Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:
Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;
Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.
Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций.
От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность).
Если в организации не создана система организации и ведения первичного учета, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.
Одним из основных принципов ведения бухгалтерского учета является то, что хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).
Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учета с нарушением установленного законом порядка.
Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учетной документации, относятся:
1) к учету принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.
В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждаемые Государственным комитетом РФ по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учетных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и альбомах отраслевых специализированных форм документов (например, торгово-закупочные акты на приобретение материалов у физических лиц). Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;
2) первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.
Кроме перечисленных обязательных реквизитов, в первичной учетной документации могут указываться и дополнительные реквизиты, характер которых определяется содержанием той или иной операции и назначение которых состоит в усиленииконтрольного, познавательного и оперативного значения документов:
Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после его окончания;
В первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и условие совершения операций, т. е. возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов;
Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений;
Заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам:
1) по назначению:
распорядительные - документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);
оправдательные - документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения (авансированный отчет);
бухгалтерского оформления - документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплаты труда);
комбинированные - документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату труда);
материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (приходный ордер);
денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное поручение);
расчетные - используемые для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет-фактура);
3) по объему отраженных операций:
первичные - документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);
сводные - документы, предназначенные для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйствен-
ных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира);
4) по способу использования:
разовые - документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции (накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов);
накопительные - используются для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта);
5) по числу учитываемых позиций:
однострочные - документы, содержащие одну учетную позицию;
многострочные - документы, содержащие две или более учетные позиции (расчетно-платежная ведомость);
6) по месту составления:
внутренние - документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно-материальных ценностей);
внешние - документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования-поручения);
7) по способу заполнения:
Заполняемые вручную;
Заполняемые при помощи средств вычислительной техники.
Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:
организационно-распорядительные - документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;
финансово-расчетные - документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и рас-
четах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;
документы по снабжению и сбыту - материальные документы.
Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и проверка по существу.
Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы и все реквизиты документа заполнены.
Арифметическая проверка предназначена для выявления ошибок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Если ошибки допущены в документах, служащих для оформления кассовых операций (приходные и расходные кассовые ордера), и банковских документах (чеках, платежных поручениях и др.), то данные документы к учету не должны приниматься, а подлежат составлению заново независимо от характера ошибки, поскольку исправления в кассовых и банковских документах запрещены.
Проверка по существу необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции.
Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Первичные документы изымаются на основании мотивированного постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества изымаемых документов.
Любым предприятиям (будь то маленький магазин или солидная корпорация со множеством подразделений) невозможно управлять, если там не налажен учет - бухгалтерский, оперативный, статистический. У любого вида учета есть своя основа - документ. Как не бывает дома без фундамента, так не бывает и учета без документов, а грамотное и эффективное управление невозможно без всестороннего анализа информации, полученной посредством бухгалтерского, оперативного и статистического учета.
Первичные документы по своей сути различны, однако их можно разделить на два вида. Первый - документы-основания (договоры, счета, счета-фактуры, заявки на обслуживание), регламентирующие операции с контрагентами (клиентами). Эти документы создаются в системе для увязки сопроводительных документов на движение товаров, услуг и платежных документов, а поэтому не требуют разноски по счетам. Второй вид документов - сопроводительные документы (накладные, акты, складские ордера, платежные поручения, кассовые ордера и т. д.), сопровождающие движение товаров (услуг) и денежных средств. К такого рода документам могут быть отнесены проводки, отражающие в стоимостном выражении суть операции.
Документы-основания в большинстве своем относятся к оперативному учету, в то время как сопроводительные документы имеют отношение ко всем видам учета. Документы-основания могут находиться в одном из трех состояний: оформляемые, исполняемые и закрытые. Оформляемые используются только для планирования закупок и продаж и не включаются в хозяйственный оборот, по ним не производится контроль регламента выполнения. Исполняемые документы используются для формирования на их основе накладных и актов на работу (услуги), а также включаются в контроль сроков исполнения и расчета штрафов. Над документом в состоянии «Исполняемый» можно проводить любые действия: вводить даты фактической оплаты и поставки товара; формировать накладные и акты на услуги, связанные с данным документом, а также платежные документы; выписывать складские ордера, связанные с накладными. Документ в таком состоянии можно назвать рабочим, так как он является основой создания цепочки связанных с ним сопроводительных документов.
После выполнения регламента (оплаты и проведения товара со складов) документ может быть переведен в состояние «Закрытый». В этом качестве он системой не обрабатывается (хранится в архиве). Закрытие документа-основания производится на основании данных отчета по исполняемым договорам только в том случае, если по нему нет задолженности.
Проверить использование документов-оснований можно автоматически. Документы, по которым после указанной даты не было никаких операций, после подтверждения пользователя удаляются из системы.
Создание сопроводительных документов по исполняемому документу-основанию может быть осуществлено одновременно с помощью специальной функции. В любом из сопроводительных документов по желанию пользователя существует возможность создания счета-фактуры (практически вся информация о ней заполняется автоматически из предшествующего документа), а из счета-фактуры проведенная операция может быть зарегистрирована в книге закупок или продаж.
В управлении продажами вся цепочка документов «счет > накладная > складской ордер» может быть создана при выписке счета без дополнительных переходов.
