Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам: назначение, обобщение данных, внешний вид.
По назначению
Хронологические - регистры, в которых запись фактов хозяйственной жизни выполняется по мере их возникновения без иной систематизации (журналы регистрации, реестры и т.д.).
Систематические - регистры, в которых запись выполняется в разрезе группировочных признаков - счетов.
Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров.
Комбинированные (синхронистические) - регистры, в которых выполняется как хронологическая, так и систематическая запись.
По обобщению данных
Интегрированный
Дифференцированный
Каждый регистр может рассматриваться индуктивно - от частного к общему, т.е. от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно - от общего к частному, т.е. от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором - их дифференциация.
По внешнему виду
Книга - разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.
Карточка - бланк, отпечатанный в виде таблицы.
Свободный лист - те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, их размер больше размера карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Свободные листы являются компромиссом между книгами и карточками
Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов). Основной смысл реестра в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.
Наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.
Контокоррентные - имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.
Инвентарные - для учета материальных ценностей. В каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма.
Многоколончатые - предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих, например оплата различных расходов предприятия.
Машинные носители - отличаются технически и размещают данные не на бумажном, а, как правило, на магнитном носителе, его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете».
16. Формы бухгалтерского учета .
Форма бухучета - процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров аналитического и синтетического учета, их взаимосвязь и последовательность записи в них.
Отличие форм БУ :
Набор учетных регистров
Система взаимодействия учетных регистров
Объединение форм БУ :
Подтверждение хозяйственных операций первичными учетными документами
Отражаются методом двойной записи на счетах бухгалтерского учёта в соответствии с планом счетов.
Выбор формы бухгалтерского учета должен быть закреплен в приказе по учетной политике предприятия.
Различают следующие формы бухгалтерского учета:
- Журнал-главная
Эта форма находит применение на предприятиях с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций. Книгу может вести один бухгалтер.
Схема учета по форме Журнал-главная:
- Мемориально-ордерную
Возникла в 1928-1930 годах. Основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами – мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись). За каждым мемориальным ордером закрепляют постоянный номер, что дает возможность составлять на каждую группу однородных операций лишь один ордер в месяц. По операциям, не поддающимся систематизации, и по сторнировочным операциям составляются мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.
Достоинства мемориально-ордерной формы:
Не ограничивает числа учитываемых операций;
Конкретизирует изменения в средствах на счетах;
Расширяет возможности разделения труда между работниками бухгалтерии и автоматизации учета;
Строгая последовательность учетного процесса;
Простота и доступность учетной техники;
Широкое использование стандартных форм аналитических регистров;
Возможность разделения учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.
Недостатки мемориально-ордерной формы:
Многократность записей и трудоемкость учета;
Отрыв аналитического учета от синтетического;
Сложность приемов выявления ошибочных записей.
Схема мемориально-ордерной формы учета:
- Журнально-ордерную
Основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накапливании за каждый месяц.
Схема: «документ – регистр – форма отчетности».
Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.
Журналы-ордера:
В основу построения единой журнально-ордерной формы положены следующие принципы:
Записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;
Совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;
Отражение в учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;
Применение журналов-ордеров по сетам, связанных друг с другом экономически;
Применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, показателями, необходимыми для составления отчетности;
Журнально-ордерная форма учета не имеет перспектив, так как в основном рассчитана на ручной труд.
- Упрощенную
Используется для субъектов малого предпринимательства.
Предусматривающая две формы учета:
Простая форма
Применяется в том случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций и содержанием хозяйственной деятельности не является сфера материального производства. Способ двойной записи не применяется, ведется книга учета доходов и расходов.
Упрощенная форма
Предусматривает использование ведомостей для учета имущества предприятия. Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых счетов.
Схема упрощенной формы учета:
- Автоматизированную
Форма бухгалтерского учета предусматривающая применение электронно-вычислительных машин.
Автоматизированная форма учета позволяет проводить большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.
Основные достоинства данной формы учета:
Однократное введение первичной информации;
Быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией.
Применение вычислительной техники для сбора, регистрации и обработки информации;
Возможность диалогового режима работы с ЭВМ;
Возможность выдачи информации по запросу;
Освобождение времени учетного персонала для контрольно-аналитических функций.
Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:
Однократный ввод учетных данных;
Автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;
Автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;
Автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерской и налоговой отчетности.
