Учет тмц в бухгалтерии проводки и документы. Учет поступления материалов в бухгалтерии

Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие учет поступления материалов от поставщиков по договору поставки. Правовые основы, определяющие порядок формирования договора поставки, определены в главе 30 §3 "Поставка товаров" ГК РФ.

Список счетов, участвующих в бухгалтерских проводках:

Учет поступления материалов на основании авансовых отчетов. Бухгалтерские проводки

Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие учет поступления материалов от подотчетных лиц на основании авансовых отчетов и прилагаемых к ним первичных документов (товарных накладных, счетов фактур).

Поступление материалов от подотчетного лица можно отразить в двух вариантах:

• В первом варианте рассмотрена стандартная схема проводок, отражающая поступление материалов со счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Недостаток данного варианта заключается в том, что в учете не отражается поставщик, от которого получены материалы и по которому возмещен НДС.
• Во втором варианте поступление материалов отражается в корреспонденции со счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и далее, закрывается задолженность перед поставщиком в корреспонденции со счетом 71 "Расчеты с подотчетными лицами". При данном варианте отражения появляется дополнительная возможность анализа поставок в разрезе поставщиков

Учет поступления материалов по договору мены. Бухгалтерские проводки

Правовые основы, определяющие порядок формирования договора мены, определены в главе 31 "Мена" ГК РФ. Более подробно методика отражения операций поставки по договору мены рассмотрена в статье "Учет купли-продажи товаров по договору мены"

Стоимость материалов, подлежащих передаче, устанавливают исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах организация определяет стоимость аналогичных материалов.

Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие учет поступления материалов от поставщиков по договору мены с обычным порядком перехода права собственности на материалы, согласно статьи 223 "Момент возникновения права собственности у приобретателя по договору" ГК РФ и статьи 224 "Передача вещи" ГК РФ.

Учет поступления материалов по учредительным договорам. Бухгалтерские проводки

По учредительному договору учредители (участники) вносит в уставный (складочный) капитал организации различного рода имущество, в том числе и материалы. Согласно п.8 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» фактическая себестоимость материально-производственных запасов (материалов), внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации.

Исходя из вышеприведенных положений, поступление материалов по учредительному договору можно отражать в учете ниже следующими проводками.

Учет безвозмездного поступления материалов. Бухгалтерские проводки

В бухгалтерском учете, согласно п. 16 ПБУ 9/99 "Доходы организации", доходы в виде безвозмездного получения имущества признаются "по мере образования (выявления)."

В налоговом учете, согласно пп. 1 п. 4 статьи 271 "Порядок признания доходов при методе начисления" НК РФ, доходы в виде безвозмездного получения имущества признаются на дату подписания сторонами акта приема-передачи имущества.

Согласно п. 9 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" "фактическая себестоимость материально-производственных запасов, полученных организацией по договору дарения или безвозмездно... определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету".

Исходя из вышеприведенных положений, безвозмездное поступление материалов можно отражать в учете ниже следующими проводками.

Учет поступления материалов, изготовленных собственными силами

Согласно методическим указаниям материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактическая себестоимость материалов при их изготовлении силами организации определяется исходя из фактических затрат, связанных с производством данных материалов. Учет и формирование затрат на производство материалов осуществляются организацией в порядке, установленном для определения себестоимости соответствующих видов продукции. Т.е. порядок отражения в бухгалтерском учете материалов, изготовленных собственными силами, зависит от методики исчисления себестоимости продукции, применяемой в организации.

В настоящее время применяют следующие виды оценки готовой продукции:

• По фактической производственной себестоимости. Этот способ оценки готовой продукции (изготавливаемых материалов) используется сравнительно редко, как правило, при единичном и мелкосерийном производствах, а также при выпуске массовой продукции небольшой номенклатуры.
• По неполной (сокращенной) производственной себестоимости продукции (изготавливаемых материалов), исчисляемой по фактическим затратам без общехозяйственных расходов. Может применяться в тех же производствах, где применяется первый способ оценки продукции.
• По нормативной (плановой) себестоимости. Целесообразно применять в отраслях с массовым и серийным характером производства и с большой номенклатурой продукции.
• По другим видам цен.

Ниже рассмотрим два варианта отражения в учете операций поступления материалов, изготовленных собственными силами.

