Документы и их значение в бухгалтерском учете. Реквизиты документов

1. Теоретический вопрос. Основные и дополнительные реквизиты бухгалтерских документов

реквизит бухгалтерский документ

Документ (от лат. documentum поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98 г. 34-н, разработанному на основании Федерального закона О бухгалтерском учете от 21.11.96 г. 129-ФЗ, все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Значение бухгалтерских документов в финансово-хозяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правильности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций.

Документы, подтверждающие достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок хозяйственно-финансовой деятельности организации. Документы используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в организации. В Законе Российской Федерации Об информации, информатизации и защите информации говорится: Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, их массивов, безопасность Российской Федерации.

Бухгалтерский документ есть письменное свидетельство, удостоверяющее факт совершения хозяйственной операции.

Основным назначение бухгалтерских документов: письменное обоснование и отражение хозяйственных операций (активов), основание и источник бухгалтерских записей, осуществление контрольных функций и целесообразность хозяйственных операций. Этот контроль осуществляется ответственными лицами при совершении операций (предварительный контроль), работниками бухгалтерии при обработке документов, а также аудиторами при документальных аудиторских проверках и обследованиях.

Бухгалтерский документ по внешней форме представляет собой бланк, на котором записано содержание хозяйственной операции, время и место ее совершения, натуральные показатели, сумма операции и др. Эти и многие другие сведения записанные в документе, являются его составными элементами, именуемые в практике реквизитами.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами.

Реквизиты бывают обязательными и дополнительными.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы), код формы;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции и т.д.

Документация - способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами - начальная стадия бухгалтерского учета.

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения.

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д.

Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению и должен быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения необходимые для получения исчерпывающего представления о совершаемой хозяйственной операции, его доказательной силы, т.е. он должен содержать определенные показатели.

Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами (от латинского: нужное, требуемое).

Реквизиты различают обязательные и дополнительные. Реквизиты необходимые для отражения любой операции в бухгалтерском учете называются обязательными. Обязательными реквизитами документов считаются:

наименование документа (форма);

наименование организации, от имени которой составлен документ; дата составления (дата, месяц, год);

измерители хозяйственной операции и ее оценка (в натуральных, количественных и денежных показателях);

наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц, и их расшифровка.

Эти требования закреплены статьей 9 Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности».

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции, номера расчетных счетов в банке, пункты отправки и назначения продукции, показатели качества и др.

К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования по их оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность, которые оговорены в статье 9 «Первичные учетные документы» Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности». Все документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операций, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения, составляться доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь обязательные.

Согласно пункта 23Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29. 07. 1983г.,№105 определено, что для того чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей, к их составлению предъявляются следующие требования:

заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами черного или синего цвета либо на машинных носителях информации;

строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

точно и ясно излагать содержание документа;

четко и разборчиво писать текст и цифры;

незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

снабжать документы необходимыми разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы заполняют вручную или при помощи пишущей или вычислительной техники. Каждый документ должен быть заполнен выбранным способом от начала до конца. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации должны храниться в организациях в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты. Документы должны составляться аккуратно, текст и цифры следует писать четко и разборчиво, чтобы легко можно было понять содержание и объем оформленной операции. Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. Подписи лиц в документах должны быть разборчивыми.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского) должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

Для того чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них подлежат гашению. Гашение осуществляется специальным штампом или подписью. «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также документов, на основании которых выдавалась заработная плата или делались иные выплаты.

Первичные учетные документы могут быть изъяты в соответствии с законодательством РБ только органами дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами и органами финансовых расследований на основании их постановлений.

Главный бухгалтер и другое должностное лицо организация вправе в присутствии представителя органа проводящего изъятие документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.

Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утв. Минфином БССР 08. 03. 60 г., гласит о том, что первичные бухгалтерские документы хранятся отдельно от журналов ордеров или ведомостей аналитического учета. Внутри папки документы подписываются в порядке последовательности записей в журнале-ордере или ведомости. К каждой группе документов должна прилагаться справка для архивного хранения, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов. Изложены правила подготовки и оформления управленческой и организационной документации (приказов, распоряжений, актов, докладных записок), а также организация работы с документами, составление номенклатуры, порядок оформления дел и хранение документов до передачи их в архив.

Практическое задание. Решить тестовое задание

№ тестаПравильный ответ1А Б В Г Д ЕЖ2А Б В Г Д ЕЖ3А Б В Г Д ЕЖ 4А Б В Г Д ЕЖ5А Б В Г Д ЕЖ6А Б В Г Д ЕЖ

1. Документы, поступающие в федеральные органы исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства обработку в следующей последовательности:Апервичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям, помещение в делоБпервичную обработку, передачу руководству на рассмотрение, предварительное рассмотрение, передачу исполнителям, помещение в делоВрегистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям, помещение в делоГпервичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителямДрегистрацию, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям, помещение в дело

2. Какие из перечисленных документов подлежат регистрацииАФормы статистической отчетности, Инструктивное письмо, Жалоба гражданина, Заявления гражданБЗаявления граждан, Письмо профсоюзной организации, Инструктивное письмоВТелеграммы, Инструктивное письмо, Заявления граждан, Жалоба гражданинаГЖалоба гражданина, Заявления граждан, Инструктивное письмоДБюллетень высшей аттестационной комиссии Минобрнауки РФ, Заявления граждан, Инструктивное письмо, Жалоба гражданина

3. Какие документы хранятся постоянно:АПриказ о поощрении, Положение о ФЭО, Должностная инструкция, Штатное расписаниеБДолжностная инструкция, Штатное расписание, Положение о ФЭО, Правила внутреннего распорядка в организацииВПравила внутреннего распорядка в организации, Штатное расписание, Приказ о поощренииГПриказ о применении дисциплинарного взыскания, Должностная инструкция, Положение о ФЭОДПриказы по административно-хозяйственным вопросам, Правила внутреннего распорядка в организации, Штатное расписание

4. Что НЕ содержится в реквизите: «гриф утверждения»АФамилия, инициалы лица, утвердившего документБНаименование должности лица, утвердившего документВПодпись лица, утвердившего документГДата утвержденияДРезолюция

5. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки:АдокументооборотБделопроизводствоВрегистрация документаГэлектронный документооборотДсистема электронного документооборота

6. Какая зона содержит информацию о передаваемом документе - как в объеме стандартизованного набора РКД, так и, возможно, самого документа в электронном виде (в виде файла, набора файлов) ?АЗаголовокБДокумент (основная зона)ВЗаданияГДополнительные материалыДРасширениеЕ Уведомление (подтверждение приема)

Список использованной литературы

1.Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение М.: КноРус, 2012.

.Басаков М.И. Делопроизводство. М.: Дашков и Ко, 2012.

.Булат Р.Е. Документационное обеспечение управления М.: Бизнес-Пресс, 2012.

.Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. М.: Издательство: Инфра-М, 2012.

.Гугуева Т.А. Конфиденциальное делопроизводство. М.: Изд-во Альфа-М, Инфра-М, 2012.

.Дегай П.И. Учебная книга российского гражданского судопроизводства и судебного делопроизводства. СПб.: тип. Фишера, 2012.

.Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2012.

.Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводства и архивное дело в терминах и определениях М.: Флинта, 2012.

.Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. М.: Издательство: Инфра-М, 2011.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Документы состоят из отдельных показателей, которые называются реквизиты (от лат. слова «реквизит» - требуемое, необходимое).

Совокупность реквизитов документа определяет его форму. Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Но в любом случае документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете:

• 1) наименование документа (формы);
• 2) дата составления документа;
• 3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
• 4) содержание факта хозяйственной жизни;
• 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления совершившегося события;
• 7) подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Электронный документ содержит ту же самую информацию, что и бумажный. Содержание электронного документа можно просмотреть на экране компьютера. Электронный документ можно распечатать в бумажном виде, размножить в любом количестве совершенно идентичных экземпляров, мгновенно переслать на другой компьютер в другой точке земного шара с помощью электронной почты. Но электронный документ проще подделать, чем бумажный, если, конечно, не предпринимать специальных мер защиты.

Проблема защиты от подделки электронных документов решаема. В России, как во многих других странах мира, принят Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», направленный на решение указанной проблемы.

Электронные документы широко используются в общении организаций с банками и с налоговыми органами.

Все документы в бухгалтерии тщательно проверяют с трех сторон: юридической, с точки зрения оформления, арифметической.

Проверенные документы регистрируют в журнале регистрации документа.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация документов. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Наряду с унификацией большое значение имеет стандартизация документов. Стандартизация - это установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. При ведении бухгалтерского учета важно наладить рациональный документооборот, т.е. оптимальную систему формирования бухгалтерских документов, принятия их к учету, перемещения по организации, текущего хранения и передачи в архив. Это обеспечивает высокую степень надежности учета при минимальных затратах времени и средств.

Правильный состав и заполнение поможет подготовить достоверную отчетность и избежать неприятных ситуаций при проверках. Разъяснения и советы – в нашей консультации.

Обязательные с точки зрения закона

Все факты хозяйственной деятельности необходимо подтверждать документально. В зависимости от требований закона организация может использовать готовые стандартные бланки либо разрабатывать собственные с учетом индивидуальных особенностей. Главное при этом – наличие всех нужных элементов и отсутствие ошибок.

Имейте в виду: обязательные реквизиты бухгалтерских документов установлены статьей 9 Закона

Во второй описывают факт хозяйственной жизни, где приводят:

• единицы измерения;
• сотрудников/иных лиц, которые отвечают за данную сделку (Ф.И.О., должность).

В третьей ставят подписи с расшифровкой или иные данные, позволяющие идентифицировать указанных лиц.

Первичный учетный документ составляют при совершении или сразу после окончания хозяйственного действия. Специалист, который несет ответственность за оформление, должен своевременно передать документ для внесения данных из него в учетные регистры бухгалтерии.

Специалист, который ведет бухучет либо оказывает такие услуги, не несет ответственность за достоверность информации «первички», которая была составлена другими лицами.

Основные элементы бухгалтерских регистров

Первичные документы используют для:

1. формирования синтетических и аналитических данных на счетах;
2. составления отчетности.

Правильно систематизировать и зарегистрировать сведения из «первички» помогают бухгалтерские регистры. Поскольку на их основе создают бух. отчетность, важно правильно отражать все данные.

Внешний вид регистров закон разрешает организациям разрабатывать самостоятельно. Однако часть 4 статьи 10 Закона основных реквизитов бухгалтерских документов. Это:

• название документа;
• название предприятия;
• дата начала и окончания периода, по состоянию на который ведется регистр;
• как сгруппированы объекты бухучета;
• размер и вид денежного измерения;
• Ф.И.О. и должности ответственных лиц;
• подписи сотрудников, имеющих отношение к формированию регистра.

Представленный перечень реквизитов закон не ограничивает. Если в целях ведения бухгалтерского и управленческого учета понадобятся дополнительные пункты, организация вправе их добавить. Допустимо также группировать объекты бух. учета для достижения максимального удобства.

Разработанный бланк регистра утверждает руководитель компании по согласованию с лицом, которому предстоит его вести.

Государственные учреждения разрабатывают шаблоны регистров с учетом Бюджетного кодекса РФ.

Отчетность

Правильный состав [форм и реквизитов документов бухгалтерского учета] напрямую сказывается на отчетности. Приказом Минфина № 66н разработаны и утверждены готовые образцы бланков бухгалтерской отчетности, предусматривающие удобную форму и необходимые реквизиты. Они позволяют правильно описать финансовое положение организации и сдать грамотный отчет.

Вот список основных форм:

Их используют при составлении отчетности в целом. А правильный состав и заполнение реквизитов бухгалтерских документов исключат лишние затраты на штрафы и сэкономят время на разрешение конфликтных ситуаций с проверяющими структурами (ИФНС).

Документ - это письменное свидетельство на правосовершение или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.

Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными документами. Поэтому при помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения.

Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации, который используется для контроля за сохранностью и правильным использованием ресурсов, и является основой для проведения документальных ревизий.

Бухгалтерские документы имеют юридическую доказательную силу, правовое значение при решении споров.

Реквизиты документов. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов.

Бланк документа - это материальный носитель информации определенной формы с нанесенными на него постоянными сведениями.

Материальными носителями учетной информации могут быть дискеты, диски при их обработке на персональном компьютере. Они применяются в зависимости от степени оснащенности организации средствами автоматизации обработки информации.

Условно документ можно разделить на части , основными из которых являются:

* заголовочная;

* оформляющая.

В каждой из частей документа отражаются соответствующие реквизиты. Реквизит - это отдельный показатель документа, имеющий самостоятельное значение.

Главный реквизит заголовочной части - это название документа (приходный кассовый ордер, платежное поручение и др.).

Реквизиты-признаки - это заголовки таблиц, граф и строк. Они предназначены для характеристики описываемого объекта.

Реквизиты-основания предназначены для количественной характеристики объекта учета.

В оформляющей части документа отражается дата составления документа, утверждения, согласования, визы, наименование должностных лиц, их личные подписи и расшифровка, при необходимости - печать.

Реквизиты делятся на:

* обязательные;

* необязательные (дополнительные).

К обязательным реквизитам относятся:

* название (наименование) документа;

* дата составления документа;

* наименование организации, где и от имени которой составлен документ;

* измерители операции (единицы измерения);

Подписи лиц, ответственных за совершение операции и оформление документа и их расшифровка.

Необязательные (дополнительные) реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов.

К составлению документов предъявляются определенные требования. Все документы должны оформляться своевременно в момент совершения операции, качественно, разборчиво, без подчисток, помарок и неоговоренных исправлений. Свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются. Выписывать документы следует чернилами, шариковыми пастами синего, фиолетового или черного цвета вручную, на пишущих устройствах, персональном компьютере. Дата составления указывается число цифрой, а месяц - прописью. В денежных банковских документах сумма указывается цифрами и прописью с заглавной буквы.

Все документы денежного, материального, имущественного, расчетно-кредитного характера должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером.

Документы, оформляющие прием и выдачу материальных ценностей и денежных средств должны содержать подписи лиц, получивших и отпустивших эти ценности.

Отдельные документы в соответствии с действующими нормативными положениями относятся к бланкам строгой отчетности. Такие формы (бланки) документов изготавливаются типографским способом с обязательным проставлением номера и серии. Это товарно-транспортные накладные, товарные накладные, приходные кассовые ордера и др. Их учет ведется в приходно-расходной книге типовой формы, которая нумеруется, скрепляется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Ответственность за достоверность данных в документе, их качественное составление и передачу в установленные сроки для дальнейшей обработки несут должностные лица, подписавшие этот документ.

Классификация документов

Для облегчения изучения и использования в учетной практике большое разнообразие первичных документов классифицируется по следующим признакам:

20. Организация документооборота. Обработка документов

Документирование хозяйственных операций заключается в восприятии данных об операции (подсчет, измерение) и занесение полученных данных в документ (заполнение его реквизитов).

Создание совокупности первичных документов представляет собой первичный учет. Первичный учет - это комплекс приемов по восприятию исходной информации и регистрации ее в документах.

Первичный учет может осуществляться ручным и автоматизированным способом.

Состояние (т.е. достоверность и своевременность) первичного учета зависит от обеспеченности организации разнообразными техническими средствами для подсчета и измерения количественных величин.

Следовательно, первичный учет - это организованная система наблюдения, измерения, регистрации данных о хозяйственных организациях и других фактах хозяйственной деятельности, используемая для принятия управленческих решений.

Необходимо не только правильно оформлять документы, но и своевременно представлять их для обработки, т.е. должен выдерживаться график документооборота.

Документооборот - это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение.

В организации должен быть разработан план-график документооборота, где указываются сроки сдачи в бухгалтерию документов для обработки (по их видам) с указанием ответственных лиц. План-график документооборота предусматривает равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.

План-график документооборота разрабатывает главный бухгалтер. Он же осуществляет контроль за его выполнением.

В каждой организации должна быть разработана система управления документооборотом , включающая:

* разработку положения о бухгалтерской службе;

* составление должностных инструкций учетному аппарату;

* составление плана-графика документооборота;

* создание технологии обработки учетной информации;

* разработка номенклатуры дел для текущего и постоянного хранения.

Обработка документов в бухгалтерии

Обработка проверенных и принятых бухгалтерией документов включает в себя следующие этапы:

После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операций по сетам в учетные регистры.

Обеспечение сохранности документов и форм отчетности возложено на руководителя организации.

После составления бухгалтерской отчетности первичные документы передаются на хранение. Время хранения документов определяется специальным перечнем, в котором по конкретным видам документов установлены сроки хранения.

Документы постоянного хранения передаются в ведомственные и государственные архивы.

Изъятие документов у организации может производиться только на основании постановлений органов дознания и судов. Изъятие оформляется актом, копия которого вручается под расписку должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие, главный бухгалтер (другое должностное лицо) может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Понятие бухгалтерских документов, их экономическое и правовое значение

Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и способом оформления хозяйственных операций, которые необходимо отразить в бухгалтерском учете организации.

Оформление документа для этих целей является обязательным, так как он является экономическим и правовым основанием для совершения любой хозяйственной операции, вызывающей изменения в составе имущества организации, в составе и структуре ее источников, а также в хозяйственных процессах и финансовых результатах.

Документ является деловой бумагой и письменным свидетельством о праве на совершение хозяйственной операции, о факте ее совершения и служит основанием для бухгалтерских записей. Никакая информация не отражается в бухгалтерском учете без надлежаще оформленного документа.

Документы, составляемые специалистами, ответственными за содержание и совершение каждой хозяйственной операции называются первичными документами. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. Сведения, содержащиеся в первичных документах, могут обобщаться и систематизироваться за разные сроки отчетного периода (за неделю, декаду) и по разным признакам (приход материалов за день, расход материалов за день). Для этих целей составляются сводные документы.

Первичные и сводные документы могут составляться вручную или с использованием средств автоматизации как на бумажных носителях, так и в электронном виде, с возможностью распечатки таких документов при необходимости на бумажных носителях.

Документы являются носителями экономической информации, так как с их помощью осуществляется наблюдение за фактами хозяйственной деятельности, их регистрация, дальнейшее обобщение и группировка свершившихся фактов по определенным признакам. Одновременно сведения, содержащиеся в документах являются юридическим основанием для подтверждения законности совершения указанных в них действий.

Принимая во внимание экономическое и юридическое значение информации, содержащейся в документах, используемых для целей бухгалтерского учета, правила их оформления регламентируются законодательством Российской Федерации.

В законе «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ статья 9 посвящена определению понятия «первичные документы» и основному их содержанию. Согласно этой статье все первичные документы должны составляться на бланках типовых форм, утвержденных соответствующими постановлениями Государственного Комитета по статистике. Такое положение позволяет всем организациям оформлять однотипные операции на бланках одинаковой формы, что облегчает понимание информации, содержащейся в них, внутренними и внешними пользователями разного уровня и способствует улучшению коммуникаций между организациями.

Для принятия документов к исполнению они должны содержать обязательные реквизиты, а именно:

Наименование документа;

Дату составления документа;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

Наименование должностных лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правомерность ее совершения;

Личные подписи указанных лиц.

Таким образом, обязательные реквизиты – это сведения, которые придают документу юридическую силу и являются основанием для отражения информации, содержащейся в нем в бухгалтерском учете. Наряду с обязательными реквизитами, первичные документы могут содержать различные дополнительные реквизиты. Например, банковские документы на осуществление платежей обязательно должны иметь печать организации.

В случае если для оформления хозяйственной операции организации типовой бланк не утвержден постановлением Государственного комитета по статистике, организация может самостоятельно разработать необходимый бланк с учетом всех требований законодательства, утвердить его приказом руководителя организации и использовать для отражения хозяйственных операций. При необходимости организации могут вводить в первичные документы дополнительные строки и графы.

Статья 9 пункта 6 Закона «О бухгалтерском учете» законодательно закрепляет обязанность организации составлять сводные документы. При этом их структура, периодичность составления и степень обобщения информации законодательством не регламентируется, а определяется организацией по степени своевременности и полезности обобщаемой информации для различных целей.

Для эффективного использования информации, содержащейся в документах, и их своевременной обработки документы классифицируются по различным признакам.

Таблица 6.1

Классификация документов

Классификация документов производится по многочисленным признакам, при этом, с точки зрения оправданности производимой хозяйственной операции, любой документ можно считать оправдательным (при наличии всех необходимых реквизитов). Так распоряжение банку о выдаче денежных средств с расчетного счета можно считать оправдательным для осуществления этой операции. Исполнительный документ на оприходование материалов на склад – как оправдание такого оприходования.

Для обеспечения своевременности поступления необходимых документов во все структурные подразделения организации необходимо разработать документооборот.

Документооборотом называется движение документа в пределах организации с момента его составления (поступления в организацию) до завершения действия, указанного в нем всеми заинтересованными пользователями данной организации и передачи документа для архивного хранения или отправки его за пределы организации.

С целью рациональной организации документооборота на каждом предприятии разрабатывается график пооперационного движения документов, в которых необходимо указать:

Исполнителей, ответственных за проведение операции, зафиксированной в документе;

Срок оформления документа;

Сроки обработки документа в каждом структурном подразделении;

Направления передачи документа;

Количество экземпляров составляемого документа;

Правила общего пользования документами, составляемыми в одном экземпляре;

Исполнители, обрабатывающие документ на каждом этапе его движения;

Меры по обеспечению сохранности документа и информации, содержащейся в нем;

Место и сроки хранения.