Введение
1Понятие принципов организации
2Подход, предложенный Э.М. Смирновым
3Подход, предложенный Беляевым А.А. и Коротковым Э.М.
4Подход, предложенный Р.А. Фатхутдиновым
5Подход, предложенный А. Файолем
6Подход, предложенный В.В. Щербина
1Краткая характеристика ИП «Рулевой»
2Анализ состояния предприятия
3Мероприятия по дальнейшему развитию ИП «Рулевой»
Заключение
Список литературы
Приложение 1
Приложение 2
Введение
Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения принципов организации и использование их в практической работе вне зависимости от сферы деятельности как минимум, для упрощения анализа и оптимизации управляющих воздействий на отдельные элементы и организацию в целом.
Объектом исследования является ИП «Рулевой».
Субъект исследования - принципы организации.
Целью курсовой работы является изучение основных принципов организации и их реализация на предприятии.
Для поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
·Дать определение понятия принципы организации
·Рассмотреть существующие классификации принципов организации
·Рассмотреть характеристику принципов организации на конкретном предприятии
При изучении теоретического вопроса и написании курсовой работы были использованы метод анализа, метод синтеза, сравнительный метод.
В курсовой работе были использованы учебники по теории организации, учебные пособия, интернет-ресурсы, а также нормативные документы.
В первой главе рассматриваются существующие классификации принципов организации и подробно описываются. Во второй главе дается краткая характеристика рассматриваемого предприятия, анализируется состояние предприятия в разрезе темы курсовой и даются собственные рекомендации.
Глава 1. Теоретические основы принципов организации
1.1Понятие принципов организации
Принцип есть исходное положение, правило действия, вытекающее из закона. Принципы организации - это общие правила (положения) формирования (самоформирования) систем в природе и обществе, обеспечивающие их упорядоченность и целесообразность функционирования.
Принцип и законы, по сути дела, отражают один и тот же фрагмент действительности, но отражают его в разной форме: закон - в виде образа (положительного знания), принцип - в виде определенного требования (регулятивной нормы). Также принцип может быть сформулирован на основе не одного, а нескольких законов, а также той или иной всеобщей формы бытия, того или иного свойства материальных и идеальных образований.
В силу того, что рассматриваемые принципы относятся к теории организации, следует учитывать тройственный характер самого понятия организации как системы. Организация, во-первых, является социальным образованием (институтом) с определённым статусом и стационарным объектом, реально существующим какое-то время (на протяжении ЖЦ); во-вторых, она осуществляет функциональную деятельность и, следовательно, нуждается в управленческих воздействиях, которые обеспечивают целенаправленность данного процесса; в-третьих, любой организации присуща структурная упорядоченность элементов, образующих её как систему.
Изучение принципов организации и использование их в практической работе менеджеров вне зависимости от их сферы деятельности последних необходимо, как минимум, для упрощения анализа и оптимизации управляющих воздействий на отдельные элементы и организацию в целом.
Принципы организации весьма многочисленны и разнородны. Это обстоятельство серьёзно усложняет задачу их систематизации, но одновременно и объективно требует её решения. Не случайно в современной литературе можно встретить различные подходы и взгляды на классификацию принципов организации. В курсовой работе рассматриваются подходы таких авторов как Беляев, Коротков, Смирнов, Фатхутдинов, Файоль, Щербина.
1.2Подход, предложенный Э.М. Смирновым
принцип организация предприятие
Подход заключается в выделении четырех основных критериев классификации, а именно: степени обоснованности и степени универсальности принципов, способов их реализации и масштаба действия.
Так, при делении принципов по степени обоснованности следует учитывать их зависимость от двух категорий (видов) законов - объективных, не зависящих от желания людей, и субъективных, выраженных в юридических нормах, традициях и обычаях всего населения региона или отдельных групп. Таким образом, данный критерий классификации отражает меру соотношения объективности и субъективности. К научным принципам, соответственно, относят те, которые являются следствием объективных законов и закономерностей, ещё не получивших строгого рационального определения. Подобные принципы не зависят от воли людей и действуют одинаково в любой части света, в любой стране или регионе, области бизнеса, распространяясь на организации каких бы то ни было размеров и форм собственности.
В процессе анализа принципов организации, возникает естественный вопрос: «В чём состоит их кардинальное отличие от законов организации?».
Рис. 1. Общая классификация принципов организации
Главное отличие состоит в том, что законы рассматривают в виде чётких образов, характеризующих установленные и оформленные знания, констатирующие наличие «жёстких» взаимосвязей между явлениями или процессами. Игнорирование законов или отступление от них чревато более существенными последствиями. Рассматривая и используя принципы, люди опираются на некоторые, кратко сформулированные требования, которые являются регулятивной (регулирующей) нормой или определённым условием получения конкретного результата. Для принципов характерно и то, что они могут быть следствием и вытекать из нескольких законов. Это обстоятельство повышает степень автономности и практическое значение некоторых принципов организации, ибо они конкретизируют действие законов, преломляясь, например, в мышлении и поведении отдельных субъектов рынка - производителей, продавцов, партнёров и конкурентов, потенциальных и реальных клиентов.
В отличие от научных к обыденным принципам организации относят те, что определяют правила и действия, вытекающие из юридических норм (субъективных законов), традиций региона, истории и обычаев людей. Они могут значительно варьироваться по месту, времени, видам товаров и услуг.
Заметим, что резко очерченных и выраженных границ между научными и обыденными принципами не существует, хотя и имеются характерные тенденции в их состоянии и взаимосвязях на определённое время (рис. 2). В число обыденных принципов, широко используемых в практической работе менеджеров, входят лишь те, целесообразность которых апробирована и доказана опытным путём.
Рис. 2. Системная взаимосвязь принципов организации
Классификация принципов по степени универсальности позволяет выделить и рассматривать часть из них, отличающихся наибольшей общностью. Универсальные (общие) принципы исключительно важны, поскольку напрямую связаны с законами, факторами внешней и внутренней среды организации. Специфические принципы характеризуют особенные явления и условия функционирования предприятия (например, в связи с принятием законов, регулирующих определённые виды деятельности). Ситуационные же принципы организации позволяют должным образом оценить те частные или «единичные» составляющие, которые следует учитывать в практической работе менеджеров.
Для более детального раскрытия диалектики универсальных, специфических и ситуационных принципов воспользуемся схемой.
Рис. 3. Взаимосвязь универсальных, специфических и ситуационных принципов организации
Универсальные принципы характеризуют требования к менеджерам и опоре на них в условиях любой страны, в различных областях бизнеса, независимо от размера организации, её профиля или формы собственности. Их должны использовать всегда и все сотрудники организации - при работе в офисе и в производственных, транспортных, обслуживающих подразделениях, в самых разнообразных профессиях, а также во внеслужебное время (семья, быт, досуг).
Специфические принципы позволяют конкретизировать требования и повысить эффективность управления в условиях отдельного региона, отрасли и/или рыночной ниши, с учётом специфики бизнеса, размера организации, организационной и организационно-правовой форм собственности, особенностей сегментации рынка и позиционирования товаров и услуг, а также применительно к определённому этапу ЖЦО.
Ситуационные принципы дают возможность в ещё большей степени сконцентрировать внимание персонала на отличительных моментах (как преимуществах, так и недостатках) в работе организации. Постоянный анализ, внедрение, контроль результативности и периодическая ревизия принципов текущей деятельности «освежают» функционирование предприятия, препятствуют застою и способствуют развитию отношений с поставщиками, клиентами, конкурентами.
Таким образом, если научные и обыденные принципы «работают» на условиях исключения каких-либо из них, то принципы, выделяемые по данному критерию (степень универсальности), дополняют и уточняют друг друга. Они «движутся», перемещаясь с набором соответствующих требований от общей характеристики системы («площади») к подсистеме («отрезку» и части «площади»), а от неё - к каждому элементу подсистемы («точкам» в системе). В конечном итоге, ситуационные принципы - это требования для менеджеров по использованию ими конкретных «рычагов» повышения эффективности жизнедеятельности организации в режиме «реального времени».
Очередным критерием классификации принципов организации выступает способ их реализации.
Рис. 4. Взаимосвязь принципов организации в зависимости от способа их реализации
Классификация принципов по способу реализации предоставляет возможность их использования в практической работе менеджера организации в качестве «инструмента». Так, условие самореализуемости принципов требует их обособления (сведения в особую группу), а также знания специфики, постоянного контроля и учёта в процессе жизнедеятельности организации. Условие возможности «взаимодействия» менеджеров со «стихийными» силами природы выдвигает дополнительные требования - не только знать определённые принципы, но и активно учитывать пределы управляемости природными факторами. Сегодня люди обязаны находить эффективные методы, средства и процедуры сохранения системы «природа - общество» и поддержания её в оптимальном состоянии. Условие полной управляемости принципов также выдвигает на передний план дополнительные, более сложные требования в плане детализации и усиления активности менеджеров по их непрерывному систематическому использованию для обеспечения эффективности функционирования организации.
Таким образом, рассмотренные принципы организации становятся важнейшим звеном, соединяющим теорию организации с менеджментом и менеджментом человеческих ресурсов (управлением персоналом).
Переходя к анализу заключительного критерия, заметим, что сама последовательность классификационного подхода может применяться и как своеобразная методическая установка, направленная на повышение профессионального мастерства управленцев, искусства менеджмента.
В отличие от трёх предыдущих критериев классификации принципов организации, где использовался дедуктивный метод (движение мысли от общего к частному), четвёртый критерий - масштабность их действия - логичнее рассматривать, опираясь на индуктивный метод (восхождение от частного к обобщениям). Вначале целесообразно анализировать и использовать принципы, определяющие состояние и возможности самой организации, а затем (после сравнительного анализа принципов, характеризующих внешнюю среду) приступать к непосредственной адаптации организации, «вписывая» её в условия микро- и макросреды в кратчайшие сроки и с заданными параметрами.
На начальных этапах и стадиях существования фирмы, руководствуясь методом индукции, менеджеры обязаны установить и отладить взаимодействие между всеми структурными элементами и подсистемами - функциональной, организационно-управленческой, информационной, кадровой, технико-технологической. Предпринимаемые управленческие действия должны отвечать требованиям необходимости и достаточности. В дальнейшем оптимизированная по внутренним составляющим структура приводится в соответствие с системой целей - в зависимости от состояния и характера изменений во внешней среде, на основе принципов кооперации, унификации, стандартизации и пр.
Подводя итоги рассмотренной классификации принципов теории организации, можно утверждать, что её практическое использование позволяет упростить, упорядочить и научно обосновать последовательность и содержание работы менеджеров.
Следует особо отметить, что данная система принципов является общей классификацией, или классификационным подходом, поскольку не раскрывает самих принципов организаци.
3Подход, предложенный Беляевым А.А. и Коротковым Э.М.
Рис. 5. Классификация принципов организации
Рассмотрим общие принципы организации, сведённые в три основные группы (базисные, соответствия, оптимальности).
На схеме показаны пять базисных принципов организации: преемственности, инновации, целостности, верификации, амбивалентности.
Принцип преемственности предполагает глубокое и всестороннее изучение основных идей, концепций, теорий, выдвинутых в прошлом и настоящем, а также опыта наших предшественников и современников. Ничто из теоретического и практического наследия не следует оценивать с формально-логической точки зрения: как верное (истинное) либо неверное (неистинное). Руководствуясь диалектическим учением о всеобщей связи и развитии природных, социальных и мыслительных процессов и явлений, нужно тщательно анализировать то, что реальные личности или организации «дали нового сравнительно со своими предшественниками», а не то, чего они «не дали сравнительно с современными требованиями». Разумеется, и вторая часть известного тезиса должна быть воспринята диалектично. Ведь научная объективность предусматривает анализ уязвимых сторон любой системы знания, ошибочных умозаключений, ложной аргументации. Это необходимо для разработки и совершенствования новейших управленческих концепций и практического решения актуальных проблем современности.
Решая новые теоретические и прикладные задачи, современный менеджер обязан также реализовать принцип инновации. Стратегия, тактика и техника профессиональной деятельности не должны быть эклектичны. При выполнении стандартных производственных или управленческих процедур используемые формы и методы могут и должны варьироваться, включать элементы уникальности, неповторимости. Эффективная организационно-управленческая система рождается не в результате копирования «чужих» образцов мышления и поведения, а по мере их сознательной «обработки» и принятия на вооружение. Механизм поиска магистрального направления развития организации и отбора способов, приёмов, средств решения возникающих проблем уподобляют профессию менеджера труду пчелы, собирающей с тысяч цветков нектар для выработки небольшого количества мёда. Плоды же совместной деятельности многих особей превращают улей в весьма солидное «предприятие».
Определяя роль и значение принципов преемственности и инновации, правомерно констатировать, что научный менеджмент - это рациональные «зёрна» предшественников плюс «ноу-хау».
Принцип комплексности (целостности) проявляется в организационно-управленческих системах в трёх измерениях: объектном, субъектном, предметном. Во-первых, любую организацию следует рассматривать во взаимосвязи и взаимодействии с «внешними» (материальными и духовными) факторами. Во-вторых, исключительно важным является отношение администрации к персоналу в целом и каждому сотруднику персонально на основе анализа природно-культурного потенциала (т.е. возможностей субъекта). В-третьих, на внутрифирменном уровне необходимо применять дифференцированный подход, основанный на фактических результатах деятельности индивидов, групп (подразделений) и трудового коллектива.
