Особенности документирования хозяйственных операций. Документальное оформление хозяйственных операций и рекомендации по выявлению поддельных документов

Документ есть закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.
Первичные бухгалтерские документы - письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или дающее право на ее совершение. Согласно Закону «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129ФЗ, все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).
Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона Российской Федерации от 21 ноября 1996 г. № 129ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель предприятия по согласованию
с главным бухгалтером.
Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены, но следующим основным признакам.
По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).
По объему отраженных хозяйственных операций - первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).
По числу учитываемых позиций документы могут быть однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость).
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрешают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа (амортизации) основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).
По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требованиепоручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура).
По способу заполнения - документы могут быть заполненными вручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.
Первичные документы бухгалтерского характера заполняются бухгалтером. К ним относятся; различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.
Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться по форме, арифметически и по существу - это является одним из этапов бухгалтерской обработки. При формальной проверке выявляют, был ли использован бланк соответствующей формы, все ли необходимые реквизиты указаны, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений. Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Цель проверки по существу - выявить законность и целесообразность зафиксированной в документе хозяйственной операции. При этом проверяется также, была ли на самом деле выполнена эта операция и в указанном ли объеме. При обнаружении ошибок в кассовых и банковских документах их следует переписывать заново, исправление в них не допускается. Не допускается оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.
Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).
Ответственность за своевременное и правильное составление документов, за достоверность данных, а также за своевременную передачу документов в бухгалтерию несут лица, составившие и подписавшие эти документы.
Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой предприятием учетной политики. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия.

Документальное оформление хозяйственных операций и рекомендации по выявлению поддельных документов

Все хозяйственные операции, проводимые индивидуальным предпринимателем, оформляются оправдательными документами. Налоговый учет, который обязаны вести все предприниматели, также основывается на первичных документах, только сгруппированных в соответствии с требованиями Налогового кодекса Российской Федерации.

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве, на основании которого ведется бухгалтерский и налоговый учет. Документами должны оформляться любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях, в том числе и проводимых налоговыми органами. В зависимости от способов фиксации информации ГОСТ Р 51141 - 98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Постановлением Госстандарта РФ № 28 от 27.02.98г., различает следующие виды документов:

1. "Изобразительный документ" - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;
2. "Фотодокумент" - изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
3. "Текстовой документ" - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированный любым типом письма или любой системой звукозаписи;
4. "Письменный документ" - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;
5. "Рукописный документ" - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;
6. "Машинописный документ" - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;
7. "Документ на машинном носителе" - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной техникой.

В соответствии с требованиями действующего законодательства можно выделить ряд документов, наличие которых обязательно у каждого предпринимателя. Приведем перечень таких документов в таблице 1.

Таблица 1.

Перечень обязательных документов для любого вида предпринимательской деятельности.

Не следует забывать, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах, т.е. установление единообразия в составе и формах документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных задач и функций.

Индивидуальные предприниматели обязаны применять формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а. (в редакции от 21.01.2003г.). Для примера приведем некоторые типовые формы первичной учетной документации, которые должны применяться предпринимателем, в таблице 2.

Таблица 2.

Типовые формы первичной документации

Типовые бланки можно приобрести в магазине или распечатать на компьютере из любой бухгалтерской программы. В последнем случае можно выбрать тот формат, который наиболее удобен для предпринимателя. Строгих ограничений здесь нет. Разрешается также включать в типовые бланки дополнительно, например, адрес и телефон предпринимателя. Главное условие - все реквизиты, предусмотренные Госкомстатом России, должны быть сохранены. Исключение составляют документы по учету кассовых операций и банковских операций - в эти бланки никаких изменений вносить нельзя.

В случае применения унифицированных форм первичных документов без изменений, можно быть уверенным, что во время любой проверки эти правильно оформленные документы будут иметь доказательную силу. Если документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных первичных документов, периодически используются для отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности предпринимателем, то эти формы первичных учетных документов предприниматель должен "узаконить", утвердив их в приказе об учетной политике.

Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, должны быть разработаны индивидуальным предпринимателем самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой предпринимательской деятельности. Очень часто предприниматели жалуются на то, что при налоговых проверках часть документов налоговый инспектор не берет во внимание. Как правило, это означает, что на документе нет даты, не расшифрованы подписи, отсутствует единица измерения и т.п.

