Правила ведения бланков строгой отчетности. Книга (журнал) учета бланков строгой отчетности — правила заполнения и хранения

Если организация или ИП оказывает услуги населению, в этом случае они могут не применять до 1 июля 2019 года , а взамен этого при наличных расчетах оформляются бланки строгой отчетности. А поскольку БСО - это бланки с номерами, поэтому необходимо организовать учет таких бланков.

Почему нужно вести учет бланков строгой отчетности БСО?

Штрафы за нарушения учета бланков строгой отчетности БСО

В случае если книга учета бланков строгой отчетности не ведется совсем или ведется с нарушениями, то при проверке фирме или индивидуальному предпринимателю может грозить как налоговая, так и административная ответственность за нарушение порядка учета и сроков хранения бланков строгой отчетности ( , ст. 2.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Налоговая инспекция может применить Налогового кодекса РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения». Штраф по этой статье составляет от 10 000 до 30 000 руб.

Кроме того, по представлению налоговой инспекции суд может применить к сотруднику фирмы, ответственному за хранение документов, или к руководителю фирмы или индивидуальному предпринимателю административную ответственность в виде штрафа на сумму от 2000 до 3000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения документов ().

Поступление БСО

Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем ( , утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359).

Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:

• форму книги по учету документов строгой отчетности ОКУД 0504819;
• форму книги учета бланков строгой отчетности ОКУД 0504045.

Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.

Примечание : Пункт 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359, и письма Минфина от 31.08.2010 № 03-01-15/7-198.

Учет бланков, изготовленных с использованием автоматизированных систем, ведется в автоматическом режиме посредством программного обеспечения, которое позволяет получить информацию о выпущенных бланках строгой отчетности. В связи с этим при формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:

• автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет ;
• при заполнении и выпуске бланка документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Примечание : Пункт 11 Положения постановления № 359.

Поступление БСО оформите в тот же день актом приемки. Его можно составить, например, по форме, утвержденной протоколом ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001. Акт должен быть утвержден руководителем организации и подписан членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Состав комиссии по приемке БСО закрепите приказом руководителя организации.

Примечание : Пункт 15 Положения

Хранение и уничтожение БСО

Руководитель организации должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. C этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Бланки строгой отчетности нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются.

Примечание : Пункты 14 и 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но обязательно после истечения месяца со дня последней инвентаризации копии использованных бланков уничтожьте на основании акта. Его составляет комиссия, которую назначает руководитель организации приказом. Уничтожение в зависимости от количества документов можно провести несколькими способами:

1. 
   ИП на ЕНВД при оказании услуг населению обязан выдать БСО или кассовый чек. Правила выдачи документов, которые можно выдать вместо кассового чека

В некоторых случаях индивидуальным предпринимателям, а также организациям разрешается не использовать контрольно-кассовые машины. Но в таком случае строго обязательно необходимо применение БСО.

Этот документы имеют установленный в законодательстве формат. Имеются определенные правила их использования, применения. Существует множество самых разных особенностей, нюансов и сложностей составления.

Очень важно помнить о необходимости ведения специальной учетной документации. Она представлена как журнал с большим количеством таблиц, в них отражается информация о бланках строгой отчетности, максимально подробная информация.

Базовые аспекты

Индивидуальные предприниматели и различные организации в некоторых случаях имеют право не применять ККМ, не выдавать кассовые чеки. Полный перечень ситуаций, когда это возможно, отражается непосредственно в законодательных актах.

Важно с ними ознакомиться предварительно. Это даст возможность избежать затруднений всевозможного характера, связанных с составлением и формирование документации.

Наиболее существенным нюансом является необходимость ведения учета всех БСО, которые выданы населению. Так как подобного рода документы могут формироваться и использоваться только лишь в случае наличных расчетов с физическими лицами.

БСО при расчете между ИП, юридическими лицами не может применяться. Рассмотреть сложности, а также ознакомится с порядком того, как заполняется книга, нужно будет заблаговременно.

Наиболее существенные вопросы:

• определения;
• назначение документа;
• правовое регулирование.

Определения

Сегодня все действия в обязательном порядке должны осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами. Но для правильной их трактовки необходимо будет иметь представление о используемых терминах.

В перечень основных понятий на данный момент входит следующее:

• платежный терминал;
• фискальный режим;
• фискальная память;
• бланк строгой отчетности;
• книга учета (бланков);
• наличные денежные средства.

Под сокращением ККМ подразумевается контрольно-кассовые машины. Данные устройства эксплуатируются как ИП, так и юридическими лицами. Служат для формирования кассовых чеков. Именно их и заменяет БСО.

Контрольно-кассовые машины в обязательном порядке должны быть зарегистрированы в специальном реестре. Все нюансы использования этого оборудования устанавливаются в законодательстве.

