Предприниматели и фирмы, реализующие продукцию или предоставляющие услуги, обязаны проводить наличные и безналичные платежи через кассу. Законодательством определен перечень ситуаций, когда кассу можно не использовать. Один из пунктов этого перечня – предоставление услуг гражданам. Предприниматели и фирмы могут при этом заполнять бланки строгой отчетности.
Некоторые из этих документов имеют утвержденные формы, в других случаях учреждение может составить свою форму с внесением обязательных реквизитов. Это не является единственным требованием. Бланк должен быть изготовлен в типографии на аппарате, делающем непрерывную нумерацию.
Фирмы и предприниматели должны вести учет типовых или самостоятельно разработанных форм. Для этих целей заводится специальная учетная книга.
Скачать бланк строгой отчетности в формате Word , вы можете
Предназначение учетной книги понятно из названия: она необходима для регистрации «строгих» бланков. Нормативно-правовыми актами не установлена определенная форма книги. Некоторые фирмы закупают готовые экземпляры, отпечатанные в типографии, но их не всегда можно найти в продаже. Учет можно вести в любой «амбарной книге» и даже в обычной школьной тетрадке.
Учетная книга позволяет зарегистрировать поступление и расходование бланков, подлежащих обязательной отчетности.
В левой части отображается прибытие бланков, которые заказываются в типографии, обязательно указываются их номера. В правой части отражается выдача бланков.
Бланки могут быть списаны не только ввиду их использования, но также и вследствие порчи. В последнем случае вносится соответствующая пометка. Допускается списывание неиспользованных бланков, которые по каким-либо причинам не будут более применяться.
Проверка книги БСО контролирующей организацией дает возможность выяснить цели использования каждого учтенного бланка.
Книга учета бланков строгой отчетности по форме 0504045 – пример заполнения:
Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности. Узнать в каком порядке ведется журнал приказов по основной деятельности предприятия и скачать его образец, вы можете
Кто ведет книгу учета БСО?
Порядок ведения и оформления книги устанавливается местным нормативно-правовым актом фирмы. В документе прописывается ФИО лица, ответственного за приемку, должное хранение, регистрацию и выдачу бланков . С таким сотрудником подписывается договор о материальной ответственности.
Данный сотрудник вносит в книгу учета записи по мере надобности, а именно – по мере прибытия и расходования бланков. Сроки хранения журнала ни в каких нормативно-правовых актах не отображены. Тем не менее, срок хранения корешков, порченых и списанных бланков составляет пять лет, следовательно, книгу нужно держать как минимум столько же, сколько и последние формы, сведения о которых в нее внесены.
Приказ о регистрации и расходовании бланков может устанавливать срок хранения книги в течение пяти лет с момента внесения последней отметки. По истечении данного периода книга вместе со всеми корешками и списанными формами должна быть уничтожена.
Нужно также учитывать, что книги нельзя уничтожать, если еще не истек месяц с момента последней инвентаризации.
Кто и в каком порядке осуществляет ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию – читайте
Правила ведения книги учета бланков строгой отчетности
Дополнительную информацию об учетной книге можно найти в ряде нормативно-правовых актов :
- Положение №359 (пункт 13);
- Приказ Минфина от 15 декабря 2010 г. №173н (в разделе о бланке 0504045).
В этих источниках содержится достаточно мало информации. В законодательстве сделан упор на правила оформления, а также в общих чертах указано, что именно должен содержать документ. Четких рекомендаций касаемо формы для ведения книги хозяйствующими субъектами нет.
Следует также отметить, что некоторые фирмы используют такое наименование, как «журнал учета БСО», что вполне допускается. Однако в законодательстве речь идет именно о книге, форму которой организация может составить сама.
Важно соблюдать следующие условия, которые требует законодательство:
- Прошивка, скрепление печатью и росписями руководителя и главбуха (если такой числится в штате);
- Нумерация страниц.
Учетная книга заполняется только от руки. Заполнять документ в электронном формате (например, в Excel) категорически запрещается. Это объясняется тем, что при этом не будут выполняться предписанные указания.
Электронную книгу пронумеровать можно, но прошить ее не получится. К тому же электронный вариант можно с легкостью скорректировать, что категорически запрещено.
Книгу учета можно вести в любой тетради или журнале, которые уже есть в фирме. В таком случае в тетради придется делать колонки, также нужно будет потратить время на прошивку и проставление номеров.
Если этого делать не хочется, можно заказать журнал в типографии. При этом следует заблаговременно озвучить нужные колонки и графы, а также размеры и формат, учитывая потребности фирмы.
