Как вести кассу в учреждении. Что собой представляет кассовая дисциплина на предприятии? Выдача наличных средств под отчет

Несмотря на то, что сейчас многие бизнесмены осуществляют свою деятельность по безналичным расчетам, вместе с тем, еще используются операции с финансовыми средствами в наличной форме.

Как следствие предпринимателям требуется кассовая книга. Поэтому возникает необходимость разобраться, что это такое и как правильно ее заполнять.

Основные моменты

Кассовая книга является специализированным журналом (регистром), куда вносятся все сведения об осуществляемых компанией операциях сопровождающихся наличными расчетами.

Журнал входит в бухгалтерскую отчетность ИП. Ведение кассовой книги является обязательным. Составляется и оформляется регистр по правилам налогового законодательства.

С 2019 года кассовая книга обязательна для всех предпринимателей, включая тех, кто работает по упрощенной налоговой системе. Журнал составляется строго по .

К ведению книги кассового учета нужно относиться серьезно, потому что во время налоговой проверки ее тщательно изучают сотрудники ФНС .

В случае неправильного оформления кассовой книги или по причине совершенных ошибок, внесения недостоверной информации с предпринимателя взимается штраф.

Ведется журнал кассового учета с начала и до конца текущего года. Как вести кассовую книгу должно быть известно каждому бизнесмену.

Что это такое

Книга кассового учета – документ, в котором собраны все кассовые операции, проводимые предпринимателем на протяжении дня. Кассовая книга ведется каждодневно, за исключением выходных.

В ней должно отражаться движение наличных денег, которое подтверждается приходной и расходной кассовой документацией. В конце дня в нее вписываются итоговые данные, которые включают обороты и расчеты лимита кассы.

В журнале регистрируются все приходно-расходные операции, включая расчеты сумм, корреспондирующих счетов и характер проведенных транзакций. Благодаря регистру фиксируются все финансовые потоки в наличной форме в работе фирмы.

Кассовая книга является обязательным документом, в который руководство фирмы может включать самостоятельно разработанную первичную документацию.

Кассовая книга как собственно и любое обращение наличности должна соответствовать нормативным актам Центробанка .

Какова роль документа

Каждый бизнесмен, осуществляя предпринимательскую деятельность должен вести ее в соответствии с законодательством России.

Тем более если это касается расчетов по оплате налогов, составлению и оформлению отчетности и другой аналогичной документации.

К числу таких обязательных документов можно отнести кассовую книгу, наличие которой является обязательной для тех, чья деятельность связана с наличными деньгами.

В отдельных случаях ИП может обойтись без кассовой книги. Однако если зарплата выплачивается работникам в наличной форме через кассу фирмы, то потребуется кассовая книга.

При этом если заработная плата сотрудникам компании начисляется безналичным платежом на платежные карточки, то предприниматель обязательно должен знать, что собой представляет кассовая книга, и какую информацию надо в нее вносить.

ИП должен уметь правильно ее вести, оформлять разбираться в нюансах ее заполнения. Поэтому иногда лучше воспользоваться услугами бухгалтера, который знает, как нужно вести .

Законодательная база

Основанием для заполнения кассовой книги является . В журнале должны учитываться все денежные поступления/ отчисления.

В организации по закону должна быть одна книга кассового учета. На листах обязательно должна быть нумерация. Журнал также должен быть прошнурован, а в конце книги ставится сургучная или мастичная печать.

Прошитые листы заверяются подписью руководителя или уполномоченного лица. Опечатка производится мастичной печатью с использованием клея в составе, которого есть жидкое стекло.

Листы журнала должны быть сделаны из папиросной бумаги, краска штемпельная. При этом бумагу с оттиском печати нужно смазать с обеих сторон клеем, а после того как она будет опечатана, следует нанести повторно слой клея.

Все записи в книге кассового учета осуществляются в 2-х экземплярах. Для этого можно использовать обычную копирку.

Копия должна быть отрывной, так как она является частью отчета кассира.Оригинал сохраняется в кассовой книге. Нумерация оригинала и копии должна быть идентичной.

В кассовой книге нельзя подчищать и исправлять записи, за исключением исправлений, подтвержденных подписями кассира и главбуха.

Допускается автоматизированное ведение кассовой книги. В этом случае листы должны быть созданы в форме машинограмм, а нумерация листов осуществляется автоматически.

Выдачу средств из кассы, без подтверждения в виде росписи поставленной получателем в расходном кассовом ордере или при остатке наличных денег в кассе делать категорически запрещено.

Вся выданная денежная сумма будет отнесена к недостаче, затем взыскана с кассира. Все денежные средства в наличной форме, без подтверждения соответствующими кассовыми документами, считаются излишком и зачисляются в прибыль фирмы.

Руководство предприятия обязано оборудовать помещение надлежащим образом и создать условия для хранения денег в помещении кассы.

Это правило распространяется также на период транспортировки денег из финансовых учреждений и вовремя сдачи их в отделение банка. Иначе руководство компании будет нести административную или уголовную ответственность.

