Главная » Мошенничество

Порядок оформления первичных документов в бухгалтерском учете. Как вести документооборот в бухгалтерии

Документы является исходным пунктом бухгалтерского учета.

Бухгалтерская документация это часть системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документацией (ОКУД), утвержденной постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №299.

Документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация.

Остановимся на первичной бухгалтерской документации. Это документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным – непосредственно после её окончания.

Образцы форм документов утверждаются правительственными органами. Такие формы документов называются типовыми или унифицированными.

Бухгалтерские документы классифицируют по нескольким признакам:

    По назначению:

    Распорядительные. Например: Приказы об учетной политике, о предоставлении отпуска, о проведении инвентаризации и т. д.

    Оправдательные (исполнительные). Например: приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные, счет-фактуры, накладные, акты, накладные и т.д. счет фактуры – это приложения к товарно – транспортным накладным. Составляются в интересах налоговой инспекции

    Документы бухгалтерского оформления. Например: расчетно-платежные ведомости, расчет отпускных, расчет пособия по временной нетрудоспособности, расчет амортизации и другие.

    Комбинированные документы – содержат те и другие элементы. Например, расходные кассовые ордера.

    По месту составления:

    внутренние. Например: накладная на внутреннее перемещение, ПКО, РКО, акты.

    внешние. Например: ТТН, счет - фактуры

    По степени обобщения хозяйственных операций;

    первичные. Например: ПКО, РКО, ТТН, акты, накладные.

    сводные. Например: Кассовый отчет, товарный отчет, авансовый отчет, материальный отчет.

    По порядку использования;

    разовые. Например: ПКО, РКО, акты.

    накопительные. Например: дневной заборный лист, лимитно-заборная карта.

2.2. Реквизиты бухгалтерских документов

Документы состоят из отдельных показателей, которые называются реквизиты (от латинского слова «требуемое, необходимое»).

Совокупность реквизитов документа определяют его форму.

Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

Но в любом случае документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

    Наименование документа (формы)

    Код формы

    Дата составления

    Наименование организации составившей документ

    Измерители хозяйственной операции

    Фамилии и должности ответственных лиц, их личные подписи.

Если документ является внешним документом, то помимо личных подписей на документе должна быть проставлена круглая печать организации.

Электронный документ содержит ту же самую информацию, что и бумажный Содержание электронного документа можно просмотреть на экране компьютера. Электронный документ можно распечатать в бумажном виде. Электронный документ можно размножить в огромном количестве совершенно идентичных экземпляров, можно мгновенно переслать на другой компьютер в другой точке земного шара с помощью электронной почты.

Но электронный документ проще подделать, чем бумажный, если, конечно, не предпринимать специальных мер защиты.

Проблемы защиты от подделки электронных документов решаема. В России, как во многих других странах мира, принят Закон об электронной подписи, направленный на решение указанной проблемы.

Электронные документы уже широко используются в общении предприятий с банками и с налоговыми органами.

Все документы в бухгалтерии тщательно проверяют с трех сторон: юридической, с точки зрения оформления, арифметической.

Проверенные документы регистрируют в журнале регистрации документа.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

В настоящее время особое внимание уделяется унификации и стандартизации документов. Унификация документов – это разработка единой формы документов России для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях. В России унифицированы формы кассовых документов, банковских документов и др.

Они обязательны для всех сфер деятельности. Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов. Стандартизация- это установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. При ведении бухгалтерского учета важно наладить рациональный документооборот, т.е. оптимальную систему формирования бухгалтерских документов, принятие их к учету, перемещения по предприятию, их текущего хранения и передачи в архив. Это обеспечивает высокую степень надежности учета при минимальных затратах времени и средств.

Все записи в бухгалтерском учёте производятся на основании соответствующих оправдательных документов.

Документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учёте применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Положении по ведению бухгалтерского учёта и отчётности в РФ (утв. приказом Минфина РФ от 29.07.98г № 34н с последующими изменениями и дополнениями). В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Документы бухгалтерского учёта преимущественно составляются по унифицированным формам, что обусловлено необходимостью упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечения сравнимости учётных и отчётных данных различных организаций (или одной организации за разные периоды), их полноту и достоверность, исключения дублирования информации .

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), утверждённым Постановлением Госстандарта России от 30.12.93г № 229.

В целом документы бухгалтерского учёта можно разделить на три уровня: первичная учётная документация, регистры бухгалтерского учёта и отчётная бухгалтерская документация . Такая градация полностью отвечает определению документооборота в бухгалтерском учёте, последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации.

Первичными учётными документами , на основании которых ведётся бухгалтерский учёт, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.

Регистры бухгалтерского учёта предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учёту первичных документах, для отражения её на счетах бухгалтерского учёта и в бухгалтерской отчётности.

Бухгалтерская отчётность представляет собой единую систему данных об имущественном, финансовом положении организации и о результатах её хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учёта по установленным формам (согласно ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчётность организации», утв. приказом Минфина РФ № 43н от 06.07.99г и Приказу МФ РФ № 67н от 22.07.03г «О формах бухгалтерской отчётности» с последующими изменениями и дополнениями).

В рамках каждого уровня документы не однородны. Масштабы учётных работ в организации на всех стадиях обработки документов зависят от объёма документооборота - количества документов, поступивших в организацию и созданных ею за определённый период. При этом интересна структура документооборота по составу, назначению и типам документов.

Так, по составу принято разделять документы на входящие (поступившие в организацию), исходящие (официальные документы, предоставляемые организацией внешним респондентам) и внутренние (группа официальных документов, не выходящих за пределы подготовившей их организации).

Документ отвечает статусу официального , если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке.

Классификация документов по составу и анализ их структуры по этому признаку позволяет оценить соотношение объёмов внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать степень автономности деятельности предприятия (рассчитав соотношение единиц входящей информации и внутренней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).

По назначению

документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций (распоряжение руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций).

Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера (акты приёмки) материалов; акты приёмки-выбытия ОС; документы о приёмке от рабочих выработанной продукции и т.п. Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах. Например, начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т.п.

Комбинированные документы одновременно являются и распорядительными и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера; расчётно-платёжные ведомости на выдачу з/пл работникам предприятия; авансовые отчёты подотчётных (командированных) лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет других документов, или при обобщении и обработке исполнительных и распорядительных документов. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчёты резервов, бухгалтерская отчётность и др.

Такая классификация выявляет необходимость документального оформления ряда операций хозяйственной деятельности, регистрация которых в большинстве случаев игнорируется практикующими бухгалтерами. Так, действия бухгалтера, связанные с выполнением методологических расчётов, в соответствии с принципом регистрации должны быть подтверждены соответствующими документами бухгалтерского оформления и заверены подписью главного бухгалтера.

По периоду регистрируемых хозяйственных операций

применяемые в бухгалтерском учёте документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один приём.

Накопительные документы составляются в течение определённого периода путём постоянного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в них подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примеры накопительных документов: двухнедельные, месячные наряды на работу; лимитные карты на отпуск материалов со складов предприятия и т.п. Накопительные документы являются элементом первого этапа систематизации и обобщения учётной информации.

По степени обобщения информации

учётные документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент её совершения. К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуск их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении з/пл работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказанную услугу и т.п.

Сводные документы обобщают показатели путём соответствующей их группировки, систематизации из первичных документов (например, расчётно-платёжная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ – это первичный документ, составляемый постепенно . К сводным документам также относятся все учётные регистры бухгалтерского учёта, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчётность.

Начальной стадией документирования хозяйственной ситуации в организации является первичный учёт , который представляет собой первый этап системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов; использование топливно-энергетических ресурсов; нормированное и отработанное время; выработка рабочих-сдельщиков; затраты на производство; движение полуфабрикатов и остатков незавершённого производства; объём выпуска продукции, её отгрузка и реализация; расчёты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т.п. На этой стадии учётной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приёмки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.

Первичные документы , используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приёмов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне. Эти документы составляются на бланках унифицированной формы, утверждённой Госкомстатом РФ или отраслевыми министерствами и ведомствами.

Ведомственные формы первичной учётной документации обязательны к применению только в организациях, состоящих в подчинении этим ведомствам, однако, если форма документа отвечает потребностям прочих организаций, они могут взять её на вооружение.

Во всех остальных случаях организации обязаны самостоятельно разрабатывать формы первичных учётных документов в количестве и в том виде, в котором они необходимы для отражения хозяйственной деятельности фирмы. При этом документы, созданные организацией самостоятельно, должны быть формализованы таким образом, чтобы их содержание полностью обеспечивало необходимой информацией учётные задачи.

Основные требования к форме первичного документа :

1. Позволяет достоверно описать единичный факт хозяйственной жизни организации

2. Структура документа остаётся постоянной в течение длительного времени, если условия деятельности организации относительно стабильны.

3. Исключается двусмысленность в толковании содержащейся в документе информации.

4. Сообщение закодировано для удобства обработки и обеспечения безопасности информации.

5. Измерители информации, содержащейся в документе (денежные и /или натуральные), обеспечивают необходимую достоверность, точность и понятность сведений. Излишней детализации или уточнения данных следует избегать так же, как и недостаточной.

6. Документ дополняет другие документы, а не дублирует их.

7. Документ содержит как можно меньше избыточной – обычно не используемой информации, которая включается в исходную форму «на всякий случай».

8. Форма документа удобна для обработки его в среде применяемой формы б/у.

9. Форма документа удобна для представления и обработке в электронной среде (на ЭВМ).

10. Форма едина для всех однородных фактов хозяйственной деятельности в различных подразделениях организации (включая обособленные).

11. Составляется своевременно.

При разработке форм первичных учётных документов следует учитывать положения ст.9 ФЗ № 129 от 21.11.96г «О бухгалтерском учёте» (с изменениями и дополнениями).

П.2 данной ст. гласит, что первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дата составления документа (недатированный документ не имеет юридической силы, кроме того, в этом случае затруднено отнесение факта хозяйственной деятельности к конкретному отчётному периоду для целей финансового и налогового учёта);

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

ж) личные подписи указанных лиц (возможна также расшифровка подписей).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Причём документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после её окончания.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчётные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учётных документов составляются сводные учётные документы , к которым, в частности, относятся кассовые книги, товарные отчёты, журнал регистрации хозяйственных операций, мемориальные ордера, журналы-ордера, Главная книга, другие учётные регистры. В качестве конечного сводного документа выступает бухгалтерская отчётность.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-04-15

Ежедневно на предприятии совершается множество операций. Бухгалтеры выставляют контрагентам счета и отправляют им деньги, начисляют зарплату, пени, рассчитывают амортизацию, составляют отчетность и пр. Ежедневно оформляются десятки документов разной направленности: распорядительные, исполнительные, первичные. Последняя группа имеет огромное значение для деятельности предприятия.

Что такое "первичные документы"?

Каждое событие хозяйственной жизни организации должно подтверждаться бумагой. Она формируется в момент совершения операции либо непосредственно после ее завершения. Составление проводок, ведение отчетности осуществляется на основании сведений, указанных в первичных учетных документах бухгалтерского учета. Перечень их большой. Мы в статье рассмотрим основные, наиболее часто используемые документы.

Зачем нужна первичка?

Первичная документация - неотъемлемый элемент бухучета. Как выше говорилось, формируется она в момент совершения или непосредственно после окончания операции и является доказательством реальности того или иного факта хозяйственной жизни предприятия.

Перечень первичных учетных документов бухгалтерского учета при совершении одной сделки может включать в себя:

  1. Договор.
  2. Счет.
  3. Кассовый чек или иной платежный документ.
  4. Товарно-транспортная накладная.
  5. Акт выполненных работ.

Обязательные реквизиты

В настоящее время существуют унифицированные формы первичных учетных документов бухгалтерского учета. Они используются для отражения сведений о разных операциях, соответственно, перечень граф в них различен. Между тем все первичные документы содержат единые обязательные реквизиты. В их числе:

  1. Наименование предприятия.
  2. Название документа (к
  3. Дата формирования.
  4. Содержание операции, по которой составлен документ. Например, при заполнении накладной в соответствующей графе может указываться "Передача материалов на переработку".
  5. Денежные и натуральные показатели. Первые используются для отражения стоимости, вторые - количества, веса и пр.
  6. Должности ответственных сотрудников ("гл. бухгалтер", "кладовщик" и пр.).
  7. Подписи лиц, участвовавших в совершении операции.

Важный момент

Юридической силой обладает первичный документ, содержащий все обязательные реквизиты.

Обратите внимание, что правильно оформленные бумаги могут использоваться в судебных разбирательствах в качестве доказательства обоснованности (или необоснованности) претензий. Многие документы составляются контрагентами. Необходимо внимательно проверять правильность оформления и ни в коем случае не ставить подписи за поставщиков (подрядчиков и пр.), если они этого не сделали.

Необходимо бережно хранить первичную документацию.

Нужна ли печать на первичке?

На практике многие контрагенты предъявляют претензии по поводу ее отсутствия на бланке ТТН и некоторых других документах. Напомним, что с 2015 года большая часть организаций освобождена от обязанности иметь печать. Такие предприятия могут использовать ее по собственному усмотрению. Если же она есть, то информацию о ее наличии необходимо прописать в учетной политике.

В случае, когда контрагент настаивает на использовании печати при оформлении первички, а предприятие вправе ее не ставить на законных основаниях, контрагенту нужно направить соответствующее письменное уведомление со ссылками на нормативные акты, регламентирующие данный вопрос.

Договор

Если контрагент является давним партнером, то вполне можно заключить соглашение на несколько сделок. В этом случае важно четко прописать сроки выполнения обязательств, последовательность и порядок расчета, другие нюансы. Договор может составляться на продажу товаров, предоставление услуг или производство работ. Стоит сказать, что гражданское законодательство допускает и устное заключение соглашения. Однако в предпринимательской деятельности, как правило, используются письменные формы договоров.

Счет

В этом документе поставщик указывает сумму, которую нужно перечислить контрагенту за товар, услугу или работы. При совершении оплаты по умолчанию предполагается, что субъект дает согласие на совершение сделки.

В счете обязательно должны присутствовать:

  1. Наименование документа.
  2. Название услуг (товаров, работ), за которые производится оплата.
  3. Стоимость.
  4. Общая сумма.
  5. Реквизиты для оплаты.

В настоящее время весь перечень учетных документов бухгалтерского учета содержится в программе "1С", поэтому оформление их осуществляется в автоматическом режиме.

Обратите внимание, что счет не имеет особой ценности для контролирующих органов. В нем продавец фиксирует установленную цену. С позиции бухгалтера счет - важнейший первичный документ, на основании которого формируются бухгалтерские проводки.

В качестве разновидности счета выступает счет-фактура. В этой бумаге присутствует специальная строка для указания сумм НДС.

Платежная документация

Подтвердить факт оплаты можно кассовым чеком или иным аналогичным документом. Платежка подтверждает факт оплаты поставки продукции, услуги, работы. Конкретный вид документа выбирается в зависимости от способа оплаты: наличными средствами или по безналичному расчету.

Одним из наиболее популярных расчетных документов считается платежное поручение. Оно представляет собой распоряжение владельца счета на совершение банком перевода средств на указанный счет. Документ можно использовать при расчетах за услуги, товары, для выплаты аванса, возврата займа и пр.

В случае совершения отчислений в бюджет заполняется поле 22 "Код". В платежном поручении в этой графе указывается УИН (уникальный идентификатор). Благодаря ему фискальный орган распознает плательщика.

Поле "Код" в платежном поручении может заполняться по-разному. Это зависит от того, как именно субъект исполняет обязанность перед бюджетом: добровольно или по требованию контролирующего органа.

Товарно-транспортная накладная

Бланк ТТН оформляется грузоотправителем. является основанием для передачи груза получателю. Составляется документ в 4 экземплярах. По ТТН продавец учитывает продажу, а покупатель - приходует поставку товара.

Обратите внимание, ТТН составляется при транспортировке груза собственными силами предприятия. Если перевозка осуществляется сторонней компанией, оформляется бланк 1-Т.

Еще один важный момент: сведения в ТТН должны совпадать с информацией в счете.

Акт выполненных работ

Этот документ оформляется между заказчиком и поставщиком. Акт является подтверждением выполнения работ, предоставления услуг по оговоренной стоимости в установленные соглашением сроки. Проще говоря, это отчет исполнителя перед заказчиком.

В настоящее время унифицированная форма акта не утверждена. Предприятие вправе разработать бланк самостоятельно и закрепить его в учетной политике.

Основными реквизитами акта являются:

  1. Номер и дата регистрации в бухгалтерской документации.
  2. Дата составления.
  3. Реквизиты договора, в соответствии с которым формируется акт.
  4. Срок, объем, стоимость работ.
  5. Реквизиты счета, по которому будет производиться оплата.
  6. Наименование заказчика и исполнителя.
  7. Подписи участников сделки.

Акт всегда составляется в двух экземплярах.

Форма М-15

Эту аббревиатуру используют для обозначения накладной на отпуск материалов на сторону. Надо отметить, что этот документ не является обязательным, но достаточно часто используется предприятиями.

Накладная на отпуск материалов на сторону оформляется при необходимости передать ценности из основного (головного) офиса в удаленные подразделения или другим компаниям (при наличии специального договора).

Правила оформления ф. М-15

В первой части бумаги проставляется номер, в соответствии с документооборотом предприятия. Здесь же следует указать полное название компании и ОКПО.

В первой таблице отражается дата составления документа, код операции (если используется соответствующая система), наименование структурного подразделения, сфера деятельности предприятия, выписывающего накладную.

Аналогичным образом указываются сведения о получателе и лице, ответственном за поставку. Далее приводится ссылка на документ, в соответствии с которым выписывается накладная. Это может быть договор, приказ и пр.

В основной таблице в столбцах 1 и 2 указываются бухгалтерский субсчет и код аналитического учета всех материалов, подлежащих списанию.

  • наименование материалов с указанием отдельных характеристик, марки, размера, сорта;
  • номенклатурный номер (если его нет, ячейку не заполняют);
  • код единицы измерения;
  • наименование единицы измерения;
  • количество передаваемого товара;
  • сведения о фактических объектах, отпускаемых со склада (заполняет кладовщик);
  • общая стоимость материалов;
  • цена без НДС;
  • сумма выделенного НДС;
  • общая стоимость с НДС;
  • инвентарный номер материалов;
  • номер паспорта (при наличии);
  • номер записи в соответствии с учетной карточкой.

Накладную подписывают бухгалтер, работник, ответственный за отпуск ценностей со склада, и получатель.

Авансовые отчеты в "1С"

Формирование отчетных документов - одно из самых распространенных действий бухгалтера. Многие расчеты, осуществляемые наличными средствами, оформляются авансовыми документами. В их числе командировочные затраты, хозяйственные закупки и пр.

Часто сотрудники предприятия получают средства из кассы на хозяйственные расходы. После приобретения нужных ценностей (к примеру, канцтоваров), работники отчитываются и предоставляют бухгалтерии подтверждающие документы.

Бухгалтер, в свою очередь, должен зафиксировать все расходы в системе учета. Открыть "Авансовые отчеты" в "1С" можно в разделе "Банк и касса", подразделе "Касса". Введение нового документа осуществляется кнопкой "Создать".

В верхней части бланка указываются:

  1. Наименование предприятия.
  2. Склад, на который будут оприходованы вновь поступившие ценности.
  3. Сотрудник, отчитывающийся за средства, полученные под отчет.

В документе содержится 5 закладок. В разделе "Авансы" следует выбрать документ, по которому выданы средства:

  1. Денежный документ.
  2. Расходный кассовый ордер.
  3. Списание со счета.

Если на выданные средства были куплены товары, их отражают на одноименной закладке. В разделе "Тара" указывают сведения о возвратной таре (к примеру, бутылки для воды). В закладке "Оплата" отражают информацию о наличности, уплаченной поставщикам за приобретение объекта или выданные в счет предстоящей поставки.

В разделе "Прочее" указываются данные о командировочных расходах: суточные, затраты на ГСМ, билеты и т. д.

"Универсальный" бланк

В перечне первичных учетных документов бухгалтерского учета есть одна бумага, которую можно использовать в самых разных ситуациях. Она применяется при формировании и бухгалтерской, и налоговой отчетности. Речь идет о бухгалтерской справке. Бланк требуется в случае необходимости исправить допущенную ошибку. Кроме этого, документ необходим при совершении операций, требующих пояснений, отражения расчета, подтверждения проводок, если другие бумаги отсутствуют.

Нюанс

Стоит сказать, что предприятие вправе подтверждать совершение операций, не требующих оформления стандартных (типовых, унифицированных) форм, не с помощью справки, а посредством самостоятельно разработанных первичных учетных документов бухгалтерского учета. Перечень их, однако, должен быть закреплен в финансовой политике компании.

Правила составления справки

Для этого документа не утверждена единая унифицированная форма. Соответственно, специалисты могут составлять ее в свободном виде либо использовать шаблоны, разработанные на предприятии. Среди обязательных сведений, которые должна содержать справка, следует отметить:

  1. Информацию о предприятии.
  2. Дату и причины составления.
  3. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, к которым прилагается справка.
  4. Подпись ответственного работника.

Написать можно на обычном белом листе формата А4 или на фирменном бланке компании.

При составлении необходимо быть очень внимательным, не допускать ошибок. Чем подробнее справка, тем меньше дополнительных вопросов возникает у проверяющих.

В документе должны быть, разумеется, только достоверные сведения. Если же в ходе написания будут выявлены ошибки, целесообразнее составить справку заново.

Особенности хранения

Все, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, должно храниться на предприятии не меньше 5 лет. Исчисление этого срока начинается с даты окончания отчетного периода, в который были оформлены бумаги.

Дополнительно

Первичку можно оформлять в бумажном или электронном виде. В последнее время все чаще предприятия отдают предпочтение электронному документообороту. Это вполне объяснимо: на оформление и отправку бумаг уходит намного меньше времени.

Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью (усиленной или обычной - по договоренности между контрагентами).

Ответственность

Первичная документация - важнейший элемент хозяйственной жизни предприятия. При ее отсутствии компанию ожидают серьезные санкции со стороны контролирующих органов. Штрафы будут вменены и в случае выявления ошибок в первичной документации, недостоверных сведений.

Нарушение предписаний влечет наказание не только по НК, но и по КоАП. При наличии оснований виновные могут быть привлечены и к уголовной ответственности.

Заключение

В работе предприятия могут использоваться самые разные документы. При этом некоторые из них могут иметь унифицированную форму, а некоторые - разрабатываться самостоятельно компанией. Вне зависимости от этого, однако, в документах должны присутствовать все обязательные реквизиты.

Некоторые предприятия практикуют использование комбинированных документов. Речь идет об унифицированных формах, дополненных в соответствии со спецификой деятельности организации.

Важно выбранные виды первичной документации отразить в учетной политике предприятия. В процессе деятельности компании может возникнуть необходимость в новых документах. Если они будут разработаны предприятием, то о них следует сказать в учетной политике.

Обратите внимание, контрагент тоже может самостоятельно разработать те или иные формы бумаг. В финансовой политике необходимо указать, что предприятие принимает такие документы от контрагентов.

Для фиксации многих операций организации могут не использовать унифицированные формы первичной документации. Однако если речь о кассовых операциях, то они оформляются исключительно утвержденными ордерами и другими платежными документами.

Данные, содержащиеся в первичных документах, отражаются в бухгалтерских регистрах. Регистры бухучета представляют собой перечни операций в хронологическом порядке, сгруппированные по счетам бухучета (например, ведомости, отчеты в табличной форме).

Формы регистров утверждает руководитель организации. Обязательными реквизитами регистра бухучета являются:

  • наименование регистра;
  • наименование организации (экономического субъекта), составившей регистр;
  • даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;
  • хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета ;
  • единица измерения;
  • наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра, и их подписи с расшифровкой.

Регистры составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью .

При внесении исправлений в регистры нужно проставить дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра (с расшифровкой).

При регистрацииобъектов бухучета в регистрах не допускаются:

Пропуски или изъятия;

Отражение мнимых и притворных объектов бухучета .

Сотрудник, ответственный за оформление первичного документа, должен обеспечить его своевременную передачу для внесения в регистры бухучета. При этом данный сотрудник несет ответственность за достоверность данных, зафиксированных в первичном документе. Об этом сказано в части 3 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Предприниматель на ОСНО

Документальное оформление хозяйственных операций, осуществляемых индивидуальным предпринимателем, применяющим общую систему налогообложения, регулируется Порядком, утвержденным приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430.

Требования, предъявляемые к первичным учетным документам, содержатся в пункте 9 данного порядка. Они практически полностью совпадают с , предъявляемыми к первичным учетным документам, которые используют организации. Единственным дополнением является то, что индивидуальные предприниматели должны прикладывать к первичному документу, которым оформлена реализация товара или его приобретение, первичный документ, подтверждающий оплату за данный товар.

Обособленное подразделение

Ситуация: может ли обособленное подразделение отражать хозяйственные операции на основании первичных документов, оформленных от имени головного отделения организации? Обособленное подразделение выделено на отдельный баланс и ведет бухучет самостоятельно.

Да, может.

При этом в учетной политике нужно отразить условие о том, что все первичные документы оформляются от имени головного отделения.

Способы ведения бухучета организация устанавливает самостоятельно и прописывает в учетной политике для целей бухучета (ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Положения, указанные в учетной политике, распространяются на все обособленные подразделения организации (п. 9 ПБУ 1/2008). Поэтому если в учетной политике организации сказано, что все первичные документы оформляются от имени головного отделения, то обособленное подразделение вправе вести бухучет на основании таких регистров.

Кроме того, одним из обязательных реквизитов любого первичного документа является наименование экономического субъекта, составившего документ (подп. 3 ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Экономическими субъектами считаются, в частности, коммерческие и некоммерческие организации (подп. 1 ч. 1 ст. 2 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Организацией признается юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 48, ст. 51 ГК РФ). Обособленное подразделение самостоятельным юридическим лицом не является, оно является его частью (ст. 55 ГК РФ). Следовательно, обособленное подразделение, ведя бухучет самостоятельно на основании документов, оформленных от имени головного отделения организации, не нарушает законодательство о бухучете.

Бухгалтерская справка

Ситуация: в каких случаях нужно составлять бухгалтерскую справку?

Бухгалтерскую справку нужно составлять в любых случаях, когда бухгалтеру необходимо обосновать проводки или расчеты. Например:

  • при представлении уточненных деклараций для обоснования расчетов, отраженных в них (письмо ФНС России от 14 декабря 2006 г. № 02-6-10/233);
  • для подтверждения сумм, отраженных в бухучете, например, при расчете дивидендов;
  • для обоснования сторнировочных проводок и т. д.

Этот первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подписи в документах

Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно - непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.

Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П.

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.

Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.

Допустим, организация, которая не является малым (средним) предприятием, заключила договор со сторонним исполнителем об оказании услуг по ведению бухучета. Кто должен подписывать первичные документы за главного бухгалтера в таком случае?

Руководитель сам должен назначить перечень людей, которые имеют право подписывать первичные учетные документы (п. 14 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Это могут быть сотрудники организации (кассир, менеджер и т. д.), а также представители сторонней организации, которая ведет бухучет.

Право подписи банковских документов можно передать штатным сотрудникам, а также лицам, оказывающим услуги по ведению бухучета (п. 7.5 Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И). Таким образом, в банковских документах помимо руководителя организации может расписываться сотрудник организации или руководитель сторонней организации, которая ведет учет.

При этом руководитель организации сам не может ставить подписи за главного бухгалтера. Дело в том, что, поскольку организация не является малым (средним) предприятием, руководитель не может принять ведение бухучета на себя. Данный вывод следует из части 3 статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам. На это прямо указано в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430.

Ситуация: может ли главный бухгалтер подписывать договоры, если он является учредителем организации?

Да, может, но только в том случае, если у него есть доверенность на право подписи, выданная руководителем организации (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

В остальных случаях право подписи договоров от имени организации принадлежит руководителю (если иное не предусмотрено уставом организации) (п. 1 ст. 53 ГК РФ).

Ситуация: каким цветом чернил должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры ?

По общему правилу любым цветом, но к банковским документам установлены особые требования.

Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры. В пункте 2.8 Положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (применяется в части, не противоречащей действующему законодательству), сказано, что записи в первичных документах нужно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Исключение предусмотрено только для банковских документов. В пункте 1.7.2 Правил, утвержденных Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П, указано, что каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц и оттиск печати и соответствовать заявленным образцам. При этом подписи на всех документах должны быть сделаны ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов.

Совет: подписывайте первичные документы, а также счета-фактуры с использованием традиционных цветов чернил (черного, синего или фиолетового).

Дело в том, что при копировании первичных документов и счетов-фактур, заполненных с использованием чернил красного или зеленого цвета, указанные таким способом данные могут не отобразиться на копиях документов. Это может привести к негативным последствиям при представлении копий документов для налоговой проверки (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 г. № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Электронные документы

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью , нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.

Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551. Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552. Эти форматы актуальны как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

Разрабатывать форматы типовых форм ФНС России не планирует.

Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумажном носителе, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

А если организация составляет документы не по формату, который утвержден ФНС России? Тогда бланки представляйте инспекторам на бумаге - заверьте копии с отметкой о том, что документы подписаны электронной подписью .

Аналогичные разъяснения приведены в письме ФНС России от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671.

Подробно о том, как передавать документы налоговым инспекторам, см.:

  • Как подать документы по требованию проверяющих при камеральной налоговой проверке ;
  • Как подать документы по требованию проверяющих при выездной налоговой проверке .

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике. В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:

  • перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
  • список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
  • способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
  • порядок хранения электронных документов;
  • способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

А вот форматы электронных документов, которые применяет организация, в учетной политике отражать не обязательно. Это подтвердила ФНС России в письме от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671. Хотя в данном письме речь идет про учетную политику для целей налогообложения, вывод ФНС России актуален и для учетной политики для целей бухучета.

Пометки на документах

Ситуация: можно ли делать служебные пометки на первичных документах?

Да, можно.

Запрета делать служебные пометки на первичных документах в законодательстве нет. Например, на документе можно ставить пометку о том, что он прошел обработку и отражен в бухучете (п. 2.20 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

Печать на документах

Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому печать на документе проставьте:

  • если организация по собственному выбору использует самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем, которая предусматривает наличие печати;
  • если организация по собственному выбору использует унифицированную форму, содержащуюся в альбоме унифицированных форм, которая предусматривает наличие печати. При этом руководителем утверждено, что форма применяется без изменений (или изменения не касаются печати);
  • при применении типовых обязательных форм, установленных уполномоченными органами (Правительством РФ, Банком России и т. п.) на основании федеральных законов, если типовые формы предусматривают наличие печати.

Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации, приведен в таблице .

В договорах, которые обычно заключает организация (купли-продажи, оказания услуг и т. д.), печать также можно не ставить. Печать нужно ставить лишь в том случае, если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ).

Еще один момент. С 7 апреля 2015 года ООО и акционерные общества вообще могут не иметь печатей. Так предусмотрено статьями 2 и 6 Закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ.

Документы на иностранном языке

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский. Это необходимо как для целей бухучета, так и налогообложения (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ст. 313 НК РФ, письмо Минфина России от 28 февраля 2012 г. № 03-03-06/1/106).

В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести документ на русский язык может как профессиональный переводчик, так и сотрудник организации, владеющий иностранным языком (письма Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202, от 26 марта 2010 г. № 03-08-05/1).

При этом организация может сохранить некоторые слова на иностранном языке, если они являются зарегистрированным товарным знаком, например, название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.) или не имеют существенного значения для подтверждения произведенных расходов, например, в авиабилете на иностранном языке - условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Если документы на иностранном языке составлены по типовой форме (идентичны по количеству граф, их названию, расшифровке работ и т. д. и отличаются только суммой), то в отношении их постоянных показателей достаточно однократного перевода на русский язык. В последующем переводить нужно только изменяющиеся показатели данного первичного документа. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725.

Исправление ошибок

В первичных документах исправления допускаются (ч. 7 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Порядок исправления ошибок в первичных документах закрепите в учетной политике для целей бухгалтерского учета или приложении к ней. Организация самостоятельно разрабатывает способы внесения исправлений в первичку (как на бумаге, так и в виде электронного документа). Ориентируйтесь на требования Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, нормативные акты по бухучету и принимайте во внимание особенности документооборота. При разработке таких способов можно ориентироваться на действующие нормативно-правовые акты, регулирующие аналогичные вопросы (например, Правила заполнения счета-фактуры, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Об этом сказано в письме Минфина России от 22 января 2016 г. № 07-01-09/2235.

Ошибки в первичных документах исправляйте следующим образом: зачеркните неправильный текст и надпишите над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производится одной чертой, так чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверьте подписями лиц, составивших документ (с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц), проставьте дату внесения исправления.

Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены пунктом 7 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, и пунктом 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Исправить ошибку в регистре бухучета можно на основании бухгалтерской справки. В этом документе должно быть обоснование исправления.

В регистрах бухучета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение соответствующего регистра (ч. 8 ст. 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Если исправление в регистре разрешено ответственными лицами, то заверьте его подписями этих лиц (с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц), проставьте дату внесения исправления. Такие правила установлены пунктом 8 статьи 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Внутренний контроль

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. А если ее отчетность подлежит обязательному аудиту, то она обязана вести внутренний контроль ведения бухучета и составления отчетности (за исключением случаев, когда руководитель принял обязанность ведения бухучета на себя). Такие требования установлены статьей 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Кроме того, одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:

  • график документооборота;
  • номенклатуру дел.

Порядок формирования и обработки документов должен быть закреплен в графике документооборота (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер. Утверждается график приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота нужно описать:

  • этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
  • сроки прохождения каждого из этапов;
  • перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
  • перечень сотрудников, проверяющих документы;
  • взаимосвязь ответственных лиц.

График можно оформить в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать и собственную структуру графика. Такие правила установлены пунктом 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Пример графика документооборота в табличной форме

Главный бухгалтер ООО «Альфа» разработал график документооборота в табличной форме (см., например, часть графика документооборота , посвященную банковским документам).

Пример графика документооборота в виде схемы

В ООО «Альфа» принято решение продолжать оформлять для сотрудников, направляющихся в служебные поездки, командировочные удостоверения. Главный бухгалтер «Альфы» разработал график документооборота в виде схемы (см., например, схему обработки командировочного удостоверения ).

В организациях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии. Например, сотрудник отправляется забирать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию. К памятке также можно приложить и образцы необходимых документов.

Пример памятки исполнителю о порядке оформления документов

Документооборот в ООО «Альфа» организован путем составления отдельных памяток сотрудникам (см., например, памятку командированного сотрудника ).

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера (п. 5.7 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации. За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание. Некоторые организации прописывают в качестве одного из условий премирования выполнение требований по оформлению документов.

После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив.

Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе.

Ответственность за отсутствие первичных документов

Внимание: отсутствие (непредставление) первичных документов является правонарушением (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ.

Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму:

  • от 300 до 500 руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ);
  • от 2000 до 3000 руб. за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).

В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер - за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер (бухгалтер с правами главного). Руководитель организации может быть признан виновным:

  • если в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда РФ от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2);
  • если ведение учета и расчет налогов были переданы специализированной организации (п. 26 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18);
  • если причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18).

Первичные документы утеряны

Ситуация: как поступить, если первичные документы утеряны ?

Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку, на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом.

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить .

Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в вопросах учета, но и касательно налогового законодательства, в частности определения объема обязательств. Потому ответственному за составление первичной документации крайне важно знать все нюансы ведения учета, а кроме того, понимать их классификацию для упрощения работы.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета - это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.

Классификация

Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.

В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет . В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.

Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:

  1. Договора. В них оговариваются конкретные условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы. В целом, тут указываются все условия, которые тем или иным образом имеют отношение к проводимой сделке. Отметим, что для некоторых операций письменная форма договора не обязательна. Так, с момента получения покупателем товарного чека, сделка признается заключенной.
  2. Счета. При помощи документов данного типа покупатель подтверждает готовность оплатить товар (услугу) продавца. А помимо того, в счетах могут быть представлены дополнительные условия сделки и зафиксированы конкретные расценки, которые продавец устанавливает на свою продукцию и услуги. Если по каким-то причинам покупателя не устроит представленный ему товар (услуга), на основании счета он имеет право требовать возврат своих средств.
  3. Товарная накладная. В ней отображается полный перечень всех товаров или материалов, которые передаются. Накладная должна быть составлена в нескольких вариантах в зависимости от количества участников сделки.
  4. Акт приема-передачи. Он составляется по итогам по итогам предоставления услуги в качестве подтверждения того, что результат труда соответствует ранее заявленным критериям и полностью одобрен принимающей стороной.
  5. Расчетные ведомости. В них отображаются все вопросы, связанные с расчетом с наемным персоналом по оплате труда. Причем здесь должна быть отображена вся информация, касающаяся премий, доплат и прочих механизмов финансового стимулирования работников.
  6. Акты приемки-передачи № ОС-1. Данный тип документации используется для фиксации любых мероприятий, связанных с вводом или выводом основных средств.
  7. Кассовые документы , к которым принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, а кроме того, кассовая книга. В них содержатся сведения относительно финансовых, проведенных в рамках реализации, разнообразных сделках.

Классификация

Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.

Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.

В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:

  1. Распорядительные (организационные). В них указывается информация, которая должна быть донесена до ведома сотрудников компании, структурных подразделений и филиалов и их руководителей. При их помощи компания отдает определенные распоряжения, которые должны будут тщательно выполняться. К данной группе можно отнести разнообразные приказы, распоряжения и многое другое.
  2. Исполнительные (оправдательные) , в которых изначально отображаются факты, подтверждающие проведение определенных операций хозяйственного назначения и их завершение.
  3. Документы бухгалтерского оформления. Данная категория является обобщающей и нужна для систематизации сведений, содержащихся в других бумагах и их дальнейшего сбора в единый документ.

При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.

Учетные регистры и их классификация

При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.

Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

  1. Хронологические , в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
  2. Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
  3. Комбинированные , которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

Содержание первичной документации

У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • сведения о лице, которое составило указанный документ (полное наименование предприятия);
  • суть хозяйственной деятельности, связанной с данным документом;
  • финансовые расчеты относительно произошедшей сделки;
  • подписи должностных лиц, несущих ответственность за сделку, и их инициалы.

Образец первичного бухгалтерского документа

Правила оформления документов

Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:

  1. Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
  2. Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
  3. Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
  4. Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.

Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.

Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы . Исправления можно сделать следующими способами:

  1. Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
  2. Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
  3. Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.

Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.

Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.