В типовых должностных инструкциях прописаны основные положения, которые можно брать за основу. Но должностные обязанности бухгалтера необходимо составлять и утверждать с учетом особенностей организации.
Ведение бухгалтерского учета на предприятии - это целый комплекс обязанностей. Они могут заключаться в полном ведении учета хозяйственных операций, обязательств и имущества или могут ограничиваться сопровождением отдельного участка. Все зависит от масштабов деятельности компании.
Обязанности бухгалтера в многочисленных организациях
В больших компаниях на работу принимается бухгалтер, который отдельно ведет учет основных средств. За участок товарно-материальных ценностей может отвечать другой специалист. Отдельно могут вестись затраты на производство, расчеты с поставщиками и заказчиками, начисление зарплаты сотрудникам и т.д.
Строгая финансовая дисциплина и бережливое использование ресурсов - один из важных вопросов в любой организации. В разработке этих мероприятий бухгалтер принимает самое активное участие.
В многочисленных организациях на работу принимается отдельный бухгалтер на прием первичной документации. Он ведет учет и контроль над приходными и расходными ордерами, счетами-фактурами и т.п. В бухгалтерских программах он оформляет накладные, доверенности и другие первичные документы.
На счетах бухгалтерского учета сотрудник должен правильно отражать все операции по движению основных и денежных средств, материальных ценностей. В противном случае, в конце года свести дебет с кредитом не получится.
В некоторых организациях на калькуляцию себестоимости продукции тоже берется отдельный человек. Здесь необходимо проводить анализ и выявлять причины непроизводительных расходов и предупреждать потери предприятия в будущем.
Большая работа у бухгалтера ведется по начислению налогов, расчетам страховых взносов во внебюджетные фонды, работе с банком, расчетами с персоналом, отчислению средств на стимулирование работников для достижения более высоких показателей.
Систематическая инвентаризация ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и денежных средств также входит в прямые обязанности бухгалтера.
И конечно же, как сотрудник, который отвечает за хозяйственную деятельность предприятия, принимает участие в проведении экономического анализа организации. Делается это на основании данных бухгалтерского учета и отчетности в целях режима экономии и выявления внутрихозяйственных резервов предприятия.
Обязанности бухгалтера в небольших фирмах
В то время как в немногочисленных компаниях бухгалтер:
Составляет годовой баланс, ведет всю отчетность и отвечает за их своевременную сдачу;
- разрабатывает учетную политику компании;
- оставляет и обрабатывает первичные бухгалтерские документы.
Если фирма открылась недавно, важно, чтобы изначально ведение бухгалтерского учета было правильным.
Система бухгалтерского учёта, применяемая в нашей стране, за последние годы претерпела некоторые изменения. Такая реформация была связана с адаптацией учёта к требованиям международных стандартов и проведением экономических реформ. В статье расскажем про задачи и функции бухгалтерского учета, дадим их подробное описание.
Задачи бухгалтерского учёта
Ведение финансово-хозяйственной деятельности на любом предприятии требует определённого порядка. Хозяйственный учёт активов компании, внесение данных, выявление финансового результата требуют определённой систематизации и контроля. Закон о бухгалтерском учёте №129-ФЗ определяет основные задачи учёта, которые характеризуются следующим образом:
- Полное и своевременное формирование информации, связанной с деятельностью компании, для внутреннего и внешнего пользования.
- Обеспечение информацией с целью контроля над соблюдением законодательных актов.
- Предотвращение негативных последствий, связанных с финансовой устойчивостью компании.
- Поддержание конкурентоспособности.
Руководство компании всегда нуждается в полном и своевременном предоставлении бухгалтерских расчётов. Такая актуальность необходима для принятия решений, связанных с ведением бизнеса в режиме реального времени. Чёткое отражение данных в регистрах бухгалтерского учёта позволяет более эффективно и гибко управлять производственным процессом, и своевременно выявлять негативные отклонения.
Для более подробного отражения данных бухгалтерский учёт ведётся в разрезе аналитических субсчетов, которые заполняются на основании первичной документации управленческого и производственного учёта. Читайте также статью: → “ ». Руководителей компаний и учредителей в первую очередь интересует эффективность использования капитала.
Такие данные обычно предоставляются работниками бухгалтерии по результатам определённого отчётного периода. В связи с этим наиболее актуальной задачей учёта становится не своевременность, а полнота информации. Подробная детализация данных, позволяющая сравнить динамику нескольких периодов, имеет наибольшую востребованность.
Решение задачи по предотвращению негативных последствий основано на использовании единых принципов группировки данных. Такой подход позволяет наиболее качественно анализировать бухгалтерские расчёты, и в случае выявления отклонений применять стандартные решения.
Функции бухгалтерского учета
Система бухгалтерского учёта разработана для выполнения ряда функций, которые позволяют вводить полученную информацию, контролировать сохранность имущественных ценностей, анализировать данные, обеспечивать необходимой информацией пользователей отчётности, осуществлять обратную связь с производственными подразделениями.
К наиболее значимым функциям можно отнести следующие:
- контрольную;
- сохранную;
- аналитическую;
- информационную;
- обратной связи.
Каждая из перечисленных функций имеет важное значение в процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности и заслуживает отдельного рассмотрения.
Контрольная функция бухгалтерского учета
Контрольная функция бухгалтерского учёта имеет весомое значение в условиях современных рыночных отношений. Благодаря внедрению новых учётных программ и совершенствованию методов учёта происходит усиление контроля над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.
Несмотря на разнообразие форм собственности и возложение на предпринимателя разной степени ответственности, контроль над ведением хозяйственного процесса не ослабевает. Контролирующие органы пристально следят за соблюдением законодательных актов во всех отраслях народного хозяйства. Кроме того, значимость контрольной функции бухгалтерского учёта возрастает в связи с потребностью юридических лиц знать не только свои внутренние показатели, но и сравнивать их с финансовой устойчивостью конкурентов.
