"Бухгалтерский учет", 2006, N 16
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ
ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА ОРГАНИЗАЦИИ
Как правильно оформить эту процедуру? На что нужно обратить внимание прежнему и новому главному бухгалтеру, чтобы обезопасить себя в дальнейшем от претензий со стороны руководства организации и контролирующих органов? Ответы на эти вопросы даны в статье.
Кому можно передать дела
На практике существуют несколько вариантов приема-передачи дел главным бухгалтером.
Наиболее распространенным является вариант, когда прежний главный бухгалтер сдает дела новому главному бухгалтеру. Однако довольно часто возникает ситуация, когда новый главный бухгалтер еще не известен, а прежний главный бухгалтер на законных основаниях имеет право оставить старое место работы. В этой ситуации, если в организации работают несколько бухгалтеров, то один из них (например, заместитель главного бухгалтера) может временно принять дела.
Более сложной является ситуация, когда увольняется главный бухгалтер малого предприятия, представляющий бухгалтерию в единственном числе. В этом случае принять дела должен руководитель организации, поскольку он согласно п. 1 ст. 6 Закона "О бухгалтерском учете" несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации.
Если руководитель организации отказывается принять дела, прежнему главному бухгалтеру желательно этот отказ оформить документально. При нежелании руководителя запротоколировать свой отказ принимать дела, по нашему мнению, нужно поступить следующим образом: составить опись дел, подлежащих сдаче, в двух экземплярах; один экземпляр оставить у себя, а другой - передать в налоговую инспекцию, перед которой отчитывается организация, лично под расписку налоговому инспектору или заказным письмом по почте.
Могут иметь место ситуации, когда прежний главный бухгалтер по какой-либо причине (внезапная болезнь, смерть и т.п.) не имеет возможности сдать дела. В этом случае по приказу руководителя организации принять дела может другое лицо (новый главный бухгалтер, временно исполняющий обязанности главного бухгалтера, сам руководитель организации).
Как оформить прием-передачу дел
В настоящее время нет нормативного документа, который регулировал бы процесс приема-передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.
В Положении о главных бухгалтерах, утвержденном Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, отмечалось, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности предприятия. Хотя этот документ уже является недействующим, им, на наш взгляд, можно воспользоваться при решении вопроса о порядке приема-передачи дел при увольнении прежнего и назначении нового главного бухгалтера.
Некоторые министерства и ведомства в определенной степени регламентировали этот порядок для подведомственных организаций. Например, Письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21.02.1992 N 11-13/575 "О порядке приема-сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера - начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации" (далее - Письмо ГТК) и Инструкция о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий) учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденная Минздравом СССР от 28.05.1979 N 25-12/38.
Каждая организация, исходя из требований Закона "О бухгалтерском учете", вправе сама установить для себя соответствующие правила приема-передачи дел.
Процедура приема-передачи дел может быть разделена на следующие этапы:
издание приказа о приеме-передаче дел;
инвентаризация имущества и обязательств;
инвентаризация расчетных операций;
проверка состояния учета и отчетности;
собственно прием-передача дел (первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности и др.);
составление акта приема-передачи дел.
Издание приказа о приеме-передаче дел
Руководитель организации должен издать приказ (распоряжение) о назначении нового главного бухгалтера и приеме им дел от прежнего бухгалтера. При этом в течение небольшого периода времени работают два главных бухгалтера. Поэтому возможны два варианта. При варианте 1 нового главного бухгалтера принимают на работу в другой должности, а после приема-передачи дел назначают главным. При варианте 2 оба бухгалтера (прежний и новый) работают в должности главного.
В приказе о назначении нового главного бухгалтера, по нашему мнению, должно быть указано:
фамилия, имя и отчество нового главного бухгалтера;
характер исполнения обязанностей - временный или постоянный;
момент (дата) оформления передачи дел;
срок приема-передачи дел;
состав комиссии по приему-передаче дел (если она будет образована);
состав привлеченных лиц (например, аудиторов) - при необходимости;
изменения в другие приказы, которыми определяется состав различных комиссий, куда включается главный бухгалтер (постоянно действующей инвентаризационной комиссии, по списанию основных средств, материально-производственных запасов и др.);
срок, в который каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела и руководить работой бухгалтерии, подписывать денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства;
порядок смены банковских карточек с образцами подписей (руководителя организации и главного бухгалтера) и оттиска печати.
Наиболее удобной датой оформления приема-передачи дел, по нашему мнению, является первое число того месяца, когда началась эта процедура, поскольку на этот момент должны быть завершены все учетные записи по фактам хозяйственной жизни предыдущих периодов.
Срок приема-передачи дел устанавливается в зависимости от объема работы, но не может быть более двух недель, поскольку согласно ст. 80 ТК РФ любой работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом руководителя организации за две недели.
В Инструкции Минздрава СССР, например, было указано, что этот срок не должен превышать: для централизованных бухгалтерий и крупных бюджетных учреждений - семь дней, для промышленных предприятий, крупных организаций и учреждений - пять дней.
Комиссия по приему-передаче дел (кроме прежнего и нового главного бухгалтера) формируется при необходимости (в случае выявления массовых нарушений в работе бухгалтерии, плохих результатов последней налоговой проверки и т.п.). В эту комиссию могут входить иные работники бухгалтерии, сотрудники других подразделений организации, главный бухгалтер головной организации (при смене главного бухгалтера в филиале) и т.д. В приказе следует оговорить полномочия данной комиссии.
Третьи лица могут привлекаться к процессу приема-передачи дел в случае необходимости более тщательной проверки состояния бухгалтерского учета, правильности исчисления и уплаты налогов и т.п.
Время передачи ведения текущих дел, денежных и расчетных документов от прежнего главного бухгалтера к новому, смены банковских карточек может определяться по-разному: после проведения инвентаризации денежных средств в кассе, подписания акта приема-передачи дел и т.д.
В Инструкции Минздрава СССР, например, было указано, что после проведения инвентаризации денежных средств в кассе главный бухгалтер, сдающий дела, освобождается от руководства бухгалтерией. Одновременно оформляется право подписи платежных поручений, чеков и других банковских документов нового главного бухгалтера. До оформления этой подписи прежний главный бухгалтер подписывает банковские документы под контролем нового главного бухгалтера. В дальнейшем, наряду с проверкой состояния бухгалтерского учета и отчетности, новый главный бухгалтер руководит текущей работой бухгалтерии.
