Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.
Приведем простой пример. Сотрудника и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.
Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за , суточные, почтовые расходы и многое другое.
В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.
Выдача денежных средств
Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».
Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.
Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется , но его можно изменить при заполнении документа.
Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.
Оформление авансового отчета в 1С
Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.
Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».
Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.
На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.
Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:
- На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
- Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
- Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
- На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.
Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».
Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.
Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.
Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С:
Пожалуй, самым распространенным документом, используемым в работе бухгалтерии, является авансовый отчет. С его помощью подотчетное лицо или организация в целом отражают свои хозяйственные и командировочные расходы. Однако, несмотря на то, что каждый бухгалтер по нескольку раз в день оформляет авансовый отчет, не все знают, как правильно заполняется авансовый отчет в программе «1С. Бухгалтерия» . В этой статье мы постараемся как можно подробнее описать сам процесс оформления этого документа.
Начинается работа над авансовым отчетом с того самого момента, когда подотчетное лицо получает деньги. Их могут выдавать наличностью или перечислять на зарплатную карточку. Сразу же выдача денег подтверждается расходным кассовым ордером или документом «Списание денежных средств». Для этого в программе «1С» оформляется документ «Авансовый отчет», который находится в меню «Касса» или «Производство». Нажимаем кнопку «Добавить», после чего и открывается новый документ. В нем будет всего четыре вкладки – «Авансы», «Товары», «Оплата» и «Прочее».
Затем обращаемся к справочнику «Физическое лицо» и находим сотрудника, который будет выступать в качестве подотчетного лица. Если же в справочнике нет нужной фамилии, то ее необходимо внести. После выбираем подотчетное лицо двойным кликом левой клавиши мышки, в результате чего фамилия будет добавлена в документ.
Следующее действие – обращаемся к меню «Авансы». Здесь необходимо выбрать расходный кассовый ордер или тот документ, который оформлялся на выданные деньги. Внизу в соответствующей графе указывается цель, на которую выдавался аванс, это может быть командировка или какие-либо хозяйственные расходы. Кроме того, тут же нужно указать, сколько документов приложено к авансовому документу.
В закладке «Товары» следует указать товары или материалы, на приобретение которых подотчетное лицо потратило выданные деньги. Для этого используют справочник «Номенклатура», выбирая в нем нужную папку – «Материалы», «Товары» или другую. Главное не ошибиться, так как к каждой папке привязан определенный счет бухучета. И если папка будет выбрана неверно, то сформируется неправильная бухгалтерская проводка.
В закладке «Оплата» отражаются те расходы, которые были оплачены подотчетным лицом. Также в этой вкладке указывается номер счета, относящийся к расчетам с подотчетным лицом. Чаще всего это счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», имеющий номер 60.
В закладке «Прочее» отражаются те факты, которые не подпадают для первых трех закладок. Это, например, командировочные расходы, если работник оформлял командировку – билет на поезд, счет из гостиницы и другие расходы. При этом каждый документ, подтверждающий расходы сотрудника, должен записываться в отдельной строке документа. А также здесь следует указать счет, на который идет списание расходов. В крупных организациях таких счетов обычно бывает несколько: у каждого подразделения свой счет.
После заполнения всех закладок сформированный документ проводится в «1С», для этого нужно нажать на кнопку «Авансовый отчет». Хотя абсолютно все поля в авансовом отчете заполняются довольно редко. Связано это с тем, что поля нужно заполнять в зависимости от того, на какие цели пошли подотчетные средства.
Организации регулярно выдают своим сотрудникам подотчетные средства. Эти деньги работники тратят на хозяйственные нужды – командировочные, почтовые расходы, покупку канцелярских товаров, основных средств. Документ, в котором отражаются расходы подотчетных лиц, называется авансовый отчет. Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам? Как оформить суточные в авансовом отчете в 1С 8.3? На эти вопросы мы ответим в статье.
Читайте в статье:
Авансовый отчет составляют на каждого сотрудника, которому выданы деньги под отчет. Он состоит из двух разделов.
В первом можно увидеть:
- сумму задолженности на момент оформления отчета либо организации перед сотрудником (перерасход), либо сотрудника перед компанией;
- сколько денег выдано по авансовому отчету;
- общую сумму расхода по авансовом отчету;
- остаток задолженности по подотчетнику.
