Суточные какой счет затрат. Командировочные расходы сотрудника в бухгалтерских проводках

Командировочные расходы - это расходы, которые осуществляются подотчетным лицом за счет предприятия. В этой статье мы разберем, как осуществляется учет таких расходов в бухгалтерском и налоговом учетах.

Обязанность работодателя - возместить расходы по служебной командировке. Об этом сказано в статье 168 ТК РФ и Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Перед направлением работника в командировку ему выдается денежный аванс.

Для расчета и выплаты аванса работнику основанием являются два внутренних документа:

• приказ или распоряжение руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
• письменное решение руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Аванс рассчитывается исходя из следующих затрат:

• стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
• оплата за проживание в гостинице;
• суточные на каждый день нахождения в командировке;
• другие расходы, по разрешению руководства.

Суточные - это отдельный вид расходов, они не зависят от расходов на проезд и жилье.

Ограничений по размеру суточных законодательном не установлено. Коммерческие организации вправе устанавливать их размер своим внутренним актом.

Однако существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника. В 2017 году лимит составляем 700 рублей в сутки для командировок по России и 2 500 рублей - для командировок заграницу.

Эти же лимиты действуют с 2017 года при уплате страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Суточные необходимо выплачивать за все дни нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Никаких документов подтверждающих расход суточных предоставлять не нужно.

Аванс выдается наличными через кассу предприятия или перечислением на банковскую карту. В течение 3 дней после возвращения на постоянное место работы работник должен отчитаться в бухгалтерии за полученные деньги.

Обратите внимание, что в 2017 году на основании постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 можно не оформлять командировочное удостоверение и служебное задание.

Для отчета работник предоставляет авансовый отчет, по форме АО-1 или по форме, самостоятельно разработанной предприятием. К отчету прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы (билеты, документы гостиницы, чеки и прочее).

Если проезд до места командировки и обратно осуществлялся личным или служебным транспортом, необходимо предоставить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, и приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения этих расходов должна быть отражена в учетной политике организации.

Предприятия на УСН («доходы минус расходы») рассчитывают командировочные расходы так же, как при общей системе, и принимают их в расходы.

Но дата включения в расходы сумм на командировки может отличаться.

Расходы на УСН признаются по мере оплаты. Если работнику выдавался аванс, то в расходах на УСН эти командировочные расходы будут отражены на дату утверждения авансового отчета при условии предоставления подтверждающих первичных документов.

При этом, налогоплательщикам необходимо помнить, что гарантии и компенсации, предусмотренные , в том числе и связанные с командировкой, распространяются только на сотрудников , заключивших с организацией трудовой договор. На сотрудников, работающих по договору ГПХ (гражданско-правового характера) , нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются в соответствии с положениями .

Аналогичная норма содержится и в п.2 Постановления №749:

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Примечание : Иное командировкой не считается.

Соответственно, если сотрудник работает в компании по договору ГПХ, то направление его в поездку для служебных целей командировкой не является. А значит, обязанность компенсировать такому сотруднику командировочные расходы у организации отсутствует. Поэтому, чтобы не увеличивать цену договора ГПХ (сумму вознаграждения) на сумму расходов, связанных со служебной поездкой, а так же - не платить «лишних» налогов, возможность выплаты компенсационных сумм исполнителю поручения необходимо предусмотреть в договоре ГПХ (гражданско-правового характера) .

И в налоговом и в бухгалтерском учете при отражении хозяйственных операций, связанных со служебными командировками, возникает целый комплекс задач и вопросов, которые должна решить бухгалтерия. Направление сотрудников в командировки является частью трудовых отношений между сотрудниками и организацией. Этому вопросу посвящена .

В соответствии с данной главой, необходимо применять особый порядок расчетов по заработной плате с командировочными сотрудниками. Ведь при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение: 1) места работы (должности), 2) среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой в соответствии с положениями .

