Главная » Бухгалтерия

Бухгалтерские проводки по кассе в обособленном подразделении. Как соблюдать порядок ведения кассовых операций

В обособленном подразделении документы, оформляющие операции с денежной наличностью, могут подписываться уполномоченным на то лицом. В качестве уполномоченного представителя может выступать любой сотрудник организации (в том числе управляющий обособленного подразделения), назначенный соответствующим ­распорядительным документом (например, приказом) головной организации.

С 1 июня 2014 г. при ведении кассовых операций применяется указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее - Указание № 3210-У).

Понятие «обособленное подразделение» (ОП), используемое для целей применения Указания № 3210-У, приведено в абз. 4 п. 2 Указания № ­3210-У, согласно которому под обособленным подразделением понимается подразделение юридического лица, по месту нахождения ­которого ­оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места).

Пунктом 3 Указания № 3210-У установлено, что уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим лицом, сдавать наличные деньги в кассу юридического лица, или в банк, или в организацию, входящую в систему Банка России, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

Понятие «уполномоченный представитель» Указанием № 3210-У не разъясняется. Однако п. 4 Указания № 3210-У определено, что кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель) из числа своих работников (далее - кассир) с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под личную подпись. Кроме того, п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н) установлено, что руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Федерального ­закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Таким образом, документы, оформляющие операции с денежной наличностью, могут подписываться уполномоченным на то лицом, в целях применения Указания № 3210-У такое лицо будет признаваться кассиром. В качестве уполномоченного представителя может выступать любое лицо (в том числе управляющий ОП), являющееся сотрудником организации и назначенное соответствующим распорядительным документом (например, приказом) головной организации. Таким образом, руководитель юридического лица вправе возложить все обязанности по ­оформлению кассовых документов в ОП на управляющего ОП.

К сведению

Свернуть Показать

1. Как было сказано, для обособленного подразделения, принимающего в кассу наличные денежные средства, головной организацией может быть установлен (приказом или иным распорядительным документом) один из двух порядков ­действий:

  • сдавать наличность в банк или в организацию, входящую в систему Банка ­России, для зачисления на счет юридического лица;
  • сдавать наличность в кассу головной организации.

От выбранного способа действий будет зависеть порядок установления лимита остатка кассы для ОП. В первом случае (при сдаче денег в банк) обособленному подразделению устанавливается отдельный (собственный) лимит остатка денежных средств в кассе. Причем установление данного лимита осуществляется не самим подразделением, а руководителем головной организации, который издает соответствующий распорядительный документ (приказ). Отдельный экземпляр такого документа направляется в подразделение (абз. 6 п. 2 Указания № 3210-У). Лимит рассчитывается по общим правилам, приведенным в приложении к Указанию № 3210-У (далее - Приложение). Во втором случае (деньги сдаются в кассу головной организации), как следует из формулировки абз. 5 п. 2 Указания № ­3210-У, обособленному подразделению также должен быть установлен собственный лимит остатка средств в кассе. Но порядок его расчета иной: сначала головная организация рассчитывает общий лимит для себя и с учетом имеющихся у нее подразделений (без учета тех, которые сдают наличность в банк). А затем из этого общего лимита выделяются лимиты для конкретных подразделений. Причем порядок такого «выделения» не прописан, поэтому, по нашему мнению, организация может установить его самостоятельно. Например, можно использовать формулу, по которой рассчитывался общий лимит, или установить лимит для каждого подразделения произвольно. Важно, что, как и в первом случае (при сдаче подразделением наличных в банк), экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег должен быть направлен в подразделение (абз. 6 п. 2 Указания № 3210-У).

2. Каждое обособленное подразделение, в котором ведутся кассовые операции, независимо от того, сдает оно денежную наличность в банк или в головную организацию, должно вести собственную кассовую книгу. Отметим, что в Указании № 3210-У данное требование напрямую не закреплено, однако оно вытекает из общего порядка учета денежной наличности, предполагающего внесение в кассовую книгу записей о каждом факте приема и выдачи наличности (абз. 3 подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Содержится это требование и в письме Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255, разъясняющем аналогичные нормы Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (действовало до введения в действие Указания № 3210-У, в настоящее время утратило силу).

