М.Г. Суховская, юрист

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Вступление в брак, развод, желание избавиться от неблагозвучного имени - да мало ли причин, по которым люди меняют фамилию, имя, отчество, а то и все сразу.

И вот приходит к вам сотрудница и сообщает, что отныне она, к примеру, не Шарикова, а Шереметьева. В нашем законодательстве довольно скудно прописан порядок действий работодателя в случае смены работником фамилии. И начинает бухгалтер (а зачастую он же и кадровик) ломать голову: в какие документы вносить изменения и как это делать? Ответы на этот и другие вопросы вы найдете здесь.

Кадровая часть работы

ШАГ 1. Попросите сотрудника принести вам подлинник документа, подтверждающего изменение ф. и. о. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене именист. 30 , п. 1 ст. 38 , ст. 62 Федерального закона от 15.11.97 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» ), а также паспорт с новыми данными (когда он будет получен) и снимите с них копии.

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

При смене ф. и. о. в течение 30 дней с момента выдачи соответствующего свидетельства (о браке, его расторжении, перемене имени) следует обратиться за выдачей нового паспортап. 12 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828 , п. 15 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации .

Требовать с работника заявление о внесении изменений в учетные и кадровые документы, а также издавать соответствующий приказ необязательно.

Некоторые специалисты считают, что трудинспекторы при проверке могут запросить эти документы и оштрафовать за их отсутствие. Это неправда. Законодательством не установлена обязанность составлять упомянутые заявление и приказ. Но на тот случай, если вы решите, что лишние бумаги вам не повредят, мы приводим образец заявления.

Генеральному директору ООО «Пуш»
Лебедеву А.И.
от офис-менеджера Шереметьевой М.Г.

Заявление

В связи со вступлением в брак и изменением фамилии прошу изменить в моих учетных документах и трудовой книжке фамилию «Шарикова» на «Шереметьева».

Приложение: копия свидетельства о браке IV-АВ № 987654, выданного Кутузовским отделом ЗАГС г. Москвы 11.02.2011, копия паспорта 45 05 № 123654, выданного ТП УФМС № 62 г. Москвы 25.02.2011.

ШАГ 2. Внесите изменения в трудовую книжку сотрудника. Покажем на примере, как это сделатьп. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ; п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек... утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

(1) На внутренней стороне обложки трудовой книжки ставится печать организации или кадровой службы.

ШАГ 3. Измените фамилию в личной карточке работника (форма № Т-2 ): зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и рядом укажите новую. Исправления должны быть заверены подписью ответственного сотрудникараздел 1 Указаний... утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

Внимание

При смене работником ф. и. о. никакого дополнительного соглашения к его трудовому договору заключать не нужно. Ведь условия трудового договора не изменяютсяст. 72 ТК РФ .

Аналогичным образом нужно изменить фамилию работника в следующих документах:

• в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихприложение № 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ;
• лицевом счете (формы № Т-54, Т-54А)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ;
• графике отпусков (форма № Т-7)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ;
• табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12, Т-13)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

Бухгалтерская часть работы

Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, тогда просто поменяйте ф. и. о. в основных данных работника, и они автоматически изменятся везде. Если же какие-то регистры, например карточку по учету доходов и НДФЛ, карточку по страховым взносам, вы ведете на бумаге, то ф. и. о. нужно поменять и в нихч. 6 ст. 15 , п. 2 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; приложение к Письму ПФР от 26.01.2010 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П .

Если в компании зарплата перечисляется сотрудникам на банковские карты, то работнику, сменившему ф. и. о., нужно переоформить зарплатную карту. Как правило, бухгалтер помогает сотруднику заполнить все необходимые заявления и другие документы, а сотрудник уже самостоятельно подает их в банк.

Кроме того, вам нужно в 2-н едельный срок с того момента, когда у вас оказались копии документов, подтверждающих смену ф. и. о. сотрудника, подать в свое отделение ПФРпп. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета... утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н (далее - Инструкция) :

Напоминаем руководителю

Если на работника, сменившего ф. и. о., ранее были выписаны какие-либо доверенности (например, на представление интересов фирмы в суде), необходимо их переоформить.

• заявление об обмене страхового свидетельства (форма № АДВ-2 ), подписанное работником;
• опись документов (форма № АДВ-6-1утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п )п. 7 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п .

