Нарушение последовательности нумерации счетов фактур. Что будет за неправильную нумерацию счетов-фактур

Скачать образец заполнения счета-фактуры за 2015 в Excel>>

Скачать бланк счета-фактуры за 2015>>

Требования к нумерации счетов-фактур в 2016

Счет-фактура должен иметь порядковый номер, который указывается в строке 1 (пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ). В Налоговом кодексе нет каких-то требований к порядку нумерации счетов-фактур. Поэтому компания разрабатывает его самостоятельно. И утверждает в учетной

Нумерация счетов-фактур в учетной политике в 2016

Порядок, в котором счетам-фактурам будут присваиваться номера, каждая компания придумывает сама. И выбирает тот порядок, который удобен для конкретной деятельности. Его нужно закрепить в учетной политике для целей налогообложения.

Вот несколько важных в Вашей работе статей по этой теме:

Вправе ли инспекция отказать в вычете НДС, если продавец каждый день начинает нумерацию счетов-фактур с первого номера?

Налоговые последствия утраты документов

Приобретение и продажа товаров через обособленное подразделение: правильно оформляем счета-фактуры

Отдельная нумерация счетов-фактур на аванс в 2016

Нумеровать счета-фактуры на аванс как-то особенно НК РФ тоже не требует. Но для собственного удобства можно предусмотреть, к примеру, префикс (А, Ав, -А) или другой опознавательный знак. Так компании будет проще вести учет.

Нумерация счетов-фактур в хронологическом порядке в 2016

Можно начинать нумерацию счетов-фактур заново с начала года, квартала или даже дня. На практике компании придерживаются сквозной нумерации с начала года. Главное, чтобы не появились счета-фактуры с одинаковой датой и номером. В номере могут быть не только цифры, но и буквы и любые другие знаки.

Номер может быть, например, таким: № 124/2016-у. Из него бухгалтер сразу поймет, что он выставлен в 2016 году на оказанные услуги («у»).

Внимание!

В номере счета-фактуры обязательно ставится знак «/», если (пп. "а" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры):

счет-фактура на реализацию через обособленное подразделение.
счет-фактура на реализацию составляет участник товарищества или доверительный управляющий.

Ответственность за нарушение нумерации счетов-фактур в 2016

Штраф за нарушение нумерации не предусмотрен. Ошибки в нумерации не мешают инспекции идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав, налоговую ставку и сумму налога (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ, письма Минфина от 22.05.12 № 03-07-09/59, от 14.05.12 № 03-07-09/50, от 15.05.12 № 03-07-09/52, от 15.05.12 № 03-07-09/53). Поэтому на этом основании нельзя отказать компании в вычете «входного» НДС.

Многих плательщиков НДС волнует вопрос, предусмотрены ли действующим законодательством штрафные санкции за нарушение нумерации выставленных счетов-фактур? На этот вопрос отвечают специалисты проекта "1С:Консалтинг. Стандарт".

Счета-фактуры заполняются в соответствии с требованиями Налогового кодекса РФ. Согласно подпункту 1 пункта 5 статьи 169 НК РФ в счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должны быть указаны порядковый номер и дата выписки счета-фактуры.

Санкции за нарушение налогового законодательства предусмотрены главой 16 части первой НК РФ. В частности, статьей 120 НК РФ предусматривает штраф за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается, в частности, отсутствие счетов-фактур.

Это означает, что штраф возникнет в том случае, если продавец не выставил счет-фактуру. В рассматриваемом нами случае счета-фактуры выставляются. Следовательно, оснований для наступления ответственности по статье 120 НК РФ нет.

Итак, непосредственно за нарушение нумерации счетов-фактур Налоговый кодекс РФ штрафных санкций не предусматривает .

Арбитры также подчеркивают, что нарушение в виде неправильного заполнения счетов-фактур не подпадает под определение грубого нарушения правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.10.2004 № А56-6325/04).

Однако при нарушении нумерации счетов-фактур претензии со стороны налоговых органов неизбежны . Дело в том, что контролеры могут заподозрить неполное отражение выручки от реализации товаров (работ, услуг). Ведь у них не будет уверенности в том, что все выставленные счета-фактуры зарегистрированы в книге продаж.

В затруднительном положении может оказаться и покупатель. Налоговики наверняка откажут ему в вычете НДС, если установят, что хронология номеров выставляемых поставщиком счетов-фактур нарушена.

