Исключить штатную единицу из штатного расписания. Приказ об изменении штатного расписания образец

В каждой компании используются внутренние акты, согласно которым регламентируется штат персонала. Таким документом является штатное расписание, использование которого позволяет определить организационную структуру компании. На основании данного документа устанавливается размер и порядок выдачи зарплаты, согласно специальности и должностям сотрудников. Нередко во время ведения предпринимательской деятельности, руководитель компании сталкивается с необходимостью внесения правок в данный документ. Согласно установленному порядку, при большом объеме правок руководителю необходимо создание нового акта, с учетом действующего порядка. В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Корректный документооборот предприятия не только упрощает существование, но и избавит от прений с контролирующими органами

Этап предварительной подготовки

На начальном этапе руководству компании необходимо провести анализ эффективности установленной структуры компании. Важно обратить внимание, что данная обязанность возлагается на специалистов из различных областей, которые смогут детально изучить установленную иерархию и различные фонды. Далее руководителями структурных подразделений подается доклад, где приводятся экономические обоснования целесообразности реорганизации структуры компании. На основе подобных документов принимается решение о необходимости внесения корректив в действующее штатное расписание.

Ведением данного документа может заниматься как представитель кадрового отдела, так и главный бухгалтер предприятия.

Следует отметить, что внесение правок осуществляется только после издания соответствующего распоряжения руководства. Также следует сказать о том, что данные распоряжения действуют в отношении всей компании. Приказу, поступившему от руководства, присваивается индекс «ШР». Далее этот документ передается в кадровый отдел для последующего хранения. Одним из важных требований к методике хранения, является ограниченный доступ сотрудников компании к этому документу.

Необходимость внесения корректировок в действующее расписание может возникнуть в следующих ситуациях:

1. Необходимость переименования одного из отделов или конкретной должности.
2. При сокращении штатов.
3. При необходимости изменения размера оклада (тарифной ставки) для отдельных должностей.
4. При переходе с одного метода оплаты на другой.
5. При внедрении новой должности.

Вышеперечисленные основания для подготовки приказа оказывают влияние на его содержание. В большинстве случаев, данный документ начинается с формулировки: «Во исполнение» или «В связи с».

Кто несет ответственность за внесение правок в штатное расписание

При принятии решения о внесении правок в действующее штатное расписание, владельцу компании необходимо назначить ответственное лицо, которое выполнит задачи, поставленные администрацией. Как правило, данные обязанности указываются на страницах трудового соглашения или должностных инструкций. В небольших организациях, данные обязанности возлагаются на представителей бухгалтерского или кадрового отдела. В крупных организациях, имеющих развитую внутреннюю структуру, данные функции выполняются экономическим департаментом. В случае с индивидуальными предпринимателями, составлением штатного расписания занимается сам руководитель фирмы. Ниже мы предлагаем ознакомиться с процессом утверждения нового расписания.

Для того чтобы ввести расписание во внутренний документооборот компании, необходимо подготовить соответствующий приказ. Давайте ознакомимся с примером этого распорядительного документа:

«ИП «Солнышко»

Об утверждении нового штатного расписания

Приказываю:

Работнику кадрового отдела Мухиной В.П. подготовить все необходимые документы;

Приказ, посвященный изменению размера оклада

Согласно действующему законодательству, руководители компаний не имеют права издавать документы, целью которых является снижение размера зарплаты работников . Единственным исключением являются случаи, связанные с сокращением штатных ставок. Согласно установленному порядку, допускаются лишь увеличения размера тарифной ставки или оклада.

Работодатель имеет право внести коррективы как для одного, так и для нескольких работников.