к меню

Порядок оформления и учета хозяйственных операций

В соответствии с требованиями , в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы на проезд до места назначения и обратно;
• расходы по найму жилого помещения;
• суточные - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Кроме вышеперечисленных, к командировочным расходам относятся:

• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• расходы на провоз багажа,
• расходы по оплате услуг связи,
• расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз, других выездных документов,
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта,
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки,
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
• иные обязательные платежи и сборы.

Порядок и размеры возмещения суточных расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким образом, Трудовым кодексом не устанавливаются нормы компенсационных выплат на возмещение командировочных. Работодателям предоставляется право самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, положении о командировках), порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, включая размер выплачиваемых суточных.

к меню

ПРИКАЗ на командировку, служебное ЗАДАНИЕ, Командировочное УДОСТОВЕРЕНИЕ

Для документального оформления хозяйственных операций, связанных с командировками, МОГУТ применяются унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»:

• №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»
• №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»
• №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.

Оформить работникам направление в командировку можно по разработанным самостоятельно Распоряжению (ПРИКАЗУ) работодателя на определенный срок , для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п.3 Постановления №749). В соответствии с п.6 Постановления, цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

ООО «ГАСПРОМ»
ИНН 4308123456, КПП 430801001, ОКПО 98756423

полное наименование организации

ПРИКАЗ № 90

о направлении работника в командировку

г. Москва 20.08.2019

Направить в командировку Петрова Алексея Ивановича.
Место назначения – Россия, г. Екатеринбург, ООО «Производственная фирма "Мастер"».
Должность сотрудника – наладчик оборудования.
Структурное подразделение – инженерный цех.
Срок командировки – с 24 по 26 августа 2019 года (3 календарных дня).
Служебное задание – ремонт и наладка оборудования.
Транспорт (подчеркнуть) – общественный/личный/служебный/транспорт третьих лиц.

Командировка осуществляется за счет средств ООО «Производственная фирма "Мастер"».

Директор _________ А.В. Иванов

С приказом ознакомлен:

Наладчик оборудования _____________ А.Н. Петров

Направление работника в командировку за пределы РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы ( Постановления).

Составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

Форма № Т-10. Командировочное удостоверение

Документ не является обязательным с 8 января 2015 года. Если кто-то пользуется в своей практике эти документом, то можно скачать:

• Пустой бланк удостоверения (.docx, 21 Кб)
• Заполненный образец командировочного бланка (.docx, 16 Кб)

к меню

СРОКИ КОМАНДИРОВКИ, выезд, приезд в Выходные, Нет Проездных Документов

День выезда в командировку и день отъезда из командировки, приходящиеся на выходные или праздники, должны оплачивается не менее, чем в двойном размере. То же самое касается и дней нахождения в пути в период командировки.

к меню

Как подтвердить срок нахождения в командировке в случае отсутствия проездных документов

Если поездка в командировку совершена на автомобиле сторонней автотранспортной компании без оформления проездных билетов, то срок нахождения в командировке можно определить по служебной записке и по документам, подтверждающим маршрут следования транспорта. В случае отсутствия проездных документов срок пребывания работника в командировке подтвердит служебная записка и (или) иной документ от принимающей стороны, подтверждающий фактический срок пребывания сотрудника в командировке.

Примечание : Письмо ФНС России в письме от 24.11.15 № СД-4-3/20427 .

Согласно Положения об особенностях направления работников в служебную командировку (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749

В пункте 7 Положений сказано: фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Если проездные документы по каким-то причинам отсутствуют, фактический срок пребывания работника в командировке подтверждают документы по найму жилого помещения. При отсутствии таковых работник представляет служебную записку и (или) иной документ от принимающей стороны, подтверждающий фактический срок пребывания сотрудника в командировке (см. также письмо Роструда от 19.10.15 № 2450-6-1).

Если поездка совершена на служебном, личном транспорте или на автомобиле третьих лиц (по доверенности), то работник должен приложить к служебной записке путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Положения о командировках охватывают не все возможные варианты проезда работника в командировку. В частности, в этом документе не оговорено, как определить время пребывания сотрудника в месте командирования, если поездка совершена на машине сторонней автотранспортной компании (на основании соответствующего договора), при которой не выдаются билеты.