При самостоятельной разработке формы журнала можно ориентироваться на бланк , утвержденный для бюджетных учреждений Приказом Министерства финансов №173н.
Многие организации используют именно такую форму в качестве основы, после чего вносят в нее свои корректировки: добавляют дополнительные графы или удаляют лишние. Некоторые фирмы вообще ничего не изменяют в форме и используют ее в исходном виде.
Учетную книгу заводят непосредственно перед ее получением и ведут, пока не кончатся пошитые и пронумерованные страницы. Обновление книги не требуется.
Точные сроки хранения не определены, но Положение №359 устанавливает, что период хранения дубликатов и корешков составляет пять лет , поэтому и минимальный срок хранения журнала с даты внесения последней отметки также составляет пять лет.
Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности
В журнале отображаются все сведения, касающиеся «строгой» документации:
- Получение;
- Предоставление;
- Возврат;
- Списывание;
- Вывод оставшихся документов.
Пример заполнения книги учета БСО:
ООО «Айболит» предоставляет ветеринарные услуги. Фирма при осуществлении коммерческой деятельности выдает квитанции на оплату оказанных услуг. 1 апреля 2015 года в компанию поступила новая партия квитанций в количестве 50 штук.
Квитанции оприходованы бухгалтером и учтены по всем правилам. Далее квитанции приняло ответственное лицо, позже (4 и 7 апреля) они распределены между двумя работниками по 15 штук на каждого. Каждый из сотрудников, работающих с документами-аналогами чеков при оказании услуг гражданам, подписывает договор о материальной ответственности.
Поэтапное заполнение книги учета бланков строгой отчетности
Основные этапы заполнения:
- Поступление;
- Применение;
- Хранение.
Сначала необходимо указать данные, отображающие поступление. В учетной книге прописывается количество, выданное материально ответственному сотруднику.
Совет: Испорченные или неверно заполненные формы зачеркиваются и вкладываются в журнал в день, когда они заполнялись, но дополнительные записи касаемо возврата делать не надо. Тем не менее, отметку об аннулировании можно и сделать, это не будет считаться ошибкой. Если произошла порча документов, требуется полный комплект (т. е. две копии: оригинал и дубликат, либо оригинал с корешком).
Что касается прихода незадействованных документов, то при выдаче бланков подотчетным лицам нужно истребовать у них отчетность об использовании с определенной периодичностью. Если специально оснащенное место в офисе одно, возврат осуществляется по окончании рабочего дня. По возвращении незадействованных документов отображается их приход.
Совет: Как показывает практика, возврат незадействованных бланков от материально обязанного лица стоит требовать, только если в ближайшее время данный сотрудник не будет работать с ними (например, если направляется в командировку или уходит в отпуск).
В других случаях целесообразно выдавать следующую партию бланков с учетом незадействованных экземпляров , но только если имеется оборудованное соответствующим образом место для хранения (например, если есть несколько точек обслуживания или филиалов, а также, если офис оснащен сейфами, и у подотчетных лиц к ним имеется доступ).
Почему книга учета нужна не всем?
Книга учета необходима для контроля над использованием «строгой» документации, полученной налогоплательщиком у иных лиц. Законодательством предусмотрена вероятность использования таких бумаг не по назначению, т. е. с целью скрывания доходов. Хозяйствующий субъект учитывает каждый отдельно взятый задействованный или незадействованный бланк, и таким образом отображаются все сведения.
Следует обратить внимание на то, что пунктом 13 Положения №359 предусмотрено обязательное ведение учетной книги только для документов, изготовленных в типографии. Если в фирме используется автоматизированная система (например, Blanksomat), сведения о применении «строгой» документации фиксируются самой системой.
Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении: в каких случаях потребуется и как составить в соответствии с требованиями закона – узнайте
Отображать при этом информацию в каких-либо журналах, представляющих собой бумажные носители, не нужно. Всегда можно вывести необходимые сведения и составить отчетность, поскольку в системе зафиксирован электронный журнал, который заполняется автоматически.
Использование автоматизированной системы ведения бланков предусмотрено законодательством и обозначено в Положении №359. Все требования касаемо данного ресурса перечислены в пунктах 11 и 12.
Выводы
Чтобы не возникало никаких сомнений касаемо ведения журнала учета бланков строгой отчетности, при его заполнении нужно обратить внимание на следующее:
- правильность оформления;
- заполнение от руки;
- внесение любых сведений, касающихся использования бланков (от оприходования до их выбытия);
- обязательное выведение оставшихся бланков по каждому конкретному виду.
