"УТВЕРЖДАЮ" Руководитель "_________________________" ______________/____________ "__"___________ ____ г.

ПОЛОЖЕНИЕ об использовании служебного и личного автотранспорта сотрудниками в служебных целях

Настоящее Положение об использовании служебного и личного автотранспорта сотрудниками "__________" в служебных целях (далее - "Положение") разработано в целях эффективного использования автотранспортных средств, принадлежащих Организации "__________" (далее - "Организация"), и определяет права, обязанности Организации, сотрудников Организации, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации сотрудниками Организации автотранспортных средств Организации (далее - "автомобиль").

Если физическое лицо-владелец, тем не менее, представляет налоговую декларацию, арендная плата может и фактически будет выплачена. Это вопрос выбора, хочет ли владелец объявить этот доход. При реальной выплате, стоимость будет вычитаться из налогообложения для компании.

Подписав договор аренды частного автомобиля владельца, он сможет использовать средства компании для оплаты топлива, ремонта и расходных материалов и сэкономить 5% налога на дивиденды или как минимум 30, 7% на страховые взносы, если его суммы возвращаются, и он тратит их как личные деньги. Таким образом, налог на расходы признается в качестве стоимости компании, а уплаченный НДС признается налоговым кредитом, что является дополнительным преимуществом.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Предоставляемый сотруднику Организации, а также используемый сотрудником Организации под управлением водителя Организации автомобиль является собственностью Организации.

Автомобиль предоставляется сотрудникам Организации, принятым на работу в Организацию и занимающим должность, предполагающую предоставление служебного автомобиля, или выполняющим работу, связанную с частыми служебными поездками.

Использование компании означает удовлетворение личных социальных, бытовых и культурных потребностей и эксплуатационных расходов на автомобили, используемые в личных целях собственниками и партнерами, работающими менеджерами в своих компаниях, является юридической возможностью обходить налоговые и социальные налоги на эти средства в случае что они выплачиваются непосредственно лицу. Таким образом, большая часть личных доходов собственников и партнеров может быть «получена» на практике неиспользованной.

Число случаев, когда работодателю разрешено использовать частное дорожное транспортное средство в качестве способа передвижения в командировках персонала, неуклонно растет. Вероятно, это связано с тем, что, как правило, провозглашается, что дорожные транспортные средства быстрее и удобнее, чем общественный транспорт, в том числе междугородный транспорт.

Сотрудники Организации, которым автомобиль не предоставляется, вправе в служебных целях по согласованию с руководителем своего подразделения и Транспортной службой Организации использовать автомобиль под управлением водителя Организации.

2. ДОПУСК СОТРУДНИКА ОРГАНИЗАЦИИ К УПРАВЛЕНИЮ АВТОМОБИЛЕМ

Общим условием допуска сотрудника Организации к управлению автомобилем является наличие у сотрудника:

Однако факт состоит в том, что действующее законодательство об использовании частных дорожных автомашин в деловых поездках, как внутренних, так и иностранных, конечно, не является самым простым. В то же время следует отметить, что одним из важных факторов является тот факт, что применимое законодательство Трудового кодекса отличается от точки зрения возможной суммы уплаченных пособий и предоставления командировочных расходов работникам работодателя, который не является и который является государством, зарплаты и бонусы за время по требованию полностью обеспечены за счет действующего гранта, предоставленного из бюджета учредителя, или из платежей по специальным правовым нормам, юридического лица школы, созданного в соответствии с Законом об образовании или государственным некоммерческим учреждением по вопросам здравоохранения.

Водительского удостоверения категории, соответствующей типу автомобиля;

Стажа вождения автомобиля не менее _____ лет.

При выполнении сотрудником Организации общего условия допуска к управлению автомобилем Организация выдает сотруднику Путевой лист, оформляемый Транспортной службой Организации по установленному образцу.