Учет материалов — является одним из основных бухгалтерских операций в организации. Материалы необходимо принять к учету и составить необходимые проводки. В статье рассмотрено, как правильно организовать бухгалтерский учет поступления материалов, приведены таблицы с проводками, которые при этом нужно отразить в бухгалтерии. Для более удобного восприятия информации приведены примеры.

В бухгалтерии для учета материалов используется счет 10 «Материалы». По дебету этого счета отражается поступление ТМЦ, по кредиту их списание.

Материалы могут поступить на склад предприятия несколькими способами:

• покупка материалов;
• безвозмездная передача материалов;
• в виде вклада в уставный капитала;
• могут быть изготовлены собственными силами.

Стоимость материалов при поступлении может учитываться двумя способами:

1. По фактической себестоимости (учет происходит непосредственно на счете 10).
2. По учетным ценам (в качестве учетной цены может быть плановая себестоимость, средние покупные цены), в данном случае учет себестоимости материалов формируется с помощью дополнительных счетов 15 и 16.

УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ ПО ФАКТИЧЕСКОЙ СЕБЕСТОИМОСТИ (ПРОВОДКИ, ПРИМЕР)

Если ТМЦ принимаются к учету по фактической себестоимости, то их приходуют сразу в дебет счета 10 по стоимости, указанной в документах поставщика. Если организация является плательщиком НДС, то сумма налога выделяется для возмещения из бюджета на отдельный субсчет. Проводки при учете материалов по фактической себестоимости выглядят следующим образом:

ПРИМЕР УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ ПРИ ПОКУПКЕ

Проводки по учету поступления материалов при покупке

ТЗР списываются раз в месяц одной проводкой. Для определения суммы списания транспортно-заготовительных расходов определяется следующее отношение:

УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ ПО УЧЕТНЫМ ЦЕНАМ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СЧЕТОВ 15, 16 (ПРОВОДКИ, ПРИМЕР)

Если для учета материалов используется не фактическая себестоимость, а учетная цена, то в бухгалтерии используются дополнительно счета 15 и 16. В дебет сч.15 ТМЦ поступают по фактической стоимости, а в дебет сч.10 уже по учетной цене. Разница между фактической и учетной ценой называется отклонением и отражается на сч.16. Превышение учетной цены над фактической отражается по кредиту сч.16, превышение фактической цены над учетной — по дебету сч.16. Проводки приведены в таблице ниже.

ПРОВОДКИ ПО УЧЕТУ МАТЕРИАЛОВ ПО УЧЕТНЫМ ЦЕНАМ

В таблице ниже приводятся основные проводки по учету поступления материалов (ТМЦ).

Рассмотрим данный вариант учета материалов на конкретном примере.

ПРИМЕР БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ

Проводки по учету покупки материалов в производство

В случае если закупочная цена превышает учетную на счете 16 образуется дебетовое сальдо, это сальдо в конце месяца списывается на те счета, куда были списаны материалы пропорционально по формуле:

(дебетовое сальдо на начало месяца по счету 16 + дебетовый оборот по счету 16) х кредитовый оборот счета 10 / (дебетовое сальдо на начало месяца счета 10 + дебетовый оборот счета 10).

В случае если закупочная цена меньше учетной, то на счете 16 кредитовое сальдо, которое в конце месяца списывается по формуле:

(кредитовое сальдо на начало месяца счета 16 + кредитовый оборот по счету 16) х кредитовый оборот счета 10 / (дебетовое сальдо на начало месяца счета 10 + дебетовый оборот счета 10)

В нашем примере закупочная цена меньше учетной, на счете 16 кредитовое сальдо, определим вышеуказанное соотношение:

В конце месяца проводкой Д20 К16 списываем сумму в размере 20 000.

Помимо покупки материалы могут поступить на предприятие и другими способами:

1. Изготовление материалов собственными силами: проводка Д10 К20 (23) — оприходованы материалы, изготовленные .
2. Поступление материалов в виде вклада в : проводка Д10 К75 .
3. Дарение (безвозмездная передача материалов): безвозмездное поступление материалов оформляется проводкой Д10 К98 , затем счет 98 закрывается на 91 проводкой Д98 К91 .

Движение товаров и материалов с момента приемки на склад до момента выбытия со склада предприятия должно документироваться и своевременно отражаться в бухгалтерском учете. Бухгалтерия предприятия отвечает за общее руководство и контроль за правильностью ведения документов. Учет ТМЦ в бухгалтерии, проводки и документы, используемые при оформлении операций, должны соответствовать законодательным нормам и принятой на предприятии учетной политике.

Документооборот на предприятии может производиться по унифицированным формам или в соответствии с ФЗ N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в ред. от 23.05.2016 с использованием собственных форм документации при условии наличия в них всех требуемых реквизитов.

Документооборот при учете ТМЦ

Документы по оформлению операций движения ТМЦ на предприятии

Отражение поступления ТМЦ в учете

Бухгалтерские проводки по учету поступления ТМЦ

Отражение перемещения ТМЦ в учете

Движение ТМЦ между складами отображается корреспонденцией счетов аналитического учета внутри соответствующего балансового счета.

Отражение выбытия ТМЦ в учете

Выбытие товаров и материалов при их передаче в производство, отпуске покупателям отражается проводками:

При этом способе всю информацию о фактической себестоимости материалов отражают по дебету счетов 10 "Материалы" и 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей". По дебету счета 10 материалы отражают по учетным ценам, а на счете 16 отражается разница между учетной ценой и фактической себестоимостью. В качестве вспомогательного используют счет 15.

За учетную цену (по выбору фирмы) можно принять:

Цену поставщика;

Фактическую себестоимость материалов по данным предыдущего месяца;

Фиксированную цену, утверждаемую на определенный период времени.

Выбранный метод определения учетной цены должен быть закреплен в учетной политике фирмы.

При поступлении материалов на склад их приходуют по учетной цене проводкой:

Дебет 10 Кредит 15

Оприходованы материалы по учетным ценам.

Все данные о фактических расходах по заготовлению материалов собираются по дебету счета 15. При этом в учете делают проводки:

Дебет 15 Кредит 60

Отражена покупная стоимость материалов;

Дебет 15 Кредит 76

Отражены транспортные расходы по приобретению материалов;

Дебет 15 Кредит 76

Отражены расходы по оплате услуг посредника в приобретении материалов;

Дебет 19 Кредит 60 (76)

Учтен НДС по оприходованным материалам (транспортным расходам, вознаграждению посреднику) на основании счетов-фактур;

Дебет 60 (76) Кредит 51

Оплачены расходы на приобретение материалов;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Принят к вычету НДС по расходам, связанным с приобретением материалов.

Таким образом, по дебету счета 15 формируют фактическую себестоимость материалов, а по кредиту - их учетную цену.

Для оперативного учета важно, чтобы каждый вид расходов можно было четко отнести к конкретному виду и партии материалов. Поэтому аналитический учет по счету 15 организуйте по аналогии с аналитическим учетом по счету 10 (по отдельным наименованиям материалов и местам их хранения).

Пример

ООО "Пассив" 1 декабря 2005 года получило на склад 100 банок масляной краски (материалы). Согласно учетной политике фирмы, материалы отражаются по учетным ценам. Учетная цена одной банки краски - 140 руб.

3 декабря 2005 года "Пассив" получил счет-фактуру от поставщика краски на сумму 17 700 руб. (в том числе НДС - 2700 руб.).

5 декабря 2005 года получен счет-фактура от транспортной компании на услуги по доставке краски на сумму 2360 руб. (в том числе НДС - 360 руб.).

Бухгалтер "Пассива" сделал такие проводки:

Дебет 10 Кредит 15

14 000 руб. (140 руб. х 100 ед.) - оприходована краска по учетной цене;

Дебет 15 Кредит 60

15 000 руб. (17 700 - 2700) - отражена покупная стоимость краски в ценах поставщика;

Дебет 19 Кредит 60

2700 руб. - отражен НДС по оприходованной краске;

Дебет 15 Кредит 60

2000 руб. (2360 - 360) - отражены транспортные расходы по доставке краски на склад;

Дебет 19 Кредит 60

360 руб. - отражен НДС по счету-фактуре транспортной компании.

Таким образом, по кредиту счета 15 сформирована учетная стоимость материалов, а по дебету - их фактическая себестоимость.

В строке 211 баланса за 2005 год краску нужно отразить по фактической себестоимости в сумме 17 000 руб. (15 000 + + 2000).

Если учетная цена запасов оказалась меньше их фактической себестоимости, сделайте в учете запись:

Дебет 16 Кредит 15

Списано превышение фактической себестоимости запасов над их учетной ценой (перерасход).

Если учетная цена запасов превысила их фактическую себестоимость, в учете на сумму превышения сделайте проводку:

Дебет 15 Кредит 16

Списано превышение учетной цены запасов над их фактической себестоимостью (экономия).

Пример

В декабре 2005 года ООО "Пассив" купило материалы и отразило их стоимость по учетным ценам (500 руб. за единицу). Было приобретено 700 единиц материала. По документам поставщика материалы стоят 354 000 руб. (в том числе НДС - 54 000 руб.).

Бухгалтер "Пассива" сделал проводки:

Дебет 10 Кредит 15

350 000 руб. (500 руб. х 700 ед.) - оприходованы материалы по учетным ценам;

Дебет 15 Кредит 60

300 000 руб. (354 000 - 54 000) - отражена фактическая себестоимость материалов;

Дебет 19 Кредит 60

54 000 руб. - отражен НДС по поступившим материалам;

Дебет 15 Кредит 16

50 000 руб. (350 000 - 300 000) - списано превышение учетной стоимости материалов над их фактической себестоимостью.

В строке 211 баланса за 2005 год материалы нужно отразить по фактической себестоимости - 300 000 руб.

Дебетовое сальдо по счету 16 в конце отчетного месяца списывают на те же счета, что и материалы, пропорционально их стоимости.

Сумму к списанию рассчитывают так.

К дебетовому сальдо по счету 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей" на начало месяца прибавьте оборот по дебету этого счета за месяц. Затем разделите данный показатель на сумму дебетового сальдо по счету 10 "Материалы" на начало месяца и оборота по дебету этого счета за месяц. После этого умножьте полученную разность на оборот по кредиту счета 10 за прошедший месяц. В результате вы получите сумму отклонений, которая должна быть списана.

При списании отклонений делают проводку:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 16

Списано отклонение в стоимости материалов.

Отклонение в стоимости проданных материалов списывается на счет учета прочих доходов и расходов. Для этого в учете делают

Дебет 91-2 Кредит 16

Списано отклонение в стоимости проданных материалов.

Пример

Дебетовое сальдо по счету 16 - 2000 руб.

В декабре были оприходованы материалы по учетным ценам на сумму 50 000 руб. По документам поставщика фактическая себестоимость материалов составила 70 800 руб. (в том числе НДС - 10 800 руб.).

В декабре на основное производство списаны материалы на сумму 40 000 руб. по учетным ценам.

Дебет 10 Кредит 15

Дебет 15 Кредит 60

60 000 руб. (70 000 - 10 800) - отражена фактическая себестоимость материалов согласно расчетным документам поставщика;

Дебет 19 Кредит 60

10 800 руб. - учтен НДС по материалам;

Дебет 16 Кредит 15

10 000 руб. (60 000 - 50 000) - отражено отклонение в стоимости материалов;

Дебет 20 Кредит 10

Отклонение в стоимости материалов к списанию на счет 20 составит:

Бухгалтер списал отклонения проводкой:

Дебет 20 Кредит 16

6000 руб. - списано отклонение в стоимости материалов.

Кредитовое сальдо счета 16 по списанным запасам в конце месяца сторнируется со счетов, на которые были списаны материалы, пропорционально их стоимости.

Сумму отклонений, подлежащую списанию, рассчитывают так.

К кредитовому сальдо по счету 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей" на начало месяца прибавьте оборот по кредиту этого счета за месяц. Затем разделите данный показатель на сумму дебетового сальдо по счету 10 "Материалы" на начало месяца и оборота по дебету этого счета за месяц. После этого умножьте полученную разность на оборот по кредиту счета 10 за прошедший месяц. В результате вы получите сумму отклонений, которая должна быть списана.

При списании отклонений сделайте проводку:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44...) Кредит 16

Сторнировано отклонение в стоимости материалов.

Отклонение в стоимости проданных материалов сторнируется со счета прочих доходов и расходов. Для этого в учете сделайте запись:

Дебет 91-2 Кредит 16

Сторнировано отклонение в стоимости проданных материалов.

Пример

ООО "Пассив" отражает стоимость материалов по учетным ценам. По состоянию на 1 декабря 2005 года у "Пассива" числились в учете:

Остаток материалов на складе (сальдо счета 10) - 30 000 руб.;

Кредитовое сальдо по счету 16 - 2000 руб.

В декабре были оприходованы материалы по учетным ценам на сумму 50 000 руб. Их фактическая себестоимость составила 47 200 руб. (в том числе НДС - 7200 руб.).

В декабре было списано в основное производство материалов на сумму 40 000 руб. по учетным ценам.

Бухгалтер "Пассива" сделал записи:

Дебет 10 Кредит 15

50 000 руб. - оприходованы материалы по учетным ценам;

Дебет 15 Кредит 60

40 000 руб. (47 200 - 7200) - отражена фактическая себестоимость материалов согласно документам поставщика;

Дебет 19 Кредит 60

7200 руб. - учтен НДС по материалам;

Дебет 15 Кредит 16

10 000 руб. (50 000 - 40 000) - отражено отклонение в стоимости материалов;

Дебет 20 Кредит 10

40 000 руб. - списаны материалы в производство по учетным ценам.

Отклонение в стоимости материалов, которое надо сторнировать со счета 20, составит:

(2000 руб. + 10 000 руб.) : (30 000 руб. + 50 000 руб.) х 40 000 руб. = 6000 руб.

При списании отклонения сделана запись:

Дебет 20 Кредит 16

6000 руб. - сторнировано отклонение в стоимости материалов.

Учитывать материалы нужно по определенным правилам. При этом есть критерии, которым должен отвечать такой учет. Все они названы в пункте 7 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н. Например:

• важно организовать оперативный (своевременный) учет запасов;

• учет должен быть достоверным, то есть отражать можно только реальные и подтвержденные документами операции;

• синтетический учет должен совпадать с данными аналитического на начало каждого месяца как по оборотам, так и по остаткам;

• различия между бухгалтерским и складским, оперативным учетом движения запасов в подразделениях недопустимы.

Внимание: невыполнение требований может привести к занижению налогов и искажению баланса. А если данные будут отличаться от реальных более чем на 10 процентов, то налоговые инспекторы, выявив такие нарушения, накажут виновных должностных лиц. Например, руководителя или главного бухгалтера организации.

Ведь речь идет о грубом нарушении правил ведения бухучета и представления отчетности. Размер штрафа составит от 2000 до 3000 руб.

Избежать наказания можно, только исправив ошибки до сдачи бухгалтерской отчетности. А также представив уточненные налоговые расчеты или декларации.

Такой порядок установлен статьей 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Чтобы не допустить нарушения, важно правильно оформлять и своевременно отражать в учете поступление материалов. При этом соблюдайте два простых правила. Первое - подтвердить получение и оформить постановку на учет материалов надо первичными документами. Второе - оприходовать материалы можно только по фактической себестоимости.

Какие первичные документы должны быть

По общему правилу каждый факт хозяйственной жизни надо подтвердить первичными документами. Это касается и поступления материалов. Часть документов получите у поставщика, а часть оформите самостоятельно. Состав первички зависит от способа получения материалов. Если приходуете материалы, произведенные вашей организацией, то и документы будут только те, что составите самостоятельно вы или сотрудники подразделений.

Материалы можно приобрести:

• по возмездным договорам, таким как поставка, мена и т. д. В том числе и через подотчетных лиц;

• безвозмездно по договору дарения;

• в качестве вклада в уставный капитал;

• изготовив их самостоятельно;

• получив при ликвидации основных средств;

• даже обнаружив при инвентаризации, если выявлены излишки.

Документы составляют по формам, которые заранее утвердит руководитель. Это могут быть унифицированные или самостоятельно разработанные формы. Во втором случае документ должен содержать все необходимые реквизиты .

Это следует из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пунктов 11, 29, 43 и 44 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Ситуация: нужно ли распечатывать приходный ордер, составленный при приемке материалов в электронном виде?

Ответ: нет, не нужно, если на документе есть электронные подписи.

Приходный ордер можно составить как на бумаге, так и в электронном виде. В любом случае документ должны подписать ответственные сотрудники. Это может быть кладовщик или другое материально ответственное лицо склада, которое принимает и сдает материалы. Причем если ведете учет на основании электронных документов, то заверять их нужно электронными подписями.

Такой порядок следует из пунктов 12 и 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, положений Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждается в письме Минфина России от 19 мая 2006 г. № 02-14-13/1297.

По какой стоимости приходовать материалы

Приходовать материалы, то есть отражать в учете, обязательно по фактической себестоимости. Такое требование прямо установлено в пункте 5 ПБУ 5/01. Это правило действует всегда. Себестоимость определяйте как сумму фактических затрат на приобретение или изготовление материалов. Поэтому, например, когда покупаете материалы, учитывать нужно не только стоимость, указанную поставщиком в накладной, но и транспортно-заготовительные расходы.

Обычно материалы отражают по дебету счета 10 «Материалы» по фактической себестоимости каждой учетной единицы.

Однако вы вправе применять и другой порядок. В частности, можно отражать материалы по учетным ценам. Таким, например, как:

• планово-расчетные цены. Обычно их закладывают в бюджете на определенный период;

• договорные цены. Когда материалы приобретены под специальный контракт, в котором определена их возможная стоимость;

• фактическая себестоимость материалов за прошлый отчетный период. А именно месяц, квартал, год;

• средняя цена группы. Когда плановая цена установлена не на конкретный номенклатурный номер, а на их группу.

При этом отклонения от фактической себестоимости необходимо фиксировать. Разницы с фактической себестоимостью учитывайте на счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Затраты на приобретение и заготовление материалов сначала надо аккумулировать на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

Такой порядок следует из положений пункта 5 ПБУ 5/01, пункта 80 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, и Инструкции к плану счетов (счета 10, 15, 16).

Выбранный вариант учета поступления материалов закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008).

В фактической себестоимости материалов не учитывайте:

• общехозяйственные и другие аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материалов;

• возмещаемые налоги - НДС и акцизы. Правда, это правило действует не всегда. Организации и предприниматели, которые освобождены от уплаты этих налогов, могут включить и их в себестоимость материалов.

Такие указания есть в пунктах 6 и 7 ПБУ 5/01.

Полный перечень затрат, которые включают в стоимость материалов, приведен в таблице .

Поступление извне

Если приобрели материалы, получили их безвозмездно или в качестве вклада от участника, то необходимо соблюсти определенные формальности. В частности, связанные с доставкой, приемкой и, конечно, оприходованием материалов.

Доверенность на получение

Забрать материалы со склада поставщика можно несколькими способами. Например, самовывозом. Поставщик может и сам доставить материалы. Никто не запрещает привлечь и стороннего перевозчика.

Когда забираете материалы самовывозом, то получить их от поставщика сможет только сотрудник, который уполномочен доверенностью. Составьте ее в одном экземпляре. Для этого вы можете использовать:

• унифицированные формы № М-2, № М-2а (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а);

• разработанную самостоятельно доверенность - при условии что она содержит все необходимые реквизиты

Выбор должен утвердить руководитель приказом к учетной политике.

Форму № М-2а применяют, когда получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Доверенность по форме № М-2 или № М-2а можно выдавать только сотрудникам. В доверенности должны быть заполнены все реквизиты, включая образец подписи сотрудника, на имя которого она выдана. Доверенности обычно выдают на срок не более 15 дней. Если материалы поступают в плановом порядке, то доверенность может быть выдана на месяц. Такой порядок описан в разделе 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Доверенность нужно заверить подписью руководителя организации и печатью. Выдавайте такой документ сотруднику под расписку и зарегистрируйте его в журнале учета выданных доверенностей. Не забудьте также поставить в доверенности дату составления. Без этой информации такой документ ничтожен. А значит, получить материалы от поставщика сотрудник не сможет.

Все это следует из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 182-189 Гражданского кодекса РФ, пункта 45 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Приемка на складе

Поступление материалов оформляет кладовщик или другое материально ответственное лицо склада. Составить приходный ордер ответственный сотрудник должен в тот же день. В одном экземпляре по форме, которая утверждена руководителем. Это может быть:

• унифицированная форма № М-4 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а);

• форма, которую вы создали самостоятельно. Важно, чтобы она содержала все необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Обычно на каждую поставку оформляют отдельный приходный ордер. Однако когда в течение дня от одного и того же поставщика поступает несколько партий массовых однородных грузов, допустимо поступить по-другому. Кладовщик вправе составить один приходный ордер. Для этого в конце дня он определяет общий итог по всем грузам от одного поставщика и указывает его в приходном ордере.

Об этом сказано в пункте 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, статье 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункте 7 ПБУ 1/2008.

Совет : чтобы сократить документооборот, приходный ордер можно не оформлять. Его можно заменить штампом. Проставьте его прямо на документе поставщика. Например, на накладной.

В штампе укажите все необходимые реквизиты . Выбранный вариант документального оформления поступления материалов на склад закрепите в учетной политике для целей бухучета. Такой порядок предусмотрен в абзаце 4 пункта 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, и пункте 7 ПБУ 1/2008.

При приемке ответственный сотрудник должен проверить количество и качество поступивших материалов. Если в результате будет выявлен брак или недостача, можно выставить претензию поставщику. Сделайте это на основании акта о приемке материалов. Например, по форме № М-7. В нем укажите количество и стоимость бракованных материалов (размер недостачи).

Такой порядок предусмотрен пунктом 44 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Если фактическое количество (качество, ассортимент) материалов не соответствует документам передающей стороны, приходный ордер не оформляют. В этом случае принимать материалы должна специальная комиссия, которая составляет акт, например, по форме № М-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Такой порядок предусмотрен абзацами 6-8 пункта 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

На практике материалы отправляют в подразделения, минуя склад. Однако их все равно нужно оприходовать на склад и сразу же оформить передачу в подразделение. При этом одновременно составляют документы на приход и на выдачу. Например, по формам № М-4, М-8, М-11, М-15. В приходных и расходных документах сделайте отметку о том, что материалы выданы без завоза их на склад (транзитом). Такой порядок предусмотрен абзацем 1 пункта 51 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Наименование и единицы измерения

Приходовать материалы под тем же наименованием, которое указывает поставщик, не обязательно. Достаточно указать в учетной политике, что планируете вести учет по специально разработанной номенклатуре. Отметьте, что наименования товаров в приходных документах и учетных регистрах могут не совпадать. Опишите технологию обработки учетной информации, которая поступает от поставщиков материалов. Правомерность такого подхода подтверждается письмом Минфина России от 28 октября 2010 г. № 03-03-06/1/670.

Приходовать материалы надо в определенном количестве в соответствующих единицах измерения. Обычно используют данные, предоставленные поставщиком. На это же указывают и специалисты Минфина России в письме от 24 января 2006 г. № 07-05-06/09.

Однако есть два особых случая, когда применяется другой порядок. Первый: когда материалы поступают по одной единице измерения, а отпускаете вы их в производство по другой. Например, поступили материалы в тоннах, а отпускаете в штуках. В этом случае приходуйте материалы и указывайте их в карточках складского учета сразу в двух единицах измерения. Отпускную единицу записывайте в скобках. Правда, можно поступить и по-другому. Достаточно оформить акт перевода в другую единицу измерения. Тогда приходовать и отпускать материалы вы будете по той единице измерения, которую обычно используете. Специальной формы акта не утверждено, поэтому вы вправе разработать и утвердить ее самостоятельно. Например, по такому шаблону (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

И второй случай, когда полученные материалы можно отразить совсем не в тех единицах измерения, в которых их учитывал поставщик. Это если в сопроводительных документах продавца фигурируют более крупные или, наоборот, более мелкие единицы измерения материалов, чем приняты у вас. В этой ситуации приходовать материалы можно по принятой в вашем учете единице измерения. Например, поступайте так, когда поставщик отгружает вам килограммы, а вы учитываете материалы тоннами.

Такие указания есть в пункте 50 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Неотфактурованная поставка

Бывает, что при поступлении материалов поставщик не представляет никаких расчетных документов. Как же поступать в этом случае? Оформите поступление материалов как неотфактурованную поставку. Так делайте, например, в ситуации, когда не получили от поставщика счет, платежное требование и другие необходимые документы.

Поступление материалов оформите актом приемки материалов. Например, по форме № М-7. Составьте его в двух экземплярах. По одному оприходуйте материалы, а другой направьте поставщику.

Материалы в этом случае приходуйте по рыночной цене. Если впоследствии будут получены расчетные документы от поставщика на другую сумму, то их учетную цену скорректируйте.

Такой порядок предусмотрен в пунктах 36-41 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.