Срок давности хранения бухгалтерских документов. Сроки хранения бухгалтерских документов в организации

Так, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичные документы должны храниться на предприятии «в течение сроков, уста­навливаемых в соответствии с правилами организа­ции государственного архивного дела, но не менее пяти лет» (ст. 17). Поскольку этот закон регулирует вопросы бухгалтерского учета, значит, это требова­ние относится именно к бухгалтерским документам.

Хранение налоговых документов

Налоговый же кодекс говорит о том, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необхо­димые для исчисления и уплаты налогов» должны храниться в течение 4 лет (ст. 23). А документы, под­тверждающие размер убытка, переносимого на буду­щее в соответствии со статьей 283 Налогового кодекса РФ, должны храниться в течение «всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков».

Важно

Данный материал является выдержкой из бератора «Первичные документы» .

Бератор «Первичные документы» стал первым в России изданием, в котором собрана абсолютно вся информация по оформлению "первички". Доступны как , так и электронный вариант бератора.

Как разделить первичные документы на те, что необходимы для бухгалтерского учета, и те, что под­тверждают правильность исчисления и уплаты нало­гов, не знают ни налоговые инспекторы, ни бухгалте­ры. По сути речь идет об одних и тех же документах. Казалось бы, противоречие налицо.

Иная точка зрения у Минфина России. В письме от 9 февраля 1999 г. № 04-01-10 чиновники этого ве­домства «разъяснили», что никакого противоречия здесь нет. Просто речь идет о разных документах: одни необходимы для целей бухгалтерского учета, другие - для целей налогообложения. Но опять же ни слова о том, как разделить первичные документы на бухгалтерские и налоговые.

Поэтому, если есть сомнения, во избежание недо­разумений храните свои первичные бухгалтерско-налоговые документы 5 лет.

Требования архивного законодательства

Не следует забывать и о том, что помимо закона «О бухгалтерском учете» и Налогового кодекса сро­ки хранения документов регламентирует архивное законодательство. Так, в Перечне типовых управ­ленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) подробно расписано, какие бумаги сколько времени нужно хранить.

Для первичных бухгалтерских документов этот перечень также устанавливает 5- летний срок хране­ния. А вот документы по учету кадров (в том числе лицевые счета работников (а при их отсутствии – рас­четные (расчетно-платежные) ведомости)) перечень обязывает хранить 75 лет.

Сроки хранения документов в акционерных об­ществах установлены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03 33/пс.

Где хранить обработанные документы, организа­ции определяют самостоятельно. Так, вы можете:

• хранить документы на фирме;
• сдать документы на хранение в архив (государ­ственный или частный).

Ответственность за нарушения правил хранения документов

Если налоговая инспекция в ходе проверки обна­ружит, что у вас отсутствуют первичные документы, счета-фактуры или регистры бухгалтерского (нало­гового) учета, она вправе оштрафовать вашу фирму.

Размер штрафа за такое нарушение (ст. 120 НК РФ):

• 10 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов, относящихся к одному налоговому периоду;
• 30 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов за несколько налоговых периодов;
• 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.

Имейте в виду, что истребовать документы фир­мы налоговики могут только за три последних года, а хранить их вы обязаны четыре года. А это значит, что оштрафовать вашу фирму по статье 120 НК РФ за отсутствие бухгалтерских или налоговых документов за последний (четвертый) год налоговики не вправе.

Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных доку­ментов на руководителя фирмы может быть наложен административ­ный штраф. Размер штрафа составляет от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: этот штраф может быть на­ложен как за несоблюдение бухгалтерского законо­дательства о порядке и сроках хранения бухгалтер­ских документов, так и за нарушение требований, предъявляемых Налоговым кодексом к хранению документов налогового учета.

Если налоговики обнаружат, что вы нарушили правила хранения учетных документов, они вправе составить протокол об этом нарушении и направить его мировому судье, который и будет решать, нала­гать на руководителя вашей фирмы штраф или нет.

Мировой судья может наказать за нарушение сроков хранения до­кументов и по инициативе сотрудников архивной службы. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа, нала­гаемого на граждан, составляет от 100 до 300 рублей; на должност­ных лиц – от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Под нарушением сроков хранения документов в данном случае понимается нарушение сроков, ус­тановленных в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности органи­заций (утвержден приказом Министерства культу­ры РФ от 25 августа 2010 г. № 558).

Во многих регионах России есть свое архивное за­конодательство, которым предусмотрена админист­ративная ответственность за нарушение правил хранения архивных документов. В Москве, напри­мер, это Закон г. Москвы от 28 ноября 2001 года № 67 «Об архивном фонде Москвы и архивах».

Однако помните: региональные власти могут устанавливать административную ответствен­ность только в рамках закона и только за наруше­ния местного законодательства. При этом размер штрафа для должностных лиц не может превышать 50 000 рублей (ст. 3.5 КоАП РФ).