Абзацем 7 подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У закреплено, что обособленные подразделения передают в головную организацию копию листа кассовой книги. Порядок передачи, включая сроки, устанавливается самим юридическим лицом с учетом срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности. Обратите внимание: совершенно необязательно передавать копию листа ежедневно, нужно зафиксировать порядок передачи также в специальном документе - приказе или включить его в учетную политику организации. Каких-либо требований к этому порядку Указание № 3210-У не содержит.

3. Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, и выдача обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, производится по приходным и расходным кассовым ордерам. Порядок приема и выдачи денег устанавливается самим юридическим лицом (подп. 5.3 п. 5, подп. 6.4 п. 6 Указания № 3210-У). Иначе говоря, приходные и расходные ордера следует оформлять в момент фактического получения и выдачи денег.

Иных особенностей ведения кассовых операций ОП Указание № 3210-У не ­содержит.

В организации действуют две кассы. Вторая касса установлена в обособленном подразделении, которое находится за пределами города.
В кассу вносятся денежные средства, полученные от покупателей аптеки, а также возвращаемые подотчётными лицами, которые до этого получили денежные средства в основной кассе организации. Денежные средства второй кассы в основном выдаются под отчёт.
Кассир передает информацию для заполнения кассовой книги из обособленного подразделения в головное подразделение.
Кассу разбили на субсчета - 50.01 и 50.04, кассовая книга ведется общая. Нумерация документов ведется общая.
Есть ли нарушение правил ведения кассовых операций в данной ситуации?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Обособленное подразделение, в котором ведутся кассовые операции, должно вести собственную кассовую книгу.

Обоснование вывода:
В настоящий момент основным документом, регламентирующим порядок ведения кассовых операций, является Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание ЦБ РФ).
Согласно пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004. Кассир в кассовой книге 0310004 производит записи по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег) (абзац третий пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ).
То есть записи вносятся в кассовую книгу при каждом факте приема и выдачи наличности из кассы.
В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге 0310004, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге 0310004 сумму остатка наличных денег и проставляет подпись (абзац четвертый пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ).
Если в кассу обособленного подразделения поступают наличные деньги и (или) выдаются из кассы наличные деньги, то согласно общему порядку учета денежной наличности в соответствии с п. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ необходимо производить учет денежной наличности, то есть вести кассовую книгу.
Отсюда следует, что каждое обособленное подразделение, в котором ведутся кассовые операции, независимо от того, на какие цели будут расходоваться наличные денежные средства, должно вести собственную кассовую книгу.
Кроме того, абзацем седьмым пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ установлено, что обособленные подразделения (без каких-либо исключений) передают юридическому лицу копию листа кассовой книги 0310004 в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Согласно письму Банка России от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255, разъясняющему аналогичные нормы ранее действовавшего Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации", требование о ведении кассовой книги, в которую вносятся записи на основании приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров, должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением (смотрите также ФНС России от 12.09.2012 N АС-4-2/15195).
В ФНС России от 05.06.2013 N АС-4-2/10250 "О направлении арбитражной практики" было приведено Тринадцатого Арбитражного Апелляционного Суда от 25.02.2013 по делу N А56-55039/2012, в котором указывается на необходимость ведения кассовой книги каждым обособленным подразделением организации, ведущим кассовые операции, поскольку невнесение в кассовую книгу записи о поступлении наличных денежных средств в день их поступления является неоприходованием в кассу этих денежных средств.
Таким образом, неведение кассовой книги может послужить основанием для привлечения организации к административной ответственности по КоАП РФ.
Требование вести кассовую книгу обособленным подразделением подтверждается судебной практикой.
В Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2016 N 15АП-6184/16 говорится, что состав КоАП РФ охватывает не только деяние, заключающееся в неполном оприходовании денежных средств в кассу, но также и деяние, заключающееся в неведении кассовых книг обособленными подразделениями, в связи с чем суд приходит к выводу, что состав правонарушения, вменённый инспекцией обществу, является доказанным.
Аналогичные выводы содержит Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.04.2016 N 09АП-14017/16: кассовая книга по обособленному подразделению не представлена по причине ее неведения. Общество допустило нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в неоприходовании в кассу обособленного подразделения наличных денежных средств.
В Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.06.2016 N 15АП-6594/16 указывается, если обособленное подразделение организации осуществляет наличные операции, оно обязано вести кассовую книгу, в том числе когда наличная выручка передается в кассу головного подразделения. "Учетная политика организации" не освобождает юридических лиц от обязанности соблюдать кассовую дисциплину.
В Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.05.2016 N 15АП-6464/16 отмечалось, что обособленным подразделением общества не оприходовались наличные денежные средства по месту осуществления деятельности по причине неведения кассовой книги обособленным подразделением. Передача денежных средств, принятых по месту осуществления деятельности обособленного подразделения, в дальнейшем в кассу юридического лица (без оприходования по месту нахождения обособленного подразделения) является нарушением порядка, установленного Указаниями ЦБ РФ.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Графкин Олег