Принцип верификации (от лат. verus - истинный и facio - делаю) требует экспериментального подтверждения концептуальных идей и осуществления стратегических, тактических и оперативных планов организации. Немало передовых идей и достижений в своё время было отвергнуто коллегами и научными сообществами, а гениальные писатели, художники, музыканты не всегда становились пророками в своем отечестве, нередко умирали в нищете и забвении, не получив должного общественного признания. Также и миллионы производственных и управленческих инициатив «снизу» не получили поддержки в среднем звене и «на верху». Основные причины тривиальны: эгоизм и зависть человека, острая конкурентная борьба между организациями, консерватизм общественного сознания). И всё-таки реальная практика - вот главный «заказчик», диктующий «правила игры» и влияющий на формирование общей стратегии развития и конкретные бизнес-планы организации. Она же является и учебным «полигоном», где проверяется жизнеспособность «кабинетных» проектов и программ любого уровня.
Принцип амбивалентности указывает на двойственность, противоречивость всех процессов и явлений жизнедеятельности общества. Принимая конкретное управленческое решение, современный менеджер должен понимать, что оно отобрано и признано наилучшим с некоторой условностью (в текущей рыночной ситуации, на какое-то время, исходя из наличных ресурсов) и не лишено недостатков. Более того, важно помнить, что количество аргументов «за» при желании всегда можно уравновесить тем же числом аргументов «против». Такова подлинная диалектика жизни.
Перейдём к рассмотрению принципов соответствия (целей и ресурсов, распорядительства и подчинения, эффективности производства и экономичности).
Принцип соответствия целей и ресурсов ставит перед руководителем задачу полного и своевременного обеспечения ресурсами стратегических, тактических и оперативных целей организации.
Принцип соответствия распорядительства и подчинения устанавливает порядок, когда любой сотрудник организации при выполнении конкретного задания может быть одновременно подчинён нескольким функциональным руководителям, но лишь одному линейному.
Рис. 6. Схема реализации принципа соответствия распорядительства и подчинения.
Принцип соответствия эффективности производства и экономичности определяет приоритет эффективности (результата) над затратами:
Э = (Результаты / Затраты) х 100%
А теперь раскроем группу принципов оптимальности (сочетания централизации и децентрализации, прямоточности, ритмичности, синхронизации).
Принцип сочетания централизации и децентрализации производства и управления требует от руководителей всех уровней рационального использования возможностей администрирования и коллегиальности (в зависимости от размеров и структуры организации, результатов деятельности, внешних условий).
Принцип прямоточности ориентирует работодателей и персонал на минимизацию производственных и управленческих операций при соблюдении технологии и гарантированном качестве выпускаемой продукции.
Принцип ритмичности обеспечивает плановое («крейсерское») функционирование всех элементов организации, исключает чередование периодов «затишья» и «аврала», весьма известных многим поколениям россиян.
Принцип синхронизации (системности) способствует быстрому восстановлению нужного режима функционирования организации при возникновении различных отклонений от нормы. По решению администрации специальными «антикризисными» полномочиями может (на постоянной или временной основе) наделяться какое-либо подразделение организации.
Принципы статического состояния организации
Рассмотрим принципы статического состояния организации (наивысшего приоритета цели, приоритета функций над структурой и субъекта управления над объектом).
Принцип наивысшего приоритета цели (целей) организации предусматривает установление «прямой» последовательности (цепочки) элементов системы: «цель - задача - функция - структура - персонал». В условиях создания, реорганизации (например, сокращения или объединения) и ликвидации компании житейское правило «семь раз отмерь - один раз отрежь» следует поднять на более высокий уровень: «до седмижды семидесяти раз» («up to seventy times seven»).
Принцип приоритета функций над структурой реализуется в процессе создания фирмы теми, кто не стремится копировать «чужую» структуру, поскольку, во-первых, не боится экспериментировать и, во-вторых, исполнен решимости создать уникальную «структуру» под «набор» конкретных функций, ведущих к достижению поставленных целей.
Принцип приоритета субъекта над объектом управления выражен в последовательности создания структурных элементов (подразделений) организации, подбора и расстановки кадров. Сначала нужно подобрать руководителя (специалиста), обладающего достаточным опытом, способного выполнять предписанные функциональные обязанности и организовать работу персонала, а затем поручить ему формирование «команды».
Принципы динамического состояния организации
Рассмотрим принципы динамического состояния организации (наивысшего приоритета персонала, приоритета структур над функциями, объекта управления над субъектом).
Принцип наивысшего приоритета персонала предусматривает установление «обратной» последовательности (цепочки) элементов системы: «персонал - структура - задача - функция - цель». Когда механизм производства и управления организацией «запущен», человек становится её главной производительной силой и наивысшей ценностью. Вклад каждого сотрудника в общее дело является решающим фактором достижения поставленной цели, чтобы в этой связи ни утверждали сторонники технократического управления.
Принцип приоритета структур над функциями в действующих компаниях выражается в постоянной оптимизации её структурных компонентов. Некоторые из них со временем «отмирают», другие претерпевают существенные изменения, создаются и новые подразделения. Такая гибкая структура позволяет наилучшим образом перераспределять функции и задачи между подразделениями и отдельными сотрудниками для повышения эффективности труда. Это также разнообразит профессиональную деятельность, создаёт новые возможности для развития персонала.
Принцип приоритета объекта управления над субъектом «вступает» в действие при замене руководителей структурных подразделений (филиалов, цехов, участков, отделов, служб). В большинстве случаев, принимая решение о кадровом назначении, администрация должна учитывать мнение трудового коллектива. Ведь подчинённые - это основной ресурс организации, который зачастую превышает суммарный потенциал руководителя. (Не умаляя значения данного принципа, хочется пожелать начинающим менеджерам сохранять «золотую середину»: не рубить с плеча и не идти на поводу у подчинённых.)
Принципы рационализации организации
Важнейшей предпосылкой научного анализа принципов рационализации является уточнение смысла данного термина (лат. rationalis - разумный, ratio - разум) как «усовершенствования, более целесообразной организации чего-либо» и основных направлений рационализации на уровне современного предприятия.
Принцип последовательного подключения реализуется дифференцированно, а именно: разработкой общей философии преобразований (замысла, целей и стратегии) должны заниматься специалисты с сенсуальным (чувственным) типом мышления, конкретизацией принципов и тактических способов осуществления преобразований - специалисты с иррациональным мышлением, а непосредственно проектировать и осуществлять преобразования должны специалисты, имеющие выраженный рациональный тип мышления.
Взаимосвязь основных этапов (процедур) рационализации
Характерные чертыОсновные этапы (процедуры) преобразованийРазработка философии и стратегииОпределение принципов и тактикиПроектирование и реализацияОптимальный тип мышленияСенсуализмИррационализмРационализмОсновные проблемыФормулирование основных целей и задачОтбор моделей и способов решенияАлгоритмизация действийОсновные вопросыЧего и зачем следует добиться?Каким образом достичь желаемого?Как именно действовать?
Принцип всесторонности входной информации требует, чтобы поступающая от объекта преобразований (например, структурной единицы) информация отражала все основные параметры, характеризующие его структуру, процессы и результаты деятельности.
Принцип всесторонности рекомендаций по рационализации компании реализуется непосредственно руководителем, принимающим решение о том, какие из разработанных проектов, в какой последовательности и как будут воплощаться на практике. Такие проекты могут подразделяться на основные (например, «Стратегия развития организации, формирование и совершенствование системы управления», «Корректировка основных правил организации, положений о подразделениях и должностных инструкций», «Корректировка организационной структуры предприятия», «Ассортиментная политика и задачи службы маркетинга», «Основные направления внешнеэкономической деятельности предприятия») и вспомогательные («Сокращение затрат», «Снижение сверхнормативных запасов», «Улучшение стимулирования различных категорий персонала», «Реорганизация системы подготовки и повышения квалификации персонала»).
Принцип внутренней рационализации является наиважнейшим для любой организации и рассмотрение его здесь в последнюю очередь не должно вводить в заблуждение. Пожалуй, это тот случай, когда «есть последние, которые будут первыми».
Никакие, даже самые передовые достижения не приживутся в трудовом коллективе, если не будут органично сопрягаться с интересами людей и психологическими особенности трудового коллектива, его внутренними резервами. Думается, что почти забытый сегодня в России «советский» опыт «тотального» внутриорганизационного рационализаторства требует возрождения, обновления и дальнейшего развития. В отличие от СССР и России кружки качества на предприятиях Западной Европы и Японии не утратили своей актуальности и до сих пор активно финансируются и эффективно действуют. Массовое рационализаторство - отлично зарекомендовавшая себя форма стимулирования инициативы и творчества работников, повышения производительности труда, вовлечения персонала в управление и «конструирования» организации как единого организма, семьи.
Теоретический анализ принципов организации в совокупности с реальной практикой управления показывает, что центральное место в этой системе занимают принципы соответствия и приоритетности. Именно они постоянно используются при исследовании потенциала и функциональной деятельности любой организации. Любой элемент потенциала должен соответствовать системе в целом (организации), а при сравнении с другими должен быть приоритетным в работе менеджера или менее значимым на данный момент времени. (Например, первоочередное внимание может уделяться персоналу, технологиям или системе управления; роли материального или морального стимулирования; реализации какого-либо проекта. Принцип соответствия - цены на товар и/или услугу уровню их качества; ожиданий работников и фактического вознаграждения за выполненную работу и т.д.)
4Подход, предложенный Р.А. Фатхутдиновым
В данной классификации принципы организации делятся на 4 группы:
Сущность и приоритетная область проявления общих принципов организации структур и процессов по данной классификации следующие:
·Системный подход (системный принцип организации) - это подход, при котором любая система (объект) рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов (компонентов), имеющая выход (цель), вход (ресурсы), связь с внешней средой, обратную связь. Это наиболее сложный подход. Системный подход представляет собой форму приложения теории познания и диалектики к исследованию процессов, происходящих в природе, обществе, мышлении. Его сущность состоит в реализации требований общей теории систем, согласно которой каждый объект в процессе его исследования должен рассматриваться как большая и сложная система и, одновременно, как элемент более общей системы;
·Принцип относительности - система бывает таковой не вообще, не универсально, а лишь по отношению к каким-либо определенным активностям, сопротивлениям, энергиям. Область проявления принципа - любые системы;
·Принцип слабого звена означает, что система воспроизводима в должном качестве, если обеспечивается устойчивость относительно слабого звена. Проявляется и учитывается при проектировании структур, решений любых вопросов;
·Принцип непрерывности - мир рассматривается как находящийся в непрерывном изменении, в нем нет ничего постоянного. Проявляется при организации процессов, функционирования и развития любых систем;
·Принцип цепной связи - всякое соединение комплексов (систем) происходит через общие звенья, образующие цепную связь. Проявляется при проектировании структур;
·Принцип ориентации любой деятельности на потребителя (маркетинговый подход) - сначала необходимо обеспечить удовлетворение потребностей потребителей, а потом - своих. Проявляется при проектировании структур, их функционировании и развитии;
·Принцип стандартизации любых объектов - целесообразное упорядочение и унификация любых видов деятельности документации, терминов, системы мер и измерений, информационных систем, технических систем, систем управления и т.д. проявляется при проектировании, функционировании и развитии любых систем;
·Принцип автоматизации производства и управления - причиной проявления объективной глобальной тенденции к увеличению доли сферы услуг в структуре общественного производства, доли свободного времени в структуре дня работника является комплексная системная автоматизация. Проявляется при проектировании, функционировании и развитии любых систем;
·Принцип глобализации развития систем - ориентация социальных и производственных систем на глобальную (международную) конкуренцию, развитие транснациональных и международных компаний, ужесточение международной конкуренции. Глобализация носит объективный характер и обусловлена, прежде всего, быстро прогрессирующей интернационализацией сторон жизни стран и народов. Современный этап глобализации обусловил переход функции интеграции человечества к средствам массовой информации. СМИ делает возможным обмен между культурными образцами в мировых масштабах и с огромными скоростями. Люди в разных концах света все больше проникаются сознанием, что они живут в едином мире.
1.5Подход, предложенный А. Файолем.
Разработка проблем научного управления в начале XX века, сосредоточившая внимание на деятельности и специализации руководителя, столкнулась с необходимостью анализа построения организации в целом и формулирования принципов ее функционирования. Ответом на эту потребность практики стали работы Анри Файоля, предложившего ряд организационных принципов, которые он посчитал полезными для управления крупной угледобывающей компанией во Франции. Он рассматривал искусство управления как выбор соответствующих принципов, применимых в данной ситуации.
А. Файоль предложил 14 принципов, хотя и утверждал, что их может быть намного больше. Группировка указанных принципов по разным признакам приводится в табл. 1.
Структурные принципы лежат в основе создания системы взаимосвязанных задач, прав и ответственности. Организаторские функции включают дробление задач на более мелкие подзадачи, перегруппировку этих задач во взаимосвязанных подразделениях, назначение руководителя каждого подразделения и передачу ему прав и ответственности и, наконец, соединение подразделений цепью целевых команд. Рассмотрим более подробно каждый из основных принципов организации управления.