Если местные власти попытаются оштрафовать вас на основании норм, установленных не законом, а другим нормативным документом (указом, поста­новлением, распоряжением), или за нарушения не регионального, а федерального законодательства, или на сумму более 50 000 рублей, обращайтесь в суд: у вас есть все шансы выиграть дело.

Отчетности и регистров в течение определенного промежутка времени – это требование действующего законодательства.

Оно означает, что в пределах указанного срока должен быть обеспечен доступ к документам и возможность их полноценного использования при необходимости.

Какие документы требуют обязательного хранения?

Документы, требующие обязательного хранения, условно можно разделить, на документы:

• которые находятся в работе в течение отчетного года;
• какие всегда необходимы в работе, несмотря на то, что ими ежедневно не пользуются.

К первой группе документов относятся:

Хранить документы, относящиеся к первой группе, необходимо:

• для целей бухучета (статья 29, закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ) – не менее пяти лет с окончания отчетного года или года, в котором указанные документы использовались последний раз;
• для целей налогового учета (статья 23, Налоговый кодекс РФ) – на срок не меньше 4х лет. При этом Кодексом могут быть установлены и более длительные сроки хранения. Например, участник инвестиционного проекта субъекта РФ обязан хранить все документы в течение 6-ти лет. А для подтверждения суммы понесенного убытка – на весь срок, в течение которого с его помощью уменьшается и который может исчисляться не одним – двумя годами.

Ко второй группе относятся документы, которые подлежат хранению на предприятии в течение всего срока его деятельности. В частности, для ООО в законе «Об обществах с ограниченной ответственностью» №14-ФЗ предусмотрен следующий список обязательной к постоянному хранению на предприятии документации:

• регистрационные документы, включая учредительного собрания (решение) о создании компании;
• документы, подтверждающие право собственности на находящееся на балансе фирмы имущество;
• протоколы, оформляющие проведенные собрания учредителей и иных лиц;
• документы о выпуске ценных бумаг;
• положения об обособленных подразделениях предприятия;
• списки аффилированных лиц;
• заключения различных контролирующих органов по тем или иным вопросам деятельности предприятия (по проведенным проверкам, и т.д.);
• и иные документы, какие должны быть в наличии у предприятия в соответствии с действующими законодательными нормами.

Сколько должны храниться бухгалтерские документы?

Общий срок хранения любых бухгалтерских документов – не менее чем 5-ть лет.

Но в ряде случаев он может быть и значительно больше. Сводная таблица со сроками хранения представлена ниже.

Несмотря на то, что в данном списке значительную часть составляют кадровые документы, они являются неотъемлемой часть бухгалтерского учета. На их основании происходит начисление и компенсационных выплат, и вознаграждений, а также , и разнообразных пособий.

О сроках хранения отчетной документации рассказано в следующем видео сюжете:

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Порядок и место хранения

Чтобы организовать хранение документов , предприятие может:

• либо обратиться к услугам специальной архивной организации;
• либо создать собственный архив. Это разрешено ст.13 закона «Об архивном деле» №125-ФЗ от 22.10.04г.

Создавая собственный архив , предприятие должно под эти цели выделить отдельное помещение и оборудовать его стеллажами, полками или глухими шкафами. При наличии в данном помещении окон их необходимо зашторить или иным образом затенить, чтобы исключить попадание солнечного света на документы, приводящее к их выцветанию.

Кроме того, нужно собственное архивное помещение оборудовать защитой от несанкционированного доступа и от пожаров – металлической входной дверью, решетками на окнах и сигнализацией.

Для организации быстрого поиска нужных документов следует разработать номенклатуру дел .

В случае передачи дел для их хранения у специализированной структуры , необходимо выбирать организацию, которая оснащена современным оборудованием и всеми условиями для длительного хранения документов, включая наличие противопожарной сигнализации и систем контроля доступа.

Что касается документов о регистрации организации , ее и иные аналогичные документы, они обычно хранятся у руководителя организации в подлинниках и в сейфе. А их копии – в бухгалтерии.

Сотрудников предприятия, их пустые бланки и вкладыши к ним должны находиться всегда в кадровой службе или в бухгалтерии, если на нее возложено кадровое делопроизводство. При этом трудовые книжки хранятся всегда в сейфе.

Стоит отметить, что документы в электронной форме должны быть защищены от несанкционированного внесения в них каких-либо изменений и одновременно их хранение должно обеспечивать возможность создания при необходимости копии на бумажном носителе.

Передача документации в архив

В архив передаются документы для длительного (больше 10 лет) и постоянного хранения.

Передача данных материалов в архив осуществляется по графику, который утвержден руководителем организации в приказе о формировании архива.

В этом же приказе назначается лицо, ответственное за ведение архива, и утверждаются правила:

• сдачи в архив документов и их выдачи;
• ведения архива;
• уничтожения документов, у которых срок хранения истек;
• организации мероприятий для сохранности архивных дел.

