Облагаются ли ндфл суточные выплаченные командированным работником. Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Компания вправе по своему усмотрению установить размер суточных при командировках по России и за рубеж - в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

НДФЛ с суточных. До 2017 года страховые взносы c суточных не начисляли независимо от размера суточных. Пределы были только для НДФЛ:

• 700 руб. в сутки - для командировок по России;
• 2500 руб. в сутки - для зарубежных командировок.

Эти суммы относятся к компенсацонным выплатам. Их в состав доходов работника не включали и НДФЛ с них не удерживали (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если компания платила суточные в повышенных размерах, с превышения начисляли НДФЛ.

Здесь ничего не изменилось, в этом году правила такие же.

Взносы с суточных . А вот для взносов, поскольку они перешли под контроль ФНС, законодатели установили пределы необлагаемых сумм. И с 1 января 2017 года лимиты для взносов такие же, как для НДФЛ (п. 2 ст. 422 НК РФ).

То есть не облагают взносами только суточные в размере 700 руб. по России и 2500 руб. при загранкомандировках. С превышения надо начислить взносы.

Взносов на травматизм поправки не касаются - с суточных их не начисляют независимо от сумм.

В остальном же перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, не изменяется, сообщили финансисты. И если у компании возникли вопросы по исчислению и уплате взносов, следует руководствоваться разъяснениями Минтруда, которые министерство давало по этим вопросам раньше (письмо Минфина от 16 ноября 2016 г. № 03-04-12/67082).

Налог на прибыль. При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41).

Включайте их в состав расходов в полном размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации - приказами, положением об оплате труда, о командировках и т.п. (ст. 168 ТК РФ).

По каким правилам сейчас начислять налоги и взносы с суточных, смотрите в таблице выше.

Пример

ООО «ПроектСтрой» (общая система) направило инженера Васильева В.А. в командировку в Саратов на 5 дней - с 13 по 17 марта 2017 года. В соответствии с положением о командировках компания установила суточные по России в размере 1200 руб.

Бухгалтер посчитал НДФЛ с суммы превышения:

(1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 13% = 325 руб.

А затем взносы:

• на обязательное пенсионное страхование - 550 руб. ((1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 22%);
• на обязательное медстрахование - 127,5 руб. ((1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 5,1%);
• на страхование от временной нетрудоспособности и в связи с материнством - 72,5 руб. ((1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 2,9%).

В расходы для налога на прибыль бухгалтер включил сумму суточных полностью - 6000 руб. (1200 руб. × 5 дн.) и все начисленные взносы в сумме 750 руб. (550 + 127,5 + 72,5).

Чтобы избежать начисления взносов, можно изменить размеры суточных. Образец приказа.

НДФЛ и взносы с командировочных расходов: о чем предупреждают чиновники

Однодневные командировки. При однодневной командировке суточные работнику не положены (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. 749). Другие расходы - на проезд и т.п. - работодатель должен компенсировать (ст. 168 ТК РФ).

Эти компенсации учитываются в расходах для налога на прибыль, а страховыми взносами и НДФЛ не облагаются, если работник подтвердил расходы документами (письма Минфина от 8 мая 2015 г. № 03-03-06/1/26918, Минтруда от 13 мая 2006 г. № 17-3/ООГ-764).

Суточные в валюте. При загранкомандировках налоговую базу для НДФЛ и взносов считают так.

1. Суточные выдали в рублях. Размер суточных для НДФЛ и взносов определяют только один раз - на дату выдачи денег. Пересчитывать суточные по курсу ЦБ на последний день месяца не требуется (письмо Минфина от 9 февраля 2016 г. № 03-04-06/6531).

2. Суточные выдали в валюте. В этом случае датой получения дохода считается последний день месяца, в котором руководитель компании утвердил авансовый отчет. Если расходы по курсу ЦБ на этот день превысили лимит, превышение облагают НДФЛ и страховыми взносами.

Отпуск после командировки. Если работник остался в месте командировки для проведения отпуска, расходы на обратный билет нельзя учесть для налога на прибыль, считают финансисты (письмо Минфина от 21 октября 2016 г. № 03-03-06/3/61516).

Правда, раньше чиновники давали и другие разъяснения - разрешали учесть расходы. Так как вернуться из командировки сотрудник должен в любом случае и организация все равно понесла бы эти расходы (письма ФНС от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564,Минфина от 11 августа 2014 г. № 03-03-10/39800 и др.).

Но безопаснее придерживаться более поздней позиции чиновников.

Если организация оплатила обратный билет в такой ситуации, у работника появляется доход в натуральной форме (экономическая выгода). И с него работодатель должен исчислить НДФЛ. Если же работник задержался в месте командировки на выходные или праздники, экономической выгоды не будет, НДФЛ начислять в этом случае не надо (письмо Минфина от 7 декабря 2016 г. № 03-04-06/72892).

Посадочный талон. Чтобы подтвердить расходы по налогу на прибыль, нужна не только маршрут/квитанция электронного авиабилета, но и посадочный талон (письмо Минфина от 9 января 2017 г. № 03-03-06/1/80056). Объясните сотрудникам, что это обязательный документ, и предупредите, чтобы они его сохраняли.