Для того, чтобы никто не имел оснований усомнится в доброкачественности предъявляемого документа, составленного в произвольной, нетипографской (на листе бумаги в клетку!) форме, документ должен содержать следующие обязательные показатели: наименование документа, дату составления; фамилию, имя, отчество предпринимателя, от имени которого составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц. Все вышеназванные реквизиты поименованы в статье 9 Закона № 129-ФЗ от 21.11.1996г. "О бухгалтерском учете", который не содержит требования расшифровки личной подписи. Однако, как показывает практика хозяйственной деятельности, личные подписи лиц должны быть расшифрованы. По нашему мнению, в состав реквизита "Подпись" включается как личная подпись, так и ее расшифровка (инициалы, фамилия), что подтверждается п.13 приказа Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н.

Индивидуальным предпринимателям следует обратить внимание на письмо Минфина России от 05.04.2004 N 04-03-1/54 "О требованиях к заполнению реквизитов счетов-фактур" в котором указано, что счета-фактуры, выставленные после 1 марта 2004 г., в которых отсутствуют расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера, считаются выставленными с нарушением в заполнении обязательных реквизитов, а суммы НДС, выставленные в этих счетах-фактурах, не могут быть приняты к вычету на основании п.2 ст.169 НК РФ. Имеется ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, которым состав обязательного реквизита "подпись" включается как личная подпись, так и ее расшифровка.

Особенно важна расшифровка подписи в заключаемых договорах. Обратите внимание, что в гражданском законодательстве применяется более узкое понятие - "собственноручная подпись", тогда как в бухгалтерском законодательстве используется более широкое понятие - "личная подпись". Личная подпись отвечает на вопрос - чья именно подпись поставлена. При этом личная подпись может быть: собственноручной, факсимильной или цифровой.

Собственноручная подпись подразумевает, что человек собственной рукой поставил свою роспись. Право на совершение определенных хозяйственных операций обычно входит в должностные обязанности конкретных должностных лиц, заключивших трудовой договор с индивидуальным предпринимателем. Поэтому указание должности служит для контроля за правомерностью совершения операции. В расшифровке подписи сначала ставятся инициалы, а потом фамилия: А. С. Сафин. Расшифровку подписи не следует брать ни в косые, ни в круглые скобки. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Нужно внести исправления от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."

Кардинальные изменения последних лет в политической, экономической и социальной сферах нашего общества привели к обострению криминальной обстановки и, как следствие этого, к преступлениям, связанным с подделкой документов. Очевидно, что каждый индивидуальный предпринимателя должен знать основные признаки поддельных документов, с целью недопущения ошибки при определении их подлинности и принятии к учету. Принятие индивидуальным предпринимателем к налоговому учету поддельных документов может привести к непредсказуемым последствиям.

Основные признаки подделки документов следующие.

а) несоответствие формы, цвета бланка и его реквизитов. Проверку такого документа надо начинать с установления назначения документа, уяснения подлинности бланков и содержащегося в них основного текста, а также имеющихся других реквизитов - пометок, подписей, оттисков печатей, штампов и т.д.

б) противоречивость содержания, орфографические ошибки, ошибки в указании фамилии лиц, нестандартный шрифт, использование вышедших из употребления бланков, печатей, отсутствие ИНН, указание несоответствующей организационно-правовой формы организации и т.д.

в) документ содержит следы механического воздействия. Например, подчистка представляет собой механическое удаление штрихов с целью изменения первоначального содержания документа. Признаками подчистки являются: нарушение структуры верхнего слоя бумаги, в результате она становится более шероховатой, что выявляется при рассмотрении документа на просвет. Появляется обнаруживаемая в косопадающем свете взъерошенность волокон. Бумага истончается и на просвет выглядит более прозрачной. При подчистке нередко повреждаются штрихи линовки, защитной сетки и рядом находящихся письменных знаков. В то же время остается рельеф удаленного текста, проявляющийся в виде выпуклостей с оборотной стороны листа. Вновь написанные буквы, цифры имеют неровные края штрихов, образующиеся из-за увеличения впитывающей способности шероховатой бумаги. Попытки загладить поврежденные участка оставляют повышенный блеск бумаги, полосы углубленных линий.

