Нередко перед организациями при принятии к учету сложного оборудования или компьютерной техники возникает вопрос, что именно считать инвентарным объектом: каждую деталь и приспособление или комплекс предметов в целом, если возможность соблюдения нормы п. 6 ПБУ 6/01 об обязательном монтаже комплекса на одном фундаменте представляется сомнительной? О том, на что обратить внимание в этом случае, рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Елена Королева и Павел Ерин.

Согласно п. 6 ПБУ 6/01 единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект, который представляет собой, в том числе, обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов (один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно). Организация приобретает монитор, системный блок, клавиатуру и т.п. одновременно и учитывает как один инвентарный объект. Можно ли их учесть как отдельные инвентарные объекты с точки зрения критериев ПБУ 6/01, учитывая отсутствие такого признака комплекса конструктивно сочлененных предметов, как монтаж на одном фундаменте?

Действительно, п. 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01 (далее - ПБУ 6/01) определено, что единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект, который представляет собой объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы. Эта норма определяет комплекс конструктивно сочлененных предметов как один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Отметим, что формулировка п. 6 ПБУ 6/01 основана на определении, которое приведено во введении к Общероссийскому классификатору основных фондов ОК 013-94 (ОКОФ) (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 359, далее - ОКОФ) и в соответствии с которым объектом классификации материальных основных фондов признается, в частности, обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно-сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющие общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно. На соответствие определений п. 6 ПБУ 6/01 и введения к ОКОФ обращал внимание и Минфин России (письма от 25.02.2013 N 03-05-05-01/5317, от 23.09.2008 N 03-05-05-01/57).

Из приведенных определений, на наш взгляд, следует, что для признания того или иного объекта комплексом конструктивно сочлененных предметов он должен соответствовать признакам, необходимым для квалификации этого объекта как единого целого. Этими признаками являются: 1) наличие у предметов, входящих в комплекс, общих приспособлений и принадлежностей, 2) наличие у них общего управления; 3) монтаж этих предметов на одном фундаменте. Причем все эти признаки должны иметь место в совокупности.

Что касается последнего из названных признаков комплекса конструктивно сочлененных предметов (монтаж их на одном фундаменте), обратим внимание на следующее. Поскольку объектом основных средств может быть не только недвижимость, но и, например, машины и оборудование, очевидно, что понятие "фундамент" в контексте норм п. 6 ПБУ 6/01 и ОКОФ используется в ином, более широком, значении по сравнению с используемым в отношении недвижимого имущества. На наш взгляд, под фундаментом в этом контексте следует понимать любое материально-вещественное основание, соединение посредством которого нескольких предметов определяет их техническую и функциональную взаимосвязь. Это подтверждается и введением к ОКОФ, в котором указано, что фундаменты таких объектов как котлы, генераторы, станки, машины, аппараты, и иных объектов, не являющихся строениями, входят в состав тех объектов, в которых они используются, даже если они расположены внутри зданий (кроме фундаментов крупногабаритного оборудования). Этот вывод подтверждается и судебной практикой, которая рассматривала различные предметы с точки зрения соответствия их признакам комплекса конструктивно сочлененных предметов, не относящегося к недвижимому имуществу. При этом, безусловно, вывод о возможности отнести предметы к такому комплексу и, как следствие, признать их единым инвентарным объектом, зависит от исследования технических характеристик тех и иных предметов, индивидуальных в каждой конкретной ситуации (смотрите, например, постановления ФАС Центрального округа от 18.12.2012 N Ф10-4599/12 и от 18.10.2011 N Ф10-3583/11, ФАС Московского округа от 20.04.2011 N Ф05-2974/11, ФАС Волго-Вятского округа от 25.08.2010 по делу N А29-12544/2009, ФАС Северо-Западного округа от 27.10.2008 N А05-1451/2008).