Сервисные услуги. Чиновники считают, что по ж/д билетам для командированного работника нельзя принять к вычету НДС по сервисным услугам, которые включают услуги по предоставлению питания. Так как вычет для питания при командировках не предусмотрен (он только для расходов на проезд, включая постельное белье). Так что безопаснее покупать для сотрудников билеты без дополнительного сервиса либо не принимать НДС с таких услуг к вычету (письмо ФНС от 9 января 2017 г. № СД-4-3/2).

Чтобы избежать претензий со стороны налоговых инспекторов, бухгалтеру необходимо знать, как грамотно оформлять служебные поездки, и как учитывать затраты на командировки в целях налогообложения. В данной статье мы рассказываем про налогообложение командировочных расходов – о том, как определенные расходы, которые понесла компания при направлении подчиненного в командировочную поездку, повлияют на расчет налога на прибыль, НДФЛ, страховых взносов во внебюджетные фонды, платежей на случай профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве и НДС.

Налогообложение командировочных расходов: налог на добавленную стоимость (НДС)

Бухгалтер имеет возможность оформить вычет по налогу на добавленную стоимость, только если товары (работы, услуги), которые были приобретены командированным сотрудником в поездке, были куплены на территории одного из субъектов России. В том случае, если маршрут начинается или заканчивается за границей РФ, услуги по транспортировке багажа или перевозке пассажиров, которые были оформлены по единым международным перевозочным документам, будут облагаться НДС по нулевой ставке. Соответственно, не требуется включать НДС в стоимость проездного билета (на поезд или самолет) к пункту назначения командированного сотрудника, находящемуся за границей, и назад к месту постоянной работы.

Важно! В том случае, если сумма НДС в проездных документах, купленных в одной из государств СНГ, прописана отдельной строкой, налоговый вычет оформить нельзя.

Отсутствие возможности предъявления к налоговому вычету суммы НДС, прописанной в проездном документе отдельной строкой, объясняется тем, что:

• Местом реализации услуг, по общему правилу, признается место осуществления деятельности компании или оказания услуг ИП.
• Исключением из данного правила являются ситуации, о которых говорится в пп. 1-4 п. 1 ст. 148 Налогового кодекса (то есть, в каждом из таких случаев услуга по-прежнему считается реализованной на территории РФ).
• Железнодорожные перевозки не входят в перечень исключений из общего правила, поскольку о них ничего не сказано в упомянутой статье НК РФ (значит, услуги по перевозке будут реализованы в той стране, в котором компания-перевозчик ведет деятельность).

В связи со всем вышесказанным, билет, купленный в кассе авиакомпании или железнодорожного вокзала другой страны, дает понять, что услуги компании-перевозчика оказываются не на территории России, а за ее границей. Именно поэтому «входной» НДС, пописанный отдельной строкой в проездном документу, не предъявляется бухгалтером предприятия к налоговому вычету.

Налогообложение командировочных расходов: страховые взносы на случай профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве

Исчерпывающий перечень выплат, на которые страховые взносы не начисляются в ФСС, приводится в специальном Перечне, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 № 765 . В остальных случаях страховые отчисления на случай возникновения профессионального заболевания или получения сотрудником травмы на рабочем месте должны начисляться на доходы работников предприятия. Страховые платежи не нужно переводить на счет Фонда социального страхования, если речь идет о следующих суммах (которые выдаются командированному сотруднику в пределах норм, утвержденных законом, в порядке компенсации и возмещения):

• компенсационных выплатах в счет затрат на приобретение проездных билетов;
• средствах на оплату съемного жилого помещения;
• суточных (выплаченных в рамках законодательно утвержденных норм);
• средствах на возмещение других затрат, понесенных в командировке работником в ходе выполнения его служебного задания.

Важно! Норма выплаты суточных командированным сотрудника (100 рублей в день) была отменена.

Бухгалтер должен проверить размер суточных, прописанный в локальном нормативном акте предприятия или в коллективном договоре и сверить сумму с фактически выплаченными командированному работнику средствами. Если денег было выдано больше, чем предусмотрено упомянутыми выше актами компании, на ту сумму, что превышает внутрикорпоративную норму, нужно начислять страховые взносы на случай профессиональных заболеваний или производственных травм. Такой порядок установлен Письмом ФСС РФ от 18.03.2009 № 02-18/07-2165 . В противном случае, если превышения выплаты не наблюдается, производить начисления не требуется.

Налогообложение командировочных расходов: страховые взносы во внебюджетные фонды

Налогообложение командировочных расходов: НДФЛ

Затраты, которые понес командированный сотрудник в период пребывания в служебной поездке, не облагаются НДФЛ, поскольку предприятие только компенсирует работнику расходы (то есть сумма возмещения не приносит подчиненному коммерческой выгоды).

Важно! Если размер суточных выплат превышают нормы (при поездке по России – 700 рублей в день, при заграничной поездке – 2500 рублей в день), сумма превышения включается в налоговую базу по исчислению НДФЛ. Если суточные выплачивались в иностранной валюте для заграничной поездки, необходимо рассчитать сумму в рублях по курсу Центробанка на дату выплаты.

