Главная » Защита от коллекторов

Где хранятся документы после закрытия лтп. Хранение документов при ликвидации ооо

Cдача документов в архив при ликвидации или реорганизации на государственное хранение.

В случае официальной ликвидации юридического лица, а также при смене юридического адреса на другой субъект РФ, смене собственника - в обязательном порядке передаются на государственное хранение документы по личному составу. Эти документы имеют особую ценность для государства, так как на их основании рассчитывается трудовая пенсия сотрудников, работавших на ликвидируемом предприятии. В состав, документов передаваемых в обязательном порядке на государственное хранение, входят: приказы по личному составу, личные карточки формы Т-2, лицевые счета либо р/п ведомости, трудовые договоры. Эти документы хранятся в государственных архивах 75 лет.

Архивисты компании «Архивная служба» выполняют полный комплекс услуг по сдаче документов на государственное хранение при ликвидации компании. Наши сотрудники полностью обработают архивный фонд предприятия: систематизируют дела, переплетут документы, оформят обложки дел с проставлением архивных шрифтов и штампов, составят описи на документы, напишут научно-справочный аппарат к фонду передаваемых на государственное хранение документов. После обработки фонда ликвидируемой компании мы согласуем с государственным архивом историческую справку и описи на передаваемые документы, пройдем экспертную комиссию. Более того, наша курьерская служба доставит ваши документы в принимающий архив.

В результате сотрудничества с компанией «Архивная служба» вы снимаете с себя все заботы, связанные с передачей документов на государственное хранение при ликвидации юридического лица, всю рутинную работу мы возьмем на себя, вы получите на руки документы из архива, подтверждающие факт передачи архивного фонда вашей компании на государственное хранение.

Наши цены

Стоимость архивной обработки документов зависит от их вида и срока хранения. Как правило, выделяют документы временного хранения (до 5 лет), например финансовые документы и долговременного срока хранения (75 лет), например дела по личному составу. Стоимость обработки начинается от 150 руб. за дело временного хранения и 350 руб. за документы долговременного срока хранения.

Наши преимущества

Хранение документов при ликвидации ООО – важный вопрос, которым стоит озаботиться, когда эта процедура завершена. Ликвидация – это полное прекращение деятельности компании в официальном порядке. Но так как дела ООО могло вести долго, то документы, связанные с ними, могут потребоваться и после закрытия.

Зачем нужно хранить документацию

Одним из нюансов ликвидации является то, что налоговые службы и другие государственные учреждения больше не контролируют ведение документации компании. До этого от ООО требовалось регулярно сдавать отчетность. Порядок сдачи и сами отчеты строго контролировались. Но теперь внутренние документы компании, хотя и несут важную информацию, никем не контролируются.

Одна из самых частых причин, по которым иногда требуется обратиться к документам закрытой компании – это поднять дело сотрудника, чтобы найти важную информацию. Люди часто теряют трудовые книжки и другие удостоверения, которые подтверждают их опыт и квалификацию. Иногда необходимость в бумагах появляется у бывшего директора или владельца предприятия. Например, если к нему обращаются кредиторы или другие организации с требованиями урегулировать обязательства.

Существуют сроки хранения документации ликвидированной организации, которые закреплены законодательно. Вид деятельности ООО, количество лет, которые компания провела на рынке, на эти сроки не влияют. Хранить отчетность нужно даже «нулевым» предприятиям.

Что делать с документами при ликвидации

Когда ликвидация завершена, от лиц, ответственных за совершение процесса, требуется два действия:

  1. Закрыть расчетный счет. Опционально сюда может быть подключено закрытие кассы ККМ, уничтожение печати. Но их может и не быть, а счет есть всегда. Для закрытия счета нужно предоставить в банк заявление и выписку из реестра об исключении.
  2. Отправить документы в архив. Регулируется процесс передачи, а также список документов ФЗ 125. В одном из его положений описан список бумаг, которые надлежит передать в архив на хранение.

Закон регулирует, кто и где хранит документы. Ответственные лица за предоставление документации в архив:

  • ликвидатор или ликвидационная комиссия;
  • конкурсный управляющий;
  • учредители компании.

Реорганизация – это тоже способ ликвидации. Но в этом случае, в отличие от вариантов, описанных в предыдущей части, у компании есть правопреемник. Именно на него ложится ответственность по хранению всех бумаг. В архив ничего не сдается.

Передача документов в архив

Чтобы бумаги отправились в архив, необходимо заключить договор. В договоре прописывается, кто будет заниматься подготовкой бумаг, а также понесет все расходы, связанные с этим процессом. Обычно всеми подготовительными работами занимается сама ликвидируемая компания.

В стандартном договоре описываются еще сроки хранения и условия, при которых после истечения этих сроков документы могут быть уничтожены. Обязательно оговаривают расходы, которые в связи с этим понесет архив. При приемке документов составляют акт.