Как правильно внести изменения в штатное расписание и утвердить новое постановление? В первую очередь следует отметить, что даты оформления распорядительного документа и день вступления в силу нового постановления должны отличаться. Данный приказ можно условно разделить на два раздела. В первом разделе следует указать цель вносимых корректив. Во втором разделе перечисляются распоряжения различным должностным лицам. Образец данного документа представлен ниже:

«ИП «Солнышко»

О внесении правок в штатное расписание «ШР-3», утвержденное Приказом №21 от 16.05.2018

Приказываю:

Внести ряд изменений в содержание штатного расписания № «ШР-3»

Работнику бухгалтерского отдела Белову Александру Петровичу, в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей;

Работнику кадрового отдела Мухиной В.П. подготовить все необходимые документы и разработать приложение к трудовому соглашению;

Функции контроля по исполнению данного распоряжения передать главному бухгалтеру Самсоновой П.К.

Генеральный директор Петров А.С.».

Данный приказ передается представителям кадрового и бухгалтерского отделов.

Порядок введения, выведения и переименования должности

Для начала предлагаем рассмотреть ситуацию, связанную со сменой названия должности. В этом случае, руководителю компании необходимо дать письменные обоснования для этого действия. В случае с вакантной должностью, искать обоснование для внесения правок нет необходимости . В самом распорядительном документе делается следующая отметка «В соответствии с необходимостью переименования отдела (отдельной должности)». Также можно использовать формулировку: «В связи с увеличившейся нагрузкой».

Остальная часть документа оформляется согласно вышеприведенному образцу. В распорядительном разделе следует указать старое и новое название должности. Также следует назначить ответственное лицо, которое займется оформлением кадровых документов и заполнением всех необходимых бланков.

Далее предлагаем перейти к вопросу о выведении штатной единицы. Необходимость исключения одной или нескольких позиций расписания штатов, может возникнуть в ряде ситуаций. Примером такой ситуации является наличие свободной вакансии на протяжении длительного периода. В данной ситуации, в распорядительном документе указывается следующая формулировка: «Из-за необходимости проведения мероприятий, направленных на оптимизацию внутренней структуры» или «в целях снижения объема работ отдела».

В следующем разделе следует указать конкретную дату выведения должности из расписания штатов. Важно обратить внимание, что здесь следует указать не только конкретную должность, но и размер оклада или тарифной ставки. Данное требование не является обязательным для исполнения, однако работодателю следует учитывать этот нюанс. В том случае, если в компании предусмотрено несколько одинаковых должностей в разных отделах, следует сделать отметку с наименованием конкретного отдела.

Давайте рассмотрим, как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности. В данном случае, используется порядок действий, что и в примере, приведенном выше. Как правило, при внедрении новой специальности используется формулировка: «в связи с необходимостью увеличения результативности труда». При открытии нового отдела используется преамбула: «Из-за открытия нового подразделения». В следующей части бланка следует перечислить введенные должности и указать размер тарифной ставки или оклада. Главным требованием к данному документу является фиксация отметки об отделе, где вводится новая должность. В случае создания нового отдела, данные сведения также фиксируются в рассматриваемом акте.

Приказ о сокращении штата сотрудников

В случае сокращения штата сотрудников компании, проводится процедура выведения вакантных позиций. Данный процесс имеет несколько особенностей, которые увеличивают его сложность. Контролирующие органы защищают права и интересы каждого трудящегося гражданина. Работодателю, проводящему сокращение штата, следует придерживаться правил Трудового Кодекса, согласно которому, сокращенный сотрудник должен получить письменное уведомление за два месяца до инициации данного процесса.

Для того чтобы отразить данный процесс, работодателю необходимо издать соответствующий приказ, на основании которого будут внесены поправки на страницах штатного расписания. В приказе следует привести основания для сокращения должностей. Чаще всего используется формулировка: «Из-за затруднительного финансового положения компании» или «В связи с проведением мероприятий, посвященных оптимизации статьи расходов».

В распорядительном разделе документа следует перечислить сокращаемые позиции. Также потребуется назначить должностное лицо, которое будет руководить данным процессом и подготовит соответствующие документы. Важно обратить внимание на то, что согласно действующему закону, работодатель должен предложить сокращенным сотрудникам вакантные позиции. Далее вся информация о рассматриваемом процессе передается контролирующим органам.

