Е.В. Орлова,
зам. генерального директора ЗАО "АСМ Аудит"

Во многих небольших организациях (если объем учетной работы позволяет) руководитель лично ведет бухгалтерский учет. Однако документально оформление таких функций руководителем организации далеко не всегда соответствует требованиям действующего трудового и бухгалтерского законодательства. Более того, в подобных ситуациях между кадровыми документами и бухгалтерскими документами, а также между разными взаимосвязанными кадровыми документами имеются определенные противоречия.

1. Требования к бухгалтерским документам

Подпункт "г" п. 2 (далее - Закон о бухгалтерском учете) допускает возможность ведения бухгалтерского учета лично руководителем организации.

Поскольку порядок организации бухгалтерского учета является одним из элементов учетной политики, то данное обстоятельство должно быть зафиксировано в бухгалтерской учетной политике организации в соответствии с требованиями Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98, утвержденного .

Форма такого приказа организацией разрабатывается самостоятельно исходя из действующей в ней системы делопроизводства.

Ниже в качестве примера приведен образец подобного приказа применительно к ситуации, при которой решение о том, что руководитель ведет учет лично, принято на дату утверждения учетной политики по бухгалтерскому учету на очередной финансовый год.

Пример 1.

Пунктом 5 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете и п. 17 Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н, определено, что бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации*1 .
_____
*1 Проблем с подписанием налоговой отчетности применительно к рассматриваемой ситуации не имеется. В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 137-ФЗ "О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с осуществлением мер по совершенствованию налогового администрирования", внесшим изменения в п. 5 ст. 80 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ), начиная с 1 января 2007 года главный бухгалтер не обязан подписывать налоговую отчетность. С этой даты налоговые декларации подписывает представитель налогоплательщика, тем самым подтверждая достоверность и полноту указанных в ней сведений. Законным представителем организации является ее руководитель, действующий на основании учредительных документов (п. 1 ст. 27 НК РФ).

Соответственно бухгалтерская отчетность организации, в которой бухгалтерский учет ведется ее руководителем лично, подписывается только руководителем организации. Вторая подпись (подпись главного бухгалтера) в этом случае не проставляется. Поэтому копию приказа об учетной политике по бухгалтерскому учету, в котором предусмотрено возложение обязанностей главного бухгалтера на руководителя организации, рекомендуем представить в налоговую инспекцию.

В то же время напоминаем читателям журнала, что учетная политика не входит в состав сдаваемой в налоговые органы бухгалтерской и налоговой отчетности. Потребовать ее налоговые инспекторы могут только при проведении камеральных или выездных налоговых проверок. Поэтому представление этого документа в налоговую инспекцию вместе с бухгалтерской отчетностью за соответствующий финансовый год является делом добровольным. Применительно к рассматриваемой ситуации во избежание ненужных конфликтов и учитывая то обстоятельство, что учетная политика не является конфиденциальной информацией, все-таки целесообразно представлять ее в налоговую инспекцию в начале каждого финансового года.

Кроме того, копия приказа об учетной политике по бухгалтерскому учету на практике часто выдается организацией для своих покупателей и заказчиков. Это связано с тем, что при реализации продукции (работ, услуг), имущественных прав организация выставляет в адрес своих контрагентов счета-фактуры, которые должны быть подписаны руководителем организации и ее главным бухгалтером либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) согласно п. 6 ст. 169 НК РФ. Если руководитель организации ведет бухгалтерский учет лично, его подпись один раз проставляется на счете-фактуре (за руководителя). Подписи главного бухгалтера на счете-фактуре в соответствии с требованиями п. 6 ст. 169 НК РФ в этом случае не будет (постановление Президиума ВАС РФ от 09.07.2002 N 58/02, доведено до налоговых органов письмом МНС России от 02.09.2002 N ШС-6-14/1353).

В примере 1 рассмотрена ситуация, когда решение о том, что руководитель организации лично ведет бухгалтерский учет, принято на дату утверждения учетной политики по бухгалтерскому учету на очередной финансовый год.

Однако такое решение руководитель организации, руководствуясь соображениями финансовой экономии, нехваткой квалифицированных кадров и другими причинами, может принять в любое время начавшегося финансового года, когда учетная политика по бухгалтерскому учету уже утверждена.

В этом случае в соответствии с требованиями п. 16 ПБУ 1/98 должны быть оформлены дополнения в ранее принятую бухгалтерскую учетную политику в том же порядке, что и сама учетная политика, то есть приказом руководителя организации. Напомним читателям журнала, что согласно последнему абзацу п. 16 ПБУ 1/98 не считается изменением учетной политики утверждение способа ведения бухгалтерского учета фактов хозяйственной деятельности, которые отличны по существу от фактов, имевших место ранее, или возникли впервые в деятельности организации.

Пример 2.

Приказ о внесении дополнений в учетную политику по бухгалтерскому учету также целесообразно представить в налоговую инспекцию, контрагентам организации (покупателям, заказчикам) и другим заинтересованным пользователям.

