Инкассация правила проведения. Инкассация денежных средств - порядок и организация процесса, цели и задачи, инструкция и правила

Все организации обязаны сдавать выручку, превышающую допустимый кассовый лимит, в банк. При больших суммах предприятия прибегают к услугам инкассаторской службы банка.

Инкассация - это сбор инкассаторами из кассы денежных средств, расчетно-платежных бумаг, векселей клиентов банков с гарантией сохранности до момента сдачи в банк и зачислением впоследствии на счета клиентов.

Процедура хранения, перевозки, инкассации наличности в российских банках закреплена в Положении ЦБ РФ № 318-П от 24.04.08 (далее - Положение 318-П) и Законе № 86-ФЗ от 10.07.02. Согласно документам, инкассацию могут осуществлять только организации системы Банка России.

Главные формальности

Осуществлять инкассацию ценностей можно следующим образом:

• через обслуживающий компанию банк путем оформления договора;
• через отделение Центробанка составляется трехстороннее соглашение между ЦБ, фирмой и обслуживающим ее банком;
• через прочие банки, предоставляющие подобную услугу также по трехстороннему договору.

Задачи и функции службы

Инкассаторская служба призвана выполнять следующие задачи:

• доставлять средства предприятий в банк;
• перевозить выручку из мест торговли в офис компании для последующей сдачи ее в кредитную организацию;
• доставлять деньги и банка в кассу фирмы для выдачи заработка персоналу;
• перевозить средства в торговые точки при оформлении кредита под покупку;
• доставлять валюту из банка в пункт обмена;
• перемещать наличность между отделениями банка;
• сопровождать и охранять банковских служащих при перевозке им ценных бумаг.

Инкассация финансов хозяйствующих субъектов способствует быстрому и безопасному зачислению денег на счет, обеспечивает кассу головного предприятия и его торговых точек купюрами разного номинала и монетами. Услуги инкассаторов также включают перевозку материальных ценностей и документации.

Инкассация любого банка состоит из специалистов высокой квалификации. Они качественно выполняют свои обязанности, связанные с перевозкой различных ценностей. Кроме доставки налички, сотрудники данной службы подбирают банкноты нужного номинала и разменную мелкую монету.

Правила и бухучёт

Для каждой инкассаторской службы банк готовит явочные карты. Их форма 0402303 принята Положением 318-П. В документе фиксируют номера порожних сумок, данные компании (название, адрес, телефон), график работы, время заезда и т. д.

В зависимости от объема наличности определяется, сколько сумок потребуется инкассаторам. Каждая из них имеет индивидуальный номер. Периодичность заездов определяется по согласованию руководителей инкассаторской службы и организации.

Накануне выезда инкассаторы получают:

• сумки для налички;
• доверенности;
• штамп;
• ключи;
• явочные карты.

По приезде в компанию приемщик денег показывает кассиру:

• паспорт;
• доверенность;
• явочную карту;
• пустую сумку.

Кассир показывает образец пломбы, передает опломбированную сумку с деньгами, накладную и квитанцию к ней.

В сумку вкладываются препроводительная ведомость и реестр операций. Суммы в документах и в сумке должны совпадать.

Инкассатор проверяет:

• соответствие пломбы на сумке шаблону;
• правильно ли оформляется сопроводительная документация;
• равенство сумм в бумагах;
• совпадает ли номер на сумке со вписанным в карточку.

При ошибке в явочной форме исправление может делать только кассир. Он зачеркивает неправильные сведения и рядом указывает верные, заверяет их.

Получая сумку с наличкой, инкассатор подписывает квитанцию, ставит штамп, дату и возвращает бумагу кассиру.

При обнаружении нарушения в целостности сумки или пломбы, неверного заполнения ведомости, сумку инкассатор не принимает. При наличии времени инкассатор ждет, когда изъяны устранят либо сумку примут при повторном заезде. Запись об этом делается в явочной карте.

Если кассир не сдал сумку приемщику средств, в форме 0402303 тон пишет «Отказ», указывает причины и расписывается.

Сдача денег инкассаторам оформляется расходным ордером (РКО) с применением счета 57 «Переводы в пути».