При проведении сокращения штата, работодатель должен собрать специальную комиссию, которая будет контролировать каждый этап этого процесса. Как правило, в состав комиссии входят представители кадрового и бухгалтерского отдела, а также юридический консультант. Главной задачей комиссии является контроль соблюдения прав, сокращенных сотрудников.

Изменение в штатном расписании при смене метода начисления зарплаты

При изменении метода начисления зарплаты для конкретных работников, руководителю следует подготовить приказ об изменении штатного расписания, где будет зафиксирован порядок этой процедуры. Необходимость изменения метода зачисления финансовых средств сотрудникам компании может быть связана с увеличением объемов выпускаемой продукции или изменения рабочего графика. Основанием для данных действия является оптимизация учета времени, потраченного на трудовую деятельность. Важно обратить внимание, что перед внесением поправок необходимо получить письменное согласие сотрудника . Данный порядок необходим для того, чтобы не нарушить правило, связанное с уменьшением размера оплаты трудовой деятельности.

Характер корректив, вносимых в данный документ, определяется несколькими возможными причинамиДля того чтобы изменить метод оплаты, необходимо вывести из штатного расписания данную единицу. Далее в расписание штатов вводится новая должность с отметкой о выбранном методе начисления заработной платы. В данном приказе необходимо указать должностное лицо, которое обязано уведомить работника о дате введения новой позиции в штатном расписании. Также указывается работник отдела кадров, который подготовит всю необходимую документацию.

Правила хранения документов

Распорядительная документация является неотъемлемой составляющей хозяйственной деятельности компании. Бланки и акты, попадающие под данную категорию, должны быть обозначены при помощи специального индекса. Важно обратить внимание на то, что данный вид документа хранится в отдельной папке. Рассматриваемые документы хранятся на протяжении всей деятельности компании. В случае закрытия организации, папки с документами передаются в государственный архив.

Является кадровым документом, в котором отражены сведения о составе штата. Обычно его составляют в конце года на следующий календарный год. Но иногда возникает необходимость во внесении в него изменений. Вне зависимости от причин, главное – правильно оформить документ и не допустить ошибок при его утверждении.

Причины внесения изменений

Отмечают ряд причин, на основании которых можно корректировать штатное расписание:

• Изменение структуры предприятия.
• Реорганизация.
• Изменение объемов деятельности.
• Проведение работ для улучшения деятельности предприятия.
• Изменение законодательной базы.
• Экономические расчеты, связанные с производственной и трудовой сферами работы организации.
• Сокращение штата.
• Оптимизация работы предприятия.
• Исключение или введение новых вакантных мест и должностей.
• Изменение заработной платы.
• Переименование должностей.

Способы и особенности внесения изменений

Выделяют два варианта, которые позволяют внести изменения в документ с расписанием штата организации:

1. Издание приказа о внесении изменений с перечислением изменений в тексте приказа. Применяется для мелких поправок.
2. Составление нового расписания и его утверждение. Применяется в случае существенных изменений.

При внесении изменений стоит также учитывать некоторые особенности:

1. Убрать из штатного расписания можно лишь вакантные должности, то есть те, которые не заняты человеком.
2. Если удаление вакансии из штатного расписания предполагает увольнение, необходимо уведомить об этом работника за два месяца до вступления в силу приказа.
3. Если изменение штатного расписания связано с изменениями условий труда, то работники, которых это касается, должны быть извещены за два месяца.
4. Если внесение изменений касается изменения названия должности или отдела, то работники, которых это изменение касается, должны быть предупреждены. Кроме того, в трудовую должна быть внесена соответствующая запись.
5. Если изменения касаются оплаты труда, то все изменения также дублируются в трудовом договоре и личной карточке Т-2.

В течение года можно вносить неограниченное количество изменений в штатное расписание. Главное – придерживаться законодательства и своевременно доносить сведения об изменениях трудовому коллективу.

Кто и как составляет приказ?

Приказ, на основании которого вносятся все необходимые изменения в штатное расписание, составляется в произвольной форме. Основные реквизиты документа:

1. Название организации или филиала. Указывается полное название.
2. Дата составления.
3. Номер бумаги. Проставляется согласно принятой на предприятии системы приказов.
4. Основания для изменений.
5. Дата вступления изменений в силу.
6. Перечисления изменений. При этом указывается:

• должность;
• оклад для конкретной должности;
• количество единиц штата, которые надлежит убрать или добавить.

