Любая классификация всегда относительна. Один и тот же объект может быть классифицирован по разным признакам или критериям. Часто встречаются ситуации, когда в зависимости от условий внешней среды объект может быть отнесен к разным классификационным группировкам. Эти рассуждения особенно актуальны при классификации видов информации без учета ее предметной ориентации, так как она часто может быть использована в разных условиях, разными потребителями, для разных целей.
На рис. 2.8 приведена одна из схем классификации циркулирующей в организации (фирме) информации. В основу классификации положено пять наиболее общих признаков: место возникновения, стадия обработки, способ отображения, стабильность, функция управления.
Рис. 2.8. Классификация информации, циркулирующей в организации
Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю.
Входная информация - это информация, поступающая в фирму или ее подразделения.
Выходная информация - это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение).
Одна и та же информация может являться входной для одной фирмы, а для другой, ее вырабатывающей, выходной. По отношению к объекту управления (фирма или ее подразделение: цех, отдел, лаборатория) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя.
Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация - за пределами объекта.
Пример 2.18. Содержание указа правительства об изменении уровня взимаемых налогов для фирмы является, с одной стороны, внешней информацией, с другой стороны - входной. Сведения фирмы в налоговую инспекцию о размере отчислений в госбюджет являются, с одной стороны, выходной информацией, с другой стороны - внешней по отношению к налоговой инспекции.
Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результатной.
Первичная информация - это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.
Вторичная информация - это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной.
Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.
Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.
Пример 2.19. В художественном цехе, где производится роспись чашек, в конце каждой смены регистрируется общее количество произведенной продукции и количество расписанных чашек каждым работником. Это первичная информация. В конце каждого месяца мастер подводит итоги первичной информации. Это будет, с одной стороны вторичная промежуточная информация, а с другой стороны - результатная. Итоговые данные поступают в бухгалтерию, где производится расчет заработной платы каждого работника в зависимости от его выработки. Полученные расчетные данные - результатная информация.
Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.
Текстовая информация - это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).
Графическая информация - это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.д.
Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).
Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например, количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т.п.
Постоянная (условно-постоянная) информация - это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:
постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например, табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т.п.;
постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы. Например, размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим;
постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например, план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации.
Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую).
Плановая информация - информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.
Пример 2.20. Плановой информацией фирмы могут быть такие показатели, как план выпуска продукции, планируемая прибыль от реализации, ожидаемый спрос на продукцию и т.д.
Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.
Пример 2.21. Нормативно-справочной информацией на предприятии являются:
время, предназначенное для изготовления типовой детали (нормы трудоемкости);
среднедневная оплата рабочего по разряду;
оклад служащего;
адрес поставщика или покупателя и т.д.
Учетная информация - это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.
Пример 2.22. Учетной информацией являются: количество проданной продукции за определенный период времени; среднесуточная загрузка или простой станков и т.п.
Оперативная (текущая) информация - это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.
Пример 2.23. Оперативной информацией являются:
количество изготовленных деталей за час, смену, день;
количество проданной продукции задень или определенный час;
объем сырья от поставщика на начало рабочего дня и т.д.
Современная информатика различает такие основные ее свойства как: важность, достоверность, полнота, оперативность и доступность. Из которых такие свойства как важность, оперативность и полнота являются субъективными, а оперативность и доступность объективными.
Важность информации - определяется возможностью ее использования тем или иным приемником информации (субъектом). Например сведения переданные по телефону могут быть важными (до ранее неизвестными и несущими полезную информацию для собеседников) или не важными (уже известные или не несущими ни какой полезной информации) например информация о заморозках важна для садовода и абсолютно бесполезна для клерка. Поэтому это свойство информации является субъективным. Можно сказать, что цена информации определяется связанными с ней материальными или духовными приобретениями или потерями. Более важной информацией соответственно будет информация несущая большие приобретения и меньшие потери.
Достоверность информации – определяется истинностью информации. Однако истина объективна по содержанию (т.е. восприятию), т.к. является отражением объектов и результатов их взаимодействия и субъективна по форме (т.е. способу анализа и классификации) т.к. является результатом человеческой деятельности. Истина относительна, т.к. она отражает предмет не полностью в виду ограниченности человеческих знаний. В процессе познания человеком окружающего мира истина стремиться к абсолютной величине, полностью исчерпывающей предмет познания. Например Пифагор считал, что молнии на землю мечет разгневанный Зевс, а сейчас достоверно известно что это результат электростатических разрядов. Древние считали, что земля плоская, сейчас мы знаем что она круглая. Сейчас мы знаем много законов мироздания, которые в будущем возможно окажутся ошибочными.