В таблице приведены возможные проводки по оформлению операций по инкассации:

Кассир несет материальную ответственность за вверенные ему ценности. При недостаче в кассе проводят ревизию.

Организации и должностные лица несут ответственность по ст. 15.1 КоАП за несоблюдение порядка работы с наличностью и ведения операций по кассе. Для уполномоченных лиц штраф составляет 4 тыс. р. - 5 тыс. р., для организации его величина в 10 раз больше.

Этапы процесса сдачи денег инкассаторам

Инкассация выручки включает следующие этапы:

Отдельные алгоритмы

Процедура инкассации ценностей может несколько отличаться в зависимости от некоторых критериев. В любом случае клиент должен заключить с банком договор на предоставление данной услуги. Ее стоимость зависит от тарифа кредитного учреждения. Выгоднее всего пользоваться сервисом обслуживающего отделения банка.

Банк

Как только инкассатор забрал ценности, кассир перестает нести материальную ответственность за них.

Деньги поступают в банк по определенной схеме:

1. По согласованию с клиентом разрабатывается график следования инкассаторского автомобиля.
2. Инкассатор заполняет специальную карточку и отдает ее в банк.
3. Сотрудник кредитной организации получает необходимые для работы атрибуты (документы, штамп, сумки и т. д.).
4. Кассир накануне сдачи выручки предъявляет инкассатору бумаги, подтверждающие его право распоряжаться ими (накладная, квитанция, пломба).
5. Кассир заполняет явочную карту.
6. Инкассатор проверяет бумаги, сверяет суммы в них и в сумке, забирает ценности.

Когда сумка попадает в банк, уполномоченный сотрудник проверяет:

• правильность оформления сопроводительной документации;
• целостность сумки и штемпеля на ней;
• соответствие номеров на сумке и в накладной.

Если нареканий нет, наличка принимается. Инкассаторы возвращают ключи, карточки, штамп, доверенность. На этом процесс доставки денег считается завершенным. Банку остается перевести деньги на счет клиента. В отношении физлиц данная процедура осуществляется аналогично.

Магазин

Продавец магазина должен сдать инкассаторам наличность, превышающую установленный кассовый лимит. При передаче денег он должен их оприходовать соответствующим ордером и сдать по . Эти действия нужно отразить в .

Перед выездом инкассатор получает пустые емкости для денег, ключи, документы и т. д. Приехав в магазин, инкассатор предъявляет продавцу паспорт, отдает сумки, доверенность, явочную карточку.

Кассир проверяет бумаги. Если претензий нет, он заполняет сумки банкнотами, вкладывает туда ведомость и реестр, опломбирует, передает сотруднику банка вместе с сопроводительными бумагами (накладная и квитанция).

Кассиром составляется ведомость сопровождения и реестр операций. Итоговые суммы в них должны совпадать. Ту же сумму он указывает в явочной карте.

Инкассатор проверяет бумаги на наличие ошибок, целостность штемпеля, его соответствие оригиналу, пересчитывает купюры. Затем он расписывается и ставит дату в квитанции о приеме ценностей. Возвращает ее продавцу.

Если банковский работник отказывает в приеме денег, то кассир в явочном листке указывает причины, дату, пишет слово «отказ» и подписывает его.

Без кассы

Кассовые операции оформляются только при наличии ККМ. Данное требование установил Закон о применении кассовой техники № 54-ФЗ от 22.05.03. В документе указаны случаи, когда наличку можно принять и при отсутствии кассы.

В таких ситуациях предприниматель должен заполнить приходный и расходный ордера и сдать деньги в банк.

Иногда организации или ИП просят клиентов подготовить платежку, по которой сами вносят деньги на счет от имени плательщика.

Одним из вариантов зачисления на счет налички является использование сервиса «Банк онлайн». При этом наличный расчет замещается безналичным.

Указанные методы являются исключениями. При ревизии налоговики могут выявить данные факты и оштрафовать предприятие. При осуществлении наличных расчетов следует приобрести кассу и сдавать выручку в банк.

Документальное оформление и проводки

Деньги инкассаторам передает кассир по расходному кассовому ордеру. В строке «Выдать» он указывает свое ФИО, а в графе «Приложение» - первичку с номерами и датами. Кассир делает соответствующую запись в кассовой книге и оформляет препроводительную ведомость, накладную и квитанцию к сумке, явочную карточку.

Деньги уполномоченный сотрудник подготавливает, складывает в сумку вместе с ведомостью, опломбирует, передает инкассатору вместе с накладной.

Принимая ценности, инкассатор подписывает и ставит штамп на квитанцию. Она остается в организации. Такой порядок прописан в Положении 318-П.

Для отражения факта выдачи средств из кассы инкассаторам в бюджете делается проводка:

Дт 201.23.510 Кт 201.34.610.

Зачисление денег на расчетный счет оформляется так: Дт 201.11.510 Кт 201.23.610. По вышеуказанным операциям производится увеличение забалансовых счетов 17 и 18 по дебету и кредиту соответственно.

Такие операции предусмотрены Инструкциями 174н (п. 77, 78) и 154н (п. 365, 367).

Обособленные единицы не вправе передавать друг другу наличку, минуя кассу головной компании. Можно утвердить внутреннюю схему движения денег между структурными единицами, но это может привести к конфликтам с контролирующими органами.

По Указаниям ЦБ (№ 3210-У) допускается перемещение денег между подразделениями с заполнением кассовых ордеров. Правила их составления отражены в постановлении Госкомстата № 88. В расходнике по строке «Основание» пишется хозяйственная операция, например, «передача наличных представителю подразделения № 3 по заявке № 15 от 25.03.17». В приходнике аналогично оформляется поступление средств.

Бухгалтерская запись у бюджетников будет такой:

• Дт 304.04.610 Кт 201.34.610 (субсчет касса 1) - средства выданы представителю отделения 2 из кассы отделения 1;
• Дт 201.34.510(субсчет касса 2) Кт 304.04.510 - наличка поступила в кассу 2.

Итак, услуга по инкассации денег очень удобна для хозяйствующих субъектов. Ее стоимость невелика, а руководители могут не беспокоиться о сохранности денег и сэкономить время их сбора с различных торговых точек. Главное при этом - грамотно оформлять документы и действовать по установленным законодательством правилам.

Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки 0402303. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др. С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.

Перед выездом в организацию инкассаторы получают:

Порожние сумки;

Доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег;

Явочные карточки 0402303.

По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру: документы, удостоверяющие личность; - доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег);

Явочную карточку;

Порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.

Кассир организации в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.

На сумку составляются препроводительная ведомость 0402300 и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью. Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке. При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится. Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки.

Если сумка не сдана инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.

Прием сумки с наличностью банком Порядок сдачи сумки инкассаторским работником отличается от порядка сдачи в банк сумки работником страховщика.

При приеме сумки с наличностью банковский работник проверяет соответствие записей в сопроводительных документах:

Накладной и явочном листе, если сумка сдается инкассатором;

Накладной и квитанции, если сумка сдается работником страховщика.

Кроме того, проверяется:

Не имеет ли поступившая сумка с наличными деньгами каких-либо повреждений (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, пломб, разрыва обвязки или узлов на обвязке и др.);

Цела ли сумка с наличными деньгами и пломба на ней;

Соответствует ли номер сумки с наличными деньгами номеру, указанному в накладной к сумке, если сумка с наличными принимается от инкассаторских работников, или в накладной к сумке и квитанции к сумке

Если сумка с наличными деньгами принимается от организации.

На основании проверки составляется журнал, который при соответствии записей подписывается работником банка и представителем организации, сдающим сумку. Если сумка сдается инкассатором, ему передается второй экземпляр журнала. Если же сумка сдается сотрудником страховщика, то экземпляр журнала остается в банке, а страховщику передается подписанная квитанция. При выявлении несоответствий в сопровождающих документах в графе «Примечание» журнала делается соответствующая запись, если сумка сдается через инкассаторов. Если же сумку с несоответствующими данными в сопроводительных документах сдает работник страховщика, она возвращается организации вместе с накладной и квитанцией. Если сумка имеет повреждения, то в присутствии лиц, предъявивших сумку, она вскрывается, а наличность - принимается путем поштучного, полистного пересчета.
При выявлении излишка или недостачи составляется акт вскрытия и пересчета вложенных денег. В акте указываются:
- фирменное наименование кредитной организации (фирменное наименование кредитной организации и наименование филиала);