Все документы в архив принимаются только в виде подлинников, а при их отсутствии – в виде заверенных копий. Передаваемые документы должны быть сброшюрованы по какому-либо признаку, а на обложке их дела ставится идентифицирующая информация , в частности:

• год исполнения документов;
• область учета;
• порядковые №№;
• период, за который сформированы регистры и первичные документы;
• вид подшитых документов;
• количество подшитых листов, и т.д.

Что касается сдачи в архив документов в электронной форме, то данный порядок утверждается в Приказе руководителя об архиве организации отдельно. Но обычно указанные документы предварительно дублируют на другие носители.

Пример хранения бухгалтерской документации представлен в следующем видеосюжете:

Что делать в случае утраты

Документы могут быть потеряны либо из-за стихийного бедствия, либо в результате действий третьих лиц или собственных сотрудников. Но в любом случае потребуется подтверждение факта утраты соответствующими органами. Это могут быть правоохранительные структуры (если документы похищены), или органы пожарного надзора (если документы сгорели), и т.д.

При обнаружении гибели или пропажи документации руководитель организации своим приказом должен сформировать комиссию для выяснения причин выявленного факта. Если это необходимо, то для участия в расследовании могут быть приглашены представители охранной компании, пожарной или следственной структуры.

По итогам внутреннего расследования составляется акт в произвольной форме с изложением всех фактов. Данный акт становится оправданием отсутствия документов в случае их запроса контролирующими органами.

Что делать с документами, если истек их срок хранения?

Прежде чем уничтожить документацию потребуется проведение экспертизы ее ценности. Для этой цели на предприятии приказом руководителя создается постоянная комиссия. В нее должны входить специалисты, которые способны дать квалифицированную оценку необходимости уничтожения тех или иных документов.

Именно эта комиссия принимает решение по поводу уничтожения документов, если по сроку их можно более не хранить. Их уничтожение производится с составлением в произвольной форме акта, у которого должны быть обязательные реквизиты первичного документа и который необходимо утвердить Учетной политикой предприятия.

Перед уничтожением должна быть проведена инвентаризация документов за определенный период. Без этой процедуры уничтожать документацию нельзя.

Если нарушены правила хранения?

Ответственность за это нарушение бывает налоговая и административная, в частности:

1. должностные лица могут быть наказаны, если они не хранят документы в течение законного срока, от 5 тыс. до 10 тысяч рублей. Если данное нарушение будет выявлено повторно – 10-20 тысяч рублей или дисквалификация на 1-2 года (КоАП РФ, ст.15.11);
2. организация за те же деяния может быть наказана на 10 тыс.рублей, а в случае неоднократного нарушения – на 30 тысяч рублей (Налоговый кодекс РФ, ст.120).

О наказаниях за данные нарушения смотрите в следующем видео материале:

Регулируется законом «О бухгалтерском учете» № 402 и Налоговым кодексом РФ. Каждый бухгалтер и предприниматель должны знать, сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы. За нарушение хранения и утилизации грозит наказание.

Законодательные акты могут указывать различный период хранения документов. В этом случае необходимо ориентироваться на максимальный срок. Каждая организация сама устанавливает правила и нормы использования. При этом учитываются законы, регулирующие деятельность компании, и ее организационная форма.

В зависимости от деятельности компании, документы предписывают хранить от 1 года до конца срока действия фирмы. Финансовые организации, связанные с выдачей займов и кредитов, оставляют документы даже после истечения законодательством срока хранения. Для каждой организации существуют общие правила пользования архивными данными, но есть различия, которые необходимо учитывать.

К перечню документации, подлежащей долговременному хранению, относится:

Простые требования предъявляются к индивидуальным предпринимателям. На протяжении существования ИП, владелец должен хранить ежегодные отчеты в налоговые органы, свидетельство о регистрации. Бухгалтерские годовые отчеты и информация о наемных работниках остается в архиве 75 лет. Другие требования бизнесмена не касаются.

Чем больше денежный оборот компании, тем строже к ним относится законодательство. Бухгалтерские, налоговые документы предписано хранить 75 лет. Финансовым организациям продлен срок хранения из-за возможного возникновения конфликтов по теме выплат кредитных обязательств. Десятилетие остается в архиве документация, содержащая информацию о сотрудниках, счет-фактуры, расчеты с поставщиками и персоналом.

Акционерные общества постоянно хранят информацию об уставном капитале, долях учредителей, суммы вкладов, доходность активов. Бухгалтерская документация, предоставляемая в налоговые органы, расчеты с акционерами и персоналом, зафиксированные крупные денежные поступления остаются на срок от 75 лет. Другие документы хранятся в соответствии с законодательством: до 10 или дольше лет.