Требования, касающиеся технической оснащенности, а также установки сигнализации в помещении кассы компании распорядительным документов не установлены.

До того, как открыть помещение и несгораемый шкаф кассиру надо убедиться в сохранности замков, решеток на окнах, дверях и печатей, а также в исправности сигнализации.

При обнаружении повреждений кассир должен сообщить об этом инциденте руководству фирмы и в полицию.

Если на предприятии работает только один кассир, то при необходимости его временной замены нужно заключить договор с другим сотрудником. Это поможет избежать возможных недоразумений в будущем.

Порядок ведения кассовой книги

Имеются готовые формы, по которым заполняется кассовая книга. Все операции, которые проходят в кассе в течение суток, должны отображаться на одной странице регистра.

По истечении рабочего дня нужно свести остатки и подвести итоги. Далее кассир по результатам своей работы составляет отчет, а всю наличность сдает в отдел бухгалтерии.

В кассовой книге все листы отрываются, так как одна часть сделана для того, чтобы отрывать, а другая остается в ней. Чтобы оторвать лист можно согнуть его по специальной линии и писать под копирку.

Журнал заполняется так:

Строение документа

Внешне регистр выглядит как 50-100 страничный журнал. В ней должен быть бланк титульного листа, который заполняется сведениями о периоде действия регистра. Для книги учета финансовый лимит не устанавливается.

Необходимые данные для оформления

Титульный лист журнала отображает:

1. ОКПО компании.
2. ФИО предпринимателя.
3. Год ведения книги учета.
4. Название структурного подразделения.

Общие правила составления вручную (инструкция)

Если журнал ведется вручную, то следует все листы пронумеровать, прошнуровать и опечатать на последнем листе. Все записи производить в 2-х экземплярах.

Для этого используется копировальная бумага. Обязанности кассира:

• просчитывать итоговые операции за сутки;
• высчитывать остаток наличности в кассе на начало будущего дня;
• передавать отчет в бухгалтерию (отрывную копию страницы), приход/расход в ордере.

Все записи в регистре должны проверяться бухгалтером и соотносится с числом ордеров. После чего он обязан подтвердить документ, поставив подпись в регистре.

В кассовой книге, составленной вручную можно делать исправления, перечеркивая неправильные данные и вписывая достоверные.

А вот подчистки в журнале недопустимы. Если же происходят какие-то исправления, то необходимо подтвердить их подписью главбуха и кассира.

Пример заполнения

Любое поступление и расход наличности на протяжении дня занесутся в книгу кассового учета. Также операции должны подтверждаться / .

В журнал записи вносятся каждый день, за исключением выходных. Под конец дня кассир должен проверить все записи, которые были внесены в книгу, потом все подсчитать и поставить подпись.

Бухгалтеру следует отдать отрывной лист и документы, подтверждающие операции. Дальше он заносит в кассовую книгу число переданных документов и скрепляет все своей подписью.

Затем бухгалтер все еще раз перепроверяет. Кассовая книга состоит из 2 частей. Они заполняются параллельно:

• отрывной лист, который передается в бухгалтерию;
• кассовая книга.

Каждый день журнал начинается с нового листа, где указывается:

• дата и номер листа;
• все операции и обороты на протяжении суток;
• остаток наличности за прошлый день.

Кассовую книгу нужно открывать ежегодно. В конце года журнал прошнуровывается, а на последнем листе ставиться печать и вносится следующая запись «прошнуровано и пронумеровано столько-то листов».

Образец документа

Оформление титульного листа журнала:

• название организации (юридическое лицо);
• ФИО (ИП);
• временной промежуток действия регистра (1 год);
• название подразделения;
• ОКПО.

В книге учета записи вносятся в готовый формуляр. Приходные/расходные операции, проведенные в течение одних суток, делаются на одном листе.

В конце рабочего дня сводится остаток, который подтверждается отчетом кассира. Затем деньги передаются в бухгалтерию.

Каждый лист журнала делиться на 2 части благодаря линии отрыва. Одна из них является страницей книги с показателями о совершаемых операциях, другая – отчет кассира.

Свернув лист по линии отрыва, и подложив его под копирку можно одновременно внести записи в обе части. Графы книги. В верхней части листа вписывается дата, месяц, год и номер страницы.

Незаполненные строки нужно перечеркнуть ручкой, так чтобы невозможно было что-то дописывать в пустые поля. Это можно делать символом Z. Внизу записывается фамилия бухгалтера и кассира. Там же ставятся их подписи.

Часто задаваемые вопросы

Ведение кассовой книги сопровождается следующими вопросами:

1. Кто контролирует ведение КО-4.
2. Какие нюансы возникают в обособленных подразделениях.
3. Какое количество журналов должно быть на предприятии.

Также налогоплательщиков волнует вопрос о том, какой штраф ожидает предприятие в случае несвоевременных или не полностью внесенных операции с наличными деньгами?

Представители налоговой службы могут оштрафовать предприятие за неведение кассовой книги в соответствии с КоАП РФ. Сумма штрафа составляет от 40 до 50 тыс. руб.