Во втором разделе можно детально посмотреть, на что были потрачены деньги подотчетником. Сделать авансовый отчет в 1С 8.3 можно в 4 шага.
Шаг 1. Откройте в окно «Авансовые отчеты» в 1С 8.3
Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и нажмите ссылку «Авансовые отчеты» (2).
В открывшемся окне вы увидите список всех авансовых отчетов. Для создания нового авансового отчета нажмите кнопку «Создать» (3).
Откроется окно для формирования авансового отчета. Оно выглядит так:
Шаг 2. Заполните основные реквизиты авансового отчета в 1С 8.3
В верхнем разделе авансового отчета заполните поля: «Организация» (4), «Подотчетное лицо» (5), «Склад» (6). Склад заполняют, если подотчетник приобретал товарно-материальные ценности или основные средства.
Шаг 3. Заполните расходные разделы авансового отчета
- «Авансы». Здесь отразите суммы, выданные сотруднику под отчет;
- «Товары». Эта вкладка предназначена для учета купленных товаров;
- «Возвратная тара». Вкладка заполняется, если подотчетное лицо получило от поставщика возвратную тару;
- «Оплата». Эту вкладку используйте, если подотчетник заплатил поставщику за товар;
- «Прочее». В этой вкладке отражаются командировочные, почтовые, транспортные и прочие расходы, не отраженные в других вкладках.
Расскажем о заполнении этих вкладок подробнее.
Авансы
Во вкладке «Авансы» (8) отразите выданные подотчетнику суммы. Для ее заполнения в поле «Документ аванса» выберите из списка нужный расходный кассовый ордер. Сумма аванса заполнится автоматически.
Товары
Если подотчетник приобрел товары или материалы, то отразите их наименование и стоимость во вкладке «Товары» (9). В поле «Документ (расхода)» впишите вид документа, по которому получены ценности, его номер и дату. В поле «Номенклатура» укажите наименование товаров или материалов, которые приобрел подотчетник по этой накладной. Заполните также поля «Количество» и «Цена». Данные для поля «Сумма» авансового отчета, 1С 8.3 посчитает сама. «Счет учета» 1С 8.3 определит автоматически, в зависимости от вида приходуемой номенклатуры (товар, материалы, основные средства).
Оплата
Если подотчетное лицо оплатило товар или услуги из подотчетной суммы, то заполните вкладку «Оплата» (10) авансового отчета в 1С 8.3. В поле «Документ (расхода)» укажите вид документа, который был оплачен. В поле «Контрагент / договор» выберите поставщика и укажите реквизиты договора с ним. В «Содержание» впишите назначение оплаты, например, «Оплата за аккумуляторные батареи». В поле «Погашение задолженности» выберите, по какому документу сделана оплата. Также укажите сумму оплаты (поле «Сумма»).
Прочее
Вкладку «Прочее» (11) авансового отчета в 1С 8.3 заполняйте, если подотчетное лицо отчитывается по командировке, а также транспортным, почтовым и прочим расходам, не отраженным в предыдущих вкладках. Аналогично предыдущим вкладкам заполните «Документ расхода». В поле «Номенклатура» выберите расходы, за которые отчитывается подотчетник, укажите сумму расхода (поле «Сумма»). Поле «Счет затрат» авансового отчета, 1С 8.3 заполнит автоматически.
Шаг 4. Сохраните и распечатайте авансовый отчет из 1С 8.3
После заполнения всех полей авансового отчета в 1С 8.3, вы можете провести и распечатать авансовый отчет. Нажмите кнопку «Провести» (12). Теперь в учете есть бухгалтерские записи по авансовому отчету. Для того чтобы распечатать документ, нажмите кнопку «Печать» (13).
Авансовый отчет в 1С служит для подтверждения сотрудником (подотчетным лицом) израсходованной суммы денег, выданных ему ранее авансом. Рассмотрим пошаговую инструкцию на примере, как правильно сделать, заполнить и провести авансовый отчет в 1С Бухгалтерии 8.3 (3.0).
Кстати! Заполнение авансового отчета в 1С 8.2 (2.0) ничем не отличается. Можете смело использовать эту инструкцию для старых версий программы.
Как сделать новый авансовый отчет
Чтобы создать и заполнить «Авансовый отчет» в 1С 8.3, заходим в меню «Банк и касса», пункт «Авансовые отчеты». В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.
Аванс может оформляться на следующие цели:
- почтовые расходы;
- приобретение возвратной тары;
- расчеты с поставщиками;
В документе данные операции отражаются в соответствующих закладках.
Первая закладка «Авансы» служит для отражения полученных авансов. Для образца я специально предварительно создал документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача подотчетному лицу» и добавил его в табличную часть «Авансы» ().
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Таким образом, мы видим, что за сотрудником Базиным А.В. числится неизрасходованный аванс в размере 1000 руб.
В одном «Авансовом отчете» можно отразить все предусмотренные операции для списания с подотчетного лица выданного ему аванса.
Допустим, что на эту сумму он приобрел:
- мышь оптическую – 200 руб.;
- сделал предоплату поставщику – 600 руб.;
- заправил машину бензином – 200 руб.
Все эти данные заносим в документ.
Как видим, у подотчетного лица произошел перерасход на 100 руб. Теперь авансовый отчет можно провести и распечатать:
Авансовый отчет предназначен для отражения хозяйственных и командировочных расходов подотчетного лица.
Обычно сначала подотчетному лицу выдаются деньги из кассы или перечисляются на карточку с расчетного счета. В программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 2 это оформляется документами «Расходный кассовый ордер» или «Списание денежных средств»,
Чтобы отразить подотчетные суммы в программе нужно заполнить документ «Авансовый отчет». Чтобы заполнить авансовый отчет в 1С 8 ред. 2 следует зайти на закладку «Касса» или меню «Касса» в верхней части программы. Указанный документ имеется также в закладке «Производство». Последовательность формирования авансового отчета идентичен во всех имеющихся редакциях восьмой версии программы 1С Бухгалтерия.
Для заполнения новой формы авансового отчета щелкаем по элементу «Авансовый отчет» и нажимаем кнопку «Добавить» (зеленый плюс) в верхнем меню журнала «Авансовые отчеты».
После нажатия на эту кнопку откроется новый авансовый отчет. Данный документ состоит из четырех закладок: «Авансы», «Оплата», «Товары», и «Прочее».
Во-первых, в справочнике «Физические лица» находим конкретное подотчетное лицо. После этого выбираем его в документ кнопкой «Выбрать» или двойным щелчком левой кнопки мыши.
На первой закладке «Авансы» выбираем документ, которым до этого были выданы денежные средства в программе 1С Бухгалтерия. Этот документ может быть Расходным кассовым ордером, в случае, если деньги были выданы из кассы, Списание с расчетного счета, в случае, если были перечислены деньги со счета предприятия либо Выдача денежных документов.
Если денежные средства не выдавались авансом, указанную вкладку заполнять не требуется. В нижней части документа обязательно указываем назначение аванса: хозяйственные расходы или командировочные; а также необходимо указать количество документов, приложенных к авансовому отчету.
Вторая закладка документа «Авансовый отчет» называется «Товары». На данной вкладке в программе 1С 8 отражаются ценности, приобретенные подотчетным лицом.
Например, это могут быть материалы или товары. Самое главное, при заполнении данной закладки – правильно выбрать папку в справочнике «Номенклатура», так как именно к папке привязан счет бухгалтерского учета и при неправильном выборе папки сформируется неверная бухгалтерская проводка. Поэтому если подотчетное лицо приобрело материалы, выбирать нужно папку «Материалы».
Третья закладка авансового отчета в программе1С Бухгалтерия носит название «Оплата». В ней требуется отразить расходы, оплаченные подотчетным лицом, это могут быть, например: Интернет, услуги связи и т.п.
Здесь также нужно указать счет, который будет корреспондировать со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обычно это счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
На четвертой закладке авансового отчета в программе 1С «Прочее» требуется отразить командировочные расходы. В том случае, если сотрудник был в командировке.
Здесь же указывается документ на основании, которого заполняется авансовый отчет. Это может быть билет, счет гостиницы и т.п. Если документов несколько, каждый записывается в отдельную строчку. Также на этой закладке указывается счет, на который списываются командировочные расходы. Счет зависит от того, что за работник ездил в командировку. Если это работник основного подразделения – выбираем счет 20 «Основное производство», если работник администрации, то счет 26 «Общехозяйственные расходы» и т.д.
На практике, при заполнении формы не обязательно заполнять все закладки документа Авансовый отчет в 1С 8 . Это будет зависеть от того, на какие цели были израсходованы подотчетные деньги.
