Проверка состояния бухгалтерского учета. Проверка состояния учета и отчетности

В современных условиях ведения бизнеса собственники организаций получают сведения о результатах деятельности своего хозяйствующего субъекта через бухгалтерскую (финансовую) отчетность организации. Для того чтобы контролировать достоверность отражения результатов хозяйственной деятельности своей организации собственники проводят ревизию бухгалтерской (финансовой) отчетности. Помимо собственников, требовать проведение данной ревизии могут и руководители организации. Ревизия бухгалтерской (финансовой) отчетности проводится в случаях, когда в отчетности были обнаружены нарушения и руководство желает избежать предполагаемых рисков в деятельности организации. В процессе ревизии решаются вопросы о эффективности действий в сфере учета.

Ревизия - это система обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организации, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя, главного бухгалтера и иных должностных лиц .

В ходе проведения ревизии бухгалтерской (финансовой) отчетности должны быть решены следующие основные задачи :

• - проверка состава и содержания форм бухгалтерской отчетности;
• - увязка показателей бухгалтерской отчетности, проверка правильности оценки статей отчетности;
• - проверка правильности формирования сводной (консолидированной) отчетности;
• - установление соответствия применяемой в организации методики бухгалтерского учета и налогообложения действующим в проверяемом периоде нормативным документам, чтобы сформировать мнение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности во всех существенных аспектах;
• - проверка правильности формирования сводной отчетности.

Перед проведением ревизии бухгалтерской (финансовой) отчетности необходимо составить перечень подготовительных мероприятий.

Таблица 3 - Перечень и содержание подготовительных мероприятий

Проведение предварительной подготовки к ревизии позволяет более четко сформулировать её задачи, выявить по данным предыдущих ревизий, вопросы, которым следует уделить отдельное внимание при проведении ревизии, например, проверке исправления ошибок, выявленных предыдущей ревизией.

После проведения предварительной подготовки переходят непосредственно к составлению рабочего плана проведения ревизии, определению задач, которые необходимо решить в процессе ревизии, составлению программы проведения ревизии, При проведении непосредственно самой ревизии первым делом следует обратить внимание на исправление ошибок, выявленных предыдущей ревизией. Если данные ошибки не были исправлены, то ревизор делает пометку о данном нарушении и отражает это в акте о проведении ревизии.

Затем, проводится проверка каждой формы бухгалтерской (финансовой) отчетности отдельно. При её проведении правильность показателей, отраженных в отчетности проверяется их сравнением с соответствующими регистрами. Если в ходе проведения ревизии форм бухгалтерской (финансовой) отчетности обнаружено несоответствие первичным документам и другие ошибки отражения показателей, то ревизором назначается инвентаризация объектов, отраженных не правильно.

Ревизорам при проведении ревизии бухгалтерской отчетности за 2015 год следует учесть то, что в настоящее время были внесены некоторые изменения в законодательство, регулирующее бухгалтерский учет и бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Стоит обратить внимание на то, как оформлены первичные документы и сама бухгалтерская (финансовая) отчетность. Данные изменения касаются того, что в соответствии с приказом Минфина России от 06.04. 2015 г. № 57н подпись главного бухгалтера в бухгалтерской отчетности не требуется. Главный бухгалтер может подписывать бухгалтерскую отчетность только по доверенности руководителя организации. Помимо этого, с 07.04.2015 г. хозяйствующие субъекты имеющие организационно-правовой статус общества с ограниченной ответственностью или акционерного общества могут работать без круглой печати (82-ФЗ от 06.04.2015 г.). Данное изменение должно быть прописано в уставе организации. Поэтому при проведении предварительной подготовки ревизии следует уточнить данное изменение.

После проведения проверки каждой формы бухгалтерской (финансовой) отчетности отдельно нужно проверить их взаимоувязку.

Проверка взаимоувязки форм бухгалтерской (финансовой) отчетности является одним из важнейших аспектов ревизии, так как позволяет получить наиболее полную картину имущественной структуры организации, а так же выявить несоответствия данных, которые содержатся в бухгалтерской (финансовой) отчетности, так как все её формы взаимоувязаны между собой.

Для облегчения работы ревизоров мы хотим предложить введение форм проверки увязки отчетности. Это поможет ревизору систематизировать наглядно полученные данные и проверить достоверность их отражения. Также данные формы будут полезны начинающим бухгалтерам, для самостоятельной проверки правильности составления годовой отчетности.

В данных формах должны быть указаны название организации, сроки проведения ревизии, ФИО ревизора. В них указываются обнаруженные несоответствия, по которым ответственное лицо должно дать письменное объяснение, которое так же прикрепляется к данному документу. Данные документы помогут ревизорам не только при текущей проверке, но и при последующих, так как в отличии от акта, который содержит информацию об общих нарушениях, будут конкретно отражать, статьи, где они содержатся и причины их возникновения. Формы контроля взаимоувязки и объяснительные ответственных лиц, прикрепленные к ним, должны будут храниться в организации, проводившей ревизию, вместе со всеми остальными документами, по данной ревизии.

В таких формах проверяется не только увязка баланса с отчетом о движении денежных средств, но и соответствие данных за прошлый период, как например в пункте «Денежные средства и денежные эквиваленты (прошлый период)» значения в строке 4450 на начало текущего периода и в строке 4500 на конец прошлого периода должны совпадать, именно поэтому ячейка, где указывается значение по данной строке для них едина. Колонка соответствие заполняется на усмотрение ревизора. Он может использовать не только значения «Соответствует» и «Не соответствует», но так же ставить и другие обозначения. От значений «+» и « - » следует воздержаться, так как их можно подделать. Строки для описания шестой колонки подлежат обязательному заполнению. Даже если не было выявлено несоответствий, это следует указать. В случае установления несоответствия необходимо указать, что к данной форме прикладывается пояснительная записка ответственного лица. После заполнения формы ставятся подписи ревизора, ответственного лица и руководителя организации.