По срокам хранения все документы делятся на три типа:

  • Постоянного. Этот тип не предполагает ограничения срока хранения. Можно сдать в муниципальный или городской архивы.
  • Длительного. Эти бумаги тоже примут муниципальный и городской архивы.
  • Временного. Сюда относятся все остальные бумаги, которые было решено хранить. Государственные архивы не обязаны принимать их, поэтому обычно их передают в архивные компании.

Документы постоянного и длительного хранения не разрешается предавать в частные архивы.

Как подготовить документы к сдаче в архив

Подготовка к сдаче – это процесс довольно трудоемкий. Важно, насколько точно соблюдался порядок в бумагах при ведении деятельности ООО. Если компания существовала не один десяток лет, а документацией никто не занимался, то подготовить бумаги к сдаче в архив будет очень непросто. Обычно, чтобы избежать трудностей, передают подготовку самому архиву или компании, специализирующейся на этом.

Нужно провести следующие работы:

  • Упорядочить все дела. Разложить все по группам. Каждая группа получает статус дела. В деле должны лежать бумаги с равным сроком хранения. Обычно дела сортируют по годам. Одно дело не может содержать больше 250 листов. Дублирование документов не допускается.
  • После того, как все дела подготовлены, их нужно разложить в каком-либо порядке.
  • Подшить все. Берут папки, удаляют из документов все скрепляющие элементы: скобки, скрепки. Затем с помощью дырокола делают отверстия и сшивают дела.
  • После того, как дела подготовлены и прошиты, их нужно пронумеровать. Эта процедура подчиняется некоторым правилам.
  • Составить опись. Она нужна не всегда, но если в архив сдают документы, которые нужно хранить более 10 лет, без описи не обойтись. Ее нужно составить на особом бланке.
  • Сделать обложки для всех дел. На них нужно указать основные параметры документов, такие как дата, название, срок хранения док. Важно также знать, какие документы хранить после ликвидации.

Документы постоянного хранения

Существует список документов, которые нужно сдавать на постоянное хранение. Сюда относят бумаги, которые регистрируют получение прибыли ликвидированного предприятия и регистрируют ход бизнес-деятельности. В этой группе присутствуют следующие документы:

Если возникает необходимость получить справку о документах, которые хранятся в архивах, нужно обратиться к ним. Сотрудники обязаны выдать справку, составленную по правилам, регулирующим способ подачи информации в документе. Справка составляется так, чтобы не возникло разночтений при ее использовании.

Выданные справки считаются юридическими документами и могут быть использованы соответствующим образом. Можно затребовать копии документов: постановлений, положений и приказов.

Документы длительного хранения

Сколько лет нужно хранить эти бумаги? Все, что касается сотрудничества со служащими компании, нужно держать в архиве 75 лет:

  • трудовые договоры, приказы об увольнении и переводе между отделами и подразделениями;
  • личные дела сотрудников;
  • журналы регистрации трудовых книжек;
  • подлинники таких документов, как трудовые книжки и свидетельства об образовании, если работники не забрали их;
  • документы о заработной плате, ведомости, переработках, расписании работы и подобные;
  • акты по травматическим происшествиям и авариям.

Документация временного хранения

Сюда относится все, что не нужно хранить больше 10 лет. Государственные архивы обычно отказываются принимать такие бумаги. Поэтому следует передавать их в частные архивные центры. Если срок хранения документа истек, его можно уничтожить, но обязательно следует составить акт.

  • акты приема выполненных работ;
  • акты закупки материалов, расходников и комплектующих;
  • приказы о сверхурочных, командировках, отпусках и подобные бумаги;
  • все остальное, что не содержит полезных в долгосрочной перспективе сведений.

Уничтожение документов и печатей

При ликвидации предприятия уничтожению подлежат документы, срок хранения которых истек, а также печать. Важно, что утилизировать можно только те бумаги, которые уже прошли налоговую проверку. Если это отчетность, срок хранения которой миновал, но сверки с налоговыми и другими службами еще не было, уничтожать ее нельзя. Вообще, к уничтожению лучше приступать только после внесения записи о ликвидации в ЕГРЮЛ.

Уничтожение печати – одна из обязательных процедур. Составляется акт и делается отметка в регистрационно-учетных формах. В таком качестве может выступить журнал учета печатей и штампов.

Как уничтожать печати:

  • Отнести в органы по учету печатей (это обязательно, если печать внесена в реестр).
  • Разобраться с этим самостоятельно.
  • Доверить дело мастерской печатей.

Последние два способа нуждаются в составлении акта. В нем указывается: где, как и кем была уничтожена печать, основание для этого. Существуют регламентированные методы для уничтожения. Акты нужно хранить вместе с другими документами, это нужно, если понадобится доказать подлинность или подделку документа с такой печатью.