Суть этого заключается в том, что работникам работодателей в сфере бизнеса предоставляются только более низкие ставки за соответствующую компенсацию - работодатели и работники с фиксированной ставкой принимают решение об увеличении. Во введении следует подчеркнуть, что, если работник желает использовать дорожное транспортное средство в командировке, этот вид транспорта должен быть одобрен работодателем на первой странице заказа на поездку в поле «назначенное транспортное средство». Однако, если работник является работодателем, назначенным в качестве транспортного средства для конкретного путешествия любым общественным транспортным средством массового транспорта, и он использует дорожное транспортное средство по его решению, он не будет возмещен работодателем, хотя он совершил поездку, потому что работодатель не может взять на себя ответственность за то, что он не решил.

Организация вправе в любое время изменять и дополнять общее условие допуска сотрудника Организации к управлению автомобилем, а также вводить иные специальные условия допуска сотрудника к управлению автомобилем.

3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКА ПРИ УПРАВЛЕНИИ, ИСПОЛЬЗОВАНИИ И ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Каждый служебный автомобиль Организации соответствующим приказом руководителя закрепляется за сотрудником, назначаемым Ответственным за эксплуатацию автомобиля.

Сотрудники могут использовать дорожное транспортное средство на своем пути к любому, кроме работодателя, который является частным предпринимателем. Понятно, что если работник хочет потребовать транспортные расходы для работодателя, он / она должен доказать это понесенные расходы, то есть чаще всего билет, билет, билет и т.д. в случае потери билета Министерство труда и социальных дел разрешало работодателю оплатить проезд исключительно и исключительно. Однако этот принцип нельзя игнорировать даже при использовании автотранспортных средств, поскольку даже в этом случае необходимо доказать определенные расходы или данные, например, цену на топливо, данные о потреблении транспортного средства.

Ответственный за эксплуатацию автомобиля обязан:

Использовать предоставленный автомобиль только по прямому производственному назначению;

Соблюдать установленные заводом-изготовителем автомобиля Правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;

Не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии;

Незамедлительно по выявлении каких-либо неисправностей в работе автомобиля прекращать его эксплуатацию с одновременным уведомлением об этом Транспортной службы Организации;

Что касается компенсации за использование дорожного автотранспорта, то следует отметить, что эта компенсация состоит из двух частей: основная компенсация и возмещение потребленного топлива за каждый пройденный пробег. При использовании прицепа к дорожному автотранспорту работодатель увеличит базовую норму замещения на 1 км вождения по меньшей мере на 15%.

Если работодатель в деловой сфере не увеличивает свою ставку до публикации в командировке, работник учитывает автоматически упомянутые ставки после возвращения из командировки. Однако суммы базовой компенсации выше этих лимитов всегда облагаются налогом для сотрудников. Это связано с тем, что вышеупомянутые положения Закона о подоходном налоге являются общим положением, которое применяется как для работодателей в сфере бизнеса, так и в государственной администрации.

Не приступать к управлению автомобилем в случаях, когда по состоянию здоровья сотрудник не был бы допущен медицинским специалистом к управлению автомобилем;

Своевременно обращаться в Транспортную службу Организации в целях получения Путевого листа и/или доверенности, продления срока действия или получения нового свидетельства о регистрации и иных документов на автомобиль;

В то же время дополнительно предусмотрено, что если технический паспорт транспортного средства не содержит данные о потреблении, работник имеет право на возмещение расходов на топливо только в том случае, если расход топлива подтверждается транспортным средством с одним и тем же типом цилиндра того же типа. Следует отметить, что следует признать, что работодатель может, несомненно, потребовать от сотрудника обеспечения того, чтобы необходимая информация была дополнена санкционированным испытанием на автотранспортные средства или Научно-исследовательским институтом дорожных транспортных средств для целей расчета возмещения расходов на топливо.