Бухгалтерские бумаги

Налоговый кодекс устанавливает пятилетний срок хранения бухгалтерии. Отсчет начинается со следующего года, после окончания срока действия самого документа. За организацию и архивацию документации отвечает руководитель предприятия. 402-ФЗ и приказ Минкультуры № 558 утверждают возможность продления сохранения архивных документов.

К бухгалтерским бумагам предприятия относят:

Годовая отчетность относится к основным документам компании, поэтому должна храниться постоянно. В архив компании передаются бумаги, срок хранения которых превышает 10 лет. Если продолжительность сохранности меньше, то их оставляют в подразделении. После истечения срока давности – уничтожают. Между тем создавать специальный архив под документацию организация не обязана.

Если компания большая, имеет множество структурных подразделений, то формирование архива целесообразно. Это должно быть отдельное помещение, оборудованное согласно правилам организации классического хранилища данных. Для удобства, исходя из содержания документации, выделяются типы архивации:

• управленческие бумаги
• электронные документы
• годовые отчеты

Соблюдением порядка в архиве должны заниматься отдельные кадровые единицы.

Налоговые документы

Закон устанавливает срок хранения документов в течение четырех лет. В нем говорится о бухгалтерских документах, которые необходимы для исчисления налогов.

В теории все понятно, но на практике бухгалтерская и налоговая документация не имеет различий. Возникает путаница по поводу разделения видов этих бумаг. Во избежание штрафов, организациям рекомендуется хранить налоговые документы пять лет.

Статья 283 НК РФ позволяет переносить размер убытка на будущие периоды, если он подтвержден. В соответствии с этим документы, которые доказывают возникновение ущерба, должны храниться в организации до тех пор, пока не будет погашен размер налоговых отчислений.

Налоговая документация хранится 5, 75 лет и постоянно. Самая большая группа имеет пятилетний срок хранения. К ней относят:

• декларации
• земельный налог
• реестр начисленных, уплаченных налогов
• акты о погашении налогов
• переписка по вопросам налогообложения, штрафов, взысканий

Если налоговые карточки и сведения о доходах физлиц не содержат информацию о лицевых счетах, то такие документы хранятся 75 лет.

Хранение документации обязывает знать о периодах выездных проверок из налоговых органов. Обычно, они проводятся каждые три года. При очередной утилизации документов с истекшим сроком годности необходимо проверить не назначен ли очередной контроль.

Документы по страховым взносам

Страховые взносы также относятся к бухгалтерским документам компании. Раньше порядок хранения определял 212-ФЗ. Согласно закону, документы по страховым выплатам хранились шесть лет. Но в 2017 году его упразднили. Теперь порядок хранения регулируется Налоговым кодексом и ФЗ № 250.

В таблице 1 указана обязательная к архивированию документация по страховым взносам.

Таблица 1. Список документов и срок хранения.

Кадровые акты

Обеспечение правильного хранения кадровой документации регулируется ФЗ № 125. Чтобы проще было искать информацию внутри компании, кадровые документы формируются в дела. Это происходит с началом нового календарного года. Таким образом, обеспечивается порядок хранения данных, исключается путаница.

Срок хранения документации, которая относится к личным данным сотрудника, составляет 50 и 75 лет. К ним относятся все бумаги, которые отражают взаимоотношения работодателя и работника. Можно классифицировать:

Оригинал и копия трудовой книжки хранится в организации до тех пор, пока бывший работник не запросит ее обратно. Максимальный срок хранения составляет 50 лет. Согласно новому законодательству, если человек был оформлен в компании до 2003 года, то книжка может храниться до 75 лет.

Стоит помнить о том, что оставлять копии документов работника в организации можно только в случае, если он подписал соглашение об обработке персональных данных. В ином случае хранение считается незаконным, а организации выписывают штраф.

Архивации персональные данные сотрудников, оформленных до 2003 года, подвергаются на 50 лет. Для тех, кто устроен позже – 75 лет.

Правила хранения описаны на видео:

Меньше всего в организации сохраняются больничные листы и графики отпусков. Листок временной нетрудоспособности остается в компании в течение пяти лет. График отпусков в течение года после того как был использован. Штатное расписание относится к основным документам компании и хранится на постоянной основе.

Что делать, если истек срок хранения документов — уничтожение

Вся документация подвержена уничтожению, когда установленный законодательством период хранения заканчивается. Компания выполняет следующие шаги перед уничтожением:

Необходимо следовать правилам утилизации документов организации, поскольку их нарушение влечет за собой административную ответственность. Так, передача на утилизацию бумаг сопровождается накладными приемки и сдачи. В них указывается дата, число дел, их итоговый вес.

Процедура уничтожения документов проводится в организации ежегодно либо в порядке, установленном руководителем компании. Министерство финансов РФ определяет утилизацию документов как рекомендацию, а не обязанность фирмы.

Следует исключить возможность попадания архивных бумаг на утилизацию, срок действия которых еще не вышел. Аккуратная и доскональная проверка поможет в этом процессе.

