Порядок архивирования документов в организации. Сроки хранения документов

Организация, подобно живому организму, непрерывно взаимодействует с внешним миром и поддерживает многочисленные внутренние процессы: заключает договоры с контрагентами, принимает либо реализует товары и услуги, осуществляет разнообразные платежи, согласовывает и утверждает локальные нормативные акт.

Оформляется при этом множество документов , большинство из которых рано или поздно теряют текущую актуальность и отправляются в архив. Каждая организация придерживается собственной политики документооборота, однако следование общим рекомендациям, успешно применяемым на практике и подкрепленным правовыми нормами, позволяет максимально оптимизировать архивное дело и избежать возможных проблем в будущем.

Весь массив документации, накапливаемой организацией в процессе ее деятельности и подлежащей хранению, подразделяется на несколько категорий:

• учредительные документы – являются правовой основой существования организации и определяют ее базовые юридические характеристики;
• распорядительные документы – носят императивный либо информационный характер, оформляются как правило от лица высшего руководства;
• документы по личному составу – затрагивают все возможные отношения, которые могут возникнуть между работником и работодателем;
• бухгалтерская отчетность – включает в себя первичные документы, отражающие осуществление организацией купли-продажи товаров и услуг;
• специализированная документация – внутренние нормативные акты, регулирующие основные аспекты деятельности организации и обеспечивающие согласованность работы ее структурных подразделений.

В более широком смысле все документы, которыми располагает организация, можно поделить на две группы : документация, делопроизводство по которой окончено, и бумаги, все еще участвующие в каком-либо актуальном деловом процессе. Одна из основных задач ответственного за ведение архива сотрудника заключается в грамотном распределении имеющихся документов по соответствующим делам и их своевременном дополнении вновь оформляемой документацией.

Подготовка к передаче и требования к хранению

Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения. Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам.

Пунктом 3.4. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных в 2002 г. и носящих рекомендательный характер, форма номенклатуры дел предлагается в виде таблицы, включающей в себя следующие поля:

• индекс дела , который состоит из цифрового кода структурного подразделения и порядкового номера дела;
• заголовок дела , вписываемый в виде краткого и точного обозначения сути относящегося к нему процесса без использования сложных конструкций и вводных слов;
• поле количество единиц хранения отражает число томов или частей в составе дела и заполняется в конце года;
• последняя графа содержит примечания , касающиеся производимых над делами операций – заведении, перемещении, и т. д.

Архивируются организованные в соответствии со сводной номенклатурой дела на срок, зависящий от вида составляющей их документации. Так, учредительные документы сохраняются в течение всего срока существования юридического лица, а в случае его ликвидации подлежат передаче в государственный или муниципальный архив.

Часть бухгалтерской отчетности также подлежит бессрочному хранению, тогда как для первичной документации срок ограничен 5 годами . Самый длительный период архивации предусмотрен для кадровых документов – например, ведомости о величине заработной платы должны храниться 75 лет , такой же срок установлен для трудовых договоров и личных карточек работников.

Нормативные акты и ответственность

На федеральном уровне общие принципы организации архивного дела регламентируются законом №125-ФЗ от 22.10.2004 , отдельные положения которого являются обязательными для исполнения всеми предприятиями, имеющими постоянный документооборот.

Помимо правовых норм в части ведения архивов, закон также предусматривает ответственность должностных лиц и организаций за допущенные в этой области нарушения. Штраф в таком случае не превышает 500 руб , однако полное или частичное отсутствие обязательной к хранению документации может привести к куда более серьезному взысканию – до 300000 руб .

Отдельные положения об архивации бухгалтерских документов обозначены в предписании Минфина СССР, утвержденном еще в 1983 г. и до сих пор не потерявшем актуальности. Исчерпывающий перечень документов, оформляемых на всем протяжении существования организации наряду со сроками их хранения, представлен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 №558 . Свод уже упомянутых выше Правил работы архивов организаций содержит подробный перечень рекомендаций, касающихся всех аспектов такой деятельности.

Доступ к документам и сроки их предоставления

Сформированные дела как правило перемещаются в архив не позднее 3 лет с момента завершения отраженных в них хозяйственных процессов. Порядок хранения и выдачи документов устанавливается в соответствии с утвержденным внутренним регламентом на основе нормативных требований и рекомендаций.

Для внутреннего пользования продолжительность работы с архивными документами ограничена 30 днями , но по заявлению ответственного сотрудника, при условии сохранности дел, обозначенное время может быть продлено еще на месяц.

Пошаговая инструкция по архивации и ведению архива

Процедуру оформления и передачи дел на хранение можно разбить на несколько основных этапов :

Следует отметить, что сдаче в архив обычно подлежат документы, имеющие период хранения не менее 10 лет . Остальная документация может храниться непосредственно в отделах и передаваться на уничтожение, как только истечет предусмотренный законом срок.

Оснащение архивохранилища и экспертиза пригодности помещения

Порядок обустройства мест хранения документации подробно описан в Основных Правилах. Главный принцип при оснащении архива в пределах организации – использование отдельного строения или помещения под его нужды .

При этом эксплуатация сооружений, находящихся в крайне ветхом состоянии, а также сырых и неотапливаемых, не допускается. Ограничение распространяется и на помещения, находящиеся в одних зданиях со службами общественного питания и запасами пищевых продуктов, а также располагающиеся рядом со складами огнеопасных либо агрессивных веществ.

Внутреннее обустройство архивного хранилища должно быть выполнено таким образом, чтобы обеспечить максимальную сохранность находящейся в нем документации. Для этого необходимо соблюдение перечня условий :

• помещение архива должно быть защищено от затопления, отвечать нормам пожарной безопасности, иметь производительную систему вентиляции;
• вся электропроводка и розетки должны быть максимально изолированы;
• отделка помещения должна быть выполнена негорючими и неагрессивными материалами;
• не допускается прокладка через хранилище водопроводных и канализационных труб.

Окончательное решение о пригодности помещения для нужд архива принимается рядом специализированных служб на основе экспертизы. При этом учитывается пожарная безопасность помещения, его санитарное состояние, и т.д. По итогам проведения каждой экспертизы оформляется акт , отражающий результаты ее проведения.

Особенности использования документов и организация работы

Основой для работы архива является утвержденное руководством положение либо инструкция о ведении архива организации. На основании такого документа назначается сотрудник, исполняющий обязанности архивариуса и отвечающий за сохранность и полноту вверенных ему бумаг.

Архив в организации может существовать как в виде независимого структурного подразделения, так и находится в рамках административной службы. Независимо от формальной принадлежности, основной целью его функционирования является формирование, учет и обеспечение целостности архивных данных организации.

Достигается она путем систематической деятельности архивариуса по ведению номенклатуры дел, приему корректно оформленных томов, их систематизации и т.д. Кроме того, в обязанности сотрудников архива входит своевременное и полное предоставление запрашиваемых документов, а также участие в процессе уничтожения документации с истекшим сроком хранения.

Порядок контроля

Помимо внутренних нормативных актов, работа архива регулируется законодательными актами, предусматривающими в том числе меры по контролю архивного делопроизводства в организации.

Так, согласно закону №125-ФЗ , контроль соблюдения порядка хранения документов осуществляется специальными органами на федеральном уровне и уровне субъектов РФ. На практике данная функция обычно выполняется Налоговой инспекцией и Пенсионным фондом как основными внешними пользователями документацией организации. Тот же закон предусматривает ответственность вплоть до уголовной за нарушения законодательства об архивном деле.

Обзор программы автоматизации процесса делопроизводства в организации представлен ниже.

Оформление электронных носителей

В мире всепроникающих высоких технологий «классический» носитель информации – бумага и ее производные – медленно, но верно уступает место носителям электронным. В связи с этим у сотрудника архива рано или поздно возникнет вопрос: каким образом принимать к хранению такие документы? Ответ на него прост: в том же виде, в каком они были изначально оформлены.

Если, к примеру, инвойсы от зарубежного поставщика поступают в форме электронного документа, заверенного цифровой подписью, то и сохранять их следует в памяти компьютера – дополнительно печатать и заверять ничего не нужно. Подобная документация вносится в номенклатуру дел на общих основаниях с учетом установленного срока хранения.

Архивное делопроизводство в организации – сложный и многоступенчатый процесс , требующий от его участников тщательного планирования и соблюдения многочисленных требований и рекомендаций. Тем не менее, качественно построенная система хранения документов не только свидетельствует о слаженной и продуктивной работе подразделений, но и демонстрирует потенциал организации как эффективной хозяйственной единицы.

Подробная инструкция по передаче документов в архив представлена на видео.

Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы?

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, вчасти 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше - лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, названы в таблице.

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2014 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2015 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое - это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

И второе исключение - документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Ответственность за нарушение правил хранения

Отсутствие бухгалтерских документов (например, по причине их утраты) признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Поэтому если нарушить порядок и срок хранения документов, то организации и ее ответственным сотрудникам грозит наказание .

Место хранения

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.

Остальные документы храните в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Такой порядок следует из пунктов 6.2-6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие - такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью .

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.

В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Не всегда понятно, где организация должна хранить бухгалтерские документы обособленного подразделения (например, филиала). Хранить документы нужно непосредственно в подразделении или в головном отделении организации?

Ответ на этот вопрос зависит от организационно-правовой формы организации.

Так, закон об ООО позволяет держать документы в любом месте, которое известно участникам организации (п. 2 ст. 50, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Филиал как раз можно считать таким местом. Поэтому документы ООО могут находиться как в головном отделении, так и в обособленном.

А вот в акционерных обществах бухгалтерские документы, до того как они попадут в архив, нужно хранить в том подразделении, к которому они относятся (п. 3.1 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). Но уже сам архив может быть как в головном, так и в обособленном подразделении. В правилах нет требования создавать его строго по местонахождению головной организации (Положение, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

Все первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее пяти лет (ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Каких-либо исключений для реорганизованных организаций законодательство не содержит. А значит, организация-правопреемник должна хранить документы реорганизованной организации в общем порядке. Такое же мнение высказывает и Минфин России в письме от 7 сентября 2005 г. № 03-11-04/2/70.

По общим правилам при реорганизации организации-правопреемнику переходят все имущество и обязательства реорганизованной организации (ст. 58, 59 ГК РФ). При этом организация-правопреемник на момент госрегистрации новой организации составляет вступительную бухгалтерскую отчетность, которая заполняется на основе передаточного акта или разделительного баланса, а также данных заключительной бухгалтерской отчетности реорганизованной организации. Такой порядок следует из пункта 13 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 20 мая 2003 г. № 44н.

Передача документов в архив

Для хранения бухгалтерских документов организация может создать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). Это следует из пункта 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, храните в бухгалтерии. Пока не придет время их уничтожать. Так предусмотрено пунктом 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. Перед сдачей на архивное хранение дело необходимо оформить окончательно, а именно:

• составить внутреннюю опись;

• составить лист-заверитель;

• подшить (переплести) дело;

• пронумеровать листы дела;

• оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: может ли организация передать в архив бухгалтерские документы, срок хранения которых не превышает 10 лет ?

Да, может.

Порядок передачи документов в архив организации определен в пункте 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Так, в архив передаются только документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Ситуация: можно ли сдать в архив электронные документы ?

Да, можно.

Архив организации можно формировать и на электронных носителях. Поэтому если документы храните в электронном виде, то и архив создайте электронный. Порядок сдачи в архив электронных документов приведен в пунктах 2.30-2.35 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Электронные документы организации сдают в архив только после того, как их перестают использовать в оперативной работе. Чтобы отобрать документы на электронных носителях, создайте экспертную комиссию. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:

• значимость, полнота (завершенность) документов;

• аутентичность (полнота и достоверность) документов;

• отсутствие дублирования информации в документах.

Это следует из раздела IV Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы.

Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6-4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты - 20.01.2009-01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами:

• передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;

• самостоятельно уничтожить документы - сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Учет расходов на хранение

В бухучете расходы организации на формирование дел отразите на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» (Инструкция к плану счетов).

Если такие работы выполняли сотрудники по гражданско-правовому договору, то начисленное им за это вознаграждение отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 76

- начислено вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполненные работы по формированию дел.

Если работы по формированию дел выполняет сотрудник организации в рамках трудового договора, то начисленное вознаграждение отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 70

- начислена зарплата сотруднику, занятому формированием дел.

НДФЛ с таких выплат рассчитайте так же, как и по всем остальным трудовым договорам.

Законодательство требует, чтобы организации соблюдали порядок и срок хранения бухгалтерских документов . При нарушении правил возможны штрафы и начисление налогов. Наша консультация поможет принять правильные решения и избежать неприятностей при проверках.

Юридическая сторона вопроса

Обеспечить сохранность учетной и отчетной документации входит в обязанности руководителя.

Требования к хранению документов бухгалтерского учета установлены статьей 29 Закона

Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов желательно прописывать в уставе организации, положении об архиве и других внутренних нормативных актах.

Для акционерных обществ сроки хранения документации также прописаны в постановлении ФКЦБ России № 03-33/пс.

Почему нужно обеспечивать сохранность

Документация, оформленная и подписанная от имени предприятии, имеет определенную ценность. Поскольку:

1. подтверждает факт заключения сделок с контрагентами;
2. является информационной основой для составления бухгалтерской отчетности, которую вместе с «первичкой» изучают налоговые инспекторы.

По Закону

По закону ведение бухгалтерского учета и хранение документов организуются руководством предприятия. А их оформлением и передачей в архив занимается обычно главный бухгалтер.

Срок хранения бухгалтерской документации

Согласно части 1 статьи 29 Закона сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Таблица ниже это наглядно демонстрирует:

Аналогичные сроки действуют для электронных документов, подлинность которых подтверждает цифровая подпись. Уничтожать их запрещено в течение 5 лет с момента их последнего использования для отчетности.

ПРИМЕР
ООО «Гуру» занимается реализацией минеральной воды на протяжении 4,5 лет. Главный бухгалтер В.П. Коновалов, которому было поручено систематизировать документы, собрал материалы от бухгалтеров, ведущих учет по отдельным участкам. На основании полученной информации была создана таблица со сроками хранения документов бухгалтерского учета в фирме «Гуру». Часть из них представлена ниже:

Нарушения

Последствия за нарушение сроков хранения бухгалтерских документов выражены в административной ответственности. Сумма, которую взыщут в доход государства, зависит от тяжести правонарушения. При повторном инциденте она будет больше. Ответственность несут руководитель предприятия и главный бухгалтер.

В зависимости от обстоятельств и вида предприятия ответственность за несоблюдение порядка хранения бухгалтерских документов в организации может наступать по статьям 13.20, 13.25 и 15.11 КоАП РФ

Кроме того, отсутствие счетов-фактур и/или регистров бухучета подпадает под ст. 120 НК РФ. Штраф – от 10 000 рублей.

Бухгалтерские документы составляют до 80% общего документооборота организации. Хранение, а также своевременное уничтожение бухгалтерских документов - актуальная задача для многих бухгалтеров. Чаще всего особое внимание уделяется требованиям законодательства в части порядка и сроков хранения бухгалтерской документации. Именно эти два вопроса постарается раскрыть эксперт архивной компании «Делис Архив» .

1. Порядок хранения бухгалтерских документов - зачем хранить документы?

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

• Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• основными правилами работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);
• перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558;
• действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.

Порядок хранения бухгалтерских документов определен в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также в Налоговом кодексе РФ.

В статье 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию (первичные бухгалтерские документы, на основании которых фирма ведет бухгалтерский учет, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность) в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.

Аналогичное требование установлено и п.98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н.

Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Это касается и документов, подтверждающих получение доходов, несение расходов, а также уплату (удержание) налогов. Индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, должны соблюдать данную норму, если иные сроки не предусмотрены законодательством.

Особое внимание следует уделить Перечню типовых управленческих архивных документов , образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - Перечень).

Данный перечень включает в себя типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Перечень содержит сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность" и 4.2. «Статистический учет и отчетность».

Для автоматического определения сроков хранения бухгалтерских документов рекомендуем воспользоваться бесплатным сервисом «Архивист Онлайн» , который осуществляет поиск документов по трем основным перечням, в том числе по Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г.

Также следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает хранение документов относится как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

Обращаем Ваше внимание, что с 1 января 2013 года вступает в силу Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в статье 29 которого указано, что Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Что приводит в соответствие ранее действовавшие нормы налогового и бухгалтерского законодательства.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

2. Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских документов

В первую очередь, ответственность за организацию хранения документов организации, включая первичные учетные документы, несет руководитель. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.

В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается:

• отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета;
• систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

Что касается ответственности за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Как упоминалось выше, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2000-3000 тыс. руб.).

Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

3. Уничтожение документов на основании их сроков хранения

В соответствии с п.1.1 Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного Приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2 для экспертизы ценности документов, создаваемых в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архивы организацией создается постоянно действующая экспертная комиссия.

В ее состав включаются наиболее квалифицированные специалисты из всех существующих структурных подразделений компании, которые могут оценить ценность тех или иных видов документов. Состав экспертной комиссии утверждается руководителем организации. Именно экспертная комиссия в организации занимается вопросами отбора документов на постоянное и временное хранение, она же принимает решение об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

Данная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению и отбирает документы организации для дальнейшего хранения и к уничтожению. Соответственно и ликвидационная комиссия должна создать экспертную комиссию и провести экспертизу всех имеющихся документов организации.

По результатам экспертизы документов ликвидационной комиссии следует организовать процедуру уничтожения документов, срок хранения которых истек. Принципы физического уничтожения документов установлены в п.9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденного Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.

Согласно Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.

Следовательно, если срок хранения документов не истек, ликвидационная комиссия должна организовать их упорядочение и передачу в государственный или муниципальный архив по соответствующему договору.

Если организация не является источником комплектования государственных, муниципальных архивов, то уничтожение документов производится без согласования с архивными органами.

В организациях, не передающих документы в государственный архив, документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу - только после утверждения руководителем организации.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в обязательном порядке оформляется актом, который готовит экспертная комиссия, а утверждает руководитель организации. Унифицированной формы такого акта нет, поэтому организация должна разработать свою форму (в акте должны присутствовать все реквизиты, относимые Законом N 129-ФЗ в состав обязательных) и закрепить ее использование в учетной политике компании. Напоминаем еще раз, что в самостоятельно разработанной форме акта должны присутствовать все реквизиты, относимые Законом N 129-ФЗ в состав обязательных.

Документы уничтожаются только при условии проведения за указанный период инвентаризации. Если период, который охватывают документы, не обревизован, уничтожить их нельзя. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2010 г., начинается с 1 января 2011 г.

Также следует отметить, что независимо от того, является ли организация источником комплектования государственных архивов или нет, выделение дел на уничтожение может осуществляться силами специализированной (архивной) компании. Такой подход позволяет:

• исключить до минимума риск ошибочного (неправомерного) отбора документов на уничтожение или делегировать его сторонней организации;
• сократить непрофильную нагрузку на бухгалтера;
• существенно повысить оперативность выделения дел к уничтожению;
• подготовить акт о выделение дел к уничтожению в строгом соответствии с нормами законодательства.

Для хранения документов организация может либо воспользоваться услугами специализированной архивной компании (внеофисное хранение документов), либо создать свой собственный архив. Право организации на создание архива закреплено в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Если организация хранит документацию у себя, то для этих целей на фирме должно быть выделено отдельное помещение, которое обычно оборудуется специальными полками или стеллажами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Кроме того, для этих целей вместо стеллажей можно воспользоваться и глухими шкафами.

Оконные проемы целесообразно оборудовать металлическими решетками, особенно если помещение хранилища располагается на первом или в цокольном этаже здания, кроме того, лучше установить в архиве и металлическую дверь. Такие меры позволят организации избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

Чтобы не тратить много времени на поиск необходимых документов, организации следует разработать номенклатуру дел, копию которой необходимо разместить в самом помещении архива.

Обращаем ваше внимание, что выдача бухгалтерской документации из бухгалтерии, а также из архива фирмы сотрудникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается. В отдельных случаях документация может выдаваться, но только с разрешения главного бухгалтера.

Внеофисное хранение документов , о котором упоминалось выше, представляет собой эффективный способ организации бухгалтерского архива, который предусматривает передачу бухгалтерских документов на хранение в профессиональный архив, оснащенный современным оборудованием (архивные стеллажи, специализированные короба, системы контроля доступа и противопожарной безопасности). Основными преимуществами данной технологии являются:

• снижение непрофильной нагрузки на бухгалтера;
• защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
• сохранность важных документов;
• снижение издержек, связанных с оснащением собственного архива и его последующим обслуживанием;
• высвобождение офисных площадей.

Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.

Возникает вопрос, сколько лет хранить бухгалтерские документы .

По одним документам - 5 лет .

А с другой стороны так называемая "глубина" налоговой проверки - 3 года .

Вместе с тем, в части 1 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет . Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.

Чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359.

к меню

Сроки хранения КАДРОВОЙ документации

Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Началом срока хранения документов

считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558). Например, если документ составлен в 2017 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения.

1. Регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.
2. Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считается с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 № 03-03-06/1/270).

Итак, течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов.

Например, для документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС, отсчет срока хранения начнется после того, как стоимость основного средства перестанет учитываться в «прибыльных» расходах через механизм амортизации. Т.е. когда ОС будет полностью самортизировано, ликвидировано или продано (Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

к меню

В случае утери документов, налогоплательщик обязан их восстановить за четыре предшествующих года

Если компания утратила первичку в результате затопления, то документы она обязана восстановить. В том числе и за истекшие четыре года, а не только за 2011 год. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от 11.08.11 № 03-02-07/1-288 .

В котором ссылаются на положения пункта 5 . В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании документы, которые ранее уже были представлены в инспекцию (в ходе камеральной или выездной проверки). Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников, но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Еще одно основание для восстановления документов - срок хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.

Как восстановить утерянный документ

Формально порядок действий такой:

1. Издайте приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи налоговой декларации.
2. Проведите расследование пропажи документа. Получите от сотрудников, ответственных за его сохранность, письменные объяснения - докладные записки.
3. По результатам расследования составьте акт. В нем укажите причины пропажи документа, мероприятия, которые нужно провести для восстановления.
4. На основании первичных документов и налоговых регистров восстановите документ.
5. Подпишите его у сотрудника, который сегодня уполномочен это делать. Даже если в то время, когда первоначально составляли документ, его должен был подписывать другой сотрудник.
6. Сделайте на декларации надпись "Дубликат". На практике коллеги редко соблюдают такой порядок. По данным учета они заполняют декларацию заново, если она не сохранилась в учетной программе.

Сколько лет надо хранить первичку, которая подтверждает убыток в декларации по налогу на прибыль

В Налоговом кодексе сказано: документы, которые подтверждают убыток, надо хранить в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Это 10 лет максимум. Плюс еще четыре года после того, как убыток будет погашен.

Но что относится к документам по убыткам? Только декларации прошлых лет или вся первичка?

Минфин России настаивает: хранить надо все первичные документы (письмо от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276).

к меню

СРОКИ ХРАНЕНИЯ РАЗНЫХ ДОКУМЕНТОВ (таблица)

к меню

Организация и правила хранения бухгалтерских и иных документов

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.

Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.

Остальные документы можно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Примечание : Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.

Примечание : Письма Минфина России от 22 августа 2012 № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.

Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

к меню

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы. Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме (.xls 35Кб) из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами

• передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
• самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения нужно указать в акте.

к меню

Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов

Если нет бухгалтерских документов, например, потеряли, – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Организации грозит штраф 10 000 руб. по Налогового кодекса РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.

Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

К должностному лицу могут применить такие меры наказания:

• штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
• от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.

Такие санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность.

к меню