Своевременно обновлять и в кратчайшие сроки сообщать в Транспортную службу об изменении своих личных водительских документов: водительского удостоверения и медицинской справки;

Оставлять автомобиль только на специально отведенных для стоянки/парковки автомобилей безопасных местах;

Соблюдать периодичность предоставления автомобиля на техническое обслуживание;

То же самое относится к смене используемого топлива, то есть для транспортных средств на газе, когда такое частное дорожное транспортное средство используется для командировок. Все сказано, конечно, за свой счет работника. В явном виде указывается, что при определении расхода топлива работодатель должен использовать показатель потребления для совместной работы в соответствии со стандартами Европейского сообщества. Конкретное число этого стандарта Европейского сообщества не является решающим. Однако, если это не указано в технической карте, работодатель рассчитывает расход топлива транспортного средства по среднему арифметическому из данных, указанных в указанной технической карте.

Строго соблюдать Правила дорожного движения, включая скоростной режим.

По представлению начальников подразделений сотрудники, выполняющие общие условия допуска к управлению автомобилем и не входящие в число оформленных приказом ответственных за эксплуатацию автомобилей, могут быть допущены (привлечены) к управлению автомобилями Организации на кратковременной основе. На время действия Путевого листа, выданного такому сотруднику, на него в полной мере возлагаются все обязанности Ответственного за эксплуатацию автомобиля.

На практике это означает, что, если у сотрудника нет данных в технической лицензии транспортного средства в соответствии со стандартами Европейского сообщества, расход топлива транспортного средства по-прежнему рассчитывается по среднему арифметическому данных в упомянутой технической карте, фактически, как и в прошлом.

Принцип такой же, как и для внутренних рабочих поездок, но в иностранных командировках в принципе предоставляется компенсация за отработанное топливо в иностранной валюте на все километры, вывезенные за границу. Также предусматривается, что возмещение командировочных расходов предоставляется работодателем в размере и на условиях, предусмотренных в разделах 157-160, с возмещением отработанного топлива в иностранной валюте и задокументированной ценой, оплачиваемой только за километры, выезжающие за пределы территории Чешской Республики.

В случае если предоставленный сотруднику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям, сотрудник Организации вправе воспользоваться услугами эвакуационной службы "__________", позвонив по тел.: __________ и назвав номер своей карточки на эвакуацию, номер автомобиля и свое местонахождение. По приезде эвакуатора сотрудник Организации обязан сопровождать перевозимый автомобиль к месту ремонта.

Следует добавить, что Трудовой кодекс очень последователен, поскольку он также предусматривает ситуацию, когда работник не может доказать цену топлива из-за рубежа по серьезным причинам. Для этой ситуации также очень практично, что если по серьезным причинам у работника нет доказательств покупки топлива за пределами территории Чешской Республики, работодатель может возместить ему за топливо, потребляемое в иностранной валюте, даже на основании его фактической цены на топливо причины его отказа. Это фактически означает, что работодатель предоставляет работникам в иностранной рабочей поездке компенсацию за отработанное топливо в иностранной валюте, если работник доказывает свою цену подтверждением покупки или на основании своего заявления о цене за границей, если по серьезным причинам он не смог оплатить стоимость топлива доказательства.

Сотрудник Организации обязан строго соблюдать установленный в Организации порядок оформления отчетных документов и предоставления документов по использованию, управлению и эксплуатации автомобиля, утвержденный в Организации.

Сотрудник Организации, эксплуатирующий автомобиль, несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Организации.

Если работник не настаивает на предоставлении компенсации за отработавшее топливо в иностранной валюте, работодатель может предоставить ему в чешской валюте среднюю цену на топливо, установленную Министерством труда и социальных дел в соответствующем исполнительном постановлении, выпущенном в соответствии с разделом 189.

В общем, автомобиль может быть коммерческим транспортным средством, принадлежащим физическому или юридическому лицу или наемному предпринимателю, и предпринимателю, использующему это транспортное средство для своей собственной деятельности, или может полностью или частично предоставлять себя для личного или личного использования либо на основе единовременной, либо неплатежной. В тексте мы также будем называть транспортное средство, принадлежащее бизнесмену или наемному бизнесмену, как «служебный автомобиль».

Сотрудник Организации, которому предоставляется автомобиль, вправе использовать его в пределах г. _______________. Выезд за границы _______________ разрешается на основании соответствующего приказа руководителя Организации и оформляется соответствующими командировочными документами согласно порядку, установленному в Организации.