Травление текстов документов - удаление записей или их части путем обесцвечивания красителя штриха химическими реактивами (кислоты, щелочи, окислители). Признаки травления проявляются в нарушении проклейки бумаги, матовости или изменении цвета бумаги в местах травления. Бумага в этих местах нередко приобретает желтоватый оттенок; образуются трещины, наблюдается обесцвечивание или изменение записей, выполненных на участке, подверженном воздействию травящего вещества; наличие остатков слабовидимых штрихов первоначального текста, записей разного цвета, различие в люминесценции подвергшегося травлению участка и остальной поверхности документа. Признаки травления выявляются с помощью электролампы, лупы, на просвет, с помощью медицинской ультрафиолетовой лампы и т.д.

Смыванием называют способ подделки, состоящий в удалении штрихов с поверхности документа посредством различных растворителей. Например, реквизиты документа (реквизиты банка, оттиск печати, юридический адрес поставщика, сам текст документа и др.), изготовленные при помощи лазерного или струйного принтера, подделывают так. Капают, или наносят растворяющую жидкость на интересующий фрагмент документа, ждут, когда подсохнет, и после этого сдувают порошок картриджа с документа. Затем, в зависимости от поставленной задачи, пользуются допиской, вставкой и т.д. нужной информации.

При внимательном изучении документа всегда можно определить следы дописки или внесение записей на месте удаленного текста. Дописка заключается в изменении первоначального содержания документа путем внесения на свободные места новых букв, цифр, слов и их сочетаний. Признаки дописки следующие: различия в цвете и оттенках штрихов, первоначальных и новых записей, размещение отдельных записей в тексте, в ширине штрихов и выработанности почерка, которым выполнены сопоставляемые записи; сжатые или увеличенные промежутки между буквами, словами, строками; наличие примесей в одних штрихах, отсутствие их в других и прочее.

Дописку можно обнаружить посредством выявления логических противоречий при изучении содержания документа. Поскольку дописки выполняют обычно в замедленном темпе, едва касаясь ручкой бумаги, буквы и цифры выглядят излишне извилистыми, неровными, начала и окончания штрихов притуплены Если документ "старый" и перегибался, в местах перегиба текст дописки расплывчат, бумага разрушается.

Поддельные бланки документов изготовляются при помощи копировальной техники, компьютера - путем сканирования или подбора соответствующего шрифта. Бланки, подделанные путем рисования, отличаются неравномерной толщиной штрихов, неодинаковым размером.

Для клише, гравированных вручную, характерны нестандартный шрифт, изломы в овальных элементах знаков, извилистость строки, зеркальное изображение знаков и т.п. Для клише, изготовленного фотоцинкографическим способом, присущи: утолщение слоя краски по краям штрихов и вдавленность штрихов букв, изменение размеров оттиска от оригинала из-за нарушения масштабов съемки, недостаточная четкость мелких штрихов и деталей, неровные края и разрывы в штрихах, образование округлостей углов в результате травления кислотой.

В практике встречаются следующие способы фальсификации реквизита "подпись":

• по памяти, когда подпись воспроизводится на основе запоминания ранее увиденной подписи;
• рисование, когда подпись воспроизводится с использованием образцов подлинной подписи;
• копирование, когда подпись обводится чернилами или шариковой пастой.

Встречаются несколько приемов подделки подписи копированием:

• на просвет;
• с помощью копировальной бумаги;
• путем передавливания штрихов заостренным предметом с последующей обводкой следов давления;
• с помощью веществ, обладающих копирующей способностью (изготовление промежуточного клише);
• фотопроекционный способ;
• при помощи сканера компьютера.

Подделкам фотографическим способом или при помощи сканера свойственно полное совпадение исследуемой подписи с той, с которой получена копия. Фотографическим способом и при помощи сканера обычно изготавливают факсимиле. Подписи, нанесенные факсимиле, имеют микроструктуру штрихов, специфичную для каучуковых, полимерных или металлических клише. Многие признаки рассматриваемого вида подделки подписей можно обнаружить при осмотре документа с помощью лупы или микроскопа. Во всех случаях производства экспертизы подписи ее сравнивают с образцами подписи лица, от имени которого она выполнена. В последнее время широко распространена электронная цифровая подпись. Правовое обоснование возможности внедрения системы электронной подписи определено в ст.434 п.2 Гражданского кодекса Российской Федерации Имеется федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", однако механизм применения этого закона к настоящему времени недостаточно разработан.