С помощью бухгалтерского учёта осуществляется контроль над всеми хозяйственными процессами независимо от стадии производства. Такой порядок ведения деятельности помогает своевременно анализировать ситуацию, и на основе полученных данных принимать управленческие решения. Привлекая различные методы и приёмы, в бухгалтерском учёте могут осуществляться следующие виды контроля:
От того, насколько тщательно будет проведён предварительный контроль, зависит целесообразность всей операции. Поэтому не стоит пренебрегать этой функцией, даже если сделка не очень значительная. На предприятии контроль может осуществляться по нескольким направлениям:
- эффективность использования основных фондов, своевременность отнесения амортизационных начислений на затраты;
- рациональное использование товарно-материальных ценностей, топливных ресурсов, расходных материалов;
- выполнение намеченных планов по объёму производимой продукции, а также снижению затрат, повышающих себестоимость товара;
- рациональное использование рабочего персонала;
- оценка деятельности вспомогательных производств, цехов, обслуживающих служб;
- формирование производственных и непроизводственных затрат, вычисление коммерческих расходов;
- создание резерва по сомнительным долгам;
- формирование информации о финансовом состоянии компании;
- составление отчётности;
- использование прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.
Использование электронного документооборота, а также применение бухгалтерских программ способствуют усилению контроля над учётным процессом.
Службы, имеющие отношение к формированию бухгалтерского учёта, имеют строго определённые сферы контроля:
Сфера контроля | Ответственная служба |
Соблюдение правил оформления и отпуска ТМЦ | Бухгалтерия, работники цеха |
Правильность начисления оплаты труда, удержание взносов и налоговых платежей | Бухгалтер, кадровая служба |
Контроль над ценовой политикой | |
Соблюдение штатного расписания, применение тарифной сетки окладов | Бухгалтерия, кадровая служба |
, соблюдение кассовой дисциплины | Бухгалтерия |
Инвентаризация имущества, товарно-сырьевых запасов, | Бухгалтерия, работники цехов и вспомогательных производств |
Правильность определения прибыли, | Бухгалтерия |
Погашение долгов, списание просроченной дебиторской задолженности, списание недостачи | Экономический отдел, бухгалтерия |
Контрольная функция бухгалтерского учёта считается наиболее важной, так как способствует достижению коммерческой цели компании и помогает предотвратить негативные последствия.
Обеспечение сохранности имущества
Обеспечение сохранности собственности усиливает бухгалтерский контроль. Реализация такой функции предполагает наличие специально оборудованных помещений для хранения товара и других ценностей, измерительных приборов, мерной тары и другого контрольного оборудования.
Контроль над сохранностью имущества осуществляется с помощь проведения регулярной инвентаризации, которая выявляет изменения, произошедшие за определённый период времени. Читайте также статью: → “ ». Во время проведения проверки определяется, все ли операции были оформлены в соответствии с первичными документами. При обнаружении несоответствия в учёт вносятся корректирующие записи в соответствии с данными инвентарной ведомости.
Инвентаризация играет важную роль в формировании себестоимости, так как позволяет своевременно определить потери материально-сырьевых и топливных запасов, а также исключает факт хищения имущества.
В связи с тем, что проведение инвентаризации предполагает обработку довольно большого массива информации, при использовании такого метода контроля применяется электронно-вычислительная техника, позволяющая проводить сравнительный анализ данных в разных периодах, выявлять возможные отклонения, оценивать сохранность имущества.
Аналитическая функция бухучета
В условиях современных рыночных отношений и постоянного усовершенствования управления капиталом значение аналитической функции трудно недооценить. Вся аналитика хозяйственной деятельности фирмы строится на документально подтверждённой бухгалтерской информации. Аналитическая функция неразрывно связана с информационной, но, тем не менее, эти понятия несут разную смысловую нагрузку.
Использование аналитической функции позволяет определить:
- эффективность работы всех структур предприятия;
- рентабельность компании;
- обоснованность затрат;
- необходимые объёмы реализации;
- количество обслуживающего персонала;
- экономическую политику с учётом инфляции.
Информационная функция бухгалтерского учёта
Такая функция является одной из главных в системе бухгалтерского учёта. Её роль заключается в накоплении и обобщении полученной информации, относящейся к финансово-хозяйственной деятельности компании. Сведения, сформированные на счетах бухгалтерского учёта, используются в статистическом и оперативном учёте. Читайте также статью: → “ ». С их помощью осуществляется прогнозирование дальнейшей деятельности, выбирается стратегия ведения бизнеса.
Информационные данные могут быть предоставлены внешним пользователям для оценки финансового состояния компании. При этом заинтересованными пользователями могут быть будущие партнёры фирмы, инвесторы, кредиторы, налоговые органы и другие государственные структуры.
Каждый сторонний пользователь оценивает предоставленные данные со своей точки зрения в соответствии с требуемыми критериями:
Предоставляемая информация | Сторонние пользователи |
Доходность предполагаемых инвестиций, рентабельность компании, вероятность выплаты дивидендов | Инвесторы, кредиторы, работники кредитных учреждений |
Платёжеспособность компании, наличие залогового имущества, гарантийных обязательств, возможность выплаты процентов | Банки, финансовые партнёры |
Финансовая устойчивость фирмы, регулярная выплата заработной платы, соблюдение трудового законодательства | Соискатели и работники |
Соблюдение договорных обязательств, своевременное погашение задолженности перед контрагентами | Поставщики, подрядчики и потенциальные партнёры компании |
Надёжность компании, качество выпускаемой продукции и оказания услуг | Покупатели, заказчики |
Статистические данные, бухгалтерская отчётность, соответствие нормам ведения народного хозяйства | Государственные органы, налоговая инспекция, отдел статистики |
Информация об участии компании в общественной деятельности на региональном и федеральном уровне | Общественность |
Предоставление любой информации сторонним пользователям должно осуществляться с учётом конфиденциальности данных.