Внесение каких-либо изменений в конструкцию или комплектацию предоставленного автомобиля, включая затемнение стекол, запрещено. По согласованию с Транспортной службой сотрудник, которому предоставлен автомобиль, вправе за свой счет оборудовать данный автомобиль любой автомобильной звуковоспроизводящей аппаратурой и акустическими системами по своему усмотрению. Ремонт установленной на автомобиле по усмотрению сотрудника Организации автомобильной звуковоспроизводящей аппаратуры и акустических систем производится сотрудником Организации самостоятельно и за собственный счет. Перед списанием автомобиля дополнительное оборудование, полностью приобретенное за счет сотрудника Организации, возвращается сотруднику, осуществившему такое приобретение.

В случае, если у предпринимателя нет служебного транспортного средства и вообще или в любой период, доступный для его коммерческих целей, он может использовать его для использования в служебных целях в своей частной собственности или принадлежащий сотруднику или транспортному средству, принадлежащему другому лицу, кроме работодателя. Предприниматели или сотрудники имеют право на возмещение за использование этого транспортного средства. Кроме того, в тексте это транспортное средство используется сотрудником или предпринимателем как физическое лицо, в случае, когда использование транспортного средства не является бизнесом, оно называется «частным транспортным средством».

В целях безопасности управления, использования и эксплуатации автомобиля категорически запрещается:

Осуществлять перевозку пассажиров, не являющихся сотрудниками Организации (за исключением гостей Организации);

Осуществлять перевозку грузов, не принадлежащих Организации;

Осуществлять буксировку транспортных средств, не принадлежащих Организации, с помощью автомобиля Организации.

Глава 1 Частное транспортное средство, используемое в коммерческих целях

В тексте используются термины «работодатель» и «сотрудник». Плательщики доходов сотрудников считаются работодателями. В соответствии с решением Высшего административного суда Высший административный суд подтвердил, что «работники не могут требовать права, которые не могут быть отражены в их экономической сфере, если проблему удовлетворения потребностей можно решать более эффективно и экономически». Поэтому можно заявить, что работодатель должен иметь возможность обеспечивать свою предпринимательскую деятельность, прежде всего, служебными машинами, а не персоналом транспортного средства.

Запрещается управление, использование и эксплуатация автомобиля сотрудниками Организации во время своего очередного и дополнительного отпусков или периода временной нетрудоспособности. На время отпуска сотрудника Организации предоставленный ему автомобиль передается в распоряжение руководителя Транспортной службы Организации.

Запрещается использование автомобиля как сотрудником, так и водителем Организации для поездок в аэропорты и на вокзалы при отъезде в отпуск и возвращении из него.

4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА СОТРУДНИКАМИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ПОЕЗДОК

Сотрудники, использующие личные (находящиеся в пользовании по доверенности) автомобили для служебных поездок, вправе заключить договор с Организацией. Для заключения договора сотрудник обязан предоставить письменное заявление, согласованное руководителем соответствующего подразделения. Договор заключается сроком на один год.

Согласно договору Организация компенсирует сотруднику расходы на топливо в размере не более _____ литров в месяц и затраты на добровольное страхование транспортного средства в размере не более _____ рублей на весь период действия договора. Страхование личных автомобилей сотрудников, в соответствии с Федеральным законом "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств", не подлежит компенсации со стороны Организации.

Суммы, выплаченные Организацией сотруднику в счет компенсации использования им личного транспортного средства в служебных целях, включаются в совокупный доход сотрудника Организации и подлежат обложению подоходным налогом по ставкам, предусмотренным действующим законодательством.

5. ЭКСПЛУАТАЦИЯ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

При использовании автомобилей Организации Организация осуществляет следующие расходы:

Проведение технического обслуживания и ремонта автомобиля;

Безналичная оплата _____ литров бензина в месяц (вне зависимости от марки автомобиля) по системе "__________";

Оплата мойки автомобиля не более _____ раза в месяц;

Оплата химчистки салона автомобиля не более _____ раза в год;

Оплата парковки автомобиля у офисов клиентов Организации;

Безналичная оплата эвакуации автомобиля эвакуационной службой "__________" (в случае, если предоставленный сотруднику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям).