)Принцип разделения труда. Согласно Файолю, разделение и специализация труда - естественный способ произвести больше продукции с лучшими качественными характеристиками, прилагая те же усилия. Посредством специализации сокращается число объектов, на которые должны быть направлены внимание и усилия работника. Как отмечал Файоль, специализация рассматривается как лучшее средство использования индивидуумов и групп людей. В то же время разделение труда имеет свои пределы, которые не могут быть превышены. Такие методы упрощения труда, как стандарты работ и исследование в действии и во времени, акцентировали внимание на технических сторонах работы, а не на поведенческих. Позднее, в начале 1930-х годов, появился подход, описывающий человеческие отношения и позволяющий более углубленно рассматривать разделение труда в организациях с учетом влияния человеческого фактора.
)Принцип единства цели и руководства. Виды работ, которые появляются в результате разделения труда, должны быть скоординированы и направлены к единой цели. Процесс группировки задач по определенным признакам называется департаментализацией. Файоль не выделил базис для департаментализации, но он действительно выработал основное направление, в соответствии с которым деятельность, имеющая общую цель, должна производиться по единому плану и управляться одним руководителем. Принцип объясняет необходимость назначения руководителя для координации взаимозависимой деятельности.
)Принцип соотношения централизации и децентрализации. Этот принцип связан с увеличением или снижением объема власти руководителя, что позволяет говорить о той или иной степени централизации и децентрализации. Принцип утверждает, что для каждой ситуации существует оптимальный баланс между централизацией и децентрализацией и что этот баланс нельзя определить без учета способностей руководителя, который координирует деятельность департаментов (отделов).
)Принцип власти и ответственности. Этот принцип утверждает, что должна существовать связь между ответственностью руководителя и той властью, которой он наделен. Желательная связь состоит в равенстве этих двух факторов. Оценить эту связь, особенно при исследовании задач руководителей высшего уровня, весьма сложно. Суть дела в том, что поскольку ответственность передана руководителю, то ему должны быть даны и права отдавать приказы, и власть требовать их исполнения.
)Принцип цепи. Естественный результат применения предыдущих четырех принципов - создание соподчиненной цепи руководителей от высших звеньев управления до низших уровней. Цепь - это путь для вертикальных связей в организации. Соответственно все связи от низшего уровня должны пройти через каждого руководителя в цепи команд. А связи, идущие сверху, должны пройти через каждую подчиненную единицу, прежде чем они достигнут требуемого уровня. Такая цепь будет результативной до того предела, когда: 1) задания однозначно определены; 2) деятельность департаментов основывается на четко установленном базисе и определенных критериях; 3) полномочия специально передаются на нижестоящие уровни управления. В тоже время необходимо учитывать возможность существования горизонтальных связей. Для руководителя часто необходимо контактировать с другими сослуживцами на том же уровне организации.
Рассмотренные выше пять принципов определяют главные вопросы, требующие решения при создании структуры задач и власти. Они не являются подробно фиксированными правилами, а лишь намечают ведущие направления в деятельности руководителей.
Принципы процесса сосредоточены на действиях руководителей, направляющих деятельность организации, особенно когда руководители общаются с подчиненными. Справедливость руководителей рассматривается как основной фактор побуждения наемных работников к добросовестному выполнению своих задач. Принцип справедливости отражен и в справедливом вознаграждении. Этот принцип гласит, что оплата труда должна соответствовать объему и качеству выполненной работы.
Принцип дисциплины относится к практике заключения стабильных соглашений между производственной организацией и ее наемными работниками. При этом должно предусматриваться применение санкций в случае невыполнения соглашений. Применение санкций должно осуществляться в соответствии с принципом справедливости и подчинения личных интересов общим. Это означает, что в конфликтных ситуациях общие интересы должны превалировать над интересами индивидуума.
Согласно принципу единства команд руководитель никогда не должен демонстрировать свое превосходство в общении с подчиненными или нарушать цепь команд. Считается, что любой исполнитель должен подчиняться только одному начальнику. Такая связь и взаимодействие учитываются при формировании организационных структур.
Принципы конечного результата определяют желаемые характеристики организации. Хорошо спланированная и направленная деятельность организации должна характеризоваться порядком и стабильностью, а рабочие - инициативным выполнением своих задач. Эти атрибуты деятельности организации, по Файолю, могут проистекать из ощутимого использования принципов структуры и процесса.
6Подход, предложенный В.В. Щербина
В своей работе «Социальные теории организации» Щербина В.В. приводит следующие принципы организаций:
·Принцип единоначалия
Это один из базовых принципов строение организации и управления, выдвинутый в рамках классической школы. Хотя этот принцип на протяжении многих веков использовался в управлении и на его основе была построена традиционная линейная структура, впервые в виде императива его сформировал Файоль. Принцип единоначалия в «классической» теории подразумевал административную ответственность одного лица, или, иначе, запрещение одному человеку подчиняться сразу двум руководителям.
·Принцип максимального делегирования полномочий в организации
Этот принцип выступает в двух аспектах:
.Это один из основных принципов и нормативных предписаний, разработанный в рамках классической теории организации
.Это управленческий императив, дополняющий принцип единоначалия и определяющий логику вертикального разделения труда и формирования иерархии при формальной системе регуляции административных организаций.
В результате применения этого принципа и управлении организацией формируются многоуровневая иерархическая структура организации по скалярному принципу, а также тип координации, получивший название «координация средствами иерархии».
·Принцип минимизации затрат на координацию.
Этот принцип определяет логику формирования организационной структуры и современных рациональных теоретических моделях организации и управленческой практике.
·Принцип обеспечения согласия.
Это один из основных системных принципов эффективного функционирования организации и обеспечения внутри нее социального порядка, сформулированный представителями школы социальных систем. В соответствии с ним управленцу предписывается сосредоточить внимание на обеспечение соответствия между типом организационного контроля и уровнем развития персонала. Подобное согласие рассматривается как условие эффективной деятельности организации и ее выживания.
·Принцип изоморфизма
Проявляется в двух аспектах:
.На нем основывается одна из системных моделей, объясняющая логику обеспечения баланса организации с внешней средой и на этой основе рассматриваются разнообразные типы организаций и организационной структуры
.Это основной принцип современной организационной экологии
·Принцип равновесия
Это один из основных принципов функционирования и развития организации в системных моделях. В рамках универсальной модели функционирования социальных систем, предложенной Т. Парсоном, этот принцип трактуется как необходимое условие их выживания.
·Скалярный принцип строения организации
Принцип проявляется в двух аспектах:
.Принцип иерархического многоуровневого строения организационной структуры в результате делегирования и распределения властных полномочий и авторитета в административных организациях
.Способ вертикального разделения управленческого труда в сфере координации разнородной специализированной деятельности, т.е. построения системы координации по иерархическому принципу.
Глава 2. Анализ принципов организации на примере ИП «Рулевой»
2.1Краткая характеристика ИП «Рулевой»
Автосервис «Рулевой» расположен по адресу: Г. Копейск, ул. Чернышевкого,12. Организационно-правовая форма предприятия - Индивидуальный предприниматель.
Автосервис «Рулевой» - это современный техцентр, оборудованный профессиональной техникой для высокоточной диагностики и качественного ремонта автомобилей иностранного производства. Основное направление деятельности техцентра - постгарантийное обслуживание и ремонт автомобилей с 1998 года выпуска.
Перечень выполняемых работ:
·компьютерная диагностика, регулировка (профилактика) и ремонт двигателей автомобилей;
·компьютерная диагностика и ремонт ходовой части автомобилей;
·диагностика и ремонт автоматических коробок передач;
·диагностика и ремонт электрических систем автомобилей;
·весь комплекс по профилактике топливной системы, включая ультразвуковую промывку форсунок;
·частичная и полная замена масла в АКПП.
Обслуживая автомобиль в данном автосервисе, клиенты получают:
·Гарантию безупречного качества выполненных работ;
·Скидки на установку приобретенных в данном автосервисе запчастей;
·Гибкую систему скидок для постоянных клиентов;
·Информационную поддержку высококвалифицированных мастеров и опытных специалистов.
Помимо вышеперечисленных услуг сервис предлагает качественную установку сигнализации и другого дополнительного оборудования с соблюдением всех стандартов заводов-изготовителей, как автомобиля, так и дополнительного оборудования. Также компания выполняет качественную покраску автомобиля.
Компания располагает такими ресурсами, как:
)Квалифицированные рабочие. Их численность составляет 35 человек.
)Цех, площадью в 600 кв.м.
)5 подъемников разной грузоподъемности
)Современное диагностическое оборудование
Цель данной организации - получение прибыли.
2.2Анализ состояния предприятия
Для рассмотрения теоретического вопроса на практике я выбрала классификацию, в которой принципы делятся на 4 группы:
.Общие принципы организации структур
.Общие принципы организации процессов
.Принципы рационализации структур
.Принципы рационализации процессов
Сущность общих принципов организации структур и процессов по данной классификации следующие:
Системный принцип организации
Системный подход - способствует быстрому восстановлению нужного режима функционирования организации при возникновении различных отклонений от нормы. По решению администрации специальными «антикризисными» полномочиями может (на постоянной или временной основе) наделяться какое - либо подразделение организации. В рассматриваемой организации такими полномочиями наделен начальник цеха.
Принцип слабого звена означает, что система воспроизводима в должном качестве, если обеспечивается устойчивость относительно слабого звена. Самым уязвимым элементом организации является человек, что связано с его непредсказуемостью, постоянной изменчивостью, эгоистичностью, наконец. На предприятии этот принцип выражается в сдельной оплате труда работников 3 уровня. Потому что в данном случае необходимо обеспечить высокую степень мотивации этих работников.
Принцип непрерывности предусматривает максимальное сокращение перерывов между операциями. Данный принцип в ИП «Рулевой» работает, так как рабочие часы организации - с 8.00 до 20.00 ежедневно.
Принцип цепной связи предполагает, что всякое соединение комплексов происходит через общие звенья, образующие цепную связь. Иначе, для образования единого целого из нескольких компонентов необходимо, чтобы эти компоненты имели нечто общее, т. е. совпадающие элементы. На предприятии менеджеры закупают запасные части для автосервиса, эти запасные части используют автомеханики для починки автомобиля. таким образом получается цепная связь.
Принцип ориентации любой деятельности на потребителя (маркетинговый подход). Организации зависят от своих потребителей и поэтому должны понимать их текущие и будущие запросы, выполнять их требования и стремиться превзойти ожидания.
На предприятии такая ориентация заключается в индивидуальном подходе к каждому клиенту. При обращении клиента в автосервис его записывают на определенное время, для того чтобы избежать очередей. Так же производится небольшая поездка для выяснения неполадок. Затем машину моют и поднимают на подъемнике для диагностики. В это же время рассчитывается стоимость работ и необходимых деталей. После диагностики клиенту, если он хочет, дают перерыв для обдумывания ситуации, консультации в другом автосервисе, коррекции своих планов или чтобы накопить деньги на ремонт.
При сдаче готового автомобиля заказчику мастер, принимавший автомобиль, подводит к нему владельца, показывает результаты работы и замененные детали. Кроме того, дает рекомендации по эксплуатации автомобиля. После выяснения всех вопросов, устранения замечаний (если они есть), приемщик автосервиса провожает заказчика в кассу - машину выдают после полной оплаты работ.
Через два-три дня мастер по телефону интересуется у клиента, не возникли ли у него какие-либо пожелания или у автомобиля - неполадки.
Принцип стандартизации любых объектов.
Компании - продуценты машин добиваются выполнения всеми дилерами единых требований по оборудованию сервисных служб, технологии ремонта, работе с клиентами, учетным и аналитическим операциям и т. д. в целях обеспечения высокого качества обслуживания, высокой репутации компании.
Существуют стандарты для сервисных служб. Здесь приведены некоторые из них.
Обязательные услуги:
предварительная запись с коротким периодом ожидания;
инструментальный контроль для технического осмотра;
виды ремонта, предусмотренные дилерским договором;
сервисная поддержка и консультирование оптовых клиентов;
установка принадлежностей;
наличные и безналичные расчеты.
Услуги, выполняемые дилером или привлеченными им субподрядчиками:
кузовные и окрасочные работы;
обивочные работы;
круглосуточный сервис для грузовых автомобилей;
установка и ремонт кузовов, прицепов и полуприцепов грузовых автомобилей;
мойка и уход.
Выполнение заказов:
заказы оформляются на типовом бланке компании согласно имеющимся в нем указаниям, графам и нормативам времени, подписываются клиентом;
сроки выполнения работ указываются в заказах и соблюдаются;
заказ передается приемщиком в цех заблаговременно для обеспечения подготовки;
дополнения к заказанным работам согласовываются с клиентом;
выполненные работы отмечаются в соответствующих графах заказа;
перечень и стоимость запасных частей и услуг сторонних фирм передается в расчетную часть;
работы контролируются бригадиром во время и после Исполнения;
заполняется сервисная книжка, и используются сервисные рабочие листки. Подготовка счета:
счет выписывается с соблюдением требований и нормативов времени, указанных в стандартных бланках;
счет вручается клиентам при выдаче автомобиля;
выдача автомобиля:
автомобиль выдается лично клиенту, позиции счета при необходимости объясняются;
демонтированные детали передаются клиенту по его желанию;
автомобиль чист внутри и снаружи.
Принцип автоматизации производства и управления предполагает производство законченного изделия с полным контролем качества и гарантией бездефектности, а так же способствует достижению органической связи между организацией и техникой управления на основе комплексного централизованного обеспечения всех подразделений предприятия необходимой информацией и средствами ее использования на местах для принятия решения. Автосервис работает с программой 1С предприятие «Альфа Авто», которая позволяет организовать работу склада, вести оптовую и розничную торговлю запасными частями, оказывать услуги по ремонту и обслуживанию автомобилей, учитывать оплаты и отслеживать состояние взаиморасчетов с покупателями и поставщиками.
