Учет денежных средств в кассе. Учет денежных средств в кассе организации

Все свободные денежные средства организации и другие юридические лица независимо от формы собственности и вида деятельности обязаны хранить в учреждении банка. Однако для мелких текущих производственных расходов наличными, для расчетов с работниками по оплате труда, выдачи денег под отчет и т. д. в каждой организации создается касса. Полную ответственность за сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир. Выполнение всех операций с наличными деньгами в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» возложено на бухгалтера-кассира.

В соответствии с постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности", при приеме на работу с кассиром заключается трудовой договор о полной материальной ответственности (приложение № 1). Согласно пункту 32 Порядка ведения кассовых операций после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. При этом если работник отказывается заключать договор о полной материальной ответственности при приеме на такую работу, он нарушает свои трудовые обязанности (п. 36 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Материальную ответственность могут нести только штатные работники фирмы. И даже если работник уволится после причинения ущерба, это не избавит его от ответственности (ст. 232 ТК РФ). Если трудового договора нет, действует Гражданское законодательство.

Руководителем организации должны быть созданы необходимые условия для обеспечения сохранности денежных средств в соответствии с Письмом ЦБ РФ от 04.10.93 г. № 18 об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996 г. № 247), которые включают: рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке; единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс организаций. При получении денег в банке для расчетов с работниками по оплате труда кассиру должна быть выделена автомашина, так как ему категорически запрещается производить перевозку денег общественным или попутным транспортом.

В соответствии с указанными нормативными актами руководитель организации должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче их, а в случае необходимости - транспортное средство. После окончания рабочего дня кассир должен пересчитать денежную наличность в кассе, сверить ее с книжным остатком и опечатать (опломбировать) сейф и помещение кассы. Ключи от сейфов и печати хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках - у руководителя организации.

Согласно «Порядка ведения кассовых операций в РФ» от 22.09.1993 г. ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» помещение кассы изолировано, двери закрыты с внутренней стороны, доступа в помещение кассы посторонним лицам нет. Все наличные деньги и ценные бумаги, бланки строгой отчетности хранятся в несгораемом сейфе, по окончании рабочего дня сейф закрывается и опечатывается. Помещение кассы закрывается на две двери и сдается на пульт вневедомственной охраны.

Учреждением банка устанавливается лимит кассы, т.е. предельная сумма остатка денежных средств, которая может храниться в кассе организации. Для того чтобы банк установил лимит остатка денег в кассе, предприятие представляет расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу», а учреждение банка письменно сообщает каждому предприятию установленный ему лимит остатка наличных денег в кассе. Если у предприятия есть несколько счетов в разных банках, оно по своему усмотрению обращается в один из них с расчетом на установление лимита остатка кассы. После того как банк его установит, предприятие уведомляет об этом все другие банки, в которых ему открыты счета. Проверяя данное предприятие, учреждения банков руководствуются именно этим лимитом, который устанавливается ежегодно. Деньги сверх лимита могут находиться только в период выдачи заработной платы в течение 3 дней, включая день получения денег в банке. Утром на 4-й день не выданная (депонированная) сумма заработной платы должна быть внесена в банк.

Лимит остатка денежных средств в кассе ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» установлен в размере 50000 рублей Сбербанком РФ. Проверяя данное предприятие, учреждения банков руководствуются именно этим лимитом, который устанавливается ежегодно согласно Положения ЦБ РФ от 05.01.1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ». В организации данные документы датированы 2009, 2010, 2011 годами. Мною было рекомендовано составить расчет лимита остатка денежных средств в кассе на 2012 год. Лимит утвержден отделением Сбербанка России в размере 53 287,85 рублей на 2012 год.

Учреждение ежедневно сдает в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Наличные деньги сдаются в дневные и вечерние кассы банков.