Как правильно хранить документы

Грамотная организация хранения документации организации позволяет избежать проблем при проверке налоговыми инспекторами. Компания может организовать собственное хранилище либо воспользоваться услугами фирм, которые специализируются на архивировании данных. При создании архива в офисе используют отдельное помещение, документы выдаются под надзором главного бухгалтера по заранее подготовленному реестру.

Правильная архивация устаревшей документации важна при сортировке. Документы, остающиеся в компании постоянно – дольше десяти лет – подлежат полноценному оформлению в реестре. Оно происходит следующим образом:

• дело подшивается и переплетается
• страницы нумеруются
• составляется лист-заверитель – указывает сколько страниц подшито к делу
• по требованию
• оформляется обложка дела с фиксацией названия предприятия, номера, заголовка

Помимо бумажных носителей, важно правильно хранить электронную документацию. Сроки хранения данных в электронном виде не отличаются от стандартных.

Особенностью процесса является контроль за техническим состоянием электронных документов. Проверка должна проводиться каждую пятилетку. При обнаружении неполадок должен организоваться перенос данных с неисправного носителя на новый. Процедура согласовывается с руководителем предприятия.

Как подготовить документы для архива:

Организуются следующие условия хранения:

• данные находятся минимум на двух электронных носителях
• компания обеспечивает технические возможности по просмотру, копированию, удалению, переносу данных
• обеспечение надежной системы безопасности, которая исключает возможность попадания информации к третьим лицам

Ответственность за хранение документации

Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение документации. Оно должно быть организовано по правилам, в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер также является ответственным лицом за сохранение первичных, учетных бумаг, бухгалтерской отчетности и документов.

125-ФЗ предполагает административную, уголовную, гражданско-правовую ответственность для должностных лиц, которые виновны в утере документации (руководитель, главный бухгалтер). Между тем, если их вина не будет доказана, ответственность снимается.

Утеря документации может произойти в результате хищения третьими лицами, стихийного бедствия – пожар, наводнение, землетрясение. В первом случае факт кражи должен быть зафиксирован в полиции. Во втором – документальное подтверждение требуется от экспертной комиссии по чрезвычайным ситуациям.

Штраф за отсутствие документов

Ведение бухгалтерского учета регулируется ФЗ № 402. Согласно закону, все организации обязаны вести бухгалтерскую документацию, хранить и уничтожать. Для компаний или предпринимателей, которые пренебрегают законодательством, предусмотрена административная ответственность и штрафы.

Одно нарушение будет стоить организации 200-50 000 рублей. При налоговой проверке, как правило, таких нарушений выявляется больше десятка. Самый маленький штраф – 200 рублей за каждый документ – выписывается компании, когда она не предоставляет вовремя отчетность в налоговую.

Предоставление искаженной информации или непредоставление бухгалтерской отчетности влечет за собой наложение штрафа в размере 300-500 рублей на должностных и 3000-5000 на юридических лиц. 10 тыс. выписывают организации, если у нее отсутствуют:

При систематическом несоблюдении требований налагается штраф в размере 30 тыс. рублей, а если они приводят к снижению налоговой базы – от 40 тыс. Искажение данных о денежных поступлениях карается штрафом в размере 2 000-5 000 для должностного лица и в десять раз больше для юридического лица.

Конечно же надо восстанавливать по мере возможности. Но, непременно иметь справку из МЧС о том что произошёл пожар и уничтожено столько -то документов. Обязательно нужно составить подробный акт.

В связи с тем, что архив предприятия часто переполняется, мы из него документы долгого хранения, допустим, 75-ть лет, передаём в городской архив.
Непонятно, через 75-ть лет сотрудники городского архива самостоятельно, без нашего ведома, будут уничтожать эти документы?

Ответить

Документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.

Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). А с какого момента отсчитывать четырехлетний срок?

Исчисление налогов производится по результатам налоговых периодов (п. 1 ст. 55 Налогового кодекса РФ). Получается, что четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. К примеру, возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2012 года? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2013 года, а окончанием — 31 декабря 2016 года. Получается, что в 2016 году надо хранить документы 2012 года. То есть года, который не подпадает под выездную проверку.

Из этого правила есть два исключения. Первое - это регистры, необходимые для вычета НДС: книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них (п. 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Второе исключение - документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) следует, что:
— первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет. (Сроки хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558);
— документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет.

Несколько исключений из общего правила

Итак, по общему правилу хранить бумаги нужно не менее пяти лет. Именно такой максимальный срок установлен Законом о бухучете. В то же время максимальная глубина налоговой проверки — три года. Поэтому особенно важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, именно в течение этого периода. Если же у вас не будет хватать документов, скажем, пятилетней давности, оштрафовать вас смогут разве что за нарушение правил хранения документов.

Между тем в ряде случаев сроки хранения бухгалтерских документов определяется по особым правилам. В итоге отсутствие бумаг даже, например, шестилетней давности может привести к штрафам за занижение налоговых платежей. Разберем такие ситуации отдельно.

«Первичка» по приобретенному имуществу . Документы на приобретение основных средств и нематериальных активов нужно сохранять вне зависимости от срока полезного использования этих объектов. Ведь бумаги нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество. Кроме того, без «первички» фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества. Поэтому бумаги нужно хранить четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали (периода, в котором имущество списали с баланса или продали (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Специальное требование для убыточных компаний . Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки можно учитывать 10 последующих лет.

Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период. Исходя из этого, списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Требование о хранении документов по убыткам в течение всего периода их списания действует также для плательщиков единого сельхозналога (п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ) и для «упрощенщиков» (п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).

Списание безнадежной дебиторской задолженности. Нужно хранить четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.

Напомним: в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде. Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих бумаг.

Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, характеризуют стоимость выбывающих имущественных прав, то есть сумму расхода. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет подтвердить налоговикам их сумму.

Е.В. Вайтман Эксперт журнала «Российский налоговый курьер», при участии специалистов ФНС России
Журнал «Российский налоговый курьер », №6 за 2009 год

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Так сказано в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ). Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Нередко архив документов за все время деятельности фирмы настолько объемен, что новые документы уже негде разместить. Значит, следует разобраться, как долго нужно хранить те или иные документы. Возможно, некоторые из них пора уничтожить

Бухгалтерские документы

Общие сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены в статье 17 Закона № 129-ФЗ. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет. Чтобы определить сроки хранения конкретных видов документов, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень). Информация о наиболее распространенных видах документов представлена в таблице ниже.

Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в пункте 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Указания). Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.

Причем организация с учетом специфики деятельности вправе увеличить длительность хранения документов по сравнению с тем сроком, который установлен в Перечне (п. 2.11 Указаний). Подобное решение оформляется распоряжением руководителя компании или закрепляется в ее учетной политике.

Налоговые декларации и документы для расчета налогов

Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в пункте 170 Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные — не менее пяти лет, месячные — не менее одного года. Если отсутствует годовая отчетность (например, по НДС), квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. Месячную отчетность при отсутствии квартальной следует сохранять не менее пяти лет.

Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов.

Аналогичное требование установлено в подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ для налоговых агентов. В течение четырех лет они должны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

От какой даты считается этот четырехлетний срок? Минфин России полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).

Обратите внимание

Для акционерных обществ — особые правила

Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации. К документам постоянного хранения также относятся:

• документы о создании, реорганизации общества;
• устав общества, внесенные в него изменения и дополнения;
• свидетельство о государственной регистрации общества;
• решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг;
• протоколы общих собраний акционеров;
• протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
• списки аффилированных лиц общества;
• положения о филиалах и представительствах общества;
• протоколы заседаний правления (дирекции) общества, решения директора (генерального директора, президента) общества;
• бюллетени для голосования;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и др.

Допустим, акционерное общество ликвидируется. При наличии у него договора с учреждением Росархива документы постоянного срока хранения и по личному составу оно передает в государственный архив.

Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.

Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ (как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов)

Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода (п. 1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.

Пример 1

ООО «Гиацинт» было зарегистрировано в апреле 2004 года. Организация применяет общую систему налогообложения.

Четырехлетний срок, в течение которого ООО «Гиацинт» должно хранить документы, относящиеся к расчетам по налогу на прибыль, ЕСН, налогу на имущество организаций за 2004 год, — это период с 1 января 2005 года по 31 декабря 2008 года. Соответственно документы, использованные для исчисления указанных налогов за 2005 год, организация обязана будет сохранять до 31 декабря 2009 года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, а также программы машинной обработки данных следует хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

До 2008 года налоговый период по НДС устанавливался как календарный месяц, а для отдельных категорий налогоплательщиков — как квартал (ст. 163 НК РФ)

Налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ)

Налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ)

Убыток, выявленный по итогам 2001 года (до вступления в силу главы 25 НК РФ), может быть перенесен на будущее в сумме, не превышающей сумму убытка, числившегося по состоянию на 1 июля 2001 года (п. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.08.2001 № 110-ФЗ)

Вместе с тем в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Например, налоговая проверка, назначенная 31 декабря 2008 года, может охватывать 2005-2007 годы и продолжаться максимум в течение шести месяцев 2009 года. Значит, в течение всего времени проверки организация обязана сохранять документы, относящиеся к налоговым расчетам за проверяемый период. Но она и так обязана это делать согласно Закону № 129-ФЗ. Ведь основанием для исчисления налогов, как правило, являются те же первичные учетные документы, которые используются для отражения операций в бухгалтерском учете. Минимальный срок хранения таких документов составляет пять лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Получается, что согласно законодательству о бухгалтерском учете в течение текущего года организация обязана хранить документы, относящиеся к расчетам налогов и за те периоды, которые налоговые органы проверить уже не могут.