На кого возлагается контроль за ведением КО-4

Как уже говорилось, что кассовая книга – это документ, который разработан для каждодневной фиксации всех кассовых операций компании.

Унифицированная форма журнала была утверждена . Следовательно, вопрос, кто осуществляет контроль над ведением кассовой книги, отпадает сам собой.

Так как согласно этому документу обязанность контролировать правильность ведения журнала возложена на главного бухгалтера.
Порядок проведения контроля утверждается приказом руководителя или отображается в учетной политике предприятия.

Обычно методы ведения контроля предусматривают следующие аспекты:

• проверка нумерации кассовой книги;
• изучение ведения журнала;
• сверка кодов по фирме;
• проверка списка документов, которые должны быть переданы специальными подразделениями в головное управление.

Нюансы в обособленных подразделениях

Каждое специальное подразделение предприятия, когда проводятся операции с наличной денежной массой, должно отмечать это в кассовой книге. Правила ее оформления такие же, как и в головном предприятии.

Вместе с тем в обособленных подразделениях есть некоторые особенности:

Сколько книг должно вести предприятие

В компании разрешается ведение нескольких журналов, если:

Подбивая итог нужно выделить несколько ключевых моментов. Ведение кассовой книги является обязательным, если субъект хозяйствования осуществляет операции с наличными деньгами.

Ответственным за ведение журнала является главный бухгалтер предприятия или предприниматель. Нарушение порядка ведения кассовой книги предусматривает наложение штрафных санкций на налогоплательщика.

При работе с наличными средствами любое юридическое лицо или индивидуальный предприниматель должны особое внимание уделять кассовой дисциплине и грамотному оформлению всех кассовых операций. Для этого нужно изучить образец заполнения кассовой книги и правильно вести учет операций с наличными.

Что такое кассовая книга и для чего она нужна?

Начнем с определения кассовой книги, которая является бухгалтерским документом, в котором отражаются все операции с наличными деньгами (и приход, и расход). Такая книга должна быть на всех предприятиях, где есть касса. Исключение не составляют даже те юридические лица или ИП, которые работают по УСН (упрощенной системе налогообложения). Кассовая книга ведется в одном экземпляре по унифицированной форме КО-4, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России в 1998 году.

Этот документ заслуживает повышенного внимания, поскольку регулярно проверяется представителями различных инстанций.

По закону в учреждении, работающем с наличными деньгами, должна быть только одна кассовая книга. Но если речь идет о крупном предприятии, которое имеет обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, то каждое такое подразделение ведет собственную кассовую книгу. Ее оригинал находится в обособленном подразделении, а в головное учреждение передаются только копии первичных документов и кассовой книги. Все данные об остатках денежных средств в кассе такого подразделения в этом случае показываются в его балансе и учитываются при составлении сводного баланса по предприятию.

Как оформляется кассовая книга?

Согласно Инструкции №157н все учреждения, в которых есть касса, обязаны вести кассовые операции в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, который был утвержден Советом Директоров Центробанка России в 1993 году, и Положением Банка России №14-П от 1998 года «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ». Кассовая книга должна быть оформлена соответствующим образом: прошнурована, пронумерована, скреплена печатью, а все записи должны быть заверены подписью главного бухгалтера и руководителя учреждения. можно на нашем сайте.

Кассовая книга ведется в течение календарного года по нарастающей, а с наступлением нового года необходимо заводить новую кассовую книгу. Как правило, стандартная кассовая книга, которая выглядит, как журнал, имеет пятьдесят или сто листов. Если на предприятии ведется активное использование наличных средств, то на календарный год одного журнала может и не хватить. В этом случае можно начать другой журнал, но тогда на титульном листе должен быть указан четкий временной промежуток, записи за который находятся в данной книге.

Титульный лист кассовой книги должен отображать информацию о предприятии, а именно:

• ОКПО предприятия.
• Фамилии, имя, отчество (если речь идет об индивидуальном предпринимателе).
• Год (или период, если за один календарный год использовалась не одна, а несколько книг).
• Наименование структурного обособленного подразделения (если речь идет о подразделениях одного учреждения, выведенных на отдельный баланс).

Как осуществляется ведение кассовой книги?

Заполнение кассовой книги предполагает внесение записей в готовую форму. Все операции по кассе за сутки записываются на одну страницу, с обязательным отражением приходных и расходных материалов. В конце рабочего дня подводится итог и сводится остаток. По результатам работы составляется отчет кассира, а полученные наличные средства сотрудник, ведущий кассу, в конце рабочего дня сдает в бухгалтерию.

Каждый лист кассовой книги имеет две одинаковые части с линией отрыва. Одна часть – непосредственно лист книги, а вторая – отчет кассира. Лист можно согнуть по линии отрыва и заполнить сразу обе части под копирку. После этого лист разрезается, его первая часть подшивается, а к отчету кассира прикрепляются все первичные документы (приходные, расходные кассовые ордера, выписки из приказов, расписки, заявления на аванс, доверенности, ведомости и прочее). можно найти на нашем сайте.