Функция обратной связи
Система управления бизнесом построена по принципу обратной связи. Постоянный обмен бухгалтерскими данными между различными производственными службами позволяет осуществить бесперебойное функционирование всей системы.
При использовании обратной связи наиболее эффективно выявляются различные отклонения от нормы, открываются скрытые резервы и снижаются необоснованные затраты. Непрерывный бухгалтерский учёт обеспечивает пользователей данными о состоянии оборотных активов, о взаимоотношениях с партнёрами, кредитными учреждениями, контролирующими органами.
Актуальные вопросы и ответы на них
Вопрос №1. На каких условиях предоставляется информация третьим лицам?
Предоставление бухгалтерской информации должно осуществляться в соответствии с соблюдением закона о конфиденциальности. Особое внимание следует уделять персональным данным, которые не подлежат разглашению без разрешения физического лица.
Вопрос №2. Какова роль функции обратной связи при общении с контролирующими органами?
Регулярное общение с налоговыми органами позволяет контролировать поступление бюджетных платежей и своевременно устранять ошибки в представленной отчётности.
Вопрос №3. Какова роль инвентаризации в обеспечении сохранности денежных средств?
Проведение инвентаризации денежной наличности позволяет сравнить данные бухгалтерского учёта с реальным остатком по кассе. В результате полученной информации анализируется соблюдение кассовой дисциплины и ответственность кассира.
Вопрос №4. Можно ли осуществить функцию обратной связи без применения бухгалтерской программы?
Звонок в один клик
Организация бухгалтерского дела предполагает :
· разработку организационно-распорядительных документов (положения о бухгалтерии, должностных инструкций работников бухгалтерии, штатного расписании);
· составление графика документооборота организации;
· создание номенклатуры дел и организацию хранения документов;
· формирование кадровой политики бухгалтерии (порядка аттестации бухгалтеров, системы подбора персонала и повышения квалификации);
· создание технологии обработки получаемой информации (применяемой формы ведения учетного процесса).
В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при совершении фактов хозяйственной деятельности несет руководитель организации.
Руководители организации в зависимости от объема работы могут:
а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
б) ввести в штат должность бухгалтера;
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной организации или бухгалтеру-специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.
Как уже упоминалось, основополагающие признаки, характеризующие статус главного бухгалтера организации, определены в статье 7 федерального закона «О бухгалтерском учете». Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации.
По российскому законодательству главный бухгалтер:
1) отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление достоверной бухгалтерской отчетности;
2) обеспечивает контроль за движением имущества и выполнением обязательств организации, соответствие законодательству осуществляемых фактов хозяйственной деятельности;
3) дает всем работникам организации обязательные для выполнения указания по документальному оформлению фактов хозяйственной деятельности и представлению для учета необходимых документов, отчетов, иных сведений.
Более полный перечень должностных обязанностей главного бухгалтера представлен в приложении к постановлению Минтруда России № 75.
За невыполнение или недобросовестное выполнение своих обязанностей главный бухгалтер несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.
При вступлении в должность главному бухгалтеру в первую очередь необходимо ознакомиться под расписку с положением о бухгалтерии , а при его отсутствии создать данный документ и утвердить у руководителя организации. В нем должны быть отражены цели, задачи и функции бухгалтерии, взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации, а также организация учетного процесса.
Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения их полномочий, определения прав и обязанностей. Закрепление за работником участков бухгалтерского учёта позволяет избежать дублирования или сокрытия отдельных фактов хозяйственной деятельности.
Основные должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации работников должны соответствовать тарифно-квалификационным характеристикам, предусмотренным Постановлением Минтруда России № 32 от 6 июня 1996 г.
В должностной инструкции указывается перечень документов, получаемых работником для обработки, дальнейшей передачи, и наличие права подписи. Структура инструкции соответствует положению о бухгалтерии и отражает следующие разделы:
1) «Общие положения»;
2) «Функции работника»;
3) «Права и обязанности»;
4) «Взаимодействия с другими работниками бухгалтерии и организации»;
5) «Организация работы»;
6) «Правила оценки результатов работы».
Должностные инструкции составляются главным бухгалтером и утверждаются руководителем организации. После ознакомления с инструкцией работник ставит отметку «ознакомлен», дату и подпись. Рекомендуется текст инструкции выдать бухгалтеру, что также фиксируется надписью «инструкция получена на руки», затем ставится дата и подпись.
Принятый на работу главный бухгалтер имеет право изменить должностные инструкции в соответствии со своими требованиями. После этого они утверждаются руководителем организации и доводятся до сведения работников бухгалтерии.
В штатном расписании должно быть указано: общее количество работников бухгалтерии, наименование должностей, основные обязанности работников, система оплаты труда и размер заработной платы. В дальнейшем проводится аттестация работников бухгалтерии, по результатам которой работник может быть уволен, переведён на другую должность и т.п.
Главный бухгалтер должен обоснованно определить количество работников бухгалтерии и степень их квалификации. Требуемое количество бухгалтеров определяется в зависимости от объёмов обрабатываемой информации по каждому из объектов учёта. Расчёты количества бухгалтеров могут быть сделаны на основе типовых норм времени и норм обслуживания на работы по бухгалтерскому учёту. В соответствии с расчётным количеством работников бухгалтерии формируется её организационная структура.
Структура бухгалтерии зависит от условий организации и технологии производства, объёма учётной работы и наличия технических средств учёта. В настоящее время сложилось три основных типа организации структуры бухгалтерии:
· линейная (иерархическая);
· вертикальная (линейно-штабная);
· комбинированная (функциональная).