Фактически, электронная цифровая подпись - это компьютерная программа, которая шифрует документ и добавляет к нему данные владельца подписи. Этим достигается то, что подпись неразрывно связана с конкретным документом. Кроме того, в силу свойств самой ЭЦП ее владелец не сможет отказаться от факта подписи. К электронной подписи полагается два ключа, которые хранятся в виде файла или на специальном устройстве. Первый ключ закрытый. Его хранит владелец подписи в строгом секрете. А второй ключ открытый. Он общедоступен, и его дают тем, кто должен удостовериться в действительности подписи - налоговой инспекции, партнерам по бизнесу, банками. Чтобы пользоваться ЭЦП, надо иметь оба ключа. Их выдают удостоверяющие центры, которые имеют лицензию на выдачу программ для установки ЭЦП. Подделать электронную подпись без "закрытого ключа" невозможно. Согласно п.1 ст.4 закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" статус цифровой подписи такой же, как и собственноручная подпись на документе

Для формирования системы договорных отношений с использованием электронной подписи стороны обязаны подписать договор на совместное использование системы электронной подписи.

Средства электронной цифровой подписи сертифицируются специальными организациями (Гостехкомиссией), которые гарантируют, что в течение определенного времени электронный документ не может быть изменен или подпись будет "подделана". Срок таких гарантий невелик - не более 10 лет. По истечении этого срока документ должен переподписываться, либо получить дополнительное подтверждение своей подлинности и достоверности. Исходя из вышесказанного, можно рекомендовать предпринимателям при составлении кассовых, банковских документов, векселей, договоров расписываться путем написания своей фамилии полностью, что подделать достаточно непросто.

В практической деятельности предприниматели безоговорочно доверяют печати и штампам, имеющимся на документе. При анализе доброкачественности документа следует обратить внимание на печать, чтобы не было сомнения в подлинности оттисков печатей и штампов, Существуют следующие основные способы подделки печати:

• рисовка печати на самом документе;
• получение оттиска с помощью самодельного клише;
• копирование подлинного оттиска на поддельный документ.

Рисовка изображения печати или штампа на документе является наиболее простым способом подделки. Ему присущи следующие признаки: нестандартность шрифта и неравномерность размещения текста, несимметричность расположенных букв, слов и строк, искажение рисунков (герба, эмблемы), наличие грамматических ошибок в тексте, неправильное его смысловое содержание, следы подготовки оттиска (проколы бумаги от циркуля, остатки карандашных штрихов).

При оттиске печати или штампа с помощью самодельного клише (из резины, линолеума, дерева и т.д.), собранного из типографских литер, остаются характерные признаки: нестандартность шрифта, неодинаковые размеры букв и интервалов между ними, отсутствие отсечек в буквах, зеркальное отображение букв и знаков, неравномерное распределение красителей в оттиске, извилистость в утолщении штрихов, ломаные линии строк. Если оттиск изготовлен кустарным фальшивым набором или вырезанным клише, буквы бывают не овальные, а угловатые, с лишними линиями штрихов, отображением текстуры материала, также заметна неравномерность оттиска.

Одним из "традиционных и исторических" методов является копирование оттиска печати на фальшивый документ при помощи вареного яйца или разрезанной пополам сырой картошки, что достаточно просто выявить при внимательном просмотре документа. Оттиск, сделанный не в той организации, где оформлен документ, с целью сокрытия подлога смещают, смазывая, чтобы его нельзя было прочесть.

Если оттиск печати перенесен на документ с помощью копировальной техники или методом сканирования, то обнаружить подделку можно при осмотре обратной стороны страницы документа. На ней, как правило, не наблюдается проникновения красителя печати в структуру бумаги.

Представляют опасность фальсификация клише печати при помощи синтеза компьютерных и фотополимерных технологий. Не менее опасно и другое явление: так называемые самонаборные печати. Комплект их можно купить в обычном магазине канцтоваров. Приобретя такой набор, можно изготовить печать любой организации, включая и гербовую. Оттиски фальшивой печать, изготовленные указанными последними двумя способами, не поддаются распознаванию, если подлинная печать не снабжена современными методами защиты.

Все более широкое распространение получают оперативные средства связи, в частности факсимильная связь. С её помощью передаются факсы. Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата по телефонным каналам связи. Факс является копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов. Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, их рекомендуют скопировать, так как бумага для факсов недолговечна. Однако, предприниматель должен помнить, что этот вид связи используют только для передачи оперативной информации, так как документы, переданные по факсу, не имеют подтверждения своей подлинности (в редких случаях документ, переданный по факсу, может приниматься к учету, когда имеется точная уверенность в том, что его оригинал отправлен по почте или с курьером.

