На сегодняшний день одним из острейших вопросов для большинства налогоплательщиков налога на добавленную стоимость(НДС)остается: как правильно оформить и представить счет-фактуру? Действующее законодательство предъявляет довольно строгие требования к порядку оформления счетов-фактур в связи с тем, что в соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога к вычету .
Дата составления счета-фактуры
Налогоплательщики должны составлять счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или со дня передачи имущественных прав (п. 3 ст. 168 НК). При этом согласно п. 3 ст. 169 НК РФ, налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж: при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения НДС, в том числе не подлежащих налогообложению; в иных случаях, определенных в установленном порядке.
Обратите внимание!
Действующая форма счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 мая 2009 г. №451.
Правила оформления счет-фактуры
Рассмотрим наиболее острые вопросы, возникающие у налогоплательщиков при оформлении счетов-фактур.
Заполняем реквизиты продавца и покупателя
По строкам счета-фактуры «Продавец (Покупатель) » вносится полное и сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами. Обращаем внимание на то, что в том случае если используется сокращенное наименование хозяйствующего субъекта, оно в обязательном порядке должно быть зафиксировано в учредительных документах. После наименования продавца и покупателя указывается «адрес » данных организаций. При заполнении данного реквизита указывается место нахождения продавца и покупателя согласно их учредительным документам.
Особенности составления счет-фактуры обособленным подразделением
Обособленные подразделения организаций налогоплательщиками налога на добавленную стоимость не являются. Если товары реализуются организацией через свои подразделения, счета-фактуры по отгруженным товарам (работам, услугам) могут выписываться этими подразделениями покупателям только от имени организации . При этом при заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным подразделениями указанной организации, в строке 2б «ИНН/КПП продавца» указывается КПП соответствующего подразделения (письмо Минфина от 20.04.2007 г. № 03-07-11/114).
Порядок оформления счета-фактуры организацией, состоящей на учете в налоговом органе в качестве крупнейшего налогоплательщика
При реализации товаров (работ, услуг) организацией, состоящей на учете в налоговом органе в качестве крупнейшего налогоплательщика, в строке 2б «ИНН/КПП продавца» счета-фактуры указывается КПП организации, который содержится в уведомлении о постановке на учет в налоговом органе в качестве крупнейшего налогоплательщика. Соответственно, при приобретении товаров (работ, услуг) такой организацией в счете-фактуре в строке 6б «ИНН/КПП покупателя» указывается КПП организации, который содержится в указанном уведомлении, а при приобретении товаров (работ, услуг) подразделениями организации по строке 6б «ИНН/КПП покупателя» — КПП соответствующего подразделения.
Заполняем реквизиты грузоотправителя и грузополучателя
По строке «Грузоотправитель и его адрес » раскрывается полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. Если продавец и грузоотправитель одно и то же лицо, то по данной строке может содержаться запись «он же». В противном случае указывается почтовый адрес грузоотправителя (Приложение 1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выствленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость). Следует отметить, что Правила не закрепляют возможности использования записи «он же» при заполнении одноименной строки в отношении грузополучателя. Аналогичной точки зрения придерживаются чиновники налогового ведомства, которые в своем письме МНС России от 26 февраля 2004 г. № 03-1-08/525/18 констатировали: «указанный метод заполнения счета-фактуры продавцом не распространяется на заполнение им соответствующих строк счета-фактуры, касающихся информации о покупателе, являющемся одновременно грузополучателем». Таким образом, при заполнении строки 4 «Грузополучатель и его адрес» счета-фактуры продавцом указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес, а в строке 6 «Покупатель» указывается полное или сокращенное наименование покупателя.
Обратите внимание!
Заполнение строк «грузоотправитель» и «грузополучатель» необходимо только по операциям, предусматривающим реализацию материальных ценностей. В случае оказания услуг (выполнения работ) понятия «грузоотправитель» и «грузополучатель» отсутствуют, поэтому связи в выставляемых счетах-фактурах в строках 3 и 4 проставляются прочерки. При этом следует отметить, что проставление в счетах-фактурах в указанных случаях тех же данных, что и в строках «Продавец» и «Покупатель», не может являться причиной для отказа в вычете сумм налога на добавленную стоимость, указанных в таких счетах-фактурах.
Отсутствие реквизитов платежно-расчетных документов
Организации будет отказано в праве применения вычета по входящему НДС в том случае, если в счете-фактуре не будет заполнена строка 5 «К платежно-расчетному документу». При этом пп. 4 п. 5 ст. 169 НК РФ, установлено, что данный реквизит счета-фактуры заполняется только в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг). Следует отметить, что Приложением 1 к Правилам, предусмотрено указание по строке 5 реквизитов (номер и дата составления) платежно-расчетного документа или кассового чека (при расчете с помощью платежно-расчетных документов или кассовых чеков, к которым прилагается счет-фактура). В связи с этим налог на добавленную стоимость, указанный в счетах-фактурах, выставленных при реализации товаров за наличный расчет в которых отсутствуют указанные реквизиты, к вычету не принимается (письмо Минфина РФ от 24 апреля 2006 г. № 03-04-09/07).
В каком случае заполняется страна происхождения товара?