По нашему мнению, принятие решение о возложении функций по ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской отчетности лично на руководителя организации после утверждения учетной политики по бухгалтерскому учету на очередной финансовый год является существенным обстоятельством для организации, и мы рекомендуем, руководствуясь нормами п. 4 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете, п. 15 и 23 ПБУ 1/98, п. 1 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина России от 22.07.2003 N 67н, раскрыть данное существенное обстоятельство в тексте пояснительной записки, входящей в состав годовой бухгалтерской отчетности. Вышеуказанный документ составляется организацией в произвольной форме.

Пример 3.

2. Требования к кадровым документам

В рассматриваемой ситуации руководитель организации лично выполняет функции главного бухгалтера, связанные с формированием учетной политики, ведением бухгалтерского учета, своевременным представлением полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Как отмечено выше, такая возможность для руководителя прямо предусмотрена бухгалтерским законодательством (подпункт "г" п. 2 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете).

2.1. Штатное расписание

Бытует мнение: если в организации ведется бухгалтерский учет, то должен быть и главный бухгалтер. Это справедливо далеко не ко всем случаям. Вводить в штатное расписание должность главного бухгалтера совсем не обязательно, если руководитель сам ведет бухгалтер-ский учет организации.

Действующим законодательством не преду-смотрено обязательное наличие в штате организации должности главного бухгалтера (как и должности рядового бухгалтера).

Согласно письму Роструда от 28.12.2006 N 2263-6-1, если руководитель организации лично ведет бухгалтерский учет, это должно быть отражено в приказе об учетной политике по бухгалтерскому учету. Введение в штатное расписание (унифицированная форма N Т-3)*1 должности главного бухгалтера в этом случае не требуется.
_____
*1 Здесь и далее ссылки на унифицированные формы первичных учетных документов по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Пример 4.

В ходе аудиторской проверки было установлено, что пакет документов, подтверждавших возложение функций по ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской отчетности на соответствующих должностных лиц ООО "Эстер", а также на привлеченного к этой работе стороннего специалиста, был оформлен неправильно.

Так, в 2007 году бухгалтерский учет и составление отчетности в ООО "Эстер" осуществлялись:

- за период с 01.01.2007 по 28.02.2007 - генеральным директором ООО "Эстер", возложившим на себя функ-ции главного бухгалтера в соответствии с приказом по ООО "Эстер" от 10.07.2006 N 5. Приказ о сложении функ-ций главного бухгалтера с генерального директора начиная с 01.03.2007 аудитору представлен не был;

- за период с 01.03.2007 по 10.09.2007 - Смирновой Ольгой Петровной по договору подряда б/н от 01.03.2007 (услуги по сдаче годовой отчетности и ведению бухгалтерии). Годовая бухгалтерская и налоговая отчетность за 2007 год, сданная 31.03.2008 (бухгалтерская отчетность), 28.03.2008 (налог на прибыль), 27.03.2008 (налог на имущество организаций), 23.03.2008 (единый социальный налог, Пенсионный фонд Российской Федерации), подписаны Смирновой О.П. Одновременно в представленных аудитору документах есть приказ по ООО "Эстер" от 28.02.2007 N 12 о назначении Смирновой О.П. с 01.03.2007 на должность главного бухгалтера с окладом согласно штатному расписанию (документ составлен в произвольной форме, что не соответствует требованиям п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом трудовой договор со Смирновой О.П. был заключен только 11.09.2007);

- за период с 11.09.2007 по 31.12.2007 - главным бухгалтером Смирновой О.П. по трудовому договору от 11.09.2007 N 25-к.

Решение генерального директора ООО "Эстер" о возложении на себя функций главного бухгалтера отражено в приказе по ООО "Эстер" от 10.07.2006 N 5 и не отражено в приказе от 31.12.2006 N 1-УП "О бухгалтерской учетной политике ООО “Эстер” на 2007 год". В приказе по ООО "Эстер" от 10.07.2006 N 5 (документ, составленный в произвольной форме) генеральным директором использована следующая формулировка: "В связи с отсутствием в штатном расписании ООО "Эстер" должнос-ти главного бухгалтера ведение бухгалтерского учета возлагаю на себя".

К материалам аудиторской проверки было представлено штатное расписание ООО "Эстер", действовавшее в 2007 году, в котором предусмотрена такая штатная единица, как главный бухгалтер. Таким образом, формулировка приказа по ООО "Эстер" от 10.07.2006 N 5 некорректна.

Кроме того, решение ООО "Эстер" о передаче функций по ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской отчетности на договорных началах бухгалтеру-специалисту не зафиксировано ни в приказе по ООО "Эстер" от 31.12.2006 N 1-УП "О бухгалтерской учетной политике ООО “Эстер” на 2007 год", ни в отдельном организационно-распорядительном документе по ООО "Эстер".

Напротив, в п. 3 приказа по ООО "Эстер" от 31.12.2006 N 1-УП "О бухгалтерской учетной политике ООО “Эстер” на 2007 год" прямо установлено, что ведение учета осуществляется главным бухгалтером, а не сторонним специалистом по гражданско-правовому договору и не генеральным директором.

