Сроки проведения инвентаризации. Фиксация остатков на начало инвентаризации

Инвентаризация – процедура, необходимая предприятию для того, чтобы вовремя выявить излишки или недостачу, определить ошибки или неточности в ведении учета с фактическим наличием имущества у организации. В статье расскажем, когда проводится обязательная инвентаризация, дадим примеры проводок.

В каких целях проводится инвентаризация

• Обнаружить недостоверность данных в учете имущества фактически имеющемся и числящемся на балансе
• Определить реально существующее количество материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
• После проведения проверки установить результат, проанализировать и приступить к дальнейшим действиям
• Сопоставить, на сколько полная информация учтена в организации, после чего отразить в балансе результат

Виды и периодичность инвентаризации на предприятии

Инвентаризация бывает:

• полная или частичная
• плановая либо внезапная.

При полной проверке инвентаризации подвергается все имущество, проводится она не чаще раза в год перед составлением годовой отчетности. При частичной исследуется определенный участок или какой-то из видов имущества. Плановая проверка проводится по запланированной схеме, заранее установленной в учетной политике, а внезапная как правило собирается по каким-либо причинам, например при обнаружении факта кражи или ущерба.

Как проводится инвентаризация кассы

Проверка кассы происходит в нескольких случаях:

• При смене ответственного лица, например кассира
• При смене директора, когда один передает полномочия другому

Последовательность проведения:

1. Перед началом процедуры кассир пишет расписку, о том, что все документы проведены и приняты к учету. Первым шагом в подготовке издается документ на проведение, который подписывает руководитель предприятия, в нем определяется инвентаризационная комиссия.
2. На основании приказа комиссия получает либо доступ к программе, например 1с, в которой ведется учет, проводятся проводки и идет движение по счету кассы либо к бумажным документам, ордерам и кассовой книге.
3. Члены комиссии в ходе проверки пересчитывают полистно все денежные средства, находящиеся в кассе, ценности и сверяют с журналом кассира, если имеются не проведенные документы, их тоже берут к учету
4. Затем проверяющие расписываются в акте по итогу проведения, все данные о выявленных недостачах и расхождениях фиксируются на обратной стороне.

ВАЖНО! Если в течение долгого времени на предприятии не менялось ответственное лицо по кассовым операциям, то ежегодно издавать приказ на комиссию не нужно.

Если по каким-либо причинам присутствовали не все члены комиссии, инвентаризация считается недействительной и проводится повторно.

Проводки в бухгалтерском учете:

Сроки проведения инвентаризации

Каждое предприятие само устанавливает сроки проведения инвентаризации, за исключением, требования законодательства, не реже раза в год.

Порядок и сроки инвентаризации устанавливаются самой организацией, за исключением обязательной проверки раз в год.

Эта процедура является обязательной в случаях, когда:

• меняется ответственное лицо
• установлен факт хищения или порчи
• чрезвычайных происшествий
• сдача имущества в аренду, продажа
• при ликвидации организации
• в случае коллективной ответственности при смене руководителя

Законодательная база по инвентаризации

Законом установлен следующий перечень нормативных актов для проверки:

• Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»
• ПБУ 4/99 “Бухгалтерская отчетность организации”, утв. Приказом Минфина РФ от 06.07.1999 N 43н (указывает на необходимость обоснования данных бухгалтерского учета итогами осуществленной инвентаризации);
• Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н “Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации” (предписывает, что сведения в учете проверяются проводимой ревизией, при осуществлении которой подтверждаются факты наличия активов, оценивается

Частые ошибки по проведению

В ходе проведения проверки зачастую могут возникать нарушения, которые могут привести к тому, что данные инвентаризации будут искажены, признаны недействительными либо поставлены под сомнение. Среди ошибок, которые могут поставить под сомнение результат инвентаризации могут быть:

• Отсутствие приказа на проведение, не утвержден состав участников комиссии, не указана дата.
• Не полный состав ответственных лиц.
• Неверное заполнение приказа.
• По какой-либо причине не присутствовало материально-ответственное лицо.
• Материально-ответственное лицо не написало расписку о том, что сдало все приходные и расходные документы в бухгалтерию.
• В помещение, где хранятся описи не был ограничен доступ посторонних лиц.
• Внесение в акты заведомо ложных данных по наличию имущества и денежных средств.
• Не произведен пересчет, а данные вносятся со слов участников.
• Распечатан один экземпляр описи. Данные ошибки могут привести к сомнительным результатам проведения проверки.