к меню

Какими документами можно подтвердить фактический срок пребывания сотрудника в командировке?

В Федеральной налоговой службе считают, что для любых ситуаций, при которых проезд не обязан сопровождаться оформлением проездных документов, следует руководствоваться положениями абзаца второго пункта 7 Положения о командировках. То есть срок нахождения работника в командировке может быть определен по служебной записке и по документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листам, маршрутным листам, счетам, квитанциям, кассовым чекам и иным документам, подтверждающим маршрут следования транспорта). При этом указанный в служебной записке работника срок не должен выходить за рамки срока, зафиксированного в соответствующем решении руководителя о направлении работника в командировку.

к меню

ОПЛАТА сотруднику расходов, связанных со служебной поездкой, Размер, расчет и выплата СУТОЧНЫХ, Бухгалтерская СПРАВКА

С 2017 года страхователям не удастся сэкономить на страховых взносах благодаря повышенным командировочным выплатам. В НК РФ внесены изменения, согласно которым страховыми взносами не облагаются только суточные в пределах установленных лимитов ().

Примечание : Нормы суточных для целей налогообложения при командировках по России и загранкомандировках (.pdf 120 Кб)

Для российских командировок лимит суточных равен 700 рублей, а для загранпоездок - 2 500 рублей.

Компании и ИП вправе не менять утвержденные размеры суточных. Но нужно учесть тот фактор, что при повышенных размерах суточных придется заплатить страховые взносы с превышения.

к меню

ПРИКАЗ об установлении норм суточных по командировкам по России и за границу

Понадобится для учета суточных при расчете налога на прибыль. Суточные в размере, утвержденном в коллективном договоре или приказе руководителя, можно полностью учесть в расходах.

Форма приказа об установлении норм суточных – произвольная. В тексте приказа укажите период, на который устанавливаются суточные, особенности служебных командировок и размер суточных.

Примечание : Скачать приказ об установлении норм суточных (.docx, 17 Кб)

Размер суточных при командировке

Суточные выдаются в составе аванса на командировку с учетом планируемого срока поездки (статья 168 ТК.)

А если выплатить суточные не в составе аванса на командировку? Например, когда сотрудник вернется, выдать ему деньги с учетом фактического срока поездки. В таком случае придется дополнительно рассчитать и выплатить компенсацию за задержку выплаты суточных – по аналогии с компенсацией за задержку зарплаты. Так считают судьи (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 13.07.2015 № 33-10274/2015, кассационное определение Омского областного суда от 25.01.2012 № 33-413/2012).

Выплата суточных, так же как и возмещение командировочных расходов, может осуществляться организацией как в наличной, так и в безналичной формах. В случае выдачи наличных денег из кассы предприятия, сотрудник, направляющийся в командировку, как подотчетное лицо, обязан составить в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм. Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании.

В настоящее время компании все чаще используют безналичные средства для расчетов с подотчетными лицами. А при нахождении сотрудников в командировка, безналичные расчеты становятся особенно актуальны. Однако, при перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски. Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату. Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:

1. Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.
2. Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.
3. Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник ( №749).

Если сотрудник заболел во время своего пребывания в служебной командировке, то ему:

• возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении),
• выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности сотруднику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ. При этом временная нетрудоспособность должна быть подтверждена документально в установленном порядке (п.25 Постановления №749).

к меню

Бухгалтерская справка, Расчет суточных

Понадобится, чтобы обосновать размер выплаченных суточных, например, в случае налоговой проверки.

Суточные сотрудникам выплачиваются:

• за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
• за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной задержки.

Размер суточных для командированных сотрудников, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, можно установить коллективным (трудовым) договором или приказом руководителя. Этот размер определяют:

• в коммерческих организациях – самостоятельно;
• в организациях госсектора – соответствующими нормативно-правовыми актами.