1. Подпись ответственного лица.

Составлением бумаги и последующей реализацией приказа занимается:

• Отдел кадров.
• Бухгалтерия.
• Планово-экономический отдел.
• Отдел труда и заработной платы.

Все зависит от размера предприятия и функций каждого из отделов.

Образцы приказа в зависимости от вида изменений

Предлагаем вам образцы типичных приказов о внесении изменений в расписание штата предприятия.

Появление новой должности

Отмечается дата введения новой должности в штат:

Сокращение штата

В документе отмечаются лица, для которых действует сокращение, и дата его вступления в силу:

Переименование должности

В этом случае отмечается наименование нового названия:

Важно уведомить работников об изменениях следующим документом:

Изменение оклада или тарифной ставки

В приказе отмечается, насколько и когда изменится тариф:

Ликвидация вакантных должностей

Перечисляются исключаемые штатные единицы:

Существенные изменения документа

Как уже говорилось, внесение существенных изменений желательно проводить в виде составления и утверждения нового документа. При этом номер расписания будет следующий за ранее принятым. Утверждение расписания происходит согласно принятому порядку на основании общего приказа.

Видео: Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0

С помощью видеоурока вы сможете узнать, как правильно вносить изменения в штатное расписание в программе ЗУП 3.0:

Внесение изменений в штатное расписание проводится на основании соответствующего приказа, составленного в произвольной форме и содержащего информацию о причине изменений.

Составление приказа о внесении изменений в штатное расписание происходит тогда, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ. При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив сокращения штата. Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.

ФАЙЛЫ

Порядок внесения изменений

Внесение изменений в штатное расписание должно происходить по определенному алгоритму.

1. Для начала на уровне руководства принимается решение о неизбежности подобных корректировок.
2. После этого на предприятии издается специальный приказ, который утверждает необходимость изменений и содержит перечень позиций, нуждающихся во внесении правок.
3. Далее эти самые правки вносятся в штатное расписание и обновленному документу присваивается очередной номер.
4. Ранее действовавшее штатное расписание отправляется на хранение в архив предприятия.

Следует отметить один важный момент: если приказ касается сокращения сотрудников, перевода их на другую должность и тому подобных корректировок, влекущих за собой изменения в условиях работы и трудовых договорах, то с такими приказами работников необходимо знакомить под роспись. Более того: без получения согласия сотрудника на некоторые перемены (к примеру, перевод), они становятся невозможны.

Для достижения этой цели, администрация предприятия должна за 60 дней до намечающегося события любым удобным способом довести до сведения работников уведомления о грядущих изменениях.

Как часто можно вносить изменения в штатное расписание

Закон никоим образом не регламентирует частоту внесения правок в штатное расписание, поэтому здесь все зависит от руководства организации. В принципе при желании изменения можно вносить хоть каждый месяц (правда, такая активность может вызвать интерес со стороны трудовой инспекции), но обычно это происходит значительно реже, раз в год или по необходимости.

Редактировать штатное расписания уместно при незначительных изменениях общей деятельности предприятия.

А вот если речь идет о глобальной реорганизации компании, с полной «перетасовкой» структурных подразделений, штатных единиц и т.п., то лучше не ограничиваться изменениями штатного расписания, а составить новый документ.

Период вступления в действие измененного штатного расписания

Чаще всего отрезов времени между написанием приказа и внесением корректировок в штатное расписание с последующим вступлением его в законную силу ничем не ограничен, за исключением случаев, когда речь идет о сокращении штата.

В таких ситуациях между написанием приказа и вступлением в силу нового штатного расписания должно пройти не менее двух месяцев.

За это время попавшие под сокращение работники предприятия могут определиться с дальнейшими планами: либо перевестись на другую вакантную должность внутри компании (если таковая имеется) либо подыскать новое место работы.