Таким образом, монтаж предметов на одном фундаменте является одним из обязательных признаков, позволяющих отнести их к комплексу конструктивно сочлененных предметов, который может быть признан объектом основных средств. При этом наличие фундамента как материальной основы, объединяющей несколько предметов в единое целое, в результате чего они могут выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно, определяется в каждом случае в зависимости от технических характеристик и функциональных особенностей объектов. С нашей точки зрения, такие предметы как системный блок, монитор, клавиатура, компьютерная мышь, формально можно рассматривать как комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, предназначенный для выполнения определенной работы. Однако единого мнения по вопросу о возможности учета таких предметов как отдельных инвентарных объектов либо в составе одного объекта основных средств в правоприменительной практике не сложилось. По мнению Минфина России, изложенному в письме от 04.09.2007 N 03-03-06/1/639, все приспособления и принадлежности стандартной комплектации персонального компьютера (монитор, системный блок, блок бесперебойного питания, клавиатура), представляющие собой комплекс конструктивно сочлененных предметов и способные выполнять свои функции только в составе комплекса, учитываются отдельным инвентарным объектом. При этом ранее представители Минфина России и налоговых органов высказывали иное мнение по этому вопросу, признавая возможность учета в качестве отдельных объектов основных средств таких деталей компьютерной техники как монитор, системный блок, клавиатура (п. 9 раздела III письма УМНС России по г. Москве от 12.04.2002 N 11-15/16900, материал: "Вопрос: Как учитывать компьютеры - как единый инвентарный объект или как несколько разных инвентарных объектов? Можно ли исходя из норм пункта 6 ПБУ 6/01 рассматривать монитор, системный блок и клавиатуру как отдельные объекты, учитывать их согласно пункту 5 ПБУ 6/01 в качестве материально-производственных запасов и списывать их стоимость единовременно при вводе в эксплуатацию? ("Российский налоговый курьер", N 23, декабрь 2006 г.)").

Судебная практика также не выработала единообразного правового подхода к вопросу о критериях учета различных деталей и приспособлений компьютерной техники как единого инвентарного объекта. В ряде случаев суды констатируют наличие у отдельных предметов, относящихся к компьютерной технике (в частности, системных блоков и мониторов), различного функционального назначения и их способность выполнять свои функции в различной иной комплектации (постановления ФАС Уральского от 03.07.2008 N Ф09-4736/08-С3 (определением ВАС РФ от 30.10.2008 N 14167/08 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора отказано), от 03.12.2007 N Ф09-9180/07-С3 и от 07.06.2006 N Ф09-4680/06-С7, ФАС Западно-Сибирского округа от 25.12.2006 N Ф04-8050/2006(29353-А81-37)(29002-А81-37)).

Во многих других ситуациях судьи, основываясь на норме п. 6 ПБУ 6/01, позволяющей учитывать каждую часть объекта как отдельный инвентарный объект, если у различных частей объекта сроки полезного использования существенно отличаются, приходят к выводу о том, что компьютер, как совокупность монитора, системного блока, клавиатуры и других частей, которые не могут выполнять свои функции отдельно друг от друга, подлежит постановке на бухгалтерский учет как инвентарный объект - обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов только в том случае, если срок полезного использования всех входящих в него частей является равным. В противном случае каждая такая часть является самостоятельным инвентарным объектом (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 04.02.2011 по делу N А32-44414/2009, ФАС Поволжского округа от 12.02.2008 N А12-8947/07-С42 и от 30.01.2007 N А57-30171/2005).

Отметим, что аналогичные критерии применяются судами в отношении не только компьютерного оборудования, но и иных видов объектов. Так, ФАС Поволжского округа в постановлении от 09.10.2012 N Ф06-7303/12 пришел к выводу о том, что различные объекты, входящие в систему видеонаблюдения (видеокамера, монтажный комплект, компьютер с монитором и платой, блок бесперебойного питания и т.д.), должны учитываться как самостоятельные инвентарные объекты, основываясь на следующих признаках:

• объекты пригодны для монтажа в различной комплектации, легко заменяются и могут функционировать друг от друга на произвольном расстоянии в зависимости от способа подключения, а их фиксирование в составе отдельного комплекта затрудняет правильное отражение их последующих передвижений;
• сроки полезного использования отдельных объектов системы видеонаблюдения существенно отклоняются друг от друга.

Кроме того, при решении вопроса об учете различных предметов, относящихся к компьютерной технике, в составе единого инвентарного объекта, на наш взгляд, необходимо различать техническое присоединение одного предмета к другому как условие функционирования такого предмета и взаимосвязь нескольких предметов, предполагающую невозможность самостоятельного функционирования каждого из них в отдельности. Так, монитор не может использоваться в соответствии со своим функциональным назначением без системного блока и наоборот, но такие объекты, как принтер или сканер, не являются неотъемлемыми принадлежностями компьютера (смотрите также постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.02.2003 N А33-14313/02-С3а-Ф02-314/03-С1).

