А.С. Колосовская, налоговый консультант

Как правильно работать с бланками строгой отчетности

Порядок оформления, хранения, уничтожения БСО и отражения операций с ними в учете

Как известно, организации и предприниматели, оказывающие услуги населению, вправе вместо чеков ККТ выдавать заказчикам бланки строгой отчетности (БСО)п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее - Закон о ККТ) .

В этой статье мы рассмотрим, как правильно работать с такими бланками с момента их приобретения и до уничтожения, а также как отражать движение БСО в бухгалтерском и налоговом учете.

Форма бланка зависит от вида услуг

Для того чтобы определить, какой бланк вам надо использовать, необходимо проверить, нет ли для вашего вида услуг действующей утвержденной формы. Если такая форма есть, то надо использовать именно ее, а если нет - вам придется разработать форму бланка самостоятельнопп. 3, 5, 7 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее - Положение), . Напомним, что принадлежность вида деятельности к услугам населению определяется по Общероссийскому классификатору таких услуг (ОКУН)Общероссийский классификатор услуг населению ОК 002-93, утв. Постановлением Госстандарта России от 28.06.93 № 163 .

Формы БСО, утвержденные «сверху»

Для отдельных видов услуг формы БСО могут быть разработаны и утверждены каким-либо федеральным органом властипп. 5-7 Положения . Например, Минтранс вправе устанавливать формы авиабилета и иных документов, используемых при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, багажа, грузовп. 4 ст. 105 Воздушного кодекса РФ ; подп. 5.2.3 п. 5 Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.07.2004 № 395 ; Приказ Минтранса России от 18.05.2010 № 116 .

В настоящее время действуют следующие утвержденные Минфином БСОп. 3 Положения... утв. Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 (утратило силу) :

• квитанция на получение страховой премии (взноса)утв. Приказом Минфина России от 17.05.2006 № 80н ;
• квитанция на оплату услуг газификации и газоснабженияутв. Приказом Минфина России от 09.02.2007 № 14н ;
• туристская путевкаутв. Приказом Минфина России от 09.07.2007 № 60н ;
• залоговый билет и сохранная квитанцияутв. Приказом Минфина России от 14.01.2008 № 3н ;
• квитанция на оплату ветеринарных услугутв. Приказом Минфина России от 09.04.2008 № 39н .

Теперь о том, как использовать старые БСО, утвержденные еще до вступления в силу действующего сейчас Положения о наличных расчетах без ККТ :

• БСО, утвержденные Минфином в период действия старого Положения о наличных расчетах без ККТ (с 12.04.2005 по 20.05.2008), должны использовать все, кто оказывает виды услуг, для которых были разработаны эти бланкип. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 ; п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 (утратило силу) ;
• БСО, утвержденные до 12.04.2005, можно было применять только до 01.12.2008п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 ; Письмо Минфина России от 09.06.2009 № 03-01-15/6-291 . Хотя и сейчас еще встречаются организации, применяющие такие устаревшие формы БСО. Например, есть гостиницы, выдающие своим постояльцам при получении от них оплаты счета по форме № 3-ГПриказ Минфина России от 13.12.93 № 121 . Однако Минфин разъясняет, что такая форма бланка в качестве документа строгой отчетности использоваться уже не можетПисьма Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400 , от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11 .
  В результате тех, кто продолжает пользоваться устаревшими БСО, налоговики штрафуют по ст. 14.5 КоАП РФ за неприменение ККТ. Однако при этом они упускают из виду то, что в старых бланках обычно есть все необходимые реквизиты. Поэтому в большинстве случаев суды штраф отменяют, объясняя, что единственное требование к бланку - наличие в нем обязательных реквизитовПостановления ФАС ВВО от 10.06.2009 № А39-649/2009 ; ФАС ДВО от 25.03.2009 № Ф03-997/2009 ; ФАС МО от 07.07.2009 № КА-А41/5848-09 ; ФАС СЗО от 19.10.2009 № А44-1605/2009 ; ФАС ЦО от 04.08.2009 № А62-2237/2009 . Правда, есть и судебное решение в пользу налоговиковПостановление ФАС ДВО от 03.06.2009 № Ф03-2286/2009 . Впрочем, признав, что правонарушение было, суд все же освободил исполнителя услуг от ответственности из-за малозначительности содеянногост. 2.9 КоАП РФ ;
• старые БСО также можно использовать, если орган власти, наделенный правом утверждать формы БСО, пока еще их не разработалп. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 .