Назначение документа

Документ рассматриваемого типа одновременно решает достаточно большое количество самых разных задач.

Книга учета бланков строгой отчетности служит для реализации следующих целей:

Использование данной книги не только упрощает проверку контролирующим органам, но и делает работу ИП, коммерческого предприятия более организованной.

Специальный журнал позволяет проверить верность данных в различных документах бухгалтерской/налоговой отчетности.

Тем самым становится возможным избегание большого количества затруднений, вопросов со стороны налоговой службы .

Правовое регулирование

Книга учета бланков строгой отчетности форма 0504045, пример заполнения которой можно найти в интернете без особого труда, установлена

Данный документ являются основополагающим. В его состав включены специальные приложения, регламентирующие различные формы отчетных документов:

Необходимо не забывать о множестве разнообразных нюансов, связанных с нормативными документами этого вида.

Для индивидуальных предпринимателей, предприятий, ведущих коммерческую деятельность, не обозначены стандарты относительно .

Именно поэтому необходимо ориентироваться на обозначенный вышей приказ, который распространяется на государственные учреждения различного типа, внебюджетные фонды.

Порядок формирования журнала учета БСО

Алгоритм составления журнала учета БСО, несмотря на не установленного на государственном уровне стандарта, должен соответствовать некоторых рекомендациям.

По возможности необходимо изучить следующие моменты:

• данные;
• как составляется;
• образец заполнения;
• нюансы для предпринимателей, которые ведут свою деятельность, не заключая .

Необходимые данные

На данный момент обозначенная в нормативно-правовых документах форма данного документа отсутствует. Но при этом нужно отразить в специальной книге некоторые определенные данные.

В перечень такой информации входит:

Обозначенные выше данные являются «шапкой» данного документа. Следующим этапом будет составление перечня, он включит следующие данные:

• время формирования БСО;
• от кого наличные средства были начислены, назначение перечисления;
• основания (полное наименование, его индивидуальный номер и дата составления);

В нижней части таблицы в обязательном порядке должна присутствовать графа «Итого». В ней отражаются данные следующих граф (суммарные):

Как составляется документ

Определенных правил для ИП по составлению данных документов не существует. Но при этом необходимо помнить, что непосредственно на самом предприятии обязательно должен быть сформирован специальный локальный акт.

Он издается руководителем предприятия. При этом необходимо помнить, что сам акт имеет определенные правила формирования. В приказе, которым устанавливается определенная форма книги учета, обязательно обозначается ответственное лицо.

Оно выполняет следующие функции:

• отвечает за сохранность книги учета БСО;
• отвечает за ведение книги учета бланков строгой отчетности.

Существенной особенностью, имеющей непосредственное отношение к ответственному лицу, является составление специального .

Все записи в книгу учета БСО обязательно должно делать именно ответственное лицо. Какие-либо альтернативы попросту не предусматриваются.

Сама книга обязательно должна содержать данные о выдаче/возврате/приходе/списании всех бланков первичных отчетных документов. К регистру обязательно прикладываются корешки БСО.

Помимо них также необходимо приложить:

• неверно заполненные формы документов строгой отчетности;
• не выданные по какой-либо причине документы.

Образец заполнения

Избежать всевозможных сложностей при заполнении бланков строгой отчетности можно будет путем ознакомления с верно составленным документом. Образец заполнения можно легко найти в интернете.

Важно лишь использовать в качестве источника хорошо себя зарекомендовавшие ресурсы. Особенно это касается ситуации с формированием специального акта, на основании которого производится составление книги.

Нюансы дл ИП без работников

Составление книги бланков строгой отчетности связано с большим количеством самых разных нюансов. Особенно им необходимо уделить внимание в случае, если индивидуальный предприниматель ведет свою деятельность без работников.

К наиболее существенным нюансам в таком случае относятся следующие:

• в качестве ответственного за ведение книги лица выступает сам предприниматель;
• утверждает документ также ИП самостоятельно;
• хранение должно осуществляться не менее 5 лет;
• допускается только по истечении 1 месяца – с момента проведения инвентаризации;
• неиспользованные бланки могут храниться в течение любого времени – какие-либо сроки для этого случая попросту не установлены;
• списание бланков осуществляется стандартным способом.

Существует множество различных особенностей, связанных с ведением учета бланков строгой отчетности.

Важно ознакомиться со всеми ними, только таким образом можно будет избежать возникновения самых разных затруднений, а также штрафов.

При оказании услуг населению индивидуальным предпринимателям можно воспользоваться правом применения БСО. Бланк строгой отчётности является документом, который подтверждает оплату предоставленной услуги. При некоторых видах деятельности, в частности, непривязанной к определённому месту (оказание услуг выездного видео-/фотооператора, визажиста и т.п.), БСО являются наиболее приемлемым вариантом.