В целях планомерного и целевого использования бюджетных средств Организация устанавливает следующие минимальные внутренние нормативные сроки службы (пробеги) для следующих запасных частей автомобилей, принадлежащих Организации:

Аккумуляторные батареи - _____ года с момента установки на автомобиль;

Диски колесные - каждые _____ км пробега с начала эксплуатации;

Шины автомобильные (всесезонные) - каждые _____ км пробега с момента начала эксплуатации;

Шины автомобильные (сезонные) - каждые _____ км пробега автомобиля, но не менее _____ лет с момента ввода в эксплуатацию;

Щетки стеклоочистителя (в сборе) - _____ год с момента установки на автомобиль;

Аптечки автомобильные первой медицинской помощи - _____ раз в год;

Огнетушители автомобильные - по истечении срока годности;

Знаки аварийные - _____ раз в _____ года.

В случае досрочного приобретения Организацией запасных частей к автомобилю из перечисленных выше Ответственный за эксплуатацию данного автомобиля оплачивает долю стоимости приобретаемых запасных частей пропорционально сроку/пробегу, оставшемуся до окончания минимального срока/пробега, в соответствии с порядком, действующим в Организации.

Организация не компенсирует сотруднику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением сотрудником своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и другими внутренними документами Организации. Организация не возмещает сотруднику никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами строгой финансовой отчетности.

Перечисленные нормативы и ограничения могут быть изменены вплоть до полного снятия применительно к конкретному сотруднику (группе сотрудников) или конкретному автомобилю (группе автомобилей) распоряжением руководства Организации.

6. СТРАХОВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

Автомобили, принадлежащие Организации, застрахованы в соответствии с Федеральным законом "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств" и дополнительно, в порядке добровольного страхования, по рискам: "угон (кража)", "ущерб" и "гражданская ответственность" (в размере _____ рублей в год).

В случае наступления одного из следующих страховых случаев в отношении автомобиля, предоставленного сотруднику Организации, сотрудник лично обязан:

в случае угона (кражи) автомобиля:

Незамедлительно сообщить в органы полиции по месту угона (кражи) автомобиля;

Незамедлительно сообщить об угоне (краже) автомобиля руководителю Транспортной службы Организации;

Получить в органах полиции справку (установленного образца) о факте угона (кражи) автомобиля, а также копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту угона (кражи) автомобиля.

При причинении ущерба автомобилю или наступлении гражданской ответственности в случае дорожно-транспортного происшествия сотрудник, находившийся за рулем автомобиля, обязан:

Незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя ГБДД для составления акта дорожно-транспортного происшествия и выполнить другие обязанности в соответствии с Федеральным законом "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств";

Незамедлительно поставить в известность руководство Транспортной службы Организации и обслуживающего Организацию страхового агента;

Получить в органах ГБДД справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.

7. ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМПАНИЕЙ СОТРУДНИКУ РАСХОДОВ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ

Ответственному за эксплуатацию автомобиля Организация производит возмещение расходов, указанных в разд. 5 настоящего Положения, на основании документов, подтверждающих произведенные расходы, в соответствии с порядком, установленным в Организации.

Документы, подтверждающие расходы сотрудника Организации на эксплуатацию автомобиля, принимаются от сотрудника Организации Транспортной службой Организации ежедневно в рабочие часы, а отчет о приобретении горючего (бензина) по системе "__________" и произведенных мойках автомобиля - вместе с заполненным Путевым листом в течение первых _____ рабочих дней месяца, следующего за отчетным.

При непредставлении сотрудником своевременного отчета или при нарушении оговоренных правил оформления отчетов вся сумма эксплуатационных расходов на автомобиль за отчетный месяц зачисляется сотруднику в совокупный доход с последующим удержанием подоходного налога из заработной платы. При превышении установленного лимита горючего стоимость избыточного топлива удерживается из заработной платы сотрудника полностью.