Скачать справку расчет для выплаты суточных (.docx, 19 Кб)

к меню

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ подтверждение командировочных, ОТЧЕТ о командировке

В соответствии с п.24 Постановления №749, возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

К авансовому отчету прилагаются оформленные надлежащим образом следующие документы:

• о найме жилого помещения,
• подтверждающие расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей),
• об иных расходах, связанных с командировкой;
• отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

В соответствии со , расходы организации должны быть обоснованы и документально подтверждены. Данное требование относится и к командировочным расходам, произведенным.

к меню

Представлять документы, подтверждающие расходование суточных, не нужно

Чтобы учесть расходы в виде суточных, достаточно иметь авансовый отчет. Работодатель не должен требовать от вернувшегося из командировки работника чеки ККТ, счета, квитанции и другие документы, подтверждающие фактические затраты. Об этом сообщил Минфин России в письме от 11.12.15 № 03-03-06/2/72711 .

Согласно подпункту 12 пункта 1 , суточные и полевое довольствие относятся к расходам на командировки, которые в целях налогообложения прибыли учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Как и любые расходы, затраты на выплату суточных должны быть документально подтверждены. Но, как поясняют в Минфине, отчитываться по суточным работник не должен . Другими словами, он не обязан представлять чеки, квитанции и прочие документы, подтверждающие расходование суточных.

Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ). Соответственно, для того, чтобы списать средства, выделенные на оплату суточных, достаточно иметь авансовый отчет.

к меню

Письма Минфина о расходах на командировки

1. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы

В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51 , Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.

«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:

• чек контрольно-кассовой техники;
• слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
• подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;
• или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.»

Примечание : Командированные сотрудники не должны забывать о документах, подтверждающих оплату произведенных расходов (чеках ККТ и слипах).

к меню

2. Как подтвердить расходы, если оформляются электронные проездные документы.

Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6 :

«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

к меню

3. Документальное подтверждение расходов по найму жилья при командировке

Командировочные расходы, не подтвержденные документами, облагаются страховыми взносами

Если командированный работник не представил документы, подтверждающие его расходы на проезд и наем жилья, то работодатель обязан начислить страховые взносы на сумму компенсации таких затрат. Такая позиция выражена в письме Минфина от 09.02.18 № 03-04-05/7999 .

4. Какими документами можно подтвердить расходы на наем жилья, если во время командировки сотрудник поселился у частного лица

В этом случае расходы подтверждаются договором или актом с наймодателем. Потому что во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). Подтвердить расходы на наем жилья в данной ситуации можно документами, составленными в произвольной форме ( , постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным наймодателем (владельцем квартиры), с одной стороны и нанимателем (командированным сотрудником) с другой. В этом документе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные Закона от 6 декабря 2011 г. № 402–ФЗ.

Если организация самостоятельно арендует для командированных сотрудников частное жилье, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор. Это целесообразно, если организация регулярно командирует своих сотрудников в один и тот же населенный пункт. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. В этом случае документом, подтверждающим расходы на наем жилья, тоже может быть акт.

Обязательно зафиксируйте в акте факт оплаты, поскольку в противном случае будет считаться, что сотрудник не понес расходы. Фиксация факта оплаты необходима для признания затрат на проживание в составе расходов при расчете налога на прибыль ()

5. Работник провел отпуск в месте командировки: оплата обратного билета облагается НДФЛ и взносами?

После выполнения служебного задания работник не возвращается из места командировки, а остается там для проведения отпуска. Должен ли работодатель начислить страховые взносы на стоимость приобретенного для сотрудника обратного билета к месту постоянной работы? Да, должен, ответила ФНС России в письме от 11.05.18 № БС-4-11/8968.