Формы БСО, разработанные самостоятельно

Если вы выяснили, что обязательной формы БСО для ваших услуг нет (а в большинстве случаев это именно так), то с мая 2008 г. у вас есть право самостоятельно разработать форму БСОИнформационное письмо Минфина России от 22.08.2008 . Важно лишь включить в БСО все обязательные реквизиты, перечисленные в Положениип. 3 Положения . То есть меньше, чем указано, реквизитов быть не может, а вот добавлять дополнительные реквизиты в БСО можноподп. «к» п. 3 Положения . Однако особенно усердствовать с дополнительными реквизитами все же не стоит. Ведь даже если вы, заполнив все обязательные реквизиты, не заполните дополнительно введенный вами реквизит, то суд теоретически может приравнять это к невыдаче БСО и вас оштрафуют за неприменение ККТст. 14.5 КоАП РФ .

Компоновка реквизитов в бланке также отдана на откуп исполнителям услуг.

Если для ваших услуг нет обязательной формы БСО, разработайте ее сами с соблюдением требований Положения и утвердите приказом по организации. За образец можно взять старую форму БСО, убрав оттуда ссылки на реквизиты нормативного документа, утвердившего форму бланка, и код ОКУД. Этим вы избавите себя от лишних судебных споров о правомерности использования старых форм БСО.

И еще одно общее для всех бланков требование: форма должна обеспечивать одновременное заполнение копии бланка либо иметь отрывную частьп. 8 Положения .

Обязательные реквизиты БСОп. 3 Положения :

• наименование документа, его шестизначный номер и серия;
• наименование и организационно-правовая форма - для организации или ф. и. о. - для предпринимателя;
• место нахождения постоянно действующего исполнительного органа организации, а если такового нет - иного органа или лица, которые имеют право действовать от имени организации;
• ИНН организации или предпринимателя, выдавших документ;
• вид и стоимость услуги;
• размер оплаты;
• даты расчета и составления документа;
• должность, ф. и. о. лица, ответственного за совершение операции, его личная подпись, печать организации или предпринимателя.

Кроме случаев, когда:

• <или> орган власти, разработавший бланк, установил и особый порядок его заполненияподп. «а» п. 8 Положения ;
• <или> все реквизиты БСО заполнены типографским способом при его изготовленииподп. «б» п. 8 Положения ;
• <или> все реквизиты БСО заполнены в электронном видеподп. «в» п. 8 Положения .

А может ли приходный кассовый ордер (ПКО)унифицированная форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 заменить БСО?

ПКО и квитанцию к нему можно использовать в качестве БСО, если они изготовлены в типографии и в них есть все реквизиты, обязательные для БСО. Так же считают и многие судысм., например, Постановления ФАС ЗСО от 05.11.2009 № А45-10533/2009 ; ФАС ПО от 08.10.2009 № А65-12792/2009 . Правда, наличие судебных споров показывает, что подобные действия одобрения у налоговых органов не вызывают. Есть и судебное решение не в пользу организацииПостановление ФАС СЗО от 03.09.2009 № А21-1389/2009 .

К тому же если приходные кассовые ордера у вас будут не просто первичными кассовыми документами, а еще и БСО, то оформлять, хранить и учитывать их придется так же, как и бланки строгой отчетности. Так что безопаснее все-таки самостоятельно разработать бланк и пользоваться именно им.

Как можно изготовить БСО

Бланки строгой отчетности надо изготавливатьп. 4 Положения :

• <или> типографским способом;
• <или> с использованием автоматизированных систем.

В типографиях БСО печатались и раньше. Напомним только, что на типографском БСО должны быть дополнительно указаны сведения об изготовителе (сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер и год выполнения заказа, тираж)п. 4 Положения , п. 9 Положения .

А что же такое автоматизированная система? Вообще-то давать разъяснения по этому вопросу - компетенция МинпромторгаПисьма Минфина России от 03.08.2010 № 03-01-15/6-170 , от 03.02.2009 № 03-01-15/1-43 , от 06.03.2009 № 03-01-15/2-96 . Он же пока никаких разъяснений не выпускал.

Положением установлены лишь требования к автоматизированной системе, согласно которым она должнап. 11 Положения :

• иметь защиту от несанкционированного доступа;
• идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком не менее 5 лет;
• сохранять уникальный номер и серию бланка.

При этом контролирующие органы считают, что обычный компьютер для изготовления БСО не подходит. Причина - он не обеспечивает защиту, фиксацию и хранение сведений о бланке. По мнению Минфина и налоговых органов, автоматизированная система должна отвечать требованиям, предъявляемым к кассовой техникеПисьма Минфина России от 25.11.2010 № 03-01-15/8-250 , от 03.02.2009 № 03-01-15/1-43 ; Письмо УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 № 17-15/126038 .

Так что по-прежнему этот вопрос остается открытым.

Покупаем, храним и уничтожаем БСО

Внимание

Испорченный бланк нельзя просто выбросить. Его нужно перечеркнуть и приложить к книге учета бланковп. 10 Положения .