Получив в отделении ПФР новое свидетельство, вы должны в течение недели выдать его сотруднику, а тот должен расписаться в сопроводительной ведомости в его получениип. 14 Инструкции . В течение месяца после получения страхового свидетельства вам следует вернуть в ПФР сопроводительную ведомостьп. 17 Инструкции .

Если близится очередной срок сдачи персонифицированной отчетности, то во избежание проблем имеет смысл подать на сотрудника, сменившего ф. и. о., сведения со старыми данными. А вот когда отчетность будет благополучно сдана, можно уже затевать процедуру обмена старого страхового свидетельства на новое.

Извещать каким-либо образом остальные фонды (ФСС, ФОМС) о смене работником фамилии, имени или отчества не нужно.

При изменении работником ф. и. о. и других персональных данных его ИНН не меняется , . Таким образом, уведомлять налоговиков о смене ф. и. о., а также обращаться в инспекцию за получением нового свидетельства о постановке на учет работнику не нужно.

Как видим, для бухгалтера последствия смены сотрудником ф. и. о. не такие уж страшные. Главное, чтобы сам сотрудник вовремя сообщал обо всех изменениях в своих личных данных.

Смена фамилии или изменение имени сотрудника на любом предприятии должна сопровождаться составлением соответствующего приказа. При этом необходимо внести корректировки в ряд других бумаг. Осуществление этих действий происходит только после получения подтверждения о том, что данные изменения являются законными.

Приказ руководителя является основанием для корректировки всех кадровых документов.

Чтобы внести изменения в необходимые документы, руководству или сотрудникам отдела кадров необходимо предоставить подтверждающие документы — свидетельство о заключении брака или паспорт. Только после этого происходит составление приказа.

Особенности оформления приказа об изменении фамилии

Определенных требований к оформлению документации данного вида нет. Следовательно, отсутствует необходимость использования унифицированной формы. При составлении приказа нужно соблюдать правила соответствующих нормативно-правовых актов. Бумага может быть оформлена на фирменном бланке компании или на листе формата А4.

В обязательном порядке на ней указывается следующая информация:

• полное наименование организации, ее реквизиты и адрес;
• название документа;
• присвоенный порядковый номер;
• текст приказа с распоряжением о внесении изменений в связи со сменой фамилии работника;
• сведения о сотруднике – его должность, ФИО;
• список документации, в которую необходимо внести корректировки об измененной фамилии;
• информация о лице, ответственном за внесение изменений;
• место составления;
• подпись директора и работника;
• дата подписания.

Помимо этого в приказе следует оставить напоминание для сотрудника, сменившего фамилию, о необходимости замены ИНН и СНИЛС.

Датой оформления бумаги считается дата выдачи нового паспорта. Приказ составляется в единственном экземпляре, который в последующем копируется и передается всем лицам, которым необходима данная информация.

Если работник сотрудничает с контрагентами компании на основе доверенности, в документе нужно предусмотреть наличие уведомления об изменении его персональных данных. В случае если фамилию или имя меняет главный бухгалтер, или руководящее лицо фирмы, следует отправить информацию об изменениях в органы налоговой службы.

Заявление от сотрудника о смене фамилии

Перед тем как перейти к оформлению приказа, руководство компании должно ознакомиться с документами, которые выступают в роли подтверждения смены персональных данных. Таковыми являются:

• паспорт;
• свидетельство о заключении брака.

Для этого работник оформляет соответствующее заявление. К нему он прилагает оригиналы и копии этих документов. Бумага может быть оформлена в свободной форме или на фирменном бланке предприятия. Допустимо ее заполнение как в письменном, так и печатном виде. Заявление может быть предоставлено до получения нового паспорта. В этом случае его необходимо предоставить руководству сразу после получения.

Внесение изменений в другие документы

При смене фамилии сотрудника руководство предприятия не только издает специальный приказ, но и вносит изменения в ряд других бумаг. К таковым относят:

• журнал учета трудовых книжек;
• личная карточка работника (форма Т-2);
• личное дело;
• трудовая книжка;
• договор;
• электронная база кадрового учета;
• график отпусков;
• зарплатная карточка.