Пояснительная записка должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, ФИО ответственного лица, подпись, объяснение причин, по которым формы бухгалтерской (финансовой) отчетности содержат неверную информацию или не взаимоувязаны между собой и подпись ревизора и руководителя организации, ознакомившихся с данным документом. Так же, по просьбе руководителя организации, ревизор может предоставить ему рабочие планы взаимоувязки форм отчетности, если ошибки, обнаруженные в ней, были связаны с попыткой хищения средств организации.

Создание таких форм позволит ревизующим организациям значительно упростить и систематизировать работу ревизора. Они наглядно отражают расхождения между формами бухгалтерской (финансовой) отчетности, позволяют определить конкретные строки, в которых обнаружено расхождение и перейти непосредственно к выяснению причин расхождения данных показателей. Помимо упрощения работы ревизующих организаций, данные формы будут полезны и начинающим бухгалтерам, позволят им избежать возможных ошибок при составлении бухгалтерской (финансовой) отчетности.

13.2. Проверка состояния учета и отчетности

Правильно организованный учет, своевременно и реально составленная и представленная финансовая отчетность дают возможность вести систематический, оперативный контроль за сохранением и рациональным использованием товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Проверка организации бухгалтерского учета и отчетности начинается задолго к выезду ревизора на объект - во время подготовки к ревизии. Такая предыдущая проверка осуществляется на основании представленных в вышестоящую организацию балансов и отчетов, а также актов ревизий и проверок.

Выехав на место ревизии, ревизор устанавливает, как выполняется Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», правильно ли применяются положения (стандарты) бухгалтерского учета, План счетов, придерживаются ли Инструкции про его применение, как выполняются другие нормативные положения, указания по учету и отчетности. Информация, полученная по результатам предыдущей проверки, используется ревизором для дальнейшей ревизии. Проверка состояния учета и отчетности проводится на основании программы.

К началу проведения проверки ревизор знакомится с нормативными документами, которые регулируют ведение бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

Ревизор должен иметь справочный материал, который сжато характеризует короткое содержание законов, постановлений, инструкций и других указаний по вопросам учета и отчетности.

Программа состоит из таких вопросов:

– состояние учета и отчетности. Выясняется, по какой форме учета ведется бухгалтерский и налоговый учет на предприятии, обеспечивает ли применения такой формы учета проверку достоверности отчетных данных. Оценка состояния бухгалтерского учета может быть объективной только после проверки соблюдения Плана счетов, типичной корреспонденции и инструктивных указаний о порядке ведения учета отдельных операций;

– правильность отображения в бухгалтерском и налоговом учете результатов предыдущей ревизии (по вопросам учета и отчетности);

– соответствие показателей баланса данным Главной книги, регистрам синтетического и аналитического учета, отчетам и приложенным к ним документам;

– правильность проведения инвентаризаций кассы, материальных ценностей и расчетов и правильность и обязательность проведения контрольных выборочных инвентаризаций; качество и своевременность проверки инвентаризационных материалов и составления сравнительных ведомостей бухгалтерией; своевременность и правильность рассмотрения и утверждения результатов инвентаризаций руководителем;

– правильность ведения учета кассовых операций и их соответствие Порядка ведения кассовых сделок;

– порядок ведения учета затрат, себестоимости продукции и финансовых результатов (доходов, прибылей, рентабельности);

– состояние дебиторской и кредиторской задолженности;

– установления фактов просроченной, безнадежной задолженности, сомнительных долгов и мероприятия по их ликвидации и оздоровлению финансового состояния;

– реальность статей баланса, достоверность отчетов о финансовых результатах, движении денежных средств и собственный капитал;

– состояние расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами и т.п.

Ревизор проверяет, как обеспечивается методическое руководство вышестоящей организации относительно применения существующей формы учета, обобщается ли опыт передовых предприятий. Кроме того, ревизор должен выучить объем и особенности хозяйственной деятельности, структуру учетного аппарата, документооборот, распределение обязанностей между работниками бухгалтерии.

Полнота и своевременность документального оформления и отображения в учете всех операций, связанных с движением товарно-материальных ценностей и денежных средств, являет критерием оценки постановки и состояния бухгалтерского учета.

Ревизор устанавливает, какие меры были приняты по актами предыдущих ревизий и проверок; ли собираются постепенно учетные данные для составления отчетности, ведется ли работа по графику, установлен ли надлежащий порядок приема, проверки и обработки документов.

Важную роль в правильной организации учета играет повышение деловой квалификации кадров учетных работников, проведения с ними семинарских занятий по вопросам усовершенствования учета.

Важно также проверить правильность оформления документов, их содержание, соответствие почерка, правильность подписей, оттисков штампов, печатей, осмотреть внешний вид, бумага, способ записи, в особенности в сомнительных документах. В особенности старательно проверяют соблюдения соответствия записей одних и одних и тех же операций в разных учетных регистрах. Следует выяснить, правильно ли ведется учет на внебалансовых счетах. Завершив проверку состояния бухгалтерского учета, ревизор составляет справку.

Если ревизией выявлены недостатки в организации, ведении бухгалтерского учета, ревизор составляет план ликвидации отсталости.

Необходимость проведения мероприятий по упорядочению учета и отчетности вызванная тем, что в отдельных предприятиях допускаются нарушения финансовой и расчетной дисциплины, вследствие чего происходят разного рода злоупотребления.

Так, с целью создания мысленного благополучия относительно сохранения средств на некоторых предприятиях большие недостатки и растраты в бухгалтерском учете отображали на счетах мелких недостатков, срочные донесения не подавали, виновных лиц не наказывали и соответствующих профилактических мер по предупреждению злоупотреблений не употребляли.

Ревизор устанавливает, как внедряется научная организация работы бухгалтера (ли выделен для бухгалтерии помещения, рационально ли размещены рабочие места, обеспеченные ли бухгалтеры необходимыми инструктивно-нормативными материалами, компьютерной техникой и т.п.).

