Сотрудник того или иного предприятия, отправившись в командировку и потратив определенное количество денег на текущие расходы, имеет законное право их компенсировать . Рассмотрим порядки и нормы расчета этих величин, а также правила, на основании которых нужно действовать.

Служебная командировка представляет собой поездку работника в другой населенный пункт в соответствии с распоряжением работодателя, она длится определенное время и проходит вне постоянного рабочего места.

Когда сотрудник отправляется в командировку, за ним происходит сохранение рабочего места и среднего размера заработка. Более того, со стороны работодателя возмещаются абсолютно все расходы, связанные с командировкой.

День, когда произошел выезд в командировку – это дата отправления транспорта в другой город . День приезда – это дата его прибытия на место постоянной занятости .

До 2015 года при отправке сотрудника по служебным делам происходило оформление командировочного удостоверения. Именно оно и являлось подтверждающим фактором для срока пребывания.

Но впоследствии оно было отменено, вместо этого работодатель вправе предъявить билет на транспорт, в котором указывается дата и время поездки.

Кого можно, а кого нельзя отправлять

Согласно общим положениям трудового кодекса, существует перечень сотрудников, которые не могут быть отправлены в командировку работодателем ни под каким предлогом. Это отражено в нескольких статьях законодательства .

1. Согласно ст. 203 ТК РФ , в период функционирования ученического соглашения работники не могут быть привлечены к внеурочному труду и, как следствие, направляться в служебные командировки.
2. В ст. 259 ТК РФ оговорено, что беременные женщины и лица, имеющие семейные обязанности, не могут быть привлечены к дополнительному труду ночью, во время выходных и праздничных дней.
3. Направление в служебные поездки, как и привлечение к излишнему труду, запрещено для женщин, которые являются матерями детей до 3-х лет, но можно направить их в командировку с письменного согласия и при наличии медицинского разрешения.
4. Запрет распространяется и на одиноких матерей/отцов, воспитывающих детей до 5 лет, а также на родителей, имеющих детей-инвалидов, ухаживающих за больными членами семьи.
5. Не могут отправиться в другой город по долгу службы и сотрудники, не достигшие возраста 18 лет. Но в качестве исключения выступают представители творческих профессий, выполняющие свои должностные обязанности в СМИ, кинематографии, театре.

Минимальные и максимальные размеры

Размеры расходов на командировку в сутки называются «суточные» . Конкретных лимитов по этим суммам не существуют, они устанавливаются в пределах каждого предприятия в отдельности и отражаются во внутренней документации.

Малые предприятия нередко ограничивают эти расходы величиной в 700 рублей. Если суточные расходы превышают указанную величину, они выступают в качестве базы для налогообложения в определенном отчетном периоде. Для заграничных поездок лимит суточных затрат, не облагаемый сборами, составляет 2500 руб .

Принципы работы онлайн-сервисов

Сейчас работники могут не тратить свое время на длительные расчеты, ведь вместо них сделать это могут специальные калькуляторы . Данные специализированные сервисы на основании введенных нескольких данных помогут рассчитать остальные величины и сделать это максимально точно.

Вот основные данные , которые фигурируют в классических калькуляторах, используемых для расчета командировочных величин.

1. Период командировки . Выше было указано, по каким принципам рассчитывается первый и последний день отъезда. К слову, если транспорт, курсирующий в другой населенный пункт, отправляется до 00.00 часов, то стартом командировки считаются текущие сутки. Если это произошло после 00.00, то отсчет начинается с последующего дня.
2. Вит документа на проезд . Чтобы грамотно создать справку расчетных мероприятий, необходимо внести сведения об используемом проездном документе. Например, это может быть авиабилет, квиток на ЖД-транспорт, автобус, чек по расходу топлива на служебный автомобиль. Нужно отобразить не только тип документации, но и указать ее дату, номер, сумму.
3. Документ о найме жилья . Здесь необходимо указать аналогичные сведения, связанные с датой ренты, номерными значениями и суммой расходов. Сделать это достаточно просто, умножив среднюю суточную ставку на количество суток, в течение которых арендовался объект размещения.
4. Дополнительные затраты . О них должен быть обязательно уведомлен работодатель, иначе расходы будут отнесены к категории личных затрат и не будут возмещены. Здесь отображается тип расхода и его сумма.