Изменения данных о фамилии работника в трудовой книжке оформляются в соответствии с инструкцией №30. Корректировки указываются на основании предоставленных сотрудником документов и приказа руководителя. Все исправления должны быть отображены на первой странице документа. Старая фамилия зачеркивается, сверху вписывается новая. Ссылка на подтверждающую документацию указывается внутри обложки. Все эти действия должны быть заверены подписью лица, вносившего корректировки, и печатью.

Любой гражданин может изменить свое имя, фамилию и отчество, в том числе и кто-то из ваших работников. В статье мы расскажем о том, как правильно внести эти изменения в кадровые и бухгалтерские документы.

Фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия и другая информация о гражданине относятся к его персональным данным. Это установлено в пункте 1 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда они меняются, в документы также необходимо вносить изменения.

Гражданин, переменивший имя, должен сам позаботиться о внесении изменений в оформленные на его прежнее имя паспорт, диплом об образовании, военный билет и т. д. (п. 2 ст. 19 ГК РФ). В кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные гражданина (трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка и др.), изменения вносит работодатель. Изменения в ГК РФ .

Изменение фамилии в трудовом договоре

В трудовом договоре должна содержаться информация о фамилии, имени и отчестве работника. Об этом говорится в части 1 статьи 57 Трудового кодекса. Как быть, если эти данные изменились? Существует два мнения: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору или внести изменения в его первоначальный текст.

Соглашение не заключается. В трудовом договоре указываются сведения о сотруднике, а также условия работы и оплаты труда. Фамилия, имя, отчество, данные о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно части 3 статьи 57 Трудового кодекса недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора. В случае изменения персональных сведений поправки следует вносить в текст трудового договора, заверяя новую информацию подписями работника и работодателя. Такой вывод подтверждает и статья 72 Трудового кодекса, устанавливающая, что отдельное соглашение оформляется при изменении условий трудового договора.

Соглашение заключать следует. Сторонники этой точки зрения также ссылаются на статью 57 Трудового кодекса, но указывают, что она касается внесения в трудовой договор недостающих сведений, а не измененных. Значит, сведения об изменении персональных данных в трудовой договор вносить нельзя, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

Автор придерживается первой точки зрения. Представители Федеральной инспекции труда по этому вопросу свое мнение не высказали. Поэтому многие кадровики вносят изменения и в текст трудового договора, и подписывают с работником дополнительное соглашение.

Независимо от выбранного способа для внесения изменений в трудовой договор необходимы веские документальные основания. Их может предоставить сам работник. Для того чтобы обеспечить достоверность и актуальность персональных данных, во многие трудовые договоры включают пункт об обязанности работника сообщать в кадровую службу обо всех значимых изменениях (смена фамилии, имени, адреса и т. д.).

Заявление об изменении фамилии

Работнику, изменившему фамилию или персональные данные, следует подать заявление о внесении изменений в документы, их содержащие. Заявление составляется в произвольной форме с указанием причины произошедших изменений. К заявлению сотрудник прилагает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники документов достаточно предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.

Личная жизнь и свобода совести

При приеме на работу работодатель не вправе требовать от соискателя предоставления информации о его политических и религиозных убеждениях. Сведения о частной жизни (семейных отношениях, состоянии здоровья) могут быть получены только с письменного согласия работника и в случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений. Об этом говорится в пункте 4 статьи 86 Трудового кодекса.

Приказ об изменении фамилии

На основании заявления работника необходимо подготовить и отметить в журнале регистрации приказ о внесении изменений в документы, содержащие его персональные данные. С приказом следует ознакомить под роспись самого сотрудника, а также работников кадровой службы и бухгалтерии.

Некорректные формулировки. В приказе не стоит использовать весьма распространенную формулировку: с такого-то числа считать А.Л. Луковкину А.Л. Цветковой в связи с регистрацией брака. Луковкина считается Цветковой на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа работодателя.

Некорректной является и такая формулировка: внести изменения в персональные данные работника. Изменять такие данные могут только специальные государственные органы, а не кадровая служба. Кадровики лишь вносят изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов, выданных уполномоченными органами.

Как оформить приказ правильно. Приведем правильный вариант оформления приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника.

Пример 1

Работница ООО «Елочка» И.И. Шарикова вышла замуж и сменила фамилию. Как правильно составить приказ о внесении изменений в сведения о персональных данных?

РЕШЕНИЕ. Сотрудница должна написать заявление на имя руководителя организации с просьбой внести изменения в кадровые и бухгалтерские документы, на основании которого издается приказ (см. образец на с. 84).