Полнота информации – достаточность информации для определения или классификации объекта или явления (результате взаимодействия объектов). Полнота информации так же субъективна, как и ее достоверность. Информацию всегда можно изменить или добавить для более детального описания того или иного объекта или явления. Информацию невозможно исчерпать.
Оперативность информации – это своевременность получения той или иной информации. Оперативность информации является одной из составляющих ее важности . Устаревшая информация нас не интересует.
Доступность информации – это возможность получения, восприятия и использования той или иной информации. Доступность информации связана с ее местонахождением, нашими знаниями, необходимыми для однозначного восприятия информации и нашими возможностями, необходимыми для использования информации.
Все вышеперечисленные свойства информации взаимосвязаны. Так важность информации определяется ее достоверностью, полнотой, оперативностью и доступностью. Достоверность информации определяется ее полнотой, оперативностью и доступностью. И так далее.
Количество информации – определяет количество знаний, находящихся на носителе информации.
Объем информации – объем памяти носителя, требуемый для хранения информации, независимо от ее содержимого.
Объем информации двух книг по 600 страниц, одна из которых содержит справочную информацию а другая однотипные символы (например знак вопроса «?») одинаково, а количество информации различно. Так количество информации справочник определяется всем его содержимым, а количество информации книги содержащие знак вопроса можно охарактеризовать как «600 страниц?» соответственно гораздо меньше.
Экономическую информацию принято подразделять по следующим признакам: функциям управления и месту возникновения. По функциям управления экономическая информация разделяется на плановую, учетную, нормативно-справочную и отчетно-статистическую информацию.
Плановая (директивная) информация – включает в себя директивные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес-планирования на некоторые периоды в будущем (месяц, квартал, год и т.д.). Например, план выпуска продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемый спрос на продукцию и прибыль от ее реализации.
Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть скорректирована плановая информация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению. В качестве учетной информации выступает информация оперативного, бухгалтерского, финансового учета. Например, количество деталей данного наименования, изготовленных рабочим за смену (оперативный учет), зарплата рабочего за изготовление деталей (бухгалтерский учет), фактическая себестоимость изготовленной продукции (бухгалтерский и финансовый учет).
Нормативно-справочная – содержит справочные и нормативные материалы, связанные с производственными отношениями и процессами. В общем объеме циркулирующей на фирме информации нормативно-справочная составляет 50–60%. Примеры нормативно-справочной информации: технологические нормативы изготовления деталей, стоимостные нормативы (расценки, тарифы, цены), справочные данные по поставщикам и потребителям продукции и т.д.
Отчетно-статистическая – отражает результаты фактической деятельности фирмы для вышестоящих органов управления, органов госстатистики, налоговой инспекции и т.д. Например годовой бухгалтерский баланс.
Классификация экономической информации по уровням управления включает в себя входную и выходную. Входная информация – информация, поступающая в фирму извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управленческих функций, а также задач управления. Выходная информация – это информация, поступающая из одной системы в другую. Одна и та же информация может являться как входной для одного структурного подразделения, так и выходной для другого.
Документы . В рамках информационной системы любой организации мы имеем дело с документами и документооборотом. Выше отмечалось отличие между понятиями информация и данные . Информацию связывают с содержанием сведений об объектах реального мира, а данные – с формой представления этих сведений в процессе их хранения и переработки. Движение информации в системе управления осуществляется в виде документов или сигналов.
Документ – информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.
Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.
Документ является основным носителем информации в информационной системе, состоит из логически связанных реквизитов. Форма (макет) документа определяет расположение и формат значений реквизитов.
Наиболее традиционным в информационной системе является деление документов на документы ручного заполнения и документы машинного заполнения с помощью средств вычислительной техники и программ.
Жизненный цикл документа – интервал времени от момента создания (ручным или машинным способом) до момента сдачи в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа – документооборот. Происходит обработка и использование документа для целей управления.
В соответствии с содержанием операций обработки и схемой документооборота документы по отношению к конкретной задаче делятся на первичные и производные, содержащие результаты обработки.