Пользователи программы имеют возможность быстро формировать необходимые документы. Руководство может оперативно получать и использовать данные о различных аспектах деятельности компании. Система предоставляет информацию, необходимую для принятия управленческих решений.
Принцип глобализации развития систем на предприятии заключается следующем: индивидуальный предприниматель узнает о новых технологиях посредством Интернета, и дальше принимает какое - либо решение о внедрении данной технологии.
Принципы рационализации:
В любой организации постоянно происходят различного рода изменения либо по инициативе руководства, либо по инициативе рядовых работников, либо по стечению обстоятельств. Проводником таких изменений является человек, как на уровне разработки решения, так и на уровне исполнения.
На предприятии действуют следующие направления рационализации: совершенствование научной организации труда (создание благоприятных условий труда, устранение перегрузок и уменьшение нервного напряжения персонала, улучшение производственной эстетики, минимизация вредных воздействий на организм человека и обеспечение комфортных условий отдыха, разработка и соблюдение правил техники безопасности); усовершенствование результатов труда (улучшение качественных характеристик исходной, промежуточной и готовой продукции, оптимизация системы сбора, анализа, распространения и хранения информации, расширение спектра оказываемых услуг, стандартизация, унификация и модернизация производимых товаров и предоставляемых услуг); совершенствование средств труда (модернизация производства, техническое переоснащение предприятия, снижение энергоёмкости) и технологических процессов (применение средств автоматизации и новейших коммуникационных систем, интенсификация производственных и управленческих процессов, разработка, апробация и внедрение ноу-хау).
2.3Мероприятия по дальнейшему развитию ИП «Рулевой»
Изучив принципы организации на примере автосервиса, мне бы хотелось сделать несколько рекомендаций для более эффективной работы организации:
)Введение такой услуги, как вызов автомастера на дом. (Выездной (мобильный) автосервис оснащен всем необходимым инструментом и оборудованием, необходимым для ремонта автомобиля на месте поломки, стоянки, либо в гараже). Эта рекомендация направлена на маркетинговый подход.
)Установка новейшего оборудования для диагностики и регулировки сход-развала, так называемый сход-развал 3д. Позволяет произвести замеры с точностью до миллиметра, проверить общую геометрию автомобиля и восстановить углы поворота колес. Стенд сход-развала содержит в себе техническую информацию большинства моделей автомобилей. Помимо регулировки, владелец автомобиля получает также рекомендации от мастеров, которые помогут избежать дальнейших проблем. Данная рекомендация повлияет на принцип рационализации.
Заключение
Таким образом, успех деятельности фирмы или организации во многом определяется качеством выполнения функций и следованием принципов управления.
Принципы представляют собой абстракцию из анализа и синтеза организационно-методических закономерностей функционирования и развития организацией, а также из обоснования положений, применяемых для использования действия объективных экономических законов и законов организации при существовании руководства производственными процессами. Принципы - это, прежде всего основные идеи, отражающие требования объективных закономерностей развития организационных систем и происходящих в них процессов. Они вырабатываются путем общих закономерностей функционирования и развития не только исследуемых объектов, но и окружающей действительности, практического опыта.
Принципы нужно не умозрительно придумывать, конструировать или выводить из головы, а только при помощи головы формулировать, исходя из реального состояния действительности.
В специальной литературе не выработано единого подхода к формулированию принципов организации. Некоторые исследователи истолковывают отдельные законы как принципы, а принципы возводят в ранг законов. По мнению большинства исследователей, принцип является оптимальным правилом (нормой), которое сформулировано людьми и носит объективный характер.
На примере ИП «Рулевой» было показано, как действуют некоторые принципы на практике. Благодаря изучению принципов организации руководитель или менеджер может оптимизировать управляющие воздействия на отдельные элементы и организацию в целом, а также принять верные решения по развитию компании.
Список литературы
)Акулов В. Б., Рудаков М. Н. Теория организации: Учебное пособие. - М., 2003
)Баранников А. Ф. Теория организации: учебник для вузов.- М.: Юнити-Дана, 2005.- 700 с.
)Беляев А.А., Коротков Э.М. Системология производства. М.: ИНФРА-М, 2001, 135 с.
)Дж.К. Лафта. Теория организации: учебное пособие. - М.:ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. - 416 с.
)Дырин С.П. Теория организации: Учебник. - Набережные Челны, Изд-во Института управления, 2003
)Лукичева Л. И. Управление организацией: учеб. пособие/под ред. Ю. П. Анискина.- М.: Омега-Л, 2005.- 360 с.
)Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. - М., Инфра-М, 2002
)Парахина В. Н., Федоренко Т. М. теория организации: учеб. пособие.- М.: Кнорус, 2007.-296 с.
)Смирнов Э. А. Теория организации: учеб. пособие.- М.: Инфра-М, 2006.-248 с.
)Фатхутдинов Р.А. Организация производства. М.: ИНФРА-М, 2001, 215 с.
)Щербина В.В. Социальные теории организации.М.: Инфра-М, 2000 - 264 с.
Приложение 1
Таблица 1
Группировка принципов Файоля
Структурные принципыПринципы процессаПринципы конечного результатаРазделение трудаСправедливостьПорядокЕдинство цели и руководстваДисциплинаСтабильностьСоотношение централизации и децентрализацииВознаграждение персоналаИнициативаВласть и ответственностьЕдинство команд ЦельПодчинение главному интересу
Приложение 2
Организационная структура ИП «Рулевой»
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
В результате изучения данной темы студент должен:
знать
- понятие принципа организации;
- принципы научной организации управления Ф. У. Тейлора, принципы производительности организации Г. Эмерсона, принципы бюрократической формы организации М. Вебера, общие принципы управления А. Файоля;
- классификацию и сущность общих принципов организации;
- классификацию и сущность принципов статической и динамической организации;
- классификацию и сущность принципов рационализации;
уметь
- анализировать принципы организации конкретных компаний;
- использовать совокупность принципов организации при разработке организационных стратегий развития;
владеть
- навыками разработки рекомендаций компаниям по совершенствованию их деятельности в соответствии с принципами организации;
- способностью построения эффективной организации на основе знания ее принципов.
Понятие и классификация принципов организации
Для построения эффективной организации, ее системы управления необходимо соблюдать определенные принципы.
Принцип (от лат. principium – начало, основа) – основное исходное положение какой-либо теории, учения, науки, мировоззрения, политической организации и т.д.
В начале XX в. представителями школы научного управления, а также классической, или административной школы управления были сформулированы принципы организации и управления. В книге Ф. У. Тейлора (1856–1915) "Принципы научного управления" (1911) определены четыре основные принципа научной организации управления, которые вошли в практику управления и позволили осуществить скачок в уровне производительности труда . Г. Эмерсон (1853–1931) в 1911 г. в книге "Двенадцать принципов производительности" сформулировал принципы производительности организации . Немецкий социолог Макс Вебер (1864–1920) сформулировал принципы бюрократической формы организации . Общие принципы управления были изложены А. Файолем (1841 – 1925) в книге "Общее и промышленное управление" в 1916 г. Перечень классических принципов организации и управления представлен в табл. 4.1.
В современной теории организации сформулированы принципы, на основе которых осуществляется построение, функционирование и развитие организаций. В учебной литературе по теории организации приводятся различные классификации принципов. С учетом существующих подходов может быть предложена следующая классификация принципов организации (рис. 4.1).
Рис. 4.1.
Таблица 4.1
Принципы организации и управления, сформулированные представителями школы научного управления и административной школы управления
|
Принципы научной организации управления Ф. У. Тейлора |
Принципы производительности организации Г. Эмерсона |
Принципы бюрократической формы организации М. Вебера |
Общие принципы управления А. Файоля |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
1. Научный подход для каждого элемента рабочих заданий с целью замены эмпирического метода |
1. Точно поставленные идеалы или цели |
1. Вся деятельность, необходимая для достижения целей организации, разделяется на простейшие операции, строго формально определяются задачи и обязанности каждого звена организации |
1. Разделение труда |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
2. Научный отбор, обучение, профессиональная подготовка и повышение квалификации работника |
2. Здравый смысл |
2. Организация строится на принципах иерархии |
2. Власть – ответственность |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3. Дружеское сотрудничество с людьми с целью обеспечения работы в соответствии с разработанными научными принципами |
3. Компетентная консультация |
3. Деятельность организации регулируется системой стандартов, общих правил, которыми определяются ответственность каждого члена организации и формы координации их индивидуальной деятельности |
3. Дисциплина |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
4. Распределение труда и ответственности между администрацией предприятия и рабочими |
4. Дисциплина |
4. Идеальный руководитель с целью гарантии невмешательства отдельных личностей в продуктивное достижение целей организации управляет своим аппаратом безлично (отсутствует фаворитизм, служебные отношения, основанные на личной дружбе или знакомстве) |
4. Единство распорядительства, или единоначалие |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
5. Справедливое отношение к персоналу |
5. Служба в бюрократической организации основывается на соответствии квали- фикации занимаемой должности |
5. Единство руководства |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
6. Быстрый, надежный, полный, точный и постоянный учет |
6. Подчинение частных интересов общим |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
7. Диспетчирование |
7. Вознаграждение персонала |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
8. Нормы и расписания |
«Принципы организации» 1. Общие принципы организации и их характеристика Рассмотрим общие принципы организации, сведенные в три основные группы: базисные, соответствия, оптимальности. Общие принципы организации Принцип обратной связи. Социально-экономические системы представляют в основном открытые и неравновесные системы. Нарушение равновесия в них возможно по разным причинам. Их регулирование возможно по принципу обратной связи. Ведь любая система управления состоит из 2-х подсистем: управляющей и управляемой. Между ними есть разные коммуникационные связи, которые являются каналами передачи управленческой информации от субъекта к объекту и наоборот. Обратная связь может быть положительной (усиливающей действие сигнала рассогласования) и отрицательной. Оценка информации субъектом управления должна быть оперативной и достоверной. Принцип развития. Развитие - необратимое направленное изменение системы. Различают 2 формы развития: эволюционную , которая характеризуется постепенными количественными и качественными изменениями; революционную , которая представляет собой скачкообразный неосознанный переход от одного состояния системы, процесса управления к другому. Существует прогрессивное и регрессивное развитие (изменение). Прогрессивное и регрессивное развитие может охватывать не всю систему в целом, а только один какой-либо компонент, лишь со временем вся система претерпит изменения. Любой из этапов жизненного цикла организации сопровождается случайными отклонениями мгновенных величин от их среднего значения. Благодаря чему обеспечивается движение неравновесной системы к притягателю устойчивости. (Синергетика определяет притягатель как относительно устойчивое состояние системы со множеством траекторий, зависящих от разных начальных условий. Притягивающие факторы оказывают корректирующее воздействие на систему в целом, на возможные траектории ее движения). Принцип соревновательности, конкуренции. Практика подтверждает, что жизнеспособность социальной системы зависит от степени развития соревновательных, конкурентных начал. Конкуренция выявляет наиболее результативные, эффективные пути развития. Это выражается в сравнении, отборе и внедрении наиболее эффективных методов хозяйствования и управления. (Некоторое время в экономической науке этот принцип игнорировался, считалось, что конкуренция может нанести вред. На деле отсутствие конкуренции привело к торможению частной инициативы, к тому, что система перешла на «вялый» бег, а затем к застою. Конкурентные отношения противоречивы: механизм конкуренции формирует социальные приоритеты свободы выбора, активного воздействия на принятие смелых управленческих решений. Но опасна недобросовестная конкуренция). Принцип дополнительности. В организационных системах сочетаются, с одной стороны, объективные, устойчивые тенденции, а с другой - случайные, неустойчивые. Они дополняют друг друга. Их диалектическое взаимодействие и определяется как принцип дополнительности, суть которого амбивалентный подход к раскрытию функционирования и развития системы (амбивалентность указывает на двойственность, противоречивость всех процессов и явления жизнедеятельности организации. Принимая решение, менеджер должен понимать, что оно отобрано и признано наилучшим с некоторой условностью на какое-то время, что количество аргументов «За», можно уравновесить тем же числом аргументов «против»). Перейдем к рассмотрению принципов соответствия Принцип соответствия целей и ресурсов. Ключевые цели, принятые в организации, должны своевременно обеспечиваться ресурсами. Данному принципу соответствует программно-целевая технология процесса производства и разработки решений. Она состоит в выдаче для исполнения заданий (целей и задач) с указанием средств, методов и времени их выполнения, с организацией внешнего или внутреннего контроля промежуточных состояний этого выполнения. Профессионализм выполнения задания определяется квалификацией руководителя, выдавшего задание, а квалификация исполнителя играет вторичную роль. Принцип соответствия распорядительства и подчинения. У каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных при выполнении конкретной работы. Функция считается административной, если среди процедур, ее составляющих, приоритетной является процедура «Принятие решения» или «Утверждения решения». Для технологической - это наличие среди процедур, ее составляющих, приоритетных процедур: «Подготовка решения», «Согласование» или «Организация выполнения решения». Патронажный - когда в наборе нет приоритетных функций (могут возлагаться на специалистов других фирм. Принцип соответствия эффективности производства и экономичности. Для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами. Приоритет должен принадлежать эффективности. Э=(Результаты/ Затраты) Ч100% Раскроем группу принципов оптимальности (сочетание централизации и децентрализации, прямоточности, ритмичности, синхронизации). Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления требует от руководителей всех уровней рационального использования возможностей администрирования и коллегиальности (в зависимости от размеров, структуры организации, результатов деятельности, внешних условий). Принцип прямоточности означает, что производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути во избежание дополнительных затрат и искажений. Принцип ориентирует администрацию и персонал на минимизацию производственных и управленческих операций при соблюдении технологии и гарантированном качестве выпускаемой продукции. Принцип ритмичности означает, что производственные и информационные процессы должны идти с заданным уровнем равномерности в течение заданных временных интервалов. Ритмичность обеспечивает плановое функционирование всех элементов организации, исключает чередование периодов «затишья» и «авралов». Принцип синхронизации (системности) способствует быстрому восстановлению нужного режима функционировании организации при возникновении различных отклонений от нормы. (Динамика рыночных отношений требует гибкости в организации бизнесс-процессов: что-то следует временно или постоянно усиливать, что-то ослабить. Этот принцип способствует реализации другого «приоритета структур над функциями действующих организациях». Вместо того чтобы менять состав структуры, можно ее переориентировать на новые процессы). 