На основании приказа вносятся изменения в документы, содержащие персональные данные работника.

Образец приказа об изменении фамилии (о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные)

Общество с ограниченной ответственностью «Елочка»

(полное наименование работодателя)

ПРИКАЗ № 35

о внесении изменений в документы,

(город, место составления) (дата составления приказа)

Шариковой Ирины Ивановны

В связи с изменением фамилии работника Шариковой И.И.

(фамилии, (фамилия, инициалы

имени, отчества, работника)

даты рождения)

с Шариковой на Снежинкину

(прежние персональные данные (новые персональные

работника) данные работника)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести соответствующие изменения в документы, содержащие персональные данные работника

Шариковой Ирины Ивановны Табельный

(фамилия, имя, отчество работника)

кассира

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

бухгалтерии,

(структурное подразделение)

а именно изменить в данных документах фамилию и паспортные данные на новые.

(фамилию, имя, отчество, дату рождения, паспортные данные)

Основание: свидетельство о заключении брака I-РК № 607974 от 22.12.2007, паспорт серии 1804 № 333515, выдан 05.02.2008 Кировским РОВД г. Волгограда.

2. Внесение изменений в кадровые документы, содержащие персональные данные работника, поручить

начальнику отдела кадров Холодову Владимиру Семеновичу.

изменения в кадровые документы, содержащие персональные данные работника)

3. Внесение изменений в бухгалтерские и иные некадровые документы, содержащие персональные данные работника, поручить

главному бухгалтеру Ледовских Наталье Борисовне.

(должность, фамилия, имя, отчество работника, которому поручается внести

изменения в иные документы, содержащие персональные данные работника)

Руководитель генеральный Морозов А.А. Морозов

организации директор

(должность)

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен Снежинкина И.И. Снежинкина

Изменение в трудовой книжке фамилии

Согласно пункту 26 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, изменение записей о персональных данных производится работодателем по последнему месту работы. Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен в пунктах 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция № 69). Порядок внесения изменений зависит от того, какие именно сведения меняются. Способы оформления изменений могут быть разными.

Сведения о фамилии, имени, отчестве, дате рождения

Исправление сведений о фамилии, имени, отчестве или дате рождения производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, заключении (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Ссылка на их номер и дату обязательна.

Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (другие данные) и вписывается новая. Новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой, там, где есть свободное место. Зачеркнутая запись должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки. Внесенные изменения заверяются подписью сотрудника кадровой службы (п. 2.3 Инструкции № 69). Образец внесения записей об изменении фамилии в связи с вступлением в брак приведен ниже, а в связи с его расторжением - на с. 87.

Образец изменения фамилии на титульном листе трудовой книжки

Образец внесения исправлений на титульном листе трудовой книжки

Сведения об образовании, профессии, специальности

Сведения об образовании, профессии, специальности, уже имеющиеся на титульном листе трудовой книжки, не зачеркиваются, а дополняются новыми (через запятую). Если первоначальных данных не было, заполняются пустые строки. Об этом сказано в пункте 2.4 Инструкции № 69.

Обратите внимание: в Инструкции № 69 не сказано, что при внесении таких изменений следует указывать документы, на основании которых эти сведения меняются. Но кадровики, как правило, делают такие ссылки на внутренней стороне обложки.

Образец внесения записи в трудовую книжку о дополнении сведений об образовании и специальности смотрите на с. 88.

Образец внесения записи о дополнении сведений об образовании и специальности

Изменение фамилии в личной карточке

Изменения в личную карточку можно вносить двумя способами.

Зачеркивание. Прежнюю фамилию можно зачеркнуть одной чертой, а справа указать новую. Именно поэтому фамилию рекомендуется писать ближе к левому краю строки, чтобы осталось место для написания новой фамилии.

Далее нужно указать документ, на основании которого внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая. Сотрудник кадровой службы проставляет дату внесения изменений и заверяет новую запись своей подписью. Образец внесения изменений в личную карточку работника смотрите на с. 89.

Свидетельство о браке II-МТ № 115116 от 24.12.2007

1. Фамилия Тихомирова Рождественская Имя Ольга Отчество Степановна

Смирнова 15.01.2008

Если справа места нет, новую фамилию можно написать сверху (см. образец на с. 90).

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, могут быть также приведены в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения». Запись заверяется подписью работника кадровой службы.

Распечатка. В этом случае распечатываются те страницы личной карточки, в которые вносились изменения или вводились дополнительные строки под графой для внесения изменений. На прежней странице делается отметка о том, что она была заменена в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Куда сообщить об изменении персональных данных работника

Если какие-либо данные работника изменились, то об этом нужно уведомить территориальный орган Пенсионного фонда РФ (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 01.04.96

Фрагмент записи об изменениях в личной карточке работника

Свидетельство о браке II- МТ № 115116 от 24.12.2007

Рождественская

1. Фамилия Тихомирова Имя Ольга Отчество Степановна

Смирнова 15.01.2008

№ 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Пенсионный фонд должен выдать работнику новое страховое свидетельство взамен выданного ранее с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета. Заявление об обмене страхового свидетельства работодатель обязан подать в территориальный орган ПФР в течение двух недель (п. 24 постановления Правительства РФ от 15.03.97 № 318 «О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования»).

Обратите внимание: налоговую инспекцию уведомлять об изменении персональных данных обычных работников не надо. Согласно пункту 8 статьи 85 Налогового кодекса это должны делать органы, осуществляющие выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории России.

Если фамилию изменил руководитель организации, об этом нужно сообщить в налоговую инспекцию по месту регистрации компании в трехдневный срок. Такое правило установлено подпунктами 1 и 5 статьи 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». В противном случае налоговые инспекторы могут наложить административный штраф в размере 5000 руб. (п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).

Для подачи сведений, не связанных с внесением изменений в учредительные документы, предусмотрена форма № Р14001. Она утверждена постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей».

Рано или поздно, любой специалист кадровой службы сталкивается с вопросом о том, как составить приказ об изменении фамилии. Возможно, одна из сотрудниц выйдет замуж или разведется, либо по другой причине произойдут изменения в персональных данных.

Основания

Согласно нормам Закона 152-ФЗ, к персональным данным относят фамилию, имя, отчество, дату рождения и так далее. Если гражданин изменяет хотя бы какие-то данные о себе, то он обязан позаботиться о том, чтобы во все имеющиеся документы были внесены соответствующие изменения.

Действующим законодательством предусмотрено, что человек, пожелавший изменить свою фамилию после заключения брака или по другой причине, получает соответствующий документ, и на основании его производится смена паспорта и других документов. Для службы по персоналу на предприятии таким документом будет выступать заявление сотрудника, к которому прилагаются копии документов, подтверждающие смену персональных данных.

Заявление

Нормативными актами не предусмотрено специальной формы заявления. Поэтому оно составляется в свободной форме, но должно иметь обязательные реквизиты, предусмотренные для таких типов документов. Помимо этого, в нем должно быть указано желание сотрудника на смену данных о нем. Также к заявлению следует приложить копии документов, дающих основание для издания приказа об изменении фамилии.

В шапке заявления указывается, кому оно адресовано - директору предприятия - и кто его составляет. Фамилия в данном случае указывается, которая подлежит смене. Текст заявления может быть следующим:

«В связи со вступлением в брак прошу внести изменения в учетные данные обо мне, а именно изменить фамилию «…» на «…».

Приложения:

• Копия свидетельства о браке.
• Копия паспорта.
• Копия ИНН.

Заявление следует подписывать старой фамилией. Только на основании копий документов и заявления будут вноситься изменения в документы предприятия.

Структура документа

Приказ об изменении фамилии составляется в свободной форме, с соблюдением всех правил, предусмотренных для распорядительных документов:

• название предприятия;
• название самого документа;
• дата и место составления;
• краткое описание приказа;
• преамбула, где прописываются основания для издания приказа (заявление, реквизиты документов);
• распорядительная часть, где указывается, кто и какие изменения должен внести в документы;
• подпись и Ф. И. О. руководителя;
• подписи и Ф. И. О. лиц, которых следует ознакомить с приказом.

Приказ

Основанием для смены учетных данных сотрудника для отдела кадров является не только заявление, но и документы, подтверждающие личность и изменение фамилии. Соответственно, перед тем как обратиться в отдел кадров, чтобы составили приказ о внесении изменений в фамилию и внесли изменения во все документы по предприятию, сотрудник обязан заменить паспорт.