При линейной структуре организации бухгалтерии все её работники подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии характерна для небольших организаций с численностью 7 – 10 человек.
При организации бухгалтерии по вертикали создаются промежуточные звенья управления (отделы, секторы, бюро, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгалтерам соответствующих отделов, которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Вертикальная структура бухгалтерской службы применяется в большинстве средних и части крупных организаций.
При применении комбинированного типа организации структуры бухгалтерии в ней выделяются структурные подразделения (например, по производствам), выполняющие замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерской службы, которые самостоятельно распоряжаются в пределах установленной компетенции. Такая форма организации аппарата бухгалтерии характерна для особо крупных организаций.
При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, который осуществляет руководство бухгалтерией. В соответствии с выделенными структурными подразделениями распределяются основные функции и должностные обязанности работников бухгалтерской службы (таблица 3.1).
Для большинства учётных систем в мировой практике характерно наличие двух бухгалтерий: финансовой (общей) и управленческой (аналитической, промышленной).
Финансовой бухгалтерией решаются проблемы взаимоотношений организации с государством, банками, акционерами, поставщиками, покупателями и другими контрагентами. Организация финансовой бухгалтерии, соответствующая национальной учётной системе, в той или иной степени регламентируется государством, а во многих случаях и группой государств в лице межправительственных организаций. Работники финансовой бухгалтерии занимаются определением финансового и имущественного положения фирмы, оценкой статей актива и пассива баланса, размеров прибыли, направлениями её использования. Финансовая бухгалтерия представляет информацию для опубликования в открытой печати.
Таблица 3.1 Функции и должностные обязанности работников бухгалтерской службы
Структурное подразделение (должность) |
|
бухгалтер |
1. Составление бухгалтерской и налоговой отчётностей организации 2. Контроль: Соблюдения установленных правил оформления приёмки и отпуска материально-производственных запасов; Правильности начисления заработной платы; Правильности применение тарифных таблиц, должностных окладов, соблюдения штатной, финансовой, классовой дисциплины; Взыскания в положенный срок дебиторской задолженности и погашения кредиторской задолженности; Законности списания различных потерь и недостач; Правильности определения прибыли, подлежащей налогообложению и остающейся в распоряжении акционеров; За исчислением налогов и сборов, уплачиваемых организацией, и достоверностью их перечисления; Рационального использования всех видов ресурсов организации и др. |
Заместитель главного бухгалтера по вопросам бухгалтерского учёта |
Формирование доходов и расходов от обычной, операционной, внереализационной и чрезвычайной деятельности, в том числе калькуляция полной себестоимости проданных товаров, продукции, выполненных работ, оказанных услуг. 2. Формирование финансового результата организации |
Заместитель главного бухгалтера по вопросам налогового учёта |
1. Формирование доходов и расходов от реализации и внереализационной деятельности, а, следовательно, и прибыли, подлежащей налогообложению, в сводных регистрах налогового учёта 2. Расчёт налогов, подлежащих уплате в бюджет: налога на имущество предприятия, транспортного налога, налога на добавленную стоимость 3. Иные вопросы, связанные с налогообложением |
Отдел учёта труда и заработной платы |
1. Начисление заработной платы, пособий, единого социального налога, страховых и накопительных платежей в Пенсионный фонд РФ, сбора от несчастных случаев на производстве 2. Ведение лицевых счетов работников, карточек, реестра и карточек индивидуальных сведений, начисленных сумм единого социального налога и обязательных пенсионных платежей 3. Учёт расчётов по исковым заявлениям с работниками (алименты, штрафы) 4. Формирование отчётности в соответствии с рабочим планом счетов, а также отчётностей по перечисленным налогам и сборам 5. Ведение соответствующих регистров налогового учёта |
Отдел учёта фактов хозяйственной деятельности по кассе |
1. Приём и выдача наличных денежных средств и денежных документов 2. Ведение журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 3. Ведение кассовой книги и составление отчётов кассира 4. Учёт расчётов с подотчетными лицами и депонированных сумм 5. Формирование сводных проводок на своём участке за месяц и ведение соответствующих регистров налогового учёта |
Продолжение таблицы 3.1
Структурное подразделение (должность) |
Функции, должностные обязанности |
Отдел учёта банковских фактов хозяйственной деятельности |
1. Оформление платёжных документов на перечисление различных сумм кредиторской задолженности 2. Работа с системой «Клиент-Банк» 3. Регистрация платёжных документов в журнале регистрации платёжных документов 4. Контроль за правильностью списания и зачисления денежных средств на расчётные и другие счета в банках 5. Формирование сводных проводок на своём участке за месяц в соответствии с рабочим планом счетов 6. Ведение соответствующих регистров налогового учёта |
Отдел учёта текущих расчётов и обязательств |
1. Учёт расчётов с контрагентами организации 2. Выписка исходящих счётов-фактур и регистрация входящих счетов-фактур в журналах регистрации 3. Формирование книги покупок и книги продаж, а также соответствующих проводок за месяц в соответствии с рабочим планом счетов 4. Ведение соответствующих регистров налогового учёта |
Отдел внутренней бухгалтерии |
1. Отражение в учёте поступлений движения, использования и выбытия материальных ценностей и внеоборотных активов для целей бухгалтерского учёта и налогообложения 2.Формирование сводных проводок на своём участке за месяц в соответствии с рабочим планом счетов 3. Ведение соответствующих регистров налогового учёта |
Управленческая (аналитическая, промышленная ) бухгалтерия направлена на решение внутренних проблем, связанных с повышением эффективности работы в разрезе центров ответственности, сегментов деятельности. В управленческой бухгалтерии организуют синтетический и аналитический учёт движения материальных активов, готовой продукции, расчётов с рабочими и служащими. Деятельность управленческой бухгалтерии не регламентируется государством. Основная её цель заключается в представление информации и её анализе по центрам ответственности, прибыльности сегментов деятельности, обеспечении учёта доходов и расходов.