Сначала вам нужно выбрать ответственного за БСО работника. С таким работником необходимо заключить договор о полной материальной ответственностист. 244 ТК РФ ; п. 14 Положения . Он будет получать БСО, учитывать их в специальной книге, отвечать за их сохранность, заполнять их сам или выдавать тем работникам, которые получают в оплату услуг наличные деньги. Принимать купленные бланки ответственный работник должен в присутствии созданной по приказу руководителя комиссии, сверяя количество бланков, серии и номера с данными в накладной типографии. По результатам приемки комиссия оформляет акт приема бланков в произвольной форме, и ответственный работник фиксирует их приход в книге учета БСОпп. 13, 15 Положения . А передавая бланки работнику, который будет непосредственно рассчитываться с клиентами, ответственный за бланки указывает в книге учета БСО расход и остаток бланков.

Сразу скажем, что если вы выдали БСО сразу после оказания услуги и выручка попала в кассовую книгу за этот день, то только за отсутствие книги учета БСО и актов об их приеме и уничтожении к административной ответственности вас привлечь никто не сможетст. 14.5 , ст. 15.1 КоАП РФ . А поскольку акты и книга учета БСО - это не первичные документы и не учетные регистры, оштрафовать вас по ст. 120 НК РФ у налоговых органов тоже не получится.

Однако не стоит по этой причине отказываться от составления книги и акта об уничтожении БСО. Ведь в их оформлении в первую очередь заинтересована сама организация. Вам же нужно контролировать количество бланков, которые находятся у работников. А услуга - это не товар, и инвентаризацией мало что можно выявить. Тогда как по книге учета БСО сразу видно, что вы, например, передали работнику, принимающему от заказчиков деньги за услуги, 100 бланков, а вернулись к вам только 80. Значит, работнику придется объяснить, куда он дел остальные 20 бланков. По нашему мнению, чем действительно можно пренебречь, так это актом приема бланков - для приемки БСО вполне достаточно книги учета и накладной на бланки, выписанной типографией.

Унифицированной формы книги учета БСО нет, поэтому ее можно разработать самостоятельно, а можно взять форму из Указаний ГМЭКприложение № 6 к Указаниям по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности (приложение № 2 к Протоколу заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001) или воспользоваться формой книги, утвержденной Минфином для бюджетниковПриказ Минфина России от 23.09.2005 № 123н . Ее листы нужно пронумеровать, прошнуровать, проставить подписи руководителя и главного бухгалтера и скрепить печатью организациип. 13 Положения .

Предупреждаем работника

Заполнение не всех реквизитов БСО приравнивается к его невыдаче, что приведет к наложению штрафа за неприменение ККТст. 14.5 КоАП РФ ; п. 4 Постановления Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 № 16 ; п. 3 Положения ; Постановления ФАС ДВО от 28.02.2007 № Ф03-А51/07-2/123 ; ФАС СКО от 29.04.2009 № А32-18480/2008-56/286-13АЖ :

• на организацию - от 30 000 до 40 000 руб.;
• на работника, в чьи должностные обязанности входит выдача БСО, - от 1500 до 2000 руб.

К порядку хранения БСО сложных требований нет - достаточно, если вы будете хранить бланки в сейфе, который в конце каждого рабочего дня надо опечатыватьп. 16 Положения . Кроме того, инвентаризацию бланков необходимо проводить одновременно с инвентаризацией наличных в кассеп. 17 Положения ; пп. 3.39, 3.40, 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 ; пп. 37, 38 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 .

Копии и корешки использованных и испорченных бланков, упакованные в опечатанные мешки, надо хранить не меньше 5 лет со дня окончания года, в котором они были использованы. Когда закончится этот срок и пройдет месяц со дня последней инвентаризации БСО, их можно будет уничтожить, создав комиссию и составив акт об уничтожении бланковп. 19 Положения , п. 1.4 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 . Форму такого акта вы можете разработать самостоятельно или взять форму акта, разработанную для бюджетниковприложение № 2 к Инструкции по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н .

Учитываем БСО

В бухгалтерском учете БСО отражают на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценкеПлан счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н . Проще оценить БСО в сумме фактических затрат на их изготовление.

Раньше ГМЭК рекомендовала купленные БСО сначала учитывать на счете 10 «Материалы» по их фактической стоимости и по мере использования списывать на затратные счетаУказания по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности (приложение № 2 к Протоколу заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001) . Однако это, во-первых, усложняло учет. А во-вторых, вообще противоречило назначению счета 10, поскольку никакой ценности БСО сами по себе не имеют, и поэтому вряд ли их можно назвать материально-производственными запасами. По этим причинам счет 10 для учета БСО использовать неправильно. Обычно стоимость бланков сразу при их оприходовании включают в затраты проводкой: дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (или 44 «Расходы на продажу») и кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Либо канцелярских расходовподп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ; Письмо Минфина России от 17.05.2005 № 03-03-02-04/1/123 .