Унифицированной формы такого приказа на уровне нормативных актов не предусмотрено. Тем не менее Законом 402-ФЗ предусмотрено, что такой документ должен содержать реквизиты первичных документов, которые являются основанием для составления приказа.

Образец приказа на изменение фамилии должен выглядеть следующим образом:

Вначале прописывается полное наименование предприятия. Далее пишется название документа: «ПРИКАЗ», дата и место составления. Затем описывается краткое содержание документа: «О внесении изменений в учетные данные».

Затем описываются мотивы составления документа. То есть прописываются основания: «На основании заявления Ф. И. О. сотрудника, свидетельства о браке серия, номер, паспорта, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести изменения в учетных документах предприятия относительно... (должность и Ф. И. О.), а именно изменить фамилию... на фамилию....
2. Все изменения внести до... (дата).
3. Приказ довести до сведения бухгалтерии.

Должность, Ф. И. О. и подпись руководителя предприятия.

С приказом ознакомлены: ….».

Если речь идет о школьном или дошкольном учреждении, то приказ об изменении фамилии учащегося может иметь следующую формулировку: «Внести изменения в учетные данные воспитанника группы с фамилии... на фамилию...». В данном случае основанием для составления приказа будет новое свидетельство о рождении и заявление родителей.

Классный руководитель, воспитатель, ответственный за ведение личных дел детей, на основании приказа должен внести соответствующие изменения в личное дело ребенка, который поменял фамилию.

На что обратить внимание

Независимо от того, расторгается или заключается брак, образец приказа на изменение фамилии должен содержать новую и старую фамилию сотрудника. В обязательном порядке с таким документом следует ознакомить бухгалтерию, которая вносит соответствующие изменения в расчетные документы по предприятию.

Регистрация

Приказ об изменении фамилии является документом по личному составу. Соответственно, его следует зарегистрировать именно в журнале по учету документов по личному составу.

Даты

Прежде всего, приказ в связи с изменением фамилии должен быть составлен не позднее трех дней с момента подачи заявления сотрудником.

Достаточно частый вопрос о том, какую дату указывать, то есть когда произошли изменения, с момента подачи заявления либо с момента получения свидетельства о браке или его расторжении. На самом деле, указывается дата, которой было составлено заявление. Без личного согласия сотрудника отдел кадров не вправе вносить изменения ни в один документ.

В какие документы вносятся изменения

Помимо приказа, сотруднику кадровой службы необходимо внести соответствующие изменения в ряде документов по личному составу:

• В трудовой книжке. Сведения о новой фамилии заносятся на лицевой стороне, аккуратно. Прежняя фамилия зачеркивается тонкой чертой, чтобы запись просматривалась, а выше пишется новая фамилия. Основанием для внесения записи является приказ, реквизиты которого заносятся на обложку, заверяются подписью директора или руководителя кадровой службы, печатью. Также потребуется сделать ссылку на свидетельство о браке или его расторжении. С другой стороны, нет четких требований, где именно должна проставляться ссылка на реквизиты документа, подтверждающего изменение фамилии, поэтому такую отметку ставят на любом свободном месте. Если на второй странице обложки недостаточно места, то запись вносится на третьей странице.
• В карточке Т-2. Запись вносится аналогичным способом, как и в трудовой книжке.
• В трудовом договоре. К документу делается дополнительное соглашение. Можно также внести непосредственно изменения в сам договор, таким же способом, как и в трудовую книжку. В обязательном порядке изменения необходимо внести и в экземпляр договора, который хранится у сотрудника. Дополнительное соглашение можно сформулировать следующим образом: «В пункте 1 трудового договора между «Предприятие» и Ф. И. О., № и дата, заменить фамилию... на фамилию... . Условия, не затронутые настоящим дополнительным соглашением, остаются неизменными».
• В личном деле, в которое необходимо вложить копии документа с новой фамилией (паспорт, свидетельство о заключении брака).

Помимо этого, сотруднику потребуется внести соответствующие изменения в свидетельство о пенсионном страховании и в банке.

Также не стоит забывать, что новую фамилию необходимо внести во всех локальных документах, включая табель учета рабочего времени, график отпусков, книгу по учету трудовых книжек.

Но, самое главное, что именно сотрудник, у которого изменились персональные данные, должен позаботиться о том, чтобы работодатель внес все соответствующие изменения, чтобы в дальнейшем не возникало путаницы.