Кто пишет приказ

Написанием приказа может заниматься любой сотрудник, имеющий нужные полномочия и обладающий навыками написания подобного рода документов. Обычно это либо юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь или сам руководитель организации. В любом случае, вне зависимости от непосредственного исполнителя, после составления документа, он должен быть передан на визирование директору компании.

Основание для приказа

В данном случае основанием является пояснение причин вносимых изменений. Обычно оно дается в начале документа после слов «В связи с…» и должно в точности отражать фактическое положение дел по кадровой части на предприятии. Однако, наиболее правильным будет наличие определенных документов. В роли таковых выступают со стороны руководителей структурных подразделений, которые ввиду определенных обстоятельств считают нужным расширить отдел или, наоборот сократить некоторые штатные единицы. В случае наличия такой записки, в приказе необходимо:

• дать не неё ссылку,
• указав ее номер,
• дату составления,
• автора (должность и ФИО сотрудника).

Чем более внимательно и точно отнесется работник, задействованный в составлении приказа к своим обязанностям, тем менее вероятными будут в будущем претензии со стороны контролирующих структур, например, трудовой инспекции.

Как правильно составить и оформить приказ

Приказ не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому составлять его можно в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике. Одновременно с этим, следует иметь в виду, что документ должен содержать некоторые необходимые сведения:

• наименование предприятия,
• номер и дату составления приказа,
• основание для него,
• полный список вносимых изменений.

Оформление приказа также может быть абсолютно любым: печатным или рукописным, на простом стандартном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Единственное непреложное условие – он должен быть удостоверен подлинным автографом руководителя организации или иного уполномоченного на подписание подобного рода бумаг сотрудника. Кроме того, под приказом должны поставить свои подписи лица, на которых возложена ответственность за его исполнение и те, кого они непосредственно касаются (правда только тогда, когда приказ влечет за собой изменения в их трудовых договорах).

Как правило, приказы составляются в единственном экземпляре и на протяжении периода действия содержатся в специальной папке вместе с другими действующими нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями, а после утраты актуальности передаются на хранение а архив предприятия.

Штатное расписание является основным документом любой организации, который определяет ее структурную составляющую, а также уровень заработка на каждой вакансии. Исправление данного норматива может осуществляться двумя путями:

• издание приказа с коррективами;
• составление новой редакции основного документа.

Последний способ актуален в тех случаях, когда вносимые правки носят масштабный характер. Законодательство при этом не ограничивает сроки, когда можно издавать новый норматив.

Уведомление об изменении штатного расписания

Уведомление о внесении изменений в штатное расписание направляется работникам в следующих случаях:

• при установлении нового размера заработной платы;
• для переименования должности или структурного подразделения, последнее актуально в том случае, если оно прописано в трудовом договоре;
• при переводе на другую вакансию;
• при сокращении штата.

Также возможны и другие случаи, когда коррективы необходимо внести по тем позициям, которые прописаны в трудовом договоре. Уведомление направляется тогда, когда исправления затрагивают сотрудников. Если таких нет, то никого уведомлять о внесении корректировок не требуется.

Нужно ли утверждать штатное расписание каждый год если нет изменений

Отдельным вопросом является частота внесения исправлений данного документа. Законодательство по этому поводу не предписывает каких-либо ограничений. То есть менять документ о структуре предприятия можно столько раз, сколько в данных действиях возникает необходимость. Главное условие — это соответствие оформления.

Чаще всего порядок составления основного документа предусматривает его утверждение на каждый год. Возникает вопрос, нужно ли его менять, если изменений никаких не имеется. Поскольку ежегодное переоформление документа является рекомендацией, то никаких постановлений об обязательности данной процедуры не имеется. То есть при отсутствии изменений составлять новую редакцию нет необходимости.

Приказ об изменении окладов в связи с изменением штатного расписания

Изменение заработной платы является актуальным вопросом, который имеет свою процедуру решения. Главным аспектом, на который необходимо обратить внимание, является наличие заинтересованных сотрудников. Если вакансия свободна, то для внесения правок необходимо лишь издать соответствующий акт с поправками.