Бухгалтеру необходимо помнить также о том, что, если сотрудник понес расходы на оплату съемного жилья (номера в отеле или квартиры) и получил компенсацию в размере, превышающем сумму в 2,5 тысячи рублей за день проживания (при этом не подтвердив расходы документами об оплате жилого помещения), с компенсационной суммы необходимо удержать НДФЛ.

Важно! Компенсационные выплаты по оплате VIP-зала (в открытых для международного сообщения аэропортах, пунктах пропуска через границу России на ж/д-вокзалах, морских и речных портах) не облагаются НДФЛ – такое решение принято Арбитражными судьями и ФАС МО (Минфин придерживается иного мнения).

Если бухгалтер сомневается, следует ли удерживать налог на доходы физических лиц с компенсация за пользование услугами такси в период пребывания сотрудника в командировке, когда имеются документальные доказательства оплаты за проезд, следует руководствоваться следующими правилами:

• Если работник добирался на такси до пункта назначения, места отправления транспорта или места пересадки, компенсационную выплату облагать НДФЛ не нужно.
• Если сотрудник пользовался услугами такси для проезда к пункту назначения и назад до работодателя, удерживать с компенсации НДФЛ также не требуется.
• Если в необходимое подчиненному время не ходил общественной транспорт, и ему пришлось воспользоваться такси, чтобы добраться из отеля до работы, сумму возмещения не облагают подоходным налогом, но при условии, что имеются подтверждающие факт поездки документы, вызов такси обусловлен производственной необходимостью, и возможность пользования такси прописана в коллективном договоре предприятия.
• Если командированный работник ездил на такси по городу во время служебной поездки, компенсационная сумма облагается НДФЛ.

Ниже приводятся случаи, когда нужно начислять НДФЛ на компенсации по оплате командированным сотрудником съемного жилья, и когда удержание налога не требуется:

1. В любом случае, если работодатель выплатил работнику компенсацию по затратам на проезд и/или проживание, тогда как сотрудник не представил документов, подтверждающих несение расходов, на всю сумму возмещения начисляется НДФЛ.
2. Если работодатель согласен компенсировать затраты на проживание с включением в расходы оплаты завтрака в отеле, со стоимости питания придется удерживать НДФЛ (также необходимо начислить страховые взносы).

Налогообложение командировочных расходов: налог на прибыль

Порядок учета расходов, понесенных фирмой на командировку сотрудника, представлен в таблице ниже:

Экспертное мнение к вопросу о том, облагаются ли командировочные расходы НДФЛ при направлении в служебную поездку дистанционного работника

Под командировкой понимается поездка, в которую подчиненный направляется нанимателем для выполнения задач в интересах предприятия. Поэтому затраты на служебную поездку должны покрываться за счет работодателя. По словам экспертов Государственной трудовой инспекции , направление дистанционного сотрудника к месту расположения предприятия работодателя признается командировочной поездкой. А значит, на него будут распространяться все гарантии, перечисленные в тексте статьи 167 ТК РФ . Компенсационные выплаты, связанные с понесенными в период пребывания в поездке расходами, не должны облагаться НДФЛ.

Министерство финансов обращает внимание работодателей на то, что налогоплательщику позволено учитывать затраты на служебную поездку дистанционного сотрудника в составе прочих расходов при исчислении налога на прибыль. Слова экспертов Министерства финансов подтверждаются Письмом Минфина № 03-03-06/1/30978 .

Законодательное регулирование

Типичные ошибки:

Ошибка: Бухгалтер не удержал НДФЛ с компенсации, выплаченной сотруднику на питание по возвращении из однодневной служебной поездки.

Законодатели пока что не будут отменять суточные. Законопроект с такими поправками на данный момент отложили. Наоборот, в планах чиновников увеличить лимит суточных, с которых можно не удерживать НДФЛ ().

Поправка, которая уже заработала с 1 января, касается сверхнормативных суточных. НДФЛ с них надо удерживать в последний день месяца, а не на дату утверждения авансового отчета, как было в 2015 году.

В какой момент рассчитывать НДФЛ со сверхнормативных суточных

При расчете НДФЛ размер суточных нормируется (). Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:

700 руб. в день по командировкам в России;

2500 руб. в день по заграничным командировкам (как определить норму за день пересечения границы, см. таблицу ниже).

По каким нормам рассчитывать суточные и удерживать НДФЛ

Допустим, организация выплатила сотруднику сверхнормативные суточные. С этой «лишней» суммы нужно удержать НДФЛ. Доход возникает в последний день того месяца, в котором утвержден авансовый отчет ().

До 1 января в Налоговом кодексе не было прямой нормы для данного случая. В Минфине предписывали рассчитывать НДФЛ со сверхнормативных суточных на дату, когда руководитель утверждал авансовый отчет ().

НДФЛ удержите при ближайшей выплате дохода сотруднику, например зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее следующего рабочего дня после выплаты дохода (п. и ст. 226 НК РФ).

ПРИМЕР 7

Работник московской компании Иванов был в командировке в Санкт-Петербурге с 7 по 10 февраля 2016 года (всего четыре дня). Размер суточных по командировкам внутри России в организации составляет 1200 руб. Таким образом, Иванову перед поездкой (5 февраля) выплатили 4800 руб. (1200 руб. × 4 дн.).

После возвращения (12 февраля) сотрудник представил авансовый отчет. Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных составила (вычеты Иванову не полагаются):

(1200 руб. – 700 руб.) × 4 дн. × 13% = 260 руб.

Эту сумму бухгалтер начислил 29 февраля. А удержал с работника 4 марта - в день выплаты зарплаты за февраль. Проводки в учете будут выглядеть так.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
4800 руб. - выданы из кассы суточные работнику;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
4800 руб. - суточные включены в состав расходов;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
260 руб. - удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
260 руб. - НДФЛ перечислен в бюджет (в составе общего платежа по организации).

Подтверждать, на что сотрудник потратил суточные, не нужно. То есть никакие чеки или квитанции для того, чтобы списать суточные, не требуются. Подтвердить их выплату можно авансовым отчетом и другими документами, которые оформляют перед командировкой. Например, приказом (). При этом учесть суточные при расчете налога на прибыль разрешается полностью. Лимиты установлены только для НДФЛ.

Причем суточные надо выдать работнику в любом случае. На какие именно цели работник может их потратить, Трудовой кодекс не уточняет. Помимо питания у командированного работника могут возникнуть и другие расходы. Сотрудник использует суточные по своему усмотрению и не отчитывается за них, не возвращает остаток. Тот факт, что отель предоставляет бесплатное питание, не освобождает компанию от обязанности выдавать суточные. Но размер суточных определяет сама компания. И в положении о командировках можно, к примеру, установить вилку от минимальной до максимальной суммы. В зависимости от ситуации суточные можно будет выплачивать в разном размере.

Как учитывать суточные по загранкомандировкам

Если речь идет о заграничной командировке, то выдать работнику суточные вы можете как в валюте, так и в рублях (). Если суточные выданы в рублях, порядок их учета тот же, что и по командировкам внутри России. Только не облагаемая НДФЛ норма - 2500 руб. в день ( , пока работник едет из России за рубеж и обратно, а также переезжает из страны в страну).

Если же вы выдавали суточные в валюте, то для расчета НДФЛ нужно будет взять курс на последний день месяца.

ПРИМЕР 8

Работник санкт-петербургской компании Иванов был в командировке в г. Хельсинки с 25 по 27 января 2016 года (всего три дня).

Размер суточных по командировкам внутри России в организации составляет 1200 руб., а по Финляндии - 35 евро.

Иванову перед поездкой выдали 1200 руб. и 70 евро (35 EUR × 2 дн.). После возвращения сотрудник представил авансовый отчет. Курс евро на 31 января составил 81,9077 руб./EUR.

Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных будет равна (вычеты по налогу Иванову не полагаются):

((1200 руб. – 700 руб.) × 1 дн. + ((81,9077 руб. × 35 EUR – 2500 руб.) × 2 дн.) × 13% = 160 руб.

Эту сумму бухгалтер отразил в учете 31 января. А удержал с работника 5 февраля - в день выплаты в компании зарплаты за январь.

Больничный в командировке

Если сотрудник в командировке заболел, то суточные за весь период болезни выплачивайте ему в полном объеме ( Положения, утв. ). То есть в том числе за период, когда работник находился в больнице.

ПРИМЕР 9

Сотрудник был в командировке с 9 по 20 февраля (12 дней). В поездке он заболел и с 12 по 16 февраля находился в стационаре, что подтверждает больничный лист. Норма суточных при командировках по России составляет в организации 1000 руб. в день.

Изначально сотрудник должен был вернуться 16 февраля, на четыре дня раньше. То есть первоначальный срок поездки - 8 дней.

Перед командировкой бухгалтер выдал сотруднику суточные за восемь дней - 8000 руб. (1000 руб. × 8 дн.).

После возвращения доплатил работнику еще 4000 руб. за дополнительные четыре дня поездки, а также рассчитал ему больничный за период с 12 по 16 февраля. Итого общий размер суточных составил 12 000 руб. (1000 руб. × 12 дн.).

Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных составила (вычеты работнику не полагаются):

(1000 руб. – 700 руб.) × 12 дн. × 13% = 468 руб.

Расчет суточных бухгалтер подтвердил бухгалтерской справкой (фрагмент справки приведен ниже).

Чтобы организация могла , необходимо:

Подтвердить расходы документально;

Обосновать экономическую целесообразность и производственный характер командировки;

Связать командировку с деятельностью организации, которая направлена на получение дохода.

Учтите, что именно на этих моментах налоговые органы заостряют внимание при проверках.

Экономическая обоснованность расходов на командировку. Экономическая целесообразность расходов может быть подтверждена следующими документами:

Служебным заданием;

Отчетом о его выполнении;

Деловой перепиской с партнерами;

Заключенным договором.

А если командировка не дала положительного результата и договор с деловым партнером не был заключен? Можно ли в этом случае считать расходы на командировку экономически обоснованными?

По мнению налоговиков, отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов (Письмо УФНС по г. Москве от 11.08.2009 N 16-15/082607.2). Следовательно, даже если договор не подписан, расходы на командировку организация может учесть при расчете налога на прибыль.

Такого же мнения придерживаются арбитражные суды (Постановления ФАС УО от 15.04.2008 N Ф09-2237/08-С2 и от 06.03.2008 N Ф09-184/08-С3, ФАС МО от 18.09.2007, 25.09.2007 N КА-А40/9510-07 и от 29.11.2007 N КА-А40/12363-07, ФАС СЗО от 25.09.2007 N А56-52300/2006 и от 26.12.2005 N А44-2051/2005-9).

Порядок отражения расходов на командировку в налоговом учете. Если организация применяет метод начисления, то расходы принимаются в целях налогообложения в отчетном периоде, к которому они относятся. При этом время фактической выплаты денежных средств или иной формы оплаты значения не имеет.

Датой осуществления расходов на командировку признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Это значит, что расходы по командировке будут уменьшать налогооблагаемые доходы того месяца, в котором авансовый отчет утвержден руководителем организации.

Все расходы в иностранной валюте, указанные в авансовом отчете, необходимо пересчитать в рубли на дату его утверждения.

Суточные. Проживая вне места жительства, сотрудник несет дополнительные расходы. Для их компенсации работодатель обязан выплачивать командированному сотруднику суточные.

При расчете налога на прибыль организация может включать в расходы всю сумму суточных, выплаченных сотруднику, без каких-либо ограничений. Ему не нужно подтверждать расходование суточных конкретными чеками, квитанциями или другими расходными документами. Об этом говорится в Письме ФНС России от 03.12.2009 N 3-2-09/362.

Расходы организации на выплату суточных могут быть подтверждены расчетом, например бухгалтерской справкой. Для такого расчета можно использовать приказ о направлении в командировку и проездные документы, на основании которых устанавливается время убытия с места работы командированного работника и время его прибытия к указанному месту (Письмо УФНС по г. Москве от 08.08.2008 N 28-11/074505).

Расходы на проезд к месту командировки и обратно. Расходы на оплату проезда при отправлении работника в командировку, в том числе и зарубежную, организация может учесть при расчете налога на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При направлении в командировку железнодорожным транспортом сотрудники имеют право приобретать билеты в вагоны повышенной комфортности. В этом случае стоимость билета включает платное сервисное обслуживание (питание, предметы первой необходимости и гигиены, печатная продукция и услуги по обеспечению личной безопасности).

По мнению специалистов Минфина, поскольку стоимость дополнительных сервисных услуг формирует стоимость проезда по железной дороге, стоимость железнодорожного билета может быть полностью учтена при расчете налога на прибыль (Письмо от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93).

Сотрудники, направленные в загранкомандировку, могут приобретать авиабилеты по тарифу "бизнес-класс". Так как положения Налогового кодекса не содержат ограничений в размере возмещения стоимости проезда сотрудника организации к месту командировки и обратно, расходы на приобретение этого билета организация может полностью учесть при расчете налога на прибыль (Письмо Минфина России от 21.04.2006 N 03-03-04/2/114).

Кроме того, организации имеют право включить в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения, и затраты на фрахт воздушного судна, на котором сотрудник осуществлял проезд к месту командировки и обратно, а также расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности (зала официальных делегаций), оборудованного дополнительными средствами связи. Но только при условии, что указанные расходы документально подтверждены и работодатель может обосновать их экономическую целесообразность (Письмо Минфина России от 07.06.2007 N 03-03-06/1/365).

Аналогичной позиции придерживаются арбитражные суды (Постановления ФАС МО от 26.01.2009 N КА-А40/13294-08 и ФАС УО от 17.02.2009 N Ф09-462/09-С3).

Если расходы на проезд не подтверждены документально. Расходы на проезд без подтверждающих документов нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Поэтому организации целесообразно воспользоваться советом, который дают специалисты Минфина в Письме от 05.02.2010 N 03-03-05/18: при утрате проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшаяся в распоряжении транспортной организации, или справка из транспортной организации. В справке должны быть указаны следующие реквизиты:

Фамилия, имя, отчество физического лица, которое осуществляло поездку;

Маршрут его проезда;

Стоимость билета;

Дата поездки.

Электронный билет. Для поездки в командировку в зарубежное государство работник может приобрести железнодорожный или авиабилет, оформленный в бездокументарной форме. В этом случае в качестве подтверждающих документов можно использовать распечатку электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон (Письмо Минфина России от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660).

Для подтверждения расходов на оплату электронного билета сотрудник должен представить один из перечисленных ниже документов:

Чек контрольно-кассовой техники;

Слип, чек электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник. В этом случае дополнительно потребуется подтверждение от банка, в котором работнику открыт карточный счет, о проведенной операции по оплате электронного авиабилета;

Другой документ, свидетельствующий о произведенной оплате перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности (Письма Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 10.02.2010 N 03-03-06/1/59, от 05.02.2010 N 03-03-07/4, от 18.01.2010 N 03-03-07/2).

Проезд на такси. Организация может включить в состав расходов стоимость проезда работников на такси (при условии, что расходы документально подтверждены и экономически обоснованны):

В аэропорт при направлении в служебную командировку за пределы территории РФ (Письма Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82, УФНС по г. Москве от 19.12.2007 N 28-11/121388);

К месту командировки и обратно (Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).

В загранкомандировках сотрудники часто пользуются такси для передвижения по городу. Можно ли учесть подобные расходы при расчете налога на прибыль?

По мнению специалистов Минфина, уменьшение налоговой базы на сумму расходов на проезд командированного работника на такси возможно только при их документальном подтверждении и экономической обоснованности. Обязанность проверки экономической обоснованности расходов, произведенных налогоплательщиком, возложена на налоговые органы (Письмо от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505).

Поэтому работодателю целесообразно предусмотреть возможность оплаты услуг такси в локальном нормативном акте организации (например, в положении о служебных командировках).

Расходы по найму жилого помещения полностью учитываются при расчете налога на прибыль на основании документов из гостиниц (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Подтвердить расходы на проживание сотрудник может счетом гостиницы, кассовым чеком и чеками, выдаваемыми к операциям с использованием пластиковых карт (Письмо Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23).

Если расходы на проживание не подтверждены первичными документами, то при расчете налога на прибыль они не учитываются (ст. 252 НК РФ). Эти затраты организация компенсирует сотруднику из чистой прибыли. К такому выводу пришли специалисты Минфина в Письме от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51.

Расходы на оформление и выдачу виз учитываются в составе командировочных расходов, но только в том случае, если служебная поездка состоялась. Если же по сложившимся обстоятельствам сотрудник не поехал в командировку, расходы на оформление и выдачу однократной, трехразовой и годовой виз, по мнению Минфина, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли (Письмо от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).

Если зарубежная командировка не состоялась. Предположим, что зарубежная командировка не состоялась и сотрудник организации вернул билет в кассу. При возврате стоимости билета часть денег транспортная компания удерживает. По мнению чиновников, удержанные суммы организации могут включать в состав внереализационных расходов при расчете налога на прибыль как санкции за нарушение договорных обязательств (Письмо Минфина России от 25.09.2009 N 03-03-06/1/616).

Аналогичной позиции придерживаются и арбитражные суды. Правда, в отличие от чиновников они считают, что невозвращенные суммы организации могут включать в состав командировочных расходов на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (Постановление ФАС СЗО от 09.07.2009 N А21-6746/2008).

Прочие расходы. Организация может пользоваться услугами специализированных учреждений, в том числе туристических компаний, по бронированию и размещению ее работников в гостиницах на основе договора на оказание комплекса услуг (деловые поездки, мероприятия). Расходы на оплату услуг специализированных учреждений организация может учесть при расчете налога на прибыль на основании счета и акта выполненных работ, в которых расшифрована стоимость каждой услуги. Об этом говорится в Письме Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47.

Командировки и НДФЛ

Командировочные расходы, подтвержденные документально, не включаются в налоговую базу при расчете НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Возмещение организацией подобных расходов является компенсационной выплатой. Критерием отнесения выплат к компенсационным служит их целевое назначение (Постановление ФАС СЗО от 09.01.2004 N А56-14042/03). То есть работодатель может компенсировать сотруднику без удержания НДФЛ те расходы, которые не принесли последнему экономической выгоды.

Исключение из этого правила - суточные. НДФЛ удерживается только с сумм суточных, которые превышают нормы, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ.

Согласно этой норме необлагаемыми являются суммы не более 700 руб. за каждый день командировки в пределах территории РФ и 2500 руб. - за каждый день загранкомандировки (Письмо Минфина России от 06.02.2009 N 03-03-06/1/41).

Фактический размер суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в служебную командировку, может превышать размер суточных, освобождаемых от обложения НДФЛ (Письмо Минфина России от 29.10.2009 N 03-04-06-01/274).

При этом сумма суточных, которая выплачивается сверх указанных размеров, является объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина России от 15.04.2009 N 03-04-06-01/97).

Кроме того, с суммы компенсации расходов на проживание в загранкомандировке, не подтвержденных документально и превышающих 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке, работодателю необходимо удержать НДФЛ с налогоплательщика (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Как правило, при командировке за пределы территории РФ суточные выдаются сотрудникам в иностранной валюте. Для исчисления НДФЛ сумму суточных в иностранной валюте необходимо пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выплаты (Письмо Минфина России от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27).

В Письме Минфина России от 06.10.2009 N 03-04-06-01/256 сказано: при заполнении справки о доходах физического лица по форме N 2-НДФЛ сумму суточных, превышающих установленные размеры, следует отражать в разд. 3 по коду дохода 4800 "Иные доходы" в соответствии со справочником "Коды доходов", приведенным в Приложении к Приказу ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@.

Пример. В ООО "Орловский сувенир" утверждено положение о служебных командировках, согласно которому:

1) размер суточных при командировках по территории:

России - 1000 руб.;

Германии - 55 евро;

Австрии - 60 евро;

2) размер расходов по найму жилого помещения на территории:

России - 1500 руб.;

Германии - 200 евро;

Австрии - 130 евро.

Сотрудник организации выезжает в командировку 26 марта, 27 марта он должен пересечь границу Германии, 29 марта - границу Австрии, 30 марта - вернуться в Россию, 31 марта - приехать в Орел.

20 марта 2010 г. Иванов А.А. получил для командировки в страны Евросоюза 1500 евро и 9200 руб.

3 апреля 2010 г. был утвержден авансовый отчет работника, сумма расходов по которому составила 1420 евро и 10 000 руб.

В тот же день работник сдал в кассу 80 евро и получил перерасход по рублевому авансу в размере 800 руб.

Курс ЦБ РФ составлял:

Размер суточных составляет при командировках по территории:

России - 1000 руб.;

Германии - 2190,96 руб. (55 евро x 39,8357 руб/евро);

Австрии - 2390,14 руб (60 евро x 39,8357 руб/евро).

Таким образом, организация выплачивает суточные свыше норм, не облагаемых НДФЛ, только при командировках по территории России. Сумма суточных в пределах норм составляет 2100 руб. (700 руб. x 3 дн.), а сверхнормативная сумма, облагаемая НДФЛ, - 900 руб. ((1000 - 700) руб. x 3 дн.). Она должна быть включена в налогооблагаемый доход сотрудника и указана в индивидуальной карточке физического лица (форма N 1-НДФЛ).

В бухгалтерском учете ООО "Орловский сувенир" была сделана такая запись:

Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ" - 127 руб. (900 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Расходы на проезд. Довольно часто командированные сотрудники пользуются услугами аэропорта по предоставлению VIP-зала. Зал официальных лиц и делегаций организуется в пунктах пропуска через Государственную границу РФ в пределах железнодорожных вокзалов, морских и речных портов, аэропортов, открытых для международного сообщения (п. 1 Положения о залах официальных лиц и делегаций, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 19.09.1996 N 1116). Плата за пользование залом официальных лиц производится наличными непосредственно в VIP-зале.

По мнению специалистов главного финансового ведомства, плата за подобные услуги не является обязательной. А значит, к командировочным расходам такие платежи не относятся. Поэтому при направлении работника в командировку расходы организации по оплате услуг зала официальных делегаций следует рассматривать в качестве дохода, подлежащего обложению НДФЛ (Письма от 28.12.2006 N 03-05-01-04/346, от 06.09.2007 N 03-05-06-01/99).

Арбитражные судьи считают, что оплата услуг VIP-зала представляет собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Следовательно, указанные выплаты не облагаются НДФЛ (Постановление ФАС ВСО от 04.03.2008 N А33-12597/07-Ф02-598/08).

Такого же мнения придерживаются ФАС МО (Постановление от 25.05.2009 N КА-А40/4142-09 по делу N А40-28575/08-129-83), ФАС ПО (Постановление от 24.04.2007 по делу N А55-4391/2006-10).

Проезд на такси. Суммы оплаты организацией проезда работника на такси в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения либо пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, и не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина России от 05.06.2006 N 03-05-01-04/148).

Суммы возмещения работникам расходов на проезд на такси от гостиницы до места работы в связи с отсутствием общественного транспорта не подлежат обложении НДФЛ, но только при условии, что они носят производственный характер, документально подтверждены и определены коллективным договором или иным нормативным актом (Письмо УФНС по г. Москве от 24.12.2009 N 20-20/3/3535).

Не облагаются НДФЛ и суммы расходов командированного работника на проезд на такси до места назначения и обратно (Письмо УФНС по г. Москве от 19.12.2007 N 28-11/121388.1).

Что касается поездок на такси по городу в месте командировки, то компенсация подобных расходов включается в доход сотрудника и облагается НДФЛ (Письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 N 28-11/62271).

Расходы на проживание. Иногда работник организации при возвращении из командировки представляет для отчета счет гостиницы, в котором отдельной строкой указана стоимость завтрака. Возникает вопрос: нужно ли удерживать НДФЛ в случае, когда организация компенсирует сотруднику командировочные расходы с учетом стоимости питания в гостинице?

По мнению специалистов Минфина, оплата питания, стоимость которого выделена в стоимости проживания в гостинице, не является возмещением расходов по найму жилого помещения. Поэтому со стоимости завтраков организация должна удержать НДФЛ (Письмо от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263).

Кроме того, поскольку указанная выплата не относится к компенсационным, предусмотренным пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ, со стоимости питания работодатель должен начислить страховые взносы во внебюджетные фонды.

Если организация компенсировала работнику расходы на проживание или проезд без подтверждающих документов, то она обязана удержать НДФЛ с этих сумм (ст. 210 НК РФ).

Однодневная командировка. Организация может компенсировать сотрудникам, направляемым в однодневную командировку, расходы на питание. С этой суммы работодателю необходимо удержать НДФЛ (Письмо УФНС по г. Москве от 07.05.2009 N 20-15/3/045313@).

Отметим, что, если поездка в командировку не состоялась, расходы на оплату услуг по оформлению виз не учитываются при расчете налога на прибыль. В то же время подобные расходы не включаются в налогооблагаемый доход сотрудника (Письмо Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).

Страховые взносы во внебюджетные фонды

С 1 января 2010 г. организации вместо ЕСН уплачивают страховые взносы во внебюджетные фонды на основании Федерального закона N 212-ФЗ.

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты работникам по трудовым договорам (п. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ).

При этом страховыми взносами не облагаются выплаты, перечисленные в ст. 9 данного Закона. В частности, к необлагаемым отнесены компенсационные выплаты, предусмотренные действующим законодательством, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ).

При оплате командировочных расходов при условии их документального подтверждения (п. 2 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ) не облагаются страховыми взносами:

Суточные;

Расходы на проезд до места назначения и обратно;

Сборы за услуги аэропортов;

Комиссионные сборы;

Расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения либо пересадок;

Расходы на провоз багажа;

Расходы по найму жилого помещения;

Расходы на оплату услуг связи;

Сборы за выдачу (получение) виз;

Расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Если документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, сотрудник не представил, то суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний

Взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний начисляются на доходы сотрудников. Исключением являются выплаты, перечисленные в Перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765 (далее - Перечень выплат).

Согласно п. 10 Перечня выплат не начисляются взносы на суммы, выплачиваемые в порядке возмещения и компенсации в пределах норм, установленных законодательством РФ:

Суточные в пределах норм, установленных законодательством;

Оплату расходов по найму жилья;

Компенсацию стоимости билетов;

Возмещение иных расходов, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей.

Как известно, с 1 января 2009 г. нормы суточных, установленные законодательством в размере 100 руб. (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93), отменены на основании Постановления Правительства РФ от 29.12.2008 N 1043.

Поэтому начислять страховые взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний следует только на суммы суточных, которые превышают размер суточных, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом. Об этом говорится в Письме ФСС РФ от 18.03.2009 N 02-18/07-2165.

Если же организация выплачивает командированным сотрудникам суточные в размере, который установлен коллективным договором или локальным нормативным актом, начислять страховые взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний не следует.

Налог на добавленную стоимость

Вычет НДС возможен только в том случае, если товары, работы или услуги приобретены на территории РФ (п. 2 ст. 171 НК РФ). Если пункт отправления или назначения расположен за пределами территории РФ, услуги по перевозке пассажиров и багажа, оформленные на основании единых международных перевозочных документов, облагаются НДС по ставке 0% (пп. 4 п. 1 ст. 164 НК РФ).

Следовательно, в стоимость железнодорожного или авиабилета к месту служебной командировки в зарубежные государства и обратно НДС не включается.

Если же в проездных документах, приобретенных в странах СНГ, сумма НДС указана отдельной строкой, ее нельзя предъявить к налоговому вычету.

Дело в том, что по общему правилу местом реализации работ (услуг) является место деятельности организации или индивидуального предпринимателя, который выполняет работы (оказывает услуги). Случаи, перечисленные в пп. 1 - 4 п. 1 ст. 148 НК РФ, - исключение из данного правила. В этих ситуациях услуги считаются оказанными в России.

Среди исключений нет железнодорожных перевозок. Следовательно, в таких случаях местом оказания услуги выступает территория государства, в котором перевозчик осуществляет свою деятельность.

Поэтому, если железнодорожный или авиабилет приобретен в другом государстве, получается, что услуги оказаны перевозчиком за пределами РФ. А значит, "входной" НДС, выделенный в проездных документах, предъявить к налоговому вычету нельзя.

Командировка - это служебная поездка на определенный срок, в которую работник направляется для исполнения поручения работодателя (ст. 166 ТК РФ). Работнику за период командировки выплачивается средний заработок, а также должны быть возмещены командировочные расходы. Это расходы, связанные с оплатой проезда, проживания в пункте назначения, а также суточные. Кроме того, работнику могут быть возмещены иные расходы, совершенные им с разрешения или ведома работодателя (ст. 167, 168 ТК РФ , п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются локальным нормативным актом работодателя или коллективным договором (ст. 168 ТК РФ).

Средний заработок за период командировки облагается НДФЛ. А вот законодательно установленные компенсации, выплачиваемые работникам при направлении их в командировки, (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Не облагаемые НДФЛ расходы на проезд

Оплата работнику документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения командировки и обратно не облагается НДФЛ в полной сумме. Также при наличии подтверждающих документов не облагается налогом возмещение расходов на проезд до вокзала, аэропорта, иного места отправления транспорта к пункту назначения (Письмо Минфина от 29.01.2015 № 03-04-06/3305), в том числе на такси (Письма Минфина от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549 , от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180), комиссионные сборы (например, при покупке билетов у посредника), сборы за услуги аэропортов, провоз багажа (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если нет документов, подтверждающих расходы на проезд

По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918). В то же время для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы, вплоть до справки от перевозчика. В ней должны быть указаны сведения о том, когда ваш сотрудник пользовался данным видом транспорта, куда направлялся и какова стоимость такой перевозки (Письмо Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18).

Не облагаемые НДФЛ расходы на проживание

Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то - договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).

Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.

Не облагаемые НДФЛ суточные

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Но размер выплачиваемых работникам суточных определяет работодатель. И если в соответствии с вашим локальным нормативным актом работники получают суточные в бОльшем размере, то с сумм превышения нужно исчислить и удержать НДФЛ (Письмо Минфина от 12.10.2015 № 03-04-05/58060).

Другие командировочные расходы, не облагаемые НДФЛ

Также не облагаются НДФЛ следующие виды командировочных расходов:

• на услуги связи;
• на оформление заграничного паспорта;
• на получение визы;
• на комиссии в связи с обменом валюты (п. 3 ст. 217 НК РФ);
• на услуги VIP-залов на вокзалах и в аэропортах (Письмо Минфина от 20.09.2013 № 03-04-06/39125).

НДФЛ с командировочных расходов в 2019 году

Оплата командировочных расходов в 2019 году будет облагаться НДФЛ по тем же правилам, которые действовали и в 2018 году.