Главный бухгалтер должен строго следить за соблюдением лимита кассы. Не только банки, но и органы государственного и негосударственного контроля (ведомственные и вневедомственные) систематически проверяют состояние кассовой дисциплины. При выявлении нарушений выясняется, когда, в какой сумме и по какой причине было допущено превышение лимита денежных средств в кассе. За накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита на должностных лиц организации налагается административный штраф в размере от четырех до пяти тысяч рублей; на юридических - от сорока до пятидесяти тысяч рублей (в ред. Федерального Закона от 22.06.2007 г. № 116-ФЗ). Банки, налоговые инспекции и правоохранительные органы в обязательном порядке проводят проверки соблюдения условий работы с кассовой денежной наличностью и в случае выявления нарушений применяют штрафные санкции. Кроме того, проверяется соблюдение организацией предельных сумм налично-денежных расчетов. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, а так же между юридическим лицом и гражданином в рамках одного договора предусмотрен в сумме не более 100000 рублей.

Учет кассовых операций в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» ведется по унифицированным формам первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических лиц всех форм собственности, утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»: N КО-1 «Приходный кассовый ордер»; N КО-2 «Расходный кассовый ордер»; N КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»; N КО-4 «Кассовая книга»; N КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

В соответствии с Федеральным Законом от 21 ноября 1996 года № 129 ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.98 года за № 34н и 20 Положениями по бухучету (ПБУ № 1-20) утвержденными Минфином России бухгалтерский учет в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» ведется по журнально-ордерной форме в электронном виде с использованием автоматизированной программы бухгалтерского учета «1 С». Модуль программного комплекса «1 С» по учету кассовых операций предназначен для учета операций с наличными средствами предприятия, в этом же блоке ведется учет авансовых отчетов и расчетов с подотчетными лицами, процедуры по обработке платежных ведомостей на выплату заработной платы и ведение картотеки депонентов. Главной особенностью данного модуля является то, что при регистрации первичных документов, формируются бухгалтерские проводки и отчеты.

В соответствии со статьей 2 Федерального закона РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» прием денежных средств за товары и услуги в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» ведется с применением контрольно-кассовой техники, модели которых включены в государственный реестр, утвержденный Приказом Федерального агентства по промышленности от 06.03.2007 № 105. Кроме кассы, ККТ зарегистрированы в обособленном подразделении г.Адлер. Вся контрольно-кассовая техника находятся на сервисном обслуживании ООО «Ремтехсервис», с которым заключен договор на 2011 год. Регистрация и применение контрольно-кассовой техники, используемой в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи», осуществляется в соответствии с Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470.

Все штатные сотрудники общества заработную плату, отпускные, больничные, с 2008 года, получают по пластиковым картам через банкомат Сбербанка России, согласно заключенного с каждым работником договора, на основании их заявлений. Эта форма расчетов имеет немало преимуществ: снизились затраты на снятие и доставку наличных денег, у бухгалтера сократился объем кассовых операций, не нужно депонировать невыплаченные деньги. Сумму, необходимую для выдачи зарплаты сотрудникам, ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» переводит в банк одним платежным поручением. К нему прилагаются два экземпляра реестра зачислений на кассовые счета. Один экземпляр остается в кредитной организации, второй с пометкой банка возвращается в общество. На каждого сотрудника в реестре указываются: фамилия, имя, отчество, реквизиты зарплатного счета, а также сумма, которая должна быть на него переведена.

Приход наличных денег в кассу отражается по дебету счета 50 «Касса» на основании приходного кассового ордера (форма № КО-1). В кассе могут храниться не только наличные деньги, но и другие денежные документы (почтовые марки, оплаченные авиабилеты, проездные билеты). Все поступающие в организацию денежные средства должны быть оприходованы своевременно и в полном объеме. Наличные деньги, не подтвержденные кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

Расход наличных денег из кассы ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» отражается по кредиту счета 50 «Касса» на основании расходного кассового ордера (форма № КО-2). При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование, номер документа, кем и когда он выдан в расходном кассовом ордере. Лицо, получившее деньги, ставит свою подпись в расходном кассовом ордере. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере считается недостачей и взыскивается с кассира. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, должна осуществляться по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или отдельной ведомости. При выдаче денег по доверенности в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег должны быть указаны фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в кассовых документах как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Разовые выплаты денег отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам Ф.А.Гмыра. Организация и учет кассовых операций и налично-денежного обращения.- М.: Экономика, 2005г.

Приходные и расходные кассовые ордера в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» выписываются в день совершения операции в одном экземпляре с учетом правил их оформления. Не допускаются подчистки и исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также расходных ордерах и заменяющих их документах. Ненадлежащим образом заполненные документы подлежат уничтожению, и взамен их составляются новые документы. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Расходный кассовый ордер подписывается генеральным директором и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым документам имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Кассовые ордера и приложенные к ним документы подписываются кассиром после осуществления операции и гасятся штампом «Получено», «Оплачено» с указанием даты. До передачи в кассу организации приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются в Журнале регистрации (форма № КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Запрещается выдавать приходные и расходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим или получающим деньги.

Для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе используется Кассовая книга (форма № КО-4).

Каждое предприятие ведет только одну Кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью на последней странице, где делается запись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _ листов». Общее количество прошнурованных листов в Кассовой книге заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в Кассовой книге производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу и ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в Кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Для контроля проводится ревизия кассы и проверка соблюдения кассовой дисциплины. В ходе инвентаризации необходимо обратить внимание на правильность оформления кассовых документов; ведения кассовой книги; соблюдения лимитов остатка наличных денежных средств, установленных обслуживающими организацию учреждениями банков; применения контрольно-кассовой техники. По каждому объекту контрольно-кассовой техники должны быть в наличии документы, связанные с его приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, применением. При инвентаризации производится проверка фактического наличия в кассе денежных знаков, бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности. Результаты инвентаризации в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» оформляются актом (приложение № 3).

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться периодическая проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Кроме ревизий, систематически проверяют соблюдение предприятиями Порядка ведения кассовых операций и банковские учреждения, так как банки заинтересованы в правильности денежных отношений с предприятием, и любое нарушение или хищение вредит и финансовому положению банка, и его репутации.

Основным учетным регистром является журнал-ордер № 1, состоящий из двух частей - журнала-ордера № 1, в котором осуществляется учет операций по кредиту счета 50 «Касса» и ведомости 1, предназначенной для учета оборотов по дебету счета 50. Бухгалтерский учет денежных средств в кассе осуществляется на главном счете 50 «Касса», к которому могут быть открыты следующие субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в отечественной валюте (руб., коп.), но при совершении в организации кассовых операций в иностранной валюте необходимо дополнительно открыть аналитические счета по видам валюты («Касса организации в долларах США», «Касса организации в евро» и т.д.).На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются наличие и движение денежных средств в филиалах кассы организации, которые открываются в случае необходимости на эксплуатационных участках, остановочных пунктах, билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т. п. На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, другие денежные документы В.И.Нестеров. Учет и ведение кассовых операций.- М.: ДИС, 2005г..

Счет 50 «Касса» по отношению к балансу является активным и размещается во II разделе актива баланса по статье «Касса». По дебету счета 50 «Касса» учитываются остаток и поступление денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту - их расходование и списание.

Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса. С кассиром по валюте заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассам устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Они должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.). кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы. При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов. В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности денежные знаки от клиентов кассиром не принимаются. Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей. При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещена.

Учет кассовых операций в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» осуществляются в основном в соответствии с требованиями законодательства. Обороты, отраженные в регистрах бухгалтерского учета соответствуют оборотам аналитического учета. Расчеты наличными денежными средствами с юридическими лицами, превышающими установленные нормативы, не производились. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организация проводит обязательную инвентаризацию имущества и обязательств (пункт 2 статьи 12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). В том числе инвентаризации подлежат наличные денежные средства в кассе, денежные документы, инкассированные денежные средства, а также внесенные в кассы кредитных организаций, но не зачисленные на счета в банках на дату инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49).

В кассу организации наличные денежные знаки поступают с расчетного счета в банке, а также в виде платежей за материальные ценности и услуги, при возврате авансов и неиспользованных сумм и т.п.

Деньги с расчетного и валютного счетов получает кассир организации. Для получения денег со своего счета в банке организации выдается чековая книжка. На лицевой стороне чека на получение денег указывается требуемая сумма, на оборотной стороне - ее назначение (на оплату труда, хозяйственные расходы и т.п.). Отрывная часть чека остается в банке, корешок чека с указанием суммы остается у предприятия в чековой книжке.

Прием наличных денег оформляют приходным кассовым ордерами, подписанными главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документом (платежные ведомости, счета, заявления на выдачу денег и др.). При этом предъявляется документ, удостоверяющий личность. Формы приходного и расходного ордеров (КО1 и КО2) утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 18.

Сдача наличных денег в банк совершается по объявлениям на взнос наличными.

Документы на выдачу денег выписывает бухгалтерия. Они должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

Все кассовые ордера погашаются штампом «оплачено» или «получено» с указанием суммы.

Порядок проведения кассовых операций следующий:

- оформление первичных документов по приходу и расходу (денежных средств);
- регистрация первичных документов в журнале регистрации;
- записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;
- сдача в бухгалтерию отчета кассира (второй экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге. С согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом.

Учет денежных средств в кассе ведется на активном счете 50 «Касса».

Таблица 1 Счет 50 «Касса»

Дебет Кредит

Поступление денег

Номер счета

Списание денег из кассы

Номер счета

За реализованные основные средства (ОС)

За реализацию прочих активов

Излишек денег в кассе (по результатам инвентаризации)

С расчетного счета

С валютного счета

С прочих счетов

За реализованную продукцию

Аванс от покупателя

От подотчетных лиц остаток неиспользованного аванса

От работников возмещение убытка, погашение займа

От учредителей вклад в уставный капитал

От прочих дебиторов в погашение задолженности

62-аванс

Оплата производственных и хозяйственных расходов

На расчетный счет

На оплату производственных, хозяйственных расходов, расходов на продажу

На валютный счет

На прочие счета

Заработная плата работникам

Подотчетным лицам аванс и возмещение перерасхода средств

Работникам премии, материальная помощь за счет чистой прибыли

Недостаток средств в кассе (по результатам инвентаризации)

20,23,26

В соответствии с законодательством РФ расчеты через кассу между юридическими лицами ограничены установленным минимальным лимитом. ЦБ РФ установил лимит расчета наличными 60 тыс. руб. (Указание Банка России от 14.11.2001 № 1050-У)

Если предприятие осуществляет продажу продукции, товаров населению, то оно использует контрольно-кассовые машины и ведет учет поступающей выручки за каждый день в книге кассира-операциониста. При этом организации обязаны в момент оплаты выдавать покупателям отпечатанные контрольно-кассовой техникой (ККТ) кассовые чеки. На выдаваемом покупателям чеке должны отражаться данные об организации, о ККТ, о времени и стоимости покупки. Выдаваемые покупателям счета, квитанции, товарные чеки не освобождают организации от применения ККТ, за исключением случаев, предусмотренных законом. При нарушении условий работы с денежной наличностью и контрольно-кассовыми машинами налоговые органы штрафуют предприятие (Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 25.04.2003 № 54-ФЗ).

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассира производится ревизия кассы с полным полистным пересчетом денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Проверка осуществляется комиссией, назначенной по приказу. По результатам проверки составляется акт. Недостача денег взыскивается с кассира, а излишки приходуются в кассу с зачислением их в доход предприятия. При этом в бухгалтерском учете делаются записи:

На недостающую сумму-

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т сч. 50 «Касса»;

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К-т сч. 94 «Недостачи от потери и порчи ценностей»

На излишек денег-

Д-т сч. 50 «Касса»

К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

Для учета кассовых операций в бухгалтерии ведут специальные регистры: при учете на компьютере это журнал проводок по кассе и журнал-ордер № 1.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»,
50-2 «Операционная касса»,
50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней) вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха, акции АО). Учет денежных документов ведется на счете 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы» или на счете 81 «Собственные акции (доли)» по стоимости их приобретения. Стоимость приобретенных документов отражается по дебету счета 50, субсчет 3 или 81 в корреспонденции со счетами учета денежных средств или расчетов (одновременно ведется учет документов на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»). Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Таблица 2 Счет 50-3 «Денежные документы»

Дебет Кредит

После выдачи документов их стоимость списывается:

По выданным путевкам -

Д-т сч. 50 «Касса» или

70 «Расчеты по оплате труда»;
- по использованным маркам -

К-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы»;

По аннулированным АО собственным акциям -

К-т сч. 81 «Собственные акции (доли)»

Д-т сч. 80 «Уставный капитал».

Подотчетным лицом торговой организации приобретены почтовые марки для оплаты почтовой рассылки писем организации ее клиентам (адресатам). Стоимость марок составляет 2000 руб. Все марки израсходованы менеджерами организации в отчетном месяце. Как отразить в бухгалтерском учете данные операции? Какими документами оформляется движение указанных денежных документов?

В данном случае почтовые марки приобретены подотчетным лицом организации. При выдаче под отчет денежных средств счет 71 дебетуется в корреспонденции с кредитом счета 50, субсчет 50-1 "Касса организации".

По истечении срока, на который выданы денежные средства для приобретения марок, работник обязан в трехдневный срок представить авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. На основании утвержденного руководителем авансового отчета на сумму подтвержденных расходов счет 71 кредитуют в данном случае в корреспонденции со счетом 50, субсчет 50-3. Сумма, израсходованная на приобретение почтовых марок, определяется номинальной стоимостью марок, указанной непосредственно на них. При принятии к учету почтовых марок делается соответствующая запись в журнале учета приема и выдачи денежных документов.

Выдача почтовых марок работникам для осуществления ими рассылки писем клиентам (адресатам) организации отражается по кредиту счета 50, субсчет 50-3, и дебету счета 71. Данная операция оформляется записью в журнале учета приема и выдачи денежных документов.

По израсходованным почтовым маркам работники представляют авансовый отчет с приложением копии списка почтовых отправлений с отметкой почтового отделения, принявшего данные письма по списку. На основании утвержденного авансового отчета стоимость израсходованных марок списывается с подотчета, что отражается по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом учета затрат. Согласно Инструкции по применению Плана счетов организациях, осуществляющих торговую деятельность, затраты на услуги почтовой связи отражаются на счете 44 "Расходы на продажу".

Таблица 3

Сумма, руб.

Первичный документ

Выданы под отчет работнику денежные средства из кассы организации

Расходный кассовый ордер

Отражена стоимость приобретенных подотчетным лицом почтовых марок

Журнал учета приема и выдачи денежных документов, Авансовый отчет

Отражена стоимость выданных подотчетным лицам почтовых марок

Журнал учета приема и выдачи денежных документов

Списана с подотчета стоимость почтовых марок, использованных для оплаты почтовых услуг

Правила бухучета периодически меняются. Так порядок кассовых операций изменился в РФ с 2019 года. Появились нововведения, что-то осталось прежним.

Как в 2019 году учитывать денежные средства в кассе предприятия? Экономический субъект, чья деятельность связана с денежными расчетами, обязан соблюдать правила учета финансов.

Для этого следует знать действующие нормы законодательства и следить за изменениями. Как осуществляется учет наличности в кассе предприятия на 2019 год?

Что нужно знать

Цель такого нововведения – стремление сделать ведение бизнеса абсолютно прозрачным. Примечательно, что новые кассовые аппараты могут формировать чеки автоматически и их можно направлять на электронный адрес покупателя.

Законные основания

В 2019 году учет денежных средств в кассе предприятия осуществляется в соответствии с Указанием ЦБ РФ №3210 от 11.03.2014, зарегистрированного Минюстом РФ 23.05.2014.

Порядок ведения бухучета определяется ПБУ. Учет денежных средств в кассе предприятия разделяется на синтетический и аналитический.

Полный перечень счетов содержится в Плане счетов бухучета финансовой и хозяйственной деятельности организации, ратифицированном .

Синтетический

Имеющаяся в кассе предприятия наличность подлежит учету на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебете оного отображается зачисление наличности, в кредите – выбытие денег.

Счета, которые корреспондируют с основным счетом 50, бухгалтером указываются в первичной кассовой документации до момента свершения непосредственно кассовой операции. Далее указанные счета копируются в кассовую книгу.

К счету 50 создаваться могут субсчета:

Операции, зафиксированные по кредиту счета 50, отображаются в журнале-ордере №1. Все обороты, фиксированные по дебету счета 50, регистрируются в различных и контролируются ведомостью №1.