Вышеприведенное некорректное и противоречивое оформление пакета взаимосвязанных документов по ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской отчетности лично генеральным директором ООО "Эстер" и привлеченным сторонним специалистом может привести к налоговым рискам, связанным с признанием для целей налогообложения прибыли стоимости услуг стороннего бухгалтера по гражданско-правовому договору за период с 01.03.2007 по 10.09.2007 и главного бухгалтера - за период с 11.09.2007 по 31.12.2007.

2.2. Совмещение или совместительство

Если должность главного бухгалтера в штатном расписании организации уже имеется, а руководитель приказом возложил на себя функции главного бухгалтера, то в этом случае возможно оформление трудовых отношений с использованием нижеследующих вариантов.

2.2.1. Вариант внутреннего совмещения

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) не содержит норм, запрещающих руководителю совмещать должности внутри организации.

Согласно ст. 60.2 ТК РФ совмещение профессий (должностей) - это выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) и выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (рабочей смены).

Особенности совмещения профессий (должностей) ТК РФ не устанавливает.

На основании ст. 423 ТК РФ в части, не противоречащей настоящему Кодексу, продолжают действовать постановление Совмина СССР от 04.12.1981 N 1145 "О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)" и инструкция ВЦСПС, Минфина СССР и Госкомтруда СССР от 14.05.1982 N 53-ВЛ "По применению постановления Совета Министров СССР от 4 декабря 1981 г. N 1145 “О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)”".

Согласно подпункту "а" п. 15 постановления Совмина СССР от 04.12.1981 N 1145 данное постановление не распространяется на руководителей организаций. Однако в настоящее время это ограничение не применяется, так как Верховный Суд Российской Федерации определением от 25.03.2003 N КАС 03-90 признал недействующим указанный пункт постановления Совмина СССР в части, ограничивающей совместительство руководителей. Суд указал, что ограничение свободы труда, установленной Конституцией Российской Федерации и ТК РФ, возможно на основании федерального закона только в той мере, в какой это необходимо в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства. Таким образом, норма постановления Совмина СССР от 04.12.1981 N 1145, запрещающая совмещение должностей руководителям организаций, применению не подлежит.

При этом читателям журнала следует иметь в виду, что согласно ст. 276 ТК РФ руководитель организации не может входить в состав органов, осуществляющих функции надзора и контроля в данной организации (например, в ревизионную комиссию, службу охраны труда).

Таким образом, руководитель организации может совмещать несколько руководящих должностей в одной организации (в том числе лично вести бухгалтерский учет), если данные должности не относятся к должностям органов контроля и надзора данной организации.

Совмещение профессий (должностей) влечет изменение, во-первых, трудовой функции работника (в данном случае руководителя) путем ее дополнения или увеличения, а во-вторых, условий оплаты труда путем установления работнику доплаты за выполнение им дополнительной работы по другой профессии (должности) в порядке, определенном ст. 151 ТК РФ.

Из вышеприведенного следует, что внутреннее совмещение должности руководителя с должностью главного бухгалтера - это дополнительная работа за дополнительную плату. Значит, первоначальные обязательные условия трудового договора с руководителем организации о трудовой функции и об оплате труда на период, пока будет длиться внутреннее совмещение, изменятся. Согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора может быть оформлено только письменным дополнительным соглашением к трудовому договору.

Пример 5.

Анастасия Витковская, MBA (SSE), Партнер и директор открытых программ бизнес-школы AMI, Санкт-Петербург

О чем мы вам расскажем в этой статье

• Целесообразность совмещения должностей главного бухгалтера и финансового директора
• Функции и обязанности главного бухгалтера и финансового директора
• 3 сценария эффективного сочетания должностей в компании
• Полномочия финансового директора и главного бухгалтера

Целесообразность совмещения должностей главного бухгалтера и финансового директора определяется исходя из ответов на следующие вопросы:

• Какие функции выполняют в Вашей компании бухгалтерия и финансовое управление?
• Кто там работает?
• Как организована в компании структура финансового отдела и бухгалтерии?
• И какой Вы хотели бы эту структуру видеть?

Организационно главный бухгалтер и финансовый директор в структуре компании могут располагаться на одном (схема 1) или на разных (схема 2) уровнях. В последнем случае во главе стоит финансовый директор, которому подчиняются финансовый отдел и главный бухгалтер. Модификация последней схемы для небольших компаний – финансовый директор осуществляет свои функции единолично, без финансового отдела, и ему же подчиняется бухгалтерия.

Подразделения на одном уровне

Главный бухгалтер подчиняется финансовому директору

Что касается иерархии руководителей, то главный бухгалтер и финансовый директор могут подчиняться напрямую Генеральному, исполнительному или коммерческому директору (такое распределение полномочий встречается нередко). Иногда финансовый директор находится в подчинении у Генерального Директора, а главный бухгалтер – у исполнительного (схема 3).