В зависимости от функции управления, для которой используются документы, различают нормативные, плановые, учетные, расчетные, аналитические и другие виды документов. По каждой функции управления или предметным областям существует набор форм документов, в том числе унифицированных , которые обеспечивают сокращение многообразия форм документов для функций управления, использование минимально необходимого состава реквизитов в форме документа, соблюдение порядка размещения и форматов значений реквизитов в форме документа.
Оперативная информация - это сведения, необходимые для текущей деятельности, для принятия оперативных решений.
1. Оперативная информация делится на три вида:
2. 1. Нормативная информация - это нормы, стандарты, эталоны, шаблоны, т. е. информация, которая отработана, рекомендована для постоянного использования, является образцом.
3. 2. Информация-прототип - это планы, проекты, схемы, чертежи, т. е. то, что отражает содержание создаваемого объекта, процесса или ситуации.
4. 3. Информация-факт - это модель реального объекта, процесса, ситуации.
5. Все три вида информации имеют определенные отношения, снимают неопределенность и позволяют принимать соответствующие решения (рисунок 17). Нормативная информация отражает отработанный опыт, научно обоснованные или общепринятые решения, на ее основе создаются информационные прототипы будущего объекта (процесса, ситуации). При его изготовлении (выполнении, формировании) идет сравнение промежуточных и конечных результатов - информация о фактическом состоянии объекта - с информационным прототипом для получения требуемого результата. Такое же сравнение осуществляется с нормативом, и зачастую его приходится корректировать, обновлять.
6. 7. Рисунок 17 - Три вида оперативной информации и отношения между ними
8. Оперативная информация может быть представлена в следующих формах:
а) управленческие регламенты, например должностные и рабочие инструкции, правила поведения персонала;
б) законы, нормы, нормативы, стандарты, нормали;
в) технологические карты производственных (операционных) процессов;
г) характеристики объектов управления, например трудовых, материальных, финансовых ресурсов, а также оперативные сведения о их состоянии;
д) характеристики субъектов и объектов внешней среды, например потребителей, и оперативные сведения о их состоянии.
9. Система управления должна обеспечить постоянное наличие релевантной информации, обладающей такими характеристиками, как адресность, своевременность, достоверность, полнота.
Таможенная оперативно-служебная обстановка (ТОСО): элементы.
Экспертно-аналитические технологии и инструментальные средства подготовки и принятия управленческих решений.
Решение задач позиционирования таможенных систем.
Услуга: понятие. Понятие таможенной услуги. (не прислано)
Административный регламент как инструмент управления таможенными услугами.
Эволюция маркетинга услуг.
Первый этап эволюции маркетинга (1860-1950 гг.), в свою очередь, делится на три последовательных периода:
Первый период (1860-1920 гг.) характеризуется процессами совершенствования производства, основная цель которого заключалась в увеличении объемов и ассортимента выпускаемой продукции;
Второй период (1920-1930 гг.) характеризуется тем, что с учетом достигнутых успехов в области роста объемов производства производители сосредоточили свое внимание на решении проблемы совершенствования выпускаемых товаров за счет повышения их качества и соответствующего изменения товарного ассортимента;
Третий период (1930-1950 гг.) характеризуется решением проблемы организации сбыта за счет интенсификации коммерческих усилий, что означает первоочередное приложение хозяйствующим субъектом финансовых средств и затрат труда в сфере стимулирования сбыта произведенных товаров.
Проблемы маркетинга таможенных услуг.
Проблема маркетинга таможенных услуг
В систем ном плане проблема маркетинга таможенных услуг (в частности, проблема содействия участнику ВЭД, например, путем уменьшения его потерь в та моженном секторе) - это проблема поиска эффективных решений по двум направлениям развития института таможенного администрирования:
По стратегическому направлению - за счет расширения или сужения сектора таможенных услуг, контролируемого таможенными органами, в сфере таможенных услуг (например, путем изменения соотношения ком мерческого и некоммерческого секторов на рынке таможенных услуг);
По оперативно-тактическому направлению - за счет снижения изде ржек внутри сектора таможенных услуг, контролируемого таможенной системой (например, путем снижения потерь непосредственно в процессе таможенного оформления и контроля на основе оптимизации соответст вующих технологий).
