Удерживается ли подоходный налог с командировочных. Ндфл с командировочных расходов

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.

Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

С 2017 года не облагают страховыми взносами суточные в размере, который установлен Налоговым кодексом. Суточные сверх такого лимита, даже если их размер прописан в локальных нормативных актах компании, облагают как взносами, так и НДФЛ.

Как платить страховые взносы с суточных

Так, установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере:

• не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России;
• не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Таким образом, с 2017 года суточные сверх данных норм следует облагать взносами вне зависимости от того, прописаны сверхлимитные суммы в локальных нормативных актах или нет.

По общему правилу дата осуществления выплат определяется как день их начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). Датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета.

А значит, суточные, которые превышают нормы, включают в базу для исчисления страховых взносов в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника.

Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отметим, что суточные не облагают страховыми взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При этом размер суточных не имеет значения.

Как платить НДФЛ с суточных

Исчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных производится в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога производится, например, из суммы зарплаты. Удержанный НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (подп. 6 п. 1 ст. 223, пп. 3, 6 ст. 226 НК РФ).

Доходы в виде суточных, превышающих установленные законом нормативы, при заполнении раздела 3 справки по форме 2-НДФЛ отражают по коду дохода 4800 "Иные доходы" в месяце утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 21.06.2016 № 03-04-06/36099, ). А вот суточные в пределах норм не облагают НДФЛ и не отражают в справке 2-НДФЛ.

Сверхлимитные суточные также подлежат отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ (утв. ).

ПРИМЕР

Суточные на командировку по России были выплачены 13.03.2017. Их размер установлен в локальном нормативном акте в сумме 1000 руб. в сутки. Авансовый отчет по итогам командировки был утвержден 25.03.2017, зарплата за март выплачена 05.04.2017. Перечисление НДФЛ произведено 06.04.2017.

Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 г. следует заполнить следующим образом:

• строка 100 "Дата фактического получения дохода" - последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, - 31.03.2017;
• строка 110 "Дата удержания налога" - дата выплаты очередной зарплаты - 05.04.2017;
• строка 120 "Срок перечисления налога" - 06.04.2017;
• строка 130 "Сумма фактически полученного дохода" - сумма сверхлимитных суточных;
• строка 140 "Сумма удержанного налога" - удержанный НДФЛ (письмо ФНС России от 27.04.2016 № БС-4-11/7663).

Как отразить суточные в 6-НДФЛ

Суточные и налог на прибыль

Командировочные расходы, в том числе суточные, учитывают в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Признают их на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Страховые взносы, исчисленные с суммы сверхнормативных суточных, включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (подп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Как вести учет суточных

Командировочные затраты принимают к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании.

ПРИМЕР

В коллективном договоре компания установила размер суточных - 1000 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Работник пробыл в командировке 6 дней. Было выплачено 6000 руб. суточных.

Не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ сумма в размере 4200 руб. (6 дн. x 700 руб.). А вот сумма, превышающая норму, - 1800 руб., подлежит обложению.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

6000 руб. - подотчетному лицу выданы суточные;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

6000 руб. - признаны расходы в виде суточных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

234 руб. (1800 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со сверхлимитных суточных;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

540 руб. (1800 руб. x (22% + 2,9% + 5,1%)) - начислены страховые взносы с суммы сверхнормативных суточных.

Мурова Е.Ю.
ведущий эксперт ООО "ФБК", кандидат экономических наук
Опубликовано: Российский налоговый курьер. - 2002 N 10
http://www.rnk.ru

С вступлением в силу с 1 января 2002 года главы 25 "налог на прибыль организаций" НК РФ изменился порядок учета командировочных расходов для целей налогообложения прибыли организаций. В связи с этим в 2002 году расходы на командировки для целей уплаты налога на прибыль организаций и налога на доходы физических лиц, единого социального налога и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование нормируются по-разному.

В данной статье на конкретных примерах автор рассматривает вопросы, которыми должен владеть каждый бухгалтер, чтобы правильно отражать в учете суммы возмещения командировочных расходов работников, а также исчислять налоги, связанные с возмещением расходов на командировки, в 2002 году.

Понятие служебной командировки и расходов на нее

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерацииљ служебная командировка -- это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разЪездной характер, служебными командировками не признаются.

Согласно ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

Расходы по проезду;

Расходы по найму жилого помещения;

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета. В настоящее время действует постановление Правительства Российской Федерации от 26.02.92 N 122 "О нормах возмещения командировочных расходов". В соответствии с п. 4 данного постановления Минфину России предоставлено право вносить по согласованию с Минтрудом России изменения в нормы возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен. Последнее изменение, вступившее в силу с 1 января 2002 года, внесено приказом Минфина России от 06.07.2001 N 49н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации" (далее -- приказ N 49н).

Командировочные расходы для целей налогообложения прибыли организации

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам налогоплательщика, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности:

--љ на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

Наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходовљ на обслуживание в барах и ресторанах, обслуживание в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными обЪектами);

Суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее -- постановление N 93);

Оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

Консульские, аэродромные сборы, сборы за право вЪезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Таким образом, для целей налогообложения прибыли организации в расходах на командировки нормируемыми затратами являются только суточные и (или) полевое довольствие.

Нормы суточных и полевого довольствия

За каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации -- суточные в размере 100 руб.;

За каждый день нахождения в заграничной командировке -- суточные в размере согласно приложению к постановлению N 93 ;

Ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории Российской Федерации, работникам лесоустроительных организаций, а также старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до семи лет, эксплуатируемых в полевых условиях:

За работу на обЪектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, -- в размере 200 руб.;

За работу на обЪектах полевых работ, расположенных в других районах, -- в размере 150 руб.;

За работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, -- в размере 75 руб.;

За работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, -- в размере 50 руб.

Условия принятия расходов на командировки для целей налогообложения

Расходы должны быть обоснованными. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;

Расходы должны быть документально подтверждены. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;

Расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, в 2002 году организации должны уделять особое внимание оформлению первичных документов, подтверждающих командировочные расходы.

Командировочное удостоверение

В соответствии с п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее -- Инструкция N 62) направление работников организаций в командировку производится руководителями этих организаций и оформляется выдачей командировочного удостоверения по форме N Т-10 "Командировочное удостоверение", утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее -- постановление N 26).

Согласно п. 6 Инструкции N 62 фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которая обычно используется вљ хозяйственной деятельностиљ организации для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица. Срок командировки работников определяется руководителем, однакољ согласно п. 4 Инструкции N 62 он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

В соответствии с п. 7 Инструкции N 62 днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда -- день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отЪезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее -- последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных предприятием расходов, а для работника -- подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

По усмотрению руководителя организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом, унифицированная форма которого N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" утверждена постановлением N 26. В приказе указываются место назначения (страна, город, организация), цель и сроки командировки. Кроме того, в нем могут быть указаны повышенные нормы суточных, если они отличаются от минимальных норм, установленных в соответствии с законодательством.

Авансовый отчет

Следующим очень важным документом, подтверждающим расходы предприятия на командировку работника, является авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами. С 1 января 2002 года введена в действие унифицированная форма N АО-1 "Авансовый отчет", утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет"" .

Авансовый отчет должен быть сдан работником в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения из командировки на территории Российской Федерации и в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы Российской Федерации.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие фактически произведенные расходы. На авансовом отчете о произведенных командировочных расходах руководитель организации ставит свою подпись, подтверждая таким образом обоснованность произведенных расходов.

Для определения характера произведенных расходов желательно, чтобы сотрудник, вернувшийся из командировки, кроме авансового отчета представил также краткий отчет о проделанной работе с приложением документов, подтверждающих результат работы. Например, если заключение договора поставки являлось целью командировки, но по каким-либо причинам договор не был заключен, желательно представить соглашение о намерениях сторон, на котором руководитель организации должен поставить подпись, утверждая таким образом соответствие проделанной работы цели командировки.

Порядок возмещения расходов по проезду и найму жилого помещения

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному лицу в размере стоимости проезда воздушным, водным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями (квитанция МД-4). Также оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы по добровольному страхованию пассажиров от несчастных случаев возмещению не подлежат.

Согласно п. 18 Инструкции N 62 расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по I--IV группам тарифных ставок на судах морского флота, в каютах I и II категорий на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету I класса возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов.

Часто бывают ситуации, когда командированному работнику приходится из гостиничного номера осуществлять телефонные звонки, связанные с выполнением поставленного задания. Производственная направленность таких звонков должна быть подтверждена документально (например, предоставлена распечатка телефонных номеров вызываемого абонента), а их целесообразность -- письменным заключением руководителя предприятия.

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ суммы НДС, уплаченные по командировочным расходам (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), учитываемым при исчислении налога на прибыль организаций в составе прочих расходов, подлежат вычету из общей суммы НДС, причитающейся к уплате в бюджет.

Счета-фактуры в гостиницах и при пользовании транспортом общего пользования командированным работникам, как правило, не выписываются. Поэтому автор предлагает для соблюдения соответствия данных, используемых для целей бухгалтерского учета иљ исчисления НДС, в конце налогового периода по НДС составить реестр первичных документов, на основании которых был определен НДС по командировочным расходам, и отразить итоговую сумму НДС по реестру в книге покупок* . Реестр подшивается в журнал учета полученных счетов-фактур.

Учет и налогообложение при командировках работников на примерах

Рассмотрим, как расходы на командировки учитываются для целей обложения налогом на прибыль организаций, отражаются в бухгалтерском учете, а также как с оплаты командировочных расходов следует исчислять , на конкретных примерах.

Если документы по найму жилого помещения утеряны:

Пример 1

Согласно приказу руководителя организации работник был направлен в служебную командировку с 1љ по 11 апреля 2002 года (включительно) в другой город (на территории Российской Федерации). На командировочные расходы ему было выдано под отчет из кассы 10 000 руб., в том числе суточные в размере 1000 руб. (100 руб. х 10 дн.). 15 апреля 2002 года работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующихљ оправдательных документов:

-- авиабилеты до пункта назначения и обратно на сумму 6720 руб., в том числе налог с продаж 320 руб., НДС;

-- служебная записка обутере документов, подтверждающих расходы об утрате работника по найму жилого помещения;

-- приказ руководителя организации о возмещении работнику расходов по найму жилого помещения в сумме 3000 руб. (300 руб. х 10 дн.).

Таким образом, общая сумма возмещения командировочных расходов работника составила 11 320 руб. (1000 руб. + 6720 руб. + 600 руб. + 3000 руб.).

НДС и налог на прибыль

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ сумма НДС, уплаченная по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, подлежащая вычету, исчисляется по расчетной налоговой ставке 16,67% суммы указанных расходов без учета налога с продаж. Следовательно, сумма НДС, уплаченная по расходам работника на проезд, принимаемая к вычету, составляет 1066,88 руб. [(6720 руб. - 320 руб.) х 16,67%], расходы на проезд без НДС -- 6253,12 руб. (7320 руб. - 1066,88 руб.).

Расходы по найму жилого помещения работник документально не подтвердил, поэтому согласно п. 1 ст. 252 НК РФ эти расходы не принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

Суточные были выплачены по нормам.

Таким образом, сумма командировочных расходов, которая включается в состав прочих расходов для целей налогообложения прибыли, составляет 7253,12 руб. (6253,12 руб. + 1000 руб.). Сумма расходов по найму жилого помещения, возмещенная работнику в соответствии с приказом руководителя организации в размере 3000 руб., относится на прибыль, остающуюся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль.

Отражение в учете

Дебет 71 Кредит 50 -- 10 000 руб. -- выданы денежные средства под отчет из кассы на командировочные расходы;

Дебет 26 Кредит 71 -- 10 253,12 руб. (1000 руб. + 6253,12 руб. + 3000 руб.) -- отражена сумма расходов работника на командировку;

Дебет 19 Кредит 71 -- 1066,88 руб. -- отражена сумма НДС по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно (со стоимости авиабилетов);

Дебет 68 Кредит 19 -- 1066,88 руб. -- принята к вычету сумма НДС по командировочным расходам;

Дебет 71 Кредит 50 - 1320 руб. (11 320 руб. - 10 000 руб.) -- работнику возмещен перерасход выданных под отчет денежных средств на командировочные расходы.

Таблица 1

Налог на доходы физических лиц, ЕСН и страховые взносы

Согласно п. 1 приказа N 49н при отсутствии подтверждающих документов норма возмещения расходов по найму жилого помещения установлена в размере 12 руб. в сутки. Таким образом, в налоговую базу работника по налогу на доходы физических лиц должна быть включена сумма возмещения расходов по найму жилого помещения в размере 2880 руб. (3000 руб. -.12 руб. х 10 дн.).

Что касается ЕСН, то в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, так же как и по налогу на доходы физических лиц, при оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат обложению ЕСН суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы по найму жилого помещения. Поэтому при наличии подтверждающих документов любые расходы по найму жилого помещения в полном обЪеме (независимо от установленных Минфином России норм) не включаются в налоговую базу для исчисления ЕСН.

В нашем примере расходы по найму жилого помещения документально не подтверждены. Однако они также в полном обЪеме не включаются в налоговую базу для исчисления ЕСН, но уже на основании п. 3 ст. 236 НК РФ, поскольку не могут быть отнесены на затраты при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Согласно п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" базой для начисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование является налоговая база по ЕСН, установленная главой 24 "Единый социальный налог" НК РФ.

Таким образом, обЪектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются обЪект налогообложения и налоговая база по ЕСН, установленные статьями 236, 237 и 238 НК РФ. Следовательно, в нашем примере страховые взносы на сумму возмещения работнику командировочных расходов также не начисляются.

Пример 2

Согласно приказу руководителя организации работник был направлен в служебную командировку с 1љ по 11 апреля 2002 года (включительно) в другой город (на территории Российской Федерации). На командировочные расходы ему было выдано под отчет из кассы 20 000 руб., в том числе суточные согласно приказу руководителя организации в размере 2000 руб. (200 руб. х 10 дн.). 16 апреля 2002 года работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов:

-- командировочное удостоверение;

-- авиабилеты до места командировки и обратно на сумму 6720 руб., в том числе налог с продаж 320 руб., НДС;

-- квитанция сборов при авиаперелете на сумму 600 руб.;

-- счет гостиницы за проживание на сумму 7200 руб. (800 руб. х 9 дн.), в том числе НДС 1200 руб. (налог с продаж не выделен);

-- приказ руководителя организации о возмещении суточных в размере 2000 руб. (200 руб. х 10 дн.).

Таким образом, общая сумма командировочных расходов работника составила 16 520 руб. (2000 руб. + 6720 руб. + 600 руб. + 7200 руб.).

Организация применяет для признания доходов и расходов метод начисления.

Условно примем, что других командировок в апреле 2002 года не было.

НДС и налог на прибыль

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ сумма НДС, уплаченная по расходам работника на проезд, принимаемая к вычету, составляет 1066,88 руб. [(6720 руб. - 320 руб.) х 16,67%], расходы на проезд без НДС -- 6253,12 руб. (7320 руб. - 1066,88 руб.).

Документально подтвержденные расходы работника по найму жилого помещения составляют 7200 руб., в том числе НДС -- 1200 руб., расходы на проживание в гостинице без учета НДС -- 6000 руб. (7200 руб. - 1200 руб.).

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы работника на наем жилого помещения в месте командировки в сумме 6000 руб. учитываются при исчислении налога на прибыль. При этом в соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ НДС по этим расходам в размере 1200 руб. принимается к вычету.

Суточные, выплаченные в пределах норм, установленных п. 1 постановления N 93, уменьшающие налогооблагаемую прибыль организации, составляют 1000 руб. (100 руб. х 10 дн.); суточные сверх норм, которые не учитываются при налогообложении прибыли, -- 1000 руб. (2000 руб. - 1000 руб.).

Таким образом, сумма командировочных расходов, которая включается в состав прочих расходов для целей исчисления и уплаты налога на прибыль, составляет 13 253,12 руб. (6253,12 руб. + 6000 руб. + 1000 руб.).

Отражение в учете

Дебет 71 Кредит 50 -- 20 000 руб. -- выданы денежные средства под отчет из кассы на командировочные расходы;

Дебет 26 Кредит 71 -- 14 253,12 руб. (2000 руб. + 6253,12 руб. + 6000 руб.) -- отражена сумма расходов работника на командировку;

Дебет 19 Кредит 71 -- 2266,88 руб. (1066,88 руб. + 1200 руб.) -- отражена сумма НДС по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно (со стоимости авиабилетов) и на проживание в гостинице;

Дебет 68 Кредит 19 -- 2266,88 руб. -- принята к вычету сумма НДС по командировочным расходам;

Дебет 50 Кредит 71 -- 3480 руб. (20 000 руб. - 16 520 руб.) -- работником внесен в кассу остаток неиспользованной суммы.

Ред. врезка

В соответствии с подходом к ведению налогового учета, рассмотренном в статье "Как совместить бухгалтерский и налоговый учет", "РНК", 2002, N 8, в данном примере организации необходимо сделать следующие проводки по налоговым счетам.

16 апреля 2002 года (согласно пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ на дату утверждения авансового отчета)

Дебет Н90.2.14 "Расходы на командировки" -- 13 253,12 руб. -- отражены командировочные расходы.

Кредит Н90.2.14 "Расходы на командировки" -- 13 253,12 руб. -- отражены командировочные расходы, признанные в апреле 2002 года и уменьшающие налоговую базу.

Регистр по счету Н90.2.14 представлен в табл. 2.

Таблица 2

Регистр по счету Н90.2.14 "Расходы на командировки"

Налог на доходы физических лиц, ЕСН и страховые взносы

В налоговую базу для исчисления ЕСН расходы работника на проезд до места командировки и обратно, по найму жилого помещения, суточные в пределах норм, установленных приказом N 49н, не включаются на основании пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, а суточные сверх норм не включаются на основании п. 3 ст. 236 НК РФ (поскольку суточные сверх норм не относятся на затраты при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций). Соответственно страховые взносы на сумму возмещения работнику командировочных расходов также не начисляются.

Пример 3

Согласно приказу руководителя организации работник был направлен в служебную командировку с 12љ по 22 марта 2002 года (включительно) в г. Караганду (Республика Казахстан). На командировочные расходы ему было выдано под отчет из кассы 60 000 руб., в том числе суточные согласно приказу руководителя организации в размере 15 000 руб. (1500 руб. х 10 дн.). 25 марта 2002 года работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложениемљ следующих оправдательных документов:

-- командировочное удостоверение;

-- авиабилеты к месту командировки и обратно на сумму 12 400 руб. без учета НДС (приобретались по безналичному расчету);

-- документ из гостиницы г. Караганды, подтверждающий расходы работника на проживаниељ на сумму 120 000 казахских тенге;

-- приказ руководителя организации о возмещении суточных в размере 15 000 руб. (1500 руб. х 10 дн.).

Организация применяет для признания доходов и расходов метод начисления.

Условно примем, что других командировок в марте 2002 года не было.

НДС и налог на прибыль

Документально подтвержденные расходы на проезд, произведенные работником, в размере 12 400 руб. учитываются при налогообложении прибыли. В соответствии с пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ для целей налогообложения прибыли датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета командированного работника. Отметим, что в бухгалтерском учете датой признания командировочных расходов также является дата утверждения авансового отчета. Таким образом, расходы работника наљ командировку за границу, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу иностранной валюты к рублю Российской Федерации, установленному ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета, то есть в нашем примере -- на 26 марта 2002 года.

100 казахских тенге -- 20,4612 руб.;

1 долл. США -- 31,1510 руб.

Следовательно, расходы работника по найму жилого помещения в г. Караганде составляют 24 553,44 руб. (120 000 казахских тенге: 100 казахских тенге х 20,4612 руб.). Эти расходы в полном обЪеме относятся к прочим расходам при исчислении налога на прибыль.

Согласно приложению к постановлению N 93 норма суточных при направлении в командировку на срок до 60 дней включительно в Казахстан установлена в размере 41 долл. США за каждый день нахождения в командировке. Таким образом, суточные за 10 дней пребывания в командировке в пределах норм составляют 12 771,91 руб. (41 долл. США х 31,1510 руб. х 10 дн.), соответственно сверх норм -- 2228,09 руб. (15 000 руб. - 12 771,91 руб.).

При исчислении налога на прибыль учитывается не вся сумма суточных, выплаченных работнику, а только 12 771,91 руб.

Отражение в учете

Дебет 71 Кредит 50 -- 60 000 руб. -- выданы денежные средства под отчет из кассы на командировочные расходы;

Дебет 26 Кредит 71 -- 51 953,44 руб. (15 000 руб. + 12 400 руб. + 24 553,44 руб.) -- отражена сумма расходов работника на командировку;

Дебет 50 Кредит 71 -- 8046,56 руб. (60 000 руб. - 51 953,44 руб.) -- работником внесен в кассу остаток неиспользованной суммы.

Таблица 3

Регистр по счету Н90.2.14 "Расходы на командировки"

Налог на доходы физических лиц, ЕСН и страховые взносы

Таким образом, в налоговую базу работника по налогу на доходы физических лиц включается сумма суточных в размере 2228,09 руб.

В налоговую базу для исчисления ЕСН расходы работника на проезд до места командировки и обратно, по найму жилого помещения, суточные в пределах норм, установленных приказом N 92н, не включаются на основании пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, а суточные сверх норм не включаются на основании п. 3 ст. 236 НК РФ, поскольку они не относятся на затраты при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций. Соответственно страховые взносы на сумму возмещения работнику командировочных расходов также не начисляются.

Общий порядок обложения НДФЛ командировочных расходов

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
В силу ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Трудовым кодексом установлены случаи возмещения работодателем работнику расходов на проезд и проживание:
- при направлении работника в служебную командировку (ст. 168 ТК РФ);
- при возмещении расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ);
- при осуществлении работы вахтовым методом (ст. 297 ТК РФ).
В указанных случаях суммы возмещения работодателем работнику расходов на проезд и проживание освобождаются от обложения НДФЛ.
При возмещении работодателем работнику обозначенных расходов в иных случаях, не установленных Трудовым кодексом, данные суммы подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (Письмо Минфина России от 26.09.2014 N 03-04-06/48396).
Положениями ст. 217 НК РФ предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются:
- суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке;
- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, оплату услуг связи, получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, получение виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;
- расходы на наем жилого помещения. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов на наем жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам работодателей, не относящихся к государственным и муниципальным органам и учреждениям, органам местного самоуправления, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ст. 168 ТК РФ).

Обратите внимание! С 8 января 2015 г. упразднены командировочные удостоверения, служебные задания и отчет о выполненной работе в командировке (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации"). Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

Из дословного прочтения приведенных норм следует, что в соответствии со ст. 217 НК РФ компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, признаются доходами, которые в силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению.
В отношении компенсационных выплат, связанных с возмещением командировочных расходов, следует иметь в виду, что согласно абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ указанные выплаты, за исключением суточных, освобождаются от налогообложения в пределах фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов на проезд до места назначения и обратно, расходов на наем жилого помещения и др.
Иными словами, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ только суточные не требуют документального подтверждения их использования. В отношении выплат, компенсирующих все остальные расходы налогоплательщика, связанные с командировкой, для их освобождения от налогообложения требуется документальное подтверждение произведенных расходов (Письмо Минфина России от 01.03.2013 N 03-04-07/6189).
Отметим, что если работник направляется для участия в каких-либо мероприятиях, не связанных с выполнением им трудовых обязанностей, то эта поездка не будет являться командировкой в понимании Трудового кодекса.
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им и в денежной, и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.
Доходы, не подлежащие обложению НДФЛ, поименованы в ст. 217 НК РФ.
На основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.
С учетом того, что в рассматриваемой ситуации работники направляются для участия в мероприятиях, не связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, названные поездки не являются командировками и, соответственно, расходы, связанные с участием работников в данных мероприятиях, не являются командировочными расходами.
Следовательно, оплата организацией расходов работника, возникших в результате участия в мероприятиях, не связанных с выполнением трудовых обязанностей, на основании положений ст. 211 НК РФ является доходом работника, полученным в натуральной форме, и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (Письмо ФНС России от 05.03.2014 N БС-4-11/4032@).
Рассмотрим разные виды командировочных расходов и их обложение НДФЛ.

НДФЛ и суточные

Порядок и размеры возмещения суточных, связанных со служебными командировками, работникам устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Размер суточных может быть любой.
При этом установлено, что не облагаются НДФЛ только суточные в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Соответственно, если размер суточных превышает установленные значения, то разницу между установленным размером суточных и 700 руб. (2500 руб. в загранкомандировке) надо обложить НДФЛ.
Командировки на территории Республики Крым и Севастополя. В 2014 г. изменился порядок обложения НДФЛ суточных при направлении работников в Республику Крым и город федерального значения Севастополь. Разъяснения о том, как же облагать суточные НДФЛ в 2014 г. и далее, дали представители ФНС и Минфина (Письма ФНС России от 04.08.2014 N БС-4-11/15175@, Минфина России от 24.07.2014 N 03-04-06/36482).
В соответствии со ст. 2 Федерального конституционного закона от 21.03.2014 N 6-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя" в составе РФ образованы новые субъекты - Республика Крым и город федерального значения Севастополь.
В силу Федерального закона от 21.03.2014 N 36-ФЗ "О ратификации Договора между Российской Федерацией и Республикой Крым о принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов" Республика Крым принята в состав РФ с 18.03.2014.
Таким образом, при направлении сотрудников организации в командировки на территории РФ, включая новые субъекты РФ - Республику Крым и город федерального значения Севастополь, - выплачиваемые обозначенным сотрудникам суточные освобождаются от обложения НДФЛ в пределах 700 руб.
Например, в доход, подлежащий обложению НДФЛ, сотрудников организации, командированных в апреле 2014 г. в Республику Крым, на основании абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ не включаются суточные в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в Республике Крым. Если суточные выплачиваются в размере более 700 руб. в день, то разница между суммой фактически выплаченных суточных и 700 руб. за каждый день облагается НДФЛ.
Однодневные командировки. Сегодня не потерял своей актуальности вопрос об однодневных командировках, точнее, о том, можно ли выплачивать суточные работнику, если срок командировки равен одному дню.
Напомним, что поворотным моментом в решении данного вопроса стало Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12. Судьи пришли к выводу, что суточные выплачиваются работникам при направлении их в командировку для исполнения трудовых функций вне места постоянной работы на срок не менее суток и предназначены для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. При направлении работников в однодневную командировку, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются, а произведенные выплаты не являются суточными исходя из определения, содержащегося в трудовом законодательстве.
Согласно абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ. Применительно к положениям указанной нормы размер выплачиваемого работодателем при однодневных командировках возмещения, не включаемого в подлежащий налогообложению доход, также ограничен суммой 700 руб.
Соответственно, если работнику, направляемому в однодневную командировку, выплачиваются денежные средства для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, то выплаченные суммы не являются суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника.
Итак, если работнику выплачиваются указанные денежные средства, встает вопрос о том, надо ли их облагать НДФЛ. Позиция представителей Минфина по данному вопросу следующая.
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов. При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
При направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных п. 3 ст. 217 НК РФ (Письма Минфина России N 03-04-07/6189, от 26.05.2014 N 03-03-06/1/24916).
Суточные в иностранной валюте. Как облагать НДФЛ суточные по загранкомандировке, если они выплачены в иностранной валюте?
Размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ, - не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке - применяются ко всем суточным, выплачиваемым работникам.
Пунктом 5 ст. 210 НК РФ предусмотрено, что доходы (расходы, принимаемые к вычету) налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов (дату фактического осуществления расходов).
Определение дохода, подлежащего налогообложению, с учетом положений п. 3 ст. 217 НК РФ производится организацией - налоговым агентом в момент утверждения авансового отчета работника.
Таким образом, при определении налоговым агентом налоговой базы по выплаченным в иностранной валюте суточным суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему на дату утверждения авансового отчета (Письмо Минфина России от 29.12.2014 N 03-04-06/68074). Затем полученная цифра сравнивается с установленным значением 2500 руб. за каждый день командировки за пределы РФ.

НДФЛ и оплата проезда

Согласно нормам, установленным ст. 217 НК РФ, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Получается, что работник обязан документально подтвердить расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно. Фактически произведенные расходы на проезд не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ.
Если затраты на проезд документально не подтверждены, то они не компенсируются. Если же работодатель принимает решение о компенсации расходов на проезд в командировке, не подтвержденных документально, то эти выплаты облагаются НДФЛ в общем порядке.
Дата проездного документа не соответствует дате начала или дате окончания командировки, указанной в приказе. Часто возникает вопрос о том, надо ли удерживать НДФЛ с суммы возмещения работнику стоимости проезда от места командировки к месту работы и наоборот, если он остается на выходные (праздничные) дни в месте командировки или выезжает в командировку не в день, обозначенный в приказе, а в один из предшествующих ему выходных или праздничных дней или вечером после окончания работы в предшествующий командировке день.
В абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ сказано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
В соответствии со ст. ст. 106 и 107 ТК РФ выходные дни и нерабочие праздничные дни - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.
При этом согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы. В этой ситуации оплата организацией за сотрудника обратного билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению НДФЛ в полном объеме в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ. Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.
Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала (Письма Минфина России от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687, от 30.07.2014 N 03-04-06/37503).
Таким образом, если дата проездного документа не соответствует дате начала или дате окончания командировки, указанной в приказе, то необходимо разграничивать два случая:
- когда работник с разрешения руководителя организации остается в месте командирования, используя выходные дни, либо выезжает к месту командировки в выходные дни, предшествующие дате начала командировки, оплата организацией проезда к месту командировки и обратно не приводит к возникновению у работника экономической выгоды и объект обложения НДФЛ не возникает;
- если работник пребывает в месте командировки значительно больше срока командирования, то у него возникает экономическая выгода в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы. Стоимость названного билета подлежит обложению НДФЛ в полном объеме в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ.
Разъездной характер работы. В случае если работа сотрудников организации по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, в отношении обложения НДФЛ сумм возмещения указанных расходов следует учитывать, что согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками вышеуказанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения названных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (Письмо Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482).
Отметим, что Трудовой кодекс не содержит понятия разъездного характера работы и не указывает на конкретные трудовые обязанности, при исполнении которых работа может считаться разъездной.
Соответственно, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками сотрудников организации, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

НДФЛ и плата за наем помещения

Порядок возмещения расходов на наем жилого помещения в командировках практически аналогичен компенсации расходов на оплату проезда - фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на наем помещения не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ. Однако установлено, что при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов на наем жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Это означает, что если документы по найму помещения есть, то оплачивается фактически затраченная сумма. Без подтверждающих документов работнику может быть компенсировано не более установленной суммы (700 и 2500 руб. соответственно), которая не облагается НДФЛ.
На практике применение данных норм особых трудностей не вызывает. Вопросы возникают по возмещению расходов на наем жилья, связанных со служебными поездками работников с разъездным характером работы.

Отметим, что на основании ст. 57 ТК РФ в трудовой договор обязательно должны быть включены условия о разъездном характере работы работника.
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, в том числе расходы на наем жилого помещения.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками вышеуказанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения названных расходов могут тоже устанавливаться трудовым договором.
При этом Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Данные компенсации, согласно ст. 129 разд. VI "Оплата и нормирование труда" ТК РФ, являются элементами оплаты труда.
Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ, в силу которой под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Таким образом, возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
На основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Из приведенных норм следует: если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, в том числе расходов на наем жилья, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (Письма Минфина России от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093, от 15.09.2014 N 03-03-06/4/46131).
Вместе с тем отметим, что компенсируемые организацией сотруднику суммы расходов на аренду квартиры в месте нахождения организации, не связанные с разъездным характером работы, признаются доходом физического лица и подлежат обложению НДФЛ.

Действующим законодательством определен порядок возмещения командировочных расходов работникам, направляемым в служебные командировки.
Налоговым кодексом установлено, что не подлежат обложению НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на наем жилого помещения и суточные в пределах норм. При этом без подтверждающих документов не облагаются НДФЛ суммы оплаты расходов на наем жилого помещения также в установленных суммах.
Представители Минфина и ФНС последовательно дают разъяснения о практическом применении установленных правил обложения НДФЛ компенсационных выплат по командировочным расходам.

Командировки – неотъемлемая часть деятельности многих современных компаний. А затраты, так или иначе связанные с их проведением, в большинстве случаев можно признать в расходах при исчислении налога на прибыль. О каких случаях речь – читайте в статье.

Правовые и финансовые основы направления в командировку

Прежде всего, следует отметить, что такое мероприятие как командировка проводится исключительно в рамках трудовых отношений (ст. 166 ТК РФ).

Командировками не считаются поездки тех сотрудников, чья работа носит разъездной характер и осуществляется в пути (например, стюардесс, водителей или курьеров).

При проведении командировок работодатель обязан осуществлять в пользу своего сотрудника следующие выплаты (ст. 167 ТК РФ):

· оплата нахождения в командировке, исходя из среднего заработка;

· возмещение командировочных расходов, связанных с выполнением служебного поручения.

Имейте в виду: при расчете среднего заработка компания должна руководствоваться статьей 139 Трудового кодекса , а также профильным положением . Одновременно суммы среднего заработка, начисленные за время пребывания в командировке, должны учитываться в составе расходов на оплату труда.

К возмещаемым работодателем затратам относятся (ст. 168 ТК РФ):

· расходы на проезд;

· расходы по найму жилого помещения;

· дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

· другие расходы, которые были произведены работником с разрешения или ведома работодателя (например, затраты на оплату мобильной связи).

Работодатель имеет право на самостоятельное определение размера и порядка возмещения командировочных расходов. Однако указанные нормативы должны быть закреплены коллективным договором или локальным актом предприятия (ст. 168 ТК РФ).

Документальное оформление командировки

Как правило, командировка должна быть оформлена следующими документами:

· служебным заданием;

· приказом или распоряжением о направлении одного или нескольких работников в командировку;

· командировочным удостоверением (выписывается в одном экземпляре и выдается на руки командированному работнику).

Обратите внимание: командировочным удостоверением подтверждается фактическое время пребывания в служебной поездке. В каждом пункте назначения должны проставляться отметки о времени прибытия и выбытия сотрудника. Причем эта информация должна быть заверена подписью ответственного должностного лица, а также печатью.

При загранкомандировках хватит и одного приказа – пункт 15 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» .

В большинстве случаев служебная командировка оформляется первичными документами по следующим формам (утв. постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1):

После того, как работник вернется из командировки, он должен в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию соответствующий авансовый отчет с подтверждающими расходы документами. При этом можно воспользоваться формой отчета № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 .

К отчету прилагается пакет документов. В него входят:

· командировочное удостоверение;

· проездные документы;

· документы о найме жилых помещений;

· документы о других расходах, произведенных в командировке.

Снижаем налог на прибыль

Признать командировочные расходы в налоговом учете можно только в том случае, если они отвечают условиям статьи 252 Налогового кодекса . То есть затраты должны быть, во-первых, экономически оправданы, а, во-вторых, документально подтверждены.

Обратите внимание: расходы по проезду и проживанию, а также суточные за время участия в мероприятиях «нетрудового» характера (например, при проведении спортивных и корпоративных мероприятий на фирме) не учитываются при расчете налога на прибыль (см., например, письмо Минфина России от 22 ноября 2010 г. № 03-04-06/6-272).

Затраты на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией по правилам, предусмотренным подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса .

Налогоплательщики, которые применяют метод начисления, должны признавать командировочные расходы на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Расходы, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли:

· проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

· наем жилого помещения;

· суточные или полевое довольствие;

· оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

· консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Имейте в виду: указанный перечень расходов не является закрытым. На практике это означает, что командировочными могут признаваться и некоторые другие затраты, которые были осуществлены в поездке.

Интересно, что для целей налогообложения прибыли не имеет значения, какой именно категорией комфортности воспользовался пассажир в командировке (см., например, письма Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-03-06/2/93 и от 21 апреля 2006 г. № 03-03-04/2/114).

Нередко работники используют в командировках личный автотранспорт. В подобных ситуациях должны применяться нормы, которые установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 .

Следует обратить внимание также на следующий момент. Если организация командировок компании отдана на внешнее обслуживание сторонней фирме, то возникающие расходы на оплату ее услуг не относятся к командировочным. В целях налогообложения указанные затраты можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Командировочные расходы (в т.ч. суммы суточных) можно учесть в размере фактически произведенных затрат.

Обратите внимание: по однодневным командировкам сумма суточных не может быть учтена при исчислении налога на прибыль (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 10 февраля 2006 г. № 20-12/11312 и постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2006 г. по делу № А05-5899/2005-12).

Таким образом, мы осветили главные моменты налогового учета командировочных расходов на предприятии.

Резюме:

1. Командировки могут осуществляться исключительно в рамках трудовых отношений. Люди, которые работают (или оформлены) по гражданско-правовым договорам и направляются в поездки, не считаются командированными.
2. Работодатель имеет право на самостоятельное определение размера и порядка возмещения командировочных расходов.
3. После того, как работник вернется из командировки, он должен в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию соответствующий авансовый отчет с подтверждающими расходы документами.
4. Командировочные расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.
5. Затраты на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
6. Если организация командировок компании отдана на внешнее обслуживание сторонней фирме, то возникающие расходы на оплату ее услуг не относятся к командировочным.
7. Командировочные расходы (в т.ч. суммы суточных) можно учесть в размере фактически произведенных затрат.
8. По однодневным командировкам сумма суточных не может быть учтена при исчислении налога на прибыль.