Транспортная служба Организации обязана до _____ числа месяца, следующего за отчетным, одновременно с отчетом об использованном горючем (бензине), включающим в себя комплект документов от "__________", "Отчет об использовании автомобильного моторного топлива", оформленные Путевые листы, а также список сотрудников Организации, допустивших превышение установленного лимита топлива, передавать в бухгалтерию Организации.

8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СОТРУДНИКА ОРГАНИЗАЦИИ ЗА НАРУШЕНИЕ НАСТОЯЩЕГО ПОЛОЖЕНИЯ, ПОРЯДКА И ПРАВИЛ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УПРАВЛЕНИЯ И ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ, УСТАНОВЛЕННЫХ В ОРГАНИЗАЦИИ

Сотрудник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, обязан компенсировать Организации за счет собственных средств ущерб, возникший в результате:

Умышленного причинения вреда автомобилю, иному транспортному средству или третьим лицам;

Угона (кражи) автомобиля вместе с документами на него (в этом случае страховое возмещение не выплачивается);

Управления автомобилем в состоянии алкогольного (наркотического, токсического) опьянения;

Управления автомобилем лицом, не имеющим Путевого листа и/или доверенности на право управления автомобилем;

Использования автомобиля, не прошедшего технический осмотр;

Перевозки взрывоопасных и легковоспламеняющихся предметов и материалов;

Использования автомобиля для учебных, спортивных и/или других подобных целей;

Непредставления поврежденного автомобиля эксперту страховой организации для оценки стоимости ущерба до сдачи автомобиля в ремонт;

Нарушения сотрудником при наступлении страхового случая порядка действий, установленных нормативными документами общего назначения, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Организации.

Сотрудник, управлявший автомобилем Организации и виновный в причинении ущерба Организации, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.

С данным Положением ознакомлен(а) _______________/_____________/

63.

В этих письмах сказано, что путевые листы подтверждают фактическое использование личного автомобиля для служебных поездок. Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет компенсации

Компенсация за использование автомобиля работника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отражается по кредитусчета 73«Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, нужно сделать следующую запись:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример

Приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации Кондратьеву А. С. была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок.

Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 9000 руб. в месяц.

По приказу компенсация должна выплачиваться начиная с 1 апреля 2015 года.

В апреле 2015 года 22 рабочих дня. С 10 по 15 апреля Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:

9000 руб. : 22 дн. × 18 дн. = 7363,64 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73

– 7363,64 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

НДФЛ с компенсации

Компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом компания не обязана применять нормы, предусмотренныепостановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

Объясним почему.

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат (в пределах норм), установленных в соответствии с законодательством и связанных с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Главой 23 Налогового кодекса РФ нормы компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не установлены. Поэтому в данной ситуации организации следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Статья 188 Трудового кодекса РФ, которая обязывает организацию выплачивать сотрудникам компенсации за использование личного имущества, не содержит никаких ограничений в отношении их размеров. В ней сказано лишь, что размер возмещения расходов, связанных с использованием имущества сотрудника, определяется по соглашению сторон трудового договора.

Таким образом, компенсацию за использование автомобиля сотрудника не нужно облагать НДФЛ в пределах суммы, указанной в письменном соглашении о выплате компенсации между сотрудником и работодателем.

При этом организация должна документально подтвердить обоснованность назначения и размер компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. В частности, нужно иметь документы:

подтверждающие необходимость организации в использовании автомобиля сотрудника;
свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику (например, копию паспорта транспортного средства);
обосновывающие расчет суммы компенсации (например, приказ о назначении компенсации). Размер компенсации определяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля;
подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, приказы, путевые листы).

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина Россииот 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47, от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387(доведено до сведения налоговых инспекций письмом от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

Ситуация: нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации, если хозяином авто является жена работника, а сам он ездит по доверенности

Если супруги получили машину в собственность после заключения брака, то речь идет о совместном имуществе (ст. 34 Семейного кодекса РФ). И значит, налог с выплаченной компенсации удерживать не надо. Какой приказ при этом можно оформить, мы показали в образце ниже.