Пример 1. Например, у нас увольняется материально-ответственное лицо-кассир. В этом случае инвентаризации не избежать. Создается комиссия, в составе которой должны присутствовать представитель администрации, бухгалтерии и другой специалист. Директором издается приказ с уточнением сроков, порядка проведения, состава комиссии.

По итогу составляются инвентаризационные описи, сличительная ведомость и итоговая. Если в ходе проверки выявлены основные средства, не учтенные на балансе, то в бухгалтерском учете они отражаются по текущей рыночной стоимости по дебету счета основных средств. По налоговому учету они будут входить во внереализационные доходы. К учету их необходимо принять по рыночной стоимости и начислять амортизацию.

Пример 2. В ООО «Меркурий» была произведена проверка, после увольнения заведующей в ходе которой установлена недостача одного монитора стоимостью 50 000 рублей и излишек – ноутбук стоимостью 60 000 рублей. Отразим это в сличительной ведомости. Включим сюда заводской номер, инвентарный номер, количество и сумму по недостаче и излишку.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Для чего необходимо составлять приказ на проведение инвентаризации?

Вопрос №2. Что делать если выявлена недостача имущества?

Составляют сличительную ведомость, в которой фиксируют факт недостачи, расхождения в бух.учете инвентарных описях (см. → )

Вопрос №3. Как будет происходить выявление виновного лица при факте недостачи?

Сначала необходимо провести внутреннее разбирательство. Если ответственное лицо готово признать свою вину и возместить ущерб, то директор издает приказ о вычете с его заработной платы недостающей суммы, сам работник пишет по факту происходящего объяснительную, с указанием причин и своим согласием либо несогласием. В случае несогласия, администрация предприятия может подать в суд для выяснения обстоятельств дела.

В любой организации хотя бы раз в год проводится инвентаризация материальных ценностей. Для этого необходимо назначить специальную комиссию из числа уполномоченных работников и издать приказ о проведении инвентаризации. Порядок и график проведения инвентаризации в организации должен быть закреплен в учетной политике для целей бухучета (п. 4 ПБУ 1/2008). Однако инвентаризационная комиссия создается для каждого конкретного случая. Ее состав, полномочия, а также сроки проведения инвентаризации должны быть закреплены в отдельном внутреннем акте организации.

В бюджетных организациях посредством инвентаризации становится возможным проверить наличие и состояние имущества. Сличить данные об имуществе со времени последней проверки с результатами на текущую дату, выявить характер и причины возможных несоответствий. И уже на основании полученных данных оценить правильность и соответствие бухгалтерского учета, осуществляемого на предприятии. В целом причины и процедура инвентаризации в бюджетной и коммерческой организации примерно одинаковы.

Когда нужна инвентаризация

Образец приказа о проведении инвентаризации обычно требуется в некоторых случаях, перечисленных в п. 27 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, в частности:

• перед составлением годового отчета;
• при назначении новых материально ответственных лиц, в том числе в связи с передачей имущества третьим лицам;
• после краж или чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера (пожары, наводнения, взрывы и т. п.).

Обычно распоряжение о начале проверки издает руководитель организации в плановом или внеплановом порядке. Ответственным за такое мероприятие обычно является главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии. Занимается подсчетом материальных ценностей специальная комиссия, члены которой должны быть ознакомлены с соответствующим локальным актом под подпись.

Бланк приказа о проведении инвентаризации

Основным документом инвентаризационного процесса является приказ. Поэтому рассмотрим его подробнее и научимся составлять этот документ правильно. Унифицированный образец приказа на инвентаризацию 2019 г. можно найти в Постановлении Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Форма № ИНВ-22 представляет собой универсальный бланк, который могут использовать организации всех форм собственности. Форму можно применять как при проведении плановых, так и при назначении внеплановых проверок материальных ценностей.

Образец заполнения приказа о проведении инвентаризации 2019 г. в бюджетных учреждениях

Бланк приказа о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22

Если по каким-либо причинам эта форма не подходит, можно разработать собственную. Главное, чтобы она была закреплена в учетной политике компании. Выглядеть произвольный образец приказа на инвентаризацию материальных ценностей 2019 может примерно так:

В любом случае в документе должны быть следующие обязательные реквизиты и сведения:

• наименование фирмы;
• дата составления и номер документа;
• цель проведения проверки и то, чего она будет касаться: товары, основные средства, материальные активы, дебиторская задолженность, все имущество компании;
• подразделения и отделы компании, в которых будет проведена проверка: склад, магазин, бухгалтерия либо вся фирма в целом;
• период и длительность мероприятия — с какой по какую дату проходит, когда предоставить результаты проверочных действий;
• состав комиссии и Ф.И.О. ее председателя (в комиссию, кроме работников фирмы, можно включать сторонних аудиторов);
• данные руководителя, подписавшего документ.

После издания локальный акт необходимо зарегистрировать в специальном журнале для учета контроля исполнения таких решений. Его рекомендуемую форму можно взять из Постановления Госкомстата № 88 (форма № ИНВ-23) или разработать самостоятельно. С приказом следует обязательно ознакомить всех перечисленных в нем работников. Подписи об ознакомлении они могут поставить непосредственно на бланке либо на отдельном листе ознакомления с документом, который подшивается к распоряжению.

Пошаговая инструкция по составлению приказа

Шаг 1. Указываем название документа.

Шаг 2. В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, пишем дату составления.

Шаг 3. Заполняем основную часть распоряжения. Здесь следует уточнить тип проверки и ее цели, а также перечислить участвующих в мероприятии членов инвентаризационной комиссии и ее председателя. Их имена и отчества можно сокращать.

Шаг 4. Указываем, какие именно материальные ценности и в каких отделах и обособленных подразделениях фирмы надлежит проверить.

Шаг 5. Указываем точные сроки проведения проверки с датой ее начала и окончания.

Шаг 6. Сообщаем о причинах необходимости инвентаризировать ценности.

Шаг 7. Указываем сроки сдачи итогов проверки в бухгалтерию.

Шаг 8. Заверяем документ у руководителя.

Шаг 9. Присваиваем номер и регистрируем в специальном журнале.

Шаг 10. Знакомим с ним всех заинтересованных лиц, включая работников отделов и подразделений, где будет проходить проверка.

Итоги проверки ТМЦ и еще один приказ

По окончании процедуры подсчета и сопоставления результатов члены комиссии должны надлежащим образом оформить результаты проверки. Все выявленные расхождения необходимо зафиксировать в ведомости учета результатов (форма № ИНВ-26) из Постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26. А после обсуждения результатов и вынесения инвентаризационной комиссией вердикта, который записывается в специальном протоколе, руководитель должен издать еще один приказ, на этот раз об итогах проверочных мероприятий и результатах, которые были достигнуты. Следует привести реакцию руководителя фирмы на предложения членов комиссии и распоряжения о необходимых действиях. Это могут быть: дополнительная проверка, санкции для виновных лиц, введение дополнительных мер безопасности. Этим же локальным актом назначаются ответственные за его исполнение работники, которых также следует ознакомить с документом под подпись. Контроль за исполнением распоряжения обычно оставляет за собой директор фирмы.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации проводят инвентаризацию своих активов и обязательств . Как правило, в ней можно выделить 3 основных этапа: подготовка, ее фактическое проведение и подведение итогов. Каждый этап имеет свои особенности.

Этап 1. Готовимся к проведению годовой инвентаризации

Основанием для проведения инвентаризации является приказ руководителя. Примерная форма такого документа закреплена в законодательстве. Однако организация может применять самостоятельно разработанную форму. В данном документе указывается причина проведения инвентаризации. В рассматриваемом случае — инвентаризация перед составлением годовой отчетности <*> .

Также в приказе необходимо предусмотреть следующие основные моменты:

• перечень активов и обязательств, подлежащих инвентаризации;
• сроки проведения инвентаризации (даты начала и окончания);
• состав инвентаризационных комиссий;
• сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию.

После издания приказа в организации начинается индивидуальная подготовка к инвентаризации, а именно:

— соответствующие работники организации сдают в бухгалтерию приходные и расходные документы, отчеты о движении активов и обязательств, денежных средств, бланков строгой отчетности. При этом МОЛ дают расписку о том, что все документы по приходу и расходу активов, поступивших на их ответственность, сданы в бухгалтерию, неоприходованных активов нет, а выбывшие списаны в расход. Такие расписки можно не оформлять отдельным документом, поскольку их текст приведен на титульной стороне инвентаризационных описей. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение активов или доверенности на получение активов <*> ;

— председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам);

— в бухгалтерии завершают обработку всех документов о поступлении и выдаче материальных ценностей, делают соответствующие записи в бухучете и определяют остатки на дату начала инвентаризации;

— руководитель создает условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки <*> . В частности, заблаговременно обеспечивает комиссию измерительными и контрольными приборами, рабочей силой для перемещения и перевешивания грузов;

— члены инвентаризационной комиссии получают бланки инвентаризационных описей, актов инвентаризации. Организации могут применять как типовые формы <*> , так и самостоятельно разработанные и утвержденные описи, акты. Составляются данные документы не менее чем в двух экземплярах. При их заполнении могут применяться технические средства. Также их можно заполнять от руки чернилами или шариковой ручкой <*> .

Этап 2. Проводим инвентаризацию

На данном этапе осуществляется непосредственная проверка фактического наличия всех инвентаризируемых активов и имеющихся на дату проведения инвентаризации обязательств. Она проводится в сроки и по графику, которые установлены руководителем, и длится, как правило, не один день.

Сведения о фактическом наличии активов записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Заполнять описи (акты) следует четко и ясно. Подчистки и помарки не допускаются. Вместе с тем исправлять ошибки и описки в данных документах можно. Неверные записи во всех экземплярах описей (актов) зачеркиваются, и над ними пишутся правильные. Потом такие правки оговаривают и заверяют все члены инвентаризационной комиссии и МОЛ <*> .

Для оформления инвентаризации не принадлежащих организации активов, которые числятся за балансом (арендованных, принятых на ответственное хранение, полученных во временное пользование активов и др.), составляются отдельные описи <*> .

Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах учета расчетов, и наличия документов, которые служат основанием для начисления и списания соответствующих сумм <*> .

Отметим, что расчеты с поставщиками, покупателями, подрядчиками, заказчиками, прочими дебиторами и кредиторами инвентаризируют путем сверки расчетов с указанными контрагентами. Инвентаризация производится не ранее 1 декабря, но по состоянию на 1 ноября путем направления им актов сверки расчетов <*> . Акт сверки расчетов оформляется по форме, которую организация может разработать самостоятельно. Как правило, он подписывается главным бухгалтером, руководителем и заверяется печатью. Помимо составления актов сверки проверяются документы, подтверждающие возникновение и погашение задолженности (договоры, накладные, акты и др.) <*> .

При инвентаризации расчетов с работниками и подотчетными лицами составлять двухсторонний акт сверки с указанными лицами не надо. В таком случае проверяются ведомости начисления заработной платы, данные бухгалтерского учета по счетам 70 и 71, лицевые счета работников, авансовые отчеты и т.д. <*> .

Этап 3. Анализируем результаты, подводим итоги и оформляем соответствующие документы

На этом этапе выявляются расхождения между значениями показателей по данным учета и фактическими значениями, отраженными в инвентаризационных описях (актах), полученными в ходе инвентаризации активов . Отклонения фиксируются в сличительных ведомостях , которые заполняются с использованием средств вычислительной техники и от руки. На активы, числящиеся в бухгалтерском учете за балансом, составляются отдельные сличительные ведомости <*> .

По итогам проверки расчетов оформляются акт инвентаризации расчетов , а также справка к этому акту <*> . В нем отражается информация о сумме задолженности, согласованной и не согласованной с дебиторами (кредиторами). Указанная информация берется из актов сверки расчетов. Если акт сверки подписан без замечаний, сумма по акту инвентаризации отражается в графе 3. Когда сумма задолженности подтверждена частично, подтвержденная сумма указывается в графе 3, а неподтвержденная — в графе 4. Если же акт сверки не подписан контрагентом, вся сумма по акту заносится в графу 4. Помимо подтверждения сумм задолженности в ходе инвентаризации выявляются суммы задолженности с истекшими сроками исковой давности. Они отражаются в графе 5 акта инвентаризации и подлежат списанию после принятия руководителем организации соответствующего решения <*> .

Далее инвентаризационная комиссия (центральная инвентаризационная комиссия (в случае ее наличия)) рассматривает результаты инвентаризации и выносит предложения о регулировании выявленных расхождений. Данные предложения отражают в соответствующем протоколе . Затем протокол вместе с материалами инвентаризации представляют руководителю организации для вынесения окончательного решения. Как правило, решение руководителя отражается в протоколе путем наложения резолюции либо оформляется отдельным приказом <*> .

Данные результатов годовой инвентаризации обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией <*> . В этот документ вносятся сведения обо всех выявленных излишках и недостачах, установленной порче ценностей. В нем также указывается порядок регулирования инвентаризационных разниц согласно принятому руководителем решению. Например, если результатом инвентаризации явилась недостача товара, в ведомости оговаривается, сколько товара можно зачесть по пересортице <*> , сколько отнести на виновное лицо.

Далее к работе приступает бухгалтерия. Она отражает результаты инвентаризации в бухучете. Результаты инвентаризации (излишки, недостачи, пересортица) показывают в учете в месяце принятия руководителем решения, но не позднее 31 декабря отчетного года <*> .

Определяются руководящим звеном предприятия. Директором ежегодно утверждается график проведения инвентаризационных ревизий, в котором фиксируются направления проверки, даты осуществления и перечень ответственных лиц. Обязательность проведения инвентаризационных мероприятий закреплена Законом «О бухгалтерском учете». Методические указания из приказа Минфина № 49 от 13.06.1995 г., включают работу по организации инвентаризации в сферу ответственности руководителя.

Сроки проведения инвентаризации

Инвентаризация может осуществляться в плановом порядке и внеплановом. В обоих случаях необходимо предварительно издать приказ о начале пересчета активов предприятия и назначить в нем ответственных за эти процедуры лиц. Порядок и сроки проведения инвентаризации должны указываться в учетной политике и ежегодных планах ревизионных мероприятий.

Периодичность проведения инвентаризации зависит от типа проверяемых объектов и текущей ситуации в учреждении. Если речь идет об основных средствах, то нормами п. 1.5 Указаний из приказа № 49 их пересчет разрешается производить с частотой 1 раза в 3 года. Для библиотечных фондов временной промежуток между проверками больше – 5 лет.

Так как количество инвентаризаций и сроки проведения инвентаризации определяются непосредственно руководителем, наиболее часто график ревизий состоит из 1-2 проверок в год. Такой подход позволяет учесть все случаи обязательного проведения пересчета имущественных активов организации (например, накануне составления годовой отчетности) и не создавать условия, которые бы мешали производственному процессу.

Методические указания рекомендуют сроки проведения инвентаризации планировать на последний квартал года, чтобы не пришлось производить подсчет активов без острой надобности несколько раз в год. Для предприятий, работающих на Крайнем Севере, предусмотрен индивидуальный подход – для них периодичность проведения инвентаризации имущества основывается на объеме оставшегося на складах сырья с материалами. В момент минимального наличия активов целесообразно начинать инвентаризационные мероприятия.

Сроки инвентаризации обязательств отличаются от других категорий имущества – они установлены строго на последний день отчетного года. Если произвести пересчет раньше, то будет нарушено правило достоверности баланса.

Срок проведения инвентаризации в конкурсном производстве

Законом «О несостоятельности (банкротстве)» от 26 октября 2002 г. под № 127-ФЗ установлен предельный срок для реализации процедуры инвентаризации имущества предприятия-банкрота. Ответственность за организацию процесса пересчета активов организации возлагается на конкурсного управляющего. Срок проведения инвентаризации в конкурсном производстве не может превышать 3 месяцев.

Единственная возможность пролонгировать длительность инвентаризационных мероприятий – обоснование необходимости такого шага в судебном порядке. В ст. 139 Закона № 127-ФЗ говорится, что через месяц после оценки имущественных объектов предприятия-банкрота и оценки их стоимости, начинается продажа активов.