путем принятия на себя обязательства в виде имущественных требований к себе в одной либо в двух нижеизложенных формах: 1.1.1. выплаты денежных средств в сумме _______________________ перечисляемых на счет фонда развития СЭЗ "" в порядке и сроки, оговоренные в подпункте 2.1 пункта 2 настоящего договора; 1.1.2. исполнения Предприятием задания по строительству (благоустройству) объекта _________________________________ сроки и условия выполнения задания определяются в подпункте 2.2 пункта 2 настоящего договора. 2. Права и обязанности Предприятия. 2.1. Выплата Предприятием денежных средств согласно подпункту 1.1.1 пункта 1 настоящего договора осуществляется в форме периодических денежных перечислений с учетом коэффициента удорожания согласно графику, в котором указываются сумма и периоды платежей. График является неотъемлемой частью настоящего договора. 2.1.1. Предприятие вправе досрочно (до срока, оговоренного в подпункте 2.1 пункта 2 настоящего договора) оплатить всю сумму средств или ее часть, что оформляется дополнительным соглашением Сторон. 2.1.2. Форма оплаты - платежное поручение. Сумма платежа, перечисляемого Предприятием в соответствии с графиком внесения средств долевого участия, подлежит индексированию с применением индекса изменения стоимости строительно-монтажных работ (с учетом налога на добавленную стоимость (НДС), без учета индекса крупнопанельного домостроения (КПД), соответствующего месяцу оплаты и утверждаемого Министерством архитектуры и строительства. Если на момент оплаты индекс для текущего месяца не определен, то для расчета принимается индекс, соответствующий предыдущему месяцу. 2.2. Предприятие осуществляет строительство (благоустройство) ____________________________________________________________________ (название объекта в соответствии с подпунктом 1.1.2 пункта 1 ____________________________________________________________________ настоящего договора) в срок до _________ 2.2.1. Технические условия, предъявляемые к объекту: 2.2.1.1. ... 3. Права и обязанности Администрации. 3.1. Администрация обязуется: 3.1.1. направлять предоставленные Предприятием денежные средства строго по целевому назначению - на строительство новых и реконструкцию существующих объектов городского хозяйства на территории СЭЗ ""; 3.1.2. производить расчет суммы взноса Предприятия исходя из ___% от общей суммы, указанной в подпункте 1.1.1 пункта 1 настоящего договора, с применением коэффициента удорожания на день расчета и направлять данный расчет Предприятию не позднее 10 банковских дней до даты, установленной графиком, в соответствии с подпунктом 2.1 пункта 2 настоящего договора. 4. Ответственность. 4.1. За несвоевременное перечисление платежей по настоящему договору Предприятие уплачивает пеню в размере 0,1% от суммы перечисления за каждый день просрочки. 4.2. Предприятие освобождается от ответственности за несвоевременное перечисление платежей на срок, в течение которого Администрация задержала предоставление расчета, согласно подпункту 3.1.2 пункта 3 настоящего договора. 5. Заключительные положения. 5.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания и действует до исполнения Сторонами своих обязательств. 5.2. Изменения и дополнения в настоящий договор допускаются по обоюдному согласию Сторон и оформляются дополнительным соглашением. 5.3. По всем вопросам, не урегулированным настоящим договором, Стороны руководствуются действующим законодательством. 5.4. Споры между Сторонами, вытекающие из настоящего договора, разрешаются по соглашению Сторон, в случае невозможности их урегулирования - в арбитражном суде. Юридические адреса и реквизиты Сторон Администрация: Предприятие: Администрация СЭЗ "" ____________________________________