2. Статическое и динамическое состояние организации. Принципы статического состояния организации Статическое и динамическое состояние организации определяется этапами ЖЦ организации. Эти этапы можно условно разделить на две группы: статическую и динамическую. Статическое характеризуется нечувствительностью. К статическому относится этап ликвидации, когда компании занимаются решением внутренних проблем. Динамическая группа включает этапы рождения роста, зрелости, старения и возрождения. Они характеризуются решением внешних и внутренних проблем во взаимосвязи. К принципам статического состояния организации относятся: принцип приоритета цели, приоритета функций над структурой, приоритета субъекта управления над объектом. Принцип приоритета цели. В системе «цель - задача - функция - структура - персонал» наивысший приоритет имеет цель . Именно цель должна быть хорошо разработана при создании, сокращении (и т.д.) организации. Она должна быть представлена более мелкими целями по областям деятельности. Каждая цель должна быть конкретизирована в виде задач с указанием сроков, ресурсов и т.д. Для решения набора задач формируются функции управления с указанием трудоемкости, сложности, и на их базе создается оптимальная организационная структура. Структура служит основанием для формирования контингента работников организации. Принцип приоритета функций над структурой реализуется теми, кто не стремится копировать «чужую» структуру, а создает уникальную структуру под набор конкретных функций, ведущих к достижению поставленных целей. Принцип приоритета субъекта управления над объектом выражен в последовательности создания структурных элементов (подразделений), подбора и расстановки кадров. Сначала нужно подобрать опытного руководителя (специалиста), а затем поручить создание команды. 3. Принципы динамического состояния организации Это: принципы наивысшего приоритета персонала, приоритета структур над функциями, объекта управления над субъектом. Они реализуются на этапах выведения, роста, зрелости, насыщения, спада организации. Принцип наивысшего приоритета персонала предусматривает установление обратной последовательности элементов системы: «персонал - структура - задачи - функция - цель». Когда механизм управления запущен, главной производительной силой и наивысшей ценностью становится человек. Вклад каждого является определяющим для достижения поставленной цели. Принцип приоритета структур над функциями в действующих организациях выражается в постоянной оптимизации ее структурных компонентов (часть структурных элементов отмирает, другая - вновь создается). Такая гибкая структура позволяет лучше перераспределять функции и задачи между сотрудниками для повышения эффективности труда. Кроме того, это разнообразит профессиональную деятельность, создает новые возможности для развития персонала. Принцип приоритета объекта управления над субъектом «вступает» в действие при замене руководителей структурных подразделений. В большинстве случаев, принимая решение о кадровом назначении, администрация должна учитывать мнение трудового коллектива. Ведь подчиненные - это основной ресурс организации, который зачастую превышает суммарный потенциал руководителя. организация руководитель принцип распорядительство 4. Принципы рационализации организации Термин рационализация - (разумный) толкуется как «усовершенствование, более целесообразная организация чего-либо». Эта группа включает принцип последовательного подключения, принцип всесторонности входной информации, принцип всесторонности рекомендаций по рационализации компании. Принцип последовательного подключения реализуется дифференцированно. Принцип всесторонности входной информации требует, чтобы поступающая информация отражала все основные параметры, характеризующие его структуру, процессы и результаты деятельности. Принцип внутренней рационализации - наиважнейший. Массовое рационализаторство - отлично зарекомендовавшая форма стимулирования инициативы и творчества работников, вовлечение персонала в управление. Подобные документыСущность и классификация принципов организации. Характерные черты, основные этапы (процедуры) преобразований. Принципы статистического состояния организации. Схематическое изображение приоритета цели. Принципы соответствия, распорядительства и подчинения. презентация , добавлен 07.10.2015 Направления и объекты исследований теории организации. Исходный постулат тектологии. Основные принципы организации, критерии формирования организационных структур. Механистическая и органическая модели организации. Статическое состояние организации. тест , добавлен 21.01.2011 Принципы организации процесса управления, их сущность и характеристика. Сущность тектологии как науки и её связь с принципами организации. Тектологические принципы организации по А.А. Богданову. Современный подход к классификации принципов организации. курсовая работа , добавлен 08.12.2014 Анализ процессов, протекающих в организационных системах. Принципы динамического состояния организации на примере ОАО "Икар" Курганский завод трубопроводной арматуры". Общая экономическая характеристика предприятия. Виды анализа системы управления. курсовая работа , добавлен 22.03.2015 Существующие классификации принципов организации, их характеристика. Взаимосвязь организационных принципов в зависимости от способа их реализации. Анализ принципов организации на примере ИП "Рулевой", рекомендаций для более эффективной работы предприятия. курсовая работа , добавлен 05.09.2013 Принцип системности управления мотивацией. Принцип рефлексивности. Рациональное отношение к моральной регуляции взаимоотношений в организации. Концепция управления мотивацией персонала. Взаимоотношения начальников с подчиненными. реферат , добавлен 09.11.2006 Полномочия и обязанности руководителя организации. Правовые основы регулирования труда руководителя организации. Дисциплинарная, имущественная и материальная, административная и уголовная ответственность руководителя организации как должностного лица. курсовая работа , добавлен 26.12.2012 Рассмотрение системы и техники планирования личной работы менеджера. Исследование основных способов рационализации деятельности руководителя: принцип Парето, методы Эйзенхауэра и Альпы. Проектирование рабочего дня руководителя отдела продаж ООО "Крым". курсовая работа , добавлен 02.10.2012 Сущность организации труда и принципы ее построения. Принципы рационализации производственных процессов. Ресурсосберегающая, оптимизирующая, трудощадящая функции научной организации труда. Расчет среднего тарифного разряда рабочих и тарифной ставки. контрольная работа , добавлен 28.08.2012 Основные направления и принципы научной организации труда руководителя, его роль в системе управления. История развития науки об управлении. Особенности рационализации управленческого труда. Роль управления и образования в системе общественных отношений. Организация как процесс организовывания - одна из основных функций управления. Под функцией управления понимают совокупность повторяющихся управленческих действий, объединенных единством содержания. Поскольку организация (как процесс) служит функцией управления, любое управление представляет собой организационную деятельность , хотя и не сводится только к ней. Управление - особым образом ориентированное воздействие на систему, обеспечивающее придание ей требуемых свойств или состояний. Одним из атрибутов состояния является структура. Организовать - значит, прежде всего создать (или изменить) структуру. При различиях в подходах к построению систем управления существуют общие закономерности, разработанные в кибернетике. С позиций кибернетического подхода система управления представляет собой целостную совокупность субъекта управления ( управляющая система ), объекта управления ( управляемая система ), а также прямых и обратных связей между ними. Предполагается также, что система управления взаимодействует с внешней средой. Базовым классификационным признаком построения систем управления, определяющим облик системы и ее потенциальные возможности, является способ организации контура управления . В соответствии с последним выделяют несколько принципов управления. Принцип разомкнутого (программного) управления . В основе этого принципа лежит идея автономного воздействия на систему независимо от условий ее работы. Очевидно, что область практического применения этого принципа предполагает достоверность знания состояния среды и системы на всем интервале ее функционирования. Тогда можно предопределить реакцию системы на рассчитанное воздействие, которое заранее программируется в виде функции (рис. 4.1).
Если данное воздействие отлично от предполагаемого, немедленно последуют отклонения в характере изменения выходных координат, т. е. система окажется незащищенной от возмущений в исходном смысле этого слова. Поэтому подобный принцип используется при уверенности в достоверности сведений об условиях работы системы. Например, для организационных систем подобная уверенность допустима при высокой исполнительской дисциплине, когда отданное распоряжение не нуждается в последующем контроле. Иногда такое управление называют директивным. Несомненным достоинством такой схемы управления является простота организации управления. Принцип разомкнутого управления с компенсацией возмущений . Содержание подхода состоит в стремлении ликвидировать ограниченность первой схемы, т. е. нерегулируемое воздействие возмущений на функционирование системы. Возможность компенсации возмущений, а значит, ликвидация недостоверности априорной информации базируется на доступности возмущений измерениям (рис. 4.2).
Рис. 4.2. Измерение возмущений позволяет определить компенсирующее управление, парирующее последствия возмущений. Обычно наряду с корректирующим управлением система подвергается программному воздействию. Однако на практике далеко не всегда удается зафиксировать информацию о внешних возмущениях, не говоря уже о контроле отклонений параметров системы или неожиданных структурных изменениях. При наличии информации о возмущениях принцип их компенсации путем введения компенсирующего управления представляет практический интерес. Рассмотренные выше принципы относятся к классу разомкнутых контуров управления: величина управления не зависит от поведения объекта, а представляет собой функцию времени или возмущения. Класс замкнутых контуров управления образует системы с отрицательной обратной связью, воплощающие базовый принцип кибернетики. В таких системах заранее программируется не входное воздействие, а требуемое состояние системы , т. е. следствие воздействия на объект , в том числе управления. Следовательно, возможна ситуация, когда возмущение позитивно воздействует на динамику системы, если приближает ее состояние к желаемому. Для реализации принципа априорно находится программный закон изменения состояния системы во времени с пр (t), а задача системы формулируется как обеспечение приближения действительного состояния к желаемому (рис. 4.3). Решение этой задачи достигается определением разности между желаемым состоянием и действительным: Dc(t) = с пр (t) - с(t).
Рис. 4.3. Данная разность используется для управления, призванного свести к минимуму обнаруженное рассогласование. Тем самым обеспечивается приближение регулируемой координаты к программной функции независимо от причин, вызвавших появление разности, будь то возмущения различного происхождения или ошибки регулирования. Качество управления сказывается на характере переходного процесса и установившейся ошибке - несовпадении программного и действительного конечного состояния. В зависимости от входного сигнала в теории управления различают:
Эта детализация никак не сказывается на реализации принципа, но вносит специфику в технику построения системы. Широкое распространение этого принципа в естественных и искусственных системах объясняется продуктивностью организации контура: задача управления эффективно решается на концептуальном уровне благодаря введению отрицательной обратной связи. Рассмотрен случай программирования изменения во времени состояния системы с пр (t), что означает предварительный расчет траектории в пространстве состояний. Но из поля зрения выпал вопрос, как это сделать. Ответ лимитируется двумя требованиями к траектории, которая должна:
В формализованных динамических системах для отыскания подобной траектории привлекается аппарат вариационного исчисления или его современные модификации: принцип максимума Л. Понтрягина или динамическое программирование Р. Беллмана. В том случае, когда задача сводится к поиску неизвестных параметров (коэффициентов) системы, для ее решения привлекаются методы математического программирования - требуется отыскать экстремум функции качества (показателя) в пространстве параметров. Для решения плохо формализуемых проблем остается уповать на эвристические решения, основанные на футурологических прогнозах, или на результаты имитационного математического моделирования. Точность подобных решений оценить сложно. Возвратимся к задаче программирования. Если существует способ расчета программной траектории для формализованных задач, то естественно потребовать от системы управления, чтобы она довольствовалась целеуказанием, а программное изменение состояния системы находила непосредственно в процессе управления (терминальное управление). Такая организация системы, конечно, усложнит алгоритм управления, но позволит свести к минимуму исходную информацию, а значит, сделает управление более оперативным. Подобная задача в 1960-х гг. была теоретически решена профессором Е. Горбатовым для управления движением баллистических ракет и космических аппаратов. В отношении постановки и решения задачи оптимального управления следует учитывать следующее принципиальное обстоятельство. Выбрать оптимальное поведение системы можно, только если достоверно известны поведение изучаемого объекта на всем интервале управления и условия, в которых происходит движение. Оптимальные решения могут быть получены и при выполнении других, дополнительных, допущений, но дело как раз в том, что каждый случай следует оговорить особо, решение будет справедливо "с точностью до условий". Проиллюстрируем сформулированное положение на примере поведения бегуна, стремящегося достичь высокого результата. Если речь идет о короткой дистанции (100, 200 м), то подготовленный спортсмен ставит целью обеспечить максимальную скорость в каждый момент времени. При беге на более длинные дистанции успех определяется его умением правильно распределять силы на трассе, а для этого он должен отчетливо представлять свои возможности, рельеф маршрута и особенности соперников. В условиях ограниченных ресурсов ни о какой максимальной скорости в каждый момент не может идти и речи. Вполне очевидно, что приведенное ограничение выполняется только в рамках детерминированной постановки задачи, т. е. когда априорно все достоверно известно. Такие условия оказываются чрезмерными для реальных задач: прокрустово ложе детерминизма не соответствует действительным условиям функционирования системы. Априорность нашего знания чрезвычайно сомнительна как в отношении самой системы, так и среды и ее взаимодействия с тем или иным объектом. Достоверность априорных сведений тем меньше, чем сложнее система, что не добавляет оптимизма исследователям, проводящим процедуру синтеза. Подобная неопределенность привела к появлению целого направления в теории управления, базирующегося на учете стохастических условий существования системы. Самые конструктивные результаты были получены при разработке принципов адаптивных и самонастраивающихся систем . Адаптивные системы позволяют справляться с неопределенностью путем получения дополнительной информации о состоянии объекта и его взаимодействии со средой в процессе управления с последующей перестройкой структуры системы и изменением ее параметров при отклонении условий работы от априорно известных (рис. 4.4). При этом, как правило, цель трансформаций состоит в приближении характеристик системы к априорным, использовавшимся при синтезе управления. Таким образом, адаптация ориентирована на сохранение гомеостаза системы в условиях возмущений.