Любые операции, выполняемые компанией, должны быть подтверждены первичкой. Именно из нее извлекаются все нужные для учета данные. Они регистрируются и распределяются на различных счетах. Для учета они фиксируются в учетных регистрах. Последние подразделяются на множество разновидностей. Классификация их исполняется по разным основаниям.
Классификация
Учетные регистры – это таблицы, составленные по специальной форме. Они нужны для фиксирования действий организации (расчеты, поступления и прочее) на счетах бухучета. Подразделяются на виды по следующим характеристикам:
- По назначению. По этому признаку таблицы подразделяются на три типа. В хронологические таблицы сведения заносятся по мере их возникновения, однако при этом они не систематизируются. В систематические регистры информация заносится на основании счетов, на которых она размещена. Данные из этих двух таблиц связаны между собой. Существуют также формы, в которых выполняется обобщенная и систематическая запись. Они будут комбинированными. Например, такой таблицей считается «Журнал-Главная».
- По работе со сведениями. По этому признаку таблицы подразделяются на интегрированные и дифференцированные. На первой данные интегрируются, а на второй – разделяются.
- По виду. Форма таблиц может быть совершенно разной. К примеру, это карточки, книги. Первые – это бланки в виде таблицы, вторые – переплетенный документ со шнуровкой. Свободный лист – это таблица, размещенная на бланке. Это нечто среднее между карточкой и книгой. Каждая из форм подлежит особому хранению. К примеру, карточки помещаются в картотеки, а свободные листы – в папки. Для этих форм необходимо завести реестры. Нужны они для предотвращения кражи и подмены. Если документ будет утерян, его легко восстановить на основании данных реестра.
- По содержанию. Есть синтетические и аналитические таблицы. В первом варианте сведения фиксируются в обобщенной форме в денежном измерении. Данные заносятся на основании синтетических счетов. Обобщенным регистром считается Главная книга. В аналитических регистрах данные фиксируются по счетам с соответствующим наименованием. То есть отражаются детализированные сведения. В большинстве компаний применяются комплексные формы, которые совмещают в себе два типа учета (общий и детализированный).
Рассмотрим подробнее классификацию таблиц в зависимости от их вида:
- Контокоррентные. Такие карточки отличаются односторонней формой. На одной стороне размещены столбцы «Кредит» и «Дебет». Такое расположение сведений позволяет быстро сравнивать данные, анализировать состояние различных операций.
- Инвентарные. Такие карточки нужны для учета ценностей, которые есть на предприятии. В них есть эти графы: приход, трата и остаток. Они подразделяются на колонки. В документе есть норматив запаса, позволяющий определить расхождение реального объема средств, которые есть в компании, с требуемым объемом.
- Многоколончатые. Нужны для учета операций, выполняемых в компании.
Важно! Вся информация, размещенная в регистрах, должна быть достоверной. За достоверность сведений отвечает человек, который составлял и подписывал документы.
В регистры не могут вноситься незаконные корректировки. Система должна быть защищена от несанкционированных исправлений. Если нужно исправить ранее внесенную ошибку, инициируется специальная процедура. Нужно обосновать корректировку, а также заверить ее подписью. Также должна быть прописана дата внесения исправлений. Соответствующие правила оговорены статьей 10 ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года «О бухучете». В этом же ФЗ указано, что сведения из регистров признаются коммерческой тайной. Если какие-либо лица будут разглашать рассматриваемые данные, за это накладывается ответственность.
Типы учетных регистров в бухучете
Существуют различные формы регистров. Каждая из них отличается своими особенностями. Перечень форм есть в ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года. Это могут быть носители разных категорий. Рассмотрим типы таблиц, классифицируемые на основании своего вида:
- Книги. Это таблицы, разбитые на графы. Документы нумеруются и прошнуровываются. Они помещаются в переплет. На заключительном листе прописывается число страниц, имеющихся в книге. На этом же листе ставит свою подпись главбух и руководитель. Проставляется печать заведения. Книги становятся актуальными тогда, когда объектов учета немного. В кассовой книге регистрируются все действия, проведенные компанией. В Главной книге обобщается передвижение всех предметов бухучета.
