Списание недостачи: проводки. Всегда ли проводится расследование? Осно: налог на прибыль

Недостачи, выявленные в процессе инвентаризации , обнаруживаются часто. И людям, напрямую не причастным к исчезновению имущества (его порчи), но несущим за данное имущество материальную ответственность, приходится отвечать. Работодатель обычно объясняет материально ответственным работникам их обязанности, но далеко не все граждане знают свои права.

Поэтому, в случае обнаружения недостачи (порчи) имущества, прежде чем подписывать документы, нужно обязательно обратиться к юристу. Иначе всю ответственность владелец предприятия свалит на плечи одного ответственного человека, хотя доступ к ценностям могли иметь многие.

К тому же за обеспечение сохранности имущества, к примеру, от негативного влияния окружающей среды, должны нести ответственность и те лица, которые нематериально ответственные, но в чьи обязанности входит обеспечивать условия для надежного хранения товара.

Как проходит инвентаризация?

1. Результаты инвентаризации рассматривает инвентаризационная комиссия. Ее задача:

• установить меру ответственности каждого лица при выявлении недостачи;
• истребовать сомнительные дебиторские задолженности, разобраться с возможностью перевода долга и с бартерными операциями;
• составить опись объектов, непригодных к использованию, не подлежащих восстановлению;
• выявить причины недостачи (иногда излишков);
• получить от материально ответственных лиц объяснения по фактам образования недостачи.

2. В составленном протоколе фиксируются:

• решения;
• выводы;
• предложения.

3. Если речь идет о пришедших в негодность производственных запасах, то должны быть указаны:

• причины порчи;
• виновные лица.

4. По имеющимся данным понадобится составить и утвердить заключительный акт инвентаризации.

5. Периоды инвентаризации бывают следующие:

• годовая инвентаризация – отраженная в годовом отчете;
• инвентаризация за определенный период - с указанием месяца, в котором зафиксированы последние данные.

Недостачу, выявленную в бухгалтерском учете нужно оформлять согласно установленному порядку.

Естественная убыль

Недостача (порча) имущества может находиться в пределах нормы, указывающей на естественную убыль. При производстве продукции или ее обращении обычно указываются проценты возможных издержек. Когда же эти нормы превышаются, ответственность несут виновные лица.

Списание убытков

Воспользовавшись надежным юридическим сопровождением, можно будет доказать в суде, что обвиняемый в нанесении убытков человек не является виновным лицом. Иной раз виновные лица не могут быть установлены инвентаризационной комиссией, и факты подтасовываются. Далее дело отправляется в суд. Но задействованный юрист поможет суду разобраться в ситуации и отказать организации во взыскании убытков с конкретного лица.

Недостающее (испорченное) имущество списывается. Тогда этот негативный фактор становится одним из результатов финансовой деятельности организации. В иных ситуациях фирме приходится корректировать баланс, увеличивая незапланированные расходы. Вариант решения должен принимать непосредственно руководитель организации.

Пересортица

Организация определяет пределы, в которых естественная потеря ценностей считается допустимой. Однако недостачу конкретных ценностей могут компенсировать излишки по пересортице. И только после выявления недостачи, которая не покрывается пересортицей, следует утверждать о фактической недостаче ценностей. Тогда в акте указывается наименование именно тех ценностей, по которым установлена недостача. Вот к ним и применяется норма естественной убыли.

Устанавливаются виновные лица . Они могут отвечать:

• за недостачу материальных ценностей (денежных средств);
• за порчу сверх нормы естественной убыли.

При списании ценностей следует принять к сведению:

• решение следственных органов;
• решение судебных органов;
• заключение по вопросу порчи ценностей, составленное отделом технического контроля.

Это не только реальная возможность наказать виновных. Такие документы помогают:

• подтвердить отсутствие виновных лиц;
• отказать в праве взыскания ущерба с лиц, якобы виновных в недостаче.

Взаимный зачет недостачи , возникшей при пересортице, допускается в случае, если:

• недостача и излишки возникли единовременно (в определенный период);
• проверяемое лицо в этот период не менялось;
• товарно-материальные ценности имели одно наименование и тождественные количества.

После юридической консультации ответственному лицу будет проще представить объяснения для инвентаризационной комиссии, чтобы снять с себя излишнюю ответственность. Конкретные виновники пересортицы могут быть не установлены, и тогда суммарную разницу списывают:

• в фирмах – на издержки производства, а также обращения;
• в бюджетных организациях – на снижение финансирования (уменьшение фондов).

Фактические потери

Выявляя размер ущерба, учитывают положения ст. 246 ТК РФ . Фактическую потерю, которую понес работодатель, составляет рыночная цена товара, определяемая в данной местности в тот день, когда был причинен ущерб. Учитывают степень износа имущества. Хотя оценка этого имущества с учетом указанных показателей не должна быть ниже той, что указана в данных бухгалтерского учета. В положениях ФЗ РФ также указано, в каких размерах должен быть возмещен ущерб, причиненный работодателю:

• умышленной порчей;
• хищением;
• недостачей (утратой) определенных видов ценностей.

Иногда размер ущерба, причиненного фактически, превышает номинально указанный размер, и это также следует учитывать.

Практикующий адвокат хорошо знаком со всеми основными нормами законодательства (с Приказом Минфина РФ № 94н от 31.10.2000 г., с п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета, с другими положениями) и всеми нововведениями. В суде он напомнит прецедентные ситуации, которые помогут решить проблему клиента.

Недостачи возникают в различных областях деятельности предприятия: на производстве, при перевозке и хранении имущественных ценностей. Факт их выявления вызывает необходимость проведения инвентаризации .

Оформление проводок по списанию недостач зависит от причин их образования: естественных или по вине определенных лиц. Недостачи учитывают на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». С кредита счета 94 они могут списываться:

• на производственные или реализационные затраты;
• на виновника с возмещением из его заработка или за счет оплаты им суммы убытка в кассу компании;
• в прочие расходы.

Списание недостачи в пределах нормы

На финрезультаты предприятия недостачи имущественных ценностей списываются в случаях:

• невозможности определить виновных лиц;
• отказа суда во взыскании убытков.

Пример 2

По результатам инвентаризации в ООО «Строймонтаж» выявлена недостача компьютера, первоначальная стоимость которого равна 49 000 руб., амортизация – 13 600 руб. Виновных лиц установить не удалось.

Чтобы произвести списание недостачи, проводки будут сделаны такие:

	Проводка	Сумма, руб.
Списание суммы амортизации ОС
Недостача в размере остаточной стоимости ОС
Списание недостачи при отсутствии виновников	Дт 91-2 Кт 94

Таким образом, недостача материальных ценностей на предприятии может списываться в рамках естественной убыли, на выявленного виновника или на финансовый результат, если виновное лицо установить не удалось.

Положения выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета в виде недостачи имущества и его порчи в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации. Таким образом, при отсутствии виновных лиц суммы, учтенные на счете 94, списываются в следующем порядке: Дебет 20 (26, 44) Кредит 94- списана недостача в пределах норм естественной убыли; Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 94- списана недостача сверх норм естественной убыли. На основании п.

Списание недостачи при отсутствии виновных лиц

Как учесть недостачу Для учета недостачи предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». На этом счете обобщается информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи.

Обнаруженная при инвентаризации недостача имущества отражается по дебету счета 94 с кредита счетов:

• 01 «Основные средства»;
• 08 «Вложения во внеоборотные активы»;
• 10 «Материалы»;
• 41 «Товары»;
• 43 «Готовая продукция»;
• 50 «Касса» и других.

Как списать недостачу, если виновные лица отсутствуют Если предпринятые организацией меры не позволили выявить виновных лиц, ответственных за недостачу, то сумма недостачи, отраженная на счете 94, подлежит списанию на основании приказа.

Списываем недостачу

Методических рекомендации по учету МПЗ).Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция), для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи, предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Списание недостающего товара со счета его учета отразится проводкой: Дебет 94 Кредит 41 «Товары»- установлена недостача товара в ходе инвентаризации.
В соответствии с п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ, п. 30 Методических указаний по учету МПЗ, п.

Порядок списания недостачи, когда виновное лицо не установлено

Такой порядок следует из пункта 13 ПБУ 10/99 и Инструкции к плану счетов. Недостача имущества, списанного с баланса Ситуация: как отразить в бухучете недостачу имущества, не числящегося на балансовых счетах (например, материалов, списанных в учете на расходы)? Имущество, по которому обнаружена недостача, принадлежало организации Если выявлена недостача имущества, которое не числится на балансе, уменьшение имущества, имеющегося в наличии, не происходит.

Однако для организации такая недостача признается ущербом. Порядок отражения такой недостачи в бухучете зависит от причин ее возникновения.

Недостача имущества может произойти:- по причине естественной убыли;- в результате форс-мажорных обстоятельств (наводнение, пожар и т. д.);- по вине материально-ответственного лица (иных виновных лиц);- по неустановленным причинам (виновные не найдены).

Как отразить в бухучете и при налогообложении недостачи при инвентаризации

Ситуация: можно ли взыскать недостачу с уволенного сотрудника? С сотрудником был заключен договор о коллективной материальной ответственности. Инвентаризация проводилась после увольнения Ответ: нет, нельзя.

В статье 232 Трудового кодекса РФ сказано, что расторжение трудового договора не освобождает сотрудника от возмещения ущерба. Но чтобы доказать, что недостача имущества возникла по вине сотрудника, нужно было провести инвентаризацию при его увольнении.
По прошествии времени доказать вину уволенного сотрудника нельзя. Значит, и взыскать недостачу также нельзя. Списание при отсутствии виновных лиц Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества списывайте на финансовые результаты организации.

Сумму недостачи относите к прочим расходам.

Учет недостачи зависит от того, по какой причине она возникла:- по причине естественной убыли (для материально-производственных запасов (МПЗ));- по вине материально-ответственного лица;- в результате форс-мажорных обстоятельств (наводнение, пожар и т. д.). Это следует из подпункта «б» пункта 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Недостачу и порчу ценностей в пределах норм естественной убыли относите на издержки производства и обращения на основании распоряжения (приказа) руководителя организации. Такую недостачу определяйте после пересортицы. Взаимный зачет недостач и излишков проводите:- за один и тот же проверяемый период;- у одного и того же проверяемого лица;- в отношении запасов одного и того же наименования;- в тождественных количествах.

Стоимость недостающего имущества определяйте по данным бухучета.

Как списать недостачу бензина без виновных лиц

Сдача СЗВ-М на директора-учредителя: ПФР определился Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя. Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ! < …

О подозрительных операциях клиента аудиторы будут сообщать «куда надо» Госдума одобрила поправки в «антиотмывочный» закон, согласно которым у аудиторских организаций и индивидуальных аудиторов появится обязанность уведомлять Росфинмониторинг о вызывающих подозрение сделках и операциях аудируемого лица. < … Главная → Бухгалтерские консультации → Бухгалтерский учет Актуально на: 31 октября 2016 г.
Недостача – это физическое отсутствие денежных и материальных средств, включая товары и основные средства, выявленное в результате проведения контрольных процедур, ревизии, инвентаризации (термин 172 ГОСТ Р 51303-2013, утв.

Важно

Если недостача образовалась сверх норм естественной убыли или нормы по недостающему имуществу не утверждены, недостача относится в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». Налоговые последствия недостачи НДС со списываемого недостающего имущества, который раньше был принят к вычету, восстанавливать не нужно, ведь НК не упоминает недостачу в числе случаев, когда НДС подлежит восстановлению (п.

Внимание

При этом сделайте проводку: Дебет 20 (23, 44…) Кредит 94– списана стоимость недостающих товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли. Такой порядок следует из пункта 5.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г.

В бухучете недостачу, выявленную при проведении инвентаризации, отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества. Недостающие товарно-материальные ценности (материально-производственные запасы) отражайте по фактической себестоимости, которую определяйте по данным бухучета.

Основные средства – по остаточной стоимости. При этом сделайте проводку: Дебет 94 Кредит 01 (10, 41, 43, 50…)– отражена стоимость недостачи, выявленной при инвентаризации. Такой порядок установлен в Инструкции к плану счетов. На счетах бухучета недостачу отражайте в момент завершения инвентаризации (составления акта) или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (т. е. не позднее 31 декабря отчетного года) (п. 5.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

От хищения имущества не застрахована ни одна организация. Особенно часто такие действия происходят в торговых организациях, где имеется свободный доступ посетителей к продаваемым товарам. При установлении факта хищения компании необходимо найти виновное лицо, установить сумму ущерба, а бухгалтеру – правильно отразить факт воровства в бухгалтерском и налоговом учете . Организация фиксирует хищение при пропаже денег из кассы, товаров на складе и в розничной торговой сети, сырья и материалов, угоне автомобиля. Расскажем, как правильно отразить в документации и учете факт воровства.

Нормы уголовного права

Ответственность за хищение имущества устанавливается статьей 158 Уголовного кодекса РФ. Юридическое лицо в случае причинения вреда его имуществу признается потерпевшим. Решение о признании потерпевшим принимается незамедлительно с момента возбуждения уголовного дела и оформляется постановлением дознавателя, следователя, судьи или определением суда (п. 1 ст. 42 УПК РФ). Вынесение указанного постановления осуществляется на основании заявления потерпевшего (ст. 145 УПК РФ).

В случае кражи предварительное расследование проводится в форме дознания. При хищении имущества в крупном размере (когда речь о краже на сумму свыше 250 000 руб.) расследование производится в форме предварительного следствия сотрудниками органов внутренних дел РФ. Если виновное лицо не установлено, то дознание (предварительное следствие) приостанавливается (п. 1 ч. 1 ст. 208, ч. 1 ст. 223 УПК РФ). Об остановке предварительного следствия сотрудник МВД выносит постановление, копию которого направляет прокурору (ч. 2 ст. 208 УПК РФ). Компания-потерпевший также вправе получить копию такого постановления (п. 13 ч. 2 ст. 42 УПК РФ).

Что нужно сделать после обнаружения хищения?

При установлении факта хищения необходимо обратиться с заявлением в орган внутренних дел (п. 8, 9 Инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в территориальных органах Министерства внутренних дел Российской Федерации заявлений и сообщений о преступлениях, об административных правонарушениях, о происшествиях, утв. Приказом МВД России от 29 августа 2014 г. № 736).

Всегда ли проводится расследование?

Как было указано выше, при установлении факта хищения необходимо произвести инвентаризацию. После этого следственные органы должны возбудить уголовное дело и провести расследование по данному факту. Но, как показывает практика, уголовные дела возбуждаются не всегда. Так, следственные органы выносят постановления об отказе в возбуждении дел, если сумма недостачи образовалась из незафиксированных хищений, совершенных неопределенным кругом лиц (например, покупателями в торговых залах) в неустановленное время и объективная возможность поиска этих данных отсутствует.

Как отметил ВАС РФ в Решении от 4 декабря 2013 года № ВАС-13048/13, оснований к возбуждению уголовных дел сотрудниками ОВД не усматривалось, поскольку не имелось конкретных сведений и данных, указывающих на совершение преступления (не установлены время, размеры хищений, количество фактов, невозможно разграничить недостачи друг от друга на предмет их кражи одним человеком или несколькими). Требование о возбуждении уголовного дела, в ходе расследования которого не могут быть установлены виновные лица, является избыточным, а условие о наличии постановления о прекращении предварительного следствия – невыполнимым.

Бухгалтерский учет хищений

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухучета подлежат регистрации в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Недостачи учитываются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» до прояснения ситуации и появления официальных документов по уголовному делу.

Если имущество найдено и оно в состоянии, пригодном к его дальнейшему использованию, то оно возвращается на баланс: ДЕБЕТ 01 (10, 41, 43)   КРЕДИТ 94.

Если имущество не найдено, но полицией установлены виновные лица, то счет 94 закрывается на виновных лиц:

ДЕБЕТ 73   КРЕДИТ 94
- на работников организации, если они являются виновными;

ДЕБЕТ 76   КРЕДИТ 94
- на сторонних виновных.

Если виновные не установлены, то на дату вынесения постановления следователя о прекращении предварительного следствия в связи с неустановлением виновного лица либо на дату вступления в силу решения суда сумма хищения признается прочим расходом и списывается:

ДЕБЕТ 91.2   КРЕДИТ 94 (п. 11 ПБУ 10/99, подп. «б» п. 28 ПБУ).

Налог на прибыль

Согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ, убытки от хищений, виновники которых не установлены, приравниваются к внереализационным расходам. В данном случае факт отсутствия виновных должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Как указывает Минфин, убытки от хищения денег могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций только в случае отсутствия виновных лиц и наличия документа, подтверждающего их отсутствие, выданного уполномоченным органом власти. Иной порядок учета убытков при хищении денег, кроме установленного в главе 25 НК РФ, не предусмотрен (письма Минфина России от 2 февраля 2017 г. № 03-03-06/2/5348, от 29 мая 2015 г. № 03-03-06/1/31130, от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/1/22369).

Обратите внимание

ВАС в Решении от 4 декабря 2013 года № ВАС-13048/13 пришел к выводу, что недостача, выявленная в процессе инвентаризации в организациях самообслуживания, не может быть отнесена на виновных лиц ввиду невозможности их установления. Поэтому учесть убытки от хищений можно и при отсутствии постановления о приостановке предварительного следствия.

При этом, по мнению Минфина, подпункт 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ не содержит указания на то, какие именно документы, подтвержденные уполномоченным органом власти, могут удостоверить факт отсутствия виновных лиц при хищении материальных ценностей, тем самым компания не ограничивается в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов (письма от 8 декабря 2017 г. № 03-03-06/1/81919, от 6 октября 2017 г. № 03-03-06/1/65418).

С указанным согласен и Конституционный суд РФ (Определение от 24 сентября 2012 г. № 1543-О). А по мнению ФАС Московского округа, этим документом, например, может быть выданная уполномоченным должностным лицом ОВД справка, согласно которой совершившие хищение лица не установлены (Постановление от 8 октября 2012 г. по делу № А40-15384/12-99-73).

ВАС в Решении от 4 декабря 2013 года № ВАС-13048/13 пришел к выводу, что недостача, выявленная в процессе инвентаризации в организациях самообслуживания, не может быть отнесена на виновных лиц ввиду невозможности их установления. Поэтому учесть убытки от хищений можно и при отсутствии постановления о приостановке предварительного следствия либо постановления о прекращении уголовного дела. Аналогичные доводы изложены в Постановлении АС Северо-Западного округа от 4 февраля 2015 года № Ф07-9223/2014 по делу № А42-6851/2013.

В отношении налога на прибыль в случае установления виновных лиц разъяснения дал Минфин в письме от 7 марта 2018 года № 03-03-06/2/14611. Так, суммы потерь от хищений, подлежащие взысканию с виновных лиц на основании решения суда, должны быть включены в состав внереализационных доходов, при этом компания имеет право признать в составе внереализационных расходов стоимость утраченного имущества при соответствии указанных расходов условиям пункта 1 статьи 252 НК РФ.

Также в случае получения страхового возмещения компания признает внереализационный доход в виде сумм, полученных в возмещение убытка , а также внереализационный расход в размере стоимости утраченного имущества при соответствии указанных расходов условиям пункта 1 статьи 252 НК РФ (письмо Минфина России от 20 февраля 2017 г. № 03-03-06/1/9693).

НДС

Исходя из пункта 1 статьи 39 НК РФ выбытие имущества в связи с хищением не является реализацией, так как не происходит передача права собственности. Соответственно, объекта налогообложения по НДС не возникает (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Однако необходимо учитывать позицию ВАС РФ, изложенную в пункте 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 30 мая 2014 года № 33, согласно которой налогоплательщик обязан зафиксировать факт выбытия имущества и то обстоятельство, что оно выбыло именно по указанным основаниям, без передачи третьим лицам, поскольку в силу пункта 1 статьи 54 НК РФ он обязан доказать наличие тех фактов своей хозяйственной деятельности, которые влияют на формирование финансового результата, служащего основанием для определения объема налоговой обязанности. Как указали арбитры, если установлен факт выбытия имущества, однако не подтверждено, что выбытие имело место в результате наступления событий, не зависящих от воли налогоплательщика, судам надлежит исходить из наличия у фирмы обязанности исчислить НДС по правилам, установленным пунктом 2 статьи 154 НК РФ для случаев безвозмездной реализации имущества.

Что касается восстановления вычета по НДС , то в пункте 3 статьи 170 НК РФ содержится закрытый перечень оснований для восстановления налога. И случаи хищения имущества в нем не поименованы. Данная позиция подтверждается Решением ВАС РФ от 23 октября 2006 года № 10652/06. Нижестоящие суды придерживаются указанной позиции (Постановления ФАС Московского округа от 4 октября 2013 г. по делу № А40-149597/12, АС Центрального округа от 24 февраля 2016 г. № Ф10-43/2016 по делу № А09-4959/2015, АС Уральского округа от 8 февраля 2016 г. № Ф09-203/16 по делу № А60-19040/2015).

Однако, по мнению Минфина, при списании имущества из-за невозможности дальнейшего использования суммы НДС необходимо восстановить (письма Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/1997, от 4 июля 2011 г. № 03-03-06/1/387, от 18 марта 2011 г. № 03-07-11/61).

На «упрощенке»

Пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса установлен перечень расходов, принимаемых при определении налоговой базы к уменьшению полученных налогоплательщиком доходов.

По разъяснениям Минфина, данным в письме от 19 декабря 2016 года № 03-11-06/2/76035, расходы в виде хищений при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН , не учитываются.