Рис. 4.4. Одной из сложнейших конструктивных составляющих этой задачи является получение сведений о состоянии среды, без чего затруднительно проводить адаптацию. Примером успешного получения информации о состоянии среды может служить изобретение трубки Пито, которой снабжены практически все летательные аппараты. Трубка позволяет измерить скоростной напор - важнейшую характеристику, от которой зависят непосредственно все аэродинамические силы. Результаты измерения используются для настройки автопилота. Аналогичную роль в социальных системах играют социологические опросы, позволяющие корректировать решения внутри- и внешнеполитических проблем. Эффективным приемом изучения динамики объекта управления является метод дуального управления , некогда предложенный А. Фельдбаумом. Суть его состоит в том, что на объект наряду с командами управления подаются специальные тестирующие сигналы, реакция на которые заранее установлена для априорной модели. По отклонению реакции объекта от эталонной судят о взаимодействии модели с внешней средой. Подобный прием использовался в русской контрразведке во время Первой мировой войны для выявления шпиона. Выделялся круг сотрудников, подозреваемых в предательстве, и каждому из этого круга "доверялась" важная, но ложная информация , имеющая уникальный характер. Наблюдалась реакция противника, по которой и идентифицировался изменник. От адаптивных систем отличают класс самонастраивающихся систем. Последние в процессе адаптации настраиваются. Однако на принятом уровне общности структура самонастраивающейся системы аналогична структуре адаптивной системы (см. рис. 4.4). Относительно процессов адаптации и самонастройки можно отметить, что их возможность в конкретных случаях в основном определяется назначением системы и ее техническим воплощением. Подобная теория систем изобилует иллюстрациями, но, как представляется, не содержит обобщающих достижений. Другой путь преодоления недостаточности априорных данных о процессе управления заключается в совмещении процесса управления с процедурой его синтеза. Традиционно алгоритм управления есть результат синтеза, базирующийся на допущении детерминированного описания модели движения. Но очевидно, что отклонения в движении принятой модели сказываются на точности достижения цели и на качестве процессов, т. е. приводят к отклонению от экстремума критерия. Отсюда следует, что строить управление нужно как терминальное, рассчитывая траекторию в реальном времени и обновляя сведения о модели объекта и условиях движения. Конечно, и в данном случае необходимо экстраполировать условия движения на весь оставшийся интервал управления, но по мере приближения к цели точность экстраполяции возрастает, а значит, повышается качество управления. В этом видна аналогия с действиями правительства, которое не в состоянии выполнять плановые задания, например бюджетные. Условия функционирования экономики меняются нерасчетным образом, с нарушением прогнозов, поэтому приходится постоянно корректировать намеченный план в стремлении достичь итоговых показателей, в частности, производить секвестр. Отклонения от априорных предположений могут быть столь велики, что имеющимися ресурсами и принимаемыми мерами управления уже нельзя обеспечить выполнение цели. Тогда приходится "приближать" цель, размещая ее внутри новой области достижимости. Отметим, что описанная схема справедлива только для устойчивой системы. Низкое качество организации управления может привести к дестабилизации и, как следствие, к разрушению всей системы. Остановимся еще на одном принципе управления, лежащем в основе развитой теории исследования операций. Принцип однократного управления . Широкий круг практически значимых задач предполагает необходимость осуществить однократный акт управления, а именно - принять некоторое решение, последствия которого сказываются длительное время. Разумеется, и традиционное управление можно интерпретировать как последовательность разовых решений. Здесь мы вновь сталкиваемся с проблемой дискретности и непрерывности, граница между которыми так же размыта, как и между статическими и динамическими системами. Однако различие все-таки существует: в классической теории управления исходят из того, что воздействие на систему есть процесс, функция времени или параметров состояния, а не однократная процедура. Другой отличительной особенностью исследования операций является то, что эта наука оперирует с управлениями - константами, параметрами системы. Тогда если в динамических задачах в качестве критерия используется математическая конструкция - функционал, оценивающий движение системы, то в исследовании операций критерий имеет вид функции, заданной на множества исследуемых параметров системы. Область практических задач, охватываемая исследованием операций, весьма обширна и включает мероприятия по распределению ресурсов, выбору маршрутов, составлению планов, управлению запасами, очередями в задачах массового обслуживания и др. При решении соответствующих задач привлекается изложенная выше методология их описания с учетом категорий модели, состояния, цели, критерия, управления. Так же формулируется и решается проблема оптимизации, состоящая в нахождении экстремума критериальной функции в пространстве параметров. Задачи решаются как в детерминированной, так и в стохастической постановках. Поскольку процедура оперирования с константами существенно проще, чем действия с функциями, теория исследования операций оказалась более продвинутой, нежели общая теория систем и, в частности, теория управления динамическими системами. Исследование операций предлагает больший арсенал математических средств, порой весьма утонченных, для решения широкого круга практически значимых задач. Вся совокупность математических методов, обслуживающих исследование операций, получила название математического программирования. Так, в рамках исследования операций развивается теория принятия решений - чрезвычайно актуальное направление. Теория принятия решений , по сути, рассматривает процедуру оптимизации условий детального описания векторного критерия и особенности установления его экстремального значения. Так, для постановки задачи характерен критерий, состоящий из нескольких составляющих, т. е. многокритериальная задача. Чтобы подчеркнуть субъективизм критерия и процесса принятия решения, в рассмотрение вводится лицо, принимающее решение ( ЛПР ), обладающее индивидуальным взглядом на проблему. При изучении решений формальными методами это проявляется через систему предпочтений при оценке той или иной составляющей критерия. Как правило, для принятия решения ЛПР получает несколько вариантов действий, каждый из которых подвергается оценке. Такой подход максимально приближен к реальным условиям действий ответственного субъекта в организационной системе при выборе одного из вариантов, подготовленных аппаратом. За каждым из них стоит проработка (аналитическая, имитационное математическое моделирование ) возможного хода развития событий с анализом конечных результатов - сценарий . Для удобства принятия ответственных решений организуются ситуационные комнаты, оборудованные наглядными средствами отображения сценариев на дисплеях или экранах. Для этого привлекаются специалисты (операционалисты), владеющие не только математическими методами анализа ситуаций и подготовки принятия решений , но и предметной областью. Понятно, что результатом применения к объекту теории исследования операций, в частности, и теории принятия решений , является некоторый оптимальный план действий. Следовательно, на вход некоторого блока, "начиненного" оптимизационным алгоритмом и построенного с применением соответствующего метода математического программирования модели ситуации, подается информация : начальное состояние, цель, критерий качества, перечень варьируемых параметров, ограничения. (Модель системы используется при построении алгоритма.) Выход блока и есть искомый план. С точки зрения кибернетики такое построение классифицируется как разомкнутый контур управления , поскольку выходная информация не влияет на входной сигнал. В принципе рассмотренный подход можно применить и для случая замкнутого управления. Для этого необходимо организовать итерационный процесс во времени: после реализации плана ввести новое состояние системы в качестве начального условия и повторить цикл. Если позволяет задача, можно сократить плановый период за счет приближения цели к начальному состоянию системы. Тогда просматривается аналогия предлагаемых действий с рассмотренной выше итерационной процедурой терминального управления, также базирующейся на периодическом обновлении исходной информации. Более того, динамическую задачу, оперирующую с процессами, можно свести к аппроксимации функций функциональными рядами. При этом варьируемыми переменными будут уже параметры таких рядов, а значит, применим аппарат теории исследования операций. (Подобное осуществлено в теории вероятностей, когда случайные процессы описываются каноническим разложением.) Изложенная методология начала находить применение в теории искусственного интеллекта при синтезе ситуационного управления. Следует указать на опасность, связанную с практическим применением теории принятия решений недостаточно компетентными в теории систем лицами. Так, часто в организационных системах (государственных учреждениях, фирмах, финансовых организациях) принятие решения абсолютизируют и сводят к оперированию многочисленными показателями и оптимальному осуществлению разового управленческого акта. При этом из поля зрения упускают последствия произведенного действия для системы, забывают, что управляют не критерием, а системой, не учитывая многостадийность замкнутого процесса - от системы к ее состоянию, далее через показатели к решению и вновь к системе. Конечно, на этом долгом пути делается множество ошибок, объективных и субъективных, которых уже достаточно для серьезного отклонения от плановых результатов. Принципы организации . Исследование законов организации позволяет не только раскрыть общие и существенные связи в системе организационных отношений, но и установить механизмы их действия и возможности использования. Поэтому обратимся к связи законов с принципами. Принципы организации - это общие правила формирования (самоформирования) систем в природе и обществе, обеспечивающие упорядоченность и целесообразность функционирования системы. К числу основных универсальных принципов организации, действующих в природе и обществе, сформулированных А. Богдановым, можно отнести:
Указанные принципы носят всеобщий характер, поскольку относятся не только к природе, но и к организующей деятельности человека. А. Богданов писал, что между стихийной организующей работой природы и сознательно планомерной деятельностью людей нет принципиального противоречия. Это доказывает принципиальную однородность организационных функций человека и природы: идиот не может подражать творчеству гения; рыба - красноречию оратора; рак - полету лебедя; подражание повсюду ограничено рамками общих свойств, рамками однородности; не может быть подражания там, где нет ничего общего. Но еще ярче и убедительнее выступает эта основная общность там, где человек, не подражая природе, вырабатывает такие же организационные приспособления, а потом находит и в ней познание. Поясним каждый из упомянутых принципов. Принцип цепной связи означает, что всякое соединение комплексов происходит через общие звенья, образующие цепную связь . Для цепного соединения двух комплексов требуется такое их изменение, чтобы в них образовались общие элементы, соответствующие задаче, решению которой служит данный организационный процесс. Это образование общих элементов достигается за счет некоторого элемента или совокупности элементов, имеющих общие цели или свойства с организуемыми комплексами. Например, формирование стратегических альянсов происходит благодаря общей цели компаний, которые преследуют свои интересы. Принцип ингрессии означает, что цепная связь образуется путем вхождения способствующих, выступающих в качестве "посредников" комплексов в организуемые. В примере со стратегическими альянсами оно осуществляется посредством соглашения о кооперации, которая, в свою очередь , не предполагает объединения. Принцип подбора состоит в том, что всякое событие в организации может рассматриваться как сохранение или умножение одних активностей, упрочнение или усиление одних связей, устранение, уменьшение или ослабление других. Любая система стремится закрепить положительные свойства однажды найденного соединения. Усовершенствованный механизм мотивации - пример принципа подбора. Принцип подвижного равновесия выражается в том, что всякое сохранение форм рассматривается как их подвижное равновесие, а всякое подвижное равновесие - как практическое относительное равенство двух процессов: ассимиляции и диссимиляции. Принцип слабого звена означает, что система воспроизводима в должном качестве, если обеспечивается устойчивость относительно слабого звена. Самым уязвимым элементом организации является человек, что связано с его непредсказуемостью, постоянной изменчивостью, эгоистичностью, наконец. Сила же каждого субъекта умножается силами окружающих его людей. Поэтому при всей своей рациональности субъект должен обеспечивать развитие самого слабого звена в организации. Поскольку организация рассматривается нами в статике (как упорядоченное состояние целого), динамике (как процесс по упорядочиванию) и прогрессивном развитии, принципы организации можно разделить на три группы:
Рассмотренные принципы управления и организации предоставляют исследователю чрезвычайно широкие возможности построения систем управления. С учетом этих принципов рассмотрим методы управления применительно к менеджменту. Любая деятельность, в том числе и организационная, выполняется в рамках каких-то установленных правил. Знание законов организации позволяет сформулировать правила, необходимые для построения рациональных систем и процессов. Эти правила в науке принять называть принципами. Принцип - это оптимальное правило (норма) действия, вытекающее из закона и являющееся соответственно отражением объективных закономерностей практики. То есть, несмотря на то, что их формулируют люди, принципы носят объективный характер. Принципы организации - это общие правила формирования упорядоченных, рациональных систем и процессов, это правила, на основе которых осуществляется построение, функционирование и развитие организаций. Они определяют требования к конкретной организации, её структуре, системе управления. В соответствии с этими требованиями устанавливаются взаимоотношения между уровнями управления, подразделениями, людьми в организации, между организацией и другими организациями, между организацией и государственными органами, применяются те или иные методы управления организацией. Первым термин «принципы управления» ввел американский инженер Федерик Тейлор , автор научной школы управления, который в 1911 году опубликовал книгу «Принципы научного менеджмента». Он считал, чтобы эффективно управлять, эффективно организовывать работу исполнителей необходимо следовать следующим правилам: Научно отбирать рабочих; Научно обучать рабочих; Мотивировать работающих заработной платой; Справедливо распределять ответственность между рабочими и управляющими. Другой известный специалист в области менеджмента, француз Анри Файоль в 1916 году в книге «Общее и промышленное управление» сформулировал 14 принципов управления организацией, которыми предлагал руководствоваться при решении организационных задач и выполнении управленческих функций. Принципы А. Файоля можно подразделить на структурные принципы: разделение труда, единство цели и руководства, соотношение централизации и децентрализации, власть и ответственность; принципы процесса: справедливость, дисциплина, вознаграждение персонала; и принципы конечного результата: порядок, стабильность, инициатива. В теории организации существует много классификаций принципов организации. Мы рассмотрим принципы статического и динамического состояния организации, и конкретизируем их в принципах структуризации, процессууализации и рационализации. Организация как любая материальная система может находиться в статическом и динамическом состоянии, соответственно руководствуясь теми или иными принципами деятельности. Понятия статики и динамики, которые в настоящее время широко используются для характеристики социальных организаций, заимствованы из раздела физики «динамика», и их смысл аналогичен соответствующим физическим терминам. Статика (в пер. с гр. - равновесие) - это уравновешенное состояние организационной системы, в котором она находится, независимо от изменений (как позитивных, так и негативных), происходящих во внешней среде. Все параметры и показатели, отражающие деятельность организации, остаются при этом неизменными в течение определенного времени. Динамика (в пер. с гр. - сила) - это развитие организационных систем и их поступательное движение вперед к новым целям под влиянием приложенных к ним воздействий. Для динамически развивающихся организаций характерно стремление постоянно наращивать темпы своего развития, осваивать новые технологии, увеличивать выпуск продукции, расширять круг решаемых задач, осваивать новые рынки с целью получения дополнительной прибыли. Любая организация проходит часть этапов или все этапы жизненного цикла. Условно эти этапы можно объединить в две группы: статическую и динамическую. К статической группе относятся этапы создания и гибели (сокращения или ликвидации) организации. К динамической группе относятся все остальные этапы жизненного цикла: рост, зрелость, старение. При создании, сокращении, реструктуризации или ликвидации компании необходимо учитывать принципы статического состояния организации: · приоритета цели (наивысший приоритет имеет цель, затем следуют задачи, функции, структура и персонал); · приоритета функций над структурой (тип структуры должен соответствовать комплексу реализуемых ею функций); · приоритета субъекта управления над объектом (при создании компании или структурного подразделения прежде всего должен быть выбран руководитель, а затем уже им подбирается персонал). На этапах роста, зрелости и старения должны учитываться принципы динамического состояния организации, которые являются полной противоположностью принципам статического состояния: · приоритета персонала (в процессе функционирования компании главное внимание должно уделяться вопросам, связанным с управлением персоналом); · приоритета структур над функциями (в действующих компаниях со временем отлаживаются элементы структуры, введение новых функций должно быть согласовано с существующей структурой); · приоритета объекта управления над субъектом (будующие руководители должны подбиратся под конкретные действующие структурные подразделения с учетом их совместимости с коллективом. Специфические принципы деятельности статических и динамических организаций во многих теоретических источниках принято делить на принципы структуризации и процессуализации. Причем, принципы структуризации в большей мере «работают» на обеспечение стабильной, устойчивой структуры организаций. Принципы процессуализации обеспечивают изменение, развитие, движение, т.е. динамику организаций. Принципы структуризацииПринципы структуризации - это правила построения рациональных структур. Они повторяют, уточняют, конкретизируют принципы статического состояния организации. Целеполагание - рациональной является структура, ориентированная на осуществление главных целей, прежде всего миссии организации. Это означает, что определяющее влияние на структуру оказывают стратегические цели организации. Например, если основной стратегической целью является переход к производству новых видов продукции, то приоритетную роль в структуре будут играть отдел разработки новой продукции, технологический отдел, отдел маркетинга, что определяет значимость соответствующих связей в структуре организации. Аналогично этому рациональность структур отдельных производственных и функциональных подразделений определяется соответствием их целевой ориентации. Адаптивность - структура должна быть способна адаптироваться (приспосабливаться) к изменениям внутренней и внешней среды, изменениям целей и стратегий организации. Это обеспечивается за счет её гибкости, которая осуществляется путем перестройки структуры, формирования новых подразделений и ликвидации старых. Полная координация - в организации должен существовать общий управляющий центр или общий координирующий центр для обеспечения согласованности всех компонентов и связей, а также развернутая система обратных связей. Таким центром может быть президент компании или правление. Этот принцип определяет важнейшее условие управляемости организации. Минимум сложности - структура организации должна быть по возможности простой. Для этого необходимы постановка четких целей для структуры и её отдельных компонентов, сокращение промежуточных звеньев и устранение дублирования функций, должностных обязанностей и каналов связей. Полномасштабность - в организации не должно быть структурных блоков и отдельных работников, не включенных в единую сеть системообразующих связей. Пределы автономии - каждый компонент структуры должен обладать определенной самостоятельностью, но при этом не должна нарушаться целостность структуры организации. Самостоятельность обеспечивает оперативность принятия решений, стимулирует инициативу работников, следовательно, повышает эффективность работы организации. Чем выше уровень иерархии, к которому принадлежит компонент, тем большей степенью автономности он может обладать. Сочетание централизации и децентрализации - в рациональной структуре должен быть оптимальный уровень централизации, позволяющий обеспечить эффективность работы организации и наиболее полное достижение её целей. Централизация - это концентрация прав принятия решений на высшем уровне управления организацией. Она позволяет обеспечить высокую согласованность действий звеньев организации и улучшает контроль их работы. Децентрализация - передача (делегирование) прав принятия решений на нижестоящие уровни управления. Децентрализация способствует гибкости структуры, позволяет оперативно реагировать на неожиданные изменения ситуации на уровне отдельных звеньев. Централизация и децентрализация находятся в единстве и взаимно дополняют друг друга. Не может существовать полностью централизованная организация, так как работа её в этом случае будет парализована. Не может существовать и полностью децентрализованная организация, так как это ведет к анархии и угрожает её целостности. Масштаб управляемости (норма управляемости, диапазон контроля) - в рациональной структуре должен быть установлен оптимальный масштаб управляемости. Масштаб управляемости - это количество работников, непосредственно подчиненных одному руководителю. Он должен быть достаточно широк, чтобы поддерживать автономность подразделений и снизить затраты на содержание управленческого аппарата, но не должен быть чрезмерным, чтобы обеспечить согласованность функционирования всех звеньев организации и её целостность. Для каждой организации в конкретной ситуации существует свой оптимальный масштаб управляемости, который зависит от профессионального уровня руководителей и их подчиненных, сложности поставленных перед работниками задач, территориальной удаленности работников от непосредственного руководителя. Принципы процессуализацииПринципы процессуализации - это правила построения организованных, внутренне упорядоченных процессов. Они конкретизируют принципы динамического состояния организаций. Направленность - организационный процесс должен осуществляться в одном четко определенном направлении. Направленность обеспечивается путем постановки цели и определения стадий процесса. Например, направленность технологического процесса производства продукции достигается путем определения конечного продукта и его основных характеристик, а также последовательности, сущности и режимов выполнения операций по его изготовлению. Прямоточность - при наличии нескольких вариантов протекания процесса нужно выбирать тот, где отсутствуют лишние и возвратные движения. Прямоточность обеспечивается за счет постановки цели, определение стадий процесса и выбора соответствующего метода его организации. Другими словами, производственные, информационные и другие процессы должны идти кратчайшим путем с минимальным количеством вспомогательных операций, а промежуточные цели должны находиться на одном пути, прямо ведущем к достижению общих целей. Например, на промышленных предприятиях в условиях массового производства это достигается путем расстановки оборудования по ходу технологического процесса. При разработке генерального плана промышленного предприятия вспомогательные и обслуживающие цехи располагаются в непосредственной близости к основным цехам, которые они обслуживают. Результативность - реализация процесса должна обеспечивать получение результата, соответствующего цели этого процесса. При этом результат обладает определенными количественными и качественными характеристиками. Процессы, ориентированные на решение задач, завершаются получением окончательных результатов, а этапы этих процессов - получением соответствующих промежуточных результатов. При этом промежуточные результаты самостоятельного значения, как правило, не имеют. Например, если продукция прошла все стадии производства, но оказалась нереализованной, то производственная задача не решена, окончательный результат не получен и промежуточные результаты оказались бесполезными. Результативным может быть как переход в новое состояние, так и поддержание существующего состояния. Результативность достигается за счет четкой постановки цели, соответствующей возможностям системы и сложившейся ситуации, а также четкого регулирования процесса. Эффективность - организационный процесс должен обеспечивать получение наилучшего результата на единицу затрат соответствующих ресурсов. Только достаточно эффективный процесс может быть целесообразным. Рост эффективности может быть обеспечен повышением уровня управляемости процессов, их четкой ориентированностью, сокращением длительности цикла, повышением уровня прямоточности, а также совершенствованием конкретного механизма реализации. Восприимчивость - организационный процесс должен быть способен воспринимать воздействия со стороны субъекта управления и реагировать на них желаемым для субъекта образом. Восприимчивость процесса необходима для обеспечения его управляемости. Невосприимчивый процесс является неуправляемым. Восприимчивость достигается за счет формирования процесса, соответствующего возможностям субъекта по мощности и масштабу действия. Например, распоряжение по выполнению стандартной задачи квалифицированному ответственному работнику можно формулировать в самом общем виде в форме просьбы и при этом быть уверенным в том, что оно будет своевременно и правильно выполнено без контроля сверху. Безразличному к работе сотруднику распоряжение нужно формулировать только в форме приказа и использовать по отношению к нему жесткие методы контроля. Информированность - целенаправленная организация возможна только по отношению к процессу, способному нести в себе информацию, необходимую для управления этим процессом. Наличие информации о процессе дает возможность ориентировать процесс, сформировать рациональную реализацию процесса, получить максимальные результаты, при необходимости своевременно скорректировать процесс. Процесс, не обладающий информативностью, является скрытым, а значит, неуправляемым. Определяющее значение имеет информация о ходе процесса, его направленности, качественных характеристиках, количественных параметрах и уровне результативности. Повысить уровень информативности процесса можно за счет увеличения объема наблюдаемой информации, повышения чуткости восприятия субъектом управления различной информации о процессе. Ритмичность - означает соответствие между длительностью стадии, фазы процесса и происходящими в ходе ее изменениями. Другими словами, ритмичностью называют пропорциональность между продолжительностью стадии процесса и полученными при этом результатами. Выделяют ритмичность формирования результатов, ритмичность расходования ресурсов, ритмичность изменения параметров процесса. Ритмичность имеет особенно важное значение в условиях массового и серийного производства. Ритмичность процесса повышает управляемость, информативность и эффективность процесса. Принципы рационализацииРационализация - это усовершенствование, улучшение, осуществление более целесообразной организации управленческого и исполнительского труда. Принципы рационализации - это общие правила совершенствования организаций в статике и динамике, т.е. правила совершенствования структур и процессов. В любой организации постоянно происходят различные изменения. Принципы рационализации формируют механизм таких преобразований. Рационализация призвана привести к достижению максимально возможного уровня эффективности при существующих в данный момент экономических условиях. Рассмотрим принципы рационализации. Концептуализация - для научно обоснованной рационализации необходимо предварительно выбрать основную идею, концепцию повышения организованности системы. Например, основной идеей рационализации производственного процесса может быть обеспечение его ритмичности и синхронности, идеей рационализации структуры управления может быть автономизация подразделений. Алгоритмизация - научно обоснованная рационализация предполагает использование четкой, логически обоснованной программы действий. В соответствии с этим принципом разрабатывают инвестиционные проекты и бизнес-планы для создания новых видов продукции, открытия новых филиалов, для проведения реконструкции и технического перевооружения производства. Систематизация - рационализация должна быть системной, т.е. на каждом этапе каждое изменение должно быть согласовано с другими изменениями. Это означает, что сформированная в ходе рационализации организация должна быть целостной системой, находящейся в состоянии динамического равновесия. Бессистемная рационализация приводит не к повышению, а к понижению организованности любых объектов или процессов и даже к полной дезорганизации. Это возникает потому, что снижается пропорциональность системы. Например, установка в цехе современного оборудования не позволит повысить производительность и качество продукции, если персонал не обучен работе на нем. Концентрация - при осуществлении рационализации основные усилия должны быть сконцентрированы на главном объекте, главной сфере и главном направлении рационализации. Концентрация на главном объекте предполагает выделение именно того объекта, изменение организованности которого оказывает определяющее воздействие на уровень всех объектов, включенных в систему. При этом предварительно необходимо выделить сферу деятельности, приоритетную в обеспечении организованности системы. Например, в процессе реформирования предприятия сначала выделяют его ключевые проблемы, приоритетные направления деятельности, разрабатывают варианты реформирования, выбирают из них наилучший, под который разрабатывают конкретный проект. Нормализация - состоит в создании условий, которые обеспечивают сохранение целостности системы, поддержание равновесия во внешней и внутренней среде системы, реализацию её целей и эффективное выполнение основных функций. Если соответствующие условия отсутствуют, то достижение высокого уровня организованности, а иногда и функционирование системы невозможно. Нормализация условий может быть обеспечена самой системой или воздействием со стороны субъекта, осуществляющего внешнее управление системой, например государственное учреждение. Таким образом, чтобы организация была создана, работала результативно, процесс её создания, ее деятельность должны быть подчинены определенным правилам, нормам - принципам. Нужно иметь в виду, что принципы не являются правилами на всю жизнь. С изменением экономической жизни, общественного строя меняются и принципы организации. Например, принципы организации социалистического производства, такие как «централизм», «плановое ведение хозяйства» сейчас не действуют, они ушли с переходом экономики на рыночные рельсы. Многие принципы А. Файоля действуют и сегодня, но они или получили новое качественное содержание, или воспринимаются как аксиомы, истины, которые никому не нужно доказывать. Понятно, что если есть объективные, проверенные практикой правила, нормы - принципы организации, управления организацией, обеспечивающие получение наилучшего результата, нужно ими руководствоваться в практической деятельности. Принципы статического состояния организации (табл. 1) Таблица 1 Принципы динамического состояния организации (табл. 2) Таблица 2 Принципы структуризации (табл.3) Таблица 3