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

У нас создается обособленное подразделение (не выделенное на отдельный баланс, без своего р/сч). Будет установлена ККМ. При поступлении ден.средств в 1 С будет создаваться на каждого пациента приходный ордер (В учете Дт50.02 Кт 62.01). Работать планируем в одной программе (в обособленном подразделении создадим удаленный доступ).1)Т.к. будем работать в одной программе одновременно, то нумерацию программа присваивает сквозную, те в головной организации ПКО № 206,207,208,210 в обособленном подразделении ПКО № 209. Правомерно ли это? Тк при формировании кассовой книги в головной организации будут пробелы в номерах, так же как и при формировании кассовой книги обособленного подразделения.2) При передачи ден. средств из обособленного подразделения в кассу головной организации делаем проводки:Дт 57 Кт 50.02 касса обособл. подразделенияДт 50.01 Кт 57 касса гол. организацииПравомерно ли передавать ден.средства из ОП в гол.организацию не ежедневно, а, например, 1 раз в неделю. Если да, то каким документом это можно закрепить?3) Как лучше оформить размен в кассе обособленного подразделения, чтобы ежедневно не выдавать его из кассы головной организации?

1) Да, это правомерно. Порядок нумерации приходных и расходных кассовых документов организация определяет самостоятельно, поэтому можно использовать сквозную нумерацию в целом по организации;

2) Вашей организации необходимо установить лимит остатка денежных средств в кассе обособленного подразделения. Тогда наличные деньги в пределах установленного лимита можно хранить в кассе обособленного подразделения, не передавая в головное подразделение.

Лимит наличных, которые можно хранить в кассе, в том числе для обособленных подразделений, определяет руководитель организации. Для этого оформите приказ в произвольной форме;

Передавать наличные между подразделениями можно в следующем порядке. Выдав деньги из кассы одного обособленного подразделения в кассу другого, оформите расходный кассовый ордер .

Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями , утвержденными . Так, в соответствии с данным порядком по строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например: «Передача денег уполномоченному представителю обособленного подразделения № 2 по заявке от 2 апреля 2014 г. № 321».

На сумму поступивших денег составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1 , утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 ().

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например: «Поступление денег из кассы обособленного подразделения № 1 по заявке от 2 апреля 2014 г. № 321».

Елены Поповой,

Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе

Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита определяет руководитель организации . И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку. Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдаете выручку раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита . Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка – 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:

При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно.

Главбух советует: новый порядок установления лимита остатка наличных денег в кассе в соответствии с указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У действует с 1 июня 2014 года. Поэтому, чтобы избежать претензий контролирующих ведомств, переутвердите старый лимит новым приказом руководителя.

В старом приказе, утверждающем лимит, стоит дата его утверждения и, скорее всего, ссылка на реквизиты прежнего порядка ведения кассовых операций. Поэтому есть риск, что инспекторы посчитают такой приказ недействующим, лимит – нулевым, а выручку в кассе – сверхлимитной. За такие нарушения предусмотрена административная ответственность . Поэтому организации следует с 1 июня утвердить новый приказ о расчете лимита в соответствии с действующим указанием Банка России.

Обособленные подразделения

Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них. При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.

Если обособленное подразделение зачисляет выручку на расчетный счет, минуя кассу головной организации, установите для него лимит без учета лимитов других подразделений и лимита головной организации. То есть в данном случае лимит остатка кассы нужно будет установить отдельно для:

  • головной организации;
  • обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.