Обращаем внимание на то, что страна происхождения товара заполняется только в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация (пп. 14 п. 5 ст. 169 НК РФ). Если организация все же указала в ней наименование «Россия», то, по мнению специалистов налогового ведомства, это не является нарушением.
Кто должен подписывать счет-фактуру?
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.
Таким образом, требования, предусмотренные п. 6 ст. 169 НК РФ, считаются выполненными, если при выставлении счета-фактуры он будет подписан руководителем и главным бухгалтером организации — налогоплательщика НДС либо иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Следует отметить, что если счет-фактура подписывается иным уполномоченным лицом на основании соответствующего распорядительного документа, то организациям рекомендуется запросить копию приказа или доверенности, т.е. документа, на основании которого действует уполномоченное лицо во избежание возможных проблем связанных с вычетом НДС. Также следует обратить внимание на то, что в данном случае, по мнению специалистов финансового ведомства, вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации необходимо указывать фамилию и инициалы уполномоченного лица (письмо Минфина от 11.01.06 г. №03-04-09/1).
Следует отметить, что организации может быть отказано в праве принять к вычету входящий НДС, если в счете-фактуре отсутствует расшифровка подписи ответственных лиц. Данная точка зрения обусловлена тем, что согласно п. 3.22 Гост Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3.03.03 г. №65-ст, в состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Таким образом, в состав реквизита «подпись», о котором упоминается в п. 6 ст. 169 НК РФ, включается не только личная подпись, но и ее расшифровка, а именно фамилия, имя, отчество.
Аналогичной позиции придерживаются чиновники налогового ведомства, которые в письме от 12.07.05 г. №03-04-11/154 констатировали: «для идентификации таких лиц в целях устранения возможности неправомерного вычета налога на добавленную стоимость указанные подписи следовало расшифровывать». Исходя из этого, во избежание лишних проблем с вычетом в счете-фактуре целесообразно указать фамилию, имя и отчество ответственных лиц полностью.
Использование факсимильной подписи в счете-фактуре
Часто у налогоплательщиков возникает вопрос о возможности использования факсимильной подписи при оформлении счетов-фактур. Поскольку факсимиле является штампом, пусть даже обеспечивающим точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица, а не его подписью, то использование такого штампа может привести (и приводит) к проблемам с принятием к зачету НДС по оформленным с его использованием счетам-фактурам.
Позиция контролирующих органов по этому вопросу неоднократно изложена и заключается в том, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. В качестве примеров можно привести письма ФНС России МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/ , от 19.10.2005 № ММ-6-03/ и Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404.
Комбинированный способ заполнения: приемлем или нет?
Следует отметить, что как статья 169 Кодекса, так и Правила не содержат ограничений в способах заполнения счета-фактуры. Счета-фактуры могут заполняться ручным, компьютерным, и комбинированным способом. При использовании последнего варианта оформления документа, часть его реквизитов вносится от руки, а остальные с помощью компьютера. При этом не должна нарушаться последовательность расположения, содержания и числа показателей, утвержденных в типовой форме счета-фактуры (п. 14 Правил).
Подводя итог всему вышеизложенному, можно констатировать, что на сегодняшний день сохраняется ряд вопросов связанных с порядком оформления счетов-фактур, не имеющих однозначных ответов, что в значительной степени затрудняет жизнь налогоплательщикам. Конечно, можно полагаться на норму п. 7 ст. 3 НК РФ, согласно которой все неустранимые противоречия толкуются в пользу налогоплательщика, однако, как это показано выше, ряда спорных ситуаций можно избежать, следуя приведенным в настоящей статье рекомендациям.
Дудий А.А.
Остались вопросы по составлению счетов-фактур? Отправьте их через форму обратной связи, размещенную ниже.
Бухгалтерская компания «Такскон»
Бюджетные учреждения освобождены от уплаты налога на добавленную стоимость только по основной деятельности, финансируемой за счет госзадания. Поэтому если организация ведет любую предпринимательскую деятельность, возникает прямая обязанность уплачивать налог в бюджет. Документом, подтверждающим размер налоговой базы для расчета обязательств, а также право на получение льготы, является счет-фактура. В статье вы сможете скачать бланк (счет-фактура 2019) бесплатно, а также узнать, как правильно его заполнить.
Для чего нужен счет-фактура
По ст. 169 НК РФ, образец счета-фактуры с 01.01.2019 является основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров, работ или услуг, имущественных прав, подтверждающих суммы налога к вычету в установленном законодательством порядке.
Форма счета-фактуры 2019 унифицирована и утверждена Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Последние изменения в действующую форму бланка внесены Постановлением Правительства от 19.08.2017 № 981 и действуют с 01.10.2017. Поэтому счет-фактура (бланк 2019 скачать бесплатно вы сможете ниже) должен содержать измененные данные. Наглядно изменения показывает таблица.
Приведем образцы бланков счетов-фактур 2019 в разных форматах, например, вы можете бесплатно скачать бланк счет-фактуры в word 2019 года.
Выписывать счет-фактуру следует только в случаях, подлежащих налогообложению НДС (реализация товаров, работ, услуг или получение предоплаты на реализацию), и только в установленной форме. В противном случае сотрудники ФНС не примут документацию в качестве подтверждения.