Наименование организации;

Реквизиты упаковки;

Причина вскрытия упаковки;

Наименования должностей, фамилии, инициалы работников, осуществлявших пересчет наличных денег и присутствовавших при пересчете наличных денег;

Сведения о помещении, в котором осуществлялся пересчет наличных денег;

Сумма наличных денег по данным кассовых документов и фактическая сумма наличных денег.

Акт пересчета наличных денег подписывается лицами, осуществлявшими пересчет. Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй направляется организации, третий экземпляр передается инкассаторским работникам.
Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Это подтверждает судебная практика. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, он, согласно действующему законодательству, несет перед своим клиентом материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств (постановление ФАС ЗСО от 05.05.2009 № Ф04-2204/2009 (4483-А70-8)).

Вложение сумки в автоматический сейф Страховщик может сдавать наличность через автоматические сейфы банка. Для этого он должен иметь достаточное количество порожних сумок. Формирование сумки осуществляется так же, как и для инкассации. При этом кредитной организацией с учетом технологии приема сумок автоматическим сейфом определяется способ прикрепления накладной, которая либо вкладывается в сумку, либо прикрепляется к ней. Квитанция остается у страховщика.

Процедура вложения сумки в сейф следующая:

1. Клиент вводит номер сумки, персональный код, пароль или другие предусмотренные договором банковского счета, счета по вкладу (депозиту) или другим договором идентифицирующие его данные.

2. После вложения сумки с наличными деньгами клиент выводит распечатку автоматического сейфа, подтверждающую осуществление операции по приему сумки с наличными деньгами, в которой содержится информация о клиенте, дате и времени вложения сумки с наличными деньгами в автоматический сейф.

Бухгалтерский учет Сдача наличных денежных средств в банк через инкассаторов оформляется расходным кассовым ордером с использованием счета 57 «Переводы в пути». Использование указанного счета удобно с точки зрения аналитического учета по инкассируемым точкам и инкассаторам.

Пример 1 Кассир организациипередал наличность инкассатору для доставки в банк с целью зачисления на расчетный счет в сумме 700 тыс. руб. Комиссия банка составила 0,2% от инкассируемой суммы. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 1.

Инкассация денежных средств - что это такое? Наверное, многие задаются этим вопросом. Данная статья поможет во всем разобраться. Для начала следует дать определение представленного термина. Итак, это процедура сбора и последующего перевоза наличной валюты как между различными организациями, так и между подразделениями одной. Помимо этого, инкассация денежных средств подразумевает перемещение любых ценностей. Например, важных документов, драгоценных металлов, и многого другого.

Порядок проведения

Поскольку инкассация векселей, платежных и расчетных документов, так же как и прочие банковские процедуры, является то предварительно необходимо оформление некоторых бумаг. Для начала заключается договор между организацией, предоставляющей инкассаторские услуги, и фирмой, которой они необходимы. Однако не стоит ограничиваться только юридическими лицами, поскольку существуют ситуации, в которых инкассация денежных средств для физических лиц также востребована.

Важно помнить, что организации по предоставлению подобных услуг тесно сотрудничают с банками, которые, в свою очередь, ежемесячно оформляют номерные явочные карточки. В них подробно указываются: наименование, контактные данные, адрес и время работы организации, номера закрепленных за ними сумок, а также время и периодичность заезда инкассаторов. Конечно же, последние из перечисленных данных определяются в соответствии с объемом перевозимых ассигнаций. Каждой порожней сумке, участвующей в описываемом процессе, присваивается собственный номер. Затем руководитель инкассаторской службы согласует с обслуживаемой организацией время прибытия специализированных машин.

Все необходимое

Конечно же, процесс под названием «инкассация денежных средств» требует соблюдения многих правил, одним из которых является не только получение порожней сумки, но и оформление сопутствующих документов. Итак, список всего необходимого, выдаваемого сотруднику перед выездом, выглядит следующим образом: специализированная емкость, обозначенная индивидуальным номером, ключи, штамп, явочные карточки, а также доверенности на перевозку валютных средств или иных ценностей.

Действия по прибытии

Нормативными актами прописана последовательность действий, которые обязан произвести уполномоченный сотрудник, доставленный на место оказания искомых услуг. Для начала кассир обязан проверить документы, удостоверяющие личность прибывшего лица, доверенность на перевозку, явочную карту, а также принять новую порожнюю сумку, закрепленную за данной компанией. И, в свою очередь, предоставить образец пломбы и заполненную ассигнациями сумку, не забыть при этом приложить соответствующую накладную и квитанцию. Помимо этого, в входит составление документа, где указываются все проведенные операции. Затем ведомость и заполненный реестр проверяются на соответствие заявленных сумм, и бумаги вкладываются в сумку с наличностью. Следующим пунктом, который включает процесс под названием «инкассация денежных средств», можно считать процедуру опломбирования. В присутствии кассира необходимо проверить целостность как поставленной пломбы, так и сумки, а также недоступность к находящемуся внутри содержимому. Сотрудник обслуживаемой организации заполняет явочную карточку, после чего уполномоченное лицо сверяет номера на ней, в квитанции и в накладной. В том случае, если при заполнении явочной карточки кассиром была допущена ошибка, то ее необходимо сразу же исправить на верную запись. Это действие должно быть совершено одним и тем же сотрудником. Правильность новой отметки заверяется подписью кассира.

Важные условия

В процессе приема сумки с денежными средствами и всеми сопутствующими документами инкассатор подписывает квитанцию, заверяет ее штампом организации и прописывает дату, после чего возвращает ее кассиру. Однако возможны случаи, когда работник обслуживающего учреждения находит различные нарушения. Важно отметить, что отступлением от предписанных правил являются не только дефекты сумки и опломбирования, но и неверное составление препроводительной ведомости к ней. Сразу возникает вопрос: что же делать в такой ситуации? Инкассация денежных средств будет успешно завершена, если найденные дефекты можно устранить в присутствии уполномоченного лица, не нарушая при этом графика его работы. В том случае, если произвести действия по устранению нарушений в кратчайшие сроки не представляется возможным, то прием сумки не производится. Следовательно, инкассация денежных средств (в магазине, например) осуществляется при последующем посещении обслуживающей организации. Конечно же, необходимо не забыть поставить соответствующую отметку в графе «повторные заезды» явочного листа.

Прием сумки в банке

Данная процедура имеет некоторые характерные отличия и считается более сложной, чем получение денежных ассигнаций и прочих материальных ценностей инкассаторской службой. Для начала необходимо отметить порядок действий, производимых структуры. Он обязан проверить соответствие внесенных записей во всех прилагаемых документах: накладной, явочной карточке или квитанции, а также внимательно осмотреть сумку на наличие повреждений (таких как заплатки, разрывы ткани, наружные швы, разрывы обвязки или появление там узелков), выявить дефективность пломб и замков. После этого следует произвести сверку номеров, указанных на сумке и на сопутствующих документах.

Нарушения на данном этапе

Если сотрудником банковской службы выявляются несоответствия в сопроводительных бумагах, то делается пометка в графе примечаний журнала проверки, который в дальнейшем визируется как принимающей, так и сдающей стороной. В том случае, если на сумке обнаруживаются какие-либо следы повреждений, то она подлежит вскрытию с последующим пересчетом содержимого (поштучного или полистного). Выявление недостачи или излишка фиксируется в акте вскрытия. Туда также заносятся наименование и реквизиты организации, дата и причина вскрытия, а также должности, фамилии и инициалы работников, производивших вскрытие и присутствовавших при нем, сведения о помещении, где была проведена данная процедура.

Инкассация денежных средств: проводки

Поскольку вышеописанная процедура подпадает под категорию бухгалтерского учета, то необходимо оформить где будет использован счет 57 «Переводы в пути». Это считается удобным как для организаций, так и для самих инкассаторов. Рассмотрим следующий пример. Организации необходимо передать сумму в 700 тыс. у. е. в банк для последующего зачисления на некоторый Комиссия составляет 0,2% от полученной величины.

