Как правильно заполнить журнал кассира- операциониста?
Основное назначение непосредственного ведения журнала кассира-операциониста сводится к тому, чтоб сам владелец имел возможность беспрепятственно вычислить оборот наличной выручки за запрашиваемый период. Также журнал необходим для того, чтоб инспектор мог сверять показания ККТ и кассовые отчеты
Иногда инспектор сам выдаёт пожелания по заполнению журнала. Мы же разберём базовые аспекты заполнения журнала кассира-операциониста.
Сам журнал представляет собой форму КМ-4. Форма состоит из двух листов. На двух листах формы содержится 18 граф, каждую из которых и необходимо заполнить.
Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – бланк для заполнения находится
Обязательность ведения журнала
Известно немало случаев, когда налоговые инспекторы пытались штрафовать организации за отсутствие данного журнала кассира-операциониста или же не заполнение журнала. На самом деле, ведение журнала хоть и является обязательным для предприятия, но не является грубым налоговым нарушением.
Поэтому в случае, когда предприниматели отказывались платить штраф и оспаривали решение, суд оставался на стороне предпринимателей. Лучше вести журнал, чем не вести его, дабы не сталкиваться с проблемами во взаимоотношениях с налоговиками. С другой стороны, и наличие журнала не может уберечь предприятие от особо придирчивых работников налоговой.
Для чего необходим на предприятии журнал учета трудовых книжек и как его правильно составить, вы можете узнать
Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – образец заполнения по предприятию
Графы для заполнения:
- Смена (дата)
В этой графе проставляется дата, когда снимали Z-отчёт (отчета на кассовом аппарате, производимого кассиром в конце смены для инкассации кассы и передачи наличности администратору). В случае наличия нескольких Z-отчётов за день вносятся все отчеты с одной датой, но каждый отдельной строкой.
Графа стена нужна для того, чтоб обозначить свою смену, если за одно число на кассе отработало два кассира или же если у одного было несколько смен. Тогда в скобочках ставится номер смены, например, 1.
- Номер секции (отдела)
Проставляются номера отделов, на которые были пробиты суммы за текущую смену. Эта графа необязательна к заполнению в том случае, если все пробивается на один отдел. Также эта графа часто необязательна к заполнению, если Z-отчёт кассового аппарата не предусматривает делание по отделам.
- ФИО кассира
В данной графе необходимо указать полные ФИО. Если же функцию классов выполняет лико, задействованное ещё в какой-либо деятельности, то все равно указываются его данные.
- Порядковый номер отчета фискальной памяти на момент окончания смены
Здесь указываем порядковый номер Z – отчета, который возможно взять на самом отчете.
Журнал кассира-операциониста в электронной форме – стр.1. 
Журнал кассира-операциониста в электронной форме – стр.2. - Порядковый номер контрольного счетчика
В данную графу копируется информация из графы 4.
Данная графа является устаревшей и рассчитанной на обнуление Z-счетчика. Современные кассовые аппараты этого не делают.
- Показания суммирующих счетчиков на момент начала смены
Данная графа должна быть обязательно заполнена. В ней указывается общая сумма всех денег, пробитых кассовым аппаратом за все время работы аппарата (накопительный итог на начало рабочего дня). Значение суммы возрастает с каждым последующим Z-отчетом.
В случае, если Вы заполняете журнал по новому кассовому аппарату в первый день его работы, первое накопление будет равняться 1 рублю 11 копейкам. Данную сумму требуют пробивать в налоговой инспекции при регистрации аппарата.
Узнать, как правильно составить приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания и выговора, вы можете
Если же аппарат уже не новый, то необходимые данные предоставлены в:
- Графе 9 за предыдущий день (чаще всего берут оттуда);
- В утреннем X-отчете, но не для каждого кассового аппарата (некоторые аппараты не печатают это в X-отчетах)
- Можно также получить искомое значение, если вычесть из вечерних накоплений (в графе 9) сумму выручки за день (в графе 10).