Графы и поля заполняются соответствующим образом:

• В графе «Остаток на начало дня» должна быть перенесенная сумма из графы «Остаток на конец дня» с предыдущего листа книги.
• В графе «Номер документа» указываются номера приходных и расходных кассовых ордеров.
• В графе №2 необходимо записать информацию из ордеров, а приходные и расходные суммы нужно вносить полностью в рублях и копейках.
• При записи корреспондирующего счета в кассовых книгах организаций нужно указывать: расчетный счет – 51, заказчики и покупатели – 62, зарплата – 70, подотчет – 71 (индивидуальные предприниматели номер корреспондирующего счета могут не указывать).
• «Перенос» суммирует все операции, указанные на предыдущих строках, а обратная сторона бланка либо заполняется, либо прочеркивается буквой Z.
• Итоги за день выводятся по расходу и приходу, а остаток на конец дня должен равняться остатку на начало дня + приход – расход.
• В самом низу кассир и бухгалтер ставят свои подписи и фиксируют количество приходных и расходных кассовых ордеров.

Электронный учет

Ведение кассовой книги предполагает возможность ее заполнения как вручную, так и при использовании компьютерной техники. Для этого нужно специальное программное обеспечение, которое гарантирует как визуальное отображение кассовой книги на мониторе с возможностью заполнения, так и распечатывание листов и отчетов кассира. Электронная кассовая книга, как и ее бумажный вариант, заполняется в конце каждого рабочего дня и распечатывается (правила внесения данных установлены п.4.4 Положения №637). В результате должно получиться две распечатки:

• вкладной лист кассовой книги (с нумерацией и реквизитами);
• отчет кассира.

Все распечатки проверяются и подписываются кассиром. Листы книги нумеруются и хранятся в кассе, а подшиваются в конце календарного года, формируясь в книгу. Отчеты же с приложением первичных документов передаются в бухгалтерию.

Как изменился порядок проведения кассовых операций в 2017 году? Для чего внесли поправки в положение № 3210-У о порядке ведения кассовых операций? Правда ли, что с 19 августа 2017 года вводятся в действие новые правила кассовой дисциплины? Как вести кассовую книгу с указанной даты? Изменились ли правила оформления кассовых документов? Давайте разбираться.

Вводная информация

Нормативный правовой акт, которым регулируется ведение кассы – Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». В этот документ Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У внесены поправки. Изменения начнут действовать через 10 дней после опубликования (документ опубликован 8 августа). Следовательно, порядок ведения кассовых операций меняется с 19 августа 2017 года.

Зачем потребовались изменения

Но для чего потребовалось корректировать положение о порядке ведения кассовых операций? Главный ответ мы можем найти в пояснительной записке к проекту комментируемых поправок:

Что следует из пояснительной записки

Разработка проекта обусловлена внедрением с 1 июля 2017 года онлайн контрольно-кассовой техники (онлайн касс), обеспечивающей хранение фискальных данных в фискальных накопителях. См. « ».

Проектом поправок уточняется порядок оформления приходного кассового ордера 0310001, а также предусматривается оформление расходного кассового ордера 0310002 на общую сумму принятых, выданных наличных денег при применении юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники.

Таким образом, приход и расход средств будут сверяться с передаваемыми в ИФНС онлайн данными.

Также уточняется порядок оформления кассовых документов в электронном виде и актуализируются отдельные положения Указания № 3210-У. Расскажем подробнее о наиболее значимых коррективах в кассовой дисциплине с 19 августа 2017 года.

Деньги под отчет можно выдавать без заявления

Подотчетные лица – это сотрудники, которым организация или индивидуальный предприниматель выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании.

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором требуется зафиксировать необходимую сумму и указать на какие цели она будет потрачена. Это следует из пункта 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У. Привычное многим заявление о выдаче денег из кассы может выглядеть, например, так:

Благодаря комментируемым изменениям, с 19 августа 2017 года 2017 года организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Его название или форму Центробанк не предусмотрел. Поэтому организация или индивидуальный предприниматель сможет оформлять приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств. Форма распорядительного документа – произвольная. Однако в нем обязательно должны содержаться записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата. Этого требует пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У (в новой редакции).

Приведем возможный пример приказа организации о выдаче денег под отчет, который может издать директор (или иное уполномоченное лицо) в июле 2017 года.

Заметим, что после 19 августа 2017 года можно будет работать в прежнем порядке и выдавать подотчетные по заявлениям сотрудников. Такой вариант Центробанк оставляет допустимым. Прежде, как мы уже сказали, заявление было обязательным и единственно возможным вариантом.

С 19 августа 2017 года, получив заявление от работника или распорядительный документ (например, приказ) о выдаче денег в подотчет, бухгалтер обязан будет сформировать расходный кассовый ордер (0310002). Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы. Составляйте его по форме № КО-2 в одном экземпляре (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Вот пример расходно-кассового ордера, составленного в июле 2017 году, где в качестве основания для выдачи денежных средств зафиксирован изданный директором приказ, а не заявление.