Если все перечисленные требования соблюдены, значит, при заполнении проблем возникнуть не должно. При этом нужно не забывать, что учетный процесс всегда можно автоматизировать. Это не только существенно сократит документооборот, но высвободит дополнительное рабочее время у сотрудников.
Как вести учет бланков строгой отчетности в электронной форме, вы можете узнать в этом видео:
Учет бланков строгой отчетности и организация их хранения — процедуры, которые предприятия обязаны проводить согласно требованиям законодательства. Какие нормы права могут использоваться при организации и обеспечении сохранности БСО?
Основные правила хранения бланков строгой отчетности
Правила, в соответствии с которыми российские организации должны хранить БСО, зафиксированы в Положении о денежных расчетах без применения ККТ (далее — Положение), утвержденном Постановлением Правительства РФ № 359 от 06.05.2008.
Традиционный способ изготовления БСО — обращение в типографию (п. 4 Положения). Законодательство РФ также допускает выпуск бланков при задействовании автоматизированных систем (п. 11 Положения).
Что касается БСО, изготовленных типографскими методами, их следует размещать в сейфах либо в специальных помещениях предприятия, в котором гарантируется сохранность бланков. Каждый день место, где хранятся БСО, подлежит опечатыванию или опломбированию (п. 16 Положения).
Функции по обеспечению сохранности бланков строгой отчетности обязано выполнять материально ответственное лицо (далее — МОЛ) — сотрудник организации, с которым работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности (п. 14 Положения).
Свои функции МОЛ начинает исполнять с момента поступления БСО в распоряжение организации (например, из типографии). Его задачи в момент получения бланков сводятся к тому, чтобы:
- сверить количество бланков, их серии и номера с данными, указанными в сопроводительных документах;
- оформить акт приемки бланков;
- внести информацию о принятых бланках в книгу учета бланков строгой отчетности .
Все 3 действия МОЛ должен осуществить в присутствии комиссии, которая создается на основании приказа руководителя фирмы (п. 15 Положения).
В качестве книги учета БСО (либо основы для ее создания) коммерческими компаниями может быть использована форма, соответствующая номеру 0504045 по ОКУД. Для государственных и муниципальных организаций ее использование обязательно (приказ Минфина РФ № 52н от 30.03.2015).
Акт приемки (чуть позже мы рассмотрим, на основе какой формы он должен составляться) подлежит подписанию всеми членами комиссии. Он также должен быть утвержден руководителем. Книгу учета бланков строгой отчетности следует прошить и пронумеровать. Она должна быть подписана руководителем фирмы, главным бухгалтером, а также скреплена печатью.
Хранение бланков с помощью автоматизированных систем
«Инновационный» сценарий изготовления БСО — с помощью автоматизированных систем (АС) — значительно упрощает руководству фирмы задачу по организации хранения бланков. Если соответствующая система удовлетворяет критериям, содержащимся в п. 11 Положения (обладает защищенностью от несанкционированного доступа, идентифицирует и фиксирует операции с БСО в течение 5 лет и более, сохраняет в памяти данные о бланке), то необходимости в осуществлении отмеченных выше процедур не возникает, так как:
- приемка БСО от сторонней организации не осуществляется;
- копии БСО остаются в памяти компьютера и иных устройств в составе АС;
- поставщики современных АС для организации оборота БСО, как правило, включают в комплект ПО решения, позволяющие вести книгу учета бланков строгой отчетности в электронном виде.
Вместе с тем однажды распечатанные с помощью АС, но по тем или иным причинам испорченные БСО должны, как и те, что созданы типографским способом, храниться в сейфах организации либо в иных надежных местах.
Функции МОЛ в случае использования АС возлагаются чаще всего на бухгалтера, обученного работе с соответствующим ПО, реже — на системного администратора, управляющего автоматизированной системой.
Передача бланков в распоряжение сотрудников организации
Если расчеты, при которых используется БСО, осуществляет не МОЛ, а другой работник фирмы, то передача в его распоряжение соответствующих бланков осуществляется материально ответственным лицом на основании письменной заявки. Данные о выданных БСО заносятся МОЛ в книгу учета бланков строгой отчетности .
Копии БСО, выданных клиентам организации, либо корешки бланков (в зависимости от того, какая конкретная форма БСО используется) передаются работниками материально ответственному лицу. Данные об этом также фиксируются в книге учета БСО. Если какой-либо из ранее выданных бланков оказался испорченным, то он перечеркивается, после чего прилагается к книге учета.