- Карточки. Это бумаги, представленные в виде таблицы. Они отличаются рядом преимуществ. Они просто сортируются. Они наглядные и удобные в использовании. Существуют разные виды карточек. Контокоррентные документы имеют одностороннюю форму. Нужны они для учета операций с ЮЛ и ФЛ. Инвентарные формы нужны для учета ценностей. В этой форме имеется графа «Остаток». Многоколончатые формы нужны для учета трат на выпуск товара, исполнение работ. Карточки размещаются в ящиках, специально для этого организованных. Совокупность рассматриваемых документов именуется картотекой. Таблицы размещаются в картотеке в соответствии с их номерами или другими признаками: алфавитное обозначение, номера счетов.
- Свободные листы. По наружному виду они схожи с карточками. Это бланки, в которых находится таблица. Однако в этих документах можно разместить больший объем информации. Свободными листами, к примеру, являются ведомости. Основная функция таких документов – обобщение однородных сведений. К примеру, в бумагах могут обобщаться сведения об амортизации средств.
- Машинные носители. Все сведения размещаются на магнитном носителе. К примеру, это могут быть магнитные ленты, диски, дискеты. Если информация располагается на машинном носителе, нужно обязательно создавать бумажные копии документов.
Как правило, в компании используются различные формы учетных регистров.
Методы отражения сведений в регистрах
Сведения в регистрах могут отражаться различными методами. Выбранный способ будет называться техникой учетной регистрации. Если сведения вносятся в таблицу на основании документации, это будет именоваться разноской операции.
Запись может выполняться этими методами:
- Линейно-позиционный принцип. В данном варианте обороты по дебету и кредиту составляют единую линию. Это удобный метод для ведения учета расчетов. Он облегчает отслеживание состояния всех типов долгов. Подобная запись позволяет объединить данные из детализированного и обобщенного учета.
- Шахматный принцип. Сумма по выполненному действию фиксируется в один прием и по дебету, и по кредиту. Этот метод отличается наглядностью. Записи являются детализированными, так как они раскрывают состав корреспонденции. Шахматный принцип актуален при формировании множества регистров, включая журналы-ордеры.
Методы записи определяются в зависимости от потребностей компании, особенностей вносимой информации.
Документирование - это главный принцип ведения бухгалтерского учета. Документы бывают первичными и учетными, то есть такими, которые создает сам бухгалтер и на основе которых он составляет финансовую отчетность. Регистры бухгалтерского учета - это именно такие документы. Что они собой представляют, какими законами и нормативными актами регулируются и на что обращать внимание при их ведении, подскажет этот материал.
О том, что показатель документа в бухгалтерском учете называется регистром, начинающим бухгалтерам рассказывают еще на первом курсе института. Ведь документы — это альфа и омега любой бухгалтерии. Все учетные регистры бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ , а также Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ) и быть прописаны в учетной политике организации. Применяемый в компании перечень регистров бухгалтерского учета зависит от того, какие счета бухучета она применяет и какую деятельность ведет. Ведь порядок регистрации, систематизации и накопления данных напрямую связан с первичными документами, участвующими в процессе хозяйственной деятельности. Сперва в бухгалтерию поступают первичные документы, на основании данных из них заполняются регистры бухучета, которые, в свою очередь, позволяют отразить сводную информацию на счетах. В конечном итоге полученные данные используются для составления финансовой отчетности.
Виды регистров
Фактически бухгалтерские регистры — это журналы-ордера и различные карточки, справки и ведомости, например, самая главная — оборотно-сальдовая («шахматная»), на основании данных которой составляют баланс. Поэтому логично, что ре-ги-стры бух-гал-тер-ско-го учета по на-зна-че-нию под-раз-де-ля-ют-ся на:
- систематические;
- хронологические;
- комбинированные (синхронистические).
Первые ведутся по определенным учетным счетам и их примером можно назвать как раз оборотно-сальдовую ведомость или главную книгу. Также к систематическим документам относятся карточки, в которые бухгалтер записывает какие-либо события хозяйственной жизни. Хронологические служат для регистрации событий хозяйственной деятельности за определенный период времени, чаще всего за месяц. Именно так ведутся большинство журналов-ордеров. Эти два типа регистров бухучета дополняют друг друга, существует даже так называемое правило Мендеса:
Сумма оборотов в хронологических регистрах равна оборотам по дебету или кредиту систематических регистров.
Поэтому на практике для удобства бухгалтеров часто используются регистрирующие документы комбинированного типа. Например, журнал — главная книга, распространенная в небольших компаниях.
По сте-пе-ни обоб-ще-ния ин-фор-ма-ции бывают регистры аналитического учета и синтетического. Ярким примером син-те-ти-че-ских учетных документов яв-ля-ет-ся все та же обо-рот-но-саль-до-вая ве-до-мость. В ней бухгалтер фиксирует информацию по каж-до-му син-те-ти-че-ско-му счету за определенный период об остат-ках на на-ча-ло и конец пе-ри-о-да, а также об обо-ро-тах за пе-ри-од. Выглядит этот документ так:
Аналитическую информацию, то есть не только реквизиты операции, но и краткое ее содержание, бухгалтер записывает в специальные ведомости или карточки. Например, это может быть бухучет материалов, товаров, основных средств или расчетов с контрагентами. Покажет, что такое регистры бухгалтерского учета, пример аналитической унифицированной инвентарной карточки основных средств:
Формы
Поскольку учетные регистры в бухгалтерском учете используются для записи информации обо всех текущих операциях, их можно вести как в бумажной, так и в электронной форме. Электронные документы можно распечатывать по мере необходимости. Для их оформления обычно используются специализированные бухгалтерские программы, которые позволяют автоматизировать процесс разнесения информации по счетам, а значит, и по журналам-ордерам и ведомостям непосредственно из первичного документа.
В настоящее время организации могут применять как унифицированные бланки любых учетных документов, так и разрабатывать их самостоятельно. Никаких ограничений в этом вопросе нет. Главное — закрепить используемую форму в учетной политике. Перечень регистров бухгалтерского учета для учетной политики по внешнему виду можно разделить на:
- книги — состоят из нескольких сшитых между собой страниц, которые обязательно должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью ответственного лица и печатью организации, если она применяется;
- карточки — отдельные листы по наименованиям единиц учета (товарам, контрагентам, подотчетным лицам, основным средствам и т. д.), выполненные в виде таблицы и содержащие максимально полную информацию об объекте;
- журналы — похожи на книги, но содержат меньше листов и не должны быть прошнурованы;
- листы или ведомости — отдельные документы, выполненные как в виде таблицы, так и в виде текста (бухгалтерская справка, например);
- электронные носители — любые документы, которые созданы с помощью специальных компьютерных программ в электронном формате. Могут быть заверены электронными квалифицированными подписями уполномоченных лиц, а могут быть просто готовы к распечатке по итогам отчетного периода или для проверки ФНС.
Надо отметить, что отдельные листы необходимо подшивать в папки, а также их данные вносятся в специальные реестры. Аналогичное правило действует и для карточек.
Реквизиты и правила ведения
Хотя обязательности применения хозяйствующими субъектами унифицированных бланков в настоящее время законодательство не предусматривает, существует перечень обязательных реквизитов, который должна содержать бухгалтерская документация:
- наименование самого документа;
- название организации, которая ведет учет;
- период ведения документа;
- порядок классификации объектов учета;
- валюта и единицы измерения;
- Ф.И.О. и должность лица, ответственного за ведение.
Всю информацию, отраженную в документации, обязательно заверяет своей подписью уполномоченное лицо, которое и сделало эти записи. В отличие от первичных документов, в учетных регистрах допускаются исправления выявленных ошибок и недочетов. Для этого нужно зачеркнуть неверно написанные сведения одной чертой, написать верные сверху и заверить исправление подписью. Кроме того, можно применить метод сторно, то есть исправить данные путем внесения еще одной записи красными чернилами. Применять корректор или стирать ошибки не рекомендуется.
Порядок хранения
Хранить бухгалтерскую документацию необходимо в специально отведенном для этого помещении на стеллажах или в шкафах. О сроках хранения сказано сразу в двух основных нормативно-правовых актах:
- В статье 29 «О бухгалтерском учете» — хранение в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.
- В пп. 8 п. 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ — налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учетов и других данных, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе учетных регистров, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.
При этом срок в 4 года, установленный НК РФ, начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документация использовалась в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Кроме того, для отдельных видов регистров может быть установлен более длительный срок хранения. Например, ведомости по зарплате нужно хранить в течение 75 лет.
Поэтому обеспечивать сохранность некоторых регистров организация обязана на протяжении всего периода деятельности, а после передать их на хранение в архив.
Образцы форм регистров бухгалтерского учета — 2019 можно скачать ниже.
1. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
2. Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета, регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Для целей настоящего Федерального закона под мнимым объектом бухгалтерского учета понимается несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни), под притворным объектом бухгалтерского учета понимается объект, отраженный в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки). Не являются мнимыми объектами бухгалтерского учета резервы, фонды, предусмотренные законодательством Российской Федерации, и расходы на их создание.
3. Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами. Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета.
(см. текст в предыдущей редакции)
4. Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:
1) наименование регистра;
2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
5. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
6. Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
7. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.
8. В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
9. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.
Вопросы: 8.1Учетные регистры, их сущность и значение.
8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация.
8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета.
8.4 Приемы исправления ошибок в учете.
8.1 Учетные регистры, их сущность и значение
Хозяйственные операции после их совершения должны быть отражены в бухгалтерском учете. Чтобы получить необходимые сведения о хозяйственной деятельности следует все данные, содержащиеся в первичных документах, сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием по счетам. Такая запись по счетам осуществляется в учетных регистрах. Учетные регистры представляют таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций.
Регистр бухгалтерского учета – документ, в котором производятся регистрация, накопление и систематизация учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Регистры могут составляться на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам регистров бухгалтерского учета.
Регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие сведения: наименование регистра; наименование организации; период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций; хронологическую и (или) систематическую группировку хозяйственных операций; оценку хозяйственных операций в натуральных и стоимостных показателях; должности лиц, ответственных за ведение регистра, их фамилии, инициалы и подписи.
В регистрах бухгалтерского учета (за исключением регистров бухгалтерского учета, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления.
8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация
Учетные регистры
По внешнему виду
Карточки
Свободные листы
Машинограммы
По назначению
По объему информации
По форме графления
По признаку унификации
По материальной основе
Хронологические
Систематические
Комбинированные
Синтетические
Аналитические
Комбинированные
Односторонние
Двухсторонние
Многографные
Бумажные
Безбумажные
Отраслевые
Специализированные
Поквартальные
Помесячные
По времени ведения
Рис. 1.Классификация учетных регистров
8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета
В бухгалтерском учете для регистрации хозяйственных операций используется большое количество разнообразных учетных регистров, записи в которых могут производиться в различной последовательности и сочетании, а для учета и обработки могут применяться различные технические средства вычислительной техники.
Форма бухгалтерского учета – порядок осуществления и обобщения записей на счетах бухгалтерского учета и совокупность регистров бухгалтерского учета, в которых производятся такие записи.
Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:
1 – внешний вид;
2 – строение и количество регистров;
3 – назначение и содержание учетных регистров;
4 – взаимосвязь и сочетание хронологических и систематических записей, регистров синтетического и аналитического учета;
5 – последовательность учетных записей;
6 – степень использования средств автоматизации в учетном процессе.
Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации, закрепляя это в учетной политике. В процессе исторического развития на практике применялось множество разных форм.
Первую форму бухгалтерского учета называют староитальянской, в которую входили три книги – мемориал, журнал, главная книга.
Второй формой бухгалтерского учета была новоитальянская – где велись уже первые документы, произошло разграничение синтетического и аналитического учета, ведение книг для аналитического учета, ведение оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам с ежемесячной сверкой.
В настоящее время в Республике Беларусь организации могут применять одну из следующих форм учета: мемориально-ордерную, журнально-ордерную, автоматизированную и упрощенную.
При использовании мемориально-ордерной формы на каждый первичный документ или группу однородных документов, т. е. на каждую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер, где указывается его номер, краткое содержание операции, дебет и кредит счетов, сумма операции.
Мемориальный ордер №____
за _____ 20__ г.
|
Корреспондирующий счет |
Сумма, руб. |
|||
После составления они регистрируются в хронологическом порядке в журнале, где им присваивается постоянный порядковый номер.
Регистрационный журнал
за _______________ 20__ г.
Документы, на основании которых составляется мемориальный ордер, прикрепляются к нему. Мемориальные ордера после их регистрации в регистрационном журнале используются для записи операций на синтетических счетах в Главной книге. Она имеет развернутую двухстороннюю форму. Для каждого синтетического счета в ней отводится отдельный разворот двух страниц. Данные Главной книги используются для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Аналитический учет ведется на карточках, записи в которые осуществляются на основании документов, прилагаемых к мемориальным ордерам.
Документы
Кассовая книга
Мемориальные ордера
Книги (карточки) аналитического учета
Регистрационный журнал
Главная книга
Оборотная ведомость по синтетическим счетам
Рис. 2. Мемориально-ордерная форма учета
Условные обозначения:
запись информации;
сверка записей.
Данная форма учета рассчитана в основном на использование ручного труда и практически не приспособлена к автоматизации.
В сельскохозяйственных организациях предполагает использование 17 журналов-ордеров, а также вспомогательных ведомостей, разработанных таблиц. Информация о совершенных операциях из первичных документов группируется в накопительной ведомости и после подсчета итоговых данных переносится в соответствующие журналы-ордера, однако данные первичных документов могут сразу же переносится в журналы-ордера. В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак в корреспонденции с дебетуемыми счетами.
Первичные учетные документы
Кассовая книга
Группировочные и накопительные ведомости
Журналы-ордера
(ведомости)
Регистры аналитического учета
Главная книга
Оборотные ведомости по аналитическим счетам
Рис 3. Журнально-ордерная форма учета
Некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких счетов. В журналах-ордерах, совмещающих синтетический и аналитический учет, предусмотрены необходимые статьи аналитического учета.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется для обобщения их данных, а также для взаимной проверки правильности записи по счетам и для составления баланса. Главная книга открывается на год.
Для каждого счета в Главной книге отводится отдельная таблица (страница), где записывают остатки на начало месяца, оборот по кредиту одной общей суммой из соответствующего журнала-ордера. Обороты по дебету собираются из различных журналов-ордеров, т.е. Главная книга ведется по дебетовому признаку . Сумма всех дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по дебету и кредиту должны быть равны в Главной книге.
Автоматизированная форма учета основывается на применении и использовании ПЭВМ и создании автоматизированных рабочих мест (АРМ) непосредственно в бухгалтерии, что позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. При этом ввод данных производится однократно, а использование – многократно в разрезе различных уровней пользования.
Все используемые в настоящее время программные продукты («1С: Бухгалтерия», «Галактика», «Ветразь» и др.) могут отличаться формами выходных документов и приемами ввода первичных данных, но их объединяет то, что они функционируют на основе взаимодействия элементов метода бухгалтерского учета: документации, счетов, двойной записи на счетах, баланса, инвентаризации, отчетности, оценки и калькуляции.
Особенностью данной формы учета является централизованный сбор и распределение данных между различными подсистемами учета: «Учет основных средств», «Учет производственных запасов», «Учет готовой продукции и ее реализации», «Учет финансово-расчетных операций», «Учет труда и заработной платы», сводный учет и составление отчетности и получения выходной информации – машинограмм, которые по содержанию соответствуют регистрам синтетического и аналитического учета. Автоматизация учета ускоряет процесс обработки и получения информации.
Первичная информация по операциям
Хранение информации (баз данных)
Обработка информации по программе
Нормативно-справочная информация
Регистры
Отчетность
Документация
Рис. 4. Автоматизированные формы учета
Применяется в организациях малого бизнеса.При использовании данной формы из 66 синтетических счетовдействующего Плана счетов применяются 20-25 счетов, а все хозяйственные операции регистрируют в Книге учета хозяйственных операций по форме К-1. Книга учета хозяйственных операций является регистром синтетического и аналитического учета.
Первичные документы
Оборотная ведомость
Кассовая книга
Ведомости (В-1 до В-8)
Карточки аналитического учета
Баланс и другие формы отчетности
Шахматная ведомость (В-9)
Рис. 5. Упрощенная форма бухгалтерского учета
В организациях производственной сферы деятельности, наряду с Книгой учета хозяйственных операций и Кассовой книгой, рекомендуется использовать дополнительно 9 ведомостей:
Ведомость учета основных средств, начисления амортизации по ним – форма № В-1;
Ведомость учета производственных запасов и готовой продукции – форма № В-2;
Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;
Ведомость учета денежных средств и фондов – форма № В-4;.
Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-5;
Ведомость учета реализации – форма № В-6;
Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма № В-7;
Ведомость учета заработной платы – № В-8;
Ведомость (шахматная) – форма № В-9.
Итоговые данные по счетам в Книге учета хозяйственных операций являются основанием для составления оборотного баланса (оборотной ведомости по счетам).