У покупателя также могут возникнуть проблемы, если контролеры выяснят, что от одного и того же поставщика получены счета-фактуры с разными датами, но с одинаковыми номерами. Например, счета-фактуры от 26.01.2009 № 67 и от 10.02.2009 № 67.

Правда, шансы оспорить такие претензии проверяющих есть. Подтверждением тому являются судебные решения, принятые в пользу налогоплательщика. Так, ФАС Уральского округа пришел к выводу о том, что наличие в счетах-фактурах одинаковых номеров, но с разными датами, не является нарушением требований, предъявляемых к порядку оформления счетов-фактур. Следовательно, оно не может служить основанием для отказа в принятии вычета сумм НДС, уплаченных поставщику (постановление от 13.05.2008 № Ф09-3337/08-С2 по делу № А76-19348/07). Отметим, что в данном случае судьи обратили внимание на то, что такой порядок нумерации счетов-фактур, в пределах месяца, поставщик установил в своей учетной политике.

ФАС Московского округа подчеркнул, что ведение поставщиками учета счетов-фактур не в хронологическом порядке не воспрепятствовало осуществлению налогового контроля и, следовательно, не может свидетельствовать о незаконности применения вычетов по НДС (постановление от 07.10.2008 № КА-А40/8215-08 по делу № А40-77769/06-75-465).

Эксперт журнала «Практическая бухгалтерия» дает комментарий к о том, как правильно пронумеровать счета-фактуры.

Неясность в нумерации

Номер является первым реквизитом счета-фактуры. В подпункте “а” пункта 1 раздела 2 приложения 2 к упомянутому в письме постановлению № 1137 сказано, что счета-фактуры (как первоначальные, так и корректировочные) надо нумеровать в общем хронологическом порядке. Если организация выставила покупателю счет-фактуру под номером 1, затем направила другим контрагентам счета-фактуры с номерами 2–9, а затем составляет корректировочный счет-фактуру к первому документу, то ему надо присвоить номер 10.

В постановлении № 1137 не сказано, когда компании должны прерывать нумерацию и следующему счету-фактуре давать первый номер. Логично, что организации так поступают: ведь если несколько лет присваивать счетам-фактурам номера в общем порядке, то цифры получатся слишком большими.

Для крупных компаний такая нумерация крайне неудобна. Поэтому некоторые компании начинают новую нумерацию ежеквартально, ежемесячно и даже ежедневно. Но в комментируемом письме Минфин высказал позицию, что ежедневная нумерация счетов-фактур постановлением № 1137 не предусмотрена.

Номер не критичен

С выводом Минфина можно поспорить. В первую очередь, вывод не очень четкий. Если ежедневная нумерация не предусмотрена, тогда какая? Минфин высказался только против порядка, указанного в запросе заявителя, но как делать правильно, не разъяснил.

Большинство компаний начинают новую нумерацию с начала каждого года. Ведь именно в начале каждого года организации , начинают новую нумерацию первичных документов, заключают новые договоры. Налоговые периоды по многим налогам (на прибыль, на имущество, транспортный) также ежегодные. И бухгалтерская отчетность тоже годовая.

Но ежегодная нумерация счетов-фактур с первого порядкового номера ни из письма, ни из постановления № 1137 не вытекает. К тому же налоговым периодом по НДС является не год, а квартал (ст. 163 НК РФ).

К счастью, из разъяснения следует вывод, что номер в счете-фактуре не может привести к тому, что покупателю . Действительно, инспекторы в любом случае будут знать все необходимое: продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговую ставку и сумму НДС. И если компания в этих реквизитах не ошиблась, у ревизоров не будет никаких оснований отказывать покупателю в вычете (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Не только собственный порядок нумерации, но даже и откровенные ошибки в номере не повлияют на вычет НДС у покупателя.

Кроме того, покупатель не может знать, каким порядком нумерации пользуется продавец. Это можно определить лишь по косвенным признакам. Например, если в конце октября покупателю придет счет-фактура под номером 582, а в начале ноября от того же самого контрагента – под номером 1. Однако ошибки в нумерации (например, пропуск нескольких номеров) организация определить не сможет.

Наш вывод таков: за номером в счете-фактуре поставщика можно не следить. Если возникнет спор с инспекцией, он, скорее всего, будет благополучно разрешен на стадии апелляции в УФНС. Так что в суд идти не придется.

Счета-фактуры подразделений

Нумерацию счетов-фактур обособленных подразделений можно осуществлять отдельно от нумерации счетов-фактур головного офиса.

Дело в том, что номера счетов-фактур подразделений все равно не будут совпадать с номерами главной конторы. Ведь им надо ставить через разделительную черту цифровой индекс обособленного подразделения, установленный в учетной политике (подп. “а” п. 1 разд. 2 приложения 1 к постановлению № 1137).

Позиция Минфина не обязательна к применению. Так что у организации есть два варианта нумерации счетов-фактур подразделений.

Вариант 1

Нумеровать счета-фактуры в общем хронологическом порядке в отношении и головного офиса, и обособленных подразделений. Тогда основные номера будут следовать один за другим по всей компании в целом, а у счетов-фактур подразделений будут дополнительные индексы. Нумерация будет, например, такая: 1, 2, 3/1, 4, 5, 6, 7/1 и т. д.

Вариант 2

Сделать разный порядок нумерации счетов-фактур головного офиса и подразделений. В этом случае у основной конторы будут номера 1, 2, 3, 4, а у подразделения – 1/1, 1/2, 1/3 и т.д.

На наш взгляд, второй способ удобнее. Ведь при применении первого варианта необходимо наладить постоянную оперативную связь между всеми подразделениями. Если, например, 30 октября в 14:02 головной офис присваивает счету-фактуре номер 57, а в 14:03 счет-фактуру выставляет филиал с индексом 1, то в подразделении уже должны знать о первом из выставленных счетов-фактур. И присвоить счету-фактуре номер 58/1. В противном случае порядок нумерации будет нарушен. Тем более что Минфин порекомендовал именно второй вариант.

Нестандартные номера

Некоторые компании отдельно нумеруют авансовые и корректировочные счета-фактуры. Например, авансовым всегда через дробь ставят букву А, а корректировочным – букву К. Это облегчит поиск нужных счетов-фактур при необходимости, но так поступать рискованно. Ведь указание такой информации постановлением № 1137 не предусмотрено. Тем более что буквенные индексы в этом нормативном акте вообще отсутствуют. Кроме того, покупатели, увидев букву в номере счета-фактуры, могут потребовать у организации выставить исправленные экземпляры. Это стремление понятно: никто не желает проблем с налоговой, тем более по такому незначительному вопросу.

Но компромиссный вариант есть. В бухгалтерской программе вполне можно ставить счетам-фактурам не только официальные номера, но и дополнительные. Это нарушением точно не является.

К тому же писать дополнительные номера правомерно и в самих счетах-фактурах. Но только не в поле “Номер”, а после всех остальных реквизитов, желательно с пометкой “Справочно”. Никакого нарушения в этом нет. Ведь Минфин разрешает присваивать счетам-фактурам дополнительные реквизиты. Такой вывод финансисты делали во многих разъяснениях, например, в письме от 30.10.2012 № 03-07-09/146.

Н.Г. Чернявский , эксперт “Нормативные Акты для бухгалтера ”

Нормативные Акты для бухгалтера

Не нужно тратить время на то, чтобы разобраться, как законодательные изменения использовать в работе. За Вас это сделали эксперты журнала

Н.Г. Чернявский, эксперт “Нормативные Акты для бухгалтера”

Если несколько лет присваивать счетам-фактурам номера в общем порядке, то цифры получаются слишком большими, поэтому некоторые компании, а в особенности крупные, начинают новую нумерацию ежеквартально, ежемесячно и даже ежедневно. Минфин высказался против такого порядка, но как делать правильно, не разъяснил.

Неясность в нумерации

Номер не критичен

Большинство компаний начинают новую нумерацию с начала каждого года. Ведь именно в начале каждого года организации утверждают учетную политику или вносят в нее изменения, начинают новую нумерацию первичных документов, заключают новые договоры. Налоговые периоды по многим налогам (на прибыль, на имущество, транспортный) также ежегодные. И бухгалтерская отчетность тоже годовая.

К счастью, из разъяснения следует вывод, что номер в счете-фактуре не может привести к тому, что покупателю откажут в вычете НДС. Действительно, инспекторы в любом случае будут знать все необходимое: продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговую ставку и сумму НДС. И если компания в этих реквизитах не ошиблась, у ревизоров не будет никаких оснований отказывать покупателю в вычете (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Счета-фактуры подразделений

Вариант 1

Вариант 2

Нестандартные номера

В ранее существовавшем Порядке ведения журналов счетов-фактур, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 г. № 914, были изложены достаточно жесткие требования к нумерации счетов-фактур.

В соответствии с ним налогоплательщики должны были вести достоверный количественный и номерной учет незаполненных бланков счетов-фактур, для чего было необходимо, чтобы все бланки счетов-фактур заранее нумеровались. Нумерация бланков типографским способом представлялась слишком затруднительной, так как это значительно усложняло процедуру выдачи счетов-фактур организациями, поскольку необходимо обеспечить нужное количество этих документов. Поэтому нумерация осуществлялась организациями самостоятельно, но при условии, что номера выдаваемых покупателю счетов-фактур совпадали с номерами вторых экземпляров счетов-фактур, остающихся у продавцов. Также существовало указание на обязательную нумерацию бланков счетов-фактур по возрастающей в пределах отчетного года (без пропусков присвоенных номеров), а в начале следующего календарного года налогоплательщики обязаны были старую нумерацию прервать и начать новую с цифры 1.

В настоящее время жестких требований к нумерации счетов-фактур в действующем законодательстве не содержится, однако необходимо учитывать нижеследующие моменты.

Налогоплательщик может избрать следующие методы нумерации:

· сплошная нумерация в течение всей своей деятельности;

· нумерация по порядку в течение календарного года - наиболее распространенный метод нумерации;

· нумерация по порядку в течение налогового периода, причем налоговым периодом является для определенного круга налогоплательщиков месяц, а для некоторых - квартал. Так, в соответствии со статьей 163 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) для налогоплательщиков (налоговых агентов) с ежемесячными в течение квартала суммами выручки от реализации товаров (работ, услуг) без учета налога, не превышающими два миллиона рублей, налоговый период устанавливается как квартал, для всех остальных налогоплательщиков налоговый период устанавливается как месяц;

· для идентификации филиала могут использоваться в номере буквы;

· комплексная нумерация, содержащая указание в номере счета-фактуры на дату (число, месяц, год).

Пунктом 2 новых Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 914 от 02.12.2000 г. установлено, что продавцы ведут учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке. Порядок заполнения счетов-фактур установлен пунктом 5 статьи 169 НК РФ, где приведены обязательные реквизиты, которые должен содержать счет-фактура. Одним из обязательных реквизитов является порядковый номер. Если данный реквизит будет отсутствовать или счета-фактуры будут нумероваться не по порядку, то это может привести к отказу в принятии к вычету суммы „входного“ .

Согласно пункту 20 указанных Правил разрешается регистрация продавцом счетов-фактур с одинаковыми реквизитами в книге продаж только в двух случаях:

1) при поступлении средств в порядке частичной оплаты (если продавец определяет момент возникновения налоговой базы для по факту поступления денежных средств);

2) при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) под полученную сумму авансовых или иных платежей с соответствующей корректировкой (зачетом) ранее начисленных сумм налога по платежу.

Что касается включения в номер счета-фактуры буквенных обозначений, то запрета на это в официальных разъяснениях нет. Поэтому в целях упорядочения учета реализации по филиалам или обособленным подразделениям, возможно применять в порядковом номере счета-фактуры буквы. Обособленные подразделения выписывают счета-фактуры всегда от имени головной организации. Это связано с тем, что обособленное подразделение в соответствии со ст. 19 НК РФ не является налогоплательщиком.

Обособленным подразделением признается любое территориально обособленное от организации подразделение, по местонахождению которого оборудованы стационарные рабочие места. При этом не имеет значения, отражено или нет его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, несущественны и полномочия, которыми наделяется указанное подразделение. Данная норма изложена в статье 11 НК РФ. При этом нужно учитывать, что если организация реализует товары (выполняет работы, оказывает услуги) через свои обособленные подразделения, то счета-фактуры на перечисленные позиции выставляются покупателям обособленными подразделениями и нумерация счетов-фактур производится в порядке возрастания номеров в целом по организации (письмо ФНС от 6 июля 2005 г. № 03-1-04/1166/13@). Возможно как резервирование номеров по мере их выборки, так и присвоение составных номеров с индексом обособленного подразделения; журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж ведутся структурными подразделениями в виде разделов единых журналов учета, единых книг покупок и продаж организации. Но не всегда представляется возможным определить заранее количество номеров счетов-фактур, приходящихся на обособленное подразделение. Поэтому можно рекомендовать такой вариант, при котором обособленные подразделения нумеруют выписываемые счета-фактуры самостоятельно по возрастанию, но с присвоением индекса обособленного подразделения. Обособленные подразделения, наделенные обязанностью ведения бухгалтерского учета, могут оформлять счета-фактуры, выставляемые покупателям, в трех экземплярах. Первый экземпляр передается покупателю, второй непосредственно организации, а третий хранится в обособленном подразделении.

Необходимо отметить, что использование различных систем нумерации счетов-фактур с большой долей вероятности может привести налогоплательщика к конфликту с налоговыми органами. Если инспекторы обнаружат, что налогоплательщик зарезервировал определенное количество номеров, но в пределах обозначенного в учетной политике отчетного периода все не выбрал, то могут возникнуть подозрения, что по „невыбранным“ номерам осуществлялась отгрузка покупателям, но данные суммы не отражались в книге продаж для последующего налогообложения . Даже если налогоплательщик вовсе не стремился скрыть выручку от налогообложения, лучше обезопасить организацию от лишних придирок со стороны проверяющих. К тому же они могут использовать такой аргумент: статья 169 НК РФ подразумевает наличие порядкового номера, следовательно, налогоплательщик обязан соблюсти единую присвоение именно порядковых номеров. Таким образом, если организацией применяется сложная система нумерации, но которая представляется удобной для организации в целях налогового контроля и сверки с контрагентами, то целесообразно подробно описать данную систему в учетной политике в разделе по исчислению во избежание разногласий с налоговыми органами.

Судебная практика по вопросу нумерации счетов-фактур в основном положительна. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 15.06.2004 г. № А56-45387/03 указано, что ввиду отсутствия нормативно закрепленных правил нумерации счетов-фактур, налогоплательщик самостоятельно устанавливает порядок учета счетов-фактур и присвоения им порядковых номеров. Организация установила такой порядок, в соответствии с которым нумерация бланков счетов-фактур осуществлялась в пределах дня.

Спорные счета-фактуры имели одинаковые порядковые номера, но разные даты, следовательно, вывод налоговой инспекции о наличии у спорных счетов-фактур одинаковых реквизитов, что препятствует отражению указанных в них сумм налога в налоговой декларации в составе налоговых вычетов, неправомерен.

Но если счета-фактуры вообще не имеют номеров, то суда принимают сторону налоговых органов. В Постановлении ФАС Дальневосточного округа от 4 февраля 2004 г. по делу № Ф03-А73/03-2/3556 сделан вывод: поскольку в названных документах отсутствовали номера счетов-фактур, наименование грузоотправителей и их адреса, адреса грузополучателей, а подписи в счетах-фактурах учинены от имени руководителя юридического лица, не являющегося таковым, то отсутствуют правовые основания для принятия налоговых вычетов.

Согласно статье 172 НК РФ условием для учета налогоплательщиком в налоговой декларации сумм налоговых вычетов является фактическая уплата сумм налога на добавленную стоимость продавцу товара на основании счетов-фактур, выставленных последним (прим. авт. с 1 января 2006 года данная норма отменена). При этом документы, на которые ссылается налогоплательщик в подтверждение исполнения своей обязанности по уплате налога, должны отвечать предъявленным требованиям и достоверно свидетельствовать об обстоятельствах, с которыми законодательство связывает налоговые последствия.

Если счет-фактура содержит значительную номенклатуру продукции и выписывается на нескольких листах, то листы также подлежат сквозной нумерации. Ссылка на данное утверждение содержится в письме Минфина РФ от 15 мая 2006 г. № 03-04-09/11.

В любом случае следует знать, что привлечь фирму к ответственности по статье 120 НК РФ по выбранному способу нумерации нельзя. Согласно этому положению, инспекторы могут наложить штраф, в частности, за отсутствие счетов-фактур. Если все счета-фактуры имеются в наличии, зарегистрированы в журнале регистрации выданных счетов-фактур и инспекторы доказать обратное не могут, то штрафовать по статье 120 НК РФ за неправильное заполнение счетов-фактур нельзя. Об этом говорится в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 11 октября 2004 г. по делу № А56-6325/04.

А. Клокова

Метки: Предыдущая запись
Следующая запись