Бланк счета-фактуры в Word-формате
Бланк счет-фактура на оплату 2019: скачать бесплатно в Excel
Составляем счет-фактуру правильно
Подробный порядок заполнения счетов-фактур представлен в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137, а также в ст. 169 НК РФ. Установлен перечень обязательных к заполнению реквизитов: для отгрузочного счета-фактуры — п. 5 ст. 169 НК, для счета-фактуры на аванс, когда выписывается бланк на предоплату, — п. 5.1 ст. 169 НК.
Допускается несколько видов заполнения бланка счета-фактуры:
- полностью от руки;
- частично от руки и частично на компьютере;
- полностью печатный вариант;
- электронно (без бумажного носителя).
Образец счета-фактуры 2019 год должен быть подписан руководителем бюджетной организации и главным бухгалтером или иными уполномоченными лицами. Для электронных форм используют усиленную квалифицированную электронную подпись уполномоченного лица.
Дата и нумерация выписанной документации должны иметь строгий хронологический порядок. Сведения в новую графу счета-фактуры № 1а «Код вида товара» проставляются в соответствии с Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕАЭС. Заполняют эту графу только организации-экспортеры, которые ввозят товар на территорию ЕАЭС. Если вид товара по Товарной номенклатуре определить невозможно, в графе следует поставить прочерк.
Формируется счет-фактура онлайн также легко. Существуют много бесплатных интернет-сервисов или специализированных бухгалтерских программ. Большинство из них потребуют зарегистрировать организацию на сайте, а затем можно будет скачать и распечатать уже заполненный вашими данными образец.
Образец счета-фактуры с 01.01.2019
Рассмотрим, как заполнить форму, на конкретном примере: бюджетная организация «АЛЛЮР» реализует услуги аренды бассейна. 09.01.2019 заключен договор на оказание услуг с ООО «Покупатель услуг» на 200 часов. Формируем готовый образец. Скачать бесплатно образец (новый бланк счета-фактура 2019) можно при помощи кнопки.
Основные ошибки в составлении счета-фактуры
Все возможные неточности и ошибки в документе можно разделить на два вида: незначительные, которые не влияют на размер вычета по НДС, и значительные, при наличии которых налоговики не примут документ-подтверждение.
Ошибки, при которых налоговики не примут счет-фактуру:
- Неверная информация о покупателе или продавце, не позволяющая идентифицировать субъект. Помарки не вызовут вопросов. Но если ИНН и наименование указаны неверно, например, в ИНН лишняя цифра, то такую бумагу не примут.
- Сведения, не позволяющие определить, какая продукция реализована или приобретена. К ошибкам такого вида налоговики относятся с особым сомнением. Опечатки и сокращения допустимы. Не принимаются документы, в которых указан другой товар. Например, организация заключила договор на поставку футбольных мячей, а в счете-фактуре указала баскетбольные.
- Невозможно определить сумму продукции или предоплаты. Часто допускают ошибки в указании валюты, в которой производятся расчеты между организациями, или определении ее кода. Арифметические ошибки в общем расчете стоимости тоже недопустимы.
- Ошибки в определении ставки и суммы налога. Такие неточности возникают при неверном указании процентной ставки к конкретному виду товара. Например, продукция, облагаемая нулевой ставкой, в счете-фактуре указана под ставкой в 10 %. Соответственно, и сумма НДС будет рассчитана в документе неверно.
С 2019 года основная ставка НДС — 20 % или 20/120. Обратите особое внимание при формировании документов на оплату.
Чтобы исправить ошибки, сформируйте новый документ — корректировочный счет-фактуру.
С 1 октября 2017 года применяется новая форма счета-фактуры. Что изменилось в составе бланка? Зачем понадобилось вносить коррективы? Затронули ли изменения форму корректировочных счетов-фактур? Правда ли, что начинают действовать новые правила заполнения и хранения счетов-фактур? Расскажем о том, какие новые поля добавились в счет-фактуру и приведем образец заполнения. Также вы сможете скачать новый бланк (уже с учетом поправок).
Для чего нужны счета-фактуры: базовые знания
Счет-фактура – это документальное основание для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету (возмещению). Это следует из пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ. Счет-фактуру налоговое законодательство требует оформлять каждый раз при реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав. Счета-фактуры могут формироваться на бумажном носителе или в электронном виде. Бумажная форма и правила ее заполнения определены в приложении № 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 утверждены действующие формы и Правила заполнения (ведения) следующих документов, используемых при расчетах по НДС:
- счета-фактуры (приложение № 1);
- корректировочного счета-фактуры (приложение № 2);
- журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (приложение № 3);
- книги покупок (приложение № 4);
- книги продаж (приложение № 5).
Если продавец желает направлять покупателям счета-фактуры в электронном виде, то требуется, чтобы покупатель был с этим согласен. При этом средства приема, обмена и обработки счетов-фактур в электронном виде продавца и покупателя должны быть совместимы. Они должны отвечать установленным форматам (абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ). Счета-фактуры в электронном виде выставляют и получают в порядке, который утвержден Приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н.
Очередное изменение формы счета-фактуры
С 1 октября 2017 года форма счета-фактуры вновь изменилась. Теперь поправки предусмотрены Постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 № 981. Вы можете скачать этот документ по .
Что именно изменилось в форме счета-фактуры
Теперь подробно расскажем об изменениях в счете-фактуре с 1 октября 2017 года. Мы выделили главные из них.