к меню

Заполнить, проверить и сдать расчет по страховым взносам через интернет

РАСХОДЫ на общественный транспорт, такси, другие расходы во время командировки

Затраты на поездки сотрудника в общественном транспорте в городе, куда он командирован, можно учесть при налогообложении прибыли. Работодатель обязан возместить сотруднику расходы по проезду, то есть затраты на поездку к месту командировки и обратно – к месту постоянной работы (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Возмещение иных транспортных расходов командированного не предусмотрено . Однако расходы на поездки сотрудника городским транспортом во время командировки можно учесть в составе командировочных расходов (). Это будут дополнительные затраты на командировку.

Чтобы учесть данные расходы в целях налогообложения прибыли, предусмотрите их возмещение в локальных нормативных актах (например, в коллективном договоре, положении о командировках в организации). Кроме того, они должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Примечание : Письма Минфина России от 21 июля 2011 г. № 03-03-06/4/80, ФНС России от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246.

Суммы компенсации расходов на проезд сотрудника в городском транспорте во время командировки не облагаются НДФЛ. Но только если эти суммы учтены в составе суточных и в пределах норм, установленных Налогового кодекса РФ для суточных (не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России и не более 2500 руб. в день при поездках за рубеж). Такой вывод следует, в частности, из постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 ноября 2006 г. № А26-11318/2005-210.

Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на суммы возмещения расходов на поездки сотрудника во время командировки нужно начислить. Это связано с тем, что перечни выплат сотрудникам, на которые не начисляются страховые взносы, являются закрытыми. И такой вид выплат, как компенсация затрат сотрудника на поездки в общественном транспорте в городе, куда он командирован, в них не назван. Такой вывод следует из положений пункта 1 части 1 и на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, абзацев 10 и 12 подпункта 2 пункта 1, пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Сопутствующие затраты по командировке - стоимость такси, аренды машины в месте командировки, услуги V IP-залов в аэропортах и на вокзалах, упаковки багажа и другие расходы, которые одобрены руководителем подтверждаются билетами, посадочными талонами, квитанциями и т. д. Как и в случае с суточными, если билеты потерялись, то безопаснее запросить их копии у перевозчика. Или попросить другой документ, из которого будет ясно, что конкретный работник воспользовался услугами транспорта в конкретный день и в определенное время.

Командировка – это рабочая поездка сотрудника по распоряжению руководства. Все расходы на проезд, проживание и питание работника организация должна взять на себя. В этой статье мы рассмотрим проводки по командировочным и суточным расходам.

Типовые проводки по суточным и командировочным

Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику :

• Дебет Кредит 50 () .

Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:

• Дебет 50 Кредит .

В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:

• Дебет Кредит 50 .

По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.

Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.

Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:

• Дебет 68 НДС Кредит 19 .

Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:

• по дебету 76 счета и кредиту .

Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:

• Дебет 50.3 Кредит 76 .

Выдачу сотруднику:

• по дебету 71 и кредиту 50.3 .

Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.

Пример проводок

Сотрудник направлен в командировку на 6 дней. Билеты куплены организацией в авиакомпании. Их стоимость 31 270 руб. Расходы в командировке на оплату гостинцы составили 13 000 руб. (НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., – 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб. и командировочные, в размере 12 000 руб.

Проводки:

У многих организаций возникает необходимость отправить своего работника в командировку, это может быть командировка в пределах страны либо за границу, длительная или не очень. Независимо от вида командировки необходимо правильно её оформить, заполнить все командировочные документы, в бухгалтерском учете совершить необходимые проводки, правильно учесть командировочные расходы в целях налогообложения.

Разберемся, как оформить командировку, и какие необходимо заполнить документы.

Командировка - это отъезд работника из организации для выполнения служебного задания за пределы населенного пункта, в котором располагается данная организация. Продолжительность командировки может быть от одного дня и более, это зависит от сложности поручения, его объема и других особенностей. Длительность командировки никакими документами не ограничивается.

Первым днем командировки считается день отъезда из места постоянной работы (до 00.00 по местному времени), последний день - день прибытия в место постоянной работы.

Ст.167 Трудового кодекса РФ гарантирует сотруднику, направленному в командировку:

• сохранение за ним должности;
• выплату работнику за время командировки его среднего заработка;
• возмещение работнику всех командировочных расходов.

Командировочные документы

1. - направление сотрудника в командировку оформляется данным приказом, существуют унифицированные бланки: форма Т9 для одного сотрудника, форма Т9а для группы сотрудников. Скачать эти формы можно здесь, там же вы найдете образец заполнения приказа на командировку.
2. - данный документ сдается работником по приезду из командировки и содержит информацию о потраченных им суммах (командировочных расходов) с подтверждающими факт затраты документами. Предъявить авансовый отчет работник обязан в течении 3-х дней с момента возвращения. Скачать бланк АО-1 можно в статье: Образец заполнения авансового отчета АО-1.
3. - сдается также при возвращении из командировки вместе с авансовым отчетом, данным документом работник подтверждает факт нахождения по месту назначения, он содержит подписи и печати организаций, в которых работник побывал. Удостоверение имеет унифицированную форму Т-10, скачать его можно здесь.

Также в качестве командировочных документов может выступать отчет о командировке, составленный работником по его возвращении, а также служебное задание, составленное руководителем подразделения.

Изменения 2015 г .: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в .

Авансовый отчет является обязательным документом при оформлении командировки, к нему прилагаются также документы, подтверждающие произведенные расходы. При неправильном и ненадлежащем оформлении авансового отчета затраты нельзя будет принять к учету в качестве командировочных расходов и, соответственно, впоследствии нельзя учитывать при определении налоговой базы при налогообложении.

Приказ на командировку, служебное задание, отчет о командировке - это внутренние документы, они не обязательны для признания понесенных командировочных затрат.

Налоговый учет командировочных расходов

Согласно НК РФ в налоговом учете командировочные расходы отражаются в составе прочих расходов (ст.253 НК РФ). Эти расходы признаются в том отчетном периоде, в котором была командировка. Датой подтверждения командировочных расходов признается дата авансового отчета.

На сумму командировочных расходов может быть уменьшена налоговая база при .

Расходы, которые могут быть учтены для целей налогообложения (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ):

• транспортные расходы на проезд до места командировки и обратно;
• расходы на проживание (оплата гостиницы или аренда жилого помещения);
• суточные;
• оформление выдачи виз, паспортов и прочих подобных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита и другие аналогичные сборы.

Дополнительные расходы в гостинице, связанные с обслуживанием номера (уборка, химчистка, услуги носильщика), питанием в ресторане, баре, посещением оздоровительных заведений (бассейн, спортзал, сауна) в качестве командировочных расходов не признаются и не уменьшаются налоговую базу при расчете налога на прибыль.

Командировочные расходы и НДС

Для того, чтобы направить , нужно, чтобы этот НДС был выделен отдельной строкой в подтверждающих документах: в счетах-фактурах и документах, подтверждающих уплату, и документах строгой отчетности.

Если при возвращении у сотрудника остается часть выданного аванса, то он возвращает оставшиеся денежные средства предприятию в кассу с оформлением .

Если выданного аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные денежные средства, то организация возмещает понесенные расходы свыше выданного аванса, при этом оформляется .

Проводки по расходам свыше выданного аванса

Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета. Затраты, связанные с культурными и развлекательными мероприятиями, учитываются в качестве внереализационных расходов.

Если по произведенным расходам выделяется и есть подтверждающие документы с выделенным в отдельной строке НДС (счет-фактуры, ), то этот НДС можно отнести на счет 19 и затем направить его к вычету (при условии, что эти расходы относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу при ).

Проводки по бухучету командировочных расходов

Какие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей (при этом нужно помнить, что из зарплаты работника можно удержать сумму не свыше 20% от величины среднего заработка), либо путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на расчетный счет.

Если какие-то затраты оплачивает сам работодатель с расчетного счета (например, оплата билетов или проживания в гостинице), то выполняется проводки:

Если работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса». При этом выполняются следующие проводки:

Пример учета командировочных расходов

Проводки бухучета командировочных расходов: