Предприятием либо организацией в денежном выражении применяются различные формы В бухгалтерии форма учета - это систематизация и обработка необходимых сведений с применением аналитических и синтетических регистров. Информация проходит обработку обязательно с учетом систематичности, последовательности записей и взаимосвязи регистрируемого материала.
Формы учета в бухгалтерии
На сегодняшний день законодательными актами РФ разрешены следующие формы ведения бухгалтерского учета:
1. С использованием Учет аналитического характера ведется в карточках, затем информация синтезируется в книжном регистре. Для каждой хозяйственной операции, подтвержденной должен быть составлен мемориальный ордер. Мемориально-ордерная запись может быть составлена и на группу первичных документов на основании накопительной ведомости. Например, на несколько однотипных накладных, предварительно вписанных в ведомость, делается одна запись, отражающая итоговую сумму, со ссылкой на документ. Накладные, чеки, квитанции обязательно прилагаются.
2. С использованием журнала «Главная книга». Это разновидность ордерно-мемориальной формы бухгалтерского учета. В этом случае записи производятся в комбинированном регистре в виде журнала «Главная книга». Здесь в хронологическом порядке регистрируются мемориально-ордерные записи в совмещении с систематической информацией по синтетическим счетам. В данном регистре отражается синтетический бухучет хозяйственно-финансовых операций по кредиту и дебету всех счетов. В данной «Главной книге» вписываются на начало каждого месяца остатки по синтетическим счетам. В конце каждого месяца остатки также подсчитываются и записываются. Данные, содержащиеся в этом регистре, служат основой для составления баланса предприятия.
3. С использованием журналов-ордеров. Регистром такой формы бухгалтерского учета являются журналы-ордеры, представляющие из себя листы с вычерченной сеткой, где систематически ведутся основные записи хозяйственно-финансовых операций непосредственно из первичных документов. Движение по каждому аналитическому либо отражается в отдельном журнале-ордере. Часто учет в таких регистрах сочетают с регистрацией данных в накопительных ведомостях. Итоговые числовые результаты по кредиту и дебету из всех имеющихся журналов-ордеров после переносятся в «Главную книгу».
4. С использованием автоматизированных таблиц бухгалтерских программ. Регистрами в этом случае являются таблицы, в которые вносятся числовые данные. Программа автоматически просчитывает и выдает результат.
5. При помощи упрощенного метода учета. Законодательством РФ предусмотрена такая форма для ведения учета хозяйственно-финансовой деятельности индивидуальных предприятий. Регистром будет являться журнал для учета имеющегося у фирмы имущества. Все текущие записи последовательно заносятся в него.
Выбор формы учета
Решение о том, какую форму учета лучше выбрать, какая будет наиболее удобной для процессов деятельности вашего предприятия либо организации, зависит от разных факторов. Если предприятие является крупным и осуществляет регулярно в больших масштабах финансовые операции, то целесообразнее, конечно, будет выбрать и закрепить в учетной политике предприятия автоматизированную форму учета.
Техника и формы бухгалтерского учета определяются руководителем фирмы в зависимости от имеющегося объема работы по учету. У маленького индивидуального предприятия, где подчас имеется всего один работник (сам предприниматель), и объем операций или товарооборот небольшой, совсем не выгодно нанимать еще одну штатную единицу. Поэтому сам учредитель ведет учет по упрощенной схеме.
Определяются следующими признаками : количество, структура и внешний вид учетных регистров, последовательность связи между документами и регистрами, а также между самими регистрами и способом записи в них, т. е. использование тех или иных технических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.
Организация, если другое не установлено действующим законодательством, самостоятельно выбирает наиболее подходящую для себя систему учета. Выбор системы определяется либо уже сложившейся практикой учета, либо возможностями и профессиональной подготовкой бухгалтера.
Существуют уже апробированные системы учета, которые рекомендуются компетентными правительственными органами в некоторых случаях даже для обязательного применения. К ним относятся:
- простая система учета (без двойной записи хозяйственных операций);
- мемориально-ордерная система учета ;
- журнально-ордерная система учета с ее модификациями (простая, упрощенная, полная или типовая).
С широким внедрением электронно-вычислительной техники четкая классификация систем учета стала практически невозможной, т. е. все программы бухгалтерского учета позволяют на практике сформировать любую комбинацию из общепринятых систем учета.
Система бухгалтерского учета должна соответствовать виду , быть полностью достоверной, исключать возможность пропуска информации о хозяйственной деятельности, позволять осуществлять любую выборку о состоянии, движении или источниках средств организации, обеспечивать простоту в регистрации хозяйственных операций и составлении бухгалтерской отчетности, иметь защиту от утечки коммерческой информации, иметь приемлемую себестоимость.
Себестоимость применяемой системы учета должна быть прямо пропорциональна хозяйственным оборотам организации и не снижать ее доходность.
Мемориально-ордерная форма учета
Рис. 1.1. Схема мемориально-ордержной формы учета (Сплошный линии показывают последовательность выполнения учетныз записей, пунктирные — сверку итогов).Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета (рис. 1.1) представляет собой набор мемориальных ордеров, в каждом из которых группируются проводки по однородным хозяйственным операциям по итогам одного месяца работы организации. Состав и количество мемориальных ордеров в системе бухгалтерского учета зависят от содержания, количества, степени повторяемости хозяйственных операций. Каждый мемориальный ордер должен иметь свои реквизиты. В зависимости от величины организации и его бухгалтерской службы ордера составляются бухгалтером или главным бухгалтером, а затем проверяются и подписываются главным бухгалтером. Перечень мемориальных ордеров утверждается директором организации на финансовый год.
При мемориально-ордерной форме учета синтетический учет ведется в книгах или многографных ведомостях. Для аналитического учета используются книги, ведомости, карточки.
Мемориальный ордер составляется на каждую хозяйственную операцию. Если группа хозяйственных операций объединена в сводном документе, то мемориальный ордер составляется на группу операций. В мемориальном ордере необходимо указать бухгалтерскую проводку, дату ее составления и сумму. Мемориальный ордер может составляться в виде отдельного документа. В некоторых случаях на бланках предусматривается место для мемориального ордера или на документах делается соответствующий оттиск штампом.
Большинство операций в течение месяца группируется во вспомогательных накопительных ведомостях. Затем по этим ведомостям раз в месяц составляются мемориальные ордера.
Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал. Каждому мемориальному ордеру присваивается определенный порядковый номер.
После отражения в регистрационном журнале данные мемориальных ордеров записываются в Главную книгу или в заменяющую ее многографную ведомость.
В Главной книге на левой стороне счета отражаются данные о хозяйственных операциях по дебету, а на правой стороне счета — по кредиту.
Счета имеют многографную форму, в которой по дебету и кредиту счета указываются корреспондирующие счета. Такая система отражения хозяйственных операций в Главной книге обеспечивает простоту и наглядность записей.
Итоги по дебету и кредиту счетов Главной книги записываются в оборотную ведомость, которая построена с использованием синтетических счетов.
На основании записей в аналитических счетах составляют оборотные ведомости аналитического учета, которые сверяют с оборотной ведомостью по синтетическим счетам. Оборот по дебету и кредиту синтетических счетов сверяется с оборотом в журнале регистрации мемориальных ордеров.
При мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета бухгалтерский баланс организации составляется на основании оборотной ведомости по синтетическим счетам.
Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, широким использованием стандартных форм аналитических регистров, счетно-клавишных машин, копировального способа регистрации. Однако ей присущи существенные недостатки: составление большого количества мемориальных ордеров, дублирование одних и тех же данных в различных учетных регистрах. К тому же раздельное ведение синтетических и аналитических учетных регистров приводит к отставанию аналитического учета от синтетического.
Журнально-ордерная форма учета
В основе журнально-ордерной формы бухгалтерского учета (рис. 1.2) лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, которые позволяют обеспечить синтетический и аналитический учет средств, источников хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.
Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.
Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной и коммерческой деятельностью организации, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.
При ведении аналитического и синтетического учета используются два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Для обеспечения рациональности учета могут применяться специальные разработочные таблицы.
По некоторым видам , по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены карточки аналитического учета. На основе их данных в конце месяца составляются оборотные ведомости.
Кроме того, при журнально-ордерной форме учета ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.
Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Они представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов. Открываются журналы-ордера на месяц на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивают определенный постоянный номер.
Запись в журналы-ордера производят ежедневно либо непосредственно с первичных документов, либо со вспомогательных ведомостей. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.
В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций, т. е. данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Итоги за месяц каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.
Хозяйственные операции записывают в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому систематическая запись в журналах-ордерах служит одновременно и хронологической записью. Необходимость ведения специальных хронологических регистров при данной форме учета отпадает. Не составляют и мемориальные ордера, поскольку все показатели записывают в разрезе корреспондирующих счетов.
Для проверки правильности записей в журналах-ордерах подсчитывают общий итог по кредиту счета и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналам, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим. Оборотные ведомости составляют лишь по тем счетам, в которых аналитический учет ведется самостоятельно.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу.
Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца (года), обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец месяца (года) по каждому синтетическому счету.
Кредитовый оборот переносят в Главную книгу из соответствующего журнала, обороты по дебету записывают в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. После проверки оборотов выводится сальдо на начало следующего месяца, которое записывается в соответствующей колонке Главной книги.
Для проверки правильности записей в Главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.
И другие формы отчетности составляют по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей.
При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость в составлении шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам. Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематической и хронологической записей, отмены ряда записей. Данная форма учета повышает контрольное значение учета и облегчает составление отчетов. К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на заполнение данных вручную и затрудняющих механизацию учета.
В условиях применения различных видов электронно-вычислительной техники, ориентации организаций на совершенствование управления и развитие рыночных отношений все шире начинает внедряться автоматизированная форма бухгалтерского учета, в основе которой лежит принцип двойной записи при отражении хозяйственных операций. Одновременная запись производимой хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов способствует систематизации хозяйственных операций и обеспечивает действенный контроль за правильностью отражения их на счетах бухгалтерского учета.
Типичные хозяйственные операции предварительно кодируются. По тем хозяйственным операциям, которые носят несистематический характер, используется принцип предварительного накопления информации.
Автоматизированные системы управления дают возможность получать информацию не только по объекту в целом, но и по отдельным его частям: по конкретному поставщику материалов, конкретному покупателю продукции и т. п. При этом обеспечивается автоматический ввод различных данных хозяйственных операций в ЭВМ с документов через систему периферийного оборудования. Исходная информация обрабатывается в ЭВМ по разным программам с учетом решения конкретных задач в зависимости от требований пользователей информацией.
При автоматизированной форме учета обеспечивается органическая взаимосвязь бухгалтерского, оперативного и статистического учета.
Совершенствованию организации бухгалтерского учета в значительной степени способствуют создаваемые в организациях автоматизированные рабочие места бухгалтеров (АРМБ).
Под формой бухгалтерского учета понимается процесс обработки учетной информации при различном сочетании определенных учетных регистров аналитического и синтетического учета в виде карто - чек, ведомостей и книг, их взаимосвязь, последовательность и способы учетных записей.
Формы бухгалтерского учета определяют комбинацию учетных регистров (первичный документ - карточка - ведомость - регистр - Главная книга); последовательность записей из первичной учетной документации; логическую связь между учетными регистрами. Они различаются друг от друга по внешнему виду, назначению и содержа
нию учетных регистров, взаимосвязи и сочетанию хронологических и систематических записей, регистров синтетического и аналитического учета, их количеству, последовательности учетных записей, степени использования средств оргтехники, механизации и автоматизации.
Самыми распространенными сегодня в России являются: журнально-ордерная; мемориально-ордерная (и ее разновидность «Жур- нал-Главная»); упрощенная форма для малых предприятий; автоматизированная. На крупных и средних предприятиях применяют журнально-ордерную форму или «Журнал-Главную». На малых предприятиях - мемориально-ордерную, «Журнал-Главную», упрощенную (реже журнально-ордерную). Автоматизированную форму применяют на всех типах предприятий.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накапливания за каждый отчетный месяц (выполняется одновременно хронологическая и систематическая запись). Учетная регистрация заключается в том, что однородные операции записываются в хронологическом порядке в специальных накопительных ведомостях, которые называются журналами-ордерами. Записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом других счетов. Шахматная форма записи позволяет за один рабочий прием зафиксировать сумму хозяйственных операций по дебету и кредиту корреспондирующих счетов, т.е. реализовать сразу принцип двойной записи. Записи производятся непосредственно из первичных документов, а при наличии большого количества однородных документов - из вспомогательной (разработочной) ведомости (по ее итогам), где эти документы предварительно группируются. Некоторые журналы-ордера открыты на отдельный счет, а некоторые - на группу взаимосвязанных между собой счетов. Итоги журналов-ордеров являются месячными оборотами соответствующих синтетических счетов, сгруппированных по взаимосвязанным корреспондентским счетам.
Бухгалтерский учет по журнально-ордерной форме проводится следующим образом. Полученные бухгалтерией первичные документы обрабатываются бухгалтером в течение двух дней с момента поступления. Обработка заключается в проверке подлинности документов, их соответствия законодательству и наличия необходимых реквизитов.
Основное отличие журнально-ордерной формы от других форм заключается в журналах-ордерах и в Главной книге. В журналах-ордерах проводится арифметическая обработка бухгалтерских проводок, вычисляются полные обороты по кредиту счетов и частичные обороты по дебету счетов. Затем сведения из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, где подсчитываются полные обороты по дебету счетов и определяются сальдо конечные по всем счетам. По сведениям из Главной книги составляется баланс и оформляется отчетность организации (месячная,квартальная и годовая).
В настоящее время на больших и средних предприятиях применяется 16-ти журнальная форма, дополненная совокупностью ведомостей. Перечень журналов-ордеров этой формы следующий:
№ 1 «Касса» (счет 50); № 2 «Расчетные счета» (счет 51,57) и № 2/1 «Валютные счета» (счет 52, 57); № 3 «Специальные счета в банках» (счет 55); № 4 «Учет кредитов и займов» (счета 66, 67); № 5 «Учет финансовых вложений» (счет 58); № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (счет 60) и № 6/1 «Учет операций по заготовке и приобретению материальных ценностей» (счета 15, 16); № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» (счет 71); № 8 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (счета 58, 62, 68, 73, 75, 76); № 9 «Внутрихозяйственные расчеты» (счет 79); № 10 и № 10/1 «Учет затрат на производство» (счета 02,04,05,10,11,15,16,19,20,21,23,25,26,28,29,40,46,69, 70,76,94,97); № 11 «Учет отгрузки и реализации» (счета 41,42,43,44, 45, 62, 90) и № 11/1 «Учет реализации и выбытия основных средств и нематериальных активов» (счета 01, 03, 04, 91); № 12 «Учет источников собственных средств и целевых поступлений» (счета 14, 59, 63, 80, 81,82,83,84,86,96); № 13 «Учет собственных основных средств, долгосрочно арендуемых основных средств и нематериальных активов» (счета 01, 03,04,91); № 14 «Учет переоценки ценностей» (счет 14,59); № 15 «Учет прибыли, ее использования и доходов будущих периодов» (счета 84,91,98,99); № 16 «Учет капитальных вложений» (счета 07,08,11).
Заметим, что журнал-ордер № 5 открывается при большом объеме учета в журнале-ордере № 8; журнал-ордер № 6/1 открывается по необходимости, в противном случае счета 15 и 16 входят в журналы- ордера № 10 и № 10/1; журнал-ордер № 11/1 может быть заменен журналом-ордером № 13.
Основой мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета служат мемориальные ордера. Бухгалтерские записи оформляются составлением мемориальных ордеров, которые представляют собой бланк специального образца. Мемориал-ордер выписывается либо на каждую операцию, либо прикладывается к одной группе первичных документов, подобранных с кредита одного счета - одновременно нескольких счетов или, наоборот, одного счета - с кредита нескольких счетов.
В регистр записывают не каждую операцию по каждому первичному документу, а только сгруппированные однородные операции из всех приложенных документов сразу. Все мемориальные ордера по мере их оформления записываются сначала в регистрационный журнал (журнал хронологического учета), где им присваиваются текущие порядковые номера, затем выполняют записи в Главной книге (регистр синтетического учета). В Главной книге записи группируются: обороты по каждому синтетическому счету как по дебету, так и по кредиту записываются отдельно в колонках по корреспондирующим счетам. На счетах Главной книги (которую иногда называют контрольно-шахматной ведомостью) учитываются только текущие обороты за отчетный период. Поэтому в конце месяца по итогам Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам по простой или шахматной форме.
Итоговая сумма записей в регистрационном журнале должна соответствовать общей сумме кредитовых или дебетовых оборотов всех синтетических счетов. Записи в регистры аналитического учета делаются непосредственно из документов, прилагаемых к мемориальным ордерам. Итоги оборотных ведомостей по аналитическим счетам сверяются с итогом оборота по соответствующему синтетическому счету. После сверки данных аналитического и синтетического учета составляется баланс. Недостатками этой формы бухгалтерского учета являются многократность записи одних и тех же операций, разобщенность синтетического и аналитического учета, хронологической и синтетической записи, выполнение основной массы работы в момент составления отчета.
Бухгалтерский учет по мемориально-ордерной форме проводится следующим образом. В начале каждого месяца открываются мемориальные ордера по всем используемым счетам. Полученные первичные документы обрабатываются бухгалтером в течение двух дней с момента поступления.
Обработка заключается в проверке подлинности документов, их соответствия законодательству и наличия необходимых реквизитов. Заканчивается обработка внесением сведений из первичных документов в журнал хозяйственных операций. Одновременно осуществляется их кодирование в виде бухгалтерских проводок. Затем проводки из журнала хозяйственных операций разносятся по мемориальным ордерам, в которых проводится арифметическая обработка: вычисляются обороты и остатки (сальдо конечные). Результаты вычислений группируются в оборотно-сальдовой ведомости или оборотно-сальдовом балансе.
Учет кассовых операций дополнительно ведется в кассовой книге. Если расчеты с населением ведутся через контрольно-кассовые машины - ККМ, то и в книгах кассиров-операционистов этих машин.
Журнал хозяйственных операций для ведения учета на малых предприятиях значительно облегчает проведение анализа финансовой деятельности, составления баланса и отчетности. Он также может служить для главного бухгалтера обобщающим документом. Кроме этого, он удобен для работы аудиторов и контролирующих органов. Если журнал хозяйственных операций не ведется, то проводки формируются в самих мемориальных ордерах, а затем в них же и обрабатываются.
Разновидностью мемориально-ордерной формы является форма «Журнал-Главная», которая в качестве основного документа имеет комбинацию мемориальных ордеров, журнала хозяйственных операций и оборотно-сальдовой ведомости.
На отчетный период для каждого счета открывается свой мемориальный ордер, в который заносятся данные по хозяйственным операциям. Если журнал хозяйственных операций не составляется, то вся деятельность отражается в совокупности мемориальных ордеров.
В настоящее время применяют два вида мемориальных ордеров - упрощенный и полный (общего вида). При использовании журнала хозяйственных операций наиболее целесообразной является запись в виде обыкновенного счета, в котором помечены номера хозяйственных операций (упрощенный ордер).
Если журнал хозяйственных операций не формируется, то используют мемориальные ордера общего вида, которые включают в себя не только проводки, но и содержание операций. Однако полная картина хозяйственной деятельности может быть составлена только при рассмотрении всей совокупности мемориальных ордеров. Кроме того, появляется еще один недостаток, заключающийся в необходимости фиксации содержания одной и той же хозяйственной операции как минимум в двух мемориальных ордерах.
Упрощенная форма мемориального ордера - это числовая таблица по конкретному счету, в которой отражаются сальдо начальные, операции по приходу и расходу, а также сальдо конечные.
Совокупность мемориальных ордеров того или иного вида позволяет получать ежемесячные оборотно-сальдовые ведомости или оборотно-сальдовые балансы, на основе которых затем составляются баланс и отчетность организации. В настоящее время основным бухгалтерским документом, в котором сосредотачивается вся закодированная хозяйственная деятельность, является оборотно-сальдовая ведомость или Главная книга.
Форма бухгалтерского учета «Журнал-Главная». Одной из наиболее распространенных в настоящее время форм бухгалтерского учета является разновидность мемориально-ордерной формы, носящая название «Журнал-Главная». В этой форме счетоводства все записи хозяйственных операций выделяются из ордеров и помещаются в журнал, подобный журналу хозяйственных операций. С ним непосредственно стыкуются упрощенные мемориальные ордера.
Полученные первичные документы обрабатываются в течение двух дней с момента поступления. Обработка заключается в проверке подлинности документов, наличия в них обязательных реквизитов и соответствия документов законодательству.
Затем данные из первичных документов включаются во вспомогательные регистры, карточки и другие документы или сразу вносятся в «Журнал-Главную» в виде записей хозяйственных операций с оформлением бухгалтерских проводок и разноской по счетам.
Сведения из первичных документов, связанных с кассой, включаются также в кассовую книгу. Вся обработка проводится в «Журна- ле-Главной>>, где сосредотачиваются все данные о хозяйственных операциях, все проводки, а также сальдо начальные, обороты и сальдо конечные по всем счетам. Единственным недостатком данной формы является ее громоздкость.
Автоматизированная форма учета, основанная на использовании электронно-вычислительной техники, представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. В основе этой формы заложен главный элемент метода бухгалтерского учета - документация. Но группировка и обобщение учетной информации производятся с помощью вычислительных машин. Информация справочного характера вводится в компьютер в виде справочников до начала работы, текущая информация - с первичных документов либо со специальных регистров учетных данных. Обработка учетных данных производится по специальным программам, в соответствии с которыми полученная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или распечатываться по запросу в виде любого документа, содержащего систематическую или хронологическую запись. Бухгалтер получает распечатанные регистры различного содержания, соответствующие требуемым нормам на ведомости, карточки, книги.
Упрощенная форма бухгалтерского учета для малых предприятий применяется с использованием журнала хозяйственных операций и шахматной ведомости. Бухгалтерский учет по упрощенной форме проводится следующим образом. Первичные документы обрабатываются в течение двух дней с момента их получения. Обработка состоит в проверке подлинности документов, их соответствия законодательству и наличия в них необходимых реквизитов. Заканчивается она внесением сведений из первичных документов в журнал хозяйственных операций с одновременным кодированием этих операций в виде бухгалтерских проводок. Операции по кассе дополнительно заносятся в кассовую книгу.
На основе бухгалтерских проводок, отраженных в журнале хозяйственных операций, составляется шахматная ведомость, в которой сумм ированием по горизонтали вычисляются обороты по дебету, а суммированием по вертикали - обороты по кредиту счетов. Затем данные из шахматной ведомости используются для составления оборотно-сальдовой ведомости, на базе которой оформляется баланс, и составляется отчетность предприятия.
Все элементы, входящие в данную форму (за исключением шахматной ведомости), нами рассмотрены. Осталось представить шахматную ведомость. Она достаточно проста и по своему виду напоминает журнал-ордер, только формируется по дебетовому признаку и как бы включает одновременно все журналы-ордера.
Под формой бухгалтерского учета понимается определенная система использования учетных регистров, которая устанавливает формы, последовательность и способы учетных записей.
Назначение всех форм ведения бухгалтерского учета одинаково, они предназначены для регистрации хозяйственных операций, группировки однородных данных и отражения их на счетах синтетического и аналитического учета, подсчета оборотов и сальдо на счетах, обобщения расчетов в балансе и отчетности. Поэтому признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются: содержание и форма применяемых регистров, взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и способы записей в учетные регистры. Форму ведения бухгалтерского учета предприятие выбирает самостоятельно.
Основными формами ведения бухгалтерского учета являются:
журнально-ордерная;
мемориально-ордерная;
упрощенная форма учета для малых предприятий;
автоматизированная форма, с применением программ автоматизации бухгалтерского учета.
2.1 Журнально-ордерная форма ведения учета
Журнально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета в настоящее время является наиболее прогрессивной и распространенной. Именно она, как правило, используется в программах автоматизации бухгалтерского учета.
Журнально-ордерная форма сочетает хронологические и систематические, аналитические и синтетические учетные регистры. Журналы-ордера ведутся на основании первичных документов.
Последовательность заполнения учетных регистров при журнально-ордерной форме ведения бухгалтерского учета можно представить в виде схемы (рис. 6.1).
Рис. 6.1. Журнально-ордерная форма ведения учета
На основании первичных документов хозяйственные операции записываются в накопительных ведомостях, т. е. регистрируются в журнале хозяйственных операций. Пример журнала хозяйственных операций организации за январь приведен в табл. 6.1.
Таблица 6.1
2. Затем данные хозяйственные операции записываются в журналы-ордера и дополнительные ведомости.
В качестве примера приведены журналы-ордера и ведомости по счетам 50 и 51, составленные на основании данных журнала хозяйственных операций.
В журналы-ордера переносятся итоги хозяйственных операций по одному счету или группе счетов, поэтому журналы-ордера имеют определенные номера, например, журнал-ордер № 1 ведется по счету 50 «Касса» (табл. 6.2), журнал-ордер № 2 - по счету 51 «Расчетные счета» (табл. 6.3), журнал-ордер № 3 - по счетам 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», журнал-ордер № 4 - по счетам 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» и т.д. Журналы-ордера составляются по кредитовому признаку счетов, т.е. в них отражаются операции, которые прошли по кредиту данного счета в корреспонденции с дебетом других счетов.
К денежным счетам 50 и 51 дополнительно ведутся ведомости: ведомость № 1 по счету 50 (табл. 6.4) и ведомость № 2 по счету 51 (табл. 6.5). Ведомости составляются по дебетовому признаку счетов, т.е., в них отражаются операции, которые прошли по дебету данного счета в корреспонденции с кредитом других счетов.
3. Итоговые данные по каждому журналу-ордеру переносятся в Главную книгу, которая открывается на год и ведется по каждому счету, например по счету 50 «Касса» (табл. 6.6).
Таблица 6.2
Таблица 6.3
Таблица 6.4
Таблица 6.5
Таблица 6.6
4. На основании Главной книги составляют оборотную ведомость и баланс.
Достоинствами журнально-ордерной формы ведения учета являются удачное сочетание аналитического и синтетического учета и более удобные формы для составления отчетности, а в качестве недостатка следует отметить сложность построения основных регистров.
2.2 Мемориально-ордерная форма ведения учета
Последовательность заполнения учетных регистров при мемориально-ордерной форме ведения бухгалтерского учета можно представить в виде схемы (рис. 6.2).
На основании первичных документов все хозяйственные операции записываются в накопительные ведомости, которые ведутся в форме журнала хозяйственных операций.
Однородные хозяйственные операции, т.е. операции по ведению учета на одном бухгалтерском счете или группе нескольких зависимых счетов, переносятся в мемориальные ордера, в которых записываются содержание операции, сумма и корреспонденция счетов.
Мемориальные ордера имеют определенные номера, например, мемориальный ордер № 1 ведется - по счету 50 «Касса» (табл. 6.7), мемориальный ордер № 2 - по счету 51 «Расчетные счета» (табл. 6.8), мемориальный ордер № 3 - по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», мемориальный ордер № 4 - по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», мемориальный ордер № 5 - по счету 20 «Основное производство» и т.д.
Рис. 6.2. Мемориально-ордерная форма ведения учета
Таблица 6.7
Таблица 6.8
3. Итоговые данные мемориальных ордеров в конце месяца записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал (табл. 6.9). Итоговая сумма по регистрационному журналу должна быть равна сумме дебетовых и кредитовых оборотов по всем синтетическим счетам.
Таблица 6.9
4. Данные из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги, например по счету 50 «Касса» (табл. 6.10). Обороты по Главной книге сравнивают с итоговой суммой всех мемориальных ордеров в регистрационном журнале. Если обороты совпали, значит проводки по синтетическим счетам разнесены правильно.
Таблица 6.10
|
Кредит счета 50 |
Дебет счета 50 | ||||||||||
5. На основании Главной книги составляются шахматная и оборотная ведомости.
В табл. 6.11 приведена шахматная ведомость, содержащая данные мемориальных ордеров № 1 и 2.
Таблица 6.11
|
Кредит/Дебет | ||||||||||
6. По данным Главной книги и оборотной ведомости заполняют баланс предприятия за отчетный период.
К достоинствам мемориально-ордерной формы ведения учета можно отнести простоту заполнения учетных регистров, легкость проверки правильности отражения операций, возможность исправления ошибок при сверке данных. Недостатками можно считать многократность записи одной и той же суммы в разных регистрах, что приводит к усложнению работы и увеличению вероятности ошибок, а также отставание аналитического учета от синтетического и сложность составления отчетности.
Форма учета - определенная система использования различных по строению учетных регистров, обуславливающая последовательность и способы учетных записей.
За время существования бухгалтерского учета применялись различные формы. Вначале форма учета была предельно простой и состояла из памятной книги (мемориал ), в которую операции записывались в хронологической последовательности, и журнала, в котором указывали корреспонденцию счетов. Из журнала делали запись в Главную книгу, на основании которой составляли баланс.
Простейшие формы учета - старая и новая итальянская, не могли удовлетворять требованиям, которые стали предъявляться к учету с ростом производства и увеличением хозяйственных операций. Развитие форм пошло по пути создания отдельных регистров для ведения учета по однородным объектам учета. Появилась первая многожурнальная форма учета. Постепенно на смену книгам пришли карточки, и книжные формы учета были заменены карточными (карточно-ордерная, карточно-копировальная, конторольно-шахматная).
Основными признаками, определяющими ту или иную форму учета, являются:
· виды применяемых регистров, взаимосвязь между ними;
· последовательность записей в них;
· применение средств вычислительной техники.
В настоящее время применяются несколько форм бухгалтерского учета:
1. Мемориально-ордерная (ее разновидность - Журнал-Главная)
2. Журнально-ордерная
3. Упрощенная форма бухгалтерского учета
4. Автоматизированная форма
Применение той или иной формы бухгалтерского учета зависит от размеров предприятия, квалификации работников, наличия средств оргтехники. Независимо от способа ведения учета его основу составляет документирование, где документы играют роль первичных носителей учетной информации.
Мемориально-ордерная форма счетоводства получила свое название от мемориального ордера, которым завершается обработка первичных документов. При этой форме учета на каждую группу операций или отдельно по банковским, кассовым операциям, по расчету заработной платы и другим составляется мемориальный ордер. В мемориальном ордере указывается его номер, краткое содержание операций, дебет и кредит счетов, сумма.
Мемориальный ордер №__ за ______г.
Затем мемориальные ордера записывают в Главную Книгу . По окончании каждого месяца в Главной книге подсчитывают итоги оборотов по дебету и кредиту, выводят сальдо по каждому счету, и составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам.
Аналитический учет ведется преимущественно на карточках, или на карточках и в книгах. По истечении месяца на счетах аналитического учета подсчитывают итоги сумм оборотов и составляют оборотные ведомости, которые сверяют с оборотной ведомостью по синтетическим счетам. Обороты по дебету и кредиту синтетических счетов сопоставляют с суммой оборота в журнале регистрации мемориальных ордеров. После сверки и контроля составляют бухгалтерский баланс. Мемориально-ордерная форма учета позволяет ежемесячно сверять записи в учетных регистрах, применять разделение труда среди работников бухгалтерии.
Недостатками ее являются:
· громоздкость и трудоемкость учета, выражающаяся в дублировании записей в регистрах учета;
· отставание аналитического учета от синтетического, т.к. регистры не совмещают эти два вида учета;
· непосредственно по данным учетных регистров нельзя составить отчетность без дополнительных расчетов и выборок.
Журнал-Главная является разновидностью мемориально-ордерной формы учета. Характерной ее особенностью является то, что регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединены в одной комбинированной книге Журнал-Главная.
Операции в книгу Журнал-Главную записываются непосредственно с первичных или сводных документов либо на основании мемориальных ордеров. В начале месяца в Журнал-Главную переносят сальдо по синтетическим счетам. Затем записываются операции, подсчитываются итоги по дебету и кредиту счетов и выводят сальдо на конец месяца. Аналитический учет ведется на карточках или в книгах. Схема мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета приведена на рис.2
Рис. 2. Схема мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета
Условные обозначения:
Журнально-ордерная форма получила свое название по основному регистру, используемому при этой форме - журналу-ордеру. Она применяется на предприятиях различных форм собственности. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно. Журнально-ордерная форма учета позволяет совместить во времени синтетический и аналитический учет. В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются в основном два вида регистров.
Журналы-ордера - это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу. Записи в них ведутся по мере поступления документов либо как итоги в зависимости от характера и содержания операции. Журналы-ордера ведут по кредиту одного или нескольких счетов по каждому первичному документу, или по итогам за день, или по итогам за более длительный период. Например, в журнале-ордере №1 по кредиту счета 50 «Касса» производятся записи итога за день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним документами. При незначительном количестве кассовых документов допускаются записи операций в регистры производить не каждый день, а за 3-5 дней. Данные первичных документов регистрируются только по кредиту счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами.
Кроме журналов-ордеров применяются вспомогательные ведомости, в которых ведут аналитический учет по счетам с большой номенклатурой аналитического учета. Итоги ведомостей в конце месяца переносят в журналы-ордера.
Итоги журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В ней показывают исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Обороты по кредиту синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Правильность записей, произведенных в Главной книге, проверяется подсчетом оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.
Главная книга открывается на год, на каждый счет отводится один лист. На основании Главной книги и ряда регистров заполняются баланс и другие формы отчетности.
Журнал-ордер №1 по кредиту счета 50 «Касса» в дебет счетов.
Главная книга
Счет 51 «Расчетный счет»
Обладая рядом преимуществ, а именно объединение синтетического и аналитического учета, подчинение регистров требованиям составления отчетности, контроля и анализа, данная форма основана на использовании ручного труда, и в этом смысле уступает автоматизированной форме учета. Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета представлена на рис.6.3
Рис.6.3. Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета
Условные обозначения:
1. Сплошные линии показывают последовательность выполнения учетных записей.
2. Пунктирные линии показывают сверку записей.
Упрощенная форма бухгалтерского учета предназначена для субъектов малого предпринимательства и имеет две разновидности:
· Простая форма без использования учетных регистров;
· Упрощенная форма с использованием соответствующих учетных регистров.
Простая форма применяется в случае, когда у предприятия нет основ-ных средств, расчеты с контрагентами ведутся сразу (отсутствуют за-долженности на конец периода), отсутствуют переходящие остатки (на-пример, нет незавершенного производства). При простой форме бухгалтерского учета применяется Книга учета хозяйственных операций .
Книга (журнал) учета хозяйственных операций
Книга (журнал) учета хозяйственных операций открывается записями сумм остатков на начало года (начало деятельности предприятия) по каждому виду имущества, обязательств и иных средств, по которым они имеются.
Затем в графе «Содержание операции» записывается месяц и в хроноло-гической последовательности позиционным способом на основании каждого первичного документа отражаются все хозяйственные опера-ции этого месяца. При этом суммы по каждой операции, зарегистриро-ванной в Книге по графе «Сумма», отражаются методом двойной запи-си одновременно по графам «Дебет» и «Кредит» счетов учета соответствующих видов имущества и источников их приобретения.
По окончании месяца подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и по кредиту всех счетов учета средств и их источников, которые должны быть равны итогу средств, показанному по графе «Сумма». Пос-ле подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов средств и их источников (бухгалтерских счетов) за месяц выводится сальдо по каж-дому их виду (счету) на 1-е число следующего месяца, на основе которых составляется бухгалтерская отчетность.
Наряду с Книгой учета фактов хозяйственной деятельности (форма К-1) для учета расчетов по оплате труда с работниками (а также по налогу на доходы физических лиц и т. п.) надо вести также ведомость учета заработной платы по утвержденной форме (форма В-8). Кроме того, ведется кассовая книга, лицевые счета работников и т.п.
Форма с использованием регистров малого предприятия применяется организациями, у которых есть собственные основные средства и дру-гие товарно-материальные ценности, а также ведущими расчеты с пос-ледующей или предварительной оплатой.
В качестве учетных регистров для учета имущества и ис-точников его образования применяются ведомости, которые составляются для учета операций по одной группе используемых бухгалтерских счетов на осно-вании первичных документов: В-1 - В-8, также для обобще-ния данных ведомостей и проверки применяется шахматная ведомость (форма В-9).
Сумма по любой операции записывается в двух ведомостях одновре-менно: в одной - по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета (в графе «Корреспондирующий счет»), в другой - по кредиту кор-респондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета.
В обеих ведомостях в графе «Содержание операции» делается запись на основании первичной учетной документации о сути совершенной операции.
Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответ-ствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.).
Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях, производится в ведо-мости (шахматной) по форме В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость, являющаяся основанием для составления бухгал-терского баланса предприятия.
Автоматизированная форма в настоящее время является одним из основных направлений современного бухгалтерского учета. Это обусловлено тем, что автоматизация бухгалтерского учета характеризуется высокой скоростью работы, большой емкостью памяти, большим набором выполняемых операций.
Автоматизированная форма учета ведется с использованием компьютерной техники с помощью специальных программ.
Наиболее распространенной программой является «1С-Бухгалтерия », позволяющая пользователю одновременно работать с Планом счетов, журналом регистрации хозяйственных операций и формировать различные выходные формы. Эта программа может базироваться как на журнально-ордерной форме учета, так и на других формах.
При использовании программы «1С-Бухгалтерия» бухгалтер проверяет и обрабатывает первичные документы и вводит содержащиеся в них данные в персональный компьютер на технические носители информации. Ввод данных осуществляется чаще всего с клавиатуры вручную в соответствии с графиком документооборота.
Программа «1С-Бухгалтерия» содержит набор типовых проводок, из которых бухгалтер может выбрать нужные для отражения хозяйственных операций. При необходимости возможен ввод проводок, не предусмотренных в данной программе.
На основе введенной с первичных документов информации и выбранной корреспонденции счетов создается журнал хозяйственных операций, который может быть выведен на печать. Программой предусмотрено получение как промежуточной информации, систематизированной в журналах-ордерах, мемориальных ордерах, садовых оборотных ведомостях, шахматных ведомостях и балансах.
Контрольные вопросы
1. Что такое учетные регистры?
2. Какие формы учетных регистров существуют?
3. Рассказать классификацию регистров.
4. Какие способы исправления ошибок в учетных регистрах применяются в бухгалтерском учете? Охарактеризовать их.
5. Что такое форма бухгалтерского учета?
6. В чем заключается сущность мемориально-ордерной формы учета?
7. В чем заключается сущность журнально-ордерной формы учета?
8. В чем преимущество автоматизированной системы бухгалтерского