НДФЛ придется исчислить, если супруга купила автомобиль до замужества или получила его в подарок, по наследству (не важно когда). Либо если есть брачный контракт, в котором прописано, что машина – единоличная собственность жены. Такой подход рассмотрен в письме Минфина России от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49.

Страховые взносы с компенчации

В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием их личного транспорта, не облагается страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.

Добавим, что нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, предназначены лишь для расчета налога на прибыль Для целей уплаты страховых взносов они неприменимы.

Налоговый учет компенсации

Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Нормы расходов на выплату компенсаций установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля.

Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленныепостановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). И доказать иное не получится даже в суде.

Добавим, что в бухгалтерском учете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме без каких-либо ограничений. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02). Если, конечно, ваша компания применяет в своей работе это ПБУ.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного грузового автомобиля (микроавтобуса) сотрудника

Да, можно. За использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация должна выплатить ему компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Данное правило в полной мере относится не только к легковым, но и к грузовым автомобилям.

В отношении легковых автомобилей компенсация за их использование в служебных целях учитывается при расчете налога на прибыль в пределах норм. Они установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

Расходы на выплату компенсации за использование личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) сотрудников главой 25 Налогового кодекса РФ не предусмотрены. Однако это не значит, что их нельзя учесть.

Дело в том, что перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, является открытым (ст. 264 НК РФ). Поэтому при соблюдении всех необходимых условий компенсации сотрудникам за использование их личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) в служебных целях можно учесть при расчете налога на прибыль в полном объеме. То есть в размерах, согласованных сторонами трудового (коллективного) договора (ст. 188 ТК РФ). Основание –подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Такой вывод следует из письма Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150.

Но справедливости ради следует отметить, что ранее в отношении компенсации за использование микроавтобуса специалисты Минфина России указывали на то, что подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ позволяет включить в расходы только компенсацию за использование личного легкового автомобиля сотрудника (письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293).

При этом в упомянутом письме ничего не сказано о возможности учесть в расходах компенсацию за использование микроавтобуса на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Однако в связи с выходом более поздних разъяснений финансового ведомства, позволяющих учесть в расходах компенсацию за использование видов транспорта, отличных от легкового (письмо от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150), при отнесении к расходам компенсации за использование микроавтобуса организация может руководствоваться именно ими. Однако претензии проверяющих, к сожалению, не исключены.

Совет: при использовании личного автомобиля сотрудника организация также вправе заключить с ним договор аренды транспортного средства. В этом случае вместо компенсации сотруднику нужно будет выплатить арендную плату. Она в полном объеме уменьшит налогооблагаемую прибыль (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293).

И при методе начисления, и при кассовом методе моментом признания в налоговом учете расходов в виде компенсации за использование личного автомобиля будет дата перечисления денег с расчетного счета (выплаты из кассы) (подп. 4 п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ).

Пример

В феврале 2015 года сотруднику ООО «Альфа» Кондратьеву А. С. была начислена и выплачена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок.

Сумма компенсации составляет 3000 руб. в месяц. Размер компенсации установлен с учетом затрат сотрудника на содержание машины, приобретение бензина и т. п. (приказ о назначении компенсации). Объем двигателя автомобиля – 2500 куб. см.

Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 0,4 процента.

Детей у Кондратьева нет. Поэтому стандартные налоговые вычеты ему не предоставляются.

«Альфа» платит налог на прибыль ежемесячно, применяя при этом метод начисления.

Норма компенсации для автомобилей с объемом двигателя больше 2000 куб. см составляет 1500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92).

В пределах этой суммы компенсация уменьшит налогооблагаемую прибыль организации. Сверхнормативная сумма компенсации в размере 1500 руб. (3000 – 1500) не повлияет на расчет налога на прибыль. А вот в бухучете можно учесть в расходах всю сумму начисленной компенсации. Как следствие, в учете возникнет постоянное налоговое обязательство.