О смене главного бухгалтера следует уведомить налоговые органы.
Инвентаризация имущества,
обязательств и расчетных операций
При смене главного бухгалтера возникает вопрос: надо ли проводить инвентаризацию имущества и обязательств организации? Проведение инвентаризации всего имущества и обязательств организации в абсолютном большинстве случаев невозможно, поскольку, во-первых, потребует много времени и сил на эту работу, во-вторых, не предусмотрено нормативными документами, регулирующими порядок ведения бухгалтерского учета.
В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона "О бухгалтерском учете" предприятие обязано проводить инвентаризацию, если происходит смена материально ответственных лиц. Таким образом, проведение инвентаризации того или иного имущества при смене главного бухгалтера обязательно только в том случае, если он является материально ответственным лицом за это имущество.
Согласно ст. 243 ТК РФ "материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с... главным бухгалтером". Как правило, полную материальную ответственность возлагают на бухгалтеров малых предприятий, одновременно работающих кассирами. В данном случае обязательно должна быть проведена инвентаризация имущества, в частности денежных средств в кассе, находящегося под ответственностью главного бухгалтера-кассира. При этом составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. N ИНВ-15), который подписывают, кроме кассира и представителя администрации, прежний и новый главный бухгалтер.
Инвентаризацию денежных средств в кассе целесообразно проводить всегда, когда происходит смена главных бухгалтеров.
Особое внимание следует обратить на инвентаризацию расчетных операций: по дебиторской и кредиторской задолженности, расчетам с подотчетными лицами, расчетам по возмещению материального ущерба, расчетам с бюджетом и фондами, расчетам с учредителями (собственниками) и т.д.
Проверка состояния учета и отчетности
Идеальный вариант приема-передачи дел предполагает тщательную проверку состояния учета и отчетности хотя бы за несколько последних месяцев работы прежнего бухгалтера. Однако эта проверка требует много времени и сил на ее проведение, поэтому проводится не всегда.
Так, в Письме ГТК отмечено, что "прием-сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляется актом после проверки финансово-хозяйственной деятельности организации, состояния бухгалтерского и налогового учета и достоверности отчетности. По решению руководителя организации прием-сдача дел могут осуществляться без проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности".
Что и как нужно проверять, если проверка приказом предусмотрена?
Проверка состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности чаще всего проводится непосредственно новым бухгалтером. В случае необходимости (например, при запущенности учета, плохих результатах последней налоговой проверки и т.п.) для проверки может создаваться комиссия, в которую включают работников бухгалтерии самой организации и (или) специалистов со стороны (например, аудиторов). В этом случае проверке подвергаются:
Бухгалтерская и налоговая отчетность;
Выписки по счетам в банках, договоры, акты сверки расчетов с дебиторами и кредиторами;
Финансовые планы, сметы, штатные расписания и т.п.;
Регистры бухгалтерского и налогового учета;
Материалы инвентаризаций;
Акты аудиторских, налоговых и иных проверок.
При этом проверяется:
а) правильность оформления первичных документов, служащих основанием для записей в учетных регистрах;
б) полнота и своевременность отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной жизни за выбранный период;
в) тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на ту или иную отчетную дату;
г) соответствие показателей бухгалтерской отчетности данным учетных регистров;
д) соответствие даты фактов хозяйственной жизни дате бухгалтерской записи, их отражающей.
Правильность отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни проверяют выборочно или сплошным методом по какому-либо участку бухгалтерской работы за выбранный срок.
При проверке налогового учета, расчетов с бюджетом следует обратить особое внимание на правильность расчета налогов за текущий год, поскольку декларации по многим налогам составляются нарастающим итогом.
Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности исправляются на основании бухгалтерской справки за подписью прежнего и нового главных бухгалтеров.
Прием-передача дел
Под передаваемыми-принимаемыми делами понимаются первичные документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерская и налоговая отчетность и др.
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения конкретных документов приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.
Налоговые органы вправе проверить деятельность организации за три календарных года. Следовательно, для целей налогового учета должны быть обязательно в наличии документы, относящиеся к периоду последней налоговой проверки.
Документы, относящиеся к прошлым отчетным периодам, должны быть переплетены и храниться в архиве.
Документы текущего отчетного периода должны быть укомплектованы в дела согласно номенклатуре, разработанной в организации.
Кроме первичных документов, должны быть переданы книги и журналы регистрации: доверенностей, приходных и расходных кассовых документов, показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста, товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары, учета полученных и выданных счетов-фактур, покупок и продаж, банковских чековых книжек и т.п. Если некоторые из необходимых книг (журналов) отсутствуют, то об этом следует указать в акте приема-передачи дел, а сами эти книги (журналы) завести со дня приема-передачи дел.
Составление акта приема-передачи дел
После завершения указанных этапов процедуры передачи дел составляется Акт приема-передачи дел, в котором следует указать все существенные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи. Поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется, акт может быть составлен в произвольной форме.
Акт приема-передачи дел составляется для разграничения ответственности прежнего и нового главного бухгалтера. Исходя из этого в акте, по нашему мнению, следует отразить:
ф. и. о. лиц, сдающих и принимающих дела;
дату и номер приказа, на основании которого проведены прием-передача дел;
число переданных дел, хранящихся в архиве;
число переданных дел, хранящихся в бухгалтерии;
серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
номер последней выданной доверенности на получение товарно-материальных ценностей;
число переданных печатей, штампов и т.п.
К акту следует приложить подробные описи переданных дел согласно их номенклатуре, разработанной в организации.
К акту приема-передачи дел также желательно приложить:
Акт об инвентаризации денежных средств в кассе;
Материалы с результатами последних инвентаризаций имущества и финансовых обязательств;
Последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности (если организация подлежит обязательному аудиту);
Справку о наличии в распоряжении главного бухгалтера положений, инструкций, приказов и других нормативных документов по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности;
Справку об обеспечении бухгалтерии средствами оргтехники.
Если утеряны или не велись какие-либо документы или учетные регистры, то это необходимо отразить в акте приема-передачи дел. При этом прежний главный бухгалтер должен написать на имя руководителя организации объяснительную записку с указанием причин нарушений. Со дня приемки дел необходимо завести недостающие учетные регистры.
Акт составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.
Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (как минимум, лицами, передающими и принимающими дела, а если для выполнения этой процедуры создавалась комиссия, то членами этой комиссии), и утверждается руководителем организации.
В.В.Патров
М.Л.Пятов
Санкт-Петербургский государственный университет
Подписано в печать
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про увольнение главного бухгалтера и передачу дел.
Сегодня вы узнаете:
- Особенности увольнения главного бухгалтера;
- Как освободить бухгалтерского работника от занимаемой должности;
- Как составить акт передачи дел + образец для скачивания.
Особенности увольнения главного бухгалтера
Увольнение главного бухгалтера – событие, существенно отличающееся от прекращения трудовых отношений с обычным работником. Ведь бухгалтер решает все основные финансовые вопросы организации, а также сопровождает процедуры получения доходов и совершения расходов, отвечает за уплату налогов.
Никто, кроме него не знает всех тонкостей бухгалтерской работы и ведения дел в организации, даже руководитель. Потому при увольнении главный бухгалтер обязан сообщить всю необходимую информацию о своей работе начальнику или новому сотруднику. Предоставление этой информации называется передачей дел .
Передавать свои дела обязаны все главные бухгалтерские работники – от этих дел зависит дальнейшая работа всего предприятия.
Ответственность главного бухгалтера сохраняется за ним при увольнении за все его решения, принятые во время работы.
Освобождение занимаемой должности главного бухгалтера
Итак, всего 4 вида причин для увольнения:
- Увольнение по собственному желанию. Бухгалтер сообщает руководителю за 14 дней до наступления даты предполагаемого ухода с работы. В этот период его основная обязанность – передать дела другому лицу. Акт передачи дел при увольнении подписывается им и лицом, принимающим дела. Таким образом, происходит передача ответственности. В оставшееся время для увольнения стоит сосредоточиться на приведении в порядок основных дел, чтобы следующий работник мог быстрее освоиться и понять все тонкости работы бухгалтерии предприятия. Иная обязательная отработка при законом не предусмотрена. Это значит, что требовать выполнения всех текущих дел и завершения необходимых финансовых отчетов руководитель не сможет. Компенсации при увольнении включают в себя оплату неиспользованных дней ежегодного отдыха и выходное пособие.
- Увольнение по инициативе работодателя происходит, если сотрудник нарушил дисциплину или своими действиями причинил ущерб работодателю. Для бухгалтера специфичным основанием будет увольнение за ущерб, нанесенный организации его административными решениями. Например, списание ценного имущества, которое могло принести пользу. Главный бухгалтер освобождается от своей должности при желании нового собственника организации. Ему будет выплачена дополнительная компенсация – выходное пособие, предоставляемое главному бухгалтеру в размере среднемесячного заработка за три месяца. Такая же компенсация положена при . Например, когда руководитель для экономии денежных средств собирается самостоятельно выполнять функции бухгалтера.
- Срок увольнения главного бухгалтера по инициативе работодателя происходит в любой момент, а увольнение по собственному невозможно без обязательной двухнедельной отработки. Сроки освобождения работником должности главного бухгалтера могут быть установлены любые по усмотрению сторон.
- Наступление обстоятельств, независящих от воли сторон . Например, смерть работника, работодателя (если им был индивидуальный предприниматель) соответственно становится естественной причиной расторжения трудового договора.
Процедура увольнения главного бухгалтера в бюджетном учрежденииничем не отличается от увольнения из частного предприятия. Оба случая регулируются едиными правилами, установленными Трудовым кодексом.
Алгоритм увольнения
По инициативе работника:
- За 14 дней (можно больше, например, за 20, 40 дней и т. д.) до увольнения в адрес работодателя направляется заявление, в котором работник просит освободить его от занимаемой должности;
- Заявление регистрируется секретарем организации и направляется работодателю;
- Работодатель издает с даты, указанной в заявлении, а также приказ, в соответствии с которым на главного бухгалтера накладывается обязанность передать дела другому лицу. В приказе прописывается порядок передачи дел и сдачи необходимых отчетов, в том числе кому будут переданы дела;
- Главный бухгалтер передает документы;
- После того как прием дел ответственным лицом окончен, в последний день работы совершаются все финансовые расчеты, выдается трудовая книжка.
Выход на пенсию:
Работодателю стоит помнить, что главный бухгалтер, достигший пенсионного возраста, может расторгнуть трудовой договор без обязательной двухнедельной отработки. На практике это означает, что финансовая деятельность организации может в любой момент остаться без жизненно важного бухгалтерского сопровождения.
По инициативе работодателя:
- При нарушении работником должностных обязанностей, появлении в состоянии опьянения на рабочем месте и по иным основаниям проводится служебное расследование комиссией, сформированной работодателем. Подготавливается акт, подтверждающий вину работника;
- Издается приказ об увольнении на дату, выбранную работодателем;
- Работник знакомится с приказом, ему выдается трудовая книжка и совершаются необходимые расчеты.
По соглашению сторон:
- Работодатель и главный бухгалтер обговаривают вместе условия и порядок увольнения, подписывают дополнительное соглашение, в котором оговоренные условия будут закреплены и должны быть выполнены в процессе увольнения;
- Стороны выполняют свои обязанности в соответствии с соглашением, после чего работник увольняется с работы в соответствии с приказом.
В связи с непредвиденными обстоятельствами:
- Независимо от обстоятельств, которые стороны трудового договора не могли предвидеть – работодатель издает приказ об увольнении работника, ссылаясь на эти обстоятельства;
- После издания приказа работник подлежит увольнению.
Условие об обязательной отработке:
Многих руководителей волнует вопрос о том,сколько должен отрабатывать главный бухгалтер, ведь чтобы привести все бухгалтерские дела в порядок зачастую нужно больше 2 недель.
Чтобы обязать главного бухгалтера отрабатывать 3, 4 недели и больше перед увольнением некоторые руководители включают в трудовой договор обязательное условие об этом.
Однако, это условие абсолютно незаконно. Какой бы объем текущих дел и отчетности ни было необходимо доделать, бухгалтер имеет право уволиться через две недели после предупреждения работодателя. Как приводить в порядок дела – проблема только работодателя.
Передача дел
Перед тем как уволиться бухгалтер должен обеспечить выполнение своей главной обязанности при увольнении передать дела.
Происходит это в соответствии с несложным алгоритмом:
- Издается приказ о проведении передачи дел главным бухгалтером. В приказе указываются сроки передачи дел, конкретные действия бухгалтера и лицо, которому будет осуществлена передача. Обычно в таком приказе указывают на необходимость проведения инвентаризации и проверки деятельности главного бухгалтера комиссией работников организации.
- Проводится инвентаризация и проверка деятельности главного бухгалтера. Если проверка завершается успешно, то можно переходить к процедуре передачи дел, если же в работе бухгалтера выявлены недочеты, ему могут быть сделаны предписания – привести все дела в надлежащее состояние.
- Бухгалтер встречается со своим преемником и описывает свою деятельность, передает необходимые документы, разъясняет различные особенности.
- Составляется акт передачи, в котором прописывает точный перечень передаваемых дел.
Составление акта передачи дел при увольнении или смене главбуха + образец
- Скачать образец акта передачи дел
Структура акта передачи дел выглядит следующим образом:
- Место и дата составления документа. Пример: «город Москва, 28 марта 2017 года». Рекомендуется указать название документа «Акт приема-передачи документов».
- Информация о получателе документов и передающей стороне. «В соответствии с настоящим актом главный бухгалтер ООО «Мяу» Иванов Иван Иванович передал, а работник Петров Петр Петрович принял следующие документы, отнесенные номенклатурой учреждения к разделу «Бухгалтерия».
- Указывается перечень документов. Названия документов обязательно полные, при необходимости ставятся примечания: «подлинник», «копия» и т. д. Прописывается количество экземпляров и количество листов.
- Все передаваемые документы изучаются и проверяются принимающей стороной, о чем должна быть сделана соответствующая запись в акте. «Передаваемые документы проверены, стороны не имеют друг другу претензий».
- В конце документ подписывается сторонами.
Акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
В некоторых случаях можно дополнительно утвердить его подписью руководителя.
Сама процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера в законе не описана и обязательной не считается. Но, это вопрос профессиональной этики и профессионализма бывшего работника. Не менее заинтересованы в этом руководитель предприятия и новый сотрудник. Особенно, если работа предполагает материальную ответственность. Так нет опасности, что за ошибки предшественника будет наказан новый невиновный работник.
Действия руководителя при увольнении главного бухгалтера
Прежде, чем увольняемый займётся передачей дел новому главному бухгалтеру, руководитель организации готовит специальный соответствующий приказ. В нём должны быть отражены следующие сведения:
1.
Кто несёт ответственность за передачу дел предприятия новому сотруднику.
2.
В какой период передача должна быть закончена.
3.
В нём же распределяются обязанности, если увольняемый сотрудник какое-то время будет работать вместе с новичком.
4.
Дата, к которой предыдущий сотрудник завершит все свои дела и операции.
5.
Порядок проведение инвентаризации и её сроки. Это условие обязательное, если главный бухгалтер несёт полную материальную ответственность, т.е. такое условие прописано в трудовом договоре, который с ним был заключён.
6.
Порядок оформления всех необходимых при этой процедуре документов.
Акт приёма-передачи дел
Утверждённой формы этого акта нет. Его оформляют, приложив к нему опись переданных документов, или их перечень указывается в самом акте, если этот перечень небольшой. Составляется этот документ в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых передаётся уходящему работнику. Если увольнение главного бухгалтера проводится в филиале компании, ещё одна копия должна быть подготовлена для главного офиса.
В первую очередь при увольнении главного бухгалтера проводится инвентаризация и сверка всех документов. На основании результатов, которые были получены в процессе и составляется соответствующий акт.
Акт приёма-передачи дел должен содержать такие данные:
Дата, когда была завершена передача дел при увольнении главного бухгалтера.
Все сотрудники и нанятые люди, которые принимали участие в передаче дел. Ведь вовлечены в этот процесс могут быть и другие работники бухгалтерии и аудиторы, которые наняты со сторонних организаций. Их количество и полный перечень утверждается руководителем.
Документы, которые были изучены: их даты и наименования. Это только те документы, которые были на ответственности уходящего сотрудника. Причём, новый сотрудник должен быть уверен, что получил доступ ко всем документам, за которые отвечал его предшественник за последние пять лет.
Ошибки, недочёты и нарушения, которые были в результате передачи дел. Особенно, те, которые относятся к денежному и материальному учёту.
Расхождения, выявленные в имеющихся данных бухгалтерской и налоговой отчётности с данными компьютерной бухгалтерской программы.
Если есть такая возможность, к акту нужно приложить письменные объяснения относительно всех расхождений, написанные бывшим сотрудником. Если обязанности кассира так же выполнял бухгалтер, он должен передать новому сотруднику кроме документации деньги, ключи от кассы, бланки строгой отчётности и чеки.
Особое внимание следует уделять документам, относящимся к периоду три предшествующих года. Ведь именно за этот период можгут провести проверку работники налоговой службы.
Заверение документа о передаче дел при увольнении главного бухгалтера
Если на место был найден новый сотрудник, акт заверяет он, его предшественник и руководитель предприятия. Следует отметить, что взять нового главного бухгалтера, если ему придётся работать с ещё не уволенным предыдущим, нельзя. На период передачи дел его следует оформить, например, как помощника. Не заключать договора с новым сотрудником, пока не уйдёт старый – решение ошибочное. Ведь дела в этом случае, передаются постороннему в организации человеку.
При передаче дел при увольнении , когда новый работник ещё не найден, временно дела можно передать другому работнику бухгалтерии или непосредственно руководителю.
Иногда принимается решение передать дела аутсорсинговой компании. Её работник и принимает дела под роспись и на основании заключённого договора между предприятием и компанией, которая будет заниматься ведением дел в дальнейшем.
