Порядок документального оформления кассовых операций. Документальное оформление кассовых операций ип

В статье будут высветлены вопросы, касающиеся заполнения первичной документации по кассе. Что это за тип документов, как правильно их оформлять, какие функции выполняют – далее.

Финансовая операции должна подтверждаться документами. Оформлять их необходимо правильно, соответствуя требованиям и правилам, установленным законодательством.

Важные моменты

При поступлении документов в бухгалтерию их необходимо проверить:

Очень часто бухгалтеры допускают ошибки при оформлении. Наиболее распространенные:

• использование простого карандаша;
• отсутствие необходимых реквизитов;
• наличие исправлений;
• использование не утвержденных бланков;
• в незаполненных строках нет прочерка;
• подписи теми лицами, которые не имеют на это право.

Чтобы не допускать ошибок, необходимо ознакомиться с правилами оформления. Если избежать помарок не удалось, важно знать, как их исправить:

Если поправки внесены неверно, они не признаются и считаются недействительными. Любая организация должна хранить первичные документы.

Срок – не меньше 5 лет. Эти документы фиксируют факт проведения операций в учреждении.

Что это такое

Первичные документы по учету денежных средств в кассе – это документы, которые подтверждают осуществление действий или операций на предприятии.

Какова их роль

С помощью первичных документов можно подтвердить факт совершения операции в организации, узнать дату ее проведения.

Также на их основании ведется контроль по работе как структурного подразделения, так и работников в отдельности. По информации, содержащейся в документах, осуществляются проверки.

Также играют роль по сохранности имущества организации, дают возможность оптимально его использовать. Обладают первичные документы и юридическим значением.

Поскольку служат письменным доказательством проведения операций, то используются судьей при рассмотрении бухгалтерских споров.

Правовое регулирование

Приходной кассовый ордер необходимо заполнять следующим образом:

• указывается название организации, которая выдала ордер и структурное подразделение (при наличии);
• ставится порядковый номер ПКО;
• проставляется дата поступления денег в кассу и сумма (цифрами);
• ставится номер бухгалтерского счета;
• указывается дебет и кредит;
• проставляется код назначения использования финансов из кассы;
• указывается наименование компании и личные данные лица, от которого поступили деньги;
• пишется цель операции, например, оплата по соглашению;
• прописывается сумма ;
• рубли пишутся буквами, копейки – цифрами;
• при наличии первичных документов указываются их реквизиты.

Для индивидуальных предпринимателей приходник может не составляться. Если ИП оформляет ПКО и отвечает за кассовую дисциплину, то документ необходимо подписать.

Оформляется в одном экземпляре во время предоставления выручки ИП в кассу. Средства могут поступать в таких случаях:

• в качестве оплаты за услугу;
• за проданное имущество;
• как возврат неиспользованных финансов;
• во время пополнения капитала;
• от сотрудников организации – займы, ущербы;
• с банковского счета.

Хранится приходной кассовый ордер не менее 5 лет. Приходные документы:

• от юридических лиц – объявление на взнос наличкой;
• от физических — ордеры.

Основные операции прихода:

• наличная выручка;
• поступления из банка;
• возврат лишней заработной платы;
• возмещение ущерба;
• поступление денег от учредителей;
• возвраты от поставщиков.

Расходный

Бухгалтерия занимается выдачей денег, помогает в этом расходный кассовый ордер. Заполняется он в зависимости от порядка осуществления операций. .

Бланк выписывается работником бухгалтерии. Описание заполнения расходного ордера из кассы:

Составляется ордер в день выдачи финансов. После оформления его необходимо зарегистрировать в .

Главный бухгалтер организации и руководитель ставят свои подписи, после чего бланк передается кассиру.

Расходный кассовый ордер на руки сотрудника не выдают, он хранится в кассе. Относятся:

Деньги разрешено выдавать в день составления документов. Расходные операции:

• сдача финансов в банк;
• выдача заработной платы сотрудникам;
• выдача отчетных денег;
• расчеты с поставщиками.

Кассовая книга

Любое учреждение обязано вести кассовую книгу в одном экземпляре. Форма стандартная – . Вести ее можно в электронном и бумажном варианте.

Первый вариант возможен в случае обеспечения сохранности данных. Для этого в начале каждого рабочего дня оформляется 2 машинограммы – «Вкладной лист» и «Отчет кассира». Отчет ведется с начала года.

В случае ведения бумажного формата кассовая книга заводится на определенный период времени. Зависит он от числа операций. Заполнять книгу можно несколькими вариантами – горизонтально и вертикально.

При вертикальном расположении данные об операции расположены на одном листе. Отчетом является следующая страница или вкладыш (пустой).

Записи ведутся ручкой или чернилами. Сведения можно дублировать, используя копировальную бумагу, которая вкладывается между страницами.

При выборе горизонтального расположения книга содержит 2 части – вкладыш и отчет. Первая часть имеет горизонтальную линейку, у второй ее нет.

Она заполняется с помощью копира. Нумерация у обеих частей одинаковая. Обрывать отчет, пока смена не закончится, не допускается.

В кассовой книге в первую очередь указываются приходные документы, затем – расходные. По окончании рабочего дня кассир должен подвести итоги по движению денег в кассе и сдать бухгалтеру отрывной лист.

На титульном листе книги обязательно должны присутствовать данные:

• код организации;
• данные индивидуального предпринимателя;
• отчетный период;
• название структурного подразделения.

Таким образом, первичные документы служат основанием для проведения операций в учреждении. Оформлять их необходимо на основании требований, установленных законодательством.

Основными первичными документами являются ордеры, кассовая книга, различные распоряжения и другие. Прежде чем сдавать документы, необходимо их проверить.

Занимается этим бухгалтер предприятия. После проверки документация сдается в кассу. На руки кассовые документы не выдаются.

Любая хозяйственная операция предприятия должна быть подтверждена документально. Поскольку (прием и выдача денег) тоже подпадают под эту категорию, законодательство предписывает документальное оформление кассовых операций.

Порядок оформления кассовых операций

Детально об этом написано в Указании ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» В частности, там указано, что кассовые операции должны оформляться типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Государственным комитетом статистки России и согласованы с Центральным банком России и Министерством финансов.

Необходимая документация и её заполнение

Государственный комитет статистики России утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной документации (то есть документы, при помощи которых ведется документация кассовых операций на предприятии):

• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
• расчетно-платежная ведомость;

При этом индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов или доходов и расходов либо физических показателей (согласно требованиям НК РФ), кассовые документы (приходные и расходные ордера) могут не оформлять.

Освобождены ИП и от ведения кассовой книги. Однако, если предприниматель с целью улучшения контроля над движением наличных денежных средств примет решение документировать кассовые операции, ему необходимо следовать нормам, установленным ЦБ РФ.

Рассмотрим подробнее, какими документами оформляются кассовые операции (все они входят в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93).

Кассовая книга

Кассовая книга (номер согласно ОК 0310004) ведется для учета наличных денег, которые поступают в кассу. Такую книгу можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.

В случае ведения книги на бумаге все ее листы должны быть пронумерованы до начала внесения записей, скрепляющую листы бумагу должны подписать главный бухгалтер и руководитель. Также книга должна быть заверена печатью индивидуального предпринимателя (при наличии у него таковой).

В случае ведения книги в электронной форме должны быть приняты меры для того, чтобы сведения невозможно было изменить или подделать.

Записи в такой книге заверяются электронными цифровыми подписями уполномоченных лиц, а решение о сроках распечатывания информации (ежедневно, раз в неделю или квартал и тому подобное) принимает руководитель. Организации и ИП имеют право вовсе не распечатывать цифровые кассовые документы, если учетная политика предприятия подразумевает ведение документооборота в электронном виде. В этом случае нужно позаботиться о том, чтобы ЭЦП были у всех материально ответственных сотрудников.

Нумерация страниц должна вестись и в электронном варианте кассовой книги, при этом она осуществляется автоматически и в хронологическом порядке. Распечатанные экземпляры листов кассовой книги необходимо собрать в отдельную папку – делать это можно по мере возможности или желания, но в течение одного календарного года книга должна быть собрана.

Записи в кассовой книге делает кассир на основании приходных и расходных ордеров – только на те средства, что поступили непосредственно в кассу. Наличные деньги, принятые платежным агентом или банковским субагентом, фиксируются в отдельных кассовых книгах, которые ведут непосредственно сами агенты.

В конце каждого рабочего дня кассир должен сверять данные кассовой книги с данными кассовых документов и фиксировать своей подписью сумму остатка наличных средств. После этого сверку данных производит главный бухгалтер или руководитель (в случае отсутствия бухгалтера) и тоже подписывает.
Если в какой-либо день или даже дни не было произведено ни одной кассовой операции, остаток каждый раз выводить не нужно: суммой остатка будет считаться последний выведенный в тот день, когда операции производились.

Контроль ведения кассовой книги осуществляет главный бухгалтер предприятия. В его отсутствие контроль осуществляет руководитель предприятия.

Отметим еще раз, что с 1 июня 2014 года предприниматель не обязан вести кассовую книгу, но может это делать для организации контроля и кассовой дисциплины.

Приходный ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) имеет, согласно Общему классификатору, номер 0310001 и документирует оформление кассовых операций (поступление в кассу наличных денег). Ордер может быть заполнен как вручную, так и на компьютере или печатной машинке, помарки и исправления при этом не допускаются.

Помимо регистрационного номера, ордер должен иметь следующие реквизиты:

• наименование предприятия, структурного подразделения (при необходимости) с указанием кодов по ОКПО;
• дату заполнения;
• номер корреспондирующего счета или субсчета (при ведении бухгалтерского учета).

Кассир обязан проверить сведения в приходном ордере (на правильность и полноту), а также прилагаемые документы.

Расходный ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) имеет, согласно Общему классификатору, номер 0310002 и служит для оформления выдачи средств из кассы.
Реквизиты расходного ордера такие же, как и у приходного, кроме того, он должен быть заверен главным бухгалтером и подписан руководителем (или уполномоченным им лицом).

Выдавая средства, кассир должен проверить у получателя расписку (заполняется только собственноручно получателем, сумма рублей указывается прописью, копеек – цифрами) и документ, подтверждающий личность (внутри предприятия это может быть удостоверение). Реквизиты документа кассир должен записать.

Если выдача средств происходит по доверенности, в ордере после имени получателя указывают имя доверенного лица. Если при этом средства выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир должен написать «По доверенности». Доверенность прилагается к ордеру или ведомости.

Книга учета денежных средств

Книга учета денежных средств ведется старшим кассиром для документирования кассовых операций между ним и остальными кассирами в течение рабочего дня (при небольших масштабах бизнеса в такой книге необходимости нет).

Код книги по ОК – 0310005.

В начале рабочего дня лицо, ответственное за ведение кассовых операций (кассир, старший кассир или другой сотрудник, уполномоченный приказом руководителя) выдает наличные необходимому кругу лиц под роспись в книге, в конце рабочего дня остаток средств сдается тоже под роспись.

В случае, если средства выданы для выплаты заработной платы, отчитаться за них нужно до окончания проставленного в платежной ведомости срока.

Остаток невыданных денег ежедневно опечатывается в конверт с указанием точной суммы и сдается ответственному лицу под расписку. Если по истечении срока, проставленного в платежной ведомости, остается какая-то сумма, она возвращается в центральную кассу, а в книге делается соответствующая запись.

Несмотря на то, что вся ответственность за ведение учета и контроль за ним возложена на главного бухгалтера, на практике материально ответственным глава бухгалтерии может и не являться. Сохранность наличных руководитель или ИП может поручить как себе лично, так и любому другому сотруднику, облеченному особым доверием.

Расчетно-платежная ведомость

Этот документ ведется для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам предприятия. Код по Общему классификатору – 0301009.

Ведомость составляется бухгалтерией в одном экземпляре на основании первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и тому подобного. Если работники получают заработную плату на банковские карты, составляется только расчетная ведомость.

В ведомости указываются все необходимые к выдаче работнику суммы: заработная плата, социальные выплаты, надбавки и премии (а также вычеты и удержания). Общая сумма выплат указывается на титульном листе.

Напротив фамилий тех работников, которым зарплата по каким-либо причинам не выплачена в отведенный по ведомости срок, указывается «депонировано». В последней графе ведомости проставляют общую сумму выплат, на нее же составляют РКО, а номер и дату ордера фиксируют в ведомости. Отдельно фиксируют сумму депонированных средств.

Необходимо отметить, что при выдаче заработной платы и прочих выплат сотрудникам наличными денежными средствами, предприниматель обязан формировать расчетно-платежные (или платежные) ведомости.

Платежная ведомость

Ведется для учета выдачи заработной платы и других выплат работникам. Код согласно Общему классификатору – 0301011. Оформляется так же, как и расчетно-платежная (расчетная) ведомость.
Заработную плату работникам можно выплачивать и по расходному ордеру, но разумнее вести учет в ведомости.

Общее документирование кассовых операций ведется главным бухгалтером (или лицом, его заменяющим) или руководителем. Исправления в документах не допускаются.

Что нового принесет 2018

С 2017 года субъектам малого предпринимательства предоставлена возможность не устанавливать лимиты наличных денег в своих кассах: они могут, не нарушая закон, накапливать необходимые суммы.

В новом 2018 году все кассовые документы остаются прежними, как и форма их подачи: в бумажном виде; через электронные системы.

Основные изменения 2018 года связаны с тем, что повседневную жизнь предпринимателей все обширнее охватывает электронная документация:

• теперь законодательно определено, что операции с наличными, проводимые через ККТ в течение дня, можно фиксировать по окончании проведения кассовых операций (одним ПКО в конце дня);
• предусмотрена возможность электронного обмена документами и информацией с сотрудниками (квитанцию о получении денег по ПКО можно отправить на электронную почту, а об отмене приходной операции сообщить в системе учета);<
• закреплена норма о том, что кассовые операции могут проводиться любым уполномоченным лицом, если в штате отсутствует должность кассира.

С 1 июля 2018 года станет реальностью обязанность применения электронных ККТ для большинства предпринимателей. Выглядеть это будет примерно так:

• во время покупки формирование чека будет осуществляться в электронном виде;
• составленный таким образом кассовый документ будет автоматически в онлайн режиме отсылаться в налоговую;
• при отдельном требовании покупателя предприниматель должен будет отослать дубликат чека на электронную почту, указанную клиентом.

Установка дополнительного и недешевого оборудования потребует от ИП существенных затрат. Для некоторых категорий налогоплательщиков НК РФ предусмотрел право на получение налогового вычета размере до 18000 руб.

Перспектива применения ККТ грозит не всем предпринимателям. Для некоторых оставили возможность пользоваться БСО при проведении расчетов. Но теперь их формирование также будет производиться с помощью единого программного обеспечения.

Контроль кассовых операций: Видео

Операции по кассе (связанные с оборотом наличных средств) являются важной составляющей в жизнедеятельности любой организации и как структурная единица, и как техническое средство. Документальное оформление проведенных кассовых операций необходимо для обеспечения достоверности информации по движению наличных средств. При этом необходимо соблюдать законодательно установленные нормативы, относящиеся к движению денежных средств. Также на оформление документов по кассе отразило свое влияние законодательство в области ККТ в связи с использованием онлайн-касс.

Рассмотрим порядок оформления документации по кассе.

Нормативное регулирование

Порядок ведения кассовых операций

Порядок ведения кассы утвержден Центробанком Указанием от 11.03.2014 № 3210-У. В связи с повсеместным использованием онлайн-касс сужен этот порядок, который определяет организация или ИП самостоятельно и прописывает в (по сохранности наличных, хранении, перевозки).

При этом важную роль играет то, что ЦБ допускает оформление и в электронном виде и допускается комбинирование электронных и бумажных документов. При этом нужно отметить, что для электронных документов обязательно должна быть электронная подпись кассира и главного бухгалтера .

За кассовые операции ответственность возлагается на кассира, но если компания не большая, то обязанности кассира может взять на себя другое ответственное лицо (директор или главбух) и этот момент нужно включить в соответствующее положение. При этом лицо, ответственное за кассу должно быть штатным работником организации.

Синтетический учет операций по кассе ведется на счете 50 (активный) по дебету отражается поступление денег, по кредиту – выдача), по которому допускается открытие таких субсчетов:

• 1 Касса организации
• 2 Операционная касса
• 3 Денежные документы

Для организаций должен быть установлен лимит по кассе, суммы выше лимита необходимо передавать кредитным организациям (на ИП это не распространяется – они имеют право хранить столько наличности, сколько считают нужным).

Лимит расчетов наличными

По отношению к расчетам с физическими лицами и ИП ограничений по расчетам наличными нет. Юридические лица обязаны придерживаться ограничения по наличным расчетам в 100000 руб . в соответствии с Указанием ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У.

Если договор юридического лица составляет 200000 руб., то можно

1. оформить 2 договора по 100000 руб.
2. оплатить половину наличными, а другую половину – по безналичному расчету

Установление лимита остатка кассы

Лимит кассы организация устанавливает самостоятельно исходя из специфики деятельности организации и объемов движения денежных средств и утверждает его приказом руководителя .

Для расчета лимита по кассе можно использовать способы, отраженные в Указании ЦБ N 3210-У: исходя из движения денежных средств (в зависимости от специфики).

Действующее юридическое лицо производит расчет на основе объемов поступлений (выдачи) наличных денег, а организуемое юридическое лицо – исходя из ожидаемых объемов поступлений (выдачи).

Лимит остатка рассчитывается по формуле:

Лимит = объем поступлений (выдачи) наличных денег / расчетный период (1 – 92 дня) * число дней сроков сдачи в банк

Пример расчета лимита кассы

В ООО «Альфа и омега» за период с 1 по 30 июня (30 день) выручка ­ 3000000 руб. Инкассация денег в банк происходит раз в 3 дня. Лимит кассы составляет:

3000000 / 30 дн. * 3 дн. = 300000 руб.

На основании произведенных расчетов формируется приказ руководителя о лимите остатка кассы.

Важно! Если лимит остатка не установлен , то он считается равным 0.

Формирование кассовых документов

Все факты хозяйственной деятельности подлежат оформлению первичными документами. В связи с применением онлайн-касс допускается ведение кассовых документов как в электронном (при наличии электронной подписи), так и бумажном виде, а также в комбинированном виде. Например, для наличия подтверждающего документа у лица, вносящего деньги в кассу, можно ПКО оформлять в бумажном виде, где отрывная часть ПКО остается у лица, внесшего деньги в кассу.

С 01.01.2013 г. типовые формы не являются обязательными к применению, документы по ведению кассовых операций остаются обязательными (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

РКО и ПКО используются для подтверждения факта движения денег по кассе. Эти документы составляются непосредственно при движении денег по кассе, формируются в 1 экземпляре кассиром, подписывается руководителем и главбухом (или уполномоченным на такие действия лицом), и результаты движения денег должны быть обязательно зафиксированы в журнале регистрации (), которую ИП могут не вести.

Порядок заполнения РКО и ПКО

Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-Ф З к оформлению первичных документов определены такие требования:

1. полное название
2. число, когда составлен документ
3. организация, составившая документ
4. содержание проведенной операции
5. величина и единицы измерения
6. должности лиц, оформивших операцию
7. подписи лиц и их расшифровку

Непосредственно в ПКО и РКО имеются такие особенности оформления:

• указывается корреспондирующий счет
• основание для приема (выдачи) денег
• лицо, которому выдаются деньги (от которого принимаются)
• сумма указывается цифрами и прописью
• перечисляются документы-основания для выдачи с номерами и датами их составления

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

К нарушениям относятся:

• расчеты наличными юридических лиц превышающих установленные размеры (100 тысяч рублей по договору)
• неоприходование в кассу наличности
• несоблюдение порядка работы с наличностью
• наличие денег сверх лимитов

Ст. 15.1 КоАП РФ определяет административную ответственность в области нарушения порядка ведения операций по кассе

За аналогичное нарушение (отсутствие первичных документов) предусмотрена ответственность по ст. 120 НК РФ. За такие деяния, совершенные в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного п. 2 ст. 120 НК РФ, предусмотрен штраф в размере 10000 рублей.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ И. Башкирова

Ошибка по оформлению РКО

При выдаче заработной платы есть ли необходимость оформления РКО к платежной ведомости?

На основании платежной ведомости в обязательном порядке оформляется РКО. В соответствии с Указаниями ЦБ от 11.03.2014 N 3210-У выдача наличности производится по: РКО, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. На выдаваемую сумму должен быть составлен РКО, при этом его номер и дата фиксируются в платежной ведомости на последней странице.

Бухгалтерский учет является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ - это письменное свидетельство осуществления хозяйственной или финансовой операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит от правильности и своевременности составления документов. Значение документов в ведении хозяйственной деятельности достаточно велико, так как документы служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Документация как способ оформления хозяйственных операций документами и обоснования бухгалтерских записей является одним из элементов метода бухгалтерского учета. С документацией тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, такие как, счета и инвентаризация.

Основанием для отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленные документы, так как на их основании устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.

Классификация бухгалтерских документов представлена в таблице 2.

Таблица 2-Классификация бухгалтерских документов

Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах осуществляется по определенному плану. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций документами требуется устанавливается порядок движения документов. Путь прохождения документов от момента их выписки до передачи в архив называется документооборотом.

Кассовые операции являются самыми многочисленными и самыми распространенными на предприятии. Их учет сопровождается оформлением целого ряда документов, которые представлены в приложении № 8 к данной работе.

Кассовые ордера - это документы, удостоверяющие законность поступления денег в кассу предприятия и их расходования по целевому назначению. Кассовые документы могут оформляться либо в бумажном, либо в электронном виде. При электронном виде они распечатываются на бумаге.

Прием наличных денег в кассу производят по приходному кассовому ордеру (ф. № КО- 1), подписанному главным бухгалтером. Приходный кассовый (ПКО) и квитанцию к нему заполняет бухгалтер в одном экземпляре. В первой строке пишется наименование организации далее по порядку в установленных местах:

Порядковый номер ордера (нумерация ПКО производятся по порядку, начиная с первого января до конца года);

Дата поступления денежных средств;

В графе “Корреспондирующий счет, субсчет” указывается кредитуемый в операции счет, т.е. фиксируется бухгалтерская проводка;

При необходимости проставляется шифр аналитического учета и шифр целевого назначения поступивших средств;

Ниже в строке “Принято от” указывается ФИО физического лица или наименование юридического лица.

В строке “Основание” указывается источник поступления наличных денег, приходуемых в кассу, т.е. отражается содержание финансово-хозяйственной операции. Это может быть:

1. вклад в уставный капитал;

2. выручка от реализации услуг, продукции, товаров;

3. заем от физического лица;

4. остаток неиспользованных подотчетных средств;

5. спонсорский взнос;

6. наличные из банка,

7. погашение ссуд, недостач, хищений и т. д.;

В строке «Приложение» указываются первичные документы, оформляющие хозяйственную операцию:

1. заказ-наряд;

2. накладная;

3. счёт-фактура;

4.договор на заём;

5.выписка из решения собрания учредителей;

6. бухгалтерская справка с расчетом;

7.письмо клиента;

8. распоряжение руководителя;

9. банковский чек;

10. личное заявление работника и т.д.

Прием наличных денег в кассу осуществляет кассир. Он при получении ПКО проверяет:

Наличие подписи главбуха или бухгалтера, а при их отсутствии – подписи руководителя, которые должны соответствовать имеющимся образцам;

Соответствие суммы наличных денег цифрами и прописью;

Наличие подтверждающих документов к ПКО;

Соответствие суммы, указанной в ПКО, и суммы фактически принятых наличных денег.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Если все документы проверены и замечаний нет, кассир подписывает ПКО, квитанцию к нему и ставит штамп, подтверждающий проведение кассовой операции. Вносителю отдается квитанция к ПКО на руки.

Прием наличных денег ведется так, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

Если вносимая сумма не соответствует сумме в ПКО, кассир либо предлагает ее увеличить при недостаче, либо возвращает излишки.

Если вноситель отказывается доплачивать недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму, перечеркивает ПКО и возвращает руководителю или главному бухгалтеру для переоформления суммы.

Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления. При поступлении наличных денег в кассу из банка также составляется приходный кассовый ордер. Сдатчиком выступает главный бухгалтер, которому кассир и передает квитанцию. Квитанцию прикладывают к выписке банка.

Приходные и отдельно расходные кассовые ордера нумеруются в хронологической последовательности, с начала и до конца года. На основании этих ордеров и приложенных к ним документов кассир производит записи в кассовой книге.

В новом Положении действующем с 01.01.12. ничего не упоминается о ведении журнала регистрации ПКО и РКО, как было раньше.

Выдача наличных денег производится непосредственно получателю, который может быть указан в следующих платежных документах:

В расходном кассовом ордере;

В расчетно-платежной ведомости;

В платежной ведомости

на основании паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность) или доверенности с паспортом.

Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет все, те же заполненные графы в нем аналогично как при получении приходного кассового ордера а также же, соответствие данных паспорта получателя и его и Ф.И.О. в расходном кассовом ордере.

Выдавая наличные деньги по доверенности, кассир проверяет:

Соответствие Ф.И.О. получателя в расходном кассовом ордере и Ф.И.О получателя, указанные в доверенности;

Соответствие Ф.И.О. получателя, указанные в доверенности, и данные его паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

В платежной или расчетно-кассовой ведомости кассир пишет «по доверенности» перед подписью лица-доверителя.

Доверенность в таких случаях прилагается к расходному кассовому ордеру, расчетной ведомости или расчетно-платежной ведомости..

Если доверенность оформлена на несколько выплат, то в этом случае делаются ее копии и заверяются в установленном порядке. Заверенная копия прилагается к расходным документам, оригинал доверенности хранится у кассира и прилагается к расходным документам при последней выдаче наличных.

При получении денег по расходному кассовому ордеру получатель указывает получаемую сумму в рублях – прописью, в копейках – цифрами и расписывается в нем. Кассир пересчитывает деньги под наблюдением получателя и выдает тому наличные деньги в сумме, указанной в РКО.

Получатель обязан проверить сумму путем ее пересчета, не отходя от кассы.

После выдачи наличных по РКО кассир подписывает его.

Выдача денег в подотчет на расходы, связанные с ведением деятельности, работнику оформляется расходным кассовым ордером согласно его письменному заявлению, которое составляется в произвольной форме и содержит:

Надпись руководителя собственноручно о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются;

Подпись руководителя и дату;

Подотчетное лицо по окончании срока на который были выданы деньги, обязано составить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов и сдать его в бухгалтерию.

Необходимость оформления заявления о выдаче денег под отчет была введена с 01.01.12.

Ранее подотчетные лица должны были предъявить в бухгалтерию авансовый отчет и произвести окончательный расчет по неизрасходованным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, если иные сроки не были установлены руководителем предприятия.

Руководитель также устанавливает срок, в течение которого авансовый отчет должен быть проверен, утвержден, по нему произведен окончательный расчет.

Авансовый отчет проверяет главбух или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель. Утверждается авансовый отчет руководителем.

Наличные деньги под отчет вновь выдаются, как и раньше, если предыдущая задолженность по подотчетным суммам погашена полностью.

Выплаты заработной платы и прочие выплаты производятся на основании платежной или расчетно-платежной ведомости. Срок выдачи денег на эти нужды определяется руководителем и указывается в платежных документах. С 01.01.12. срок выплаты заработной платы и прочих выплат не может быть более пяти рабочих дней со дня получения наличных из банка.

Ранее срок выдачи денег на зарплату и прочих выплат устанавливался не более 3 дней.

Старший кассир или кассир выдает указанную в платежной ведомости сумму кассирам или уполномоченным лицам на выплату заработной платы, по РКО на срок, указанный в ведомости.

Получатель расписывается в расчетно-платежной или платежной ведомости напротив своей фамилии. Затем кассир пересчитывает сумму к выдаче так, чтобы работник мог наблюдать за его действиями и выдает работнику.

Получатель проверяет выданную сумму. Если сумма не соответствует указанной в платежных документах, претензии по этому поводу кассиром не принимаются, если работник не пересчитал сумму под наблюдением кассира.

В последний день выдачи заработной платы и прочих выплат в платежно-расчетной или платежной ведомости кассир:

Ставит оттиск штампа или пишет вручную «депонировано» напротив фамилий сотрудников, которым не были выданы деньги;

Считает и записывает в конце ведомости в итоговой строке сумму фактически выданных денег и депонированных денег, подлежащих сдаче в банк;

Сверяет указанные суммы с итоговой суммой в ведомости;

В произвольной форме делает реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм должен содержать:

Наименование юридического лица или Ф.И.О. ИП;

Дату оформления реестра депонированных сумм;

Период возникновения депонированной задолженности;

Номер платежной (расчетно-платежной) ведомости;

Ф.И.О работника, не получившего деньги;

Сумму невыплаченных наличных денег;

Итоговую сумму по реестру депонированных сумм;

Подпись кассира с расшифровкой;

Дополнительные реквизиты, если нужно.

Реестры депонированных сумм нумеруются с начала года в хронологическом порядке. После подписания реестра кассиром, кассир заверяет своей подписью платежную или расчетно-платежную ведомость, и передает их на сверку и подпись в бухгалтерию.

По фактически выплаченным суммам по платежной или расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер, номер и дата которого указывается в платежной ведомости.

Если реестр оформляет руководитель, то все вышеперечисленные действия совершает он сам.

Лицам, не состоящим в списках предприятия, деньги из кассы выдают только по расходным кассовым ордерам. Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.

Какие - либо исправления в кассовых ордерах не допускаются. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново. На исполненный расходный кассовый ордер ставится штамп “Оплачено”, он подписывается кассиром и регистрируется в кассовой книге.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись ручным или автоматизированным способами.

По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге. Схему документооборота по кассовым операциям представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Схема документооборота по кассовым операциям

В первой главе рассмотрены следующие вопросы:

Понятие кассовых операций, цели и задачи учета;

Законодательно-нормативное регулирование бухгалтерского учета наличных денежных средств;

Документальное оформление кассовых операций.

Ведение учета кассовых операций по движению наличных денежных средств и их документальное оформление в ООО «Росс-Эль» соответствует нормативным документам, регулирующим данный вопрос в Российской Федерации.

Http://tinyurl.com/y43ndvqd

Как известно, на предприятии каждая выдача и каждое получение наличных денежных средств должны быть документально подтверждены. Мы уже упоминали ранее, что такими подтверждающими документами в случае осуществления наличных расчетов через кассу предприятия могут быть кассовые ордера (приходный и расходный) и ведомость на выплату денег. В этом разделе спецвыпуска мы с вами рассмотрим правила и порядок оформления таких документов, а также разберем нюансы заполнения «кассовых» учетных регистров. Кроме того, вы узнаете об исправлении ошибок в кассовой документации.

4.1. Документооборот в кассе

При документальном оформлении кассовых операций важно разграничивать обязанности между кассиром и бухгалтером. К сожалению, Положением № 637 порядок распределения таких обязанностей четко не регламентирован. Однако из содержания этого документа все же можно делать определенные выводы относительно того, что при работе с наличными входит в обязанности бухгалтера предприятия, а какие функции возложены на кассира.

Начнем с бухгалтера, ответственного за учет кассовых операций и работу с кассовыми документами. Так, в его обязанности входит выписка и оформление кассовых ордеров . Это следует из содержания п. 3.10 Положения № 637 . После оформления кассового ордера бухгалтер передает его на подпись главному бухгалтеру и/или руководителю предприятия.

Заметим: если для оформления приходного кассового ордера достаточно только подписи главбуха, то расходный кассовый ордер должен быть подписан также и руководителем предприятия . Исключение составляет случай, когда на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (заявлениях, счетах и т. п.) стоит разрешающая надпись руководителя предприятия . В таком случае его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна ( п. 3.4 Положения № 637 ).

Бухгалтер до передачи кассовых ордеров в кассу предприятия регистрирует их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов* ( п. 3.11 Положения № 637)

* О заполнении этого журнала см. в подразделе 4.7 на с. 50.

Что касается кассира, то после получения из бухгалтерии приходных и/или расходных кассовых ордеров он, в свою очередь:

Проверяет правильность их составления и выписки;

Осуществляет по ним непосредственно операции приема (выдачи) наличности;

Отражает записи по кассовым ордерам в кассовой книге (см. подраздел 4.8 на с. 55).

Последовательность действий бухгалтера и кассира при оформлении операций с наличными приведена на рис. 4.1 (см. с. 32).

4.2. Требования к оформлению кассовых документов

Напомним: наличность, поступающая в кассу предприятия, является оприходованной только тогда, когда такое поступление подтверждено надлежащим образом оформленным кассовым ордером с соответствующей записью в кассовой книге. Поэтому важно знать, как оформить приходный кассовый ордер. Кроме того, правильно должны быть составлены и расходные кассовые документы. Ведь при ненадлежащем оформлении таких документов кассир попросту не имеет права принимать и выдавать по ним денежные средства. О том, как правильно составить кассовые документы, и поговорим далее.

Общие требования

Как мы упоминали в предыдущем подразделе, кассовые документы выписывает работник бухгалтерии. Он же регистрирует их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Одновременно с заполнением приходного кассового ордера к нему оформляют квитанцию - отрывную часть приходного кассового ордера. Ее выдают на руки лицу, сдавшему деньги.

Имейте в виду: при оформлении кассовых документов следует учитывать ряд требований к их составлению, предусмотренных Положением № 637 . Перечислим их.

1. Приходные и расходные кассовые документы выписывают в одном экземпляре .

2. Кассовые документы заполняют чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, при помощи печатной машинки, компьютерных средств или другими способами, которые обеспечили бы надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока ( абзац первый п. 3.10 Положения № 637 ).

3. В кассовых документах во время указания сумм национальной денежной единицы гривни можно использовать ее графический знак ( п. 3.14 Положения № 637 ).

4. Исправления в кассовых ордерах и ведомостях на выплату денег запрещены ( абзац четвертый п. 3.10 Положения № 637 ).

Если при заполнении кассового документа бухгалтер допустил ошибку, следует оформить новый документ

5. Прием и выдачу наличности по кассовым ордерам можно осуществлять только в день их составления ( абзац третий п. 3.10 Положения № 637 ). Если по оформленному кассовому ордеру наличные в кассу в течение дня получены (выданы) не были, кассир предприятия возвращает такой ордер в бухгалтерию, а бухгалтер, в свою очередь, аннулирует этот документ . При этом в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов следует сделать соответствующую отметку.

А вот временной диапазон для выдачи наличности по ведомости на выплату денег может быть чуть шире. Связано это с тем, что согласно п. 2.10 Положения № 637 предприятия имеют право хранить в своей кассе наличность, полученную в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов, сверх установленного лимита кассы в течение 3 рабочих дней, включая день получения наличности в банке. Если выплата, относящаяся к фонду оплаты труда, осуществляется за счет выручки, срок сверхлимитного хранения наличности в кассе - 3 рабочих дня со дня наступления сроков такой выплаты. То есть получить, к примеру, заработную плату по ведомости на выплату денег работник может в течение 3 рабочих дней , после чего неполученные суммы будут депонированы.

6. В кассовых ордерах указывают основания для их составления, а также перечисляют приложенные к ним документы ( ).

7. Выдача кассовых документов на руки лицам, которые вносят или получают наличность, запрещена ( абзац второй п. 3.10 Положения № 637 ).

запрещено выносить кассовые документы из помещения предприятия без письменного разрешения руководителя или главного бухгалтера ( п. 3.13 Положения № 637)

Еще один интересный момент. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров происходит с начала каждого года с номера «1» . Причем если в течение календарного года заканчивается или изменяется форма кассовой книги и/или журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, то нумерация кассовых ордеров продолжается. С таким разъяснением фискалов можно ознакомиться в категории 109.10 БЗ.

Приходный кассовый ордер и квитанцию к нему подписывает главный бухгалтер или лицо, уполномоченное на это руководителем предприятия. Кроме того, квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть заверена печатью предприятия* ( абзац второй п. 3.3 Положения № 637 ). После этого надлежащим образом оформленный кассовый ордер передается в кассу предприятия.

* Если она есть и предприятие документально не отказалось от ее применения (см. спецвыпуск «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 85, с. 73).

А вот оформленный расходный кассовый ордер и ведомость на выплату денег перед передачей в кассу должен подписывать не только главный бухгалтер (уполномоченное на это лицо), но и руководитель предприятия ( абзац первый п. 3.4 Положения № 637 ). Однако если к документу на выдачу наличности приложены заявления на выдачу наличных, расчеты и т. п., на которых есть разрешительная подпись руководителя, его подпись на самом кассовом ордере (ведомости) не обязательна ( абзац второй п. 3.4 Положения № 637 ). Кроме того, типовая форма № КО-2 не предусматривает проставление на ней оттиска печати.

Корешки приходных кассовых ордеров, по которым наличность была получена в кассу, и расходные кассовые ордера, по которым наличность была выдана из кассы, прилагают к отчету кассира . После обработки этого отчета приходные и расходные кассовые ордера комплектуют в хронологическом порядке, нумеруют и переплетают в папки. Они хранятся в соответствии с законодательством ответственным лицом, на которое руководителем предприятия возложена эта обязанность ( п. 3.13 Положения № 637 ).

Подписи в кассовых документах

Еще раз обозначим, что кассовые документы должны быть подписаны:

- приходный кассовый ордер и квитанция к нему - главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это руководителем предприятия, а также кассиром, принявшим наличные денежные средства;

- расходный кассовый ордер или ведомость на выплату денег - главным бухгалтером (уполномоченным на это лицом), руководителем предприятия (за некоторым исключением), кассиром, выдавшим наличность из кассы, и лицом, получившим денежные средства.

Однако при реализации этого требования могут возникнуть определенные вопросы. Первый из них связан с возможностью использования факсимиле.

Напомним, что в общем понимании факсимиле представляет собой точное воспроизведение какого-либо графического оригинала, в том числе подписи, фотографическим способом, печатью, другой репродукцией; это клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используют, как правило, должностные лица, в обязанности которых входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг.

В общем случае использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при совершении сделок в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей (ч. 3 ст. 207 ГКУ ).

«Підстава»

Приводят основания для внесения наличных средств в кассу предприятия (см. табл. 3.1 на с. 25)

«Додатки»

Перечисляют документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру и являющиеся основанием для его оформления

«Головний бухгалтер», «Касир», «Одержав касир»

Подписи, а также фамилия и инициалы главного бухгалтера (лица, уполномоченного руководителем предприятия) и кассира

Реквизиты квитанции к приходному кассовому ордеру дублируют реквизиты самого ордера

Еще один момент, которому стоит уделить внимание, - оттиск печати на приходном кассовом ордере. Здесь сделаем несколько замечаний.

Проставления печати на приходном кассовом ордере требуют п. 3.3 Положения № 637 и сама форма этого документа. О необходимости проставлять печать на приходном кассовом ордере говорят и фискалы в своем разъяснении, приведенном в категории 109.15 БЗ. Вместе с тем, на сегодняшний день наличие печати у предприятия не является обязательным . Учитывая сложившуюся ситуацию, проставлять печать на приходном кассовом ордере нужно только тем предприятиям, которые ее имеют и документально не отказались от ее использования*. Если же у предприятия нет печати**, то и обязанность ее проставления на приходном кассовом ордере отсутствует.

* Не внесли соответствующие изменения в устав предприятия и не составили акт об уничтожении печати.

** Оно документально отказалось от ее применения или не имело ее с самого начала своего образования после отмены обязательного наличия печати.

Те, кто печать имеет и обязан ее использовать, должны учитывать следующее. Из п. 3.3 Положения № 637 следует, что печать нужно проставлять исключительно на квитанции к приходному кассовому ордеру, т. е. на его отрывной части. На корешке этого ордера ее проставление не требуется. Об этом свидетельствует и сама форма приходного кассового ордера, в которой место для печати предусмотрено только на квитанции (см. с. 37). Кроме того, аналогичные разъяснения на этот счет можно встретить в п. 4.1 Методрекомендаций № 210 . В нем также отмечается, что оттиском печати заверяют отрывную часть приходного кассового ордера - квитанцию.

В случае невыполнения требований, предъявляемых к порядку заполнения приходного кассового ордера,

кассир возвращает этот документ в бухгалтерию для соответствующего оформления

Если же в результате проверки приходного кассового ордера выясняется, что он оформлен с соблюдением всех указанных требований, то кассир:

Принимает денежные средства в кассу предприятия;

Подписывает ордер;

Выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру на руки лицу, сдавшему деньги.

Приходный кассовый ордер, по которому получена наличность, прилагают к отчету кассира .

А теперь порядок заполнения приходного кассового ордера покажем на примере.

Пример 4.1. 22.04.2016 г. начальник отдела снабжения Петров Г. Ю. возвращает в кассу ООО «Хамелеон» неизрасходованный остаток денежных средств (в сумме 135,10 грн.), выданных ему ранее под отчет на хозяйственные нужды.

Бухгалтер предприятия составил приходный кассовый ордер, на основании которого кассир принял эту сумму в кассу предприятия .

По условиям примера приходный кассовый ордер (типовая форма № КО-1) должен быть заполнен следующим образом:

Имейте в виду: согласно п. 4.1 Методрекомендаций № 210 при проведении проверок соблюдения кассовой дисциплины на предприятиях контролирующие органы обращают внимание на правильность заполнения всех реквизитов приходных кассовых ордеров. В частности, они проверяют наличие соответствующих дат, номеров, сумм, оснований для их выписки, наличие подписей должностных лиц, печатей, штампов, подписей о получении наличности и т. д. При этом существует вероятность того, что суммы средств, полученные в кассу предприятия на основании кассовых ордеров, заполненных с нарушением требований, будут признаны неоприходованными .

4.4. Оформляем расходные кассовые ордера

Прежде чем подписать расходный кассовый ордер и выдать по нему денежные средства, кассир обязан проверить правильность его оформления и наличие всех его реквизитов.

Перечень обязательных реквизитов расходного кассового ордера и порядок их заполнения покажем в табл. 4.2.

Таблица 4.2. Порядок заполнения реквизитов расходного кассового ордера

Проконтролировав наличие и правильность заполнения всех перечисленных выше реквизитов расходного кассового ордера, кассир принимает решение о возможности выплаты по нему денег.

В случае невыполнения хотя бы одного из указанных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для соответствующего оформления

Если же расходный кассовый ордер оформлен правильно, кассир выдает денежные средства из кассы предприятия, подписывает ордер и на всех приложенных к нему документах ставит штамп или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год). Расходный кассовый ордер, по которому наличность была выдана из кассы, прилагается к отчету кассира .

Рассмотрим порядок заполнения расходного кассового ордера на примере.

Пример 4.2. Руководителем предприятия издан приказ от 19.04.2016 г. № 19 о командировании инженера-технолога ООО «Хамелеон» Филатова А. П. и выплате ему аванса на командировку. На этом основании 22.04.2016 г. бухгалтер предприятия составил расходный кассовый ордер на сумму 3850,00 грн. и зарегистрировал его в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов под № 46. Кассир выдал денежные средства из кассы.

В рассматриваемой ситуации расходный кассовый ордер должен быть заполнен следующим образом (см. с. 41):

Определенные особенности имеет заполнение расходных кассовых ордеров, составленных на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличных по ведомостям, электронным платежным средствам, передача наличности в банк и т. п.). Рассмотрим отдельные нюансы оформления таких кассовых ордеров на примере самостоятельной сдачи кассиром предприятия наличности в банк.

Так, в строке «Видати » обычно указывают получателя денежных средств. Но в данном случае это будет банк. Именно банк, а не кассир, сдающий деньги в банк. Ведь деньги выдаются не кассиру «под отчет», а предназначены для передачи банку (внесения на текущий счет). Поэтому вместо фамилии, имени и отчества получателя здесь нужно указать, что денежные средства передаются банку, например, записью: «на текущий счет № ___ в (наименование банка) », «сдана наличность в (наименование банка) » и т. п.

В строке «Підстава » указывают основание для выдачи наличных средств из кассы предприятия, например: «выручка от реализации продукции », «депонированная заработная плата » и т. п.

Отдельного внимания заслуживает часть расходного кассового ордера, касающаяся получателя денежных средств. Ее при сдаче в банк наличности заполнять не нужно . Как установлено абзацем пятым п. 3.10 Положения № 637 , в расходных кассовых ордерах, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (в том числе на сдачу наличности в банк), реквизит «Одержав» (в котором указывается сумма полученных наличных) не заполняется . А из-за этого не заполняют и относящиеся к нему последующие строки: «Підпис одержувача», «За (найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача)» и дата*. Кстати, на то, что реквизит «Підпис одержувача» в расходных кассовых ордерах, составленных на общую сумму кассовых операций, может не заполняться, указывал и НБУ в письме от 22.04.2013 г. № 11-117/1363/4874 .

* Заметим: на практике иногда налоговики настаивают на том, что эти реквизиты должны быть заполнены в любом случае. Однако, на наш взгляд, такие требования безосновательны.

Все прочие реквизиты такого кассового ордера заполняют без каких-либо особенностей. Пример см. на с. 47.

И помните: документом, подтверждающим сдачу выручки в банк , в этом случае будет квитанция к приходному документу банка на внесение наличности, заверенная подписями ответственных лиц банка и оттиском печати (штампа) банка. Ее следует приложить к расходному кассовому ордеру.

4.5. Выдача наличных по ведомости

Возможность применения ведомости на выплату денег предусмотрена Положением № 637 (ее типовая форма приведена в приложении 1 к этому документу). Ведомость, наряду с кассовыми ордерами, расчетными документами, квитанциями программно-технических комплексов самообслуживания, является кассовым документом ( п. 1.2 Положения № 637 ).

Ведомость, как и расходные кассовые ордера, применяют для выдачи наличности из кассы ( п. 3.4 Положения № 637 ). При этом ведомость, как правило, оформляют всякий раз, когда нужно произвести ту или иную выплату сразу нескольким работникам или даже лицам, не состоящим с предприятием в трудовых отношениях.

Рассмотрим порядок заполнения реквизитов ведомости на выплату денег (см. табл. 4.3).

Таблица 4.3. Порядок заполнения реквизитов ведомости на выплату денег

Обратите внимание:

выдачу наличных лицам, которых нет в штатном расписании предприятия, осуществляют по отдельной ведомости ( п. 3.5 Положения № 637)

Кроме того, как правило, отдельные ведомости открывают на каждое структурное подразделение предприятия, а также на каждый вид выплат.

Оформленная должным образом (с соблюдением всех предусмотренных Положением № 637 требований) ведомость передается на подпись главному бухгалтеру и руководителю предприятия. Далее ведомость передают в кассу предприятия для выплаты денег.

После получения оформленной ведомости на выплату денег кассир обязан проверить :

Наличие на документах и подлинность соответствующих подписей (главного бухгалтера и руководителя);

Правильность оформления ведомости и наличие всех ее реквизитов.

В случае невыполнения хотя бы одного из требований, предъявляемых к оформлению ведомости на выплату денег, кассир возвращает ее в бухгалтерию для соответствующего переоформления.

Если же проверка показала, что ведомость оформлена правильно, то кассир на ее основании выплачивает из кассы предприятия причитающиеся соответствующим лицам суммы средств.

После осуществления выплат по ведомости или по истечении установленного срока выплаты кассир должен выполнить следующие действия ( п. 3.9 Положения № 637 ):

1) в ведомости на выплату денег напротив фамилий лиц, которые не получили заработную плату, в графе «Підпис про одержання» поставить штамп или сделать запись «Депонировано»;

2) указать фактически выплаченную и неполученную сумму заработной платы (другого дохода), подлежащую депонированию (прописью и цифрами), сверить эти суммы с общим итогом по ведомости. Когда все реквизиты ведомости заполнены, кассир заверяет ее своей подписью;

3) составить реестр депонированных сумм, в котором ведется аналитический учет расчетов по депонированной заработной плате по каждой неполученной сумме отдельно. Форма реестра депонированной заработной платы приведена в Методических рекомендациях о применении регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Минфина от 29.12.2000 г. № 356 ;

4)сделать запись в кассовой книге согласно выписанному бухгалтерией расходному кассовому ордеру на фактически выданную по ведомости сумму.

Бухгалтер предприятия проверяет записи, произведенные кассиром в ведомости, и осуществляет подсчет выданных и депонированных по ней сумм. На общую сумму депонированной заработной платы бухгалтер оформляет один общий расходный кассовый ордер , на основании которого сумма невыданной заработной платы сдается в банк для зачисления на текущий счет предприятия.

Как правильно составить ведомость на выплату денег, рассмотрим на примере.

Пример 4.3. Кассир предприятия ООО «Хамелеон» 20.04.2016 г. получил в банке по чеку денежные средства на выплату заработной платы за первую половину апреля 2016 года в сумме 31150,00 грн. Бухгалтер предприятия оформил приходный кассовый ордер на эту сумму.

Сумма фактически выплаченной заработной платы составила 28350,00 грн. Причем работник предприятия Литвинов Г. С. по уважительной причине не смог самостоятельно получить заработную плату за первую половину апреля 2016 года. В связи с этим его заработную плату по доверенности получила его жена Литвинова Е. А.

Кроме того, была депонирована заработная плата менеджера по сбыту Крикуна О. В. на сумму 2800,00 грн. по причине его отсутствия в связи с пребыванием в служебной командировке в период выплаты зарплаты.

На сумму фактически выплаченной и депонированной заработной платы бухгалтер предприятия оформил расходные кассовые ордера, на основании которых кассир в этот же день сделал записи в кассовой книге.

22.04.2016 г. депонированная сумма заработной платы сдана в банк.

Как в этом случае составить ведомость на выплату денег, расходные кассовые ордера, а также реестр депонированной заработной платы, см. на с. 46 - 48.