А как быть, если обособленное подразделение создано недавно и движения денег в его кассе пока нет? Тогда для определения лимита воспользуйтесь формулой расчета исходя из ожидаемой наличной выручки, а при ее отсутствии – ожидаемого объема выдачи наличных денег. Такой порядок следует из пунктов и приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У .

Если обособленные подразделения сдают выручку только в головную кассу, то общая сумма лимита остатка в кассе в целом по организации должна включать в себя:

  • лимит остатка в кассе головной организации;
  • лимиты остатков по всем обособленным подразделениям.

Например, в данном случае можно рассчитать общий лимит в целом по организации с учетом выручки всех обособленных подразделений. А затем распределить его между главной (центральной) кассой и подразделениями исходя из доли выручки каждого подразделения. Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде.

Такой порядок следует из абзаца 5 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Какие документы нужно оформить при эксплуатации кассового аппарата

Если разменные монеты и купюры возвращаются из касс обособленных подразделений в главную кассу организации, то при передаче денег необходимо:

  • оформить расходный кассовый ордер ; указаний, указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

    4. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 36, Октябрь 2014
    Спорные вопросы кассовых операций и применения ККТ

    Отвечала Юлия Сидненко, главный государственный налоговый инспектор контрольного отдела № 2 УФНС России по Санкт-Петербургу

    Компания сама решает, как нумеровать расходники и приходники

    - Недавно открыли обособленное подразделение. Купили и зарегистрировали на него кассовую машину. Выручку от наличных расчетов кассир будет вносить в банк для последующей пересылки на счет нашего головного офиса. Как нумеровать приходные и расходные кассовые ордера в подразделении?

    - Порядок нумерации приходных и расходных кассовых документов компания определяет сама (п. 5.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210У. - Примеч. ред.). Например, можно использовать сквозную нумерацию в целом по компании, зарезервировав часть номеров для подразделения.

    - Нам удобнее вести нумерацию параллельно и нумеровать кассовые документы подразделения со специальным индексом. Мы вправе выбрать такой порядок для нумерации документов подразделения?

    - Да, вправе. Каждое обособленное подразделение ведет свою кассовую книгу. Так что логично, если у него будет своя сквозная нумерация документов.

  • индивидуальные предприниматели.

Упрощенный порядок заключается в следующем. Организации, которые относятся к малым предприятиям, и предприниматели вправе не устанавливать лимит остатка кассы. Ко всему прочему предприниматели могут не вести:

  • приходные ордера;
  • расходные ордера;
  • кассовую книгу.

Такие правила установлены в абзаце 10 пункта 2, абзаце 2 пункта 4.1, абзаце 9 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Совет: индивидуальным предпринимателям лучше не отказываться от ведения кассовой книги и кассовых документов. Ведь обеспечить сохранность и контролировать движение наличности в интересах самого предпринимателя. Например, в спорной ситуации подтвердить выдачу денег под отчет или зарплаты можно будет кассовыми документами.

Кассовые операции

Ведение кассовых операций и работа с денежной наличностью включает в себя:

  • прием и выдачу наличных денег (с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров);
  • хранение наличных денег в кассе;
  • соблюдение лимита расчетов наличными;
  • ведение кассовой книги;
  • сдачу наличности в банк.

Свободные денежные средства организации должны хранить на банковских счетах (абз. 7 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Непосредственно в кассе можно хранить ограниченную сумму наличных - в пределах установленного руководителем организации лимита (абз. 1-9 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Из данного правила есть исключение. Предприниматели и организации, отнесенные к субъектам малого предпринимательства, вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе (абз. 10 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Расходование наличной выручки

Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать на следующее:

  • выдачу зарплаты;
  • социальные выплаты;
  • выдачу сотрудникам под отчет (в т. ч. командировочных);
  • выплату денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);
  • выплату страховых возмещений по договорам страхования граждан (при условии, что страховая премия была уплачена наличными);
  • выдачу денег в качестве банковского платежного агента (субагента);
  • использование денег на личные нужды предпринимателем, при условии, что выплата не связана с его предпринимательской деятельностью.

