Любая хозяйственная деятельность на предприятии предполагает присутствие в его владениях конкретных сбережений. Сюда относятся материальные и нематериальные активы, основные средства, готовая продукция или товар на реализацию, денежные активы и прочее имение. Какой бы ни была фирма - крупной или мелких масштабов, производственной или коммерческой направленности, государственной или частной - она должна в обязательном порядке пересчитывать перечень присутствующего на ней имущества посредством проведения инвентаризации. В бюджетных учреждениях данная процедура проводится с особой тщательностью.
Понятие инвентаризации
Инвентаризация по своему первичному определению означает пересчет наличных позиций, числящихся на учете имущества предприятия, с конкретным сопоставлением полученных результатов с предыдущей проверкой. Данное слово первоначально наводит на мысль о привычном термине под названием «инвентарь». Но стоит отметить, что процесс проведения инвентаризации в бюджетном учреждении предполагает количественное измерение не только хозяйственного имения или инвентарных объектов, которые закреплены за материально-ответственными лицами, но и перечня денежных средств, хранимых на счетах банка и в наличности (в кассе), расчетов с дебиторами и кредиторами, а также финансовых обязательств. Основной целью данного мероприятия является выявление излишков или недостач, которые могут возникать в ходе хозяйственной деятельности, а также поиск возможных ошибок, которые были совершены сотрудниками различных участков экономического функционирования предприятия в целом. По итогу проведения инвентаризации в бюджетном учреждении виновные в недостачах лица подлежат дисциплинарному наказанию в виде вынесения им выговора или депремирования, а также возмещения понесенного ущерба.
Значение для предприятия
Проведение регулярных проверок на предприятиях, содержимых за счет казенных средств, является неотъемлемым процессом их хозяйственной деятельности. Значимость инвентаризации в бюджетных учреждениях обусловлена перечнем возможных ситуаций, подлежащих обязательному контроллингу со стороны руководства, а именно:
- условия передачи имения бюджетного предприятия в аренду;
- условия реализации или выкупа бюджетного имущества;
- контроль состояния актива и пассива государственного учреждения;
- смена материально-ответственного лица и передачи дел;
- наличие фактов хищения, злоупотребления служебным положением и порчи ценностей;
- ситуации пожаров, стихийных бедствий и прочих чрезвычайных ситуаций.
В обязательном порядке инвентаризируются особо важные и весомые составляющие имущества бюджетного учреждения, в список которых включены:
- касса предприятия;
- медикаментозные препараты;
- основные средства;
- товарно-материальные ценности;
- фонд библиотеки;
- перечень драгоценных металлов и камней.
Правила проведения
Правила проведения инвентаризации в бюджетном учреждении регламентируются действующим законодательством. Одним из основных требований к корректному проведению проверки казенного имущества является обязательное формирование состава комиссии. Приказом на инвентаризацию в бюджетном учреждении устанавливаются конкретные лица, которые будут входить в члены этой комиссии. В круг лиц, представленных к проведению проверки, входят исключительно сотрудники штата данного предприятия, но никак не сторонние лица в виде эксперт-оценщиков, работников государственных инспекций и так далее. Обязательными представителями комиссии являются главный и рядовой бухгалтер, а возглавляют ее руководитель и его заместитель. Важно заметить, что материально-ответственные лица не могут входить в состав проверяющих. Помимо членов проверяющей группы директором учреждения утверждаются в приказе конкретные сроки проведения проверки. По окончании в бюджетном учреждении производится анализ недостач и излишков, выявляются виновные, производится административное взыскание с виновных лиц, если таковые имеются.
Этапы проведения
Вся работа по проверке наличных и безналичных позиций в имении государственного учреждения делится на несколько этапов.
Первый этап - подготовка. К началу проверки бухгалтерия должна завершить работу со всеми документами о поступлениях и выдачах материальных ценностей, а также провести необходимые записи в перечне реестров аналитического учета, заблаговременно определив остатки на день проведения проверки.
Второй этап - непосредственное проведение инвентаризации в бюджетном учреждении. Подготавливаются соответствующие бланки для внесения в них данных по результатам проверки, вносятся имена членов комиссии, производится подсчет, взвешивание, замер конкретных позиций, подлежащих инвентаризации, после чего помещения, подверженные проверке, опечатываются для предотвращения подлога или последующего хищения проинвентаризированного имущества.
Третий этап - оформление Конкретно установленными действующим законодательством формами регламентируется заполнение результатов проверки по основным средствам, нематериальным активам, другим НМА и запасам, наличию денежных средств и ценностей, а также бланков строгой отчетности, расчетов с дебиторами и кредиторами и материальных средств на хранении.
Четвертый этап - проведение проверки заполненных описей. Здесь подводятся итоги инвентаризации основных средств в бюджетном учреждении, обязательств, активов и денежных средств. На данном этапе выявляются излишки и недостачи имущества предприятия.
Инвентаризация ОС
Инвентаризация основных средств в бюджетных учреждениях является одним из наиболее приоритетных и ответственных направлений в работе проверочной комиссии. Ведь здесь необходимо проанализировать и подсчитать не только фактическое присутствие на предприятии активов, но и определить физическое состояние каждого объекта, подлежащего проверке. Для этого требуется опыт и определенные навыки членов отобранной руководителем комиссии, поскольку перечень основных средств зачастую слишком велик: он включает массу позиций от объектов недвижимости до канцелярских ручек и карандашей.
Порядок проведения годовой инвентаризации в бюджетном учреждении по части основных средств, равно как при частной внеплановой проверке, включает в себя конкретные принципы анализа объекта обследования. Задачей такой проверки является:
- пересчет и фиксация фактического наличия ОС;
- сопоставление полученных данных с информацией бухгалтерского учета, внесенной ранее в программу «1С»;
- установление расхождений и выявление недостач и излишков, если таковые имеются;
- проверка объектов, непригодных к использованию;
- выявление основных средств, которые не соответствуют критериям признания.
При этом объекты земельных участков с их зданиями, сооружениями, недвижимостью не подлежат обязательной годовой проверке, и бюджетное учреждение не обязано проводить инвентаризацию таких средств ежегодно - достаточно проверять их раз в три года.
Инвентаризация кассы
Не менее важным моментом в работе казенного предприятия является проверка кассы и хранящихся в ней денежных средств. Целью инвентаризации кассы в бюджетном учреждении является проверка реального учета на действующем участке кассовых операций, а также выявление соответствия информации в кассовых документах с фактической наличностью. Но в каких случаях проверка кассы является обязательной? Этому предшествуют следующие ситуации:
- передача казенного имущества в аренду или в собственность покупателя;
- канун составления годовой отчетности;
- смена МОЛ;
- выявление признаков кражи, хищения, порчи имущества;
- форс-мажорные ситуации;
- стихийные бедствия;
- аварии;
- чрезвычайные ситуации;
- ликвидация или реорганизация предприятия.