Накладные и акты, сформированные автоматически, доступны для последующего редактирования, необходимость в котором может возникнуть в случае неполной поставки либо поставки по нескольким сопроводительным документам. При формировании очередного сопроводительного документа по документу-основанию система автоматически учитывает ранее произведенные поставки. При создании накладных на отпуск осуществляется контроль наличия отпускаемых товаров по разрезам хранения: склад - материально-ответственное лицо - партия. Для облегчения работы при большом потоке документов существует возможность формирования складских ордеров как по отдельной накладной, так и по группе накладных.
В случае обнаружения несоответствия характеристик товара указанным в накладной, например брака, истечения срока годности и т. д., предусмотрено формирование возвратной накладной и складского ордера.
В связи с тем, что оформление первичных документов, регламентирующих сделку, может выполняться в разное время и разными сотрудниками, полезно периодически проверять их соответствие. Система предлагает ряд возможностей для всестороннего контроля.
Реализованы функции контроля соответствия документов-оснований и накладных, накладных и складских ордеров. В результате их выполнения формируются отчеты разной степени подробности. По запросу программы можно включать в отчеты только документы, по которым выявлены несоответствия.
Если по документу-основанию на продажу суммы платежа были разнесены по позициям накладных, то в отчете присутствует графа «Оплата», где приводятся суммы оплаты по каждой накладной.
При автоматическом формировании платежных документов из модулей контура оперативного управления предоставляется возможность выбрать вид платежного документа (рублевый или валютный), задать дату, откорректировать сумму (по умолчанию принимается неоплаченный остаток от общей суммы документов-оснований), сформировать платежные документы по группе выбранных документов.
Дальнейшая работа с платежным документом - ввод даты оплаты и выполнение проводок - осуществляется в контуре бухгалтерского учета. Безусловно, платежные документы можно вводить непосредственно в контуре бухгалтерского учета и при этом устанавливать их связь с документами-основаниями. Во всех случаях возможен как один платеж по нескольким документам, так и несколько платежей по одному документу.
Более того, реализован учет взаиморасчетов товарами (услугами), причем несколькими способами. Во-первых, можно оформить бартерный договор, включив в него два ранее оформленных исполняемых договора: на закупку и на продажу. На основании установленной связи между договорами осуществляется погашение взаимной задолженности по платежам. Во-вторых, можно связывать накладную на отдых с договором на закупку, и наоборот, тогда и в дебетовой, и в кредитовой части отчета по исполняемым договорам будут присутствовать товарно-сопроводительные документы.
Начальным этапом бухгалтерского учета является документирование всех хозяйственных операций путем составления первичных учетных документов. Малые предприятия применяют для документирования хозяйственных операций формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, ведомственные формы, а также самостоятельно разработанные бланки, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Форма такого документа должна быть утверждена в приказе об учетной политике. Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе.
Документирование в бухгалтерском учете используется как способ первичной регистрации и юридического оформления наблюдаемых объектов, т.е. способ первичного отражения влияния свершившихся фактов хозяйственной жизни на состояние объектов бухгалтерского наблюдения. На этой стадии учетной работы, представляющей собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций (фактов), сведения в первичных документах должны отражаться достоверно, иметь доказательность. Учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то его составление обязательно сразу после окончания хозяйственной операции.
Документы различаются как по форме, так и по показателям, определяющим содержание регистрируемых в них операций. Основные показатели документов, характеризующие сущность операций, называются реквизитами.
Реквизиты представляют собой информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку (вид материала, единица измерения и т.д.). Реквизиты подразделяются на качественные реквизиты (признаки) и содержательные (показатели). Качественные (признаки) реквизиты отображают объекты учета (наименование материала и пр.); содержательные реквизиты -- характеристику объекта учета (сорт, типоразмер материала и т.д.).
При группировке учетных документов по назначению их подразделяют на распределительные, исполнительные (оправдательные), документы бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительными называют документы, которые содержат приказ или распоряжение на свершение какой-либо хозяйственной операции. К ним относятся различные приказы и письменные распоряжения руководителя организации и руководителей структурных подразделений, доверенности на получение материальных ценностей для организации, чеки на получение денег из банка и т.п. Распорядительные документы служат основанием для выполнения определенного хозяйственного действия и не содержат в себе подтверждения фактов совершения хозяйственных операций.
Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают совершившийся факт. К таким документам относятся приходные ордера для оформления приема материалов на склад, приемо-сдаточные накладные, различные квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и т.п. Исполнительные документы составляются в момент совершения операций и являются основанием учетных записей.
Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют. Они составляются на основании распорядительных и исполнительных (оправдательных) документов и являются техническим средством для систематизации учетных записей.
Документами бухгалтерского оформления являются также документы, составленные бухгалтером для подготовки и упрощения учетных записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (бухгалтерские справки, расчеты и т.п.). Такие документы используются только в бухгалтерии данной организации. Содержание и формы этих документов зависят от технических средств, используемых в учетной работе, сущности и перечня показателей синтетического и аналитического учета.
Комбинированными называются документы, которые сочетают в себе признаки нескольких видов документов -- предположим, признаки распорядительных документов на совершение хозяйственных операций и исполнительных, удостоверяющих факт выполнения операции, например требования на отпуск материалов со склада, рабочий наряд. Кассовый расходный ордер является одновременно распорядительным, исполнительным и документом бухгалтерского оформления. Применение комбинированных документов в практике бухгалтерского учета весьма распространено.
При группировке учетных документов по объему отражаемых хозяйственных операции (порядку формирования) различают первичные и сводные документы.
Первичными называются документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни в момент их свершения. Эти документы находятся в самом начале технологической цепочки учетного процесса. Они составляют основу первичного учета, ибо в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путем предварительного наблюдения и измерения. К первичным относится большая часть учетных документов, оформляющих хозяйственные операции (например, приходные и расходные кассовые ордера, приемные акты, накладные и др.).