Потом проверяют: ли обеспечивается полная сверка данных аналитического и синтетического учета к составления баланса, проводится ли на предприятиях с количественно-суммовым учетом ежемесячная сверка данных аналитического учета с данными складского учета и оформляется ли оно актом; ли внедряется оперативный контроль за полнотой и своевременностью сдачи выручки, за выдачей и использованием поручений на право получения товаров, правильно ли и своевременно делается отметка о том в книге учета выданных поручений.

Необходимо также выяснить, как организованно сохранения документов за текущий месяц, за прошлые месяцы, за три последних года, должен ли предприятие архив для документов временного (большей частью до трех лет) и постоянного сохранения, являет ли ответственная за архивное дело лицо.

Реальность статей баланса проверяют соответственно Положению (стандарта) бухгалтерского учета 2 «Баланс», утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 31 марта 1999 г. № 87. Причем особенности составления консолидированного баланса определяются отдельным положением (стандартом).

Справка
о проверке состояния бухгалтерского финансового учета
_______________ фирмы состоянием на 1 декабря 200_ г.
(на конец ревизионного периода)

Обороты за декабрь 200_ г. составляют:

по оборотному балансу ________ грн ____ коп.

по Главной книге ________ грн ____ коп.

Ревизор II кат.

Директор фирмы

Главный бухгалтер

План
ликвидации отсталости и заброшенности бухгалтерского финансового учета,
выявленных во время ревизии ___________ фирмы

за период с «____» ________ 200_ г. по «____» ________ 200_ г.

Ревизор II кат.

Собственный капитал - часть в активах предприятия, которое остается после вычитания его обязательств. Итог активов баланса должен равняться сумме обязательств и собственного капитала. Актив отображается в балансе при условии, что оценка его может быть достоверно определенная и можно ожидать получения в будущем экономических выгод, связанных с его использованием.

Устанавливают соответствие данных учетных регистров показателям финансовой отчетности. Отдельные статьи баланса сравнивают с показателями отчетов о финансовых результатах, о движении денежных средств и собственный капитал, а также сверяют между собою данные этих отчетов.

Особой проверке подлежат те статьи баланса, которые характеризуют отрицательные стороны хозяйственной деятельности и на которых возможные вуалирования недостатков, растрат, краж, а также сумм дебиторской задолженности: денежные средства в пути, незавершенное производство, резерв сомнительных долгов, дебиторская задолженность с бюджетом, нераспределенная прибыль (непокрытый убыток), отсроченные налоговые обязательства, а также товары на ответственном сохранении у покупателей и т.п.

Проверка завершается составлением промежуточного акта (справки, докладной записки) или записью результатов ее в разделе «Ревизия состояния учета и отчетности» основного акта ревизии.

Вопрос для самоконтроля

Источника ревизии состояния учета и отчетности.

Задания и последовательность ревизии состояния учета и финансовой отчетности.

Какими нормативно-правовыми документами руководствуется ревизор во время ревизии учета и отчетности?

Как проверить реальность статей баланса?

Какие недостатки можно установить в организации ведения бухгалтерского учета?

Тема 14
РЕВИЗИЯ В УСЛОВИЯХ ПРИМЕНЕНИЯ
КОМПЬЮТЕРНЫХ СИСТЕМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Применения компьютерных программ бухгалтерского учета требует усовершенствования методики контроля и разработки программ ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Для этого современная компьютерная техника имеет широкие возможности, с ее помощью, прежде всего можно выполнять расчеты и прочие логические шаги за продолжительные периоды времени и без ошибок.

Тем не менее, не следует забывать, что компьютеры не могут мыслить или проникать в суть проблемы, которое немаловажное для компетентного контроля. Базы данных содержат полную информацию о результатах деятельности, но в них не содержится информации об учетной политике или принципы учета предприятия, нет разнообразных объяснений к отчетам и т.п. Также не всегда есть возможность сопоставить данные отчетного периода с соответствующими данными других периодов. Последние чаще всего недоступные, их базы данных архивируются.

При использовании учетных программ предприятие самостоятельно вносит изменения и избирает внутреннюю систему кодирования информации, без которой невозможно правильно решить вопроса стандартизации информации, сокращения объемов начальных данных, повышение уровня оперативности обработки информации и компактности выдачи учетных регистров. Поэтому бухгалтерская служба предприятия в зависимости от информационных потребностей и их объема определяет необходимую для предприятия структуру построения кодов, который усложняет (через возможное несоответствие систем таких кодирований) работу ревизора во время осуществления встречных проверок.

При ведении автоматизированного учета бухгалтерская служба имеет возможность быстро обрабатывать нужную информацию и получать промежуточные результаты деятельности, необходимые для потребностей управления. Такую же возможность имеет ревизор, который осуществляет соответствующую проверку предприятия.

При этом ведения автоматизированного учета в большинстве случаев само собой исключает неправильное разнесение первичных данных на учетные регистры, поскольку корректность бухгалтерских записей контролируется программой при введении первичной документации в ПЭВМ. Исчезает также возможность допущения ошибки при подведении итогов (оборотов) и выводе конечных результатов деятельности. Ошибки могут возникать лишь в случаях, когда неправильно определяется экономическая суть хозяйственных операций. Поэтому во время проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия ревизор должен сначала выучить его учетную политику и выяснить, правильно ли работники бухгалтерской службы осуществляют «признание» той или другой хозяйственной операции.

Компьютеры сохраняют огромные массивы данных и обеспечивают доступ к ним, выполняют математическую обработку данных, осуществляют отбор данных в соответствии с установленными критериями, своевременно обновляют и модифицируют данные. Благодаря этому их используют как средство исследования при определении характеристик и установлении взаимозависимостей между разными данными. Компьютер также используется для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Так, использования комплексной программы, например «1С: Предприятие», дает возможность вести:

– бухгалтерский учет соответственно законодательству Украины и национальных П(С)БУ;

– оперативный учет наличия и движения запасов, состояния взаиморасчетов с контрагентами;

– учет движения работников предприятия, регистрацию кадровых изменений и расчет заработной платы;

– налоговый учет соответственно налоговому законодательству Украины.

