Начислены отпускные за январь в сумме 8486,24 руб за 28 календарных дней. Удержан НДФЛ в сумме 921 руб за минусов вычета 1400 руб на ребенка. В феврале сторнированы отпускные за 9 дней в сумме 2727,72 руб. и начислен б/лист в сумме 805,44. Всего за феврале сторнирована база -1922,28 руб.Сторнирована сумма НДФЛ (2727,72 руб * 13%) 354 руб.Работник вернул в кассу 1568,28 рублей. (1922,28-354) за минусом НДФЛ. Итого доход с начало года 6563,96 руб, (8486,24-1922,28) сумма вычета 2205,44,(январь 1400,февраль 805,44) НДФЛ с начала года 567 руб.
Если во время отпуска сотрудник заболел и решил перенести неиспользованные дни отдыха на другой период, отпускные пересчитывают. Излишне выданные суммы можно зачесть в счет больничного пособия. НДФЛ, удержанный с излишков, зачтите в счет НДФЛ с больничного пособия. Так как весь НДФЛ с больничного пособия был зачет в счет отпускных, в феврале перечислять налог с дохода этого сотрудника Вы не должны.
Если сумма отпускных с учетом зачета оказалась больше, то сотрудник может вернуть разницу в кассу.
Пересчет отпускных в бухучете отразите проводками:
В январе:
Дебет 20 Кредит 70
–8486,24 руб. – начислены отпускные;
– 921 руб. – удержан НДФЛ с суммы отпускных;
– перечислен НДФЛ в бюджет;
Дебет 70 Кредит (50) 51
– 7565.24 руб. - выплачены отпускные;
В феврале:
Дебет 20 Кредит 70
– 2727,72 руб.
– сторнирована излишне начисленная сумма отпускных;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 354 руб. – сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ;
– 2373,72 – излишне выплаченная сумма отпускных отнесена на расчеты с персоналом по прочим операциям.
Дебет 20 Кредит 70
– 805,44 руб. – начислено больничное пособие за счет средств организации;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 104,71руб. – исчислен НДФЛ с больничного пособия;
– 805,44 руб. – зачтена в счет больничного пособия часть излишне выплаченных отпускных;
Дебет 50 Кредит 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные»
–1568,28 руб. – отражена сумма излишне выплаченных отпускных, которую сотрудник вернул.
Таким образом, с учетом пересчета у сотрудника излишне удержали НДФЛ в сумме 249,30 руб. (354 руб.- 104,71 руб.). Эту сумму Вы можете вернуть сотруднику в безналичном порядке по его заявлению или зачесть при выплате другого дохода.
Если излишне удержанный НДФЛ в размере 249,30 руб. сотруднику не возвращали, то эту сумму отражать в строке 090 не нужно. Так как в этой строке указывают сумму налога, возвращенного сотруднику в соответствии со НК РФ. То есть сторнированный НДФЛ в бухгалтерском учете не должен автоматически попадать в регистры по НДФЛ, как возвращенный.
В расчете 6-НДФЛ за I квартал Вам нужно показать сразу правильные сумму отпускных и сумму больничного пособия.
Как отразить в форме 6-НДФЛ доходы сотрудника, который перенес отпуск из-за болезни. Отпускные выплатили в I квартале, а излишнюю сумму отпускных после пересчета зачли в счет больничных и зарплаты во II квартале
Сумму отпускных, которую выплатили сотруднику перед уходом в отпуск, пересчитайте и отразите в уточненном 6-НДФЛ за I квартал. Больничное пособие и зарплату за II квартал занесите в 6-НДФЛ за полугодие без корректировок.
Если во время отпуска сотрудник заболел и решил перенести неиспользованные дни отдыха на другой период (), отпускные пересчитывают. Излишне выданные суммы можно зачесть в счет больничного пособия и зарплаты за II квартал. НДФЛ, удержанный с излишков, зачтите в счет НДФЛ с больничного пособия и с зарплаты за II квартал.
В 6-НДФЛ за полугодие покажите в доходах больничное пособие и зарплату за месяцы II квартала. НДФЛ с этих доходов не корректируйте. А в бюджет перечислите разницу между налогом с доходов за II квартал и излишне уплаченным налогом за I квартал. Таким образом, по итогам полугодия переплата по НДФЛ погасится.
Если отпускные и НДФЛ вы пересчитали уже после того, как сдали отчет за I квартал, то вместе с отчетом за полугодие подайте уточненный 6-НДФЛ за I квартал. В нем покажите пересчитанную сумму отпускных только за использованные дни. Суммы исчисленного и удержанного НДФЛ пропорционально уменьшите.
О болезни сотрудника вы узнали до сдачи расчета за I квартал? Тогда в первичном расчете за I квартал отразите уже пересчитанные суммы. Подавать уточненку не придется. Так можно поступать всегда, если пересчет уже сделали, а расчет за этот период еще не подали.
Пример, как отразить в 6-НДФЛ пересчет отпускных. Сотрудник заболел в отпуске и неотгулянные дни перенес на другой период
Бухгалтеру организации А.С. Глебовой был предоставлен основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней – с 21 марта по 17 апреля 2016 года. Оклад Глебовой – 25 000 руб. Средний дневной заработок Глебовой (для расчета отпускных) – 850 руб.
Глебовой начислены отпускные в сумме:
850 руб./дн. х 28 дн. = 23 800 руб.
Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудницы нет.
НДФЛ, рассчитанный с отпускных, составил:
23 800 руб. х 13% = 3094 руб.
17 марта сотруднице выплатили отпускные в сумме:
23 800 руб. – 3094 руб. = 20 706 руб.
В форме 6-НДФЛ за I квартал отражено (другие выплаты не рассматриваются):
в разделе 1:
– по строке 020 – 23 800,00 руб.;
– по строке 040 – 3094 руб.;
– по строке 070 – 3094 руб.;
в разделе 2:
– по строке 130 – 23 800,00 руб.;
– по строке 140 – 3094 руб.
После сдачи расчета выяснилось, что в апреле Глебова заболела. Больничный листок выдан 4 апреля, закрыт 22 апреля. С 25 апреля сотрудница приступила к работе. Одновременно она подала заявление о переносе неиспользованной части отпуска (14 календарных дней) на август 2016 года. По больничному листку Глебовой начислено 10 000 руб. (в т. ч. за счет организации – 2000 руб.). Зарплата за период с 25 по 30 апреля начислена в размере 5952 руб. Поскольку в августе отпускные Глебовой организация будет рассчитывать заново, отпускные, начисленные в марте, и удержанный из них НДФЛ бухгалтер пересчитывает.
Сумма отпускных, положенная Глебовой за фактически использованные дни отпуска, равна:
850 руб./дн. х 14 дн. = 11 900 руб.
НДФЛ с этой суммы составляет 1547 руб. (11 900 руб. х 13%).
В связи с пересчетом бухгалтер подал в ИФНС России уточненную форму 6-НДФЛ за I квартал.
В уточненном расчете отражено (другие выплаты не рассматриваются):
в разделе 1:
– по строке 020 – 11 900,00 руб.;
– по строке 040 – 1547 руб.;
– по строке 070 – 1547 руб.;
в разделе 2:
– по строке 100 – 17.03.2016;
– по строке 110 – 17.03.2016;
– по строке 120 – 31.03.2016;
– по строке 130 – 11 900,00 руб.;
– по строке 140 – 1547 руб.
Излишне начисленную сумму отпускных организация засчитывает в счет больничного пособия и в счет зарплаты за последнюю неделю апреля.
Налогооблагаемый доход Глебовой за апрель составляет:
10 000 руб. + 5952 руб. = 15 952 руб.
НДФЛ, исчисленный с этой суммы, равен 2074 руб.
В бухучете организации сделаны следующие записи.
Дебет 20 Кредит 70
– 11 900 руб. – сторнирована излишне начисленная сумма отпускных;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1547 руб. – сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ;
Дебет 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные» Кредит 70
– 10 353 руб. – излишне выплаченная сумма отпускных отнесена на расчеты с персоналом по прочим операциям.
Дебет 20 Кредит 70
– 2000 руб. – начислено больничное пособие за счет средств организации;
Дебет 69 субсчет «Расчеты с ФСС» Кредит 70
– 8000 руб. – начислено больничное пособие за счет средств ФСС России;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1300 руб. – исчислен НДФЛ с больничного пособия;
Дебет 70 Кредит 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные»
– 8700 руб. – зачтена в счет больничного пособия часть излишне выплаченных отпускных.
Дебет 20 Кредит 70
– 5952 руб. – начислена зарплата за фактически отработанное время в апреле;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 774 руб. (5952 руб. х 13%) – исчислен НДФЛ с зарплаты за апрель.
Дебет 70 Кредит 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные»
– 1653 руб. – зачтена в счет зарплаты за апрель часть излишне выплаченных отпускных;
Дебет 70 Кредит 50
– 3525 руб. (5952 руб. – 774 руб. – 1653 руб.) – выдана зарплата за апрель.
С учетом переплаты по НДФЛ, сложившейся из-за пересчета отпускных, фактически по итогам апреля с доходов Глебовой организация перечисляет в бюджет налог только в размере 527 руб. (2074 руб. – 1547 руб.).
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 527 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ с доходов Глебовой за апрель.
В расчете 6-НДФЛ за полугодие перечисленные операции отражены следующим образом (другие выплаты не рассматриваются):
в разделе 1:
– по строке 020 – 15 952,00 руб.;
– по строке 040 – 2074 руб.;
– по строке 070 – 2074 руб.;
в разделе 2:
больничное пособие:
– по строке 100 – 29.04.2016;
– по строке 110 – 29.04.2016;
– по строке 120 – 04.05.2016;
– по строке 130 – 10 000,00 руб.;
– по строке 140 – 1300 руб.;
зарплата за апрель:
– по строке 100 – 30.04.2016;
– по строке 110 – 04.05.2016;
– по строке 120 – 05.05.2016;
– по строке 130 – 5952,00 руб.;
– по строке 140 – 774 руб.
- Скачайте формы
— Однозначного ответа на ваш вопрос нет.
Так, УФНС России по г. Москве разъяснило, что если при перерасчете отпускных сумма уменьшается, то в разделе 1 уточненного расчета 6-НДФЛ за период, в котором отпускные были начислены, отражаются итоговые суммы с учетом уменьшенной суммы отпускных (Письмо УФНС России по г. Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940). Непонятно, причем здесь период, в котором отпускные были начислены. Ведь в расчете 6-НДФЛ отпускные отражаются на дату получения дохода - на дату их выплаты работнику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
То, что говорит УФНС, противоречит позиции ФНС, которая считает, что уточненка не нужна.
ФНС разъясняла, что при перерасчете отпускных в текущем календарном году не нужно подавать уточненные расчеты 6-НДФЛ, все перерасчеты нужно сделать в текущем периоде. При этом в разделе 1 расчета 6-НДФЛ, который заполняется нарастающим итогом с начала года, отражаются итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета (Письма ФНС от 13.10.2016 № БС-4-11/19483@, от 24.05.2016 № БС-4-11/9248).
Вероятно, УФНС хочет уточнить расчет 6-НДФЛ за период, в котором была отражена сумма первоначально выплаченных отпускных. Причем, скорее всего, это связано с тем, что УФНС хочет увидеть правильные суммы именно в разделе 2 с датами выплаты и сроками перечисления НДФЛ. Ведь в разделе 1 все отражено в общей сумме.
В то же время ни ФНС, ни УФНС не давали никаких разъяснений о том, как отражать операцию с перерасчетом отпускных в сторону уменьшения в разделе 2 расчета 6-НДФЛ.
Когда на отпускные уменьшается зарплата за тот месяц, в котором сделан перерасчет отпускных, никаких вопросов не возникает. Ранее отраженная в разделе 2 операция по отпускным на дату их выплаты не корректируется, а на сумму пересчета уменьшается зарплата. О том, как в этом случае заполнить 6-НДФЛ, мы рассказывали в ГК, 2016, № 14 «Заполняем 6-НДФЛ за полугодие: чем «порадовала» ФНС» (http://сайт/elver/2016/14/2410-zapolnjaem_6_ndfl_polugodie_poradovala.html#pos02).
Как разъясняет ФНС, расчет 6-НДФЛ заполняется на отчетную дату, а именно: на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода (Письмо ФНС от 24.05.2016 № БС-4-11/9248). Именно на эту дату нужно отразить все операции, которые были в организации в течение квартала по мере их совершения.
Когда вы заполняете расчет 6-НДФЛ по итогам квартала, вы уже знаете и о перерасчете отпускных, и о зачете этой суммы полностью в счет начисленных больничных. То есть вся выплаченная работнику сумма как была его доходом, так и осталась. Только она частично превратилась в другой вид дохода - оплату пособия по болезни. Причем дата получения этих доходов одинаковая - день выплаты работнику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). И с суммы выплаченного дохода НДФЛ был удержан и своевременно перечислен в бюджет. Кстати, срок перечисления НДФЛ с этих доходов тоже единый - не позднее последнего числа месяца, в котором выплачены отпускные и больничные (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Учитывая это, полагаем, что в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2018 г. можно показать только операцию по выплате отпускных и все.
Выплаченные отпускные в разделе 2 показать отдельным блоком:
По строке 100 (дата получения дохода) - 15.02.2018 (день выплаты работнику);
По строке 110 (дата удержания налога) - 15.02.2018 (день выплаты дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ));
По строке 120 (срок перечисления налога) - 28.02.2018 (срок, установленный НК - не позднее последнего числа месяца, в котором выплачены отпускные (п. 6 ст. 226 НК РФ));
По строке 130 (сумма полученного дохода) - 1951,26 руб. (показывается доход в полной сумме без уменьшения его на НДФЛ и налоговые вычеты (Письма ФНС от 20.06.2016 № БС-4-11/10956@, от 05.08.2016 № ГД-4-11/14373@);
По строке 140 (сумма удержанного налога) - 254 руб.
То есть по итогам квартала выплаченная работнику сумма 1951,26 руб. складывается из трех сумм:
932,7 руб. (1951,26 руб. - 1018,56 руб.) - пересчитанных отпускных за февраль, которые являются доходом за февраль;
755,16 руб. - больничного за период с 26.02.2018 по 07.03.2018. Начислен больничный был 12.03.2018 и в этот же день в счет его перечисления работнику были зачтены пересчитанные отпускные. То есть этот доход уже выплачен работнику и НДФЛ с него удержан;
263,4 руб. - больничного, который был начислен 13.04.2018. И в этом случае работник доход уже получил ранее (в феврале в виде отпускных) и с него был удержан НДФЛ.
В разделе 1 расчета 6-НДФЛ применительно к отпускным:
По строке 020 надо показать ту же сумму, что и по строке 130 раздела 2 - 1951,26 руб.;
По строке 040 - сумму исчисленного НДФЛ - 254 руб.;
По строке 070 - повторить сумму из строки 040 - 254 руб. Ведь НДФЛ с отпускных был удержан и перечислен в бюджет по состоянию 31 марта.
Но в этом случае для того, чтобы данные расчета 6-НДФЛ сходились, вам придется в справке 2-НДФЛ за 2018 показать мартовский и апрельский больничные, в счет которых были зачтены ранее выплаченные отпускные как доход февраля. То есть у вас будет 2 вида дохода:
По коду 2012 отпускные в сумме 932,7 руб.;
По коду 2300 больничные в сумме 1018,56 руб. (755,16 руб. + 263,4 руб.).
И НДФЛ с этих доходов был удержан 15.02.2018 и в этот же день перечислен в бюджет.
В данном случае предъявить претензии о том, что НДФЛ неверно исчислен или невовремя уплачен в бюджет налоговики не смогут. Но есть вероятность, что они могут расценить, что вы неверно заполнили расчет 6-НДФЛ и справку 2-НДФЛ. Поскольку доходы в виде больничных надо показывать на дату зачета в их счет выплаченных отпускных. И, учитывая позицию московского УФНС, могут потребовать от вас уточненку, в которой следует отразить уменьшение суммы отпускных после перерасчета. Тогда вам придется заполнить отдельные блоки строк 100-140 раздела 2 расчета 6-НДФЛ по отпускным и больничным. Но здесь сразу возникнет и еще один вопрос - какую дату указывать как дату удержания НДФЛ. Если указывать дату зачета, тогда раздел 2 будет выглядеть так:
1) по пересчитанным отпускным:
Строка 100 - 15.02.2018;
Строка 110 - 15.02.2018;
Строка 120 - 28.02.2018;
Строка 130 - 932,7 руб.;
Строка 140 - 122 руб. (932,7 руб. х 13%)
2) по больничному за период с 26.02.2018 по 07.03.2018:
Строка 100 - 12.03.2018;
Строка 110 - 12.03.2018 (дата зачета НДФЛ с отпускных в счет НДФЛ с больничного);
Строка 120 - 02.04.2018 (поскольку 31.03.2018 суббота);
Строка 130 - 755,16 руб.;
Строка 140 - 98 руб. (755,16 руб. х 13%)
3) по больничному в апреле:
Строка 100 - 13.04.2018;
Строка 110 - 13.04.2018;
Строка 120 - 30.04.2018;
Строка 130 - 263,4 руб.;
Строка 140 - 34 руб. (263,4 руб. х 13%).
Однако если вы изначально заполните расчет 6-НДФЛ вышеуказанным образом, то сами привлечете внимание налоговиков. Ведь в этом случае получается, что 15.02.2018 в бюджет был перечислен излишний НДФЛ в сумме 254 руб. И у вас в бюджете переплата по состоянию на конец февраля - 132 руб. (254 руб. - 122 руб.), на конец марта - 34 руб. (132 руб. - 98 руб.). И закроется она только 30 апреля.
Поэтому вам придется сначала представить расчет 6-НДФЛ с изначально выплаченными отпускными (до перерасчета), а потом подавать уточненку после перерасчета.
Максимум, что могут предъявить налоговики - штраф по 500 руб. за недостоверные сведения в расчете 6-НДФЛ и в справке 2-НДФЛ (п. 1 ст. 126.1 НК РФ, Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3)). Причем недовольны они могут быть и при первоначальном отражении в расчете только отпускных, и при отражении пересчетов на дату зачета отпускных в счет больничного. Но, во-первых, выявить это нарушение они смогут только на выездной проверке.
А во-вторых, вы можете оспорить штраф. Ведь порядок заполнения раздела 2 расчета 6-НДФЛ в вашем случае никак не урегулирован - ни Порядком заполнения расчета, ни разъяснениями налоговиков. А в этом случае все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогового агента (п. 7 ст. 3 НК РФ).
Если сотрудникам платили отпускные или увольняющиеся работники получали компенсации за отпуск, который не успели использовать, эти доходы нужно облагать налогом и включать в Расчет по форме 6-НДФЛ . Отражение в Расчете таких доходов и НДФЛ, удержанного с них, имеет свои особенности, поскольку отпускные выплаты и компенсация к оплате труда не относятся.
Как заполнить форму 6-НДФЛ, если имела место оплата отпусков или выплата отпускной компенсации увольняющемуся сотруднику, рассмотрим в этой статье.
Отражение отпускных в 6-НДФЛ
Дата фактического получения дохода – день, когда налоговый агент выплатил или перечислил деньги физлицу (пп.1 п. 1 ст. 223 НК РФ). При выплате дохода, агент обязан удержать из него исчисленный НДФЛ, а не позднее следующего дня, отправить налог в бюджет (п.п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ).
По оплате труда дата ее получения для целей НДФЛ - последнее число месяца, за который этот доход начислили по трудовому договору (п. 2 ст. 223 НК РФ). Но отпускные оплатой труда считать нельзя, ведь отпуск – это время отдыха, когда работник не исполняет трудовых обязанностей. Отсюда вопрос: как правильно отразить отпускные в 6-НДФЛ?
В этом случае датой получения дохода считается день, в который отпускные выплатили работнику или перечислили на его счет в банке (пп.1 п.1 ст. 223 НК РФ, письмо Минфина РФ от 26.01.2015 № 03-04-06/2187). Работодатель обязан выплачивать отпускные за три рабочих дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). В тот же день следует удержать с отпускных выплат НДФЛ. А перечислить удержанное в бюджет допустимо до конца месяца выплаты отпускных (п.6 ст. 226 НК РФ).
При заполнении 6-НДФЛ по отпускным, их показатели в Разделе 1 объединяют с другими доходами. В Разделе 2 выплаченные отпускные нужно отделить от других видов доходов, имеющих иные сроки для перечисления налога (п. 4.2 Порядка заполнения Расчета 6-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450). Причем, если в отчетном периоде отпускные выплачивались разными датами, то и строки заполняются отдельно по каждой из этих дат.
Рассмотрим, как отразить отпускные в 6-НДФЛ. Пример 1:
В ООО «Волна» выплатили отпускные двум сотрудникам:
За 9 месяцев также было начислено 2 000 000 рублей зарплаты, применено вычетов на 50 000 рублей, начислен НДФЛ в сумме 253 500 рублей, удержано 230 500 рублей налога.
В Разделе 1 формы 6-НДФЛ отпускные вместе с зарплатой будут внесены в строку 020 (2 000 000 + 17 000 + 23 000 = 2 040 000), начисленный налог - в строку 040 (253 500 + 2210 + 2990 = 258 700), удержанный – в строку 070 (230 500 + 2210 + 2990 = 235 700).
В Разделе 2, кроме строк, отражающих данные по выплаченной зарплате, нужно выделить два дополнительных «комплекта» строк для отпускных, поскольку они выплачивались разными числами августа:
Строки 100 и 130 – дата получения отпускных 15.08.16, сумма – 17 000 рублей,
Строки 110 и 140 – дата удержания НДФЛ 15.08.16, налог удержан в сумме 2210 рублей,
Строка 120 – срок уплаты НДФЛ в бюджет – последний день месяца выплаты отпускных работнику, то есть 31.08.16.
Аналогично будут заполнены строки по второй выплате НДФЛ с отпускных в 6-НДФЛ:
Строки 100 и 130 – дата 22.08.16, сумма 23 000 рублей,
Строки 110 и 140 – дата 22.08.16, сумма налога 2990 рублей,
Строка 120 – срок уплаты налога 31.08.16.
6-НДФЛ. Компенсация за неиспользованный отпуск
Увольняющемуся с работы сотруднику нужно выплатить компенсацию за все отпуска, которые тот не успел использовать до момента своего ухода (ст. 127 ТК РФ). Компенсацию за отпуск не считают доходом в виде оплаты труда, но и к отпускным выплатам ее отнести тоже нельзя, поэтому дата получения здесь определяется как день перечисления или выплаты компенсации работнику (пп.1 п.1 ст. 223 НК РФ). Напомним, что в отличие от других компенсаций при увольнении , отпускная облагается подоходным налогом.
Поскольку в день увольнения выплачиваются все суммы, причитающиеся работнику, отпускная компенсация выплачивается одновременно с расчетом по зарплате (ст. 140 ТК РФ). НДФЛ с компенсации следует уплатить в бюджет в тот же срок, что и налог с зарплаты - день, следующий за днем выплаты денег работнику.
Отражается компенсация отпуска при увольнении в 6-НДФЛ в двух разделах. В Разделе 1 сумма компенсации добавляется в доход по строке 020, сумма налога в строки 040 и 070. В Разделе 2 отпускная компенсация показывается совокупно с зарплатой работника, выплаченной тем же днем. То есть, в отличие от отпускных, отдельные строки 100-140 только для компенсации за отпуск выделять не надо, и можно показать ее в одной строке с зарплатой, выплаченной работнику.
Как отразить в Расчете 6-НДФЛ отпускные компенсации. Пример 2.
- зарплата августа – 12 500 рублей,
- компенсация за отпуск – 10 500 рублей,
- НДФЛ с удержан в общей сумме 2990 рублей.
Кроме этого, в ООО «Остров» была начислена зарплата сотрудникам за 9 месяцев - 1 500 000 рублей, начислен НДФЛ в сумме 195 000 рублей, удержано налога 175 000 рублей.
Здесь заполнение Раздела 1 будет аналогично отражению отпускных в 6-НДФЛ, пример которого мы разобрали выше: компенсация и зарплата уволенному сотруднику включается в строку 020 (1 500 000 + 23 000 = 1 523 000), начисленный налог - в строку 040 (195 000 + 2990 = 197 990), удержанный – в строку 070 (175 000 + 2990 = 177 990).
В Разделе 2 зарплата сотрудникам будет отражена по месяцам в общем порядке, а зарплату и компенсацию уволенному сотруднику выделим отдельным блоком:
Строки 100 и 130 – дата получения расчета по зарплате и компенсации за отпуск 16.08.16, общая сумма дохода - 23000 рублей (12500 + 10500),
Строки 110 и 140 – дата удержания НДФЛ 16.08.16, сумма налога - 2990 рублей.
Строка 120 – сроки уплаты в бюджет НДФЛ с зарплаты и отпускной компенсации совпадают - это день, следующий за днем их выплаты работнику, то есть 17.08.16.
Наш работник с сентября по октябрь находился в очередном отпуске, деньги за который были выплачены за три дня до начала – в сентябре. В отпуске работник заболел и принес на соответствующие даты больничный лист. Ему сторнировали отпускные и начислили пособие по больничному. Дни отпуска сотрудник решил перенести на другое время, а излишне выплаченные отпускные попросил зачесть в счет пособия и последующих выплат (написал заявление). В день выплаты зарплаты за октябрь (в ноябре) работник получил зарплату, уменьшенную на сумму задолженности. Пособие также не выплачивалось, так как было полностью покрыто суммами излишне выплаченных отпускных. Как правильно отразить все это в расчете 6-НДФЛ?
Мнение эксперта
Поскольку в рассматриваемой ситуации отпуск перенесен, а не продлен, часть отпускных, начисленных за дни отпуска, за которые работник принес больничный лист, является излишне начисленной (выплаченной). Датой получения дохода в виде сохраняемого на время отпуска, является дата фактической выплаты (перечисления) денег (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Поэтому НДФЛ был удержан сразу со всей суммы отпускных еще при их фактической выплате в сентябре. Следовательно, после перерасчета части отпускных часть НДФЛ за неиспользованные дни отпуска становится излишне удержанной.
Организация должна определять налоговую базу по НДФЛ в отношении данного работника нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 226 НК РФ). То есть это нужно делать с учетом сторнированной суммы отпускных и суммы Удержание НДФЛ при последующих выплатах доходов этому сотруднику должно производиться с учетом излишне удержанного налога с отпускных. Этот зачет мог бы быть осуществлен при выплате пособия, но сумма пособия оказалась меньше излишне выплаченных отпускных, поэтому фактической выплаты не было.
Удержания, которые производятся из дохода налогоплательщика по его распоряжению, не уменьшают налоговую базу по НДФЛ (абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ). Поэтому, хотя организация и зачла пособие в счет ранее выплаченных отпускных, операции по его начислению и по исчислению НДФЛ с суммы пособия все равно должны быть отражены и в регистрах налогового учета, и в отчетности. Все суммы отражаются без учета удержаний. Зачтенная сумма считается фактически полученной работником, ведь он ей распорядился, попросив зачесть в счет ранее выплаченных отпускных.
Так же следует отразить и корректировку зарплаты на сумму излишне выплаченных отпускных, которая превышает сумму пособия, – без учета удержания. Корректировать нужно только сумму удержанного налога, которая отражается по строке 140 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. В отчетности эта операция будет показана при выплате зарплаты за октябрь – в ноябре.
Поскольку сумма выплаченных в сентябре отпускных указана в расчете 6-НДФЛ за девять месяцев, то ее нужно скорректировать и подать уточненный расчет.
Бывают ситуации, когда может понадобиться перерасчет в 6-НДФЛ. Это может происходить в случае корректировки декабрьской зарплаты, либо ошибок работников. Каждый работник бухгалтерии должен знать, как в 6-НДФЛ отразить перерасчет и корректировки.
Когда в организации следует пересчитывать ранее начисленный налог? Как отразить перерасчет НДФЛ в форме 6 НДФЛ, и будут ли применены санкции к организации, расскажем обо всем подробно.
Когда нужно выполнять перерасчет
Агенты исчисляют налог нарастающим итогом с начала отчетного года. Перерасчет отчета 6 может подаваться по следующим причинам:
- счетная или техническая ошибка работника бухгалтерии;
- начисление премии или иных выплат за прошлый период;
- изменение окладов в штатном расписании после отправки работника в отпуск;
- отпускные сотруднику начислены некорректно в связи с дополнительным премированием;
- предоставление сотрудником во время отпуска;
- отзыв из отпуска;
- перерасчет в связи с изменением статуса сотрудника, если он стал резидентом РФ или наоборот;
- представление работодателем имущественных вычетов работникам;
- перерасчет в связи с увольнением сотрудника, не отработавшего аванс.
Во всех этих ситуациях происходит не только изменение дохода, но и начисленный НДФЛ. Для этого в декларации необходимо сделать перерасчет и подать документы до того момента, когда расхождения обнаружат налоговики.
Корректировка отчета вследствие сбоя программы
Перерасчет НДФЛ в 6 НДФЛ вследствие технического сбоя программы – это самая простая ситуация, которую исправить совсем несложно. Необходимо оправить в налоговую уточненные расчеты, изменив показатели.
Когда инспекторы получат корректировку, сразу поймут, что к сведению необходимо принимать уточненный перерасчет отчета.
Как отразить пересчет отпускных и начисление премии
В случае перерасчета оплаты труда, изменяется среднемесячный заработок в большую или меньшую сторону. Соответственно, изменяются и суммы перечисления дохода и удержанные при выплате НДФЛ.
Порядок уточнения сведений для случаев уменьшения выплат и налогов регламентирован приказом ММВ 7-11/450@ от 14 октября 2015 г. Последовательность действий должны быть следующей:
- следует представить уточнение за тот период, когда, например, бухгалтер обнаружил, что зарплата работницы начислена с ошибкой. Необходимо сторнировать ошибочные записи и выполнить перерасчет. Соответственно, показатели в 1 разделе также изменятся в строках начисленного (стр. 020) и перечисленного дохода (стр. 130) и НДФЛ (стр. 040);
- выполнить перерасчет НДФЛ за квартал, в котором проводятся корректировки. Это следует отразить только по стр. 070 и стр. 140. Например, для выплаченных в июле отпускных указывается уточненный подоходный указывается только отчете за 9 месяцев и за год;
- когда суммы излишне удержанных налогов не представляется возможным перезачесть в будущем (например, сотрудник уволился), подоходный, который вернули работнику, необходимо отразить по стр. 090;
- даты по стр. 100, 110, 120 корректировке не подлежат.
Когда происходит перерасчет 020 строки отчета нужно не забыть сопоставить сведения с начислениями и размером страховых взносов.
Это важно! Такие удержания из заработной платы регламентированы в статье 137 НК. Для иных удержаний необходимо согласие сотрудника в письменном виде.
Как отразить в отчете доначисление НДФЛ?
Если требуется перерасчет заработка за прошлые кварталы, который повлиял на увеличение отпускных и налогов, в расчете НДФЛ необходимо корректировать стр. 020, 040, 070, 130, 140.
Доплату следует включать в стр. 020 того периода, в котором она была произведена. Это регламентировано в ст. 223 п. 1 подпункт 1 НК.
Нужно ли уточнять 6-НДФЛ в связи с продлением трудового отпуска
Отпуск продлевается в следующих случаях согласно статье 124 ТК:
- если работник болел во время отпуска. Это должно подтверждаться больничным листом;
- сотрудник отозван на исполнение гособязанностей, для которых необходимо освобождение от основной работы;
- иные случаи, предусмотренные законодательными актами.
В данном случае, перерасчет формы делать не нужно, так как начисление отпуска за все дни уже произведено и налог исчислен.
Расчет больничного листка включается в отчет того периода, когда возмещение будет выплачено. Перенос дней отпуска по согласованию с работником возможен на другое время. В данном случае следует сделать перерасчет отпускных и налогов и включить показатели в отчет периода начисления.
Нужно ли уточнять отчет при сокращении отпуска
Работник из отпуска может выйти раньше требуемого срока по нескольким причинам. Одна из них – отзыв по приказу работодателя. В данной ситуации, излишне уплаченный заработок и налоги организация вправе зачесть в счет предстоящих расчетов. Способ внесения корректировочных данных зависит от того, в каком периоде произошел отзыв работника.
Если период отпуска и его прерывание приходятся на один и тот же отчетный период, сумма выплаченных доходов засчитываются как зарплата во втором разделе отчета. Отпускные следует отражать с учетом перерасчета. Если затронут предыдущий период, необходимо подавать уточненный расчет аналогично ситуации уменьшения дохода и НДФЛ.
Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник получил аванс 24.07 в размере 7,00 тыс. руб. и не отработал его. С 25.07 он не появлялся на работе и был уволен 4.10 по статье «за прогулы». Датой фактического получения дохода признается последний день – 31.07. При увольнении ему начислили компенсацию – 54 руб. Бухгалтер удержал ее в счет неотработанного аванса.
Фактически, работник остался должен, а компенсация частично покрыла выданный ранее аванс.
Как показать корректировку? При заполнении формы следует придерживаться следующей последовательности:
- субъекты хозяйствования при выплате аванса не удерживают НДФЛ (ст. 223 п. 2 НК). Получением дохода признается последняя дата этого месяца;
- для данной ситуации датой полученного аванса признается 31.07. Этой же датой субъект хозяйствования должен произвести начисление подоходного;
- удержание НДФЛ необходимо произвести при последующих выплатах (ст. 226 п. 4 НК);
- перечисление НДФЛ в казну следует выполнить не позднее следующего рабочего дня (ст. 226 п. 6 и ст. 6.1 п. 7 НК).
Согласно ст. 210 п. 1 абзац 2 НК и ст. 137 ТК, если принято решение об удержании сумм из заработка физлица, это не должно уменьшить налогооблагаемую базу по подоходному налогу. Это означает, что на начисленную компенсацию за неиспользуемый отпуск необходимо начислить подоходный. Однако, поскольку выплаты не было, то удержать его компания не смогла.
Форма 6 НДФЛ заполняется следующим образом:
- за 1-3 квартал следует включить аванс (в 020) и удержанный с него НДФЛ (в 040);
- датой фактического получения дохода признается 31.07, но перечисления сотруднику не было. Соответственно, налог с дохода не удерживался. Строки 070 и 080 в отношении налога с аванса не заполняются (согласно письмам БС-4-11/11886@ от 01 июля 2016 и БС-4-11/12975@ от 19 июля 2016);
- в октябре следует включить компенсацию в 020, начисленный налог с нее в 040 в отчете за год;
- в годовом отчете налог с компенсации в строку 070 и 080 не включается, поскольку выплаты сотруднику не производились. Соответственно, во 2 разделе данные суммы также не отражаются.
Отражение вычета сотруднику
В случае, когда предоставляется вычет по НДФЛ, сумма налога пересчитывается в сторону уменьшения. Это разъяснение есть в письме от 14 января 2015 года ММВ-7-11/3:
- Сумму прибыли сотрудников отражаем по 020;
- вычет – по 030;
- по 040 отражается налог с учетом примененных льгот;
- разницу между перечисленным и исчисленным налогом следует отразить по 090. Это сумма налогообложения, переходящая в статус задолженности, подлежащей возврату на расчетный счет компании.
Эта ситуация достаточно сложная для внесения изменений в отчет. Физическое лицо может поменять статус «резидента» на «нерезидента» и наоборот. Нюансы, которые могут возникнуть в данной ситуации, разъяснены в ст. 207 п. 2 НК.
Важно учитывать следующие сведения, которые применимы для окончательного изменения статуса. Это убережет от ошибок, которые не повлекут завышение или занижение налога:
- сотрудник получил статус «резидент». Важно, чтобы он был на территории России не менее 183 дней. Только тогда в расчете его можно отражать в новом статусе. НДФЛ должен рассчитываться под 13%, а не под 30%. Например, с января по февраль статус сотрудника – «нерезидент». С марта человек становится резидентом. Расчет за весь год выполняем по ставке 13%. Аналогичным образом следует выполнять расчеты и при изменении статуса на «нерезидент».
- если работник стал резидентом позже, и за год не пробыл в данном статусе 183 дня, его НДФЛ за год необходимо рассчитать по двум ставкам, за каждый период отдельно (30% и 13%).
Это следует знать! Если сотрудник меняет статус временно, пересчитывать НДФЛ следует по другой схеме.
Для периода, когда сотрудник был нерезидентом, налог рассчитывается по ставке 30%, после изменение – по 13%. То есть рассчитывается конкретный доход в конкретном периоде. При заполнении первого раздела отчета доход будет указан в двух строчках, отдельно для каждой налоговой ставки.
Заключение
Перед тем, как в 6 НДФЛ выполнить перерасчет НДФЛ, необходимо провести четкий анализ причин. Возможно, потребуется внесение корректировки только в 1 и 2 раздел формы текущего отчета. Но может возникнуть ситуация, когда уточнение необходимо представить и за прошлые периоды.
Кроме того, это может повлиять и на учет страховых взносов. Поэтому, когда происходит корректировка доходов, необходимо сопоставить всю смежную отчетность.