При принятии первичных документов и их проверки, в первую очередь предприниматель должен помнить требования и правила к оформлению документов, которые обеспечивают их юридическую силу. Для соблюдения законодательно установленных правил и требований составим памятку, по которой предприниматель сможет определить, какие ошибки содержит проверяемый документ, состав реквизитов, имеются ли исправления и т.п. (см. таблицу 3).

Таблица 3

Памятка для предпринимателя по установлению доброкачественности документов

Следует помнить, что ответственность за достоверность и правильность оформления документов, передачу их в установленные сроки в бухгалтерию индивидуального предпринимателя несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Очень надеемся, что высказанные рекомендации помогут предпринимателям при оформлении хозяйственных операций и станут гарантией их уверенности в собственной правоте.

Ширяев С.Г., советник налоговой службы РФ II ранга
Климова А.Д., ст. преподаватель ВЗФЭИ

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо, прежде всего, фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - документирование - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом и является первым этапом учета.

Документ (от лат. documentum - поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение.

Первичный учет представляет собой единый повторяющийся во времени организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания и хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления - ее передачи и первоначальной обработки. При этом под первоначальной обработкой информации понимается дифференцированное накапливание количественных данных по определенному комплексу признаков, характеризующих хозяйственные операции, производственные явления и процессы. Первичный учет является начальной стадией системного восприятия и регистрации отдельных операций, связанных с хозяйственными процессами и явлениями.

Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции и устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

Документирование служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Первичное документирование возникло не сразу с появлением двойного бухгалтерского учета. Ранее первичное наблюдение осуществлялось в ходе записи данных о фактах хозяйственной деятельности в мемориальные книги, которые постепенно были заменены бумажными первичными документами, составляемыми отдельно от любых регистров бухгалтерского учета.

Сегодня появляются новые информационные возможности документирования фактов хозяйственной деятельности, их регистрации и архивирования. Первичная информация на бумажных носителях постепенно вытесняется более современными средствами фиксации и передачи данных, которые со временем будут применяться все шире.

Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях.

Документы имеют и контрольное значение, т. к. дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок финансово-хозяйственной деятельности организации. Документы используют для анализа результатов работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая применяется в управлении.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи должностных лиц.

В Положении по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также:

• код формы;
• расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.

Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими на то уполномоченными. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к организации финансовых санкций, т. к. ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции и, следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась.

Как правило, организации используют следующие дополнительные реквизиты:

• номер документа;
• адрес организации;
• основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);
• другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документируемых хозяйственных операций.

Для упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции.

В первичные учетные документы можно вносить исправления (кроме банковских и кассовых). В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст и (или) сумма. Зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», поставлена дата исправления, подтверждено подписью лиц, подписывающих документ.

Законом РФ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности определено, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В таком случае должен быть составлен новый документ.

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать, т.е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения. Классификация документов представлена на рис. 6.1 .

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т.д.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат в бухгалтерском учете основанием для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приемки-передачи основных средств и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи; приходно-кассовый ордер.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами, а также описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники.

Документы, составленные ручным путем , заполняются вручную.

Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники , автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Все поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме и арифметически.

Образцы оформления отдельных документов представлены в приложениях 3 и 4 учебного пособия.

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном министерством финансов СССР от 29 июля 1983 г. № 105, под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, принятие их к учету, обработка и передача в архив. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Таким образом, документооборот в бухгалтерском учете организации включает все стадии движения первичных документов. Эффективный документооборот в организации - залог обеспечения полноты и достоверности бухгалтерской информации, ее безопасности.

Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.

Документооборот должен способствовать рациональному и экономному ведению бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним сводным документом.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив, т.е. документооборот) должно регламентироваться графиком (п. 5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом Министерства финансов СССР от 29 июля 1983 г. № 105).

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. Он должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

• первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;
• при приеме документов должна осуществляться проверка правильности арифметических вычислений;
• документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;
• все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления;
• по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная, акт выполнения работ, смета, счет-фактура, платежное поручение).