Данные документы заполняются исходя их данных отчетов кассира. При этом всякому отчету в регистрах принадлежит отдельная строка.

Число сданных кассиром отчетов должно соответствовать численности заполненных строк в и журнале-ордере.

Аналитический

Аналитический учет операций, осуществляемых по кассе, выполняется по всякой операционной кассе. При этом открывается для отдельной кассы отдельная кассовая книга.

Для учета аналитического используются счета:

Дебет счетов 51 и 52 отображает зачисление денежных средств на счета предприятия, расчетные и валютные. Кредит данных счетов показывает списание средств.

При аналитической форме учете операции по расчетным и валютным счетам отображаются в бухучете на основе и прилагаемой к таковым денежно-расчетной документации.

Ведение книги

Когда на предприятии имеется старший кассир, то все процессы, касающиеся передачи наличности меж кассирами, на протяжении трудовой смены отображаются старшим кассиром в специальной книге для учета принятых и выданных кассиром денег.

Подтверждением факта принятия становятся подписи участвующего в процедуре кассира и старшего кассира. Вся наличность, поступающая в кассу и выбывающая из нее, учитывается юридическим лицом в кассовой книге.

Запись выполняет кассир. Основанием для внесения данных становятся кассовые ордера – и , составляемые по факту приема или выдачи наличности из кассы предприятия.

По окончании рабочей смены кассир обязан сличить данные кассовой книги и кассовой документации. Затем в кассовой книге высчитывается остаток наличности и ставится подпись кассира.

При отсутствии в продолжение дня кассовых операции никаких записей в кассовой книге выполнять не требуется.

Обособленные подразделения предприятия передают в главный офис юрлица копии листов кассовой книги в срок, установленный руководителем при учете срока составления финансовой отчетности.

Ведение кассовой книги контролируется бухгалтером или руководителем.

Необходимые документы

Нововведения в порядок учета денежной наличности в кассе практически не отразились на кассовой документации.

По прежним унифицированным формам применяются:

кассовая книга;
кассовые ордера;
ведомость.

Но изменения несколько затронули порядок заполнения кассовой документации. Так в 2019 году действительны следующие изменения:

Предприятие вправе вести денежный учет	В бумажном виде или электронном
Кассовую документацию вправе	Вести внештатный бухгалтер
Обособленным подразделениям разрешено	Передавать копию кассовой книги единожды в год
Электронные кассовые документы	Заверяются цифровой подписью
Единый приходный ордер допускается составлять	Как руководствуясь контрольной лентой, так и на основе бланка строгой отчетности
Кассиры вправе передавать наличность друг другу	Без расходных ордеров, исходя из записи в книге учета наличности

Изменений в учете денежных наличности в кассе предприятия на 2019 год не так много. В основном они направлены на упрощение ведения бухучета.

Но нужно заметить, что все кассовые документы должны быть обновлены. В них необходимо указать ссылку на Указание №3210. Это касается и приказа об установлении лимита остатка в кассе.

Приветствую! Сегодня мы продолжим изучать участок бухучета денежных средств. Следующим его представителей (наряду с расчетным счетом) является учет денег в кассе фирмы. Пожалуй, это тоже самый простой участок в работе.

Учет денежных средств в кассе - минимум теории

Бухгалтерский счет учета по кассе - это счет с кодом 50. На этом счете ведется учет информации о деньгах в кассе предприятия. Эти деньги называют наличными, в обиходе - НАЛ. Весь бухгалтерский участок касса можно описать буквально несколькими ключевыми терминами:

Лимит денежных средств в кассе
Ограничение на максимальную сумму расчетов с контрагентами по кассе
Два основных первичных документа кассы
Специальный отчет по кассе.
Специальный документ, предназначенный для выдачи заработной платы.

Лимит денежных средств

В кассе каждый день может храниться сумма денег, не превышающая некоторый лимит. Лимит или ограничение суммы определяется банком, по согласованию с руководителем предприятия. Сумма лимита - это сумма денег, необходимая предприятию для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдача командировочных, выплата заработной платы и др. Сумма лимитов может пересматриваться в связи с возрастающей потребностью фирмы.

Организации, не ИП, излишек наличных денег обязательно сдают в банк на расчетный счет. Для этого, если суммы большие, предприятия пользуются услугами инкассации, которые в конце дня приезжают и забирают излишек. В конце месяца фирма-инкассация выставляет нашей фирмы суммы по оказанным услугам.

Единственный случай, когда в кассе разрешается иметь суммы сверх лимита - это дни выплаты заработной платы. И то, есть ограничение в количестве дней - от 3-х до 5. Сумма не выданной заработной платы помечается в бухучете, как депонированная и деньги сдаются в банк.

Ограничение расчетов наличными деньгами

Для начала вспомним, кто такие контрагенты - это участники рынка, с которыми взаимодействует наше предприятие. Участниками могут быть организации, индивидуальные предприниматели и физические лица. Все они взаимодействуют между собой и осуществляют взаиморасчеты наличкой, т.е. через кассу.

Когда взаимодействие происходит между организациями и физическими лицами - ограничений нет.

Между организацией и другими организациями, между организацией и ИП - существует ограничение в 100000р. в рамках одного договора. Т.е. выплатить или получить деньги можно только в сумме не больше 100000р. по одному договору. Если сумма договора больше, то остальные платежи придется осуществлять через расчетный счет. Либо составлять несколько договоров, отличающихся друг от друга. Придумывание новых немного разных договор делается для того, чтобы контролирующие органы не посчитали их сделанными специально для обхода ограничения в 100000р.

Первичные документы для учета денежных средств в кассе

Суть работы участка кассы - это взаиморасчеты с контрагентами, сотрудниками, а также выдача денег подотчетным лицам на оплату нужд самого предприятия. Самые основные первичные документы в бухучете по учету кассы - это:

Приходный кассовый ордер (ПКО)
Расходный кассовый ордер (РКО)
Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость

Назначение ПКО и РКО - зарегистрировать прием, либо выдачу денег по кассе. Эти документы не должны иметь исправлений, помарок. Если нужно что-то исправить - выписывается новый документ.

В работе кассира, кроме создания по кассе ПКО и РКО, существует еще одно действие, выполняемое в конце дня. Этим действием будет создание и распечатка специального отчета под названием «Кассовая книга».

Отчет «Кассовая книга» - это специального вида реестр, собирающий за день все движения по кассе: все ПКО и РКО. Кассовая книга показывает остаток в кассе на начало дня, все приходы за счет ПКО, расходы за счет РКО и остаток на конец дня.

Документ «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость» - это документ больше для расчетчика заработной платы. Для кассы (т.е. для кассира) используется печатная форма этого документа для выдачи наличных денег по заработной плате. В печатной форме «расчетно-платежная ведомость» сотрудник расписывается за полученные деньги. В конце дня кассир подводит итог всех выплаченных сумм и делает один общий РКО на итоговую сумму. Печатную форму РКО кассир подкалывает к печатной форме «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость»

Примеры первичных документов для работы денежными средствами по кассе

Взаимодействие учета денежных средств с другими счетами

Как только встречается слово взаиморасчеты по кассе, так сразу же должно всплывать словосочетание «поставщики», «покупатели», «сотрудники». Добавьте сюда еще участок подотчетных лиц и расчетный счет. И все. Это самые используемые на фирмах участки бухучета, работающие с кассой.

Теперь сразу небольшое практическое задание. Выпишите счета бухучета, с которыми, по-вашему мнению, задействован счет кассы (50)

Как выглядит в плане счетов

Сейчас настало время заглянуть в план счетов и посмотреть, как выглядит бухгалтерский счет в программе 1С Бухгалтерия. Давайте попробуем рассказать про счет и «предсказать», что мы ожидаем увидеть, когда начнем с ним работать. Ок?

Характеристики по 50 счету говорят нам, что счет :

«Аналитический» , поскольку имеются субсчета и субконто «Движения денежных средств». Таким образом, вся информация о наличности предприятия уже детализируется.

«Активный» - видим букву «А»

Вспоминаем, счет «Активный», значит информация с него в Балансе пойдет в таблицу Актив. Приход всех денег будет отображаться в Дебете счета, а расход пойдет в Кредит счета. Остаток по счету может быть только в Дебете либо 0.

Субконто «Движение денежных средств» , чем оно нам интересно? Дело в том, что это субконто разделяет информацию по кассе на более подробную, показывая нам Как двигаются наличные денежные средства. (кстати, помните, такое же субконто есть у 51 счета) Посмотрите на реальный отчет по кассе в "ОСВ по счету 50"

Дополнительно

Бухгалтер, работающий на участке касса, несет полную материальную ответственность за вверенные ему деньги: их учет, контроль и остаток.

Отчет «кассовая книга» имеет свою последовательную нумерацию и составляется только в те дни, когда были хоть какие-то движения по кассе. В те дни, когда не было ни одного ПКО или РКО - отчет «Кассовая книга» не составляется.

Выдача заработной платы, когда получателем является не сам сотрудник, а кто-то за него, тогда кассир требует доверенность.

Также доверенность требуется от представителя поставщика, если он пришел в кассу нашего предприятия получить деньги за что-то, что мы у него купили.

Находящиеся в кассе, являют собой необходимые ресурсы на текущие нужды предприятия, а также средства, которые поступают из различных источников на разные цели. указанных ресурсов, а также допустимое их количество в определяется в соответствии с договором с банком, обслуживающим предприятие.

Денежными средствами в пути называются ресурсы, которые сданы в банк посредством инкассаторов, органов связи или в вечерние банковские кассы. Эти ресурсы на конец месяца (отчетного периода) не зачислены на счет компании и не подтверждены банковской выпиской. При этом бухгалтерский учет кассовых операций предусматривает исключение их из ресурсов в пути после зачисления их на счет.

Кроме основного счета у предприятия могут существовать различные обслуживающих банков. Компания может иметь основной счет в инвалюте и ряд валютных счетов. Они могут использоваться, например, для конвертации.

Учет денежной наличности (в кассе в том числе) решает несколько задач. К ним, в частности, относят:

Систематический контроль за движением, состоянием, своевременной сдачей денег.
Недопущение присутствия остатка сверх лимита в кассе.
Обеспечение контроля над целевым применением средств.
Своевременное и грамотное оформление движения денег.
Формирование материальной ответственности (за средства) и систематический контроль над деятельностью лиц, наделенных материальной ответственностью.
Обеспечение надзора за полнотой денежной массы и недопущение присвоения ресурсов.

Для осуществления задачи по последнему пункту учет денежных средств (в кассе в том числе) предусматривает (обычно раз в месяц). Указанная мера используется в сроках и пределах, установленных законодательно.

Денежными средствами в целом называют депозиты, кассовую наличность, средства на валютном, расчетном и прочих счетах банка.

Осуществление тех или иных операций с указанными ресурсами возможно при соблюдении определенных условий. Так, хозяйствующим субъектам предписано иметь кассу. Для осуществления соответствующих операций на предприятии должно быть выделено изолированное и специально оборудованное помещение. В нем осуществляется прием, выдача, а также временное хранение наличности. Руководители хозяйствующих субъектов несут ответственность за оборудование кассы, обеспечение сохранности денег. На администрацию предприятия возлагается также ответственность за сохранность наличности при доставке и сдаче в банк.

Все операции, которые связаны с расходованием и получением кассовой наличности, называются, соответственно, кассовыми операциями. Порядок их проведения утвержден Центробанком. В соответствии с принятыми положениями, установлены правила хранения наличности, совершения операций, проведения контроля, учет денежных средств в кассе. Кроме того, обеспечивается сохранность наличности и правильное ее применение. Ответственность за соблюдение правил возлагается на администрацию субъекта хозяйствования и руководителей определенных подразделений (финансового отдела, бухгалтерии).

Согласно указанным правилам осуществляется учет денежных средств в кассе компании. При этом устанавливаются определенные лимиты на количество В кассе предприятия не должно содержаться больше наличных средств, чем это установлено нормами. Лимиты по остаткам и использованию выручки закрепляются по согласованию банка с руководством.

В кассе осуществляется в соответствии с установленным порядком. На предприятиях предусмотрена особая должность, связанная с осуществлением соответствующих операций с финансами. Кассир является материально-ответственным, в его обязанности входит обеспечение сохранности ценностей, переданных ему.