Вы можете данный образец расходно-кассового ордера КО-2 в качестве примера. На основании сформированного РКО кассир обязан выдать сотруднику денежные средства.

Выдавать деньги под отчет можно при наличии задолженности

Многие знают, что нельзя выдавать из кассы подотчетные суммы работнику, который еще не отчитался по ранее полученным деньгам. За нарушение этого ограничения могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Напомним, что на случаи, когда деньги перечисляют на карту, это правило не распространяется.

Однако с 19 августа 2017 года ситуация меняется. С этой даты организации и ИП смогут выдавать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Даже если ранее выданная сумма в срок возвращена не была. Такая поправка внесена в пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У.

Срок возврата никто не отменял

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Если срок возврата подотчетных сумм установил руководитель, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). Этот срок никто не отменял. Однако теперь, даже если работник не вернул в установленный срок подотчетные суммы, он праве получить новую подотчетную денежную сумму.

Напомним, что если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то деньги можно удержать из зарплаты. В этих целях оформляют приказ о взыскании – не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Однако взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому требуется получить письменное согласие работника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 Трудового кодекса РФ).

Квитанцию к ПКО можно направлять на электронную почту

Приходный кассовый ордер заполняют при получении денег в кассу. Он составляется в одном экземпляре по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей:

• сам приходный кассовый ордер;
• отрывная часть – квитанция (выдается лицу, внесшему деньги).

Если сумма денег, указанная в “приходнике”, совпадает с внесенной суммой, кассир ставит подпись в ордере. Затем на квитанции к ордеру ставит печать или штамп (при наличии печати у организации) и выдает квитанцию вносителю.

Что же касается изменений, то квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру с 19 августа 2017 года можно направить на электронную почту вносителя. Распечатывать не обязательно. Лишь квитанцию от бумажного ПКО выдавайте, как и прежде, на руки. Прежде, заметим, что требовалось выдавать «бумажные» квитанции, даже если РКО формировался в электронном формате.

Кассовую книгу вправе вести не только кассир

Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4. Поступать так должны все организации. Только индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно НК РФ, вправе не формировать кассовую книгу (п.п. 1, 4.6 Указания № 3210-У).

Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Однако с 19 августа 2017 года Центробанк разрешает заполнять кассовую книгу любому сотруднику, а не только кассиру. Когда поправки вступят в силу, заполнять книгу сможет, например, директор (п. 4 Указания № 3210-У).

Если кассовую книгу с 19 августа 2017 года будет вести не кассир, а другой работник, то в соответствующие обязанности должны быть в его должностной инструкции.

Кассовую книгу разрешено вести на бумажном носителе или в электронном виде (п. 4.7 Указаний № 3210-У).

Кассовая дисциплина - законодательно установленные правила контроля за наличными денежными средствами, обязательные к соблюдению юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.

Порядок ведения кассы регламентируется Указом Банка России №3210-Н от 11.03.2014 г.

Основные правила

Все предприятия обязаны контролировать оборот своих наличных денежных средств. Чаще всего организации рассчитываются так при выдаче заработной платы, расчётах с подотчётными лицами, получении наличной выручки, передаче денег в банк для зачисления на счёт. Расчёты должны проходить строго через кассу с использованием и .

При получении наличной выручки компания обязана применять особое оборудование - ККТ . Это специальные счётно-суммирующие машины, предназначенные для регистрации поступающих денежных средств. С их помощью осуществляется хранение информации по произведённым торговым операциям.

Использование ККТ обязательно для всех лиц, осуществляющих продажу посредством наличного расчёта, однако есть некоторые исключения. Машины могут не применяться, если:

• лицо осуществляет такую деятельность, применение ККТ при которой затруднено, например, курьерская доставка, продажа талонов для проезда в общественном транспорте, торговля на рынках, в киосках, ларьках и тому подобное;
• лицо применяет особые , работая с населением и ИП, исключение не касается расчётов с юридическими лицами;
• лица находятся на или являются ИП, применяющими , при этом для расчётов они должны оформить подтверждающий принятие денег документ, чаще всего он имеет те же реквизиты, что и .

Освобождение от применения специализированной техники не означает, что предприятие может не соблюдать кассовую дисциплину. Она представляет собой комплекс требований, необходимых для обеспечения достоверности учёта наличных финансов:

• Все оформляются законодательно утверждёнными типовыми формами первичной документации.
• Наличные средства должны расходоваться только на те цели, ради которых они получены.
• Предприятие должно обеспечить надлежащие технические условия для помещений, где расположена касса.
• Организация обязана вести полный комплект кассовых документов.
• Остаток средств не должен превышать определённого фирмой .
• Наличные расчёты между предприятиями должны осуществляться только в пределах законодательно установленных ограничений. На данный момент лимит одного подобного договора - 100 тыс. рублей.
• Организация обязана приказом назначить работника, ответственного за кассовые операции.
• Выдача средств сотрудникам для обеспечения нужд фирмы должна сопровождаться составлением авансового отчёта.

Более подробную информацию вы можете узнать из следующего видео:

Необходимые документы

Организации оформляют все кассовые операции с помощью следующих документов:

• . В неё записываются все случаи получения и выдачи денег, произведённые на основании ордеров.
• Приходный кассовый ордер. Составляется на каждые поступающие наличные денежные средства. В нём указывается назначение платежа, сумма, дата получения.
• Расходный кассовый ордер. Без этого документа выдача денег из кассы не разрешается. В нём содержится информация о том, кому и на какие цели переданы наличные средства.
• . Все оформленные ордера регистрируются до передачи непосредственно в кассу.
• Книга учёта денежных средств по форме КО-5. В документе записывается движение наличных финансов от старшего к прочим кассирам.
• , . Оформляются при выплате заработной платы, а также выдаче денег сотрудникам по другим причинам.

Все документы должны быть обязательно оформлены на бумажном носителе. Некоторые организации для удобства также дублируют все ордера в специализированной программе автоматизированного бухгалтерского учёта.

Для оформления бумажного экземпляра необходимо занести данные от руки или распечатать заполненный на компьютере шаблон, поставить подпись. Заверение факсимильными реквизитами не допускается.

В электронном виде документ составляется с помощью компьютера или другого специализированного программного обеспечения. Данные заносятся в базу для защиты от искажений, исправлений, сохранения информации от потери. Все документы заверяются с помощью .

Кто обязан выполнять требования?

Дисциплину обязаны вести абсолютно все организации, осуществляющие расчёты с помощью наличных средств . Необходимость исполнения не зависит от:

• наличия или отсутствия у предприятия контрольно-кассового аппарата;
• выбранной системы налогообложения;
• сферы деятельности фирмы.

Компании, освобождённые от обязательного применения ККТ, всё равно должны оформлять надлежащим образом поступление и выбытие денежных средств.

Индивидуальные предприниматели до 1 июня 2015 года также обязаны были заполнять все документы. Но с изменением законодательства их деятельность была упрощена. В настоящее время они должны вести только ведомости выдачи заработной платы наёмным сотрудникам.

Ответственность за несоблюдение

Соответствие кассовой дисциплины предприятия действующему законодательству контролируется следующими органами:

• Директор и бухгалтерия несут ответственность за наличие необходимых технических условий для безопасной работы и сохранности кассы.
• Органы внутренних дел следят за соответствием технических характеристик помещения кассы необходимым требованиям.
• Банками осуществляется наблюдение за полнотой отражения операций, а также соответствием оформления документов стандартам.

Несоблюдение в любом аспекте порядка признаётся нарушением. Наказывается наложением штрафа:

• для ответственных лиц, как правило, директора - 4-5 тысяч рублей;
• для предприятия в целом - от 40 до 50 тысяч.

Нарушением также является выполнение одного или нескольких следующих действий:

• превышение установленного ограничения на остаток денег в кассе;
• расчёты с третьими лицами объёмом более законодательно установленных пределов;
• неполное отражение в документации поступивших денежных средств.

Особенности у ИП

Многие индивидуальные предприниматели не знают, как правильно вести кассу в соответствии с законодательством. Если предприниматель решил использовать упрощённую дисциплину, он должен оформить соответствующий приказ. Без него отказ от ведения полного комплекта кассовых документов является нарушением.

Указ №3210-У позволяет ИП:

• Не составлять ПКО при приёме наличных денег. При этом подтверждающими документами будут являться отчёты ККТ, БСО, чеки и тому подобное.
• Не применять РКО при передаче денежных средств. При этом выплата заработной платы осуществляется на основании платёжной ведомости.
• Не иметь кассовую книгу. Все операции, касающиеся деятельности ИП, в том числе поступление и выдача денежных средств, отражаются в . При этом взятые предпринимателем средства из кассы на личные нужды вовсе не подлежат фиксированию в КУДиР.

Также ограничены цели, на которые ИП может расходовать наличные средства. Например, невозможен расход на осуществление операций с ценными бумагами, выдачу займов, оплату кредитов и тому подобное. Полный перечень ограничений зафиксирован в Указе.

Особенности у ООО

Изменение дисциплины для субъектов малого предпринимательства включает в себя только возможность отмены лимита остатков. В других аспектах ООО обязаны придерживаться требований, определённых для юридических лиц.

Лимит или переходящий остаток - наибольшая разрешённая сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе в конце дня. Деньги сверх предела при этом необходимо сдать в банк, за исключением дней выдачи заработной платы, праздников и выходных, если в это время происходило поступление средств.

Ранее ООО обязаны были устанавливать предел остатка по кассе. Если малое предприятие игнорировало этот факт, налоговая служба признавала лимитом 0 рублей, и все установленные при проверке суммы остатков на счёте 50 считались прямым нарушением.

С 1 июня 2014 все ООО, имеющие в штате менее 100 работников и получающие выручку до 800 млн рублей в год, могут не утверждать лимит.

При этом действующий предел остатков необходимо отменить. Для этого руководитель должен составить специальный приказ. Его содержание регламентировано Указом №3210-У. Если организация ведёт бухгалтерский учёт, решение можно закрепить в . В противном случае превышение ранее установленных лимитов является административным нарушением и наказывается штрафом.

Последние изменения 2016 года

В 2016 году учёт кассовых операций регламентируется Указом ЦБ №3210. Изменения коснулись множества важных аспектов:

• ИП и ООО могут иметь неограниченное количество наличных средств в кассе на конец дня.
• Малые предприятия имеют право не заполнять кассовую книгу, не составлять ордера.
• Срок хранения в архиве кассовых документов устанавливается только директором предприятия.
• Исключено требование о необходимости нумерации, прошивки, заверении подписью директора и печатью всех листов кассовой книги.
• Метод расчёта лимита остатков выбирается компанией самостоятельно и не зависит от источников получения средств.
• В БСО и прочие подтверждающие документы можно вносить всю дневную выручку одной суммой.

Все хозяйствующие объекты обязаны составлять отчеты о полученных доходах, на этом основании вносятся платежи в казну государства. И очень важно знать, как ведется кассовая книга – основополагающий документ для ведения отчетности.

Что такое кассовая книга и для чего она нужна

Любое малое или крупное предприятие должно вести бухгалтерскую и налоговую отчетность по итогам своей хозяйственной деятельности. Чтобы сведения были достоверными, и данные отчетов не подвергались сомнению, ведется кассовая книга, где проводятся все финансовые операции компании: приход и расход денежных средств. Она ведется только за последний финансовый год, а по его окончании открывают другой экземпляр книги, такие строгие требования предъявляют ЦБ РФ и Госкомстат России. В постановлениях и приказах установлены унифицированные формы первичных учетных документов.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Есть два варианта кассовых книг:

1. Страницы расположены вертикально. Как правило, все финансовые операции за 1 рабочий день вмещаются на одном листе. В этом случае отчет кассового сотрудника может быть оформлен двумя вариантами:
   • Два листа книги нумеруются одним числом, между ними прокладывается лист копирки, затем на первом листе все данные заносятся ручкой с синими чернилами, а следующий лист отрывается и он остается у кассового сотрудника, по его данным будет составлен отчет по всем финансовым операциям.
   • Можно для отчетности использовать вкладыш, который имеет тот же порядковый номер, что и лист книги. В этом случае при заполнении подкладывают вкладыш и копировальный лист. Все данные в книге и вкладыши тщательно сверяются бухгалтером.
2. Страницы расположены горизонтально , тогда листы поделены пополам, их сгибают, подкладывают копировальную бумагу и заполняют. Отрывную часть отдают кассовому сотруднику, а неотрывная часть остается на месте. Обе половины листа зафиксированы одним и тем же номером, любые помарки, исправления запрещены. Если все-таки нужно исправить данные, то их заверяют подписями ответственных сотрудников.

Кто должен вести кассовую книгу

В основном, такие обязанности исполняет кассовый сотрудник, если он есть в штате компании, а если должность кассира отсутствует, то сотрудник бухгалтерии.

Если происходит поступление денежных средств, то их оформляют ордером, то же происходит и при выдаче наличных средств. Все эти финансовые операции тут же оформляют в книге, на основании соответствующих документов.
Начинают вести записи после строки «остаток», вначале ведется учет приходных документов, и только потом – расходных.
Ежедневно сотрудник кассы выводит итоговую сумму всех проведенных финансовых операций, учитывает остаточные средства и составляет отчетную документацию по итогам дня.

Все данные передаются бухгалтерскому сотруднику, который отвечает за ведение финансовой деятельности.

К отчетным документам подкалывают отрывной лист книги, все документы должны быть переданы под роспись ответственного бухгалтера, которые сверяет все данные книги и отчета. Если все данные сходятся, то на их основании будут составляться бухгалтерские и налоговые отчеты.

Как правильно оформить кассовую книгу

К оформлению этого важного отчетного документа нужно подойти со всей ответственностью: ведь любой инспектирующий орган в первую очередь требуют предоставить именно ее.

Ее заполнение производится на унифицированном бланке КО-4:

• На всех листах проставляют порядковые номера;
• Обязательное требование к перешнуровке книги, в конце ставят фирменную печать организации;
• В конце пишут общую численность всех листов, и закрепляют подписями ответственных лиц.

Титульный лист книги оформляется по своим правилам: на нем указывают название компании, коды хозяйственной деятельности и дату создания.

Если на предприятии ведется активная финансовая деятельность, то одного экземпляра может и не хватить. Если это так, то заводят новый вариант книги, но обязательно прописывают период, на который она будет действовать.

Как правильно вести кассовую книгу

Обычно все записи о проведенных финансовых операциях за текущий день вносятся в готовый бланк, где обязательно указываются данные о приходной или расходной операции. На конец рабочего дня устанавливается итог по всем проведенным финансовым операциям, и высчитываются остаточные денежные средства. Исходя из всех документов, сотрудник составляет отчетную документацию и передает ее ответственному бухгалтеру.

Пошаговая инструкция

Поскольку основной бланк поделен пополам, то одну часть оставляют в книге, а вторую, отрывную часть забирает кассовый сотрудник. Заполняют сразу две части, с одинаковыми реквизитами. Все приходно-расходные документы, на основании которых проведены записи, должны быть подшиты к отчету кассового сотрудника.

На бланке проставлены графы, которые следует заполнить так:

• «Остаток на начало дня» переносят из графы «Остаток на конец дня», сумму не изменяют.
• «№ документа» заполняют в соответствии с реквизитами ордеров.
• «2 графа» предназначена для указания поступивших или переданных сумм, прописываются полностью вплоть до копеек.
• Затем отображаются корреспондентские счета, например, перевод средств на расчетный счет оформляют цифрой 51, выдача заработной платы – 70, поступление средств от покупателей или заказчиков – 62, на подотчетный -71;
• Графа «Перенос» - здесь следует просуммировать все предыдущие данные на строках, а на обратной стороне ничего не заполняют.
• «Итог» подсчитывают приходные и расходные данные, выводят остаток, который должен соответствовать формуле: остаток на начало дня + приходные данные – расходные.
• В конце документа свои подписи проставляет кассовый и бухгалтерский сотрудники, проставляют количество приложенных документов.

Как нужно сшивать кассовую книгу

Все кассовые документы в обязательном порядке должны иметь свои порядковые номера, их сшивают согласно очередности так, чтобы нити остались сзади сшитых листов. Их объединяют, пишут на отдельном листе их количество, затем их скрепляют сургучной печатью, и в конце руководитель и бухгалтер проставляют свои подписи.

Электронная кассовая книга

Допускается ведение кассовой книги в электронном виде, при условии, что все первичные документы будут сохранены в надлежащем порядке. Для этого используют специальную программу на компьютере, которая отображает сразу две части листа: вкладыш и отчет кассового сотрудника. Листы ежедневно распечатывают, их можно прошнуровать в конце текущего года, а затем на них проставляются печать компании и подписи лиц, отвечающих за бухгалтерский учет и руководителя.

Если ведется электронная кассовая книга, то можно распечатать титульный лист в конце отчетного периода, к нему подшиваются все вкладные листы.

При этом виде ведения книгу можно оформлять через каждый квартал, вместо 1 года.

Особенности кассовой книги для ИП и ООО

1. Ведение кассового учета для индивидуальных предпринимателей. Это может быть простой блокнот, соответствующим образом пронумерованный и прошитый. Эту книгу можно не заверять в налоговой инспекции. Книга должна отображать действительное количество закупленных или произведенных товарных групп, количество потраченных на эти цели средств. Кроме того, в ней должна отображаться суммы, полученные от продажи товаров или предоставляемых ИП услугах. Если ИП работает по упрощенной системе налогообложения, то можно указывать только полученные доходы, поскольку исчисления проводятся именно с этой суммы. Все данные, отображаемые в книге, должны найти подтверждение в бумажных первичных документах: товарными чеками, накладными, кассовыми ордерами. Если ИП предоставляет населению какие-либо услуги, то необходимо прописывать и данные клиента. ИП, работающие по Единому Вменному Налогу кассовую книгу могут не вести.
2. Кассовый учет в ООО . Общество с ограниченной ответственностью ведет хозяйственную деятельность, и, следовательно, должна вести кассовую книгу. Можно назначить отдельного сотрудника, который будет отвечать за ведение книги. С ним необходимо заключить договор о материальной ответственности, в случае не состыковки денежных средств он будет отвечать за допущенную недостачу. Если нужно иметь в наличии свободные денежные средства, то нужно подать заявление в банк, где у вас есть расчетный счет, о расчете лимита. Он рассчитывается по следующей схеме: полученный доход за 90 рабочих дней + выплаты по зарплате+ рассчитанный средний доход разделенные на 90. Такую сумму можно иметь в кассе, если придут с проверкой, то дать объяснения подобным лимитом, выданным банком, а сумму выше это лимита нужно сдавать в банк. Ведется учет всех приходных и расходных операций на каждый день, а в конце рабочего дня составляются отчеты по общей схеме.

Проверка кассовых книг

Осуществлять проверку кассовых книг имеет право обслуживающий компанию банк, при этом проверке подвергаются:

• Полное количество оприходованных денежных средств.
• С расходные операции по сдаче наличных в банковское подразделение.
• Установленные банком условия проведения расходных операций, их целевое предназначение.
• Соответствие лимита денежных средств с оприходованной наличностью.
• Проверка ведения кассовой книги в соответствии с законодательными актами.

Если результаты проверки будут отрицательными, то банк предупреждает отделение налоговой инспекции о дополнительной проверки организации, или передает материалы во внутренние органы порядка.
Те предприятия, которые были замечены в нарушении кассовой дисциплины, могут быть привлечены к административной ответственности с наложением штрафных санкций до 50 тыс. рублей.