Грамотное и последовательное заполнение документа позволит осуществить расчетные мероприятия максимально точно и полноценно .

Как рассчитать по шагам c примерами

Порядок, в рамках которого происходит исчисление заработной платы, детально отображен в рамках ст. 139 ТК РФ . В развитии этого направления также присутствует соответствующее Положение, в котором оговариваются особенности порядка исчисления среднего показателя зарплаты.

А вот и несколько шагов , на основании которых можно осуществить расчетные действия по среднему заработку для командировки.

Этап 1. Подсчет количества дней, которые были отработаны по факту

Сюда нельзя относить больничные, а также прочие периоды, когда сотрудник был временно нетрудоспособным или находился в отпуске по беременности, а также на заслуженных отпускных.

Этап 2. Определение суммарного дохода

Нужно просуммировать все выплаты, которые были адресованы работнику за весь расчетный период. Для тех, кто не в курсе, относятся ли командировочные к среднему доходу, стоит оговориться, что не принимаются во внимание выплаты, которые были получены сотрудникам в силу законодательства, а не за время работы.

Этап 3. Уточнение дневного заработка

Для выполнения этого действия необходимо взять общий показатель заработка и разделить его на число дней, отработанных по факту.

Этап 4. Выяснение суммы, начисляемой за командировку

Здесь стоит учесть один ключевой момент . Он заключается в том, что за базу берется средний доход в сутки и умножается на число дней, проведенных в командировке.

Сюда не включаются дни выходных и праздников, если только работник в эти дни не работал. А если он исполнял должностные обязанности сверхурочно, работодателю нужно компенсировать этот труд по двойному тарифу.

Особенности выплаты и расчета

Принцип выплаты компенсации по средствам, потраченным сотрудником в командировке, прост, ясен и прозрачен.

1. Работник, затрачивая средства на нужды, связанные с командировкой, обязательно сохраняет чеки.
2. По прибытии в пункт рабочего места он предъявляет их работодателю.
3. В бухгалтерии проводится сверка данных с действительностью.
4. Работник может претендовать на получение потраченных денег.
5. В бухгалтерии составляется соответствующая проводка о проведенных манипуляциях.

Выплата будет произведена только после того, как представителями бухгалтерского отдела были осуществлены все проверки и расчеты.

Подсчет расходов на проезд

Если функционирование организации не подразумевает предварительный заказ проездных документов, работник вправе заняться организацией своей командировки самостоятельно .

Чтобы сотрудники не «наглели» и не летали бизнес-классом или не использовали вагоны повышенной комфортности, работодатели могут установить определенные лимиты .

Вот несколько моментов , которые устанавливаются работодателями, прежде чем сотрудник начнет процесс организации своей командировки:

• если речь идет о железнодорожном транспорте, то допустим проезд только в вагоне скорого фирменного поезда, причем вагон должен относиться к категории «купе»;
• если отправление в путь происходит на водном судне, то каюта должна относиться к пятой группе, а сам транспорт – к объекту регулярных транспортных линий с комплексным сервисом;
• если сотрудник отправляется в командировку на самолете, билеты нужно покупать на эконом-класс;
• можно поехать и на автомобиле, на любом общественном транспорте, кроме личного такси.

По оплате жилья

Этот принцип работает по аналогии с расходами за проезд . Так, расходы государственных служащих в этом году составляют 550 рублей в сутки.

Но последние сведения законодательства свидетельствуют о том, что средства за превышенные лимиты могут быть возвращены при условии, что расходы осуществлялись с уведомления работодателя.

Прочие расходы

В принципе, могут предполагаться дополнительные расходы, связанные с целью предприятия, отправившего сотрудника в командировку. Но они могут быть возмещены не всегда , потому что:

• ограничений в размере этих затрат не имеется;
• все они могут быть возмещены только в том случае, что руководство заранее предусмотрело возможность этих трат;
• расходы должны иметь обоснование в плане производственной необходимости, поскольку контролирующие органы часто придираются к этому аспекту.

Оформление загранкомандировок

В ходе отправления сотрудника в командировку за рубеж работодателем оформляется соответствующий приказ по форме T-9. В нем отображаются данные о месте, целевых задачах, сведения о командируемом работнике.

Перед отправлением выдается аванс – наличными или на карту, его сумма определяется на базе продолжительности командировки. После возвращения сотрудник выдает своему работодателю подробный авансовый отчет о потраченных суммах. Все расходы отображаются в нескольких учетах, составляются сметы.

Отражение в бухгалтерском учете

В документе, именуемом планом счетов, есть специальный счет 71 , предназначенный для расчетных операций с подотчетными лицами. Он применяется для расчетных действий абсолютно со всеми подотчетными сотрудниками.

Дебетовый счет

В Дебет этого счета заносятся все суммы, которые были выданы сотруднику. Получается, что выдача сотруднику определенной суммы отображается в рамках проводки Дт. 71 Кт. 50 .

Если у сотрудника по возврату остается какая-то сумма, то ее возврат происходит в кассу организации, при этом заполняется кассовый ордер, и формируется соответствующая проводка Дт. 71 Кт. 50 .

Кредит счета 71

Списание расходов производится на разные счета , в зависимости от целей командировки.

1. Например, если она имеет взаимосвязь с базовым видом деятельности фирмы, то проводка выглядит как Дт. 20 Кт. 71 .
2. Если сотрудник отправился для приобретения основных активов, то Дт. 08 Кт. 71 .
3. Если командировка имеет развлекательное значение, то списание расходов происходит как Дт. 91/2 Кт. 71 .

Ниже представлен пример расчета командировочных и суточных.

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом работодатель обязан возмещать работникам расходы, связанные с командировками. К числу возмещаемых расходов относятся и суточные, т. е. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ). О величине суточных при командировках за рубеж, а также их налогообложении мы рассказывали в нашей . В этом материале расскажем о суточных при командировках по РФ.

Нормы суточных при командировках в 2017 году (размер) по России

Величина суточных при командировках по РФ, а также порядок их возмещения устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 168 ТК РФ). Это означает, что единая норма суточных командировочных расходов в 2017 году, которая была бы обязательна для всех организаций, не установлена.

При этом, в любом случае, такая величина должна быть экономически обоснована.

Налогообложение суточных

В расходах по налогу на прибыль выплаченные суточные учитываются в фактическом размере (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это объясняется тем, что норматив таких затрат в НК РФ не предусмотрен. Аналогично, в размерах, установленных организацией, признаются суточные при применении УСН (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

А вот по НДФЛ норматив в отношении суточных имеется. К суточным по России в 2017 году применяется ограничение в размере 700 рублей за день командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, суточные, выплаченные сверх данной величины за каждый день командировки, облагаются НДФЛ.

Размер командировочных расходов в 2017 году (суточных), облагаемый страховыми взносами по НК РФ, аналогичен применяемому при исчислении НДФЛ. Это значит, что взносами на обязательное пенсионное, медицинское и соцстрахование на случай временной нетрудоспособности суточные по РФ облагаются в той части, в которой они превышают 700 рублей в расчете на 1 день командировки (п. 2 ст. 422 НК РФ).

А вот что касается страховых взносов «на травматизм», то вся сумма выплаченных работнику суточных не облагается этими взносами (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ , Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Возмещение командировочных расходов (суточных) в 2017 году: учет

В бухгалтерском учете оплата суточных командировочных расходов в 2017 году отражается привычной записью по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счетов учета денежных средств. При этом выплата суточных при командировках в 2017 году может производиться как наличными из кассы организации, так и путем перечисления на счет работника (обычно на его зарплатную карту) (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счета 71 – Кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета»

Когда авансовый отчет будет утвержден, сделаны будут такие бухгалтерские записи:

Дебет счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. – Кредит счета 71

Работа многих граждан связана с командировками. Организация обязана оплачивать их в соответствии со ст. 167 НК РФ. Кроме среднего заработка, командированный сотрудник вправе претендовать на оплату проезда, проживания и суточных. Закон не устанавливает конкретные размеры данных выплат. Поэтому, они могут утверждаться индивидуально в каждой организации.

Что такое суточные по России в 2018 году

Под суточными подразумевается оплата расходов командированного лица во время поездки. Они выплачиваются с учетом двух основных правил:

Фиксированной суммой за каждый день командировки, включая суточные в выходные дни в командировке и праздничные.

День отъезда – дата отправления транспортного средства из города постоянного места труда в населенный пункт, куда направляется работник. День возвращения – дата прибытия сотрудника в город постоянного места труда.

Если транспорт прибывает до 0 часов включительно, в расчет берутся текущие сутки. При прибытии после 0 часов, сотруднику оплатят еще одни сутки.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году производится сотруднику за день до направления в командировку авансом.

Такие выплаты положены сотруднику, если командировка занимает больше одних суток. Когда работник утром уезжает, а вечером уже возвращается, суточные ему не положены.

Что входит в суточные командировочные расходы

Это определяет п. 10 постановления Правительства РФ от 13.10. 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». В командировочные расходы суточные в 2018 году включают ежедневные траты в стороннем от места жительства городе (питание, иные допрасходы, связанные с проживанием вне дома). Кроме суточных сумм, командировочное лицо получит средства на оплату жилья и билетов до места назначения и назад.

Размер суточных в 2018 году

Законодательство не устанавливает пределы выплат суточных сумм работникам. Работодатель вправе самостоятельно локальным актом определить размер суточных командировочных расходов в 2018 году. При этом, они могут быть отличны для руководителя и простого служащего.

На законодательном уровне существуют ограничения для начисления налогов и взносов. Согласно ст. 217 НК не подлежат налогообложению нормы суточных в командировке 2018 г.:

• командировка по РФ – 700 руб.;
• командировка за рубеж – 2500 руб.

Также согласно Постановлению Правительства РФ №729 от 02.10.2002 г. суточные при командировках в 2018 году в коммерческих организациях не могут быть меньше величины, установленной для бюджетных учреждений. Минимальный размер суточных составляет 100 рублей в день.

Получается, размер суточных при командировках в 2018 году работодатель устанавливает самостоятельно. Но, забывать о начислении налогов не стоит.

Если командированному сотруднику на территории РФ за сутки выплачивается, к примеру, 500 рублей, налоги платить не нужно. А при выплате суточных сумм по РФ, предположим 1400 руб., с суммы (1400 – 700) = 700 рублей, придется заплатить страховые взносы в ПФ и ФСС, а также НДФЛ 13 %. Поэтому, как рассчитать суточные, напрямую зависит от размера выплачиваемых сумм.

Как посчитать суточные при командировке, пример

Предположим, сотрудник был направлен в командировку по России на срок 14 дней: на 1 июля 2018 г. 13 - 00 у него куплен билет на поезд, 14 июля в 17- 00 он прибывает назад. Размер ежедневных суточных в организации составляет 650 рублей. Получаем следующий расчет:

• 14 х 650 = 9100 рублей – суточные.

За 14 дней у командированного лица в любом случае будут выходные дни. Оплата суточных в выходные дни в командировке производится также в полном объеме, поэтому дни отдыха выкидывать из расчета нельзя.

Пример, как считаются суточные в командировке при превышении лимита.

Если, допустим, сотрудник отправляется в командировку на тот же срок, но сумма командировочных расходов суточных в 2018 году составит 800 рублей, расчет будет несколько иным:

1. С разницы (800 – 700) = 100 рублей, работодатель удержит НДФЛ 13 %:
   • 100 – (100 х 13 %) = 87 руб.
2. Сумма суточных составит тогда:
   • (700 + 87) х 14 = 11018 руб., а в бюджет надо перечислить 13 руб. х 14 дней = 182 руб. НДФЛ
3. Дополнительно с суммы превышения лимита организация за счет собственных средств заплатит страховые взносы в ПФ и ФСС.

Также, сотруднику будут оплачены билеты на поезд и каждый день на оплату жилья, в зависимости от потраченных сумм. Заработная плата на время пребывания в командировке выплачивается по среднему заработку.

Норма суточных командировочных расходов в 2018 году не установлена законом. Организации вправе утверждать такие суммы самостоятельно специальными локальными актами. При этом, существуют минимальные суточные по РФ – 100 руб. Выплата суточных при командировках в 2018 году сверх установленных законом норм, подразумевает удержание НДФЛ 13 %. Оплата положенных сумм производится до отъезда в командировку. Если такое условие не исполнено, сотрудник вправе не ехать в командировку.

Часто ввиду служебной необходимости сотрудники отправляются в поездки с рабочим заданием. Это неизбежно создает им дополнительные траты, не учтенные в зарплате. Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 167-168) регламентируется компенсация таких расходов, называемых командировочными. Выплату осуществляет работодатель сотруднику, направляющемуся в поездку. О том, какие будут командировочные расходы в 2017 году, поговорим в этой статье.

Виды командировочных расходов, подлежащие компенсации

При рассмотрении командировочных, можно выделить два основных вида, подлежащих материальной компенсации:

1. Суточные - карманные деньги на личные нужды. Они обязательно оплачиваются работодателем. Максимальный размер определяется согласно Трудовому Кодексу РФ.
2. Прочие траты – другие запланированные затраты, необходимые для выполнения целей командировки (аренда жилья, билеты и тд). Компенсируются по факту предоставления документов, подтверждающих траты (фискальные и товарные чеки, выписки и тд).

Суточные командировочные

С 2015 года этот вид выплат не требует подтверждающих документов, поскольку в 2015 году Правительством РФ были отменены: служебные задания, командировочные удостоверения и прочие отчеты. Сотрудником предоставляется лишь служебная записка и авансовый отчет, заполняемые не позднее третьего дня по возвращению из командировки. Величина затрат на личные нужды, подлежащая к оплате работодателем, фиксируется в коллективном договоре.

В зависимости от финансовых возможностей компании-работодателя, дальности поездок и выполняемых задач, суточный размер командировочных расходов может варьироваться, но не должен превышать суммы, определенной законодательно. Норма возмещения командировочных расходов поездок по России в нынешнем году составляет 700 рублей. При этом при поездках по ближайшему региону в среднем они выплачиваются в размере 300 рублей. Минимальный размер командировочных расходов в России в 2017 году Трудовым Кодексом РФ не регламентируется и оставляется на усмотрение работодателя.

Важный момент: при расчете величины суточных командировочных суммируются все дни, проведенные в поездке, включая даты отъезда и прибытия, выходные, праздничные, больничные и даже возможные непредвиденные остановки.

Командировка за границу

Поездки за пределы Российской Федерации обычно сопровождаются большими тратами. Потому суточные командировочные расходы за границу 2017 года составляют 2500 рублей, что в 3,5 раза больше, чем по России. Связывают это, в первую очередь, с заметной разницей в ценах. Но и тот факт, что выезжающему сотруднику в свободное время от работы захочется посмотреть местные достопримечательности, тоже стоит принимать во внимание - все-таки основное назначение командировочных денег это личные нужды. Начисляются они по количеству дней пребывания вне России согласно отметкам пограничного контроля в загранпаспорте. В том случае, если сотрудник покидает страну всего на один день, выплаты уменьшается в 2 раза.

Иные расходы, подлежащие компенсации

Кроме суточных, работодатель может компенсировать целый ряд других, не прописанных законодательно затрат. Однако в отличие от суточных, командированный сотрудник должен предоставить по этим расходам финансовую отчетность в виде чеков, подтверждающих траты. Все подлежащие компенсации суммы прописываются в коллективном договоре или акте к нему в обязательном порядке.

• Проезд до места назначения и перемещения на месте. Сюда относятся авиа и железнодорожные билеты, общественный городской транспорт, аренда автомобиля, такси. Если используется личная машина, при условии составления договора аренды личного автомобиля на компанию работодателя, также компенсируется оплата бензина.
• Проживание. Это может быть, например, аренда частной квартиры или номера в гостинице.
• Связь. Зачастую командируемому необходимо быть на связи даже в далеких поездках. Дополнительные затраты в виде роуминга и мобильного интернета для работы в почте также может оплатить компания, если это требуется для работы.
• Оформление документов. В некоторых случаях сотрудникам, выезжающим за рубеж, требуются дополнительные средства для оформления загранпаспорта, виз или иных документов, которые работодатель может компенсировать как необходимые в служебных целях.
• Питание. Конечно, многие не рекомендуют компенсировать расходы по чекам на питание. Тем не менее, есть работодатели, которые предпочитают и эти траты брать на себя и оплачивать помимо обязательных суточных, оговоренных законодательно.
• Прочие. Служебные поездки бывают весьма непредсказуемыми. Поэтому учесть и классифицировать такие расходы, как поездка на собачьей упряжке, услуги фотографа или посещение SPA попросту невозможно. Важно понимать, что помимо основных ключевых выплат, работодатель вправе по своему усмотрению оплатить прочие затраты командируемого, если они имеют обоснование.

Командировочные в 2017 году

Министерство Финансов РФ подготовило законопроект, в котором предлагается не выплачивать суточные с 2017 года. Цель этих действий - увеличение денежных поступлений в бюджет, поскольку суточные выплаты по бухгалтерии проходят как расходы и не облагаются налогом. В прошлом, 2015 году, этот закон не прошел. Поэтому сейчас многие, особенно те, чья работа связана с регулярными поездками, надеются, что оплата командировочных расходов в 2017 году сохранится, и они по-прежнему будут компенсироваться работодателем.

Индексация командировочных в 2017 году

Касаемо индексации и увеличения суточных командировочных, можно говорить достаточно уверенно, что увеличения их размера снова не будет. В прошлые годы, несмотря на значительный рост цен и инфляцию, суточные компенсации оставались неизменными. И если законопроект об отмене их как таковых не пройдет, максимальный суточный размер командировочных расходов на 2017 год останется на прежнем, весьма невысоком уровне.

Участие на выставках, посещение научных, отраслевых конференций, наладка поставленного оборудования, переговоры с деловыми партнёрами, другие производственные задания выполняются в служебных поездках (командировках). Как произвести расчёт суточных командировочных расходов в 2017 году и как эти дни оплачиваются организацией?

Взаимодействие руководителя и работника регламентированы нормами законодательства о труде. Возможность пребывания в поездках за пределами постоянного проживания оговаривается при трудоустройстве. Устраиваясь на работу, специалист соглашается в интересах службы выехать в командировку. Принято считать командировочной поездкой проезд сотрудника на несколько дней в иной населённый пункт по распоряжению руководителя с конкретным заданием.
Женщины, ожидающие рождения ребёнка, матери-одиночки, лица, не достигшие совершеннолетия, не направляются за пределы предприятия, организации, учреждения, где официально трудоустроены. Работники, воспитывающие маленьких детей, инвалиды вправе отказаться от служебных поездок (ст.259, ст.264 ТК РФ).

Не будет рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины отказ от командировки сотрудника, который ухаживает за больными родственниками (ст.259, ст.264 ТК РФ). Работник письменно даёт согласие ехать в командировку на праздник или день отдыха (ст.113 ТК РФ).

Затраты на командировку

Сотрудникам, направленным распоряжением руководителя работать в другом городе (населённом пункте), выплачиваются:

• «квартирные» - средства на проживание;
• «проездные» - средства на дорогу в обе стороны;
• суточные - деньги на личные расходы.

Обеспечение командировки

Любая служебная поездка связана с расходами. Организация - работодатель отвечает за обеспечение деньгами в достаточном размере. Необходимо предупредить сотрудника о предстоящей поездке заблаговременно. До отъезда бухгалтерия выдаёт работнику деньги наличными в кассе либо перечисляет на карточный счёт. Аванс должен покрывать:

• цену проезда;
• стоимость оплаты жилья;
• личные затраты;
• приобретение товаров, материалов;
• расходы на услуги связи;
• прочие расходы.

Обязанность работодателя за обеспечение командировочных затрат не переносится на работника.

Отсутствие аванса может стать основанием отказа сотрудника от поездки.

Оформление служебной поездки: примеры приказов и заявлений

Документальное оформление командировки начинается с приказа. На практике кадровые службы, бухгалтерия пользуются статистической формой приказа Т9 или оформляют приказ на бланке организации. Примеры форм и образец заполнения:

Руководитель приказывает направить сотрудника в командировку

Организация оформляет приказ на командировку на бланке

Статистическая форма приказа (распоряжения) на командировку

Работнику, который знает о служебной поездке, следует написать заявление на аванс. Важно: главный бухгалтер должен согласовать заявление. Работник не получит деньги под отчёт при несписанной с него задолженности. Руководитель прописывает размер денежного возмещения, которое сотрудник получит авансом. Чаще всего, сотрудники получают деньги в кассе или на карточку до отъезда в командировку. Бывает, что работник едет за свои средства. После возвращения он обращается к руководству с заявлением, чтобы вернуть потраченные суммы.

Пример заявления на аванс:

Работник обращается к руководителю о выдаче командировочных

Личные затраты в командировке

Работник, пребывающий больше суток за пределами местности постоянного проживания для выполнения производственного задания, считается командированным. Деньги на личные расходы сотрудника на период поездки по делам службы называются «суточные». Бухгалтерии не требуется отчёт за потраченные средства на личные расходы. Дата отъезда по билету будет считаться первым днём командировки, за который выплачиваются суточные. Последним днём будет день приезда. Суточные будут начислены за выходные и/или праздник между днём отъезда и приезда.

Ограничений на минимальную величину выплат на личные затраты в командировке законодательством не принято. Руководитель исходит из финансовых возможностей и производственной необходимости. Директор организации устанавливает затраты на «суточные» в приказе. Оговаривается величина для поездок внутри государства и за пределы страны. Руководство ориентируется на положения п.3 ст.217 НК РФ о максимальной величине суточных без обложения НДФЛ. Например, директор приказал: Выплачивать суточные по России - семьсот руб.; за рубеж две тысячи пятьсот руб.

Суточные = количество дней в командировке Х размер суточных.

Командированный по стране на три дня сотрудник получает суточные: 3 Х 700 = 2100 руб.

Суточные выплачиваются, когда работник в интересах производства уезжает и живёт несколько дней в другой местности. Командированный на день сотрудник не получает суточных.

Трудовое законодательство гарантирует работнику возмещение затрат на командировку (ст.165 ТК РФ). Отказ от суточных означает непонимание правовой природы личных затрат. Работник, не зная положения ст.165 трудового законодательства, может находиться в заблуждении, что суточные необходимо подтверждать документами. Не имея квитанций на личные затраты, не станет включать суточные в авансовый отчёт. А бухгалтерия выплатит сумму, на которую принят отчёт, без суточных.

Командировочная поездка и рабочее место

Работник в служебной командировке сохраняет за собой рабочее место. Дни командировки оплачиваются по среднему (ст.167 ТК). Алгоритм расчёта среднего заработка приведён в Положении № 213 и ст.139 ТК РФ.

1. Определить день, когда работник направляется в командировку и день возвращения.
2. Посчитать, сколько рабочих дней приходится на командировку.
3. Взять в расчёт 12 месяцев до командировки. Посчитать отработанные дни и начисленную заработную плату. Не включать в средний заработок дни и суммы начисления заработной платы по среднему.
4. Рассчитать средний заработок за день.
5. Рассчитать величину среднего заработка за дни командировки.

На практике:

1. Работник был в служебной командировке с 20 по 29 марта 2017 г.
2. На время командировки приходится 8 рабочих дней по графику работы сотрудника.
3. В расчёт принимается расчётный период 12 календарных месяцев до марта 2017 года. С 1 марта 2016г. по 28 февраля 2017 г. работник отработал 200 дней. Начислено 400 000 руб.
4. Средний заработок за день составляет 2000 руб. 400 000 руб. / 200 дней = 2000 руб. в день.
5. Средний заработок за 8 дней служебной командировки: 2000 руб. в день Х 8 дней = 16 000 руб.

При расчёте командировочных работнику будут начислены суточные за 10 дней. Суточные выплачиваются за выходные и/или праздничные дни во время командировки.

Расчёт оплаты поездки в зарубежные страны и по России

Внешнеэкономические связи предприятий, организаций предполагают, что специалисты российских компаний направляются для выполнения служебных заданий в зарубежные страны. К примеру, менеджер А.И.Ветров командирован в город Дюссельдорф (Германия).

Рейс из Москвы в 15 часов 45 минут 14 марта 2017 года. Сотрудник выезжает в Москву поездом из Курска 13 марта в 21 час 30 минут. Рейс обратно прибывает в Москву в 00 часов 15 минут 17 марта 2017 года. А.И.Ветров возвращается в Курск из Москвы поездом, который приходит в 06 часов 35 минут 18 марта.

Приказом руководителя установлены суточные в размере: по России 700 рублей, за границу - 50 евро.

А.И. Ветров 13 марта получил под отчёт 550 евро и 3700 рублей. 550 евро на 13 марта составляли сумму: 35750 руб. Курс на 13 марта: 65 рублей за евро.

20 марта 2017 года А.И. Ветров представил авансовый отчёт, приложил в обоснование расходов документы:

1. Билет на рейс Москва - Дюссельдорф. Цена 100 евро.
2. Билет на рейс Дюссельдорф - Москва. Цена 85 евро.
3. Счёт за проживание в гостинице. Цена 210 евро
4. Счёт за услуги Интернет - провайдера 5 евро.
5. Квитанции на услуги банка по обмену наличной валюты.
6. Билет на поезд Курск - Москва. Цена 800 руб.
7. Билет на поезд Москва - Курск. Цена 800 руб.

Расходы по командировке за границей в валюте представлены в таблице.

Таблица: Расчёт командировочных в валюте

Расходы командировки по России представлены в таблице.

Таблица: Командировочные расходы по России

Бухгалтерские проводки

Пример проводок приводится в таблице.

Таблица: Проводки при командировке

Особенности обложения НДФЛ и страховыми взносами расходов в командировке представлены в таблице.

Таблица: Обложение НДФЛ и страховыми взносами командировочных расходов на 2017 год

Отличия в типах служебных выездов

Направление сотрудника организации-подрядчика на работу в другую местность на срок от года и более рассматривается налоговой службой в качестве создания обособленного подразделения без регистрации. Подобный вывод фискального органа грозит штрафом.

Избежать внимания налоговой при выполнении длительных работ за пределами организации поможет обязательство заказчика создать для командированных сотрудников подрядчика необходимые условия труда.

Экспедиторы, торговые представители, курьеры, шофёры находятся в постоянных поездках. Законодательство называет такой режим работы разъездным (ст.168.1 ТК). Подписывая трудовой договор, сотрудник соглашается трудиться за пределами кабинета, склада, конторы, цеха, организации.

Не считается командировкой работа, требующая постоянных разъездов.

Командировочные расходы относятся на затраты. Планирование сроков, длительности, частоты, условий служебных поездок влияет на финансовые результаты и требует внимательного и рационального подхода.