Журнал (книга) кассира-операциониста - вид документации, которую необходимо вести для каждого кассового аппарата в организации. При этом важно не только его правильно зарегистрировать и оформить, но и заносить в данную книгу учета ежедневные записи по установленному образцу без исправлений. Разберем все актуальные требования к журналу кассира на 2016-2017 гг.
Определение и роль журнала
Иное название книги кассира - форма КМ-4. Она обязательна г. по постановлению №132 Госкомитета статистики. Для каждого аппарата) необходимо наличие одного такого сводного документа. Ведение этого журнала - обязанность операциониста, кассира, обслуживающего клиентов при помощи ККМ и принимающего от последних наличные деньги в роли платы за продукцию, услугу, работу и т.д. Данная книга является первичной учетной документацией по бухучету поступающих денежных средств.
В КМ-4 ежедневно фиксируются показания, снятые с ККМ, и суммы денег, прошедшие через кассовый аппарат. Работник в начале и конце дня записывает в нее показания счетчиков ККМ (так называемый Z-отчет) - разность между ними и будет считаться выручкой за текущий день. Главная роль журнала кассира - сверка фактического остатка денег в кассе с тем, что насчитала кассовая машина.
О необходимости обязательного ведения формы КМ-4 говорит письмо Минфина №104 (30.08.1993) и письмо ФНС № ЕД-4-2/11941@ (23.06.2014).
Правила оформления и заполнения
При оформлении журнала кассира-операциониста важно обратить внимание на следующие детали:
- КМ-4 в обязательном порядке подлежит прошивке всей книги целиком или только листов.
- Подпись на контрольном листе должна быть руки ИП или руководителя организации. Она должна заверяться оттиском печати, если последняя используется учреждением.
- В книге обязательно нумеруется каждый лист, начиная с первого. Страницы нумеровать не нужно.
- На последнем листе обязательна пометка: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (и печатью) ... листов». Часть этого текста обязательно должна заходить на контрольный лист.
Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста (образец конкретной записи вы увидите далее)? Правила следующие:
- Писать в книге можно только шариковой или чернильной ручкой с темно-синими чернилами.
- Записи вносятся в строгом хронологическом порядке. Одна строчка - это один кассовый день.
- Источником для записей служит только Z-отчет - информация не должна быть итогом самостоятельных подсчетов. Если за кассовый день было снято несколько таких отчетов, то в книгу необходимо внести данные по каждому из них.
- Каждая запись должна быть заверена подписью кассира, ИП и руководителя.
- В книге не должно быть исправлений и помарок.
Если в работе кассир-операционист ошибку в уже внесенной записи, исправить ее можно, следуя инструкциям ниже:
- Ошибочные данные нужно перечеркнуть, затем указать рядом верную информацию, а также дату исправления.
- Помарку своей подписью заверяет сам кассир, а также его непосредственный руководитель.
- Если масштаб ошибки измеряется несколькими страницами или листами, то допускается их перечеркивание крест-накрест.
Если все помарки исправлены по указанной схеме, то они не должны быть наказуемыми для работника.
Требования к титульному листу
Титульный лист журнала кассира-операциониста должен быть оформлен следующим образом до непосредственного предъявления книги в налоговую инспекцию:
- В верхней части должно быть прописано полное наименование учреждения, его адрес.
- Далее - информация о ККМ - марка, тип, модель. В правой части - номер производителя и регистрационный номер, который сообщает ЦТО или при регистрации аппарата.
- Обязательно указать, когда было начато заполнение книги, и впоследствии - когда была произведена последняя запись.
- Необходимо указание должности и Ф. И. О. ответственного лица - кассира, работающего по трудовому договору.
Замена формы КМ-4
Перед стартом работы книга операциониста обязательно должна быть зарегистрирована в ИФНС. К этому времени она уже должна иметь заполненный титульный лист, нумеровку страниц, запись на последней странице, затрагивающей контрольный лист, быть прошитой.
Новый журнал следует начинать только тогда, когда полностью заполнен старый (каждая форма рассчитана на 1000 записей). Причиной замены также может быть очевидная ветхость книги или ее существенные повреждения.
Графы журнала КМ-4 и их значение, проверочные формулы
Говоря о том, как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, образец которого вы уже увидели на фото, разберем все существующие в нем графы, раскрыв их значение.