Но как бы не был сложен порядок работы с ККТ, взаимодействие с бланками строгой отчётности также требует внимательного и вдумчивого отношения. является важным моментом в процессе работы с бланками. Некоторые считают, что работа с БСО намного проще, чем с ККТ. Но на деле происходит не совсем так. Скорее затраты на бланки меньше, чем на обслуживание ККТ. А вот о простоте использования говорить не приходится. В законодательстве работа с БСО строго регламентирована. Бланки строгой отчётности - важные документы, которые подлежат учёту и хранению в соответствии с установленными правилами. Необходимые сведения, касающиеся порядка обращения с бланками, содержатся в Постановлении Правительства от 6.05.2008 № 359 (далее по тексту Постановление).

Что нужно знать о БСО

Применять бланки строгой отчётности вправе ИП и организации, которые оказывают населению услуги, полный перечень которых представлен, например, в утверждённом классификаторе услуг ОК002-93. А также индивидуальные предприниматели:

• уплачивающие ЕНВД;
• применяющие патентную систему (при осуществлении определённых видов деятельности);
• находящиеся в удалённых местностях и оказывающие услуги (перечень утверждается каждым субъектом РФ).

ИП применяют бланки при произведении расчётов за наличные суммы с другими индивидуальными предпринимателями или с населением (при оказании услуг). При расчёте с организациями использование БСО запрещено.

Бланки строгой отчётности следует заказывать в типографии. Можно воспользоваться автоматизированной системой, к которой предъявляются определённые требования (такие, например, как сохранение в памяти каждой операции с бланком в течение пяти лет, защита от доступа неуполномоченных лиц, фиксация серии и номера бланка при выпуске). Самостоятельное изготовление БСО (печать на обычном принтере) запрещено. Каждый бланк должен иметь перечень реквизитов, установленных в пункте 3 Положения. Бланк имеет шестизначный номер, который присваивается при печати в типографии или при автоматическом формировании. БСО заполняются чётко и разборчиво, ошибки и исправления не допускаются (неправильно заполненный бланк перечёркивается и прикрепляется к книге учёта за тот день, в который он был заполнен).

Книга учёта БСО: общие сведения

Учёт БСО для ИП, равно как и для организаций, ведётся в книге или журнале учёта БСО. Утверждённой законом формы нет. В Постановлении описаны общие рекомендации по составлению данной книги. Разберём их подробно. Книга учёта должна быть прошита и скреплена подписью и печатью (при наличии) предпринимателя. Для этого каждый лист нумеруют, делают отверстия дыроколом для сшивания и скрепляют верёвкой/ниткой, включая титульные листы. Концы верёвки завязывают и приклеивают на них листок бумаги, на котором ставятся дата, подпись предпринимателя и печать (при наличии). Таким образом, получается готовый к применению и опечатанный журнал для ведения учёта бланков. На пронумерованных страницах книги должно быть предусмотрено место для даты, подписи и печати ИП. По причине того, что при приёме или выдаче бланков требуется указывать дату, номер, количество, выдающие или получающие БСО лица, а также их подписи, то при формировании граф журнала следует предусмотреть для данных сведений соответствующие графы.

С образцом заполнения книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств можно ознакомиться в статье:

Как было сказано выше, утверждённой формы нет, и создать её можно самостоятельно или приобрести готовый экземпляр. Предприниматели могут книгу учёта БСО скачать и оформить в соответствии с приведёнными инструкциями. Примерный вариант содержания и общего вида книги представлен ниже. ИП на своё усмотрение может добавить или убрать необходимые графы.

Индивидуальный предприниматель также может книгу учёта БСО купить или заказать в типографии (по желанию). Но в любом случае нужно будет прошить и опломбировать (опечатать) в соответствии с требованиями. Заверять книгу в налоговой инспекции не нужно. При использовании АС (автоматизированная система) при печати данные о бланке автоматически заносятся в книгу учёта. Если из налоговой поступит запрос о предоставлении информации из АС, то предприниматель обязан её предоставить. В 1C также предусмотрена возможность формирования книги.

Особенности обращения с бланками строгой отчётности

Каждое перемещение бланка должно быть учтено. Приём из типографии и движение бланков во время работы предпринимателя фиксируются в книге учёта. Для каждого действия составляется соответствующий акт. Для осуществления приёма/выдачи бланков, регистрации, а также для ведения журнала учёта назначается уполномоченный сотрудник. С ним заключается договор о материальной ответственности. В случае, если ИП ведёт деятельность один, то обязанность учёта и хранения БСО в установленном порядке ложится на него.