В случае, если имеются занятые сотрудники, нужно согласовать вносимые коррективы с ними. указывает на то, что уведомление о внесении изменений в оклад необходимо направлять работнику не позднее, чем за два месяца до вступления исправлений в силу. Особенно если дело касается уменьшения заработка. Если сотрудник согласен с коррективами, составляется также дополнительное соглашение к трудовому договору.

Внесение исправлений в штатное расписание при индексации и увеличении зарплаты осуществляется по аналогичной процедуре. Для введения корректировок в силу после согласования с работниками издается соответствующий приказ. Он указывает на номер документа, а также те положения, которые необходимо изменить.

Приказ об изменении штатного расписания — введение новых должностей

Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности также сопровождается документальным сопровождением. В зависимости от масштабности вносимых правок, это может быть или отдельный приказ, прилагающийся к основному документу, или новая редакция. Второй вариант актуален в ситуации, когда проводится масштабная реорганизация компании.

Важным моментом, на который нужно обратить внимание при составлении приказа — это обоснование вносимых корректировок. В данной роли может выступать одна из следующих причин:

• расширение компании, привлечение большего количества сотрудников и увеличение объемов деятельности;
• реструктуризация отдельного подразделения, службы или правка должностей;
• мероприятия по перераспределению функциональных обязанностей между вакансиями.

Часто такие коррективы затрагивают не только исправление структуры, но и оформление нового уровня заработной платы.

Внесение изменений в штатное расписание — добавление штатной единицы

Многие работодатели задаются вопросом, стоит ли оформлять отдельный акт в том случае, если исправить нужно только количество сотрудников, занятых в указанной должности. В решении данной задачи есть два варианта:

• если происходит уменьшение количества сотрудников, то такие действия являются сокращением штата и оформляются соответственно;
• если добавляются новые единицы, то оформляется данная процедура в соответствии с порядком добавления новой должности.

Второй вариант предполагает издание отдельного приказа с соответствующими правками. Составляется он по тому же образцу, что и аналогичный документ.

Изменение штатного расписания в связи с переименованием должности

Приказ о переименовании должности в штатном расписании составляется в том случае, если сотрудник, работающий в данной вакансии был уведомлен и согласен с внесением коррективов. Уведомление как и в случае с окладом, направляется за два месяца до вступления новой редакции в силу.

Важным моментом является необходимость оформления всей документации. предписывает, что наименование занимаемой должности должно быть обязательно указано в трудовом договоре. Соответственно смена названия должна сопровождаться составлением дополнительного соглашения к нему. Также в порядок должны быть приведены внутренние нормативы — личные карточки сотрудников, инструкции, положения.

Перевод на другую должность в связи с изменениями штатного расписания

Приказ об изменении должности в штатном расписании может повлечь за собой кадровые перестановки. К примеру создание нового отдела требует перевода части работников на новые вакансии. В данной ситуации процедура оформления будет схожей с переименованием.

Работнику направляется уведомление, в случае его согласия подготавливаются все необходимые документы. Основным является дополнительное соглашение к трудовому договору. Также необходимо внести сведения о переводе в личную карточку сотрудника, а также его трудовую книжку.

Приказ об изменении штатного расписания в связи с сокращением штата

Сокращение штата и внесение соответствующих сведений в штатное расписание осуществляется через отдельный приказ. Если в сокращаемой вакансии числятся сотрудники, то по статье 180 ТК РФ они должны быть уведомлены о таких действиях за два месяца.

Приказ о сокращении штата должен содержать в себе следующую информацию:

• в обязательном порядке указывается основание, из-за которого возникла необходимость в сокращении рабочих мест;
• указание вакансий, количества мест и структурных отделов, которые упраздняются;
• указываются даты, когда документ вступает в силу;
• предписывается приведение внутренней документации в соответствие с новыми положениями.

Такой документ должен быть подписан всеми лицами, которых он затрагивает. Отдельным приложением может быть составлен перечень сотрудников, которые сокращаются, с указанием на их ознакомление и согласие с проводимыми мерами.