Пример. Учет бланков строгой отчетности

/ условие / ООО «Артель» ремонтирует обувь по заказам физических лиц (бытовые услуги населению).

01.08.2010 бухгалтер-кассир В.Л. Орионова получила из типографии (по накладной от 01.08.2010 № 509) 1000 квитанций (БСО), по которым общество принимает наличную выручку.

Стоимость услуг типографии - 1062 руб. (в том числе НДС 162 руб.). Серия бланков ЛХ, номера от 000001 по 001000.

На следующий день, 02.08.2010, 70 бланков переданы обувщику А.В. Меркурьеву, оказывающему услуги по ремонту обуви и принимающему оплату от заказчиков. Право обувщика получать бланки строгой отчетности в бухгалтерии предусмотрено приказом руководителя ООО от 11.01.2010 № 5. 02.08.2010 обувщик сдал пять копий квитанций на оплату услуг по ремонту обуви. Помимо этого, две квитанции обувщик испортил и также сдал их в бухгалтерию.

/ решение / Для забалансового счета 006 организация открыла субсчета: 006-1 «Бланки квитанций в бухгалтерии», 006-2 «Бланки квитанций у исполнителя». Забалансовый учет БСО ведется в сумме фактических затрат. Стоимость 1 бланка - 0,9 руб.
((1062 руб. - 162 руб.) / 1000 шт.).

Прием бланков из типографии и их выдачу обувщику В.Л. Орионова отразила в книге учета БСО. Также к книге она приложила испорченные бланки.

Книга учета бланков квитанций на оказание услуг по ремонту на 2010 год

Давайте посмотрим, какие записи нужно сделать бухгалтеру ООО «Артель», чтобы отразить операции в бухгалтерском учете.

Не забывайте, что даже если вы применяете ЕНВД по бытовым услугам населению и не используете при этом ККТ, то вам необходимо применять БСОпп. 2, 2.1 ст. 2 Закона о ККТ . Иначе налоговики могут вас оштрафовать так же, как за неприменение кассового аппаратаст. 14.5 КоАП РФ .

Большая часть людей, занимающихся коммерческой деятельностью, знает, что представляют собой бланки строгой отчетности. Подобные документы используют как коммерческие структуры, так и индивидуальные предприниматели. По своей сути, бланки строгой отчетности несут в себе функции обычного кассового чека в процессе наличных расчетов или же с использованием банковских счетов.

Использование таких документов допускается лишь при расчетах с физическими лицами. Если же в качестве клиента предприятия выступает другая коммерческая организация, то применение таких документов не допускается. Действующее законодательство не накладывает никаких обязательств на предприятие или ИП проверять юридический статус лиц, выступающих в качестве клиентов. Проблемы с налоговыми органами могут возникнут лишь в том случае, если будет обнаружен договор, заключенный с юридическим лицом.

Что представляет собой журнал

Учетная книга (журнал) по бланкам строгой отчетности используется коммерческими структурами и ИП в целях организации и упорядочивания процесса учета выданных документов, которые создаются в специальных типографиях.

Данный журнал вмещает в себе такие данные о бланках , как:

• общее количество, полученных от типографии;
• количество использованных (выданных продавцам для использования при расчетах с клиентами);
• остаточное количество, что имеются в наличии у организации;
• количество непригодных, которые были списаны.

Необходимо учесть тот факт, что в учетной книге нет никакой необходимости указывать данные по каждому из бланков, выданных клиентам.

Данный журнал используется лишь для ведения учета внутри коммерческой организации. По ошибочному мнению некоторых бизнесменов в книгу учета бланков строгой отчетности требуется вносить данные о размере полученных доходов. На самом деле этого делать не нужно.

В данную книгу необходимо вносить лишь ту информацию, что касается количественного перемещения бланков : прием их из типографии, передача сотрудникам, остаточное количество, а также их . Одновременно с этим, процесс учета всех доходов, что были получены с помощью бланков строгого отчета, проходит в .

На сегодняшний день не существует утвержденного формата книги для ведения учета. Каждая организация может создать свой вариант данной учетной книги. Стоит отметить тот факт, что чаще всего предприятия используют для создания подобной книги форму по ОКУД 0504045.

Необходимо помнить о том, что каждый лист данной учетной книги должен быть пронумерован, прошнурован, а также подтвержден подписью непосредственного управляющего и главного бухгалтера организации и закреплен печатью компании.

Основные правила при ведении

Если коммерческая структура в своей хозяйственной деятельности использует бланки строгой отчетности, то она обязана вести учетную книгу. На данный момент времени государство пока не определило формат данной учетной книги (журнала) для использования предприятиями и индивидуальными предпринимателями.

По этой причине большинство специалистов рекомендуют организациям и частным предпринимателям использовать форму учетного журнала, что применяется государственными и муниципальными структурами. Данная форма была окончательно утверждена 15 декабря 2010 года Приказом Минфина РФ №173 .