Особо оговорен срок хранения книг покупок и книг продаж. Он установлен в пунктах 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Его минимальная продолжительность — пять полных лет с даты последней записи в указанных документах.

Отметим также, что согласно пункту 150 Перечня выставленные и полученные счета-фактуры организация должна хранить не менее пяти лет. Однако если в ходе налоговой или иной проверки возникли разногласия с проверяющими, то счета-фактуры нужно сохранять до вынесения окончательного решения по результатам данной проверки.

Несмотря на то что счета-фактуры необходимо хранить минимум пять лет, организация не обязана представлять по запросу налогового органа счета-фактуры, четырехлетний срок хранения которых уже истек. Например, получив в 2009 году запрос налоговой инспекции о представлении счета-фактуры за 2004 год, налогоплательщик (налоговый агент) может его не выполнять.

Пример 2

Воспользуемся условием примера 1. Допустим, до 2008 года налоговым периодом по НДС для ООО «Гиацинт» являлся календарный месяц.

Книги покупок и книги продаж за апрель 2004 года организация должна хранить до 30 апреля 2009 года (при условии, что последние записи в них были сделаны в апреле 2004 года).

Пятилетний срок хранения выставленных и полученных счетов-фактур исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления, — с 1 января 2005 года. То есть счета-фактуры, датированные апрелем 2004 года, ООО «Гиацинт» обязано хранить до 31 декабря 2009 года.

Поскольку в 2004-2007 годах налоговым периодом по НДС для компании являлся календарный месяц, четырехлетний срок хранения прочих документов, необходимых для расчета НДС, определяется применительно к каждому месяцу. Обязательный минимальный период хранения документов, использованных организацией для расчета НДС за апрель 2004 года, — с 1 мая 2004 года по 30 апреля 2008 года.

Четырехлетний срок хранения документов, относящихся к расчету НДС за I квартал 2008 года, начинается с 1 апреля 2008 года и заканчивается 31 марта 2012 года. Книги покупок и книги продаж за I квартал 2008 года компания обязана будет сохранять до 31 марта 2013 года (если последние записи в них были сделаны в марте 2008 года), а счета-фактуры за этот период — до 31 декабря 2013 года.

Итак, первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет. Однако в некоторых ситуациях оправдательные документы следует сохранять намного дольше.

Ситуация 1. Организация переносит убытки на будущее

В соответствии со статьей 283 НК РФ компания, являющаяся плательщиком налога на прибыль, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на сумму убытка, полученного ею в предыдущих налоговых периодах. Убыток может быть перенесен на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).

В течение всего срока переноса убытков организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка. Так сказано в пункте 4 статьи 283 НК РФ. В письме от 03.04.2007 № 03-03-06/1/206 Минфин России разъяснил, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Аналогичные требования установлены для плательщиков единого сельскохозяйственного налога и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. При переносе убытков на будущее они также обязаны хранить документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. Об этом сказано в пункте 5 статьи 346.6 и пункте 7 статьи 346.18 Налогового кодекса соответственно.

Пример 3

ООО «Азалия» является плательщиком налога на прибыль. По итогам 2003 года в налоговом учете организации был получен убыток. Его сумма переносилась на будущее в течение 2006-2008 годов по частям.

Согласно требованиям налогового законодательства первичные учетные документы, необходимые для расчета налога на прибыль за 2003 год, организация обязана была хранить в течение четырех лет — до 31 декабря 2007 года. Поскольку на сумму убытка 2003 года уменьшены налоговые базы 2006-2008 годов, компания продолжает хранить указанные документы. Она должна сохранять их в течение еще четырех лет после окончания 2008 года (последнего года, налоговая база за который была уменьшена на сумму убытка прошлых лет) — до 31 декабря 2012 года.

Ситуация 2. Выявлены убытки прошлых лет или списаны безнадежные долги

Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные налогоплательщиком в текущем отчетном или налоговом периоде, приравниваются к внереализационным расходам на основании подпункта 1 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Иначе говоря, такие убытки уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, в котором они были выявлены.

Кроме того, к внереализационным расходам также приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если организация формирует резерв по сомнительным долгам, — суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

По общему правилу, установленному в пункте 1 статьи 252 НК РФ, при расчете налога на прибыль можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документально. Значит, чтобы учесть в целях налогообложения убытки прошлых лет, выявленные в текущем году, или списать безнадежные долги, организация должна располагать соответствующими подтверждающими документами. Более того, она обязана хранить эти документы не менее четырех лет после окончания года, налоговая база за который была уменьшена на сумму указанного убытка или списанной безнадежной задолженности.

Ситуация 3. Организация владеет основными средствами

Допустим, в собственности компании имеется основное средство, которое было куплено больше десяти лет назад. Казалось бы, срок хранения документов о его приобретении и вводе в эксплуатацию уже истек.