В разных учётных системах взаимосвязь между финансовой и управленческой бухгалтериями осуществляется с помощью специальной системы счетов: отражающих, переплетающихся, собирательно-распределительных. В российской практике учёта применяют системы отражающих счетов (30 – 39).
Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями организации определяется движением документов в соответствии с утверждённым графиком документооборота. Возможны два варианта организации учётного процесса:
1) централизованный;
2) децентрализованный.
При централизации учётного процесса аппарат бухгалтерской службы сосредоточен в главной бухгалтерии, где осуществляется ведение синтетического и аналитического учёта на основании первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации. В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию фактов хозяйственной деятельности.
В случаях децентрализации учётного процесса персонал бухгалтерской службы рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где
осуществляется ведение аналитического и синтетического учёта, составляются отдельные балансы и отчётность цехов, филиалов, структурных подразделений. Главная бухгалтерия в этом случае производит свод балансов подразделений, осуществляет консолидацию баланса и отчётности организации, контроль за постановкой учёта в отдельных подразделениях организации.
В структуре организации могут быть выделены филиалы, обособленные подразделения, представительства. В соответствии с п. 8 Положения по бухгалтерскому учёту «Бухгалтерская отчётность организации» (ПБУ 4) бухгалтерская отчётность организации должна включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразделений, в том числе подразделений, выделенных на отдельный баланс.
Подразделения могут быть выделены как на отдельный баланс, так и остаться в составе головной организации. Возможны следующие схемы организации бухгалтерского учёта в структурных подразделениях:
· схема 1 – структурное подразделение не выделено на отдельный баланс, учётный процесс осуществляет головня организация;
· схема 2 – структурное подразделение выделено на отдельный баланс, но не имеет расчётных (текущих) счетов;
· схема 3 – структурное подразделение выделено на отдельный баланс, имеет текущий счёт, но не осуществляет самостоятельно продажу товаров, продукции, работ, услуг (по существу является затратным подразделением – представительством головной организации в регионе);
· схема 4 – структурное подразделение выделено на отдельный баланс, имеет расчётные счета, самостоятельно осуществляет продажу товаров, продукции, работ, услуг.
Данная должностная инструкция содержит примерные должностные обязанности главного бухгалтера организации любой формы собственности, в том числе ООО, требования к его компетенции, ответственность и другие функциональные моменты. Образец разработан для адаптации и применения на вашем предприятии. Учитывая особую важность этого документа и позицию, занимаемую данным руководителем в организации, формулируйте предложения четко, точно и с максимальным раскрытием задач.
Должностная инструкция главного бухгалтера
1. Общие положения
1.1. Порядок приема и увольнения главного бухгалтера, принадлежность к категории персонала.
Главный бухгалтер - персонал из категории руководителей, принимаемый и увольняемый только по приказу начальника (генерального директора) предприятия (организации, компании, ООО или любых других форм собственности).
1.2. Порядок подчинения
Примечание. Главный бухгалтер может находиться в непосредственном подчинении не только у руководителя компании, но и у его заместителей. Обязательно пропишите в данном пункте инструкции разграничение должностного подчинения с указанием зон производственного подчинения.
1.3. Нормативная база
Примечание. Этот пункт инструкции фактически должен оценивать базу знаний главного бухгалтера. При необходимости любой подпункт может быть конкретизирован и расширен.
Производственная деятельность главного бухгалтера основывается на знании и исполнении:
- специальных нормативных документов - финансовых, хозяйственных и налоговых актов, а также законодательных актов о бухгалтерском учете (инструкций, правил, пособий, рекомендаций);
- методических материалов, нормативных документов по бухгалтерском учету и составлению всех видов хозяйственно-финансовой отчетности в организации;
- нормативной базы налогового, статистического и управленческого учета, касающейся деятельности предприятия;
- сведений об организации: ее профиле, структуре и специализации, планах на перспективу и ее стратегических методах работы;
- внутренних документов организации, в том числе Устава;
- правил установленного руководством внутреннего трудового распорядка;
- приказов и распоряжений руководителя организации;
- положений личной должностной инструкции;
- основ гражданского права и законодательства о труде;
- общих правил работы на предприятии: охраны труда, работы с ПЭВМ, внутреннего распорядка и другие (на усмотрение руководства).
В своей непосредственной работе главный бухгалтер обязан руководствоваться требованиями:
- действующего законодательства Российской Федерации;
- устава организации;
- внутренних правил организации (трудового распорядка и т.п.);
- приказов и распоряжений вышестоящих руководителей;
- собственной должностной инструкции.
1.4. Требования к компетенции
Работник, выполняющий обязанности главного бухгалтера, должен в обязательном порядке иметь профильное (экономическое, бухгалтерское) высшее образование и стаж работы в финансовой (экономико-бухгалтерской) сфере не менее 5 лет (желательно и на руководящих должностях).
1.5. Замещение
Примечание. В пункте указываются порядок замещения и должности соответствующих работников - заместителей главного бухгалтера или других лиц (в их должностных инструкциях должен быть аналогичный пункт!), которые исполняют обязанности главного бухгалтера во время его отсутствия. Замещающее лицо назначается приказом руководителя предприятия.
2. Функции
Примечание. В этом пункте перечисляются функции главного бухгалтера, касающиеся как его непосредственной работы.
Примерный перечень:
2.1. Руководящий надзор за ведением бухгалтерского учета на предприятии и формированием необходимой отчетности.
2.2. Разработка комплекса мероприятий, направленного на формирование организационной учетной политики и стабилизацию или улучшение деятельности как всего предприятия в целом, так и отделов своего подчинения.
2.3. Выявление скрытых или явных резервов предприятия, использование их для оптимизации производственной деятельности.