| Графа | Название | Вносимая информация |
| 1 | Дата смены | Вводится дата, пропечатанная в чеке - Z-отчете |
| 2 | Номер отдела | Графа заполняется, если внутри организации существует разбиение на секции |
| 3 | ФИО ответственного лица | Если журнал ведет один и тот же кассир-операционист, то допустимо указать ФИО в начальной строке, а в последующих ставить прочерки (--//--) |
| 4 | Графа порядкового номера контрольного счетчика на окончание смены | Записывается порядковое число Z-отчета - эта информация видна в нем самом |
| 5 | Отчет фискальной памяти (контрольный счетчик), регистрирующий сумму переводов показаний суммирующего счетчика | Некоторые кассиры записывают сюда количество продаж за день, некоторые дублируют информацию из графы 4. Большинство советуют оставлять этот раздел незаполненным |
| 6 | Показания суммирующих счетчиков на начало дня | Необнуляемая итоговая сумма конца предыдущей смены (Z-отчет вчерашнего дня) - совпадает с данными графы 9 предшествующей записи |
| 7 | Подпись кассира | |
| 8 | Подпись администратора | |
| 9 | Данные суммирующих счетчиков на конец смены | Необнуляемая итоговая сумма на конец рабочего дня |
| 10 | Сумма дневной выручки | Указана в Z-отчете. Для проверки ее можно рассчитать так: графа 9 - графа 6 = графа 10 |
| 11 | Сданные наличные | Суммы наличных, отданные операционистом в главное кассовое хранилище. Проверить правильность подсчетов можно по формуле: графа 10 - графа 13 - графа 15 = графа 11 |
| 12 | Оплачено по документации, шт. | Сюда записывается количество продукции, чья покупка была оплачена картами, и т.д. |
| 13 | Оплачено по документам, руб. | Сумма покупок из графы 12 |
| 14 | Сдано всего рублей | Указывается вся сданная главному операционисту денежная сумма - и наличная, и безналичная. Если не было ошибочно выбитых чеков, возврата товаров, то данные отсюда равны графе 10 |
| 15 | Суммы, возвращенные клиентам по неиспользованным чекам ККМ | Ошибочно пробитые чеки, возврат товара обязательно также занести в форму КМ-3 |
| 16 | Подписи на конец смены кассира, администратора, руководителя | Графы 17 и 18 допускается подписывать одной рукой |
| 17 | ||
| 18 |
Рассмотрим заполнение журнала на конкретном примере.
Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста: образец
Допустим, при закрытии смены 10.05.2017 кассиром был снят отчет №3210. Согласно нему выручка за день составила 23845.12 рублей. Необнуляемый итог равнялся 50645.20 рублей. Его показатели за вчера - 26800.08 рублей. Был возвращен товар на сумму 2114.50 рублей. Внесем информацию в КМ-4.
| Номер графы | Информация |
| 1 | 10.05.2017 |
| 2 | --- |
| 3 | Иванова А.А. |
| 4 | 3210 |
| 5 | --- |
| 6 | 26800.08 |
| 7 | (Подпись) |
| 8 | (Подпись) |
| 9 | 50645.20 |
| 10 | 23845.12 (50645.20 - 26800.08) |
| 11 | 21730.62 (23845.12 - 2114.50) |
| 12 | --- |
| 13 | --- |
| 14 | 21730.62 |
| 15 | 2114.50 |
| 16 | (Подпись) |
| 17 | (Подпись) |
| 18 | (Подпись) |
Возврат и хранение денежных средств
Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста? Образец демонстрирует возврат товаров потребителям. Такие ситуации, помимо занесения в КМ-4, обязательно должны заноситься в КМ-3. Возврат происходит через главкассу организации, реже - через КММ определенного операциониста.
Вся наличность, которая хранится в кассовом ящике, обязательно сдается в конце смены непосредственному руководителю, ИП или в главкассу. Операционист не имеет право распоряжаться этими суммами после внесения записи в журнал.
Эквайринг
Эквайрингом называется безналичный расчет с применением банковских карточек. Это относительно недавнее новшество порой вносит путаницу при заполнении журнала операциониста - графа дневной выручки включает в себя большую сумму, нежели та, что хранится в кассе. Кроме того работник обязательно должен вести учет потребителей (сохранять их экземпляры чеков для себя), расплатившихся безналичным образом.
Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, образцы в этой статье наглядно показали. Эта книга является одним из важнейших документов при ведении расчетно-кассовой деятельности. Ее отсутствие, ровно как и утеря, влечет за собой штрафы, налагаемые проверяющими органами ИФНС, и самому работнику, и организации.
Дата берется со снятого в конце дня Z-отчета. Если в течение дня на одном кассовом аппарате было снято несколько Z-отчетов, то их следует вносить отдельными строками, но при этом дату указать одну и ту же. Слово "смена" в данной графе означает, что на одном и том же кассовом аппарате работали два разных кассира. Например: 01.08.2014 (1) и 01.08.2014 (2).Данное обозначение может использоваться в организации по желанию.