Ежедневное заполнение журнала учёта - неотъемлемая обязанность, исполнение которой необходимо при использовании бланков.

Хранение и инвентаризация

Пункты с 14 по 16 Постановления касаются вопроса хранения бланков. В законодательстве конкретно прописаны требования. Прежде всего, стоит упомянуть, что предприниматель обязан создать условия для безопасного хранения БСО. После каждого рабочего дня бланки опечатываются и помещаются в сейф или надёжный ящик из металла, также предусмотрено хранение документов в специально предназначенных помещениях (например, в бухгалтерии).

Срок хранения бланков (копий или отрывных частей бланка) - 5 лет. По истечении месяца и после проведения последней инвентаризации документы можно утилизировать. Предварительно нужно составить соответствующий акт. Для неиспользованных бланков строгого ограничения времени хранения нет. Излишки или устаревшие формы БСО (с неактуальными данными ИП) уничтожаются также после инвентаризации и составления акта о ликвидации. Пример акта о ликвидации приведён ниже.

Инвентаризация бланков обычно проводится одновременно с инвентаризацией кассы. Таким образом, осуществляется проверка надлежащего исполнения требований по хранению и использованию БСО, выявляются остатки или недостача. Для проведения инвентаризации ИП необходимо утвердить инвентаризационную комиссию - указать участвующих лиц. Результаты фиксируются в форме ИВН-16, образец которой приведён ниже. При плановом проведении инвентаризации форма оформляется в двух экземплярах.

При выявлении недостатков БСО необходимо разобраться в причинах и применить необходимые меры для предотвращения повторения подобного в будущем. В законодательстве не предусмотрено ответственности за потерю бланков строгой отчётности, но предприниматель вправе применить дисциплинарное взыскание по отношению к ответственному сотруднику.

К слову о штрафах. За отсутствие книги учёта БСО или ведение её с нарушениями индивидуальный предприниматель может быть привлечён как к административной, так и к налоговой ответственности. По статье 120 НК РФ за грубое нарушение учёта предусмотрен штраф от 10 000 рублей (при нарушении в течение одного налогового периода) до 30 000 рублей (более одного налогового периода). При несоблюдении порядка и срока хранения отчётности может быть применена статья 15.11 КоАП и соответственно штраф (в отношении ответственного лица или индивидуального предпринимателя) в размере от 2 000 рублей до 3 000 рублей.

При всей простоте использования бланки строгой отчётности довольно требовательны в обращении. Индивидуальный предприниматель обязан вести подробный учёт БСО и соблюдать условия хранения. Ведение книги учёта БСО и частая - два обязательных процесса, сопровождающих работу с бланками строгой отчётности. При соблюдении установленного порядка обращения с данными документами ИП действительно может значительно упростить себе жизнь, исключив необходимость использования ККТ.

Когда можно выдавать бланки строгой отчетности (БСО)?

Государством устанавливаются нормы и правила ведения бухгалтерского и налогового учета для индивидуальных предпринимателей (далее – ИП), применяющих льготные спецрежимы налогообложения. Знать, что такое бланк строгой отчетности для ИП, уметь грамотно заполнять, хранить и системно учитывать такую документацию должен любой коммерсант, не желающий, чтобы сотрудниками Федеральной налоговой службы (далее – ФНС) насчитывались штрафы и пени за неверный документооборот на предприятии. Ознакомьтесь с нюансами использования таких официальных бумаг.

Что такое бланки строгой отчетности для ип

Любому предпринимателю, официально зарегистрировавшему свою деятельность в ФНС, нужны механизмы, позволяющие учитывать поступающие денежные средства от клиентов, использующих его товары и услуги. Правительством разрешается не применять контрольно-кассовый механизм (далее – ККМ) в некоторых случаях. Если предприниматель оказывает услуги, а не продает товары, то можно не задействовать дорогостоящее кассовое оборудование. Используются бланки строгой отчетности (далее – БСО), чтобы фиксировать поступающую выручку.

Законодательством оговаривается, в каких случаях можно применять такой документооборот, предусматриваются детально меры учета, хранения и списания БСО. Коммерсант может создавать бланки с учетом сферы деятельности, но вся документация должна соответствовать установленным требованиям. Не допускается лично, в произвольной форме печатать такие официальные бумаги. Чтобы заказать БСО для ИП, нужно обращаться в типографию, имеющую право заниматься распечаткой документов, относящихся к строгой отчетности.

В каких случаях можно применять

Если коммерсант занимается производством и реализацией любых товаров, то использовать БСО для ИП категорически запрещается. Применять подобный тип документации допускается только при наличных расчетах за предоставленные услуги с частными лицами или предпринимателями. Если работа нужна организации, являющейся юридическим лицом, то, при осуществлении оплаты заказчиком, нужно выписывать товарный чек.

Найти услуги, при которых допустимо использовать БСО для работы ИП, можно в Общероссийском классификаторе видов экономической деятельности ОКВЭД2 (029-2014) или Общероссийском классификаторе продукции по видам экономической деятельности ОКПД2 (ОК-034-2014). Ранее предприниматели ориентировались на ОКУН – Общероссийский классификатор услуг населению, но с 2017 г. он утратил силу. ИП, работавшие по ОКУН, использовавшие БСО, должны проконсультироваться в местном отделении ФНС относительно возможности применения такого типа документации для своей деятельности.

Нормативная и законодательная база

Допустимость использования вместо ККМ БСО физическими лицами, зарегистрировавшимися как предприниматели, и применяющими льготные режимы налогообложения, регулируется Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 г. № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники». Применять БСО можно при следующих вариантах налогового учета:

• упрощенной системе налогообложения (УСН);
• едином налоге на вмененный доход (ЕНВД);
• патентной системе налогообложения (ПСН);
• едином сельскохозяйственном налоге (ЕСХН).

После 1 июля 2019 г. систему учета на основе бумажных носителей БСО для ИП запретят согласно Федеральному закону от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных пластиковых карт» и другие законодательные акты Российской Федерации». Использовать для учета наличного оборота денежных средств можно будет лишь автоматизированные системы учета БСО.

Виды бланков строгой отчетности

Государственными справочниками ОКВЭД 2 и ОКПД 2 установлен широкий спектр предпринимательской деятельности, при которой допускается использование БСО. Существует много вариантов официальных бумаг такого рода. К ним относятся следующие виды БСО для деятельности ИП:

• отрывные талоны;
• разовые и полноценные абонементы;
• квитанции;
• путевки;
• билеты;
• проездные документы, за исключением оговоренных законодательством случаев.

Все варианты БСО для работы ИП разрешается создавать самостоятельно, с учетом сферы оказываемых услуг и удобства применения официальных бумаг. При этом каждый документ должен содержать установленные сведения, заполняться надлежащим образом и учитываться в специальной книге. Если бланк не содержит требуемых данных, заполнен неверно, подвергался исправлениям без заверения печатью предпринимателя, то ФНС не принимает бумагу в качестве оправдательного документа для фиксации прихода наличных средств.

Формы БСО, разработанные государством

Нельзя применять лично разработанные бланки, если предпринимателем осуществляются оговоренные законодательством услуги. Существуют унифицированные формы БСО, установленные и разработанные государством для таких случаев. Их нужно использовать при осуществлении следующих работ:

• продаже билетов на железнодорожные грузоперевозки, авиаперелеты, пассажирские перевозки общественным транспортом;
• предоставлении парковочных и стояночных мест;
• оказании ветеринарной помощи;
• продаже туристических и экскурсионных путевок;
• выдаче квитанций о залоге в ломбардах.

Обязательные реквизиты БСО

Поскольку ФНС строго следит за соблюдением правил заполнения, дисциплины учета и хранения БСО для ИП, огромную роль играет верное указание требующихся реквизитов в официальных квитанциях при заказе пакета документации в типографии или создании бланков при помощи собственного автоматизированного механизма. Любой документ должен содержать такие сведения:

• название бумаги с указанием соответствующей серии и порядкового номера;
• полное или сокращенное наименование организации;
• индивидуальный идентификационный номер (далее – ИНН) коммерсанта;
• расшифровку работ или услуг с указанием цены;
• сумму, вносимую клиентом, цифрами и прописью;
• число, месяц, год заполнения бумаги;
• личные данные работника, уполномоченного выписывать квитанции, с указанием занимаемой должности и подписи;
• печать;
• иные данные по усмотрению коммерсанта, конкретно оговаривающие выполненную работу.

Правила заполнения БСО

Бизнесмен и работник, уполномоченный выписывать квитанции, должны знать, что все графы, строки и поля, имеющиеся в бумаге, заполняются. Если при внесении сведений остается пустое место, то делается прочерк по диагонали. Кроме этого, должны соблюдаться следующие правила подготовки и заполнения документации:

1. При наличии отрывного корешка основной документ отдается клиенту, талон остается у ИП и учитывается согласно установленным правилам.
2. Если БСО для деятельности ИП не предусматривает отрывных корешков, то заполнять нужно не менее двух или трех экземпляров. Допускается использование копировальной бумаги, либо специальной пропитки для создания копий к оригиналу квитанции.
3. Оформляется бланк сразу после получения наличных средств от покупателя. Нельзя выдавать документы, оформленные «загодя» или гораздо позже момента поступления денег.
4. Копия бумаги немедленно учитывается в книге, предназначенной для регистрации БСО для ИП, с подтверждением реквизитов, порядкового номера и серии квитанции, указанных разборчивым почерком.
5. Никаких помарок, исправлений, перечеркиваний, затираний, подчисток бланка не допускается. Если произошла порча документа, то выкидывать его нельзя. Работник, ответственный за выдачу формы, или бизнесмен лично, должны зачеркнуть полностью написанное, указать, что бумага испорчена, пронумеровать ее, внести соответствующие записи в книгу учета для обоснования отсутствия получения наличных средств.

Изготовление бланков строгой отчетности

Печатать на приобретенном струйном, лазерном, матричном принтере и других домашних устройствах, не предназначенных для изготовления бланков строгой отчетности, такие квитанции запрещается. На выбор коммерсанта есть два способа выполнения БСО для ИП:

• обращение в специализированную типографию с имеющимся на руках образцом бумаги;
• распечатка формы с применением специализированной системы хранения, учета и изготовления БСО для ИП.

Типографский способ

Любая газетно-журнальная типография-изготовитель, обладающая лицензией на оказание полиграфических услуг, имеет в распоряжении стандартный набор образцов БСО для учета ИП. Если требуется индивидуальный вариант изделия, то можно скачать бланк в интернете, изменить по желанию, не затрагивая обязательных реквизитов, и отдать в типографскую печать. Документ, созданный таким методом, должен иметь сведения о типографии-изготовителе – наименование организации, ИНН, количество выпущенных экземпляров, реквизиты, дату выпуска тиража.

Следует учитывать, что каждая квитанция должна иметь общую серию и собственный индивидуальный номер из 6 знаков, например, АБ 123456. Желательно, чтобы новый тираж экземпляров документации имел собственную серию, чтобы вести учет использованных квитанций было проще. При заборе заказа из типографии нужно тщательно проверить соответствие всех отпечатанных данных истинным реквизитам.

Применение автоматизированной системы

С 1 июля текущего года все ИП, использующие БСО, должны перейти на автоматизированные системы выпуска квитанций. Механизм можно купить в свободном доступе в Москве, использование агрегата не требует регистрации в ФНС. Система похожа на ККМ, но имеет иное предназначение. Предприниматель может выпускать, хранить, учитывать произведенные квитанции на данном аппарате в течение пятилетнего срока. Механизм защищен от взлома, мошеннических действий, может производить выпуск новых экземпляров бланков с водяной защитой, голограммой.

Учет и хранение БСО

Использование документов регулируется особыми правилами. Если налогоплательщик желает применять БСО вместо ККМ, то нужно действовать в такой последовательности:

1. Приобрести в типографии или самостоятельно, с помощью специального агрегата, изготовить нужное количество документов. (Если применяется автоматическая система выпуска документов, онлайн-касса, то нижеприведенные действия по учету и контролю квитанций не производятся, все сведения о выпущенных бланках хранятся в электронном устройстве).
2. Оприходовать их согласно установленным правилам.
3. Назначить ответственного за выписку бланков работника специальным приказом, передать ему экземпляры бумаг по акту приемки-передачи документации.
4. Утвердить создание книги учета документов.
5. Заносить отметки о выписанных бумагах согласно установленным законодательным нормативам.
6. Учитывать испорченные квитанции, по каждой составляя акт о списании с приложением первичной бумаги.
7. Хранить копии, отрывные корешки бланков в течение 5 лет в специально оборудованных сейфах, шкафах, недоступных посторонним людям.
8. По истечении указанного срока утилизировать бланки, составив соответствующий приказ по предприятию, утвердив акт о списании документации.

Как правильно оприходовать типографские бланки

После того, как в компанию поступили изготовленные типографским методом БСО для учета ИП, нужно сверить реквизиты, выпустить приказы по компании о приемке на баланс тиража документов, назначении работника, ответственного за хранение и выдачу клиентам квитанций, составить специальный акт о передаче ему документации на ответственное хранение. Если предприниматель не имеет сотрудников, то несет личную ответственность за использование и учет документов строгой отчетности. В акте передачи-приема указываются такие данные:

• ФИО руководителя и гл. бухгалтера компании.
• Личные данные сотрудника, принимающего на хранение бумаги.
• Количество экземпляров официальных форм, серия тиража, наличие или отсутствие бракованных экземпляров.
• Дата передачи работнику на ответственное хранение и использование материалов учета.
• Номер регистрационной записи о постановке на учет данной серии в книге, предназначенной для учета бланков строгой отчетности.
• Подписи лиц, передающих и принимающих бланки.
• Штамп ИП.