Имеют ли юридическую силу протоколы ГМЭК?
Некоторые положения законодательства, регулирующие оборот БСО, содержатся в протоколе заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии (ГМЭК) № 4/63-2001 от 29.06.2001. Имеют ли они юридическую силу, распространяющуюся на все российские организации?
Несмотря на то что ГМЭК прекратила существование с 09.08.2004, ее решения, которые были приняты в период осуществления данным учреждением полномочий, носят общеобязательный характер (письмо ФНС РФ № ЕД-18-2/947 от 17.06.2014).
Так, в том, что касается формы акта приемки БСО, следует использовать ту форму, которая соответствует номеру 070000 по ОКУД. Предписание задействовать данную форму включает п. 18 протокола ГМЭК № 4/63-2001.
Аналогично сохраняют юридическую силу и иные положения протокола ГМЭК № 4/63-2001. В частности, те, что регулируют бухгалтерский учет БСО.
Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности
Оборот БСО фиксируется на забалансовом счете 006, который называется «Бланки строгой отчетности». Бухучет БСО осуществляется посредством проводок, отражающих суммы затрат на изготовление бланков (п. 22 протокола заседания ГМЭК № 4/63-2001). Как правило, это проводки:
- Дт счета 26 «Общехозяйственные расходы»;
- Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
В некоторых случаях бухучет БСО предполагает создание субсчетов для счета 006. Это возможно, если бланки, оприходованные бухгалтерией, впоследствии выдаются другим сотрудникам, фактически распоряжающимся БСО (выше мы рассмотрели подобный сценарий). В этом случае может быть сформирован субсчет 006-1 «БСО в бухгалтерии», а также субсчет 006-2 «БСО у исполнителей».
Критерии корректной нумерации бланков строгой отчетности
Важный критерий, характеризующий учет и хранение БСО, — корректная нумерация соответствующих бланков.
Главное требование к БСО — наличие уникального 6-значного порядкового номера и серии, состоящей из 2 букв. На уровне федерального законодательства отмеченные критерии не закреплены, однако они регулярно встречаются в ведомственных правовых актах, регулирующих изготовление БСО (например, в письме Минкультуры РФ № 2344-01-39/03-Е4 от 13.04.2009). Данные положения могут быть применены субъектами правоотношений в иных отраслях по принципу правовой аналогии.
Соответствующие реквизиты бланков — серия, номер — необходимо будет фиксировать в отмеченных формах (акт приемки БСО, книга учета БСО).
Как мы отметили в начале статьи, БСО подлежат изготовлению типографским методом либо при задействовании автоматизированных систем. В первом случае организация, как правило, заказывает изготовление бланков у стороннего подрядчика, обладающего необходимым типографским оборудованием. Если подобный заказ осуществляется впервые, то можно начать выпуск БСО с серии АА и номера 000001. Но в последующих заказах распечатанные бланки должны начинаться с номера, следующего за тем, что присутствовал на последнем БСО предыдущего тиража.
Задействование автоматизированных систем выпуска бланков предполагает, что корректная нумерация БСО (в корреляции с занесением необходимых сведений в реестры системы) будет осуществляться соответствующим ПО автоматически.
Инвентаризация и списание БСО
В число задач, которые включает в себя процесс хранения бланков строгой отчетности, входит инвентаризация. Данная процедура предполагает сверку имеющихся копий БСО, а также их корешков с данными, содержащимися в книге учета бланков строгой отчетности . Инвентаризация БСО должна проводиться одновременно с аналогичной процедурой, установленной в отношении наличных денежных средств в кассе (п. 17 Положения).
По истечении 5 лет хранения бланков (включая испорченные либо некомплектные) в организации необходимо осуществлять списание БСО. Эта процедура осуществляется посредством составления отдельного акта (можно использовать форму, соответствующую номеру 0504816 по ОКУД, а для государственных и муниципальных структур ее задействование обязательно). Данный документ составляется при участии комиссии, создаваемой на основании приказа руководителя фирмы.
В структуре современных автоматизированных систем, как правило, присутствуют решения, позволяющие издавать необходимые акты об инвентаризации и списании БСО в электронном виде. Также в соответствующих системах предусмотрены алгоритмы исключения списанных цифровых БСО из аппаратных регистров.
Российские компании и индивидуальные предприниматели, занимающиеся определенными видами деятельности, вправе отказаться от использования кассовых чеков, заменив их формами БСО. Обязательным условием для применения таких документов является наличие журнала учета бланков строгой отчетности, образец заполнения которого законодательно не разработан.