2.4. Предоставление консультационной помощи обратившимся к нему работникам предприятия.
2.5. Руководящий и контролирующий надзор за всеми видами финансовых операций, контроль за своевременностью их исполнения.
2.6. Надзор за правильностью оформления всей текущей бухгалтерской документации.
2.7. Выполнение требований законодательных актов, действующих в области охраны труда, контроль за соблюдением оптимальных условий труда работников собственного подчинения.
3. Обязанности
Примечание. Раздел предполагает перечисление всех операций, которые должен выполнять главный бухгалтер в своей работе. Не допускайте неточностей, предложений с возможным разночтением, «размытых» сроков при составлении инструкции.
На основании точного заполнения пункта «Должностные обязанности» будет выстроена вся финансовая работа предприятия, так как главный бухгалтер - ключевое лицо в этой сфере.
Для удобства изучения и проставления ссылок (при необходимости) каждая обязанность должна быть промаркирована подпунктом.
Функциональные обязанности главного бухгалтера (образец):
3.1. Осуществляет организацию полноценного бухгалтерского учета на предприятии.
3.2. Формирует все аспекты учетной политики организации в области бухгалтерского учета, делая упор на максимальную эффективность с учетом специфики деятельности своей компании.
3.3. Осуществляет руководящие и контролирующие функции за следующими направлениями деятельности:
3.3.1. Подготовкой, утверждением и внедрением планов счетов учета, форм неустановленных законодательством первичных документов;
3.3.2. Правильностью оформления всех форм первичной документации;
3.3.3. Обеспечением законодательных требований государственных актов, регламентирующих порядок проведения инвентаризации, ее оформления и оценки подучетных средств;
3.3.4. Систематизацией финансовой информации и предоставлением ее заинтересованным лицами в соответствии с их полномочиями;
3.3.5. Правильностью оформления всех видов хозяйственных операций, функционированием установленного порядка документооборота; сохранением конфиденциальности секретной информации и ее защиты.
3.4. Организует все виды работы по бухгалтерскому учету, основываясь на современных и передовых методах бухгалтерского, налогового, хозяйственного и статистического учета.
3.5. Обеспечивает:
3.5.1. Соблюдение точных сроков по уплате всех видов сборов и налогов в бюджеты различных уровней, переводов платежей по всем принятым предприятием обязательствам.
3.5.2. Контроль за расходованием ФОТ и правильностью расчетных операций при начислении заработной платы.
3.5.3 Контроль за правильным и своевременным проведением инвентаризаций и внутренних ревизий.
3.5.4. Качественное, точное и достоверное отражение на учетных счетах всех видов финансовых и хозяйственных операций.
3.5.5. Разработку предложений, направленных на повышение финансовой эффективности деятельности компании.
3.5.6. Составление отчетности об исполнении выделенных бюджетов финансовых средств и утвержденных смет расходов.
3.5.7. Составление достоверной отчетности, которая предоставляется в государственные органы статистики.
3.5.8. Полную сохранность всех подучетных бухгалтерских документов и передачу их в архив на хранение.
3.6. Выполняет организационные функции в вопросах информационного обеспечения всех видов управленческого учета, в том числе по затратам на основное производство, по калькуляции стоимости продукции (товаров или предоставляемых предприятием услуг).
3.7. Принимает участие:
3.7.1. В формировании финансовой и налоговой политике организации на основе получаемых данных бухгалтерского учета.
3.7.2. При проведении внутренних аудиторских проверок.
3.7.3. В оформлении документального подтверждения выявленных недостач, хищений, перерасходов тмц или денежных средств (контролирует передачу документов в соответствующие инстанции).
3.8. Оказывает методическую помощь и консультационную поддержку персоналу предприятия по имеющимся вопросам бухгалтерского, налогового или хозяйственного учета.
3.9. Руководит работой подчиненного персонала и контролирует своевременность повышения их квалификации.
4. Взаимоотношения внутри предприятия
Примечание. На основании установленного порядка подчинения и изложенных в инструкции обязанностей в данном разделе перечисляются функциональные должностные взаимоотношения главного бухгалтера с руководством организации, другими отделами и сторонними предприятиями по вопросам предоставления информации о бухгалтерском, налоговом, хозяйственном и статистическом учете (в том числе должностная субординация).
5. Ответственность
Примечание в разделе раскрываются все виды ответственности, к которым могут привлечь главного бухгалтера, в случаях, если он недобросовестно, некачественно или халатно выполняет свои должностные обязанности. В каждом подпункте необходимо перечислить нарушения, соответствующие наказанию.
Виды ответственности, к которым может быть привлечен главный бухгалтер:
- Дисциплинарная - в случае нарушения правил (или какого-либо одного правила) установленного в организации трудового распорядка. Надо отметить, что привлечение главного бухгалтера к дисциплинарной ответственности (в форме вынесения замечания или выговора, а также вплоть до увольнения) осуществляется на тех же основаниях, что и остальной персонал организации.
- Материальная - в случае причинения материального вреда организации в виде наложения штрафных санкций со стороны государственных органов власти, назначенных из-за некачественного или халатного исполнения своих должностных обязанностей главным бухгалтером (часть 1 статьи 243 ТК РФ).
- Административная - к такому виду ответственности возможно привлечение работника в случае выявления совершенных им правонарушений (статья 15 и ее подпункты КоАП). Штрафные санкции, применяемые к должностному лицу, могут достигать 5000 рублей.
- Уголовная - при совершении преступных действий, в основном связанных с уклонением от уплаты налогов, совершенных как самостоятельно, так и под воздействием руководства. Должность главного бухгалтера фигурирует в некоторых статьях УК РФ в качестве субъекта наказания.
После составления должностная инструкция должна быть одобрена и согласована непосредственным руководителем главного бухгалтера (если таковой имеется).
Утверждает инструкцию только руководитель организации. Оригиналов документа должно быть два: одна инструкция передается под роспись работнику, заступающему на , вторая должностная инструкция остается в отделе кадров (в отделе, осуществляющем кадровые функции) организации.
Е.П. Столбов
ведущий аудитор компании ООО «Эстра-Аудит»
Проблемы бухгалтерии
В последние годы при проведении аудиторских проверок различных организаций, в которых мне довелось участвовать, не встречалось ни одной организации, в которой бы ведение бухгалтерского и налогового учета и представляемая отчетность в полной мере соответствовали бы предъявляемым руководящими документами требованиям. Замечу, что раньше при проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности организации, в которых нарушений не было, встречались, и не редко.Наличие значительных недостатков в представляемой бухгалтерской и налоговой отчетности подтверждается и данными налоговых органов. Например, по данным камеральных налоговых проверок за 2004 г. (т.е., практически, при проверке только по формальным признакам) деклараций по НДС, представленных организациями, только у 10 - 15% не имелось недостатков по заполнению.В большинстве случаев такое, прямо скажем, ненормальное положение с учетом объясняется, прежде всего, перегруженностью работников бухгалтерии, на которых возлагается ведение различных видов учета, правила по которым не всегда совпадают, нестабильностью и неоднозначностью правил учета и составления отчетности, регулярными (нередко по нескольку раз в год) изменениями, вносимыми в руководящие документы, и др.Но, наряду с такими «объективными» причинами появления недостатков в учете, есть еще и «субъективные», появление которых зависит только от организации работы бухгалтерии и ее работников.Решение проблем «своими силами»
Приведем некоторые «субъективные» условия возникновения недостатков в учете и пути их недопущения.Двойная проверка документов
Это, прежде всего, невыполнение в большинстве организаций старого (но никогда не теряющего своего значения!) правила проверки документов (сводных, платежных, отчетности и др.), подготавливаемых бухгалтерией, самими работниками бухгалтерии, т.е. отсутствует проверка «во вторую руку».Проверка «во вторую руку» заключается в том, что после составления документа одним работником бухгалтерии другой проверяет полностью этот документ, расписывается за проведенную проверку и несет ответственность за правильность данных наряду с сотрудником, составившим документ.Внутренняя проверка документов обязательна, ведь, как известно, не ошибается лишь тот, кто ничего не делает.Для проверки документа требуется значительно меньше времени (порядка 10%), чем для его составления. Но качество подготовки и достоверность документов после проверки значительно возрастает.Кроме того, при этом повышается взаимозаменяемость работников бухгалтерии и значительно сокращается время на последующее исправление недостатков, которые могут быть выявлены сторонними проверяющими в уже представленных им отчетных документах.
Дисциплина и «комендантский час»
Другой распространенной причиной появления ошибок и нарушений в учете является то, что во многих организациях бухгалтерия представляет собой, образно выражаясь, «проходной двор». В бухгалтерию в любое время являются «все кому не лень», причем, во многих случаях, «просто поболтать». При этом работники бухгалтерии все время отвлекаются от своих бухгалтерских дел, требующих особой внимательности, четкости, абсолютного сосредоточения, а в результате появляются ошибки. Часто такие праздные посещения даже прикрыты благовидными предлогами (вопросами к бухгалтерам), в результате чего приходится откладывать текущую работу и заниматься вопросом или проблемой посетителя. Таким образом, основная работа часто откладывается на вечер, когда внимательность уже снижена, либо делается второпях. Поэтому с целью обеспечения нормальных, благоприятных условий работы сотрудников бухгалтерии необходимо обязательное утверждение приказом руководителя фирмы распорядка работы бухгалтерии, в том числе времени приема в бухгалтерии работников фирмы (по производственным вопросам). Целесообразно время приема устанавливать - 1 час до обеда и 1,5 часа после обеденного времени. В другое время прием посетителей бухгалтерией возможен только с разрешения руководителя фирмы.
Должностные обязанности бухгалтеров
Также в организации должны быть четко прописаны и утверждены руководителем фирмы функции бухгалтерии и должностные обязанности каждого работника бухгалтерии.При этом следует исключать навязывание функций, не свойственных бухгалтерии. Например, таких, как: - оформление и заключение договоров со сторонними организациями (но должно быть установлено обязательное визирование главным бухгалтером проектов договоров, обязательное доведение до бухгалтерии заверенных соответствующими лицами копий заключенных договоров); - составление табелей учета рабочего времени (которые должны вести начальники соответствующих подразделений); - ведение материального учета (которое должно быть возложено на соответствующую службу (подразделение, должностное лицо), а бухгалтерия должна осуществлять лишь контроль за этим участком учета) и др.
Организация документооборота
Большое значение для устранения недостатков в учете имеет правильная организация внутреннего документооборота в фирме, который должен быть установлен приказом ее руководителя. В приказе должны быть четко определены формы представления в бухгалтерию документов, сроки их представления, ответственные за это лица. Также должны быть установлены жесткие санкции за несвоевременную и некачественную обработку документов.При этом необходимо четко и наглядно наладить учет поступления в бухгалтерию документов. При выявлении несвоевременности представления документов или их некачественного составления главный бухгалтер должен (возможно, после одного-двух предупреждений) подавать руководителю докладную записку и добиваться наложения соответствующих санкций на виновных с объявлением их в приказе по фирме. Кроме того, важно, по возможности, возложить обязанность по получению исправленных документов на тех же виновных лиц. Это убедит последних в том, что гораздо лучше сразу же проследить за правильностью получаемого от контрагентов или же от своих подчиненных документа, чем потом принудить их составить еще один документ, устранив ошибки.
Наглядные пособия для бухгалтеров
Не будет лишней и организация в бухгалтерии наглядного учета
подготовки и своевременности представления работниками бухгалтерии отчетных
документов в налоговые органы с указанием сроков и ответственных за составление
и проверку.С целью повышения профессионализма и компетентности работников
бухгалтерии необходимо постоянное повышение их квалификации на специальных
курсах, участие в специализированных семинарах и др., регулярное получение
и изучение специальной литературы.
Также целесообразно регулярно (не реже одного раза в месяц)
проводить в бухгалтерии коллективное (возможно, по группам) изучение действующих
руководящих документов, а также своевременное обновление применяемого программного
обеспечения.
Новые правила учета необходимо сразу же доводить до исполнителей под роспись
и оставлять им копию руководящего документа. Копии руководящих документов по соответствующим
направлениям учета должны быть в отдельных папках.В случае неясности каких-либо положений по учету надо сразу
же определять учетную политику по спорному вопросу с привлечением аудиторов,
юристов и др., возможно, с направлением запроса в соответствующий контролирующий
орган. Нельзя оставлять неясности «на потом».
Инвентаризация не должна быть формальностью
Комплексным способом определения правильности ведения бухгалтерского учета в организации является сравнение результатов инвентаризации с данными бухгалтерского учета на соответствующую дату. Как известно, инвентаризация должна охватывать не только проверку материально-производственных запасов, но и всех активов, обязательств и др. При инвентаризации должно быть осуществлено установление реальных данных по всем счетам бухгалтерского учета (статьям баланса) на соответствующую дату.Если результаты (данные), полученные как при инвентаризации на начало периода, так и при инвентаризации на конец отчетного периода, совпадают с данными соответствующих счетов бухгалтерского учета (статей бухгалтерского баланса), то имеется в определенной степени уверенность в том, что и в течение этого периода ведение бухгалтерского учета охватывало в полном объеме деятельность организации. В случае же расхождения каких-либо показателей проверку работникам бухгалтерии следует начать с данных бухгалтерии, и только после установления правильности бухгалтерских данных предъявлять претензии к другим подразделениям фирмы.
Когда проводить аудит?
Наиболее продуктивным, по нашему мнению, способом выявления и устранения недостатков и нарушений в деятельности организаций является проведение аудиторских проверок. Такие проверки могут принимать форму внутреннего и внешнего аудита. Последний проводится специализированными аудиторскими фирмами.При этом проведение внешней аудиторской проверки целесообразно предусмотреть в договоре в несколько этапов. Например, вначале (в июле - сентябре) аудиторской фирмой проверяется первое полугодие. По результатам проверки в течение сентября-октября в организации устраняются выявленные аудиторской проверкой недостатки и нарушения в периоде за девять месяцев, и, следовательно, в четвертом квартале подобные недостатки в организации уже не должны допускаться. Затем, по завершении года, проводится аудиторская проверка годовой отчетности, по результатам которой устраняются нарушения и недостатки, объем которых будет уже значительно меньше.
Как усовершенствовать работу бухгалтерии
Возможны и другие направления совершенствования организации работы бухгалтерии с целью недопущения недостатков в бухгалтерском и налоговом учете, которые должен определять и добиваться их осуществления, прежде всего, главный бухгалтер. Основным правилом при этом должно быть следующее. При выявлении какого-либо нарушения необходимо определить виновного, установить причину появления выявленного недостатка, разработать и принять меры (в том числе с оформлением приказами, распоряжениями и т.д.), позволяющие избежать таких (и подобных) нарушений впредь.ПримерПри организации деятельности бухгалтерии и, следовательно, всей финансово-хозяйственной деятельности фирмы, главному бухгалтеру следует учитывать то, что, как показывает практика, реальную административную и уголовную ответственность за недостатки в финансовой и хозяйственной деятельности организации, которые выявляют сторонние контролирующие органы, несут не заместители, не финансовый директор, не юристы и не прочие «руководители», а только руководитель фирмы и главный бухгалтер фирмы. Однако это не означает, что внутри фирмы не могут применяться санкции к другим лицам, ответственным за представление документов в бухгалтерию.В настоящее время наиболее часто встречающимся нарушением, выявляемым налоговыми органами (с предъявлением организациям значительных санкций), являются недостатки, связанные с неправильным (неполным) заполнением счетов-фактур на приобретенные товары (работы, услуги). Какие меры должны быть разработаны и приняты в организации для недопущения таких нарушений в дальнейшем? По нашему мнению, сделать необходимо следующее.
Во-первых, обязать работников бухгалтерии ужесточить проверку счетов-фактур и не включать в книгу покупок сведения о покупках, по которым счета-фактуры недооформлены или в них имеются ошибки.
Во-вторых, приказом по фирме обязать соответствующие подразделения (должностных лиц) при заключении договоров по приобретению товаров (работ, услуг) включать условие, что поставщик возмещает покупателю все материальные потери, которые появятся у покупателя вследствие несвоевременного представления или неправильного оформления продавцом счетов-фактур.
В-третьих, приказом по фирме установить, что ответственность (с указанием санкций) за своевременность представления поставщиками и правильность оформления ими документации (в том числе по счетам-фактурам) по заключенным с поставщиками сделкам несут должностные лица, на которых руководителем фирмы возлагается заключение и оформление соответствующих сделок.
В-четвертых, бухгалтерией до этих должностных лиц доводятся образцы оформления соответствующей документации (в том числе образцы правильно заполненных счетов-фактур).
В-пятых, о случае несвоевременности представления или неправильного оформления счетов-фактур поставщиками главный бухгалтер должен докладывать (после предупреждения ответственных лиц) руководителю фирмы.
В-шестых, установление санкций к должностным лицам фирмы должно быть внесено в действующие на фирме соответствующие положения по оплате труда, премированию и др.
В-седьмых, предусмотреть внесение соответствующих изменений в Учетную политику фирмы на следующий год.