В начале составления графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответственные за продажи (маркетологи)). В официальном порядке они информируются о правилах оформления первичных документов и сроках представления данных документов в бухгалтерию. Зачастую это положение не включается в общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов-фактур достигает нескольких месяцев. Целесообразно оформить соответствующий приказ руководителя по организации, в котором также устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит правильность отражения фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.

На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Возможны ситуации, когда некоторые документы учитываются два раза. Например, по накладной материал списан со склада на один объект учета затрат, а затем передан на другой без оприходования через склад и вновь списан на расходы. В данном случае нарушены правила документооборота о необходимости отражения движения всех материалов через склад.

Задачей главного бухгалтера является оптимизация (или разработка) собственно документооборота и технологии обработки получаемой информации. В структуре документооборота выделяют две составляющие: документооборот внутри организации и документооборот внутри бухгалтерии. При этом устанавливается:

• перечень первичных документов, применяемых в организации;
• список работников, имеющих право подписывать данные документы и нести ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);
• рабочая схема действующих отделов организации;
• порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок их представления конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);
• график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать исчисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

После составления и утверждения графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота. При этом график документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за работой организации, повышает эффективность учетной работы.

В общем виде график документооборота имеет следующий вид (рис. 6.2 ).

Особого внимания заслуживают вопросы автоматизации первичного документооборота. Разработаны системы, позволяющие создавать первичные документы в электронном виде, переносить в компьютер документы, первоначально созданные на бумажных носителях, обеспечивать оборот первичной документации в организации.

Потенциальными пользователями таких систем являются предприятия, в которых объем документооборота составляет хотя бы несколько документов в течение дня. Главной целью автоматизации управления документооборотом является создание единого информационного пространства предприятия, где документы не ассоциированы с местом их хранения и благодаря этому легкодоступны, что позволяет, в свою очередь, добиться высвобождения сотрудников предприятия от ручной работы с документами. По статистике применение автоматизированных систем управления документами дает возможность сэкономить до 30-40% рабочего времени, обычно затрачиваемого на поиск документов и другие рутинные операции.

Устранение ручной обработки документов в процессе делопроизводства имеет ряд преимуществ. В частности, можно автоматизировать процесс создания и заполнения документов, присвоения значений реквизитов документам, контроля за исполнением документов и т.д.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Документ на машинном носителе приобретает юридическую силу при условии выполнения следующих требований (в соответствии с ГОСТом 6.10.4-84.). Он должен быть записан, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями ГОСТа, а информация закодирована в соответствии с общесоюзными классификаторами технико-экономической информации. При отсутствии в них необходимой информации допускается применять коды зарегистрированных межотраслевых классификаторов.

Машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.

Запись документа на машинном носителе и создание машинограммы должны производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств или в процессе автоматизированного решения задач.

Документ на машинном носителе или машинограмма должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование организации-создателя документа;
• местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес;
• наименование документа;
• дату изготовления документа;
• код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы или, как правило, код лица, утвердившего документ.

Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит.

Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещать в соответствии с требованиями государственных стандартов на унифицированные системы документации.

Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями настоящего стандарта.

Подлинником документа на машинном носителе является первая во времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе, содержащий указание, что этот документ является подлинником.

Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.

Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.

В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе или машинограммы.

Отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах) формируют информационные ресурсы организации, которые являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. По отношению к информационным ресурсам организация может выступать как в качестве собственника, так и в качестве пользователя.

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Оно осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

Кроме вышеуказанных условий, документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу также после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (порядок придания юридической силы документам на машинных носителях рассмотрен в одноименной главе настоящего издания). Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации.

Информационные ресурсы, являющиеся собственностью организаций, включаются в состав их имущества в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации. В ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных активов» определено, что исключительное авторское право на базы данных относится к разряду нематериальных активов организации и, следовательно, подлежит постановке на учет на счете 04 «Нематериальные активы» в оценке в соответствии с требованиями раздела II этого же документа. Единицей бухгалтерского учета является инвентарный объект, то есть в данном случае - совокупность прав, возникающих из права собственности на одну базу данных. Основным признаком, по которому один инвентарный объект идентифицируется от другого, служит выполнение им самостоятельной функции в производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг либо использовании для управленческих нужд организации.

Право собственности на средства обработки информации не создает права собственности на информационные ресурсы, принадлежащие другим собственникам. Документы, обрабатываемые в порядке предоставления услуг или при совместном использовании этих средств обработки, принадлежат их владельцу. Принадлежность и режим производства продукции, создаваемой в этом случае, регулируются договором.

Порядок хранения документов о деятельности организации определен Федеральными законами от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Налоговым кодексом РФ, другими нормативными актами.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Согласно требованию подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета, документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Существуют документы, которые подлежат более длительному хранению. Для лицевых счетов работников, содержащих расчеты заработной платы, срок составляет 75 лет (иные так называемые «документы личного состава», не относящиеся к бухгалтерским, должны храниться в архиве кадровой службы). Документы, подтверждающие используемые организацией льготы, должны сохраняться в течение всего срока их применения (в случае использования льготы по налогу на прибыль - это все документы, подтверждающие доходы и расходы в периоде возникновения льготируемого убытка).

Кроме того, существуют так называемые документы постоянного хранения, которые следует сохранять до момента ликвидации организации. К ним относятся:

• сводная годовая и годовая отчетность, аналитические документы к ней и документы об ее утверждении;
• передаточные, разделительные, ликвидационные балансы;
• сводные годовые и годовые отчеты об исполнении сметы расходов;
• отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному);
• документы о переоценке основных фондов и стоимости имущества организации;
• годовые отчеты по налогам;
• документы о ведении валютных, конверсионных операций и операций с грантами;
• оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей;
• паспорта сделок;
• книги, журналы, карточки учета ценных бумаг;
• программы и руководства по внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности.

Даже если какой-то из документов хранить уже не обязательно, нормативными актами может быть предусмотрена специальная процедура экспертизы перед уничтожением или передача уполномоченным органам.

Административная ответственность должностных лиц за нарушение правил хранения архивных документов установлена Кодексом административных правонарушений в виде штрафа от 3 до 5 минимальных размеров оплаты труда.

Изъятие документов

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 100 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причины их изъятия, т.е. основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов «на проверку» действующим законодательством не предусмотрено.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Документооборот – движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив.

Документирование операций – это сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах.

Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.

Все хозяйственные операции должны оформляться первичными документами.

Первичный документ – это письменное доказательство того, что хозяйственная операция совершена или получено разрешение на ее проведение.

Для отражения хозяйственных операций применяется большое количество документов.

1. Распорядительные документы – это приказы на совершение хозяйственных операций, но они не являются основанием для учетных записей, поскольку не подтверждают факта их осуществления.

2. Оправдательные документы – документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служащие основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

3. Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

4. Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов; целесообразность их применения в сокращении общего количества документов.

5. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции.

6. Сводные документы обобщают данные первичных документов.

7. Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные – за определенный период времени.

8. Внутренние документы составляют и используют на данном предприятии, а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц.

Реквизиты (название документа, номер, подпись, печать, дата составления и срок действительности документа) – обязательные показатели, которые должен содержать каждый документ.

Порядок расположения реквизитов называется структурой документа .

Виды структур:

а) анкетная – реквизиты расположены, как в анкете, документ легко читать и заполнять;

б) табличная – реквизиты расположены в определенной таблице, их легко обрабатывать на машинах;

в) типовая – такие документы используются везде, они содержат определенные реквизиты и порядок отражения в них хозяйственных операций.

Документы, отражающие факт совершения операции, поступают в бухгалтерию и подвергаются нескольким проверкам.

Виды проверок :

а) формальная – проверка правильности оформления документов по форме;

б) по существу – бухгалтер определяет законность данной хозяйственной операции;

в) арифметическая – проверка правильности подсчетов данных документа.

Проверенные документы сортируются по определенным признакам и по стоимостной оценке.

Проставление расценки в документах – таксировка .

После определения стоимостных показателей на каждом документе проставляется корреспонденция счетов – контировка .

Данные сгруппированных документов заносятся в учетные регистры – специальные ведомости учета затрат. Затем они поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором хранятся 1 год, по истечении этого срока передаются в постоянный архив.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, пра­во на их совершение или устанавливает материальную ответствен­ность работников за доверенные им ценности. Хозяйственные опе­рации отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях ин­формации (перфокартах, перфолентах, магнитных лентах и др.). Следовательно, документ - это любой носитель информации, с по­мощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтер­ского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, кото­рые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного ру­ководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценно­сти; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, це­лесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Формы и реквизиты документов. Форма документа определя­ется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в докумен­тах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательны­ми) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу. К таким рекви­зитам относят наименование документа, дату составления; наимено­вание организации, от имени которой составлен документ; содержа­ние хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и пра­вильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных доку­ментов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнитель­ные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совер­шения операции, а если это не представляется возможным - непо­средственно по окончании операции.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бух­галтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленных порядке и сроки для отражения в бух­галтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в орга­низации графиком документооборота.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицирован­ных форм первичной учетной документации, утвержденном постанов­лением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а.