Таким образом, инкассация денежных средств наглядно представлена в вышеизложенной таблице.

Инкассация – это процесс сбора и перевозки наличных денег из одного предприятия в другое, охватывая также их филиальную сеть.

Человек, который занимается инкассацией, занимает должность . Помимо наличных денег в инкассацию могут входить ценные бумаги, облигации, драгоценные металлы, банковские карточки, монеты и тому подобное.

Иными словами, инкассация – это когда деньги и иные ценные блага одной организации перевозятся в ее филиал или подразделение, с целью получения прибыли, или же перевозятся на другое предприятие.

Инкассация должна следовать правилу сохранения перевозимых ценных объектов, а также должна заниматься изыманием и передачей в кассу наличных денег, которые нужны для пополнения открытых расчетных счетов любого физического или юридического лица.

Происхождение инкассаторских служб

В России первые инкассаторские службы были созданы 1 августа 1939 года при поддержке Госбанка Советского Союза. И только ближе к концу ХХ столетия – в 1988 году, правительство объявило о создании Российского инкассаторского объединения, которое официально называлось «Росинкас». Данное объединение имеет законную силу после подписания 10 июля 2002 года Федерального закона «О Центральном банке РФ», после которого оно стало частью главного Банка Российской Федерации.

Инкассаторы – это довольно специфичная специализация, которая требует больших моральных сил, выдержки, ответственности и умений действовать быстро в нестандартных ситуациях. Помимо личностных качеств, у инкассатора должен быть опыт в охранной сфере, как минимум шестой квалификационный разряд и действующая лицензия на осуществление деятельности, связанной с наблюдением за зданиями и сооружениями. Такая лицензия имеет срок всего 6 месяцев, поэтому ее необходимо постоянно продлевать.

Как и у многих представителей разных профессий, у инкассаторов есть собственный праздник – День инкассатора, который празднуется в стране 1 августа.

Инкассаторские организации не имеют большой конкуренции внутри своего рынка, поэтому долго держатся в рамках монополии.

Процесс инкассации денежных средств

Стоит сказать, что процесс инкассации денег, ценных бумаг, драгоценных металлов и прочего – это довольно трудоемкий процесс, который по факту представляет собой операцию с кассой. Именно поэтому, предварительно нужно оформить определенное количество бумаг.

Сначала необходимо заключить договор с предприятием, которое будет выполнять инкассацию, и с предприятием, которому эта процедура нужна. Инкассаторская помощь востребована не только у юридических лиц, она также нужна и обычным гражданам.

Корпорации, занимающиеся услугами инкассации, очень часто тесно работают с банковскими организациями. Последние каждый месяц регистрируют для них номерные карты-явки, где написаны название организации, контакты, адрес главного здания и адреса филиалов, время их работы, номера заверенного багажа и временной промежуток прибытия инкассаторов.

Последние пункты всегда сопоставляются с количеством перевозимых объектов и общей загруженностью. Любая сумка из инкассаторского багажа имеет собственный номер. Также менеджер службы инкассации созванивается с организацией, и они вместе определяют удобное время для организации инкассации на предприятии.

Естественно, инкассаторский процесс должен соблюдаться по установленным правилам: нужно не только эффективно доставить необходимую сумку, но суметь правильно оформить сопутствующую документацию. У инкассатора всегда имеется список, где по пунктам указано наличие перевозимого:

• специальная емкость, которая имеет собственный идентифицируемый номер;
• ключи;
• штамп организации;
• карта-явка;
• заверенная доверенность, которая позволяет перевозить валюту и другие ценные объекты.

Манипуляции, которые должен привести в действия инкассатор при прибытии на предприятие с ценными объектами, подробно описываются в утвержденных нормативных актах.

1. Сначала сотрудник кассы должен осуществить проверку паспортных данных инкассатора, наличие доверенности на осуществление перевозки ценностей, карту-явку и принять прием-передачу нужной инкассаторской сумки.
2. Также следует показать образец пломбы, которая должна быть на сумке, и заполнить сумку ценными бумагами, приложив сопутствующие накладные бумаги и квитанции.
3. Сотрудник кассы должен заполнить документ, в котором должен указать полный список проведенных манипуляций.
4. После этого заполненные бумаги идут на проверку для выявления соответствия на запрошенную сумму.
5. Когда все сходится, то происходит процесс вложения наличных денег в индивидуальную сумку.
6. Далее идет опломбировка сумки: инкассатор при кассире должен осмотреть сумку и пломбу на ней на отсутствие дефектов, и проверить, нет ли возможности доступа к ценному содержимому.
7. Работник организации, куда приехал инкассатор, должен заполнить карту-явку и сверить реквизиты и номера с карты, накладных документов и квитанций. Если сотрудник допускает ошибку при заполнении документов, то он должен незамедлительно ее исправить.
8. После заполнения всех документов и актов, кассир ставит собственную подпись, которая является критерием правильности проведения процедуры инкассации.

При приеме-передаче инкассаторской сумки с деньгами и соответствующей документацией, инкассатор должен подписать квитанцию, заверить ее штампом и написать дату проведения инкассации. После этого он должен вернуть сумку сотруднику кассы.

Но бывает так, что кассир находит определенные несоответствия в документах. Нарушениями в инкассации могут быть не только отсутствие целостности сумки и пломбы, но и неправильно заполненная инкассаторская ведомость, которая оформляется перед отправлением инкассаторской машины.

Но что делать в данном случае, когда человек, заверявший данные бумаги, находится в другом месте? Решить вопрос положительно можно, если обнаруженные недочеты можно ликвидировать с помощью уполномоченного человека без нарушения его рабочей деятельности. Если устранение проблемы за короткое время невозможно, то процесс приема-передачи инкассаторской сумки не осуществляется. Инкассация денег (к примеру, в супермаркете) осуществляется в следующий раз. В данном случае инкассаторы должны поставить «галочку» в пункте «повторное посещение» в листе-явке.

Инкассация в банках

Инкассация в банковских организациях значительно отличается от инкассации в продуктовых магазинах, например. Такая манипуляция является более сложной и требует определенного порядка. Уполномоченный сотрудник банка должен:

• внимательно перепроверить всю документацию (накладные, квитанции, явочные листы);
• осмотреть инкассаторскую сумку на целостность: на ней не должно быть дырок, разрывов, торчащих узлов и т.д.;
• определить эффективность пломб и замочных швов;
• сверить номера, которые указаны на инкассаторской сумке и в документации.

Если уполномоченный сотрудник банковской организации нашел какие-либо недочеты в документации, то он должен сделать отметку в журнале приема, который впоследствии осматривается обеими сторонами. Если сотрудник находит следы взлома или вскрытия сумки, то ее вскрывают, пересчитывают внутреннее содержимое и составляют акт о вскрытии. При обнаружении недостачи или, наоборот, лишнего в сумке, это количество заносится в данный акт. Также в нем фиксируются данные об организации, дата, время, причина вскрытия, информация о сотрудниках, которые участвовали во вскрытии, а также информация о помещении, где проводилось вскрытие инкассаторской сумки.

Исходя из того, что инкассация является бухгалтерской операцией, то нужно открыть кассовую расходную бумагу, которая будет содержать счет 57 «Переводы в пути». Это очень удобно для предприятий, нуждающихся в инкассации, и для сотрудников инкассаторской службы.

Например, организация должна получить от инкассаторов денежные средства в размере 700 тысяч рублей в банк, которые будут переведены на определенный расчетный счет. Комиссия при проведении данной операции составит 0.2% от полученной суммы.

По имеющимся данным можно составить акт передачи наличных денег в банковскую организацию, где видно как происходит инкассация денег. Это во многом упрощает жизнь всем участникам инкассации.

Рабочая деятельность инкассаторских организаций является очень важной, поскольку по статистическим данным количество нападений и краж постоянно растет, а инкассация – это некий метод борьбы с недобросовестными гражданами.

Проводить инкассирование торговых точек имеют право специализированные службы, банковские охранные подразделения и определенные отделы на предприятиях. С каждой из указанных служб заключается договор на оказание услуг по сбору и транспортировке денежной массы и материальных ценностей.

Инкассаторы не только собирают наличность и транспортируют ее в различные инстанции. Они также имеют право перевозить культурные ценности, ювелирные изделия, секретные документы и драгоценности. Каждый из таких служащих выполняет сбор денежной массы или ценностей, как того требует инструкция проведения инкассации. Наказание за нарушение предписаний очень строгое, начиная от увольнения или большого штрафа и заканчивая уголовной ответственностью. Все зависит от того, какие последствия повлекло нарушение.

При заключении договора со специальной службой или банковской вооруженной охраной, порядок проведения инкассации регулируется действующими нормативами и внутренним распорядком этих учреждений и служб. Уполномоченные подразделения имеют право обслуживать торговые точки клиентов и транспортировать наличность из них в соответствии с регламентными нормами, закрепленными фактическим договором.

Иногда крупными предприятиями допускается самостоятельная организация инкассации денежных средств на своих филиалах и у партнеров, реализующих их продукцию. Для этого создается собственная служба, занимающаяся сбором и транспортировкой наличности. Деятельность на остальных торговых точках, не относящихся к этой организации, запрещается.

Порядок проведения операций инкассации

Процедура сбора наличности начинается с того, что подразделение, выполняющее инкассацию, готовит специальную вместе с частично заполненной препроводительной ведомостью. Затем материалы развозят по предприятиям, согласно маршрутному листу и заключенным договорам.

В указанное время служба инкассации снова посещает торговую точку. Если это небольшой магазин, его работа временно приостанавливается. При инкассации супермаркета прекращать работу нет необходимости, поскольку для подсчета и передачи наличности существует специальное помещение.

Как предписывают правила инкассации денежных средств, в присутствии представителя торговой точки и инкассатора выполняется пересчет и проверка денежной массы на подлинность. После этого сумму фиксируют в препроводительной ведомости, и отправитель предоставляет бланк, уже заполненный к моменту приезда службы. Затем документ визируется подписями и печатью.

Заполненная ведомость вкладывается в инкассаторскую сумку, которая закрывается и опечатывается представителями службы и торговой точки. Все материалы транспортируются в банковское или другое финансовое учреждение.

Как требует инструкция по инкассации денежных средств, представители службы в обязательном порядке должны:

• четко соблюдать график и маршрут передвижения;
• при сборе наличности убедиться в том, что сумма денежной массы соответствует прописанной в ведомости;
• проконтролировать корректное заполнение бланка;
• обеспечить опечатывание инкассаторской сумки с последующей доставкой к месту хранения.

При инкассировании внутренней службой предприятия, процедура отличается от стандартной. На торговой точке наличность не всегда передается по препроводительной ведомости, иногда просто заполняется акт передачи денежных средств. Кроме того, руководство предприятия часто экономит на инкассаторских мешках, и денежную массу транспортируют в мини-сейфах или металлических контейнерах.

Требования к проведению инкассации

Проведение инкассации нередко сопряжено с риском для жизни и здоровья. Поэтому строгое соблюдение всех предписаний иногда спасает от возможного разбойного нападения. Специальные службы не раскрывают всех требований, которые должны выполнять инкассаторы, поскольку эти сведения относятся к разряду служебной информации, недоступной для посторонних.

Существующие требования к инкассации денежных средств распространяются также и на отправителей. Они должны обеспечить:

• свободный подъезд к дверям торговой точки или запасного выхода;
• хорошее освещение у входа, а также внутри, по ходу следования инкассатора;
• отдельное помещение для инкассирования, которое должно запираться изнутри, либо временное прекращение работы магазина, если нет отдельного помещения для кассы;
• свободное продвижение сотрудников службы внутри в сопровождении уполномоченного персонала или представителя службы охраны объекта.

Если вышеперечисленные пункты не выполняются, инкассаторы имеют право отказать в сборе и транспортировке ценностей.

Правила инкассации не регулируются на правительственном уровне. Описанные нормативы основываются на действующем законодательстве, поэтому соблюдение инструкций помогает не только сохранять денежные средства или материальные активы, но жизнь и здоровье работников службы.