Вариант распределения полномочий

Рассказывает практик

Андрей Андрюхин,

В небольших компаниях, структура бизнеса которых насчитывает один, максимум два звена, планированием и решением стратегических вопросов занимается руководитель, главный бухгалтер отвечает за финансовую и оперативную деятельность, и необходимость в финансовом директоре отпадает сама собой.

Когда компания расширяется, бизнес-структура становится многопрофильной и увеличивается штат, появляется потребность в человеке, который будет заниматься финансовым планированием, распределением денежных потоков, привлечением инвестиций. Неважно, какбудет называться должность этого сотрудника – заместитель по экономике и финансам или финансовый директор, суть в том, что одному главному бухгалтеру компанию не потянуть. После появления финансового руководителя обязанностью главбуха становится защита тыла – обеспечение «кристальной» бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности. А его вмешательство в дела финансового директора было бы скорее вредно для бизнеса, нежели полезно.

Функции и обязанности

Бухгалтерия ведет операционную и отчетную работу: обслуживает взаимодействие компании с государственными органами, банками и клиентами. Ее основные функции:

Среди первостепенных функций финансового отдела можно выделить следующие:

• управление денежными потоками (планирование, распределение, контроль);
• учет рисков по предприятию в целом, отдельным подразделениям и конкретным продуктам;
• разработка предложений по оптимизации налогов;
• руководство отделами и помощь им при бюджетировании;
• коррекция планов поступления денег и затрат;
• обеспечение соответствия финансовых операций стратегии компании;
• определение финансовой политики и правил работы с внешними и внутренними клиентами.

Исходя из описанных функций распределяются и должностные обязанности между главным бухгалтером и финансовым директором. Очевидно, что их функции дополняют друг друга и частично пересекаются. Основные различия и сходства должностных обязанностей финансового директора и главного бухгалтера приведены в таблице ниже.

Должностные обязанности финансового директора

1. Организация и проведение регулярного финансового анализа, планирования и контроля.
2. Постановка и осуществление управленческого учета.
3. Проверка соответствия финансового планирования стратегии компании.
4. Регулярное бюджетирование.
5. Финансовое прогнозирование.
6. Обоснование ценообразования.
7. Привлечение инвестиций.
8. Работа с кредитными организациями и банками.
9. Распределение финансовых потоков внутри компании.
10. Управление рисками.
11. Разработка предложений по обеспечению платежеспособности предприятия.
12. Построение механизмов внутренней финансовой отчетности.

Должностные обязанности главного бухгалтера

1. Организация оптимального ведения и хранения бухгалтерской документации.
2. Контроль соответствия законодательству учетной политики и бухгалтерского учета.
3. Организация своевременного предоставления бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности в соответствующие инстанции (например, в федеральный, региональный и местный бюджеты), страховых взносов – в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей – в банковские учреждения и т. п.
4. Контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.
5. Руководство подготовкой и принятием рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов (если таковых нет в пакете типовой документации), разработкой форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, обеспечением порядка проведения инвентаризаций.
6. Контроль за обработкой бухгалтерской информации, порядком документооборота, соблюдением штатной, финансовой и кассовой дисциплины.
7. Предоставление полной, своевременной, достоверной бухгалтерской информации о деятельности организации, ее имущественном положении, доходах и расходах.
8. Контроль (совместно с финансовым директором или вместо него) за соблюдением финансовой дисциплины.
9. Контроль своевременного отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных и основных средств, товарно-материальных ценностей.
10. Калькуляция себестоимости и расчет заработной платы сотрудников.
11. Участие в анализе финансовой деятельности предприятия.

Эффективное возложение обязанностей главного бухгалтера на финансового директора

Рассмотрим три сценария развития на примере успешно работающих на российском рынке компаний, в которых существует или существовало ранее совмещение должностей главного бухгалтера и финансового директора.

Полномочия финансового директора и главного бухгалтера

Сценарий первый

Компания X работает на рынке 12 лет. Оборот достигает 500 тыс. евро в год. Коллектив из 25 постоянных сотрудников обслуживает около 40 клиентов. До сих пор функции финансового планирования выполняет главный бухгалтер, который прекрасно знает все нюансы деятельности компании.

Главный бухгалтер, хотя имеет помощника, в основном все делает сам. А именно:

• отвечает за организацию оптимального ведения и хранения бухгалтерской документации, соответствие учетной политики и бухгалтерского учета законодательству РФ;
• организует своевременное предоставление бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности в соответствующие инстанции;
• контролирует использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов, а также сохранность собственности предприятия;
• руководит калькуляцией себестоимости и расчетом заработной платы сотрудников;
• отслеживает задолженности банкам;
• участвует в анализе финансовой деятельности предприятия.

Решением вопросов, связанных со стратегическим планированием и управлением денежными потоками, занимается Генеральный Директор. Главный бухгалтер ему в этом помогает.

• Как уволить финансового директора без финансовых последствий

Рассказывает практик

Андрей Андрюхин, Финансовый директор Плавского машиностроительного завода «Смычка», Плавск (Тульская область)

В течение четырех лет я совмещал должности главного бухгалтера и финансового директора. Количество сотрудников (около 530 человек) и структура бизнеса не менялись в компании многие годы. После дефолта 1998 года, когда мы, как и многие другие отечественные предприятия, оказались на краю пропасти, пришлось урезать штат и сократить издержки. Должность директора по экономике и финансам была ликвидирована, и я, тогда еще главный бухгалтер, был вынужден заниматься финансовым планированием, распределением денежных потоков, привлечением инвестиций. Когда в 2002 году мы нашли хорошего главного бухгалтера, я стал финансовым директором.

Сценарий второй

В компании Y с оборотом 15 млн евро (11 лет на рынке, 80 сотрудников) ввели должность финансового директора на пятый год существования, когда оборот достигал 3 млн евро, а штат составлял 20 человек. Сейчас компания занимается уже тремя разными видами деятельности и обслуживает порядка 140 крупных клиентов. Для эффективной работы были организованы финансовый отдел (из трех сотрудников) и бухгалтерия (из пяти).

Основной причиной привлечения финансового директора стал рост компании. Увеличилась нагрузка у главного бухгалтера, ему понадобились новые специальные знания. Введение должности финансового директора позволило разделить стратегическую и операционную функции, усилив вместе с тем планирование и контроль каждого вида деятельности компании.

Финансовый директор обеспечивает:

• организацию и выполнение регулярного финансового менеджмента;
• финансовый анализ, планирование и контроль;
• постановку и выполнение управленческого учета;
• проверку соответствия финансового планирования стратегии компании (иными словами, он участвует в планировании бизнеса в целом);
• регулярное бюджетирование;
• финансовое прогнозирование, дисконтирование, ценообразование;
• привлечение инвестиций;
• работу с кредитными организациями;
• распределение финансовых потоков внутри компании;
• работу с банками;
• обеспечение рисков.

Недавно владельцы обсуждали возможность продажи части бизнеса компании и от финансового директора потребовалось оценить ее стоимость. В его обязанности входит и разработка предложений по обеспечению платежеспособности предприятия. Он занимается страхованием грузов и эмиссией ценных бумаг. А теоретические знания финансового директора по слияниям и поглощениям, возможно, понадобятся уже в этом году в связи с тем, что компания активно «съедает» конкурентов.

Очевидно, что совмещение должностей главного бухгалтера и финансового директора в данном случае невозможно, так как компания бурно растет. Разделение функций насущно необходимо.

Говорит Генеральный Директор

Евгений Кабанов, Генеральный Директор группы компаний «Кубаньагропрод», Краснодарский край

До 2003 года в ООО «Центр Соя» – нашем предприятии по переработке соевых бобов в Краснодарском крае – необходимости в финансовом директоре не возникало. Главный бухгалтер занимался бухгалтерской и налоговой отчетностью. А решения по финансовому прогнозированию, вопросам, связанным с финансовой дисциплиной, планированием, контролем и анализом деятельности предприятия, принимались в московском головном офисе.

Последние два года в компании происходят изменения, цель которых – создание на предприятии в Краснодарском крае сильной команды, способной самостоятельно принимать стратегически важные решения. Часть оперативных и стратегических функций финансового, производственного и маркетингового характера московская управляющая компания постепенно передает в регион, с тем чтобы рычаги управления оказались в руках менеджеров предприятия в Краснодаре.

Таким образом, центр ответственности смещается из Москвы в Краснодарский край и на главного бухгалтера возлагается все больше обязанностей финансового директора. В связи с этим появились две штатные должности экономистов, которые занимаются сбором, обработкой и анализом финансово-экономической информации. Думаю, еще какое-то время в эффективности совмещения функций финансового руководителя и главного бухгалтера можно будет не сомневаться.

Сценарий третий

Компания Z работает на рынке восемь лет, оборот – 3 млн евро в год, 40 сотрудников, три вида деятельности (по первому – 650 клиентов в год, по второму – 120–150, по третьему – 12–15). Должность финансового директора введена на седьмом году существования компании. До этого момента Генеральный Директор сам вел финансовый анализ, а главный бухгалтер только готовил отчетность по запрошенным схемам.

Рост компании стал основной причиной появления финансового директора. С его приходом были вскрыты некоторые отрицательные стороны совмещения обязанностей главного бухгалтера и финансового директора. Как выяснилось, из-за низкой квалификации главного бухгалтера Генеральный Директор, используя искаженные данные, неправильно считал косвенные издержки и неверно осуществлял стратегию ценообразования. Компания несла убытки, которых могло не быть. Другим слабым звеном было недостаточно грамотное использование бухгалтерских программ, что не позволяло совмещать данные по российской и западной финансовой отчетности.

Финансовый директор ввел новые правила предоставления финансовой отчетности и поставил перед программистами задачу соотнести данные. Сегодня компания стала привлекательной для инвестиционных фондов, тогда как ранее баланс, подготовленный согласно российскому законодательству, не создавал предпосылок для такого интереса. Кроме того, финансовый директор провел внутренний аудит и отправил главного бухгалтера на курсы повышения квалификации, так как на новом этапе развития компании (и страны) стали необходимы новые знания.

Основным в работе финансового директора стало:

• участие в разработке стратегии;
• обеспечение соответствия финансового управления (финансовой стратегии) стратегии компании;
• построение механизмов внутренней финансовой отчетности (персональной, по подразделениям, по видам деятельности) и отчетности перед владельцами компании (раз в квартал).

В данном случае очевидно, что компания затянула с разделением функций финансового директора и главного бухгалтера. В результате неграмотного финансового управления предприятие потеряло значительно больше, чем сэкономило на затратах, связанных с включением в штатное расписание должности финансового директора.

Еще в Древней Греции, Римской империи, а затем средневековой Западной Европе существовала должность казначея – человека, ведающего казной (монарха, купца или церкви). Видимо, уже тогда наши предки понимали, что легче сосредоточить финансы в одних руках: чтобы было с кого спросить. Теперь, возможно, осознав, что в ряде случаев «казну» лучше разделить, руководители вводят новые финансово ответственные структуры. Но организовывать их стоит только в том случае, когда главный бухгалтер и остальные директора не справляются с функцией финансового менеждмента, когда им недостаточно знаний и времени.

Можно выделить несколько наиболее универсальных рекомендаций. Разделение должностей главного бухгалтера и финансового директора необходимо в следующих ситуациях:

1. Предприятие активно привлекает финансовые ресурсы (берет кредиты, выпускает облигации и т. д.). В этом случае финансовый директор необходим для квалифицированной работы с внешними партнерами и подготовки необходимой им информации.
2. Одной из первоочередных задач компании становится бюджетирование, финансовое планирование и управленческий учет. Руководству компании для принятия управленческих решений требуется подробный финансовый и экономический анализ в различных сферах. В такой ситуации, как правило, масштаб задач по финансовому управлению не позволяет совмещать их с ведением бухгалтерского учета.

Очень часто в небольших компаниях генеральный директор совмещает должность главного бухгалтера. А правомерно ли это? Как правильно это оформить документально? Что лучше: совмещение должностей главного бухгалтера и генерального директора или возложение обязанности главного бухгалтера на генерального директора? Давайте разбираться.

Право на совмещение
Трудовой кодекс не содержит ограничений на совмещение должностей руководителями организаций. В то же время все еще действует постановление Совета Министров СССР от 04.12.1981 г. № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» (далее – Постановление № 1145). В нем содержится перечень категорий работников, которым разрешено совмещать должности. Согласно подпункту «а» пункта 15 данного постановления оно не распространяется на руководителей, их заместителей и помощников. Иными словами, совмещение генеральным директором должностей не допускается. Однако определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 25.03.2003 г. № КАС03-90 подпункт «а» пункта 15 Постановления № 1145 был признан не действующим в части «руководителей структурных подразделений, отделов, цехов, служб и их заместителей». А решением Верховного Суда РФ от 20.10.2003 г. № ГКПИ03-1072 – в части главных специалистов. Однако ограничение для руководителей организаций осталось. Вероятно, из-за того, что в этой части оно просто не было обжаловано. Но есть еще один момент: Постановление № 1145 действует только в той части, которая не противоречит Трудовому кодексу. Как известно, Трудовой кодекс не содержит в отношении генеральных директоров никаких ограничений в части совмещения. Поэтому мы считаем, что генеральный директор имеет право совмещать должности руководителя и главного бухгалтера в одной компании. Однако это все-таки спорный момент, поэтому будьте готовы, что трудовые инспекторы не согласятся с такой точкой зрения.

Итак, согласно пункту 2 статьи 6 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) руководители организаций в зависимости от объема учетной работы имеют право:

Учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
ввести в штат должность бухгалтера;
- передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии,

Специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
вести бухгалтерский учет лично.

Таким образом, возможность руководителя организации лично вести бухгалтерский учет прямо предусмотрена законом, и, следовательно, совсем не обязательно иметь в штате организации главного бухгалтера.

Итак, если руководитель организации принял решение лично вести бухгалтерский учет, это должно быть отражено в приказе об учетной политике организации. Введения в штатное расписание должности главного бухгалтера в этом случае не требуется.
Если директор организации лично ведет бухгалтерский учет и дополнительно принимает в организацию бухгалтера и кассира в качестве помощников, то в данной ситуации ведение бухгалтерского учета осуществляет уже не только руководитель организации, но и принятый на работу бухгалтер. Поэтому организация может воспользоваться положением подпункта «а» пункта 2 статьи 6 Закона № 129-ФЗ и учредить бухгалтерскую службу, возглавляемую главным бухгалтером, в состав которой будут входить принимаемые на работу бухгалтер и кассир. При этом директор организации сможет выполнять работу главного бухгалтера. Однако в данном случае должность главного бухгалтера уже должна быть предусмотрена штатным расписанием, а факт исполнения его обязанностей директором следует закрепить в приказе по организации. Кроме того, в трудовом договоре с генеральным директором должен быть предусмотрен отдельный пункт о том, ­что он исполняет обязанности главного бухгалтера (статья 57 ТК РФ).

Обратите внимание: если в штатном расписании будет предусмотрена только должность бухгалтера, то в отношении организации будет применяться подпункт «б» пункта 2 статьи 6 Закона № 129-ФЗ. То есть нести ответственность за ведение бухгалтерского учета будет принятый на работу бухгалтер. Кроме того, все денежные и расчетные документы, а также финансовые и кредитные обязательства организации будут недействительны без его подписи (пункты 1–3 статьи 7 Закона № 129-ФЗ).

Платить или не платить за совмещение?

По общему правилу при совмещении должностей, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата (статья 151 ТК РФ). Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора между учредителем (работодатель) и руководителем организации (работник). Конкретные размеры доплат (оплаты труда) определяются в соответствующем приказе (распоряжении) о поручении дополнительной работы по другой должности.

Отметим, что при работе на условиях совмещения должностей не нужно отдельно учитывать время, в течение которого директор исполняет обязанности главного бухгалтера, так как эта работа выполняется работником в пределах нормальной продолжительности рабочего дня, установленной для основной работы.

Опять же, если вы склоняетесь к точке зрения о невозможности совмещения должностей генеральным директором, то никаких отдельных соглашений и пунктов о доплате за совмещение быть не может. Выход из ситуации следующий: договариваться о доплате устно и либо увеличивать оклад директора, либо производить доплаты в виде премий.

Право первой и второй подписи в банке

При совмещении должности главного бухгалтера генеральным директором в карточке с образцами подписей указывается одна подпись в соответствии с Инструкцией ЦБ РФ от 14.09.2006 г. № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

В этой же инструкции сказано, что если руководитель юридического лица лично ведет бухгалтерский учет (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации), то в карточке проставляется собст­венноручная подпись (подписи) лица (лиц), наделенных правом только первой подписи. При этом в карточке в поле «Вторая подпись» указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует.

Классический и оптимальный варианты оформления

Общее правило оформления совмещения таково. Генеральный директор издает приказ о вступлении в должность и возложении на себя обязанностей главного бухгалтера. В его трудовом договоре фиксируется условие ­о совмещении и размер доплат за такое совмещение.

Но, поскольку возможность совмещения должностей директора с другими должностями все-таки является спорной и вы не хотите возможных споров с трудовой инспекцией, то оптимальным вариантом для вас станет возложение на генерального директора приказом обязанности вести бухучет лично, не оформляя совмещение. В этом случае должность главного бухгалтера желательно исключить из штатного расписания.

Работа генерального директора в организации на условиях внешнего совместительства
Руководитель организации, как и другие работники, может работать по совместительству. Однако в соответствии со статьей 276 ТК РФ занимать оплачиваемые должности в других организациях он может только с разрешения уполномоченного органа юридического лица, собственника имущества организации либо уполномоченного собственником лица (органа). Поэтому, чтобы соблюсти процедуру, следует составить обращение руководителя организации в письменной форме (заявление) к уполномоченному органу юридического лица с просьбой о разрешении работать по совместительству.

Заявление руководителя организации рассматривается на общем собрании участников общества. Решение собрания, оформленное протоколом, переносится в краткой форме на заявление руководителя организации (в виде реквизита «Отметка об исполнении документа ­и направлении его в дело»), после чего подшивается в личное дело руководителя.

Теперь дело за малым – оформить директора-совместителя на новой работе. На общем собрании также решается вопрос о назначении генерального директора по совместительству и составляется соответствующий протокол

С руководителем организации заключается трудовой договор, в котором отражается условие работы по совместительству и соответствующий режим рабочего времени.

В свой первый рабочий день директор общества издает приказ о вступлении в должность по новому месту работы по совместительству.

На работников, принятых по совместительству, оформляется в общем порядке личная карточка Т-2 с последующей регистрацией ее в книге учета личных карточек. Запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится по желанию работника по основному месту работы на основании справки, полученной с места работы по совместительству. В справке обязательно делается ссылка на документ, на основании которого был оформлен прием на работу.

М.Г. Суховская, юрист,
Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Директор и главбух в одном лице: о нюансах оформления и не только

Бывает, что в небольших компаниях руководители принимают решение вести бухучет лично. Мы расскажем, какие документы нужно составить в этом случае, а также рассмотрим некоторые моменты, связанные с подписанием финансовых бумаг.

С 2013 г. выполнять функции главбуха могут только руководители малых или средних предприятий. Это, в частности, организации, у которы хч. 3 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; ст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ ; Постановление Правительства от 22.07.2008 № 556 :

• в 2011- 2012 гг. не были превышены:

Средняя численность работников - 100 и 250 человек соответственно;

Годовая выручка - 400 млн руб. и 1 млрд руб. соответственно (без учета НДС);

• не более 25% уставного капитала принадлежит компаниям, не являющимся малыми и средними предприятиями, государству, муниципалитетам и иностранным участникам.

Оформляем документы

Если руководитель решил вести бухгалтерский учет самостоятельно, то достаточно оформить самый простой приказ. Вот его образец.

ООО «Глория»

ПРИКАЗ № 34

г. Москва

В соответствии с ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 21.01.2013 принимаю ведение бухгалтерского учета организации на себя.

Но если в организации в принципе уже есть главный бухгалтер и директор решил вести учет только на время его отсутствия (например, на время декретного отпуска), получая за это некую доплату, то действовать надо так.

ШАГ 1. Оформляем дополнительное соглашение к трудовому договору директора, в котором нужно указат ьстатьи 60 , 60.2 , 151 ТК РФ :

• что директор совмещает обязанности по должности главного бухгалтера;
• срок совмещения. Например, на время нахождения главного бухгалтера в отпуске по уходу за ребенком;
• размер доплаты за совмещени ест. 151 ТК РФ .

Дополнительное соглашение
к трудовому договору от 01.02.2010 № 5-ТД

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Глория», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице участника Соколова Н.Н., действующего на основании решения общего собрания, с одной стороны, и Кедров Александр Васильевич, занимающий должность генерального директора, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили соглашение о нижеследующем:

1. На период отсутствия главного бухгалтера Ульяновой Г.В. Работник, наряду с исполнением обязанностей по должности генерального директора, исполняет все обязанности по должности главного бухгалтера.

2. За исполнение дополнительных обязанностей Работнику устанавливается доплата в размере 5000 руб. в месяц.

ШАГ 2. Составляем приказ о совмещении. Вот его фрагмент.

На период отсутствия главного бухгалтера Ульяновой Г.В. принимаю исполнение обязанностей главного бухгалтера на себя с выплатой доплаты в размере 5000 руб. в месяц.

Основание: дополнительное соглашение от 21.01.2013 к трудовому договору от 01.02.2010 № 5-ТД.

Сведения о выполнении дополнительной работы не нужно вносить в личную карточку директора и в его трудовую книжк уст. 66 ТК РФ ; п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 .

С таким вариантом оформления согласны и в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Если руководитель организации ведет бухгалтерский учет лично, то в штатное расписание можно не вводить должность главного бухгалтера (бухгалтера). Тогда руководитель будет вести бухгалтерский учет в рамках трудовой функции руководителя.

Если же в штатном расписании есть должность главного бухгалтера, то, принимая ведение учета на себя, он совмещает должность руководителя и главного бухгалтера на основании дополнительного соглашения к трудовому договору, за что ему производится доплата, установленная этим соглашение мст. 60.2 ТК РФ ” .

Отметим, что если директор принял на себя ведение бухучета только на время отсутствия главбуха, то в день его выхода на работу эти обязанности директора прекратятся автоматически, без оформления каких-либо дополнительных бумаг.

«Подписные» детали

Банковская карточка с образцами подписей. Если руководитель изначально лично ведет бухучет, то в карточке в поле «Первая подпись» фигурирует только его автограф. Напротив поля «Вторая подпись» указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствуе т.

А вот если главбух был и в карточке есть его подпись, то нужно оформить новую карточку - с одной подпись юп. 7.10 Инструкции ЦБ от 14.09.2006 № 28-И .

Налоговая и бухгалтерская отчетность. Здесь тоже проблем с подписанием не возникнет. Ведь на декларациях и расчетах подпись главбуха и так не предусмотрена. Что же касается бухотчетности, то с 2013 г. она считается составленной после подписания ее бумажного экземпляра руководителе мч. 8 ст. 13 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . То есть подпись главбуха на ней теперь не обязательна.

Счета-фактуры. Как подписать счет-фактуру организации, в которой бухучет ведет директор, чтобы потом у покупателей не было проблем с вычетом НДС, нам рассказали в ФНС.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Государственный советник РФ 1 класса

“ Если руководитель лично ведет бухгалтерский учет организации, то он расписывается в счете-фактуре дважды: и в строке для подписи руководителя, и в строке для подписи главного бухгалтера. Чтобы избежать возможных проблем с налоговыми органами, отсутствие на предприятии главного бухгалтера достаточно подтвердить заверенной копией приказа о возложении обязанностей по ведению бухучета на руководител я” .

Заметим, что есть решения, в которых суды говорят: если в организации нет главного бухгалтера и обязанности по ведению бухучета возложены на руководителя, отсутствие в счете-фактуре «бухгалтерской» подписи не является нарушением порядка заполнения счетов-факту рПостановления Президиума ВАС от 09.07.2002 № 58/02 ; ФАС ВСО от 12.04.2011 № А19-11133/08 ; ФАС МО от 16.01.2009 № КА-А40/11421-08 . Но очевидно, что проще подписать счет-фактуру так, как требуют налоговики, чем обрекать своего покупателя на споры с инспекцией.

Некоторые специалисты считают, что факт ведения руководителем бухучета должен быть отражен и в учетной политике. По нашему мнению, в этом нет никакой необходимости. Это не элемент учетной политик ип. 2 ПБУ 1/2008 . Но если в учетной политике было прописано, что бухгалтерский учет ведет отдел «бухгалтерия», а теперь это делает сам руководитель, то изменения в учетную политику внести придется.