- Подпись кассира и администратора в графах 7 и 8
В этих двух графах необходимо расписаться кассиру (7) и администратору (8). В случае совпадения лиц подписи одинаковы.
Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – образец заполнения вы можете скачать
- Показания суммирующих денежных счетчиков на момент окончания смены
Здесь будут вписаны накопления (гросс-итог) на момент окончания рабочей смены. Этот показатель представляет собой данные из 6-ой графы, суммируемые с выручкой за прошедший день. Для дальнейшего убожества эти данные можно сразу перенести в 6-ую графу начала следующей смены.
- Сумма выручки за рабочую смену
В эту графу необходимо вписать сумму выручки за день. В неё войдут вся наличная выручка (11), безналичная (12) и возвраты (15). Также данные можно взять и в Z-отчётах.
Журнал кассира-операциониста – пример заполнения. - Сдано наличными
Вписываем наличную выручку (без возвратов и безнала).
- Оплачено по документам (кол-во)
Теперь внесём количество безналовых платежей (к ним относятся оплата по банковской карте, дорожные, банковские чеки и проч.) Например, если картами за смену вам оплатили 10 раз, то вписываете “5”. Если же возможности посчитать нет, и в кассовом аппарате данная функция не предусмотрена, то графа не заполняется.
- Оплачено по документам (сумма)
Указывается общая сумма всех платежей по безналу, ещё она выделяется в Z-отчете (но не со всеми кассовыми аппаратами).
На части аппаратов функция пробития по безналу отсутствует, поэтому зачастую под безналичную оплату выделяют отдельную секцию, туда и пробивается безнал. Если все безадресные средства пробиваются по на один отдел, то в 13-ой графе указывается сумма продаж по этому конкретному отделу.
Скачать бланк доверенности на получение товара и ознакомиться с основными правилами составления этого документа, вы можете
- Сдано всего
Сюда вписывают сумму платежей (нал и безнал вместе) минут возвраты.
- Сумма возвратов
Указывается сумма возвратов за рабочий день. Этот показатель берут из Z – отчета. Если возврат был произведён не из кассы (потому что допустимо производить возврат не из кассы), помните, что нужно в таком случае составить акт КМ-3, затем вписать сумму из формы в графу 15-ую.
Возвращение денег из денежного ящика ККТ возможно только по тем чекам, что были пробиты в тот день. К каждому чему должен быть приложен акт по форме КМ-3.
- Подпись кассира.
Когда кассир заполнил журнал, ему необходимо оформить форму КМ-6 (справка-отчёт). Затем он передаёт эту форму вместе с наличными администратору, затем и расписывается в графе. Если кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, то в графах 16, 17 и 18 необходимо проставлять одну и ту же подпись.
- Подпись администратора
После принятия наличности и проверки расчетов администратор расписывается в графе.
- Подпись руководителя
После завершения рабочего дня или смены в графе должен расписаться руководитель.
По окончании заполнения журнала важно не забыть занести данные в кассовую книгу.
Заменена журнала кассира-операциониста и внесение изменений
Если журнал заканчивается, то его необходимо “погасить” в налоговой в тот же момент, когда производится регистрация нового. Данная процедура выполняется любым уполномоченным сотрудником от лица руководителя при наличии , которая заверена у нотариуса.
Записи при ведении нового журнала начинают в порядке, который последовательно идет за порядком с старом журнале. Суммы остатков переносятся в новый журнал, сама перемена документов производится к концу года, но не является обязательной.
Узнать, как правильно составить приказ о проведении инвентаризации и скачать образец его заполнения, вы можете в нашей
Если необходимо внести изменения в журнал, то все исправления с изменениями необходимо согласовать со всеми заверяющими записи в журнале лицами. Лицам необходимо подписаться у записей, а также необходимо поставить печать-подтверждение. Главное условие изменений и исправлений – пометка “исправлено верно”.
Если же изменения несущественные, то можно просто сделать исправления при помощи канцелярского забеливателя.
При исправлении нескольких строк их можно зачеркнуть и написать между ними верное, при этом во всех исправлениях важно не нарушить хронологию записей и не препятствовать определению оборота наличности.
Заполнение журнала кассира операциониста – пример по предприятию:
Не стоит опасаться делать исправления. Налоговая инспекция не накажет санкциями за исправления, вовремя зафиксированные и и подписями ответственных лиц.
В случае возникновения дополнительных вопросов всегда можно обратиться в налоговую службу или же к администратору, потому что руководители и налоговики иногда высказывают конкретные пожелания на тот или иной вопрос по заполнению. Помните, что работа с журналом – ответственное занятие, влияющее на продуктивность и чистоту отчетности.
Как правильно заполнить журнал кассира-операциониста без ошибок, вы можете узнать в этом видео :
Для учета сумм наличных денег, полученных организацией с применением контрольно-кассовых машин (ККМ), ведется специальный журнал. Существует два вида такого журнала:
- Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
- Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста ().
Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
Журнал ведется кассиром-операционистом. Все записи должны быть указаны в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. На одной строке журнала отражают операции за один рабочий день или смену кассира-операциониста. Основанием для записи являются Z-отчеты, снятые с ККТ.
Подготовка журнала к работе осуществляется аналогично подготовке . Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера и печатью организации. На последнем листе журнала указывают общее количество листов в журнале. Для этого на последней странице делают запись: "в журнале пронумеровано и прошнуровано ____ листов".
Заполнение и ведение журнала кассира
В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист в графах с 1-го по 3-го указывает дату (смену), номер отдела (секции), свою фамилию, имя и отчество.В графе 4 указывается порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец предыдущего рабочего дня (смены).
В графе "Показания" показатель устанавливается только при проверке, перерегистрации, снятии ККТ с учета или при передаче машины в ремонт. Эту графу заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслуживания. В дальнейшем кассир-операционист переписывает этот показатель.
В графе до начала работы кассир-операционист должен записать показания денежного счетчика машины на начало дня. Показания счетчика заверяют подписями кассира (графа 7) и представителя администрации организации (графа 8).
После окончания рабочего дня (смены) кассир-операционист должен записать показания счетчика на конец дня (графа 9).
В графе 10 указывается сумма выручки за рабочий день (смену). Этот показатель должен равняться разнице между показателями граф 9 и 6.
В графах с 11-ю по 14-ю отражаются сведения о том, что кассир-операционист сдает в главную кассу организации в конце дня:
- графа 11 – наличными деньгами;
- графа 12 и 13 – количество оплаченных документов и сумма по ним (здесь могут быть указаны непроданные лотерейные билеты, марки и т.п.);
- графа 14 – общая сумма, сданная на конец дня в главную кассу. Складывается из показателей граф 11 и 13.
ВНИМАНИЕ! Сумма по Z-отчету из-за этого не соответствует наличности.
В графе 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.
В конце рабочего дня (смены) кассир составляет (форма № КМ-6). Вместе с отчетом кассир сдает выручку старшему кассиру по .
После снятия показаний счетчиков на конец дня, проверке фактической суммы выручки, сделанные в журнале кассиром-операционистом, записи подтверждаются подписями кассира, старшего кассира и администратора организации. Для этого предназначены графы с 16-й по 18-ю. в организации должны быть утверждены приказами конкретные лица, которые проверяют, принимают и подтверждают сданную кассиром выручку.
При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала кассира-операциониста.
Подчистки и помарки в журнале не допускаются. Если в журнал вносятся исправления, они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
Заполненный журнал хранится в организации пять лет.
Если организация использует несколько ККТ, то дополнительно заполняют форму № КМ-7 –
Всё движение наличности, проходящее через кассовый аппарат за рабочую смену, должно фиксироваться в Журнале кассира-операциониста по форме КМ-4. Это первичный учётный документ, который ежедневно, на основе Z-отчета, заполняет ответственный кассир.
С началом использования онлайн-касс ведение журнала кассира-операциониста стало добровольным.
Перед началом работы журнал регистрируют в налоговой. Для этого все страницы журнала нумеруются, прошнуровываются, на последней делается запись: «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов».
Запись заверяется подписями работника налоговой инспекции, главного бухгалтера и руководителя. Ставится печать организации.
Для каждой кассовой машины ведётся свой журнал учёта. Записи делаются от руки, шариковой ручкой.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста
Посмотреть образец журнала по форме КМ-4: стр. 1 стр. 2 стр. 3
Бланк журнала кассира-операциониста. Форма КМ-4
Посмотреть бланк журнала по форме КМ-4: стр. 1 стр. 2 стр. 3
Правила заполнения журнала кассира-операциониста
На обложке указываются наименование, адрес, ОКПО, ИНН организации, наименование подразделения (торговой точки), данные о ККМ (модель, заводской и регистрационный - присвоенный при регистрации у налоговиков - номер).
В строке «Период» ставятся фактические даты начала и окончания его ведения. Когда журнал заканчивается, регистрируется новый.
Подписывает титульный лист ответственное за ведение журнала лицо - кассир (кассир-операционист).
Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам заполнять бланки в пару кликов. Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.
Заполнение внутренних страниц бланка:
1 – дата снятия Z-отчета в конце смены или рабочего дня. Если в один вечер снято несколько Z-отчетов, то данные по каждому заносятся под одной датой в отдельную строку журнала;
2 – номер отдела (секции), если у торговой точки есть такое деление. Заполнять не обязательно;
3 – ФИО ответственного кассира;
4 - номер Z-отчета, снятого в конце рабочей смены;
5 – у современных ККМ эта функция отсутствует. Графу можно не заполнять;
6 – показания общей суммы - всех пробитых на этой ККМ денег за всё время её работы - на начало дня. Эта сумма увеличивается с каждым снятым Z-отчетом;
7, 8 – подписи кассира и администратора;
9 – показания общей суммы на конец рабочей смены: цифры из гр.6 + накопления (гросс-итог) за рабочую смену;
10 – выручка за рабочую смену; включает в себя наличку, безнал и возвраты по неиспользованным чекам;
11 – только наличная выручка, которая сдается в бухгалтерию по приходному кассовому ордеру;
12 – столбец заполняется, если у кассового аппарата есть функция подсчета безналичных платежей;
13 – размер безналичных платежей, если они были;
14 – общая сумма наличных и безналичных платежей минус возвраты;
15 – возвраты покупателям по неиспользованным кассовым чекам, если они были;
16 – после того, как кассир заполнит журнал, он оформляет справку-отчет (форма КМ-6), вместе с наличностью передает ее старшему кассиру и расписывается в этой графе;
17 – подпись администратора или старшего кассира, получившего деньги у кассира-операциониста и проверившего правильность расчётов;
18 – подпись руководителя (старшего кассира);
Графы 1,2,3,6 заполняются в начале рабочей смены.
Если в журнал необходимо внести исправления, они должны быть заверены подписью кассира-операциониста, главного бухгалтера и руководителя предприятия. Журнал кассира-операциониста хранят минимум 5 лет.
Основными документами, которые регулируют составление первичной документации во время использования контрольно-кассовой техники, считаются типовые нормы эксплуатации ККМ при условии осуществления денежных операций с населением, сегодня в виде книги кассира применяется заполнение журнала кассира-операционниста КМ-4 . Типовые правила по прибытию инкассатора или при закрытии организации, кассир обязан:
Подготовить платежные документы и денежную выручку.
Оформить кассовый отчет, сдать имеющуюся выручку совместно с кассовым отчетом и приходный ордером главному кассиру или инкассатору банка.