Использование бланков строго отчетности
По общему правилу единственным надлежащим способом проведения операций с наличными деньгами населения являются использование ККТ и выдача кассовых чеков.
Однако в исключительных случаях, перечисленных в ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», вплоть до 01.07.2018 допускается замена чеков ККТ за счет бланков БСО. Операции с названными формулярами на бумажных носителях подлежат фиксации в книге БСО.
Например, предприятия и ИП вправе перейти на использование БСО в случае:
- розничной продажи периодических печатных изданий и сопутствующих товаров через киоски;
- торговли мороженым и разливными напитками, не содержащими алкоголь;
- реализации ценных бумаг и проездных билетов;
- отпуска товаров на розничных рынках и ярмарках;
- оказания услуг населению (ремонт обуви и металлических изделий, изготовление ключей, рубка и колка дров, вскапывание огородов);
- организации питания в образовательных учреждениях;
- оказания бытовых услуг субъектами, использующими ЕНВД или ПСН.
При осуществлении вышеперечисленных видов деятельности соответствующее лицо вправе применять БСО, которые могут изготавливаться:
- типографским способом с фиксацией их движения в книге учета бланков строгой отчетности, правила заполнения которой разработаны на законодательном уровне;
- с помощью автоматизированных систем, программных и аппаратных средств.
Важно отметить, что отечественное законодательство допускает изготовление БСО как в форме квитанций, так и в виде абонементов, путевок, талонов, билетов или иных документов, приравниваемых к чекам ККТ.
Образец заполнения журнала учета БСО
Следует помнить, что праву применять формуляры БСО корреспондирует обязанность соответствующего субъекта выполнить ряд организационных мероприятий, среди которых выделяются:
- назначение ответственного работника;
- определение мест хранения описываемых формуляров, исключающее возможность их хищения и уничтожения;
- ведение журнала учета бланков строгой отчетности и отражение в нем движений БСО;
- проведение проверки фактического состояния формуляров совместно с инвентаризацией денег в кассе;
- назначение комиссии, уполномоченной на приемку и осмотр бланков документов, изготовленных в типографии.
Следует отметить, что отечественная система законодательных актов не содержит официального образца журнала регистрации бланков строгой отчетности для коммерческих организаций и предпринимателей.
Однако Минфин РФ Приказом от 30.03.2015 N 52н разработал Журнал регистрации обязательств , применяемых в деятельности бюджетных учреждений.
Надо отметить, что коммерческие компании и индивидуальные предприниматели вправе воспользоваться утвержденным для бюджетных учреждений журналом учета БСО. Скачать его можно по ссылке ниже.
Официальную форму книги БСО
Вне зависимости от того, разработало ли предприятие свою форму книги или использует официальный бланк, обязательным является соблюдение нижеописанных требований к его оформлению:
- весь документ от первого и до последнего листа должен быть прошит и пронумерован;
- каждый раздел журнала учета БСО следует подписывать руководителю компании и главному бухгалтеру;
- в формуляре необходимо указывать наименование бланков строгой отчетности, их серии и номера.
В качестве заключения надо отметить, что соблюдение указанных выше требований является обязательным для признания порядка учета формуляров надлежащим.
Для упрощения процедуры ведения книги ознакомиться с образцом заполнения журнала БСО можно по ссылке ниже.
Образец заполнения книги БСО
БСО относится к такой категории документов, которые в некоторых случаях могут заменить контрольно-кассовое оборудование (ККО). Бланки строгой отчетности значительно удобнее в использовании, в отличие от ККО.
Кроме удобства в использовании нужно учитывать, что учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии является достаточно сложным занятием.
Общие сведения
Журнал учета БСО используется для ведения учета формуляров, которые должны быть напечатаны в типографии.
Книга БСО содержит в себе следующую информацию:
- количество БСО, которые были получены из типографии;
- использованные БСО;
- остаток БСО;
- списанные БСО.
В книгу учета БСО не вносятся сведения, касающиеся каждого бланка которые выдаются клиентам. Потому что журнал рассчитан на внутренний учет.
В журнал БСО вносятся только те данные, которые касаются полученных в типографии и перемещенных бланков. Сюда дополнительно входят бланки, которые выданы материально ответственным лицам, а также оставшиеся и списанные формуляры.
Учет доходов по бланкам строй отчетности производится только в .
Что нужно знать
Бланки строгой отчетности широко применяются не только организациями, но и ИП. Так как БСО может заменить обычный кассовый чек, если осуществляется расчет деньгами в наличной форме или через банковские карточки.
Использовать БСО можно исключительно в расчетах с гражданами. Если клиентом становится предприятие, то БСО уже нельзя применять.
При этом проверять статус покупателя с точки зрения закона не обязательно. Однако это может привести к проблемам с налоговыми органами, если имеется юридическим лицам.
Бланки, которые применяются при расчетах с населением:
- билеты на залог в ломбарде;
- билеты в качестве оплаты за ;
- экскурсионные, туристические путевки;
- всевозможные талоны, квитанции, абонементы.
Используется БСО только в соответствии с законами РФ. Регулирует вопрос применения бланков Постановление № 359. Однако также нужно учитывать информационные письма Минфина России.
С какой целью проводится
В основном организации предпочитают в своей деятельности применять БСО. Однако очень важно, чтобы во время проверки был правильно составлен счет учета бланков строгой отчетности.
Начинающим бизнесменам нужно знать, что такое БСО и как их правильно оформлять. Также следует разобраться, как заполнять журнал учета БСО.
В первую очередь надо выяснить, какие именно учетные бланки будет использовать бизнесмен для своей работы.
Законодательная база
Закон разрешает предпринимателям самостоятельно разрабатывать форму журнала учета БСО, которая выдается вместо кассовых чеков. Однако это допускается при условии, что в компании не используется труд .
Бизнесмен может самостоятельно вести учетный журнал, хранить и выдавать необходимые бланки. Такой порядок установлен .
Основным документом, который регулирует учет и хранение формуляров является Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с применением платежных карточек ().
Пункт 13 Положения гласит, что бланки документов, которые изготавливаются типографским способом и заносятся по их названиям, номерам и сериям в специальный журнал.
Его листы подписываются руководством и главным бухгалтером фирмы. При этом листы нужно сначала пронумеровать, затем всю документацию прошнуровать и скрепить печатью предприятия.
Там же уточняется, что форма учетного журнала с точки зрения закона не утверждена, а значит, ее можно разрабатывать самостоятельно.
Вместе с тем руководство фирмы обязано создать соответствующие условия, которые будут гарантировать сохранность данных бланков.
С сотрудником, который отвечает за получение, учет, хранение и выдачу формуляров, необходимо заключить .
Причем этот сотрудник должен принимать документацию исключительно с участием комиссии. Для этого оформляется (п.14-15 Положения).
Если нет материально ответственного сотрудника, то обязанности, связанные с регистрацией учетных бланков должен выполнять руководитель.
Что касается ревизии формуляров, то она проводится в сроки, указанные для инвентаризации финансовых средств в наличной форме, которые находятся в кассе (п.17 Положения).
Все это должно происходить с учетом Методических указаний по инвентаризации…, которые утверждены .
Порядок учета бланков строгой отчетности в организации
Очень важно правильно использовать БСО и корректно оформлять учетный журнал. Все его листы должны быть пронумерованы, прошиты шнуром, кончики которого проклеиваются листиком бумаги возле обложки и скрепляются печатью.
После чего все заверяется подписью руководства. Обязательно должно быть указано количество листов и дата, когда бланки были составлены.
Подобные меры применяются для того, чтобы нельзя было удалить или изъять страницы из журнала учета. Заполнять книгу учета надо строго по правилам.
Нужно в ней указывать все БСО, их номера, серии и названия. Наиболее оптимальный вариант для данной информации – это предоставление ее в виде таблиц.
Однако есть унифицированная форма , которой также можно пользоваться. Но это условие совсем не обязательное.
Также в документе должны быть включены сведения о зарегистрированных бланках, причем эти записи могут быть ежедневными, еженедельными и даже с более длительным сроком, в зависимости от условий деятельности компании.
Все приемы-передачи бланков должны вписываться в журнал и заверяться подписью ответственного лица.
Общие принципы ведения
Ведет журнал учета, специально назначенный руководством компании сотрудник. Обычно это лицо, которое хорошо знает бухгалтерский учет.
Порядок занесения записей в журнал и ответственное лицо должны быть закреплены в компании и подтверждены приказом руководства. Также эти сведения должны быть внесены в реестр учета.
Обычно такого рода документацию ведет один из работников бухгалтерии, например, кассир. Потому что этот специалист должен знать бухучет. Данный сотрудник должен быть включен в состав подотчетных лиц.
Индивидуальный предприниматель может вести книгу учета лично. Руководство предприятия должно заключить с сотрудником соглашение о материальной ответственности.
Договор предусматривает:
- Хранение, оприходование бланков.
- Прием финансовых средств от населения в наличной форме и выдачу клиентам формуляров.
- Внесение соответствующих записей в книгу учета.
При автоматическом режиме выпуска для самостоятельно изготовленных БСО бизнесмен должен назначить ответственное лицо.
Эта обязанность должна быть закреплена за определенным сотрудником. Для других работников предприятия доступ к документу нужно ограничить.
Потеря незаполненных бланков не может быть поводом для наказания ответственного сотрудника. Руководство может использовать дисциплинарное взыскание эквивалентное расходам на бланки.
Если нарушение будет выявлено налоговым инспектором во время проверки, то ответственное лицо будет оплачивать штрафные санкции за то, что были нарушены правила хранения документации.
Все данные систематизируются по названию, сериям и номерам бланков, которые были присвоены им в типографии или были получены в соответствующем ведомстве.
Записи в формулярах и журнале учета написанные вручную, должны быть заполнены грамотно, без помарок и подчисток. Также в учетном журнале должна отражаться информация о приеме бланков строгой отчетности и о выдаче их ответственному лицу.
Не добавляется в записи только прием финансовых средств. Операции проводятся в форме документооборота следующим образом:
Причиной списания может стать бракованная бумага, которая числиться на приходе. Сюда также относятся неправильно составленные бланки, которые не утилизируются. Они должны быть приложены к книге учета.
Дополнительно к списанию могут быть отнесены те формы, которые не используются в работе компании и копии БСО с истекшим сроком архивации.
Когда заканчивается сроки хранения, то вся бракованная документация утилизируется по акту. Данная процедура предусматривает наличие комиссии, состав которой должен быть утвержден приказом по компании.
Документальное оформление движения
Бланк строгой отчетности – это документ, который печатается типографским способом. Также любой предприниматель или предприятие, на основании законодательства имеет права самостоятельно разрабатывать удобную для своей деятельности модель учетной книги.
В обязательном порядке журнал должен быть прошит и пронумерован. Также материально ответственный работник, бухгалтер, руководство организации должны скрепить документ печатью и поставить свои подписи.
Учет в журнале БСО должен вестись по наименованию, серийному номеру и номеру бланка. В документе должна быть указана дата и количество поступивших формуляров, а также их реквизиты.
Регламентируется учетный журнал на местном уровне с помощью издания акта, в котором будет указано лицо ответственное за ведение журнала.
Руководство компании и ответственный сотрудник, подписывающие соглашение о материальной ответственности, в документе прописывают обязательства касающееся создания необходимых для сохранности БСО условий.
БСО, которые выпускаются при помощи автоматизированных систем, не нуждаются в ведении учетной книги. Доступ к системе нужно ограничить, а у каждого бланка должно быть своя серия и номер.
Использование специальной программы
Согласно новому Положению, которое вступило в силу 21.05.2008 г. бланк строгой отчетности может быть изготовлен не только в типографии, но и при помощи специальной автоматизированной системы (АС).
Ранее законодательство не предусматривало такой возможности как изготовление бланков при помощи компьютеров.
Поэтому Министерство финансов указывало, что такого рода документация должна была изготавливаться только типографическим способом. Однако в новом Положении нет точного определения автоматизированной системы.
Здесь сказано, что в процессе использования АС необходимо обеспечение выполнений определенных правил:
Если представители фискального органа или организаций будут требовать информацию, хранящуюся в автоматизированных системах, касающуюся выпущенных документов, то предприниматели или руководство организации обязаны ее предоставлять.
Правила хранения документов
Поскольку БСО требуют учета, то соответственно организация их хранения потребует особого внимания.
Так, законом предусмотрено, что хранение учетных бланков должно исключить любую возможность их получить лицам, с ограниченным доступом.
Поэтому такого рода документация должна храниться в сейфе или специализированном помещении, которое подлежит ежедневному опечатыванию.
Сроки хранения формуляров регламентируются законом. Это касается также копий использованных документов и их корешков. Храниться они должны как минимум 5 лет.
Их утилизация возможна только по истечении 30 дней со дня проведения граничной инвентаризации. Что касается неиспользованных бланков, то сроки их хранения законом не предусмотрены.
Особенности оформления учета применения
Особенности организационно-правовых форм ООО касаются не только порядка учета и оплаты налогов, но и регистрации.
Основной нюанс процедуры открытия и регистрации ООО заключается в количестве собственников. Регистрация ООО может происходить даже с одним человеком.
В ООО
Чтобы зарегистрировать ООО, необходимо собрать большое количество документов. К их числу относятся:
- Документы, касающиеся учреждения организации (например, или собрания участников).
- Чек об оплате госпошлины за регистрацию организации.
- Чек об оплате уставного капитала.
- Копии паспортов всех учредителей.
Все хозяйственные операции фирмы требуют обязательного документального подтверждения, для чего используется целый ряд различных форм. Среди них отдельную позицию занимают бланки строгой отчетности (БСО), требующие особого внимания и контроля движения. Узнаем, как осуществляется учет БСО в предприятии, и какими бухгалтерскими записями он оформляется.
Документы строгой отчетности в бухгалтерии
К БСО относятся не только квитанции , предназначенные для проведения расчетов наличными деньгами за услуги, предоставленные населению. Это могут быть лотерейные билеты, бланки больничных листов, трудовые книжки , путевки, талоны на топливо и питание, проездные и перевозочные документы и другие формы, используемые предприятиями в зависимости от специфики производства.
Существуют правила, регламентирующие порядок выпуска, учета, обеспечения сохранности и уничтожения этих документов. Все они содержатся в Постановлении № 359 от 6.05.2008. Обязательным является способ изготовления БСО: типографской печатью, либо используя автоматизированные системы, отвечающие современным требованиям, т.е. имеющие эффективную защиту от доступа извне, присваивающие при выпуске или оформлении бланка номер и серию, и сохраняющие информацию об операциях на протяжении пяти лет.
Чаще выпуском бланков занимаются специализированные предприятия, а компании выступают в качестве заказчиков. Типографией БСО изготавливаются в 2-х, реже в 3-х экземплярах, поскольку в форме документа обязательно предусматривается наличие отрывных корешков или копий основного листа. При оформлении операции первый экземпляр передается клиенту, второй остается в кассе и подшивается к отчету кассира. Приобретая бланки, выполненные типографией, сотрудник фирмы, а чаще компетентная комиссия, тщательно проверяют наличие всех необходимых реквизитов, составляют акты приемки с указанием названия БСО, их количества, номеров, серий.
Учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии
Поскольку роль форм строгого учета весьма значительна для предприятия (а многие из них являются аналогами денежных документов), то и любая компания организовывает учет БСО, как только покупка бланков осуществилась.
Учет бланков строгой отчетности начинается с фиксации приобретенных бланков в книге учета БСО , прошитой, с пронумерованными сквозной нумерацией листами, заверенной подписями руководителя и ответственных лиц. Форму журнала можно разработать самостоятельно либо прибегнуть к утвержденному регистру ОКУД 0504045.
На каждый вид бланков заводят отдельную книгу. Обычно приобретенные БСО передаются под отчет сотрудникам, подписавшим с работодателем договор о материальной ответственности (кассирами, продавцами).
К заполнению БСО также предъявляются особые требования: помарки и исправления в них не допускаются. Испорченные бланки перечеркиваются и хранятся отдельно. При ревизии, проводимой ежемесячно или ежеквартально, все БСО (в наличии и испорченные) пересчитываются сплошным способом. Результат пересчета сличается с данными журнала учета БСО.
Бланки строгой отчетности: проводки
Предприятия осуществляют учет бланков строгой отчетности за балансом на счете 006. Поскольку счет забалансовый, то остатки на нем не повлияют на валюту баланса , но и не позволят забыть об имеющихся ценностях. По дебету счета отражается поступление бланков, по кредиту – расходование. Расходы по приобретению бланков фиксируются на счетах затрат.
Пример: как учитывать бланки строгой отчетности
Торговая фирма закупила партию БСО – 3000 штук по 0,2 руб. за шт. без НДС. Квитанции переданы в два отдела магазина по 1500 шт. в каждый.
По прошествии недели по данным отчетов получена информация: 1-й отдел использовал 100, квитанций, 2-й - 80.
Бухгалтер отражает операции проводками:
Операция
Счета
Сумма
Оприходованы БСО (0,2 х 3000)
Списаны квитанции, переданные в работу
Передано 1500 штук квитанций в 1-й отдел
Передано 1500 штук квитанций во 2-й отдел
Списано по отчету 1-го отдела (100 х 0,2)
Списано по отчету 2-го отдела (80 х 0,2)
Так осуществляют учет БСО. Проводки логичны и позволяют контролировать движение документов строгой отчетности.