2. Номер отдела (секции)
Если в Z-отчете предусмотрено пробивание товаров/услуг по отделам, то заполнять данную графу следует по Z-отчету. Если же организация все продажи бьет на один и тот же отдел, например, отдел 1, то заполнять графу не обязательно.3. ФИО кассира
В графу вносится ФИО работающего в смену кассира-операциониста.4. Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены)
Графа предназначена для внесения порядкового номера Z-отчета, который обычно пропечатывается в верхней части снятого Z-отчета. Номера должны идти в хронологическом порядке, если какой-то номер пропущен, значит, Z-отчет был снят, но в журнал кассира-операциониста по какой-то причине не попал.5. Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика
Данная графа обычно не заполняется, либо заполняется показателями «0», так как фирма журнала предполагает, что Z-отчетов должен обнуляться. В современных кассовых аппаратах эта функция убрана.6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены)
Графа обязательна к заполнению. В неё вносится накопительный итог на начало дня, цифра которого берется с Z-отчета. Это сумма всех пробитых на кассовом аппарате денег за весь период его существования. С каждым снятым Z-отчетом эта сумма увеличивается. Если никаких сбоев не было, то она должна равняться накопительного итога на вечер предыдущего дня (графа 9).При покупке нового аппарата первое накопление будет равняться 1 руб. 11 коп. (соблюдается требование налоговых инспекций) налоговый инспектор при регистрации кассового аппарата.
7 и 8. Подпись кассира и администратора
В этих графах расписываются кассир-операционист и администратор. В некоторых организациях эту должность занимает один и тот же человек, в такое случае подписи будут совпадать.9. Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены)
В графу вносятся накопления (необнуляемый итог) на конец рабочей смены. По логике, это суммы из графы 6, к которым прибавлена выручка за прошедший день. Показания берутся из Z-отчета, снятого в конце рабочего дня (смены).10. Сумма выручки за рабочий день (смену)
В графу вносится сумма выручки за рабочий день (смену), которая берется с Z-отчета. В неё входят как суммы, пробитые наличными, так и безналичные продажи, а также возвраты в течение дня.11. Сдано наличными
В графу вносится сумма выручки с Z-отчета за минусом безналичных продаж. Как правило, данные этой графы равны данным предыдущей.12 и 13. Оплачено по документам, количество, сумма
Если в Z-отчете предусмотрено разделение выручки на наличные и безналичные деньги, то в графе 12 ставится цифра, соответствующая количеству покупок по безналичному расчету за день, а графе 13 – суммовой итог таких покупок. Если в Z-отчете нет разделения, то графа не заполняется.14. Сдано всего
В графе суммируются наличные и безналичные суммы (графы 12 и 13), из которых вычитается сумма возвратов (если они были).15. Сумма возвратов
Если за день по Z-отчету были пробиты возвраты, то их сумма указывается в данной графе. Если возвратов не было, строка не заполняется, либо ставится «0».16. Подпись кассира
Кассир-операционист ставит свою подпись в данной графе и, прежде чем сдать наличные средства администратору, заполняет справку-отчет кассира-операциониста по форме КМ-6, в которую вносятся данные с Z-отчета.17. Подпись администратора
Администратор принимает наличные средства от кассира, проверяет правильность расчетов и расписывается в данной графе.18. Подпись руководителя
Графа предназначена для подписи руководителя, который ставит ее после завершения смены и сдачи наличных средств администратору.Для учета сумм наличных денег, полученных организацией с применением контрольно-кассовых машин (ККМ), ведется специальный журнал. Существует два вида такого журнала:
- Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
- Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста ().
Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
Журнал ведется кассиром-операционистом. Все записи должны быть указаны в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. На одной строке журнала отражают операции за один рабочий день или смену кассира-операциониста. Основанием для записи являются Z-отчеты, снятые с ККТ.
Подготовка журнала к работе осуществляется аналогично подготовке . Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера и печатью организации. На последнем листе журнала указывают общее количество листов в журнале. Для этого на последней странице делают запись: "в журнале пронумеровано и прошнуровано ____ листов".
Заполнение и ведение журнала кассира
В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист в графах с 1-го по 3-го указывает дату (смену), номер отдела (секции), свою фамилию, имя и отчество.В графе 4 указывается порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец предыдущего рабочего дня (смены).
В графе "Показания" показатель устанавливается только при проверке, перерегистрации, снятии ККТ с учета или при передаче машины в ремонт. Эту графу заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслуживания. В дальнейшем кассир-операционист переписывает этот показатель.
В графе до начала работы кассир-операционист должен записать показания денежного счетчика машины на начало дня. Показания счетчика заверяют подписями кассира (графа 7) и представителя администрации организации (графа 8).
После окончания рабочего дня (смены) кассир-операционист должен записать показания счетчика на конец дня (графа 9).
В графе 10 указывается сумма выручки за рабочий день (смену). Этот показатель должен равняться разнице между показателями граф 9 и 6.
В графах с 11-ю по 14-ю отражаются сведения о том, что кассир-операционист сдает в главную кассу организации в конце дня:
- графа 11 – наличными деньгами;
- графа 12 и 13 – количество оплаченных документов и сумма по ним (здесь могут быть указаны непроданные лотерейные билеты, марки и т.п.);
- графа 14 – общая сумма, сданная на конец дня в главную кассу. Складывается из показателей граф 11 и 13.
ВНИМАНИЕ! Сумма по Z-отчету из-за этого не соответствует наличности.
В графе 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.
В конце рабочего дня (смены) кассир составляет (форма № КМ-6). Вместе с отчетом кассир сдает выручку старшему кассиру по .
После снятия показаний счетчиков на конец дня, проверке фактической суммы выручки, сделанные в журнале кассиром-операционистом, записи подтверждаются подписями кассира, старшего кассира и администратора организации. Для этого предназначены графы с 16-й по 18-ю. в организации должны быть утверждены приказами конкретные лица, которые проверяют, принимают и подтверждают сданную кассиром выручку.
При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала кассира-операциониста.
Подчистки и помарки в журнале не допускаются. Если в журнал вносятся исправления, они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
Заполненный журнал хранится в организации пять лет.
Если организация использует несколько ККТ, то дополнительно заполняют форму № КМ-7 –
В процессе ведения коммерческой деятельности предприятия осуществляют расчеты за проданные товары, оказанные услуги или произведенные работы.
Передача средств может производиться безналичным или наличным расчетом. Для платежей наличными средствами применяется контрольно-кассовая техника (ККТ или ККМ).
Особенности ведения наличных расчетов
При расчете наличными используют технику , зарегистрированную в ИФНС. Регистрации подлежат сам кассовый аппарат и ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищённая). Свод данных по приходным, расходным операциям и остаткам ежедневно заносится в журнал. Если в течение рабочей смены техника не использовалась , записи не ведутся.
Журнал предоставляется на контроль
в ИФНС в ситуациях:
- Перерегистрации карточки ККМ.
- Окончания журнала и открытия новой книги.
- Назначения проверки в ходе мероприятия камерального или выездного контроля, проводимого ИФНС.
Организация может приобрести, зарегистрировать и установить любое количество кассовых аппаратов. Необходимо отличать операционную кассу предприятия от кассы ККМ.
Наличность , полученная через аппарат:
- Должна учитываться в день поступления. Средства в денежном ящике могут храниться только в пределах разменной монеты, полученной из кассы организации вначале кассового дня по расходному .
- Может быть возвращена покупателю только в день поступления. Отсутствует на начало и конец кассовой смены.
- Подлежит сдаче инкассатору в течение смены или в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру в конце дня после закрытия смены.
Запрещено закрывать кассовый день на следующий день.
Нарушение относится к грубым ошибкам соблюдения кассовой дисциплины и влечет наложение штрафа на кассира (3-4 тысячи рублей) и предприятие (40-50 тысяч рублей).
Порядок учета кассовых данных
Каждый кассовый аппарат должен иметь для учета данных журнал кассира-операциониста . Журнал позволяет учесть данные примерно 1000 кассовых дней, после чего необходимо заводить новую форму.
Для замены журнала
необходимо обратиться в ИФНС с документами:
- Старый журнал кассира-операциниста.
- Новый журнал, по правилам и заверенный руководителем. Титульный лист должен быть заполнен с указанием обязательных данных ККМ.
- Паспорт техники.
- Карточка учета.
- Договор с обслуживающей технику компанией.
- Последний Z-отчет. Остатки на начало дня не переносятся.
- Доверенность на лицо, представляющее документы.
Организации представляют документ произвольной формы с указанием прав работника представлять интересы предприятия в ИФНС. ИП представляют только нотариально заверенные доверенности на представителей. Каждое из региональных отделений ИФНС имеет свои требования документов при замене журнала по его окончании. Законодательство не содержит требований о ежегодной замене журнала.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Назначение журнала и порядок законодательного регулирования его ведения
Порядок применения кассовой техники регулируется ФЗ от 22.05.2003г. № 54-ФЗ (в редакции от 03.07.2016 г.).
Закон определяет
:
- Категории предприятий , в обязанность которых входит применение ККТ при наличных расчетах. Исключение составляют организации и ИП, уплачивающие единый налог на вмененный доход и патент. Заменить кассовый чек могут и предприятия, выписывающие с силу отдаленности расположения или особых условий деятельности.
- Использование данных реестра техники.
- Требования к применению, регистрации и обязанностям компаний, применяющих кассовую технику.
- Права контролирующих органов – ИФНС по проверке соблюдения законодательства и органов МВД с ограничением компетенции.
Журнал используется для ведения и учета полученных от покупателя и сданных средств денежной наличности.
На основании данных определяется налоговая база при расчете:
- Для — налога с доходов физических лиц, единого налога при ведении .
- Для организаций – прибыли и налога, взимаемого в случае применения .
Данные позволяют упростить учет денежного оборота при обслуживании покупателей и производить возврат средств в случаях, оговоренных законодательством.
Предприятия часто используют данные ККМ для ведения складского учета. Привязка оплаты за товар к отгрузке и отражению убыли каждой номенклатуры обеспечивают материальный учет запасов.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста
Основные требования по ведению и оформлению журнала
Ведение записей по учету наличности, полученной по чекам, журнал кассира-операциониста подлежит прошивке . Допускается прошивка различными способами – только листы или полностью журнал.