Перед проведением проверки все процессы по движению в кассе прекращаются, кассир предоставляет комиссии совокупность всех ПКО, РКО, денежных ведомостей. Будучи материально-ответственным лицом, он также подтверждает, что им сдана вся кассовая документация в бухгалтерию или самим членам комиссии, а также дает информацию о том, что все прибывшие средства оприходованы, а выбывшие - списаны. Затем наступает непосредственное проведение самой проверки, которая подразумевает обязательный пересчет всех наличных банкнот в кассе с их конкретным номиналом, а выявленная по итогу подсчета сумма сверяется с той, которая была указана кассиром в кассовой ведомости и остатках на конец периода. Если на предприятии присутствует контрольно-кассовая техника, проверка начинается со сверки чеков и вписанных в них сумм с данными в программе. Не обходят стороной и отсутствие перелимита в кассе - сумма на остатках не должна превышать граничного его значения. Нужно также заметить, что помарки, ошибки и вычерки в кассовых документах недопустимы. По окончании инвентаризации кассовых средств в двух экземплярах комиссией составляется акт инвентаризации. Один из них передается в бухгалтерию, другой остается у МОЛ в лице кассира.
Инвентаризация обязательств
Инвентаризация обязательств в бюджетном учреждении направлена на установление достоверной финансовой информации об отчетности и бухгалтерском учете, в процессе которого специалистами определяется наличие и состояние долгов казенного предприятия. Проверку каких объектов предусматривает инвентаризация обязательств? Сюда относятся:
- предметы ;
- конкретные налоги и сборы;
- предметы социального страхования;
- поставка товаров;
- выполнение работ и услуг,
- уровень заработной платы.
В ходе проверки директором определяется состав проверочной комиссии. Та, в свою очередь, занимается оценкой правомерности проводимого бухгалтерского учета. Выявляются задолженности по своевременной оплате кредитов и процентов по кредитам, определяется соответствие цифр в договорах и финансовой отчетности. Инвентаризация касается и налоговой отчетности - рассматриваются суммы, которые были разнесены на субсчета и которые должны соответствовать информации, внесенной в декларации.
В процессе выявления долгов перед социальными фондами сверяются перечисленные денежные суммы, выискиваются задолженности. Не менее внимательно осуществляется подход к рассмотрению заработной платы каждого сотрудника, с учетом обращения конкретного внимания на установленные недоплаты и переплаты.
Помимо всего прочего, ведется наблюдение и анализ расчетов с покупателями, поставщиками, клиентами, подрядчиками. Анализируются сроки оплаты платежных поручений, а также проверяются предоставленные авансовые отчеты.
Годовой пересчет имущества
На проведение годового пересчета имущества государственного предприятия иногда приглашаются представители Бюджетное учреждение проводит обязательную годовую проверку по состоянию на первое октября каждого года (начало четвертого квартала отчетного периода). Помимо вышеперечисленных вариантов проведения пересчета, годовая инвентаризация предусматривает проверку следующих составляющих хозяйственного имущества государственного предприятия:
- земля, недвижимость (раз в три года);
- запасы, биологические активы, уже упомянутая дебиторка, кредиторка, доходы и расходы будущего периода, прочие обязательства (ежегодно);
- объекты основных средств, оборудования, товарно-материальных ценностей (ежегодно);
- инвестиции, денежные средства, незавершенное производство (ежегодно);
- аграрные объекты (ежегодно);
- пчеловодство, питомники (ежегодно).
Во время проведения годовой инвентаризации комиссией проводится следующая работа:
- проведение инструктажа для проверяющих;
- организация проведения непосредственно самой инвентаризации;
- контроль проведения проверки;
- правильность определения контрольных разниц;
- повторная проверка в случае ошибки предварительного подсчета имущества;
- выявление причин появившейся разницы;
- донесение информации до руководства посредством заполнения инвентаризационной описи.
Недостача при инвентаризации
Выявленная при инвентаризации бюджетного учреждения недостача подлежит анализу. Само по себе определение недостачи являет собой нехватку товарно-материальных ценностей, выявленных в ходе проверки и их непосредственного пересчета. Если недостача была подсчитана в пределах норм естественной убыли, штрафные санкции к материально-ответственному лицу не применяются. В этом случае сумма недостачи или испорченных запасов списывается со счета учета по конкретной себестоимости, включающей в себя договорную цену и долю транспортных расходов, затраченных на эти запасы. Если же недостача превышает норму естественной убыли, то устанавливается виновное лицо и с него взыскивается штраф в размере суммы, полученной в ходе проверки недостачи.
Излишки при инвентаризации
Выявленные при инвентаризации в бюджетном учреждении излишки подлежат оприходованию. Полученные в результате проведенной проверки излишние суммы по объектам основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств и прочих активов принимаются на баланс бухгалтерского учета. Данная операция осуществляется путем принятия излишка к учету по текущей рыночной стоимости (если речь не идет о денежных средствах - они приходуются в том номинале, в котором излишествуют, и данные по ним записываются в акт проведения инвентаризации кассовых средств). Малоопытные бухгалтера-новички или не доучившиеся до конца студенты, пришедшие работать в бюджетную организацию и приступившие к работе над инвентаризацией, ошибочно полагают, что излишки - это не недостача, что страшного в них ничего нет. Но это не так. Особенно если речь идет о кассе.
В случае, если на предприятие нагрянула внеплановая внезапная проверка с представителями государственной инспекции, обнаруженные ими излишки в кассе даже в размере одной несчастной копейки налагаются штрафом на предприятие. Хранить в кассе собственные средства или недовыданную сдачу категорически запрещено. Уровень денежных средств в кассе должен четко совпадать с цифрами, внесенными в соответствующую кассовую документацию. Если же речь идет, например, об основных средствах, тогда они приходуются на баланс предприятия, но руководителем учреждения все равно будут заданы соответствующие вопросы материально-ответственным лицам, которые не поставили излишнее основное средство в нужные сроки на учет предприятия.
Показатели, отраженные в годовой бухгалтерской отчетности образовательной организации, должны быть подтверждены результатами инвентаризации активов и обязательств.
Инвентаризация имущества, активов и обязательств проводится в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с законодательством РФ Это пунктом 20 Инструкции к Единому плану счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н.
Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций определены статьей 11 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Требования детализированы в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее - Методические указания). В соответствии с пунктом 6 Инструкции № 157н порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств должен быть закреплен в учетной учреждения.
Объекты инвентаризации
Инвентаризации подлежат все активы и обязательства учреждений (в том числе учитываемые на забалансовых счетах). Наиболее крупной группой из них является инвентаризация Она проводится посредством документальной проверки обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, а также полноты и своевременности отражения в учете результатов отдельных хозопераций.
При инвентаризации расчетов с работниками учреждения необходимо проверить правомерность образования и депонентской задолженности по состоянию на конец отчетного года, состояние расчетов по возмещению нанесенного учреждению ущерба, а также правомерность образования дебиторской задолженности по подотчетным суммам, не погашенным по состоянию на отчетную дату.
Также целесообразно провести тщательную проверку полноты, правомерности и своевременности изменений, внесенных в коллективные и трудовые договоры, локальные нормативные акты учреждений, регулирующие трудовые отношения (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании и прочие), в связи со вступлением в силу нового закона об образовании.
Особенности инвентаризации расчетов в учреждениях различных типов обусловливаются их правовым статусом, законодательным и нормативным регулированием специфики осуществления отдельных хозяйственных операций. Правовой статус бюджетных и автономных учреждений (в части особенностей отражения в учете отдельных расчетных операций) отличается непринципиально. Поэтому ниже мы подробно остановимся только на отличиях в организации и проведении инвентаризации отдельных групп расчетов в казенных и бюджетных учреждениях.
Особенности инвентаризации расчетов в казенных учреждениях
Основные отличия определяются одной из целей, которые должны достигаться при инвентаризации расчетов в государственных и муниципальных учреждениях - полнота и правомерность использования выделенных бюджетных средств, а также средств учреждений, полученных ими в рамках приносящей доход деятельности. Таким образом, при проведении инвентаризации расчетов в казенных учреждениях следует установить:
- обеспеченность переходящих остатков кредиторской задолженности лимитами бюджетных ассигнований;
- правомерность перечисления сумм предварительной оплаты (авансов) поставщикам и подрядчикам;
- правомерность заключения и своевременность оплаты казенным учреждением государственных (муниципальных) контрактов, иных договоров, подлежащих исполнению за счет бюджетных средств (в частности, проверка обеспеченности заключенных контрактов лимитам бюджетных обязательств с учетом принятых и неисполненных обязательств);
- своевременность и полнота оформления документов, служащих основанием для отражения дебиторской задолженности покупателей и заказчиков (при осуществлении казенным учреждением приносящей доход деятельности);
Так как казенные учреждения являются участниками бюджетного процесса, при проведении инвентаризации расчетов необходимо провести тщательный анализ всех операций, совершенных в отчетном году, на предмет выявления фактов нецелевого использования бюджетных средств и иных бюджетных нарушений. Направления проверки следует соотнести с перечнем видов указанных нарушений, содержащихся в новой главе 30 Бюджетного кодекса РФ.
Отличительные черты инвентаризации расчетов в бюджетных учреждениях
При проведении инвентаризации расчетов в бюджетных учреждениях необходимо обратить внимание на следующие особенности.
1. В отличие от казенных учреждений бюджетные учреждения не являются участниками бюджетного процесса, а финансирование получают в виде субсидий на выполнение госзадания, на иные цели, а также на цели капвложений. При этом остатки средств субсидий на выполнение задания могут переходить на следующий год, остатки субсидий на иные цели подлежат возврату в соответствующий бюджет, а условиями предоставления субсидий на капвложения могут быть установлены сроки, выходящие за пределы одного календарного года. Таким образом, целесообразно все расчеты инвентаризовать в разрезе источников финансирования расходов и затрат - по каждому виду субсидий.
2. Еще одна особенность расчетов бюджетных учреждений связана со статусом финансовых активов, находящихся на балансе (в оперативном управлении). Здесь также имеет смысл дифференцировать объекты инвентаризации в зависимости от статуса имущества - недвижимое, особо ценное, иное и лизинговое. При этом будет нелишним проверить правильность отнесения имущества к различным группам - в частности, к категории иного имущества (которым учреждение может распоряжаться самостоятельно). Указанная группировка объектов инвентаризации может иметь место как при инвентаризации кредиторской задолженности (при приобретении или создании нефинансовых активов), так и при инвентаризации расчетов с дебиторами (при реализации или ином выбытии имущества).
3. Особое внимание необходимо обратить на сумму и условия сделок, связанных с движением нефинансовых активов, в результате которых образуется дебиторская или кредиторская задолженность. Целью такой проверки является выявление возможных случаев осуществления крупных сделок или сделок с заинтересованностью без согласования с учредителем.
4. В отличие от казенных учреждений бюджетным и автономным учреждениям законодательство не запрещает выдавать и привлекать заемные средства. Поэтому отдельно должны быть проверены расчеты с кредитными организациями (выдавшими кредиты), иными кредиторами по суммам полученных займов, а также расчеты с юридическими и физлицами, получившими займы от учреждения. При этом должно быть проверено не только соответствие данных бухучета фактическим остаткам задолженности, но также законность (включая документальное оформление) выдачи и привлечения заемных средств, выявлены возможные случаи нарушения расчетов как по выданным, так и по привлеченным займам и кредитам. Если подобные нарушения будут выявлены, необходимо провести дополнительную проверку своевременности и полноты мер, принятых к лицам, допустившим просрочку погашения займов, а также найти причины просрочки погашения задолженности по привлеченным заемным средствам и правомерности возмещения примененных к учреждению финансовых санкций.
5. При проверке расчетов с потребителями платных образовательных услуг целесообразно проверить правомерность формирования цены на услуги и структуру затрат, включаемых в себестоимость услуг.
6. При реализации услуг в виде сдачи в аренду временно свободных зданий и помещений, находящихся в оперативном управлении учреждения, проверяется правильность определения размера арендной платы, полноты и своевременности ее взимания. Кроме того, надо проверить правомерность списания расходов по содержанию переданного в аренду имущества (на предмет выявления случаев возмещения указанных затрат за счет средств субсидии на выполнение госзадания).
В. Захарьин
,
эксперт по бюджетному учету
Введение
инвентаризация учет иимущество обязательств
Учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. При этом, существует риск искажения данных бух учета и отчетности. Для минимизации данного риска используют разные методы. В том числе инвентаризация.
Инвентаризация - один из элементов метода бюджетного учета, который помогает обеспечивать сохранность хозяйственных ресурсов, а также контролирует их целевое и рациональное использование, по средствам сопоставления данных бухгалтерского учета с фактическим наличием ценностей.
Инвентаризация устанавливает достоверность всех статей баланса и отчетности учреждения, поэтому в соответствии с Российским законодательством все организации перед составлением годового отчета обязаны проводить сплошную инвентаризацию.
Но также в течение года могут проводиться выборочные и контрольные проверки, которые позволяют своевременно выявлять несоответствия данных, устанавливать их причины и содействовать сохранности имущества учреждения, а также дисциплинировать работников.
Целью данной курсовой работы является изучение требований российского законодательства к проведению инвентаризации в бюджетных учреждениях, сам процесс проведения инвентаризации и отражения её итогов в бухгалтерском учете.
Глава 1. Основы проведения инвентаризации
1 Сущность инвентаризации
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Инвентаризация проводится в соответствии с положением по бухгалтерскому учету и отчетности в РФ и основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов.
Основными целями инвентаризации являются:
.выявление фактического наличия имущества;
.сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
.проверка полноты отражения в учете обязательств.
Основными задачами инвентаризации являются:
·Выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств, ценных бумаг, а также объема незавершенного производства в натуре
·Контроль за сохранностью денежными средствами и товарно-материальные ценностями путем сопоставления фактического наличия данным бух учета
·Выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество или не отвечающих стандартам качества техническим условиям и т.п.
·Выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации
·Проверка соблюдений правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, денежных средств, а также проверка эксплуатации машин, оборудования и других основных средств.
·Проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенные производства, расходов будущих периодов, резервы предстоящих расходов и платежей, дебиторская и кредиторская задолженности (поставщикам материалов, банкам по векселям, по налогам финансовым органам и другие) и других статей баланса.
1.2 Периодичность и сроки проведения инвентаризации
Инвентаризация должна проводиться в конкретные сроки, установленные в зависимости от вида и характера имущества эти сроки предусмотрены положением о бух учете и отчетности в РФ:
1.Основные средства не менее 1 раза в 2-3 года
2.Библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет
.Сырья и прочих материальных ценностей не реже 1 раза в год
.Расчетов по платежам в бюджет не менее 1 раза в квартал
.Расчетов с дебиторами и кредиторами не менее 2-х раз в год
Инвентаризация проводится в обязательном порядке:
1. При передаче имущества предприятию в аренду
2.При выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество
.Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1-го октября отчетного года
.При смене материально ответственного лица и на день приемки-передачи дел
.При установлении фактов хищений или злоупотреблении, а также порчи ценностей
.При установлении фактов краж, ограблений - немедленно при установлении таких фактов
.После пожара или стихийных бедствий - немедленно по окончании пожара или бедствия
.При переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей, если иное не установлено в сроки, определенные соответствующими документа.
1.3 Порядок проведения инвентаризации
Порядок проведения инвентаризации на предприятии предполагает создание постоянно действующих инвентаризационных комиссии, в составе: руководителя предприятия или его заместителя (представителя комиссии); главного бухгалтера; начальников структурных подразделений (служб); представителей общественности.
Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие комиссии в составе: представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию; (председатель комиссии); специалистов (экономиста, работника бухгалтерской службы, инженера, технолога, товароведа, кладовщика и др.).
В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризуемое имущество, порядок формирования цен, первичный учет.
В межинвентаризационный период на предприятиях должны проводиться систематические проверки и выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Эти проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работников инвентаризационных групп, состоящих в штате организации, или специальными комиссиями, в состав которых включаются должностные лица, хорошо знающие товарно-материальные ценности, бухгалтерский учет и отчетность, а также представители общественности.
Персональный состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и комиссий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризации. Утверждаются приказом руководителя организации (приложение 1), который регистрируют в книге контроля над выполнением приказов о проведении инвентаризации (приложение 2).
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Рабочие инвентаризационные комиссии:
.Осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения и производства;
.Совместно с бухгалтерией предприятия участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах естественной убыли;
.Вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения и контроля над их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых ценностей;
.Несут за ответственность за:
·Своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя;
·Полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и средств в расчетах;
·Правильность указания в описи отличительных приказов товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, цены…);
·Правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в установленном порядке.
Члены инвентаризационных комиссий за внесении в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с целью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.
Основной задачей проверок и выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление контроля над сохранностью товарно-материальных ценностей, выполнения правил их хранения, соблюдение материально ответственными лицами установленного порядка первичного учета.
Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям - контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации. Ко дню начала снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по оприходованию и расходу ценностей, проведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризации.
Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись.
Складские операции в период инвентаризации не производятся, заведующий складом в данной описи дает расписку о том, что все документы склада записаны в карточку складского учета материалов и сданы в бухгалтерию организации.
Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная группа обязана:
üопломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;
üпроверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;
üполучить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях - заблаговременно.
Инвентаризация основных средств, сырья, материалов, готовой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей производится по каждому местонахождению их и ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.
Проверка фактических остатков производится путем обязательного пересчета, взвешивания, обмера при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, заведующих хозяйством, кладовых, секций, торговых предприятий и т.п.)
Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).
Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов и их количество показываются в инвентаризационных описях по номенклатуре и в единицах измерениях, принятых в учете.
Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.
Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.
Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (приложение 3) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (приложение 4).
Глава 2. Правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств
1 Инвентаризация основных средств
До начала инвентаризации основных средств рекомендуется проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета, наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации.
При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение. Инвентарные номера, основные технические или эксплуатационные показатели.
Машины, оборудование, транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, года выпуска, назначения, мощности и т.д.
Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно, и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета в описях проводится по наименованиям с указанием количества этих предметов. (Приложение 5)
На основные средства не пригодные к эксплуатации и неподлежащие восстановлению составляются отдельная опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин приведших эти объекты к непригодности. (порча, полный износ…)
При выявлении объектов не принятых на учет по объектам с неправильными данными или их отсутствии комиссия должна включать в опись правильные сведения о технических показателях по этим объектам.
Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ начисляется по фактически действительному состоянию объекта. Составляется акт.
Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.
По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.
Инвентаризация нематериальных активов производится в аналогичном порядке. Необходимо проверить:
·наличие документов, подтверждающих права организации на его использование;
·правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.
2.2 Инвентаризация товарно-материальных ценностей
Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).
Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.
При хранении в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (опломбирование), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.
Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.
В инвентаризационной описи ценности должны быть расположены по наименованиям и артикулам. В описи указываются: полное наименование товара, номенклатурные прейскурантные номера, артикулы, сорта, количество мест, единица измерения, количество, цена за единицу, суммы.
Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.
Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.
При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации»
Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.
При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.
Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей - накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.
Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.
Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).
На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.
2.3 Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности
Проведение инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 г. N 18.
Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.
Глава 3. Заключительный этап проведения инвентаризации
1 Составление сличительных ведомостей по инвентаризации
Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
По каждому факту выявления несоответствия между фактическими и учётными данными материально ответственное лицо пишет на имя председателя инвентаризационной комиссии объяснительные записки.
Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.
2 Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете
Составленная ведомость расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета является основанием для составления инвентаризационной комиссией Ведомости учета результатов инвентаризации (приложение 6), которая подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации;
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на расходы, а сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на уменьшение финансирования (фондов). Выявленные суммы недостач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Выявленные при инвентаризации излишки отражаются в бухгалтерском учете следующей проводкой:
Дебет счетов 101 00 000 "Основные средства", 102 00 000 "Нематериальные активы", 103 00 000 "Непроизведенные активы", 105 00 000 "Материальные запасы"
Кредит счета 401 01 180 "Прочие доходы".
Учет расчетов по суммам выявленных в ходе инвентаризации недостач, хищений, потерь от порчи материальных ценностей ведется на счете 209 00 000 "Расчеты по недостачам".
При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения недостачи и хищения. Аналитический учет недостач ведется в карточке учета средств и расчетов по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи.
На сумму выявленных недостач, хищений и потерь по рыночной стоимости делается проводка:
Кредит счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов"
На сумму выявленных недостач, хищений денежных средств делается запись:
Дебет счета 209 00 000 "Расчеты по недостачам"
Кредит счета 201 04 610 "Выбытия из кассы"
Суммы, поступившие в возмещение причиненного учреждению ущерба, отражаются следующей проводкой:
Дебет счетов 201 01 510 "Поступления денежных средств учреждения на счета", 201 04 510 "Поступления в кассу", 210 02 000 "Расчеты по поступлениям в бюджет с финансовыми органами"
Списанные с баланса из-за неустановления виновных лиц или уточнения по решению суда суммы недостач отражаются следующим образом:
Дебет счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов"
Кредит счета 209 00 000 "Расчеты по недостачам"
Списание материальных запасов в пределах норм естественной убыли отражается в бухгалтерском учете следующей проводкой:
Дебет счетов 401 01 272 "Расходование материальных запасов", 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)"
Кредит счета 105 00 000 "Материальные запасы"
Рассмотрим на примере отражение операций по выявленным в ходе инвентаризации суммам излишков и недостач.
В учреждении после проведения инвентаризации на основании акта о результатах инвентаризации были выявлены:
а) излишки - телефакс стоимостью 7000 руб. Услуги оценщика - 295 руб. (в том числе НДС - 45 руб.);
б) недостачи от приносящей доход деятельности, не подлежащей обложению НДС:
продуктов питания в пределах норм естественной убыли на сумму 150 руб.;
специальной одежды, балансовая стоимость которой составляет 800 руб., а рыночная - 1000 руб. (в том числе НДС - 152,54 руб.). Услуги оценщика - 300 руб. (в том числе НДС - 45,76 руб.).
Согласно приказу руководителя выявленные при инвентаризации недостачи подлежат возмещению за счет виновного лица путем внесения им наличных денежных средств в кассу учреждения.
Содержание операцииДебетКредитСумма, руб.Оприходован телефакс1 101 04 340 1 401 01 1807000Отражены расходы на услуги оценщика 1 401 01 2261 302 09 730295Произведена оплата организации- оценщику 1 302 09 8301 304 05 226295Расходы на услуги оценщика отнесены на уменьшение доходов 1 401 01 1801 401 01 226295Списана недостача продуктов питания в пределах норм естественной убыли 2 106 04 3402 105 02 440150Отражена сумма недостачи специальной одежды по рыночной стоимости, отнесенной на виновных лиц 2 209 04 560 2 401 01 172 1000Отражены расходы на услуги оценщика 2 106 04 3402 302 09 730300Оплачены услуги оценщика 2 302 09 8302 201 01 610300Списана с баланса стоимость специальной одежды 2 401 01 1722 105 05 440800Поступили денежные средства в погашение недостачи наличными в кассу учреждения 2 201 04 510 2 209 04 660 1000
Как видно из примера, излишки имущества, выявленные при проведении инвентаризации, независимо от источника финансирования, за счет которого это имущество было ранее приобретено, ставятся на учет с кодом вида деятельности "1" (Письмо Минфина России от 15.06.2007 N 03-03-05/161).
3.3 Признание сумм излишков и недостач при расчете налога на прибыль
Согласно п. 20 ст. 250 НК РФ стоимость излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом.
В Письме Минфина России от 29.06.2009 N 03-03-06/4/53 при ответе на вопрос о порядке учета в целях исчисления налога на прибыль стоимости излишков основных средств, выявленных бюджетным учреждением в результате инвентаризации, финансовым органом также было указано, что их стоимость подлежит учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций в составе внереализационных доходов.
В Письме Минфина России от 15.06.2007 N 03-03-05/161 приведена корреспонденция счетов бюджетного учета в целях правильного отражения операций по оприходованию излишков материальных ценностей.
начислен налог на прибыль:
Дебет счета 1 401 01 180 "Прочие доходы"
Кредит счета 1 303 03 730 "Увеличение кредиторской задолженности по налогу на прибыль"
перечислен налог на прибыль в бюджет:
Дебет счета 1 303 03 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на прибыль"
Кредит счета 1 304 05 290 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по прочим расходам"
Таким образом, согласно положениям п. 20 ст. 250 НК РФ и рекомендациям вышеуказанного Письма сумму излишков следует учесть при формировании налоговой базы по налогу на прибыль в составе внереализационных доходов.
Необходимо отметить, что если выявленные в ходе инвентаризации объекты не будут признаваться амортизируемым имуществом в соответствии с п. 1 ст. 256 НК РФ (срок их полезного использования менее 12 месяцев, а первоначальная стоимость не более 20 000 руб.), то списать в расходы учреждение сможет только сумму налога, уплаченного с дохода, который образовался при их выявлении (п. 2 ст. 254 НК РФ).
Пример 2. Используя условия примера 1, отразим в бюджетном учете начисление налога на прибыль со стоимости телефакса.
В бухгалтерском учете учреждения указанные операции будут отражены следующим образом:
В налоговую базу по налогу на прибыль в составе внереализационных доходов будет включена сумма 7000 руб. (рыночная стоимость телефакса). В составе материальных расходов будет учтена сумма 1400 руб. (7000 руб. x 20%).
Затраты, понесенные учреждением (оценка материальных ценностей) и не связанные с производством и реализацией, единовременно включаются в состав внереализационных расходов (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ) при условии, что они экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ расходы в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, подлежат включению в состав внереализационных расходов. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.
Кто и каким документом должен подтвердить факт неустановления виновных лиц, разъяснено в Письме Минфина России от 02.05.2006 N 03-03-04/1/412. В нем, в частности, указано, что в ст. 151 УПК РФ перечислены органы государственной власти, которые уполномочены в зависимости от рода преступления производить предварительное следствие. В отношении хищения имущества ст. 151 УПК РФ предусмотрено, что предварительное следствие производится следователями органов внутренних дел РФ. В случае неустановления лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого, предварительное следствие по уголовному делу приостанавливается. Следователем выносится соответствующее постановление, копия которого направляется прокурору (пп. 1 п. 1 ст. 208 УПК РФ).
На основании пп. 13 п. 2 ст. 42 УПК РФ потерпевший вправе получить копию указанного постановления, которым и подтверждается факт отсутствия виновных лиц.
Следовательно, учреждение вправе включить убытки от хищения имущества в состав внереализационных расходов на основании копии постановления о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц. При этом убытки учитываются в составе расходов того отчетного (налогового) периода, в котором вынесено постановление.
Заключение
Инвентаризация в учреждениях представляет собой сложный и обширный спектр работы, который можно разделить на три этапа:
1.Подготовительный этап (приказ руководителя, проверка технических паспортов, инвентарных каточек, передача всех документов в бухгалтерию, выведение остатков по счетам).
2. Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете (Оценка всех объектов, пересчет, инвентаризационные описи, составление сличительных ведомостей)
.Заключительный этап (Акт выявления результатов, протокол комиссии, Учет пересортиц, недостач и излишков.)
Чтобы облегчить процесс проведения инвентаризации необходимо широко использовать современные технологии, один их которых - система штрихкодирования и идентификации. Эта система существенно сокращает трудозатраты при проведении инвентаризации, особенно при больших объемах основных средств.
Для получения наилучшего результата нужно проанализировать существующую практику проведения инвентаризации, наметить пути оптимизации, составить план внедрения, провести обучение сотрудников бухгалтерии.
Впоследствии это поможет быстро проводить ежегодную инвентаризацию с наименьшими трудозатратами.
Список используемой литературы
Бюджетный кодекс РФ
3.Налоговый кодекс РФ
Уголовно-процессуальный кодекс
Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях №148Н
Приказ от 1 декабря 2010 г. N 157н «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти, органов местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных и муниципальных учреждений и инструкции по его применению »
7.Постановление Госкомстата РФ от 27 марта 2000 г. N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость
8.Приложение к Приказу Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. N 49 Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств
9.Журнал «Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», 2009, N 11 Обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета. Эксперт журнала Л.П. Воробьева
Издательский Дом "Советник бухгалтера" Недостачи: порядок учета. К. э. н., Профессор кафедры "Экономика и управление в социальной сфере" ВПО ГОУ МГИУ, И.Шиндер
Журнал "Клуб главных бухгалтеров", 2010, N 12 А.Герасимова Аудитор, Методолог ООО "ФинЭкспертиза"
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Достоверность бухгалтерского учета обеспечивает инвентаризация имущественных ценностей и финансовых обязательств. В процессе проверки ревизуется действительное наличие имущества. Как часто следует инвентаризовать активы?
В Законе «О бухучете», в ст.12, сказано о необходимости проведения инвентаризации с целью подтверждения достоверности бухгалтерского учета организации и составляемой отчетности.
При этом упомянуто только несколько обязательных случаев выполнения инвентаризационной поверки.
Относительно иных ситуаций определено, что порядок и сроки инвентаризации устанавливаются руководителем. В какие сроки требуется проводить инвентаризацию?
Важные аспекты
Численность инвентаризационных проверок в отчетном периоде, даты их осуществления, перечень инвентаризуемых объектов определяется самой организацией, кроме случаев обязательной инвентаризации.
В обязательном порядке инвентаризуются имущественные объекты при:
Что касается прочих случаев проведения инвентаризации, то закон никак не ограничивает количество оных. Организация вправе назначить инвентаризационную проверку в любое время, руководствуясь собственной учетной политикой.
Периодичность инвентаризаций утверждается руководителем в учетных положениях ежегодно. Кроме того, возможно проведение внеплановых инвентаризаций, на основании приказа руководящего лица.
Что это такое
Инвентаризация представляет собой способ проверки фактического наличия имущества на соответствие количества учетным показателям.
Основная схема инвентаризации всегда одинакова – объекты проверки пересчитываются, и полученные показатели сравниваются с данными бухучета.
Но при этом различают разные виды инвентаризационных проверок, что оказывает влияние на сроки проведения. Инвентаризация полная предполагает проверку всех имеющихся у организации активов, имущества, обязательств.
Проводят такую проверку в преддверии создания годового отчета. Иногда полная проверка осуществляется при документальной ревизии, осуществляемой по требованию следственных или финансовых органов.
Инвентаризация периодического типа проводится в конкретные сроки, обусловленные положениями . При этом по отдельным группам имущества могут устанавливаться различные сроки инвентаризации.
Частичную инвентаризацию проводят раз в год для всякого объекта. Такой метод контроля не требует особых затрат и не мешает производственным процессам.
Допускается частично инвентаризовать различные группы объектов одного предприятия, а затем проанализировать совокупный итог всех частичных инвентаризаций для получения информации о предприятии в целом.
Выборочная инвентаризация применяется на отдельных производственных участках либо при проверке работы .
При этом процедура может проводиться с самой разной периодичностью. Если итог выборочной проверки выявляет расхождение, проводится инвентаризация полного характера.
С какой целью проводится
В определении «инвентаризации» говорится о цели ее проведения как о возможности выявления фактических остатков. Но на самом деле задачи инвентаризации гораздо обширнее.
Среди них особо выделить можно следующие:
Действующие нормативы
Сроки проведения инвентаризации кассы
Инвентаризация кассы может быть плановой и внеплановой (внезапной). Сроки определяются законодательством и учетной политикой.
То есть инвентаризация проводится во всех обязательных случаях и по заранее утвержденному графику. Внезапная проверка может проводиться в любое время.
Ее целью становится установление компетентности и ответственности сотрудника. Также внезапной инвентаризацией может выявляться обнаруженная в учете ошибка или усиливаться система внутреннего контроля.
Сроки внезапных проверок не требуют утверждения в составе учетной политике. Они проводятся в силу текущих обстоятельств на основании приказа руководителя о проведении внеплановой инвентаризации с указанием причины проверки.
В бюджетном учреждении
В п.9 Инструкции об отчетности, принятой сказано, что показатели бухгалтерской годовой отчетности бюджетных учреждений должны подтверждаться данными инвентаризации.
Сроки и случаи инвентаризации оговариваются в локальном нормативном акте в рамках формирования учетной политики учреждения.
То есть обязательной считается только годовая инвентаризация. Все прочие случаи могут перечисляться в локальном акте.
При этом закон допускает дублирование перечня случаев, приведенных в и учет требований вышестоящих структур.
Подводя итог можно отметить, что законодательно сроки инвентаризации определены лишь в отношении проверки в преддверии подготовки годового бухгалтерского отчета.
Все прочие случаи и сроки проведения проверки определяет исключительно руководство организации, основываясь на потребностях производства и наличествующих обстоятельствах.
Из материала узнаете, что такое инвентаризация в бюджетном учреждении, как и в каком порядке ее провести и чем завершить процесс. А также – как без ошибок оформить результаты, отразить документально и в учете выявленные расхождения.
Что такое инвентаризация
В слове «инвентаризация» каждый бухгалтер услышит привычный термин «инвентарь». Однако указанный процесс - это проверка не только хозяйственных предметов или даже инвентарных объектов (далее - НФА), закрепленных за материально-ответственными лицами (далее - МОЛ). К объектам, которые необходимо инвентаризировать отнесены:
- денежные средства (наличные и безналичные);
- расчеты с дебиторами и кредиторами (причем проверка настолько важна, что Минфин России регулярно выпускает разъяснения по ее особенностям).
Инвентаризировать можно любые виды имущества и финансовых обязательств. Некоторые бюджетные учреждения (далее - БУ). Цель инвентаризации - выявление общей картины и исправление ошибок. Не менее важно устранить и негативные последствия некоторых ошибок. Соответственно необходимо: осуществить дисциплинарное наказание МОЛ; взыскать с МОЛ возмещение нанесенного БУ ущерба (например, при наличии недостачи).
Случаи проведения инвентаризации
Наступившие случаи, когда проведения инвентаризации - необходимость той или иной степени, влияют на ее формы, которые можно сгруппировать так:
- полная и частичная;
- плановая и внеплановая.
Наиболее характерна для БУ обязательная инвентаризация. Список ситуаций, делающих инвентаризацию обязательной - обширен:
- передача имущества в аренду, а также при выкупе и продаже;
- проверка активов и обязательств, предваряющая годовую отчетность, причем некоторые главные распорядители бюджетных средств (далее - ГРБС) устанавливают конкретную дату, на которую должно быть сверено имущество (финансовые активы), например, 1 октября отчетного года;
- смена МОЛ (на день приемки, а в идеале - передачи дел); факты хищений (злоупотреблений, порчи ценностей);
- ликвидация или преобразование КУ;
- пожар, стихийные бедствия или другие чрезвычайные ситуации.
Стоит выделить случай, когда ГРБС не установил конкретной даты и завершение инвентаризации произошло в следующий отрезок времени:
- после 1 октября отчетного года;
- до начала проведения годовой инвентаризации.
Такая ситуация может сложиться при смене МОЛ. Проверенное имущество повторно не инвентаризировать. К особым случаям можно отнести проверку таких объектов, как:
- кассы и медикаменты;
- основные средства (допустимо инвентаризировать раз в три года);
- товары, сырье и материалы (далее - ТМЦ), если место расположения БУ - Крайний Север и приравненных к нему местности (допустимо инвентаризировать ТМЦ не ежегодно, а в период, когда остатки ТМЦ - в наименьшем размере);
- библиотечный фонд (периодичность определяет статус фонда и может составлять от одного года до 20 лет);
- драгметаллов и драгоценных камней (включая их наличие в комплектующих деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, вооружении, военной технике, ломе и отходах).
Еще один случай обусловлен нехваткой бухгалтеров, он возникает все чаще - это восстановление бюджетного учета.
Порядок подготовки к ежегодной инвентаризации
В рамках настоящей статьи мы рассмотрим только один случай обязательной ежегодной инвентаризации - активов и обязательств. КУ, порядок подготовки, как и другие моменты инвентаризирования, устанавливает в своей учетной политике. Поскольку указанную политику необходимо согласовывать с ГРБС, то большинство БУ обычно при разработке своих порядков учитывают нормативно-правовые акты (далее - НПА), изданные соответствующими ГРБС.
БУ системы МВД РФ, ежегодно, до 15 августа представляют ГРБС перечни движимого имущества, подлежащего высвобождению. Соответственно при утверждении проведения инвентаризации необходимо предусмотреть до ее проведения формирование перечней указанного имущества. Указанные требования характерны и для других КУ, например, подведомственных:
- ГПС МЧС России;
- ФТС России;
- органам федеральной фельдъегерской связи.
Сюда же можно отнести и БУ ФСИН. Указанные структуры, которым подведомственны КУ, перечислены в пункте 3 Указа Президента РФ от 18 октября 2002 года № 1205 (далее - Указ № 1205).
НПА, принятые во исполнение Указа № 1205, действуют уже 10 и более лет. Можно предположить, вряд ли произойдут кардинальным переменам именно в 2017 году.
Порядок проверки наличия НФА
БУ создают постоянно действующие инвентаризационные комиссии (далее - комиссии). Если произошло, значительное увеличение объема работы, связанной с инвентаризированием, то БУ может дополнительно создавать рабочие комиссии. Такие дополнительные структуры действуют одновременно с постоянными.
Персональный состав любой из названных комиссий утверждает руководитель КУ. Распорядительный документ может быть оформлен в виде приказа (постановления, распоряжение). Регистрируют указанные распорядительные документы обычно отдельно от других. В книге контроля за выполнением распорядительных документов о проведении инвентаризации.
Комиссии имеет смысл начать свою работу с запросов, если выяснилось, что необходимо восстановление (частичное восстановление) бюджетного учета. Так, для того, чтобы повысить достоверность проверки движимых основных средств и недвижимости целесообразно получить информацию из регистрирующих органов, из:
- Росреестра (недвижимость и земельные участки);
- ГИБДД (транспортные средства);
- ГИМС (маломерные суда).
Важный момент - комиссии обязательно должны привлекать к своей работе МОЛ. Конечно, запросы можно сделать и без них, а вот осуществлять фактическую проверку, оформлять инвентаризационные описи - можно только в присутствии МОЛ. Причем это присутствие должна подтверждать подпись МОЛ на различных инвентаризационных документах (их перечень зависит от порядка, утвержденного КУ).
Отметим, что обязательный документ для подписания МОЛ - акт о результатах инвентаризации (далее - Акт). В противном случае, при обнаружении недостач МОЛ может требовать признать Акты незаконными. Некоторые МОЛ требуют признать недействующими и приказы о наложении дисциплинарных взысканий (апелляционное определение Нижегородского областного суда от 28 июня 2016 года № 33-7695/2016).
Какие документы оформить по результатам инвентаризации
Процесс инвентаризирования сопровождается оформлением различных видов описей, однако завершение указанного процесса, как и всякой другой проверки требует оформления акта. Акт, завершающий инвентаризацию - один из обязательных регистров, применяемых КУ. Поэтому его форма утверждена приказом Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н (далее - Приказ № 52н).
Порядок заполнения Акта не содержит таких обязательных требований, как:
- постраничное указание числа порядковых номеров ТМЦ;
- подведение общих итогов количественных показателей в натуре.
Нет необходимости и отмечать на последней странице Акта завершение таких действий комиссии (комиссий), как:
- проверка цен и таксировке;
- подсчет итогов.
Возможность отказа от перечисленных действий подтверждена Письмом Минфина России от 27 ноября 2015 года 02-06-10/69491 (далее - Письмо № 02-06-10/69491). Разъяснения финансового ведомства потребовались из-за наличия некоторых расхождений в части оформления итоговых документов, если сравнивать:
- Приказ № 52н;
- Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 № 49 (далее - Методические указания № 49).
Как пояснило финансовое ведомство Методические указания № 49:
- не отнесены к НПА (носят рекомендательный характер);
- применимы исключительно в той части, которая не противоречит законодательству о бухучете и подзаконным ему НПА.
Поскольку положение о проведении инвентаризации утверждает само учреждение, то оно все же может предусмотреть дополнительные: показатели итоговых документов; сами формы итоговых документов и любых других. Так, отсутствие актов обмера ткани стало одной из причин того, что БУ УФСИН не смогло удержать с МОЛ ущерб, вызванный недостачей ткани на складе. Указанная ситуация рассмотрена в апелляционном определении Свердловского областного суда от 14 августа 2015 года по делу № 33-11467/2015 (далее - Определение № 33-11467/2015).
Как оформить движение НФА в период инвентаризации
В Определении № 33-11467/2015 упомянут и другой момент инвентаризации, не позволивший удержать с МОЛ ущерб. Представитель МОЛ пояснил, что в период инвентаризации:
- работа склада не была приостановлена;
- производился отпуск, в том числе, спорной ткани.
К тому же МОЛ в принципе отсутствовал во время проведения проверки на рабочем месте. Причины отсутствия - уважительные:
- подтвержденная временная нетрудоспособность;
- дни отдыха, вполне официально предоставленные ему самим БУ за ранее отработанное время.
Указанные обстоятельства были расценены судом как свидетельствующие о том, что кроме МОЛ доступ к складированной ткани имели и другие лица. Суду не были представлены документы учета движения, в том числе, спорной ткани на складе в период проведения проверки. БУ могло исполнить пункты 3.18, 3.19 Методических указаний № 49 и оформить во время проверки отдельные описи по ТМЦ, которые во время инвентаризации поступили или, наоборот, были отпущены.
Учитывая разъяснения, данные в Письме № 02-06-10/69491 о Методических указаниях № 49, сложно предположить, что суд настаивал бы на соблюдении рекомендованной формы описей. Однако иных доказательств БУ УФСИН также не представило.
Стоит отметить, что некоторые суды все же считают Методические рекомендации № 49 не рекомендательными, а обязательными для КУ. Такой вывод следует, например, из апелляционного определения Ставропольского краевого суда от 3 июля 2015 года по делу № 33-4065/2015 (далее - Определение № 33-4065/2015).
Учитывая принцип единообразия судебной практики, возможно БУ в 2017 году не раз придется отстаивать правоту выводов, сделанных в Письме № 02-06-10/69491. С другой стороны именно судебная практика помогаем выявить частые ошибки при инвентаризации. Рассмотрим более подробно некоторые из них. И начнем с Определение № 33-4065/2015.
Ошибки оформления
Тезис Определения № 33-4065/2015 о том, что Методические рекомендации № 49 - обязательны для применения вполне можно оспорить. При этом трудно не согласиться с судом, когда КУ, ссылаясь на ведомственный регламент проведения инвентаризации, заявило, что подтверждением присутствия МОЛ при инвентаризации, служит журнал учета посещения складов.
Нельзя возлагать ответственность только на одного МОЛ из трех, при наличии заключенного со всеми тремя договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности для случаев:
- обнаружения нарушений обеспечения сохранности имущества, вверенного группе МОЛ;
- возникшего у работодателя ущерба, в том числе из-за недостачи.
Впоследствии все три МОЛ были уволены, но на момент проверки ТМЦ, все объекты находились на ответственном хранении у всех МОЛ - членов коллектива. Члены комиссии допустили отсутствие подписи одного из МОЛ в различных описях.
До начала сличения фактического наличия имущества с учетными показателями ни с одного из МОЛ не были взяты расписки по факту сдачи всех расходных и приходных документов. Важность указанного действия - в определении остатков имущества к началу проверки.
Отсутствие же указанных расписок оставило лишь один возможные вариант для определения остатков имущества на начало проверки. Члены комиссии должны были изучить данные товарных отчетов. Однако этого сделано не было.
Пропуск срока подачи иска
Результативность инвентаризации определяют по тому, насколько максимально получилось у БУ устранить негативные последствия. Одно из таких действий - удержание ущерба с МОЛ. При необходимости судебного разбирательства важно соблюсти сроки.
Как следует из Апелляционного определения Алтайского краевого суда от 27 апреля 2016 года по делу № 33-4715/2016 в возмещении ущерба БУ УФСИН было отказано только по причине несоблюдения сроков подачи иска. Несмотря на особый статус КУ, законодательство не предусматривает какое-либо специальное правовое регулирование отношений, возникающих в связи с привлечением сотрудников (работников) БУ к материальной ответственности. Указанные правоотношения регулирует исключительно ТК РФ:
- работодатель имеет право на обращение в суд, если не истек год со дня обнаружения причиненного ущерба;
- допустим пропуск установленных сроков при наличии уважительных причин.
Если уважительных причин, позволяющих суду восстановить сроки, не нашлось, то наличие пропуска - вполне самостоятельное и достаточное основание для отказа в удовлетворении требований.
Как отразить документально и в учете выявленные расхождения
Наибольшее количество вопросов после инвентаризации возникает, если БУ обнаруживает не учтенные объекты НФА. Нужно ли отражать их в регистрах налогового учета и, соответственно начислять налог на прибыль организаций (далее - НПР)? Нет, не нужно. Такой однозначный ответ дан в Письме Минфина России от 4 марта 2016 года № 03-03-05/12532.
Основание для вывода финансового ведомства - подпункт 14 пункта 1 статьи 251 НК РФ. Указанным пунктом установлено, что при определении налоговой базы по НПР не подлежат учету доходы в виде имущества, полученного в рамках целевого финансирования. К такому имуществу отнесены доведенные в установленном порядке до КУ:
- доходы в виде лимитов бюджетных обязательств (далее - ЛБО);
- бюджетных ассигнований.
К указанному исключению, по мнению финансового ведомства, необходимо относить и ошибки в порядке учета имущества, приобретенного (созданного) за счет ЛБО и бюджетных ассигнований. Соответственно отражать расхождения необходимо только в бюджетном учете.