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе

Так или иначе каждый хозяйствующий субъект столкнется с необходимостью проводить инвентаризацию. Цель данной проверки – установить, соответствуют ли данные учета действительности. Фактически – это проверка того, правильно или нет ведется учет объектов на предприятии. Разберемся, как проводить инвентаризацию и какие нужно соблюсти требования законодательства.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Проведение инвентаризации может быть обязательным ввиду следующих событий:

• при смене материально ответственных лиц;
• перед составлением ;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• или ликвидации компании;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• в иных предусмотренных законодательством случаях (ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Федеральный закон № 129-ФЗ).

Напомним, что проведение инвентаризации регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

• Федеральным законом № 129-ФЗ;
• Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, далее - Положение);
• Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, далее - Методические указания).

Предположим, в компании увольняется материально ответственное лицо. В таком случае проведение инвентаризации обязательно. Рассмотрим, какие действия должен предпринять бухгалтер.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В нее входят представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (к примеру, инженеры или экономисты).

Важно знать

Инвентаризации подлежит все имущество организации: нематериальные активы, основные средства, денежные средства и прочие активы. А также арендованное или взятое на хранение имущество и имуще-ство, не учтенное по каким-либо причинам.

Руководитель компании издает и вручает его инвентаризационной комиссии. В приказе, как правило, конкретизируется порядок, какие объекты подлежат проверке, сроки проведения инвентаризации объекта, причину, по которой она проводится, состав комиссии и иные сведения.

Результаты инвентаризации оформляются:

• сличительной ведомостью по форме № ИНВ-18 . В ней отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и инвентаризационной описью. Отображаются характеристики ОС, их паспортные данные, год выпуска, номер. Она составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственным лицам;
• итоговой ведомостью учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26 .

В конце статьи приведен пример заполнения данных форм.

Материально ответственное лицо

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии (п. 2.8 Методических указаний). При этом такие сотрудники дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (п. 2.4 Методических указаний).

Правила проведения инвентаризации основных средств

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении ошибок в регистрах бухгалтерского учета по инвентаризируемым основным средствам необходимо указать это в . В опись также включаются сведения по объектам, которые не приняты на учет.

Например, по таким объектам указывается следующая информация:

• по зданиям - назначение, основные материалы, из которых они построены, объем, общая полезная площадь, число этажей (без подвалов и полуподвалов), год постройки;
• по мостам - местонахождение, использованные материалы и размеры;
• по дорогам - тип (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, а также ширина полотна. Износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с отражением этих данных в соответствующих актах.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его прямое назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссия установит, что работа капитального характера (к примеру, надстройка этажей или пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений (например, слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись. В ней указывают время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порчу, полный износ и т. д.). В отдельной описи комиссия указывает также основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

Особые правила

По общему правилу инвентаризация имущества обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме тех объектов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года (п. 27 Положения).

Имущество, переданное в аренду, продолжает оставаться собственностью арендодателя. В течение срока аренды оно учитывается на балансе арендодателя. Инвентаризационная комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость.

Оприходование ОС, выявленных при инвентаризации

В бухгалтерском учете основные средства, которые были выявлены во время инвентаризации, учитываются по текущей рыночной стоимости и отражаются по дебету счета учета основных средств в корреспонденции со счетом прибылей и убытков в качестве прочих доходов (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Что касается налогового учета, то стоимость объектов основных средств, выявленных в период инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов. Данное положение закреплено . При этом они принимаются к учету по рыночным ценам и в дальнейшем подлежат амортизации. Такое мнение высказывают чиновники финансового ведомства в письмах от 10 июня 2009 г. № 03-03-06/1/392, от 6 июня 2008 г. № 03-03-06/4/42.

Если во время инвентаризации выявлена , то ее можно отразить одним из следующих способов:

• во внереализационных расходах, если виновное лицо не обнаружено (на дату получения соответствующих документов от органов государственной власти об отсутствии виновных лиц ());
• во внереализационных расходах, если виновное лицо обнаружено. Однако одновременно необходимо отразить возвращенную недостачу во внереализационных доходах.

Бухгалтерский учет

Выявленные излишки основных средств отражаются в бухгалтерском учете следующей проводкой:

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 91-1

Оприходовано основное средство.

При недостаче основных средств проводки выглядят следующим образом (если виновное лицо не установлено):

ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01

Списана амортизация по недостающим ОС;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01

Списана остаточная стоимость ОС;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94

Отражена в составе прочих расходов недостача. Если при недостаче выявлены виновные лица, то проводки будут такие:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

Списана недостача за счет виновных лиц;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73

Работником погашена сумма задолженности.

Пример

В компании ООО «Астра», торгующей компьютерной оргтехникой, в связи с увольнением заведующей складом И.И. Ивановой была проведена инвентаризация. В результате проводимых действий было обнаружено:

Излишек - ноутбук стоимостью 45 000 руб.;

Недостача - принтер стоимостью 45 000 руб.

Как надо заполнять инвентаризационную опись ОС (форма № ИНВ-1) и сличительную ведомость результатов инвентаризации ОС и НМА (форма № ИНВ-18) (скачать пример )

Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт

Практическая бухгалтерия

Универсальный бератор, в котором собрана полная и достоверная информация о правилах учета. Исчерпывающая информация о работе фирмы от создания до распределения прибыли.

Объект основного средства

В бухгалтерском учете основным средством может быть имущество стоимостью более 40 000 рублей, для целей налогообложения основным средством признается средство труда с первоначальной стоимостью свыше 100 000 рублей (относительно новое положение в налоговом кодексе, действующее с 01 января 2016 года).

Инвентарная карточка объекта основного средства

В российском бухгалтерском учете все основные средства отражаются пообъектно, то есть каждому отдельному активу присваиваются свой уникальный номер. Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. Каждому инвентарному объекту присваивается свой инвентарный номер и оформляется так называемый «паспорт» основного средства – инвентарная карточка. Унифицированная форма инвентарной карточки № ОС-6 представлена на рисунке ниже.

Замечание 1

Отметим, что предприятия не обязаны ее использовать, она может служить образцом для заполнения и ведения своих форм по объектам в бухгалтерском учете. В инвентарной карточки объекта основного средства представлены следующие разделы для заполнения:

• Сведения об объекте на дату передачи и на дату принятия к учету
• Переоценка
• Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии
• Изменение первоначальной стоимости
• Затраты на ремонт
• Индивидуальная характеристика объекта основного средства

Инвентарные карточки и инвентарная книга учета объектов основных средств заполняются на основании актов и накладных о приемке – передачи основного средства, технического паспорта имущества, других документов подтверждающих его приобретение. Рекомендуется вести учет не только по приобретенным объектам, но и по активам, которыми предприятие пользуется на правах аренды.

Для удобства учета, проверки использования первичных документов инвентарные карточки предприятия обычно группируются по классификациям основных средств, которые отражаются согласно амортизируемым группам.

Заполненную карточку учета основного средства подписывает ответственное лицо, уполномоченный сотрудник, чаще всего бухгалтер предприятия.

В случае выбытия основного средства по причинам нарушения условий эксплуатации, произошедшей аварии или форс-мажорных обстоятельств, готовится акт на списание данного объекта в учете, который отражается и в инвентарной карточке соответственно. Отметим, что инвентарные карточки по объектам, которые выбыли, хранятся отдельно от эксплуатирующихся основных средства. Срок хранения таких документов устанавливается руководителем предприятия, но не может составлять менее пяти лет.

Инвентарная книга учета объектов основных средств

Замечание 2

Если же на предприятии числится небольшое количество объектов основных средств, то бухгалтерия вправе не вести инвентарные карточки на каждый отдельный объект основных средств, а бухгалтера могут отражать все данные в одной инвентарной книге учета объектов основных средств, форма № ОС-6б. Смотрите бланки данного документа на рисунках ниже.

Как видно, в инвентарной книге информация по объектам представлена более компактно. В ней отражаются:

• Наименование объекта
• Данные по поступлению объекта основного средства, включая дату принятия к бухгалтерскому учету
• Первоначальная стоимость
• Срок полезного использования
• Сумма начисленной амортизации

Аналитический и инвентарный учет основных средств

Все основные средства бюджетного учреждения должны. Находиться на ответственном хранении должностных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения, 3 этими должностными лицами заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Они следят за сохранностью основных средств, ведут их учет по месту хранения и эксплуатации в «Инвентарном список основных средств» (т.ф. № 03-11 (бюджет)). В случае изменения ответственного лица проводится инвентаризация основных средств, находящихся на их хранении, о чем составляется приемное-с дательный акт произвольной формы. Акт утверждает руководитель учреждения. Один экземпляр акта остается у лица, которое сдает основные средства, а второй передается в бухгалтерию для записи в учетные регистры.

Учет основных средств по месту их хранения ведется материально ответственными лицами в разрезе инвентарных объектов. Отдельным инвентарным объектом считается законченное конструктивный элемент со всеми принадлежащими ему устройствами и принадлежностями; конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или обособленный комплекс конструктивно соединенных предметов, представляющих собой единое целое и совместно выполняющих определенную работу.

Так, инвентарным объектом подлежит учету на субсчете «Дома», является каждый отдельный дом или его частила, которая на правах собственности принадлежит учреждению. В состав здания входят все необходимые для эксплуатации и размещены внутри него коммуникации, т.е. система отопления, включая и котельную установку (если последняя находится в самом здании), внутренняя сеть водо-и газопровода и канализации со всеми устройствами, внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки с все сто осветительной аппаратурой, внутренние телефонные и сигнальные сети и вентиляционные устройства обще санитарного значения, подъемники (лифты) и т.д.. Если дома прилегают друг к другу и имеют общую стойку, но каждый из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами.

Надворные постройки, ограждения и другие надворные сооружения, обслуживающие здание (сарай, забор, колодец и др.)., Составляют вместе с ним один инвентарный объект. Если же эти сооружения обслуживают два или более зданий, они считаются самостоятельными инвентарными объектами.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств на каждый объект (предмет), с а исключением библиотечных фондов, открывается инвентарная карточка и каждому из них присваивается инвентарный номер, который состоит из восьми знаков. Первые два знака номера обозначают синтетический счет, третий номер субсчета, четвертый - подгруппу, последние четыре - порядковый номер предмета в группе. На субсчетах, из которых не выделено подгруппы, четвертым признаком является ноль.

Разделение основных средств на подгруппы предусмотрено «Порядком применения плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений», утвержденным приказом ГКУ от 10 декабря 1999 № 114. Согласно этому Порядку на субсчете 103 «Здания и сооружения» учитывают три подгруппы объектов:

1) здания производственно-хозяйственного назначения, занятые органами управления, социально-культурными (здания учебных заведений, больниц, поликлиник и амбулаторий, домов-интернатов для престарелых и инвалидов, детских учреждений, библиотек, клубов, музеев, научно-исследовательских институтов, лабораторий и др.. и другими учреждениями;

2) здания, полностью или преимущественно предназначенные для проживания;

3) сооружения - водокачки, стадионы, бассейны, дороги, мосты, памятники, ограждения парков, скверов и общих садов и др..

На субсчете 104 «Машины и оборудование» учитываются средства с разделением на девять подгрупп:

1) силовые машины и оборудование;

2) рабочие машины и оборудование;

3) измерительные приборы;

4) регулирующие приборы и устройства;

5) лабораторное оборудование;

6) вычислительная техника;

7) медицинское оборудование;

8) компьютерная техника и комплектующие;

9) прочие машины и оборудование.

Аналогичный разделение основных средств и других необоротных материальных активов на пиддрупы предусмотрено и по некоторым другим субсчетам. Согласно этому инвентарный номер, например здания больницы, может иметь значение 103! 0001, дозатора или барометра - 10430006, мотоцикла - 10540010, электровибратора -10620003 т.п..

Когда инвентарный объект становится сложным, т.е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть указан инвентарный номер объединяющего их основного объекта. Инвентарный номер обозначается на металлическом жетоне, который прикрепляется к объекту, наносится на объект масляной краской или другим способом, обеспечивающим его длительное хранение без повреждения и потери.

Присвоенный объекту основных средств инвентарный номер сохраняется за тем на весь период его нахождения в данном учреждении. Номера инвентарных объектов, выбывших или ликвидированы в течение трех лет не должны присваиваться объектам основных средств, поступающих заново.

Арендованные основные средства учитываются у арендаторов на забалансовом счете 01 «Арендованные необоротные активы» под теми же инвентарными номерами, присвоил им арендодатель

Инвентарный номер является одновременно кодом инвентарного объекта при ведении учета с использованием вычислительной техники.

Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках типовых форм № 03-6 (бюджет), № 03-8 (бюджет) и № 03-9 (бюджет).

«Инвентарная карточка учета основных средств в бюджетных учреждениях» т. ф. № 03-6 (бюджет) заводится на каждый инвентарный объект (предмет) основных средств. Инвентарная карточка т. ф. № 03 - 8 (бюджет) используется для учета животных и многолетних насаждений. В этих карточках приводятся данные, характеризующие индивидуальные особенности объекта учета, а также бухгалтерские записи по дате оприходования, всех внутрихозяйственных перемещений, даты и причины выбытия. Конечно в карточках приводится инвентарный номер объекта, синтетический счет и субсчет, на котором этот объект учитывается, его первоначальная стоимость, годовая сумма и последний год начисления износа. Составляет и подписывает инвентарную карточку бухгалтер на основании соответствующих первичных документов.

Инвентарная карточка т. ф. № 03-9 (бюджет) применяется для группового учета однотипных объектов основных средств, которые имеют одно и то же назначение, одинаковую техническую характеристику и стоимость. Такие карточки заводят па материально ответственных лиц. В них учитывают однотипные инструменты, столовый и кухонный инвентарь, библиотечные фонды, сценически-постановочные средства, малоценные необоротные материальные активы и т.д.. Записи в карточках осуществляют отдельно на каждый предмет с указанием его инвентарного номера и суммы стоимости.

Массовый инвентарь (парты, столы, инструменты и другие предметы) можно записывать общими суммами с указанием количества единиц и их инвентарные номера.

Для учета библиотечных фондов открывается одна карточка. Учет производится только в стоимостном выражении общей суммой. Для сценически постановочных средств карточки открываются на материально ответственных лиц и ведутся по предметам одного наименования, близких по размерам, качеству материала и цене. Записи в карточках осуществляют в количественном и стоимостном выражении.

Инвентарные карточки хранятся в специально оборудованных ящиках-картотеках в бухгалтерии, где они распределяются по соответствующим субсчетам и подгруппам с внутренним пидрозподилом по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях - по обслуживаемыми учреждениями.

Картотеки должны иметь ряд приспособлений, облегчающих работу бухгалтеру: опорные пластинки - для поддержания карточек в вертикальном положении, распределители - для группировки карточек за подобными признаками, индикаторы - для обозначения шифра, буквы, или иной условной признаки группы объектов учета, обособленных распределителем. Индикаторы часто закрепляют непосредственно па распределителя. Последние могут выполнять одновременно и роль опорных пластинок.

Для контроля за сохранностью инвентарных карточек их регистрируют в специальном «Описании инвентарных карточек по учету основных средств» т. ф. № 03-10 (бюджет), который ведется в бухгалтерии в одном экземпляре.

Инвентарные карточки реализованных основных средств прилагаются к документам (актов, накладных), которыми было оформлено реализацию. После внесения отметок о списании основных средств инвентарные карточки добавляют к документам, которыми было оформлено списание, и вместе с последними сдают в архив. Опись инвентарных карточек по учету основных средств сдается в архив, когда в последний инвентарную карточку вносится отметка о списании объекта основных средств. Срок хранения инвентарных карточек и журналов учета основных средств в учреждениях составляет 3 года после их ликвидации.

Для контроля за правильностью бухгалтерских записей на счетах синтетического и аналитического учета ежеквартально составляют оборотные ведомости по каждой группе аналитических счетов, объединенных соответствующим субсчетам и синтетическим счетам. Итоги оборотов и остатков, определенные в оборотных ведомостях, сверяют с итогом оборотов и остатком на соответствующем субсчете в книге Журнал-главная. Этим обеспечивается тождество данных синтетического и аналитического учета.

Евгений Маляр

# Нюансы бизнеса

Бланки документов, порядок проведения

Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта.

Навигация по статье

• Зачем нужна инвентаризация
• Как часто проводится
• Порядок проведения
• Излишки основных средств
• Проводки при недостаче
• Инвентаризация арендованного имущества
• Как присвоить инвентарный номер
• Особые случаи
• Образцы документов
• Инвентарная карточка учета основных средств
• Акт инвентаризации
• Инвентарная книга

На каждом предприятии с определённой периодичностью проводится инвентаризация. Суть этого мероприятия состоит в сравнении реального имущества и его состояния с данными бухгалтерии. Статья о документальном сопровождении этого процесса и о том, как должна проходить инвентаризация основных средств.

Зачем нужна инвентаризация

Теоретически, любое изменение состава основных фондов и оборотных средств должно подкрепляться бухгалтерской документацией (сопровождаться актами и накладными). На практике ситуация, как правило, далека от идеальной. Имущество теряется, непредвиденно портится, возникают пересортицы, да и такое прискорбное явление, как воровство, к сожалению, полностью не изжито. Эти обстоятельства вынуждают регулярно проводить сверку фактического наличия предметов учёта с тем, что записано в бухгалтерских активах, и вносить корректирующие правки.

Общее понятие:
Инвентаризация основных средств на предприятии – это регулярное мероприятие, ставящее целью получение достоверных данных о реальном наличии ОС и определение их восстановительной стоимости (степени износа).

Как часто проводится

Периодичность и порядок инвентаризации регламентированы «Методическими указаниями по инвентаризации имущества…», введенными в действие приказом МФ РФ № 49 от 13.06.95 г. и «Положениями по ведению бухучета и отчетности».

Согласно действующим требованиям, мероприятие производится ежегодно до 1 октября, а для зданий, сооружений и других объектов, относимых к основным фондам, допустимая периодичность увеличена до трёх лет.

Внеочередная инвентаризация проводится при наступлении следующих событий:

• Сменилось материально ответственное лицо;
• Имущество похищено, испорчено или им злоупотребляли;
• Случился пожар или иное чрезвычайное происшествие;
• Организация ликвидируется или происходит его реструктуризация;
• Активы сдаются в аренду, выкупаются или продаются;
• Составляется годовая отчётность (для объектов, не учтённых при ежегодной сверке до 1 октября);
• По распоряжению руководителя организации.

Инвентарный учет в бюджетных учреждениях ведётся так же, как и в других (коммерческих) предприятиях, за исключением библиотечных фондов (раз в 5 лет).

Порядок проведения

Инвентаризация проводится назначенной руководством предприятия рабочей комиссией с обязательным участием сотрудника бухгалтерии.

Началу работы предшествует сдача в бухгалтерию материально ответственными лицами приходно-расходных накладных и проверка первичной документации, отражающей движение ОС. В неё могут входить:

• Инвентаризационная опись (карточка или книга) и другие информационные носители аналитического учёта;
• Технические паспорта на здания и оборудование;
• Документы на сданное в аренду, арендованное или принятое на ответственное хранение имущество;
• Правоустанавливающие документы на здания и другие объекты недвижимости.

Комиссия вместе с материально ответственными сотрудниками проводит инвентаризацию визуально, сравнивая номера с данными описей. Процесс этот тем утомительней, чем больше объектов в списках, однако при всей монотонности труда, результаты могут быть неожиданными. Что же может произойти?

• Выявлены объекты, не значащиеся в учётных документах. В этой ситуации комиссия приходует актив, занося в опись сведения о реальном износе и стоимости, соответствующей актуальному рыночному уровню.
• Найдены признаки неучтённых капитальных работ. В результате ремонта или реконструкции стоимость объекта по балансу возрастает, что должно быть отражено в инвентаризационной описи.
  Второй вариант – когда неучтённые капитальные работы заключались в сносе (частичной ликвидации) и привели к уменьшению ценности имущества. В этом случае необходимо составление отдельного акта, в котором фиксируется факт конструктивного изменения основного средства и причины, по которым оно не было отражено в учёте (с приложением объяснительной записки материально ответственного сотрудника).
• Некоторые основные средства отсутствуют на предприятии. В большинстве случаев подобная ситуация не является чрезвычайной. Автомобили могут находиться в отъезде, оборудование вывозится для ремонта и т. д. Сравнение с описью откладывается или производится на основе имеющихся накладных. Если объект отсутствует по неизвестной причине, то есть фактически утерян, ищут виновных.
• Основное средство не подлежит восстановлению. Да, случается и такое. Оборудование вышло из строя безнадёжно, и произошло это как раз перед инвентаризацией. Средство производства вносится в составляемую комиссией отдельную опись, в которой указываются время начала эксплуатации и причины, ставшие для объектов губительными. Производится поиск виновных в порче лиц.

Результатом работы комиссии является сводная инвентаризационная опись с указанием местонахождения объектов и их стоимости. Этот документ передаётся в бухгалтерию и служит основанием уточнений и изменений в сводных ведомостях, инвентарных карточках и других регистрах учёта основных средств.

Излишки основных средств

При инвентаризации комиссия может выявить не только недостачу основных средств, но и их излишки. Обе эти ситуации крайне нежелательны, и неизвестно, какая из них хуже.

Не числящиеся на балансе активы приходуются. В любом случае от руководителя подразделения следует получить письменное объяснение по поводу причин наличия объектов, не состоящих на балансе.

В бухгалтерской документации совершается следующая проводка:

Дт01 «Основные средства» – Кт91 «Прочие доходы и расходы».

Наличие неучтённого оборудования на территории предприятия часто свидетельствует о том, что сотрудники занимаются какой-то побочной деятельностью, не связанной напрямую с выполнением их трудовых обязанностей.

Этот факт, как правило, влечёт за собой организационные выводы вплоть до увольнения.

Проводки при недостаче

Недостача основных средств тоже факт прискорбный. Ценное оборудование может быть украдено или испорчено, и тогда возникает проблема поиска виновного. При его выявлении материальный ущерб компенсируется вычетами из зарплаты. Если же установить такового не представляется возможным, или в судебном порядке получить решение о взысканиях по каким-то причинам не удалось, то предприятие вынуждено само себе компенсировать убытки.

Эти действия находят отражение в следующих бухгалтерских проводках:

Инвентаризация арендованного имущества

Независимо от срока (краткосрочного или длительного), все арендованные объекты подлежат инвентаризации по отдельной описи. Один из экземпляров акта высылается собственнику имущества, а второй остаётся в бухгалтерии.

Как присвоить инвентарный номер

Для облегчения учёта и обеспечения сохранности, каждый объект основных средств должен легко распознаваться среди другого имущества. Это специалисту понятна разница между, к примеру, электронным частотомером и тахометром, а бухгалтер может и не разбираться в приборах.

Поэтому все ОС снабжены инвентарными номерами, наносимыми разными способами: краской, гравировкой, нестираемой наклейкой, штамповкой и даже сваркой (если предмет крупногабаритный и металлический). Главные требования – чёткость и уникальность.

В отношении инвентарных номеров действуют следующие правила:

• Они ставятся на всех объектах, стоящих более трёх тысяч рублей. Это делается в момент постановки на баланс;
• Номера не изменяются в процессе эксплуатации;
• Присваиваются объектам, состоящим из частей с равным сроком использования;
• Одинаковый номер не присваивается нескольким объектам;
• В библиотечных фондах они обязательны для каждого экземпляра;
• Не меняются при перемещении в пределах одной организации;
• Новому объекту учёта можно присвоить тот же номер через 5 лет после списания старого;
• Для арендованного имущества может использоваться номер, по которому объект учтён владельцем.

Законодательных норм, регулирующих систему инвентаризационных номеров, нет, поэтому в каждой организации применяют свой собственный метод. Небольшие фирмы поступают просто, указывая их по порядку, но в крупных компаниях есть смысл в разработке какой-то системы.

• Первые две цифры - номер подразделения или отдела.
• Остальные - номер по учётной ведомости.

Впрочем, фантазия в данном вопросе ничем не ограничена. Главное, чтобы было удобно.

Особые случаи

Бывает, что объект настолько мал по размерам, что цифры на нём просто не помещаются. Физические свойства некоторых учитываемых активов также порой не позволяют проставлять на них какую-либо надпись. В этом случае в правилах ведения бухгалтерской документации предусмотрена возможность подробного описания предмета и указание инвентарного номера только в ведомости.

Образцы документов

Даже имея возможность составлять собственные бланки учётной документации, большинство бухгалтеров предпочитают пользоваться готовыми образцами. В этом, безусловно, есть двойной смысл: экономия времени и избежание возможных ошибок.

Инвентарная карточка учета основных средств

Ведение аналитического учёта основных средств производится по каждому объекту отдельно. В карточку учета основного средства заносится вся информация об активе на протяжении его «жизни», его начальная стоимость, год выпуска и другие характеристики.

Бланк, как и в большинстве подобных случаев, может быть произвольным, но с указанием обязательных реквизитов. В бухгалтериях и сегодня чаще всего используется форма инвентарной карточки объекта ОС-6:

Скачать бланк ОС-6

В источниках можно посмотреть и образец заполнения, хотя больших затруднений ведение этого документа, как правило, не вызывает.

Акт инвентаризации

О том, что собой представляет это документ и для чего он нужен, уже писалось выше. Бланк представляет собой таблицу, увенчанную «шапкой». В ней указаны реквизиты предприятия, основания для проведения инвентаризации, а в строках перечисляется имущество, коды, единицы измерения, стоимость и прочие данные. Представитель бухгалтерии, в обязательном порядке участвующий в процессе, поможет разобраться членам комиссии в этих премудростях.