При расчете НДФЛ бухгалтер «Альфы» не применяет нормы постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Поэтому вся сумма компенсации (3000 руб.) НДФЛ не облагается.

Компенсация в пределах сумм, установленных приказом на ее выплату (3000 руб/мес.), не облагается взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В феврале 2015 года бухгалтер организации сделал в бухучете следующие проводки:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73

– 3000 руб. – начислена компенсация за использование автомобиля для служебных поездок;

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

– 300 руб. (1500 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство, возникшее из-за превышения фактической суммы компенсации над нормами, установленными налоговым законодательством для расчета налога на прибыль.

Ситуация: можно ли уменьшить налогооблагаемую прибыль на расходы, связанные с приобретением ГСМ, если организация возмещает сотруднику эти расходы помимо компенсации за использование личного автомобиля, предусмотренной постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Организация применяет общую систему налогообложения

Нет, нельзя. Нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, уже включают в себя и компенсацию износа имущества, и возмещение расходов по его эксплуатации. Таким образом, организации вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации в пределах этих норм.

Чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, вместо выплаты компенсаций заключите с сотрудником договор аренды транспортного средства. В этом случае затраты на ГСМ можно включить в расходы при налогообложении прибыли и когда они включены в арендную плату, и когда оплачиваются отдельно.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование автомобиля сотрудника, если он распоряжается им по доверенности

По общему правилу можно. Подпункт 11пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ позволяет уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации за использование личного автомобиля. Требований о том, чтобы сотрудник при этом обязательно был собственником автомобиля, глава 25 Налогового кодекса РФ не содержит.

Однако из этого правила есть исключение. Если сотрудник распоряжается по доверенности автомобилем, который принадлежит организации или ее собственнику (учредителю, участнику, акционеру), то компенсацию за использование такого транспортного средства учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Это связано с тем, что в данной ситуации сотрудник фактически не несет расходов, связанных с использованием и содержанием автомобиля. А значит, выплата компенсации является экономически необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150.

Упрощенка. Если организация выбрала объектом налогообложения доходы, то расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не уменьшают единый налог. При данном объекте налогообложения не учитываются никакие расходы, в том числе расходы по зарплате и иным выплатам сотрудникам организации (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в состав расходов, уменьшающих налоговую базу. Но только в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Затраты признавайте только после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Предельный размер компенсаций, которые можно учесть при налогообложении организациям на упрощенке, установлен тем же постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Как мы уже говорили раньше, нормы расходов на выплату компенсации зависят от объема двигателя легкового автомобиля. Напомним их еще раз. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.

Суммы компенсаций, превышающие данные нормативы, нельзя включить в расходы организации. Следовательно, они не уменьшат налоговую базу по единому налогу при упрощенке (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: можно ли при расчете единого налога с разницы между доходами и расходами учесть компенсацию за использование личного грузового автомобиля сотрудника. Организация применяет упрощенку

Нет, нельзя.

Перечень расходов, которые уменьшают налоговую базу по единому налогу, закрыт (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Он позволяет учесть при налогообложении только те компенсации, которые выплачены за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов (в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92). На этом основании компенсации за использование личных грузовых автомобилей в расходы включить нельзя.

Чтобы заплатить сотруднику деньги за пользование его личным грузовым автомобилем, заключите с ним договор аренды транспортного средства. В таком случае вместо компенсации сотруднику нужно будет выплатить арендную плату. Она в полном объеме уменьшит налогооблагаемые доходы организации при расчете упрощенного налога (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД Налоговую базу плательщиков ЕНВД расходы на выплату компенсаций за использование личного автомобиля сотрудника не уменьшают (ст. 346.29 НК РФ). Ведь величина ЕНВД от реальных доходов или расходов никак не зависит.

Общая система + ЕНВД. Сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника учитывайте по правилам того налогового режима, в котором занят сотрудник.

Если сотрудник занят в обоих видах деятельности организации, компенсацию нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности на ЕНВД, учесть нельзя.