При необходимости в данную форму можно вносить дополнительные столбцы и графы . Данную книгу можно купить или же изготовить в типографии. Каждый лист учета должен быть пронумерован. Все листы этого учетного журнала прошиваются, а подпись руководителя коммерческой организации скрепляется соответствующей печатью.

Журнал должен заполняться предельно аккуратно . Следует точно указать количество полученных от типографии бланков строгой отчетности. Кроме того, необходимо указать информацию о номерах, сериях, а также наименованиях данных бланков. Стоит не забывать о том, что все испорченные или же неверно заполненные БСО никогда не выбрасываются, они перечеркиваются и прикладываются к учетной книге (журналу) БСО.

За ведение учетного журнала БСО отвечает специально назначенный человек из числа сотрудников коммерческого предприятия, который несет материальную ответственность. Руководитель компании или же индивидуальный предприниматель в обязательном порядке должен составить договор о материальной ответственности с сотрудником, что будет заниматься , а также всеми финансовыми и денежными операциями, связанными с этими документами.

Исходя из условий деятельности компании с определенной периодичностью осуществляется внесение информации в учетную книгу.

Вся информация, которая вносится в учетную книгу, должна отражать исключительно процесс получения бланков из типографии , а также их передачу ответственному сотруднику, что будет заниматься выдачей данных документов клиентам предприятия. При этом всем стоит помнить, что при получении оплаты запись об этом в книге учета делать нет никакой необходимости.

Принцип внесения данных

В шапке регистра бухгалтерии или же на отдельном листе, что должен стать титульным, следует внести информацию о названии данного документа , а также данные о периоде, что будет охватывать внесенные в него записи. Непосредственно под регистровым названием вписывается название коммерческой структуры или же ФИО индивидуального предпринимателя.

Кроме этого, вносится информация о коде ОКПО и название отдела организации, что будет заниматься ведением этого временного списка (зачастую данным отделом будет бухгалтерия), а также название формы отчетности строгого типа.

Часть документа с таблицами должна вмещать в себя следующие данные :

1. Подробная дата совершения финансовой операции.
2. Полное название организации, что получает бланки, а также структуры, что их поставляет.
3. Информация о документе, который будет выступать в качестве свидетельства о приеме каждого бланка строгой отчетности по отдельности.
4. Подробные данные о применении и остаточном количестве бланков с внесением данных о серии и номерах этих бланков роме того, вносится информация о количестве БСО в том случае, если необходимо зафиксировать прием или передачу пакета документов. Как пример подобная ситуация может возникнуть при поступлении БСО из типографии. В такой ситуации следует указать все серийные номера бланков по их порядковому номеру расположения в пачке.
5. Конечное количество БСО: пришли, были выданы, остались, а также на которых был заведен отдельный учетный журнал.

Вся подробная информация с детальными инструкциями относительно методики заполнения журнала учета документов строгой отчетности должна быть расположена внутри локального акта , что издается непосредственным руководителем коммерческой организации. В данном локальном акте или же в отдельном изданном приказе руководителя предприятия будет указано лицо с занимаемой им должностью, на которое будет возложена ответственность за сохранность БСО.

Также стоит отметить то, что с данным сотрудником компании в обязательном порядке составляется договор о материальной ответственности. Данное лицо получит функции внесения необходимых записей в учетный журнал бланков строгой отчетности.

В этом документе должна быть указана информация о приходе БСО, их выдаче, а также возврате и процедуре списания первичной бланковой документации. К шапке регистра необходимо прикладывать все корешки от выданных документов вместе с неверно заполненными БСО и теми бланками, что по определенным причинам уже не могут быть выданы клиентам предприятия.

Итоги

Чтоб полностью убедиться в том, что процесс ведения учетного журнала БСО происходит с полным соответствием требований и норм, необходимо провести проверку таких аспектов, что возникают при заполнении БСО:

• соблюдение правил оформления учетной книги;
• ручное внесение данных;
• наличие всей необходимой информации о движениях документов;
• указание по отдельным видам бланков их остаточного количества.

При соблюдении данных моментов можно смело утверждать о том, что процесс учета ведется на предприятии абсолютно верно .

Когда можно выдавать БСО? Подробности — на данном видео.

Многие предприятия и ИП при работе с населением посредством осуществления денежных расчетов применяют бланки строгой отчетности. Использование этих документов заменяет контрольно-кассовые аппараты. В то же время учет бланков, хранение, инвентаризация и уничтожение подчиняются установленным правилам.

Применение бланков строгой отчетности

При оказании услуг физ.лицам допускается использование бланков строгой отчетности. Это затрагивает расчеты с населением, которые осуществляются наличными денежными средствами или с использованием пластиковых платежных карт.

