Вадим ШУСТОВ
Аудитор ООО «Элкод-Аудит»
Порядок признания расходов на оплату услуг связи для целей бухгалтерского учета определяется нормами ПБУ 10/99 «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н).
Расходы, связанные с использованием услуг связи, (абонентская плата, ремонт телефонных аппаратов и т. п., независимо от вида телефонов (обычный, мобильный, пейджер)) признаются расходами по обычным видам деятельности и принимаются к учету в сумме, равной величине оплаты или величине кредиторской задолженности (п. 5, 6 ПБУ 10/99). Причем они признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической оплаты (п.18 ПБУ 10/99).
Для признания таких затрат в качестве расходов по обычным видам деятельности необходимо подтвердить их производственную направленность. В качестве документального подтверждения используются счета оператора связи с указанием номеров абонентов, договоры, заключенные с деловыми партнерами с обязательным указанием номеров их телефонов, внутренние отчеты работников организации. Не помешает и издание организационно-распорядительного документа. В нем желательно указать фамилию, должность и обоснование производственной необходимости в использовании аппарата.Затраты услуг связи учитываются на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Если же распорядительным документом установлена предельная сумма расходов, то сумма превышения лимита признается внереализационным расходом и отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы». В налоговом учете расходы на оплату услуг связи для целей налогообложения признаются как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для обоснования расходов вполне приемлемы документы, используемые и в бухгалтерском учете. Кроме того, необходим и счет-фактура, который позволит принять к вычету уплаченный НДС.
Приобретение мобильного телефона
Срок полезного использования мобильного телефона более 12 месяцев. Поскольку он:
- приобретается для производственных целей;
- не предполагается последующая его перепродажа;
- использование его будет способствовать получению экономической выгоды в будущем,
Дебет 08 Кредит 60
- 8000 руб. – принят счет к оплате за мобильный телефон с SIM -картой;
Дебет 19 Кредит 60 - 1600 руб. – выделен НДС по мобильному телефону;Дебет 60 Кредит 51
- 9600 руб. – перечислены денежные средства за мобильный телефон в комплекте с SIM -картой;Дебет 01 Кредит 08
- 8000 руб. - мобильный телефон в комплекте с SIM -картой принят к учету в составе основных средств как единый объект; - 1600 руб. – НДС предъявлен к вычету из бюджета; Дебет 26 Кредит 01 - 8000 руб. – списана на затраты стоимость мобильного телефона. В налоговом учете после подключения мобильного телефона его стоимость 8000 руб. включается в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. _____________________________________Конец примера 1.При передаче пользователю мобильных телефонов между оператором связи и пользователем подписывается двусторонний акт сдачи-приемки, в котором фиксируется сетевой номер, присвоенный каждому мобильному телефону, его серийный номер, а также указывается, какому номеру цифровой сети соответствует сетевой номер мобильного телефона.На каждый мобильный телефон оформляется «Инвентарная карточка учета основных средств» по форме № ОС-6 (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а).Иной учет SIM-карты
Впрочем, способ учета SIM-карты и мобильного телефона как единого инвентарного объекта нередко оказывается неудобным. При его использовании возникают сложности по отражению в бухгалтерском учете таких обыденных операций, как замена телефона или подключение уже имеющегося телефонного аппарата к другому оператору связи (замена SIM-карты). Более удобно отражать в учете мобильный телефон и SIM-карту как самостоятельные объекты.SIM-карта не может быть принята к учету в качестве объекта основных средств поскольку не имеет материально-вещественной структуры.Оплата выделения телефонного номера (стоимость SIM-карты), по сути, является оплатой услуг оператора связи по выделению телефонного номера. Как было сказано выше, расходы по оплате услуг связи относятся к расходам организации по обычным видам деятельности. В данном случае расходы по оплате услуг оператора осуществляются в течение всего срока действия договора на оказание услуг мобильной связи. Напомним, что затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в бухгалтерском балансе отдельной статьей как расходы будущих периодов. При этом их списывают в порядке, установленном организацией (равномерно, пропорционально объему продукции и др.) в течение периода, к которому они относятся (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ; утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).Для обобщения информации о расходах, произведенных в данном отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, предназначен счет 97 «Расходы будущих периодов». Учтенные на данном счете расходы на оплату услуг связи в течение срока действия договора ежемесячно равными долями списываются в дебет счета 26.Пример 2 Организация 1 апреля 2003 года приобрела отдельную SIM-карту для мобильного телефона. Стоимость карты составила 720 руб., в том числе НДС - 120 руб. Карта сразу же используется в аппарате. Установленные по приказу срок полезного использования карты – 24 месяца. В бухгалтерском учете в апреле производятся следующие записи:
Дебет 60 Кредит 51
– 720 руб. – оплачена SIM -карта;Дебет 97 Кредит 60
- 600 руб. – стоимость SIM -карты отражена в составе расходов будущих периодов;
Дебет 19 Кредит 60 - 120 руб. – учтен НДС по SIM -карте; Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - 120 руб. – НДС предъявлен к вычету из бюджета; Дебет 26 Кредит 97 - 25 руб. (600 руб. : 24 мес.) – часть стоимости SIM -карты отнесена на затраты. Последняя проводка будет производиться в течение двух лет. При исчислении налога на прибыль затраты по услугам связи в полном объеме учитываются в расходах текущего отчетного (налогового) периода. Поэтому сумма 600 руб. уменьшит налогооблагаемую базу по налогу на прибыль при составлении декларации за I полугодие 2003 года. __________________________________Конец примера 2.В некоторых случаях при покупке и подключении мобильного телефона необходимо уплатить дополнительно определенную сумму. Причем ее назначением может быть как предварительная плата за будущие разговоры абонента, так и гарантийный взнос.Предварительная плата в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой:Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 51 (71)
Отражена предварительная плата за будущие разговоры.Назначение гарантийного взноса несколько иное. Его наличие позволяет абоненту осуществлять разговоры в кредит. Если владелец мобильного телефона расторгает контракт с данным оператором, то ему возвращают взнос. Причем полная сумма возвращается только в случае, если за абонентом не имелось задолженности. Заплатив гарантийный взнос, организация также учитывает его на счете 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным». Одновременно она отражает перечисленную сумму за балансом по дебету счета 009 «Обеспечение обязательств и платежей выданные». В случае возвращения взноса (списания в счет погашения задолженности) эта сумма списывается со счета 009.Пример 3 Организация в декабре 2002 года заключила договор с оператором сотовой связи. Договором предусмотрено внесение гарантийного взноса в сумме 1200 руб. В мае 2003 года договор расторгнут. Задолженности за услуги сотовой связи у организации на момент расторжения нет. Гарантийный взнос возвращен полностью.В бухгалтерском учете данные операции отражаются следующим образом.В декабре 2002 года:
Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 51
- 1200 руб. - уплачен гарантийный взнос;Дебет 009
1200 руб. - учтен выданный гарантийный взнос.В мае 2003 года:
Дебет 51 Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»
- 1200 руб. - возвращен гарантийный взнос;Кредит 009
- 1200 руб. - списана сумма гарантийного взноса. В налоговом учете уплата и возврат гарантийного взноса в расходах и доходах не учитываются.___________________________Конец примера 3.Расходы, связанные с подключением
По мнению автора, расходы по подключению мобильных телефонов также как и телефонов обычной проводной связи в бухгалтерском учете следует отражать в течение всего периода пользования связью по дебету счета 97. Такие расходы относятся на счета учета затрат равномерно в течение периода, установленного приказом руководителя организации. Это связано с тем, что на практике установить период использования мобильного телефона практически невозможно. Пример 4 Организация в апреле 2003 года заключила договор с оператором сотовой связи. В соответствии с договором предусмотрено, что стоимость подключения мобильного телефона составляет 750 руб., в том числе НДС – 125 руб. Оплата произведена перечислением. По приказу срок использования мобильного телефона - 25 месяцев. В налоговом учете по налогу на прибыль применяется метод начисления.В апреле 2003 года в бухгалтерском учете производятся следующие записи:Дебет 60 Кредит 51 - 750 руб. – перечислена оплата по договору за подключение мобильного телефона; Дебет 97 Кредит 60 - 625 руб. – отражены расходы по подключению мобильного телефона; Дебет 19 Кредит 60 - 125 руб. – учтен НДС по расходам по подключению мобильного телефона; Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - 125 руб. – принят к вычету НДС; Дебет 26 Кредит 97 - 25 руб. (625 руб. : 25 мес.) – часть стоимости подключения телефона отнесена на общехозяйственные расходы. Последняя проводка осуществляется ежемесячно.При исчислении налога на прибыль учет данных расходов будет иным. Услуги по подключению телефона относятся к косвенным расходам. А таковые списываются в полном объеме на уменьшение доходов от производства и реализации данного отчетного (налогового) периода, т. е. в том отчетном периоде, в котором эти расходы возникают (п. 2 ст. 318 НК РФ).
При методе начисления датой осуществления расходов для услуг, работ производственного характера является дата подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи услуг, работ (ст. 272 НК РФ). Поэтому расходы по подключению телефонов признаются полностью в периоде их осуществления (подписания акта выполненных работ по подключению телефонов) – в апреле 2003 года.
____________________________________
Конец примера 4
Аксессуары к мобильным телефонам
Помимо расходов на приобретение и подключение мобильных телефонов у организаций могут возникать затраты на покупку предметов, необходимых для эксплуатации данных телефонных аппаратов, например, чехлы, антенны, зарядные устройства, системы «hands free».Отражение данных расходов в бухгалтерском и налоговом учете зависит от того, используется ли каждый из этих предметов самостоятельно или же является неотъемлемой частью телефона. Так, чехлы не улучшают рабочие качества аппарата. Поэтому расходы на их приобретение в бухгалтерском учете отражаются следующим образом:
Дебет 10-9 Кредит 60
- оприходованы кожаные чехлы для мобильных телефонов; Дебет 26 Кредит 10-9 - списана стоимость кожаных чехлов для мобильных телефонов.В налоговом учете сумма расходов на приобретение чехлов будет признана в уменьшение полученных в данном отчетном периоде доходов как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. В случае приобретения антенны для сотового телефона происходит дооборудование основного средства, вследствие чего данный объект наделяется новыми функциями и качествами.Пример 5 Организацией были приобретены две антенны для мобильной связи на общую сумму 3100 руб., в том числе:- антенна
стационарная наружная направленная S14/800-960 GSM-900 по цене 2500 руб.
для мобильных телефонов работников дорожной службы, рабочее место которых
находится вне головного офиса;
антенна автомобильная GSM-900/ETACS
по цене 600 руб. - для мобильного телефона коммерческого директора фирмы.
Дебет 08 Кредит 60
2500 руб. (600 руб.) - отражены фактические затраты по приобретению антенн для первого (второго) мобильного телефона;
Дебет 01 Кредит 08
2500 руб. (600 руб.) - стоимость антенны учтена в первоначальной стоимости аппарата.В налоговом учете первоначальная стоимость каждого амортизируемого объекта также будет увеличена соответственно на 2500 руб. и 600 руб., т. е. на стоимость приобретенных антенн. Эти суммы будут учтены в начислениях амортизации в течение оставшегося срока их полезного использования (ст. 258 НК РФ).______________________________Конец примера 5.
Мобильный телефон принадлежит сотруднику
Довольно часто сотрудники самостоятельно приобретают мобильные телефоны. Они готовы пользоваться ими и при решении производственных вопросов, но при условии, что организация будет возмещать стоимость служебных разговоров.Если договор на абонентное обслуживание заключен физическим лицом (документы выписываются на него), то организация не сможет учесть компенсируемую часть в расходах при исчислении налога на прибыль. С этих сумм придется удержать налог на доходы физических лиц, даже если в трудовом договоре указана обязанность работодателя компенсировать расходы сотовой связи, связанные с производственным процессом. Налоговики будут классифицировать их как доходы, полученные сотрудником (п. 1 ст. 210 НК РФ). Сумму компенсации за налоговый период можно уменьшить на сумму не более 2000 руб., оформив ее как материальную помощь оказываемую работнику (п. 28 ст. 217 НК РФ).Сумма компенсации не будет учитываться в налогооблагаемой базе по ЕСН. Так как выплаты и вознаграждения, не учитываемые в расходах уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, не признаются объектом налогообложения ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).Если же организация намеревается все же компенсировать использование личного мобильного телефона сотрудником, то необходимо перезаключить договор с оператором сотовой связи на себя. В этом случае счета будут выставляться на организацию. С сотрудником же заключается договор безвозмездного пользования телефоном или договор аренды. В бухгалтерском учете такой аппарат учитывается на счете 001 «Арендованные основные средства». Пример 6 Организация оплачивает услуги оператора связи за разговоры сотрудника по мобильному телефону. В апреле 2003 года организация оплатила 2400 руб., в том числе НДС - 400 руб. Все разговоры за месяц были непроизводственными (мне кажется, стоит уточнить, каким образом это могло быть подтверждено).В бухгалтерском учете производятся следующие записи.
Дебет 60 Кредит 51
- 2400 руб. - оплачены разговоры по мобильному телефону;Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 60
2000 руб. (2400 – 400) – отражены расходы на оплату непроизводственных разговоров;
Дебет 19 Кредит 60
- 400 руб. – учтен НДС по непроизводственным разговорам. Сумма компенсации признается объектом налогообложения по НДС как передача на территории РФ товаров (выполненных работ, оказанных услуг) для собственных нужд, расходы на которые не принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль организации (подп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ):Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
400 руб. (2000 руб. х 20%) – начислен НДС на стоимость непроизводственных разговоров;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- 400 руб. - возмещен НДС по непроизводственным разговорам. Сумма компенсации включается в налогооблагаемую базу по налогу на доходы физических лиц:Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
- 312 руб. (2 400 руб. x 13%) – исчислен и удержан из заработной платы налог на доходы физических лиц со стоимости непроизводственных разговоров. Расходы по оплате услуг оператора не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Поэтому ЕСН не начисляется._____________________________________Конец примера 6.Для оперативного решения производственных вопрос предприятиям как никогда необходима сотовая связь. Как и любой вид расходов, эти должны четко регламентироваться для надлежащего контроля и учета. При этом имеем в виду, что компенсация подразумевает возврат части денежных средств сотруднику за использование в рабочих целях собственного телефона. Кроме того, работник от своего имени заключает договор с оператором сотовой связи. Если же все эти действия берет на себя организация, то это уже корпоративная сотовая связь. Тогда необходимость в компенсации за сотовую связь отсутствует. В данной статье мы рассмотрим какая предусмотрена компенсация мобильной связи сотрудникам.
Компенсация мобильной связи сотрудникам: з аконодательная база
Обоснованность данной статьи расходов прописано ст.164 ТК, которая прописывает компенсацию в денежном эквиваленте расходов, которые сотрудник понес в результате рабочего процесса. В ст 188 ТК прописаны следующие случаи дополнительных выплат сотрудникам:
- за использование личного имущества (в данном случае мобильного телефона);
- амортизацию данного имущества.
Важно! Если стоимость мобильного телефона менее 40 тыс руб., то амортизация на него не начисляется, а стоимость телефона единовременно списывается на материальные затраты предприятия.
Помимо прочего, предприятие отдельно должно оплачивать расходы за пользование сотовой связью. В ст.41, 45 ТК РФ говорится, что в коллективном договоре, а также нормативно-локальных актах подробно должны быть описаны вопросы касательно подобного рода выплат. Размер же их необходимо обговорить в двухстороннем порядке между работником и предприятием и внести отдельным пунктом в трудовой договор или дополнительное соглашение.
Законодательством четко прописаны требования к экономическому обоснованию включению в статьи расходов подобного рода компенсаций. В противном случае предприятие могут привлечь к административной ответственности.
Обоснованность расходов на сотовую связь
Помимо документального подтверждения данного вида затрат, его нужно экономически обосновать. В налоговом законодательстве не закреплено понятие экономической целесообразности, нет четкого регламента, ка вести свою финансово-хозяйственную деятельность. Налогоплательщику самостоятельно оценивает экономическую эффективность, необходимость и рациональность возмещения сотрудникам денег за сотовую связь.
Если при проверке у налоговых органов возникают спорные моменты, то чаще инспекторы отталкиваются на субъективную оценку хозяйственной деятельности предприятия. Не вызовут сомнения организации, чьи сотруднику регулярно ездят в командировки и рабочие вопросы преимущественно решаются по телефону. Для оперативного решения рабочих моментов стационарная связь (если она есть) может быть недостаточно, поэтому при защите нецелесообразности использования дополнительно сотовой связи, такого аргумента будет недостаточно.
Если организация четко представляет и может подтвердить увеличение дохода за счет использования сотовой связи, контрольные налоговые органы не смогут предъявить претензии касательно этой статьи затрат. В противном случае, она вообще может не учитываться, в результате вырастет налогооблагаемая база предприятия, в отношении него могут быть применены различные штрафные санкции.
Документы для подтверждения расходов на сотовую связь
Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.
Название документа | Что должно быть прописано |
| Приказ руководителя организации | Список должностей, работа по которым предполагает частые телефонные звонки. Здесь также может быть включен список сотрудников, которым полагается данная компенсация |
| Должная инструкция работника | Обоснование необходимости пользования сотовой связью |
| Трудовой договор и доп. соглашение к нему | Может быть прописаны условия и порядок выплаты компенсации, либо указана фиксированная сумма за пользование работником сотовой связи. |
| Договор с оператором сотовой связи и детализация счетов | Договор на имя работника, а также полная детализация счетов, исключающая включение в расчет компенсационных выплат личных разговоров сотрудника. |
Аренда мобильного телефона у сотрудника
Аренда личного мобильного устройства у работника – довольно частая практика. Документально можно оформить подобного рода отношения двумя способами:
- заключить договор аренды мобильного устройства (ст. 606-625 ГК РФ), в котором необходимо прописать срок аренды, а также размер и сроки выплаты. Можно избежать дополнительной волокиты с оформлением договора и прописать все эти пункты в трудовом договоре или дополнительном соглашении;
- заключить договор безвозмездного пользования имуществом (в данном случае мобильным телефоном) работника и/или назначить сумму компенсации за это пользование.
Детализация счета оператора связи
Детализация счета оператором связи – это реальный документ, на основании чего, можно судить, сколько по факту работник проговорил, и за что собственно ему должны быть компенсированы деньги. Тем не менее законодательно никто не сможет обязать вас предоставлять данный документ.
Вопрос остается спорным в виду различных мнений:
- Минфин совместно с Налоговыми органами выступают за включение детализации в обязательный перечень документов;
- некоторые арбитражные суды говорят об отсутствии необходимости этого документа при установлении целесообразности включения компенсации за пользование сотовой связью в себестоимость.
Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами?
Компенсация за пользование сотовой связи в рабочих целях не облагается:
- НДФЛ;
- взносами на обязательное медицинское страхование;
- взносами на страхование от несчастных случаев.
Здесь есть упущение, что личные звонки в учет расходов не принимались. Если же имело место использование сотового (сим-карты) помимо рабочего процесса в личных целях, сумма компенсации, которая приходится на время, когда работник совершал звонки личного характера, должны облагаться НДФЛ.
По-другому обстоят дела, когда заключен договор об аренде личного мобильного телефона. Сумма арендных платежей будет облагаться НДФЛ, поскольку является дополнительным доходом работника.
Пример! Предприятие заключило договор аренды мобильного устройства с работником. Сумма ежемесячных арендных платежей составляет 500руб. В договоре прописана фиксированная сумма компенсации за пользование сотовой связью 1500 руб. В этом случае, 500 рублей будет облагаться НДФ (13%) сумма налога составит 65 руб. С нее же осуществляются перечисления в страховые фонды.
Лимиты по компенсации на сотовую связь работников
Заключая соглашение о компенсации за сотовую связь, организации и работник могут путем переговоров обсудить допустимый лимит расходов на сотовую связь. Таким образом компенсации будет осуществляться только в рамках этого лимита. Например, лимит на компенсацию составляет 2000 руб., а в месяц работник потратил на переговоры 2350 руб. Таким образом, ему возместят только 2 000 руб.
Отражение расходов в бухгалтерской документации
Бухгалтер включает те или иные расходы в статьи затрат только в том случае, если они были направлены на получение прибыли. В противном случае, налоговые органы исключат их из себестоимости.
Компенсация за сотовую связь предполагает, что договор с оператором заключен на имя работника. Таким образом он осуществляет плату за связь, подает соответствующие документы работодателю и тот возмещает ему потраченные средства.
Вне зависимости от налогового режима, компенсация за сотовую связь отражается в налоговом учете как оплата услуг связи.
Соответствует следующая бухгалтерская проводка:
Проводка | Операция |
Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73 | Учтены расходы на сотовую связь |
| Дебет 73 – Кредит 50 (51) | Расходы на сотовую связь компенсированы работнику |
Эти затраты будут учтены в себестоимости. Если организация не плати НДС. В противном случае, компенсации за сотовую связь нельзя принимать к рассмотрению в виду отсутствия счет-фактуры от оператора сотовой связи к конкретной организации.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1 . При приеме на должность торгового представителя между работником и работодателем был заключен трудовой гражданский договор. В связи с характером работы и отсутствием корпоративной связи, все рабочие моменты решаются по личному мобильному. Может ли работник требовать компенсацию за пользование сотовой связью.
Ответ. Нет не может, поскольку компенсация расходов на сотовую связь возможно только при официальном трудоустройстве. В противном случае, работник не имеет прав на данного рода выплату.
Вопрос №2 . Ни на балансе предприятия, на за его балансом за предприятием не числятся мобильные устройства. При этом имеется статья затрат по компенсации расходов за сотовую связь. Вызовет ли сомнения обоснованность данных затрат у налоговых органов.
Ответ. С большой долей вероятности налоговые органы воспримут наличие расходов на сотовую связь и отсутствие расходов за пользование мобильными устройства подозрительным и могут исключить данную статью затрат из расчета себестоимости.
Вопрос №3 . Для бухгалтерии предприятия работник представил детализацию телефонных разговор, дабы исключить из расчета время на личные звонки. Стоит ли переживать о правильности представленных данных, и кто еще может быть заинтересован в наличии подобных документов?
Ответ. Вся подтверждающая документация, имеющаяся в бухгалтерии, направляется для в налоговые органы, которые проводят тщательную проверку буквально каждой строки в детализации. Поэтому, если вы решили предоставить подобный документ, необходимо убедиться, что каждая цифра в нем не вызовет сомнений.
Вопрос №4 .Каковы пределы компенсационных выплат за пользование сотовой связью.
Ответ. Установить безграничные лимиты предприятию не получится, следовательно, бесконечно отражать на балансе большие суммы компенсаций с целью уменьшения налогооблагаемой базы не получится. Контролирующие органы строго следят за размером компенсации и в случае не соответствия его экономически обоснованным затратам, могут исключить затраты из расчета себестоимости.
Вопрос №5
. Можно ли в бюджетной организации использовать компенсацию за сотовую связь?
Ответ. В любой организации, если обосновать целесообразность использования сотовых телефонов в рабочих целях с экономической точки зрения, возможен учет подобного рода затрат.
Вопрос №6.
Будут ли учитываться при расчете компенсации рабочие звонки в праздничные и выходные дни?
Ответ. Если в договоре прописана сумма лимита, то неважно в какое время были совершены звонки. Если же отчет идет по факту, то если произведенные расходы соответствуют п. 1 ст. 252 НК РФ, налоговые службы не будут к этому придираться.
Есть два способа учитывать расходы на сотовую связь. Первый детализировать, то есть подробно просматривать перечень телефонных номеров, на которые звонили работники, отделяя рабочие от личных.
И второй способ изначально лимитировать расходы на телефонные разговоры. То есть руководство компании определяет сумму, которую будут выделять сотруднику для оплаты телефона. К слову, необязательно выдавать работнику деньги, чаще всего оплату операторам связи компании переводят самостоятельно. Чтобы определить сумму лимита, желательно сначала ввести в компании оплату переговоров путем детализации. Так вы сможете выяснить, сколько нужно на это денег реально. В противном случае возможны конфликты из-за недостатка выделенных денег и возникающей у работников необходимости оплачивать рабочие звонки из личных средств.
Какой бы из способов вы не выбрали, разработайте правила пользования служебными мобильными телефонами. Этот документ поможет вам контролировать, как сотрудники расходуют средства.
Плюсы и минусы детализации
Очевидное преимущество детализации телефонных разговоров в том, что позволяет обосновать расходы на связь налоговым инспекторам. Ведь те зачастую требуют, чтобы у компании в наличии был детализированный счет. Ну и в целом плюс для руководства можно следить, как сотрудники тратят свое рабочее время, кому звонят.
Однако есть и минусы. Возможны конфликты с работниками из-за перечня номеров, которые можно отнести к служебным. Например, менеджер отдела продаж может звонить своим родственникам и по работе, так как в настоящий момент они являются покупателями товара. Вдобавок детализация звонков может потребовать дополнительных затрат. В частности, придется постоянно заказывать выписки у оператора связи.
Плюсы и минусы лимитирования
С помощью лимитирования компания может оптимизировать расходы на сотовую связь. Так как заранее известно, сколько денег предстоит заплатить за переговоры того или иного сотрудника. А это позволяет планировать бюджет.
Но есть два очевидных минуса. Во-первых, работники могут жаловаться на то, что им не хватает выделенной суммы. Во-вторых, вам периодически придется индексировать суммы лимита в зависимости от сезонности и объема работ. А это дополнительные расходы.
Личные переговоры за счет компании
Заключив договор с оператором связи, компания должна будет оплачивать все выставленные счета за услуги мобильной связи в полном объеме. То есть независимо от того, служебные или личные переговоры вели ваши работники. Как быть с личными переговорами? Все зависит от того, возмещает работник стоимость таких звонков или нет.
Сотрудник компенсирует стоимость звонков
После того как сотрудник возместит оплату телефонных переговоров, спишите потраченные суммы в составе прочих. Основание подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Саму же сумму, которую возместит сотрудник, отразите как внереализационный доход.
Работник не возмещает плату за личные звонки
Стоимость личных звонков сотрудника при расчете налога на прибыль компания учесть не вправе. Поскольку такие затраты не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными.
Пример
ООО "Вега" в июле заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты. Оператор предоставил организации два абонентских номера. По приказу руководителя ООО "Вега" мобильной связью вправе пользоваться коммерческий директор и главный бухгалтер. Организация определяет доходы и расходы методом начисления. В июле "Вега" перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. Проводка такая:
ДЕБЕТ 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" КРЕДИТ 51
- 5 000 руб. перечислена предоплата за оказание услуг мобильной связи за август;.
В августе оператор выставил детализированный счет и счет-фактуру. Общая стоимость телефонных переговоров в августе составила 4720 руб. (в том числе НДС 720 руб.). По расшифровке счета бухгалтер определил, что личные телефонные переговоры сотрудники не проводили.В учете следующие записи:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
- 4000 руб. (4720 720) отражена стоимость служебных телефонных переговоров за август;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- 720 руб. учтен НДС на услуги мобильной связи;
ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 19
- 720 руб. принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров.
Неизрасходованный аванс в размере 280 руб. (5000 4720) засчитывается в счет оплаты услуг связи в следующем месяце.
Важно!
Расходы на услуги сотовой связи удастся списать, если следующий комплект документов:
- правила пользования служебными мобильными телефонами;
- список работников, которым положена мобильная связь, утвержденный руководителем компании;
- трудовые договоры или должностные инструкции, в которых прописано, что для работы сотрудникам нужно использовать сотовый телефон;
- договор с оператором сотовой связи и детализированные счета.
Если сотрудник использует личную сим-карту, то еще понадобится копия договора работника, как физлица, с оператором связи. Также нужны счета оператора, в которых работник будет выделять деловые звонки. Их пусть подаст вам вместе с заявлением на компенсацию.
Расходы на корпоративные сим-карты и телефоны
Расходы на покупку сим-карт и телефонных аппаратов списать, можно. Главное, чтобы они были корпоративными.
Корпоративной считается только сим-карта, которая принадлежит организации, а не работнику. То есть компания самостоятельно заключает договор с оператором связи и передает сотруднику сим-карту по передаточному акту для того, чтобы тот пользовался ею в служебных целях. При этом собственником сим-карты все равно остается работодатель. Организация может отнести затраты на их покупку к прочим расходам. Основание подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но это относится только непосредственно к стоимости сим-карт. Ведь зачастую стоимость услуги по предоставлению номера и подключению к сети равна нулю. При этом деньги, которые компания заплатила за сим-карты, оператор связи сразу зачисляет на счета абонентов. Тогда учитывать эти затраты нужно по мере расходования денег (подп. 3 п. 7 ст. 272 , п. , ст. 318 НК РФ).
Сам телефонный аппарат считается корпоративным, если он в собственности компании. Поставьте имущество на баланс. Как правило, сотовые телефоны стоят дешевле 40 000 руб. Значит, это материальные расходы. Их можно списать целиком и сразу.
Компенсация использование личного телефона
Допустим, работник использует свою сим-карту, чтобы вести служебные переговоры. Или же пользуется личным сотовым телефоном. Наконец, не исключено, что сим-карта и сама трубка принадлежат сотруднику.
За то, что человек использует для работы личное имущество, нужно выплачивать денежную компенсацию. Так сказано в статье 188 ТК РФ. Причем размер компенсации можно установить любой. Да и выплачивать деньги можно как угодно (либо наличными из кассы, либо на счет работника). Никаких требований и ограничений по данному поводу в законе нет.
С налогом на прибыль все просто. Компенсацию можете списать в составе прочих расходов. Основание подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но нужно оформить дополнительный документ, например, приказ. В нем прописать порядок выплаты компенсации работникам за использование личных мобильных телефонов.
Плата за дополнительные услуги связи
Операторы часто предоставляют своим клиентам дополнительные услуги связи. Например, международный и национальный роуминг, голосовая/факсимильная почта, режим ожидания/удержания и переадресации вызова, определитель и антиопределитель номера и т. д. При расчете налога на прибыль такие расходы списывайте как прочие. На основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но для этого, конечно, нужны подтверждающие документы счета, акты и т. д.
Не менее важно подтвердить, что дополнительные услуги связи действительно необходимы для работы сотрудников. Здесь ориентируйтесь на должностные обязанности. Можно составить локальный документ, в котором будет прописано, кто и как может использовать дополнительные услуги связи. А можете сделать проще внесите аналогичную информацию в трудовые договоры и должностные инструкции сотрудников.
Е. Сафарова
,
юрист, консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом
Услуги связи - бухгалтерский учет и налогообложение которых будут рассмотрены в статье - используются практически всеми компаниями для организации бизнес-процессов. В чем заключаются основные особенности отражения их в бухучете, а также что важно учесть при отнесении данных услуг к расходам в целях гл. 25 НК РФ, будет идти речь в нашем материале.
Что такое услуги связи?
Понятие услуг связи (далее УС), их предмет, а также информация о сторонах, участвующих в их предоставлении и потреблении, содержатся в законе «О связи» от 07.07.2003 № 126-ФЗ (далее — закон 126-ФЗ). Сторонами при осуществлении УС выступают покупатель услуг и продавец, оказывающий УС, — оператор (п. 12 ст. 2 закона 126-ФЗ). Предмет взаимоотношений УС, согласно п. 32 ст. 2 закона 126-ФЗ, выражен деятельностью, связанной с осуществлением электросвязи и организацией почтовых операций: по приему, обработке, хранению, передаче и доставке сообщений.
В зависимости от вида связи УС могут быть выражены (п. 1 ст. 12 закона 126-ФЗ):
- сетью общего пользования — использование общественных телефонов;
- выделенной сетью — использование собственного интернета, телефона;
- технологической сетью — применяется определенными группами лиц для организации процесса производства;
- сетью специального назначения — для госорганов;
- почтовой сетью.
Как ведется бухучет услуг связи?
В соответствии с п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации» УС относятся к расходам по обычным видам деятельности. Согласно п. 18 ПБУ 10/99, УС отражаются в расходах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.
С перечнем всех ПБУ можно ознакомиться в материале .
Для отражения операций по УС применяются затратные счета: 20, 25, 26, 44, а также прочие счета, использование которых обусловлено видом УС и их конечным потребителем.
Пример 1
1 августа ООО оплатило стоимость интернет-услуг за июль. Стоимость услуг составила 40 000 руб. (НДС в нашем примере не облагается). Указанными услугами пользуется отдел продаж.
В учете ООО отразит следующие проводки:
- 31 июля: Дт 44 Кт 60 — 40 000 руб. — стоимость услуг.
- 1 августа: Дт 60 Кт 51 — 40 000 руб. — оплата УС.
При оказании УС в рамках абонентского обслуживания физлица (сотрудника организации) указанные расходы не находят своего отражения в бухучете хозсубъекта. Исключением может являться компенсация расходов такому физлицу, в случае если это предусмотрено внутренними документами организации. Например, если такие УС были оказаны в служебных целях, тогда в бухучете необходимо использовать счет 73.
Пример 2
В июле Бондарев совершал несколько телефонных переговоров с собственной сим-карты в производственных целях. В соответствии с детализацией оператора стоимость таких звонков составила 1 600 руб. Работодатель предусмотрел внутренними документами компенсацию сотрудникам стоимости служебных разговоров.
- Дт 20 Кт 73 — 1 600 руб. — УС учтены в расходах.
- Дт 73 Кт 51 — 1 600 руб. — УС компенсированы Бондареву.
Кроме того, счет 73 может использоваться при прочих расчетах с сотрудниками. Рассмотрим на примерах.
Пример 3
Молотков пользуется корпоративной мобильной связью. В июле им был превышен установленный положением об использовании корпоративной связи лимит стоимости звонков на 2 500 руб.
Организация отразит следующие проводки:
- Дт 73 Кт 60 — 2 500 — отражено превышение лимита.
- Дт 70 Кт 73 — превышение удерживается из зарплаты работника.
Пример 4
За июнь стоимость УС, используемых Бочковым в личных целях, составила 5 000 руб. Внутренними положениями организации предусмотрена оплата УС по решению руководителя при использовании телефона в личных целях сотрудников. В июле руководителем было принято решение об отсутствии необходимости удерживать стоимость УС с Бочкова.
- Июнь: Дт 73 Кт 60 — 5 000 — отражение УС, используемых в личных целях.
- Июль: Дт 91.2 Кт 73 — отражение в прочих расходах неудерживаемой суммы по УС.
В бухучете к УС также могут быть отнесены следующие расходы:
- подключение телефона или интернета,
- приобретение кабеля, телефона и прочих предметов связи, аренда сетей или кабелей.
Рассмотрим на примерах.
Пример 5
Организация на УСН заключила договор с оператором на подключение телефонной связи. Стоимость указанных работ составила 150 000 руб. Для подключения телефонной связи приобретен кабель стоимостью 5 000 руб. без дальнейшей передачи оператору.
Организация отразит в учете:
- Дт 25 Кт 60 — 150 000 — стоимость работ по УС.
- Дт 10 Кт 76 — 5 000 — приобретение кабеля.
- Дт 25 Кт 10 — 5 000 — списание стоимости работ, связанных с УС.
Если организация приобрела корпоративные сим-карты, то их следует учитывать на отдельном забалансовом счете в соответствии с Ф. И. О. пользователей, номерами сотрудников, а также их индивидуальными лимитами на звонки. В случае если тариф сим-карты предусматривает ежемесячное пополнение карты, предшествующее месяцу использования, то переведенная на сим-карту сумма рассматривается в качестве предоплаты оператору.
Пример 6
Организация в марте 2016 года перечислила на сим-карты сотрудников следующие суммы в качестве оплаты УС за апрель: Машкову В. А. — 1 000 руб., Сизову П. П. — 1 500.
- Дт 004 — поступила сим-карта Машкова В. А. 89164555555 — лимит 1 000.
- Дт 004 поступила сим-карта Сизова П. П. 89652589678 — лимит 1 500.
- Дт 60 Кт 51 — 2 500 (1 000 + 1 500) руб. — перечислен аванс оператору связи по картам Машкова В. А. и Сизова П. П.
Каков порядок отнесения услуг связи на расходы в целях исчисления налога на прибыль?
В соответствии с подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы по УС признаются прочими расходами и учитываются при исчислении налога на прибыль при наличии документального обоснования и экономической оправданности (п. 1 ст. 252 НК РФ).
О применении положений ст. 252 НК РФ см. материал .
При этом для обоснования указанных расходов, например по услугам мобильной связи, могут применяться следующие документы (письмо УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 № 16-15/061735):
- договор с оператором связи на оказание УС;
- детализированный отчет оператора по разговорам каждого сотрудника.
Однако следует отметить, что контролирующие органы, а также арбитраж могут варьировать указанный перечень. Так, некоторые письма Минфина или ФНС говорят о необходимости приказа руководителя, из которого предполагается утверждать перечень лиц, использование УС которыми необходимо в служебных целях (письмо Минфина России от 27.08.2006 № 03-03-04/3/15). А, например, в постановлении ФАС Московского округа от 07.02.2007, 09.02.2007 № КА-А40/113-07 говорится об отсутствии необходимости подтверждать УС детализированной расшифровкой совершенных звонков.
Помимо этого, следует отметить, что если сотрудник использует свою сим-карту, то выставленные оператором связи документы не могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль (п. 49 ст. 270 НК РФ). Если организация самостоятельно заключает договор с оператором мобильной связи на покупку сим-карты и оказание УС, то произведенные расходы могут быть учтены в целях гл. 25 НК РФ.
Кроме того, в налоговом учете не могут быть учтены расходы, произведенные сверх установленных лимитов, а также по звонкам, совершенным не в служебных целях. Рассмотрим на примере ниже.
Пример 7
Продолжение примера 4 в целях исчисления налога на прибыль.
Стоимость личных звонков Бочкова в сумме 5 000 рублей не может быть учтена в расходах при исчислении налога на прибыль в соответствии с требованиями п. 1 ст. 252 НК РФ. Согласно ПБУ 18/02, организация отразит постоянное налоговое обязательство (ПНО), значение которого будет определяться следующим образом: 5 000 × 20% = 1 000 руб.
В учете будет отражена проводка:
Дт 99 Кт 68 — 1 000 руб. — начисление ПНО.
О причинах возникновения постоянных и временных разниц, а также об особенностях их отражения в бухучете и для целей налога на прибыль см. в статье .
Итоги
В настоящее время невозможно осуществление деятельности организациями без услуг связи, которые могут быть выражены работой с интернет-ресурсами, а также использованием мобильной и стационарной связи. Отражение указанных услуг в бухучете и порядок их налогообложения зависят от цели их применения и документального оформления.
Затраты на услуги мобильной связи Налоговый кодекс РФ причисляет к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При покупке мобильного телефона все расходы должны быть экономически обоснованны, подтверждены документально и оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ со ссылкой на п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого организации необходимо оформить типовые документы, предназначенные для учета материально-производственных запасов и основных средств. Их формы утверждены Постановлениями Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а и от 21.01.2003 № 7.
Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на покупку мобильного телефона зависит от того, является ли он амортизируемым имуществом.
Если стоимость телефонного аппарата (вместе с подключением) превышает 40 000 руб., то в целях налогообложения его придется учитывать в составе основных средств и начислять по нему амортизацию. Это утверждение верно и для бухгалтерского учета (ПБУ 6/01). На баланс телефон принимается по покупной стоимости за вычетом НДС (п. 8 ПБУ НК РФ).
Сотовые телефоны, первоначальная стоимость которых не превышает 40 000 руб. (приказ Минфина России от 24.12.2010 № 186н, который внес изменения в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету, в частности в п. 5 ПБУ 6/01), в налоговом учете амортизируемым имуществом не признаются. Это означает, что сразу после передачи мобильных в эксплуатацию их стоимость включается в материальные расходы (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Берем в аренду
Вариант, когда на балансе организации «сотовые» отсутствуют, а сотрудники пользуются личными мобильными телефонами в служебных целях, встречается довольно часто.
По закону, за использование работником его личного имущества — мобильного телефона - должна выплачиваться компенсация за износ (амортизацию), а также возмещаться расходы, связанные с использованием такого имущества, размер которого определяется соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).
Есть несколько способов оформления таких соглашений. К примеру, компания может заключить с сотрудником договор аренды мобильного телефона (ст. 606–625 ГК РФ). В нем необходимо установить размер арендной платы, причитающейся работнику, порядок и сроки ее выплаты. Другой вариант – внести в трудовой договор или должностную инструкцию работника условия о том, что для ведения служебных телефонных переговоров он пользуется личным мобильным телефоном, оговорив размер компенсации, порядок и сроки выплаты.
Также можно заключить договор безвозмездного пользования мобильным телефоном, принадлежащим работнику (ст. 689–701 ГК РФ) или назначить сотруднику компенсацию за использование личного имущества в служебных целях.
Начисление НДФЛ
Если оплата работнику услуг мобильной связи связана с выполнением им своих трудовых обязанностей, на такие суммы не нужно начислять страховые взносы во внебюджетные фонды (ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ). А вот выплаты работникам, превышающие лимиты компенсаций за использование их телефонов в служебных целях, установленных приказами, либо произведенные при отсутствии таковых, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (ст. 211 НК РФ).
Кстати, отсутствие на балансе организации сотовых телефонов не лишает ее возможности учесть расходы на оплату услуг связи при расчете налога на прибыль. По мнению судей, налогоплательщик вправе учесть расходы на оплату телефонной связи независимо от наличия на балансе мобильного телефона (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2007 по делу № A56-33529/2006, ФАС Волго-Вятского округа от 02.02.2006 № A38-4091-12/222-2005).
Передай другому
SIM-карта – это карта, с помощью которой обеспечиваются идентификация абонентского устройства (сотового телефона), его доступ к сети мобильной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера.
Расходы на подключение для целей бухгалтерского учета учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы на подключение в целях налогообложения признаются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
В ситуации, когда сим-карта принадлежит организации, ее движение необходимо контролировать, так как в течение отчетного месяца она может выдаваться разным сотрудникам.
Поэтому, во-первых, сим-карту должен выдавать работник склада под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.
Во-вторых, чтобы контролировать затраты на связь, необходимо запрашивать у оператора данные о расходовании денежных средств с лицевого счета по каждой SIM-карте.
Подробный отчет
Налоговый кодекс РФ и законодательство о бухгалтерском учете не содержат перечня документов, которыми можно подтвердить расходы на услуги сотовой связи. Свою позицию по этому поводу высказал Минфин РФ (письмо ведомства от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).
Для того, чтобы компании подтвердить расходы на сотовую связь, необходимы:
- приказ руководителя;
- договор с оператором на оказание услуг связи;
- детализированные счета оператора связи.
Приказ, утверждающий перечень должностных лиц, которые имеют право пользоваться услугами сотовой связи, должен содержать предельный размер расходов в месяц на каждого работника в соответствии с занимаемой им должностью (Письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@). Если предельный размер расходов указан в трудовых договорах, то в приказе должна иметь место отсылка к трудовым договорам.
Что касается предоставления налогоплательщиком детализированных счетов оператора связи, то мнение Минфина РФ по данному вопросу остается неизменным уже несколько лет – детализация нужна (Письма от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350). Налоговики солидарны с позицией Минфина (письма УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@ и от 25.06.2010 № 16-15/066760@).
При детализации общей суммы платежа в счете, выставленном оператором, в нем указываются номера всех телефонов абонентов, с которыми велись переговоры с данного телефона, коды городов (стран), дата и время переговоров, продолжительность и стоимость каждого разговора. Каждый телефонный звонок должен быть детализирован, подтвержден документально и экономически обоснован, в противном случае неизбежно возникнут споры по расчету налога на прибыль. Поэтому хорошо, если на предприятии практикуется оформление служебных заданий на осуществление звонков, а впоследствии на них пишутся отчеты о проделанной работе. И то и другое должно быть составлено в произвольной форме, с учетом всех реквизитов, предусмотренных Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Но стоит отметить, что в последнее время большинство судов приходит к выводу, что детализированные счета и требование инспекторами расшифровки разговоров – излишество. Ведь, по закону «О связи», содержание переговоров составляет тайну (в соответствии со ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ).
Общение по лимиту
Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на оплату услуг мобильной связи зависит от того, кому принадлежит право собственности на мобильный телефон и сим-карта к нему. Хозяйствующие субъекты могут организовать корпоративную сотовую связь несколькими способами: а) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат организации; б) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат работнику; в) телефонный аппарат принадлежит работнику, а сим-карта – организации.
Наиболее распространенным является вариант, когда работник использует телефонный аппарат и сим-карту, принадлежащие организации. В этом случае могут быть установлены два вида оплаты услуг мобильной связи сотрудникам: возмещение расходов на мобильную связь исходя из фактически затраченных сумм или компенсация расходов в пределах заранее установленного лимита.
Самый простой способ – заключить с оператором связи договор на предоставление услуг по безлимитному тарифу. Тогда вносимая предприятием абонентская плата фиксирована и не зависит от количества звонков, а значит, не предполагает детализации счетов по мобильным номерам. Обоснованием использования мобильного телефона в служебных целях будет служить договор с оператором, в котором прописаны фамилии конкретных сотрудников.
Единственный недостаток безлимитного тарифа – его дороговизна и то, что, как правило, фиксированная месячная плата распространяется только на местные звонки (междугородные звонки придется оплачивать отдельно).
Другой вариант – организация может установить лимит на каждый номер в месяц. Такие расходы, если они подтверждены документально (т.е. разговоры вызваны служебной необходимостью), не облагаются НДФЛ.
По распоряжению руководства лимит расходов на сотовую связь может быть повышен.
Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся. В случае превышения установленного лимита работник должен компенсировать организации излишние расходы (Письмо Минфина России от 13.10. 2010 № 03-03-06/2/178).
Способы оплаты услуг
1.Оплата услуг связи авансом
Если договором установлено условие об оплате услуг связи авансом, то в бухгалтерском учете организации-абонента проводимые ею платежи следует квалифицировать в качестве авансовых платежей. Как правило, подобные договоры уже содержат условие о зачислении на счет абонента денежных средств в размере, уплачиваемом им при заключении договора.
2. Карты экспресс-оплаты
Затраты на услуги связи, оплаченные картами экспресс-оплаты (телефонные карты) без тщательного документального оформления могут привести к спорам с налоговиками. Минфин объясняет, что«если налогоплательщик может документально подтвердить произведенные расходы по оплате услуг связи посредством телефонных и интернет-карт, а также экономическую обоснованность этих расходов, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли» (письмо ведомства от 31.05.2007 № 03-03-06/1/348).
В качестве подтверждающих документов компании необходимо иметь саму телефонную карту, кассовый чек, доказывающий ее покупку и служебную записку сотрудника с указанием причин покупки карты и перечнем звонков, которые были им сделаны. Записка должна быть завизирована руководителем предприятия.
3. Компенсация
Бывает и такое, что руководство компании не заключает договоров с сотовыми операторами. Сотрудники в производственных целях используют личные сим-карты и впоследствии предприятие возмещает им стоимость служебных звонков. Схема такова: сотрудник получает счет от оператора связи с расшифровкой звонков и выделяет в ней служебные звонки. Представив эти документы в бухгалтерию предприятия, он получает возмещение.
Подобный вариант пользования мобильной связью вполне приемлем и не вызывает претензий у налоговиков. Единственное, что советуют в такой ситуации инспекторы – подтверждать экономическую обоснованность таких звонков путем составления служебной записки с краткими пояснениями по каждому из них.
Стоимость личных разговоров должна учитываться отдельно. В бухгалтерском учете такие расходы отражаются в составе прочих расходов на счете 91. Для целей налогообложения прибыли расходы, произведенные в пользу работников, в составе расходов, уменьшающих налоговую базу, не учитываются (п. 29 ст. 270 НК РФ).
При этом не забудьте удержать НДФЛ со стоимости личных разговоров сотрудника, оплаченных за него организацией. Эта сумма является доходом, полученным сотрудником в натуральной форме. Она облагается НДФЛ по налоговой ставке 13% (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 224 НК РФ). Кроме того, на эту сумму необходимо начислить страховые взносы во внебюджетные фонды (письма Минздравсоцразвития России от 23.03.2010 № 647-19 и от 17.05.2010 № 1212-19). Исключение – суммы, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, они страховыми взносами не облагаются.
Звоним по праздникам
Еще одним непростым моментом для бухгалтеров является отражение в отчетности звонков, которые совершают сотрудники компании в праздничные и выходные дни по рабочим моментам. Как обосновать, что звонки были сделаны не по личным вопросам?
В этом смысле позиция налоговиков довольно снисходительна. Ведомство полагает, что затраты на телефонные переговоры, осуществленные в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, могут учитываться в расходах при условии соответствия произведенных расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.
В качестве подтверждения могут, в частности, использоваться любые внутренние документы компании, в которых указано, кому из работников разрешено пользоваться служебным телефоном в производственных целях. Организация может установить правило, что генеральный директор, его заместители, главбух и другие лица обязаны круглосуточно находиться на связи. Подобные обязательства компания может включить в трудовой (коллективный) договор, заключаемый с конкретным работником.
Екатерина Петрова