Добавили новую графу «Код вида товара»
С 1 октября 2017 года в форме счета-фактура появилась новая графа 1а «Кода вида товара». Ее нужно заполнять организациям, вывозящим товары за пределы РФ в страны ЕАЭС. Код вида товара нужно будет указывать в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕАЭС.
Код вида товара по товарной номенклатуре ВЭД требовалось показывать в счетах-фактурах и до 1 октября (подп. 15 п. 5 ст. 169 НК РФ). Однако специальной графы для этого прежде не было, поэтому код товара, обычно, указывали в графе 1 – после наименования товаров.
Заметим, что при отсутствии данных в новой графе «Код вида товара» с 1 октября 2017 года проставляется прочерк.
Предусмотрели графу для подписи уполномоченного лица
С 1 октября 2017 года в бланке счета-фактуры появилась новая графа для подписи уполномоченного лица, подписывающего счет-фактуру за предпринимателя. Раньше такие графы были в счете-фактуре исключительно для подписей лиц, которые расписываются за руководителя или главного бухгалтера.
Если подписи в счете-фактуре ставят уполномоченные лица, то передачу полномочий нужно оформить распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации. Что же касается индивидуального предпринимателя, то уполномоченное им лицо вправе подписывать документы только на основании доверенности, заверенной у нотариуса.
Уточнили название графы 11
Прежде графа 11 в счете-фактуре называлась «Номер таможенной декларации». Однако с 1 октября 2017 года название этой графы уточнили. Теперь она называется «Регистрационный номер таможенной декларации». То есть, в графе 11 вместо номера таможенной декларации теперь следует приводить ее регистрационный номер. Напомним, что это разные номера.
Регистрационный номер таможенной декларации и номер таможенной декларации различаются. Это следует из совместного Приказа ГТК РФ № 543, МНС РФ № БГ-3-11/240 от 23.06.2000.
Графу 8 привели в соответствие с правилами
Как мы уже сказали, с 1 июля 2017 года в форме счета-фактуре появилась графа 8, в которой нужно указывать идентификатор государственного контракта. С 1 октября 2017 года в строке 8 появится уточнение о необходимости заполнять ее при наличии идентификатора госконтракта. Это изменение техническое, ведь правила заполнения счета-фактуры это уже предусматривают.
Вы можете бесплатно скачать новую форму счета-фактуры в формате Word, которая применяется с 1 октября 2017 года, по этой .
Появились правила для экспедиторов
С 1 октября 2017 года порядок заполнения счета-фактуры дополнен новыми положениями. Они применяются в случаях, если счет-фактуру составляют экспедитор, застройщик или заказчик, выполняющий функции застройщика, при приобретении у одного и более продавцов товаров (работ, услуг) имущественных прав от своего имени.
Так, в частности, с 1 октября 2017 года прописали порядок составления счетов-фактур для экспедиторов, которые организуют перевозки силами сторонних компаний. До этого правил для них не было. Поэтому экспедиторы заполняли счета-фактуры по правилам, установленным для комиссионеров (письма Минфина России от 10.01.2013 № 03-07-09/01).
Экспедитор, который организует перевозки силами сторонних перевозчиков, вправе составлять «сводные» счета-фактуры. В них он отражает данные счетов-фактур, полученных от перевозчиков-исполнителей. По новым правилам с 1 октября 2017 года экспедитор, который делает приобретения от своего имени за счет клиента, должен будет указывать в «сводных» счетах-фактурах:
- в строке 1 – дату и номер «сводного» счета-фактуры по хронологии экспедитора;
- в строке 2 – полное или сокращенное наименование продавца (экспедитора), Ф. И. О. предпринимателя (экспедитора);
- в строке 2а – адрес экспедитора;
- в строке 2б – ИНН и КПП продавца (экспедитора);
- в строке 5 – реквизиты (номер и дату составления) платежно-расчетных документов о том, что экспедитор перевел деньги продавцам, а клиент – экспедитору – через знак «;»;
- в графе 1 – наименования товаров (работ, услуг) в отдельных позициях по каждому продавцу;
- в графах 2–10 – по каждому продавцу данные из выставленных ими экспедитору счетов-фактур.
С 1 октября 2017 год экспедиторы могут оформлять сводные счета-фактуры. В сводном счете-фактуре в строках «Продавец», «Адрес», «ИНН/КПП» продавца можно указывать собственные данные. То есть данные экспедитора, а не третьих лиц, оказывающих услуги экспедитору.
Цена определяется расчетным способом: как заполнять счет-фактуру
Иногда бухгалтеры сталкивались с вопросом о том, как заполнять счета-фактуры, если цена по договору определялась расчетным способом. Этот вопрос актуален, когда цена товара (работы, услуги) – это разница между стоимостью с учетом НДС и суммой НДС. В Правилах заполнения счета-фактуры с 1 октября 2017 разъясняется, что в этих случаях графа 4 счета-фактуры – это разница между графами 9 и 8. Такой подход к заполнению графы 4 применяйте, если:
- было реализовано имущество, учтенное при покупке с учетом НДС (п. 3 ст. 154 НК РФ);
- реализовали сельскохозяйственную продукцию, закупленную у физлиц (п. 4 ст. 154 НК РФ);
- продали автомобили, ранее приобретенные у физлиц (п. 5.1 ст. 154 НК РФ);
- передали имущественные права (п. 1–4 ст. 155 НК РФ).
Как изменилась форма корректировочного счета-фактуры
В НК РФ закреплена обязанность выставления корректировочных счетов-фактур (абз. 3 п. 3 ст. 168 НК РФ). Их продавцы товаров (работ, услуг) выставляют в случае корректировки стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав. Такое может быть когда меняется, например, цена или количество(объем) товаров (работ, услуг), имущественных прав.
С 1 октября 2017 года в форму корректировочного счета-фактуры добавили графу 1б для кода вида товара. Ее будут заполнять организации, которые вывозят товары в страны ЕАЭС.
Также с указанной даты в корректировочный счет-фактуру официально разрешили добавлять дополнительные строки и графы (в частности, реквизиты первичного счета-фактуры). Однако основная форма корректировочного счета-фактуры должна остаться неизменной.
Новые правила хранения счетов-фактур
С 1 октября 2017 года будут четко установлены правила хранения счетов-фактур. Хранить потребуется в хронологическом порядке по мере того, как они выставляются (составляются, исправляются) или получаются. Аналогичный подход для хранения будет применяться в отношении подтверждений оператора электронного документооборота и извещения покупателей о получении счета-фактуры. Все виды счетов-фактур (первичные корректировочные и исправленные) нужно будет хранить в течение четырех лет. Копии бумажных счетов-фактур, полученные от посредников, должны быть заверены их подписями (комитентов, принципалов, застройщиков или экспедиторов).
Актуальный бланк счета-фактуры приложен к Постановлению №1137 от 26.12.11. Предназначение документа – обоснование возможности возмещения НДС для покупателя. Его формирование производится продавцом для клиента по факту отгрузочной операции или получения авансовой суммы в счет будущих операций.
Для чего нужен счет-фактура
Возместить из бюджета добавленный налог можно, указав данную сумму в декларации по НДС. Заполнение декларации проводится на основании показателей Книг покупок и продаж, которые обязаны вести плательщики добавленного налога. В указанные книги данные заносятся из получаемых и выставляемых счетов-фактур. Получаемые регистрируются в Книге покупок, выставляемые – в Книге продаж.
Покупателю, чтобы возместить из бюджета уплаченный поставщику (продавцу) добавленный налог, нужно преодолеть следующие этапы:
- Получить от продавца счет-фактуру;
- Внести его реквизиты, стоимостные и количественные показатели в Книгу покупок;
- Перенести показатели из книг в декларацию.
Задача покупателя – получить своевременно от продавца с/ф, законами в РФ установлен срок в 5 дней с дня отгрузки или поступления предоплаты. Срок исчисляется в календарных днях. Задача продавца – правильно оформить с/ф для того, чтобы клиент не имел в будущем проблем с возмещением добавленного налога.
Кто оформляет счета-фактуры
Составляют с/ф для своих клиентов следующие лица:
- Плательщики НДС;
- Лица на спецрежимах в случаях, когда они совершают облагаемые добавленным налогом операции;
- Лица, освобожденные от НДС, но совершающие облагаемые операции;
- Посредники, выступающие в интересах комитента или принципала при продаже их товаров.
При получении аванса счет-фактура составляется дважды – по факту получения денег от покупателя и в момент отгрузки в счет поступивших средств.
При этом в с/ф, составленном при получении авансовых денег, указывается сумма НДС, выделенная из величины аванса. В с/ф, составленном при отгрузке, указывается сумма НДС, добавленная к цене реализации.
При редактировании ранее сформированного счета-фактуры вместо ошибочного составляется исправленный с/ф, если ошибка вызвана опечаткой, неверными расчетами, недочетами. А если ошибки значительны и связаны с изменением количества, цены, то в дополнение к ранее подготовленному с/ф оформляется корректировочный счет-фактура – самостоятельный документ, дополняющий ранее выставленный.
Кто не оформляет счет-фактуру?
Не должны оформлять с/ф:
- Лица, совершающие операции, освобожденные от НДС;
- Лица, осуществляющие розничную торговлю, занимающиеся общепитом, а также оказанием прочих услуг населению за наличные деньги (если продавец при этом выдает покупателю чек или БСО);
- Лица на специальных режимах (за исключением некоторых отдельных операций);
- Лица, получившие аванс от клиента в счет предстоящих отгрузочных операций товаров, облагаемых 0%, освобожденных от НДС по ст. 149 или 145, а также ценностей, продолжительность производственного цикла которых более полугода.
- При оформлении согласия сторон об отсутствии обязанности по выставлению с/ф по причине его ненужности для покупателя (у последнего отсутствует необходимость в уплате и возмещении добавочного налога).
Продавец вправе не выставлять счет-фактуру, если клиенту он не требуется.
Например, покупатель освобожден от НДС и не обладает правом на вычет, соответственно и с/ф ему не нужен. Закон позволяет в данной ситуации не оформлять фактуры при наличии согласия обеих сторон, обоюдно подписанного. Данное утверждение подтверждает п.3 ст.169 НК РФ. Нужно помнить о том, что несмотря на то, что с/ф покупателю не нужен, он необходим продавцу для регистрации в Книге продаж, на основании которой считается налог к уплате. Поэтому с/ф все равно должен быть сформирован, но клиенту его можно не отправлять.
В каком виде оформляются счета-фактуры?
Для продавцов доступны два формата – электронный и бумажный. Можно выбрать любой удобный формат. Однако для формирования фактур в электронном виде, требуется подключиться к Оператору, который обеспечит электронную связь через ТКС между контрагентами. При этом участникам электронного документооборота следует заключить соглашение об обмене с/ф в электронном виде через ТКС.
Бумажный с/ф составляется для клиента и для себя, то есть формируется два идентичных экземпляра.
Выставлять счета-фактуры нужно после появления у продавца соответствующего основания:
- Отгрузка;
- Передача прав имущественного типа;
- Получение предоплаты.
Раньше наступления данных событий с/ф оформлять не рекомендуется, однако и не запрещается действующим законодательством. В данном случае налоговая придерживается мнения, что делать этого не нужно, а судебная практика содержит случаи, когда правда оставалась на стороне продавца, выставившего счет-фактуру более ранней датой.
Не допускается задержка в оформлении – дата выписки должна попадать в любой из 5-ти календарных дней, отведенных для оформления.
Допускается выставить один с/ф на несколько реализованных партий ТМЦ, если все отгрузки приходятся на один день для одного клиента.
Заполнение счета-фактуры
Бланк можно найти в прил. 1 к Постановлению №1137, подготовленному Правительством РФ. К оформлению данного документа предъявляются конкретные требования, закрепленные в НК РФ (ст.169).
От того, насколько верно заполнен счет-фактура, зависит возможность покупателя возместить НДС. Если с/ф будет включать не все необходимые обязательные реквизиты, или заполнение будет произведено не правильно, покупатель сможет зарегистрировать с/ф в своей Книги покупок, но налоговая впоследствии может отказать в возмещении налога по этому счету-фактуре.
Покупателю при получении с/ф от продавца следует проверить бланк на предмет корректности его оформления, наличия необходимых сведений и реквизитов. Если что-либо не устроило покупателя, он может обратиться к продавцу с просьбой об исправлении, при этом текущий с/ф уничтожается и формируется новый с тем же номером и датой, с верными реквизитами. Отличие исправленного варианта будет в наличии информации о номере и дате исправления.
Если в таблице с/ф остаются незаполненные графы и строки, их нужно прочеркнуть. Отсутствие прочерков не сделает с/ф не действительным, однако возникает риск внесения в пустые строки дополнительной ошибочной информации.
Утвержденный бланк счета-фактуры содержит исчерпывающий набор реквизитов, которых достаточно для указания всех необходимых показателей. Вместе с тем за продавцом остается право дополнить существующие поля и графы необходимой информацией. Главное при этом, не убрать и не сократить существующую в бланке информацию.
Заполнение полей счета-фактуры
| Номер поля | Заполняемая информация |
| 1 | № счета-фактуры. Никаких особых требований к нумерации НК РФ не предъявляет. Обычно нумерация порядковая с начала года (месяца или квартала при большом числе отгрузок), но может быть выбран и иной способ нумерации, который закрепляется в учетной налоговой политике. Хорошо, если цифру будут добавлять поясняющие буквы и разделительные знаки. Например, для счетов-фактур, формируемых в связи с отгрузками и получением авансов, могут указываться разные буквенные обозначения в нумерации. Разделительные знаки (например, «/») используются, когда самостоятельные отгрузки проводят подразделения обособленного типа. Не допускается присваивание одного и того же номера разным счетам-фактурам, поэтому за нумерацией нужно следить строго, не допуская случайных или преднамеренных повторений. Нарушение нумерации не делает с/ф не действительным. Дата должна соответствовать текущему дню выписки. Она должна попадать в 5-тидневный срок со дня отгрузки или поступления авансовой суммы. |
| 1а | Поле для отражения № и даты исправления. Эта специальная строка заполняется, когда с/ф исправляется по причине допущенной в нем ошибки (опечатка, неверные расчеты). Указывается текущее число внесения исправлений, а также присвоенный номер. |
| 2 | Наименование продавца – из учредительных документов полное или сокращенное. |
| 2а | Адрес продавца, берется из учредительной документации. То есть это адрес, который был указан в момент подачи документов в налоговую для регистрации юрлица. Должен включать наименование города, индекс, улицу, дом, квартиру, офис. Элементы адреса могут указываться с сокращениями. |
| 2б | ИНН и КПП. Важные реквизиты, ошибки в которых не допустимы. Отсутствие или некорректные данные не позволят покупателю получить вычет налоговой суммы по данному с/ф. Реквизиты берутся из свидетельства от налоговой, выписанного в связи с постановкой на учет при формировании. |
| 3 | Сведения о грузоотправителе – собственнике отгружаемых ценностей. Так же в этой роли может быть владелец складского помещения, который по поручению собственника товаров выступает грузоотправителем. Часто продавец является одновременно и грузоотправителем, при этом совпадении в данное поле пишется «он же». При желании можно повторно указать реквизиты продавца, это не будет нарушением. Адрес грузоотправителя должен соответствовать почтовому адресу. Данное поле заполняется только при отгрузке товарных ценностей. При оказании услуг, работ, поступлении авансов поле не заполняется. |
| 4 | Сведения о грузополучателе – лицо, которому предназначен груз. Приводятся данные о наименовании и почтовом адресе этого лица. При этом не запрещено при необходимости вместо почтового адреса указать юридический или фактический. Поле заполняется только при отгрузке товаров, в прочих ситуациях ставится прочерк. |
| 5 | Реквизиты платежки, подтверждающей оплату налоговой суммы. При поступлении аванса приводятся данные о п/п, на основании которого он получен. Не нужно заполнять поле, если оплата получена в день совершения отгрузочной операции или позже. |
| 6 | Наименование покупателя – заполнение идентично полю 2. |
| 6а | Элементы адреса покупателя по аналогии с полем 2а. |
| 6б | ИНН и КПП покупателя – заполнение аналогично полю 2б. |
| 7 | Сведения о валюте – обязательный реквизит. Для российского рубля ставится код 643. |
| Заполнение граф таблицы | |
| 1, 2 и 2а | Сведения о наименовании товара и единице его измерения. |
| 3 | Количество каждого наименования. |
| 4 | Цена без налога за единицу. |
| 5 | Стоимость позиции без налога. |
| 6 | Акцизная сумма заполняется под соответствующую группу товаров. |
| 7 | Ставка НДС. |
| 8 | Налоговая сумма – должна соответствовать результату умножения показателей граф 5 и 7. |
| 9 | Стоимость с налогом. |
| 10 и 10а | Происхождение товара. |
| 11 | Реквизиты таможенной декларации. |
Подписывает счет-фактуру руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие на основании приказа или доверенности. Печати данный бланк не требует.
Пример заполнения счета-фактуры
Пример заполнения счета-фактуры при отгрузке
При сдаче выполненной услуги, облагаемой НДС, заказчику исполнитель обязан подготовить счет-фактуру по установленной Постановлением 1137 форме. Данное Постановление подготовлено Правительством РФ и содержит типовые бланки счета-фактуры (исходного и корректировочного), а также регистров, предназначенных для их учета.
Для чего нужен счет-фактура исполнителю и заказчику
Счет-фактура необходим обеим сторонам, поэтому исполнитель оформляет его в двух экземплярах одинакового содержания.
Исполнитель подготовленный документ заносит в Книгу продаж с помощью регистрационной записи, в процессе которой происходит перенос реквизитов и показателей из с/ф в графы Книги. В дальнейшем данные сведения пригодятся при оформлении декларации по НДС и расчете конечной величины добавленного налога для перечисления за квартал.
Для заказчика счет-фактура более важен, если, конечно, он выступает плательщиком добавленного налога. На основании полученного от исполнителя с/ф заказчик направляет сумму добавочного налога, указанную отдельной графой, к вычету. Сведения из полученного документа вносятся в Книгу покупок и в дальнейшем учитываются при расчете конечной суммы НДС к уплате, уменьшая начисленный с реализаций добавленный налог.
В какой срок нужно выставить счет-фактуру на услуги
Заказчик и исполнитель на начальном этапе формирования отношений подписывают договор об оказании услуг, определяющий условия сделки. По факту оказания услуги исполнитель отчитывается перед заказчиком посредством представления акта об оказании услуг.
Обязанность по передаче счета-фактуры на выполненные услуги должна быть исполнена заказчиком не позднее 5-того дня с даты подписания акта сторонами . Дни исчисляются в календарных. Нарушение данного срока не допустимо, при этом дата выписанного с/ф может приходиться на любой из дней отведенного срока.
Пример определения срока выставления с/ф
Не рекомендуется выставлять счет-фактуру раньше момента подписания акта оказанных услуг. Если дата с/ф будет раньше даты подписанного акта, налоговая может посчитать это неправомерным. Вместе с тем судебная практика показывает, что судебные споры подобного рода решаются в пользу плательщика, и счет-фактура признается корректным и подтверждающим право на налоговый вычет.
Если договор оказания услуг не предусматривает оформления актов в связи с длительным оказанием услуги, например, аренда или охрана, то счет-фактуру нужно передавать заказчику в течение 5 дней по окончании квартала или месяца, в котором оказана эта услуга.
Способ передачи счета-фактуры исполнителю
Российское законодательство позволяет оформлять с/ф в электронном или бумажном варианте.
Электронная форма доступна, когда обе стороны договорных отношений подключены к Оператору, оказывающему услуги подобного рода. Исполнитель и заказчик должны иметь необходимое техническое оснащение для электронной передачи и приемки документов через ТКС. Сторонам нужно обладать усиленной квалифицированной электронной подписью для заверения документов. Кроме того, сторонам нужно составить и подписать письменный вариант соглашения о том, что обмен счетами-фактурами будет производиться в электронном виде. Если все эти условия соблюдены, то счета-фактуры могут передаваться электронно. Исправляться и корректироваться они также могут через ТКС, что гораздо быстрее и удобнее.
Бумажная форма доступна всем желающим. Если стороны используют бумажный обмен документами, то исполнителю счет-фактуру нужно составлять в двух экземплярах. Первый с подписью главбуха и руководителя будет передан заказчику для использования при возмещении налога. Второй будет зарегистрирован в Книге продаж исполнителя и направлен на хранение.
Образец заполнения счета-фактуры на услуги
Для оформления следует применять бланк из Постановления №1137 от 26.12.11.
В целом, порядок заполнения полей счета-фактуры на оказанные услуги аналогичен случаю отгрузки товаров, однако имеются свои особенности в оформлении отдельных строк и граф.
Заполнение строк с/ф на услуги
| Номер строки | Заполняемые сведения |
| 1 | Номер и дата. Номер должен соответствовать текущей нумерации, которую компания может разработать самостоятельно для своего удобства. Обычно нумерация сквозная по порядку с начала года, квартала или месяца в зависимости от числа оформляемых документов. Цифровой номер может дополняться буквенными обозначения или знаками. Дата – день выписки документа, должна попадать в срок, отведенный для передачи с/ф на услуги (5 дн. с даты подписания акта или 5 дн. с момента окончания месяца или квартала оказания услуги, если акт не подписывается). |
| 1а | Номер и дата исправления. Строка оформляется при незначительной корректировке исходного с/ф с ошибками. Номер – соответствует порядковому номеру внесения исправлений. Дата – фактический день их внесения. |
| 2, 2а, 2б | Реквизиты исполнителя услуг, включающие:
|
| 3 | Реквизиты грузоотправителя. Правила заполнения позволяют исполнителю услуг не заполнять поле, поставив в нем прочерк. Однако, по мнению налогового органа, если исполнитель пропишет в данном поле сведения о грузоотправителе, это не будет нарушением. |
| 4 | Реквизиты грузополучателя. В отношении оказанных услуг поле также не заполняется. |
| 5 | Данные о платежном документе, подтверждающем оплату. Данное поле заполняется только при оплате услуг авансом, после получения которого в пятидневный срок нужно передать с/ф заказчику. |
| 6, 6а, 6б | Реквизиты заказчика, включающие:
Заполнение полей проводится аналогично 2, 2а и 2б. |
| 7 | Валюта, в которой совершается платеж – наименование и код по соответствующему классификатору. Например, российскому рублю соответствует код 643. Если цена в у.е., а платеж выполняется в российских рублях, то указывается валюта платежа. |
Заполнение граф таблицы
| Номер графы | Заполняемые сведения |
| 1 | Наименование услуг в том виде, как они указаны в договоре. Описание должно быть исчерпывающим для того, чтобы идентифицировать оказанный вид услуг. Не требуется подробная детализация, однако содержание этого поля должно давать четкий единственный ответ о том, какая именно услуга оказана данным исполнителем. |
| 2 и 2а | Единица измерения и ее код по ОКЕИ для услуг нужно заполнять при одновременном соблюдении таких условий:
В прочих ситуациях в графах ставятся прочерки. |
| 3 | Количество, объем – если в гр.2 и 2а стоят прочерки, то они ставятся и в этом поле. В противном случае указывается количество услуг в соответствии с указанной единицей измерения. |
| 4 | Цена за единицу – проставляется, если в договоре определена эта цена и заполнены гр.2 и 2а таблицы счета-фактуры. В противном случае графы прочеркиваются. |
| 5 | Стоимость общая по каждой позиции в целом, налог в данную стоимость не включается. |
| 6 | Пишется формулировка «без акциза». Возможно поставить прочерк, это не будет препятствием для вычета, однако правильнее будет написать указанное словосочетание. |
| 7 | Ставка НДС. |
| 8 | Величина налога = стоимость, умноженная на ставку. |
| 9 | Стоимость с налогом. |
| 10 и 10а | Графы прочеркиваются. |
| 11 | Также ставятся прочерки. Последние три графы заполняются только в отношении импортных товаров, по оказанным услугам не заполняются. |
Счет-фактура на аванс за услуги
При получении авансовой суммы от заказчика за услуги, которые будут оказаны в счет оплаты, исполнителю нужно в течение пяти дней оформить с/ф, в котором не заполняются следующие поля:
- 3 и 4 строки, где указывают реквизиты грузоотправителя и грузополучателя;
- 2, 2а, 3, 4 графы – сведения об единице измерения, цене за нее и количестве;
- 5 гр. – стоимость без налога;
- 6 гр. – величина акциза;
- 10, 10а и 11 – сведения об импортных товарах.
Не следует оставлять указанные поля пустыми, нужно заполнить их прочерками. Отсутствие прочерков не вызовет непринятие налоговой счета-фактуры, однако в такой ситуации не исключено неправомерное внесение некорректных данных в пустые поля.
В графе 6 лучше вместо прочерка написать «без акциза».
В каких случаях ФНС может отказать в вычете?
При получении счета-фактуры от исполнителя заказчику следует проверить наличие всех обязательных реквизитов, верность их отражения.
Отсутствие или неверное указание некоторых реквизитов в с/ф может повлечь за собой отказ налоговой в вычете.
Например, ошибки в написании ИНН и КПП сторон является поводом для непринятия с/ф.
Также серьезной ошибкой будет неверное написание валюты платежа или ее код.
Отказ в возмещении налога поступит, если невозможно будет точно идентифицировать услуги, заявленные исполнителем. Услуги должны быть не только поименованы, должно присутствовать указание на документ, определяющий порядок оказания, выполнения или сдачи этих услуг. Детализация должна быть достаточной для верного определения вида услуг и их характера.