Контрольный листок подписывает руководитель или индивидуальный предприниматель с расшифровкой данных. Если предприятия использует печать, подпись заверяется оттиском, конец которого должен попасть на лист.
Каждый лист формы нумеруется, начиная с первого листа. Каждая страница не нумеруется, достаточно иметь обозначение номера листа. На последнем листе делается запись, часть которой должна попасть на контрольный листок: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (или печатью) _ листов».
При заполнении сведений кассир:
- Должен использовать только темные чернила.
- Учитывать хронологию событий. Каждая из строк заполняется на один кассовый день.
- Данные записей берутся из Z-отчета кассовой ленты. Итог накопительной суммы самостоятельно не подсчитывается. Если в течение кассовой смены были сняты 2 отчета. Данные записываются отдельной строкой на каждый отчет.
- Каждый день записи подписывает кассир и руководитель либо иное должностное лицо.
- Не должен допускать помарок, исправлений или подчисток записей.
Если в записи была обнаружена ошибка , ее перечеркивают, ставят рядом или сверху исправительные данные с указанием даты исправления. Изменение данных заверяется кассиром, допустившим помарку и руководителем предприятия. Если помарка отражается на дальнейших записях и была выявлена в более позднем периоде, допускается перечеркивание страницы или нескольких листов. Наказания за исправления, оформленные в установленном порядке, отсутствуют.
Образец заполнения титульного листа
Титульный лист журнала заполняется до предъявления формы в ИФНС. В составе данных указываются сведения о предприятии, кассовом аппарате согласно информации паспорта и карточки. Лист содержит данные о начале и конце ведения книги, лице, ответственном за ведение журнала.
Ведение записи в журнале поручается ответственному лицу – кассиру, ведущему расчеты с применением ККМ. Ответственное лицо должно быть принято по трудовому договору. Дополнительно с кассиром в обязательном порядке предприятие заключает договор о материальной ответственности.
Порядок заполнения
Пример оформления первой записи
Начало записи в журнале производится внесением проверочной суммы нулевого чека, которым начинается Z-отчет и акт ввода в эксплуатацию техники. Контрольная сумма составляет 1, 11 руб. Сумма вносится в столбец № 6. Остаток на конец дня будет составлять также 1,11 руб. По итогам следующей рабочей смены кассир уменьшает поступление на величину контрольной суммы.
При заполнении столбцов в журнале указываются по столбцам:
В столбцах 16, 17, 18 указываются подписи кассира, администратора, руководителя.
Правила заполнения данного журнала рассмотрены в следующем видеоматериале:
Нюансы ведения журнала в различных ситуациях
При возврате
Наличность, полученная кассиром с использованием ККМ, подлежит сдаче в кассу организации или ИП. Средства не хранятся и не могут использоваться кассиром после закрытия кассовой смены. Если в течение кассовой смены объявился покупатель, который желает произвести возврат товара
, деньги ему могут быть возвращены из кассового ящика ККМ. Для проведения возврата кассир составляет акт формы КМ-3. Позднее возврат производится через кассу предприятия.
Особенности возврата товара населением и получения денежных средств:
- Покупатель имеет право вернуть товар, если предметы не подошли по ассортименту, размеру или расцветке. Порядок возврата регулируется Законом «О защите прав потребителей». Имеется список товаров, не подлежащих возврату.
- Для получения средств за сданный товар покупатель должен обратиться с заявлением к руководителю торгового предприятия.
- На рассмотрение заявления и возврат средств предоставляется 14 дней.
В данной ситуации редко можно обеспечить возврат средств через ККМ. Возврат наличности, полученной от предприятий, производится через ККМ в день приобретения товаров, через кассу или расчетный счет – в последующие дни.
При эквайринге
Эквайринг – оплата за товар с использованием расчетных карт
. Предприятие получает средства на расчетный счет. Суммы, полученные безналичным путем, учитываются кассиром в отдельном столбце журнала кассира. Величина остатка по Z-отчету не будет соответствовать размеру денежной наличности.
Оборудование для расчетов с использованием карт предоставляет учреждение банка, с которым заключен договор обслуживания. Минусом использования платежей служит снятие банком процента за расчетно-кассовое обслуживание с каждого платежа. При проведении оплаты покупатель получает кассовый чек.
Неведение журнала относится к грубым нарушениям правил кассовой дисциплины. Органы ИФНС при выявлении нарушения могут наложить штраф на кассира и предприятие. Аналогичный штраф взыскивается при утере книги. Журнал можно восстановить по отчетам кассира или Х-отчетам, печатью которых занимаются обслуживающие технику компании.
09.08
Берия Л.П.
0904
0904
/подпись/
/подпись/
11736355.62
10.08
Берия Л.П.
0905
0905
11736355.62
/подпись/
/подпись/
11736356.73
1.11
11736356.73
Второй лист:
Сдано |
Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп. |
Подпись на конец рабочего дня (смены) |
|||||
наличными, руб. коп. |
оплачено по документам |
всего, руб., коп. |
кассира.Деньги и оплаченные счета сдал |
администратора (старшего кассира)Показания счетчиков сняли, деньги принял |
руководителя (старшего кассира) |
||
количество |
сумма |
||||||
/подпись/ |
/подпись/ |
/подпись/ |
|||||
1,11 |
1,11 |
/подпись/ |
/подпись/ |
/подпись/ |
|||
| / | |||||||
Порядок заполнения
Графа 1: Дата (смена)
Графа 5: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.
Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену).
Сюда вписывается сумма выручки за день. Сюда входят вся наличная выручка (), безналичная (), возвраты (). Эти данные можно также взять на Z - отчетах (смотрите ).
Графа 11: Сдано наличными.
Тут вписывается выручка наличными, в нее не включаются и безнал.
Графа 12: Оплачено по документам, количество
В этой графе заполняется количество безналичных платежей (оплаты по банковским картам, дорожными чеками, банковскими чеками и др.). То есть если за день вам оплатили по безналу 5 раз, вы вписываете в графу цифру "5". Если вы не можете посчитать это количество, так как у многих кассовых аппаратов нет счетчиков безналичных платежей, то вписывать ничего не надо.
Графа 13: Оплачено по документам, сумма.
Тут вписывается общая сумма безналичных платежей, она также выделяется в Z-отчете (не на всех кассовых аппаратах).
На некоторых кассовых аппаратах нет функции пробития по безналу, поэтому часто под безнал выделяют определенный отдел (секцию) и туда пробивают безналичный расчет. Если Вы пробиваете все безналичные средства на один из отделов, то впишите в графу 13 сумму продаж именно по этому отделу .
Пример заполнения смотрите .
Графа 14: Сдано всего.
Тут пишется сумма безналичных и наличных платежей минус возвраты.
Графа 15: Сумма возвратов.
Тут пишется общая сумма возвратов за смену. Эта строка берется из Z - отчета. Если вы не проводили возврат из кассы (так как это не обязательно), то не забудьте оформить акт и впишите сумму из этой формы в графу 15. Подробнее о возвратах читайте .
Графа 16: подпись кассира.
После заполнения журнала кассира - операциониста кассир оформляет передает ее администратору вместе с наличностью, и расписывается в этой графе.
Очень часто кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, поэтому в графах 16, 17,18 ставится одна подпись.
Графа 17: подпись администратора.
Приняв наличность от кассира, администратор проверяет правильность расчетов и расписывается в этой графе.
Графа 18: подпись руководителя.
После завершения смены здесь расписывается руководитель.
После заполнения журнала кассира-операциониста не забудьте занести данные (оприходовать наличность) в .
Примеры некоторых Z - отчетов и информация на них для заполнения формы КМ-4.
| Меркурий 180К | Альфа 400К | Меркурий 130К | Касби 02К | АМС 100К |
 |
 |
Примеры заполнения Журнала кассира-операциониста на разных ККМ:
Элвес-МК:
Нужно ли заполнять журнал кассира-операциониста если на кассе ничего не пробивали?
Если на кассовом аппарате не пробивались суммы в течении текущего дня, то снимать отчет не обязательно, тем более многие кассовые аппараты не позволяют снять Z - отчет. Одним словом, если Вы не работаете на кассовом аппарате, то и журнал кассира-операциониста заполнять не надо.
Но, если Вам все таки хочется записать что-нибудь в журнал кассира операциониста, то снимите нулевой чек и сделайте вечерний Z - отчет, а потом занесите его в журнал кассира-операциониста.
Когда нужно заполнять журнал кассира-операциониста?
Журнал кассира-операциониста заполняют сразу после снятия Z - отчета. Это может быть один раз в сутки, например вечером - в конце рабочего дня. А может Ваш магазин работает круглосуточно и смена заканчивается с утра, тогда отчет снимают по утру.
Можно ли делать несколько отчетов за день?
Если у вас две или три смены за сутки, тогда вы соответственно снимаете два или три отчета в сутки, но самое главное, чтобы каждый из Z - отчетов был отдельной строкой занесен в журнал кассира-операциониста. Получается несколько записей одной датой, но с разными номерами смен.
Если кассир забыл снять Z - отчет.
Если отчет не был снят вечером - не беда его можно снять утром на следующий день или даже через день. В этом случае в журнале кассира операциониста нужно проставить дату, взятую из Z - отчета и провести деньги тем числом, когда он снят. Либо, если деньги уже оприходованы в кассовой книге, можно поставить в журнале кассира операциониста нужную дату, а кассира попросить написать объяснительную записку в произвольной форме на имя директора - это заставит кассира в следующий раз быть повнимательней.
Если кассир случайно снял несколько лишних отчетов за день.
Если на кассе случайно были сняты несколько вечерних Z - отчетов за день, то каждый нужно занести в книгу кассира - операциониста по отдельности, выйдет несколько отчетов под разными номерами, но за одну дату. Обычно это отчеты с нулевыми суммами. Можно так же попросить кассира написать объяснение в воспитательных целях.
Можно ли восстановить утерянный Z - отчет?
Z - отчет можно восстановить двумя способами:
- Снять отчет по фискальной памяти. Для этого нужен пароль налогового инспектора, если вы его не знаете, лучше вызвать кассового механика, который поможет вам снять отчет. Не пытайтесь самостоятельно снять фискальный отчет, так как ваш кассовый аппарат может заблокироваться при неправильном вводе пароля налогового инспектора. Фискальный отчет выдаст вам информацию только по общей сумме за день, то есть в нем не будет расписана информация по каждой покупке за день.
- Снять отчет по ЭКЛЗ . В ЭКЛЗ храниться вся информация по всем кассовым чекам , пробитым на кассовом аппарате. То есть по из блока ЭКЛЗ можно вытащить подробную информацию за любой рабочий день. Помните, что блок ЭКЛЗ меняется раз в год, поэтому информацию можно получить только из текущего блока.
Исправления в журнале кассира - операциониста.
Каждая ошибка в журнале кассира-операциониста должна быть заверена подписью лица, ответственного за ведение журнала. То есть рядом с каждым исправлением нужно написать: "исправленному верить" и расписаться.
Журнал кассира - операциониста и кассовая книга это одно и то же?
Нет. Кассовая книга это другой документ, который также обязаны иметь индивидуальные предприниматели и организации для ведения бухгалтерской отчетности.
Штраф за отсутствие журнала кассира - операциониста.
Налоговые инспектора пытаются время от времени штрафовать предпринимателей за отсутствие либо незаполнение журнала кассира-операциониста, привлекая по ст.15.1 КоАП РФ , а штраф по этой статье немаленький: от 40000 до 50000 рублей. Так было несколько судебных разбирательств (одно из них: № А56-9691/2005 от 28 июля 2005 г.), которые каждый раз выигрывали предприниматели. Но сколько предпринимателей не стало подавать в суд на неправомерные действия налоговиков - остается загадкой. Поэтому решайте сами нужно ли вести журнал или нет.
И уж совсем безобразно смотрится, когда налоговые инспекторы пытаются подвести отсутствие журнала кассира-операциониста под ст. 14.5 КоАП. В моей практике был один такой случай в Ленинградской области. Предприниматель предпочел не связываться с налоговиками и заплатил штраф 4000 рублей. Для организаций это было бы 40000 рублей.
Как зарегистрировать журнал кассира операциониста.
Журнал кассира операциониста привязан к конкретному кассовому аппарату. Поэтому журнал регистрируется вместе с регистрацией кассового аппарата . Когда журнал подходит к концу нужно купить новый, прошить и пронумеровать его, а потом сходить в налоговую инспекцию и заверить его. Заверением журналов КМ 4 занимаются отделы оперативного контроля в соответствующей Межрайонной налоговой инспекции где был зарегистрирован кассовый аппарат. Старый заполненный журнал нужно хранить в архиве организации 5 лет. Хотя его хранение стало бессмысленным с введением ЭКЛЗ - теперь вся информация храниться на электронном носителе.
Примеры заверенного журнала кассира.
Где зарегистрировать журнал кассира-операциониста.
Документы, необходимые для регистрации нового журнала кассира - операциониста.
В разных налоговых инспекциях могут быть разные правила по предъявляемым документам. Закон также не определяет необходимые документы для регистрации замены журнала. В каждом конкретном случае лучше позвонить в налоговую и спросить чего они хотят. Приведу несколько типов документов, которые требуют налоговики в Питере:
- паспорт (формуляр) на кассу.
- старый журнал кассира-операциониста.
- новый журнал кассира-операциониста прошитый и пронумерованный
- регистрационную карточку на кассовый аппарат
- паспорт лица, предъявляющего документы и доверенность, если это не руководитель предприятия.
Первая запись в журнале.
При первичной регистрации журнала кассира-операциониста вместе с кассовым аппаратом, налоговый инспектор делает первую запись в журнале, на снятый Z - отчет и пробитые 1 рубль, 11 копеек, хотя в некоторых налоговых этого не делают, а просто заверяют журнал подписью и штампом.
Пример первой записи, которую налоговый инспектор оставляет при регистрации журнала КМ-4.
Лицо, ответственное за ведение журнала кассира-операциониста.
Назначается приказом директора, если директор не хочет сам быть ответственным за его ведение. Обычно это кассир, администратор или главный бухгалтер. Для руководителя было бы не лишним создать На практике никто не заполняет эту графу и налоговые инспектора к ней не придираются Если графа не заполнена, ответственность за ведение автоматически возлагается на руководителя компании или ИП.
Типы журналов кассира - операциониста.
Я встречал два типа. Образцы журналов кассира-операциониста:
- Вертикальный журнал. Плюсы: больше строк на станице - хватает на большее количество записей - реже придется менять его в налоговой. Минусы: слишком узкие графы - большие суммы не помещаются.
- Горизонтальный журнал. Плюсы: удобен в заполнении - широкие строчки, в которые помещаются большие суммы. Минусы: хватает на меньшее количество записей - придется часто менять.
На сколько хватает журнала кассира операциониста?
В горизонтальном журнале кассира-операциониста - около 50 листов и 20 строчек на каждом листе. 20 умножить на 50 получается 1000, то есть журнала хватит примерно на тысячу дней или смен.
В вертикальном журнале от 29 до 40 строк и 50 страниц, то есть его хватает примерно на 2000 дней (смен).
Можно заметить, что графы 6 и 9 очень узкие (особенно в вертикальном журнале), чтобы писать в них крупные суммы накоплений, а такие графы как 5 и 15 слишком широкие для своих значений. Разве российские чиновники могли придумать что-то по умнее?
Как оформлять возврат в журнале кассира операциониста.
Возврат по кассе оформляется в графе 15. Если возвратов было несколько за текущий день, то все они суммируются и заполняются одной суммой. При возврате не обязательно пробивать на кассе чеки возвратов (хотя можно это сделать для красоты), но обязательно нужно заполнить форму КМ-3 .
С подробным описанием оформления возврата можно ознакомиться в статье.
Пример заполнения возврата в КМ-4 (возвраты на общую сумму 1000, при этом не важно сколько
было возвратов):
Обратите внимание, что графы 11(сдано наличными) и 14 (сдано всего) меньше на сумму возвратов.
Оформление продажи по банковской карте / безналичным расчетом / кредитом
Если вы осуществляете продажи по банковским картам через банковские терминалы, либо принимаете деньги через чековую книжку, либо любым другим безналичным расчетом, то эти деньги также нужно пробивать на кассовом аппарате. В вечернем Z - отчете у Вас будет отдельной строчкой выведено количество продаж по безналу и общая сумма за день по безналичному расчету. Эти два параметра нужно записать в графы 12 и 13 журнала кассира - операциониста.
Графы 12 и 13 отвечают за пробитие средств не за наличный расчет - то есть любыми другими способами:
- банковской картой
- пробитие средств, поступивших через банковский терминал должно происходить дважды:
1 - на самом банковском терминале
2 - на кассовом аппарате - дорожными чеками
- продажей в кредит и др.
Не требуется вписывать в журнал средства, которые поступили на безналичный расчетный счет в банк.
В графе 12
- пишется количество чеков по безналу.
В графе 13
- общая сумма чеков по безналу.
В графе 11
- сдано наличными сумма должна быть меньше чем в графе 14 на сумму в графе 13, то есть:
графа 14 - графа 13 = графа 11
Пример заполнения безналичного расчета в журнале: (за смену сделано 3 продажи по безналу на общую сумму 1000 рублей).
Как прошивать и нумеровать журнал кассира - операциониста.
Нумеровать листы можно только от руки, хотя некоторые налоговые на это не обращают внимания. Не нужно нумеровать каждую страницу, достаточно пронумеровать только листы. Нумеровать обложку тоже не надо. Нумерация начинается с первой внутренней страницы.
Вообще нет какого либо стандарта по нумерации и прошивке. Правда некоторые налоговые инспектора настаивают, чтобы страницы нумеровались от руки.
Прошивают журнал делая два отверстия снизу, продевая через них толстую нить и наклеивая на последней странице небольшой кусочек бумаги. На бумажке надо от руки написать: "пронумеровано и прошнуровано 50 листов", поставить подпись директора и печать организации. Примерно как на рисунках:
Прошивают КМ-4 тоже разными способами, иногда все страницы, иногда начиная с разворота.
Законодательства о журнале кассира-операциониста не существует.
Заполнение титульного листа
Пример заполнения титульного листа (обложки). Все графы заполнять не обязательно, только самые важные:
Как оформлять замену ЭКЛЗ и ремонты
Если проводилась замена ЭКЛЗ на кассовом аппарате, то в ЦТО была пробита сумма 1 руб. 11 коп. и снят лишний Z - отчет, который был оставлен в налоговой инспекции. Этот отчет тоже нужно заполнить в журнал кассира-операциониста. Тоже самое нужно сделать при ремонтах ККМ, если в сервисной службе были сняты Z - отчеты. Выйдет примерно следующее:
Где купить журнал кассира-операциониста.
Форму КМ-4 можно купить в любом более менее уважающем себя канцелярском магазине. Только прошить и пронумеровать придется его самостоятельно. Если Вы приобретаете кассовый аппарат в нашем ЦТО, то журнал кассира операциониста входит в стоимость комплекта документов при регистрации кассового аппарата.
