При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем.

Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.

1) Подотчетным лицом.
Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).

Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.

В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.

В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.

В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).

Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке «Итого» в графе 5 или 6.

2) Бухгалтером.

Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию.

Проводки по авансовому отчету

Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.

Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.

Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.

После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.

Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В свою очередь перерасходованная сумма должна быть выплачена подотчетному лицу в установленном порядке по расходному кассовому ордеру.

Бланк авансового отчета (унифицированная форма № АО-1)

Образец заполнения
лицевой стороны
авансового отчета

Образец заполнения оборотной
стороны авансового отчета

Любая компания, ведущая хозяйственную деятельность, сталкивается с необходимостью проводить расчеты с подотчетными лицами, будь то командировки, представительские мероприятия или банальная покупка канцелярских принадлежностей. При этом требуется соблюдение определенных правил, которые законодатели корректируют с завидной регулярностью. В данной статье рассмотрены основные этапы подотчета с учетом действующих норм, а также типичные нарушения, допускаемые на этом участке работы.

1. Выдача денег под отчет

Деньги для оплаты хозяйственных расходов, в том числе командировочных, могут выдаваться двумя способами:

• наличными;
• перечислением на карту.

В первом случае работает Положение о кассовых операциях №373-П от 12.10.11 г. (п.4.4) (далее - Положение), согласно которому, прежде чем работник получит наличные, он должен написать на имя руководителя заявление, где обязательно указать цель выдачи и сумму (форма – произвольная). Руководитель обязан завизировать заявление, от руки проставляя сумму выделяемых средств, срок выдачи, дату и подпись. В силу занятости он может передоверить согласование главбуху или уполномочить иное лицо, выписав для этого доверенность. Затем для выдачи денег составляется расходный кассовый ордер (РКО).

Следует отметить, что Положение не делает исключений для случая, когда деньги под отчет оформляет на себя директор компании. А это значит, что потребуются все вышеназванные документы.

Во втором случае процедура значительно упрощается: заявление и РКО не нужны, подотчетная сумма переводится на банковский счет сотрудника. Такой способ выдачи денег одобрил Минфин, выпустив совместно с Федеральным казначейством письмо от 10.09.13 г. №42-7.4-05/5.2-554. Единственное условие - карта должна быть получена в рамках «зарплатного» проекта.

Кроме этого, на время командировки или для покупки ТМЦ может быть выдана корпоративная пластиковая карта, которую впоследствии подотчетник возвращает обратно.

2. Авансовый отчет

По истечении срока, указанного в заявлении, работник должен представить авансовый отчет или вернуть полученную ранее сумму в кассу. На это ему отводится три рабочих дня. В некоторых случаях (болезнь, отпуск, командировка) Положение позволяет начать отсчет 3-дневного периода со дня выхода на работу.

Форма авансового отчета может быть старой унифицированной или иной, удобной для компании.

Каковы правила оформления авансовых отчетов в 2018 году?

Опросы показывают, что большинство бухгалтеров продолжают пользоваться унифицированным бланком, удалив из него столбцы с проводками и расписку. Добавляют же чаще всего информацию о курсе валют и перечислениях на «пластик». В любом случае рабочая форма должна содержать реквизиты, обязательные для любой первички, и быть закреплена в учетной политике.

В бухгалтерии представленный работником авансовый отчет проверяют следующим образом:

• сопоставляются документы, приложенные к отчету, с подотчетным заявлением, с целью убедиться, что деньги израсходованы по назначению;
• проводится счетная проверка документов, а также проверка правильности их заполнения.

3. Оправдательные документы

Состав документов, представляемых с отчетом, зависит от того, куда и с какой целью направлялся сотрудник:

1. если в розничный магазин для покупки ТМЦ, то оправдательными документами будут служить кассовый и товарный чеки (когда продавец на патенте или ЕНВД, кассовый чек может отсутствовать (Письмо Минфина от 19.01.10 г. №03-03-06/4/2));
2. документальным результатом похода в оптовую компанию должны быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО), накладная, счет-фактура (чтобы документы были выписаны на организацию, нужно заранее снабдить работника доверенностью);
3. если речь идет о работах и услугах, подтверждающими документами считаются кассовый чек или БСО (бланк строгой отчетности, изготовленный типографским способом), квитанция к ПКО, акт приемки или заказ-наряд, счет-фактура;
4. командированный сотрудник обязан подтвердить проезд авиа или ж/д билетами (при покупке через Интернет подойдут распечатки авиабилетов или контрольных купонов из автоматизированных систем управления перевозками (Письмо ФНС от 12.10.12 г. №АС-4-2/17308)). Проживание считается правильно оформленным при наличии БСО или кассового чека с приложенным дополнительным документом, в котором присутствуют все обязательные реквизиты (наименование, содержание и т.д.)

При отсутствии каких-либо подтверждающих документов или сомнении в их подлинности руководитель вправе не утверждать отчет и потребовать объяснений от подотчетного лица. Вариантов дальнейшего развития событий три:

• сотрудник доносит документы, руководитель утверждает авансовый отчет, производится окончательный расчет с сотрудником;
• отчет утверждается как есть;
• отчет не утверждается или утверждается частично.

В последней ситуации недостающая сумма подлежит удержанию из зарплаты сотрудника с учетом ограничений, накладываемых статьей 138 ТК (не более 20% в месяц). Согласно ст. 137 ТК приказ на удержание должен быть издан не позднее 1 месяца, который отсчитывается со дня окончания срока возврата подотчета.

4. Типичные нарушения и ответственность

Самым массовым нарушением, которое фиксируют проверяющие последние два года, является отсутствие заявлений на выдачу подотчетных денег. Бухгалтера считают, что это не наказуемо, налоговики видят в этом нарушение порядка работы с наличностью, штраф за которое составляет 40-50 тыс. руб. (ч.1 ст.15.1 КоАП). Рассуждают фискалы так: нет заявления - нет подотчета, значит, деньги должны лежать в кассе. Далее следует проверка лимита кассы с учетом неправомерно выданной суммы. Если будет превышение - это еще один штраф по той же самой статье КоАП.

Аналогичным образом рассуждают инспектора при отсутствии на заявлении срока, на который выданы деньги, или имеется виза не уполномоченного специальной доверенностью лица.

Следующим по частоте нарушением считается выдача денег сотруднику, не отчитавшемуся за предыдущий аванс. В Положении №373-П содержится прямой запрет на совершение таких действий. Штраф - 40-50 тыс. руб. (ч.1 ст.15.1 КоАП). Вдобавок ФНС России недавно распространило по инспекциям письмо о включении подотчетных сумм в налоговую базу по НДФЛ при отсутствии доказательств их расходования (Письмо ФНС от 24.12.13 г. № СА-4-7/23263 (ч.8)).

Не внушающая доверия первичка – распространенная «головная боль» главбуха. Легче не отражать ее в налоговом учете, чем отстоять расходы по налогу на прибыль. Инспектора, пользуясь возможностями Интернета пробивают поставщиков («Проверь себя и контрагента» сайт nalog.ru), выявляют поддельные кассовые чеки (сайт kpkcheck.ru). Добрый совет: воспользоваться электронными сервисами первыми, чтобы трезво оценить ситуацию.

Не редко грамотно выстроенная защита помогает отстоять расходы в суде. Однако перспектива судебного разбирательства сама по себе не может обрадовать ни одного руководителя. Поэтому лучше предпринять все возможное для недопущения ошибок и недочетов.

Вообще в организации целесообразно разработать регламент по работе с подотчетными лицами (положение, приказ по предприятию), где прописать сроки, порядок действий, состав документов и другие важные моменты и ознакомить с ним заинтересованных лиц. Это дисциплинирует сотрудников, в том числе позволит более ответственно подходить к сбору оправдательной первички.

Главная » Увольнение » Назначение аванса в авансовом отчете примеры

Авансовый отчет — образец заполнения учет перерасхода

Заполняем авансовый отчет ibuh бухгалтерия — первый портал

О том, что такое авансовый отчет и правила его заполнения с помощью 1с8. Форму бланка заполняет подотчетное лицо, прикрепив к отчету документы, подтверждающие расходы. На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса, а также дату составления.

Подотчетным лицом вписываются на лицевой стороне бланка назначение авансовых сумм (на хозпотребности или представительские затраты). Последняя должна содержать фамилию, имя и отчество подотчетного лица, номер и дату авансового отчета, сумму документально подтвержденных расходов прописью, количество прилагаемых документов и листов в этих документах. Этот документ может быть использован для подтверждения расходов наравне с кассовым чеком и бланком строгой отчетности. Авансовый отчет может быть оформлен, как на бумажном носителе от руки или выведен на бумажный носитель с помощью программного обеспечения, так и в электронном виде.

В графе 9 вписываются номера счетов бухгалтерии, что будут дебетированы на сумму издержек.

Авансовый отчет

Информация о том, как сделать авансовый отчет по командировочным расходам в программке 1с.Как верно работать с авансовым отчетом в программке 1с бухгалтерия 3. Хранится этот документ, как правило, в бухгалтерии и не наименее 5-ти лет.

По поводу проводок в авансовых отчетах указывают суммы издержек по всем операциям, дебет счетов, субсчета.

Заполняем авансовый отчет в рф по примеру образцу на 2017

Фамлибою и инициалы, профессию (должность), предназначение аванса, а также дату составления.Сумму ндс (пример дизайна авансового отчета этим методом см.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является. Если были выявлены перерасход средств либо остатки, из ранее приобретенного либо сегодняшнего авансового платежа и по операциям их учета, тогда бухгалтер проставляет отметки на первой страничке формы отчета.

Авансовый отчет правила и образец заполнения в том числе и в 1с

Ао, по факту принятия документа бухгалтер должен непременно заполнить отрывную расписку и передать ее подотчетному лицу. Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. поэтому что они могут быть начислены только на выплаты в пользу физических лиц и их вознаграждений.

1суправление торговлей 8 в вопросах и ответах. Да, он должен расписаться два раза, и за кассира предприятия, и за головного бухгалтера. В 2017 году такие сведения можно набирать на индивидуальном компьютере. предназначение аванса должно совпадать с предпредназначением в приказе на.И, кстати, при израсходовании подотчетной суммы на хозяйственные потребности, стоит заполнить отдельные ао-1. А означает, компания имеет право на свое усмотрение производить ведение отдельной нумерации в головных отделениях и обособленном подразделении.

Авансовый отчёт по командировке в 2018 году остаётся одним из немногих обязательных командировочных документов. Он относится к числу бумаг строгой отчётности, и порядок его заполнения чётко регламентируется действующим законодательством РФ. А поскольку этот документ является элементом бухгалтерской, финансовой и налоговой отчётности и может стать предметом проверки контролирующими органами, подход к его заполнению «на отцепись» недопустим.

Что такое авансовый отчёт по командировке

Авансовый отчёт по командировке - это бухгалтерский документ, который каждый работник заполняет по возвращении из служебной поездки, отражая в нём все подлежащие возмещению расходы, понёсённые в связи с командировкой, и прилагает к нему документы, подтверждающие эти траты.

Так выглядит авансовый отчёт с подтверждающими документами

Для бухгалтерии компании-работодателя этот документ выполняет сразу две функции:

• выступает подтверждением расходов при выдаче аванса перед убытием работника в командировку (а выдать ему аванс - обязанность работодателя, предусмотренная законом);
• служит основанием для перечисления работнику средств, полагающихся ему в виде компенсации его трат.

Ключевое значение имеет авансовый отчёт и с позиций налогового учёта:

• согласно ст. 252 и п. 1 ст. 264 Налогового кодекса (НК) РФ, командировочные расходы - это прочие расходы в связи с производством и реализацией;
• в соответствии со ст. 313 и 314 НК РФ, эти расходы должны подтверждаться первичными бухгалтерскими документами, к которым относится и авансовый отчёт;
• для проведения расходов по учётной документации нужна дата, в которую эти расходы были понесены, по закону такой датой применительно к тратам на командировку признаётся авансовый отчёт.

В целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведённых расходов <…>. Расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты <…>, осуществлённые (понесённые) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтверждёнными расходами понимаются затраты, подтверждённые документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации<…>. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

ст. 252 Налогового кодекса РФ

До 2015 года пакет обязательных командировочных документов был довольно толстым. Он включал в себя, в частности, командировочное удостоверение и бланк служебного задания с отчётом о его выполнении. К 2018 году в результате последних изменений в законодательстве обязательными для всех по закону остались лишь авансовый отчёт и приказ о командировке. Все остальные приобрели факультативный характер. Если их использование по-прежнему практикуется в организации и это отражено в локальном акте, регламентирующем служебные поездки работников (чаще всего это положение о командировках в организации, но допускаются и другие варианты, например, совокупность отдельных приказов), оформлять их по-прежнему нужно. А если нет, то они не нужны. Но в случае с авансовым отчётом обязательность его оформления даже не обсуждается.

Как заполнять авансовый отчёт по командировке

Стандартный бланк авансового отчёта по форме АО-1 (скачать бланк) содержит лицевую и оборотную сторону.

На лицевой указываются такие сведения:

• Ф. И. О. подотчётного лица (командированного работника);
• его табельный номер (как правило, этот пункт заполняет бухгалтер);
• должность;
• данные первичного документа (чаще всего расходный кассовый ордер, если деньги выдавались наличными, или данные документа, подтверждающего перевод средств на корпоративную карту), подтверждающего выдачу аванса. В ряде компаний практикуется частичная выдача аванса, если можно так выразиться, в натуральной форме когда компания вместо выдачи сотруднику, например, денег на проезд приобретает для него билет. В этом случае билет выдаётся сотруднику на руки перед поездкой, а в авансовом отчёте он отражается в числе документов, подтверждающих получение аванса (чаще всего этот раздел заполняет бухгалтер);
• сведения об остатке предыдущего аванса, если применимо (может заполняться бухгалтером).

Оборотная сторона бланка посвящена собственно расходам. Здесь нужно последовательно указать:

• дату, когда был понесён расход;
• порядковый номер подтверждающего документа;
• наименование расхода;
• сумму;
• наименование подтверждающего документа.

Каждому пункту посвящена отдельная графа.

Так выглядит заполненный бланк авансового отчёта

Часто и у командированных, и у некоторых бухгалтеров возникает непонимание, какую именно дату указывать применительно к билетам. Ведь в нём указываются две даты - дата продажи и день отправления. А приобретаются билеты, если работник знал о командировке заблаговременно, как правило, предварительно. Опытные бухгалтеры советуют в этом случае указывать дату не поездки, а приобретения билета, то есть когда расход был фактически понесён. Сам же билет прилагается к отчёту как подтверждение целевого использования средств - что поездка состоялась.

Если вместо денег на проезд работнику выдали билет, тот отражается и в разделе о выданном авансе, и на оборотной стороне в числе понесённых расходов.

В случае заграничной командировки суммы расходов в рублях и иностранной валюте вносятся в предусмотренные для них графы.

Первичные документы, подтверждающие расходы, приклеиваются на отдельный лист формата А4, который затем подшивается к заполненному бланку отчёта. Впрочем, чаще всего от самого командированного требуется лишь сохранить и предоставить бухгалтерии все эти документы, а дальше с ними разбираются сами бухгалтеры.

Алгоритм сдачи авансового отчёта обычно такой:

1. Сотрудник по возвращении из командировки заполняет и подписывает авансовый отчёт, прикладывает к нему все подтверждающие документы и передаёт всё это в бухгалтерию.
2. Бухгалтер проверяет отчёт и расписывается в нём, подтверждая, что его принял.
3. Отчёт утверждают главный бухгалтер и первое лицо компании, ставя свои подписи в соответствующих графах.
4. Сотрудник возвращает неизрасходованный остаток аванса или получает компенсацию перерасхода.

Схема может корректироваться в зависимости от организационной структуры конкретной компании. Ведь в малом бизнесе зачастую есть только один штатный бухгалтер, а может его и не быть, функции же главбуха возлагаются на директора, который и расписывается один за всех. Но общее правило в том, что отчёт должны утвердить главный бухгалтер и директор, а перед подписанием всю документацию желательно проверить профессионалу.

Фотогалерея: образец заполнения авансового отчёта

Образец заполнения авансового отчёта по командировке, лицевая сторона, часть 1 Образец заполнения авансового отчёта по командировке, лицевая сторона, часть 2 Образец заполнения авансового отчёта по командировке, оборотная сторона

Сроки сдачи авансового отчёта после командировки

Сдать авансовый отчёт работник обязан в течение трёх рабочих дней по возвращении из командировки. Таково требование закона.

Если же он этого не сделает, работодатель получает право взыскать с него всю сумму выданного аванса через удержания из зарплаты или в суде.

В свою очередь, об удержаниях он должен издать приказ в течение месяца по истечении крайнего срока сдачи авансового отчёта. При этом сумма таких удержаний не может быть больше 20% причитающихся работнику выплат. Когда удержания проводятся сразу по нескольким статьям (например, ещё не до конца удержан аванс по предыдущей командировке, за которую тот же сотрудник тоже вовремя не отчитался), их размер разрешается увеличить до половины зарплаты.

Если же работник с решением работодателя несогласен или тот пропустил месячный срок для издания приказа, ситуация подлежит разрешению только в суде.

Так что сделать всё вовремя в интересах, в первую очередь, самого работника.

Иногда бухгалтеры терзаются сомнениями, не будет ли проблем в свете того, что авансовый отчёт датирован одним числом, а расходы другими. Но никаких проблем с этим нет. Более того, командировка обычно длится больше одного дня, а отчитаться о ней работник получает возможность лишь по возращении. Впрочем, это же правило действует и применительно к случаям, когда дело касается разовой траты подотчётных средств - например, на закупку материалов, инструментов, оборудования и т. п. Если расходы были понесены в один день, а авансовый отчёт утверждён в течение трёх дней после этого, ничего страшного.

Даты [в подтверждающем документе и авансовом отчёте] не должны быть одинаковыми. Дата на чеке - это когда работник приобрёл товары. А дата на авансовом отчёте - это когда он отчитался о потраченных суммах в бухгалтерию. Это необязательно должен быть один день.

Тимур Унароков, юрист, г. Москва

https://pravoved.ru/question/1277188/

Подтверждающие документы к авансовому отчёту по командировке

Для подтверждения расходов используются все финансовые документы, которые есть на руках у сотрудника и подтверждают его траты в связи с командировкой, предусмотренные законом или согласованные с руководством.

Например, если работник был направлен на отраслевую выставку, он может приобрести там интересующие компанию образцы продукции - как в рамках служебного задания, так и по собственной инициативе, предварительно согласовав этот момент и бюджет затрат с начальством. Логично, что и эти его расходы должны быть возмещены.

В качестве таких документов используются:

• билеты;
• распечатанные бланки электронных билетов (маршрут-квитанций);
• посадочные талоны, прилагаемые к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт;
• товарные чеки;
• бланки строгой отчётности;
• командировочное удостоверение, если в организации принято выписывать такие документы;
• отчёт о выполнении служебного задания, если его оформление практикуется в компании.

Суточные отдельному документальному подтверждению не подлежат, а даты поездки, на основании которых рассчитывается этот вид командировочных расходов, в 2018 году подтверждаются билетами или, если работник добирался в пункт назначения и обратно на служебном или личном транспорте, путевыми (маршрутными) листами. Но если в самой компании принято оформлять командировочное удостоверение, ставшее с 2017 года необязательным, и этот порядок закреплён в её локальном акте, дни командировки считаются на основании сделанных в нём отметок, а само оно прилагается к авансовому отчёту наряду с другими документами.

Билеты на поезд в 2018 году подтверждают не только расходы на проезд, но и даты прибытия/убытия

Особенности подтверждения расходов по заграничной командировке

В случае с заграничной командировкой прилагаются документы и по расходам, подлежащим подтверждению в связи со спецификой таких поездок, а значит и подтверждающие их документы:

• квитанция об оплате госпошлины за изготовление загранпаспорта, если у сотрудника его изначально не было и ему пришлось оформить его в связи с предстоящей загранкомандировкой;
• подтверждение оплаты услуг визового центра;
• квитанции или иные подтверждения оплаты консульских и визовых сборов, в том числе и в иностранной валюте (порядок оформления таких документов определяется политикой консульства конкретной страны - средства могут приниматься и подтверждаться в рублях, евро или иной валюте, например, долларах США);
• копии первой страницы загранпаспорта и страниц с отметками о пересечении границ.

Если работник имеет второе гражданство, дающее ему право на безвизовый въезд в другие страны (например, является не только россиянином, но и одновременно гражданином Литвы, Республики Молдова или Украины, имеющим право на безвизовый въезд в Евросоюз), к отчёту он прилагает копии всех загранпаспортов, использованных в поездке. Ведь из РФ он согласно закону должен выезжать по российскому загранпаспорту.

В правоотношениях с Россией её граждане признаются только россиянами, сколько бы ещё паспортов у них ни было, за исключением стран, с которыми у России заключены соглашения о двойном гражданстве, но с государствами Евросоюза и теми, граждане которых имеют право безвизового въезда в ЕС, у РФ таких нет. А вот в другие страны имеет полное право въезжать по тому паспорту, который ему удобнее. А при таком раскладе это выгоднее и работодателю, поскольку отпадает необходимость компенсировать траты на визу. Иностранный паспорт при этом должен иметь нотариально заверенный перевод на русский язык.

Дата пересечения границы имеет значение при расчёте суточных. Ведь их размер в поездках по России и за границей чаще всего отличается. При этом по пути туда суточные по норме для другой страны считаются со дня въезда в неё, а на обратном пути со дня въезда в РФ - по внутрироссийской ставке. Например, если работник командирован в Германию и добирался туда и обратно самолётом, пересекая границы в день вылета, суточные с первого до предпоследнего дня командировки ему полагаются по ставке для Германии, а за день приезда - по российской.

Дни загранкомандировки, за которые причитаются суточные по нормам для внутрироссийских и зарубежных поездок, разделюятся на основании отметок в загранпаспорте

Если работник был командирован в страну, для въезда в которую достаточно внутреннего паспорта РФ, включая Республику Беларусь (ведь на границе с ней паспортного контроля, как известно, нет), дни приезда и отъезда определяются по билетам или иным документам, позволяющим установить даты прибытия в пункт назначения и возвращения в начальный пункт командировки.

Немаловажную роль при подтверждении расходов на загранпоездку играет справка об обмене валюты. Этот документ применяется, если сотрудник получил аванс рублями и обменял их на валюты страны назначения. Если она приложена к отчёту, пересчёт всех валютных расходов в рубли ведётся по отражённому в ней курсу. Если справки нет, ничего страшного, но считать придётся по курсу ЦБ РФ на день утверждения отчёта.

Проводки по учёту командировочных расходов

Для проведения командировочных расходов по бухгалтерии используются такие счета:

• 71 - расчёты с подотчётными лицами (из разряда Активно-Пассивных счетов), аванс отражается по дебету, расходы - по кредиту;
• 70 - расчёты с персоналом по оплате труда;
• 51 - расчётный счёт;
• 50 - касса;
• 94 - недостачи и потери предприятия.

В зависимости от характера операций используются такие проводки:

• При выдаче аванса:
  • Дебет 71 - Кредит 50 - сотруднику выдан аванс наличными из кассы, бухгалтер оформил расчётно-кассовый ордер (РКО), сотрудник его подписал.
  • Дебет 71 - кредит 51: аванс перевели со счёта фирмы на счёт работника. Подтверждением выдачи аванса служит банковская платёжка.
• Для закрытия выданных работнику сумм по возвращении работника из командировки:
  • Дебет 10 - Кредит 71 - покупка материалов (если они приобретались во время командировки).
  • Дебет 41 - Кредит 71 - покупка товаров.
  • Дебет 20 - Кредит 71, Дебет 26 - Кредит 71, Дебет 24 - Кредит 71 - торговая или производственная деятельность предприятия.
• Для расчётов при недоиспользовании или перерасходе аванса:
  • Дебет 50 - Кредит 71 - сотрудник израсходовал аванс не полностью, остаток вернул в кассу наличными.
  • Дебет 51 - Кредит 71 - аванс израсходован не полностью, остаток работник перечислил на расчётный счёт.
  • Дебет 71 - Кредит 50 - сумма перерасхода возвращена работнику наличными из кассы, оформлен расходный кассовый ордер.
  • Дебет 71 - Кредит 51 - сумма перерасхода перечислена с расчётного счёта предприятия на расчётный счёт работника.
  • Дебет 94 - Кредит 71 - аванс в части, за которую работник не отчитался (например, потому что потерял подтверждающие документы), или в сумме не утверждённых работодателем расходов, списывается с недостачи компании.
  • Дебет 70 - Кредит 94 - часть аванса, подлежащая возврату, подлежит удержанию из зарплаты работника.

Фотогалерея: варианты проводок по командировочным расходам

Проводки по командировочным расходам сверх выданного аванса Проводки по бухучёту командировочных расходов Проводки по командировочным расходам, не принятым работодателям, их сумма подлежит возврату в кассу или на счёт предприятия Проводки по командировочным расходам, оплаченным работодателем с расчётного счёта фирмы Проводки по расходам работодателя на билет для командированного сотрудника, оплаченный с расчётного счёта компании (билет учитывается на субсчёте 3 счёта 50 «Касса»)

Пример учёта расходов на командировку

Компания направила в командировку сотрудника на 10 дней. Его суточные равны одной тысяче рублей в день, на дорогу туда и обратно он потратил 10 тысяч рублей, в том числе НДС 1800 рублей. Проживание в гостинице обошлось ему в восемь тысяч рублей, в том числе НДС 1440 рублей. Компания является плательщиком НДС.

Сумма аванса сотруднику составила 25 тысяч рублей.

Подтверждённые командировочные расходы составили:

Проезд - 10 тысяч рублей.

Проживание - 8 тысяч рублей.

Суточные - 10 тысяч рублей.

Итого: 28 тысяч рублей, в этой сумме авансовый отчёт был утверждён.

Учитывая, что сумма аванса была равна 25 тыс., перерасход составил 3 тысячи рублей.

Проводки по командировочным расходам из примера (таблица)

Корпоративная бюрократия, одной из составляющих которой является оформление командировок и проведение их по бухгалтерии, с первого взгляда представляется невыносимо сложной. Но если разобраться, что к чему, всё быстро становится на свои места.

Авансовый отчет применяется для подтверждения расходования сумм подотчетными лицами по ранее выданным им авансам на определенные цели. Основанием для выдачи авансовых сумм является , изданный руководителем, в нем перечисляются кадры, сроки, цели и размеры выдаваемых средств. Основанием выдачи денег командируемому является . Для подтверждения совершенных расходов сотрудником применяется унифицированная форма №АО-1 – заполняется как подотчетным лицом, так и работниками бухгалтерии.

Рассмотрим образец заполнения авансового отчета.

Заполнение бланка авансового отчета подотчетным лицом

Заполнение авансового отчета по форме № АО-1 подотчетным лицом начинается с лицевой стороны. Первым делом вносятся следующие данные: наименование организации, фамилия и инициалы сотрудника, его должность или профессия, табельный номер, дата составления документа, графа назначение аванса (представительские либо хозяйственные расходы).

Далее на оборотной стороне унифицированной формы АО-1 указываются документы, которые подтверждают произведенные расходы, в графах 1-6, также вносятся сумма понесенных затрат по ним. К отчету прикладываются все подтверждающие документы, их необходимо пронумеровать в том же порядке, как они занесены в ведомость.

В графе 1 указывается номер по каждому оправдательному документу, присваивается по порядку.

В строке 2 необходимо писать дату, когда был составлен документ, а в графе 3 вносится его номер.

В графе 4 необходимо указать виды произведенного расхода (к примеру, это могут быть канцелярские затраты).

В строке 5 вносится сумма расхода денежных финансов, если она производилась в рублях, а коль она была в иностранной валюте, то данные о средствах заносятся в графу 6.

В конце указывается итоговая сумма, израсходованная подотчетным лицом, в зависимости от типа валюты, либо в “Итого” Графы 5 (в рублях), либо Строки 6 (в валюте).

Заполнение бухгалтером организации – инструкция

После заполнения подотчетным лицом своей части документа, он передает его вместе со всеми оправдательными бумагами в бухгалтерию. Бухгалтер получает авансовый отчет по форме № АО-1 от подотчетного лица, расписывается в принятии бланка, проставляет его номер и дату, итоговую сумму расходования денежных средств и указывает количество подтверждающих произведенные затраты документов. В конце отчета ставится дата предоставления документа, после этого подотчетному лицу передается расписка бухгалтера.

После проверки правильного оформления документов и расходования денег, сцетовод на оборотной стороне заполняет строки 7-8, где указывает суммы затрат, которые будут приняты к бухгалтерскому учету, а в графе 9 вносятся данные по дебетуемым бухгалтерским счетам, куда относятся суммы расходов.

Далее на лицевой стороне формы указывается: остаток денежных средств (или сумма перерасхода) от предыдущего аванса, сумма полученного аванса из кассы организации, сумма израсходованных по нему денег, остаток авансовых сумм или величина перерасхода, бухгалтерская запись отражения хозяйственных операций с отнесением их на соответствующие счета учета. Графа “Бухгалтерская запись” заполняется на основании данных из оборотной стороны графы 9.

После этого проводится проверка правильного оформления документа, арифметического соответствия всех сумм отчета и факт расходования денег по назначению. Если все нормально и не выявлено никаких ошибок, отчетность передается руководителю организации на утверждение. После утверждения руководителем производится списание подотчетных сумм, а также окончательные взаиморасчеты с подотчетным лицом.

В случае неполного расходования авансовых сумм подотчетное лицо должно вернуть остаток денежных средств в кассу организации на основании , а если был произведен перерасход авансовых сумм, то выплачивается разница сотруднику по

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет» .

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и , квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

• сведения об организации, выдавшей деньги,
• сотруднике, их получившем,
• точная сумма средств,
• цели, на которые они были предназначены.
• здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО () – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

• их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
• а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

• фамилия, имя, отчество работника,
• номер и дата отчета,
• размер выданных к расходованию средств (прописью),
• а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.