Сводные документы фиксируют данные о фактах хозяйственной жизни из нескольких первичных документов. Применение сводных документов связано с необходимостью обобщения данных первичных документов и получения укрупненных показателей либо получения дополнительных сведений об учитываемых хозяйственных операциях и отражения их в бухгалтерском учете в соответствующих разделах. Примером сводного документа могут быть отчеты кассира (кассовые отчеты), которые обобщают сведения приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов; товарные отчеты, составляемые на основе первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей, и др.
По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.
Разовыми считаются документы, которые применяются только для однократного оформления и отражения хозяйственных операций: приходные и расходные кассовые ордера, требования на отпуск материалов со склада. (Приложение 1)
Накопительными называются документы, которые используются для многократного оформления и отражения в них однородных хозяйственных операций на протяжении какого-либо периода (за неделю. декаду, месяц): лимитные карты; лимитно-заборные карты, используемые для оформления отпуска материалов со склада одному и тому же получателю -- цеху, производственному участку; двухнедельные рапорты о выработке и др. Использование накопительных документов способствует значительному сокращению документации.
По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.
Внешними считают документы, которые составлены за пределами данной организации, т.е. документы, поступающие от других организаций: счета -- платежные требования поставщиков; выписки банка по расчетным и валютным счетам; исполнительные листы суда и т.п.
Внутренними являются документы, которые независимо от их назначения составляются внутри данной организации.
К учету принимаются только правильно оформленные документы (унифицированные или разработанные в организации).
Унифицированными являются типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления одноименных (однородных) хозяйственных операций во всех хозяйствующих субъектах: приходные и расходные ордера, авансовые отчеты, счета -- платежные требования и др. Они обязательны для применения всеми организациями независимо от форм собственности и видов деятельности организаций.
Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования постановки учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций. Унифицированные формы первичной учетной документации могут составляться на бумажных или машинных носителях информации. Правительство Российской Федерации постановлением от 08.07.97 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат Российской Федерации функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Документы, составленные автоматизированным способом, требуют специального подтверждения полученных данных, что достигается распечаткой копий документов на бумажных носителях, и оформления подписями должностных лиц, предусмотренными соответствующими формами документов. Юридическая доказательность документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться и электронной цифровой (кодовой) подписью в соответствии с действующим порядком. Во всех других случаях, когда документы, форма которых не представлена в альбомах унифицированных форм, приобретают правовую юридическую доказательность при наличии обязательных реквизитов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете».
При документировании хозяйственных операций документы должны быть составлены доброкачественно, содержать достоверные данные об объеме и сроках совершения хозяйственных операций. За достоверность данных несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.
Документы должны заполняться четко, ясно, чернилами или при помощи технических средств. В них не допускаются подчистки и неразрешенные способы исправления написанных данных. Допущенные в документах ошибки необходимо исправлять путем зачеркивания неправильного текста или цифры одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное и написанные сверху правильные данные. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. В ряде документов (банковских, кассовых) никакие исправления не допускаются. Их оформление регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. утвержденным Центральным банком Российской Федерации (ЦБ РФ). Так, в учетных документах на прием и выдачу денег сумма указывается не только цифрами, но и прописью, при этом запись начинается с заглавной буквы, чтобы не допускать приписок. Такой порядок распространяется и на учетные документы по отпуску материальных ценностей.
За выпиской некоторых учетных документов устанавливается специальный контроль путем заполнения корешков чеков, квитанций ордеров, выписки документов под копирку. Этот контроль осуществляется с целью не допустить совершения неправильных и незаконных операций, предотвратить по возможности случаи растрат, хищений и других злоупотреблений должностными лицами.
Чтобы одни и те же документы не могли быть использованы дважды, некоторые из них подлежат гашению, например кассовые ордера, доверенности и др. Гашение производится штампом или надписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также учетных документов, связанных с начислением и выплатой заработной платы.
Учетные документы, составленные в установленном порядке, передаются в бухгалтерию для дальнейшей их обработки и отражения в учете оформленных ими операций. После использования документы передаются на хранение в архив.
Процесс движения учетных документов от момента их выписки (составления, возникновения), оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их в архив на хранение называют документооборотом.
Организация документооборота предусматривает разработку схем и графиков движения учетных документов. В графиках устанавливается перечень документов с указанием, кто и какие документы составляет, кому и куда передает для контроля, обработки и группировки.
ДОКУМЕНТАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ
1. Бухгалтерские документы и их значения.
3. Классификация документов.
4. Документооборот и организация составления документов. Хранение документов.
1 . Бухгалтерские документы и их значения.
В соответствии к ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» бухгалтерский учет ведется на предприятии со дня его регистрации до ликвидации. Он должен обеспечить руководство предприятия и заинтересованных лиц достоверными и полными данными. Вопросы организации учетной работы относятся к компетенции владельца в соответствии с действующим законодательством и учредительными документами. Вместе с тем предприятиям предоставлено право самостоятельно выбирать учетную политику, форму бухгалтерского учета, порядок и способы регистрации учетной информации с учетом технологии производства и обработки учетных данных.
Предприятие разрабатывает формы и систему управленческого учета, определяет права работников на подписание бухгалтерских документов, утверждает правила документооборота, дополнительную систему регистров аналитического учета. Руководитель предприятия обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечив неуклонное выполнение правомерных требований бухгалтера относительно порядка оформления и предоставления к учету первичных документов, всеми производственными подразделениями, службами и работниками причастными к учету.
Одной из особенностей бухгалтерского учета, которая отличает его от других видов учетной работы, является то, что за всеми хозяйственными операциями проводится непрерывное и сплошное наблюдение. Производственные запасы на предприятии находятся в постоянном обращении, переходя и меняя материально-ответственных лиц. Например, из отрасли растениеводства продукция поступает на склад, а потом реализуется по соответствующим каналам, выдается на общественное питание, на корм скоту. Минеральные удобрения оприходуют от поставщиков на склад предприятия и передают в подотчет ответственному лицу. В процессе этого движения осуществляются хозяйственные операции. Каждая из них в бухгалтерском учете независимо от содержания и объемов в момент осуществления, в отдельных случаях после ее завершения, должна быть оформлена документом.
Бухгалтерский документ (термин, документ, происходит от латинского DOCUMENTUM, что значит – доказательство, свидетельство) – это письменное доказательство, соответствующей формы и содержания, факта осуществления хозяйственной операции, или письменное распоряжение на право ее выполнения. Запись, не засвидетельствованная соответствующим бухгалтерским документом, является не действительной и не может быть зафиксирована в учете. Документация – важный источник информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, которая служит средством контроля за работой отдельных материально-ответственных, служебных лиц предприятия в целом.
Документация – это совокупность документов, которые составляются на все хозяйственные операции, а также выполнение записей в системе счетов бухгалтерского учета. Кроме того, она является элементом метода бухгалтерского учета. Отображение объектов учета (операций и процессов) в первичных бухгалтерских документах называется первичным учетом. Первичный учет – это первый этап учетного процесса, который охватывает первичное наблюдение за производственно-финансовой деятельностью предприятия, измерение объектов учета и их регистрацию.
Процесс документирования условно разделяют на 4 этапа (рис. 1):
1. Наблюдение – выяснение сути, экономической целесообразности и закономерности хозяйственного факта.
2. Измерение – определение натуральных и стоимостных параметров хозяйственного факта.
3. Фиксирование – отображение параметров хозяйственного факта на носителях информации (документах).
4. Обработка – группировка носителей информации по определенным экономическим признакам.
Рис. 1. Этапы процесса документирования.
Ответственность за обеспечение фиксирования фактов осуществления хозяйственных операций в первичных документах несет владелец или уполномоченный им орган. Подписывая документ, уполномоченные работники контролируют целесообразность и законность хозяйственной операции, которая является средством контроля и персональной ответственности за свои действия.
Документы используются для анализа хозяйственной деятельности. В процессе их составления изучаются факторы, которые влияют на уровень эффективности ведения хозяйства. Для выявления причин, например, повышения себестоимости продукции, используются первичные документы. На их основе определяется рациональность использования ресурсов, и делаются соответствующие выводы на будущее.
Велико и правовое значение документов. Они являются письменным доказательством осуществления операции и основой записей в бухгалтерском учете, поэтому имеют доказательную силу при разрешении спорных вопросов с организациями и лицами, в судебно-следственных органах, проведении судебно-бухгалтерской экспертизы. Во всех случаях документы имеют юридическую силу только в том случае, если их оформлено должным образом и составлены своевременно.
2. Требования, предъявляемые к документам.
Основа бухгалтерского учета – это документирование. Именно поэтому к оформлению и содержанию документов предъявляются строгие требования. В нашей стране определены единые государственные правила и требования относительно составления документов. Эти правила определены «Положением о документальном отображении записей в бухгалтерском учете», утвержденным приказом МФУ №88 от 24.05.95 г. и ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».
Документы должны иметь все необходимые показатели, которые характеризуют оформленные ими хозяйственные операции. Эти показатели называются реквизитами. Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и содержать такие обязательные реквизиты : название документа (формы); дата и место составления; название предприятия, от имени которого сложен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции; правильность ее оформления; личная подпись или другие данные, которые предоставляют возможность идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции.
Все документы, которые составлены на отпуск денежных, материальных и расчетно-кредитных операций должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером хозяйственного субъекта. В документах на выдачу и прием денежных средств и других активов должны быть подписи лиц, которые удостоверяют факт их получения или отпуска. Кроме перечисленных обязательных реквизитов в документах могут быть дополнительные реквизиты , которые определяются характером отображенной в документе хозяйственной операции, Например, в необходимых случаях в документах указывают адреса сторон, которые принимали участие в осуществлении операции, номера счетов в коммерческих банках, процент загрязненности и влажности зерна, жирность молока и др.
В соответствии с требованиями к документам, они должны быть составлены во время осуществление хозяйственной операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания. Записи в документах необходимо делать чернилами, шариковой ручкой, химическим карандашом, а также на печатных машинках и принтерах. Не допускается заполнение документов красным цветом. Допущенные в документах ошибки можно исправлять только с соблюдением соответствующих правил. Все неправильные записи должны быть аккуратно зачеркнуты. Рядом необходимо осуществить нужную запись, сопровождая его надписью «исправленному верить», указав дату исправления и подтвердив подписи тех лиц, которые сделали исправление.
В первичных документах, которые предназначены для учета денежных средств (кассовые ордера, платежные поручения и др.) исправления не допускаются. Такие документы аннулируются. Сумма в таких документах указывается не только цифрами, но и прописью. Во всех документах цифры и текст должны быть написаны четко и разборчиво, понятными и четкими должны быть подписи лиц.
В настоящее время в бухгалтерском учете все шире используются средства компьютеризации. В этих условиях в документах должны быть реквизиты, которые определены требованиями к документам. Кроме того, предприятие обязано за свой счет изготовить копии документов на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, правоохранительных органов.
Для оформления многочисленных хозяйственных операций, которые осуществляются в хозяйственных субъектах, выписывается большое количество документов, проверка и обработка которых нуждается в больших затратах труда учетных и других работников, а также большого количества бумаги для изготовления бланков документов. Сокращение и упрощение документации имеет большой значение. Со стороны государственного руководства проводится большая работа по упрощению учета, сокращению и совершенствованию документов.
Одним из важных мероприятий является использование комбинированных, накопительных и многострочных документов, что дает возможность сократить количество документов, которые выписываются. На сельскохозяйственных предприятиях используются недельные и дневные наряды по учету выработки на подрядных работах, лимитно-заборные карты, ведомости расхода кормов, журналы учета надоя молока, которые действуют и заполняются в течение соответствующего периода.
В некоторых случаях на предприятиях самостоятельно заполняют лишние документы, создают дополнительные отчеты, реестры. В приказе об учетной политике должно быть утверждено необходимое количество документов с учетом их дальнейшего использования для внутренних и внешних потребностей предприятия. Документы должны быть выписаны в минимальном количестве, обеспечив при этом строгий контроль по хозяйственным операциям и сохранность имущества субъекта ведения хозяйства.
Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью со стороны МФУ дает возможность обеспечивать использование унифицированных документов. Унификация документов – это разработка единых форм документов для учета однородных операций на предприятиях различных форм хозяйствования. Создание унифицированных форм документов облегчает их составление, разработку типовых проектов компьютеризации учета, это также дает возможность централизовано изготавливать специальные бланки документов.
Вместе с унифицированными документами, едиными и обязательными для всех отраслей хозяйственного комплекса Украины, отраслевыми министерствами по согласованию с органами статистики разрабатываются также типовые формы документов для отдельных отраслей хозяйства (сельское хозяйство, торговля, промышленность и др.).
В основе построения типовых форм документов лежит принцип накопления учетных записей, уменьшение числа документов и реквизитов в них. Широко используется также стандартизация документов. Стандартизация документов – это разработка одинаковых, стандартных размеров бланков для однотипных документов. Это позволяет лучше использовать бумагу при изготовлении документов, уменьшает ее отходы. Стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов и последующее их хранение.
3. Классификация документов.
Для оформления различных хозяйственных операций используются разнообразные по форме и содержанию документы. Для лучшего понимания их назначения и порядка заполнения, а также обеспечения правильного их использования, все документы классифицируют по однородным признакам. Классификация бухгалтерских документов проводится по таким признакам: назначение, содержание, порядок составления, количество учетных записей, способ оформления, место составления.
По назначению бухгалтерские документы разделяют на: распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления, комбинированные. Распорядительные документы (рис. 2) содержат распоряжение, задание руководителя или других лиц на право осуществления операций (наряд на подрядную работу, поручение на получение ценностей, платежное поручение, чек на получение наличности и др.). Исполнительные документы оформляются после выполнения операций, они подтверждают факт осуществления хозяйственной операции (накладная, квитанция, прибыльный кассовый ордер, счет-фактура). Для материально ответственных лиц такие документы являются оправдывающими (рис. 3) о расходовании денежных средств и хозяйственных активов. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии на основании данных распорядительных и исполнительных документов (расчеты оплаты труда, налогов, распределения общепроизводственных расходов, амортизации, справки и расчеты составленные в бухгалтерии). Эти документы не имеют самостоятельного смысла, а используются для упрощения и сокращения учетных записей.
(рис. 4) сочетают признаки распорядительных, исполнительных документов и документов бухгалтерского оформления. В таких документах дается распоряжение на выполнение операции и подтверждается факт ее осуществления. Иногда в таких документах указывается корреспонденция счетов (расходный кассовый ордер, авансовый отчет, лимитно-заборная карта). При условии их использования сокращается количество учетных записей, это облегчает бухгалтерскую обработку документов, сокращает расходы труда и бумаги.
Рис. 2. Распорядительные документы. Рис. 3. Оправдательные документы.
Рис. 4. Комбинированные документы.
По порядку составления документы разделяют на: первичные и сводные. Первичные документы составляются в момент осуществления хозяйственной операции или после ее окончания (накладная, акт, чек, кассовый ордер). Сводные документы составляют на основании данных, сгруппированных по определенным однородным признакам первичных документов (отчет кассира и материально ответственных лиц, авансовые отчеты, реестры).
По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные. Первыми оформляют операции оприходования или расходования одного вида ценностей, а вторым – несколько позиций, видов ценностей.
По способу оформления операции бухгалтерские документы разделяют на одноразовые (заполненные на одну операцию) и накопительные (учитывают хозяйственные операции за промежуток времени).
По месту составления документы разделяют на: внутренние, внешние и служебного использования.
4. Документооборот и организация составления документов.
Хранение документов.
Важная роль в правильности принятия управленческих решений принадлежит документам в том случае, если они правильно составлены и своевременно предъявлены в бухгалтерию для проработки. Работники бухгалтерии проводят проверку поступивших документов в соответствии с реестрами или сводными документами по учету данных объектов (отчет кассира).
Период от составления документа (его выписки) до сдачи в архив, называется документооборотом. Чем более коротким и рационально организованным будет этот период – наиболее объемный и трудоемкий процесс в учете – тем эффективнее он будет содействовать организации учетной работы в целом.
Основные этапы движения документов:
Составление и регистрация первичных документов хозяйствующего субъекта и поступление от сторонних организаций;
Выполнение и проработка первичных документов ответственными лицами в структурных подразделениях;
Передача документов в бухгалтерию;
Организация хранения документов в архивах (текущем и постоянном).
Документооборот на предприятиях определяется главным бухгалтером, который должен определить персональную ответственность работников за документы, с которыми они работают, и сроки их проработки.
Длительность документооборота зависит от размеров предприятия, отраслевой специфики, размеров и отдаленности структурных подразделений. Документооборот должен быть организован таким образом, чтобы между осуществлением хозяйственной операции и получением необходимых сводных данных промежуток времени был кратчайшим.
Важнейшими в этом процессе являются операции передачи и обработку первичных документов. Поэтому документооборот необходимо разрабатывать по каждому структурному подразделению в виде графиков, выдавать под расписку их руководителям и вывешивать на видных местах.
Утвержденный порядок обработки информации первичных документов, в котором указаны сроки составления, передачи в бухгалтерию и проработки называется графиком документооборота . Его назначение – предусмотреть рациональные сроки прохождения бухгалтерского документа, минимизировать сроки пребывания его на каждом рабочем месте. Распределение обязанностей по приему документов от ответственных лиц и их проработке закрепляется в должностных инструкциях учетных работников и графиках документооборота. График документооборота разрабатывается в бухгалтерии под руководством главного бухгалтера и утверждается руководителем.
Составленные в структурных подразделениях документы и принятые от других предприятий, поступают в бухгалтерию, где они проверяются и обрабатываются.
Проверка документов осуществляется по:
Форме (заполнение реквизитов, правильность их заполнения);
Существу (правильность отображения операций, ответственность документа);
Законности;
Арифметической правильности (правильность подсчетов).
В случае выявления незаконности осуществления операции, подделки подписей, документы должны быть переданы главному бухгалтеру для принятия необходимых мер. После проверки документов проводится: их группировка, расценка, сводка и контировка.
Группировку документов проводят по каждом объекту в зависимости от содержания хозяйственных операций. Например, документы по расходованию кормов группируют по складам, фермам. Таксировка документов осуществляется в тех случаях, когда в них проставлен только натуральный измеритель, что определяет необходимость проставления цены и оценки хозяйственных операций в денежном измерителе.
Для сводки групповых данных составляют накопительные и группировочные ведомости или иные документы, которые служат основой для записей в регистры аналитического и синтетического учета.
Контировка документов - это указание корреспондирующих счетов, на которых предстоит отобразить хозяйственную операцию, которая оформленная первичным документом. Она может проводиться по каждому первичному документу или их группе.
Обработанные документы подлежат оперативному бухгалтерскому погашению, чтобы исключить возможность их повторного использования. Документы, которые прошли первичную обработку должны иметь отметку об их записи в особый регистр.
Последним этапом документооборота является формирование дел для организации их текущего и долгосрочного хранения в архивах. В бухгалтерии предприятия организуется текущий архив, предназначенный для хранения документов, реестров бухгалтерского учета до передачи их в специальные архивные учреждения.
До передачи в общей архив бухгалтерские документы субъекта хозяйствования хранятся в специальных помещениях или закрытых шкафах в строго определенном порядке (месяцах, годах, видах товаропроизводителей, материально-технических ресурсов и т. д.). За надлежащее хранение документов на протяжении установленного срока ответственность возложена на руководителя.
Дела из бухгалтерского архива выдаются специалистам хозяйства, руководителям подразделений лишь по письменному разрешению руководителя и главного бухгалтера. Обязанности архивариуса выполняет работник бухгалтерии соответственно приказу руководителя.
Согласно ст. 9 п. 9 ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» первичные документы могут изыматься у предприятия по решению соответствующих органов, принятых в границах их полномочий, предусмотренных законами, на основе письменного распоряжения этих органов с разрешения руководителя предприятия. Должностное лицо предприятия в присутствии работников органов, которые осуществляют изъятие, имеет право снять копии документов, которое изымаются, и разместить на месте изъятых документов копии с отметкой на обороте основания и даты изъятия оригинала документа. Составление реестра документов, которые изымаются, является обязательным.
В случае потери или уничтожения документов из архива проверку оснований проводит комиссия, назначенная руководителем предприятия. Результаты ее работы оформляются актом, о чем информируются соответствующие органы.
Все документы и регистры нумеруют и подшивают в отдельные папки (дела) соответственно утвержденной руководителем номенклатуры дел. Продолжительность хранения документов в постоянном архиве различная и определяется Главным архивным управлением при КМУ.
Документы бухгалтерского учета и отчетности можно разделить на документы, необходимые для использования в практической работе сроком до 3-х лет, которые после этого подлежат уничтожению; и документы, которые имеют научно-историческую ценность, которые хранятся в районных архивах. Так, годовые отчеты хранятся постоянно, документы по учету предметов и средств труда - 3 года, расчетно-платежные ведомости - 75 лет.
По истечении срока сохранения документы уничтожаются. Изъятие документов из архива проводится комиссией с участием представителя районного архива. Изъятые документы из архива сдаются предприятиям, которые занимаются заготовкой вторсырья. Квитанция таких организаций является оправдательным документом. Акты на изъятие дел и квитанции на утилизацию документов находятся у главного бухгалтера.
Документация хозяйственных операций - 5.0 out of 5 based on 2 votes
Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо, прежде всего, фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - документирование - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом и является первым этапом учета.
Документ (от лат. documentum - поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение.
Первичный учет представляет собой единый повторяющийся во времени организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания и хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления - ее передачи и первоначальной обработки. При этом под первоначальной обработкой информации понимается дифференцированное накапливание количественных данных по определенному комплексу признаков, характеризующих хозяйственные операции, производственные явления и процессы. Первичный учет является начальной стадией системного восприятия и регистрации отдельных операций, связанных с хозяйственными процессами и явлениями.
Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции и устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.
Документирование служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.
Первичное документирование возникло не сразу с появлением двойного бухгалтерского учета. Ранее первичное наблюдение осуществлялось в ходе записи данных о фактах хозяйственной деятельности в мемориальные книги, которые постепенно были заменены бумажными первичными документами, составляемыми отдельно от любых регистров бухгалтерского учета.
Сегодня появляются новые информационные возможности документирования фактов хозяйственной деятельности, их регистрации и архивирования. Первичная информация на бумажных носителях постепенно вытесняется более современными средствами фиксации и передачи данных, которые со временем будут применяться все шире.
Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией.
Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях.
Документы имеют и контрольное значение, т. к. дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок финансово-хозяйственной деятельности организации. Документы используют для анализа результатов работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая применяется в управлении.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи должностных лиц.
В Положении по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также:
- код формы;
- расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.
Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими на то уполномоченными. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к организации финансовых санкций, т. к. ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции и, следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась.
Как правило, организации используют следующие дополнительные реквизиты:
- номер документа;
- адрес организации;
- основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);
- другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документируемых хозяйственных операций.
Для упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции.
В первичные учетные документы можно вносить исправления (кроме банковских и кассовых). В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст и (или) сумма. Зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», поставлена дата исправления, подтверждено подписью лиц, подписывающих документ.
Законом РФ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности определено, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В таком случае должен быть составлен новый документ.
Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать, т.е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения. Классификация документов представлена на рис. 6.1 .
По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные.
Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т.д.
Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат в бухгалтерском учете основанием для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приемки-передачи основных средств и т.д.
Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.
Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи; приходно-кассовый ордер.
По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.
Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами, а также описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета.
По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.
Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.
Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.
По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.
Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.
По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники.
Документы, составленные ручным путем , заполняются вручную.
Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники , автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
Все поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме и арифметически.
Образцы оформления отдельных документов представлены в приложениях 3 и 4 учебного пособия.
Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном министерством финансов СССР от 29 июля 1983 г. № 105, под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, принятие их к учету, обработка и передача в архив. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Таким образом, документооборот в бухгалтерском учете организации включает все стадии движения первичных документов. Эффективный документооборот в организации - залог обеспечения полноты и достоверности бухгалтерской информации, ее безопасности.
Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.
Документооборот должен способствовать рациональному и экономному ведению бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним сводным документом.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив, т.е. документооборот) должно регламентироваться графиком (п. 5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом Министерства финансов СССР от 29 июля 1983 г. № 105).
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. Он должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:
- первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;
- при приеме документов должна осуществляться проверка правильности арифметических вычислений;
- документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;
- все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления;
- по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная, акт выполнения работ, смета, счет-фактура, платежное поручение).
В начале составления графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответственные за продажи (маркетологи)). В официальном порядке они информируются о правилах оформления первичных документов и сроках представления данных документов в бухгалтерию. Зачастую это положение не включается в общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов-фактур достигает нескольких месяцев. Целесообразно оформить соответствующий приказ руководителя по организации, в котором также устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию.
Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.
Контролю подлежит правильность отражения фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.
На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Возможны ситуации, когда некоторые документы учитываются два раза. Например, по накладной материал списан со склада на один объект учета затрат, а затем передан на другой без оприходования через склад и вновь списан на расходы. В данном случае нарушены правила документооборота о необходимости отражения движения всех материалов через склад.
Задачей главного бухгалтера является оптимизация (или разработка) собственно документооборота и технологии обработки получаемой информации. В структуре документооборота выделяют две составляющие: документооборот внутри организации и документооборот внутри бухгалтерии. При этом устанавливается:
- перечень первичных документов, применяемых в организации;
- список работников, имеющих право подписывать данные документы и нести ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);
- рабочая схема действующих отделов организации;
- порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок их представления конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);
- график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать исчисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.
После составления и утверждения графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота. При этом график документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за работой организации, повышает эффективность учетной работы.
В общем виде график документооборота имеет следующий вид (рис. 6.2 ).
Особого внимания заслуживают вопросы автоматизации первичного документооборота. Разработаны системы, позволяющие создавать первичные документы в электронном виде, переносить в компьютер документы, первоначально созданные на бумажных носителях, обеспечивать оборот первичной документации в организации.
Потенциальными пользователями таких систем являются предприятия, в которых объем документооборота составляет хотя бы несколько документов в течение дня. Главной целью автоматизации управления документооборотом является создание единого информационного пространства предприятия, где документы не ассоциированы с местом их хранения и благодаря этому легкодоступны, что позволяет, в свою очередь, добиться высвобождения сотрудников предприятия от ручной работы с документами. По статистике применение автоматизированных систем управления документами дает возможность сэкономить до 30-40% рабочего времени, обычно затрачиваемого на поиск документов и другие рутинные операции.
Устранение ручной обработки документов в процессе делопроизводства имеет ряд преимуществ. В частности, можно автоматизировать процесс создания и заполнения документов, присвоения значений реквизитов документам, контроля за исполнением документов и т.д.
Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Документ на машинном носителе приобретает юридическую силу при условии выполнения следующих требований (в соответствии с ГОСТом 6.10.4-84.). Он должен быть записан, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями ГОСТа, а информация закодирована в соответствии с общесоюзными классификаторами технико-экономической информации. При отсутствии в них необходимой информации допускается применять коды зарегистрированных межотраслевых классификаторов.
Машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.
Запись документа на машинном носителе и создание машинограммы должны производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств или в процессе автоматизированного решения задач.
Документ на машинном носителе или машинограмма должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование организации-создателя документа;
- местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес;
- наименование документа;
- дату изготовления документа;
- код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы или, как правило, код лица, утвердившего документ.
Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит.
Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещать в соответствии с требованиями государственных стандартов на унифицированные системы документации.
Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями настоящего стандарта.
Подлинником документа на машинном носителе является первая во времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.
Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе, содержащий указание, что этот документ является подлинником.
Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.
Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.
Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.
В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе или машинограммы.
Отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах) формируют информационные ресурсы организации, которые являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. По отношению к информационным ресурсам организация может выступать как в качестве собственника, так и в качестве пользователя.
Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Оно осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.
Кроме вышеуказанных условий, документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу также после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (порядок придания юридической силы документам на машинных носителях рассмотрен в одноименной главе настоящего издания). Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации.
Информационные ресурсы, являющиеся собственностью организаций, включаются в состав их имущества в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации. В ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных активов» определено, что исключительное авторское право на базы данных относится к разряду нематериальных активов организации и, следовательно, подлежит постановке на учет на счете 04 «Нематериальные активы» в оценке в соответствии с требованиями раздела II этого же документа. Единицей бухгалтерского учета является инвентарный объект, то есть в данном случае - совокупность прав, возникающих из права собственности на одну базу данных. Основным признаком, по которому один инвентарный объект идентифицируется от другого, служит выполнение им самостоятельной функции в производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг либо использовании для управленческих нужд организации.
Право собственности на средства обработки информации не создает права собственности на информационные ресурсы, принадлежащие другим собственникам. Документы, обрабатываемые в порядке предоставления услуг или при совместном использовании этих средств обработки, принадлежат их владельцу. Принадлежность и режим производства продукции, создаваемой в этом случае, регулируются договором.
Порядок хранения документов о деятельности организации определен Федеральными законами от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Налоговым кодексом РФ, другими нормативными актами.
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Согласно требованию подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета, документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.
Существуют документы, которые подлежат более длительному хранению. Для лицевых счетов работников, содержащих расчеты заработной платы, срок составляет 75 лет (иные так называемые «документы личного состава», не относящиеся к бухгалтерским, должны храниться в архиве кадровой службы). Документы, подтверждающие используемые организацией льготы, должны сохраняться в течение всего срока их применения (в случае использования льготы по налогу на прибыль - это все документы, подтверждающие доходы и расходы в периоде возникновения льготируемого убытка).
Кроме того, существуют так называемые документы постоянного хранения, которые следует сохранять до момента ликвидации организации. К ним относятся:
- сводная годовая и годовая отчетность, аналитические документы к ней и документы об ее утверждении;
- передаточные, разделительные, ликвидационные балансы;
- сводные годовые и годовые отчеты об исполнении сметы расходов;
- отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному);
- документы о переоценке основных фондов и стоимости имущества организации;
- годовые отчеты по налогам;
- документы о ведении валютных, конверсионных операций и операций с грантами;
- оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей;
- паспорта сделок;
- книги, журналы, карточки учета ценных бумаг;
- программы и руководства по внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности.
Даже если какой-то из документов хранить уже не обязательно, нормативными актами может быть предусмотрена специальная процедура экспертизы перед уничтожением или передача уполномоченным органам.
Административная ответственность должностных лиц за нарушение правил хранения архивных документов установлена Кодексом административных правонарушений в виде штрафа от 3 до 5 минимальных размеров оплаты труда.
Изъятие документов
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 100 Положения по ведению бухгалтерского учета).
Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причины их изъятия, т.е. основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов «на проверку» действующим законодательством не предусмотрено.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Документ есть закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.
Первичные бухгалтерские документы - письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или дающее право на ее совершение. Согласно Закону «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129ФЗ, все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).
Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона Российской Федерации от 21 ноября 1996 г. № 129ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель предприятия по согласованию
с главным бухгалтером.
Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены, но следующим основным признакам.
По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).
По объему отраженных хозяйственных операций - первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).
По числу учитываемых позиций документы могут быть однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость).
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрешают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа (амортизации) основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).
По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требованиепоручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура).
По способу заполнения - документы могут быть заполненными вручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.
Первичные документы бухгалтерского характера заполняются бухгалтером. К ним относятся; различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.
Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться по форме, арифметически и по существу - это является одним из этапов бухгалтерской обработки. При формальной проверке выявляют, был ли использован бланк соответствующей формы, все ли необходимые реквизиты указаны, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений. Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Цель проверки по существу - выявить законность и целесообразность зафиксированной в документе хозяйственной операции. При этом проверяется также, была ли на самом деле выполнена эта операция и в указанном ли объеме. При обнаружении ошибок в кассовых и банковских документах их следует переписывать заново, исправление в них не допускается. Не допускается оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.
Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).
Ответственность за своевременное и правильное составление документов, за достоверность данных, а также за своевременную передачу документов в бухгалтерию несут лица, составившие и подписавшие эти документы.
Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой предприятием учетной политики. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия.