Принципы процессуализации (табл. 4) Таблица 4
Принципы рационализации (табл. 5) Таблица 5
Организационные полномочия · Организационные полномочия и их распределение · Централизация и децентрализация полномочий, их достоинства и недостатки · Виды полномочий Под полномочиями подразумевается совокупность официальных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и выполнять те или иные действия в интересах организации (подразделения). Это, другими словами, совокупность прав по исполнению обязанностей. Ими наделяется подразделение или конкретная должность в связи с выполнением возложенных на них функций. Под полномочиями можно понимать также конкретные поручения должностному лицу или группе лиц (постоянные поручения называются служебными обязанностями). Полномочия определяют границы действий субъектов, возможности использования ими ресурсов организации. Рамки полномочий закрепляются уставами, положениями, должностными инструкциями, устными указаниями и сужаются сверху вниз. В современных условиях ни один субъект не в состоянии единолично решать все возникающие проблемы. Этих проблем слишком много, а ресурс времени не безграничен. К тому же проблемы, как правило, имеют специфический характер, и их решение требует использования знаний и опыта многих людей. Поэтому полномочия приходится расщеплять и распределять между подчиненными. В результате у руководителя появляется возможность сконцентрироваться на основных проблемах и приблизить принятие решений к месту их реализации. Распределение организационных полномочий может осуществляться на основе двух подходов. 1. Разделение полномочий и единоначалие предполагает, что только руководитель, сохраняя за собой общие полномочия по управлению организацией, передает подчиненным специальные полномочия и уже не вмешивается в их реализацию. А подчиненные несут перед ним всю полноту ответственности. В результате вносится единый порядок в деятельность людей, который, однако не сковывает их инициативы. Единоначалие является также и принципом управления, в соответствии с которым исключается руководство «через голову». 2. Другой подход отражает система поглощения полномочий и множественного подчинения. Её суть состоит в том, что руководитель, передавая подчиненному полномочия, одновременно полностью сохраняет их за собой. Это позволяет ему в любой момент вмешиваться в действия сотрудников всех нижестоящих уровней, что в первом случае считается недопустимым. В результате руководитель держит все под контролем, но лишает подчиненных инициативы и самостоятельности. Распределение полномочий происходит сверху вниз по уровням управления, на каждом из которых субъекты получают такой их объем, который необходим для принятия самостоятельных решений по определенному кругу вопросов без обязательного согласования с выше- или нижестоящими структурами. При этом возникает своего рода лестница полномочий, ступеньками которой эти уровни являются, показывая последовательность подчинения органов управления снизу доверху. В результате складывается иерархия полномочий, являющаяся формой разделения функций организации на общие и частные. Она предполагает установление рангов каждого из участников управленческой структуры и их субординацию. Иерархия - мощный фактор наведения порядка в больших организациях, поскольку обеспечивает четкое распределение полномочий и ответственности в них. Масштабы полномочий, концентрируемых на том или ином уровне иерархии, определяются рядом обстоятельств: 1) сложностью, важностью и разнообразием решаемых проблем (чем они значительнее, тем больше должны быть полномочия); 2) глубиной разделения труда и ритмичностью производственных процессов (они упрощают и позволяют стандартизировать отдельные операции, что снижает объем полномочий, необходимых для принятия соответствующих решений); 3) развитостью систем коммуникаций (при развитой системе коммуникаций не требуется больших полномочий, так как исполнитель в любой момент может связаться с руководством и получить необходимые указания); 4) личными особенностями исполнителей (чем выше квалификация, образование, больше опыт, тем больше может быть предоставлено полномочий); 5) морально-психологическим климатом в организации (чем он благоприятнее, тем большая самостоятельность может быть предоставлена исполнителям). В количественном отношении масштабы полномочий характеризуются величиной ресурсов, которыми субъект может распоряжаться самостоятельно, без согласования с вышестоящим руководством и числом лиц, которые юридически или фактически должны выполнять принятые решения. При распределении полномочий необходимо учитывать следующие моменты: Полномочия должны быть достаточны для решения стоящих задач; Они должны увязываться с полномочиями тех, с кем субъекту приходится сотрудничать, это обеспечивает их взаимодополнение и эффективное использование; Линии полномочий в организации должны быть четкими, чтобы каждый сотрудник четко знал, от кого он получает полномочия, кому их передает, перед кем отвечает и кто отвечает перед ним; Исполнители обязаны все проблемы, не выходящие за рамки их полномочий, решать самостоятельно и нести полную ответственность за свою деятельность и её результаты. Полномочия в организации могут быть централизованы и децентрализованы. Централизация предполагает концентрацию права принятия решений на высших уровнях управления организации. Децентализация, наоборот, предполагает предоставление такого права нижестоящим подразделениям. Полной централизации препятствует естественная ограниченность знаний людей, их возможности воспринимать, перерабатывать, усваивать информацию. Полная же децентрализация приводит к потере организацией управляемости. Поэтому необходимо оптимальное сочетание централизации и децентрализации. Централизация в одной ситуации требует децентрализации в другой. Степень централизации (децентрализации) управленческих полномочий определяется следующими обстоятельствами: 1) необходимостью распределения дефицитных ресурсов и проведения единой по отношению ко всем подразделениям политики, что при значительной децентрализации затруднительно; 2) издержками, связанными с принятием общеорганизационных решений, чем эти издержки больше («дороже»), тем на более высоком уровне данные вопросы должны рассматриваться; 3) размерами организации: из-за сложности координации внутренних процессов крупные организации необходимо разбивать на ряд самостоятельных структур, руководство которых должно быть максимально приближено к уровню принятия решений, и развивать между этими структурами горизонтальные связи; 4) спецификой деятельности: некоторые её виды могут технически ограничивать возможности централизации (децентрализации) полномочий, другие - требовать стратегических решений, невозможных вне централизации, или, наоборот, тактических, предполагающих децентрализацию; 5) динамикой среды: быстрое приспособление к её изменениям требует децентрализации; 6) подготовленностью кадров к самостоятельной деятельности. Степень централизации управления характеризуется: Долей решений, принимаемых на высших ступенях иерархии; Долей работников, осуществляющих управленческие функции на уровне организации; Процентом решений, не согласуемых с руководством; Частотой привлечения подчиненных к участию в управлении и пр. Достоинством централизации полномочий являются: Облегчение концентрации усилий на ключевых направлениях деятельности в соответствии с интересами фирмы; Снижение затрат на управление; Устранение неоправданного дублирования управленческих функций (например, вместо бухгалтерии в каждом подразделении в фирме создается единая бухгалтерия с меньшим штатом сотрудников); Сосредоточение процесса принятия решений в руках тех, кто лучше знает общую ситуацию, имеет большие знания и опыт, улучшение использования опыта и знаний управленческого персонала; Облегчение контроля и координации деятельности в масштабах организации, поддержания дисциплины и порядка. Однако централизация имеет свою оборотную сторону: Замедляется организационная реакция вследствие значительных затрат времени на передачу информации; Важнейшие решения принимаются высшими руководителями, плохо представляющими себе конкретную ситуацию и местную специфику, в результате чего они оказываются недостаточно качественными. В то же время исполнители, находящиеся в гуще событий, не могут проявлять инициативу. Поскольку им решения навязываются, то из-за отсутствия заинтересованности они неэффективно реализуются; Полностью централизованное управление сверхсложными объектами предъявляет к управляющей системе почти невыполнимые требования в отношении переработки информации и коммуникаций. В целом централизация эффективна для стабильной среды. Рост числа субъектов, входящих в организацию, их юридическая самостоятельность, территориальная разбросанность, усложнение производственных и информационных связей, быстрое изменение конъюнктуры в целом обусловили сегодня тенденцию к децентрализации полномочий. По мере роста организации усиливается необходимость децентрализации как способа разрешения проблем координации. Децентрализация позволяет: Быстро разрабатывать и принимать самостоятельные инициативные решения, в том числе при участии непосредственных исполнителей; Адекватно отражать в этих решениях объективную ситуацию; Отказаться от детальных инструкций из центра, снизив тем самым его перегрузку второстепенными проблемами, сократив информационные потоки и упростив в целом управление; Предоставить работникам широкую инициативу, сделать их работу интереснее. Негативными сторонами децентрализации являются: Слабый учет или игнорирование интересов других подразделений и организации в целом; Тактический характер большинства решений, их низкая эффективность; Необходимость из-за отсутствия единых правил и процедур длительных согласований, которые не всегда оказываются успешными. Поиск оптимального сочетания централизации и децентрализации важен для любой системы управления. Поскольку децентрализация не может происходить бесконечно без разрушения самой организации, в какой-то момент она должна сменяться обратным процессом - централизацией, чему во многом способствуют автоматизация и компьютеризация управленческих процессов. В результате возникают своего рода «маятниковые колебания», придающие системе управления дополнительную гибкость и устойчивость. Выделяют несколько видов организационных полномочий: распорядительные, рекомендательные, представительские, согласительные. Суть распорядительных полномочий состоит в том, что их обладатели имеют право принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются. Эти полномочия могут быть общими, линейными и функциональными. Общими полномочиями обладают представители высшего руководства организации - директората, правления и пр. Они распространяются на вопросы постановки целей, выработки стратегий, контроля всех основных сторон деятельности. Линейные полномочия предполагают наличие прямой должностной связи между руководителями и исполнителями. В их рамках руководители предписывают исполнителям, что, когда и где те должны делать или, наоборот не делать, чтобы обеспечить достижение поставленной цели, несут ответственность за каждого из них и координацию работ. Функциональные полномочия осуществляются в условиях косвенных связей. Они предполагают принятие соответствующими руководителями обязательных для исполнения решений, регулирующих деятельность работников, непосредственно подчиненных другим (линейным) руководителям. Такими полномочиями обладают главные специалисты фирмы, обычно руководящие соответствующими службами (бухгалтерской, кадровой, плановой). Обладатели рекомендательных полномочий - различного рода специалисты, референты, консультанты - при необходимости могут давать советы нуждающимся в них руководителям, каким образом лучше всего решить тот или иной узкий вопрос. Эти советы не носят инициативного характера и не являются обязательными для исполнения. Представительские полномочия дают возможность их обладателям от имени и по поручению высшего руководства решать определенный круг проблем и действовать в интересах организации. К ним относятся: - контрольно-отчетные полномочия на проверку деятельности низовых руководителей и исполнителей, ознакомление с необходимой информацией и её анализ с последующими выводами и предложениями; - координационные полномочия - дают право согласовывать деятельность отдельных субъектов организации и направлять ее в необходимое русло; - переговорные полномочия - позволяют осуществлять переговорный процесс с партнерами, представителями, профсоюзами. Согласительные полномочия состоят в том, что их обладатели в обязательном порядке высказывают в пределах компетенции свое отношение к решениям, принимаемым в рамках линейных или функциональных полномочий. Согласительные полномочия могут быть предостерегающими и блокирующими . Первыми располагает, например, юрист, который проверяет соответствие принимаемых решений правовым нормам. В то же время руководитель может игнорировать мнение юриста, взяв ответственность на себя. Блокирующими или параллельными полномочиями обладает главный бухгалтер. Без его согласия, оформляемого личной подписью, решение, реализация которого связана с затратой денежных средств, не правомочно. Организационные полномочия неотделимы от ответственности, т.е. необходимости отдавать отчет за принятые решения, действия и их последствия (по отношению к достижению к членам организации, по отношению к членам организации, по отношению к системе более высокого порядка). Общая ответственность имеет своим объектом создание условий, необходимых для осуществления той или иной деятельности. Например, руководитель организует подбор кадров, отдает распоряжения и т. п. Функциональная ответственность связана с выполнением конкретной работы и является уделом исполнителя. Если полномочия превышают ответственность, открывается свобода для административного произвола, поскольку многие действия руководителей могут оставаться безнаказанными. Обратная же ситуация приводит к параличу деятельности из-за боязни негативных последствий для субъектов, а также ухудшению психологического климата. Поэтому соответствие полномочий и ответственности в каждом звене управленческой структуры является одним из важнейших условий ее нормального функционирования. Читайте также
|