В любом случае, подпись работника, который покидает свою должность, обязательна. Если подписывать документ он отказывается, составляется акт, фиксирующий его поступок. Он должен быть подтвержден двумя свидетелями. Приказом руководитель назначает комиссию для оценки состояния бухгалтерского учёта. Если каких-то бумаг не хватает, составленный акт, подтверждающий их отсутствие на момент ухода предшественника, снимет ответственность с нового работника.
Следует отметить, что процедура передачи дел занятие ответственное. Поэтому спешить и её нарушать не следует. Как не следует доручать её организацию работнику, которого предстоит уволить. Это обязанность руководителя. А акт приёма передачи дел при увольнении главного бухгалтера, должен быть составлен подробный и содержать верные данные.
Какой порядок принятия дел для главного бухгалтера. И какова ответственность нового главного бухгалтера за прошлый период (не своей работы). Коллеги попали в неприятную ситуацию. В одном учреждении в начале января 2017 года умер главный бухгалтер, на его место приходит новый. В учете полный бардак, отсутствие части первички, программа 1с не отражает всех операций. В зарплате тоже много не соответствий. На крупные суммы. Пока понятно, что бардак за период 2014-2016 год. Новый главный бухгалтер приступил к своим обязанностям в конце января 2017 года. Как правильно поступить: вызвать проверку контрольно-ревизионных органов, уведомить своего распорядителя и попросить провести внутренний аудит. Как новому гл бухгалтеру себя полностью обезопасить?
Ответ
Отвечает Елена Павленко, эксперт
Ни трудовое, ни бухгалтерское законодательство не регулируют, в каком именно виде необходимо передавать дела.
Новый главный бухгалтер несет ответственность за ведение бухгалтерского и налогового учета после передачи дел. Обычно составляют акт приема-передачи с описью всех документов, переходящих под контроль нового специалиста. В Вашем случае необходимо оформить акт приема дел, т.к. передавать дела некому.
Прежде чем составлять акт, оформите вместе с руководителем приказ, в котором как раз пропишите сам порядок приема дел.
Конечно, при отсутствии учета, одному главному бухгалтеру не под силу выявить все нарушения. Вы правильно считаете, что нужно уведомить вышестоящий орган, а также попросить провести внеплановую проверку контрольно-ревизионными органами. Так выявленные нарушения найдут отражение в акте проверки. Пока проверка не состоялась составьте акт приема дел, в котором подробно укажите недостатки, которые Вы нашли на текущий момент. Что проверить в первую очередь, принимая бухгалтерию смотрите ниже в рекомендации 4.
Обоснование1. Из рекомендации Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.
Как передать дела при смене главного бухгалтера
Если главный бухгалтер увольняется, то он обязан передать своему преемнику все документы и материальные ценности, за которые ответственна бухгалтерия. На практике обычно оформляют или специальную . При этом учитывайте, что бухгалтерские документы, в частности первичку, отчетность, регистры, учетные политики, аудиторские заключения и т. д., нужно хранить не менее пяти лет (ч. , ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ). То есть все подобные документы за такой период нужно включить в опись или акт.
2. Из статьи журнала
Как главбуху принять дела
Н.М. Гусева, начальник управления бухгалтерского учета и администрирования доходов федерального бюджета Росфиннадзора
Принимая дела, новый главный бухгалтер обнаружил ошибки увольняющегося. Кто несет ответственность в таком случае? Об этом и поговорим.
Что предпринять новому работнику
Принимая дела, новый специалист должен быть уверен в том, что ему не придется отвечать за ошибки, которые он не совершал.
А потому в процессе приемки-передачи следует:
– проверить наличие документов, подлежащих передаче, их количество и места хранения;
– оценить соответствие данных договоров и иных документов данным бухгалтерской и налоговой отчетности;
– выявить основные нарушения и неточности в оформлении первичной документации;
– составить список отсутствующих документов.
Напомним, что результаты приемки-передачи дел оформляют соответствующим актом*.
Целесообразно проверить наличие наиболее важных документов не только за текущий отчетный период, но и за предыдущие годы (как минимум за три предшествующих года).
Особо необходимо коснуться некоторых спорных вопросов, возникающих в процессе приемки-передачи дел.
Если данные регистров расходятся, этот факт нужно зафиксировать, довести до сведения руководства учреждения и по возможности получить объяснения увольняющегося работника.
На практике нередки случаи, когда вновь вступающему в должность главному бухгалтеру приходится принимать дела в отсутствие прежнего работника. В этой ситуации нужно выяснить, кому были переданы дела и какими документами была оформлена передача. Принимать документацию следует исключительно по описи в строгом соответствии со списком, указанным в документах приема-передачи.
Обнаружены ошибки – бухгалтера могут наказать
Остановимся более подробно на ответственности главного бухгалтера.
Материальная ответственность
Если же на момент увольнения бухгалтер не был материально ответственным лицом, возмещать причиненный материальный ущерб он должен в пределах своего среднемесячного заработка ().
В том случае, если сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию, превышает среднемесячный заработок главного бухгалтера (и если он не согласен добровольно возместить ущерб), суммы взыскивают в судебном порядке ().
Ответственность за нарушение ведения бухгалтерского учета
На основании Кодекса РФ об административных правонарушениях главного бухгалтера (который является должностным лицом в соответствии со Кодекса РФ об административных правонарушениях) можно оштрафовать за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета.
Размер налагаемого штрафа может при этом составить от 2000 до 3000 руб. (). Причем под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимают:
– искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;
– искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.
Избегайте нарушений при приеме и передаче дел
Процедура приема-передачи дел может быть нарушена. Одна из причин – то, что конкретного нормативно-правового документа, регламентирующего процедуру приемки-передачи дел, нет. Поэтому следует разработать свой вариант формы передачи дел. Если увольняющийся главбух отказался от передачи дел, отказ должен быть документально зафиксирован. В таком случае при неисполнении утвержденных учреждением правил бухгалтера можно наказать. Обратите внимание: несмотря на неисполнение порядка передачи дел, уволить главного бухгалтера по его заявлению и выдать ему трудовую книжку все-таки нужно ().
В заключение отметим, что, если нарушения выявил принятый вновь работник, а прежний бухгалтер не согласен с этим, можно организовать аудиторскую проверку достоверности передаваемых данных и документов. При этом проверка может быть полной или частичной. Это определяется производственной необходимостью и финансовыми возможностями учреждения.
Срок давности для привлечения к ответственности
Обнаружив недочеты в работе увольняющегося бухгалтера, нужно помнить о следующем. Главбух не несет административной ответственности, если срок давности привлечения к ответственности за допущенные правонарушения, не носящие длительного характера, истек.
В случае нарушения валютного, финансового законодательства, законодательства о налогах и сборах срок привлечения к ответственности составляет один год с момента совершения административного правонарушения, а по иным основаниям – всего два месяца ().
3. Из статьи журнала
Новому главному бухгалтеру передайте документацию под роспись
Сейчас у нас в компании меняется главный бухгалтер. Подскажите, как нам правильно передать документы новому главбуху? Какие бумаги надо оформить, чтобы потом избежать споров об ответственности? С такой ситуацией мы столкнулись в первый раз...
Спрашивает
Лариса СЕМЕНОВА,
начальник отдела кадров ООО «Ника»
Несомненно, все бумаги и дела стоит передать новому главному бухгалтеру под роспись. Так вы зафиксируете дату, которая разграничит периоды ответственности прежнего и нынешнего главбуха за возможные ошибки в учете.
Обычно составляют акт приема-передачи с описью всех документов, переходящих под контроль нового специалиста. Естественно, только после того, как он подпишет с вашей компанией трудовой или гражданско-правовой договор.
Прежде чем составлять акт, оформите вместе с руководителем приказ, в котором как раз пропишите сам порядок передачи дел. Также обозначьте в приказе людей, ответственных за прием и передачу дел, сроки передачи документов, а также дату, когда прежний главбух обязан завершить все бухгалтерские и налоговые операции. Главный бухгалтер выполняет еще и функции кассира в вашей компании? Тогда придется провести инвентаризацию денежных средств в кассе. Сроки и порядок такой ревизии тоже оговорите в приказе руководителя.
Результаты инвентаризации «налички» оформите актом по , а проверив ценные бумаги и бланки строгой отчетности, составьте инвентаризационную опись по .
Еще советуем провести сверку с налоговой инспекцией и внебюджетными фондами. Кстати, акт сверки от налоговиков вы теперь сможете получить быстрее – через Интернет. Этот документ приложите потом ко всем передаваемым бумагам.
Отвечает
Вадим АРТЕМЬЕВ,
директор департамента правового консультирования
АКГ «Развитие бизнес-систем»
4. Из статьи журнала
Главный бухгалтер на новом месте работы
Выходя на новую службу, вы обнаружили, что ваш предшественник вместо организованного учета оставил просто ворох «первички»...
Вы выходите на новую работу. Вы передали все дела главному бухгалтеру, заменившему вас на старой. Вы ждете того же от своего предшественника на новом месте. Но вам не повезло. Вместо организованного бухучета бывший бухгалтер оставил вам ворох «первички» в полиэтиленовых пакетах. А если вы перешли еще и в незнакомую вам бухгалтерскую среду – из малого бизнеса в крупный или из производства в торговлю?
Главное – не паниковать. «Со всем можно справиться», – утверждают опытные главбухи.
Выстраиваем защиту
Главное в такой ситуации – разграничить ответственность на свою и чужую. Для этого вместе с генеральным директором (За организацию хранения первичных документов и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель.) составьте опись или двустороннее соглашение о том, в каком виде вам достался бухгалтерский учет.
Конечно, в соответствии со Закона «О бухгалтерском учете» именно главбух несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Но, согласно статьи 6 того же Закона, ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут и руководители фирм. Так что к описи дел вы вполне можете привлечь директора.
С этим документом вам не придется потом доказывать самому же руководителю или налоговым инспекторам, что до такого хаотического состояния бухучет довел прежний главный бухгалтер, а не вы.
На что обратить внимание в первую очередь, составляя такой документ? Конечно, на те документы, за которые отвечает главный бухгалтер: налоговую и бухгалтерскую отчетность, учетную политику, банковские и кассовые документы.
Приступаем к работе
Принимая дела, составьте свой собственный перечень необходимой для вас информации.
Иерархию можно построить по разным принципам. Это может быть список по актуальности проблемы, по участкам учета, по срочности выполнения и т. д.
Для того чтобы оценить состояние учета, можно составить для себя проверочный список. В него непременно следует включить анализ отчетности. Следует посмотреть, в полном ли объеме и своевременно ли сданы отчеты за прошлые периоды. Затем можно сверить цифры, зафиксированные в отчетах, с данными бухгалтерского и налогового учета.
– Я вышла на новую работу непосредственно перед сдачей годового отчета, и мне пришлось подписывать и сдавать его на основании тех сведений, что остались от прежнего главного бухгалтера. Понятно, что сразу определить, насколько верны эти сведения, невозможно. Поэтому, чтобы обезопасить себя, я составила служебную записку на имя генерального директора. В ней я указала, что отчет за такой-то год составлен на основании сведений бухгалтерского учета, оставленных предыдущим бухгалтером, поэтому я не могу гарантировать его правильность. Такой документ лучше составить в двух экземплярах – один для директора, другой для себя.
По многим налогам – ЕСН, налогу на прибыль – налоговую базу считают нарастающим итогом. Поэтому ошибки в расчетах по текущему году лучше выправлять, ведь итоговые декларации будете сдавать (По итогам года декларация по ЕСН представляется не позднее 30 марта, а по налогу на прибыль - не позднее 28 марта.) вы, а значит, и отвечать тоже будете вы.
А вот исправлять ошибки за предыдущие годы или нет – вы должны решать для себя сами, так как ответственность за них вы нести уже не будете. Ответственность будут нести генеральный директор и организация. Если вы все же решили навести порядок в учете – не копите уточненные декларации, сдавайте их по мере составления. Иначе вы можете не успеть сделать это до выездной проверки. Инспекторы накажут организацию и генерального директора за нарушения, а ваш труд пропадет даром.
Советует Елена Мазова, главный бухгалтер российского представительства компании Eset
– После того как я сдала годовой отчет, я занялась наведением порядка в учете за последний год. Налоговой проверкой могут быть охвачены три года, а значит, год моего прихода тоже будут проверять. Я выяснила, что не в порядке и какие налоговые последствия могут ожидать фирму за ошибки, найденные в «моем» периоде. После этого составила еще одну служебную записку на имя генерального директора с подробным описанием этих ошибок и того, что за это будет компании. И здесь уже он принимал решение о том, что делать дальше.
Еще один способ выяснить, что у вас в порядке, а что нет – инвентаризация расчетов с бюджетом. Обязательно затребуйте сверку в налоговой на дату приемки документации. Наверняка это займет много времени, но если вы собираетесь и дальше работать на этой фирме, то сверка существенно облегчит вам жизнь – вы будете знать, что у вас в порядке, а что нужно исправлять. Если были проверки, то обязательно просмотрите акты налоговых проверок, решения налоговых органов, переписку с налоговой инспекцией по различным вопросам.
В нашей стране на данный момент не существует единого нормативного документа, который бы регулировал процедуру приема-передачи дел от одного главного бухгалтера к другому. Для решения этой задачи рекомендуем использовать следующую «пошаговую инструкцию». Мы отразили как можно больше факторов, которые нужно учесть. А в своей практике Вы можете использовать лишь наиболее приемлемые для Вашего случая рекомендации.
Шаг 1 Приказ
Компания в соответствии с требованиями Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» вправе самостоятельно установить для себя соответствующие правила приема-передачи дел. Поэтому работодатель локальным нормативным актом (приказом, распоряжением, инструкцией и др.) может определить порядок передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.
Как правило, таким распорядительным документом является приказ руководителя предприятия, в котором указываются:
1) причина проведения приемки-передачи дел (например, увольнение главного бухгалтера);
2) сроки проведения приема-передачи дел.
Если главбух увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ).
Предельный срок расторжения трудового договора и передачи дел при увольнении главного бухгалтера по инициативе администрации, если меняется собственник имущества (п.4 ст.81 ТК РФ), составляет три месяца со дня возникновения права собственности у нового собственника (ст.75 ТК РФ);
3) лицо, ответственное за сдачу документов (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера);
4) лицо, ответственное за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера, а при его отсутствии – руководителя организации или иного лица, исполняющего обязанности главного бухгалтера);
5) другие лица, участвующие в процессе приема-передачи дел (члены специальной комиссии, представитель вышестоящего органа, аудиторы);
6) дата, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период.
Утверждаемый день определяется исходя из сроков сдачи налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности;
7) полномочия и обязанности предыдущего и нового главного бухгалтера (если они какое-то время будут работать вместе).
Шаг 2 Завершение учетных процессов
На дату, указанную в Приказе, прежний главный бухгалтер должен завершить все учетные процессы. Для этого необходимо:
– сформировать первичные документы;
– сделать бухгалтерские записи;
– представить бухгалтерскую и налоговую отчетность, расчеты по уплате страховых взносов, статистическую отчетность и т.д.
Все документы должны быть подшиты.
Шаг 3 Инвентаризация
Независимо от того, был ли заключен с прежним главным бухгалтером договор о материальной ответственности или нет, целесообразно провести инвентаризацию денежных средств, находящихся в кассе (на расчетных счетах).
При смене материально ответственных лиц проверка соответствия фактического состояния имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета является обязательной в соответствии с пунктом 2 статьи 12 Закона о бухучете. Результаты проведенной процедуры оформляются соответствующими актами и описями, составленными в трех экземплярах. Один экземпляр остается в бухгалтерии, а два других передаются увольняющемуся и вступающему на должность главного бухгалтера сотрудникам. Оформленные документы прикладываются к акту приема-передачи дел.
При смене главного бухгалтера на малых предприятиях может быть проведена инвентаризация всего имущества и обязательств. В крупных же компаниях это требует значительных временных и трудовых затрат. Поэтому в этом случае рекомендуем осуществить выборочную проверку, например, по существенным показателям дебиторской и кредиторской задолженности, финансовых вложений, доходов и расходов.
Шаг 4 Проверка
В Положении о главных бухгалтерах (утв. постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59) указывается, что передача дел при назначении нового сотрудника оформляется актом после проверки состояния бухучета и отчетности. Для проведения подобной оценки целесообразно прибегнуть к услугам аудиторской фирмы. В итоге компания получит независимое заключение о правильности ведения бухгалтерского и налогового учета. Если это по тем или иным причинам окажется невозможно, то вновь назначенному сотруднику придется своими силами проверить состояние учета и отчетности.
Новому главному бухгалтеру рекомендуем обратить особое внимание на операции текущего года. Ведь некоторые налоговые декларации и отчетность придется сдавать за все 12 месяцев. Этот период охватывает и то время, когда вновь прибывший сотрудник еще не работал.
На что обратить внимание при проверке финансового состояния, постановки учета и отчетности
– учредительные документы, протоколы собраний акционеров (учредителей) и совета директоров (наблюдательного совета), свидетельство о государственной регистрации, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, документы о регистрации ККТ;
– учетная политика, распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, система документооборота;
– бухгалтерская и налоговая отчетность за три последних календарных года и за текущий год (те периоды, которые налоговая инспекция имеет право проверить);
– выписки по счетам в банке, договоры, акты сверки расчетов и другие документы расчетного характера;
– регистры бухгалтерского и налогового учета;
– материалы инвентаризаций;
– акты аудиторских, налоговых и иных проверок за последние три года;
– акты сверки по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами (провести сверку платежей на текущую дату);
– материалы о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не переданных в органы расследования;
– материалы судебных разбирательств с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами, в которых компания на текущий момент принимает участие.
Шаг 5 Акт приемки-передачи
Чтобы разграничить ответственность принимающего и передающего главного бухгалтера, составляется акт приема-передачи. Одновременно этот документ нужен для представления на момент приема-сдачи дел:
а) основных финансовых показателей работы компании;
б) состояния первичной документации учета, отчетности, материального и денежного учета
Примерный перечень вопросов акта приема-передачи дел
1. Общая характеристика бухгалтерского учета и организации работы бухгалтерии.
Сведения об организации работы в бухгалтерии. Распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, наличие должностных инструкций.
Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм бланков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно.
Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программами). Наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций.
Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой.
Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.
2. Состояние учета денежных средств.
Касса. Наличие кассира и действующего договора на полную материальную ответственность с ним. Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов. Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе. Их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.
Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах.
Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.
3. Состояние учета расчетных операций.
Наличие выписок из счетов в банке, договоров и других документов расчетного характера.
Наличие актов сверки взаимных расчетов с контрагентами, на какую дату урегулированы расхождения. Ведение претензионной работы. Реальность дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности.
Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.
Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения.
4. Состояние учета амортизируемого имущества (основных средств и нематериальных активов).
Последняя инвентаризация имущества: отражение в учете, дата. Инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания. Инвентарные карточки на основные средства. Наличие приказов о назначении ответственных хранителей ценностей.
5. Состояние материального учета.
Наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков) выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц. Результаты последней инвентаризации материальных ценностей. Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов. Наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.
6. Состояние расчетов с работниками.
Сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов. Задолженности по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета.
7. Отчетность.
Соблюдение установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов. Наличие налоговых регистров.
8. Хранение документов.
Обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел.
9. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи.
Перечень передаваемых смет, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др.
Отмечается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.
10. Остатки по проверенным счетам.
Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка. Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов (касса, банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками), а также по счетам учета иного имущества.
11. Список отсутствующих документов (в объяснительной записке на имя руководства прежний главный бухгалтер указывает причины нарушений).
Ошибки и неточности в бухгалтерской и налоговой отчетности, в оформлении первичной документации, выявленные в ходе проверки (в этом случае обычно оформляются бухгалтерские справки за подписью уходящего главного бухгалтера).
12. Пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и должностного лица, принимающего дела (например, если указанные лица не согласны с какими-либо положениями акта).
13. Факт передачи печати организации, различных фирменных штампов, ключей от сейфа и бухгалтерии, ключей от системы «Клиент-Банк», сертификаты спецоператора связи
14. Подписи главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии.
15. Дата, на которую осуществлена приемка-передача дел.
Документ, являющийся основанием для передачи дел (приказ, распоряжение руководителя).
Следует отметить, что первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет (ст.17 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Именно за этот период такие документы должны быть в наличии. В крупных компаниях в штате бухгалтерии числится не только главный, но и другие бухгалтеры. Тогда в акт приема-передачи дел следует включить только те документы, которые находятся под непосредственным контролем главного бухгалтера.
«Финишная прямая»
После того, как дела переданы, акт подписан, главный бухгалтер уволен, а новый назначен на должность, рекомендуем:
1) Сообщить о смене главного бухгалтера в налоговую инспекцию. Обязанность уведомлять об этом налоговые органы не установлена, поэтому и ответственность за неуведомление не предусмотрена. При этом налоговики такое требование выдвигают. К такому письму-уведомлению, заверенному печатью организации, прилагают копию приказа (или выписку) о назначении главного бухгалтера за подписью руководителя, а также паспортные данные нового бухгалтера.
2) На основании приказа руководителя оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, в которых у организации имеются счета.
3) Со дня приема дел завести недостающие учетные регистры.
4) Исправить ошибки, выявленные при проверке состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности.
5) При необходимости подать уточненные декларации.
Кто и за что в ответе?
После смены главного бухгалтера может возникнуть вопрос о распределении ответственности между предыдущим и новым сотрудниками.
Главного бухгалтера нельзя привлечь к административной и уголовной ответственности за нарушение правил ведения бухгалтерского учета, уклонение от уплаты налогов, допущенные его предшественником. В пункте 1 статьи 1.5 КоАП РФ установлено, что лицо может быть привлечено к административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина. «Уклонение от уплаты налогов и сборов возможно только при наличии прямого умысла с целью полной или частичной их неуплаты» (п.8 постановления Пленума ВС от 28.12.2006 N 64). Таким образом, новый главный бухгалтер не может быть виноват (иметь умысел) в нарушениях, совершенных лицом, занимавшим данную должность до него (аналогичные выводы содержатся также в письме Минфина от 23.10.2008 N 03-02-08/20).
Однако если срок давности привлечения к ответственности за допущенные правонарушения, не носящие длительного характера, истек, уволившийся главный бухгалтер не понесет административной ответственности. Так, в случае нарушения валютного, финансового законодательства, законодательства о налогах и сборах срок привлечения к ответственности составляет один год с момента совершения административного правонарушения, а по иным основаниям – всего два месяца (п.1 ст.4.5 КоАП РФ). При совершении длящегося правонарушения вышеуказанные сроки исчисляются со дня обнаружения административного правонарушения (п.2 ст.4.5 КоАП РФ).
Кроме того, может выясниться, что прежний главный бухгалтер причинил компании материальный ущерб. Если был заключен договор о полной материальной ответственности, увольняющемуся сотруднику придется возместить ущерб полностью (ст.238 ТК РФ). Если же на момент увольнения бухгалтер не был материально ответственным лицом, причиненный материальный ущерб он возмещает в пределах своего среднемесячного заработка (ст.241 ТК РФ).
Новому и предыдущему главному бухгалтеру необходимо помнить о предусмотренной КоАП РФ ответственности должностных лиц за следующие нарушения:
- Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст.15.1) - 4000-5000 руб.
- Нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе или органе государственного внебюджетного фонда (ст.15.3)- предупреждение или штраф 500-1000 руб.
- Ведение деятельности без постановки на учет в этих органах (ст.15.3) - 2000-3000 руб.
- Нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации (ст.15.4)- предупреждение или штраф 1000-2000 руб.
- Нарушение сроков представления налоговой декларации (ст.15.5)- предупреждение или штраф 300-500 руб.
- Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ст.15.6)- 300-500 руб.
- Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10% (ст.15.11)- 2000-3000 руб.
- Несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциям (ст.15.25) - 4000-5000 руб.
- Нарушение порядка представления статистической информации (ст.13.19)- 3000-5000 руб.
Эльвина Валиахметова, ассистент аудитора компании «Аудэкс»