Оформление книги учета БСО

Законодательством не оговорена строгая форма ведения журнала, предназначенного для учета бланков. Предприниматель вправе создать собственный вариант, учитывающий нюансы деятельности компании и иные факторы. Страницы книжки должны иметь нумерацию, их надо прошнуровать, прошить, скрепить печатью или штампом коммерсанта с указанием даты начала использования книги. Порядок учета квитанций при помощи журнала выглядит так:

• Клиент передает деньги за оказанную услугу, работник заполняет очередную квитанцию, оформляет приходный ордер на получение денежных средств.
• Оригинал документа предоставляется заказчику, копии или отрывной корешок остаются у ИП.
• В журнале делается запись с указанием номера и серии бланка, суммы, полученной от клиента.
• Копия или отрывной талон откладываются на хранение в сейф или шкаф, защищенный от несанкционированного взлома.

Порядок списания

Коммерсант должен хранить не менее пяти лет копии и отрывные талончики, документально удостоверяющие прием наличных средств от заказчиков за произведенные работы. После истечения указанного времени допускается уничтожить документацию по сроку давности. Испорченные, бракованные, пришедшие в негодность бумаги также утилизируются. Для этого нужно составить акт о списании бланков с указанием таких сведений:

• полного названия предприятия;
• ФИО директора и работника, несущего ответственность за выдачу и хранение бумаг;
• даты списания бланков;
• количества, серии и номеров уничтожаемых экземпляров;
• подписей руководства компании, хранителя информации, с расшифровкой;
• печати организации.

Плюсы и минусы использования БСО индивидуальными предпринимателями

Многие коммерсанты переходят к использованию бланков строгой отчетности. Данный метод контроля поступления финансов имеет свои преимущества. К ним относятся такие факторы:

• Отстутвие необходимости приобретать дорогостоящий ККМ ценой от 8 тыс. р., производить регулярный ремонт, ежегодное техобслуживание механизма.
• При приобретении электронного аппарата, предназначенного для контроля, выпуска, учета и хранения наряд-заказов, не требуется постановка бюджетного агрегата на учет в ФНС.
• При выездных работах и оказании жилищно-коммунальных услуг проще выписывать клиентам квитанции, чем возить громоздкий ККМ.
• Использование форм, с ведением книжки для их регистрации, не представляет особых затруднений для человека, несведущего в бухгалтерском и налоговом учете.

Такой метод контроля за наличными средствами имеет свои недостатки:

• Использовать формы разрешается только при оказании услуг физическим лицам и частным коммерсантам.
• Если применяются бланки, отпечатанные в типографии, то вся документация заполняется вручную. Такой метод неудобен при большом наплыве клиентов, создаются очереди, например, при работе мойки, киоска с мороженым.
• Приходится строго следовать правилам учета и хранения квитанций во избежание начисления штрафов и пеней сотрудниками инспекции Федеральной налоговой службы (ИФНС).
• При большом денежном обороте требуется постоянно приобретать новые партии форм.

Контроль за применением бланков строгой отчетности

Сотрудники налоговой службы имеют право в установленные законодательством сроки осуществлять камеральные и выездные проверки соответствия работы бизнесмена поставленному на предприятии налоговому и бухгалтерскому учету. Для осуществления инвентаризации коммерсант, по инструкции, должен предоставить в распоряжение налоговиков первичные документы, журнал регистрации официальных бумаг или информацию электронного агрегата о выписанных бланках, акты приемки и списания квитанций, иные сведения по требованию работников ФНС за проверяемый период.

В ходе инспектирования сравниваются фактически имеющееся количество отрывных корешков или копий наряд-заказов с данными автоматизированной системы или журнала регистрации данных. После этого сверяется указанная в первичных материалах сумма с цифрами, приведенными в книге контроля над оборотом бланков. Если выявились нарушения порядка ведения документооборота, различаются цифры, приведенные в отрывных талончиках и учетном журнале, то бизнесмен должен предоставить правдивые доказательства появления разницы в показателях, чтобы избежать уплаты штрафов и пеней.

Штрафные санкции

Если сотрудники ИФНС выявляют у коммерсанта должностные нарушения, связанные с использованием форм, непредставлением квитанций заказчикам, то взыскивается 3-4 тыс. рублей. При возникновении выявления фактов несоблюдения правил хранения, ранней утилизации документов назначается штраф 2-3 тыс. рублей. Если установлено, что коммерсант не следил за документооборотом, первичные материалы, регистрационный журнал отсутствуют, то, согласно положениям ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации, придется заплатить неустойку 10-30 тыс. рублей.

Видео

Бланк строгой отчетности (БСО) вместо чека ККТ: какие требования к отчетности, в каком случае выдается БСО вместо ККТ, хранение и списание БСО.

В случае, когда у маленьких компаний или частных предпринимателей, предоставляющих населению различные услуги нет кассового аппарата, они могут выдавать вместо него квитанции. Об этом гласит вторая статья второй пункт Федерального закона РФ от 22.05.2003 года (№ 54 Ф3). О работе с такими документами написано в постановлении правительства РФ № 359 от 08.05.2008 года.

В каких случаях позволяется использование БСО вместо ККТ?

• Данный документ применяется только в случае, когда речь идет о денежных расчетах с населением. В случае если клиентом является юридическое лицо, применять БСО запрещено;
• Выдавать данный бланк можно только в случае, когда компания предоставляла услуги, а не продавала товары;
• Предприниматели, которые работают в добровольном режиме налогообложения и на патенте могут работать без ККТ. Когда клиент затребует чек, они должны выдать ему БСО (в случае предоставления услуг населению).

Требования к бланкам строгой отчетности

БСО должен включать следующую информацию:

• Серия, номер и название квитанции;
• Данные о продавце: ФИО для ЧП (частный предприниматель) и наименование и форма собственности для организаций;
• Индивидуальный номер налогоплательщика;
• Вид и название предоставляемой услуги;
• Стоимость услуги;
• Сумма оплаты (наличными средствами или банковской карточкой);
  Дата проведения операции;
• Должность, ФИО и подпись лица, которое совершило операцию;
• , которая предоставила услугу;
• Другие реквизиты, которые могут указывать на специфику услуги.

Учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии и хранение

Основные правила учета и хранения документации, которая относится в категорию «строгая отчетность»:

1. Учет таких бумаг ведется в отдельном журнале учета бланков документов. К такому журналу выдвигается ряд требований. Основные требования: журнал нужно вести аккуратно и не допускать в нем ошибок и исправлений. Он должен быть пронумерован, скреплен печатью, прошнурован и засвидетельствован подписью директора и главного бухгалтера предприятия.

2. Если обнаруживается недостача БСО, необходимо создать акт , в котором указывается серия и номера недостающих бланков. Акт подписывает специальная комиссия. Комиссию создает директор организации.

3. Движение таких документов должно фиксироваться в специальной карточке для их учета.

4. Бланки строгой отчетности нужно хранить в сейфах или шкафах , которые закрываются на ключ. В конце каждого рабочего дня сейф или шкаф нужно опечатывать и опломбировать.

5. Использованные бланки СО должны храниться на территории организации в специально отведенных для этого местах не менее пяти лет. По окончании этого срока создается акт об уничтожении бланков строгой отчетности и корешки уничтожаются. Испорченные бланки подлежат утилизации в том же порядке, что и корешки от использованных бумаг СО.

6. Бланки могут печататься на типографии, изготовляться с помощью автоматизированных систем или заполнятся в онлайн-режиме.
Если изготовление бланков строгой отчетности производится автоматизированной системой, она должна обязательно защищаться от несанкционированного доступа, а все отчеты должны храниться на протяжении 5 лет. Каждый БСО должен иметь номер и серию. Если налоговые органы затребуют информацию о документах, организация должна ее предоставить.
Кроме этого, существуют онлайн-системы, которые позволяют печатать, аннулировать и систематизировать отчеты в режиме онлайн.

Списание бланков строгой отчетности

Корешки от ДСО списывают специальным актом на списание. Порядок списания таких бумаг прописан в постановлении правительства России № 359 от 06.05.2008 года.

Постановление № 359 говорит о том, что предприятие должно хранить корешки, на которых указаны суммы принятых средств не менее 5 лет. Данные корешки хранятся все время в опечатанных пакетах, для предотвращения их хищения или повреждения. По истечению 5 лет корешки подлежат уничтожению. Для этого составляется акт на списания, в котором указаны номера документов, подлежащих списанию. Акт подписывает специальная комиссия, которую создает директор предприятия.

Образец бланка квитанции строгой отчетности

Это форма бланка строгой отчетности. Как вы видите, он выполнен согласно всем правилам оформления таких документов. В нем есть вся информация, осталось лишь вписать дату совершения операции, наименование услуги, стоимость услуги, ответственное лицо (человек, который выписывает документ), и поставить подпись и печать.

Образец заполнения бланка БСО :

Квитанция для каждого предпринимателя или компании распечатывается индивидуально, ведь печатный вариант предполагает указание данных о конкретном юридическом лице.

Данный бланк можно взять за основу и за его примером создать аналогичный документ для вашего предприятия. Помните, что такие документы должны печататься в типографии либо с помощью автоматизированных систем.

Помните, что должное заполнение, хранение, учет, использование и уничтожения БСО убережет вас от проблем с налоговой инспекцией, поэтому отнеситесь ответственно к данным документам и их заполнению.

Смотрите также видео о том, когда можно выдавать бланки строгой отчетности:

Статьи по теме:

Интернет-сервис «Мое дело»: реальная помощь бухгалтеру