В присутствии кассира представитель администрации снимает показания контрольных и секционных регистров. На конец рабочего времени все показания отчетной ведомости вписываются в журнал кассира-операционниста. После того, как произошло снятие показаний регистров или распечатка проверки и определения фактической суммы выручки наличных денег делается соответствующая запись в «Книге кассира » и заверяется подписями представителя администрации и кассира. В настоящее время применяются , и . Нормы по их составлению предусматривают существующую возможность заполнения не только по концу рабочего времени, но и после окончания смены.
Форма КМ-4 образец заполнения:
Правила заполнения формы КМ-4 (ГРАФЫ):
1.
Графа – дата или смена. В этой графе проставляется соответствующая дата снятия денег Z-отчета. Предположим на 1м кассовом аппарате трудятся 3 смены и разные кассиры, в таком случае, нужно вносить 3 отдельных строки, привязанные к одной дате.
2.
Графа – № отдела или секция. В этой графе содержится информация, указывающая № отделов, на которые поступила сумма денежных средств за данную смену.
3.
Графа – ФИО кассира.
4.
Графа – порядковый № контрольного счетчика на конец рабочей смены (дня). 5
5.
Графа - № контрольного счетчика, который регистрирует число переводов суммирующего денежного счетчика. В этой графе дублируются показания с графы 4.
6.
Графа – Показания суммированных денежных счетчиков к началу смены (рабочего дня). В этой графе, содержится сумма на период начала смены и все прибытия денежные средства на кассовый аппарат за все время его существования. Сведения за предыдущую смену необходимо брать с 9 графы.
7.
Графа– подписи администратора и кассира.
9.
Графа – данные суммирующих денежных регистров на конец смены (рабочего дня).
10.
Графа – Общая сумма всей выручки за смену.
11.
Графа – сдача наличными деньгами.
12.
Графа – сколько оплачено по документации, количество.
13.
Графа – сумма оплаченных денежных средств по доку ментам.
14.
Графа – сколько сдано всего (прописывается сумма безналичных и наличных платежей за текущую смену, возвраты не считаются).
15.
Графа – сумма возвратов за смену.
16.
Графа – подпись кассира операционниста. В этой графе проставляется подпись кассира, после того, как будут заполнены все графы формы МК-4, а так же справка-отчета по форме МК-6.
17.
Графа – подпись администратора проставляется после того, как произошло факт принятия налички от кассира за текущую смену.
18.
Графа - заполнение журнала кассира-операционниста КМ-4 считается завершенным после того, как руководитель организации ставит свою подпись после окончания каждой смены.
Данное обозначение может использоваться в организации по желанию.
2. Номер отдела (секции)
Если в Z-отчете предусмотрено пробивание товаров/услуг по отделам, то заполнять данную графу следует по Z-отчету. Если же организация все продажи бьет на один и тот же отдел, например, отдел 1, то заполнять графу не обязательно.3. ФИО кассира
В графу вносится ФИО работающего в смену кассира-операциониста.4. Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены)
Графа предназначена для внесения порядкового номера Z-отчета, который обычно пропечатывается в верхней части снятого Z-отчета. Номера должны идти в хронологическом порядке, если какой-то номер пропущен, значит, Z-отчет был снят, но в журнал кассира-операциониста по какой-то причине не попал.5. Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика
Данная графа обычно не заполняется, либо заполняется показателями «0», так как фирма журнала предполагает, что Z-отчетов должен обнуляться. В современных кассовых аппаратах эта функция убрана.6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены)
Графа обязательна к заполнению. В неё вносится накопительный итог на начало дня, цифра которого берется с Z-отчета. Это сумма всех пробитых на кассовом аппарате денег за весь период его существования. С каждым снятым Z-отчетом эта сумма увеличивается. Если никаких сбоев не было, то она должна равняться накопительного итога на вечер предыдущего дня (графа 9).При покупке нового аппарата первое накопление будет равняться 1 руб. 11 коп. (соблюдается требование налоговых инспекций) налоговый инспектор при регистрации кассового аппарата.