Программа «1С: Предприятие» обеспечивает одновременную работу работников разных подразделений предприятия: бухгалтерии, склада, отдела кадров и других, каждый из которых должен доступ лишь к своей базе данных. Сведенная информация и общая база данных доступны лишь главному бухгалтеру. Такое построение программы лишает возможности вносить необоснованные изменения на местах и дает возможность осуществлять централизованный текущий контроль. Ревизор в свою очередь может проверить деятельность предприятия по подразделениям, которые дает нему возможность выучить детальнее систему учета на предприятии и глубже проверить каждый участок работы бухгалтерской службы без одновременной обработки большого объема информации. Также подобная конфигурация дает возможность получать информацию для потребностей управленческого и финансового учета. Благодаря этому ревизор должен возможность обследовать операции, которые происходят на низовых участках управления, то есть проверять законность составления первичных записей, их достоверность и точность. Особое внимание ревизор уделяет сопоставлению данных первичных документов с машинными носителями информации, а также проверке процесса автоматизированной регистрации первичной информации. При этом ревизор проверяет полноту входной информации путем просмотра содержания информационной базы данных.

Последующим шагом проверки является определения соответствия нормативно-справочной информации. В дальнейшем ревизор проверяет последовательность обработки данных с целью установления полноты поступления информации из соответствующих участков, данные ли входной информации отвечают данным исходной информации, которая дает возможность осуществлять увязку информации.

При проверке исходной информации анализируется достоверность расчетов, сопоставляются итоги, и определяется их соответствие бухгалтерским проведениям. Ради этого ревизор должен проанализировать законность составления каждой бухгалтерской проводки, большинство из которых формируются в Справочнике бухгалтерских проводок.

Далее осуществляется контроль за использованием исходной информации, ее юридической полноценности и соответствия программных данных данным исходящих документов и регистров учета, который отвечает потребностям управленческого и финансового учета. В особенности важно проверить, все ли данные учтены при их сведении на счетах бухгалтерского учета.

Значительное место при осуществлении контроля занимает работа ревизора с остатками на счетах, прежде всего имеющимися запасами. Ревизор здесь контролирует порядок ведения аналитического учета и оценивания запасов при их поступлении, убытии и на дату баланса соответственно П(С)БУ.

Заключительным этапом работы ревизора является проверка отчетных данных с данными, отображенными в отчетных документах, с целью увязки показателей форм финансовой, налоговой и статистической отчетности и проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности. При этом указываются причины неувязок, если они является, и резервы и финансовые прогнозы будущей деятельности предприятия, которое очень важно для финансового учета, поскольку его информация используется, прежде всего, внешними потребителями.

Такую самую возможность и в такой самой последовательности должен ревизор при использовании других бухгалтерских или специально разработанных ревизионных программ.

Итак, на качество принятия соответствующих решений в контрольном процессе и повышение информационного обеспечения влияют:

– увеличение количества факторов, которые массово учитываются ревизором во время исследования объекта в зависимости от вида (видов) его деятельности;

– углубление анализа хозяйственных процессов, которые определяются ревизором;

– повышения обоснованности выводов благодаря применению экономико-математических методов и модульных исследований;

– четкое и обоснованное формирование выводов ревизора, составной которых является прежде всего финансовое прогнозирование будущей деятельности предприятия.

Это может обеспечиваться внедрением новых компьютерных технологий обработки информации и осуществлением контроля непосредственно с использованием мощных ПЭВМ.

Вопрос для самоконтроля

Может ли ревизор использовать компьютер для анализа платежеспособности и финансовой стабильности предприятия. Что для этого нужно?

Методика ревизии в условиях применения ПЭВМ.

Должен ли ревизор владеть методикой программирования?

Тема 15
НАУЧНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ И РЕВИЗИИ

Допущенных бухгалтером или материально-ответственным лицом исправляются после проведения инвентаризации. Уважаемый председатель и члены государственной комиссии! К вашему вниманию предоставлен диплом на тему: «Учет и ревизия основных средств в условиях СМП-724 ГП Приднепровская ж.д.». Целью написания работы являлось рассмотрение вопросов учета и ревизии основных средств. В ней дается детальная...

УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

«БАРАНОВИЧСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ ЛЕГКОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ ИМ. В. Е. ЧЕРНЫШЕВА»

РЕВИЗИЯ И КОНТРОЛЬ

КРАТКИЙ КУРС ЛЕКЦИЙ

ПО ТЕМЕ «ПРОВЕРКА СОСТОЯНИЯ УЧЕТА, ОТЧЕТНОСТИ И ВНУТРИХОЗЯЙСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ»

С о с т а в и т е л ь:

А.Г Гулевич

Рассмотрен на заседании комиссии учетно-финансовых дисциплин

(протокол №___ от « ___ »_______________20___ г.)

Председатель комиссии ___________________ И. П. Челевич

Ревизия и контроль: краткий курс лекций по теме «Проверка состояния учета, отчетности и внутрихозяйственного контроля» / сост. А.Г. Гулевич. - Барановичи: УО «БГКЛП им. В.Е.Чернышева, - 7 с.

Краткий курс лекций предназначен для учащихся экономических специальностей по дисциплине «Ревизия и контроль». Излагается материал по теме «Проверка состояния учета, отчетности и внутрихозяйственного контроля».

© УО «БГКЛП им В.Е Чернышева», 2012

Проверка состояния бухгалтерского учета

Проверка правильности постановки и состояния бухгалтерского учета - одна из основных задач документальной ревизии. Она осуществляется на протяжении всей ревизии. На любом участке ревизии деятельности организации ревизор проверяет правильность ведения бухгалтерского учета хозяйственных операций, а также достоверность представляемой отчетности. При этом он устанавливает:

применяются ли утверждённые Министерством финансов Республики Беларусь типовые формы первичных документов;

правильность оформления и представления документов в бухгалтерию организации;

своевременно ли обрабатываются и накапливаются данные из первичной документации и отчетности;

правильно ли производятся расчеты по начислению, распределению и списанию;

на каких синтетических счетах отражаются хозяйственные операции, правильно ли ведутся записи в учетных регистрах и отражаютсяплановые и фактические (учетные) данные в статистической и бух­галтерской отчетности.

Если собранный при ревизии отдельных участков производственно-хо­зяйственной деятельности материал окажется недостаточным, то прово­дится дополнительная проверка.

Для правильного ведения бухгалтерского учета большое значение имеет рационально организованный документооборот, который предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением обобщенных сведений. Это достигается применением наиболее совершенных способов и средств сбора и продвижения пер­вичной информации к месту ее обработки. Для этого в каждой организации должны быть разра­ботаны и утверждены приказом руководителя рабочий альбом форм документов и график доку­ментооборота.

К началу ревизии рекомендуется проверить качество учета. С этой целью нужно установить соответствие аналитического учета синтетиче­скому и тождественность отчетных показателей (в балансе и других фор­мах отчетности на эту дату) данным бухгалтерского учета. Если будут обнаружены расхождения, то ревизор обязан выявить их причины, ви­новных в этом лиц и принять меры к исправлению допущенных искаже­ний в учете.

Всесторонней проверке подвергается первичная документация. Начи­нается она с установления своевременности составления и представле­ния первичных документов и отчетов. Своевременность составления доку­ментов ревизор проверяет по датам, проставленным в них, в сопоставлении с данными графика документооборота и другими документами, связанными с осуществлением данной хозяйственной операции.

Передача первичных документов и отчетов в бухгалтерию оформ­ляется распиской получателя, на которой проставлена дата сдачи и по­ступления. Сопоставив дату фактического поступления с датой, пред­усмотренной в графике документооборота, делают выводы о своевремен­ности представления первичной документации и отчетности. Если при этом будут выявлены случаи несвоевременного представления первичной документации и отчетности, следует установить, кто виноват в задержке, и меры, принятые к лицам, нарушающим график сдачи документов.

Проверяя качество первичной документации, необходимо вниматель­но изучить :

правильно ли оформлены документы, заполнены ли все рек­визиты в них, включая даты совершения хозяйственных операций;

имеют­ся ли соответствующие разрешительные надписи и подписи лиц в полу­чении материальных ценностей, денежных средств, указано ли количе­ство отпущенных и принятых материальных и имущественных ценностей или суммы денежных средств, а так же не было ли неоговоренных исправ­лений.

Документы подвергаются выборочной, а в случае необходимости - сплошной арифметической проверке. Практика показывает, что нередко излишки и недостачи образуются в результате неправильных подсчетов при отражении приходо-расходных операций.

Особое внимание следует уделять проверке достоверности хозяйствен­ных операций, отраженных в первичных документах и отчетах. Для этого используют различные приемы, например, сличают количество оприхо­дованных материальных ценностей по приходным документам с их коли­чеством, указанным в сопроводительных документах поставщиков, суммы оприходованных денег - с суммой, отраженной в соответствующей вы­писке со счетов в банке, целевого назначения полученных денег - с их фактическим использованием, подписей получателей денег или матери­альных ценностей в расходных документах - с их подписями в других документах и т. д.

Закончив ревизию достоверности хозяйственных операций по данным первичных документов, ревизор проверяет правильность их отражения в разработочных таблицах и на их основе в учетных регистрах по анали­тическим и синтетическим счетам. При этом он устанавливает:

правиль­ность ведения записей и заключения учетных регистров, включая перенос итоговых данных из разработочных таблиц и бухгалтерских справок в ведомости и журналы-ордера, из ведомостей в журналы-ордера, из жур­налов-ордеров в Главную книгу (или соответствующих машинограмм);

соблюдаются ли сроки и правила проведения инвентаризаций перед за­ключением учетных регистров;

проверяются ли главным бухгалтером (или его заместителем) и подписываются ли им учетные регистры;

пра­вильно ли организовано хранение бухгалтерских документов и обеспечена ли сохранность их в бухгалтерском архиве.

По всем вскрытым фактам неправильного оформления хозяйственных операций в первичных документах или их отражения на счетах бухгал­терского учета ревизор выявляет причины нарушения, их последствия и устанавливает виновных. На основании данных ревизии разрабаты­ваются предложения по устранению недостатков и совершенствованию бухгалтерского учета.

Задачи, последовательность и источники контроля и ревизии.

Проверка соблюдения действующего порядка ведения бух­галтерского учета, своевременности представления и достовер­ности бухгалтерской и иной отчетности, соблюдение отчетной дисциплины являются основными задачами контроля и ревизии состояния бухгалтерского учета и отчетности в организациях.

Анализ материалов о недостатках и кражах государственно­го и общественного имущества показывает, что их возникнове­нию оказывают содействие недостатки в организации и ведении учета и контроля.

Знания бухгалтерского финансового учета и финансовой отчетности играют важную роль в проведении профилактичес­ких мероприятий по выявлению и предупреждению корыстных правонарушений. Правильно организованные учет и отчет­ность дают возможность вести систематический оперативный контроль за хранением и использованием ресурсов на всех стадиях производства, своевременно выявлять конкретных винов­ников вреда, причиненного недостатками, кражами, перерасхо­дами или убытками.

Регулирование вопросов методологии бухгалтерского учета и финансовой отчетности осуществляется Министерством финансов РФ, которое утверждает основополагающие нормативные акты по бухгалтерскому учету, типовые формы бухгалтерских отчетов, балансов, положения (стандарты) бухгалтерского учета, планы счетов бухгалтерского учета и инструкции по их приме­нению, методические указания по вопросам бухгалтерского уче­та и другие нормативные документы, а также рекомендует поря­док ведения и хранения первичных документов, проведения ин­вентаризации.

Во время проведения ревизии следует проверить правиль­ность ведения бухгалтерского финансового и управленческого учета и достоверность финансовой отчетности, прежде всего выполнения Федерального закона «О бухгалтерском учете», внедрения национальных положений (стандартов) бухгалтер­ского учета. Плана счетов и соблюдение инструкции при его применении.

В ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» записа­но: «Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хо­зяйственных операций несут руководители организаций». От­дельной проверке подлежит выполнение главным бухгалтером возложенных на него обязанностей (ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Также выявляется соблюдение отчетной дисциплины и, преж­де всего своевременность представления бухгалтерской, налого­вой и статистической отчетности, ее полнота и достоверность.

Однако ревизор обязан не только проверить состояние бух­галтерского учета и достоверность финансовой отчетности, но и разработать вместе с руководством организации конкретные ме­роприятия по устранению выявленных в учете и отчетности недостатков.

Схема последовательности ревизии состояния учета и от­четности:

Соответствие организации и методики ведения бухгалтер­ского финансового и управленческого учета и составления финансовой отчетности утвержденным положениям (стан­дартам) бухгалтерского учета. Плана счетов, инструкции при его применении и другим нормативным актам.

Правильность оформления документами осуществленных хозяйственных операций, достоверность документов, своевременность и полнота отображения операций в бухгал­терском учете.

Наличие на документах денежного, материального, иму­щественного, расчетного и кредитного характера подпи­сей руководителя и главного бухгалтера.

Своевременность и качество производственных, товарных, материальных, авансовых отчетов, отчетов кассира и др.

Правильность и своевременность проверки и бухгалтер­ской обработки документов и отчетов материально от­ветственных лиц бухгалтерией.

Своевременность рассмотрения и утверждения докумен­тов и отчетов руководителем организации.

Правильность корреспонденции счетов, тождественность встречных сумм в регистрах бухгалтерского учета.

Своевременность и качество ведения учетных регистров.

Достоверность контроля за выдачей и использованием подотчетных сумм, а также своевременность оформления оприходования ценностей в подотчет материально ответ­ственным лицам.

Эффективность применения компьютерных программ бухгалтерского учета.

Своевременность и качество составления финансовой от­четности.

Своевременность и эффективность инвентаризаций цен­ностей и расчетов.

Состояние архива бухгалтерских документов и соблюде­ния правил и сроков их сохраняемости.

Обследования структуры бухгалтерии, постановки учета и отчетности.

Обеспеченность бухгалтерии нормативными материала­ми, положениями, инструкциями, бланками документов и отчетов.

Расстановка кадров, повышение квалификации работни­ков бухгалтерии.

Система материальной ответственности, заключения до­говоров с материально ответственными лицами про пол­ную материальную ответственность.

Пропускная система, охрана ценностей.

Использования прав и выполнение своих обязанностей главным бухгалтером.

Источники информации для осуществления ревизии: основ­ные нормативные документы, регулирующие вопросы формиро­вания показателей бухгалтерской отчетности; внутренние акты организации по ведению бухгалтерского учета, бизнес-план, первичные документы, типовые и специализированные формы бухгалтерской и статистической отчетности; отчеты материаль­но ответственных лиц; регистры синтетического и аналитичес­кого учета по отдельным объектам бухгалтерского учета; статис­тическая, оперативная, налоговая отчетность; финансовая отчет­ность (баланс, отчет о финансовых результатах, отчете о движе­нии денежных средств, отчет о собственном капитале); акты ре­визий и проверок и другие материалы.

Контроль и ревизия состояния бухгалтерского учета.

Правильно организованный учет, своевременно и реально составленная и представленная финансовая отчетность дают воз­можность вести систематический, оперативный контроль за со­хранением и рациональным использованием товарно-материаль­ных ценностей и денежных средств.

Проверка организации бухгалтерского учета и отчетности начинается задолго до выезда ревизора на объект – во время подготовки к ревизии. Такая предыдущая проверка осуществляется на основании представленных в вышестоящую организацию балансов и отчетов, а также актов ревизий и проверок.

К началу проведения проверки ревизор знакомится с норма­тивными документами, которые регулируют ведение бухгалтер­ского учета и финансовой отчетности.

Ревизор должен иметь справочный материал, который сжато характеризует короткое содержание законов, постановлений, ин­струкций и других указаний по вопросам учета и отчетности.

В порядке предварительного контроля за состоянием бухгал­терского учета и отчетности выявляются наличие и правильность разработки учетной политики, распределения должностных обя­занностей между работниками бухгалтерской службы, рабочего плана счетов бухгалтерского учета, графика документооборота.

Учетная политика организации является основным докумен­том, регламентирующим ведение бухгалтерского учета. При установлении наличия и правильности разработки учетной поли­тики руководствуются требованиями ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129-ФЗ и ПБУ 1/98 «Учет­ная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.98г. № 60-н.

Важную роль в правильной организации учета играет: раз­работанный план четкого распределения обязанностей между всеми работниками бухгалтерской службы, повышение деловой квалификации кадров учетных работников, проведение с ними семинарских занятий по вопросам усовершенствования учета.

Правильность распределения должностных обязанностей между работниками бухгалтерской службы организации устанав­ливается путем сопоставления планируемого объема учетных ра­бот по каждому исполнителю и их штатной численностью, приня­той в организации формой организации учета, формой счетоводства, графиком документооборота, объемами учетных операций.

Ревизор устанавливает, как внедряется научная организация работы бухгалтера (выделены ли для бухгалтерии помещения, рационально ли размещены рабочие места, обеспечены ли бух­галтеры необходимыми инструктивно-нормативными материала­ми, бланками первичных документов, учетных регистров и от­четности, компьютерной техникой и т.п.).

Тщательной проверке подлежит рабочий план счетов бухгал­терского учета, намеченный к применению в данной организа­ции. Выявляют также его соответствие типовому плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. Далее уточняют наименования синтетических сче­тов, их шифры, затем выявляют счета, включенные организацией дополнительно по сравнению с типовым планом счетов, которые должны быть отмечены как незаконно введенные.

При проверке графика документооборота проверяющие ус­танавливают его наличие, своевременность и правильность раз­работки и доведения до всех исполнителей. Следует обратить внимание, все ли первичные документы поименованы в этом списке, соответствуют ли они типовым формам указанных документов, правильно ли указаны их составители, порядок пред­ставления и обработки, ответственные лица за приемку, перио­дичность обращения.

Важно также проверить правильность оформления документов, их содержание, соответствие почерка, правильность подписей, оттисков штампов, печатей, осмотреть внешний вид бумагу, способ записи, в особенности в сомнительных документах. Особенно стара­тельно проверяют соблюдение соответствия записей одних и тех же операций в разных учетных регистрах. Следует выяснить, правиль­но ли ведется учет на забалансовых счетах.

В ходе текущего контроля за постановкой бухгалтерского учета и отчетности широко используются приемы фактического осмотра первичной документации, учетных регистров и форм от­четности, их встречной сверки и сопоставления с планами сче­тов, организации учета, документооборота. Е частности, озна­комлением с применяемыми в организации первичными доку­ментами выявляется соблюдение их типовых форм, правильность составления и своевременность предоставления для обработки в соответствии с графиком документооборота.

Проверку бухгалтерских документов и основанных на них записей в учетных регистрах аналитического учета осуществ­ляют двумя способами: от записи к документу и от докумен­та к записи .

При первом способе за основу берутся учетные регистры. Каждую запись в них, отображающую хозяйственную операцию, проверяют по оправдательным документам.

При втором способе, наоборот, за основу берется папка (дело) с оправдательными документами. Каждый документ в ней, которым оформлена хозяйственная операция, проверяют по со­ответствующим записям в учетных регистрах.

Проверка может быть сплошной или выборочной. Сплошным порядком проверяют кассовые и банковские операции, расчеты с подотчетными лицами, вексельные операции, доходы и финансо­вые результаты, затраты. Выборочно проводят проверку записей об оборотах и остатках в журналах-ордерах, ведомостях.

Тщательному контролю следует подвергать состояние склад­ского учета, работу с кадрами учетного персонала и материально ответственными лицами. Для этого надо систематически сверять соответствие данных складского и бухгалтерского учета, прове­рять ведение книг или карточек складского учета, проверять пол­ноту и своевременность документального оформления и отобра­жения в учете всех операций, связанных с движением товарно-материальных ценностей.

В полном объеме следует проверить выполнение главным бухгалтером организации возложенных на него обязанностей по организации бухгалтерского учета, а также использование им предоставленных прав по успешному осуществлению этих обя­занностей.

Проверка соблюдения отчетной дисциплины и достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Бухгалтерская отчетность, представляющая единую систему данных об имущественном и финансовом положении организа­ции и о результатах ее хозяйственной деятельности, составлен­ная на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам, является объектом особой проверки. Все отчетные фор­мы, входящие в состав бухгалтерской отчетности, взаимосвяза­ны, поскольку отражают одни и те же хозяйственные операции и события в деятельности организации в разных аспектах.

Изучая копии оставшихся в хозяйстве форм промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности за проверяемый период, контролеры оценивают содержание отдельных форм отчетности, соблюдение правил формирования показателей отчетности, ус­танавливают их соответствие утвержденной типовой структуре этих форм или их образцов. По промежуточной бухгалтерской отчетности следует выявить состав реально представленных в соответствующие адреса месячных и квартальных отчетов. Вы­явленные расхождения рекомендуется отразить в специальной ведомости с указанием не представленных или излишне пред­ставленных форм отчетности за тот или иной месяц проверяемо­го периода, которая затем прилагается к общему акту ревизии или отчету о результатах проверки.

Состав бухгалтерской отчетности определен п. 2 ст. 13 Феде­рального закона «О бухгалтерском учете» и п. 5 ПБУ 4/99. Пере­чень форм, их нумерация и образцы определены Указаниями об объеме форм бухгалтерской отчетности, утвержденными прика­зом Минфина России от 13.01.2000 г. № 4н «О формах бухгалтерс­кой отчетности организаций».

При проверке состава годовой бухгалтерской отчетности не­обходимо обратить внимание на различного рода приложения к годовому отчету, их обоснованность и достоверность. Тщатель­ному контрольному изучению подлежат отдельные статьи бухгалтерских балансов, отчета о прибылях и убытках и других форм бухгалтерской отчетности.

Важной процедурой является проверка соблюдения методи­ки формирования показателей и оценки статей бухгалтерского баланса. В бухгалтерском балансе данные должны быть пред­ставлены с соблюдением следующих требований:

основные средства и нематериальные активы, показаны в нетто-оценке, т.е. по остаточной стоимости за вычетом начисленной амортизации;

капитальные вложения – по фактическим затратам для застройщика;

оборудование – по фактической себестоимости приоб­ретения;

финансовые вложения – по фактическим затратам для инвесторов;

материальные ценности – по фактической себестоимости;

незавершенное производство – по фактической произ­водственной себестоимости, или по прямым расходам, или по стоимости сырья, материалов и полуфабрикатов;

издержки обращения – в сумме издержек, приходящихся на остаток нереализованных товаров на предприятиях торговли и общественного питания;

расходы будущих периодов – в сумме фактически произ­веденных в отчетном периоде, но относящихся к следую­щим периодам;

готовая продукция – по фактической или нормативной

производственной себестоимости;

товары – по покупной стоимости;

дебиторская задолженность – в сумме, признанной де­биторами; если по ней созданы резервы по сомнительным долгам, показывается за минусом образованного резерва;

уставный капитал – в размере, определенном учреди­тельными документами;

доходы будущих периодов – в сумме, полученной в от­четном периоде, но относящейся к следующим отчетным периодам;

прибыль – в сумме, фактически полученной в отчетном периоде прибыли;

кредиторская задолженность – в суммах фактических долгов кредиторам.

При проверке используют приемы встречной сверки дан­ных, их сопоставление с данными учетных регистров по соот­ветствующим счетам бухгалтерского учета, с записями инвен­таризационных и сличительных ведомостей, с актами на списа­ние отдельных видов имущества и другими оправдательными документами. Сплошным методом проверяется каждый факт списания на убытки хозяйства различного рода расходы и поте­ри. При выявлении необоснованности таких операций, непра­вильно списанные суммы подлежат восстановлению на балансе, а по недостачам и потерям по вине отдельных должностных и материально ответственных лиц – отнесению на них. Особое внимание следует обращать на списание недостач товарно-ма­териальных ценностей, как в пределах, так и сверх норм есте­ственной убыли.

Выявляются также обоснованность и правильность примене­ния тех или иных норм естественной убыли, расчеты средних остатков и нормативных недостач соответствующих видов мате­риальных ценностей. При отсутствии утвержденных норм убыль рассматривается как недостача сверх норм и наряду с потерями от порчи ценностей относится на виновных лиц. Долги по недо­стачам ценностей, во взыскании которых отказано судом вслед­ствие необоснованности иска при отсутствии конкретных винов­ников, списываются с баланса на финансовые результаты.

Своевременность представления и правильность составления налоговых деклараций и иных налоговых расчетов устанавливают по каждому виду налогов и сборов, плательщиком которых являет­ся проверяемая организация. По фактам наложения штрафных санкций за нарушения налогового законодательства следует вы­явить их характер, обоснованность и виновных должностных лиц, на основе чего контролеры выражают свое мнение и подготавли­вают соответствующие предложения по этим фактам.

При проверке состояния статистической отчетности необхо­димо установить, прежде всего, наличие форм и инструкций по ее составлению, доводимых до организации местными органами государственной статистики.

Для обобщения результатов проверки достоверности бухгал­терской, налоговой и статистической отчетности рекомендуется составить ведомость с указанием отчетов и значений показате­лей, отраженных в представленной отчетности и уточненных в ходе ревизии.

Отдельно проверяется соблюдение установленных сроков представления бухгалтерской, налоговой и статистической от­четности, на основе чего контролеры оценивают состояние от­четной дисциплины в организации. Если в предоставленные от­четы были внесены исправления, то выясняется их характер и правильность их отражения. Эти исправления должны произво­диться: до утверждения отчетов – за тот же период, за который они представлены; после их утверждения – в первом же отчете и балансе, составляемом за отчетный период, в котором были отражены соответствующие исправления. Уточненные налого­вые декларации и расчеты представляются в налоговые органы за тот отчетный или налоговый период, в котором были выявле­ны искажения.

При выявлении умышленных искажений представленной от­четности следует составить промежуточный акт с приложениями перечня конкретных форм показателей, в которых установлены такие нарушения, а также расчеты переплат премиальных и дру­гих выплат должностным лицам организации для последующего предъявления к ним исков в установленном порядке.

Общие выводы и заключение о состоянии бухгалтерского учета и бухгалтерского учета и формулируются в отдельном раз­деле общего акта ревизии или отчете о результатах проверки.

Когда состояние бухгалтерского учета и достоверность бух­галтерской отчетности проверены аудиторскими организациями в порядке обязательного или инициативного аудита, в итоговых документах документальных ревизий делаются ссылки на соот­ветствующие аудиторские заключения.

Порядок составления обобщающего документа о состоянии бухгалтерского учета и достоверности отчетности организаций.

Обобщающим документом проверки состояния бухгалтерско­го учета и достоверности отчетности является акт ревизии (про­верки) производственной и хозяйственно-финансовой деятель­ности организации.

Акт проверки является результатом кропотливой работы группы ревизоров и официальным документом для принятия ре­шений по проведенной ревизии, вплоть до возбуждения уголов­ного дела.

Акт должен содержать вводную и описательную части.

В акте отражаются конкретные факты и действия, указываю­щие на нарушение порядка ведения бухгалтерского учета, со­ставления отчетности, использования бюджетных средств и средств внебюджетных фондов, налогового законодательства. Каждый факт нарушений отмечается с указанием времени его совершения, стоимостной оценки, сделанных бухгалтерских про­водок и ссылками на соответствующие первичные документы.

Выводы стоятся на основе проверенных данных и фактов, вытекающих из имеющихся в ревизуемом предприятии документов и материалов; результатов произведенных встречных прове­рок; проверок фактического совершения операций; результатов взвешивания и обмера сырья и материалов, проведения конт­рольных обмеров выполненных работ, контрольных запусков сы­рья и материалов в производство; контрольных анализов сырья, материалов и готовой продукции; результатов проверки каче­ства продукции, соблюдения технических условий и технологи­ческих режимов производства; других данных, вытекающих из заключений специальных экспертиз.

В изложении акта ревизии должны быть соблюдены объек­тивность, ясность, точность описания выявленных фактов и дан­ных, лаконичность.

По каждому факту должно быть четко изложено его содержа­ние со ссылкой на соответствующие документы и материалы с указанием нарушений отдельных законов или других норматив­ных актов.

В целях наибольшей краткости изложения не следует загро­мождать акт подробной информацией, таблицами с цифровыми данными, выявленными в процессе проверки. В этом случае дос­таточно привести в акте один-два примера и общий результат, а подробную опись нарушений приложить к акту за подписью ревизора и главного бухгалтера ревизуемой организации.

Не допускается включение в акт ревизии различного рода выводов, предположений и не подтвержденных документами данных, не допускается также включение в акт сведений из следственных материалов и ссылок на показания должностных и материально ответственных лиц, данные ими следственным органам.

Перед подписанием акта ревизор знакомит с его содержани­ем руководство проверяемой организации и работников бухгал­терии и при наличии обоснованных возражений вносит исправ­ления в акт до его подписания.

В тех случаях, когда принятыми в ходе проверки мерами не обеспечивается полное устранение всех выявленных нарушений, ревизор разрабатывает проект приказа об устранении выявлен­ных нарушений и представляет его на рассмотрение руковод­ству, назначившему ревизию.

Материалы каждой ревизии принимаются от руководителя ревизионной группы руководителем контрольно-ревизионного аппарата организации, назначившей ревизию.