На эти цели можно расходовать только выручку от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Наличные деньги, принятые от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов, комиссионной торговле), должны быть в полном объеме сданы в банк.

Внимание: ответственность за нецелевое расходование наличных денег законодательством не установлена. Вместе с тем, штрафные санкции могут быть предусмотрены в договоре на расчетно-кассовое обслуживание (п. 4 ст. 421 ГК РФ). Поэтому во избежание санкций со стороны банка придерживайтесь целевого расходования денег по согласованным с ним направлениям.

Налоговые инспекции могут попытаться привлечь организацию к административной ответственности по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение порядка работы с денежной наличностью. Однако эта статья предусматривает ответственность за такие нарушения:

  • расчеты наличными с другими организациями сверх установленных лимитов;
  • неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
  • несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
  • накопление в кассе денег сверх установленных лимитов.

При применении административных наказаний должны соблюдаться основания и порядок привлечения к ответственности (ч. 1 ст 1.6 КоАП РФ). Таким образом, нецелевое использование денежных средств по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушением не является. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую позицию (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 5 сентября 2007 г. № А56-4636/2007, от 4 июля 2007 г. № А56-36244/2006, от 14 мая 2007 г. № А56-51773/2006 и Центрального округа от 3 октября 2008 г. № А64-1887/08-24).

Ситуация: можно ли расходовать наличную выручку на предоставление займов?

Нет, нельзя.

Перечень операций, на проведение которых организация может расходовать наличную выручку, закрытый (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Выдача займов в этом перечне отсутствует. Следовательно, предоставлять за счет полученной выручки займы организации и предприниматели не вправе.

Если организации или предпринимателю надо выдать или вернуть заем и проценты по нему наличными, то необходимо поступить следующим образом. Сначала сдать выручку в банк, а затем снять ее со счета и использовать на указанные цели. Такой порядок следует из пункта 4 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Ситуация: можно ли расходовать наличные денежные средства, принятые от учредителя в виде беспроцентного займа, на выплату зарплаты, не внося их на расчетный счет?

Нет, нельзя.

Наличные денежные средства, поступившие в кассу, организация может расходовать на выплату зарплаты. Однако данная норма предусматривает ограничения относительно источника поступления денежных средств. А именно деньги на целевое расходование должны поступить в кассу организации от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Иных источников поступления наличных денежных средств, которые разрешено расходовать из кассы, минуя банковский счет, не предусмотрено. Такой порядок следует из положений пункта 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Таким образом, если организация получила заем от учредителя наличными деньгами, то их нельзя использовать на выплату зарплаты сразу. Сначала организация обязана сдать эти деньги в банк.

Вместе с тем, какая-либо ответственность за данное нарушение Кодексом об административных правонарушениях не установлена.

Ситуация: можно ли в случае возврата товара выдать покупателю наличную выручку из кассы? Гражданин-покупатель оплатил товар банковской картой.

Нет, нельзя.

Перечень операций, на проведение которых организация может расходовать наличную выручку, закрытый (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по банковской карте, в этот перечень не входит. Следовательно, выдать покупателю деньги за возвращенный товар из кассы нельзя.

Если товар оплачен банковской картой, то при его возврате деньги нужно также вернуть на банковский счет покупателя. Возврат денег из кассы не допускается. Такой позиции придерживается и налоговая служба (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 августа 2003 г. № 29-12/44313).

Это правило действует и в том случае, если покупка была частично оплачена наличными деньгами, а частично - с использованием банковской карты. Деньги возвращаются из кассы в той же пропорции, в какой они были внесены при покупке. Такой вывод, в частности, содержится в письме УМНС России по г. Москве от 2 апреля 2003 г. № 29-12/17931.

При этом, если покупатель вернул товар в день покупки, кассир отменяет операцию по покупке товара (п. 3.6, 4.8 приложения 5 к протоколу заседания ГМЭК от 19.12.2002 № 7/72-2002). Если покупатель возвращает товар не в день покупки, деньги перечисляются в соответствии с договором эквайринга (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 августа 2003 г. № 29-12/44313).

Однако ответственность за выплату наличных денег в случае возврата оплаченного банковской картой товара не установлена.

Сохранность наличных денег

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, их хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения инвентаризации кассы организации и предприниматели разрабатывают самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

За сохранность денег в кассе отвечает кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. Поэтому при приеме кассира на работу, помимо оформления обычных документов, нужно:

  • заключить договор о полной материальной ответственности;

Аналогично следует поступать и в том случае, если обязанности кассира исполняет другой сотрудник по внутреннему совместительству (например, бухгалтер).

Дополнительные требования к оформлению документов объясняются тем, что кассир является материально-ответственным лицом (перечень, утвержденный постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). В частности, он обязан в полном размере возместить работодателю ущерб, нанесенный по его вине (ст. 242 и 244 ТК РФ).

Обособленные подразделения

Ситуация: можно ли обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации?

Нет, нельзя.

В указаниях о порядке ведения кассовых операций прямо не прописано, что уполномоченный представитель одного обособленного подразделения вправе вносить наличные деньги в кассу другого. Там лишь сказано, что организация самостоятельно определяет порядок ведения кассовых операций со своими обособленными подразделениями. И при этом уполномоченные представители обособленного подразделения могут только:

  • вносить наличные деньги в головную кассу организации или в банк для зачисления на расчетный счет организации;
  • получать из головной кассы наличные для совершения кассовых операций.

Получается, что обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации, нельзя.

Совет: можно разработать внутренний порядок движения денег между подразделениями без участия головной кассы. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими.

В свою защиту можно привести следующий довод. Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не запрещает обособленным подразделениям организации передавать наличные деньги друг другу напрямую. Поэтому такую возможность предусмотрите во внутреннем порядке кассовых операций между структурными подразделениями, который организация разрабатывает самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Передавать наличные между подразделениями можно в следующем порядке. Выдав деньги из кассы одного обособленного подразделения в кассу другого, оформите расходный кассовый ордер.

Это следует из пункта 4.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Так, в соответствии с данным порядком по строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «Передача денег уполномоченному представителю обособленного подразделения № 2 по заявке от № 321 от 2 апреля 2014 г.».

На сумму поступивших денег составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (п. 4.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «Поступление денег из кассы обособленного подразделения № 1 по заявке от № 321 от 2 апреля 2014 г.».

Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Поступление или выдачу наличных денег отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Данное правило должны соблюдать все обособленные подразделения, которые ведут расчеты наличными. При этом не важно, есть у такого подразделения свой банковский счет или нет.

Аналитический учет по счету 50 ведите по каждому обособленному подразделению отдельно. К субсчету «Касса организации» счета 50 «Касса» откройте субсчета второго порядка, например:

  • «Касса обособленного подразделения № 1»;
  • «Касса обособленного подразделения № 2».

Передавая деньги между кассами обособленных подразделений, сделайте проводки:

Дебет 57 «Переводы в пути» Кредит 50 субсчет второго порядка «Касса обособленного подразделения № 1»
- выданы деньги кассой обособленного подразделения № 1 представителю обособленного подразделения № 2;

Дебет 50 субсчет второго порядка «Касса обособленного подразделения № 2» Кредит 57 «Переводы в пути»
- поступили деньги в кассу обособленного подразделения № 2.

Такой порядок установлен в Инструкции к плану счетов (счета 50 и 57).

Множество компаний осуществляет прием наличных денег от покупателей через струк­турные подразделения, расположенные вне места их государственной регистрации. Это может быть торговая сеть или пункты оказа­ния услуг населению. Нередко каждую подобную «точку» обслуживает один-един­ственный работник. Следует ли в таком под­разделении вести отдельную кассовую книгу?

К сожалению, простого и понятного от-вта на этот сугубо практический вопрос мы не найдем ни в базовом нормативном доку­менте - Положении о порядке ведения кас­совых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации утвержденном Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П (далее – Поло­жение), ни в официальных разъяснениях Банка России, Минфина России или Феде­ральной налоговой службы.

Попытаемся разобраться самостоятельно.

Читаем нормативный документ

Положение (абз. 2 п. 1.2) буквально устанав­ливает следующее: обособленное подразде­ление (филиал, представительство) юриди­ческого лица, для совершения операций которого юридическим лицом открыт бан­ковский счет, устанавливает лимит остатка н а л и ч ны х де нег. Но кол ь с коро дол жен быт ь лимит, наличествует и касса (абз. 1 п. 1.2 Положения). Кассовые операции подлежат отражению в кассовой книге (абз. 9 п. 2.6 Положения). А если обособленное подраз­деление ее не ведет?

Невнесение записей в кассовую книгу рассматривается как неоприходование в кассу наличных денег (абз. 2 п. 6.1 Положения). Оно расценивается как админи­стративное правонарушение и влечет за собой весьма внушительные штрафы (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Контроль за полнотой учета выручки денежных средств осущест­вляют территориальные налоговые инспек­ции (п. 5 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой служ­бой государственной функции по осущест­влению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в органи­зациях и у индивидуальных предпринима­телей, утв. приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н). Поэтому каждой компании, работающей с наличными день­гами вне места своего нахождения, важно определиться с «кассовыми» обязанностя­ми работников своих подразделений.

Так в каком же значении в Положении применено понятие «обособленное подраз­деление»?

Лингвистический анализ

Для начала разберемся в конструкции «обо­собленное подразделение (филиал, предста­вительство) юридического лица (далее – обособленное подразделение)», использо­ванной в Положении. При перечислениях скобки в нем применяются не в целях уточ­нения (конкретизации, сужения) первого из перечисляемых терминов, а для обозна­чения альтернативных или дополнитель­ных к нему вариантов. Об этом свидетель­ствуют многочисленные примеры из текста:

  • банковский платежный агент (субагент);
  • печать (штамп);
  • кассовая книга (книга учета принятых и вы данных кассиром денежных средств);
  • расчетно-платежная ведомость (платеж­ная ведомость);
  • расходный кассовый ордер (расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость);
  • наименование (фирменное наименование);
  • приходный кассовый ордер (расходный кассовый ордер);
  • полученные (выданные) наличные деньги.

Значит, «филиал» и «представительство» – это не расшифровки или пояснения к «обо­собленному подразделению», тем более что любой объект из интересующего нас переч­ня – «обособленное подразделение», «фили­ал» и «представительство» – в целях приме­нения Положения обобщенно именуется обособленным подразделением (с помощью оговорки «далее»). Казалось бы, обособлен­ное подразделение в «кассовом» понимании не сводится к общеустановленному значению термина «обособленное подразделение».

Справочно

Обособленное подразделение юридического лица непременно характеризуется расположенностью вне места его нахождения.

Формальный лингвистический анализ вынуждает нас признать, что обособленное подразделение, филиал и представитель­ство – равноценные с точки зрения Поло­жения понятия. А потому невозможно со­гласиться с мнением, что обособленными подразделениями в Положении считаются лишь филиалы и представительства.

Перечень объектов

Следующий шаг – разберемся со смыслом каждого из самостоятельных объектов – «обособленное подразделение», «филиал», «представительство».

На первый взгляд, речь идет о территори­альной обособленности, которая характеризуется адресом, отличным от адреса госу­дарственной регистрации компании.

Бухгалтеры склонны рассматривать обо­собленное подразделение в специальном значении, придаваемом этому термину на­логовым законодательством. Главным при­знаком такого обособленного подразделе­ния является срок, на который в нем обо­рудованы рабочие места. И если рабочее место существует менее месяца, то обособленного подразделения оно не порождает. Однако не следует забывать об ограничен­ном применении этого критерия. Такой признак обособленного подразделения, как срок, «работает» лишь в актах законода­тельства о налогах и сборах. Об этом прямо сказано в абзаце 1 пункта 2 статьи 11 На­логового кодекса. Положение, принятое Банком России, к подобным актам не отно­сится (п. 1 ст. 4 НК РФ). Оно предназначено для организации наличного денежного об­ращения (ст. 34 Закона от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке Россий­ской Федерации (Банке России)»).

Поясним сказанное на конкретном при­мере. Предположим, компания открыла торговую точку без определения срока и она функционирует менее месяца. С точ­ки зрения налогового законодательства обособленного подразделения у нее нет. Но это не означает, что такового не имеется в целях соблюдения кассовой дисциплины. Эту позицию поддерживает письмо Мин­фина России от 8 октября 2012 г. № 03-02-07/1-242. В нем подчеркивается, что органи­зация, в составе которой имеется «налого­вое» обособленное подразделение, подлежит постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения такого подразделения. Но факт такого учета не может влиять на порядок ведения кассовых операций.

Определения терминов

Характеристики интересующих нас терми­нов мы найдем в статье 55 Гражданского кодекса. А в ней нас поджидает удивитель­ный сюрприз. Из формулировки статьи не следует, что обособленное подразделение юридического лица непременно характе­ризуется расположенностью вне места его нахождения, которое определяется мес­том его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК РФ). Это в налоговых правоотно­шениях территориальная обособленность специально оговорена, то есть имеет прин­ципиальное значение.

Нетрудно представить себе обособлен­ные подразделения, находящиеся по «юри­дическому» адресу компании. Скажем, в одном задании, ей принадлежащем, могут размещаться несколько магазинов разного профиля (например, реализующих продук­ты питания и спортивные товары), ресторан и т. д. Под каждый вид деятельности выде­лено отдельное помещение, но в ЕГРЮЛ этот факт не отражается.

Филиал и представительство – особые разновидности обособленных подразделе­ний. Они должны быть, во-первых, располо­жены вне места нахождения юрлица, а во-вторых, непременно указаны в его учреди­тельных документах.

В итоге мы выявили источник трудно­стей в понимании требований Положения. И пришли к выводу: территориально-адресный признак – не обязательный кри­терий обособленности.

По мнению автора, в Положении филиа­лы и представительства выделены с тем, чтобы подчеркнуть гражданско-правовой статус обособленных подразделений. Но де­лать это было даже не обязательно. Ведь фи­лиалы и представительства – тоже обосо­бленные подразделения. А вот мнение от­дельных специалистов, что Положение определяет обособленные подразделения как филиалы и представительства, является заблуждением.

Внимание

Если подразделение ведет кассовые операции, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем использовать банковский счет вовсе не обязательно.

Роль банковского счета

В Положении сказано, что лимит устанав­ливают обособленные подразделения, для совершения операций которых юридиче­ским лицом открыт банковский счет. Эта формулировка послужила еще одним источником разногласий. Казалось бы, если счет для обслуживания подразделения спе­циально не открывался, то нет оснований и устанавливать лимит. Ну и соответствен­но – вести кассовую книгу.

Но Банк России возражает против такого толкования. В письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255 он разъясняет, что требование о ведении кассовой книги должно соблюдаться каждым обособленным подразделе­нием, ведущим кассовые операции, незави­симо от наличия банковского счета юри­дического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением. Эту позицию взяли на вооружение нало­говые органы (п. 1 письма ФНС России от 12 сентября 2012 г. № АС-4-2/15195).

Спорить с этой точкой зрения трудно, по­скольку владельцем счета выступает не обо­собленное подразделение, а юридическое лицо. Возможность использования счета ра­ботниками подразделения устанавливается компанией и извне, со стороны банка, не ограничивается.

Если подразделение ведет кассовые опе­рации, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем подразделению для соблюдения ли­мита использовать банковский счет вовсе не обязательно. Сверхлимитную налич­ность можно сдавать и в головную кассу (абз. 2 п. 1.5 Положения).

Выводы

В итоге остается единственный критерий наличия кассы – совершение подразделени­ем кассовых операций. Ну а кассовые опера­ции – это операции по приему наличных денег, включающие их пересчет, и выдаче наличных денег (абз. 2 п. 1.1 Положения). И если такие действия осуществляются непосредственно в обособленном помеще­нии, причем для этого назначены ответ­ственные лица, то подразделение обязано вести кассовую книгу.

Приходится признать, что главный при­знак обособленности – организационный. Ведь касса – это место для проведения кас­совых операций, определенное руководите­лем юридического лица (абз. 1 п. 1.2 Поло­жения). По мнению автора, налоговые спо­ры по неведению кассовой книги обособленным подразделением перспектив не имеют. Радует лишь то, что обязанности по специальному оборудованию и укрепленности касс ушли в прошлое.