Унифицированные формы первичных документов должны приме­няться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных доку­ментов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, т.е. установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

Порядок составления и обработки документов. Документы сле­дует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму ука­зывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тек­сте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего доку­мент. Текст оговорки таков:

Написанному в исправление ошибки....................................................... верить

(новый текст или сумма)

Дата Подпись

В некоторых документах, например в приходных и расходных кас­совых ордерах, исправления делать не разрешается.

Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Прежде всего производят проверку по форме, в процессе которой ус­танавливают необходимое количество заполненных реквизитов, на­личие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполне­ния документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и це­лесообразность хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают­ся бухгалтерской обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку).

Расценка (таксировка) документов - это денежная оценка ука­занных в документе материальных ценностей.

Группировка - это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первич­ных документов часто составляют сводные документы.

Разметка (контировка) - это определение и запись корреспон­дирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использован­ные документы сдают в архив. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется докумен­ тооборотом.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствую­щим образом подготовить: однородные первичные документы фор­мируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие усло­вия: документы постоянного и временного сроков хранения группи­руют в дела раздельно; подлинники отделяют от копий, а годовые пла­ны и отчеты - от квартальных и месячных; в дело должно быть вклю­чено по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и дру­гих нормативных актов.

В дело группируются документы одного периода - месяца, квар­тала, календарного года, - кроме переходящих дел (например, лич­ные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы поме­сячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они от­носятся.

Существуют определенные правила группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распо­рядительными документами, являются приложениями к ним и груп­пируются вместе с указанными документами; приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному соста­ву; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности сис­тематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в по­рядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся ос­нованием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело при­ложений к данным приказам.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от вре­мени их составления или даты поступления.

Например, отчет за 2002 г., составленный в 2003 г., должен быть отнесен к 2002 г.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последователь­ности. Например, документы отчета о финансовой деятельности организации, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располага­ют в таком порядке: объяснительная записка к отчету, баланс, а затем приложе­ния.

Лицевые счета сотрудников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в ал­фавитном порядке фамилий. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные, к засе­даниям, помещаются после протоколов в последовательности рас­смотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизирует­ся в хронологической последовательности: документ-ответ помеща­ется за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание де­ятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.

Папки с документами заключаются в переплет. На титульном ли­сте указывают наименование организации, название и порядковый

номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ве­домости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, от­четов и других материалов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хране­ния материалов, утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 г., с учетом изменений, внесенных решением Госналогслужбы России и Росархива от «Об изменении сро­ков хранения документов бухгалтерского учета» 27.06.96 г.

В соответствии с этим Перечнем к документам со сроком хране­ния 1 год относят подтверждения сальдо по взаимным расчетам; к документам со сроком хранения 3 года - квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы засе­даний комиссий по рассмотрению и утверждению квартальных бух­галтерских балансов и отчетов, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, контрольные книги, журналы и ведомости, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по анали­тическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдатель­ные документы и ряд других документов; к документам со сроком хра­нения 5 лет - Главные книги и журналы, а также акты документаль­ных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним; к документам со сроком хранения 10 лет - годо­вые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, пе­редаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной комиссии по рассмотрению сличительных ведомостей и другие материалы по инвентаризации зданий и сооружений, книги и картотеки по учету зданий и сооруже­ний. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списа­ния с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и слу­жащих должны храниться (75 - В) лет, где В - возраст лиц на мо­мент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны хра­ниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организа­ции документы, связанные с начислением и выплатой зараббтной пла­ты работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные ар­хивы.

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокурату­ры, судам, налоговым инспекциям и налоговой полиции на основе их

постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоко­лом, копия которого вручается под расписку руководителю организа­ции или главному бухгалтеру.

С разрешения и в присутствии представителей органов, проводя­щих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должност­ное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием ос­нования и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руково­дитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют ак­том, который утверждается руководителем предприятия.