Нужно ли уничтожать документы самостоятельно? Не обязательно, для уничтожения важных бумаг можно использовать один из следующих способов:

  • Шредирование. Это измельчение бумаг с помощью шредера. Офисные шредеры способны избавить вас от бумаг, а промышленные смогут разрушить диски, пластиковые карты и другие прочные изделия.
  • Сжигание. Обычно этот метод применяется для секретных документов или таких, информация на которых относится к конфиденциальной. Кажется, что это легко сделать и самостоятельно, но все зависит от количества документов и правильного выбора места для сжигания.
  • Выездное уничтожение. Обычно большое количество бумаг доверяют специальным компаниям, которые работают на базе выездного шредера. Он располагается в грузовой машине, это мощное промышленное устройство. Уничтожение происходит прямо возле офиса, документы никуда не увозят. Уровень безопасности значительно выше, чем при уничтожении в офисе.

Какой бы метод ни был выбран, нужно составить акт об уничтожении. Если вы доверяете это сторонней организации, она должна обеспечить безопасность операции. Выбор метода во многом определяется требованиями к соблюдению конфиденциальности по отношению к информации на уничтожаемых документов.

Ответственность за неисполнение хранения и уничтожения документов

Сдача документов в архив предусмотрена законодательством, но многих волнует вопрос о том, что будет, если не хранить документы. Неисполнение этой процедуры приводит к административной ответственности. Штраф, который накладывается на юридическое лицо, может достигать двухсот или трехсот тысяч рублей. Исполнителем наказания является лицо, ответственное за хранение документов, а не само ООО, поэтому избежать штрафа при неисполнении непросто.

Если при ликвидации были скрыты какие-либо документы, к ответственности обычно привлекается ликвидатор или руководитель ликвидируемой организации. В зависимости от тяжести деяния, ответственность может быть даже уголовной. Лучше всего потратить определенные усилия и сдать документы: это позволит учредителям спокойно себя чувствовать.

Если уничтожить документы, которые по закону подлежат хранению, то это тоже является наказуемым. Существует закон, предусматривающий нарушения при комплектовании, хранении или учете документов.

С 01.07.2017 года в счетах-фактурах появилась новая строка 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Естественно, заполнять этот реквизит нужно лишь при его наличии. В противном случае эту строку можно просто оставить пустой.

Получение льготы по имущественным налогам упростили

Со следующего года гражданам, имеющим право на льготу по налогу на имущество, транспортному и/или земельному налогу, не придется представлять в ИФНС подтверждающие право на льготу документы.

В процессе процедуры ликвидации может накопиться большой объем документов. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить или выбросить. Что с ними делать, расскажем в этой статье.

Какие документы могут остаться после ликвидации?

Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Чаще всего все после ликвидации остаются:

  • документы по личному составу;
  • договоры с контрагентами;
  • корреспонденция;
  • отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
  • учредительные документы и др.

Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию (ликвидатора). Именно на них (него) возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию (учреждение).

Чем руководствоваться?

Какие документы нужно хранить и как долго, можно узнать из следующих актов:

  • Перечень документов для госорганов (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558);
  • Перечень документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
  • Перечень документов для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
  • для акционерных обществ сроки хранения определены в Положении , утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Где хранятся документы после ликвидации организации?

Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой. Если такой договор был, то документы передаются в архив.

Если общество не заключало с госархивом договор, то архив обязан принять на хранение только те документы, которые касаются личного состава работников организации.

Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов.

Например, документы (которые не подлежат обязательной передаче в архив) можно передать на хранение по акту одному из участников общества.

Документы, сроки хранения которых не установлены, не переданные в архив, целесообразно хранить 3 года (так как такой период установлен для исковой давности). Другие документы, которые не содержат в себе какой-либо ценной информации и срок хранения которых подошёл к концу, могут быть по решению ликвидатора уничтожены.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:

  • постоянного хранения;
  • длительного (более 50 лет);
  • временного (менее 10 лет).

Вторая группа включает историческую справку ООО и документацию по личному составу.

К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации.

Сколько должен храниться конкретный документ, должен определить специалист. Например, можно создать комиссию, в состав которой можно привлечь работника из архива для определения точных сроков хранения оставшихся документов.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия

В соответствии с ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ передаче в государственный архив в обязательном порядке подлежат документы:

  • относящиеся к Архивному фонду РФ;
  • период хранения которых ещё не истёк;
  • по личному составу.

Перед сдачей документов в архив их нужно подготовить. Все документы нужно разделить по срокам хранения и разложить по папкам. При формировании папок рекомендуется использовать номенклатуру дел предприятия. Каждое дело не должно составлять больше 250 листов.

Документы подшиваются в дело в единственном экземпляре. Бумаги подшиваются в хронологическом порядке.

Итак, для того, чтобы сдать документы, они должны быть:

  • структурированы (по сроку хранения и хронологии);
  • подшиты;
  • пронумерованы;
  • с внутренней описью;
  • с обложкой по установленной форме.