При работе с юр.лицами использование бланков не предусмотрено. На данных условиях расчеты ведутся при помощи ККМ.

Бланки строгой отчетности вправе использовать как организации, так и физ. лица при осуществлении предпринимательской деятельности.

Кто вправе применять БСО?

Для тех, кому разрешено использовать БСО, эти документы приравниваются к кассовому чеку, дают возможность руководству сэкономить на приобретении и обслуживании кассового аппарата.

Вместе с тем применение бланков должно соблюдаться по нормам законодательства, иначе налагаются штрафы размером 3 000 ― 4 000 для физ. лиц, 30 000 ― 40 000 ― относительно организаций.

Кроме БСО, представляющих собой квитанции при расчетах с населением, к бланкам подобного вида относятся и другие документы, такие как трудовые книжки, больничные листы, проездные документы, наряды, талоны.

Требования к выпуску и оформлению бланков

Правила, регулирующие порядок выпуска, учета, хранения и уничтожения подобных бланков содержатся в Постановлении № 359 от 06.05.2008 г .

Бланки изготавливаются типографским способом или с применением прочих автоматизированных систем. Последний вариант предусматривает соблюдение следующих условий:

• полагается иметь защиту используемой автоматизированной системе от несанкционированного доступа извне;
• требуется сохранять данные об операциях не менее 5 лет;
• при заполнении бланков и выпуске требуется присваивать уникальные номера и серию.

Налоговые органы вправе затребовать информацию о выпущенных автоматизированным способом бланках. Что касается автоматизированной системы, при помощи которой изготавливаются подобные документы, происходит учет и фиксация, использовать с этими целями стандартный персональный компьютер не получится, так как речь идет не о простом печатающем устройстве.

Если приобретение БСО осуществляется на стороне (покупка бланков, изготовленных типографским способом), то при приемке товара следует создать специальную комиссию. В составе комиссии обязательно должны быть работники, в дальнейшем работающие непосредственно с подобными документами. С ними же в заключаются договора о материальной ответственности. Выпускаются акты, подтверждающие количество, наличие бланков, номера и серии.

При оформлении документов должны быть предусмотрены создание отрывных частей или хотя бы одной дополнительной копии.

Заполнение бланков производится с указанием принятых денежных сумм, оказанных услуг, даты реализации, подписями продавца и покупателя. Испорченный в процессе заполнения бланк строгой отчетности считается недействительным и подлежит обязательной замене.

Учет бланков строгой отчетности. Пример проводок

Учет приобретенных бланков строгой отчетности фиксируется в книге учета БСО, прошнурованной и пронумерованной, заверенной подписями ответственных лиц. Форму книги допускается разрабатывать самостоятельно или воспользоваться утвержденным регистром.

Никаких помарок и исправлений в бланках строгой отчетности быть не должно. В противном случае документ признается недействительным. Подобные бланки перечеркиваются и прикладываются к книге учета БСО.

Инвентаризация бланков происходит наравне с инвентаризацией денежной наличности и иных подобных документов, хранящихся в кассе у материально ответственных лиц.

При инвентаризации бланков происходит пересчет. Полученные данные сверяются с текущими данными учета. Кроме того, обращается внимание на наличие необходимых сведений в документе. Проводится учет испорченных экземпляров.

Организации учитывают бланки на забалансовом счете 006. Применяется условная оценка затраченных средств, которая часто фактически схожа с реальными затратами на изготовление или приобретение документов.

Для отражения операций в бухучете используются следующие счета:

• 10 ― «материалы»;
• 20, 26 ― расходы в производственных организациях;
• 44 ― расходы в учреждениях торговли.

Приобретение бланков, распечатанных типографским способом, допускает принятие возможного НДС к учету, сами расходы можно учесть в затратах как при ОСНО, так и при УСН.

Пример . Организация, оказывающая реализацию услуг населению в розницу, приобрела БСО на общую сумму 5 400 рублей (в том числе НДС 823,73 рубля). Какими проводками необходимо отразить операции в учете?

1. Дт 44 ― Кт 60 ― 4576,27 рублей. Приняты на затраты приобретенные БСО.
2. Дт 19 ― Кт 60 ― 823,73 рубля. Выделен НДС.
3. Дт 68 ― Кт 19 ― 823,73 рубля. Сумма налога принята к вычету.
4. 006 ― 4576,27 рублей. Бланки учтены на забалансовом счете.

Хранение и уничтожение бланков строгой отчетности

Срок хранения БСО (отрывных корешков документов) не должен быть менее 5 лет. Место хранения представляет собой специально оборудованное помещение или металлические сейфы, исключающие возможности порчи или кражи. Наряду с корешками и дополнительными экземплярами ведется учет и испорченных, пришедших в негодность экземпляров.

По истечение установленного срока бланки подлежат уничтожению, но не ранее месяца со дня проведения последней инвентаризации. Результаты инвентаризации подлежат оформлению.

Для уничтожение более непригодных документов с истекшим сроком хранения составляется отдельный акт. Подписывается руководством при создании специальной комиссии. Состав комиссии законодательно не регулируется. Целесообразно предположить, что членами могут быть руководитель, представители бухгалтерской службы, материально ответственное лицо, кадровые сотрудники. Те же условия уничтожения предусмотрены и для испорченных экземпляров.

Ведение учета БСО является одним из требований законодательства. Чтобы делать это правильно, нужно понимать, что собой представляет и как заполнять журнал учета.

Их применяют для расчетов в процессе оказания услуг и внутри предприятия. Такие бланки можно рассматривать в качестве альтернативы кассовому аппарату и не только. При расчете за товары их применять нельзя.

Предприятием может быть оказано только по безналичному расчету. Такие документы применяются только, если услуги предоставляются физическим лицам.

Для некоторых разновидностей деятельности бланки зафиксированы в нормативных актах, для большинства других этого нет. Важно, чтобы на бланке обязательно присутствовал необходимый состав реквизитов.

Печатать бланки самостоятельно на компьютере нельзя (можно лишь при исполнении некоторых довольно сложных условий), их фактически можно получить только в типографии. Обычно это не составляет каких-либо проблем.

Считается, что использовать такие бланки можно только для тех услуг, которые содержатся в перечне ОКУН. Но это спорная точка зрения. На эту тему часто происходят дискуссии.

Журнал учета БСО: правила заполнения

Для учета наличия и движения этих бланков. Говоря конкретнее, указывается количество бланков:

• поступивших из типографии
• потраченных (выданных материально ответственному лицу, которое ответственно за их заполнение и выдачу клиентам)
• испорченных (поврежденных или заполненных с ошибками)
• списанных (уничтоженных согласно правилам, установленным законодательством)

Здесь требуются пояснения. Как известно, на бланках должны быть указаны их номер и серия. При заказе в типографии обычно диапазон номеров и нужные серии определяет заказчик. В большинстве случаев вид обычного БСО в типографии уже определен.

В некоторых случаях для определенных видов услуг существуют специальные бланки. В других речь идет о том, что бланк должен содержать определенный набор реквизитов, но его форма остается на усмотрение предпринимателя. В последнем случае, хотя может быть предложен свой вариант, удовлетворяющий требованиям законодательства, обычно типография имеет уже сформированные образцы бланков.

В журнале не отмечается выдача заполненных бланков конкретным клиентам. На предприятии, как правило, которому выдают определенное количество бланков, он их заполняет и выдает клиентам по мере необходимости. С таким лицом предприятие заключает договор о материальной ответственности. Испорченные бланки, а также копии или корешки использованных квитанций хранятся в опечатанных пакетах пять лет. Испорченные бланки выбрасывать не разрешается.

Списание тех бланков, которые уже использованы, разрешено через пять лет хранения. Обычно принято это делать через пять лет и один месяц. При этом не разрешается их просто уничтожать. Для этого на предприятии создается комиссия, которая и производит уничтожение, составив соответствующий акт об этом и указав серии и номера уничтоженных документов.

В журнале не указываются данные о доходах, которые были получены в процессе оказания услуг, сопровождаемых выдачей таких бланков. Здесь отражаются только их количественные перемещения и имеющийся остаток.

Образец журнала учета БСО

Не существует утвержденной формы книги учета. Однако в ней должны иметь место определенные реквизиты. Могут использоваться самостоятельно разработанные формы, однако многие используют форму ОКУД 0504045 в качестве основы этого документа.

Для того чтобы начать использование журнала необходимо:

• пронумеровать страницы книги
• прошить, директора, главного бухгалтера и поставить печать предприятия

В налоговой регистрировать книгу не нужно.

При формировании книги ее реквизиты относятся к шапке и к заполнению таблицы.

В первом случае обычно необходимо предусмотреть следующие графы:

1. Наименование формы. Дело в том, что возможна ситуация, когда для работы используются определенные разновидности этих бланков. Тогда для каждого из них должен быть сделан отдельный журнал, а наименование должно присутствовать в шапке журнала.
2. , название подразделения, где ведется учет.
3. Когда было положено начало ведения учета.
4. Указывается должность и фамилия лица, которое отвечает за ведение журнала таких бланков. Необходимы реквизиты приказа по назначению.

Данные о движении бланков должны быть отражены в специальной таблице. В ней должны быть предусмотрены следующие графы:

1. Дата движения бланков.
2. От кого получены или кому переданы. Необходимо указать серии и номера бланков.
3. Фиксируется документ. При этом при получении их в подразделение его указание является обязательным, а выдача осуществляется на основании внутренних правил работы.
4. Последняя графа содержит данные об остатке бланков.

В процессе учета применяется условная цена. Ее принимают произвольным образом. Обычно берут стоимость одного бланка равной одному рублю. Это дает дополнительные удобства при ведении учета. Так, остаток и движения отражаются на одном из забалансовых счетов, а наличие, хотя и условной, цены позволяет применять правила бухгалтерского учета.

Когда журнал прошит и пронумерован, концы шнура обычно проклеиваются бумагой, на которой должна быть проставлена и подписи директора и главного бухгалтера. Кроме этого, там ставится дата оформления.

Аккуратное, правильное ведение документации является одним из важных условий успешного бизнеса.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Метод учета подобных документов обязателен для различных бюджетных учреждений, предоставляющих различные услуги покупателям. Многие и на сегодняшний день имеют возможность предоставлять услуги населению, не применяя при расчетах . Но бывают моменты, когда необходимо письменно зафиксировать факт оплаты за определенную услугу. Как раз для этой цели предполагаются квитанции строгой отчетности.

Общие сведения о книге учета бланков строгой отчетности

Правовые документы

Дабы отпуск и контроль этих документов были упорядочены, 6 мая 2008 года вышло Постановление Правительства РФ за номером 359, в котором подробно описано как должно вести записи в книге учета. Эти требования предъявлены к бюджетным организациям. Для предпринимателей жестких рамок нет, и чтобы «не изобретать велосипед», целесообразно использовать эти же рекомендации.

Для государственных, различных муниципальных, бюджетных предприятий журнал должен заполняться по образцу 0504045. Он был разработан приказом Минфина РФ № 52-н. Дата принятия приказа 30 марта 2015 года.

Хотя для предпринимателей до сих пор не существует официально разработанной формы, то для удобства возможно придерживаться аналогичных, прописанных в законе, указаний.

Книга бланков строгой отчетности описана в данном видео:

Ее предназначение

В книге ведется контроль бланков, которые были приобретены для осуществления своей деятельности. В книге должны отражаться сведения о

• Количестве приобретенных квитанций строгой отчетности;
• Использованных при проведении торговых операций или выданных в подотчет ответственному сотруднику;
• Бланках, находящихся в резерве;
• Списанных по разным причинам.

Своевременное заполнение сведений по бланкам позволяет контролировать правильное их применение. Аккуратное выписка книги учета дает возможность контролирующим службам быстро отыскать нужную информацию по любому бланку.

Правила заполнения книги учета БСО

Субъекты использования

Государственными организациями при предоставлении различных услуг используются документы строгой отчетности. Каждый документ по номеру учитывается и записывается в журнал учета. Эти требования относятся и к предпринимателям, и к , и ко всем, кто не применяет в работе кассовые машины.

Причем в этой книге необходимо учитывать только номера выданных документов. Содержание самого бланка расписывать не стоит. Это учитывается в самой квитанции, копия которой остается у сотрудника организации. При проверке журнал учета должен быть предоставлен для просмотра проверяющим органам.

Оформление документа

Правила и требования по заполнению

Приобрести книгу возможно в магазине, а можно сделать самостоятельно. Если в вашей организации предполагается не много бланков строгой отчетности, то вам хватит даже обычной школьной тетради. Скачать бланк книги можно бесплатно .

Сначала заполняют титульный лист книги. Указываем реквизиты компании (в т.ч. , и т.п.) и данные ответственного сотрудника за заполнение книги. Дата начала записей и окончания книги. Некоторые компании требуют, чтобы не только на титульном листе, но и на каждом внутреннем листе стояла печать предприятия и подпись главного бухгалтера или руководителя.

В основном, записи распределяются следующим образом:

1. На левой стороне журнала нужно поставить дату приобретения и номера бланков. В случае, когда бланков много, нужно проставить начальный номер и заключительный. Обязательно нужно указать общее количество бланков и место их приобретения.
2. На правой стороне книги регистрируем использованные бланки по мере их расходования.

• Существуют также бланки, которые нужно будет списать, то есть они незаполненные, но и использовать их нельзя. Это порванные или потерявшие нормальный вид экземпляры. Их также пишут в книге по порядку и делают пометку о списании.
• Это же относится и к бланкам, которые возвращены покупателями по тем или иным причинам.
• Кроме этого, все копии бланков должны быть также подшиты к книге, независимо от того, использованный это документ или испорченный, возращенный и т.д. В бухгалтерском учете эти бланки учитываются на счете 006, который как раз и способствует отражению действий с документами строгой отчетности.

При подобном заполнении книги вам не придется долго искать сведения об определенном бланке.

Образец заполнения книги

Нумерация и прошивка

Кроме указанного, все листы книги учета нужно пронумеровать и прошить. На последней странице книги шнуровку следует проклеить листом, на котором должен быть печатный оттиск организации и подпись руководителя или должностного работника.

Как заполнить книгу, на примере расскажет видео ниже: