Бюджетный учет: чем бухучет «бюджетников» отличается от «коммерческого» бухучета. Если продуктов питания

Процедура ведения учета в бюджетных учреждениях имеет свои особенности и специфику. В данной статье мы познакомим Вас с основными бухгалтерскими операциями бюджетных учреждений и механизмом их отражения.

Бюджетными учреждениями называют организации, финансирование которых осуществляется за счет бюджетных средств и на основе утвержденных смет. Принадлежность организации к бюджетному учреждению определяется соответствующим финансовым органов и фиксируется в учредительных документах.

Учетом операций по движению бюджетных средств занимается Федеральное казначейство РФ. Данный орган также составляет и утверждает методологию ведения учета в бюджетных учреждениях, а также процедуру составления отчетности.

Ведение учета в бюджетных организациях имеет ряд особенностей, отличных от процедуры учета на производственных и коммерческих предприятиях. К ним относят наличие утвержденных смет расходов и контроль их исполнения, а применение бюджетной классификации, которая является основой для организации учета в учреждении.

Финансирование бюджетных учреждений осуществляется при соблюдении таких основных принципов:

1. Безвозвратность. Организации непроизводственной сферы, которые финансируются за счет бюджетных средств, не имеют собственных доходов, поэтому возврат средств в бюджет невозможен.
2. Целевое использование. При утверждении затрат, предусмотренных планом деятельности организации, их сумма должна быть использована строго по целевому назначению.
3. Фактическое выполнение. Средства, получаемые бюджетным учреждением, выдаются не в соответствии с планом, а согласно фактическому использованию по мере освоения средств.

Соблюдение бюджетными учреждениями основных принципов финансирования контролируется законодательно.

Ведение учета в бюджетных организациях

Проводки по типовым операциям, осуществляемых в бюджетных учреждениях, рассмотрим на примерах.

Взаиморасчеты с поставщиком

Представим, что между бюджетным учреждение «Больница» и ООО «Магнит» заключен договор на поставку материалов на сумму 64 000 руб., НДС 9 762 руб. Договором предусмотрена предоплата — 20% от стоимости товара, которая и была уплачена «Больницей» (12 800 руб). Оставшаяся часть ( 200 руб.) была перечислена в пользу ООО «Славутич» по факту поставки товара.

В учете бюджетного учреждения «Больница» данные операции были отражены так:

Расчеты с арендодателем

Допустим, бюджетное учреждение «Университет» и ООО «Статус» заключили договор аренды, согласно которому арендатор ООО «Статус» ежемесячно оплачивает арендную плату 74 000 руб., НДС 288 руб., а также возмещает стоимость коммунальных услуг. В мае 2015 на счет «Университета» поступили средства за аренду, а также возмещение коммунальных услуг в размере 000 руб., НДС 3966 руб. Поставщиком коммунальных услуг был выставлен общий счет на сумму 115 00 руб., НДС 17 542 руб. «Университет» осуществляет распределение входного НДС по коммунальным услугам в соответствии с удельным весом сдаваемой в аренду площади. Удельный вес — 10%.

В учете у «Университета» были сделаны такие проводки:

Проводки по основным средства бюджетного учреждения

Рассмотрим пример отражения в учете операций по . Бюджетная организация «Школа» приобрела мебель на сумму 127 000 руб., НДС 19 373 руб. Доставка мебели обошлась «Школе» 6 200 руб., НДС 946 руб.

В учете операции были отражены так:

Также рассмотрим ситуацию, когда бюджетное учреждение осуществляет ликвидацию или списание основных средств. Бюджетная организация «Академия» списала основные средства (копировальное оборудование), балансовая стоимость которого составляет 88 000 руб., сумма амортизации, начисленной за период использования — 79 000 руб. При ликвидации оборудования были оприходованы запчасти, рыночная стоимость которых составляет 355 руб.

В учете «Академии» были сделаны такие проводки.

Порядок ведения бюджетного учета основан на единых стандартах. То есть, существует определенная методология, на основании которой производится порядок ведения бюджетного учета. Сам по себе учет представляет собой упорядоченную систему регистрации, обобщения, сбора информации по поводу финансовых и нефинансовых активов. Осуществляется учет посредством планов счетов, которые дополнительно включают в себя бюджетную классификацию. Отчетность обязательно включает в себя документы по исполнению бюджета и баланса исполнений, отчет о финансовых результатах, отчет о движении средств.

Особенности порядка ведения бюджетного учета

Также документация может содержать в себе данные о возможных поступлениях, при этом, учитываются доходы не только по бюджетному финансированию, но еще и доходы, полученные в результате хозяйственной деятельности организации.

Что же касается баланса исполнения бюджета, то он должен включать в себя все данные о финансовых, а также нефинансовых активах.

Порядок ведения бюджетного учета четко нормируется установленными законами. В первую очередь производится учет операций, по начислению администрируемых доходов. Начисление данных доходов осуществляется ежемесячно. Также производится учет поступлений доходов в бюджеты (отчисления организации). Обязательно производится своеобразная инвентаризация активов и обязательств. Причем в данном случае речь идет исключительно об администрируемых доходах. Процесс инвентаризации активов производится в порядке, который устанавливается Министерством финансов (методологические указания).

Основная цель проведения инвентаризации является проверка четкого соответствия данным, которые отражаются по различным финансовым отделам. Также, посредством наличия таких данных государственные инстанции могут контролировать расход бюджетных средств, выделенных на деятельность той или же иной организации.

Инвентаризация обязательно производится по каждому бюджету в отдельности, в данном случае процесс протекает в разрезе кодов бюджетной классификации.

По результатам произведенной инвентаризации составляется специализированная опись расчетов, которая должна быть подписана всеми членами комиссии.

Если в процессе проведения данных мероприятий обнаруживаются определенные расхождения по бюджету, то обязательно составляется специализированный Акт, который в дальнейшем позволяет выявить причину возникновения расхождений.

Перед тем, как организация переходит на работу по новой инструкции, обязательно производится детальный бюджетный учет по поводу дебиторских задолженностей прошлых лет.

Источник: www.biznet.ru

Деятельность бюджетных организаций государства, в последние несколько лет стала, приобретать огромное значение в экономике. Бюджетная организация занимается учетом,...

В отличие от простой двузначной нумерации бухгалтерских счетов в хозрасчетных организациях бюджетники в своем учете применяют счета с громоздкой структурой. Однако в каждом...

Отдел бюджетного учёта – это структурное подразделение, которым управляет Федеральное казначейство. Действует данная организация по конституционным, Федеральным законам, а также...

Бюджетный учет представляет собой определенный свод правил по ведению бухгалтерского налогового учета в определенных организациях. Такой учет ведут все организации, которые в...

Бухгалтерский учет основополагающее управленческое звено для непроизводственных организаций. Он способствует устранению уклонений от положенных норм. Чем же в бюджетных организациях отличен бухучет?

Под бухучетом в организациях бюджетной принадлежности подразумевается системный учет всех операций с бюджетным капиталом.

Реализовывается процесс соответственно «Закону о бюджетной классификации», «Инструкции по бюджетному учету» и прочим нормативно-правовым актам.

Но за последние годы нормативы о бухучете претерпели немало видоизменений. Каковы же нюансы ведения бухучета для бюджетных учреждений?

Базовые сведения

В качестве источника предоставления бюджетных средств выступает государственный орган РФ, субъект РФ либо территориальные органы самоуправления, обладающие соответственным правом по действующему законодательству.

Финансироваться государством вправе государственные организации и учреждения прочих форм собственности, располагающие правом на подобное обеспечение. Адресоваться средства из бюджета могут на разнообразные цели.

Например, это может быть финансирование безвозмездного типа на текущие расходы либо деньги на уплату заказанных государством или муниципалитетом услуг.

При бюджетном финансировании организации бухгалтер обязан знать, каким образом квалифицировать поступившие средства и как их учитывать. Для правильного отображения полученных денег требуется определение характера средств.

Бюджетный бухучет обладает специфичными отличиями. К таковым, в частности, причисляются:

• организация учета на основании статей бюджетной классификации;
• контролирование реализации сметы расходов;
• разделение фактических расходов и кассовых;
• отличия учета по отраслям.

Наличие характерных нюансов бухучета в бюджетных организациях обуславливает потребность дополнения общих задач учета более конкретизированными.

Определения

Бюджетными называются организации, чья главная деятельность всецело либо отчасти обеспечивается бюджетом на основании смет по доходам/расходам.

Непременным при этом обстоятельством становится открытие финансирования по смете, ведение бухучета и отчетности согласно правилам, предопределенных для бюджетных учреждений.

Организации причисляются к бюджетным на основании учредительной документации, устава и решения определенного финансового органа.

Бухучет осуществляется посредством методов двойной записи. Счета учета должно включать в рабочий план счетов субъекта учета. Они должны быть взаимосвязаны между собой.

Разработка и утверждение рабочего плана осуществляются на базе соответственного Плана счетов и сопутствующей Инструкции.

Рабочий план счетов утверждается в составе организации обособленным приложением либо в виде локального акта.

В процессе ведения бюджетного учета употребляется метод начисления, то есть все операционные итоги признаются исключительно по факту их свершения.

Общие правила

Любые операции хозяйствования, осуществляемые бюджетными учреждениями, сопровождаются первичными документами, присутствующими в Инструкции по бюджетному учету.

Хозяйственные операции оформляются бухгалтерской документацией в порядке их свершения. Этим обеспечивается:

Первичные документы составляются в момент свершения операции либо сразу по ее окончании. Документы составляются на бланках установленных образцов с заполнением всех обязательных реквизитов.

Проверенные документы проходят бухгалтерскую обработку, состоящую из расценки, группировки и разметки. Обработанные документы сортируются по периодам и объединяются в дела.

В соответствии с первичной документацией осуществляются записи операций на счетах. Под понятием записи операций понимается отображение в бухгалтерских книгах или учетных регистрах.

Формы регистров бюджетного учета и назначения по их использованию ратифицированы «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».

Порядок записей в учетных регистрах определяется Инструкцией №148н.

Материальных ценностей

Под материальными ценностями подразумеваются, как правило, основные средства. К таковым относятся объекты, которые задействуются в процессе работы предприятия или при исполнении отдельных видов работ.

Одним из условий причисления к основным средствам считается время полезного использования объекта более одного года.

К основным средствам причисляются:

• недвижимые объекты;
• капитальные вложения в арендные строения;
• различные постройки, архитектурные сооружения, драгоценности и иные материальные средства.

Также к материальным ценностям приравниваются любые инвентарные объекты, которые необходимы для осуществления самостоятельных или вспомогательных функций.

Основанием становится причисление таковых к материальным объектам имущества со сроком полезного действия более двенадцати месяцев.

При приемке материальных ценностей учитывается первоначальная их стоимость. Она остается неизменной до окончания использования.

Суммы при этом прописываются в рублях и копейках. Переоценка осуществляется лишь при видоизменении объектов либо их ликвидации. При этом факт переоценки должен быть также зафиксирован точной суммой.

Для каждого наименования объекта, представляющего материальную ценность, существует свой номер счета и присвоенный инвентарный номер.

Материальные ценности под соответствующим номером фиксируются в регистрах и отражаются под этим номером во всей документации вплоть до списания.

При списывании объекта списывается и инвентарный номер, который больше нигде не применяется. При выбытии объекта материальной ценности следует отразить это в регистре учета основных средств.

Если продуктов питания

В бюджетных учреждениях учет продуктов осуществляется по фактическим ценам. Цена складывается из суммы таможенной пошлины, цены, уплаченной поставщику и средств, затраченных на доставку.

Когда продукты питания закупаются за счет внебюджетных средств, то в фактическую стоимость включается сумма . При бесплатном получении продуктов они отображаются по стоимости коммерческой.

Продукты питания в бухучете бюджетных учреждений отображаются на основе товарно-сопроводительной документации продавца и документации, подтверждающей получение товара.

При приобретении продуктов за наличный расчет удостоверяющими документами становятся товарный или кассовый чек.

В бухгалтерии учет продуктов питания осуществляется по накопительной ведомости. Записи в нее вносятся на основании первичных документов. По завершении месяца подводятся итоги, что завершается составлением мемориального ордера.

Талонов на бензин

Если организация располагает транспортными средствами, то соответственно необходимостью является наличие ГСМ. Небольшие организации чаще всего приобретают топливо по талонам.

Как правило, ГСМ закупается на заправочных станциях посредством заключения . При этом организация получает талоны на топливо.

В данном случае дебет являет собой непосредственно закупку топлива, то есть приход его в организацию. Талоны под строгим контролем выдаются сотрудникам для использования исключительно в служебных целях.

Кредит в процессе учета ГСМ отображается в количестве расхода топлива, имеющего в запасах организации. Важно, что для списания топлива недостаточно сверки изначального и оставшегося количества талонов.

Оформить списание допустимо лишь на основании оправдательных документов, то есть путевого листа и расхода топлива по нормам, установленных законодательством.

По поводу расчетов с заказчиками

Для учета расчетов за предоставленные услуги и исполненные работы используется счет «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Дебетовое сальдо по данному счету обозначает задолженность покупателей. Оборот по дебету счета отображает стоимость услуг или выполненных работ, переданных основных средств или иных активов.

По кредиту этого счета (62) отображаются поступившие на расчетный счет платежи, полученные , погашение задолженности за счет резерва, списание задолженности при неплатежеспособности дебитора в убыток.

Аналитический учет по счету 62 осуществляется по всякому предъявленному заказчикам счету. При расчетах плановыми платежами учет осуществляется по каждому заказчику.

Внеоборотных активов

Внеоборотные активы в бухучете бюджетных учреждений отражаются по стоимости:

• первоначальной;
• остаточной (балансовой);
• восстановительной.

Под стоимостью первоначального типа понимается себестоимость по фактическим затратам на приобретение.

Балансовая стоимость рассчитывается посредством минусования из первоначальной стоимости суммы исчисленного износа.

Восстановительной стоимостью именуется первоначальная стоимость, изменившаяся после переоценки. Информация об изменении первоначальной стоимости и суммы износа внеоборотных активов вносится в регистры аналитического учета.

Управленческий учет

Управленческим учетом называется система обмена информации в учреждении, предназначенная для принятия управленческих решений, целью которых является выполнение задач, поставленных перед организацией.

Управленческий учет для бюджетных организаций включает в себя учет:

• бухгалтерский;
• оперативный;
• статистический;
• налоговый.

Основная задача управленческого учета это ответ на вопрос о текущем состоянии организации. Это помогает распределить имеющиеся ресурсы в целях повышения эффективности деятельности.

Управленческий учет ведется исключительно для внутреннего использования. В отличие от бухучета в него могут включаться данные, не подтвержденные первичной документацией.

Показатели в управленческом учете могут быть не только денежными, но и натуральными. Кроме того, они могут быть вероятностными и качественными, описывая состояния и события внешнего мира.

При этом большее значение имеет оперативность информации, а не точность. Методику управленческого учета организация вправе выбирать самостоятельно. Четких законодательных норм в этом случае не предусмотрено.

Для бюджетных организаций бухучет имеет крайне большое значение. Он помогает проконтролировать целесообразность проводимых операций, соблюсти нормы по расходу денежных средств, утвержденные государственными органами.

Располагая сведениями учета можно своевременно повлиять на различные просчеты или недостатки в процессе хозяйственной и финансовой деятельности.

Здравствуйте, друзья!

Я по образованию экономист, в университете знакомлю студентов с азами экономики. В том числе с такими понятиями, как доходы и расходы предприятия. Полная ясность в светлых, но далеких от реальной экономики молодых головах, наступает, когда разбираем эти термины на бытовых примерах. Например, на семье – это такое же предприятие, только маленькое. А семейный бюджет играет не менее важную роль, чем бюджет фирмы или страны.

Семейный бюджет – это план доходов и расходов семьи на определенный временной период (месяц или год).

Важнее, на мой взгляд, определиться с вопросом, зачем нужно его вести. Давайте попробуем выделить наиболее важные причины.

• Учет реальных доходов

Не зная всех своих поступлений и всех источников средств, невозможно планировать расходы и ставить достижимые цели на будущее.

• Контроль расходов

Если вы хоть раз задавали себе вопрос, куда делись все деньги, то контроль расходов позволит получить ответ. Мы часто не замечаем, как мелкие траты на вкусняшки съедают наш бюджет. А ведь от них можно вполне безболезненно отказаться.

• Планирование расходов

Если вы наладите контроль, то следующий шаг – это планирование. Большинство наших расходов носят постоянный характер. Например, оплата бензина или проезда в общественном транспорте, коммунальных платежей, детских кружков и секций, походы в магазин и т. д. Зная все предстоящие траты в следующем месяце, легко запланировать что-то более серьезное.

• Накопление

Для кого-то это самый приятный бонус от ведения семейного бюджета. Например, в моей семье львиная доля доходов тратится на путешествия. Очень дорогостоящие мероприятия, без накоплений не обойтись. Поэтому очень важно знать, сколько я могу отложить в месяц без ущерба интересам семьи. Читайте в моей статье о способах накопления денег.

• Создание “подушки безопасности”

Пока для многих, в том числе и для меня, неприкосновенный запас на “черный день” является недостижимой мечтой. Но надо понимать, что для семьи эта цель одна из самых важных. Согласитесь, что мало кто хочет оказаться в нищете в случае потери работы или непредвиденных больших трат. На эти случаи и нужна “подушка безопасности”.

• Покой и мир в семье

Как часто приходится слышать от мужа, что жена слишком много тратит денег на одежду и кофе с подружками. А от жены постоянные упреки, что муж позволяет себе еженедельные походы в бар, боулинг, на рыбалку и т. д. Знакомо? Ведение семейного бюджета позволит разложить по полочкам доходы и расходы, научит экономить и позволит всегда иметь деньги на то, что душа просит. И не важно, будет это новое платье или навороченная удочка.

Виды семейного бюджета

В самом начале семейной жизни неизбежно встает вопрос о том, кто будет главным в распределении финансов или, проще говоря, кто будет вести семейный бюджет. И лучше решение этого вопроса не откладывать в долгий ящик, потому что от него зависит, не побоюсь этого слова, благополучие семьи.

Какие виды семейных бюджетов бывают?

Совместный

Все деньги, заработанные мужем и женой, складываются в одном месте, например, в конверт или шкатулку. Каждый член семьи имеет право взять необходимую ему сумму на неотложные нужды. Как правило, крупные покупки обсуждаются на семейном совете и совершаются вместе.

Надо заметить, что сегодня ведение такого бюджета осложнилось по причине широкого распространения банковских карточек. Это я почувствовала на себе, потому что бюджет моей семьи – это общий кошелек. Поэтому сейчас мы вынужденно переходим к другому виду, что мне не очень нравится.

Исходя из имеющегося многолетнего (более 18 лет) опыта ведения совместного бюджета, расскажу об основных принципах, на которых оно строится:

• большая степень ответственности обоих супругов в вопросах трат;
• абсолютное доверие друг к другу;
• постоянный контроль расходов, чтобы не оказаться у пустого коры… конверта;
• обязательное обсуждение крупных покупок;
• атмосфера взаимопонимания и добра, когда ни один из супругов не позволяет себе упрекнуть другого в сумме заработка.

Если хоть один из принципов нарушается, то этот вид финансового контроля не для вас.

Раздельный

Этот вид ведения бюджета, на мой взгляд, наиболее распространен между людьми, которые соединились в пару уже будучи состоявшимися в финансовом плане. Например, повторный брак или брак уже в немолодом возрасте. Особенность этого вида в том, что у каждого супруга свой кошелек. Муж и жена полностью распоряжаются только личными финансами. Часто супруги даже не знают о реальной сумме доходов друг друга.

Как в таком случае решается вопрос оплаты, например, совместного похода в ресторан или поездки в отпуск, коммунальных платежей и содержания ребенка? Как правило, расходы по этим статьям делятся пополам.

Принципы построения раздельного бюджета:

• ответственность супругов только за свою часть бюджета;
• умение разрешать возможные конфликты в вопросах оплаты общих расходов;
• бОльшая самостоятельность, чем при совместном бюджете, в вопросах контроля и накопления;
• бОльшая свобода действий в вопросах подарков и сюрпризов своей второй половинке.

Единоличный

Вид ведения бюджета, при котором все деньги сосредоточены в руках одного человека. Он берет на себя полную ответственность за контроль доходов и расходов. Такая практика подходит семьям, в которых один из супругов часто поддается искушению спонтанных покупок, не следит за расходами и залезает в долги.

Принципы единоличного владения и распоряжения деньгами:

• один из супругов несет моральную и материальную ответственность не только за себя, но и за всех членов семьи;
• второй принцип выходит из первого, он должен быть максимально организованным и финансово грамотным;
• важно соблюсти баланс в отношениях, чтобы постоянно не напоминать второй половинке о ее положении в семье.

Общий или раздельный, а может быть единоличный? Советы в решении этого вопроса могут только навредить. Ответьте на него так, как лучше только для вас, а не для ваших советчиков.

Этапы ведения семейного бюджета

В 1-м разделе я ответила на вопрос, зачем нужно вести семейный бюджет. И если я смогла вас убедить в необходимости его ведения, то теперь пора переходить к вопросу, как вести бюджет правильно.

Я выделила 6 основных этапов:

Этап 1. Подготовительный.

До начала процесса планирования и накопления следует в течение нескольких месяцев проследить за всеми семейными доходами и расходами. Это можно сделать в тетради, в таблице Excel, в специальных компьютерных программах или в мобильном приложении. О способах ведения бюджета мы поговорим чуть ниже. Главные принципы, которые должны быть соблюдены на этом этапе:

• ежедневная запись всех поступлений и расходов;
• распределение затрат на категории и подкатегории;
• подсчет в конце месяца итогов по всем разделам с целью выявления наиболее затратных статей;
• делаем таблицу по доходам, не забываем об учете всех источников поступления денег.

Как распределить расходы и доходы? Например, я в таблице разбила расходы моей семьи на категории: коммунальные платежи, образование, питание + промтовары, транспорт, здоровье, досуг, одежда, крупные покупки и прочие. В каждой категории есть еще и подкатегории.

Этап 2. Анализ собранных данных.

По истечении 2 – 3 месяцев сбора исходных данных проведите их анализ. Ведь вы для этого их собирали? Какие затраты для вашей семьи являются обязательными, а от каких можно навсегда (например, курение) или на время (например, покупка каждый месяц новой кофточки) отказаться?

Чем подробнее вы заносили в таблицу сделанные расходы, тем точнее будет анализ. Это нужно для того, чтобы вы выявили скрытые резервы вашего семейного бюджета. Те отправные точки, от которых будете отталкиваться на следующем этапе.

Этап 3. Постановка целей.

После того, как вы провели анализ и выявили резервы, необходимо определить, чего вы хотите достичь в ближайшее или отдаленное время. Цели могут быть самыми разными. Например:

• накопление денег на отпуск,
• покупка нового холодильника,
• подготовка к безбедной пенсии и т. д.

Этап 4. Разработка стратегии и тактики.

Пожалуй, самый сложный и ответственный этап. На нем вы должны разработать стратегию и тактику ведения семейного бюджета, которые помогут вам достичь поставленных целей.

Здесь вы должны четко прописать, как можно подробнее, ваши действия. Например, есть цель – накопить деньги на отпуск в размере 70 000 руб. До него осталось 7 месяцев. Значит каждый месяц вы должны откладывать по 10 000 руб.

Не нужно ставить недостижимых целей. Купить уединенный остров в океане со среднемесячными доходами в 50 000 руб. – вы вряд ли сумеете. А вот съездить туда на каникулы – вполне.

Меня часто спрашивают коллеги по работе, как я могу ездить отдыхать за границу 2 раза в год при одинаковых с ними доходах? Они себе такого позволить не могут. Что-либо им объяснять я уже перестала, не слышат и не хотят слышать. А здесь отвечу.

Да, я люблю путешествовать. Это страсть всей моей жизни, и я заразила ею всю мою семью. Поэтому у нас одна цель на год – покорить очередной маршрут. Ни у меня, ни у мужа нет дорогих машин, телефонов, шуб и драгоценностей. Для меня все это – пустой звук. С каждой заработанной суммы мы откладываем на единственное, что имеет для нас ценность – яркие эмоции и впечатления от поездок, от знакомства с чужой культурой, людьми, языком. Ведение семейного бюджета очень помогает.

Хотите увеличить доходы – сократите расходы. В своей статье об экономии я более подробно рассказываю о способах снижения затрат.

Этап 5. Планирование семейного бюджета на месяц.

Здесь снова понадобится таблица, но в более усложненном варианте. Доходы и расходы следует дополнительно разбить на графы “План” и “Факт”. Помните пример цели – накопить 70 000 руб. на отпуск? Заносим наши взносы по 10 000 руб. и все остальные обязательные расходы в графу “План”. Проставляем фактические значения и выводим отклонения.

Пример таблицы за месяц

Цифры в таблице заданы условные, для примера. Итог нашего планирования – мы сэкономили 14 200 руб.

Этап 6. Анализ результатов.

В конце месяца мы должны подвести итоги. Сравнить суммы по плану и по факту. По каким статьям удалось сэкономить, а по каким образовался перерасход.

В нашем условном примере в конце месяца мы сэкономили 14 200 руб. Далее логично решить вопрос с этими “лишними” деньгами. Что с ними делать? Каждая семья решает это по-своему. Кто-то потратит на приобретение нужной (или не очень) вещи. Кто-то отложит на депозит. Кто-то прогуляет в ресторане. В любом случае, выбор только ваш. Никакие советы здесь не уместны.

А потом надо составить новую таблицу на очередной месяц. И наши этапы повторяются, кроме 1-го и 2-го. 3-й этап тоже может быть исключен, если цель была поставлена долгосрочная и достигается не за один месяц.

Способы ведения семейного бюджета

До сих пор мы говорили с вами об учете доходов и расходов в табличной форме. Где и как составлять такие таблицы рассмотрим в этом разделе.

Бухгалтерия на бумаге

Заведите тетрадь или блокнот, возьмите ручку или карандаш. Это весь канцелярский набор для ведения бюджета. В конце месяца понадобится калькулятор. Я начинала вести домашнюю бухгалтерию именно таким способом, поэтому на собственном опыте расскажу о его плюсах и минусах.

1. Бесплатный. Ваши затраты – это только бумага и ручка.
2. Доступный для всех членов семьи. Дети или пожилые люди, которые не владеют компьютерной грамотностью, легко справятся с таблицами на бумаге. В конце дня каждый член семьи может внести свои затраты в тетрадь.
3. Используйте, где угодно. Таблицей можно заниматься в машине, автобусе по дороге на работу, самолете, поезде, на пикнике. Не нужен компьютер, не нужен интернет.

1. Все итоги придется считать вручную. Это занимает очень много времени.
2. Очень легко ошибиться в расчетах. Причем вы можете и не найти ошибку. Нажали не ту цифру на калькуляторе и все…

Например, меня хватило только на 1 месяц такого ведения бюджета. Так как мы записывали подробно все расходы, то к концу отчетного периода у нас было исписано 7 страниц формата А4.

Таблицы в Excel

Это способ, к которому рано или поздно вы все равно придете. Я уже через месяц перенесла всю свою семейную бухгалтерию в Excel.

1. Красивое оформление. Можно выделить разными цветами доходы и расходы, сделать заливку всей таблицы или отдельных ячеек.
2. Автоматический подсчет итогов. Настройте все необходимые формулы, чтобы при внесении очередной суммы, итоги пересчитывались.
3. Графическая аналитика. В Excel много возможностей по построению круговых и столбчатых диаграмм. Можно наглядно посмотреть, какие расходы в вашем бюджете имеют самый большой удельный вес, и может быть внести коррективы на следующий месяц.
4. Не нужен выход в интернет.

1. Нужны навыки владения компьютером, в целом, и программой Excel, в частности. Это может оказаться не под силу пожилым людям или людям, которые не имеют дело с компьютерными программами и не желают этому учиться.
2. Возможность ведения бюджета только в случае доступа к компьютеру. Если боитесь забыть о сделанных за день расходах, удобно записать их в блокнот или телефон. Вечером все записи переносите на компьютер.

Google Таблицы

Есть еще один замечательный способ ведения бюджета – это Google Таблицы. Кто знаком с Excel, тому не составит труда разобраться и с этими таблицами. Набор функций и интерфейс очень похожи. Но есть целый ряд неоспоримых преимуществ:

• заполнение таблиц в онлайн-режиме, не надо ничего сохранять, все происходит автоматически;
• в случае поломки компьютера, все таблицы сохранятся, и вы легко получите к ним доступ;
• участие в заполнении таблиц могут принять все члены семьи с любого устройства и в любое удобное для них время.

Я пока решила остановиться на этом способе. Надо набить руку самой и приучить членов семьи учитывать ежедневно свои расходы и доходы. Через пару месяцев перейду к следующему способу – специальным программам и мобильным приложениям.

Специальные программы и приложения для ведения семейной бухгалтерии

Собирая материал для написания этой статьи я настолько увлеклась темой, что загорелась сразу вести бюджет в специальной программе на компьютере и в мобильном приложении. И вот тут меня ждал сюрприз. Их оказалось не много, а очень много. Какую выбрать? Пока этот процесс у меня на стадии тестирования, но некоторые главные принципы я уже выделила:

1. Это должна быть программа, адаптированная и для компьютера, и для телефона. В этом случае можно вести бухгалтерию, где угодно.
2. Синхронизация между компьютерной и мобильной версиями.
3. Бесплатная или условно-бесплатная. Если многие функции, предлагаемые разработчиками, вам не нужны, то нет смысла переплачивать.
4. Понятный интерфейс.

Но про наиболее популярные программы я расскажу. На мой взгляд, важно, чтобы была возможность пользоваться одной и той же программой и на смартфоне, и на компьютере (или планшете). Это увеличивает мобильность – можно заполнять таблицы, планировать и просматривать отчеты дома, в машине или на отдыхе.

Давайте посмотрим, что нам предлагают разработчики:

1. Alzex Finance (ранее называлась Personal Finances).

Особенности:

• доходы и расходы разделены на категории;
• мультивалютность (все валюты мира) + драгоценные металлы;
• формирование отчетов;
• программа проста для освоения новичками;
• бесплатная и платная версии.

2. DrebeDengi.

Особенности:

• есть демонстрационная версия для ознакомления с программой;
• возможность ведения офлайн и синхронизация с приложениями для iPhone, Android, ОС Windows;
• возможность ведения семейного бюджета несколькими членами семьи;
• экспорт данных в Excel;
• формирование расходов план/факт;
• формирование отчетов;
• обработка СМС из банков, делает фото чеков и сохраняет их на телефон;
• бесплатная и платная версии.

3. Дзен-мани.

Особенности:

• есть демо-версия и презентация для ознакомления новичков;
• синхронизация между компьютером с ОС Windows и мобильной версией (Android и iOS);
• планирование доходов и расходов;
• возможность ведения семейного бюджета несколькими членами семьи;
• распознавание СМС из банка;
• формирование отчетов в виде таблиц и графиков;
• бесплатная и платная версии.

4. EasyFinance.

Особенности:

• синхронизация между компьютером с ОС Windows и телефонами на Android и iOS;
• фиксация доходов и расходов, группировка по категориям и подкатегориям;
• создание шаблонов по наиболее частым операциям;
• сигнализация о перерасходе;
• планирование доходов и расходов с помощью прогнозов и мастера планирования;
• возможность ведения семейного бюджета несколькими членами семьи;
• загрузка операций по банковским картам;
• построение графиков для анализа финансов;
• бесплатная и платная версии.

5. Онлайн-сервис Домашний бюджет .

Особенности:

• работает как на домашнем компьютере, так и на мобильном;
• ведение учета в любой валюте мира;
• разбивка расходов по категориям и подкатегориям;
• планирование, фиксация и анализ доходов и расходов в виде графиков и отчетов;
• наличие планировщика с функцией напоминания.

1. Не надо самостоятельно составлять аналитические таблицы, вводить формулы и строить графики. Разработчики уже об этом позаботились.
2. Из многообразия программ можно выбрать ту, которая устроит по всем параметрам.
3. Можно подобрать бесплатный вариант.

1. Во многих популярных программах часть функций доступна за дополнительную плату.
2. Может потребоваться выход в интернет.
3. В случае утери телефона или поломки компьютера, все данные могут быть потеряны.

Заключение

Тема, затронутая в этой статье, очень важная и интересная. Я для себя открыла много нового. Уверена, что предприятие без грамотного планирования, организации, управления и контроля не сможет эффективно функционировать. В начале статьи мы выяснили, что семья – это маленькое предприятие. Поэтому к ней применимы те же принципы, что и к любому другому предприятию.

Не надо быть экономистом или финансистом, чтобы научиться вести семейный бюджет. Это довольно увлекательное занятие, которое еще несет и практическую пользу. Мы повышаем финансовую грамотность, учимся экономить и копить. Согласитесь, что несколько минут каждый день стоят того, чтобы навести раз и навсегда порядок в кошельке и в голове.

Приглашаю вас также , и вы будете регулярно получать авторские, полезные статьи, в которых мы будем обсуждать вопросы, касающиеся каждого из нас.

Если Вы вдруг еще не поняли для чего нужно ведение бюджета, советуем ознакомиться с нашими предыдущими материалами на эту тему:

Излагая идею совсем коротко, ведение бюджета позволяет ответить на вопрос «где взять деньги?» . Этот вопрос задают себе практически все, но те, кто не занимается финансовым планированием и не ведет бюджет, к сожалению, в 99% случаев просто обращаются к банкам за потребительскими кредитами. Это легкий путь, но ведет он к большим проблемам. Как мы описывали в изложенных выше материалах, действия финансово грамотного человека коренным образом отличаются. И главным инструментом анализа и планирования для него является бюджет. Кроме ответа на вопрос «где взять деньги?», бюджет также решает другие важные задачи. Например, для большинства людей прежде чем они получат ответ на вопрос «где взять деньги?», они должны ответить сами себе на другой промежуточный вопрос - «куда уходят деньги?». Именно бюджет позволяет определить, как можно оптимизировать расходы и понять, где можно без ущерба сэкономить. Перечисленного уже было бы вполне достаточно, чтобы заниматься бюджетированием. Но, кроме того, личный бюджет открывает и другие возможности. Финансовое планирование должно основываться на реалистичных прогнозах и решать денежные проблемы не «вообще», но давать понятные и четкие временные рамки. Например, важен, ответ на такие вопросы как «когда семья может позволить себе купить новую квартиру?», «когда я смогу выйти на пенсию?», «как долго я могу позволить себе искать новую работу?», «сколько раз в год мы можем съездить в отпуск?» и т.п.

Кроме того, когда бюджет становится , и уже появились сэкономленные деньги, мы начинаем решать качественно другие задачи. Перед человеком встают другие вопросы, на которые помогает ответить бюджет: «как распорядиться своими сбережениями?», «как увеличить доход?», «какой вид деятельности наиболее прибылен?». Учет расходов и доходов, а главное грамотный анализ данных помогут ответить на эти и многие другие вопросы.

В целом же, кроме решения конкретных задач, ведение бюджета — это первый шаг, который позволяет взять под контроль личные финансы и перестать «идти на поводу» у собственных денег. Важно также, что само бюджетирование — это довольно интересное занятие и после некоторого времени привыкания превращается в увлекательное времяпровождение. С рассмотрения этого явления мы и перейдем к практическим рекомендациям, для которых запланирован настоящий материал.

Многие, проведя за учетом расходов и доходов несколько месяцев, настолько увлекаются процессом, что забывают, для чего это делается. Бюджет сам по себе ценности не имеет, если он не решает описанных выше задач. Результатом ведения учета должны стать важные данные, которые следует регулярно анализировать. На основе этого анализа приниматься конкретные обоснованные решения.

Как начать вести учет

Шаг 1

С чего-то всегда надо начать... Самый простой способ это сделать - вспомнить, где у нас хранятся деньги. На самом деле деньги могут и не храниться, но практически у каждого есть кошелек, куда эти деньги регулярно или хотя бы иногда попадают. Поэтому первой записью в списке мест хранения денег будут «наличные». Кто-то на этом и закончит, а другой продолжит, записав, например, «вклад в Сбербанке», зарплатную карту и т.п. В программах учета личных финансов этот шаг называется «созданием счетов». Действительно, у современного человека все меньше денег хранится в наличности и все больше - на счетах в банках. Очевидно, что кредитные карты тоже следует записать в счета, разница только в том, что баланс на них будет отрицательным. Другим видом счетов можно считать долговые. Мы можем брать деньги у кого-то в долг или наоборот - давать в долг. Советуем завести сразу два счета: «мне должны» и «я должен». Теперь, если мы кому-то дали 10 000 р. в долг, то мы просто переводим эту сумму из счета «наличные» в счет «мне должны». Это удобно, т.к. мы не забудем кому и когда мы дали взаймы, а деньги останутся учтены в бюджете. При записи счетов полезно указывать, в какой валюте эти счета ведутся. Например, в одном банке может быть два вклада - рублевый и долларовый, тогда следует записать два счета и в названии отразить тип валюты.

Шаг 2

Создать свой собственный список категорий расходов и доходов. Если счета позволяют просто понимать, где находится та или иная сумма, то категории дают возможность разобрать, на что деньги тратятся и откуда они к нам поступают. Многие программы предлагают уже готовый список категорий расходов и доходов. Но мы все-таки рекомендуем составить свой, т.к. у каждого своя ситуация и универсального списка не существует. Чужой список категорий можно использовать в качестве подсказки для создания собственного, добавляя, убирая или видоизменяя категории. Ниже мы приводим типовой список:

• Доходы
  • Зарплата
  • Банковские вклады
  • Стипендия
  • Пенсия
• Расходы
  • Автомобиль (ремонт, обслуживание, мойка)
  • Благотворительность
  • Банковское обслуживание
  • Гигиена (парикмахерские, косметика, средства личной гигиены и т.п.)
  • Квартира (ЖКХ, электричество)
  • Медицина
  • Непредвиденное
  • Общепит (питание вне дома)
  • Одежда, обувь, аксессуары
  • Подарки
  • Поездки (отпуск, поездки в выходные и т.п.)
  • Помощь родственникам
  • Продукты
  • Развлечения (рестораны, кино и т.п.)
  • Связь (интернет, мобильные телефоны)
  • Спорт
  • Транспорт (бензин, общественный транспорт)

Обращаем внимание на категорию расходов «непредвиденное». Все типы расходов сложно предусмотреть в категориях, а ради некоторых типов трат просто нецелесообразно создавать категорию, если такие расходы происходят редко и в небольших размерах. В таком случае расход заносится в категорию «непредвиденное». Одновременно в эту категорию попадают все ошибки в ведении учета, если такие возникают (а избежать их полностью, скорее всего, не удастся).

Шаг 3

Дальше просто следует начать вести учет расходов и доходов. Действие по расходованию средств, их получению или переводу между счетами принято также называть транзакцией. Каждой транзакции должен соответствовать определенный счет, сумма денег, категория расхода/дохода или перевод (если деньги переводятся межу своими счетами). Многие программы позволяют также для каждой транзакции вводить примечания. Они бывают полезны для последующего анализа.

Как вести учет

Все описанные выше шаги можно делать разными способами. Можно по старинке записать все в тетрадь, можно сделать простую табличку в Excel и ее заполнять, а можно воспользоваться готовой программой по учету финансов. Тетрадь для ведения учета рекомендовать сложно, т.к. существуют очевидные сложности в последующем анализе и расчетах, да и записывать расходы будет не очень удобно. С электронными таблицами все обстоит несколько лучше. Microsoft самостоятельно выпускает готовые шаблоны (), куда можно вносить счета, категории, расходы. Excel предоставляет практически неограниченные возможности для расчетов и анализа, однако само ежедневное внесение расходов неудобно просто ввиду особенностей интерфейса программы. Поэтому мы рекомендуем пользоваться уже готовыми программами по учету финансов, которых сейчас можно найти на любой вкус. Кроме удобства использования программы также хороши тем, что они позволяют учитывать не только основные категории, но и вводить неограниченное количество подкатегорий. Например, категория «транспорт» может иметь подкатегории «бензин», «метро», «электрички» и т.п. Некоторые программы позволяют автоматически вносить расходы по банковским счетам, автоматически сохранять копию данных в интернете, что практически исключает вариант их потери. Много современных проектов имеют версии для смартфонов на разных платформах. Таким образом, средство для учета и планирования будет всегда с собой. Существуют проекты, которые позволяют вести бюджет совместно с другими членами семьи (многопользовательский режим). Практически все они имеют встроенные средства для анализа, хотя возможности в этой области значительно разнятся от проекта к проекту.

С обзором наиболее интересных среди существующих платных и бесплатных проектов по учету личных и семейных финансов можно ознакомиться в нашем отдельном материале Обзор проектов по учету личных финансов , посвященном этой теме.

Создание бюджета

Как правило, после учета расходов и доходов в течение одного - двух месяцев становятся быстро понятны основные тенденции: определяются основные категории, по которым расходуются средства, выясняется где можно сэкономить, а где, наоборот можно увеличить финансирование. Эти данные позволяют приступить к финансовому планированию, в основе которого лежит бюджет. Создать первый бюджет довольно просто. Просто посмотрите, сколько в среднем Вы расходовали средств по каждой из категорий и спланируйте на следующий месяц, сколько хотите потратить по каждой из них. То же самое нужно сделать с категориями доходов. Если суммарный планируемый доход превзошел будущие расходы - поздравляем, вы создали профицитный бюджет. Несмотря на то, что бюджет можно составлять практически на любые отрезки времени, мы рекомендуем ежемесячные бюджеты.

Анализ данных

Анализ данных является главным звеном в процессе учета личных финансов. Для начала полезно для себя понять, как без ущерба для уровня жизни сделать так, чтобы расходы уменьшились. Для этого рекомендуем разделить категории расходов на две части: жизненно важные, второстепенные. Традиционно к жизненно важным относят медицину, питание, оплату квартиры и т.п. Ко второстепенным - расходы на рестораны, книги, поездки, отпуск и т.п. Экономия расходов на второстепенных категориях, особенно если она незначительна (5-10%), как правило вообще происходит незаметно для текущего уровня жизни. Другим важным типом анализа является рассмотрение величины профицита бюджета (или его дефицита). Важно понимать, увеличивается ли со временем профицит или падает, уменьшается ли дефицит или растет. В чем основные причины изменения? Позволяет ли профицит достигнуть финансовых целей в нужный срок, или лучше пересмотреть сроки, а может быть, и сами цели? Анализ данных происходит естественным путем каждый раз, когда мы составляем новый бюджет. Вместе с тем мы рекомендуем подводить общие итоги ежегодно. Такой тип анализа дает более полную картину.

В последнее время становится популярным ведение учета инвестиций и сбережений одновременно в той же программе вместе с бюджетом. На наш взгляд программы учета личных финансов пока не предоставляют необходимых инструментов для правильного учета и анализа результатов инвестиций. Учет инвестиций отличается от учета расходов и бюджетирования тем, что не требует ежедневного внесения новых данных. В этой связи требования к интерфейсу тут уходят на второй план, а вот возможность анализа результатов инвестиций наоборот - сложная и многоплановая задача.

Семейный подход

Если человек пока еще не обзавелся семьей, то договариваться о "жизни по-новому" нужно только с самим собой. Это бывает не просто, но куда сложнее дела обстоят, когда в семье двое и более. Собственно, договариваться приходится мужу и жене. Если кто-либо из них категорически против бюджетного подхода, который иногда вводит в обиход такие выражения как "экономия", "подождем с покупкой до...", "отложим поездку...", то одному справляться с учетом и планированием будет куда сложнее. Можно сказать, для семейных это - "Шаг 0", за которым уже следуют все описанные выше. В каждой семье разная ситуация, но очевидно одно, чем раньше люди пытаются договориться (можно и до свадьбы), тем проще это сделать. Конечно, нам будет казаться, что предложив девушке внести порядок в совместные финансы и заняться экономией средств, мы останемся в ее глазах мелочным и скупым человеком. Но именно здесь важно, чтобы люди не теряли понимания между собой. Ведь за финансовым планированием стоит не скупость, а забота о будущем семьи. По опыту можем сказать, что совместный учет и планирование заметно помогают развитию взаимопонимания, доверия и семейных отношений в целом.