Однако такие документы нужно сохранять в течение всего срока полезного использования объекта. Ведь в течение этого периода организация начисляет амортизацию в налоговом и бухгалтерском учете. Чтобы признать амортизационные отчисления, в течение всего срока амортизации у нее должны быть документы, подтверждающие приобретение объекта и ввод его в эксплуатацию.

Кроме того, с остаточной стоимости основных средств компания уплачивает налог на имущество. Следовательно, для обоснования расчетов по данному налогу ей также необходимы названные документы.

Предположим, организация решила продать амортизируемое имущество. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 268 НК РФ она вправе уменьшить доход, полученный от продажи, на остаточную стоимость этого имущества. Но остаточная стоимость объекта опять же должна быть подтверждена соответствующими документами.

Таким образом, даже если организация, владеющая амортизируемым имуществом, не планирует его продавать, документы о приобретении этого имущества, вводе его в эксплуатацию, расчете сумм амортизации ей целесообразно сохранять в течение всего срока работы компании.

В случае реализации прочего имущества (за исключением ценных бумаг, продукции собственного производства, покупных товаров) организация уменьшает полученный доход на цену приобретения или создания этого имущества (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Естественно, при условии, что указанную цену она может подтвердить документально. При отсутствии подобных документов компания не вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение имущества, так как эти расходы не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Сроки хранения указанных документов в данном случае значения не имеют. Аналогичная позиция приведена в письме Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-02/84.

Хранение документов

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика, а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, — понесенные им убытки (п. 1 ст. 252 НК РФ)

В целях налогообложения остаточная стоимость объектов амортизируемого имущества определяется по правилам, изложенным в пункте 1 статьи 257 НК РФ

Перечень документов акционерного общества, которые оно должно хранить по месту нахождения исполнительного органа, установлен в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12. 95 № 208-ФЗ

Условия, при выполнении которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, оговорены в статье 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Организации, документы которых не подлежат приему в государственные или муниципальные архивы, уничтожают документы с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами (п. 3.9 Указаний)

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. При значительных объемах документации целесообразно выделить специальное место под архив или даже арендовать отдельное помещение, куда перевезти обработанные документы, которые уже не используются в текущей работе.

Другой вариант — передать документы на хранение в специализированную архивную компанию. Однако если организация является акционерным обществом, то ей нужно учесть следующую особенность. В пункте 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ говорится, что целый ряд документов акционерное общество должно хранить по месту нахождения его исполнительного органа. К таким документам, в частности, относятся бухгалтерская отчетность, документы бухгалтерского учета, документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе.

Естественно, со временем объемы архивов любой организации увеличиваются, для их размещения требуются новые помещения. Может, удобнее хранить документы не в бумажном, а в электронном виде?

Такая возможность прямо предусмотрена в отношении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (п. 7 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона № 129-ФЗ). Кроме того, в статье 314 НК РФ указано, что регистры налогового учета ведутся на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях. При этом должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

В письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила). В пункте 2.3.1 Основных правил установлено, что ежегодно необходимо проводить экспертизу ценности документов, то есть определять сроки их хранения и отбирать документы для длительного хранения и уничтожения.

Уничтожение и утилизация документов

Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно (разорвать вручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации. Он может быть оформлен в виде приказа или распоряжения руководителя либо в форме акта, разработанного компанией самостоятельно. Примерный образец такого акта приведен ниже.

Рисунок. Образец акта об отборе документов для уничтожения

Кроме того, организация может воспользоваться образцом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его форма утверждена в приложении № 4 к Основным правилам.

При составлении списка уничтожаемых документов не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Это следует из положений пункта 2.4.5 Основных правил. В нем говорится, что однородные дела (документы) вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (например, авансовые отчеты за 2000 год).

Передача документов на утилизацию оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество передаваемых документов (число папок, коробок и т.п.) и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов в организации (п. 2.4.7 Основных правил).

Если компания уничтожает документы собственными силами, этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов. Поскольку унифицированной формы нет, он тоже составляется в произвольной форме. Отметим, что уничтожение документов по истечении срока хранения является правом, а не обязанностью организации (см. письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83). Другими словами, компания может продолжать хранить документы даже по истечении сроков их обязательного хранения.

Ответственность за утрату документов

Налоговая . Отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое нарушение в статье 120 Налогового кодекса предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере:

5000 руб., — если отсутствуют документы за один налоговый период;

15 000 руб. — при отсутствии документов более чем за один налоговый период;

10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., — если из-за отсутствия документов была занижена налоговая база.

Кроме того, если налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) не представит по запросу налоговой инспекции документы или иные сведения, с него взыскивается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Административная . Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Об этом сказано в статье 13.20 КоАП РФ. За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Уголовная . Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказывается штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ)